S E M E S T E R I V

1

Tue, 17 Feb 2015FAKULTAS EKONOMIPROGRAM STUDI MANAJEMENUNIVERSITAS ISLAM LABUHANBATU

PERKULIAHAN-6

Perilaku organisasiStruktur Organisasi : Anatomi Organisasi

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUSSetelah mempelajari bab ini, anda diharapkan dapat :1. Desain organisasi, penyusunan konsep dari persoalan2. Pembagian kerja3. Departementalisasi4. Rentang kendali5. Delegasi6. Dimensi struktur

2

Deskripsi Singkat• Dalam perkuliahan ini, anda akan membahas tentang desain

organisasi, penyusunan konsep dari persoalan• Bagian selanjutnya akan mempelajari tentang pembagian kerja,

departementalisasi dan rentang kendali• Bagian akhir perkuliahan akan membahas tentang delegasi dan

dimensi struktur

3

Bahan BacaanBuku Wajib : • Stephen P Robbins dan Timothy A. Judge, 2009, Organizational

Behavior, Edisi ke-13 (terjemahan diana angelina), Jakarta.• Ardana, dkk, 2008, Perilaku Organisasi, Fakultas Ekonomi UNUD,

Bali

Referensi Lain:• Richard L. Daft, 2007, Manajemen-Management, Salemba Empat,

Jakarta.• Stephen P Robbins dan Mary Coulter, 2007, Manajemen, Indeks,

Jakarta.• Hani Handoko, 2003, Manajemen, BPFE, Yogyakarta• Louis Allen, 1963, Karya Manajemen, PT. Pembangunan, Jakarta• Media Cetak (Kompas, Waspada, Jurnal., dll) Media Elektronik

(Website: WWW.Google.Com)

4

Pertanyaan kunci1. Kemukakan dan jelaskan paling sedikit 3 kelemahan pengukuran

model Fiedler ?2. Jelaskan bagaimana seharusnya seorang pimpinan membentuk

budaya kerja di lingkungan kerja baru ? Berikan argumentasi yang jelas dan singkat

5

Desain organisasiSecara Etimologis• Kata “organisasi” mempunyai dua arti, yaitu : 1) lembaga atau kelompok

fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit dan klub olahraga. 2) berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan di antara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien.

• Struktur organisasi merupakan kerangka kerja formal dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian atau posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukkan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.

Tahapan Proses Pengorganisasian :• Terperinci seluruh aktivitas/pekerjaan• Pembagian kerja• Mengkoordinasikan pekerjaan 6

7

Beberapa Aspek dalam Pengorganisasian• Pembagian kerja; maksud bagan dan bentuk bagan organisasi• Departementalisasi; fungsional dan divisional• Bagan organisasi proyek dan matrik;• Organisasi formal; kelompok kerja formal dan informal, serta

fungsi dan permasalahannya.

Faktor-faktor Menentukan Perancangan Stuktur Organisasi:• Strategi organisasi, berkenaan dengan wewenang dan

komunikasi disusun di antara para manajer dan bawahan. • Teknologi, berkenaan dengan tingkat standarisasi dan

spesialisasi yang lebih tinggi • Keterlibatan anggota, berkenaan dengan kemampuan dan cara

berpikir anggota untuk bekerjasama dalam merancang struktur organisasi.

• Ukuran organisasi, berkenaan dengan besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerja akan mempengaruhi struktur organisasi.

8

Unsur-unsur Struktur Organisasi :• Spesialisasi kegiatan, menunjukkan spesifikasi tugas-tugas

individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departemen).

• Standarisasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan.

• Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi.

• Sentralisasi dan desentralisasi, menunjukkan letak kekuasaan pembuatan keputusan.

• Ukuran satuan kerja, menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.

9

Pembagian kerja• Tingkat di mana tugas dalam sebuah organisasi dibagi

menjadi pekerjaan yang berbeda yang bekerjasama dan dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih daripada dilakukan perseorangan (sinergi).

• Membagi pekerjaan yang harus dilakukan ke sejumlah departemen

• Membagi tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan masing-masing pekerjaan

• Mengkoordinasikan berbagai tugas organisasi• Mengelompokkan sejumlah pekerjaan ke sejumlah unit• Membangun hubungan di antara individu, kelompok

dan departemen• Menetapkan sejumlah garis wewenang formal• Mengalokasikan dan menggunakan secara efektif

sumber daya organisasi

Gambar 7.1. Tujuan Pengorganisasian

10

departementalisasi• Dasar yang digunakan untuk mengelompokkan sejumlah

pekerjaan menjadi satu kelompok atau satu grup.

Ada 5 (lima) bentuk departementalisasi ;• Departementalisasi fungsional, mengelompokkan sejumlah

pekerjaan berdasarkan fungsi yang dilaksanakan.• Departementalisasi produk, mengelompokkan pekerjaan

berdasarkan lini produk.• Departementalisasi geografis, mengelompokkan pekerjaan

berdasarkan kewilayahan atau geografi.• Departementalisasi proses, mengelompokkan pekerjaan

berdasarkan arus produk atau pelanggan.• Departementalisasi pelanggan, mengelompokkan pekerjaan

berdasarkan pelanggan. Tren departementalisasi adalah tim lintas fungsi adalah sejumlah kelompok orang yang ahli dalam berbagai bidang dan bekerja bersama.

Manajer PabrikDepartementalisasi Fungsional

Manajer Pabrikasi

Manajer Akuntansi

Manajer Rekayasa

Manajer SDM

Manajer pembelian

Wakil PresidenPenjualan

Direktur Penjualan

Wilayah Barat

Direktur Penjualan

Wilayah Selatan

Direktur PenjualanWilayah Barat Tengah

Direktur PenjualanWilayah Timur

Departementalisasi Geografis

+ Efisiensi dari meletakkan bersama kekhususan yang serupa dan orang-orang dengan keahlian, pengetahuan dan orientasi yang sama

+ Koordinasi di dalam bidang fungsional+ Spesialisasi yang mendalam- Komunikasi yang buruk di seluruh bidang fungsional- Pandangan yang terbatas tentang sasaran organisasi

+ Penanganan yang lebih efektif dan efisien atas permasalahan regional khusus yang muncul

+ Melayani kebutuhan pasar geografis yang unik dengan lebih baik

- Fungsi rangkap- Dapat merasa terisolasi dari wilayah organisasi lainnya

Bombardier LtdDepartementalisasi Produk

Sektor KendaraanSerbaguna dan rekreasi

Sektor TransitMassal

Sektor ProdukPerkereta-

apian

Divisi PeralatanLogistik

Manajer Departemen Pemotongan

Manajer Departemen

Perencanaan dan Peleburan

Manajer Departemen

Perakitan

Manajer Departemen

Pencelupan dan Penggosokkan

Departementalisasi Proses

+ Memungkinkan spesialisasi dalam produk + Melayani kebutuhan pasar geografis yang unik dengan lebih baik- Fungsi rangkap- Dapat merasa terisolasi dari wilayah organisasi lainnya

Divisi TransitMassal

Divisi TransitMassal

Divisi Produk Perkereta-apian dan Diesel

KepalaPabrik

Divisi ProdukRekreasi

Divisi PeralatanIndustri

Bombardier-Rotax(Gunskirchen)

Manajer Departemen

Finishing

Manajer Departemen

Pengawasan dan Pengiriman

+ Arus kegiatan kerja yang lebih efisien- Hanya dapat digunakan untuk jenis produk tertentu

Rentang kendali• Jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan dikendalikan

secara efektif oleh seorang manajer.

Keterbatasan Rentang Kendali1. Keterbatasan waktu, yaitu pada saat yang bersamaan seorang

pimpinan tidak dapat melakukan pekerjaan yang beraneka macam. Misalnya mengerjakan dua pekerjaan sekaligus, karena itu perlu dilimpahkan kepada orang lain.

2. Keterbatasan pengetahuan, yaitu seorang pimpinan tidak mungkin dapat mengetahui semua pekerjaan dalam perusahaan, maka perlu diadakan pembagian kerja kepada bawahan.

3. Keterbatasan kemampuan, yaitu seorang pimpinan perusahaan kemampuannya terbatas, karena itu perlu diadakan pembatasan jumlah bawahan langsungnya.

4. Keterbatasan perhatian, yaitu yaitu seorang pimpinan terbatas perhatiannya, ia tidak dapat memperhatikan semua masalah yang dilakukan bawahannya, sehingga perlu diadakan pembatasan jumlah bawahan langsung yang dipimpinnya.

Rentang kendali seorang pimpinan jumlahnya relatif, tetapi yang paling ideal adalah antara 3 s/d 9 orang. 13

Direktur

Wakil Direktur

Manajer Divisi

Manajer Departemen

Kepala Penyelia

Penyelia

Karyawan

Gambar 6.2 . Rentang Kendali

delegasi• Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang

lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Delegasi wewenang, yaitu proses dimana para manajer

mengalokasikan wewenang ke bawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya.

Ada 4 (empat) kegiatan delegasi :1. Menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan2. Pelimpahan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan atau

tugas.3. Penerima delegasi, baik implisit atau eksplisit, menimbulkan

kewajiban dan tanggung jawab.4. Pendelegasi menerima pertanggung jawaban bawahan untuk hasil-

hasil yang dicapai.

15

16

Alasan-alasan Pendelegasian • Delegasi dibutuhkan karena manajer tidak selalu mempunyai

pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Mereka menguasai “the big picture” tetapi tidak cukup mengerti masalah lebih terperinci. Sehingga organisasi menggunakan sumber daya yang lebih efisien untuk pelaksanaan tugas tertentu didelegasikan kepada tingkatan organisasi yang serendah mungkin dimana terdapat cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya.

James Stoner (Delegasi Yang Efektif) -> prinsip klasik1. Garis wewenang, membuat lebih jelas dan mudah bagi setiap

anggota organisasi untuk mengetahui ; a) kepada siapa dia dapat mendelegasikan, b) dari siapa dia akan menerima delegasi dan c) kepada siapa dia harus memberikan pertanggung jawaban. Dalam proses pembuatan garis wewenang dibutuhkan delegasi penuh untuk menghindari terjadinya ; a) gaps, yaitu tugas yang tidak ada penanggung jawabnya, b) overlaps, yaitu tanggung jawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu orang individu, dan c) splits, yaitu tanggung jawab atas tugas yang sama diberikan lebih dari satu satuan organisasi.

17

2. Prinsip kesatuan perintah, bawahan dalam organisasi seharusnya melapor hanya kepada seorang atasan.

3. Tanggung jawab, wewenang dan akuntabilitas, seperti yang telah dibahas sebelumnya, prinsip ini menyatakan bahwa a) organisasi dapat menggunakan sumber daya-sumber daya dengan lebih efisien dengan memberikan tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu kepada tingkatan organisasi yang paling cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya. b) konsekuensi peranan tersebut adalah setiap individu dalam organisasi untuk melaksanakan tugas dengan efektif dan diberi wewenang secukupnya dan c) bagian penting adalah akuntabilitas artinya individu setuju untuk menerima tuntutan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas dan mempertanggung jawabkan tugas-tugas yang dilaksanakan bawahannya.

18

Hambatan-hambatan Delegasi KATEGORI MANAJER BAWAHAN

Keputusan • Mempertahankan hak pembuatan keputusan

• Kurang percaya diri dan merasa tertekan untuk pembuatan keputusan yang lebih besar.

Tanggung jawab • Tidak mempercayai bawahan karena takut salah dan gagal sehingga terancam posisinya

• Belum siap menerima tambahan tanggung jawab dan akuntabilitas

Kemampuan manajerial • Tidak mempunyai kemampuan manajerial

• Mempunyai cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya, namun kurang dipercaya.

19

Louis Allen (Teknik Khusus Untuk Mendelegasikan)• Penetapan tujuan, bawahan harus diberitahu maksud dan

pentingnya tugas-tugas yang didelegasikan kepada mereka.• Penegasan tanggung jawab dan wewenang, bawahan harus

diberikan informasi yang jelas tentang apa yang harus mereka pertanggung jawabkan dan bagian dari sumber daya-sumber daya organisasi mana saja yang ditempatkan di bawah wewenangnya.

• Memberikan motivasi kepada bawahan, manajer mendorong bawahan melalui perhatian kepada kebutuhan dan tujuan mereka yang sensitif.

• Meminta penyelesaian kerja, manajer memberikan pedoman dan informasi kepada bawahan untuk melaksanakan pekerjaan yang telah didelegasikan.

• Memberikan latihan, manajer perlu mengarahkan bawahan untuk mengembangkan pelaksanaan kerjanya.

• Mengadakan pengawasan yang memadai, sistem pengawasan yang terpercaya (laporan mingguan) dibuat agar manajer tidak perlu menghabiskan waktunya dengan memeriksa pekerjaan bawahan terus-menerus.

Sentralisasi VS Desentralisasi• Sentralisasi, yaitu pemusatan kekuasaan dan wewenang pada

tingkatan atas suatu organisasi.• Desentralisasi, yaitu pelimpahan secara meluas kekuasaan dan

pembuatan keputusan ke tingkatan-tingkatan organisasi yang lebih rendah.

Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Desentralisasi1. Filsafat manajemen, manajer puncak biasanya otoriter dan

menginginkan pengawasan pusat yang kuat. Hal ini akan mempengaruhi kesediaan manajemen untuk mendelegasikan wewenangnya.

2. Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi, suatu organisasi yang tumbuh semakin besar dan kompleks cenderung memaksa manajemen untuk meningkatkan delegasi wewenangnya.

3. Strategi dan lingkungan organisasi, akan mempengaruhi tipe pasar, lingkungan teknologi, dan persaingan yang harus dihadapi.

4. Penyebaran geografis organisasi, suatu organisasi cenderung melakukan desentralisasi, karena pembuatan keputusan akan lebih sesuai dengan kondisi lokal masing-masing.

20

21

5. Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif, suatu organisasi cenderung melakukan sentralisasi bila manajemen tidak dapat dengan mudah memonitor pelaksanaan kerja bawahannya.

6. Kualitas manajer, desentralisasi memerlukan lebih banyak manajer-manajer yang berkualitas, karena mereka harus membuat keputusan sendiri.

7. Keanekaragaman produk dan jasa, organsasi cenderung melakukan desentralisasi karena keanekaragaman produk atau jasa yang ditawarkan.

8. Karakteristik-karakteristik organisasi lainnya, seperti biaya resiko yang berhubungan dengan pembuatan keputusan, sejarah pertumbuhan organisasi, kemampuan manajemen bawah dan sebagainya.

Faktor-faktor yang mempengaruhi sentralisasi dan desentralisasi dalam suatu organsiasi, mungkin berbeda dengan divisi/departemen/organisasi/perubahan lingkungan eksternal dan internal. Jadi pendekatan digunakan organisasi adalah mengamati segala kemungkinan yang terjadi (pendekatan situasional).

Dimensi strukturKompleksitas • Mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi

termasuk didalamnya tingkat spesialisasi/pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hierarki organisasi serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara geografis.

Diferensiasi :1. Diferensiasi horizontal; merujuk pada tingkat diferensiasi antara

unit-unit berdasarkan orientasi para anggota, sifat dari tugas yang dilaksanakan dan tingkat pendidikan dan pelatihannya.

2. Diferensiasi vertikal; merujuk pada kedalaman struktur, misalnya organisasi berbentuk panjang/lebar tergantung dari rentang kendali

3. Diferensiasi spasial; tingkat sejauhmana lokasi dari kantor, pabrik dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis

22

23

Formalisasi • Sejauhmana organisasi menyandarkan dirinya pada

peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku dari para pegawainya.

Formalisasi :• Bersifat eksternal bagi pegawai, peraturan, prosedur dan

aturan ditetapkan secara terinci, dikodifikasi dan dilaksanakan melalui pengawasan langsung.

• Perilaku yang diinternalkan, melalui nilai, norma• Teknik-teknik formalisasi ; seleksi, persyaratan peran,

peraturan prosedur dan pelatihan, ritual• Sentralisasi dan desentralisasi

24

Terima kasih, Semoga Bermanfaat