kesekteratiatan

kesekretariatan

OLEH :

MIRABELA NUR ISLAMI

(33142004)

Pembimbing : Titik Suhartini, S.Pd

PENGERTIAN

POLA PENATAAN

TUJUAN

FUNGSI

ELEMEN KESEKRETARIATAN

FUNGSI UMUM

CONTOH PENGARSIPAN

PENGERTIAN

Kesekretariatan dapat diartikansebagai keseluruhan rangkaian

kegiatan penataan terhadappekerjaan perkatoran baik surat

menyurat dan tugas-tugas bantuanlainnya dalam rangka menunjang

kelancaran pencapaian tujuanorganisasi.

PENGERTIAN

POLA PENATAAN

TUJUAN

FUNGSI


FUNGSI UMUM

CONTOH PENGARSIPAN

POLA PENATAAN

Adapun bentuk-bentuk pola penataan :

• Perencanaan (Planning)

• Menyusun (Aranging)

• Menghimpun (Collecting)

• Mencatan ( Recording )

• Mengolah ( Processing )

• Mengendalikan ( Controling )

• Mengirim ( Tranfering )

• Menyimpang ( Filling)

PENGERTIAN

POLA PENATAAN

TUJUAN

FUNGSI


FUNGSI UMUM

CONTOH PENGARSIPAN

TUJUAN

Memperlancar lalulintas dandistribusi informasi kesegalapihak baik internal ataupuneksternal

mengamankan rahasia organisasi

mengelola dan memelihara seluruhdokumen organisasi yang berguna bagi kelancaranpelaksanaan fungsi manajement

PENGERTIAN

POLA PENATAAN

TUJUAN

FUNGSI


FUNGSI UMUM

CONTOH PENGARSIPAN

FUNGSI

Adapun fungsinya sebagai berikut : mengadakan pencatatan ataupun recording segala kegiatan manajemen sebagai alat pelaksaan pusatketatausahaan pengendali informasi internal dan eksternalorganisasi sebagai alat komunikasi organisasi sebagai alat pelaksana pemegang rahasiaorganisasi sentral teknologi tranfer informasi sebagai pusat dokumentasi

PENGERTIAN

POLA PENATAAN

TUJUAN

FUNGSI


FUNGSI UMUM

CONTOH PENGARSIPAN


1. SUMBER DAYA MANUSIA/PENGURUS

2. SEKRETARIATAN

3. PERLENGKAPAN DAN PERALATAN KESEKRETARIATAN

4. IDENTITAS ORGANISASI

PENGERTIAN

POLA PENATAAN

TUJUAN

FUNGSI


FUNGSI UMUM

CONTOH PENGARSIPAN

1. SUMBER DAYA MANUSIA/PENGURUS

Sebuah sistem tidak mungkin berjalan tanpa

ada manusia yang menjalankannya termasuk

kesekretariatan.

Sebuah organisasi hendaknya memiliki

devisi atau biro tersendiri yang SDMnya

kusus mengelola kesekretariatan. Biro ini

biasanya bersifat internal karena bertugas

mendukung kinerja intern organisasi

PENGERTIAN

POLA PENATAAN

TUJUAN

FUNGSI


FUNGSI UMUM

CONTOH PENGARSIPAN

BACK

2. SEKRETARIATAN

Sebuah organisasi juga harus memiliki

tempat tertentu atau basecamp, yang

berfungsi sebagai pusat administrasi serta

tempat silaturohmi, bekerja dan

berkoordinasi antar pengurus.

PENGERTIAN

POLA PENATAAN

TUJUAN

FUNGSI


FUNGSI UMUM

CONTOH PENGARSIPAN

BACK

Adanya perlengkapan dan peralatan standar

minimum untuk bisa menjalankan fungsi

kesekretariatan tersebut.

Peralatan dan perlengkapan tersebut anatara

seperti : lemari, komputer, peralatan kantor/

alat tulis, sarana komunikasi antar

pengurus(papan pengumuman), alat-alat

kebersihan dll.

3. PERLENGKAPAN DAN PERALATAN KESEKRETARIATAN

PENGERTIAN

POLA PENATAAN

TUJUAN

FUNGSI


FUNGSI UMUM

CONTOH PENGARSIPAN

BACK

Identitas organisasi menjadi elemen

penyokong eksistensi organisasi. Identitas

organisasi merupakan tanda pengenal dasar

atau ciri khusus dari suatu organisasi yang

membedakannya dari organisasi lain.

Biasanya, identitas organisasi direalisasikan

dan divisualisasikan dengan sebuah

logo/lambang, papan nama, bendera,

stempel dll.

4. IDENTITAS ORGANISASI

PENGERTIAN

POLA PENATAAN

TUJUAN

FUNGSI


FUNGSI UMUM

CONTOH PENGARSIPAN

BACK

Fungsi umum

A.Pengelolaan

sistemadministrasiorganisasi

B.Pengelolaan

sistemsekretariatan

PENGERTIAN

POLA PENATAAN

TUJUAN

FUNGSI


FUNGSI UMUM

CONTOH PENGARSIPAN

A.Pengelolaan sistem administrasi

organisasi

1. Pengelolaan surat (baik surat masuk atau keluar,

meliputi : standarisasi pembuatan surat masuk dan

keluar, pencatatan dan pendokumentasian surat, dan

penyimpanan surat)

2. Pengelolaan sarana sarana komunikasi internal

pengurus organisasi (seperti papan informasi/

pengumuman, papan komunikasi dan buku

komunikasi)

3. Manajemen pengarsipan data dan informasi

Manajemen pengarsipan data

&informasi

Data/dokumen yang

diarsipkan

Bentuk pengarsipan

PENGERTIAN

POLA PENATAAN

TUJUAN

FUNGSI


FUNGSI UMUM

CONTOH PENGARSIPAN

BACK


organisasi

Sistem pengarsipan/penyimpanan data dan

informasi harus dilakukan secara berkesinambungan

selama organisasi masih berjalan. Kemajuan dan

hasil yang diperoleh oleh organisasi dapat dilihat

dari dokumen-dokumen yang disimpan dengan rapi

dan baik. Sebaliknya, pengarsipan yang kacau dapat

menghambat kemajuan organisasi yang

bersangkutan. Hal ini sebagai referensi

kepengurusan organisasi selanjutnya.

Manajemen pengarsipan data

&informasi

PENGERTIAN

POLA PENATAAN

TUJUAN

FUNGSI


FUNGSI UMUM

CONTOH PENGARSIPAN

BACK


organisasi

Data/dokumen yang

diarsipkan

Arsip pendirian organisasiSistem dan mekanisme standart organisasiProgram kerja laporan pertanggungjawabanper periode kepengurusanProposal dan laporan pertanggungjawabanper kegiatan/kepanitiaanDatabase pengurus/SDMDatabase pihak eksternal(lembaga,organisasi, donatur dll)Administrasi sehari-hari (suratkeluar/masuk,penegolalan papan informasi/ mading, catatan harian dll)

PENGERTIAN

POLA PENATAAN

TUJUAN

FUNGSI


FUNGSI UMUM

CONTOH PENGARSIPANBACK


organisasi

Dalam bentuk dokumen tertulis (hardcopy), minimal 2. Satu buah untuk dipinjam ataudipelajari, dan yang satunya untuk arsip sejati.

Dalam bentuk softcopy (disket, flashdiskdll), beckup CD (agar tahan lama) ataudengan portable hardisk (agar bisa dibawakemana-mana)

Bentuk pengarsipan

PENGERTIAN

POLA PENATAAN

TUJUAN

FUNGSI


FUNGSI UMUM


B.Pengelolaan sistem sekretariatan

• Bagaimana sekretariat sebagai basecamp bagi

pengurus yang mencakup fungsi koordinasi dan

silaturohmi bisa berfungsi sebagaimana mestinya.

Bagaimana kenyamanan dan kerapian menjadi

faktor mempengaruhi berjalannya fungsi

kesekretariatan dan akan mempengaruhi kinerja

organisasi.

• Sekretariatan pun berfungsi sebagai pusat

administrasi,

Hal umum yang dilakukan

untuk pengelolaan fisik

sekretariatan

PENGERTIAN

POLA PENATAAN

TUJUAN

FUNGSI


FUNGSI UMUM

CONTOH PENGARSIPAN

BACK

B.Pengelolaan sistem sekretariatan

Hal umum yang dilakukan untuk

pengelolaan fisik sekretariatan

• Membuat jadwal piket bersih-bersih,membereskan sekretariatan untuk setiappengurus per hari.Dan sebaiknya ada saatmembereskan sekretariatan secara bersama-sama• Pembuatan aturan dalam penggunaansekretariatan dan baang- barang yang adadidalamnya.

PENGERTIAN

POLA PENATAAN

TUJUAN

FUNGSI


FUNGSI UMUM


PENGARSIPAN SURAT MASUK

PENGARSIPAN SURAT KELUAR

NO TGL MASUK

PENGIRIM DAN ALAMAT

TGL & NO SURAT

PIHAK YANG DITUJU

PERIHAL LAMPIRAN KET

1. 9 OKTOBER 2015

PT. MAJU JAYA

7OKTOBER 201510/V/21015

PT. SEJAHTERA

UNDANGAN PAMFLET

2. 12 OKTOBER 2015

PT. MIYO 10 OKTOBER 201521/03/2015

PT. NANAS

UNDANGAN PAMFLET

NO TGL MASUK

DARI TUJUAN

TGL & NOMER SURAT

PERIHAL LAMPIRAN KET

1. 9 OKTOBER 2015

PT. MAJU JAYA

PT.SUHADA

7OKTOBER 201510/V/21015

UNDANGAN PAMFLET

2. 12 OKTOBER 2015

PT. MIYO ANANDA BAKERY

10 OKTOBER 201525/03/2015

MOHON KERJASAMA

PAMFLET

PENGERTIAN

POLA PENATAAN

TUJUAN

FUNGSI


FUNGSI UMUM

CONTOH PENGARSIPAN

kesekteratiatan

Business