laporan proyek perubahan eko maulana
TRANSCRIPT
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN
PENINGKATAN PELAYANAN SUBBAG SDM DALAM MEMENUHI KEBUTUHAN DIKLAT PEGAWAI
DI LINGKUNGAN BPK PERWAKILAN PROVINSI PAPUA BARAT
DISUSUN OLEH:
Eko Maulana
KEPALA SUB BAGIAN SDM BPK RI PERWAKILAN PROVINSI PAPUA BARAT
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV PUSDIKLAT BPK RI
i
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur kami panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat limpahan
Rahmat dan Karunia-nya sehingga kami dapat menyusun laporan proyek perubahan ini
dengan baik dan tepat waktu. Laporan ini kami beri judul :
"Peningkatan pelayanan Subbag SDM dalam memenuhi kebutuhan diklat para pegawai di
lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat".
Laporan ini dibuat dalam rangka melengkapi persyaratan Diklatpim Tingkat IV Angkatan I
Tahun 2014, yang disusun dengan observasi dan beberapa bantuan dari berbagai pihak
untuk membantu menyelesaikan tantangan dan hambatan yang dihadapi. Oleh karena itu,
kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Bapak Mochammad Rudi
Wahyudi, SE,M.Ak,Ak. sebagai coach, Bapak Andi Sonny, S.H., M.M. sebagai mentor dan semua
pihak yang telah membantu dalam penyusunan laporan ini.
Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang mendasar pada laporan ini. Oleh
karena itu kami mengundang pembaca untuk memberikan saran serta kritik atas laporan
proyek perubahan ini. Kritik konstruktif dari pembaca sangat kami harapkan untuk
penyempurnaan laporan selanjutnya.
Akhir kata semoga laporan ini dapat memberikan manfaat bagi kita.
Manokwari, Oktober 2014
Eko Maulana
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ........................................................................................................................... i
DAFTAR ISI ....................................................................................................................................... ii
DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................................................... iv
DAFTAR PENGERTIAN ...................................................................................................................... v
BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................................... 1
A. Latar Belakang ............................................................................................................... 1
B. Tujuan Proyek Perubahan ............................................................................................. 2
C. Ruang Lingkup Proyek Perubahan................................................................................. 3
D. Standar/Kriteria Keberhasilan ....................................................................................... 4
BAB II DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK ....................................................... 5
A. Deskripsi Pelaksanaan Proyek ....................................................................................... 5
1. Kondisi Umum .......................................................................................................... 5
2. Tim Proyek Perubahan ............................................................................................. 5
B. Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan ................................................................................. 6
C. Analisis Stakeholder Internal dan Eksternal .................................................................. 7
1. Stakeholder Internal ................................................................................................. 7
2. Stakeholder Eksternal .............................................................................................. 8
3. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder................................................................ 8
4. Kendala Internal dan Eksternal ................................................................................ 11
5. Strategi Mengatasi Kendala ..................................................................................... 12
6. Capaian ..................................................................................................................... 13
7. Instrumen Monitoring yang digunakan ................................................................... 14
iii
BAB III KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................................................... 15
A. Kesimpulan .................................................................................................................... 15
B. Saran .............................................................................................................................. 15
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................................ 17
iv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Nota Dinas perihal Pengusulan Pembuatan Keputusan Kepala Perwakilan tentang
Mekanisme Pengusulan Peserta Diklat
Lampiran 2 Surat Edaran Kepala Perwakilan tentang Mekanisme Pengusulan Peserta Diklat
Lampiran 3 Milis "Grup BPK RI Pwkl Provinsi Papua Barat
Lampiran 4 Monitoring Diklat Pegawai
Lampiran 5 Rencana Diklat Pegawai Oktober s.d Desember 2014
Lampiran 6 Bukti Koordinasi dengan Pusdiklat
Lampiran 7 Pemaparan hasil diklat pegawai
Lampiran 8 Pelaksanaan Knowledge Transfer Forum (KTF)
Lampiran 9 Kebutuhan Diklat Pegawai BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat Tahun 2015
Lampiran 10 Laporan Hasil Survei Peningkatan Pelayanan Subbag SDM Dalam Memenuhi
Kebutuhan Diklat Para Pegawai di Lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua
Barat
v
DAFTAR SINGKATAN
Diklat : Pendidikan dan Pelatihan
PNS : Pegawai Negeri Sipil
SDM : Sumber Daya Manusia
LO : Liaison Officer
IKU : Indikator Kinerja Utama
SKP : Sasaran Kinerja Pegawai
vi
DAFTAR PENGERTIAN
Beberapa pengertian yang digunakan dalam laporan ini sebagai berikut :
Pelayanan adalah serangkaian kegiatan atau proses pemenuhan kebutuhan orang lain secara
lebih memuaskan dan berupa produk jasa serta mempunyai ciri seperti tidak berwujud, cepat
hilang, lebih dapat dirasakan daripada dimiliki dan pelanggan lebih dapat berpartisipasi aktif
dalam mengkonsumsi jasa tersebut.
Pendidikan adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses
pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki
kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta
keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara (Undang-Undang
Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional).
Pelatihan adalah suatu proses dimana orang-orang mencapai kemampuan tertentu untuk
membantu mencapai tujuan organisasi (Menurut Mathis (2002); Pelatihan berorientasi ke
masa sekarang dan membantu pegawai untuk menguasai keterampilan dan kemampuan
(kompetensi) yang spesifik untuk berhasil dalam pekerjaannya.
Pendidikan dan pelatihan adalah upaya untuk mengembangkan dan meningkatkan
keterampilan pegawai baik secara teknis maupun manajerial termasuk pengembangan
kepribadian pegawai.
Pegawai adalah Pegawai Negeri Sipil pada Pelaksana Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) yang
telah diangkat dan ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris Jenderal Badan Pemeriksa
Keuangan.
Jabatan Struktural adalah suatu kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggungjawab,
wewenang dan hak seorang PNS dalam rangka memimpin suatu satuan organisasi negara.
Atasan Langsung adalah seorang Pejabat Struktural yang mempunyai kewenangan langsung
terhadap pegawai tersebut.
Subbag SDM adalah unit kerja yang melaksanakan tugas pengurusan SDM di lingkungan BPK
Perwakilan Provinsi Papua Barat, termasuk tugas pengelolaan diklat pegawai.
Liaison Officer Diklat adalah pegawai pada Subbag SDM yang bertugas melakukan pengelolaan
kediklatan pegawai.
Indikator Kinerja Utama merupakan tolak ukur keberhasilan yang menggambarkan tingkat
pencapaian suatu tujuan, sasaran, atau kegiatan yang telah dilaksanakan BPK Perwakilan
Provinsi Papua Barat.
vii
Sasaran Kinerja Pegawai merupakan rencana kerja dan target yang akan dicapai oleh seorang
pegawai, yang mengacu pada tugas jabatan pada pelaksana BPK Perwakilan Provinsi Papua
Barat;
Kompetensi meliputi kemampuan dan karakteristik yang dimiliki oleh pegawai berupa
pengetahuan, keterampilan, dan sikap perilaku yang diperlukan dalam pelaksanaan tugasnya.
Instrumen merupakan alat ukur yang digunakan untuk mendapatkan informasi kuantitatif
tentang variasi karakteristik variabel secara objektif (Ibnu Hadjar (1996:160)).
1
I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Laporan proyek perubahan ini merupakan kelengkapan atas keikutsertaan penulis pada
pelaksanaan Diklat Pimpinan Tingkat IV Angkatan I Tahun 2014 dengan Pola Baru yang
menuntut setiap peserta untuk membuat suatu proyek perubahan dan
mengimplementasikan di lapangan (pada pekerjaan sesuai kewenangannya).
Dalam hal ini penulis sebagai kasubbag SDM mempunyai tugas pengelolaan SDM sesuai
dengan Keputusan BPK Nomor 3/K/I-XIII.2/7/2014 tanggal 10 Juli 2014 tetang Organisasi dan
Tata Kerja Pelaksana Badan Pemeriksa Keuangan. Pada pasal 759 dari keputusan tersebut
"Sub Bagian Sumber Daya Manusia mempunyai tugas melaksanakan pengurusan SDM di
lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat". Disamping itu subbag SDM juga
mempunyai kewajiban untuk melaporkan kegiatannya secara berkala kepada Kepala
Sekretariat Perwakilan.
SOTK tersebut di atas kemudian ditindaklanjuti dengan Nota Dinas Nomor
726/ND/X/08/2014 tanggal 29 Agustus 2014 perihal Implementasi SOTK Tahun 2014 Bidang
Sumber Daya Manusia. Pada lampiran I.1 dari Nota Dinas tersebut berisi uraian jabatan
setiap unit kerja termasuk subbag SDM BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat yang antara
lain:
1. Pada huruf q : Mengoordinasikan kegiatan penyusunan konsep proposal dan usulan
daftar pegawai yang akan mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat) baik di Pusdiklat
maupun di Balai Diklat guna mendukung pengembangan kompetensi pegawai.
2. huruf t : Menjalin dan membina hubungan kerja yang baik dan kondusif dengan pihak
internal (seluruh satuan kerja) maupun eksternal (seperti pemilik kepentingan, lembaga
negara/instansi pemerintah lainnya, dan sebagainya), guna mendukung kelancaran
pelaksanaan kegiatan di Subbagian Sumber Daya Manusia.
Sebagai salah satu tugas dari Subbag SDM, pengelolaan diklat juga menjadi bagian dari
Indikator Kinerja Utama (IKU) pada BPK RI Perwakilan Provinsi Papua Barat. Kegiatan
tersebut telah dilaksanakan dengan baik dan secara terus menerus. Namun demikian untuk
mencapai target yang telah ditetapkan dalam IKU tersebut dibutuhkan pengelolaan diklat
yang lebih baik lagi. Dalam hal ini penulis masih menemukan beberapa hal yang harus
diperbaiki, antara lain :
2
1. Belum adanya mekanisme pengusulan peserta diklat yang ditetapkan dengan suatu
peraturan.
2. Belum ada koordinasi di setiap unit kerja dalam pengusulan peserta diklat.
3. Minimnya informasi yang diperoleh pegawai terkait pelaksanaan diklat.
4. Masih kurangnya sarana untuk berbagi informasi terkait pengelolaan SDM.
5. Belum adanya monitoring yang dapat dijadikan acuan oleh pejabat struktural untuk
mendorong stafnya mengikuti diklat.
6. Belum tersedianya rencana diklat setiap pegawai yang dapat dijadikan panduan
menyusun kegiatan lainnya.
7. Masih kurangnya kesempatan melaksanakan pemaparan hasil diklat.
Berdasarkan kondisi tersebut di atas maka penulis berusaha melakukan perbaikan pada
pengelolaan diklat pegawai dan menjadikannya sebagai proyek perubahan dalam Diklatpim
Tingkat IV dengan judul "Peningkatan Pelayanan Subbag SDM Dalam Memenuhi Kebutuhan
Diklat Para Pegawai Di Lingkungan Pelaksana BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat".
B. Tujuan Proyek Perubahan
Peningkatan pelayanan Subbag SDM dalam memenuhi kebutuhan diklat para pegawai
mempunyai tujuan :
1. Pegawai memahami mekanisme pengusulan peserta diklat;
2. Memberikan kesempatan yang sama kepada setiap pegawai untuk mengikuti diklat;
3. Diklat yang diikuti sesuai dengan kebutuhan pegawai dan organisasi;
4. Pelaksanaan diklat lebih terencana;
5. Kesempatan memaparkan hasil diklat lebih terbuka.
Dengan peningkatan pelayanan tersebut maka akan terdapat beberapa manfaat yang dapat
dirasakan oleh para stakeholder, antara lain :
1. Memberikan kemudahan mendapatkan informasi dan mendaftarkan diklat;
2. Para pejabat struktural dapat memantau kegiatan diklat stafnya;
3. Target diklat setiap pegawai dapat tercapai;
4. Perencanaan diklat dapat membantu dalam menyusun perencanaan pemeriksaan
maupun jadwal kegiatan lainnya;
5. Mendapatkan kesempatan menambah angka kredit pengembangan profesi melalui
pemaparan hasil diklat.
3
C. Ruang Lingkup Proyek Perubahan
Dalam rangka meningkatkan pelayanan Subbag SDM dalam memenuhi kebutuhan diklat para
pegawai di lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat, penulis merencanakan
beberapa kegiatan yang harus dilaksanakan :
1. Menyusun Konsep Mekanisme pengusulan peserta diklat :
a. Mamahami alur pengusulan diklat pegawai (mulai dari minat diklat pegawai, jadwal
diklat dari pusdiklat, pelaksanaan diklat sampai pemaparan hasil diklat);
b. Menuangkan huruf a ke dalam bagan alur;
c. Membuat konsep Surat Edaran Kepala Perwakilan;
d. Menyampaikan konsep tersebut kepada Subbag Hukum untuk mendapatkan
pengesahan;
2. Pengesahan Mekanisme Pengusulan peserta diklat :
a. Legislasi konsep SE Kepala Perwakilan;
b. Penandatanganan oleh Kepala Perwakilan;
c. Pemaparan kepada pegawai.
3. Membuat milis SDM BPK Papua Barat
a. Mendata email pegawai;
b. Membuat group email (milis) di yahoogroups;
c. Mendaftarkan email tersebut ke dalam milis.
4. Membuat dan menyampaikan monitoring diklat pegawai kepada satker :
a. Mengumpulkan data dan informasi pegawai yang telah mengikuti diklat;
b. Membuat daftar monitoring diklat pegawai;
c. Menyampaikan kepada para pejabat struktural.
5. Menyusun rencana diklat Agustus s.d Desember 2014 :
a. Mengumpulkan informasi terkait minat diklat pegawai;
b. Membandingkan minat diklat pegawai dengan Jadwal Diklat dari Pusdiklat;
c. Menyusun rencana diklat pegawai s.d Desember 2014.
6. Melakukan koordinasi dengan pusdiklat terkait usulan peserta dan pengajuan diklat di
perwakilan :
a. Membuat ND usulan peserta diklat;
b. Membuat ND usulan penyelenggaraan diklat;
c. Membuat proposal diklat;
d. Melaksanakan diklat;
e. Membuat laporan hasil diklat.
4
7. Membuat rencana pemaparan hasil diklat :
a. Koordinasi dengan pegawai terkait rencana pemaparan diklat;
b. Menyiapkan dan menyelenggarakan pemaparan hasil diklat;
c. Membuat laporan hasil pemaparan diklat pegawai.
8. Pembuatan rencana diklat pegawai tahun 2015 :
a. Mengumpulkan informasi terkait minat diklat pegawai Tahun 2015;
b. Mengumpulkan data dan informasi rencana pemeriksaan Tahun 2015;
c. Menyusun rencana diklat pegawai Tahun 2015.
D. Standar/Kriteria Keberhasilan
Penulis sangat memahami bahwa suatu perencanaan tidak akan dapat tercapai apabila tidak
ada kerjasama yang baik atas pihak-pihak terkait dan usaha yang kuat untuk mencapainya,
begitu pula dengan rencana proyek perubahan ini. Oleh karena itu penulis menetapkan
kriteria keberhasilan dari proyek perubahan sebagai berikut :
1. Adanya Surat Edaran Kepala Perwakilan Provinsi Papua Barat tentang Mekanisme
Pengusulan Peserta Diklat;
2. Pengusulan peserta diklat sudah sesuai mekanisme yang ada;
3. Para pejabat struktural dapat melakukan monitoring diklat stafnya dengan berdasarkan
hasil monitoring diklat yang disampaikan oleh subbag SDM;
4. Tersedianya sarana berbagi informasi terkait diklat;
5. Minat pegawai untuk mengikuti diklat meningkat;
6. Tersedianya Rencana Diklat Tahun 2015;
5
II. DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK
A. Deskripsi Pelaksanaan Proyek
1. Kondisi Umum
Pengelolaan diklat pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat selama tahun 2013 telah
berjalan dengan baik. Namun demikian masih terdapat beberapa hal yang harus
diperbaiki terutama dari sistem pengusulan peserta diklat, antara lain :
a. Belum ada mekanisme yang jelas atas pengelolaan diklat pada BPK Perwakilan Provinsi
Papua Barat.
b. Masih kurangnya koordinasi baik internal unit kerja maupun antar unit kerja di dalam
pengusulan peserta diklat.
c. Pejabat struktural sebagai atasan langsung tidak mengetahui siapa saja pegawai di
lingkungan unit kerjanya yang telah mengikuti diklat dan yang belum.
Berdasarkan kondisi tersebut di atas maka penulis membuat kesimpulan bahwa
dibutuhkan suatu mekanisme yang mengatur pengusulan diklat pegawai sehingga
pegawai dapat memahami alur dan tata cara usulan peserta diklat. Dengan adanya
mekanisme yang baru ini diharapkan terjalin koordinasi yang baik antar pegawai dalam
satu unit kerja maupun antar unit kerja, antara staf dengan atasannya maupun antar
pejabat struktural sehingga dapat mendukung kelancaran pelaksanaan pekerjaan secara
keseluruhan. Disamping itu para pejabat struktural juga dapat berperan aktif di dalam
pengembangan kompetensi pegawai dengan melalui memonitor diklat pegawai yang
telah disampaikan subbag SDM secara berkala (triwulan).
2. Tim Proyek Perubahan
Dalam rangka melaksanakan proyek perubahan dibutuhkan suatu tim yang solid. Oleh
karena itu penulis menyusun tim Peningkatan Pelayanan Subbag SDM Dalam Memenuhi
Kebutuhan Diklat Para Pegawai Di Lingkungan Pelaksana BPK Perwakilan Provinsi Papua
Barat sebagai berikut :
Jabatan Nama Tugas
Coach : Mochammad Rudi Wahyudi, SE,M.Ak,Ak.
memberikan arahan atau masukan kepada Ketua terkait kegiatan yang dilaksanakannya.
Sponsor : Andi Sonny, S.H., M.M.
memberikan masukan/arahan kepada Ketua yang terkait kondisi di Perwakilan.
Ketua : Eko Maulana bertugas Bertanggungjawab atas pelaksanaan
6
kegiatan peningkatan pelayanan subag SDM dalam memenuhi kebutuhan diklat para pegawai sehingga dapat tercapai.
Anggota : Henik Rahmawati Theones Ronald Dian Tri Wahyu L Setyawan Rio Retno Wulandari
bertugas melaksanakan kegiatan yang didistribusikan oleh Proyek Leader untuk mendukung tercapainya tujuan dari kegiatan tersebut.
B. Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan
Tahapan-tahapan di dalam Peningkatan Pelayanan Subbag SDM dalam Memenuhi
Kebutuhan Diklat para Pegawai di Lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat telah
semua dilaksanakan, namun demikian terdapat beberapa kegiatan yang mengalami
pengembangan dan membutuhkan waktu penyelesaian yang lebih lama.
1. Menyusun Konsep Mekanisme pengusulan peserta diklat
Penyusunan Konsep Mekanisme pengusulan peserta diklat dimulai dengan pemahaman
atas alur pengusulan diklat, menuangkan ke dalam bagan alur sampai pembuatan konsep
Surat Edaran Kepala Perwakilan. Kegiatan tersebut dilaksanakan pada minggu pertama
sampai dengan minggu ke-4 dan telah diserahkan ke Subbagian Hukum untuk dilegislasi
dan mendapatkan pengesahan Kepala Perwakilan pada akhir bulan Agustus 2014.
2. Pengesahan Mekanisme Pengusulan peserta diklat
Proses legislasi Surat Edaran Mekanisme Pengusulan Peserta Diklat dilaksanakan oleh
Subbag Hukum dengan mengacu ketentuan yang berlaku dan disahkan oleh Kepala
Perwakilan pada akhir bulan September 2014 (minggu ke-8).
3. Membuat milis SDM BPK Papua Barat
Kegiatan ini didahului dengan mendata email para pegawai yang kemudian dilanjutkan
dengan pembuatan milis SDM BPK Papua Barat dan telah dilaksanakan di yahoogroups
dengan nama Grup BPK RI Pwkl Provinsi Papua Barat pada bulan Agustus 2014 (minggu
ke-3). Milis ini bertujuan untuk berbagi informasi terkait kepegawaian tertuama diklat dan
informasi pengelolaan kepegawaian yang lainnya.
4. Membuat dan menyampaikan monitoring diklat pegawai kepada satker
Kegiatan ini meliputi kegiatan pengumpulan data dan informasi pegawai yang telah
mengikuti diklat, membuat daftar dan menyampaikannya kepada Para pejabat struktural.
Kegiatan tersebut dilaksanakan secara terus menerus dan disampaikan secara berkala per
tiga bulan kepada stakeholders.
5. Menyusun rencana diklat September s.d Desember 2014
7
Kegiatan ini dilakukan dengan cara mendata diklat yang ingin diikuti oleh pegawai selama
bulan September s.d Desember 2014 dan membandingkan dengan Jadwal diklat yang
telah disusun oleh Pusdiklat. Kegiatan ini dilaksanakan pada bulan Agustus (minggu ke-4).
6. Melakukan koordinasi dengan pusdiklat terkait usulan peserta dan pengajuan diklat di
perwakilan
Koordinasi dengan pusdiklat meliputi kegiatan membuat nota dinas konfirmasi peserta
diklat peran, nota dinas usulan peserta diklat, dan menyampaikannya ke Pusdiklat dan
Balai Diklat BPK. Kegiatan ini telah berlangsung secara terus menerus, terutama kegiatan
pengusulan peserta diklat.
7. Membuat rencana dan menyelenggarakan pemaparan hasil diklat
Pemaparan hasil diklat telah dilaksanakan beberapa kali di antarannya pada bulan
Agustus 2014. Kegiatan ini dapat dilaksanakan karena adanya koordinasi dengan pegawai
yang bersedia untuk membagi ilmu dan pengalaman yang dimiliki. Disamping itu juga
dilaksanakan Knowledge Transfer Forum (KTF) pada tanggal 16 Oktober 2014 (minggu ke
11) yang merupakan bagian dari peningkatan kompetensi pegawai.
8. Pembuatan rencana diklat pegawai tahun 2015
Kegiatan ini merupakan penyusunan rencana kegiatan untuk tahun 2015 dan sangat
tergantung dari pihak penyelenggara diklat. Sampai dengan saat ini, kegiatan yang telah
dilaksanakan adalah mengumpulkan rencana diklat/minat diklat yang akan diikuti
pegawai.
C. Analisis Stakeholder Internal dan Eksternal
1. Stakeholder Internal
Stakeholder internal di dalam proyek perubahan ini meliputi :
a. Para pejabat struktural BPK RI Perwakilan Provinsi Papua Barat :
o Kepala Perwakilan
o Kepala Sub Auditorat Papua Barat I
o Kepala Sub Auditorat Papua Barat II
o Kepala Sekretariat Perwakilan
o Kepala Sub Bagian Sekretariat Kalan
o Kepala Sub Bagian Keuangan
o Kepala Sub Bagian Hukum dan Humas
o Kepala Sub Bagian Umum
b. Staf pada Subbag SDM;
8
c. Seluruh staf pada pelaksana BPK RI Perwakilan Provinsi Papua Barat.
2. Stakeholder Eksternal
Stakeholder eksternal pada proyek perubahan ini adalah Pusdiklat BPK dan Biro SDM.
3. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder
Stakeholder mempunyai peranan dan pengaruh yang sangat penting terhadap
terlaksananya proyek perubahan ini.
Untuk itu kami membagi Stakeholder menjadi 4 jenis:
a. High Influence Actors
1) High Influence and High Importance :
a) Kepala Perwakilan
BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat mempunyai pegawai sebanyak 67 orang,
yang terdiri dari 9 Pejabat Struktural, 38 Pemeriksa dan 20 staff penunjang dan
pendukung.
Kepala perwakilan merupakan pimpinan tertinggi pada BPK Perwakilan Provinsi
Papua Barat yang mempunyai tugas dan tanggungjawab atas terlaksananya
seluruh kegiatan pada Kantor Perwakilan BPK. Kegiatan tersebut antara lain
kegiatan pemeriksaan yang merupakan kegiatan utama BPK dan kegiatan
kesekretariatan yang merupakan kegiatan penunjang dan pendukung dari
kegiatan utama tersebut. Kegiatan kediklatan merupakan bagian dari kegiatan
kesekretariatan dalam rangka meningkatkan kompetensi pemeriksa untuk
melaksanakan tugas-tugas pemeriksaan serta pencapaian diklat merupakan
bagian dari Indikator Kinerja Perwakilan.
b) Kepala Pusdiklat
Salah satu misi pusdiklat adalah "Mengembangkan kompetensi SDM BPK,
pemeriksa dan pengawas keuangan negara serta pemangku kepentingan lainnya
melalui pendidikan dan pelatihan pemeriksaan, pengelolaan, dan tanggung
jawab keuangan negara". Untuk mewujudkaan misi tersebut Pusdiklat harus
melakukan peningkatan diklat berbasis kompetensi, kurikulum, metodologi,
fasilitas maupun efektifitas hubungan kerjasama di bidang kediklatan. Kepala
Pusdiklat merupakan pejabat yang paling berwenang dan bertanggungjawab
atas tercapainya misi pusdiklat tersebut. Proyek ini merupakan pendukung di
dalam peningkatan diklat berbasis kompetensi dan penyusunan kurikulum
diklat.
9
c) Kepala Sekretariat Perwakilan
Kepala Sekretariat Perwakilan secara struktur organisasi merupakan atasan
langsung dari Kasubbag SDM yang merupakan penulis laporan proyek
perubahan ini. Sebagai seorang atasan tentunya mengharapkan seluruh
kegiatan yang berada dilingkup dan tanggunjawabnya dapat berjalan lancar dan
berhasil. Disamping itu sebagai atasan langsung maka yang bersangkutan juga
ditunjuk sebagai coach dari penulis yang mempunyai tugas untuk mengarahkan
penulis dan mengharapkan agar seluruh peserta didiknya dapat berhasil dan
lulus Diklatpim Tingkat IV ini.
2) High Influence and Low Importance :
a) Kasubaud Papua Barat I
Kepala Subauditorat Papua Barat I mengelola 19 pegawai pemeriksa (30% dari
total pegawai BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat) yang berarti pula
mempunyai kewenangan untuk memberikan persetujuan atas usulan peserta
diklat pegawai tersebut. Disamping itu yang bersangkutan juga mempunyai
tanggungjawab atas terlaksananya seluruh kegiatan pemeriksaan yang berada
dilingkup Subauditorat Papua Barat I. Sering terjadi kegiatan pemeriksaan
bersamaan waktunya dengan kegiatan diklat yang akan diikuti oleh pegawai.
b) Kasubaud Papua Barat II,
Kepala Subauditorat Papua Barat II mempunyai peran seperti Kepala
Subauditorat Papua Barat I, pegawai pada Subauditorat Papua Barat II sebanyak
19 pemeriksa (30% dari total pegawai BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat).
Kepala Subauditorat Papua Barat II juga mempunyai tanggungjawab atas
terlaksananya seluruh kegiatan pemeriksaan yang berada dilingkup unit
kerjanya.
b. Medium Influence Actors
1) Kasubbag Humas dan TU Kalan
Kepala Subbagian Hubungan Masyarakat dan Tata Usaha Kepala Perwakilan
bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan di bidang kehumasan yang terkait
dengan tugas dan fungsi BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat, mengelola
perpustakaan, kesekretariatan, keprotokolan, dan menyiapkan informasi yang
dibutuhkan oleh Kepala Perwakilan, serta pemutakhiran data pada aplikasi SIMAK
dalam rangka pengukuran IKU unit kerja dan penyimpanan DEP pada lingkup tugas
10
BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat. Staf pada unit kerja tersebut sebanyak 3
orang dan menjadi tanggungjawab Kasubbag Humas dan TU Kalan untuk
mendorong peningkatan kompetensinya.
2) Kasubbag Keuangan
Kepala Subbagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan kebijakan anggaran,
perbendaharaan, penatausahaan, dan pertanggungjawaban keuangan, serta
menyiapkan bahan pendukung dalam rangka penyusunan Laporan Keuangan BPK di
lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat.
Untuk dapat melaksanakan kegiatan tersebut dengan baik maka dibutuhkan
pegawai yang berkompeten di bidangnya dan saat ini pada jumlah staf pada unit
kerja tersebut sebanyak 6 orang.
3) Kasubbag Hukum
Kepala Subbagian Subbagian Hukum mempunyai tugas dan tanggungjawab
melaksanakan pemberian layanan di bidang hukum yang meliputi legislasi,
konsultasi, bantuan dan informasi hukum yang terkait dengan tugas dan fungsi BPK
Perwakilan Provinsi Papua Barat. Unit kerja ini merupakan unit kerja baru yang
dibentuk karena pemecahan subbagian sebelumnya yaitu Subbagian Hukum dan
Humas. Pegawai pada unit kerja ini sebanyak 2 orang staf dan membutuhkan
peningkatan kemampuannya di bidang hukum dan pemeriksaan.
4) Kasubbag Umum dan TI
Subbagian Umum dan Teknologi Informasi mempunyai tugas melaksanakan
pemberian layanan administrasi umum, pengelolaan arsip dan teknologi informasi,
serta melaksanakan pengurusan prasarana dan sarana di lingkungan BPK
Perwakilan Provinsi Papua Barat. Kepala Subbagian Umum dan TI saat ini
membawahi 5 orang staf dan setiap staf mempunyai kompetensi masing-masing
yang harus selalu ditingkatkan.
5) Staf SDM
Staf SDM mempunyai tugas untuk melaksanakan pekerjaan yang diberikan oleh
Kepala Sub Bagian SDM sehingga pengelolaan SDM dapat berjalan dengan baik dan
kinerja unit kerja tercapai. Staf SDM mempunyai peran yang cukup besar di dalam
pengelolaan diklat karena sebagai pelaksana kegiatan tersebut secara langsung.
3) Low Influence Actors
Pegawai secara keseluruhan mempunyai pengaruh yang sangat besar tetapi secara
perorangan pengaruhnya tidak terlalu besar dan hanya berpengaruh terhadap dirinya
11
sendiri. Disamping itu pegawai juga sangat membutuhkan diklat dalam rangka
meningkatkan kompetensinya dan memenuhi target mengikuti diklat. Bagi Pemeriksa,
kediklatan merupakan salah satu unsur penilaian dalam penghitungan angka kredit.
4. Kendala Internal dan Eksternal
Kediklatan merupakan kegiatan yang dikelola oleh Subbag SDM dan telah berjalan lama,
namum demikian permasalahan terkait masih sering terjadi dan selalu mucul yang
akhirnya menjadi kendala. Kendala tersebut ada yang berasal dari internal maupun
eksternal BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat. Dengan adanya proyek perubahan yang
dibangun oleh penulis, diharapkan dapat mengurangi dan mengatasi kendala yang ada.
Penulis membagi kendala yang dihadapi di dalam 2 kelompok berdasarkan sumber
kendala, yaitu :
a. Kendala Internal
Yang dimaksud kendala internal disini adalah kendala-kendala yang dihadapi di dalam
pengelolaan kediklatan dan berasal dari internal BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat
baik berupa kebijakan, prosedur maupun sikap dari para pegawai, antara lain :
1) Masih kurangnya koordinasi baik internal unit kerja maupun antar unit kerja di
dalam pengusulan peserta diklat.
2) Belum ada mekanisme yang jelas atas pengelolaan diklat pada BPK Perwakilan
Provinsi Papua Barat.
3) Informasi terkait rencana dan pelaksanaan diklat yang diterima pegawai masih
sangat terbatas.
4) Belum adanya monitoring diklat sehingga pejabat struktural sebagai atasan
langsung tidak mengetahui siapa saja stafnya yang telah mengikuti diklat dan yang
belum.
5) Usulan peserta diklat yang selama ini berjalan berdasarkan keinginan setiap
pegawai secara langsung, belum terencana dan Sub Bagian SDM hanya melakukan
kompilasi serta menyampaikan ke Pusdiklat.
6) Jadwal pelaksanaan diklat tidak sesuai dengan jadwal berakhirnya penugasan
pemeriksaan.
7) Perencanaan kegiatan pemeriksaan yang belum terencana dengan baik, salah satu
penyebabnya adalah ketepatan waktu penyampaian LKPD oleh entitas tidak sesuai
ketentuan. Batas akhir penyerahan laporan keuangan pemerintah
pusat/pemerintah daerah seharusnya 31 Maret sesuai UU No.1 Th 2004 tentang
Perbendaharaan Negara, tetapi pada kenyataannya mundur sampai bulan Juni.
12
8) Masih kurangnya pemaparan hasil diklat yang telah diikuti oleh pegawai.
b. Kendala Eksternal
Kendala Eksternal dari proyek perubahan ini berupa kendala-kendala yang dihadapi
dan berasal dari eksternal BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat :
1) Dibutuhkan kebijakan dari Biro Sumber Daya Manusia dalam pemenuhan dan
penempatan pegawai sesuai dengan kebutuhan pegawai pada setiap unit kerja
terutama pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat.
2) Koordinasi Pusdiklat dengan Balai Diklat masih kurang, sehingga sering terjadi
miskomunikasi. Sebagai Contoh Nota Dinas yang sudah disampaikan ke Pusdiklat
tidak diteruskan kepada Balai Diklat sehingga perserta diklat yang diusulkan
tersebut tidak sampai ke Balai Diklat dan tidak dipanggil untuk mengikuti diklat.
3) Masih kurangnya penyelenggaraan diklat oleh pusdiklat BPK.
5. Strategi Mengatasi Kendala
Dalam rangka mengatasi kendala seperti yang telah disebutkan di atas (angka 4) maka
dibutuhkan tahapan-tahapan/strategi, yaitu
a. Melakukan pendekatan kepada Kepala Perwakilan dan para pejabat struktural untuk
menjelaskan pentingnya pengelolaan diklat pegawai.
b. Membuat Mekanisme Pengusulan Peserta Diklat pada Subbag SDM BPK RI Perwakilan
Provinsi Papua Barat yang ditetapkan dengan Surat Edaran Kepala Perwakilan.
c. Membuat mailling list (milis) SDM BPK Papua Barat sebagai sarana memperlancar
komunikasi dengan seluruh pegawai.
d. Membuat dan menyampaikan monitoring diklat pegawai kepada para pejabat
struktural untuk digunakan sebagai alat pemantauan diklat pegawai.
e. Mendata kebutuhan diklat Oktober s.d Desember 2014 sebagai dasar perencanaan
diklat periode tersebut.
f. Melakukan koordinasi dengan pusdiklat terkait pelaksanaan diklat.
g. Mendata kebutuhan diklat Tahun 2015 sebagai dasar penyusunan rencana diklat
pegawai tahun 2015.
h. Melakukan koordinasi dan memfasilitasi pegawai terkait pemaparan hasil diklat.
i. Menyampaikan kebutuhan dan komposisi pegawai BPK Perwakilan Provinsi Papua
Barat kepada Pembina Kepegawaian.
j. Mengkonfirmasi kepada Pusdiklat dan Balai Diklat atas usulan peserta diklat dai BPK
Perwakilan Provinsi Papua Barat.
13
6. Capaian
Kegiatan yang telah dilaksanakan oleh penulis dalam rangka Peningkatan pelayanan
Subbag SDM dalam memenuhi kebutuhan diklat para pegawai di lingkungan BPK
Perwakilan Provinsi Papua Barat, antara lain :
a. Penulis telah melakukan koordinasi dengan para stakeholder untuk memberikan
pemahaman dan dukungan atas proyek perubahan ini. Bentuk koordinasi tersebut
dapat dilihat salah satunya dengan penyampaian Nota Dinas permohonan penerbitan
keputusan Kepala Perwakilan dari subbag SDM kepada subbag Hukum (Lampiran 1).
b. Telah diterbitkannya Surat Edaran Kepala Perwakilan tentang Mekanisme Pengusulan
Peserta Pendidikan dan Pelatihan pada Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia
Perwakilan Provinsi Papua Barat, hasil dari kegiatan ini dapat dilihat pada Lampiran 2.
c. Telah dibentuknya milis BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat dengan nama
"Manokwarior" atau "Grup BPK RI Pwkl Provinsi Papua Barat" di yahoogroups dan
telah digunakan sebagai sarana berbagi informasi terkait kepegawaian pada umumnya
dan informasi diklat pada khususnya (lampiran 3)
d. Monitoring diklat telah dilaksanakan dan telah disampaikan ke masing2 satker. Nota
Dinas penyampaian monitoring diklat tersebut dapat dilihat pada lampiran 4.
e. Kebutuhan diklat pegawai telah dinventarisir dengan menggunakan Daftar Kebutuhan
Diklat Pegawai dan telah disampaikan ke Pusdiklat melalui Nota Dinas Penyampaian
Usulan Peserta diklat bulan Oktober s.d Desember Tahun 2014 (Lampiran 5)
f. Koordinasi dengan Pusdiklat telah dilakukan secara terus menerus, terutama dalam
hal pengusulan peserta diklat dan pengajuan diklat yang diselenggarakan di
perwakilan BPK baik untuk PNS maupun untuk tenaga tidak tetap. Kegiatan tersebut
dapat dilihat pada Lampiran 6.
g. Pemaparan hasil diklat telah dilaksanakan beberapa kali di antarannya pada bulan
Agustus 2014. Kegiatan ini dapat dilaksanakan karena adanya koordinasi dengan
pegawai yang bersedia untuk membagi ilmu dan pengalaman yang dimiliki, hal ini
dapat dilihat pada lampiran 7. Disamping itu juga dilaksanakan Knowledge Transfer
Forum (KTF) pada tanggal 16 Oktober 2014 (minggu ke 11) yang merupakan bagian
dari peningkatan kompetensi pegawai (lampiran 8).
h. Penyusunan rencana diklat untuk tahun 2015 sangat tergantung dari pihak
penyelenggara diklat yaitu pusdiklat BPK RI. Sampai dengan saat ini telah dilakukan
inventarisasi kebutuhan diklat pegawai tahun 2015 dan telah disampaikan kepada
Pusdiklat. Hal tersebut dapat dilihat pada lampiran 9.
14
7. Instrumen Monitoring yang Digunakan
Instrumen penelitian merupakan alat bantu yang digunakan oleh penulis untuk
mengumpulkan informasi kuantitatif tentang variabel terkait proyek perubahan.
Instrumen yang digunakan oleh penulis dalam proyek perubahan ini adalah
a. Observasi
Penulis melakukan pengamatan sistem, minat pegawai dan kendala atas pengelolaan
diklat pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat. Dari hasil observasi diketahui bahwa
mekanisme pengusulan diklat belum jelas dan belum terkoordinir, setiap pegawai
menyampaikan formulir permohonan diklat atau secara lisan kepada LO Diklat, belum
menggunakan Nota Dinas dari atasan langsung.
b. Wawancara
Penulis juga melakukan wawancara dengan pegawai untuk menggali jenis diklat dan
sistem pengelolaan yang diinginkan pegawai. Dari hasil wawancara ini diketahui
bahwa informasi terkait diklat masih terbatas sehingga tidak setiap pegawai dapat
mengetahui jadwal diklat sehingga hanya orang-orang tertentu saja yang sering
mengikuti diklat, disamping itu juga tidak ada monitoring yang dapat dijadikan acuan
oleh atasan untuk mendorong stafnya untuk segera mengikuti diklat atau
membatasinya karena terlalu sering mengikuti diklat.
c. Kuesioner
Kuesioner yang dibagikan kepada seluruh stakeholder dan berisi informasi terkait
pengelolaan diklat pada saat sebelum dan setelah proyek perubahan. Penulis
menggunakan 5 skala dalam kuesioner ini, yaitu : 1 = sangat tidak setuju; 2 = tidak
setuju; 3 = cukup setuju; 4 = setuju; 5 = sangat setuju dan 8 pertanyaan terkait
pengelolaan diklat pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat. Dari hasil kuesioner
tersebut dapat disimpulkan telah terjadi peningkatan dalam pengelolaan diklat,
sebelum proyek perubahan rata-rata per pegawai menyatakan 2,84 yang artinya tidak
setuju atas pengelolaan diklat yang ada sedangkan setelah proyek perubahan rata-rata
per pegawai menyatakan 3,81 yang artinya para pegawai cukup setuju dengan
pengelolaan diklat yang ada. Tentunya hasil ini masih terus berubah seiring dengan
proyek perubahan yang kami laksanakan. Laporan dari hasil survei tersebut dapat
dilihat pada Lampiran 10.
15
III. KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari hasil pelaksanaan proyek perubahan pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat dapat
diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Kekurangan pegawai yang cukup signifikan dibandingkan dengan beban kerja sangat
berpengaruh pada padatnya pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh setiap pegawai
(terutama pada bidang pemeriksaan). Hal tersebut mengakibatnya kurangnya
kesempatan yang dimiliki setiap pegawai mengikuti kegiatan diklat.
2. Informasi terkait diklat (antara lain : jadwal, persyaratan dan monitoring diklat) sangat
diperlukan oleh setiap pegawai sebagai bahan pertimbangan untuk perencanaan
mengikuti diklat, perencanaan kegiatan dan peningkatan kompetensi.
3. Perencanaan kegiatan (terutama kegiatan pemeriksaan) harus disusun dengan baik pada
akhir tahun sebagai acuan pelaksanaan kegiatan tahun berikutnya. Perencanaan
pemeriksaan pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat sangat terpengaruh oleh pihak
Entitas dalam menyampaikan LKPD yang masih belum sesuai jadwal. Hal ini juga
mengakibatkan kendala bagi perencanaan dan pelaksanaan kegiatan setiap pegawai.
Namun demikian perencanaan sangat diperlukan sebagai panduan pelaksanaan kegiatan,
membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas
kerja organisasi.
Menurut George R. Terry: Perencanaan adalah pemulihan fakta-fakta dan usaha
menghubung-hubungkan antara fakta yang satu dengan yang lain, kemudian membuat
perkiraan dan peramalan tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa yang
akan datang yang sekiranya diperlukan untuk menghendaki hasil yang dikehendaki.
B. Saran
Saran penulis dalam rangka peningkatan pelayanan diklat para pegawai di lingkungan
pelaksana BPK RI terutama BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat :
1. Suatu kegiatan dapat terlaksana dengan baik apabila terjalin kerjasama yang baik antar
pihak terkait, termasuk pihak internal maupun pihak eksternal.
2. Perlunya koordinasi yang lebih baik antara Pusdiklat dan Balai Diklat, mengingat masih
terjadi beberapa informasi usulan peserta diklat dari satker yang telah disampaikan ke
pusdiklat tidak sampai ke balai diklat.
16
3. Perlunya menggali informasi minat diklat pegawai, sebagai masukan di dalam
perencanaan pelaksanaan diklat.
4. Penambahan jenis diklat agar kesempatan mengikuti diklat menjadi lebih terbuka
(termasuk di setiap jenjang peran pemeriksa).
5. Perlunya komitmet pimpinan satker untuk memberikan kesempatan yang lebih luas bagi
pegawai untuk mengikuti diklat.
6. Perencanaan kegiatan harus disusun dengan baik sebelum tahun anggaran berjalan,
sehingga dapat dijadikan panduan pelaksanaan kegiatan.
17
DAFTAR PUSTAKA
AnneAhira.com. [2014]. Pengertian Pelayanan [Online]. Tersedia :
http://www.anneahira.com/pengertian-pelayanan.htm
Universitas Sumatera Utara [2014]. Pengertian Pelayanan [Online]. Tersedia :
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/27963/3/Chapter%20II.pdf
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan
Nasional [Online] Tersedia : http://www.unpad.ac.id/wp-content/uploads/2012/10/UU20-
2003-Sisdiknas.pdf
Slideshare. (2013). Perencanaan dalam Fungsi Manajemen [Online]. Tersedia:
http://www.slideshare.net/AppleYuu1/perencanaan-27157580
Setiawan Dimas. [2014]. Definisi Pelatihan [Online]. Tersedia :
http://definisimu.blogspot.com/2012/08/definisi-pelatihan.html
Ridwan Iskandar Sudayat, SE. [2014]. Pendidikan dan Pelatihan [Online]. Tersedia :
http://ridwaniskandar.files.wordpress.com/2009/05/9-pendidikan-dan-pelatihan.pdf
Suharsimi Arikunto. 2000. Manajemen Penelitian. Jakarta: Rineka Cipta [Online]. Tersedia :
https://hartanto104.files.wordpress.com/2013/11/instrumen-penelitian.pdf
Dedet Zelthauzallam. [2014]. Pengertian, Tujuan Dan Fungsi Perencanaan [Online]. Tersedia :
http://dedetzelth.blogspot.com/2013/02/pengertian-tujuan-dan-fungsi-perencanaan.html
Pemaparan Mekanisme Pengelolaan Diklat Pegawai
pada BPK RI Perwakilan Provinsi Papua Barat
MEKANISME PENGELOLAAN DIKLAT
PADA BPK PERWAKILAN
PROVINSI PAPUA BARAT
MEKANISME PENGELOLAAN DIKLAT
PADA BPK PERWAKILAN
PROVINSI PAPUA BARATPROVINSI PAPUA BARATPROVINSI PAPUA BARAT
Oleh : Eko Maulana
Mekanisme pengusulan peserta diklat
OutputPegawaiAtasan
LangsungLO DiklatPusdiklatKegiatan
Mulai
Buat &
Distribusi
FKDP
Mengkoordinir
pengisian
FKDP
Mengisi FKDP
Melakukan
pengecekan
FKDP
Melakukan
rekapitulasi &
menyampaikan
ke Pusdiklat
Berkoordinir
dengan
Pusdiklat
Menyusun RDT
& RDB
Mendistribusi-
kan RKT &
RKD
1
LO Diklat membuat dan
mendistribusikan FKDP ke setiap
satker. (Setiap bulan Agustus)
FKDP yang
terdistribusi ke
setiap satker
Atasan Langsung menkoordinir
pengisian FKDP
Pegawai mengisi FKDP sesuai
dengan kebutuhan diklatnya
Atasan Langsung mengecek FKDP
yang telah diisi pegawai dan
menyerahkan kepada LO Diklat
LO Diklat merekap dan membuat
Kebutuhan Diklat Pegawai (KDP)
serta menyampaikannya ke
Pusdiklat.
LO Diklat berkoordinir dengan
pusdiklat terkait pelaksanaan diklat
yang diselenggarakan di Kantor
Perwakilan.
Pusdiklat menyusun RDT dan RDB
serta menyampaikannya ke seluruh
satker ( RDT setiap akhir November
dan RDB sertiap minggu ke-3 bulan
sebelumnya)
LO Diklat menyampaikan RDT &
RDB ke masing 2 satker beserta
RKDP
FKDP yang
terdistribusi ke
setiap pegawai
FKDP yang telah
terisi
FKDP yang lengkap
dan telah di cek
atasan langsung
ND beserta KDP
Hasil koordinasi
dengan pusdiklat
RDT & RDB
RDT & RDB
terdistribusi ke
masing2 satker
Mendistribusi-
kan RDT, RDB,
& KDP ke
masing2
pegawai
RDT & RDB
terdistribusi ke
masing2 pegawai
Atasan Langsung menyampaikan
RDT & RDB ke masing 2 pegawai
beserta RKDP
Pegawai membuat perencanaan
pelaksanaan pekerjaan dan diklat
serta mengusulkan untuk mengikuti
diklat sesuai jadwal yang tertera di
RDB.
Membuat
perencanaan &
usulan
mengikuti diklat
Rencana Kerja &
Diklat; dan
Usulan mengikuti
diklat.
1
2
4
3
9
8
7
6
5
10
Mekanisme pengusulan peserta diklat
OutputPegawaiAtasan
LangsungLO DiklatPusdiklatKegiatan
1
Pegawai membuat rencana kegiatan
dan membuat usulan mengikuti diklat
sesuai jadwal yang tertera di RDB.
Membuat
Rencana
kegiatan & ND
Usulan Mengikuti
Diklat
Rencana Kegiatan
Tahun depan dan
ND Usulan
Mengikuti Diklat
Atasan harus mempertimbangkan
tugas lain yang harus diselesaikan
terlebih dahulu.
Menyetujui ND
Usulan Mengikuti
Diklat
Setuju?
Atasan Langsung memberikan
persetujuan atas ND Usulan
Mengikuti Diklat dan
menyampaikannya kepada LO Diklat.
Ya
Tidak
ND Usulan
Mengikuti Diklat.
Verifikasi Usulan
& Buat ND
Usulan Peserta
Diklat dr Pwk
LO Diklat melakukan verifikasi atas
ND Usulan Mengikuti Diklat dari
masing2 satker, mengkompilasi dan
membuat ND Usulan Peserta Diklat
Perwakilan serta menyampaikan ke
Pusdiklat (Setiap awal minggu ke-4
bulan sebelumnya)
ND Usulan Peserta
Diklat dr
Perwakilan.
Seleksi peserta &
Buat ND
Pemanggilan
Peserta Diklat
Pusdiklat melakukan seleksi peserta
dan melakukan pemanggilan peserta
diklat.
Distribusi
informasi ke
pegawai
Pegawai
mengetahui
pemanggilan diklat
ND Pemanggilan
Peserta Diklat
Persiapan
mengikuti diklat
Pelaksanaan
Diklat
Kembali ke
satker &
serahkan Copy
Sertifikat
Pegawai siap
mengikuti diklat
Kegiatan diklat
terlaksana
Sertifikat hasil
diklat
LO Diklat menyampaikan
pemanggilan kepada para pegawai/
peserta diklat
Pegawai melakukan persiapan untuk
mengikuti diklat.
Pusdiklat menyelenggarakan dan
mengembalikan peserta diklat setelah
selesai pelaksanaan.
Pegawai kembali ke satker dan
menyampaikan copy sertikat kepada
LO Diklat
2
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Mekanisme pengusulan peserta diklat
OutputPegawaiAtasan
LangsungLO DiklatPusdiklatKegiatan
2
Update
monitoring diklat
LO Diklat mengupdate monitoring
diklat berdasarkan sertifikat yang
diterima dari peserta diklat dan
menyampaikan Monitoring diklat ke
masing2 satker per 3 bulan.
Monitoring Diklat
yang terupdate
Memantau hasil
diklat dan
mendorong
pemaparan
Atasan Langsung melakukan peman-
tauan diklat pegawai dan mendorong
untuk mengikuti diklat agar targetnya
dapat tercapai serta mendorong
pegawai untuk memaparkan hasil
diklat.
Atasan Langsung
mengetahui diklat
yang telah diikuti
pegawai.
Berkoordinasi
dan menyiapkan
pemaparan
Persiapan
pemaparan
Pegawai melakukan koordinasi dan
melakukan persiapan pemaparan
hasil diklat.
Mendukung
penyelenggara-
an pemaparan
hasil diklat
LO Diklat memberikan dukungan
untuk pelaksanaan pemaparan hasil
diklat
Pelaksanaan
pemaparan hasil
diklat
Selesai
20
21
22
23
� Pinguin pakai sepatu
� Saya ingin dibantu
Terima Kasih
N O T A – D I N A S No.28/ND/XIX.MAN.1.1/08/2014
Kepada : Kasubag Hukum dan Humas
Dari : Kepala Sub Bagian SDM
Perihal : Permohonan penerbitan Keputusan Kepala Perwakilan tentang
Mekanisme Pengusulan Peserta Diklat pada BPK RI Perwakilan
Provinsi Papua Barat
Lampiran : satu berkas
Tempat/Tanggal : Manokwari / 27 Agustus 2014
Dalam rangka meningkatkan pengelolaan diklat pegawai pada BPK Perwakilan
Provinsi Papua Barat maka perlu di tetapkan suatu mekanisme pengusulan peserta diklat
yang ditetapkan dengan keputusan Kepala Perwakilan. Untuk maksud tersebut, berikut
kami lampirkan draf Keputusan Kepala Perwakilannya.
Kami mengharapkan Keputusan tersebut dapat diselesaikan dalam waktu yang
tidak terlalu lama.
Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Kasubag SDM
BPK RI Perwakilan Provinsi Papua Barat
Eko Maulana NIP. 197603022000031001
Tembusan :
1. Kepala Perwakilan
2. Kepala Sekretariat Perwakilan
KEPUTUSAN KEPALA PERWAKILAN
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN
PROVINSI PAPUA BARAT
NOMOR : /K/X-X.3/09/2014
TENTANG
MEKANISME PENGUSULAN PESERTA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PADA BADAN PEMERIKSA KEUANGAN PERWAKILAN
PROVINSI PAPUA BARAT
KEPALA PERWAKILAN BADAN PEMERIKSA KEUANGAN
PROVINSI PAPUA BARAT
Menimbang : a. bahwa diperlukan manajemen pembinaan pegawai untuk
membentuk pegawai negeri sipil yang mampu melaksanakan tugas
secara profesional dan bertanggungjawab;
b. bahwa salah satu pembinaan pegawai adalah dengan cara
melakukan pendidikan dan pelatihan;
c. bahwa dalam rangka pengelolaan pendidikan dan pelatihan bagi
pegawai pada BPK RI Perwakilan Provinsi Papua Barat perlu
ditetapkan Mekanisme Pengusulan Peserta Pendidikan dan
Pelatihan;
d. bahwa sehubungan dengan huruf a, b, dan c di atas, perlu
menetapkan Keputusan Kepala Perwakilan Badan Pemeriksa
Keuangan Provinsi Papua Barat tentang Mekanisme Pengusulan
Peserta Pendidikan dan Pelatihan pada BPK Perwakilan Provinsi
Papua Barat.
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok-Pokok
Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1974
Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3041)
sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43
Tahun 1999 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian (Lembaran
Negara Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara
Nomor 3890);
2. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2006 tentang Badan Pemeriksa
Keuangan (Lembar Negara Tahun 2004 Nomor 66, Tambahan
Lembaran Negara Nomor 4654);
3. Keputusan Ketua BPK RI Nomor 3/K/I-XIII.2/7/2014 tanggal 10 Juli
2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pelaksana Badan
Pemeriksa Keuangan;
4. Keputusan Sekretaris Jenderal Badan Pemeriksa Keuangan Nomor
31/SK/I-VIII.3/08/2006 tanggal 31 Agustus 2006 tentang Tata Cara
Halaman 2 dari 6
Pembentukan Peraturan, Keputusan, dan Naskah Dinas Pada
Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia;
5. Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor 380/K/X-XIII.2/10/2009
tanggal 21 Oktober 2009 tentang Standar Kompetensi Perilaku
Pegawai Badan Pemeriksa Keuangan;
6. Surat Keputusan Sekretaris Jenderal BPK RI Nomor 62/K/X-
X.3/01/2008 tentang Pelimpahan Wewenang Sekretaris Jenderal
Badan Pemeriksa Keuangan dalam Bidang Kepegawaian kepada
Para Pejabat Struktural (Unsur Pelaksana) di Lingkungan Badan
Pemeriksa Keuangan;
M E M U T U S K A N :
Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA PERWAKILAN BADAN PEMERIKSA KEUANGAN
PROVINSI PAPUA BARAT TENTANG MEKANISME PENGUSULAN
PESERTA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PADA BADAN PEMERIKSA
KEUANGAN PERWAKILAN PROVINSI PAPUA BARAT
BAB I
KETENTUAN UMUM
Bagian Pertama
Pengertian
Pasal 1
Dalam Keputusan ini yang dimaksud dengan :
(1) Pendidikan dan pelatihan yang selanjutnya disebut diklat adalah upaya untuk
mengembangkan dan meningkatkan keterampilan pegawai baik secara teknis maupun
manajerial termasuk pengembangan kepribadian pegawai.
(2) Pegawai adalah Pegawai Negeri Sipil yang disingkat PNS pada Pelaksana Badan
Pemeriksa Keuangan (BPK) yang telah diangkat dan ditetapkan dengan Keputusan
Sekretaris Jenderal Badan Pemeriksa Keuangan.
(3) Jabatan Struktural adalah suatu kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggungjawab,
wewenang dan hak seorang PNS dalam rangka memimpin suatu satuan organisasi
negara.
(4) Atasan Langsung adalah seorang Pejabat Struktural yang mempunyai kewenangan
langsung terhadap pegawai tersebut.
(5) Subbag SDM adalah unit kerja yang melaksanakan tugas pengurusan SDM di lingkungan
BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat, termasuk tugas pengelolaan diklat pegawai.
(6) Liaison Officer Diklat yang selanjunya disebut LO Diklat adalah pegawai pada Subbag
SDM yang bertugas melakukan pengelolaan kediklatan pegawai.
(7) Indikator Kinerja Utama yang selanjutnya disebut IKU merupakan tolak ukur
keberhasilan yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu tujuan, sasaran, atau
kegiatan yang telah dilaksanakan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat.
(8) Sasaran Kinerja Pegawai yang selanjutnya disebut SKP merupakan rencana kerja dan
target yang akan dicapai oleh seorang pegawai, yang mengacu pada tugas jabatan pada
pelaksana BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat;
Halaman 3 dari 6
(9) Kompetensi meliputi kemampuan dan karakteristik yang dimiliki oleh pegawai berupa
pengetahuan, keterampilan, dan sikap perilaku yang diperlukan dalam pelaksanaan
tugasnya.
Bagian Kedua
Maksud dan Tujuan
Pasal 2
(1) Maksud penetapan Keputusan ini adalah sebagai pedoman pelaksanaan pengelolaan
diklat pegawai pada BPK RI Perwakilan Provinsi Papua Barat.
(2) Tujuan penetapan Keputusan ini adalah:
a. Menjamin objektivitas dan transparansi dalam pengusulan peserta diklat;
b. Memberikan gambaran yang jelas kepada pegawai terkait alur pengusulan peserta
diklat;
c. Memberikan kesempatan yang sama kepada setiap pegawai untuk mengikuti diklat;
d. Memberikan kemudahan kepada pegawai dalam merencakan dan mengikuti diklat;
e. Target pengembangan kompetensi sebagaimana tercantum dalam SKP dan IKU
Perwakilan dapat tercapai.
f. Pendidikan dan pelatihan merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan kualitas
sumber daya manusia sesuai dengan kebutuhan pekerjaan.
BAB II
HAK DAN KEWAJIBAN
Bagian Pertama
Pegawai
Pasal 3
Hak Pegawai
(1) Mendapat informasi terkait jadwal, persyaratan dan pelaksanaan diklat;
(2) Mengusulkan diklat sesuai dengan kebutuhan;
(3) Mendapatkan kesempatan mengikuti diklat dalam rangka meningkatkan kompetensi;
(4) Mencapai target diklat sesuai dengan Sasaran Kinerja Pegawai dan Indikator Kinerja
Utama Perwakilan;
(5) Memaparkan hasil diklat yang telah diikuti;
Pasal 4
Kewajiban Pegawai
(1) Mengikuti diklat dengan sebaik-baiknya dan bertanggungjawab;
(2) Mengimplementasikan ilmu dan pengalaman yang di dapat ke dalam pekerjaan/tugas
yang diberikan atasan;
(3) Membagi ilmu dan pengalaman yang telah diperoleh kepada rekan kerja;
(4) Melaporkan hasil diklat kepada LO Diklat;
(5) Menyusun rencana diklat untuk satu tahun yang akan datang.
Halaman 4 dari 6
Bagian Kedua
Atasan Langsung
Pasal 5
Hak Atasan Langsung (Pejabat Struktural)
(1) Mendapatkan informasi diklat yang akan dan telah diikuti oleh pegawai;
(2) Memberikan persetujuan atau penolakan atas usulan diklat yang disampaikan pegawai
dengan mempertimbangkan kelancaran pelaksanaan tugas yang bersangkutan;
Pasal 6
Kewajiban Atasan Langsung (Pejabat Struktural)
(1) Mengingatkan pegawai untuk mencapai target diklat yang telah ditetapkan di dalam
SKP dan IKU Perwakilan;
(2) Memberikan penugasan kepada pegawai sesuai dengan kompetensi yang telah dimiliki;
Bagian Ketiga
LO Diklat
Pasal 7
Hak LO Diklat
(1) Menerima usulan peserta diklat pegawai;
(2) Mengusulkan peserta diklat kepada Pusdiklat;
(3) Menerima laporan hasil diklat;
(4) Memberikan dukungan pemaparan hasil diklat.
Pasal 8
Kewajiban LO Diklat
(1) Melakukan pendataan kebutuhan diklat pegawai;
(2) Menyampaikan informasi terkait kediklatan kepada pegawai;
(3) Melakukan seleksi peserta diklat sesuai kriteria yang telah ditetapkan;
(4) Mengusulkan peserta diklat yg lolos seleksi kepada penyelenggara diklat;
(5) Melakukan koordinasi dengan penyelenggara diklat;
(6) Menyelenggarakan diklat sesuai dengan kebutuhan pegawai (jika dimungkinkan);
(7) Melakukan monitoring diklat pegawai.
BAB III
MEKANISME PENGUSULAN PESERTA DIKLAT
Pasal 9
Mekanisme Pengusulan peserta diklat pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat sebagai
berikut :
Halaman 5 dari 6
(1) LO Diklat melakukan pendataan kebutuhan diklat pegawai (tahun berikutnya) dengan
membuat dan menyampaikan Formulir Kebutuhan Diklat Pegawai (FKDP) kepada setiap
satuan kerja. Kegiatan ini dilaksanakan pada bulan Agustus;
(2) Atasan langsung mengkoordinir pengisian FKDP;
(3) Pegawai mengisi FKDP sesuai dengan kebutuhan;
(4) Atasan langsung melakukan pengecekan FKDP yang telah terisi dan menyampaikan
kepada LO Diklat;
(5) LO Diklat melakukan rekapitulasi dan menyusun Kebutuhan Diklat Pegawai (KDP) serta
menyampaikan usulan tersebut kepada Pusdiklat;
(6) LO Diklat dapat berkoordinasi dengan Pusdiklat terkait usulan pelaksanaan diklat yang
akan diselenggarakan di Kantor Perwakilan;
(7) Berdasarkan usulan diklat dari masing-masing satker, Pusdiklat menyusun Rencana
Diklat Tahunan dan Bulanan. Rencana Diklat Tahunan (RDT) disampaikan kepada setiap
satker pada bulan Desember tahun sebelumnya sedangkan Rencana Diklat Bulanan
(RDB) disampaikan pada pertengahan bulan sebelumnya;
(8) Rencana diklat tersebut disampaikan kembali kepada masing-masing satker sebagai
panduan pelaksanaan diklat;
(9) LO Diklat menyampaikan Rencana Diklat tersebut kepada seluruh pegawai dengan
disertai KDP, sekaligus mengkonfirmasi kesiapan pegawai untuk mengikuti diklat;
(10) Berdasarkan RDT pegawai dapat membuat rencana kerja dan diklat yang akan
dilakukan, sedangkan berdasarkan RDB, pegawai menyampaikan usulan dan kesiapan
mengikuti diklat sesuai dengan kreteria yang telah ditetapkan serta meminta
persetujuan atasan langsung;
(11) Atasan Langsung memberikan persetujuan atas usulan tersebut dan menyampaikannya
kepada LO Diklat dengan melalui ND Usulan Peserta Diklat (per satker). Sebelum
memberikan persetujuan, atasan langsung harus mempertimbangkan pekerjaan
pegawai yang bersangkutan;
(12) LO Diklat melakukan verifikasi usulan peserta diklat dan menyampaikannya kepada
Pusdiklat dengan melalui ND Kepala Perwakilan;
(13) Pusdiklat melakukan seleksi dan melakukan pemanggilan peserta diklat;
(14) LO Diklat menyampaikan pemanggilan diklat kepada pegawai/peserta diklat;
(15) Pegawai wajib mengikuti dan mentaati ketentuan diklat;
(16) Setelah pelaksanaan diklat selesai, pusdiklat mengembalikan peserta diklat ke satker
masing-masing dengan disertai sertifikat keikutsertaan dan kelulusan mengikuti diklat;
(17) Pegawai menyampaikan foto kopi sertifikat diklat kepada LO Diklat untuk disimpan ke
dalam arsip pegawai dan di catat dalam Monitoring Diklat Pegawai;
(18) Monitoring Diklat disampaikan secara berkala kepada masing-masing satker;
(19) Pegawai berkoordinasi dengan LO Diklat terkait pemaparan hasil diklat dan melakukan
persiapan pemaparan hasil diklat;
(20) LO Diklat memberikan dukungan atas pelaksanaan pemaparan tersebut.
BAB IV
BAGAN ALUR PENGUSULAN PESERTA DIKLAT
Pasal 10
Bagan Alur Mekanisme Pengusulan Peserta Diklat dapat dilihat pada Lampiran Keputusan
yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Keputusan ini.
Halaman 6 dari 6
BAB IV
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 10
(1) Dengan berlakunya Keputusan ini, maka pihak terkait wajib mematuhi ketentuan yang
telah ditetapkan.
(2) Hal-hal yang belum diatur dalam Keputusan ini akan diatur lebih lanjut dengan Surat
Edaran Kepala Perwakilan BPK.
Pasal 11
Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di : Jakarta
Pada tanggal : September 2014
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN
PERWAKILAN PROVINSI PAPUA BARAT
KEPALA PERWAKILAN
Dali Mulkana
NIP. 19681010 198903 1 003
Tembusan Keputusan ini disampaikan kepada:
• Seluruh Pegawai pada pelaksana BPK
Perwakilan Provinsi Papua Barat.
Mekanisme pengusulan peserta diklat
OutputPegawaiAtasan
LangsungLO DiklatPusdiklatKegiatan
Mulai
Buat &
Distribusi
FKDP
Mengkoordinir
pengisian
FKDP
Mengisi FKDP
Melakukan
pengecekan
FKDP
Melakukan
rekapitulasi &
menyampaikan
ke Pusdiklat
Berkoordinir
dengan
Pusdiklat
Menyusun RDT
& RDB
Mendistribusi-
kan RKT &
RKD
1
LO Diklat membuat dan
mendistribusikan FKDP ke setiap
satker. (Setiap bulan Agustus)
FKDP yang
terdistribusi ke
setiap satker
Atasan Langsung menkoordinir
pengisian FKDP
Pegawai mengisi FKDP sesuai
dengan kebutuhan diklatnya
Atasan Langsung mengecek FKDP
yang telah diisi pegawai dan
menyerahkan kepada LO Diklat
LO Diklat merekap dan membuat
Kebutuhan Diklat Pegawai (KDP)
serta menyampaikannya ke
Pusdiklat.
LO Diklat berkoordinir dengan
pusdiklat terkait pelaksanaan diklat
yang diselenggarakan di Kantor
Perwakilan.
Pusdiklat menyusun RDT dan RDB
serta menyampaikannya ke seluruh
satker ( RDT setiap akhir November
dan RDB sertiap minggu ke-3 bulan
sebelumnya)
LO Diklat menyampaikan RDT &
RDB ke masing 2 satker beserta
RKDP
FKDP yang
terdistribusi ke
setiap pegawai
FKDP yang telah
terisi
FKDP yang lengkap
dan telah di cek
atasan langsung
ND beserta KDP
Hasil koordinasi
dengan pusdiklat
RDT & RDB
RDT & RDB
terdistribusi ke
masing2 satker
Mendistribusi-
kan RDT, RDB,
& KDP ke
masing2
pegawai
RDT & RDB
terdistribusi ke
masing2 pegawai
Atasan Langsung menyampaikan
RDT & RDB ke masing 2 pegawai
beserta RKDP
Pegawai membuat perencanaan
pelaksanaan pekerjaan dan diklat
serta mengusulkan untuk mengikuti
diklat sesuai jadwal yang tertera di
RDB.
Membuat
perencanaan &
usulan
mengikuti diklat
Rencana Kerja &
Diklat; dan
Usulan mengikuti
diklat.
1
2
4
3
9
8
7
6
5
10
Mekanisme pengusulan peserta diklat
OutputPegawaiAtasan
LangsungLO DiklatPusdiklatKegiatan
1
Pegawai membuat rencana kegiatan
dan membuat usulan mengikuti diklat
sesuai jadwal yang tertera di RDB.
Membuat
Rencana
kegiatan & ND
Usulan Mengikuti
Diklat
Rencana Kegiatan
Tahun depan dan
ND Usulan
Mengikuti Diklat
Atasan harus mempertimbangkan
tugas lain yang harus diselesaikan
terlebih dahulu.
Menyetujui ND
Usulan Mengikuti
Diklat
Setuju?
Atasan Langsung memberikan
persetujuan atas ND Usulan
Mengikuti Diklat dan
menyampaikannya kepada LO Diklat.
Ya
Tidak
ND Usulan
Mengikuti Diklat.
Verifikasi Usulan
& Buat ND
Usulan Peserta
Diklat dr Pwk
LO Diklat melakukan verifikasi atas
ND Usulan Mengikuti Diklat dari
masing2 satker, mengkompilasi dan
membuat ND Usulan Peserta Diklat
Perwakilan serta menyampaikan ke
Pusdiklat (Setiap awal minggu ke-4
bulan sebelumnya)
ND Usulan Peserta
Diklat dr
Perwakilan.
Seleksi peserta &
Buat ND
Pemanggilan
Peserta Diklat
Pusdiklat melakukan seleksi peserta
dan melakukan pemanggilan peserta
diklat.
Distribusi
informasi ke
pegawai
Pegawai
mengetahui
pemanggilan diklat
ND Pemanggilan
Peserta Diklat
Persiapan
mengikuti diklat
Pelaksanaan
Diklat
Kembali ke
satker &
serahkan Copy
Sertifikat
Pegawai siap
mengikuti diklat
Kegiatan diklat
terlaksana
Sertifikat hasil
diklat
LO Diklat menyampaikan
pemanggilan kepada para pegawai/
peserta diklat
Pegawai melakukan persiapan untuk
mengikuti diklat.
Pusdiklat menyelenggarakan dan
mengembalikan peserta diklat setelah
selesai pelaksanaan.
Pegawai kembali ke satker dan
menyampaikan copy sertikat kepada
LO Diklat
2
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Mekanisme pengusulan peserta diklat
OutputPegawaiAtasan
LangsungLO DiklatPusdiklatKegiatan
2
Update
monitoring diklat
LO Diklat mengupdate monitoring
diklat berdasarkan sertifikat yang
diterima dari peserta diklat dan
menyampaikan Monitoring diklat ke
masing2 satker per 3 bulan.
Monitoring Diklat
yang terupdate
Memantau hasil
diklat dan
mendorong
pemaparan
Atasan Langsung melakukan peman-
tauan diklat pegawai dan mendorong
untuk mengikuti diklat agar targetnya
dapat tercapai serta mendorong
pegawai untuk memaparkan hasil
diklat.
Atasan Langsung
mengetahui diklat
yang telah diikuti
pegawai.
Berkoordinasi
dan menyiapkan
pemaparan
Persiapan
pemaparan
Pegawai melakukan koordinasi dan
melakukan persiapan pemaparan
hasil diklat.
Mendukung
penyelenggara-
an pemaparan
hasil diklat
LO Diklat memberikan dukungan
untuk pelaksanaan pemaparan hasil
diklat
Pelaksanaan
pemaparan hasil
diklat
Selesai
20
21
22
23
LAPORAN
HASIL SURVEI
Peningkatan pelayanan Subbag SDM
dalam memenuhi kebutuhan diklat para pegawai
di lingkungan BPK Perwakilan
Provinsi Papua Barat
Manokwari, Oktober 2014
Eko Maulana
Laporan Hasil Survei Peningkatan pelayanan Subbag SDM
dalam memenuhi kebutuhan diklat para pegawai
di lingkungan BPK Perwakilan
Provinsi Papua Barat
A. Latar Belakang
Survei ini adalah salah satu media yang digunakan dalam rangka pelaksanaan proyek perubahan
Diklat PIM IV angkatan 1 tahun 2014, dengan judul Peningkatan pelayanan Subbag SDM dalam
memenuhi kebutuhan diklat para pegawai di lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat.
Survei ini dilakukan dengan membagikan kuesioner kepada para stakeholder untuk memberikan
pendapatnya terhadap pengelolaan diklat yang berada pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat.
Dengan berdasarkan kuesioner tersebut penulis berharap mendapatkan gambaran yang riil atas
pengelolaan diklat pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat apakah sudah mengalami
peningkatan dibandingkan dengan pengelolaan diklat sebelumnya.
Hasil dari survei ini akan digunakan dalam rangka peningkatan pelayanan Subbag SDM dalam
memenuhi kebutuhan diklat para pegawai sesuai dengan proyek perubahan yang dicanangkan oleh
penulis.
B. Waktu dan Tempat
Kegiatan survei tersebut peningkatan pelayanan Subbag SDM dalam memenuhi kebutuhan diklat
para pegawai dilaksanakan di Auditorium BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat pada hari Kamis
tanggal 16 Oktober 2014.
C. Peserta
Survei ini ditujukan kepada seluruh stakeholder internal atas proyek peningkatan pelayanan Subbag
SDM dalam memenuhi kebutuhan diklat para pegawai.
D. Pelaksanaan
Survei ini diselenggarakan pada tempat dan tanggal seperti tersebut di atas yang didahului dengan
pemaparan atas Surat Edaran Kepala Perwakilan Nomor 03/SE/XIX.MAN/09/2014 tentang
Mekanisme Pengusulan Peserta Diklat Pegawai pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat.
Kegiatan tersebut diikuti oleh 25 responden yang berperan aktif dalam menyampaikan
pendapatnya dengan mengikuti pemaparan dan mengisi kuesioner yang telah disampaikan.
Kuesioner yang disampaikan tentang pengelolaan diklat pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat
yang berisi dengan 8 pertanyaan dengan 5 skala pengukutan (terlampir)
Kegiatan tersebut berlangsung dengan tertib, lancar dan cukup antusias dari para peserta
pemaparan.
E. Hasil Survei
Dari kegiatan tersebut didapatkan hasil sebagai berikut :
1. Alur pengusulan peserta diklat lebih jelas
Dari 25 responden diketahui bahwa sebelum proyek perubahan yang memilih Tidak Setuju
sebanyak 7 pegawai, Cukup Setuju = 16 pegawai dan Setuju = 2 pegawai; sedangkan setelah
pelaksanaan proyek perubahan Tidak Setuju = tidak ada, Cukup Setuju = 7 pegawai, Setuju = 16
pegawai dan Sangat Setuju = 2 pegawai. Dari data tersebut dapat dilihat bahwa sebagian besar
pegawai menyatakan mengalami peningkatan pemahaman alur pengusulan peserta diklat
sebanyak 35,71%.
2. Informasi terkait jadwal dan pelaksanaan diklat lebih mudah di dapat
Dari 25 responden diketahui bahwa sebelum proyek perubahan yang memilih Tidak Setuju = 5
pegawai, Cukup Setuju = 13 pegawai, Setuju = 6 pegawai dan Sangat Setuju = 1 pegawai;
sedangkan setelah pelaksanaan proyek perubahan Tidak Setuju = tidak ada, Cukup Setuju = 1
pegawai, Setuju = 16 pegawai dan Sangat Setuju = 8 pegawai. Terjadi peningkatan kemudahan
informasi terkait jadwal dan pelaksanaan diklat sebesar 37,18 %.
3. Pegawai mendapatkan kesempatan yang sama untuk mengikuti diklat (tidak dibeda-bedakan)
Dari 25 responden diketahui bahwa sebelum proyek perubahan yang memilih Tidak Setuju = 7
pegawai, Cukup Setuju = 15 pegawai, Setuju = 3 pegawai dan Sangat Setuju = tidak ada;
sedangkan setelah pelaksanaan proyek perubahan Tidak Setuju = 2, Cukup Setuju = 4 pegawai,
Setuju = 14 pegawai dan Sangat Setuju = 5 pegawai. Pegawai juga merasa tidak ada perbedaan
di dalam pengusulan diklat sehingga kesempatannya sama setiap pegawai sebesar 36,62%.
4. Kesempatan mengikuti diklat lebih terbuka
Dari 25 responden diketahui bahwa sebelum proyek perubahan yang memilih Tidak Setuju = 6
pegawai, Cukup Setuju = 12 pegawai, Setuju = 7 pegawai dan Sangat Setuju = tidak ada;
sedangkan setelah pelaksanaan proyek perubahan Tidak Setuju =1 pegawai, Cukup Setuju = 4
pegawai, Setuju = 17 pegawai dan Sangat Setuju = 3 pegawai. Keterbukaan di dalam pengusulan
diklat juga meningkat 27,63%.
5. Diklat yang diikuti sesuai dengan kebutuhan
Dari 25 responden diketahui bahwa sebelum proyek perubahan yang memilih Tidak Setuju = 4
pegawai, Cukup Setuju = 19 pegawai, Setuju = 2 pegawai dan Sangat Setuju = tidak ada;
sedangkan setelah pelaksanaan proyek perubahan Tidak Setuju = 1 pegawai, Cukup Setuju = 8
pegawai, Setuju = 14 pegawai dan Sangat Setuju = 2 pegawai. Pegawai juga merasakan diklat
yang diikuti telah sesuai dengan kebutuhan mereka sebanyak 26,03%.
6. Pegawai dapat memonitor diklat yang telah diikuti
Dari 25 responden diketahui bahwa sebelum proyek perubahan yang memilih Tidak Setuju = 7
pegawai, Cukup Setuju = 15 pegawai, Setuju = tidak ada dan Sangat Setuju = 2 pegawai;
sedangkan setelah pelaksanaan proyek perubahan Tidak Setuju = 3 pegawai, Cukup Setuju = 5
pegawai, Setuju = 13 pegawai dan Sangat Setuju = 3 pegawai serta 1 pegawai tidak memberikan
pendapat. Dari hasil tersebut masih terdapat beberapa pegawai yang belum mengetahui hasil
monitoring diklat dari subbag SDM, namun demikian secara keseluruhan telah mengalami
peningkatan 27,54%.
7. Mendapat kesempatan memaparkan hasil diklat
Dari 25 responden diketahui bahwa sebelum proyek perubahan yang memilih Sangat Tidak
Setuju = 1 pegawai, Tidak Setuju = 9 pegawai, Cukup Setuju = 13 pegawai, Setuju = 1 pegawai
dan Sangat Setuju = tidak ada; sedangkan setelah pelaksanaan proyek perubahan Sangat Tidak
Setuju = tidak ada, Tidak Setuju = 3, Cukup Setuju = 7 pegawai, Setuju = 9 pegawai dan Sangat
Setuju = 5 pegawai, serta 1 pegawai tidak memberikan pendapat. Kesempatan memaparkan
hasil diklat semakin terbuka, hal ini dibuktikan dengan peningkatan kepuasan dari responden
sebesar 41,94%.
8. Pelaksanaan diklat lebih terencana
Dari 25 responden diketahui bahwa sebelum proyek perubahan yang memilih Tidak Setuju = 8
pegawai, Cukup Setuju = 15 pegawai, Setuju = 2 pegawai dan Sangat Setuju = tidak ada;
sedangkan setelah pelaksanaan proyek perubahan Tidak Setuju = tidak ada, Cukup Setuju =6
pegawai, Setuju = 15 pegawai dan Sangat Setuju = 4 pegawai. Peningkatan yang paling signifikan
terjadi pada perencanaan diklat yaitu sebesar 42,03%, sebagian besar responden merasakan
bahwa pelaksanaan diklat saat ini lebih terencana.
Dari data tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa dari seluruh kegiatan yang dilaksanakan oleh
subbag SDM dalam rangka "Peningkatan pelayanan Subbag SDM dalam memenuhi kebutuhan
diklat para pegawai di lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat" telah mengalami
peningkatan dari rata-rata pegawai memilih dengan skala 2,84 menjadi 3,81 yang artinya sebagian
besar pegawai telah merasakan manfaatnya dan menyatakan setuju telah mengalami peningkatan
pelayanan dari subbag SDM.
F. Penutup
Demikianlah hasil survei atas proyek perubahan yang telah dilaksanakan dengan tema "Peningkatan
pelayanan Subbag SDM dalam memenuhi kebutuhan diklat para pegawai di lingkungan BPK
Perwakilan Provinsi Papua Barat. Semoga hasil survei ini dapat digunakan dengan baik dan
mendorong peningkatan pelayanan yang telah dilakukan oleh subbag SDM semakin maksimal.
Manokwari, 16 Oktober 2014
Hormat kami,
Eko Maulana
Laporan Hasil SurveiPeningkatan pelayanan Subbag SDM dalam memenuhi kebutuhan diklat para pegawai di lingkungan
BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat
Rata2 Total Rata2 Total Rata2 Total
1 Alur pengusulan peserta diklat lebih jelas 2,8 70 3,8 95 1,00 35,71%
2 Informasi terkait jadwal dan pelaksanaan diklat lebih mudah di dapat 3,12 78 4,28 107 1,16 37,18%
3 Pegawai mendapatkan kesempatan yang sama untuk mengikuti diklat (tidak
dibeda-bedakan)
2,84 71 3,88 97 1,04 36,62%
4 Kesempatan mengikuti diklat lebih terbuka 3,04 76 3,88 97 0,84 27,63%
5 Diklat yang diikuti sesuai dengan kebutuhan 2,92 73 3,68 92 0,76 26,03%
6 Pegawai dapat memonitor diklat yang telah diikuti 2,76 69 3,52 88 0,76 27,54%
7 Mendapat kesempatan memaparkan hasil diklat 2,48 62 3,52 88 1,04 41,94%
8 Pelaksanaan diklat lebih terencana 2,76 69 3,92 98 1,16 42,03%
Rata-rata 2,84 568 3,81 762 3,81 762
No Pengelolaan Diklat Sebelum Proyek (2013)Sebelum Sesudah Peningkatan
Hasil Survei Peningkatan pelayanan Subbag SDM dalam memenuhi kebutuhan diklat para pegawai di lingkungan
BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
1 Alur pengusulan peserta diklat lebih jelas - 7 16 2 - 2,8 70 2 3 3 3 3 3 3 4 3 3 3 3 3 2 2 2 4 2 3 3 3 2 2 3 3
2 Informasi terkait jadwal dan pelaksanaan diklat lebih
mudah di dapat - 5 13 6 1
3,12 78 2 2 4 3 4 2 4 5 3 3 3 4 3 3 2 3 4 3 3 3 3 4 2 3 3
3 Pegawai mendapatkan kesempatan yang sama untuk
mengikuti diklat (tidak dibeda-bedakan) - 7 15 3 -
2,84 71 2 3 3 3 3 4 3 4 3 3 3 3 3 2 2 4 3 2 3 2 3 2 2 3 3
4 Kesempatan mengikuti diklat lebih terbuka - 6 12 7 - 3,04 76 2 4 3 3 4 4 4 4 3 3 3 3 3 2 2 4 4 3 3 2 3 2 2 3 3
5 Diklat yang diikuti sesuai dengan kebutuhan - 4 19 2 - 2,92 73 3 3 3 3 3 4 3 3 3 3 2 3 3 2 2 3 4 3 3 3 3 3 2 3 3
6 Pegawai dapat memonitor diklat yang telah diikuti
- 7 15 - 2
2,76 69 2 2 3 3 3 2 3 5 5 3 3 3 3 2 2 3 3 3 3 2 3 3 2 - 3
7 Mendapat kesempatan memaparkan hasil diklat
1 9 13 1 -
2,48 62 2 3 3 3 3 2 3 2 2 3 2 3 3 2 2 3 3 2 3 1 - 3 2 4 3
8 Pelaksanaan diklat lebih terencana - 8 15 2 - 2,76 69 2 3 3 3 3 4 3 3 3 3 2 3 3 2 2 3 4 2 3 2 3 2 2 3 3
Rata-rata 1 53 118 23 3 2,84 568
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
1 Alur pengusulan peserta diklat lebih jelas - - 7 16 2 3,8 95 3 4 4 4 4 4 4 5 5 4 4 4 4 3 3 3 4 3 4 4 4 3 3 4 4
2 Informasi terkait jadwal dan pelaksanaan diklat lebih
mudah di dapat - - 1 16 8
4,28 107 4 5 5 4 5 4 4 5 5 4 4 4 4 4 4 4 4 4 5 5 4 4 3 5 4
3 Pegawai mendapatkan kesempatan yang sama untuk
mengikuti diklat (tidak dibeda-bedakan) - 2 4 14 5
3,88 97 3 4 4 4 4 4 4 5 5 4 3 4 4 2 2 5 3 4 5 5 4 4 3 4 4
4 Kesempatan mengikuti diklat lebih terbuka - 1 4 17 3 3,88 97 3 4 4 4 5 5 4 5 4 4 3 4 4 3 2 4 4 4 4 4 4 4 3 4 4
5 Diklat yang diikuti sesuai dengan kebutuhan - 1 8 14 2 3,68 92 4 3 4 4 4 4 4 4 5 4 2 3 4 3 3 3 4 3 4 5 4 4 3 4 3
6 Pegawai dapat memonitor diklat yang telah diikuti
- 3 5 13 3
3,52 88 3 4 4 4 4 4 4 5 5 4 4 4 4 2 2 4 3 3 4 5 4 3 2 - 3
7 Mendapat kesempatan memaparkan hasil diklat
- 3 7 9 5
3,52 88 3 4 4 4 3 5 4 5 5 4 2 3 4 2 2 3 3 4 5 5 - 4 3 4 3
8 Pelaksanaan diklat lebih terencana - - 6 15 4 3,92 98 3 5 4 4 4 4 5 4 4 4 3 3 4 3 3 4 4 4 5 5 4 4 3 4 4
Rata-rata - 10 42 114 32 3,81 762
Keterangan : 1 = sangat tidak setuju; 2 = tidak setuju; 3 = cukup setuju; 4 = setuju; 5 = sangat setuju.
Responden
No Pengelolaan Diklat Setelah Proyek (2014) Rata2 TotalRespondenSKALA
SKALANo Pengelolaan Diklat Sebelum Proyek (2013) Rata2 Total