FEA PRIHAPSARA,S.FARM.,APT.

Supply Chain Management Departement dikepalai oleh seorang Head of SCM.

Departemen ini membawahi dua seksi, yaitu Warehouse (gudang) dan Production Planning and Inventory Control (PPIC).

PPIC bertugas dalam perencanaan bahan awal dan perencanaan produksi. Perencanaan bahan awal berpedoman pada: Rolling Forcecast merupakan perkiraan kebutuhan produk yang dibuat oleh bagian pemasaran. Stock Status adalah laporan persediaan bahan awal dari Warehouse.

Alur pengadaan bahan awal adalah sebagai berikut. Daftar pembelian atau sering disebut Purchase Request (PR) dikirim oleh bagian PPIC (logistik) ke Bagian Pembelian (Purchasing Departement). Bagian Pembelian akan melakukan negosiasi dengan supplier. Jika telah tercapai kesepakatan maka akan dibuat Purchase Order (PO) oleh bagian pembelian, PO tersebut dibuat empat rangkap yang akan ditujukan kepada logistik, gudang, supplier dan Purchasing sebagai dokumentasi. Supplier mengirim barang sesuai dengan PO dan diterima oleh gudang dengan menyesuaikannya berdasarkan PO yang diterima dari bagian Purchasing.

Keterangan: 1: Ruang penyimpanan aluminium foil (temperatur 25-30C) 2: Warehouse office

3: Warehouse office 4: Laminar air flow room 5: Warehouse office 6: Warehouse office 7: Warehouse office 8: Warehouse office A: Loading dock (tempat penerimaan barang datang dari luar sebuah

pabrik obat) B: Material airlock (ruang antara gudang dan ruang produksi untuk menyalurkan bahan baku dari gudang untuk diproduksi) C: Material airlock (ruang antara gudang dan ruang pengemasan sekunder untuk menyalurkan barang dari gudang ke ruang pengemasan sekunder atau sebaliknya) D: Dispatching area (tempat pengiriman barang dari warehouse keluar sebuah pabrik obat) T: Tempat penimbangan (kapasitas timbangan maksimal 600 kg) L: Tempat penyimpanan label indentitas R: Tempat penyimpanan produk recall, return, dan reject. E:Tempat penyimpanan sementara barang yang akan diserahkan ke ruang pengemasan sekunder

Jenis Cool room 1 Cool room 2 Cool room 3 Cool room 4

Kegunaan Penyimpanan cangkang kapsul Penyimpanan bahan baku (raw material) Penyimpanan pengemasan sekunder ke gudang Penyimpanan produk ruahan impor

Kondisi penyimpanan 15 - 25C, control humidity 35 2 - 8C

Alat kontrol Thermohygrograf & dehumidifier Thermohygrograf

2 - 8C

Thermohygrograf

2 - 8C

Thermohygrograf

Barang dari luar sebuah pabrik obat (dari supplier) akan dibawa melalui loading dock. Penerimaan oleh petugas gudang berdasarkan surat pesanan (Purchase order) yang dikeluarkan Purchasing dan untuk barang-barang impor disertai daftar muatan (Packing List). Petugas gudang akan memeriksa kebenaran identitas secara fisik dan kelengkapan dokumen. Hal-hal lain yang diperiksa adalah Nomor PO, untuk bahan pengemas diperiksa juga nomor kode dan nomor edisi pengemas.

Alur Pengiriman Barang untuk Proses Produksi Gudang menerima jadwal produksi dan pengemasan mingguan dari departemen DPMfg (produksi) agar bahan yang digunakan untuk produksi dapat dieprsiapkan sebelumnya. Pengiriman barang dari gudang ke ruang produksi didasarkan pada COIO (CO Internal Order). Bagian Supply Chain Management (SCM) membuat demand planning yang kemudian diterjemahkan dalam bentuk COIO.

Dokumen COIO berisi nama bahan yang dibutuhkan, jumlah bahan, kode bahan, QA lot number, serta lokasi penyimpanan barang. Bagian gudang mempersiapkan bahan yang akan dibawa ke ruang produksi sesuai dengan COIO. Bahan yang diserahkan ke bagian produksi selalu dalam keadaan utuh, belum dibuka segel maupun kemasannya. Hal ini dilakukan untuk mencegah kontaminasi dari gudang zona 4 ke dalam bahan baku. Bahan-bahan yang dikeluarkan dari gudang menggunakan sistem First Expired First Out (FEFO). Bahan-bahan tersebut kemudian dibawa ke material airlock (ditunjukkan dengan huruf B pada gambar). Material airlock (B) merupakan ruang penghubung antara gudang (zone 4) dan ruang produksi (zone 2). Ada 2 pintu di ruangan material airlock dan hanya salah satu pintu saja yang boleh dibuka pada saat bersamaan. Hal ini bertujuan untuk mencegah kontaminasi ke ruang produksi. Bila tidak sedang digunakan, pintu material airlock harus selalu dikunci.

Alur Pengiriman Dari dan Ke Ruang Pengemasan Sekunder Pengiriman barang dari gudang ke ruang pengemasan sekunder didasarkan pada COIO (CO Internal Order). Bagian gudang mempersiapkan bahan yang akan dibawa ke ruang pengemasan sekunder sesuai dengan COIO. Bahan-bahan tersebut kemudian dibawa ke material airlock (ditunjukkan dengan huruf C pada gambar). Material airlock (C) merupakan ruang penghubung antara gudang (zone 4) dan ruang pengemasan sekunder (zone 3). Material airlock bertujuan untuk memindahkan barang saja. Personel dari gudang maupun ruang pengemasan sekunder tidak boleh melewati material airlock. Produk yang sudah dikemas di ruang pengemasan sekunder disimpan kembali di gudang.

Pengiriman Barang ke Distributor Pengiriman barang dari gudang ke distributor dilakukan berdasarkan Sales Order (SO) yang dibuat oleh SCM berdasarkan permintaan bagian penjualan. Produk jadi hanya dapat dipasarkan setelah mendapat pelulusan dari bagian QA. Pengiriman barang disesuaikan dengan kondisi penyimpanan yang dipersyaratkan untuk tiap produk. Bahan-bahan yang sensitif terhadap suhu, kelembapan, dan cahaya diberi penanganan khusus, misalnya diberi pendingin. Barang akan dipindahkan ke transportasi pengiriman melalui dispatching area (ditunjukkan dengan huruf D pada gambar).

Penyimpanan Narkotika dan Psikotropika Bahan baku, prekursor, dan produk jadi yang mengandung narkotika dan psikotropika disimpan di dalam suatu box tertutup yang terbuat dari stainless steel. Box ini harus selalu dalam keadaan tergembok, kunci gembok tersebut dibawa oleh manajer warehouse. Penyimpanan narkotika tidak diletakkan terpisah dari material lainnya, karena penyimpanan dianggap sudah cukup untuk mengamankan narkotika dan psikotropika dari resiko penyalahgunaan. Jumlah narkotika psikotropika yang datang, pemakaian, dan stok tersisa dilaporkan gudang kepada bagian SCM, yang kemudian melaporkannya kepada BPOM.

Penghancuran dilakukan untuk produk yang dikembalikan dari distributor (karena kadaluarsa maupun rusak), rejected bahan baku dan produk, produk yang telah digunakan oleh bagian marketing (pameran), persediaan di gudang yang belum dipakai namun telah kadaluarsa, produk yang sudah tidak diproduksi lagi, recall product, kemasan desain lama. Penghancuran dilakukan setiap 2 bulan sekali. Cara penghancuran adalah dengan memisahkan bahan atau produk berdasarkan material penyusunnya, misalnya, kertas, aluminium foil, plastik. Bahan pengemas primer dan sekunder dirusak dengan cara disobek sebelum diserahkan kepada bagian HSE. Hal ini untuk mencegah resiko pemalsuan produk. Produk jadi masing-masing isinya dikeluarkan dan dipisahkan dari kemasannya, selanjutnya diserahkan kepada bagian HSE untuk diproses. Bagian gudang membuat laporan penghancuran yang berisi nama bahan, jumlah, satuan.

Destruction (penghancuran)