Mail merge sering juga disebut surat massal, yaitu surat yang isinya senada dan dikirimkan ke banyak orang atau tujuan yang berbeda-beda

Mail merge

Dengan mail merge: Pengiriman surat ke banyak tujuan dapat Anda

selesaikan secara cepat dan tepat

Surat dibuat menggunakan dokumen utama dan sumber data

Surat Undangan RapatSurat Penawaran BarangSurat PemberitahuanSertifikatSurat Keterangan Dalam Bidang Pendidikan dan

lain-lain.

Penggunaan Mail merge antara lain:

Langkah 1Dengan  OpenOffice.org Writer buatlah dokumen utama seperti berikut ini. Simpan dengan nama utama.odt. (hanya contoh).

Langkah 2Titik-titik di atas (nama, nilai dan keterangan lulus/tidak lulus) diisi dengan sumber data yang dibuat dengan OpenOffice.org Calc. Untuk menuju ke OpenOffice.org Calc, cukup klik di bawah menu file di atas.

Langkah 3Selanjutnya, kembali dokumen utama di OpenOffice.org Writer. Pada langkah ini kita akan menghubungkan dokumen utama dan sumber data. Untuk mengambil sumber data dari dokumen spreadsheet, klik File –> Wizards –> Address Data Source.

Langkah 4Kemudian pilih Other external data source.Langkah 5Pada Connection Setting pilih Setting –> Spreadsheet –> Next.Langkah 6Arahkan menuju file sumber data Anda. Klik Browse –> Finish. Anda dapat melakukan Test Connection terlebih dahulu untuk menguji apakah file Anda benar-benar bisa diubungkan.

Langkah 7Pada Field Assigment biarkan sesuai dengan defaultnya saja. Pada Data Source Title, gantilah judulnya misalnya, Daftar Nilai. Klik Next –> Finish untuk mengakhiri.

Langkah 8Selanjutnya, tekan tombol F4 atau klik menu View –> Data Sources, sehingga Anda memiliki tampilan Data Source seperti berikut. Klik dua kali pada Sheet1 untuk melihat sumber data yang telah kita buat di aplikasi spreadsheet. Jika Anda menemui kesulitan untuk menampilkan sumber datanya, padahal sudah mengikuti langkah-langkah di atas, maka Anda lakukan refreshing data, caranya dengan tekan F4 beberapa kali.

Langkah 9Drag dan drop dar

Langkah 10Berikut hasil akhir penggabungan dokumen utama kita dengan sumber data.

Langkah 11Untuk mencetak hasilnya, klik File –> Print. Pilih Yes jika ada pertanyaan konfirmasi.

Langkah 12

Selanjutnya pada Output pilih File, karena kita akan melihat hasilnya di file terlebih dahulu. Namun jika Anda sudah yakin Anda bisa memilih langsung Printer. Sedangkan untuk cara penyimpannya Anda bisa menggunakan Save as single document jika Anda hanya ingin menyimpan dalam bentuk satu file. Namun jika Anda ingin menyimpan satu persatu sesuai dengan jumlah data, maka pilihlah Save as individual documents. Selesai.