Analisa Perancangan Sistem Absensi Siswa Berbasis Database

Tugas Akhir Mata Kuliah

Analisa Perancangan Sistem

Oleh:

Kelompok 5 Kelas A2.1

Ketua Tim : Maisya Pratiwi (1210532017)

NIM Anggota 1: Melisa Zulkarnain (1210533002)

NIM Anggota 2 : Shinta Riani (1210533003)

NIM Anggota 3: Annisa Rahmadiani (1210533012)

Universitas Andalas

2014Analisa Perancangan Sistem Absensi Siswa Berbasis DatabaseRingkasan EksekutifDunia pendidikan yang semakin berkembang terkadang membuat kurangnya kontrol orang tua terhadap kegiatan belajar yang dilakukan oleh anaknya di sekolah.Banyak tindakan negatif yang dapat dilakukan oleh siswa yang berbanding lurus dengan semakin tingginya semangat berkompetisi antarsiswa lainnya. Sistem absensi siswa ini dirancang untuk meningkatkan control dari orangtua terhadap kegiatan anaknya selama berada dilingkungan sekolah.Sistem absensi berbasis database ini diharapkan memiliki manfaat terhadap berbagai pihak. Manfaat bagi pemakai terutama bagi guru dapat mengetahui mata pelajaran yang tidak disenangi oleh siswa. Manfaat bagi pembaca yaitu dapat dipergunakan sebagai referensi untuk penelitian selanjutnya.

Perancangan sistem ini dapat mempermudah berbagai pihak untuk memperoleh output dengan meliputi seluruh karakteristik desain seperti spesifikasi file, prosedur prosedur operasi sesuai dengan kebutuhan pemakai. Sistem ini dirancang dalam bentuk database, yaitu koleksi dari data data yang terorganisasi dengan cara sedemikian rupa sehingga mudah dalam disimpan dan dimanipulasi (diperbaharui, dicari, diolah dengan perhitungan-perhitungan tertentu, serta dihapus).

Lembar Persetujuan

Analisa Perancangan Sistem Absensi Siswa Berbasis Database

Oleh:

Kelompok 5 Kelas A2.1

Ketua Tim : Maisya Pratiwi (1210532017)

NIM Anggota 1: Melisa Zulkarnain (1210533002)

NIM Anggota 2 : Shinta Riani (1210533003)

NIM Anggota 3: Annisa Rahmadiani (1210533012)

Disetujui,

Tanggal 4/11/2014

Project Sponsor

Ardhian Agung Yulianto, MT

Dosen

Universitas Andalas

2014

Analisa Perancangan Sistem Absensi Siswa Berbasis Database

I. Latar Belakang

Indonesia memiliki budaya pendidikan yang terbagi dua yaitu pendidikan di lingkungan rumah dan lingkungan sekolah. Pendidikan di lingkungan rumah sepenuhnya dikontrol oleh orang tua, sedangkan di lingkungan sekolah dilakukan oleh guru. Banyak orang tua yang tidak mengetahui perilaku yang dilakukan oleh anak-anaknya selama berada di sekolah. Terkadang hal ini menyiratkan tidak adanya kesinambungan antara pendidikan di rumah dan sekolah.

Seperti yang diberitakan di media massa, begitu banyak kita mendengar dan membaca tentang kenakalan remaja. Baik itu bolos, tawuran, pencurian, merokok, dan berbagai tindakan negatif lainnya. Kenakalan remaja ini berbanding lurus dengan semangat berkompetisi oleh beberapa siswa lainnya. Siswa yang tidak ada semangat untuk berkompetisi secara tidak langsung akan mengalami seleksi alam. Maka dibutuhkannya kontrol dari orang tua dan guru baik itu di rumah dan di sekolah agar siswa tersebut mampu bersaing.

Sebagian besar orang tua hanya mengetahui perkembangan pendidikan anaknya ketika penerimaan rapor, yang dilakukan 2x setahun. Banyak orang tua yang tidak mengetahui kehadiran anaknya di sekolah. Ada anak-anak yang mengatakan mereka pergi ke sekolah, tapi pada kenyataannya mereka tidak sampai ke sekolah dan melakukan tindakan-tindakan yang terkadang negatif. Padahal orang tua mereka masih menganggap anaknya berangkat sekolah untuk menuntut ilmu.Meminimalisir tindakan kenakalan remaja dan meningkatkan semangat kompetisi setiap siswa, diperlukannya kontrol penuh dari masing-masing orang tua siswa. Maka orang tua membutuhkan suatu sistem untuk membantu menyelesaikan permasalahan dan memberikan informasi yang relevan untuk orang tua mengetahui kehadiran anak-anaknya secara akurat.

Untuk itu penulis mengangkat latar belakang dari permasalahan yang ada menjadi tugas akhir untuk mata kuliah Analisa Perancangan Sistem dengan judul Analisa Perancangan Sistem Absensi dan Pelaporan Hasil Belajar Siswa Berbasis Database.II. Perumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dalam penelitian ini yaitu bagaimana menganalisa dan merancang sistem absensi berbasis data base sehingga nantinya dapat digunakan proses pengembangan sistem selanjutnya.III. Batasan Masalah

Untuk menghindari pembahasan tidak menyimpang dari rumusan masalah yang ada, maka penelitian ini dibatasi yaitu hanya menganalisa dan merancang sistem absensi pada SMA Negeri 8 Pekanbaru yang meliputi absensi. IV. Tujuan Masalah

Tujuan dalam penelitian ini adalah menganalisa dan merancang sistem absensi pada SMA Negeri 8 Pekanbaru.V. Manfaat

Adapun manfaat yang diharapkan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Manfaat Bagi Pemakai

Manfaat yang dapat diambil dari penelitian ini adalah dengan adanya analisis dan perancangan sistem ini maka akan mempermudah bagi guru untuk mengetahui jumlah kehadiran siswanya, disamping itu diharapkan dapat memberikan output yaitu mata pelajaran yang banyak absensinya.

2. Manfaat Bagi Penulis

Adapun manfaat penelitian bagi penulisnya itu dapat menambah ilmu pengetahuan khususnya dalam hal perancangan sistem.

3. Manfaat Bagi Pembaca

Penelitian ini dapat menambah wawasan bagi pembaca dan dapat dipergunakan sebagai referensi untuk penelitian selanjutnya.VI. Tinjauan Pustaka

Landasan Teori

1. Analisis dan Perancangan

Menurut Al Fatta (2007, 24), Analisis sistem didefinisikan bagaimana memahami dan menspesifikasi dengan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem. Sementara sistem desain diartikan sebagai menjelaskan dengan detail bagaimana bagian-bagian dari sistem informasi diimplementasikan. Dengan demikian, Analisis dan Desain Sistem Informasi (ANSI) bisa didefinisikan sebagai proses organisasional kompleks di mana sistem informasi berbasis computer diimplementasikan. Tanggung jawab seorang analisis berdasarkan pendekatan analisis dan desain meliputi :

a. Bagaimana membangun sistem informasi

b. Bagaimana merancang sebuah sistem informasi berbasis komputer

c. Bagaimana memecahkan masalah dalam organisasi sistem informasi.

Sedangkan perancangan sistem adalah rencana mengimplementasikan hasil dari analisis sistem yang dilaksanakan meliputi seluruh karakteristik sistem desain seperti spesifikasi file, prosedur-prosedur operasi sesuai dengan kebutuhan pemakai. (Kristanto, 2003:37). 2. Sistem

Menurut Kristanto (2003 : 2), sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling berkait dan bekerja sama untuk memroses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan.

Sedangkan menurut Indrajani (2011, 48), sistem secara sederhana dapat didefinisikan sebagai sekelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk satu persatuan.

3. Data

Data adalah fakta-fakta tentang segala sesuatu di dunia nyata yang dapat direkan dan disimpan pada media komputer, sedangkan basis data adalah kumpulan yang terorganisasi dari data-data yang berhubungan sedemikian rupa sehingga mudah disimpan, dimanipulasi serta dipanggil oleh pengguna. (Nugroho, 2011 : 5). 4. Basis Data

Database atau basis data adalah koleksi dari data-data yang terorganisasi dengan cara sedemikian rupa sehingga mudah dalam disimpan dan dimanipulasi (diperbaharui, dicari, diolah dengan perhitungan-perhitungan tertentu, serta dihapus) (Nugroho, 2004 : 41).

Teori lain menyatakan Basis Data adalah kumpulan data (elementer) yang secara logic berkaitan dalam mempresentasikan fenomena (fakta) secara terstruktur di dalam domain tertentu untuk mendukung aplikasi dalam sistem tertentu. (Heriyanto, 2004 : 4).

5. Sistem Manajemen Basis Data

Menurut Heriyanto (2004 :4 ) Sistem Manajemen Basis Data (DBMS) adalah perangkat lunak untuk mendefinisikan, menciptakan, mengelola dan mengendalikan pengaksesan basis data. Fungsi sistem manajemen basis data yang paling penting adalah menyediakan basis untuk sistem informasi menejemen.

Tujuan utama dalam manajemen sistem basis data adalah untuk menyediakan lingkungan yang nyaman dan efisian untuk penyimpanan dan pengambilan data dari basis data. Tujuan lain dari sistem manajemen basis data antara lain :

1. Menghindari redudansi dan rekonsistensi data

2. Menghindari kesulitan pengaksesan data

3. Menghindari isolasi data

4. Menghindari terjadinya anomali pengaksesan konkuren

5. Menghindari masalah-masalah keamanan

6. Mengindari masalah-masalah integritas

VII. Metode Pengerjaan Proyek

Proyek akan dilaksanakan dengan mengikuti siklus hidup pengembangan perangkat lunak yang terdiri dari :

Tahap I: Pendefinisian kebutuhan

Di dalam tahap ini, tim akan mengerjakan bagian awal proposal terdiri dari pembuatan latar belakang, rumusan masalah, tujuan, manfaat proyek dan tinjauan pustaka. Untuk mendapatkan informasi akan dilakukan wawancara pada manajamen pemakai yaitu SMA Negeri 8 Pekanbaru.

Tahap II: Desain

Di dalam tahap ini, tim akan mengerjakan perancangan terhadap design masukan data, design input, design output, dan penyusunan data. Informasi yang digunakan sebelum design dilakukan dari diagram alir data yang didalamnya terdapat daftar input, proses, dan output dalam bentuk grafik terstruktur.

Tahap III: Koding dan unit testing

Di dalam tahap ini, tim akan mengerjakan pengembangkan suatu perangkat lunak awal yang diperlukan. Pada tahap ini, tim menggunakan Ms. Access sebagai perangkat lunak yang diperlukan. Tim harus tau bagaimana cara penggunaan perangkat lunak dan apa yang harus dilakukan bila perangkat lunak mengalami masalah.

Tahap IV: Pengujian

Di dalam tahap ini, tim akan mengerjakan rangkaian pengujian pertama dijalankan dengan data contoh serta data aktual dari SMA Negeri 8 Pekanbaru yang telah ada.

Tahap V: implementasi

Di dalam tahap ini, tim akan mengerjakan pembangunan terhadap suatu basis data.

Jadwal Pengerjaan ProyekBerikut ini adalah jadwal pengerjaan proyek

VIII. Pembahasan

Deskripsi dokumen

a. Nama dokumen: Data Absensi SiswaFungsi

: Mencatat data absensi/ketidakhadiran siswa

Syarat

: Tidak menghadiri mata pelajaran yang sedang berlangsung

Sumber

: Kehadiran siswa

Frekuensi

: harian

Kerangkapan: 1 rangkap

Elemen Data:

NoNAMA DATAJENISKETERANGAN

1NIPTextNomor Induk Pegawai dari guru mata pelajaran bersangkutan.

2NamaGuruTextNama guru dari mata pelajaran bersangkutan.

3NamaMataPelajaranTextNama mata pelajaran yang tidak dihadiri siswa

4NISNTextNomor Induk Siswa Nasional dari kelas bersangkutan.

5NamaLengkapTextNama siswa/i dari kelas bersangkutan

6TahunAjaranNumberTahun ajaran pendidikan dari data

7JenisKelaminTextJenis kelamin siswa/i yang didata

8AlamatTextAlamat dari siswa yang berada dikelas bersangkutan

9KelasTextKelas yang absensinya dilakukan pendataan

10Kode MengajarAutoNumberKode dari masing-masing jadwal mata pelajaran

11KeteranganTextketerangan absensi siswa (Sakit, Izin. Alfa)

12JamTextJam mata pelajaran yang siswa absen (Shift 1, Shift 2, Shift 3, Shift 4)

13HariTextHari mata pelajaran yang siswa absen

14TanggalDate/TimeTanggal mata pelajaram yang siswa absen

Laporan Absensi tanggal 1 November 15 November 2014 :

Analisa Kebutuhan Sistem

Kebutuhan Informasi

Informasi yang dibutuhkanTujuanFrekuensiKeterangan

Data GuruTata UsahaTahunanSebagai Arsip

Data SiswaTata Usaha TahunanSebagai Laporan dan Arsip

Jadwal MengajarBidang KurikulumSemesterSebagai Arsip

Keterangan KehadiranGuru/Sekretaris KelasHarianSebagai Laporan dan Arsip

Proses Pengumpulan Informasi

Teknik pengumpulan informasi yang kami lakukan terhadap SMA Negeri 8 Pekanbaru, adalah :ObservasiPengamatan kami lakukan terhadap kehadiran siswa dalam suatu kelas. Dari pengamatan inilah kami berhasil menganalisa apa saja kendala yang terjadi akibat dari penggunaan sistem absensi yang lama.

Wawancara Kami melakukan beberapa wawancara terhadap beberapa guru yang mengajar dikelas yang kami jadikan sampel.Berbeda dengan observasi/pengamatan, melalui wawancara ini kami bisa dengan langsung mendapatkan informasi dari narasumber mengenai kendala dan keluhan yang terjadi jika sekolah tetap menggunakan sistem absensi yang lama.

Wawancara juga kami lakukan kepada beberapa siswa yang saat itu kami temui. Hal ini kami lakukan karena siswa dianggap juga merasakan langsung sistem absensi yang sebelumnya digunakan oleh SMA Negeri 8 Pekanbaru.Dengan adanya informasi yang kami dapatkan dengan menggunakan dua metode diatas. Observasi dilakukan untuk mendapatkan informasi dari sisi eksternal sekolah, dan interview dilakukan untuk mendapatkan informasi internal, maka kami dapat memutuskan apakah SMA Negeri 8 Padang layak menggunakan sistem yang berbasis database.Permasalahan yang Timbul di SMA Negeri 8 Pekanbaru Guru sering lupa melakukan pengecekan kehadiran siswa pada mata pelajaran yang mereka ajarkan. Karena dilakukan secara manual, terkadang pencatatan nama siswa yang absen tidak jelas sehingga sulit untuk dibaca. Pencatatan yang dilakukan secara manual, membuat kesulitan dalam pengarsipan absensi. Selain itu, pencatatan secara manual membuat pelaporan kehadiran siswa kepada orang tua tidak dapat dilaksanakan. Membuat orang tua tidak mengetahui kehadiran anaknya di sekolah.A. Solusi dan Pemecahan Masalah

Dengan permasalahan yang timbul pada SMA Negeri 8 Pekanbaru, maka kami menyarankan penggunaan sistem berbasis database. Kami menawarkan penggunaan sebuah sistem pencatatan absensi siswa untuk melakukan input langsung ke dalam database sekolah. Input ini kemudian akan menghasilkan arsip data absesnsi siswa yang nantinya akan bisa dillaporkan ke orang tua minimal satu kali sebulan. Adapun komponen absensi yang diinput oleh guru adalah berupa: Pencatatan untuk setiap data akan dilakukan secara tepat dan cepat. Penggunaan komputer juga akan meminimalisir terjadinya human error pada saat perhitungan sehingga salah saji pada Laporan Database Absensi Siswa dapat dihindari. Penggunaan sistem yang mudah akan dapat mempermudah kinerja tata usaha sekolah. Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pencatatan juga sedikit sehingga akan lebih efektif dan efisien.B. Rancangan Database Context Diagram ERD

Flowchart

Guru Mata PelajaranComputer OperationWali Kelas

Printscreen program

Rancangan Tabel

Tabel

1. Tabel Data Siswa

2. Tabel Data Guru

3. Tabel Jadwal Mengajar

4. Tabel Keterangan Kehadiran

5. Tabel Query

Perancangan Antar Muka

Form Data Guru

Form Data Siswa

Form Jadwal Mengajar Guru

Form Data Absensi Siswa

Form Data Absensi Siswa

Diagram relationship

Report

1. Report Data Siswa

2. Report Data Guru

3. Report Jadwal Mengajar

4. Report Keterangan Kehadiran

IX. Penutup

Kami berharap dengan adanya proposal sistem yang kami buat terhadap sistem yang sebelumnya digunakan di SMA Negeri 8 Pekanbaru dapat menjadi masukan bagi pihak sekolah dari SMA Negeri 8 Pekanbaru sendiri.

Diluar itu semua kami sebagai pihak penyedia proposal masih mengharapkan kritikan dan evaluasi terhadap isi dari proposal yang kami ajukan ini.

Data Absensi Siswa

Laporan Absensi Siswa per mata pelajaran

Laporan absensi siswa yang ditindaklanjuti

Laporan absensi siswa

Guru Mata Pelajaran

Kelola Data Absensi Siswa

Wali Kelas

NISN

NIP

Namaa

NIP

Hari

Tanggal

Nama

Tahun Ajar

Kelas

Alamat

Jenis Kelas

NISN

Keterangan

Jam

Mata Pelajaran

Hari

NIP

Jam

Kode Mengajar

Data Guru

Jadwal Mengajar

Data Siswa

Absensi

Data Absensi Siswa

Laporan Absensi Siswa

Input Absensi Siswa

Laporan Absensi Kelas

Cetak Laporan Absensi Siswa

Laporan Absensi Kelas

Laporan Absensi Kelas

Data Jadwal Mengajar

Jadwal_MengajarKodeMengajar*NIPHariJam

Data Guru

Data_GuruNIP*NamaGuruNamaMataPelajaran

Data Siswa

Data_SiswaNISN*NamaLengkapTahunAjaranJenisKelaminAlamatKelas

Data Keterangan Kehadiran (Transaksi)

Keterangan KehadiranNIPNISNTanggalKeteranganHariJam