KESEKRETARIATAN DAN

KEARSIPAN

DASAR HUKUM DASAR HUKUM

1.UU No. 7 Thn 1971 2.PP No. 34 Thn 19793.Permen Diknas No. 42 Thn 2006 4.Permen Diknas No. 37 Thn 2006 5.Permen Diknas No. 26 Thn 2006 6.Kepmen Diknas No. 145/U/2004

Fungsi Surat :

1. Wakil dari pengirim/penulis

2. Alat pengingat

3. Pedoman kerja

4. Bukti tertulis hitam di atas putih

Syarat-syarat surat yang baik :

1. Sistematis susunan isi surat

2. Singkat, tidak bertele-tele

3. Jelas

4. Format menarik (wujud fisik yang menarik)

PERSURATANPengertian :

Surat : Alat komunikasi tertulis dari satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.

1. Penerima surat atau pengirim surat, petugas yang menerima surat masuk atau mengirim surat keluar

2. Pencatat surat, petugas yang mencatat keterangan yang terdapat pada surat

3. Pengarah surat, pimpinan atau petugasnya ditunjuk untuk mengalihkan surat sesuai dengan masalahnya

4. Pengolah, petugas yang mengolah atau menyelesaikan isi surat

5. Penata arsip, petugas yang melaksanakan penataan arsip

KOMPONEN PENGELOLAAN SURAT

PENGELOMPOKAN SURAT MASUK :a. Surat biasa

b. Surat penting dan

c. Surat rahasia

Cara penanganan hampir sama hanya untuk surat penting pencatatanya menggunakan kartu kendali dan untuk surat rahasia pencatatannya dalam keadaan tertutup

Suatu surat diidentifikasi sebagai surat penting apabila :

1. Surat yang bersangkutan terlambat pada unit pengolah sehingga dapat berakibat terganggunya kelancaran pekerjaan

2. Surat tersebut memerlukan tindak lanjut

3. Surat itu hilang atau terlambat sampai pada unit pengolah dapat menimbulkan kerugian yang berarti

JENIS SURAT :

1. Surat Dinas;

2. Nota Dinas;

3. Memo;

4. Surat Pengantar;

5. Surat Keputusan;

6. Surat Edaran;

JENIS SURAT :

8. Surat Undangan;

9. Surat Tugas;

10. Surat Kuasa;

11. Surat Pengumuman;

12. Surat Pernyataan;

13. Surat Keterangan;

14. Berita Acara.

1.Surat Dinas merupakan surat yang berisi hal penting

berkenaan dengan administrasi pemerintahan dan

pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan.

2.Bagian-bagian dari surat dinas :

a. kepala surat dinas;

b. pembuka surat dinas;

c. isi surat dinas; dan

d. penutup surat dinas.

Contoh Surat Dinas

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL INSTITUT PERTANIAN BOGOR

Kampus IPB Darmaga Bogor Telp. (0251) 622642

10 ketukanNomor : tanggal surat………Lampiran : 1 inciHal :

Yth. __________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

nama jabatan

tanda tangan

Tembusan : nama pejabat

NIP

15 ketukan……………1 ½ inci

215 mm

1. Kode jabatan merupakan tanda jabatan dari pejabat

yang menandatangani surat.

2. Kode unit merupakan tanda dari unit kerja yang

membuat/mengeluarkan surat.

3. Kode perihal merupakan tanda dari perihal atau subjek

surat.

KODE JABATAN, KODE UNIT KERJA DAN KODE PERIHAL

KODE SURAT DI LINGKUNGAN IPB

I. KODE INSTITUT PERTANIAN BOGOR……………………………………………………… I3II. KODE UNIT KERJA/KODE JABATAN

1. Rektor, Wakil Rektor I, II, III, IV………………………………………………………………………. I32. Pimpinan Majelis Wali Amanah (Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris) …………………. I3.MWA3. Ketua Senat Akademik………………………………………………………………………………………… I3.SA4. Ketua Dewan Audit…………………………………………………………………………………………… I3.DA5. Ketua Dewan Guru Besar ………………………………………………………………………………….. I3.DGB

6. Dekan, Wakil Dekan Faperta…………………………………………………………………………… I3.17. Dekan, Wakil Dekan FKH……………………………………………………………………………… I3.28. Dekan, Wakil Dekan FPIK……………………………………………………………………………… I3.39. Dekan, Wakil Dekan Fapet……………………………………………………………………………… I3.410.Dekan, Wakil Dekan Fahutan…………………………………………………………………………… I3.511.Dekan, Wakil Dekan Fateta…………………………………………………………………………….. I3.612.Dekan, Wakil Dekan FMIPA…………………………………………………………………………… I3.713.Dekan, Wakil Dekan FEM…………………………………………………………………………….. I3.814.Dekan, Wakil Dekan Fakultas Ekologi Manusia …………………………………………… I3.9 15.Dekan, Wakil Dekan Sekolah Pasca Sarjana…………………………………………………. I3.1016.Kepala Lembaga Penelitian dan Pemberdayaan Masyarakat………………………… I3.1117.Kepala Kantor Persiapan Implementasi Otonomi ……………………………………….. I3.1218.Kepala Kantor Audit …………………………………………………………………………………….. I3.1319. dst…

KODE PERIHAL SURAT

1.Hubungan Masyarakat…… HM2.Kerjasama Luar Negeri…… LN3.Organisasi dan Tata Kerja… OT4.Perlengkapan……………… LK5.Perencanaan…………… …. PR6.Ketatausahaan……………… TU7.Kepegawaian……………… KP8.Keuangan………………… KU9.Hukum…………………… HK10.Pengawasan……………… WS11.dst

Frase pembuka sebuah surat resmi :

Dengan ini kami beritahukan bahwa………….Bersama ini kami kirimkan ……..Dalam rangka………Diberitahukan dengan hormat ………Menyusul surat kami tanggal……..Membahas surat Anda no…….. perihal…..Sehubungan dengan………Sehubungan dengan surat saudara

tanggal……Menunjuk surat pemberitahuan dari……..

bahwa……. maka…..

Dalam kalimat pembuka ada beberapa uangkapan yang dianjurkan untuk dipakai, antara lain :

Sesuai dengan surat perjajian……….Seperti Saudara ketahui………Berikut ini kami sampaikan……..Sehubungan dengan hasil rapat…….

Kami sangat bergembira atas kepercayaan Saudara…..

Kalimat Penutup yang baik :

Atas perhatian dan bantuan Saudara kami sampaikan terima kasih

Kami mengharap bantuan Saudara

Kami menunggu kabar dari Saudara

Besar harapan kami akan

Dalam kalimat penutup dianjurkan menggunakan ungkapan yang baku , antara lain :

Mudah-mudahan pertimbangan yang kami kemukakan bermanfaat bagi Saudara

Kami harapkan agar Saudara meneruskan pengumuman ini kepada staf/pegawai di lingkungan unit kerja Saudara

Kami ucapkan terima kasih atas perhatian dan kerja sama Saudara selama ini

NOTA DINAS

1. Surat yang isinya merupakan catatan singkat tentang

pokok-pokok persoalan

2. Sifatnya minta penjelasan dan keputusan

3. Biasanya digunakan oleh atasan kepada bawahan atau

dari bawahan kepada atasan dalam lingkungan

perguruan tinggi yang bersangkutan.

Nota Dinas

MEMORANDUM (MEMO)

1. Isinya sama dengan nota dinas

2. Digunakan oleh antar pejabat yang setingkat atau oleh atasan

kepada bawahan

3. Sifat penyampaiannya tidak resmi (lugas) dapat ditulis tangan

atau diketik.

Memorandum

SURAT EDARAN

Surat yang digunakan untuk pemberitahuan tertulis

ditujukan kepada pejabat tertentu

Tidak memuat kebijakan pokok

Penjelasan atau petunjuk tentang pelaksanaan peraturan

yang telah ada

Surat Edaran

SURAT TUGAS

1. Surat Tugas adalah surat yang berisi penugasan dari

pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk

melaksanakan suatu kegiatan.

2. Surat Tugas dapat berbentuk narasi dan berbentuk kolom

atau tabel.

3. Surat Tugas terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :

a. kepala surat tugas;

b. pembuka surat tugas;

c. isi surat tugas; dan

d. penutup surat tugas.

Surat Tugas

SURAT UNDANGAN1. Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan kepada

seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan

tempat yang telah ditentukan.

2. Surat undangan dapat berbentuk lembaran (surat) atau

kartu.

Surat Undangan

Surat Undangan

SURAT KETERANGAN

1. Surat Keterangan adalah surat yang berisi keterangan

mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.

2. Surat keterangan terdiri atas bagian-bagian sebagai

berikut :

a. kepala surat keterangan;

b. pembuka surat keterangan;

c. isi surat keterangan; dan

d. penutup surat keterangan.

Surat Keterangan

SURAT PENGANTAR

Surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu

Bentuknya dapat berupa surat dinas biasa atau lembar

formulir

Surat pengantar yang berbentuk surat biasa berlaku

ketentuan-ketentuan seperti yang berlaku untuk surat dinas

Surat Pengantar

WEWENANG PENANDATANGANAN SURAT

1. Penandatanganan surat keluar dari PT yang ditujukan ke instansi di luar Depdiknas

• Ditandatangani sendiri oleh Rektor;

• Dapat ditandatangani oleh pejabat dibawah eselon I atas nama Rektor, kecuali jenis dan sifat surat-surat tertentu menurut kualifikasi pejabat yang bersangkutan, perlu ditandatangani oleh Rektor.

2. Surat keluar yang ditujukan kepada Menteri ditanda tangani oleh Rektor

a. Ditujukan kepada Menteri ditandatangani sendiri olehg Rektor

b. Dapat ditandatangani oleh pejabat dibawah eselon I menurut pembidangan permasalahan dan ruang lingkup tugasnya. Kecuali menurut jenis dan sifatnya surat tertentu menurut kualifikasi pejabat yang bersangkutan perlu ditandatangani oleh Rektor

c. Dapat ditandatangani oleh pejabat eselon II (Wakil Dekan Fakultas, Sekretaris Lembaga) menurut pembidangan permasalahan dengan atas nama Dekan/ketua Lembaga

d. Dapat ditandatangani oleh Pejabat Eselon III di lingkungan PT, apabila Pejabat Eselon II berhalangan dengan sebutan untuk beliau (u.b).

3. Penandatangan surat keluar dari PT kepada Instansi dalam lingkungan Depdiknas.

a. a.n. dipergunakan hanya jika yang berwenang mendantangani surat mendelegasikan penanda-tanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya;

b. u.b. dipergunakan jika pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat dibawahnya;

c. a.p. dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada bawahannya;

Penggunaan Singkatan untuk Pendelegasian Wewenang

d. plh. dipergunakan jika pejabat yang berwenang menadantangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas, menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat;

e. wks. dipergunakan jika seorang pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan karena tugas, untuk sementara penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat dengan eselonnya;

f. u.p. dipergunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.

Penggunaan Singkatan untuk Pendelegasian Wewenang

KEARSIPAN

Bidang Pengelolaan dan Pengembangan

Arsip IPB (Arsip Universitas)

Kepala Perpustakaan

Kepala Bidang

Kepala Seksi Pengelolaan Arsip

Kepala Seksi Pengembangan Arsip

Kelompok Pustakawan dan Arsiparis IPB

STRUKTUR ORGANISASI BPPA IPB

Mengelola dan mengembangkan Arsip IPB yang meliputi pengelolaan

arsip inaktif dan arsip statis, mengembangkan sistem

teknologi informasi kearsipan dan mempersiapkan

terbentuknya kelembagaan Arsip IPB (Arsip Universitas)

TUPOKSI

Asas Pengelolaan Arsip di IPB(Bab I Pasal 2 Tata Kearsipan Depdiknas)

Kombinasi Desentralisasi

dan Sentralisasi

SENTRALISASI

Bidang kebijakan, standar dan pedoman, serta

pengelolaan arsip inaktif yang memiliki jangka

simpan 5 (lima) tahun atau lebih dilaksanakan oleh Arsip Unievrsitas IPB

(Bidang PPA IPB)

DESENTRALISASI

bidang pengurusan naskah dinas, pengelolaan arsip

aktif dan inaktif yang memiliki jangka simpan

kurang dari 5 (lima) tahun dilaksanakan oleh masing-

masing unit kerja di lingkungan IPB

KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN ASAS KOMBINSI

KEUNTUNGAN1. Adanya

keseragaman sistem2. Kesalahan filing dan

arsip yang hilang dapat dikurangi

3. Duplikasi arsip dapat dikurangi

4. Kemudahan dalam pembuatan JRA

KERUGIANKesulitan dalam menggabungkan atau mengumpulkan arsip yang mempunyai keterkaitan

JENIS ARSIP YANG AKAN DIKELOLA ARSIP UNIVERSITAS (BIDANG PPA IPB)

PENGERTIAN ISTILAH

PENGERTIAN ARSIPDalam UU No. 7 Tahun 1971

tentangKetentuan-Ketentuan Pokok

KearsipanPasal 1

Yang dimaksud dalam Undang-undang ini dengan “Arsip” ialah :a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh

Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

ARSIP AKTIF PP 34/1979 Pasal 1 (3)]

Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi, digunakan secara langsung di dlm perenc, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan & pemerintah

ARSIP IN-AKTIF, PP 34/1979 Pasal 1 (4)

Arsip dinamis yang frekuensi- penggunaannya untuk- penyelenggaraan administrasi sudah menurun, frekuensinya sdh jauh menurun

SISTEM PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP

1. Sistem Masalah

2. Sistem Abjad/Angka

3. Sistem Tanggal

4. Sistem Wilayah

Penyimpanan berdasarkan masalah, arsip dikelompokan berdasarkan klasifikasi masalah serta harus terus dipertahankan keutuhan kelompoknya.

Penataan/penyimpanan berdasarkan abjad, penyimpanan yang disusun berdasarkan abjad (abjad nama orang, nama badan, nama tempat dan nama organisasi

Penataan/ penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, arsip disimpan/ditata berdasarkan tanggal yang tertera pada setiap arsip

Penataan/penyimpanan arsip berdasarkan nomor, arsip disimpan/ditata berdasarkan nomor urut / angka

Penataan/penyimpanan arsip berdasarkan wilayah, penyimpanan arsip berdasarkan wilayah asal surat yang dapat dilakukan menurut daerah.

POLA KLASIFIKASI

Daftar pengelompokan arsip berdasarkan permasa-lahan / pokok masalah yg disusun secara berjenjang, logis dan sistematis yg didasarkan pada tugas pokok dan fungsi organisasi. Kegunaannya:

1. Pedoman baku untuk penataan arsip yg didasarkan pada sistem pemberkasan subyek.

2. Sarana pengendalian & akan membantu dalam memper- cepat penemuan kembali arsip.

3. Keutuhan informasi, arsip dari kegiatan yg sama akan mengelompok ke dalam satu berkas.

4. Mendukung secara langsung dalam penyusutan arsip.

Contoh Skema Klasifikasi Arsip

Kode Abjad

KP. Kepegawaian KP.a. Pengadaan pegawai KP.b. Pembinaan pegawai KP.c. Administrasi pegawai KP.c.a.Cuti KP.c.b.Identitas Pegawai

Kode Nomor

01. Kepagawaian01.01. Pengadaan pegawai01.02. Pembinaan karir pegawai 01.03. Administrasi pegawai 01.03.01. Cuti 01.03.02. Identitas pegawai

Kode Alpha Numerik

KP. KepagawaianKP.01. Pengadaan pegawaiKP.02. Pembinaan karir pegawaiKP.03. Administrasi pegawai 03.01. a.Cuti 03.01. b. Iden- titas pegawai

INDEKS INDEKS

SUATU TANDA PENGENAL BERKAS/JUDUL BERKAS

FUNGSI :MEMBEDAKAN ANTARA BERKAS YANG SATU DENGAN BERKAS LAINNYA

MEMPERMUDAH DALAM PENEMUAN DAN PENYIMPANAN ARSIP

JENIS INDEKSINDEKS NAMA ORANGINDEKS NAMA BADANINDEKS NAMA TEMPATINDEKS MASALAHINDEKS ANGKA

PENATAAN ARSIP

Penataan Arsip merupakan kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip untuk kepentingan temu balik arsip, dimulai dari kegiatan identifikasi sampai dengan penyusunan Daftar Pertelaan Arsip (Sementara)

Tujuan

1. Menyatukan informasi arsip;

2. Mengamankan informasi dan fisik arsip;

3. Memudahkan pelaksanaan penilaian arsip.

PROSEDUR PENATAAN ARSIP

a. Meneliti arsip yang akan disimpan

b. Mengelompokan arsip surat masuk dan surat keluar

c. Meneliti lampiran

d. Mengidentifikasi dengan cara memberi ciri khas

e. Menyusun arsip

PENYUSUTAN ARSIP

Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip, dengan cara :

a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan

b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku

c. Menyerahkan arsip statis ke Diknas (Karena IPB sudah mempunyai Arsip Universitas maka diberi wewenang untuk menyimpan arsip statis)

Penyusutan arsip ini harus berdasarkan JRA - Jadwal Retensi Arsip (berapa lama suatu arsip dapat disimpan dlam file aktif, file in aktif dan kapan bisa dimusnahkan

Menjamin tersedianya informasi (arsip) yg benar2 bernilai guna

Efisiensi & efektifitas pengelolaan arsip

Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban institusi

PEMELIHARAAN ARSIP

1. Tempat penyimpanan memenuhi syarat (standar

kearsipan ANRI)

2. Peralatan

3. Memperbaiki arsip yang rusak

4. Mengatur temperatur

Menggunakan sistem otomasi berbasis komputer untuk mengelola kearsipan agar memudahkan sistem penyimpanan dan temu balik arsip

Contoh Aplikasi Otomasi Kearsipan

Program SIPATI dari ANRIDAS (Dokumentasi Arsip Surat)Modifikasi WinisisModifikasi CMS Joomladll