ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN

ADMINISTRASIdan KESEKRETARIATANMuh. Basri Paturungi Sapar, A.Md.AkADMINISTRASIRangkaian Kegiatan Menghimpun, Mencatat, Mengolah, Mengendalikan, Mengirim Dan Menyimpan Informasi Atau Keterangan Yang Diperlukan Dalam OrganisasiKESEKRETARIATANKeseluruhan Rangkaian Kegiatan Penataan Terhadap Pekerjaan Organisasi (Surat-menyurat) Dan Tugas-tugas Bantuan Lainnya Dalam Rangka Menunjang Kelancaran Pencapaian Tujuan Suatu OrganisasiADMINISTRASI KESEKRETARIATANSuatu Proses Pelaksanaan Kegiatan Yang Dilakukan Oleh Sekretaris Meliputi Penataan Terhadap Pekerjaan Keorganisasian Dan Bantuan Lainnya, Yang Dilaksanakan Sebagai Penunjang, Supaya Tujuan Organisasi Dapat Dicapai Dengan Lancar.TUJUAN-Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal.-Mengamankan kerahasiaan organisasi.-Mengelola dan memelihara seluruh dokumen organisasi yang berguna bagi kelancaran pelaksanaan fungsi-fungsi manajemenFUNGSI-Mengadakan pencatatan (recording)disemua kegiatan organisasi. Hasil pencatatan harus dilakukan menurut suatu sistem yang telah ditentukan.-Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan;-Sebagai alat komunikasi organisasi;-Sebagai pusat dokumen;1. Urgensi Kesekretariatan2. Pola Penataan3. Elemen Kesekretariatan4. Fungsi UmumKesekretariatan merupakan Faktor Yang Mempengaruhi Nafas OrganisasiUrgensiFaktor itu :1. sistem pengelolaan administrasi 2. sistem manajemen pengarsipan data dan informasi, 3. kerapian sekretariatPola Penataan-Merencanakan (Planning)-Menyusun (Arranging)-Menghimpun (Collecting)-Mencatat (Recording)-Mengolah (Processing)-Mengendalikan (Controlling)-Mengirim (Transfering)-Menyimpan (Filing)1.Sumber daya manusia/pengurus2. Sekretariat3. Perlengkapan dan peralatankesekretariatan4. Identitas organisasiELEMEN KESEKRETARIATAN-Ada Divisi Tersendiri-Senantiasa Mengembangkan Ilmu melalui berbagai training dll.

Sumber Daya Manusia/PengurusTempat Untuk Menjalankan Segala Fungsi Administrasi Dan KesekretariatanSekretariat-AD/ART-Matrix Kegiatan-GBHO-Buku Inventaris-SOP-Buku Notulen rapat-Pedoman Administrasi-Daftar hadir rapat-Buku Program Kerja-Buku Kas Keuangan -Buku arsip surat masuk & KeluarDokumen-dokumen dalam sekretariat-Alat tulis-menulis-Komputer/Laptop-Printer-Buku -Tempat penyimpanan surat-Lemari penyimpanan barangPerlengkapan Dan PeralatanKesekretariatanIdentitas artinya ciri/sifat khas yang dimiliki oleh sebuah organisasi yang membedakan organisasi tsb dengan organisasi yang lain.Identitas organisasiContohnya dalam persuratan -BEM : kode penulisan pada nomor surat yaitu BEM. -HMJ : kode penulisan pada nomor suratnya HMJ.

Identitas Organisasi1.Pengelolaan sistem administrasi organisasi2.Pengelolaan fisik sekretariatFUNGSI UMUM-Pengelolaan surat-Pengelolaan sarana komunikasi Internal pengurus organisasi-Manajemen pengarsipan data dan informasi.Pengelolaan sistem administrasi organisasi

-Membuat jadwal piket-Pembuatan aturan dalam penggunaan sekretariat dan barang-barang yang ada di dalamnya.-Penginventarisan KesekretariatanPengelolaan fisik sekretariatsekretarisSebuah profesiyang bersifat asisten atau mendukung. Ini merujuk kepada sebuah pekerja organisasi yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratsi kesekretariatan, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya dan mampu menjaga rahasia organisasi.Kualifikasi sekretaris organisasi1.Pengetahuan a. Mempunyai pengetahuan yang luas b. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi , fungsi dan tugas pokok organisasi c. Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya d. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan keorganisasianKualifikasi sekretaris organisasi2.Keterampilan a. Mampu menyusun Laporan b. Mampu berkorespondensi c. Mampu menggunakan teknologiKualifikasi sekretaris organisasi3. Kepribadian a. Memiliki kepribadian yang menarik dan baik b. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi c. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran,keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tang.jawabKualifikasi sekretaris organisasi3. Kepribadian a. Memiliki kepribadian yang menarik dan baik b. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi c. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran,keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tang.jawab