Program Audit

1.      Pengujian pengendalian

a.      Pengujian pengendalian biaya gaji dan upah

·         Minta register gaji dan upah, pilih sampel karyawan dan periksa kebenarannya.

·         Himpun arsip personalia, periksa kelengkapan arsip karyawan dan lakukan perbandingan informasi pengurangan gaji/ upah dengan catatan personalia.

b.      Pengujian pengendalian pendistribusian cek dan gaji

·           Pilih dan minta sampel gaji yang sudah di cancelled

·           Bandingkan tanda-tangan cek penerima dengan tanda tangan dalam catatan.

·           Mengamati pendistribusian cek secara langsung

2.      Pengujian Substantif

a.      Program audit awal

·           Buat top schedue

·           Minta rincian biaya gaji, upah dan rekening terkait

·           Lakukan tes matematis

·           Cocokkan

b.      Prosedur analitis

·           Bandingkan saldo gaji, upah dan rekening terkait dengan saldo tahun sebelumnya

·           Bandingkan saldo dan anggaran

·           Hitung rasio

c.      Detail transaksi

·           Telusuri nama dan tarif gaji dan upah untuk dasar pencatatannya

·           Telusuri waktu yang tampak pada kartu hadir dan pulang serta laporan yang ditandatangani mandor

·           Tentukan dasar pengurangan dan penggajian dan bandingkan dengan catatan pengurangan yang telah diotorisasi

·           Bandingkan total gaji dan upah dan rekening terkait dari data yang dibuat

·           Adakan observasi pengadaan mesin absensi dan kartu absensi yang tidak digunakan

d.      Detail Sado

·         Buat ringkasan daftar kompensasi staff atau pimpinan dan telusuri ke kontrolnya

·         Periksa daftar gaji untuk satu atau beberapa bulan dan tes perhitungan PPh apakah sesuai Undang-undang

·         Bandingkan total biaya gaji, upah dan rekening terkait dalam laporan Laba Rugi dan SPT

·         Bandingkan data yang ada dalam daftar gaji dan upah dengan catatan personal.

·         Lakukan observasi pada saat pembayaran gaji dan upah.

e.      Penyajian dan Pengungkapan

·      Periksa penyajian dan pengungkapan dalam neraca dan Laporan laba Rugi apakah sudah tepat.

Pengertian siklus personalia

Siklus personalia suatu perusahaan meliputi kejadian-kejadian dan kegiatan-kegiatan yang bersangkutan dengan pemberian kompensasi kepada pimpinan dan pegawai perusahaan. Jenis-jenis kompensasi tersebut meliputi gaji, upah (per jam, per hari, atau per unit pekerjaan), komisi, bonus, tunjangan, opsi membeli saham, berbagai kesejahteraan (benefit) yang diberikan kepada pegawai (misalnya asuransi kesehatan).

Siklus personalia berkaitan dengan dua siklus lain. Pembayaran kompensasi kepada karyawan dan pembayaran pajak penghasilan karyawan yang dipotong perusahaan dari penghasilan karyawan berhubungan dengan transaksi pengeluaran kas dalam siklus pengeluaran. Kemudian, pendistribusian biaya tenaga kerja pabrik ke barang dalam proses berkaitan dengan siklus produksi. Namun untuk kelompok transaksi utama dalam siklus ini adalah transaksi-transaksi penggajian/pengupahan.

Materialitas, Risiko Bawaan, dan Prosedur Analitis

Materialitas

Untuk perusahaan jasa seperti bank, kantor akuntan publik, atau perusahaan asuransi, jasa personalia biasanya merupakan salah satu pos biaya yang besar. Sedangkan pada lembaga-lembaga pendidikan, jasa personalia umumnya adalah sebagai pengeluaran utama.  Dengan berkembangnya perusahaan jasa maka akan menyababkan semakin  pentingnya peranan tenaga kerja, sehingga siklus jasa personalia pada banyak perusahaan merupakan bidang audit material. Di lain pihak, saldo 

rupiah utang gaji dan upah pada umumnya tidak begitu signifikan, namun pengungkapan yang berkaitan dengan opsi saham dan program pensiun biasanya merupakan pengungkapan yang material.

Risiko Bawaan

Risiko bawaan yang ada pada siklus personalia adalah:

Pada asersi kelengkapan, auditor tidak begitu khawatir karena kebanyakan pegawai akan bereaksi untuk menagih kepada majikannya jika meraka tidak dibayar tepat pada waktunya. Namun kecurangan bisa terjadi di asersi keberadaan atau keterjadiaan. Pegawai bisa saja terlibat dalam pembuatan daftar gaji dengan nama-nama fiktif dan mengalihkan cek gaji tersebut untuk kepentingan mereka.

Pada perusahaan manufaktur, apabila perputaran tenaga kerjanya cukup sering, maka perlu diamati apakah ada kemungkinan tetap dimasukkannya nama pegawai yang telah keluar dalam daftar gaji yang harus dibayar.

Mengenai dana pensiun juga bisa menyebabkan adanya salah perhitungan atau perhitungan yang rumit.

Jadi, risiko bawaan pada siklus personalia cukup tinggi terjadi pada asersi keberadaan dan keterjadiaan, penilaian atau pengalokasian, serta penyajian dan pengungkapan.

Prosedur Analitis

Prosedur analitis sangat bermanfaat dalam mengidentifikasi kecurangan potensial, misalnya apabila gaji atau upah kotor pegawai lebih tinggi dari jumlah yang diperkirakan auditor. Prosedur ini akan sangat efektif apabila auditor bisa menggunakan pernagkat lunak audit digeneralisasi, mengelompokkan (sort) pegawai berdasarkan kategori pegawai dan kemudian menganalisis gaji atau upah rata-rata per kategori pegawai.

Adapun prosedur analitis yang biasa digunakan dalam audit siklus personalia antara lain:

Rasio Rumus Manfaat dalam Audit

Biaya tenaga kerja rata-rata per kelompok tenaga kerja

Total kelompok biaya tenaga kerja : Jumlah tenaga kerja dalam kelompok bersangkutan

Untuk menilai kewajaran biaya tenaga kerja berdasarkan kelompoknya

Pendapatan per karyawan Total pendapatan : Jumlah karyawan penuh waktu

Digunakan dalam mengukur produktivitas tiap pegawai. Biasanya digunakan dalam perusahaan jasa

Persentase biaya tenaga kerja terhadap total pendapatan

Total biaya tenaga kerja : Total pendapatan 

Untuk pengujian kewajaran biaya tenaga kerja. Data ini biasanya dibandingkan dengan 

data statistik bidang usaha

Persentase PPh karyawan terhadap total pendapatn kotor karyawan

Total pajak penghasilan : Pendapatan bruto karyawan

Menguji kewajaran biaya tenaga kerja. Data ini biasanya dibandingkan dengan standar tarif pajak

Perbandingan biaya tenaga kerja (gaji, upah, bonus) dengan biaya tahun lalu atau anggaran

Biaya tenaga kerja tahun ini : Biaya tenaga kerja tahun lalu

Pengujian kewajaran biaya tenaga kerja apabila selisih berbeda secara signifikan lebih dari 1,0

Perbandingan utang gaji tahun ini dengan utang gaji tahun lalu

Utang gaji tahun ini : Utang gaji tahun lalu disesuaikan dengan tingkat pertumbuhan dalam volume biaya tenaga kerja

Pengujian kewajaran utang gaji apabila rasio berbeda signifikan

Rasio pajak penghasilan karyawan dengan total biaya tenaga kerja

Pajak penghasilan karyawan : Total biaya tenaga kerja

Pengujian kewajaran pajak penghasilan karyawan berdasarkan rasio tahun lalu

Persentase biaya kesejahteraan karyawan terhadap biaya tenaga kerja bruto

Total biaya kesejahteraan karyawan : Biaya tenaga kerja bruto

Pengujian kewajaran biaya kesejahteraan karyawan. Biasanya dibandingkan dengan data statistik bidang usaha.

Aktivitas Pengendalian – Transaksi Penggajian/Pengupahan

Dokumen dan Catatan

Adapun dokumen dan catatan yang penting dalam pelaksanaan dan pencatatan transaksi-transaksi penggajian/pengupahan:

Otorisasi personil. Memo yang diterbitkan oleh departemen personalia tentang pengangkatan pegawai beserta semua perubahan status pegawai untuk pembuatan daftar gaji & upah.

Kartu waktu hadir. Kartu yang digunakan bagi setiap pegawai untuk mencatat jam kerja yang telah dilakukan pegawai yang bersangkutan.

Catatan waktu kerja. Formulir yang digunakan untuk mencatat waktu kerja seorang pegawai pada suatu pekerjaan tertentu.

Daftar gaji & upah. Daftar yang menunjukkan nama pegawai, pendapatan kotor, potongan-potongan, dan pembayaran bersih untuk suatu periode.

Rekening bank – gaji & upah. Rekening giro yang dibuka di bank, khusus untuk keperluan pembayaran gaji dan upah.

Cek gaji/upah. Perintah tertulis kepada bank untuk membayar sejumlah tertentu kepada pegawai yang menunjukkan cek tersebut di bank.

Ikhtisar distribusi biaya tenaga kerja. Laporan yang menunjukkan pengklasifikasian rekening dari pendapatn kotor para pegawai pabrik untuk setiap periode pembayaran.

Formulir pajak penghasilan karyawan. Formulir-formulir yang disediakan oleh Direktorat Jenderal Pajak untuk pembayaran  pajak atas gaji & upah pegawai yang telah dipotong.

Arsip pegawai. Berisi data kepegawaian untuk setiap pegawai yang meliputi informasi pengangkatan pegawai yang bersangkutan, evaluasi jabatan, dll.

File induk data personil. File komputer yang berisi data terkini semua karyawan yang diperlukan untuk menghitung gaji dan upah.

File induk pendapatan karyawan. File komputer yang berisi pendapatan kotor, potongan-potongan, dan pendapatan bersih setiap pegawai.

Fungsi-Fungsi dan Pengendalian yang terkait

Pengolahan transaksi penggajian/pengupahan menyangkut fungsi-fungsi berikut:

Permulaan transaksi penggajian/pengupahan meliputi:

-          Pengangkatan karyawan

-          Pemberiaan otorisasi perubahan gaji/upah

Penerimaan jasa meliputi:

-          Pembuatan data kehadiran dan waktu kerja

Pencatatan transaksi penggajian/pengupahan meliputi:

-          Penyiapan dan pencatatan daftar gaji/upah

Pembayaran gaji/upah meliputi:

-          Pembayarn gaji/upah dan mengamankan upah yang belum/tidak diambil

-          Pembayarn pajak penghasilan karyawan

Pengujian Substantif Saldo-Saldo Penggajian/ Pengupahan

Pengujian substantif saldo-saldo penggajian/ pengupahan biasanya dilakukan pada tanggal neraca atau mendekati tanggal neraca.

Penentuan Risiko Detektif

Pengujian pengendalian atas efektivitas pengendalian untuk risiko ini memungkinkan auditor untuk menetapkan tingkat risiko deteksi pada tingkat rendah, sehingga tingkat risiko deteksi bisa diterima untuk kebanyakan asersi penggajian/ pengupahan adalah moderat atau tinggi. Akibatnya, pengujian tersebut seringkali dibatasi hanya dengan menerapkan prosedur analitis atas rekening-rekening biaya dan utang biaya yang bersangkutan,serta pengjuian detil terbatas. Apabila prosedur analitis menunjukkan adanya fluktuasi yang tidak wajar, mak diperlukan pengujian detil lebih banyak.

Perancangan Pengujian Substantif

Program audit yang bisa dipertimbangkan untuk mengaudit saldo rekening utang gaji/ upah sama dengan apa yang telah diidentifikasi. Namun dalam hal ini auditor tidak perlu mengkonfirmasi utang gaji/ upah. Uraian tentang pengujian substantif khusus untuk saldo-saldo penggajian/pengupahan yang akan dijelaskan di bawah ini dibatasi hanya prosedur-prosedur berikut :

Menghitung ulang utang-utang yang berkaitan dengan penggajian/ pengupahan

Mengaudit program kesejahteraan karyawan dan program pension

Mengaudit opsi saham

Melakukan verifikasi atas kompensasi kepada para pejabat perusahaan

Tujuan khusus audit untuk siklus personalia

Asersi Tujuan Audit Kelompok Transaksi Tujuan Audit Saldo Rekening

Keberadaan dan Keterjadiaan

Biaya gaji dan upah serta biaya PPh karyawan dalam pembukuan berkaitan dengan kompensasi atas jasa yang diberikan selama periode yang diaudit (AT1)

Saldo utang gaji dan upah serta utang PPh karyawan mencerminkan jumlah terutang per tanggal neraca (AT2)

Kelengkapan Biaya gaji dan upah serta biaya PPh karyawan mencakup semua biaya yang terjadi untuk jasa personalia selama periode yang diaudit (L1)

Utang gaji dan upah serta utang PPh karyawan mencakup semua utang kepada karyawan dan utang kepada negara per tanggal neraca (L2)

Hak dan Kewajiban Utang gaji dan upah serta utang PPh karyawan adalah kewajiban perusahaan klien (HK1)

Penilaian atau Pengalokasian

Biaya gaji dan upah serta PPh karyawan telah dihitung dengan teliti dan telah dicatat (NA1)

Utang gaji dan upah serta utang PPh karyawan telah dihitung dengan teliti dan telah dicatat (NA2)Distribusi biaya tenaga kerja pabrik telah dihitung dan dicatat dengan benar (NA3)

Penyajian dan Pengungkapan

Biaya gaji dan upah serta biaya PPh karyawan telah diidentifikasikan dan dikelompokkan dengan benar dalam laporan rugi laba (SU1)

Utang gaji dan upah serta utang PPh karyawan telah diidentifikasikan dan diklasifikasikan dengan benar dalam neraca (SU2)Laporan keuangan telah memuat pengungkapan yang tepat tentang program pensiun dan program benefit lainnya (SU3)

ASA BERNILAI TAMBAH DALAM SIKLUS JASA PERSONALIA 

Akuntan publik dapat membantu dengan :1.

 

Menyarankan ukuran produktivitas karyawan yang tepat.2.

 

Mengidentifikasi langkah-langkah yang dapat diambil klien untuk meningkatkanproduktivitas.