makalah_hendra_bksti2010

5/13/2018 Makalah_Hendra_BKSTI2010 - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/makalahhendrabksti2010 1/8

e-DRP UNTUK KOORDINASI PERENCANAAN PERSEDIAAN

ANTARA MAIN DEALER DAN DEALER PADA PT. CDN

HendraJurusan Sistim Informasi

Sekolah Tinggi Manajemen Komputer IBBI

Jl. Sei Deli no. 18, Medan 20114 INDONESIA

Phone/Fax.: +62-61-456 7111

E-mail: [email protected]

Abstrak

Perencanaan persediaan pada jaringan rantai suplai tidak dapat dilakukan secara sendiri-sendiri oleh

masing-masing pihak yang terlibat didalamnya, tetapi haruslah dipikirkan sebagai suatu sistim yang

terkoordinasi. Pada saat ini PT. CDN dan jaringan penjualannya belum memiliki sistim perencanaan

persediaan yang terkoordinasi, sehingga perusahaan dan jaringan penjualan sering mengalami kondisi

kelebihan atau kekurangan persediaan. Perencanaan persediaan dengan pendekatan distribution

requirements planning (DRP) membutuhkan implementasi information comunication technology (ICT)

menjadi DRP yang berbasis elektronik (e-DRP). Penelitian ini bertujuan membuat suatu rancangan e-

DRP yang dapat menjadi solusi perencanaan persediaan terkoordinasi bagi rantai suplai perusahaan.

Pengembangan e-DRP dilakukan dengan menggunakan pendekatan siklus hidup pengembangan sistim

(SDLC) untuk merancang kembali proses bisnis perencanaan dan pemenuhan persediaan serta

mengembangkan solusi perangkat lunak e-DRP, berdasarkan hasil simulasi dengan menggunakan

prototipe e-DRP, penerapan e-DRP pada rantai suplai perusahaan diekspektasikan dapat memberikan

manfaat yang lebih dibandingkan dengan praktek yang dilakukan selama ini, yaitu menurunkanvariabilitas pesanan dari dealer dari 1,16 menjadi 0,51 yang diukur dengan rasio coefficient of variance(COV), menurunkan rasio bullwhips dari 31,13 menjadi 3,87, menurunkan rata-rata saldo akhir

persediaan mingguan di dealer dari 477,75 unit menjadi 147,75 unit, dan memberikan penghematan

biaya total persediaan sebesar Rp. 100.499.849 /tahun di perusahaan, serta memberi penghematan biaya

total persediaan sebesar 1.582.750 /tahun di dealer.

Keywords: Perencanaan persediaan, perencanaan kebutuhan distribusi (DRP),

manajemen rantai suplai.

1. Pendahuluan

Perencanaan persediaan menjadi hal yang

penting bagi perusahaan yang berorientasi

kepada layanan purna jual, karena pengaturan

persediaan menyangkut kepada tingkat layanan

konsumen, penyediaan dan perputaran modal

kerja, serta biaya persediaan. Dengan

pengaturan faktor-faktor tersebut diatas secara

efisien, efektif dan ekonomis, maka perusahaan

dapat mencapai tujuannya untuk memberikan

kepuasan kepada pelanggan, meningkatkan

tingkat pengembalian atas harta, danmeningkatkan pangsa pasar.

Perencanaan persediaan pada jaringan rantai

suplai harus dipikirkan sebagai suatu sistim, dan

perencanaan persediaan pada jaringan rantai

suplai dapat menggunakan pendekatan seperti

metode ROP, DRP, VMI, dan CPFR.

Berdasarkan studi simulasi yang dilakukan oleh

S.T Enns dan Pattita Suwanruji [1] menunjukan

bahwa strategi pemenuhan secara DRP adalah

lebih unggul dibandingkan dengan ROP.

Pendekatan DRP membutuhkan koordinasi data

secara cepat dan akurat, sedangkan pendekatan

VMI membutuhkan akses yang besar terhadap

bisnis pelanggan (Gourdin, 2006), dan penerapan CPFR membutuhkan kemauan untuk



berbagi informasi sensitif antar organisasi yang

berkolaborasi.

PT. CDN sebagai salah satu main-dealer dari PT. AHM untuk pemasaran sepeda motor

Honda di propinsi Aceh, memiliki kewajiban

layanan purna jual atas ketersediaan suku

cadang asli di jaringan perawatan resmi yang

dikenal sebagai AHASS, dan toko suku cadang

eksklusif yaitu HEPS. Pada saat ini perusahaan

dan dealer-nya masih bertindak sendiri-sendiri

didalam melakukan perencanaan persediaan.

Pesanan pembelian oleh dealer dapat dilakukan

kapan saja dan memiliki variabilitas yang tinggi,

tidak adanya perencanaan persediaan yang

terkoordinasi menimbulkan efek bullwhip pada

rantai suplai perusahaan, perusahaan kesulitan

didalam melakukan perencanaan pesanan untuk

mengantisipasi permintaan dari dealer, dan tidak tercapainya tingkat layanan persediaan yang

ditargetkan baik pada tingkat dealer maupun

main-dealer.

Pendekatan perencanaan persediaan di

jaringan rantai suplai seperti DRP, VMI, dan

CPFR dapat dijadikan sebagai alternatif untuk

pemecahan permasalahan perusahaan, tetapi jika

ditinjau dari kondisi perusahaan dan dealer-nya

yang merupakan kesatuan bisnis dengan

kepemilikan yang terpisah, maka pendekatan

DRP adalah lebih dimungkinkan dibandingkan

dengan pendekatan VMI yang membutuhkanakses yang besar terhadap dealer maupun

dibandingkan dengan pendekatan CPFR yang

membutuhkan antara perusahaan dan dealer-nya

saling berbagi informasi sensitif.

2. Metode

Penelitian dilakukan dengan mempelajari

kondisi saat ini terkait dengan proses

perencanaan persediaan, tingkat layanan

persediaan diperoleh dengan menggunakan

formulasi perbandingan jumlah baris pesanan

yang terpenuhi terhadap jumlah baris pesanan

dalam bulan yang sama, tingkat variabilitas

permintaan dan pesanan dihitung dengan

menggunakan persamaan 1.

COV = σ / µ (1)

Rasio bullwhips akan dihitung dengan

menggunakan persamanaan 2.

rasio bullwhips = (σ pesanan

2

/σ permintaan

2

) (2)

Kemudian dilakukan analisa terhadap manfaat

penerapan DRP terhadap item SKU fast moving berdasarkan hasil analisa ABC terhadap

penjualan tahun 2009. Sumber data untuk

kebutuhan kotor (GR) dihasilkan dengan

melakukan peramalan berdasarkan metode

peramalan (MA, SES, HOLT, dan Winter’s)

yang terpilih berdasarkan kriteria nilai mean

square deviation (MSD) terkecil dari parameter

terbaik dari masing-masing metode, dalam hal

ini sebelumnya akan ditentukan terlebih

parameter terbaik berdasarkan MSD terkecil

untuk masing-masing metode peramalan MA

(k=1...26), SES (α = 0.05...0.90), Holt (α =

0.05…0.90, β = 0.05...0.90), dan Winter’s (α =

0.05…0.90, β = 0.05…0.90, γ = 0.05…0.90).

Pengujian dan peramalan akan menggunakan

data penjualan tahun 2006 s/d 2009, dan akandiramalkan permintaan untuk 12 minggu

pertama tahun 2010. Perhitungan persediaan

pengaman dengan menggunakan rumusan mean

absolute deviation sebagaimana yang ditunjukan

pada persamaan 3.

MAD = Σ | A(t) - f(t) | / N (3)

Hasil perhitungan MAD dikali dengan

faktor tingkat layanan dikali dengan akar dari

lead time AHM-main dealer. Hasil peramalan

akan menjadi masukan sebagai kebutuhan kotor,kemudian dihitung kebutuhan bersih, tingkat

persediaan, penerimaan terencana, pesanan

terencana, dan projected on hand. Perhitungan

ekspektasi saldo akhir persediaan untuk

duabelas minggu pertama tahun 2010 secara

mingguan dilakukan dengan rumusan saldo awal

persediaan ditambah dengan kuantitas pesanan

terencana dan dikurangi dengan kuantitas

pengiriman ke dealer, ekspektasi rata-rata saldo

akhir persediaan diperoleh dengan

menjumlahkan saldo akhir masing-masing

periode minggu kemudian hasilnya dibagi

dengan jumlah periode minggu, dan ekspektasi

total biaya persediaan diperoleh dengan rumusan

jumlah frekuensi pesanan menurut pesanan

terencana dikali dengan besaran biaya pesanan

ditambah dengan kulmulatif ekspektasi saldo

akhir persediaan dikali dengan besaran biaya

penyimpanan/minggu.

Analisa dari manfaat penerapan DRP

diperoleh dengan membandingkan total biaya

persediaan saat ini dengan ekspektasi dengan

ekspektasi total biaya persediaan hasil penerapan DRP.



Pemodelan e-DRP dilakukan dengan

mengambarkan model konseptual dari e-DRP

sebagai pandangan tingkat tinggi, kemudian

akan dimodelkan proses perencanaan persediaan

yang diusulkan, dan arsitektur jaringan.

Pemodelan e-DRP sebagai sistim perangkat

lunak dilakukan dengan pendekatan structured

analysis, structured design (SASD) atau dikenal

sebagai Yourdon Structured Method (YSM).

Pemodelan diawali dengan pembuatan model

lingkungan dengan membuat daftar kejadian,

diagram konteks, pernyataan tujuan, kemudian

dilanjutkan dengan pembuatan model prilaku

dengan membuat diagram aliran data (DFD)

yang didekompisisi sampaikan kepada fungsi

secara primitif, pembuatan spesifikasi proses,

kamus data, untuk melengkapi analisa data juga

dilakukan pembuatan diagram hubungan entitas(ERD) yang merupakan pandangan tingkat

tinggi untuk sebagai dasar perancangan basis

data dan format pertukaran data elektronik,

untuk melengkapi hasil perancangan juga dibuat

antar muka pemakai dan sistim.

Untuk kebutuhan evaluasi terhadap model

usulan, akan dikembangkan prototipe perangkat

lunak dengan menggunakan perangkat lunak

pengembangan Visual Basic dan sistem database

firebird SQL.

Pengujian model usulan dilakukan dengan

melakukan simulasi pengoperasian dan perencanaan persedian dengan e-DRP

menggunakan data histori tahun 2006 s/d 2009

dari salah satu dealer terbesar, pengujian

dilakukan terhadap produk yang sama dengan

analisa pemanfaatan DRP diperusahaan. Hasil

perencanaan dengan e-DRP akan digunakan

untuk menghitung kembali COV dan rasio

bullwhips untuk mengevaluasi efektivitas e-DRP

menurunkan variabilitas pesanan, dan

menurunkan rasio bullwhips.

Hasil pesanan terencana juga digunakan

untuk menghitung kembali ekspektasi rata-

rata saldo akhir persediaan, dan ekspektasi

total biaya persediaan, kemudian

dibandingkan kondisi saat ini sehingga dapat

diketahui efektifitas penerapan sistim e-DRP

untuk menurunkan bullwhip effect, tingkat

persediaan, dan total biaya persediaan.

3. Hasil dan Diskusi

Sistim e-DRP yang diusulkan terdiri dari tiga

komponen utama yaitu komponen e-DRP yang

dioperasikan pada sisi dealer , komponen

pertukaran data elektronik dan komponen yang

dioperasikan pada sisi main dealer . Pada

komponen sisi dealer terdiri dari modul OLTP

inventory record , data warehouse, dan DSS

inventory planning . Pada komponen sisi main-

dealer terdiri dari modul OLTP inventoryrecord , data warehouse, dan DSS distributionrequirements planning . Sistim usulan e-DRP

secara konseptual ditunjukan pada Gambar 1.

Gambar 1, Model konseptual e-DRP.

(sumber: hasil rekayasa peneliti, 2010)

Pertukaran data antara dealer dan main-

dealer dilakukan dengan penempatan server

webservices pada sisi main-dealer, pertukaran

data menggunakan protokol hypertext transfer protokol (HTTP) dan format data extensiblemarkup language (XML), untuk meningkatkan

keamanan maka komunikasi dilakukan secara

virtual private network (VPN) dengan

memanfaatkan aplikasi OpenVPN, dan

pemasangan perangkat firewall pada sisi main-

dealer, arsitektur jaringan pengoperasian e-DRP

ditunjukan pada Gambar 2.

Gambar 2, Arsitektur jaringan e-DRP


Adapun perangkat lunak yang digunakan

untuk keamanan, komunikasi, layanan dan



penyimpanan data adalah ditunjukan pada Tabel

1.

Tabel 1, Perangkat lunak pendukung e-DRPLokasi Perangkat lunak Keterangan

Sisi

main-

dealer

Linux ubuntu 10.4 +

OpenVPN + Apache

+ PHP + Firebird +

IPTABLES

Sistim operasi

server, VPN

server, web

server, web

scripting,

database server,

firewall

Windows 2000

keatas + e-DRP main

dealer

Sistim operasi

client

Sisi

dealer

Windows 2000

keatas + Firebird + e-

DRP dealer +

VBSOAP + OpenVPN client +

Personal firewall

Sistim operasi

client, database

server, e-DRP

sisi dealer,webservices

client, VPN

client, firewall


Usulan proses perencanaan persediaan di

dealer dan proses perencanaan kebutuhan

distribusi di main dealer setelah penerapan e-

DRP adalah ditunjukan pada Gambar 4.

Agar kegiatan perencanaan dapat

dikoordinasikan, maka diperlukan suatu

kalender perencanaan yang dipersiapkan olehmain-dealer yang menunjukan periode

penyampaian pesanan dari dealer baik dalam

bentuk pesanan tetap maupun pesanan

tambahan, kalender pesanan yang diusulkan


Gambar 3, Kalender perencanaan persediaan

Gambar 4, Diagram aliran kerja perencanaan

persediaan dengan e-DRP

Komponen e-DRP sisi dealer sebagai

perangkat lunak sistim informasi ditunjukan

pada diagram konteks pada Gambar 5.

Gambar 5, Digram konteks e-DRP sisi dealer



Komponen e-DRP sisi main dealer sebagai

perangkat lunak sistim informasi ditunjukan

pada diagram konteks pada Gambar 6.

Gambar 6, Digram konteks e-DRP sisi dealer

Komponen e-DRP pertukaran data

elektronik antara dealer dan main-dealer


Gambar 7, Digram konteks e-DRP pertukaran

data elektronik

Adapun pertukaran data dilakukan dengan

menggunakan format XML adalah sebagai

berikut:

Kalender Plan Order

<?xml version=”1.0”?>

<calendars>

<calendar plan_order_period=””>

<plan_order_due></plan_order_due>

<from_week_year></from_week_year>

<to_week_year></to_week_year>

<id_ref></id_ref>

</calendar>

</calendars>

Bill of Distribution


<bods>

<bod id_dealer=””>

<leadtime></leadtime>

<status></status>

<id_ref></id_ref>

</bod>

</bods>

Catalog Planning


<catalogs>

<catalog id_sku=””>

<service_level></service_level>

<status></status>

<id_ref></id_ref>

</catalog>

</catalogs>

Purchase Order


<purchase_order>

<doc_no></doc_no>

<doc_date></doc_date>

<plan_order_period></plan_order_period>

<po_type></po_type>

<id_dealer></id_dealer>

<id_ref></id_ref>

<details>

<detail id_sku=””>

<description></description>

<qty></qty>

<porel_period></porel_period>

<plan_type></plan_type>

<delivery_due></delivery_due>

<id></id>

</details>

</purchase_order>

Demand dan Saldo Akhir


<demand_qoh>

<product id_sku=””>

<id_dealer></id_dealer>

<id_period></id_period><demand></demand>

<qoh></qoh>

<id_ref></id_ref>

</product>

</demand_qoh>

Struktur perangkat lunak e-DRP sisi dealer


Gambar 8. Struktur perangkat lunak sistim e-

DRP sisi dealer



Struktur perangkat lunak e-DRP sisi main-

dealer ditunjukan pada Gambar 9.

Gambar 9. Struktur perangkat lunak sistim e-DRP sisi dealer

Pengujian e-DRP dilakukan menggunakan

data permintaan konsumen untuk produk A300-

20W50SFCC ke salah satu dealer terbesar,

proses perencanaan dengan menggunakan e-

DRP ditunjukan pada Gambar 10.

Gambar 10. Proses perencanaan persediaan di

dealer dengan menggunakan e-DRP

Variabilitas permintaan konsumen ke

dealer, permintaan dealer ke main-dealer dan

hasil rekomendasi e-DRP dapat disajikan data

pada tabel 1.

Tabel 1. Perbandingan variabilitas pesanan

Periode

Permintaan

konsumen

Permintaan

dealer

Porel e-

DRP

201001 133 0 0201002 135 240 0201003 82 168 0201004 161 0 96201005 110 0 120201006 100 240 120201007 107 480 144201008 151 120 120201009 118 0 120201010 121 0 120201011 100 0 120201012 79 120 120201013 155 0 120201014 146 240 120201015 115 240 120201016 95 0 48

119,25 115,50 93,00

σ 23,98 133,80 47,20COV 0,20 1,16 0,51Sumber: PT. Capella Dinamik Nusantara, 2010

Pengamatan efektifitas e-DRP untuk

mengurangi efek bullwhip dapat diamati dari

grafik yang ditunjukan pada Gambar 11,

Gambar 12, dan Gambar 13.

Penjualan ke Konsumen

0

100

200

300

400

500

2 0 1

0 0 1

2 0 1

0 0 3

2 0 1

0 0 5

2 0 1

0 0 7

2 0 1

0 0 9

2 0 1

0 1 1

2 0 1

0 1 3

2 0 1

0 1 5

Waktu

K u a n t i t a

Gambar 11. Grafik variabilitas permintaan

berdasarkan data histori

Pesanan Dealer ke MD

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

500

2 0 1 0 0 1

2 0 1 0 0 3

2 0 1 0 0 5

2 0 1 0 0 7

2 0 1 0 0 9

2 0 1 0 1 1

2 0 1 0 1 3

2 0 1 0 1 5


dealer ke main dealer



Planned Order Dealer e-DRP

0

100

200

300

400

500

2 0 1 0 0 1

2 0 1 0 0 3

2 0 1 0 0 5

2 0 1 0 0 7

2 0 1 0 0 9

2 0 1 0 1 1

2 0 1 0 1 3

2 0 1 0 1 5

Waktu

K u a n

t i t a s


berdasarkan porel e-DRP dari dealer ke main

dealer Berdasarkan pengamatan grafik terlihat

bahwa ada perbaikan pada variabilitas pesanan,dan hal ini dikonfirmasi oleh rasio bullwhips

pesanan menurut data histori adalah

133.802/23.982 = 31,13 dan pesanan terencana

adalah 47.202/23.982 = 3,87.

Proses pertukaran data perencanaan persediaan

antara dealer dan main-dealer ditunjukan pada

Gambar 14.

Gambar 14, Pertukaran data antara dealer dan

main-dealer melalui e-DRP

Berdasarkan data hasil rekomendasi

planned order penerapan e-DRP pada main-

dealer dapat menurunkan rata-rata persediaan

seperti yang ditunjukan pada Tabel 2

Tabel 2. Perbandingan rata-rata saldo akhir

sebelum dan sesudah penerapan DRPProduk Kondi

si saat

ini.

Hasile-DRP

% penurunan

FA300-20W50SFCC 8649 4669 46,02%FA400-20W50SFC 13366 9112 31,83%

FC100-20W50SJCF 12096 7756 35,87%

Sumber: Olahan penulis. 2010

Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengujian terhadap prototipe

e-DRP dapat digunakan untuk proses

perencanaan persediaan disisi dealer, koordinasi

data perencanaan persediaan antara dealer dan

main-dealer, serta proses perencanaan

kebutuhan distribusi di main-dealer.Penerapan e-DRP diperusahaan

diekspektasikan dapat menurunkan rata-rata

saldo akhir persediaan mingguan untuk produk

FA300-20W50SFCC dari 8649 unit menjadi

4669 unit atau turun menjadi 53,98%, untuk

produk FA400-20W50SFC dari 13366 unit

menjadi 9112 unit atau turun menjadi 68,17%,

dan untuk produk FC100-20W50SJCF dari

12096 unit menjadi 7756 atau turun menjadi

64,12%. Kemudian berdasarkan perhitungan

dengan data tiga produk tersebut diatas

penerapan DRP diekspektasikan dapat

memberikan manfaat penghematan biaya total

persediaan sebesar Rp. 100.499.849/tahun.

Berdasarkan hasil evaluasi prototipe e-DRP

dengan menggunakan data histori dari dealer

pada produk FA300-20W50SFC, penerapan

sistim usulan diekspektasikan dapat menurunkan

variabilitas pesanan dealer dengan COV dari

1,16 menjadi 0,51, menurunkan rasio bullwhips

dari 31,13 menjadi 3,87.

Referensi

[1]. S. T. Enns & Pattita Suwanruji (2006).

Observations on Material Flow in Supply

Chains. IEEE, Proceedings of the 2006

Winter Simulation Conference.

[2]. Kent N. Gourdin (2006). Global logistics

management : a competitive advantage

for the 21st century, 2-nd ed. Blackwell

Publishing, Australia.

[3]. Fogarty (1991). Production & Inventory

Management, South-Western Publishing

Co., Cincinnati, Ohio.[4]. Fortuin L and Martin H (1999). Control of

Service Parts, International Journal



Operation Production Management 19:9 950-

971.

[5]. Ballou, R.H. (1999). Business Logistics

Management, 4th, Prentice Hall, Upper

Saddle River.

[6]. Benard J. La Londe, Martha C. Cooper,

and Thomas G. Noordewier. Customer Service : A Management Perspective,

Council of Logistics Management, 1988,

p. 41.

[7]. Disney, S.M., M.M. Naim, and A. Potter

(2004). Assessing the Impact of E-

Business on Supply Chain Dynamics.

International Journal of Production

Economics, 89:2, pp109-118.

[8]. Nahmias, S. (1997). Production and

Operations. Analysis, 3rd ed., McGraw-

Hill, New York [9]. Naim, M.M.; S.M. Disney; G. Evans

(2002). Minimum Reasonable Inventory

and the Bullwhip Effect in an

Automotive Enterprise, a ‘‘Foresight

Vehicle’’ Demonstrator. Proceedings of

the Society of Automotive Engineers

World Congress, Detroit, USA

[10] Yu, Z., H. Yan, et al. (2001). Benefits of

Information Sharing with Supply Chain

Partnerships. Industrial Management &

Data Systems Vol 101 No 3 pp 114-119.

makalah_hendra_bksti2010

Documents