kkp a rivai keuangan kpu.rtf

BAB I

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Sejalan dengan perubahan dan perkembangan berbangsa dan bernegara di Republik Indonesia, yang ditandai dengan adanya tuntutan reformasi dalam segala bentuk kehidupan berbangsa dan bernegara. Tuntutan reformasi itu juga merambah dalam tatanan sistem pemerintahan negara Republik Indonesia, yang dijelmakan dengan tuntutan menghendaki system pemerintahan yang tidak lagi sentralistik. Jawaban atas tuntutan tersebut maka didengungkan sistem pemerintahan yang memberi otonomi kepada daerah untuk mengatur dirinya sendiri.Sejak disahkannya UU nomor 32 tahun 2004, yang di dalam beberapa pasalnya mengatur tentang pemilihan kepala daerah secara langsung, yang telah dilakukan oleh lima kabupaten. Berdasarkan Undang-undang nomor 32 tahun 2004, pembiayaan Pilkada yang dilaksanakan pada tahun 2005, dananya berasal dari APBD daerah bersangkutan ditambah biaya stimulan dari APBN. Sedangkan untuk Pilkada setelah tahun 2005 bakal dibebankan melalui APBD masing-masing daerah yang akan melaksanakannya. Pembuatan anggaran biaya Pilkada itu nantinya secara teknis berdasarkan variabel yang telah ditentukan sehingga bisa diketahui berapa besarnya dana yang dibutuhkan suatu daerah untuk melaksanakannya. Persiapan pelaksanaan Pilkada itu sekitar 156 hari atau sekitar 5 bulan, waktu tersebut cukup untuk melaksanakannya.Untuk dapat menjaga kelancaran proses penyelenggaraan Pilkada, maka Sekretariat KPU memiliki peran penting dalam mengelola anggaran keuangan KPU secara efektif dan efisien. Peran penting tersebut harus ditunjang oleh kemampuan SDM yang memadai dalam menjalankan tugas dan fungsinya masing-masing.Dari penjelasan diatas, maka penulis dalam kesempatan ini memilih topik RENCANA KERJA PENINGKATAN KINERJA PENGELOLA ADMINISTRASI KEUANGAN MELALUI OPTIMALISASI TUGAS POKOK DAN FUNGSI PADA SEKRETARIAT KPU PROPINSI SUMATERA SELATAN.

B. ISU AKTUAL

Mengacu dari latar belakang, mengingat pentingnya pelaksanaan tugas pengelolaan administrasi keuangan, dimana Bagian Tata usaha dalam pelaksanaan tata usaha Sekretariat KPU, khususnya bagian keuangan dirasakan masih belum optimal

Untuk mengantisipasi isu tersebut, maka perlu diidentifikasikan terhadap permasalahan yang menghambat tugas Bagian Tata Usaha Sekretariat KPU Propinsi Sumatera Selatan agar isu-isu yang terjadi dapat dicarikan solusinya. Beberapa isu tersebut adalah sebagai berikut :

1. Kualitas SDM pengelola administrasi keuangan masih belum memadai.2. Pelaksanaan pedoman administrasi keuangan Sekretariat KPU belum dijalankan sepenuhnya.3. Penyusunan Kebutuhan KPU belum akurat.4. Terbatasnya dana operasional.5. Adanya usaha untuk mengintervensi Sekretariat KPU.6. Kurangnya pengetahuan hukum.Dengan mempertimbangkan proses, kehalayakan dan problematika yang ada, maka Isu aktual yang perlu segera di atasi adalah : Kualitas SDM pengelola administrasi keuangan masih belum memadai.C. RUANG LINGKUP PEMBAHASAN

Sesuai dengan konteks penulisan ini, maka ruang lingkup masalah yang akan dikaji sesuai dengan isu aktual dibatasi pada Sekretariat KPU Bagian Tata Usaha KPU Provinsi Sumatera Selatan. Hal ini sesuai dengan tugas pokok dan fungsi penulis sebagai Kasubag Keuangan Bagian Tata Usaha Sekretariat KPU Propinsi Sumatera Selatan.D. METODE PENGUMPULAN DATA

Dalam penyusunan Kertas Kerja Perorangan (KKP) ini penulis menggunakan dan melakukan pengumpulan data dan informasi antara lain :

1. Observasi melalui pengumpulan data-data dan informasi dalam melaksanakan tugas pada Sub Bagian Keuangan Bagian Tata Usaha Sekretariat KPU Propinsi Sumatera Selatan;

2. Wawancara bebas melalui tanya jawab dan diskusi staf;

3. Studi Kepustakaan. Studi Kepustakaan dilakukan dengan cara mengumpulkan data dari berbagai buku pedoman, laporan, renstra dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.E. METODE ANALISIS

Metode analisis yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan instrument SWOT (Strenght, Weaknesses, Opportunity dan Threats).Metode analisis ini dilaksanakan dengan melakukan analisa faktor internal dan faktor Eksternal organisasi berdasarkan isu aktual yang sedang dihadapi, visi dan misi organisasi, sehingga diperoleh suatu tujuan yang ingin dicapai dalam rangka menyelesaikan masalah isu aktual tersebut.

Dengan menggunakan analisa SWOT dapat ditentukan tujuan, sasaran, strategi, kebijakan dan program apa yang harus dilakukan untuk dapat menyelesaikan permasalahan yang ada pada organisasi tersebut dalam pelaksanaan tugasnya.BAB II

GAMBARAN KEADAAN SEKARANG

A. TUGAS POKOK DAN FUNGSI

Berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 54 Tahun 2003 Tentang Pola Organisasi dan Tata Kerja Komisi Pemilihan Umum dan Keputusan Komisi Pemilihan Umum No. 622 Tahun 2003 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jendral Komisi Pemilihan Umum, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Propinsi dan Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota,maka tugas pokok Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Propinsi Sumatera Selatan adalah : Melayani pelayanan tugas dan wewenang Komisi Pemilihan Umum Propinsi Sumatera Selatan dalam menyelenggarakan Pemilihan Umum di Propinsi Sumatera Selatan sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.

Dalam melaksanakan tugas pokok tersebut Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Propinsi Sumatera Selatan mempunyai fungsi-fungsi sebagai berikut :

a. Penyusunan program dan anggaran Pemilu di Propinsi Sum-Selb. Pemberian pelayanan teknisi pelaksanaan penyelenggaraan Pemilu

c. Pemberian pelayanan administrasi yang meliputi ketatausahaan kepegawaian anggaran dan perlengkapan

d. Perumusan dan penyusunan rancangan peraturan dan perundang-undangan, bantuan hukum serta penyelesaian masalah dan sengketa hukum

e. Pembinaan informal Pemilu partisipasi masyarakat dan penyelenggaraan hubungan masyarakat bagi keperluan Pemiluf. Pengelolaan data dan penerapan teknologi informal untuk Pemilu

g. Pengelolaan logistik dan distribusi barang/jasa keperluan Pemilu

h. Penyusunan kerjasama antar lembaga

i. Penyusunan laporan penyelenggaraan kegiatan dan pertanggungjawaban KPU Propinsi Sum-Sel

Sedangkan tugas pokok penulis sebagai Kasubbag Keuangan adalah Melaksanakan penyiapan penyusunan anggaran, perbendaharaan, verifikasi dan pembukuan pelaksanaan anggaran.B. VISI DAN MISI

Visi Komisi Pemilihan Umum Propinsi Sumatera Selatan adalah Komisi Pemilihan Umum menjadi penyelenggara pemilu yang mandiri, non partisan, tidak memihak, transparan dan profesional berdasarkan asas-asas pemilihan umum demokratis dengan melibatkan partisipasi rakyat seluas-luasnya sehingga hasilnya dipercaya masyarakat.Untuk mencapai visi yang telah ditetapkan di atas terdapat misi-misi yang akan diimplikasikan dalam kegiatan Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Propinsi Sumatera Selatan yakni :

a. Menyelenggarakan pemilu untuk memilih anggota Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, Presiden dan Wakil Presiden serta Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dan pejabat-pejabat publik lain yang ditentukan Undang Undang.

b. Meningkatkan pemahaman tentang hak dan kewajiban politik rakyat Indonesia untuk berpartisipasi aktif dalam pemilihan umum yang dilaksanakan secara langsung, umum, bebas, rahasia, jujur, adil, akuntabel, edukatif dan beradab.

c. Melayani dan memperlakukan setiap peserta pemilihan umum secara adil dan merata, serta menegakkan peraturan pemilihan umum secara konsisten sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku

d. Melakukan evaluasi secara menyeluruh terhadap penyelenggaraan pemilihan umum untuk peningkatan kualitas pemilihan umum berikutnya.C. KONDISI SEKARANG

Dalam melaksanakan tugas melakukan penyiapan penyusunan anggaran, perbendaharaan, verifikasi dan pembukuan pelaksanaan anggaran dibutuhkan personil yang memiliki kompetensi yang memadai. Untuk terlaksananya administrasi yang baik, dan menghasilkan kerja yang maksimal Subbag Keuangan dituntut memenuhi tingkat kebutuhan SDM dengan kemampuan dan keterampilan yang tinggi terutama berkaitan dengan pemeriksaan pembukuan.

Selain kemampuan dan keterampilan pegawai dalam melaksanakan tugas administrasi keuangan, Subbag Keuangan Bagian Umum juga harus menguasai komputer dan mampu mengadakan kerjasama melalui koordinasi dengan Bagian Lain, sehingga nantinya banyak tugas dapat diselesaikan tepat waktu. Mengingat staf yang ada kemampuan dan keterampilan masih kurang, hal ini menjadi kendala dalam melakukan tertib administrasi.

Adapun komposisi personil pada Sekretariat KPU adalah sebagai berikut

Data Pegawai Berdasarkan Pendidikan Formal

NOTINGKAT PENDIDIKANJUMLAH (Orang)

1S23

2S111

3Sarjana Muda/Diploma 315

4SLTA1

Jumlah30

Data Pegawai berdasarkan golonganNOGolJUMLAHProsentase

1I-0%

2II1033%

3III1757%

4IV310%

Dari data komposisi Anggaran terakhir yang yang dikelola oleh Sekretariat KPU adalah

Posisi Anggaran Juli 2004No.Jenis Biayas/d bulan iniSisa PPKO pada akhir bulan ini

1Biaya Pegawai 187.950.000214.910.000

2Biaya Barang-7.600.000

3Biaya operasional255.532.498313.664.602

Jumlah443.482.498535.964.502

Posisi Anggaran s/d januari 2005

No.Jenis BiayaJumlah

1Biaya Pegawai 404.268.000

2Biaya Barang3.642.304.275

3Biaya operasional987.063.725

Jumlah5.033.6363.000

BAB III

KEADAAN YANG DIINGINKAN

A. TUJUAN DAN SASARAN YANG DIINGINKAN

Dalam pencapaian kinerja perlu ditetapkan tujuan, yang akan dicapai, adapun tujuan yang akan dicapai Subbag Keuangan Bagian Umum Sekretariat KPU Propinsi Sumatera Selatan adalah :Meningkatkan kualitas pengelola administrasi keuangan Sekretariat KPU Propinsi Sumatera Selatan.

Dalam pelaksanaan tujuan tersebut sasaran yang akan dicapai dari hal tersebut adalah :

Meningkatnya pengelola administrasi keuangan yang trampil pada Sekretariat KPU Propinsi Sumatera Selatan.

Dari tujuan dan sasaran kegiatan di atas Subbag Keuangan Bagian Umum Sekretariat KPU Propinsi Sumatera Selatan terus mengupayakan pembinaan bagi pelaksana administrasi keuangan yang menjadi ujung tombak terhadap rapinya administrasi keuangan Bagian Umum.B. KONDISI YANG DIINGINKAN

Untuk mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan adalah dengan merumuskannya dalam bentuk yang telah terarah dan operasional mengacu pada tujuan organisasi merupakan penjabaran atau implementasi dan pernyataan misi yang merupakan hasil yang ingin dicapai dalam kurun waktu antara satu sampai dengan lima tahun, kemudian penulis menjabarkannya dan dikaitkan dalam penulisan kertas kerja ini, maka kondisi yang dinginkan adalah tersedianya pengelola administrasi keuangan Sekretariat KPU Propinsi Sumatera Selatan.yang trampil dalam mengelola administrasi keuangan.

Indikator keadaan sekarang yang menentukan keberhasilan pencapaian tersebut adalah :1. Adanya sumber dana yang cukup untuk menunjang kegiatan KPU

2. Adanya kebijakan peningkatan kualitas SDM

3. Adanya tuntutan akan pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan yang efektif dan efisien serta mengacu pada prinsip transparansi

4. Adanya upaya-upaya penegakan hukum.

BAB IV

ANALISIS MASALAH

A. ANALISIS FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNAL

Keberhasilan organisasi mencapai sasaran proritas atau target kinerja dipengaruhi oleh multi faktor. Untuk itu perlu dilakukan identifikasi dan analisa SWOT agar dapat diketahui dan ditentukan faktor mana yang termasuk kategori, kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman serta yang akan diterapkan.

Langkah yang ditempuh adalah dengan menentukan faktor internal dan faktor eksternal yang menjadi penentu (Strenght, Weaknesses, Opportunities, dan Threats) dengan mengacu kepada visi dan misi organisasi.

Secara efektif analisis SWOT dapat membantu untuk menstrukturkan masalah dengan menganalisis lingkungan internal dan eksternal. Empat unsur yang selalu dihadapi dan dimiliki oleh suatu organisasi, secara internal sejumlah kekuatan (Strenght) dan Kelemahan (Weakness) dan secara eksternal dihadapi dengan berbagai peluang (Opportunities) serta ancaman (Threats)

1. Faktor Internal

a. Strenght (Kekuatan)

Adanya faktor internal organisasi dalam mencapai tujuan yang diinginkan terdapat beberapa kekuatan yang dapat mendorong dan menopang organisasi dalam meningkatkan kinerjanya tersebut adalah :

1. Adanya Tugas Pokok dan Fungsi

Adanya Keppres No. 54 Tahun 2003 dan Keputusan Komisi Pemilihan Umum No. 622 Tahun 2003 merupakan dasar hukum bagi bagian tata usaha khususnya subbag keuangan dalam menjalankan tugasnya.2. Tersedianya sarana penunjang kegiatan.

Tersedianya sarana penunjang kegiatan sangat mendukung tugas-tugas yang dilaksanakan

3. Adanya motivasi kerja yang tinggi

Adanya motivasi kerja yang tinggi memberikan suasana kerja yang fleksibel dan cepat

4. Tersedianya pedoman administrasi keuangan

Tersedianya pedoman administrasi keuangan merupakan acuan bagi subbag keuangan

5. Dukungan Pimpinan

Dukungan Pimpinan merupakan faktor penting dalam menjalankan tugas tanpa merasa ragu.

b. Weakness (Kelemahan)

Dari faktor internal organisasi dalam mencapai tujuan yang diinginkan disadari adanya kelemahan-kelemahan yang berpengaruh terhadap keberhasilan, dalam pencapaian kinerja yang baik, dapat diidentifikasikan sebagai berikut :

1. Terbatasnya SDM yang berkualitasTerbatasnya SDM yang berkualitas merupakan penghambat utama dalam menjalankan tugasnya.2. Terbatasnya dana operasionalTerbatasnya dana operasional yang dikelola Sekretariat dirasakan mengurangi kinerja 3. Penyusunan kebutuhan KPU belum akuratPenyusunan kebutuhan KPU belum akurat karena pengalaman yang belum memadai dalam menjalankan tugasnya.4. Kurangnya pemahaman pegawai terhadap TUPOKSIKurangnya pemahaman pegawai terhadap TUPOKSI karena disebabkan latar belakang mereka yang berbeda-beda.5. Kurangnya anggaranKurangnya anggaran yang disediakan sangat mengganggu kinerja sekretariat dalam menyusun perencanaan.

2. Faktor Eksternal

a. Opportunities (Peluang)

Faktor eksternal organisasi mempunyai berbagai peluang yang ada untuk mencapai tujuan organisasi yang diinginkan. Adapun peluang berpengaruh terhadap tercapainya tujuan dapat diidentifikasikan sebagai berikut :

1. Adanya bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuanganAdanya bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuangan merupakan kesempatan untuk mengurangi gap yang ada dari kemampuan aparatur2. Adanya bantuan dana dari pemerintah pusatAdanya bantuan dana dari pemerintah pusat merupakan peluang yang harus dimanfaatkan sebesar-besarnya.3. Adanya dukungan pemerintah daerah Adanya dukungan pemerintah daerah merupakan peluang yang harus dimanfaatkan sekretariat KPU jika mendapat hambatan.4. Penerapan hukum yang semakin baikPenerapan hukum yang semakin baik membuat semua unsur yang ada menjadi berhati-hati dan pertanggungjawaban keuangan menjadi lebih akuntabel.

5. Adanya laporan pertanggung jawaban keuanganAdanya laporan pertanggung jawaban keuangan dapat dimanfaatkan sekretariat KPU dalam menjelaskan permasalahan yang dirasakan menghambat.

b. Threats (Ancaman)

Dari faktor eksternal organisasi selain peluang terdapat juga ancaman yang merugikan organisasi itu sendiri yaitu :

1. Kurangnya koordinasi dengan instansi terkaitKurangnya koordinasi dengan instansi terkait menyebabkan kinerja Sekretariat KPU menjadi tidak optimal2. Adanya kecurigaan yang berlebihan terhadap pengelolaan keuangan KPUAdanya kecurigaan yang berlebihan terhadap pengelolaan keuangan KPU mengganggu staff dalam menjalankan tugasnya.3. Sistem Monitoring dan Evaluasi internal belum efektif.Sistem Monitoring dan Evaluasi internal yang belum sepenuhnya efektif harus diatasi secepat mungkin4. Kurangnya kelengkapan data yang diperolehKurangnya kelengkapan data yang diperoleh menyulitkan penyusunan anggaran.

5. Banyaknya intervensi dari pihak luarBanyaknya intervensi dari pihak luar yang mempunyai kepentingan menghambat dan mengancam kinerja Sekretariat KPUDari seluruh hasil identifikasi faktor internal dan eksternal berdasarkan analisis SWOT dapat diterangkan dalam tabel berikut ini :

Tabel 1 Identifikasi Faktor Internal Dan Eksternal

FAKTOR INTERNAL

NOKEKUATAN (S)KELEMAHAN (W)

1Adanya Tugas Pokok dan Fungsi 1Terbatasnya SDM yang berkualitas

2Tersedianya sarana penunjang kegiatan.2Terbatasnya dana operasional

3Adanya motivasi kerja yang tinggi3Penyusunan kebutuhan KPU belum akurat

4Tersedianya pedoman administrasi keuangan4Kurangnya pemahaman pegawai terhadap TUPOKSI

5Dukungan Pimpinan5Kurangnya anggaran

FAKTOR EKSTERNAL

NOPELUANG (O)NOANCAMAN (T)

1Adanya bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuangan1Kurangnya koordinasi dengan instansi terkait

2Adanya bantuan dana dari pemerintah pusat2Adanya kecurigaan yang berlebihan terhadap pengelolaan keuangan KPU

3Adanya dukungan pemerintah daerah 3Sistem Monitoring dan Evaluasi internal belum efektif.

4Penerapan hukum yang semakin baik4Kurangnya kelengkapan data yang diperoleh

5Adanya laporan pertanggung jawaban keuangan5Banyaknya intervensi dari pihak luar

B. PENILAIAN DAN PEMILIHAN FAKTOR KUNCI SUKSES

Penilaian terhadap faktor-faktor internal dan eksternal dengan menggunakan skala Likert, dengan nilai 1 5. Aspek yang dinilai dan cara-cara menilai dapat dijelaskan sebagai berikut :1. Nilai Urgensi (NU)

Tiap faktor dibobot tingkat urgensinya berdasarkan U (Urgensi), S (Serious) dan G(Growth). Tingkat urgensinya kemudian dirata-ratakan.

2. Bobot Faktor (BF)

Dari nilai Urgensi, kemudian dicari bobot faktor (BF) dan satuan ukurannya % (prosen).

Cara menentukan bobot faktor adalah dengan menjumlahkan Nilai Urgensi faktor Internal. Misalnya faktor internal yang diidentifikasikan ada 3, terdiri 3 strenghts dan 3 weaknesses. Prosentase masing-masing bobot faktor dituliskan kedalam kolom BF yang tersedia pada tabel evaluasi faktor internal dan eksternal

3. Nilai Dukungan (ND)

Tiap faktor atau elemen kerja berpotensi sebagai unggulan organisasi dalam meraih sukses lebih besar. Tiap faktor sebenarnya merupakan input yang harus dikelola dengan baik agar memberikan dukungan yang maksimal sehingga menjadi unggul dalam meraih sukses yang dicapai. Untuk itu setiap pimpinan dapat menilai dukungan setiap faktor dalam mencapai sasaran organisasi. Nilai dukungan tiap faktor diukur dengan skala 1 5. kemudian ditentukan nilai dukungan tiap faktor dan dirata-ratakan. Nilai dukungan setiap strength dan weaknesses dimasukan ke dalam kolom ND pada tabel evaluasi faktor internal dan eksternal. Kemudian dihitung nilai bobot dukungan (NBD) tiap faktor dengan cara mengalikan bobot faktor dengan nilai dukungan (BF x ND = NBD)

4. Nilai Keterkaitan

Keterkaitan tiap faktor satu sama lain dinilai dengan skala 0 5. Dengan skala nilai tersebut ditentukan nilai keterkaitan tiap faktor pada kolom yang telah disediakan pada tabel evaluasi faktor internal dan eksternal. Membuat nilai rata-rata keterkaitan (NRK) tiap faktor dan menuliskannya pada kolom NRK. Menghitung nilai bobot keterkaitan (NBK) dengan cara mengalikan nilai NRK dengan BF.

Tabel 2 Nilai Urgensi Faktor Internal Dan Eksternal

NOFAKTOR INTERNALNILAI URGENSIJUMLAH

USG

KEKUATAN (S)

1Adanya Tugas Pokok dan Fungsi 55515

2Tersedianya sarana penunjang kegiatan.45413

3Adanya motivasi kerja yang tinggi43411

4Tersedianya pedoman administrasi keuangan45514

5Dukungan Pimpinan44412

KELEMAHAN (W)

1Terbatasnya SDM yang berkualitas44513

2Terbatasnya dana operasional34411

3Penyusunan kebutuhan KPU belum akurat45514

4Kurangnya pemahaman pegawai terhadap TUPOKSI44412

5Kurangnya anggaran33410

PELUANG (O)

1Adanya bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuangan55515

2Adanya bantuan dana dari pemerintah pusat54413

3Adanya dukungan pemerintah daerah 44412

4Penerapan hukum yang semakin baik43411

5Adanya laporan pertanggung jawaban keuangan54514

ANCAMAN (T)

1Kurangnya koordinasi dengan instansi terkait55515

2Adanya kecurigaan yang berlebihan terhadap pengelolaan keuangan KPU44412

3Sistem Monitoring dan Evaluasi internal belum efektif.54413

4Kurangnya kelengkapan data yang diperoleh55414

5Banyaknya intervensi dari pihak luar44311

Tabel 3 Evaluasi Keterkaitan Faktor Internal Dan Eksternal

Keterangan

Nilai keterkaitan 5 = sangat terkait 4 = terkait3 = cukup terkait 2 = kurang terkait 1 = sangat kurang terkait

Langkah selanjutnya adalah pemilihan Faktor kunci sukses yaitu faktor yang memiliki total nilai bobot (TNB) terbesar dari antara faktor-faktor yang berpengaruh terhadap sasaran yang akan dicapai. Faktor kunci sukses disebut juga sebagai kekuatan kunci atau faktor strategis. Cara menentukan faktor kunci sukses (FKS) adalah sebagai berikut :

FKS dipilih dari TNB yang terbesar

Kalau TNB sama pilih NBD terbesar.

Kalau NBD sama pilih NBK terbesar

Kalau NBK sama pilih BF terbesar

Kalau BF sama pilih berdasarkan pengalaman dan pertimbangan rasionalitas.

Untuk menilai dan memilih faktor kunci keberhasilan tujuan dan sasaran yang diharapkan maka digunakan analisis pada tabel berikut ini:

Tabel 4 Faktor Kunci Keberhasilan

FAKTOR INTERNAL

NOKEKUATAN (S)NOKELEMAHAN (W)

1Adanya Tugas Pokok dan Fungsi 1Penyusunan kebutuhan KPU belum akurat

2Tersedianya pedoman administrasi keuangan2Terbatasnya SDM yang berkualitas

FAKTOR EKSTERNAL



2Adanya laporan pertanggung jawaban keuangan2Kurangnya kelengkapan data yang diperoleh

PETA KEKUATAN ORGANISASI

Keterangan

Dari faktor kunci keberhasilan dan posisi organisasi yang tergambar pada peta posisi organisasi diatas, maka diketahui bahwa posisi organisasi berada pada kuadran I. Yang berarti strategi yang akan digunakan yaitu dengan cara memanfaatkan kekuatan untuk meraih peluang.

1. Tujuan

Cara yang paling tepat dalam merumuskan tujuan yang rasional dan logis yang dapat dicapai adalah berdasarkan kemampuan organisasi. Gambaran kemampuan organisasi itu dapat dilihat berdasarkan faktor kunci keberhasilan dan peta posisi kekuatan organisasi. Dengan mengoptimalkan faktor-faktor kunci keberhasilan organisasi dimasa lalu, maka dapat diproyeksikan keberhasilan pada masa yang akand datang.

Sesuai prinsip utama manajemen diatas dan belajar dari pengalaman keberhasilan masa lalu untuk mencapai hasil yang diinginkan, cara yang paling tepat dalam perumusan yang rasional, logis adalah berdasarkan kemampuan organisasi yang tercermin dalam faktor kunci keberhasilan dan peta posisi. Untuk itu tujuan perumusan tujuan dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Langkah pertama, meneliti posisi kekuatan organisasi.

2. Langkah kedua, menentukan faktor kunci keberhasilan sesuai peta posisi kekuatan, dan mencatatnya dalam format tabel perumusan tujuan.

3. Langkah ketiga, perumusan tujuan.

Perumusan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai dimasa-masa mendatang dapat dilihat pada tabel 5 dibawah ini :

Tabel 5 Perumusan Tujuan (Kuadran I)

NOFAKTOR KUNCI KEBERHASILAN (FKK)ALTERNATIF TUJUAN

KEKUATAN KUNCIPELUANG KUNCI

1Adanya Tugas Pokok dan Fungsi 1Adanya bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuanganMeningkatkan kualitas pengelola administrasi keuangan Sekretariat KPU Propinsi Sumatera Selatan

2Tersedianya pedoman administrasi keuangan2Adanya laporan pertanggung jawaban keuanganMengoptimalkan pedoman administrasi keuangan untuk meningkatkan kualitas laporan pertanggungjawaban keuangan.

2. Sasaran

Setelah tujuan dirumuskan, dan divalidasi kesesuaiannya dengan misi dan tugas pokok, maka dilanjutkan dengan penentuan atau pemilihan alternatif yang terbaik berdasarkan nilai manfaatnya (M) bagi publik dan nilai kemampuan mengatasi kelemahan (KML) dan kemampuan mengatasi ancaman (KMA) yang diperkirakan dapat menghambat pencapaian tujuan.

Penilaian alternatif tujuan dapat dilakukan dengan memakai skala penilaian 1-5 sebagai berikut :

Angka 5:Sangat mudah mengatasi kelemahan kunci/ancaman kunci atau sangat mudah memanfaatkan kekuatan kunci/kesempatan kunci

Angka 4:Mudah mengatasi kelemahan kunci/ancaman kunci atau sangat mudah memanfaatkan kekuatan kunci/kesempatan kunci

Angka 3:Cukup mudah mengatasi kelemahan kunci/ancaman kunci atau sangat mudah memanfaatkan kekuatan kunci/kesempatan kunci

Angka 2:Sulit mengatasi kelemahan kunci/ancaman kunci atau sangat mudah memanfaatkan kekuatan kunci/kesempatan kunci

Angka 1:Sangat sulit mengatasi kelemahan kunci/ancaman kunci atau sangat mudah memanfaatkan kekuatan kunci/kesempatan kunci

Pemilihan atau penentuan tujuan berdasarkan Total Nilai (TN) yang paling besar dan bila TN sama dipilih M yang paling besar. Alternatif tujuan yang ditetapkan tersebut dapat dilihat pada tabel 6 berikut ini :

Tabel 6 Penilaian Dan Penentuan Tujuan

NOFAKTOR KUNCI KEBERHASILAN (FKK)ALTERNATIF TUJUANMKMLKMATN


1Adanya Tugas Pokok dan Fungsi 1Adanya bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuanganMeningkatkan kualitas pengelola administrasi keuangan Sekretariat KPU Propinsi Sumatera Selatan 44513

2Tersedianya pedoman administrasi keuangan2Adanya laporan pertanggung jawaban keuanganMengoptimalkan pedoman administrasi keuangan untuk meningkatkan kualitas laporan pertanggungjawaban keuangan.44412

3. Sasaran dan Kinerja

Tujuan organisasi merupakan pernyataan umum yang menggambarkan suatu rumusan keinginan yang hendak dicapai dalam waktu yang akan datang. Tujuan yang dirumuskan itu disesuaikan dengan rencana strategik instansi. Untuk itu tujuan dijabarkan kedalam sasaran tahunan.

Ada beberapa kriteria yang diperhatikan dalam menyusun sasaran, yaitu Sasaran yang ditetapkan menghasilkan kinerja yang terukur. Kinerja adalah hasil yang diperoleh atas pelaksanaan suatu kegiatan yang dilakukan seseorang atau sekelompok orang untuk mencapai suatu sasaran organisasi dalam kurun waktu tertentu dengan cara yang benar.

Dari tujuan dan sasaran menurut visi dan misi, dapat diambil satu tujuan dan sasaran untuk dikaji melalui analisis SWOT sesuai dengan tugas dan fungsi penulis yang dikaitkan dengan isu aktual yang sedang berkembang saat ini. Untuk itu tujuan dalam tulisan ini adalah Meningkatkan kualitas pengelola administrasi keuangan Sekretariat KPU Propinsi Sumatera Selatan.Tujuan, sasaran dan kinerja organisasi yang diinginkan dapat dilihat pada tabel 7 berikut ini :

Tabel 7 Sasaran Dan Kinerja

NOTUJUANSASARANINDIKATORSATUAN UKURANKINERJA SEKARANGKINERJA YANG AKAN DATANG2006/2007

1Meningkatkan kualitas pengelola administrasi keuangan Sekretariat KPU Propinsi Sumatera Selatan Tersedianya Tenaga SDM pengelola administrasi keuangan yang berkualitasInput:

SDMorang

Danarupiah

Output

Tenaga SDM yang telah mengikuti bimbingan teknisorang

Outcome

Meningkatnya pengelolaan administrasi keuangan KPU%

C. STRATEGI DAN RENCANA AKSI

1. Strategi

Berdasarkan matriks SWOT dapat disusun suatu formulasi strategi dengan menginteraksikan faktor-faktor internal dan eksternal yang menjadi faktor kunci sukses seperti dalam diagram formulasi SWOT yang berisi strategi-strategi sebagai berikut :

Strategi SO :Memanfaatkan kekuatan untuk meraih peluang

Strategi ST:Memanfaatkan kekuatan untuk mengatasi Ancaman

Strategi WO :Memperbaiki kelemahan yang masih potensial untuk mendukung kekuatan meraih peluang atau sasaran yang akan dicapai

Strategi WT :Meminimalkan kelemahan atau memperbaiki kekurangan agar ancaman tidak menjadi penghambat meraih peluang

Berdasarkan posisi organisasi yang berada pada kuadran I, maka alternatif strategi yang dipilih untuk menjalankan tujuan dan sasaran adalah strategi SO.

DIAGRAM I

FORMULASI STRATEGI SWOT

FAKTOR INTERNAL

FAKTOR EKSTERNALKEKUATAN (S)KELEMAHAN (W)

1Adanya Tugas Pokok dan Fungsi 1Penyusunan kebutuhan KPU belum akurat


PELUANG (O)

SOWO

1Adanya bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuangan1Optimalkan tupoksi dengan memberikan kesempatan kepada staff yang memenuhi persyaratan untuk mengikuti bimtek pengelolaan administrasi keuangan1Tingkatkan akurasi data kebutuhan KPU melalui pengiriman pegawai mengikuti bimtek pengelolaan administrasi keuangan

2Adanya laporan pertanggung jawaban keuangan2Optimalkan pedoman administrasi keuangan untuk meningkatkan kualitas laporan pertanggungjawaban2Tingkatkan kualitas SDM untuk meningkatkan kualitas laporan pertanggungjawaban keuangan KPU

TANTANGAN (T)STWT

1Kurangnya koordinasi dengan instansi terkait1Optimalkan tupoksi untuk meningkatkan koordinasi dengan instansi terkait1Tingkatkan akurasi data kebutuhan KPU dengan berkoordinasi dengan instansi terkait

2Kurangnya kelengkapan data yang diperoleh2Optimalkan pedoman administrasi keuangan untuk meningkatkan kelengkapan data yang diperoleh2Tingkatkan kualitas SDm untuk memperoleh data yang lebih akurat dan lengkap

Pemilihan Alternatif Strategi

Berdasarkan formulasi strategi SWOT pada Diagram 1, maka dapat dipilih strategi yang akan dilaksanakan dapat dengan pendekatan-pendekatan sebagai berikut :

1. Strategi fokus, artinya dipilih alternatif yang berada pada kwadran yang sama dengan fokus tujuan yang akan dicapai, yakni pada peta kekuatan organisasi

2. Strategi gabungan atau strategi mix atau strategi multi, artinya ada empat strategi yang dilakukan secara simultan, yakni dengan memilih satu strategi dari tiap kwadran yang saling terkait atau yang mendukung strategi utama atau fokus.

Dasar penentuan atau pemilihan alternatif adalah strategi yang paling efektif dalam mencapai sasaran kinerja yang telah ditetapkan dan palng murah biayanya serta paling praktis pelaksanaannya.

Pemilihan alternatif strategi yang paling efektif untuk dilaksanakan tersebut dapat dilihat pada tabel 8 berikut ini :

Tabel 8 Teori Tapisan

NOALTERNATIFEFEKTIFITASKEMUDAHANBIAYATOTALKET

1Optimalkan tupoksi dengan memberikan kesempatan kepada staff yang memenuhi persyaratan untuk mengikuti bimtek pengelolaan administrasi keuangan55414

2Optimalkan pedoman administrasi keuangan untuk meningkatkan kualitas laporan pertanggungjawaban33511

Dalam penjelasan mengenai alternatif strategi yang mendapatkan nilai tertinggi adalah Optimalkan tupoksi dengan memberikan kesempatan kepada staff yang memenuhi persyaratan untuk mengikuti bimtek pengelolaan administrasi keuangan dengan bekerjasama antar dinas/instansi terkait, sehingga alternatif tersebut dapat dijadikan prioritas. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 9 berikut :

Tabel 9 Strategi Kebijakan Program Kegiatan

NOTUJUANSASARANSTRATEGIKEBIJAKANPROGRAM KEGIATAN

1Meningkatkan kualitas pengelola administrasi keuangan Sekretariat KPU Propinsi Sumatera Selatan Tersedianya Tenaga SDM pengelola administrasi keuangan yang berkualitasOptimalkan tupoksi dengan memberikan kesempatan kepada staff yang memenuhi persyaratan untuk mengikuti bimtek pengelolaan administrasi keuanganPeningkatan kualitas SDM pengelola administrasi keuanganProgram bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuanganMengirimkan 2 orang pegawai untuk mengikuti bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuangan

2. Rencana Aksi

Aktivitas suatu organisasi sangat tergantung pada bagaimana organisasi tersebut menyusun rangkaian kegiatannya setiap satu tahun. Didalam penyusunan rencana dan program kegiatan organisasi, memperhatikan kriteria sebagai berikut :

Spesifik, dimana kegiatan harus menggambarkan spesifikasi yang diinginkan

Measurable, yaitu kegiatan harus dapat diukur dan dapat dipastikan waktu dan tingkat pencapaiannya

Aggressive but Attanable, dapat dijadikan standar keberhasilan dalam 1 tahun sehingga harus cukup menantang tetapi masih dalam ruang tingkat keberhasilan

Result Oriented : maksudnya harus dapat menspesifikasikan hasil yang diinginkan

Time Bound : dapat direalisasikan dalam waktu yang relatif pendek

Strategi yang disusun dalam matriks SWOT diatas masih bersifat tindakan umum, belum merupakan kegiatan operasional. Strategi itu dapat dikategorikan sebagai program utama yang akan dilakukan secara terpadu. Program itu harus dijabarkan menjadi rencana kegiatan dengan memakai rencana kerja (action plan).

Dalam menyusun rencana kegiatan dapat digunakan matriks rencana kegiatan. Dalam matrik rencana kegiatan seyogyanya mencakup

What, apa tujuan dan sasaran yang akan dicapai serta indikatornya

How, bagaimana cara mencapainya (yakni dengan strategi atau program dan rencana kegiatan yang tepat dilakukan)

Who, siapa yang akan diberi tanggung jawab melaksanakan (adalah orang yang memiliki kompetensi yang tepat dan bermotivasi tinggi)

When, kapan waktu pelaksanaan (mulai dan selesai)

Budget, anggaran yang diperlukan

Rencana kegiatan yang akan dilaksanakan serta target kinerja dan realisasinya, dapat dilihat pada tabel 10 berikut ini :

Tabel 10 Rencana Kegiatan

KEGIATANRINCIAN KEGIATANPENANGGUNG JAWABWAKTUBIAYARp (juta)TARGET KINERJA

1Mengirimkan 2 orang pegawai untuk mengikuti bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuanganaSeleksi administrasiSekretaris KPU2 orang

bMenyiapkan anggaran

dMengirimkan peserta

eMonitoring dan Evaluasi

Tabel 11 Pengukuran Kinerja

NOKEGIATANASPEK YANG DINILAITARGETREALISASI%

Mengirimkan 2 orang pegawai untuk mengikuti bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuanganSDM2 orang2 orang100%

Biaya

Waktu pelaksanaan1 bulan1 bulan100%

Tingkat Kinerja SDM90%90%100%

Pelaksanaan monitoring dan Evaluasi 2 kali2 kali100%

D. PELAKSANAAN DAN PEMANTAUAN

Strategi dan rencana kegiatan yang dilakukan hendaknya didukung dengan pelaksanaan yang efektif dan efisien. Untuk itu perlu adanya pengaturan operasional atau kebijakan operasional dengan menyusun tim, susunan tim, tugas tim dan jadwal kerjanya.

Tim kerja akan lebih efektif kalau terdiri dari anggota yang tepat kualifikasi (memiliki kompetensi yang tepat dan motivasi tinggi). Tim dipimpin langsung kepala unit kerja yang bertanggung jawab pada bidang tugas yang akan ditingkatkan kinerjanya. Anggota terdiri dari tenaga kerja yang ada pada unit kerja tersebut.

Dengan memberdayakan tenaga dari dalam akan timbul semangat kerja bagi anggota tim dan bagi yang bukan anggota tim karena mereka berhadap dapat masuk pada tim lain.

Untuk memperoleh kepastian bahwa pekerjaan tim berjalan lancar dan mencapai target / sasaran sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, maka ketua pelaksana monitoring (pemantauan) yang dilaksanakan sejak awal kegiatan, sampai akhir kegiatan / kerja tim.

Adapun dalam rangka melaksanakan Bimbingan Teknis Pengelolaan Administrasi Keuangan, maka tim kerja yang akan dibentuk adalah sebagai berikut :

Ketua

: Sekretaris KPUD

Bertugas memberikan arahan yang akan dituju atau yang akan dicapai tim, mengkoordinasikan kegiatan dan sumber daya yang diperlukan, memantau dan mengevaluasi kemajuan tugas serta melaporkan hasilnya kepada pimpinan dan memberikan umpan balik.

Sekretaris: Kasubbag Keuangan Bertugas menyusun persiapan sumber daya yang diperlukan, jadwal pelaksanaan, dan membantu Ketua melakukan pemantauan, pengumpulan data, penyimpanan, rapat evaluasi dan laporan.

Anggota: Staff

Bertugas melaksanakan kegiatan yang telah disusun, pengamatan, memberikan saran, data yang aktual, akurat dan menyusun bahan laporan, serta kesulitan-kesulitan yang mungkin akan dihadapi dalam pelaksanaan.

Untuk memperoleh kepastian bahwa pekerjaan tim berjalan lancar dan mencapai hasil sesuai rencana yang ditetapkan, maka ketua tim perlu melakukan pemantauan. Pemantauan dilakukan sejak awal sampai akhir kerja tim.

Sarana pemantauan dapat disusun berupa laporan tertulis, laporan lisan melalui telpon dan pemantauan lapangan. Format laporan dan substansi yang dilaporkan dibakukan, waktu penyampaian laporan ditentukan batas waktunya.

Berdasarkan hasil pemantauan baik melalui laporan tertulis dan lisan maupun dengan pemantauan langsung dapat diketahui kemajuan pelaksanaan kegiatan dan hasil yang dicapai. Agar hasil pemantauan yang akan dilaporkan kepada pimpinan yang lebih tinggi akurat dan aktual, maka perlu dilakukan evaluasi.

E. EVALUASI DAN PELAPORAN

Strategi dan rencana kegiatan yang dilakukan hendaknya didukung dengan pelaksanaan yang efektif dan efisien. Untuk itu perlu adanya pengaturan operasional atau kebijakan operasional dengan menyusun tim, susunan tim, tugas tim dan jadwal kerjanya.

Tim kerja akan lebih efektif kalau terdiri dari anggota yang tepat kualifikasi (memiliki kompetensi yang tepat dan motivasi tinggi). Tim dipimpin langsung kepala unit kerja yang bertanggung jawab pada bidang tugas yang akan ditingkatkan kinerjanya. Anggota terdiri dari tenaga kerja yang ada pada unit kerja tersebut.

Dengan memberdayakan tenaga dari dalam akan timbul semangat kerja bagi anggota tim dan bagi yang bukan anggota tim karena mereka berhadap dapat masuk pada tim lain.

Untuk melaksanakan program kerja yang telah digunakan, maka disusun jadwal kegiatan tim dalam satu tahun anggaran yang secara rinci dapat dilihat pada tabel 12, dengan urutan kegiatan sebagai berikut :

Persiapan

Pelaksanaan

Monitoring dan Evaluasi

Pengalaman menunjukkan bahwa dalam kehidupan berorganisasi, kita akan selalu merasa kekurangan waktu dalam penyusunan rencana kegiatan. Untuk itu diperlukan suatu strategi yang mantap sehingga dapat membantu dalam mengkaji kemungkinan-kemungkinan dalam pelaksanaan kegiatan di lapangan. Untuk itu diperlukan jadwal evaluasi guna memilih dan mengkaji apakah rencana kegiatan yang telah disusun dapat dilaksanakan sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai.

Adapun jadwal evaluasi, monitoring dan pelaporan dalam rangka bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuangan dapat dijelaskan sebagai berikut :

Tabel 12 Monitoring Dan Evaluasi

NOKEGIATANWAKTU (1 TAHUN)

123456789101112

1Persiapan

2pelaksanaan bimbingan teknis

3Pemantauan

BAB V

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Dari hasil proses pelaksanaan analisa SWOT, dalam upaya untuk meningkatkan pelayanan pada Sekretariat KPU Propinsi Sumatera Selatan terdapat sisi positif dan negatif yaitu :

1. Sisi Positif

Secara internal organisasi :

a.) Adanya Tugas Pokok dan Fungsi b.) Tersedianya sarana penunjang kegiatan.c.) Adanya motivasi kerja yang tinggid.) Tersedianya pedoman administrasi keuangane.) Dukungan Pimpinan

Secara Eksternal

a.) Adanya bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuanganb.) Adanya bantuan dana dari pemerintah pusatc.) Adanya dukungan pemerintah daerah d.) Penerapan hukum yang semakin baike.) Adanya laporan pertanggung jawaban keuangan

2. Sisi Negatif

Secara Internal Organisasi

a.) Terbatasnya SDM yang berkualitas

b.) Terbatasnya dana operasional

c.) Penyusunan kebutuhan KPU belum akurat

d.) Kurangnya pemahaman pegawai terhadap TUPOKSI

e.) Kurangnya anggaran

Secara Eksternal Organisasi

a.) Kurangnya koordinasi dengan instansi terkait

b.) Adanya kecurigaan yang berlebihan terhadap pengelolaan keuangan KPU

c.) Sistem Monitoring dan Evaluasi internal belum efektif.

d.) Kurangnya kelengkapan data yang diperoleh

e.) Banyaknya intervensi dari pihak luar

B. REKOMENDASI

1. Optimalkan tupoksi dengan memberikan kesempatan kepada staff yang memenuhi persyaratan untuk mengikuti bimtek pengelolaan administrasi keuangan2. Optimalkan tupoksi untuk meningkatkan koordinasi dengan instansi terkait3. Tingkatkan akurasi data kebutuhan KPU melalui pengiriman pegawai mengikuti bimtek pengelolaan administrasi keuangan

4. Tingkatkan akurasi data kebutuhan KPU dengan berkoordinasi dengan instansi terkait.

DAFTAR PUSTAKA

1. Keputusan Presiden Nomor 54 Tahun 2003Tentang Pola Organisasi dan Tata Kerja Komisi Pemilihan Umum.

2. Keputusan Komisi Pemilihan Umum No. 622 Tahun 2003 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jendral Komisi Pemilihan Umum, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Propinsi dan Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota.

3. Teknik-Teknik Analisis Manajemen, Drs. JPG Sianipar, MM. DR. H. M. Entang, MA, Dipl. Ed.4. Materi dan Bahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Departemen Dalam Negeri Propinsi Sumatera Selatan Angkatan I Tahun 2006 di Palembang.

DAFTAR ISI

halaman

HALAMAN JUDUL

HALAMAN PENGESAHAN SEMINAR

HALAMAN PENGESAHAN

KATA PENGANTAR

i

DAFTAR ISI

iii

DAFTAR TABEL

v

BAB I PENDAHULUAN

1

A. LATAR BELAKANG

1

B. ISU AKTUAL

2

C. RUANG LINGKUP PEMBAHASAN

3

D. METODE PENGUMPULAN DATA

3

E. METODE ANALISIS

4

BAB II GAMBARAN KEADAAN SEKARANG

5

A. TUGAS POKOK DAN FUNGSI

5

B. VISI DAN MISI

6

C. KONDISI SEKARANG

7

BAB III KEADAAN YANG DIINGINKAN

10

A. TUJUAN DAN SASARAN YANG DIINGINKAN

10

B. KONDISI YANG DIINGINKAN

11

BAB IV ANALISIS MASALAH

12

A. ANALISIS FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNAL

12

B. PENILAIAN DAN PEMILIHAN FAKTOR KUNCI SUKSES

18

C. STRATEGI DAN RENCANA AKSI

30

D. PELAKSANAAN DAN PEMANTAUAN

38

E. EVALUASI DAN PELAPORAN

40

BAB V PENUTUP

43

A. KESIMPULAN

43

B. REKOMENDASI

44

DAFTAR PUSTAKA

45

DAFTAR TABELHalamanTabel 1 Identifikasi Faktor Internal Dan Eksternal17Tabel 2 Nilai Urgensi Faktor Internal Dan Eksternal20Tabel 3 Evaluasi Keterkaitan Faktor Internal Dan Eksternal21Tabel 4 Faktor Kunci Keberhasilan23Tabel 5 Perumusan Tujuan (Kuadran I)26Tabel 6 Penilaian Dan Penentuan Tujuan28Tabel 7 Sasaran Dan Kinerja30DIAGRAM I FORMULASI STRATEGI SWOT32Tabel 8 Teori Tapisan34Tabel 9 Strategi Kebijakan Program Kegiatan35Tabel 10 Rencana Kegiatan37Tabel 11 Pengukuran Kinerja37Tabel 12 Monitoring Dan Evaluasi42DAFTAR ISIHalamanBAB I 1PENDAHULUAN

1A. LATAR BELAKANG

2B. ISU AKTUAL

3C. RUANG LINGKUP PEMBAHASAN

3D. METODE PENGUMPULAN DATA

4E. METODE ANALISIS

5BAB II GAMBARAN KEADAAN SEKARANG

5A. TUGAS POKOK DAN FUNGSI

6B. VISI DAN MISI

7C. KONDISI SEKARANG

10BAB III KEADAAN YANG DIINGINKAN

10A. TUJUAN DAN SASARAN YANG DIINGINKAN

11B. KONDISI YANG DIINGINKAN

12BAB IV ANALISIS MASALAH

12A. ANALISIS FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNAL

18B. PENILAIAN DAN PEMILIHAN FAKTOR KUNCI SUKSES

30C. STRATEGI DAN RENCANA AKSI

38D. PELAKSANAAN DAN PEMANTAUAN

40E. EVALUASI DAN PELAPORAN

43BAB V PENUTUP

43A. KESIMPULAN

44B. REKOMENDASI

45DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Identifikasi Faktor Internal Dan Eksternal17Tabel 2 Nilai Urgensi Faktor Internal Dan Eksternal20Tabel 3 Evaluasi Keterkaitan Faktor Internal Dan Eksternal21Tabel 4 Faktor Kunci Keberhasilan23Tabel 5 Perumusan Tujuan (Kuadran I)26Tabel 6 Penilaian Dan Penentuan Tujuan28Tabel 7 Sasaran Dan Kinerja30DIAGRAM I FORMULASI STRATEGI SWOT32Tabel 8 Teori Tapisan34Tabel 9 Strategi Kebijakan Program Kegiatan35Tabel 10 Rencana Kegiatan37Tabel 11 Pengukuran Kinerja37Tabel 12 Monitoring Dan Evaluasi42BAB I PENDAHULUAN1

A. LATAR BELAKANG1

B. ISU AKTUAL2

C. RUANG LINGKUP PEMBAHASAN3

D. METODE PENGUMPULAN DATA3

E. METODE ANALISIS4

BAB II GAMBARAN KEADAAN SEKARANG5

A. TUGAS POKOK DAN FUNGSI5

B. VISI DAN MISI6

C. KONDISI SEKARANG7

BAB III KEADAAN YANG DIINGINKAN10

A. TUJUAN DAN SASARAN YANG DIINGINKAN10

B. KONDISI YANG DIINGINKAN11

BAB IV ANALISIS MASALAH12

A. ANALISIS FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNAL12

B. PENILAIAN DAN PEMILIHAN FAKTOR KUNCI SUKSES18

C. STRATEGI DAN RENCANA AKSI30

D. PELAKSANAAN DAN PEMANTAUAN38

E. EVALUASI DAN PELAPORAN40

BAB V PENUTUP43

A. KESIMPULAN43

B. REKOMENDASI44

DAFTAR PUSTAKA45

Tabel 1 Identifikasi Faktor Internal Dan Eksternal17Tabel 2 Nilai Urgensi Faktor Internal Dan Eksternal20Tabel 3 Evaluasi Keterkaitan Faktor Internal Dan Eksternal21Tabel 4 Faktor Kunci Keberhasilan23Tabel 5 Perumusan Tujuan (Kuadran I)26Tabel 6 Penilaian Dan Penentuan Tujuan28Tabel 7 Sasaran Dan Kinerja30DIAGRAM I FORMULASI STRATEGI SWOT32Tabel 8 Teori Tapisan34Tabel 9 Strategi Kebijakan Program Kegiatan35Tabel 10 Rencana Kegiatan37Tabel 11 Pengukuran Kinerja37Tabel 12 Monitoring Dan Evaluasi42Halaman48

2

_1206585210.xlsmatriks

DAFTAR INVENTARISASI MASALAHMATRIKS ISU AKTUAL

NOMASALAHNOMASALAHKRITERIATOTALPRIORITAS

PROSESKELAYAKANPROGRAM

1Kualitas SDM pengelola administrasi keuangan masih belum memadai1Kualitas SDM pengelola administrasi keuangan masih belum memadai555151

2Pelaksanaan pedoman administrasi keuangan Sekretariat KPU belum di jalankan sepenuhnya2Pelaksanaan pedoman administrasi keuangan Sekretariat KPU belum di jalankan sepenuhnya554142

3Penyusunan Kebutuhan KPU belum akurat3Penyusunan Kebutuhan KPU belum akurat443115

4Terbatasnya dana operasional4Terbatasnya dana operasional445133

5Adanya usaha untuk mengintervensi Sekretariat KPU5Adanya usaha untuk mengintervensi Sekretariat KPU354124

6Kurangnya pengetahuan hukum6Kurangnya pengetahuan hukum433106

DAFTAR INVENTARISASI MASALAH

NOMASALAH

1Penyelenggaraan pemerintahan kelurahan dibidang Keamanan dan Ketertiban Lingkungan belum optimal

2Sistem Monitoring dan Evaluasi yang belum efektif.

3Kurangnya ketertiban pedagang K-5

4Lemahnya kemampuan SDM dalam pengumpulan, mengolah dan mengevaluasi data

5Meningkatnya gangguan terhadap Kamtibmas

0

TABEL 1

TABEL 1

FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN, TUJUAN DAN SASARAN

FAKTOR KUNCI KEBERHASILANTUJUANSASARAN

1SDM1Meningkatkan kualitas pengelola administrasi keuangan Sekretariat KPU Propinsi Sumatera Selatan1Tersedianya Tenaga SDM pengelola administrasi keuangan yang berkualitas

2Dana

3Dukungan masyarakat

TABEL 2

TABEL 2

TUJUAN, SASARAN DAN INDIKATOR

TUJUANSASARANINDIKATORSATUANKINERJA SEKARANG

1Meningkatkan kualitas pengelola administrasi keuangan Sekretariat KPU Propinsi Sumatera SelatanTersedianya Tenaga SDM pengelola administrasi keuangan yang berkualitasJumlah SDMorang

Jumlah AnggaranRupiah

Bimbingan Tekniskali

Kualitas Laporan%

tabel 3

TABEL 3

IDENTIFIKASI FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNAL

FAKTOR INTERNAL


1Adanya Tugas Pokok dan Fungsi1Terbatasnya SDM yang berkualitas





FAKTOR EKSTERNAL




3Adanya dukungan pemerintah daerah3Sistem Monitoring dan Evaluasi internal belum efektif.



tabel 4

TABEL 4

NILAI URGENSI FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNAL


USG

KEKUATAN (S)

1Adanya Tugas Pokok dan Fungsi55515





KELEMAHAN (W)






PELUANG (O)



3Adanya dukungan pemerintah daerah44412



ANCAMAN (T)






TABEL 5

TABEL 5

EVALUASI KETERKAITAN FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNAL

NOFAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNALNUBFNDNBDNILAI KETERKAITANTOTALNRKNBKTNBFKK

%123456789101112

KEKUATAN (S)

1Adanya Tugas Pokok dan Fungsi1518.52%50.93X34345553453444.000.741.671S=4.38

2Tersedianya pedoman administrasi keuangan1417.28%50.863X4444423353393.550.611.482S' = S - W =4.38-3.73=0.65

3Tersedianya sarana penunjang kegiatan.1316.05%40.6444X333555333413.730.601.24O' = O - T =4.13-3.67=0.46

KELEMAHAN (W)4.38

4Penyusunan kebutuhan KPU belum akurat1417.28%40.69343X55543544454.090.711.401W=3.73

5Terbatasnya SDM yang berkualitas1316.05%40.644435X5543533444.000.641.282

6Kurangnya pemahaman pegawai terhadap TUPOKSI1214.81%30.4454355X543353454.090.611.05

PELUANG (O)3.73

7Adanya bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuangan1517.86%50.89545555X53533484.360.781.671O=4.13

8Adanya laporan pertanggung jawaban keuangan1416.67%40.675254445X4532433.910.651.322

9Adanya bantuan dana dari pemerintah pusat1315.48%40.6233533334X334373.360.521.14

ANCAMAN (T)4.13

10Kurangnya koordinasi dengan instansi terkait1517.86%40.71433553553X53444.000.711.431T=3.67

11Kurangnya kelengkapan data yang diperoleh1416.67%40.675534353335X3423.820.641.302

12Sistem Monitoring dan Evaluasi internal belum efektif.1315.48%30.4633343332433X343.090.480.94

3.67

81.00

84.00

TABEL 6

TABEL 6

FAKTOR-FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN

FAKTOR INTERNAL


1Adanya Tugas Pokok dan Fungsi1Penyusunan kebutuhan KPU belum akurat


FAKTOR EKSTERNAL




TABEL 7

TABEL 7

PERUMUSAN TUJUAN (PADA KUADRAN I)



1Adanya Tugas Pokok dan Fungsi1Adanya bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuanganMeningkatkan kualitas pengelola administrasi keuangan Sekretariat KPU Propinsi Sumatera Selatan


tabel 8

TABEL 8

PENILAIAN DAN PENENTUAN TUJUAN (PADA KWADRAN I)



1Adanya Tugas Pokok dan Fungsi1Adanya bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuanganMeningkatkan kualitas pengelola administrasi keuangan Sekretariat KPU Propinsi Sumatera Selatan44513


TABEL 9

TABEL 9

SASARAN DAN KINERJA


1Meningkatkan kualitas pengelola administrasi keuangan Sekretariat KPU Propinsi Sumatera SelatanTersedianya Tenaga SDM pengelola administrasi keuangan yang berkualitasInput:

SDMorang

Danarupiah

Output


Outcome


SWOT

DIAGRAM 1


FAKTOR INTERNAL




PELUANG (O)

SOWO

1Adanya bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuangan1Optimalkan tupoksi dengan memberikan kesempatan kepada staff yang memenuhi persyaratan untuk mengikuti bimtek pengelolaan administrasi keuangan1Tingkatkan akurasi data kebutuhan KPU melalui pengiriman pegawai mengikuti bimtek pengelolaan administrasi keuanganRencana Kerja peningkatan Kinerja Pengelola Administrasi Keuangan Melalui Optimalisasi Tugas Pokok dan Fungsi Pada Sekretariat KPU Propinsi Sumatera Selatan


TANTANGAN (T)STWT



Mengoptimalkan Tupoksi dengan memberikan kesempatan kepada staff yang memenuhi persyaratan untuk mengikuti Diklat1Meningkatkan pemahaman tentang peraturan yang berlaku dan kemampuan aparatur melalui Diklat

Meningkatkan pemahaman tentang peraturan yang berlaku dan kemampuan aparatur melalui Diklat

Memanfaatkan pedoman dan petunjuk teknis pemerintahan, pembangunan dan pembinaan kesejahteraan masyarakat untuk mengatasi gangguan terhadap Kamtibmas2Meningkatkan kualitas SDM untuk mengatasi ancaman gangguan terhadap Kamtibmas

Meningkatkan kualitas SDM untuk mengatasi ancaman gangguan terhadap Kamtibmas

TABEL 10

TEORI TAPISAN




TABEL 11

TABEL 11

STRATEGI, KEBIJAKAN PROGRAM DAN KEGIATAN

NOTUJUANSASARANSTRATEGIKEBIJAKANPROGRAMKEGIATAN

1Meningkatkan kualitas pengelola administrasi keuangan Sekretariat KPU Propinsi Sumatera SelatanTersedianya Tenaga SDM pengelola administrasi keuangan yang berkualitasOptimalkan tupoksi dengan memberikan kesempatan kepada staff yang memenuhi persyaratan untuk mengikuti bimtek pengelolaan administrasi keuanganPeningkatan kualitas SDM pengelola administrasi keuanganProgram bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuanganMengirimkan 2 orang pegawai untuk mengikuti bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuangan

TABEL 12

TABEL 12

RENCANA KEGIATAN


1Mengirimkan 2 orang pegawai untuk mengikuti bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuanganaSeleksi administrasiSekretaris KPU




Rencana Kerja Peningkatan Penyelenggaraan Pemerintahan Dengan Mengoptimalkan Dukungan Masyarakat Melalui Revitalisasi Siskamling Pada Kelurahan Pasar I Kecamatan Muara Enim

tabel 13

TABEL 13

PENGUKURAN KINERJA



Biaya



Pelaksanaan monitoring dan Evaluasi2 kali2 kali100%

TABEL 14

TABEL 14JADWAL MONITORING DAN EVALUASI


1234

1Penyeleksian

2pelaksanaan bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuangan

3Laporan Keuangan

4Evaluasi dan Monitoring Kegiatan

_1206585256.vsd

_1206585028.xlsmatriks

DAFTAR INVENTARISASI MASALAHMATRIKS ISU AKTUAL

NOMASALAHNOMASALAHKRITERIATOTALPRIORITAS

PROSESKELAYAKANPROGRAM

1Kualitas SDM pengelola administrasi keuangan masih belum memadai1Kualitas SDM pengelola administrasi keuangan masih belum memadai555151

2Pelaksanaan pedoman administrasi keuangan Sekretariat KPU belum di jalankan sepenuhnya2Pelaksanaan pedoman administrasi keuangan Sekretariat KPU belum di jalankan sepenuhnya554142

3Penyusunan Kebutuhan KPU belum akurat3Penyusunan Kebutuhan KPU belum akurat443115

4Terbatasnya dana operasional4Terbatasnya dana operasional445133

5Adanya usaha untuk mengintervensi Sekretariat KPU5Adanya usaha untuk mengintervensi Sekretariat KPU354124

6Kurangnya pengetahuan hukum6Kurangnya pengetahuan hukum433106

DAFTAR INVENTARISASI MASALAH

NOMASALAH

1Penyelenggaraan pemerintahan kelurahan dibidang Keamanan dan Ketertiban Lingkungan belum optimal

2Sistem Monitoring dan Evaluasi yang belum efektif.

3Kurangnya ketertiban pedagang K-5

4Lemahnya kemampuan SDM dalam pengumpulan, mengolah dan mengevaluasi data

5Meningkatnya gangguan terhadap Kamtibmas

0

TABEL 1

TABEL 1

FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN, TUJUAN DAN SASARAN

FAKTOR KUNCI KEBERHASILANTUJUANSASARAN

1SDM1Meningkatkan kualitas pengelola administrasi keuangan Sekretariat KPU Propinsi Sumatera Selatan1Tersedianya Tenaga SDM pengelola administrasi keuangan yang berkualitas

2Dana

3Dukungan masyarakat

TABEL 2

TABEL 2

TUJUAN, SASARAN DAN INDIKATOR

TUJUANSASARANINDIKATORSATUANKINERJA SEKARANG

1Meningkatkan kualitas pengelola administrasi keuangan Sekretariat KPU Propinsi Sumatera SelatanTersedianya Tenaga SDM pengelola administrasi keuangan yang berkualitasJumlah SDMorang

Jumlah AnggaranRupiah

Bimbingan Tekniskali

Kualitas Laporan%

tabel 3

TABEL 3

IDENTIFIKASI FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNAL

FAKTOR INTERNAL


1Adanya Tugas Pokok dan Fungsi1Terbatasnya SDM yang berkualitas





FAKTOR EKSTERNAL




3Adanya dukungan pemerintah daerah3Sistem Monitoring dan Evaluasi internal belum efektif.



tabel 4

TABEL 4

NILAI URGENSI FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNAL


USG

KEKUATAN (S)

1Adanya Tugas Pokok dan Fungsi55515





KELEMAHAN (W)






PELUANG (O)



3Adanya dukungan pemerintah daerah44412



ANCAMAN (T)






TABEL 5

TABEL 5

EVALUASI KETERKAITAN FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNAL

NOFAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNALNUBFNDNBDNILAI KETERKAITANTOTALNRKNBKTNBFKK

%123456789101112

KEKUATAN (S)

1Adanya Tugas Pokok dan Fungsi1518.52%50.93X34345553453444.000.741.671S=4.38

2Tersedianya pedoman administrasi keuangan1417.28%50.863X4444423353393.550.611.482S' = S - W =4.38-3.73=0.65

3Tersedianya sarana penunjang kegiatan.1316.05%40.6444X333555333413.730.601.24O' = O - T =4.13-3.67=0.46

KELEMAHAN (W)4.38

4Penyusunan kebutuhan KPU belum akurat1417.28%40.69343X55543544454.090.711.401W=3.73

5Terbatasnya SDM yang berkualitas1316.05%40.644435X5543533444.000.641.282

6Kurangnya pemahaman pegawai terhadap TUPOKSI1214.81%30.4454355X543353454.090.611.05

PELUANG (O)3.73

7Adanya bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuangan1517.86%50.89545555X53533484.360.781.671O=4.13

8Adanya laporan pertanggung jawaban keuangan1416.67%40.675254445X4532433.910.651.322

9Adanya bantuan dana dari pemerintah pusat1315.48%40.6233533334X334373.360.521.14

ANCAMAN (T)4.13

10Kurangnya koordinasi dengan instansi terkait1517.86%40.71433553553X53444.000.711.431T=3.67

11Kurangnya kelengkapan data yang diperoleh1416.67%40.675534353335X3423.820.641.302

12Sistem Monitoring dan Evaluasi internal belum efektif.1315.48%30.4633343332433X343.090.480.94

3.67

81.00

84.00

TABEL 6

TABEL 6

FAKTOR-FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN

FAKTOR INTERNAL




FAKTOR EKSTERNAL




TABEL 7

TABEL 7

PERUMUSAN TUJUAN (PADA KUADRAN I)



1Adanya Tugas Pokok dan Fungsi1Adanya bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuanganMeningkatkan kualitas pengelola administrasi keuangan Sekretariat KPU Propinsi Sumatera Selatan


tabel 8

TABEL 8

PENILAIAN DAN PENENTUAN TUJUAN (PADA KWADRAN I)



1Adanya Tugas Pokok dan Fungsi1Adanya bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuanganMeningkatkan kualitas pengelola administrasi keuangan Sekretariat KPU Propinsi Sumatera Selatan44513


TABEL 9

TABEL 9

SASARAN DAN KINERJA


1Meningkatkan kualitas pengelola administrasi keuangan Sekretariat KPU Propinsi Sumatera SelatanTersedianya Tenaga SDM pengelola administrasi keuangan yang berkualitasInput:

SDMorang

Danarupiah

Output


Outcome


SWOT

DIAGRAM 1


FAKTOR INTERNAL




PELUANG (O)

SOWO

1Adanya bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuangan1Optimalkan tupoksi dengan memberikan kesempatan kepada staff yang memenuhi persyaratan untuk mengikuti bimtek pengelolaan administrasi keuangan1Tingkatkan akurasi data kebutuhan KPU melalui pengiriman pegawai mengikuti bimtek pengelolaan administrasi keuanganRencana Kerja peningkatan Kinerja Pengelola Administrasi Keuangan Melalui Optimalisasi Tugas Pokok dan Fungsi Pada Sekretariat KPU Propinsi Sumatera Selatan


TANTANGAN (T)STWT



Mengoptimalkan Tupoksi dengan memberikan kesempatan kepada staff yang memenuhi persyaratan untuk mengikuti Diklat1Meningkatkan pemahaman tentang peraturan yang berlaku dan kemampuan aparatur melalui Diklat

Meningkatkan pemahaman tentang peraturan yang berlaku dan kemampuan aparatur melalui Diklat

Memanfaatkan pedoman dan petunjuk teknis pemerintahan, pembangunan dan pembinaan kesejahteraan masyarakat untuk mengatasi gangguan terhadap Kamtibmas2Meningkatkan kualitas SDM untuk mengatasi ancaman gangguan terhadap Kamtibmas

Meningkatkan kualitas SDM untuk mengatasi ancaman gangguan terhadap Kamtibmas

TABEL 10

TEORI TAPISAN




TABEL 11

TABEL 11

STRATEGI, KEBIJAKAN PROGRAM DAN KEGIATAN

NOTUJUANSASARANSTRATEGIKEBIJAKANPROGRAMKEGIATAN

1Meningkatkan kualitas pengelola administrasi keuangan Sekretariat KPU Propinsi Sumatera SelatanTersedianya Tenaga SDM pengelola administrasi keuangan yang berkualitasOptimalkan tupoksi dengan memberikan kesempatan kepada staff yang memenuhi persyaratan untuk mengikuti bimtek pengelolaan administrasi keuanganPeningkatan kualitas SDM pengelola administrasi keuanganProgram bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuanganMengirimkan 2 orang pegawai untuk mengikuti bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuangan

TABEL 12

TABEL 12

RENCANA KEGIATAN


1Mengirimkan 2 orang pegawai untuk mengikuti bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuanganaSeleksi administrasiSekretaris KPU2 orang




Rencana Kerja Peningkatan Penyelenggaraan Pemerintahan Dengan Mengoptimalkan Dukungan Masyarakat Melalui Revitalisasi Siskamling Pada Kelurahan Pasar I Kecamatan Muara Enim

tabel 13

TABEL 13

PENGUKURAN KINERJA



Biaya



Pelaksanaan monitoring dan Evaluasi2 kali2 kali100%

TABEL 14

TABEL 14JADWAL MONITORING DAN EVALUASI


1234

1Penyeleksian

2pelaksanaan bimbingan teknis pengelolaan administrasi keuangan

3Laporan Keuangan

4Evaluasi dan Monitoring Kegiatan

kkp a rivai keuangan kpu.rtf

Documents