laporan implementasi proyek perubahan...

LAPORAN

IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN

PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI

NEGERI SIPIL DI LINGKUNGAN BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA

MANUSIA PROVINSI RIAU

Disusun Oleh :

NAMA : YOGI RIYADH YUDISTIRA, SSTP, M.Si

NIP : 19860609 200412 1 001

JABATAN : KEPALA SUB BIDANG PENGEMBANGAN

PRAJABATAN DAN KEPEMIMPINAN DASAR

ABSENSI : 5

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN I

DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI RIAU

TAHUN 2017

i

LEMBAR PENGESAHAN


NIP : 19860609 200412 1 001

INSTANSI : BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

JUDUL : PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI PELATIHAN

DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL DI

LINGKUNGAN BADAN PENGEMBANGAN SUMBER

DAYA MANUSIA PROVINSI RIAU

HARI/TANGGAL : SENIN, 7 AGUSTUS 2017

MENYETUJUI

1. EFIA NURITA, SE, MM PEMBIMBING

NIP. 19711116 199803 2 001 (MENTOR)

2. Ir. EMBUNG MEGASARI, M.Si PELATIH

NIP.19601218 198603 2 005 (COACH)

3. Drs. ASRIZAL, M.Pd PENGUJI

NIP.19650325 198702 1 001 (EXAMINER)

MENGETAHUI

KEPALA BADAN PENGEMBANGAN

SUMBER DAYA MANUSIA

Drs. ASRIZAL, M.Pd

NIP.19650325 198702 1 001

ii

KATA PENGANTAR

Dalam Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV

terdiri dari Agenda Penguasaan Diri (Self Mastery), Agenda Diagnosa Perubahan

Organisasi, Agenda Inovasi, Agenda Tim efektif dan Agenda Proyek Perubahan.

Agenda Proyek Perubahan bertujuan agar dapat mengaktualisasikan Kompetensi

dari 4 Agenda sebelumnya dalam bentuk rancangan dan implementasi Proyek

Perubahan, pada agenda tersebut dibekali Mata Pelatihan Konsepsi Proyek

Perubahan, Pembimbingan di Kelas, Membangun Taking Ownership (Komitmen

Bersama), merancang Proyek Perubahan, Presentasi Rancangan Proyek

Perubahan, Penjelasan Implementasi Proyek Perubahan, Laboratorium

Kepemimpinan, Presentasi Proyek Perubahan dan Evaluasi Kepemimpinan Peserta.

Alhamdulillah Hirobbilalamin diucapakan atas kehadirat Allah SWT yang telah

memberikan kemudahan dan kelancaran dalam menyelesaikan Penyusunan Proyek

Perubahan yang merupakan salah satu Agenda dalam Pendidikan dan Pelatihan

Kepemimpinan tingkat IV, dan tidak lupa Shalawat dan Salam Kepada Nabi

Muhammad SAW yang telah menjadi pedoman dan pembimbing dalam hidup

Manusia. Proyek perubahan ini mempunyai Judul :

“PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI

NEGERI SIPIL DI LINGKUNGAN BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA

MANUSIA PROVINSI RIAU”

yang merupakan salah satu syarat dalam kelulusan Pendidikan dan Pelatihan

Kepemimpinan Tingkat IV

Serta tidak lupa ucapan terimakasih atas dukungan dan perhatian dari kedua

orang tua yang menjadi sumber inspirasi dalam menjalani tantangan dan rintangan

hidup, serta kasih sayang dari Istri NUR AMELIA YUSRIADY, S.Psi serta kedua

anak ALIFIA QUINZA NAYAGI dan FATHIYA KHAIRA NAYAGI yang telah

mendukung Penulis dalam mengikuti Pendidikan dan Pelatihan Kepeminpinan

Tingkat IV dari awal sampai selesai, dan tidak lupa juga ucapan terimakasih,

penghargaan dan dukungannya kepada yang terhormat :

1. Bapak Drs. ASRIZAL, M.Pd selaku Kepala Badan Pengembangan

Sumber Daya Manusia Provinsi Riau

iii

2. Ibu EFIA NURITA, SE, MM selaku Kepala Bidang Pengembangan

Manajerial sekligus sebagai Mentor

3. Ibu Ir. EMBUNG MEGASARI, M.Si Selaku Coach yang membimbing

Penulisan Proyek Perubahan ini

4. Bapak AMRAN SUARDI, SE, MM selaku Kepala Sub Bidang Sistem

Informasi dan Sertifikasi Kompetensi selaku Stakeholder yang mempunyai

Tugas dan Fungsi dalam Pengelolaan dan Pengembangan Sistem

Informasi di Lingkungan BPSDM

5. Saudari YOGI KURNIA SIREGAR, ST merupakan Tenaga Ahli IT yang

ditugaskan oleh Bapak Ir. H. YOGI GETRI selaku Pimpinan Tinggi Dinas

Informasi dan Komunikasi Provinsi Riau di Organisasi Badan

Pengembangan Sumber Daya Manusia

6. Abang-abang dan Kakak-kakak Pelaksana di Bidang Pengembangan

Manajerial yang telah mendukung dan mendukung dalam Penyusunan

Proyek Perubahan

7. Abang-abang dan Kakak-kakak Peserta Pendidikan dan Pelatihan

Kepemimpinan Tingkat IV angkatan I di Lingkungan Pemerintah Provinsi

Riau Tahun 2017 atas Kebersamaan, Cerita, Suka dan Duka yang

bersama kita rasakan selama Pelatihan

8. Semua Pihak yang terlibat secara langsung dan tidak langsung dalam

mengikuti Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV di Kampus

BPSDM Provinsi Riau yang tidak bisa sebutkan semuanya

Proyek Perubahan ini disadari masih belum sempurna dan besar harapan

sekiranya pembaca dapat memberikan saran dan masukan yang membangun agar

penulis dapat bisa memperbaiki Hasil Proyek Perubahan ini, dan dapat menjadi

inspirasi dalam Pelaksanaan Proyek Perubahan Lanjutannya yang akan menjadi

bagian dari Organisasi BPSDM

PESERTA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

YOGI R. YUDISTIRA, SSTP, M.Si Penata NIP. 19860609 200412 1 001

iv

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ......................................................................................... i

KATA PENGANTAR ................................................................................................ ii

DAFTAR ISI ............................................................................................................ iv

BAB I ....................................................................................................................... 1

1.1. LATAR BELAKANG ................................................................................... 1

1.2. AREA DAN FOKUS PROYEK PERUBAHAN ............................................ 2

1.3. TUJUAN DAN MANFAAT PROYEK PERUBAHAN ................................... 3

1.4. RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN .............................................. 4

1.5. KRITERIA KEBERHASILAN PROYEK PERUBAHAN ............................... 5

BAB II ...................................................................................................................... 6

2.1. OUTPUT KUNCI PROYEK PERUBAHAN ................................................. 6

2.2. PENTAHAPAN DAN TARGET CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN ........... 7

2.3. TATA KELOLA PROYEK PERUBAHAN .................................................... 8

2.4. STAKEHOLDER PROYEK PERUBAHAN ................................................. 8

2.5. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN PROYEK ............................................ 9

BAB III ................................................................................................................... 11

3.1. HASIL CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN ............................................... 11

3.2. KENDALA : INTERNAL DAN EKSTERNAL ............................................. 35

3.3. STRATEGI MENGATASI KENDALA ........................................................ 36

BAB IV ................................................................................................................... 37

4.1. KESIMPULAN .......................................................................................... 37

4.2. REKOMENDASI ....................................................................................... 37

DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................. 39

BIODATA PRIBADI ............................................................................................... 40

LAMPIRAN ............................................................................................................ 41

Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Berdasarkan Undang-undang Nomor 5 tahun 2014 tentang Aparatur Sipil

Negara, Calon PNS yang telah lolos seleksi pengadaan PNS ditetapkan dengan

Keputusan Pejabat Pembina Kepegawaian dan Wajib menjalani masa percobaan

yang dilaksanakan melalui proses pendidikan dan pelatihan terintegrasi untuk

membangun integritas moral, kejujuran, semangat dan motivasi nasionalisme dan

kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggung jawab, dan

memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang yang akan berlangsung

selama 1 (satu) tahun diselenggarakan oleh Lembaga Pelatihan Pemerintah

terakreditasi

Peraturan Pemerintah nomor 18 tahun 2016 tentang Perangkat Daerah dimana

dijelaskan bahwa Badan Merupakan Unsur Penunjang Urusan Pemerintahan yang

menjadi kewenangan Daerah Provinsi dimana Urusan Pendidikan dan Pelatihan

termasuk Unsur Penunjang yang dalam penyelenggaraannya menjadi kewenangan

Provinsi sebagai Perwakilan Pemerintah Pusat di Daerah, sehingga

Penyelenggaraan Pelatihan di seluruh Pemerintah Kabupaten dan Kota akan

terpusat di Pemerintah Provinsi melalui Badan Pengembangan Sumber Daya

Manusia Provinsi atau Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi yang terkareditasi

Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 21 tahun 2016 tentang

Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil yang telah

mengatur penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil di Lembaga

Pelatihan Pemerintah terakreditasi mulai dari Kurikulum, Perencanaan,

Penyelenggaraan sampai Pengawasan dan Pengendalian Pelatihan Dasar CPNS

yang sudah tersusun secara sistematis agar dapat menjadi pedoman

Peraturan Daerah Provinsi Riau Nomor 4 tahun 2016 tentang Pembentukan

dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Riau untuk Unsur Penunjang Urusan

Pemerintahan yang menjadi kewenangan pada Fungsi Pendidikan dan Pelatihan

dilaksanakan oleh Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Riau


2

dengan Kondisi Tipe A yang terdiri dari 1 Sekretariat dan 4 Bidang dengan 3 Sub

Bagian dan 3 Sub Bidang di setiap Bidang

Peraturan Gubernur nomor 95 tahun 2016 tentang Tugas dan Fungsi, serta

Tata kerja BPSDM Provinsi Riau, dimana dalam Penyelenggaraan Pelatihan Dasar

Calon Pegawai Negeri Sipil Menjadi Tugas dan Fungsi di Bidang Pengembangan

Kompetensi Manajerial pada Sub Bidang Pengembangan PraJabatan dan

Kepemimpinan Dasar

1.2. AREA DAN FOKUS PROYEK PERUBAHAN

Dalam pelaksanaan Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 21

tahun 2015 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon Pegawai

Negeri Sipil di lingkungan Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi

Riau memiliki beberapa Permasalahan sebagai berikut :

A. Perumusan :

1. Belum adanya Standar Prosedur Operasional (SPO) penyelenggaraan

Pendidikan dan Pelatihan di Lingkungan BPSDM

2. Belum adanya Standardisasi Fasilitas Pendidikan dan Pelatihan di

Lingkungan BPSDM

3. Belum adanya Materi Pelatihan yang baku pada Agenda 1: Sikap Perilaku

dan Disiplin PNS (Materi Pelatihan Kesehatan Jasmani dan Kesehatan

Mental, Tata Upacara Sipil dan Keprotokolan, dan Kesiapsiagaan dengan

proporsi 60% kegiatan di luar kelas dan Refleksi di penghujung

pembelajaran)

B. Pelaksanaan :

1. Kurangnya Kuantitas dan Kualitas Tenaga Pelatihan di Lingkungan BPSDM

a. Tenaga Penceramah

b. Tenaga Pengajar (Pengampu Materi, Pembimbing (coach dan Mentor)

dan Penguji)

c. Tenaga Pengelola (MoT) dan Penyelenggara (TOC) Pendidikan dan

Pelatihan

d. Tenaga Penjamin Mutu Internal


3

2. Belum memanfaatkan Teknologi Sistem Informasi dalam Penyelenggaran

Pendidikan dan Pelatihan (Persiapan, Pelaksanaan dan Evaluasi)

C. Evaluasi

1. Belum adanya metode evaluasi Pelaksanaan (in) Pendidikan dan Pelatihan

yang standar di lingkungan BPSDM, Penilaian Peserta terhadap Tenaga

Pelatihan dan Panitia, dan sebaliknya

2. Belum adanya Reward and Punishment bagi Peserta, Tenaga Pelatihan dan

Panitia hasil dari Evaluasi Pelaksanaan (in) Pendidikan dan Pelatihan

3. Belum adanya metode monitoring dan evaluasi setelah (pasca) Pendidikan

dan Pelatihan yang standar, untuk mengetahui manfaat (outcame) serta

mendapatkan saran dan masukan dari pengguna alumni (OPD, atasan,

bawahan dan sejawat)

Fokus area yang akan menjadi proyek perubahan pada Pendidikan dan

Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV berada di Area Pelaksanaan pada Aspek

Administrasi yaitu tentang pemanfaatan Teknologi Sistem Informasi dalam

Penyelenggaran Pendidikan dan Pelatihan (Persiapan, Pelaksanaan dan Evaluasi)

1.3. TUJUAN DAN MANFAAT PROYEK PERUBAHAN

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat

Daerah disebutkan bahwa Pelaksanaan Urusan Pendidikan dan Pelatihan dalam

Pengembangan Sumber Daya Manusia menjadi kewenangan Pemerintah Provinsi

untuk seluruh Pemerintah Kabupaten dan Kota , sehingga Memiliki permintaan yang

tinggi dalam Penyelenggaraan Pelatihan dengan Prinsip Responsif, Aksesibilitas,

Profesional dan Integritas (RAPI), karena akan digunakan oleh seluruh PNS se-

Provinsi Riau

Tujuan untuk membangun Sistem Informasi adalah untuk mempermudah bagi

Peserta, Pengajar dan Panitia dalam Penyelenggaraan Pelatihan di Lingkungan

BPSDM, yang terbagi menjadi :

1. Tujuan Jangka Pendek

a. Persiapan Pelatihan (Pra) : Jenis & Rencana Jadwal Pelatihan,

Pendaftaran, Tanya Jawab, perhitungan lama Pelatihan, Pengumuman

dan Pemanggilan Peserta (Kontak Person)


4

b. Penyelenggaraan Pelatihan (In) : Jadwal Pelatihan (Materi, JP,

Pengajar), Pembelajaran Online (Modul dan Bahan Tayang), Forum

Komunikasi (Peserta, Pengajar dan Panitia)

2. Tujuan Jangka Menengah

a. Evaluasi Pelatihan (Pasca) : Evaluasi Penyelenggaraan Pelatihan (dari

dan ke Peserta, Pengajar Panitia)

3. Tujuan Jangka Panjangnya: Perpustakaan Online, Legalisir Sertifikat Online,

data base alumni Pelatihan, aplikasi Personal (Android & IOS)

Manfaat yang diharapkan dapat dirasakan adalah meningkatnya Pelayanan

Pelatihan dalam manajemen penyelenggaraan Pelatihan di lingkungan BPSDM

dengan Prinsip Responsif, Aksesibilitas, Profesional dan Integritas (RAPI), sehingga

menjadi Potensi Peningkatan Pendapatan Asli Daerah (PAD) bagi Pemerintah

Provinsi Riau di sektor Bukan Pajak

1.4. RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN

Ruang lingkup dalam pelaksanaan Proyek Perubahan pengembangan Sistem

Informasi di Lingkungan BPSDM adalah :

1. Rapat Bersama Staf dan Jajaran Stakeholders Internal

2. Penyusunan Tahapan Pelaksanaan Rencana Perubahan

3. Pembentukan Tim Pelaksana Rencana Proyek Perubahan

4. Membagi Pekerjaan sesuai dengan Tugas dan Fungsi

5. Membuat rencana kebutuhan yang diperlukan dalam pembuatan Sistem

Informasi

6. Membuat Sistem Informasi Manajemen Pelatihan

7. Memantau dan Mengawasi Pembentukan Sistem Informasi tersebut

8. Menguji Sistem Informasi ke Dalam Simulasi Penyelenggaraan Pelatihan

Dasar Calon PNS

9. Inventarisir permsalahan yang muncul dalam penggunaan Sistem Informasi

tersebut

10. Rapat Bersama Stakeholder Internal


5

1.5. KRITERIA KEBERHASILAN PROYEK PERUBAHAN

Kriteria keberhasilan dari Pembangunan Sistem Informasi Manajemen

Pelatihan yang menjadi Proyek Perubahan dalam Pendidikan dan Pelatihan

Kepemimpinan Tingkat IV adalah:

1. Jangka Pendek mempermudah Peserta, Pengajar dan Panitia dalam

menyelenggarakan Pelatihan di lingkungan BPSDM, mulai dari Pendaftaran,

pengumuman, surat-menyurat, aktifitas belajar dan mengajar

2. Jangka Menengah bertambahnya fitur-fitur penunjang penyelenggaraan

Pelatihan seperti evaluasi, Perpustakaan Online, aplikasi berbasis Android

dan iOS selama Penyelenggaraan Pelatihan dilakukan melalui Sistem

Informasi Manajemen Pelatihan,

3. Jangka panjanganya menjadi Aplikasi yang wajib dipunyai oleh PNS se-

Provinsi Riau, karena merupakan pusat informasi terkait dengan



6

BAB II

DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

2.1. OUTPUT KUNCI PROYEK PERUBAHAN

Hasil yang diharapkan dari pelaksanaan Proyek Perubahan penggunaan

Sistem Informasi adalah Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri

Sipil yang Responsif, Aksesibilitas, Profesional dan Integritas (RAPI) di Lingkungan

BPSDM

Dimana dalam mencapai hasil akhir yang diharapakan tersebut terdapat hasil-

hasil antara yang muncul dari setiap tahapan pelaksanaan yang telah disepakati,

yaitu:

1. Sistem Informasi merupakan Sistem informasi yang mendukung manajemen

penyelenggaraan Pelatihan di Lingkungan BPSDM, yang akan membantu

dan mempermudah Peserta, Pengajar dan Panitia dalam menjalankan Tugas

dan Fungsinya selama Penyelenggaraan Pelatihan yang memuat semua

informasi yang diperlukan terkait dengan Pelatihan di Lingkuhngan BPSDM

2. Database Tenaga Pengajar, Alumni Pelatihan, akan menjadi pusat dan

informasi tentang Tenaga Pengajar yang terdiri dari penceramah, pengampu

materi, Pejabat struktural dan sebagainya yang akan menjadi pusat informasi

bagi Peserta dan Panitia dan Alumni Pelatihan yang akan menjadi sebuah

wadah untuk menyampaikan pesan dan kesan (Buku Kenangan Elektronik)

3. Database Modul dan Bahan Tayang Online, merupakan Pusat dan Informasi

tentang Modul dan Bahan Tayang yang akan dapat diakses oleh peserta dan

Panitia dalam Penyelenggaraan Pelatihan terutama pada Proses Belajar dan

Mengajar dan pertanggung jawaban


7

2.2. PENTAHAPAN DAN TARGET CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

Pelaksanaan Proyek Perubahan memiliki tahapan dan target yang perlu untuk

dicapai agar dapat mencapai hasil yang diharapakan secara maksimal dan optimal,

yang akan menjadi rencana kerja, sebagaimana terdapat pada tabel dibawah ini

Tabel 2.1.

TAHAPAN DAN TARGET CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

NO LANGKAH MEI JUNI JULI

3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

PERSIAPAN

1 Rapat Bersama Staf dan Jajaran Stakeholders Internal

2 Penyusunan Tahapan Pelaksanaan Rencana Perubahan

3 Pembentukan Tim Pelaksana Rencana Proyek Perubahan

4 Membagi Pekerjaan sesuai dengan Tugas dan Fungsi

PELAKSANAAN

1 Membuat rencana kebutuhan yang diperlukan dalam pembuatan Sistem Informasi

2 Rapat Teknis dengan Kepala Sub Bidang Sistem Informasi dan Sertifikasi Kompetensi dan Tenaga Ahli IT BPSDM

3 Menyusun Kerangka Struktur Sistem Informasi yang akan dikembangkan menjadi Sistem Informasi

4 Mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan Tahap Persiapan Pelatihan (Pra)

5 Menguji Pengembangan Sistem Informasi Tahapan Persiapan Pelatihan (Pra)

6 Mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan Tahap Penyelenggaraan Pelatihan (In)

7 Menguji Pengembangan Sistem Informasi Tahapan Penyelenggaraan Pelatihan (In)

8 Menggabungkan dan Menajalankan Simulasi Awal Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan

9 Memperbaiki dan memperbarui dari Permasalahn Simulasi Tahap awal

10 Melakukan Persiapan Sosialisasi Internal Penggunaan Sistem Informasi

11 Sosialisasi Internal penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan, bagi Pengajar dan Panitia

12 Memperbarui Sistem Informasi dari saran dan masukan dari hasil Sosialisasi Internal

13 Menggunakan Sistem Informasi Dalam Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon PNS (Test Drive)

EVALUASI

1 Inventarisir permasalahan yang muncul dalam penggunaan Sistem Informasi tersebut

2 Rapat Bersama Stakeholder Internal

3 Memperbaiki kembali Sistem Informasi tersebut dari hasil pembahasan permasalahan yang muncul sebelumnya


8

2.3. TATA KELOLA PROYEK PERUBAHAN

Tata kelola dalam pelaksanaan Proyek Perubahan penggunaan Sistem

Informasi dalam pelaksanan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil yaitu :

1. Kepala Sub Bidang Pengembangan Prajabatan dan Kepemimpinan Dasar

selaku Pelaksana Proyek, berkonsultasi dengan Kepala Bidang

Pengembangan Manajerial dan jajaran Pelaksana dalam menetapkan dan

menetukan Area dan Aspek yang bermasalah dalam Penyelenggaraan

Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri sipil

2. Berkoordinasi dan berkomunikasi dengan Kepala Sub Bidang Sistem

Informasi dan Sertifikasi Kompetensi serta Tenaga Ahli IT BPSDM dalam

Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan

3. Membantu Menyusun, mengonsep, mendisain, memantau dan mengawasi

Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan yang dilaksanankan

oleh Tenaga Ahli IT BPSDM, agar sesuai dengan Hasil yang di inginkan

4. Melakukan simulasi awal menjalankan Sistem Informasi Manajemen

Pelatihan yang telah dikembangkan

5. Melaksanakan sosialisasi Internal terhadap Pengguna dalam

Penyelenggaraan Pelatihan terutama pada Pengajar dan Panitia, untuk

Peserta dapat diwakili dalam bentuk simulasi

6. Mengumpulkan dan menginventarisir Permasalahan dan Kendala yang

muncul selama proses Pemasukan Data dan Informasi kedalam Sistem

Informasi Manajemen Pelatihan

7. Mengadakan Rapat bersama Stakeholder Pengguna Sistem agar dapat

memberikan saran dan masukan untuk mencari solusi dan pemecahan

masalah yang timbul selama Pemasukan Data dan Informasi tersebut

8. Memperbaiki kembali Sistem Informasi tersebut dari hasil pembahasan

permasalahan yang muncul sebelumnya

2.4. STAKEHOLDER PROYEK PERUBAHAN

Stakeholder yang terlibat dalam pelaksanaan Proyek Perubahan Penggunaan

Sistem Informasi dalam Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri

Sipil di lingkungan BPSDM, terdiri dari :


9

A. Stakeholder Internal

1. Tenaga Ahli IT

2. Pelaksana Bidang Pengembangan Manajerial

3. Kepala Bidang Pengembangan Manajerial

4. Kepala Sub Bidang Sistem Informasi Pelatihan dan Sertifikasi

Kompentensi

5. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepagawaian

6. Tenaga Pengajar

B. Stakeholder Eksternal

1. Calon Peserta

2. Tenaga Pengajar

3. BKD Provinsi Riau

4. BKPSDM Kabupaten dan Kota Se-Provinsi Riau

Dari semua Stakeholder yang telah di petakan Tidak ada Stakeholder yang

menolak, Karena Rencana Proyek Perubahan ini akan mempermudah dan

membantu Pengelola dan Pelaksana Diklat dalam menyelenggarakan Diklat di

lingkungan Pemerintah Provinsi Riau yang dilaksanakan baik di dalam dan di luar

BPSDM

2.5. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN PROYEK

Dalam pelaksanaan Proyek Perubahan Penggunaan Sistem Informasi dalam

Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil di lingkungan

BPSDM, memiliki faktor-faktor Kunci keberhasilan yaitu :

1. BPSDM Merupakan OPD yang memiliki kewenangan dalam

menyelenggarakan Urusan Pendidikan dan Pelatihan di Lingkungan Provinsi

Riau, sehingga diperlukan Sitem Informasi yang dapat mempermudah bagi

Penyelenggara Pelatihan (Peserta, Pengajar dan Panitia)

2. BPSDM Merupakam OPD yang baru dibentuk, sehingga masih mudah dalam

membentuk Pengaturan Penyelenggaran Pelatihan dan budaya kerja yang

teratur dan sesuai dengan Tugas dan Fungsi masing-masing


10

3. BPSDM Memiliki Potensi Penerimaan PAD bagi Pemerintah Provinsi Riau di

Luar sektor Pajak

4. Memiliki permintaan yang tinggi dalam Penyelenggaraan Pelatihan yang

Responsif, Aksesibilitas, Profesional dan Integritas (RAPI), karena akan

digunakan oleh seluruh PNS se-Provinsi Riau

Dari faktor kunci dan menjadi pendukung keberhasilan dalam Pelaksanaan

Proyek Perubahan ini mempunyai kriteria-kriteria yang menjadi indikator berhasilnya

Pelaksanaan Proyek Perubahan, yaitu sebagai berikut :

1. Jangka Pendek mempermudah Peserta, Pengajar dan Panitia dalam

menyelenggarakan Pelatihan di lingkungan BPSDM, mulai dari Pendaftaran,

pengumuman, surat-menyurat, aktifitas belajar dan mengajar dan

sebagainnya

2. Jangka Menengah bertambahnya fitur-fitur penunjang penyelenggaraan

Pelatihan seperti evaluasi, Perpustakaan Online, aplikasi berbasis Android

dan iOS selama Penyelenggaraan Pelatihan dilakukan melalui Sistem

Informasi Manajemen Pelatihan,

3. Jangka panjanganya menjadi Aplikasi yang wajib dipunyai oleh PNS se-

Provinsi Riau, karena merupakan pusat informasi terkait dengan



11

BAB III

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

3.1. HASIL CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan di Lingkungan Badan

Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Riau masih diselenggarakan

dengan cara Konvensional yaitu dengan berinteraksi yang membutuhkan Ruang dan

Waktu, dimana Calon Peserta masih datang dan mendaftar langsung ke Pihak

Penyelenggar, sehingga akan banyak menghabiskan waktu dan tenaga yang

diperlukan untuk mendaftar mengikuti Pendidikan dan Pelatihan yang akan

diselenggarakan di lingkungan Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia

Dalam penyelenggaraaan Pendidikan dan Pelatihan di Lingkungan BPSDM

Provinsi Riau diperlukan prinsip Responsif, Aksesibilitas, Profesional dan Integritas

(RAPI) yang memiliki arti :

a. Responsif : Langsung siap tanggap terhadap semua perubahan Situasi

dan Kondisi dalam Penyelenggaraan Pelatihan

b. Aksesibilitas : Dapat di akses dimana saja dan kapan saja dengan

menggunakan akses internet

c. Profesional : Penyelenggaraan Pelatihan yang dilaksanakan dengan

mengedepankan Standar Mutu dan Kualitas

d. Integritas : Suatu sikap konsistensi antara Hati, Perkataan dan Perbuatan

sesuai dengan Nilai dan Prinsip

Sistem Informasi Manajemen Pelatihan tersebut pada rencana jangka

panjangnya akan dikembangkan menjadi sebuah Aplikasi Pelatihan yang akan

berbasis android dan iOS dari vendor telpon pintar yang banyak digunakan oleh

Masyarakat Provinsi Riau sehingga, pemakaian akan menjadi lebih Responsif,

Aksesibilitas, Profesional dan Integritas (RAPI)

Dalam tahapan pembangunan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan ini

memiliki tahapan yang dilalui terutama dalam Komunikasi, Sinkronisasi, Koordinasi


12

dan Kolaborasi baik dengan stakeholder internal dan eksternal yang menjadi faktor

pendukung ataupun Penghambat dalam Pembangunan Sistem Informasi

Manajemen Pelatihan tersebut.

1. Dukungan dari Organisasi BPSDM

Gambar 1 : Jumat, 19 Mei 2017 Ruangan Kepala BPSDM

Gambar 2 : Jumat, 19 Mei 2017 Ruangan Kepala BPSDM


13

Pada Gambar 1 dan 2 Kepala BPSDM Provinsi Riau selaku Kepala Organisasi

Perangkat Daerah Bapak Drs. ASRIZAL, M.Pd mengadakan Pertemuan dengan

seluruh Jajaran yang berada di bawah Struktur Organisasi, mulai dari Sekretaris,

Bidang Penjamin Mutu, Bidang Pengembangan Manjerial, Bidang Pengembangan

Integritas serta Bidang Pengembangan Teknis dan Fungsional, pada pertemuan

tersebut beliau menyampaikan :

1. Untuk mendukung seluruh Proyek Perubahan yang akan dilaksanakan oleh

pejabat struktural eselon IV yang sedang mengikuti Diklat Kepemimpinan

Tingkat IV di lingkungan BPSDM.

2. Memberi pengarahan kepada Peserta Diklat PIM IV terkait dengan Rencana

Proyek Perubahannya masing-masing, terutama yang akan memiliki nilai

manfaat bagi Organisasi BPSDM secara keseluruhan.

3. Mendengarkan saran dan masukan dari seluruh Bidang yang akan

mendukung setiap Proyek perubahan tentang isu strategis dan kebutuhan

sesuai dengan situasi dan kondisi pada saat ini.

Gambar 3 : Senin, 22 Mei 2017 Ruang Kepala Bidang Pengembangan Manajerial


14

Pada Gambar 3 mendengarkan bimbingan dan arahan Teknis dari Kepala

Bidang Pengembangan Manajerial selaku Pembimbing (Mentor), untuk mendapatkan

bimbingan teknis yang diperlukan dalam menjalankan Proyek Perubahan yang telah

direncanakan yaitu Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan, yang

memiliki nilai manfaat yang tinggi baik bagi Bidang Manajerial selaku Penyelenggara

Pelatihan pada khusunya maupun bagi seluruh Organisasi BPSDM Provinsi Riau

pada umumnya dan dapat diterapkan pada Organisasi yang menyelenggarakan

Pendidikan dan Pelaihan di Lingkungan Provinsi Riau.

Gambar 4 : Rabu, 24 Mei 2017, Ruang Rapat Bidang Pengembangan Manajerial


15

Gambar 4 Pertemuan dengan seluruh Pelaksana di Bidang Pengembangan

Manajerial, yang dipimpin langsung oleh Kepala Bidang Pengembangan Manajerial

dalam pelaksanaan Proyek Perubahan Pembangunan Sistem Informasi Manajemen

Pelatihan yaitu sebagai berikut :

1. Menyusun tahapan pelaksanaan Rencana Proyek perubahan yang akan

dilaksanakan dalam waktu 2 bulan ke depan, yang terdiri dari :

a. Tahapan Perencanaan

- Penyusunan Tahapan Pelaksanaan

- Membentuk Tim Pembuatan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan

b. Tahapan Pelaksanaan

- Membuat Rapat Teknis dengan Kepala sub Bidang Sistem Informasi

dan Sertifikasi Kompetensi bersama Tenaga Ahli IT BPSDM

- Tahapan Pembangunan Kerangka struktur Sistem Informasi

- Pengembangan dan menguji system Informasi

- Melakukan persiapan Sosialisasi Internal Penggunaan system

Informasi

- Sosialsisasi Internal system Informasi


16

- Memperbarui dan memperbaiki dari saran dan masukan hasil

sosialisasi untuk mencapai penggunaan System Informasi

c. Tahapan Evaluasi

- Menginventarisir semua masalah dan kendala yang belum bias

diselesaikan dalam Jangka Pendek Karena keterbatasan waktu dan

Sumber Daya manusia

- Rapat Bersama stake holder internal

- Memperbaiki kembali Sistem Informasi tersebut dari hasil pembahsan

Bersama untuk jangka pendek

2. Perlunya membentuk Tim Pembangunan Sistem Informasi Pendidikan dan

Pelatihan di lingkungan BPSDM Provisni Riau, yang terdiri dari Tim

Perencana, Tim Pelsaksana, Tim Pengawas dan Tim Ahli, yang memiliki

Tugas Pokok dan Fungsi untuk melaksanakan pembangunan system

informasi Manajemen Pelatihan yang akan dapat dipergunakan bagi

pencapaian Tujuan Organisasi BPSDM secara keseluruhan

3. Pembagian Tugas kepada Internal atau staf Bidang Pengembangan

Kompetensi manajerial dalam mendukung Proyek Perubahan Pembangunan

system Informasi Manajemen Pelatihan tersebut, serta dukungan dari mentor

2. Koordinasi dengan Stakeholder Internal



17

Gambar 5 memberikan Pengarahan kepada Seluruh Pelaksana yang berada di

Bidang Pengembangan Manajerial terkait dengan tahapan yang telah di tetapkan

untuk mendukung dalam Membangun Sistem Informasi Manajemen Pelatihan yang

sesuai dengan unsur-unsur dan tahapan prosedural yang perlu dilakukan dalam

Penyelenggaraaan Pelatihan baik di Bidang Pengembangan Manajerial dan Bidang

lainnya di Lingkungan BPSDM Provinsi Riau.

Menerima saran dan masukan yang membangun terkait dengan Pelaksanaan

teknis yang sesuai dengan Situasi dan Kondisi yang terjadi secara nyata yang

dialami oleh jajaran Pelaksana dalam Melaksanakan Penyelenggaraan Pelatihan di

Lingkungan BPSDM Provinsi Riau, yang menjadi fokus permasalahan yang perlu

untuk segera diatasi dengan Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan

tersebut.



18

Gambar 6 memberikan petunjuk teknis serta berdiskusi dalam menyusun

tahapan kerja yang akan menjadi pedoman Penyelenggaraan Pelatihan di

Lingkungan Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Riau

Terutama untuk dapat mempermudah dan mempersingkat Hirarki Birokrasi,

Komunikasi dan Koordinasi antara Pihak Panitia, Peserta dan Pengajar dalam

Proses Belajar dan Mengajar selama masa Pelatihan, sehingga dapat tercapaianya

Prinsip Responsif, Aksesibilitas, Profesional dan Integritas (RAPI) dalam

Penyelenggaraan Pelatihan di Lingkunagn BPSDM

Dalam melaksanakan Proyek Perubahan Pendidikan dan Pelatihan

Kepemimpinan Tingkat IV yaitu Pembangunan Sistem Informasi Manajemen

Pelatihan didukung penuh oleh seluruh Stakeholder di lingkungan BPSDM Provinsi

Riau, mulai dari jajaran Pimpinan Struktural dan Seluruh Pelaksana sebagai

Pengguna (User) Sistem Informasi tersebut yang akan mempercepat dan

mempermudah dalam Penyelenggaraan Pelatihan di Lingkungan BPSDM Provinsi

Riau


19

3. Koordinasi dengan Stakeholder Eksternal

Gambar 7 :Senin, 29 Mei 2017 Ruang Bidang Penjamin Mutu BPSDM

Gambar 8 : Jumat, 2 Juni 2017 Ruang Umum dan Kepegawaian BPSDM


20

Gambar 7 bersama Stakeholder Eksternal Bapak AMRAN SUARDI, SE, MM

selaku Kepala Sub Bidang Sistem Informasi dan Sertifikasi Kompetensi yang

memiliki kewenangan dalam Pengembangan dan Pengendalian Sistem Informasi di

lingkungan BPSDM Provinsi Riau dan Saudari YOGI KURNIA SIREGAR, ST

merupakan Tenaga Ahli IT untuk membahas tahapan persiapan Pembangunan dan

Rancangan Dasar struktur dalam Sistem Informasi Manajemen Pelatihan tersebut

sehingga dapat dengan Mudah untuk digunakan (User Friendly) Karena akan

digunakan oleh seluruh kalangan baik dari segi Pendidikan dan lainnya

Gambar 8 Bersama RINTO ADRIAN, SE, MM selaku Perwakilan dari bidang

Pengembangan Kompetensi Teknis dan Fungsional, membahas tahapan dan

prosedural yang diperlukan dalam Penyelenggaraan Pelatihan di Lingkungan

BPSDM yang akan menjadi merupakan tahapan dalam pengembangan rancangan

dasar pembangunan struktur Sistem Informasi Pelatihan tersebut.

4. Pembentukan Rancangan Awal Sistem Informasi Pelatihan

Gambar 9 : Senin, 12Juni – Kamis, 22 Juni 2017 Ruang Rapat BPSDM


21

Gambar 10 : Senin, 12 Juni – Kamis, 22 Juni 2017 Ruang Rapat BPSDM

Gambar 9 dan 10 memulai membangun Rancangan Awal Sistem Informasi

Manajemen Pelatihan hasil dari saran dan masukan dari beberapa pemangku

kepentingan yang berada di lingkungan BPSDM, Pengembangan Rancangan awal

ini berlangsung selama 2 Minggu hari kerja, dengan saling berkoordinasi dan

berkonsultasi ke beberapa pihak untuk semakin menyempurnakan logika-logika

dalam pengembangan Sistem Infromasi tersebut agar menjadi lebih mudah diamana

akan digunakan oleh beberapa Unsur Pengguna yang mempunyai tingkatan

Kewenangan yang berbeda-beda, yang akan di bagi menjadi :

1. User Admin : Pengguna yang memiliki tingkat kewenangan Penuh terhadap

keseluruhan Sistem Informasi tersebut

2. User Penjamin Mutu : Pengguna yang memiliki kewenangan dalam

Menetapkan, Mendata dan Menugaskan Tenaga Pengajar serta mengawasi

dan memantau Penyelenggaraan Pelatihan, mendata Alumni Peserta

menerbitkan sertifikasi dan mengunggah (Upload) SPT

3. User Panitia : Pengguna yang memiliki kewenangan dalam menetapkan dan

memanggil Peserta, menetapkan Mata Pelatihan (Kapan, Dimana, Berapa

serta Bersama Siapa) yang akan di tugaskan oleh Penjamin Mutu

4. User Pengajar : Pengguna yang memiliki kewenangan dalam mengisi Profil

Pribadi, Pengalaman Mengajar dan Pendidikan, mendapatkan


22

pemberitahuan mendapatkan jadwal, dan diwajibkan untuk mengunggah

(Upload) Bahan Ajar, dan dapat mengunduh (Download) Surat Perintah

Tugas

5. User Peserta : Pengguna dengan Kewenangan untuk dapat mengisi data

diri, melihat jadwal Pelatihan (Apa, Kapan, Dimana, Berapa, Siapa), melihat

Profil Pengajar yang akan masuk, mengunduh (Download) Bahan Ajar dan

dapat berkomunikasi secara langsung ke seluruh Pengguna lainnya

5. Jaringan Kerja Dengan Bidang Penjamin Mutu

Gambar 11 : Selasa, 4 Juli 2017 Kantin Universitas Riau

Membentuk jaringan kerja bersama Bidang Penjamin Mutu yang memiliki

kewenangan untuk menjaga kualitas mutu dalam Penyelenggaraan Pelatihan di

lingkungan BPSDM Provinsi Riau, Bersama Bapak ANDREAS AFFANDI, SSTP,

M.Si selaku Kasubbid Pengembangan Tenaga Pengajar dan Kerjasama Pelatihan

serta Bapak AMRAN SUARDI, SE, MM selaku Kepala Sub Bidang Sistem Informasi

dan Sertifikasi Kompetensi dan Pelaksana di bidang Penjamin Mutu

Berdiskusi dan saling memberikan masukan terkait dengan Pembangunan dan

Pengembangan Sistem Informasi manajemen Pelatihan agar lebih inovatif dengan

santai dan tidak resmi


23

Gambar 12 : Kamis, 6 Juli 2017 Ruang Makan BPSDM

Komunikasi dan diskusi bisa di lakukan dimana saja dan kapan saja untuk

mendapatkan saran dan masukan yang berkualitas yang akan berguna dalam

Penyelenggaraan Pelatihan yang akan dilaksanakan di BPSDM Provinsi Riau.

6. Simulasi Penggunaan Sistem Informasi dan Bimbingan bersama Coach

Gambar 13 : Senin, 10 Juli 2017 Ruang Rapat BPSDM


24



Gambar 13 mencoba melakukan simulasi penggunaan Sistem Informasi

Manajemen Pelatihan, mulai dari tahap Pendaftaran sebagai Calon sampai pada

proses akhir Penyelenggaraan Pelatihan, dan memperbaiki beberapa permasalahan

atau kendala yang muncul yang di sesuaikan dengan target waktu pelaksanaa

Laboratorium Kepemimpinan yaitu hanya 60 (enam puluh) Hari


25

Gambar 14 dan 15 melakukan bimbingan bersama Ibu Ir. EMBUNG

MEGASARI, M.Si Selaku Coach Kelompok I pada Diklat Kepemimpinan Tingkat IV

Angkatan I, diberikan masukan terkait dengan mekanisme dan teknik Tulisan dalam

membuat Laporan Proyek Perubahan, dan diingatkan kembali untuk melampirkan

semua bahan berbentuk dokumentasi untuk dijadikan sebagai Pembuktian Kegitan

(Evidence) yang menjadi bukti nyata dalam melaksanaakan Tahapan Pelaksanaan

Proyek Perubahan yang telah disepakati sebelumnya

7. Sosialisasai Sistem Informasi Pelatihan

Gambar 16 : Jumat, 7 Juli 2017 Ruang Rapat Bidang Pengembangan Manajerial

Pengarahan langsung yang dipimpin oleh Ibu EFIA NURITA, SE, MM selaku

Kepala Bidang Pengembangan Manajerial dan di dampingi oleh Pelaksana Proyek

Perubahan YOGI R. YUDISTIRA, SSTP, M.Si selaku Kepala Sub Bidang

Pengembangan Prajabatan dan Kepemimpinan Dasar untuk mempersiapkan Acara

Sosialisasi Sistem Informasi Manajemen Pelatihan

Membagi tugas untuk membantu Pelaksanaan acara Sosialisasi terssbut agar

lancar dan tanpa kendala kepada seluruh Pelaksana di Bidang Pengembangan

Manajeria, dan mencari solusi dari semua permsalahan yang ada dalam

terselenggara acara tersebut dengan lancar


26

Gambar 17 : Rabu, 12 Juli 2017 Aula Besar BPSDM



27


Pelaksanaan Acara Sosialisasi Penggunaan Sistem Informasi Manajemen

Pelatihan di Lingkungan BPSDM di buka langsung oleh Bapak Drs. ASRIZAL, M.Pd

selaku Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Riau, dan

dihadiri oleh seluruh Pejabat struktural dan Fungsional serta Pelaksana di BPSDM

Provinsi Riau

8. Jaringan Kerja Dengan Badan Kepegawaian Daerah

Setelah pelaksanaan Acara Sosialisasi tersebut Sistem Informasi akan di

sesuaikan kembali dengan semua saran dan masukan yang membangun, selama

Proses Perbaikan Sistem tersebut di manfaatkan dengan membangun Jaringan

Kerja ke Beberapa OPD yang di nilai untuk dapat mendukung dari Penggunaan dan

Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan tersebut, yang akan menjadi

sebuah Aplikasi atau Sistem Informasi Wajib untuk dimiliki dan digunakan oleh

seluruh ASN se Provinsi Riau


28

Gambar 20 : Rabu, 19 Juli 2017 Ruang Kasubbid Sistem Informasi Manajemen

Kepegawaian BKD

Gambar 21 : Rabu, 19 Juli 2017 Ruang Server BKD


29

Gambar 22 : Rabu, 12 Juli 2017 Ruang Server BKD

Gambar 20 Membangun dan meningkatkan Jaringan Kerja sebagai salah satu

bentuk mengembabngkan Sistem Informasi manajemen Pelatihan yang akan

menjadi bagian dari Sistem Manajemen Apartur Responsif dan Terpadu (SMART),

bersama Bapak FERRY ELWIND, SPI, MSi selaku Kepala Sub Bidang Sistem

Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Provisni Riau.

Gambar 21 mendapatkan kesempatan untuk berkoordinasi dan berkonsultasi

dengan Bapak HERI YANTO, S.Hut, MT selaku Sekretaris BKD Provinsi Riau, yang

akan mendukung dari Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan

tersebut yang akan menjadi bagian dari SMART BKD

Gambar 22 Berkolaborasi dan koordinasi dengan Sudara EDY ZULYZA,

S.Kom selaku Tenaga Ahli IT di BKD yang mempunyai tugas dan Fungsi yang

bertanggung jawab secara penuh pada Operasional dan Sistem di SMART BKD,

mendapatkan beberapa saran dan masukan yang berguna dalam Pengembangan

dan Penyempurnaan dari Sistem Informasi Manajemen Pelatihan tersebut


30

9. Jaringan Kerja Dengan Dinas Komunikasi, Informasi dan Statistik

Gambar 23 : Rabu, 12 Juli 2017 Ruang Kepala Seksi Pengembangan Aplikasi

Pemerintahan

Gambar 24 : Rabu, 12 Juli 2017 Ruang Kepala Seksi Pengembangan Aplikasi

Pemerintahan

Membangun Jaringan kerja dengan beberapa OPD yang memiliki kewenangan,

tugas dan fungsi yang dapat membantu Pengembangan dan Publikasi Sistem


31

Infromasi Manajemen Pelatihan dapat menjadi prioritas yang akan dapat mendukung

penggunaan Sistem Informasi tersebut di masa yang akan datang

Berkoordinasi dengan Ibu IRAWATY, S.Kom, M.Si selaku Kepala Seksi

Pengembangan Aplikasi Pemerintahan, yang memiliki kewenangan dalam

mengawasi dan mengendalikan Aplikasi atau Sistem Informasi yang telah dibangun

di lingkungan Pemerintah Provinsi Riau, mengajukan untuk dapat menambahkan

Kapasitas Penyimpanan Server yang telah disediakan untuk BPSDM agar menjadi

lebih layak digunakan sebagai Bentuk Sistem Informasi

10. Sistem Informasi Manajemen Pelatihan

Gambar 25 : Tampilan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan


32

Gambar 25 merupakan kumpulan dokumentasi tampilan Sistem Informasi

Manajemen Pelatihan yang telah dibangun, dengan tampilan yang sederhana dan

dapat dimengerti oleh semua pengguna (User Friendly), dan dapat diakses oleh

siapa saja, kapan saja dan dimana saja.


33

Gambar 26 : Alur Kerja (flow chart) Penggunaan Sistem Informasi

CALON PESERTA PESERTAPANITIA

(BIDANG BPSDM)PENJAMIN MUTU PENGAJAR ADMIN SUPER

Rapat Bidang

Penyelenggara Diklat

Mendaftarkan Tenaga

Pengajar

Mengajukan menjadi

Tenaga Pengajar

menyusun rencana

Jadwal kalender

Diklat

Inventarisir Tenaga

Pengajar (Laporan)

Menerima UN dan

Pass (surat)

mengisi Form Profil

Melihat jadwal diklat Memasukan Nama

Diklat

menampilkan Menu

Diklat

mendaftar Diklat

Online

Menetapkan peserta

dan Akun Peserta

(Menambah Peserta)

Pengumuman peserta

Menerima

Pemberitahuan Diklat

UN dan Pass

(Surat/SMS/Email)

Pendaftaran Ulang

isi Formulir Peserta

SK Penetepan Peserta Memantau

Penerimaan dan

Mekanisme

pemanggilan Peserta

Menyusun Jadwal

Materi Diklat

1. Menetapkan

Tenaga Pengajar

(dengan kartu

kendali)

2. Upload SPT

1. Jadwal Mengajar &

SPT

2. Upload Bahan Ajar


34

CALON PESERTA PESERTAPANITIA

(BIDANG BPSDM)PENJAMIN MUTU PENGAJAR ADMIN SUPER

Melihat Jadwal

Belajar

1. Materi Diklat

2. Nama Pengajar

3. Bahan Ajar

(Download)

4. Tempat Belajar

(kelas)

Jadwal Materi Diklat

sudah Lengkap

Menerbitkan &

Upload SKMK

Download SKMK

Evaluasi Diklat

(Panitia dan Pengajar)

Evaluasi Diklat

(Peserta dan

Pengajar)

Membuat Formulasi

Evaluasi Diklat

Evaluasi Diklat

(Panitia dan Peserta )

Hasil Evaluasi Peserta

Hasil Evaluasi Panitia

BA Penilaian Evaluasi

Diklat

Hasil Evaluasi

Pengajar

SK Penetapan Hasil

Diklat

Melapor SIDA Reward &

Punishment

Menerima STTP Mencetak Setifikat

STTP


35

Gambar 26 merupakan alur kerja (flow chart) Penggunaan sistem Informasi

Manajemen Pelatihan mulai dari tahap persiapan, Pendaftara Calon Peserta,

Penetapan Materi Pelatihan, Penetapan Tenaga Pengajar sampai penerbitan

Sertifikat Tanda Tamat Pelatihan (STTP)

3.2. KENDALA : INTERNAL DAN EKSTERNAL

Dalam Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan ada mengalami

beberapa Kendala yang muncul yangt menjadi sebagai faktor penghambat dan

sebuah tantangan yang harus untuk diatasi karena dengan terbangungnya Sistem

Informasi Manajemen Pelatihan ini akan mempunyai nilai manfaat yang tinggi yang

akan dapat digunakan oleh seluruh Bidang dan Pejabat struktural dalam

menjalankan Tugas dan Fungsinya di lingkungan BPSDM Provinsi Riau

1. Kendala Internal

Kendala Internal yang dihadapi dalam Pembangunan dan Pengembangan

Sistem Informasi manajemen Pelatihan tersebut yaitu :

a. Kurangnya Tenaga IT yang bekerja sebagai Tim sehingga dapat saling

melengkapi dan membantu mempercepat penyelesaian permintaan kondisi

yang diinginkan

b. Kurangnya Sarana dan Prasarana pendukung yang diperlukan dalam

pembangunan dan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan,

sehingga menjadi faktor penghambat

c. Belum memiliki Standardisasi Prosedur Operasional (SPO) dalam Pelaksanan

Pelatihan di Lingkungan BPSDM sehingga harus memperbanyak koordinasi

dan komunikasi dengan seluruh Pelaksanan

d. Banyaknya pelaksanaan kegiatan yang harus dijalankan terkait dengan

Targert Capaian Kinerja yang bersamaan dengan Pelaksanaan Laboratorium

Kepemimpinan Tingkat IV

2. Kendala Eksternal

a. Keterbatasan Ruang Penyimpanan data (server) yang diberikan oleh Dinas

Komunikasi, Informasi dan Statistik, sehingga harus menghapus data yang

ada dalam periode waktu tertentu.


36

b. Tingkat Keamana Sistem (Firewall) yang masih rendah sehingga sangat

rentan terhadap ancaman Serangan Pembajak Sistem (Hacker) dan Virus.

c. Kualitas Jaringan Internet kurang memadai yang diperuntukan penggunaan

Rumah bukan untuk aktifitas data yang tinggi, dan belum dapat menjangkau

semua tempat secara keseluruhan di lingkungan BPSDM

d. Penyesuaian bahasa pemprograman antara Sistem Informasi manajemen

Pelatihan yang sedang dibangung dengan Sistem Manajemen Apartur

Rensposif dan Terpadu (SMART) BKD.

3.3. STRATEGI MENGATASI KENDALA

Dari kendala-kendala internal dan eksternal yang muncul dalam Pembangunan

dan Pengembangan sistem Informasi Manajemen Pelatihan tersebut menjadi faktor

Penghambat yang kalau tidak segera diselesaikan akan dapat menggangu

pelaksanaan Proyek Perubahan ini, strategi-strategi yang digunakan untuk

mengatasi kendala tersebut :

a. Fokus pada tahapan jangka Pendek yang menjadi target yang paling

realistis untuk dicapai dengan target waktu yang singkat, tapi tetap

menyiapkan kemungkinan yang dapat dikembangkan pada masa yang akan

datang

b. Menggunakan semua Sarana dan Prasarana Pengganti yang mempunyai

nilai yang hampir sama agar Pelaksanaan tetap dapat tercapai tepat waktu

c. Mengajukan saran pertimbangan kepada pimpinan untuk mengajukan

Kegiatan yang bertujuan untuk mendukung Pengembangan Sistem

Informasi Manajemen Pelatihan menjadi lebih baik lagi kedepannya

d. menjalin Komunikasi dan Koordinasi dengan berbagai pihak pemangku

kepentingan yang mempunyai kewenangan terkait dengan Pengembangan

Sistem Informasi Manajemen Pelatihan untuk menjadi Bagian dari Jaringan

Kerja BPSDM secara keseluruhan.


37

BAB IV

PENUTUP

4.1. KESIMPULAN

Selama melaksanakan Laboratorium Kepemimpinan Tingkat IV yang

merupakan bagian dari penyusunan Proyek Perubahan yaitu Pembangunan sistem

Informasi Manajemen Pelatihan yang dilaksanakan selama 60 (enam puluh) hari,

banyak menemukan berbagai permasalahan dan kendala yang perlu untuk segera

diperbaiki dalam pelaksanaan Tugas dan Fungsi di OPD BPSDM Provisni Riau.

Salah satunya untuk menyelesaikan beberapa permasalahan yang ada di

lingkungan BPSDM yaitu dengan Pembangunan Sistem Informasi Manajemen

Pelatihan akan sangat membantu BPSDM sebagai OPD yang mempunyai Fungsi

Penunjang Urusan Pemerintahan yaitu Kewenangan Daerah dalam

Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan di Provinsi Riau.

Sistem Informasi Manajemen Pelatihan yang dibangun ini akan dapat berfungsi

dan dapat digunakan bagi seluruh Bidang dan Pemangku Kepentingan yang berada

di lingkungan BPSDM Provinsi Riau, dalam menjalankan tugas dan fungsinya dalam

Penyelenggaraan Pelatihan yang akan mempermudah bagi Panitia Pelaksana,

Tenaga Pengajar dan Peserta Pelatihan serta penilaian Evaluasi.

Dengan pembangunan sistem Informasi Manajemen Pelatihan ini diharapakan

dapat melaksanakan Pendidikan dan Pelatihan dengan prinsip Responsif,

Aksesibilitas, Profesional dan Integritas (RAPI).

4.2. REKOMENDASI

Dari hasil Pelaksanaan Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV, ada

beberapa rekomendasi kepada OPD BPSDM untuk dapat menjadi lebih baik, yaitu :

a. Menjadikan BPSDM sebagai OPD dengan menggunakan Pola Pengelolaan

Keuangan Badan Layanan Umum Daerah (PPK-BLUD), serta

mempertahankan dan Meningkatkan Status Akreditasi Pelatihan menjadi


38

Tipe A agar mempunyai kewenangan yang luas dalam melaksanaan

berbagai jenis pelatihan yang ada.

b. Membuat Produk Hukum tentang Standardisasi-standardisasi yang

diperlukan dalam Penyelenggaraan Pelatihan di Lingkungan BPSDM,

seperti Standardisasi Sarana dan Prasarana Pelatihan, Standardisasi Tata

Tertib Kegiatan Asrama dan lain-lain

c. Meningkatkan Kualitas dan Kuantitas Sumber Daya Manusia serta Sarana

dan Prasara yang dibutuhkan untuk mendukung pelaksanaan Tugas dan

Fungsi BPSDM sebagai OPD pelaksanana Kewenangan Pendidikan dan

Pelatihan di Provisni Riau

d. Membangun Jaringan Kerja (Networking) dengan berbagai lembaga baik

Pemerintah daerah, Pemerintah Pusat serta lembaga Non Pemerintah dan

sebagainya, sehingga dapat mengembangkan kapasitas BPSDM secara

keseluruhan

e. Melakukan Kerjasama dengan lembaga-lembaga pemberi bantuan

pendidikan (Beasiswa) dari Dalam maupun Luar Negeri, sehingga BPSDM

dapat menjadi Organisasi Kewenangan Pendidikan dan Pelatihan

keseluruhan

f. Menjadikan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan tersebut sebagai

sebuah Sistem yang wajib dipakai dalam penyelenggaraan Pelatihan di

Lignkungan Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia dan dapat di

kembangkan menjadi sebuah aplikasi yang berbasis Android dan iOS pada

Telepon Pintar (Smart Handphone)


39

DAFTAR PUSTAKA

Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara

Undang-undang Nomor 32 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah

Peraturan Pemerintah RI Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan

Jabatan Pegawai Negeri Sipil

Peraturan Pemerintah RI Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah

Peraturan Pemerintah RI Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri

Sipil

Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 61 tahun 2007 tentang Pedoman Teknis

Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum Daerah

Peraturan Kepala LAN Nomor 20 Tahun 2015 tentang Pedoman Penyelenggaraan

Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV

Peraturan Kepala LAN Nomor 25 Tahun 2015 tentang Pedoman Akrreditasi

Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Pemerintah

Peraturan Daerah Provinsi Riau Nomor 4 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan

Susunan Perangkat Daerah Provinsi Riau

Peraturan Gubernur Riau Nomor 95 Tahun 2016 tentang kedudukan, susunan

organisasi, Tugas dan Fungsi, serta Tata Kerja Badan Pengembangan Sumber Daya

Manusia Provinsi Riau


40

BIODATA PRIBADI


NIP : 19860609 200412 1 001

PANGKAT : Penata (Gol. III/c)

JABATAN : Kepala Sub Bidang Pengembangan Prajabatan dan

Kepemimpinan Dasar

OPD : Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia

TTL : Pekanbaru, 9 Juni 1986

PENDIDIKAN : D4 Manajemen Pembangunan, STPDN

S2 Manajemen Pemerintah Daerah, Universitas Riau

JUDUL : PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI PELATIHAN DASAR

CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL DI LINGKUNGAN BADAN

PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PROVINSI

RIAU


41

LAMPIRAN

laporan implementasi proyek perubahan...

Documents