MAIL HANDLINGTUGAS PRESENTASI

OLEH:ISTI SHINTA XII AP IIMEGA SARI XII AP II

PENGERTIAN SURAT MASUKSurat masuk adalah surat yang diterima oleh

suatu organisasi .Surat masuk dapat diterima melalui:1.Kurir instansi pengirim surat dengan

menggunakan buku ekspedisi2.Kurir kantor pos3.Diambil langsung oleh kurir instansi yang

bersangkutan bagi organisasi yang mempunyai PO Box di kantor POS

LANGKAH PENGURUSAN SURAT MASUK

PENERIMAAN PENYORTIRAN PEMBUKAAN SAMPUL JURNAL

PEMBERIAN TANGGAL DAN PEMERIKSAAN LAMPIRAN

MEMBACA,MENGGARIS BAWAHI,MEMBERI CATATAN PENTING /MEMBERI TANDA

PENGAGENDAAN SURAT PENGARAHAN SURAT MASUK

PENGGANDAAN SURAT MASUKPENDISTRIBUSIAN/PENYAMPAIAN SURAT

PENYIMPANAN SURAT

Penerimaan:Tugas Penerimaan surat dilakukan dengan cara:• Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang

masuk• Meneliti ketepatan alamat si pengirim• Menggolongkan surat sesuai sesuai dengan jenisnya• Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa

surat telah diterima.

P enyortiran S urat Mas uk

• P eny ortiran s urat adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut. Pekerjaan penyortiran meliputi tugas tugas sebagai berikut.

a. m eng g olong k an s urat:

S urat masuk dapat digolongkan berdasarkan:

1. menurut wujudnya

2. menurut sifatnya

3. menurut keamanan isinya

4. menurut proses penyelesaianya

5. menurut keg iatannya

6. menurut sasaran yang dituju

7. menurut dinas pos

• P em buk aan s am pul S urat :Adalah suatu kegiatan membuka dan mengeluarkan surat dari sampulnya untuk memeriksa bag ian amplop secara teliti agar jangan ada yang tertinggal di dalamnya.

• P em berian tang g al dan pem erik s aan lam piran :

fungsinya untuk terlebih dahulu harus dibubuhkan stempel agenda/mesin stempel pada ruang yang kosong di bag ian atas atau bawah halaman pertama surat.

• Mem bac a,m em beri g aris bawah,dan m em buat c atatan penting /m em beri tanda untuk memperhatikan hal-hal yang penting,menggaris bawahi kalimat yang dapat memberikan gambaran tentang isi surat,memberi catatan hal-hal yang penting dan yang akan dapat membantu pimpinan dalam membaca surat.

• P en g ag en daan s u rat ad alah : Kegiatan mencatat surat ke dalam buku agenda dengan cara memberi nomor unit surat tersebut.

Terd ap at tig a m ac am b u k u ag en d a,y a itu :

1. Buku Agenda Tunggal

2. Buku Agenda Kembar

3. Buku Agenda Berpasangan

• P eng arahan s urat m as uk :surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut,harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.pengarahan surat ini,biasanya ditulis dalam lembr disposisi.

• L em bar d is pos is i adalah:lembar yang disediakan oleh agendaris untuk membubuhkan disposisi pimpinan.

• D is pos is i p im pinan adalah:lcatatan berupa saran/tanggapan/instruksi setelah surat dibaca oleh pimpinan.

• P en g g an daan s u rat m as u k:dilakukan untuk surat yang sifatnya penting,sangat segera dan harus ditangani sekaligus oleh beberapa pejabat,dimana surat aslinya hanya satu lembar.

Tugas ini dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi .

Tugasnya ,yaitu: Surat yang berdisposisi terlebih dahulu di catat

dalam buku ekspedisi intern. Menyampaikan surat melalui buku ekspedisi

kepada pajabat yang bersangkutan .Buku ekspedisi diparaf sebagai tanda surat telah diterima.

Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.

• P endis tribus ian/peny am paian s urat:

• P eny im panan surat:penyimpanan surat merupakan kegiatan menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.

PENGERTIAN SURAT KELUARSurat keluar adalah surat-surat yang

dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari organisasi ,kantor lain, atau perorangan agar terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang serasi yang berakibat menguntungkan kedua belah pihak.

LANGKAH PENGURUSAN SURAT KELUAR

PERSIAPAN PEMBUATAN KONSEP PERSETUJUAN KONSEP SURAT

MENGGAGENDAKAN SURATPENGETIKAN KONSEP SURAT

PEMERIKSAAN KONSEP SURAT PENANDATANGANAN SURAT PEMBERIAN CAP DINAS

MELIPAT SURATPENYAMPULAN SURATPENGIRIMAN SURAT

PENYIMPANAN SURAT

PersiapanDalam pengelolaan surat memerlukan suatu persiapan dan alat-alat untuk menunjang dalam pengelolaan surat.Dalam persiapan menulis surat harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

Menentukan jenis ,ukuran dan warna kertas yang tepat untuk digunakan dalam menulis surat .

Mengemukakan ide,fakta, dan informasi yang lengkap dan mudah difahami.

Menentukan bentuk surat yang standar sesuai dengan jenis organisasi. Menghindari singkatan-singkatan yang tidak lazim,kata-kata sulit,dan

istilah-istilah yang sulit. Menggunakan bahasa yang singkat,jelas dan sopan Menggunakan bahasa baku.

Setelah memperhatikan hal-hal tersebut, penulis surat harus mengerti dan mengetahui urutan penyusunan surat ataupun masalah apa yang disampaikan kepada penerima surat.

Pembuatan Konsep SuratPembuatan Konsep surat adalah kegiatan membuat

rencana dan penyusunan penulisan surat –surat keluar.Konsep surat dibuat dengan menggunakan lembar konsep yang biasanya berbentuk folio ganda.Konsep surat biasanya dibuat oleh sekretaris atau bagian tata usaha dengan ide yang berasal dari pimpinan atau kepala bagian atau kepala seksi.Konsep surat tergantung kepada jenisnya;Kalau surat bersifat rahasia maka yang membuat surat otomatis yang mempunyai ide, bisa pimpinan atau yang lainnya.

Jenis Konsep SuratDari segi pembuatannya , konsep surat dapat dibuat

dengan dua sistem:1.Sentralisasi: Pembuatan konsep surat dipusatkan

pada unit tertentu, yaitu bagian surat menyurat(mail departement)

2.Desentralisasi: Pembuatana surat dibuat oleh masing- masing bagian sesuai dengan kebutuhan bagian.

Dari segi pembuatnya , konsep surat dapat dibagi menjadi dua jenis,yaitu:

1.Surat yang dibuat oleh atasan/pimpinan2.Surat yang dibuat oleh konseptor

Persetujuan Konsep SuratApabila konsep surat telah selesai dibuat, maka

konsep surat harus dimintakan persetujuannya kepada pimpinan . Apabila pada konsep surat tersebut terdapat kesalahan atau perlu adanya tambahan , maka konsep surat tersebut dibetulkan oleh pimpinan .Surat yang telah mendapatkan persetujuan dari pimpinan ,selanjutnya sebagai tanda persetujuan atas konsep surat itu, pimpinan yang berkepentingan membubuhkan parafnya pada blanko isian lembar konsep.

Mengagendakan SuratSetelah konsep surat disetujui, kemudian dicatat ke dalam

buku agenda keluar atau buku verbal untuk memberi kode atau nomor surat.

Contohnya: Nomor: 001/A/V/2009

001 : Nomor urut yang diambil dari buku agendaA : Masalah keuangan( bersumber dari indeks yang

dipakai)V : Menunjukkan bulan surat dibuat2009: Menunjukkan tahun surat dibuat                         

Pengetikan Konsep SuratKonsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dan telah mendapatkan kode atau nomor surat , kemudian diserahkan kepada unit pengetikan.Oleh juru ketik , konsep surat diketik ke dalam bentuk tertentu dengan baik dan rapi.

Dalam pengetikan surat ada hal-hal yang perlu diketahui ,yaitu:a. Pemakaian suratb. Bentuk-bentuk suratc. Redaksi surat

Bentuk –bentuk surat yang biasa dipergunakan ada beberapa macam,yaitu:a. Bentuk surat full block style b. Bentuk surat block stylec. Bentuk surat resmi block styled. Bentuk surat hanging paragraph e. Bentuk surat idented Stylef. Bentuk surat dinas

Pemeriksaan KonsepPemeriksaan konsep surat harus dilakukan dengan teliti sehingga konsep surat itu menjadi bentuk surat jadi , setelah melalui koreksi kesalahan .Pemeriksaan konsep surat yang telah di ketik dilakukan oleh:

a. Pengetik surat : Pemeriksaan dilakukan sebelum diturunkan dari mesin atau setelah di cetak dengan komputer sebelum diserahkan kepada pimpinan.

b. Konseptor : Setelah diperiksa juru ketik ,surat diserahkan kembali kepada konseptor untuk diperiksa

c. Penanggung jawab Surat : Sebelum menanda tangani surat ,penanggung jawab surat harus membaca dan memeriksa surat terlebih dahulu.

d. Agendaris: Surat yang akan dibukukan harus pula di periksa oleh agendaris

Penanda tanganan SuratApabila tidak terdapat lagi kejanggalan atau

kesalahan, kemudian surat jadi disampaikan kepada pimpinan atau pejabat berwenang untuk menandatanganinya .Surat yang akan ditandatangani oleh pimpinan sebaiknya diletakkan pada map khusus.

Pemberian Cap DinasSurat –surat yang telah ditanda tangani

oleh penanggung jawab surat ,kemudian dicap atau distempel.

Apabila terdapat surat-surat yang belum diberi stempel, maka surat tersebut diragukan keabsahannya dan dianggap kurang sah.Stempel dibubuhkan sebelah kiri menyinggung sedikit tandatangan.

Melipat SuratSurat-Surat yang telah ditandatangani dan

telah diberi stempel harus dipisahkan. Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju

dan tindasan atau lembaran kedua disimpan sebagai arsip

Untuk surat yang akan dikirim harus dilipat dengan rapi ke dalam bentuk tertentu.Ada delapan macam car melipat surat,yaitu:

Delapan Macam cara Melipat surat1. Lipatan Tunggal2. Lipatan Ganda Sejajar3. Lipatan baku4. Lipatan baku rendah5. Lipatan akordion6. Lipatan akordion rendah7. Lipatan model prancis8. Lipatan model baron

Penyampulan SuratSetelah selesai dilipat ,surat tersebut harus diberi sampul atau amplop.Pada sampul harus dilengkapi dengan:a. Alamat pengirim,bila tidak memakai kop suratb. Nomor surat diketik dikiri atas di bawah kop suratc. Cap dinas dibubuhkan pada amplop dibawah nomord. Stempel bebas bea atau prangko secukupnya.

Pengiriman SuratSetelah penyampulan surat dan pencatatan kembali dalam buku verbal ,surat siap untuk dikirim.Tugas seorang ekspedisi adalah mengirimkan surat kepada instansi atau orang yang dituju .Pengiriman surat dapat dilakukan dengan:

a. Dikirim langsungb. Dikirim melalui posPengiriman surat keluar terdiri dari dua macam:a. Pengiriman surat intern : dalam sistem buku agenda

menggunakan buku ekspedisi internb. Pengiriman surat ekstern: menggunakan buku ekspedisi

ekstern

Penyimpanan SuratSurat yang asli dikirim ke alamat yang dituju, sedangkan tindasan (lembar kedua) disimpan menggunakan sistem kearsipan yang dipakai oleh suatu organisasi

Sekian

Terima kasih