lahirnya proyek

© 2009 Fakultas Teknologi Informasi Universitas Budi LuhurJl. Ciledug Raya Petukangan Utara Jakarta Selatan 12260Website: http://fti.bl.ac.id Email: [email protected]

PENGELOLAAN PROYEK SISTEM

INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK

PERANGKAT LUNAK

IF015 IF020

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 1MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS

LAHIRNYA PROYEKPERTEMUAN - 2


BAHASAN

Sistem Informasi dalam organisasi

Proyek sebagai sarana strategi organisasi

Lahirnya proyek internal

Proyek internal

Proyek eksternal


SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI


RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAAN (M.Porter)


LOGISTIK KELUAR

OUT-BOUND LOGISTICS

PEMASAR-AN DAN PENJUAL-AN

LOGISTIK MASUK

(INBOUNDLOGIS-TICS)

INFRASTRUKTUR PERUSAHAAN

MANAJEMEN SDM

PENGEMBANGAN TEKNOLOGI

PEMBELIAN SUMBER DAYA

OPERASI LAYANAN PELANG-GAN

KEUNG-GULAN BERSA-

ING

P PP PR ER EO NO NS DS DE UE US KS K UU NN GG

P UP UR TR TO AO AS MS ME AE AS S

RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAANdan SISTEM INFORMASI PENDUKUNGNYA


LOGISTIK KELUAROUTBOUND LOGISTICS

SIS:ON-LINEP.O.S. ANDORDER PROCESS-ING

PEMASAR-AN DAN PENJUAL-AN

SIS:INTERAC-TIVETARGETED MAR-KETING

LOGISTIK MASUK(INBOUNDLOGISTICS)

SIS:AUTO-MATED J.I.T. WARE-HOUSING

KOORDINASI ADMINISTRATIF DAN LAYANAN BANTUANSIS: SISTEM INTRANET UNTUK ARUS KERJA KOLABORATIF

MANAJEMEN SDMSIS: INTRANET PENGEMBANGAN KARIR UNTUK KARYAWAN

PENGEMBANGAN TEKNOLOGISIS: EKSTRANET REKAYASA (ENGINEERING) BERBANTUAN KOMPUTER, DENGAN PARTNER

PEMBELIAN SUMBER DAYASIS: E-COMMERCE DENGAN PEMASOK

OPERASI

SIS:COMPUTER AIDED FLEXIBLE MANU-FACTURING SYSTEM

LAYANAN PELANGGAN

SIS:CRM

KEUNG-GULAN BERSAING

P PP PR ER EO NO NS DS DE UE US KS K UU NN GG

P UP UR TR TO AO AS MS ME AE AS S

PROYEK SEBAGAI SARANA STRATEGI ORGANISASI

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI7

MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS

PROYEK

STRATEGI ORGANISASI

STRATEGISTRATEGITI-SITI-SI

PORTOFOLIOPORTOFOLIOTI-SITI-SI

STRATEGIFUNGSI LAIN

PORTOFOLIO

VISI – MISI - KEBIJAKANTUJUAN

PROGRAM PROGRAM TI-SITI-SI

PROYEK PROYEK TI-SITI-SI

PROGRAM

Strategi TI-SI mendukung strategi organisasi

Program: Sekumpulan proyek yg pengelolaannya dikoordinasi agar menguntungkan

Portfolio: Sekumpulan rencana proyek pendukung strategi, baik yg sudah berlangsung maupun yg belum dibiayai

LAHIRNYA PROYEK INTERNAL

Pemicu 1: Proyek sudah ada dalam rencana pengembangan TI-SI, dan sudah sampai pada saat pelaksanaannya

Pemicu 2: Pada salah satu unit kerja ada kebutuhan dukungan TI-SI yang sifatnya mendesak


Proyek yang sudah direncanakan

Urutan kegiatan: Menyusun tinjauan kelayakan, dari aspek:

Biaya Operasional Waktu Legal

Persetujuan pelaksanaan Penunjukan Manajer Proyek


Proyek yang dipicu kebutuhan mendesak

Urutan kegiatan:

1. Pimpinan unit kerja menyatakan kebutuhan kepada manajer TI/SI

2. Manajer TI/SI menunjuk analis sistem untuk melakukan diskusi dengan manajer unit

3. Manajer unit (dibantu analis sistem) menyusun proposal yang a.l. menunjukkan kelayakan:

- Biaya - Operasional - Waktu - Legal

4. Persetujuan pelaksanaan

5. Penunjukan Manajer Proyek (biasanya analis sistem di atas)


KEDUDUKAN PROYEK INTERNAL DALAM ORGANISASI


ORGANISASI FUNGSIONALProyek ditangani lewat koordinasi manajer fungsional


DIREKTURPELAKSANA

(CHIEF EXECUTIVE)

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER FUNGSIONAL

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

KOORDINASIPROYEK

ORGANISASI PROYEKProyek ditangani lewat koordinasi manajer proyek


DIREKTURPELAKSANA

(CEO)

MANAJER PROYEK

MANAJER PROYEK

MANAJER PROYEK

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

KOORDINASIPROYEK

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS LEMAH


DIREKTURPELAKSANA

( CEO )

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER FUNGSIONAL

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

KOORDINASIPROYEK

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS SEIMBANG


DIREKTURPELAKSANA

(CEO)

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER FUNGSIONAL

KOORDI-NASI

PROYEK

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

MANAJER PROY

MANAJER FUNGSIONAL

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS KUAT


DIREKTURPELAKSANA

( CEO )

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER PROYEK-PROYEK

STAF

STAF

STAF

MAN. PROYEKSTAF

STAF

STAF

KOORDINASIPROYEK A

MAN. PROYEK

MAN. PROYEK

KOORDINASIPROYEK B

MANAJER FUNGSIONAL

PENGARUH STRUKTUR ORGANISASI TERHADAP PROYEK


Karak-teristik proyek

T i p e o r g a n i s a s i

Fungsio-nal

Matriks lemah

Matriks seimbang

Matriks kuat

Proyek

Otoritas Tak ada s.d rendah

Terbatas Rendah s.d sedang

Sedang s.d tinggi

Tinggi s.d penuh

% Personil organisasi yg full time di proyek

- 0 – 25 % 15% – 60%

50 % – 95 %

85 % -- 100 %

Peran manajer proyek

Tdk penuhWaktu

Tdk penuhWaktu

Penuh waktu

Penuh waktu

Penuh waktu

Sebutan manajer proyek

Koord. / Pimpinan proyek

Koord. / Pimpinan proyek

Manajer proyek

Manajer proyek/ program

Manajer proyek/ program

Staf admi-nistrasi

Tdk penuh waktu

Tdk penuh waktu

Tdk penuh waktu

Penuh waktu

Penuh waktu

PROPOSAL UNTUK PROYEK INTERNAL

Usulan formal pembangunan S.I untuk memenuhi kebutuhan unit kerja dalam menjalankan fungsinya mendukung tercapainya tujuan organisasi

Proposal mendefinisikan:o Apa yang akan dilakukano Kebutuhan bisnis apa yang akan dipenuhio Bagaimana hasil proyek akan mendukung strategi

Memuat business case awal Format sebaiknya baku, menggunakan template


Contoh Template Proposal Internal

1. Nama Proyek:

2. Tanggal pengajuan:

3. Pengusul / sponsor dengan cara untuk kontak:

4. Persetujuan: (yang menyetujui dan tgl persetujuan)

5. Masalah bisnis atau kebutuhan (yang perlu solusi)

6. Tujuan dan sasaran proyek serta kaitannya dengan strategi dan sasaran organisasi

7. Solusi yang diusulkan: (alternatif solusi, dan penjelasan dasar pemilihan solusi yang diusulkan jadi proyek)

8. Hasil yang diharapkan: (dampak /outcome proyek)FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 19MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS

Contoh 1 Muatan BUSINESS CASE

Identitas Proyek: (Nama, Tanggal peresmian, Unit pengusul, Manajer proyek)

1. Latar Belakang

2. Tujuan Bisnis

3. Keadaan sekarang dan permasalahannya

4. Asumsi dan Kendala

5. Analisis alternatif dan rekomendasi

6. Kebutuhan (persyaratan) proyek



7. Estimasi anggaran dan analisis finansial

8. Estimasi jadwal

9. Resiko proyek

Lampiran: Analisis finansial



1. Identitas Proyek: (Nama, Tanggal peresmian, Unit pengusul, Manajer proyek)

2. Nomor revisi dokumen:

3. Manfaat dan Biaya:

4. Biaya / Sumberdaya: (biaya pembangunan dan operasi per tahun dg asumsi perhitungannya) Dikelompokkan atas biaya P/K; P/L; Pelatihan; ATK;

Jasa konsultansi; dll, Penggunaan SDM, dalam jam


Contoh Muatan BUSINESS CASE (lanj)

5. Sumber Pendanaan6. Resiko

Faktor resiko Strategi mitigasi

7. Alasan organisasi untuk melaksanakan proyek (justification)

8. Catatan Tambahan Memuat daftar lampiran sesuai keperluannya


TUGAS 1

Bentuklah kelompok tugas Tentukan proyek perangkat lunak atau sistem

informasi yang akan digarap selama satu semester

Buatlah Business Case sesuai template file 01 Business Case (lampiran tidak perlu dibuat, akan dijelaskan kemudian)

Setiap pengumpulan tugas, lampiri dengan informasi pengerjaan tugas


TUGAS 1 (lanj)Contoh

INFORMASI PENGERJAAN BUSINESS CASE


NO TUGAS NAMA NIM

1 Latar Belakang Ali 99999999999

2 Tujuan Bisnis Diani 8888888

3 Keadaan sekarang Lia 77777777

4 Dst

5 Dst

PROYEK PEMERINTAH

Proyek TI/SI pemerintah diatur dengan:Keppres No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman

Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

dan perubahan-perubahannya.


PROYEK PEMERINTAH (lanj)

Perubahan- perubahan terhadap Keppres No. 80 tahun 2003 1.Keppres No. 61 tahun 20042.Keppres No. 32 tahun 2005 (Perubahan ke-2)3.PP No. 70 tahun 2005 (Perubahan ke-3)4.PP No. 8 tahun 2006 (Perubahan ke-4)5.PP No. 79 tahun 2006 (Perubahan ke-5)6.PP No. 85 tahun 2006 (Perubahan ke-6)7.PP No. 95 tahun 2006 (Perubahan ke-7)


DILAKUKAN KONSULTANDILAKUKAN PEMBERI PEKERJAAN

PROSEDUR UMUM PELELANGAN 2 TINGKAT UNTUK PEKERJAAN TI/SI


Pengumuman penawaran pekerjaan di media

Mendaftarkan sebagai peserta, Menyerahkan Dokumen Prakualifikasi

Menyiapkan dokumen pelelangan dan dasar

penilaian: KAK, RKS, HPS

Menerima dokumen pelelangan (KAK) dan undangan penjelasan

(aanwijzing)

Seleksi Prakualifikasi, menghasilkan Daftar

Pendek Konsultan yang berhak mengikuti seleksi

proposalMenyusun dan menyerahkan

•Proposal administrasi•Proposal Teknis•Proposal Biaya

Menyelenggarakan aanwijzing

PENANDATANGANAN PERJANJIAN KERJA SAMA (KONTRAK)

Penilaian Proposal admin dan teknis; Pembukaan

proposal biaya; penentuan pemenang

DOKUMEN TERKAIT PENGADAAN

KAK: Kerangka Acuan Kerja (TOR=Terms of Reference)

RKS: Rencana Kerja dan Syarat HPS: Harga Perkiraan Sendiri


KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)TERMS OF REFERENCE (TOR)

KAK memuat pedoman untuk menyusun proposal1. Latar Belakang2. Maksud dan Tujuan3. Sasaran4. Nama dan organisasi pejabat pembuat komitmen5. Sumber pendanaan6. Lingkup, lokasi kegiatan, data dan fasilitas penunjang,

serta alih pengetahuan7. Jangka waktu pelaksanaan8. Tenaga ahli9. Keluaran10.LaporanFAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 30MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS

RENCANA KERJA DAN SYARAT (RKS)

1. Umum2. Addendum Dokumen Seleksi3. Penyusunan, Penyampaian, dan Pembukaan

Dokumen Penawaran4. Kriteria dan Tata Cara Penilaian Dokumen

Penawaran (termasuk: Evaluasi Administrasi , Evaluasi Teknis, )


HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS)

Disiapkan instansi pemerintah pemberi pekerjaan

Merupakan dasar penilaian layak tidaknya biaya yang diusulkan konsultan

Menggunakan patokan biaya (misalnya yang diterbitkan INKINDO), bervariasi sesuai indeks daerah.


TUGAS 2

Buatlah Kerangka Acuan Kerja (KAK) dengan menggunakan template yang disediakan.

Lihat contoh KAK pada file KAK Aplikasi HCnet


CONTOH MUATANUSULAN TEKNIS

A. PENDAHULUANB. PENGALAMAN PERUSAHAANC. PEMAHAMAN KAKD. TANGGAPAN TERHADAP KAKE. APRESIASI INOVASIF. PENDEKATAN DAN

METODOLOGIG. RENCANA KERJAH. JADUAL PELAKSANAAN

PEKERJAANI. TENAGA AHLI DAN TANGGUNG

JAWABNYAFAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 34MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS

J. JADUAL PENUGASAN TENAGA AHLI

K. ORGANISASI PELAKSANAAN PEKERJAAN

L. LAPORANM. STAF PENDUKUNGN. FASILITAS PENDUKUNGO. PENUTUP

LAMPIRAN :1. DOKUMEN PENDUKUNG2. DAFTAR RIWAYAT HIDUP &

KELENGKAPANNYA3. LAIN-LAIN

TUGAS 3 (kelompok)

Dengan menggunakan template yang disediakan, buatlah proposal pengembangan perangkat lunak aplikasi.


S A M P A I J U M P AS A M P A I J U M P A


lahirnya proyek

Documents