pedoman kesekretariatan

SSP SPU SSS FHM

PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN HIMAHI FISIP UNHAS

I. PENDAHULUAN

Administrasi merupakan proses penyelenggaraan setiap usaha kerjasama manusia

untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk terselenggaranya administrasi dengan baik dan

mencapai tujuan diperlukan suatu proses yang tertib.

Administrasi dalam pengertian luas maupun sempit, dalam penyelenggaraannya

diwujudkan dalam fungsi-fungsi administrasi, yang terdiri dari perencanan (planning),

pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating) dan pengawasan (controlling).

Administrasi kesekretariatan HIMAHI FISIP UNHAS adalah segenap proses

penye1enggaraan aktivitas kesekretariatan HIMAHI FISIP UNHAS yang benar-benar

berfungsi sebagai tempat dan pusat aktivitas organisasi. Untuk maksud dan tujuan tersebut,

penyelenggaraan aktivitas kesekretariatan HIMAHI FISIP UNHAS merupakan hal yang

sangat vital guna mendukung lancarnya gerak organisasi.

II. KESEKRETARIATAN HIMAHI FISIP UNHAS

Untuk menyelenggarakan administrasi organisasi secara efektif, diperlukan adanya

suatu tempat tertentu atau pusat aktivitas segala sesuatu yang berhubungan dengan

organisasi. Tempat penyelenggaraan administrasi organisasi dinamakan ” Sekretariat

Organisasi” atau dengan kata lain ”Kantor Organisasi”.

Aktifitas organisasi berpusat pada sekretariat organisasi dan bagi HIMAHI FISIP

UNHAS tentunya berpusat di FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas

Hasanuddin.

III. ADMINISTRASI SURAT MENYURAT (KETATAUSAHAAN)

Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari

kelengkapan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatuya adalah bentuk penuangan

ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan.

Sekretariat FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : [email protected] Contact Person

Secara terperinci, dikatakan pegertian surat sbb:

o Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan.

o Bentuk suatu media penyampaian perasaan, kehendak, pemikiran dan tujuan

seseorang untuk diketahui oleh orang lain.

o Merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa dan tujuan seseorang

untuk dapat diketahui oleh orang lain.

o Juga merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan

yang dituangkan dalam bentuk tulisan.

Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi

seseorang dengan orang lain. Karena alasan tersebut di atas, maka surat harus disusun

secara ringkas dan padat, tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah

dimengerti, sederhana, dan teratur.

Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan masak apa yang akan ditulis

serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan, karena melalui surat berarti dia telah

mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain.

Mengingat pengertian dan sifat dari suatu surat seperti tersebut di atas, maka bagi

suatu organisasi surat menjadi sangat penting, yaitu:

o Sebagai alat komunikasi

o Sebagai dokumen organisasi

o Sebagai tanda bukti (alat pembuktian/ persaksian)

Dengan daya dan kekuatan serta kemampuan surat, maka pimpinan organisasi dapat

menyalurkan suatu kebijakan dan keputusan organisasi serta dapat pula mengetahui tentang

perkembangan kehidupan organisasi.

Proses penyelenggaraan ketatausahaan atau dengan istilah lain ” administrasi ” surat

menyurat adalah suatu proses yang terencana dan teratur yang dimulai dengan adanya ide

pemugarannya sampai penyelesaian dan penyampaian sebagaimana mestinya.

Surat-surat dalam lingkup organisasi HIMAHI FISIP UNHAS terbagi atas surat

keluar dan surat masuk. Surat keluar kemudian terbagi atas surat keluar internal dan surat

keluar eksternal.

1. Definisi

Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan dan ditujukan untuk mengemukakan

kehendak atau tujuan terhadap orang/instansi lain. Seperti yang telah dikemukakan


sebelumnya, dalam lingkup organisasi mahasiswa HIMAHI FISIP UNHAS, jenis

surat keluar dibagi atas dua, yakni :

1. Surat keluar internal adalah surat yang dikeluarkan oleh HIMAHI FISIP UNHAS dan

ditujukan untuk kepentingan internal organisasi. Dalam lingkungan HIMAHI FISIP

UNHAS yang termasuk dalam surat ini adalah : surat keputusan, Surat Mandat, Surat

Peringatan dan surat lain dimana alamat tertuju surat adalah anggota atau warga

HIMAHI FISIP UNHAS secara internal

2. Surat keluar eksternal adalah surat yang dikeluarkan oleh HIMAHI FISIP UNHAS dan

ditujukan untuk kepentingan-kepentingan eksternal organisasi. Yang termasuk dalam

surat ini adalah : Surat Permohonan Rekomendasi Kegiatan, Surat Peminjaman, Surat

Permohonan Kerjasama, Surat permohonan bantuan dana, Undangan, dll.

Surat masuk adalah sarana komunikasi tertulis yang diterima oleh sebuah organisasi

atau individu dari organisasi maupun individu di luar organisasi tersebut.

a. Jenis Surat HIMAHI FISIP UNHAS

- Surat Mandat : Surat yang dikeluarkan Untuk memandat seseorang atau beberapa orang

anggota HIMAHI FISIP UNHAS untuk melaksanakan suatu tanggung jawab.

- Surat Keputusan : surat yang berisi tentang suatu keputusan atau ketetapan yang

dikeluarkan oleh organisasi.

- Surat Peringatan : surat yang dikeluarkan untuk memberikan peringatan terhadap

anggota HIMAHI FISIP UNHAS atau pihak lain di luar HIMAHI FISIP UNHAS

mengenai suatu hal.

- Surat Edaran : surat yang bersifat penting untuk diketahui oleh khalayak dan harus

disebarkan.

- Surat Peminjaman: surat yang berisi permohonan peminjaman suatu barang.

- Surat permohonan kerjasama : Surat yang berisi permohonan untuk menjalin hubungan

kerjasama dengan pihak lain di luar HIMAHI FISIP UNHAS

- Surat Permohonan bantuan dana : Surat yang dikeluarkan untuk memohon bantuan dana

guna mendukung aktivitas keorganisasian.

- Undangan : Surat permohonan atau permintaan yang ditujukan kepada seseorang atau

sekelompok orang untuk turut hadir dalam suatu kegiatan.

Administrasi surat menyurat meliputi 3 hal :

Bentuk dan isi surat

Sirkulasi surat (Keluar masuk Surat)

Penyimpanan (Pengarsipan)


2. Bentuk dan Isi Surat

Surat-surat HIMAHI FISIP UNHAS adalah termasuk surat resmi, sehinga bentuk

dan isi surat harus mematuhi ketentuan-ketentuan yang telah dibuat organisasi.

Ketentuan-ketentuan tersebut meliputi hal pemakaian kertas, pengetikan atau penulisan,

bentuk surat, macam dan isi surat.

Ketentuan kertas dan huruf dalam pembuatan surat menyurat resmi adalah:

Surat-surat organisasi ditulis dalam kertas putih ( kertas kop)

Ukuran kertas yang. dipakai adalah kertas ukuran folio (F4) : 215mm-330mm

Huruf yang digunakan Times New Roman 12

a. Kop Surat

a.1. Header

Kop surat dalam organisasi HIMAHI FISIP UNHAS diklasifikasikan atas Tiga :

1. Kop pada surat yang dikelurakan langsung oleh pengurus HIMAHI FISIP UNHAS.

2. Kop pada surat yang dikeluarkan oleh panitia pelaksana.

3. Kop pada surat yang dikeluarkan oleh DPO HIMAHI FISIP UNHAS

o Kop surat yang dikeluarkan secara langsung oleh pengurus dari HIMAHI

FISIP UNHAS terdiri atas logo HIMAHI di sebelah kiri (kertas) dan logo Unhas

di sebelah kanan (kertas) serta bertuliskan nama organisasi diantara kedua logo

tersebut.

o Kop surat untuk kepanitiaan boleh mengikuti kop yang dikeluarkan oleh

pengurus atau pun membuat kop berdasarkan kreativitas dan disesuaikan dengan

kegiatan akan tetapi tetap menggunakan lambang HIMAHI FISIP UNHAS dan

Universitas Hasanuddin.

o Kop Surat Untuk DPO hampir sama dengan Kop Surat yang dikeluarkan

oleh pengurus, terdiri atas logo HIMAHI FISIP UNHAS di sebelah kiri kertas

dan logo Unhas disebelah kanan serta bertuliskan keterangan DPO diantara kedua

logo tersebut

a. 2. Footer

Footer pada surat Himahi fisip Unhas bertuliskan alamat sekretariat,

contact person dan alamat Email organisasi.


b. Nomor Surat

Nomor surat dimaksudkan sebagai bentuk dari penertiban tiap surat yang

dikeluarkan oleh himpunan atau kepanitiaan. Tiap surat yang dikeluarkan harus

diberi nomor secara berurutan. Dalam Himahi Fisip Unhas penomoran surat

dibedakan atas :

1. Surat keluar Internal

2. Surat keluar eksternal

3. Surat kegiatan Departemen

4. Surat kegiatan Panitia Pelaksana

b. 1. Penomoran surat keluar internal

Surat keluar internal mencantumkan nomor urut surat, kode surat, jenis

spesifik surat, nama organisasi, bulan dan tahun. Ketetuannya adalah sebagai

berikut :

- Nomor surat terdiri atas tiga digit dan dimulai dari nomor 001 setiap awal kepengurusan

dan sejak surat pertama diterbitkan.

- Surat keluar Internal diberi kode A

- Untuk jenisnya : Surat keputusan diberi kode SK, Surat mandat diberi kode SM,

sedangkan kode surat internal jenis lain disesuaikan dengan abjad, misalnya : surat

peringatan atau surat teguran (SP/ST).

- Bulan dikeluarkannya surat ditulis dalam angka romawi

- Tahun ditulis dalam bentuk angka

Adapun polanya adalah sebagai berikut :

Nomor urut surat/Kode surat internal/kode spesifik surat/nama

organisasi/bulan/tahun

Contoh : 005/A/SK/HIMAHI FISIP UNHAS/II/2009

Pengecualian : Dalam Organisasi HIMAHI FISIP UNHAS, surat

pertama yang dikeluarkan oleh tiap periode kepengurusan yang baru berjalan,

biasanya diawali oleh surat istimewa yang isinya berupa surat keputusan

penetapan struktur kepengurusan.

Contohnya adalah : IST/A/SK/HIMAHI FISIP UNHAS/IV/2009

b. 2. Penomoran surat keluar eksternal

Surat keluar eksternal mencantumkan nomor urut surat, kode surat,

nama organisasi, bulan dan tahun. Ketentuannya :


- Nomor surat terdiri atas tiga digit dan dimulai dari nomor 001 setiap awal kepengurusan

dan sejak surat pertama diterbitkan.

- Surat keluar Eksternal diberi kode B




Nomor urut surat/Kode surat eksternal /nama organisasi/bulan/tahun

Contoh : 005/B/HIMAHI FISIP UNHAS/II/2009

b. 3. Penomoran surat kegiatan departemen

Surat departemen mencantumkan nomor urut surat, kode surat

departemen, nama organisasi, bulan dan tahun. Ketentuannya :

- Surat yang dikeluarkan adalah jika bersifat internal departemenm, diberi kode A diikuti

angka setelah titik berdasarkan nomor urut departemennya.

- Jika bersifat eksternal departemen, diberi kode B diikuti angka setelah titik berdasarkan

nomor urut departemennya.




Nomor urut surat/Kode surat departemen/nama organisasi/bulan/tahun

Contoh : 005/B.1/HIMAHI FISIP UNHAS/II/2009

b. 4. Penomoran surat kegiatan panitia pelaksana

Surat Kepanitian memiliki pola tersendiri. Surat kepanitiaan

mencantumkan nomor urut surat, kode surat, pan-pel nama kegiatan, nama

organisasi, bulan dan tahun. Ketentuannya :

- Surat yang dikeluarkan adalah, jika bersifat internal kepanitiaan diberi kode A, Jika

bersifat eksternal kepanitiaan diberi kode B.




Nomor urut surat/Kode surat eksternal /pan-pel nama kegiatan/nama

organisasi/bulan/tahun

Contoh : 005/B/PAN-PEL SIRKUMSISI MASSAL/HIMAHI FISIP

UNHAS/II/2009

c. Lampiran


Lampiran dalam surat adalah dokumen pelengkap lain selain surat utama yang

ditujukan kepada pihak lain. Gunanya adalah untuk memberikan informasi tambahan

serta meyakinkan kepada tertuju urgensitas sebuah surat. Posisi lampiran ialah di

bawah nomor surat. Lampiran dalam surat harus ditulis dengan jelas dan sesuai

dengan jumlah pada kenyataannya.

Contoh :

Lampiran : 1 (satu) rangkap Proposal/ 1 (satu) eks. proposal

Atau bisa juga , 1 Lembar daftar kebutuhan inventaris, 2 lembar fotokopi Surat

rekomendasi, dll.

d. Perihal Surat

Mengenai perihal dimaksudkan sebagai inti atau isi singkat surat, biasa juga

disebut “pokok surat”. Tidak terlalu panjang, ringkas tetapi jelas dan tepat. Sehingga

dengan membaca perihal atau pokok surat ini saja pembaca atau penerima surat sudah

mengetahui (minimal dapat mengetahui maksud surat). Adapun posisi penulisan perihal

ialah di bawah lampiran.

Contoh :

Perihal : Pemateri

Ket : Perihal dicetak dengan huruf besar pada awal kata dan cetak tebal.

e. Tanggal.

Penulisan tanggal surat : secara berurut dituliskan nama kota, tanggal bulan dan

tahun dikeluarkannya surat, berada di sebelah kiri atas di bawah kop, sejajar dengan

nomor surat. Nama kota dan bulan dikeluarkannya surat harus ditulis secara

alphabetical dan diawali huruf kapital.

Contoh :

Nomor : Makassar, 03 Januari 2009

Lampiran :

Perihal :

f. Alamat Surat

Alamat surat yaitu kepada siapa surat itu ditujukan, terletak pada kiri atas

surat dibawah perihal atau pokok surat.

Contoh :

Nomor :

Lampiran :

Perihal :


Kepada/ Yang Kami Hormati

Pembantu Dekan III Fisip Unhasdi -

Tempat

Ket : - Jarak antar kalimat 1,5 spasi

Berdasarkan kaidah Bahasa Indonesia yang baku, penggunaan kata

Kepada dan Yang Kami Hormati tidak dicantumkan secara bersamaan

melainkan salah satunya saja guna menghindari pemborosan penggunaan kata

sandang. Nama pihak tertuju ditulis dengan menggunakan huruf tebal.

g. Kalimat Permulaan Surat

Kalimat pada permulaan surat menggunakan salam pembuka. Kalimat

permulaan ini berfumgsi sebagai pembuka surat, ditulis dengan alinea baru,

berjarak 2 spasi dibawah alamat surat.

Contoh :

Kepada/Yang Kami Hormati......................................di –

Tempat

Assalamu ’Alaikum Wr. Wb.

Puji syukur atas segala limpahan rahmat dan ridha Allah SWT,

semoga segala aktifitas kita selalu berada di bawah lindungan-Nya. Amin.

h. Isi Surat

Surat pada dasarnya tidak berbeda dengan suatu karangan. Penyusunannya

memakai sistematika sebagai berikut:

Pendahuluan

Isi (uraian persoalan/pokok surat)

Penutup

h. 1. Pendahuluan

Pendahuluan dimaksudkan untuk menarik perhatian

pembaca/penerima surat tentang hal atau masalah yang dipersoalkan dalam

surat itu. Kalau hanya sekedar menyampaikan berita singkat, kalimat

pendahuluan ini tidaklah menjadi keharusan tetapi pertimbangannya adalah


efisiensi. Tetapi bila menyangkut persoalan penting (apalagi memerlukan

penguraian dan perincian), maka surat itu mestilah memakai kalimat

pendahuluan. Gunanya tidak hanya sekedar menarik perhatian melainkan

sebagai motivasi (konsideran).

Contoh :

Surat Pemberitahuan = ”diberitahukan bahwa.............” atau”

dengan ini disampaikan bahwa.......dst. (Untuk surat-surat

pemberitahuan/penyampaian).

Surat Jawaban = ”Memenuhi undangan saudara” atau

”merujuk pada surat saudara nomor........tertanggal......dst (untuk surat

permintaan, jawaban, balasan, pertanyaan).

Tempo-tempo kalimat pendahuluan ini bisa berupa konstalasi ataupun

pertimbangan-pertimbangan yang melatarbelakangi hingga surat ini dibuat,

misalnya :

Surat berdasarkan tujuan = ”Sehubungan dengan pelaksanaan

kegiatan........oleh HIMAHI FISIP UNHAS yang akan dilaksanakan

pada:.....................

h. 2. Isi (Uraian Persoalan/Pokok Surat)

Selain Maksud Surat, sasaran atau tujuan isi surat haruslah jelas.

Iapun harus dipertanggung jawabkan. Untuk itu hal-hal yang harus

diperhatikan adalah :

1. Jangan memakai kalimat yang panjang dan berbelit-belit. Singkat

lagi terputus-putus juga tidak baik, hal-hal yang seperti ini biasanya

akan membuat salah pengertian bagi penerima surat.

Untuk mudah dipaham, maka pada surat-surat yang panjang

sebaiknya atau seharusnya diberi alinea. Jumlah alinea tergantung dari

banyaknya pokok-pokok yang ada dalam surat tersebut. Pembagian

dalam alinea sangat memudahkan pengertian. Jarak antara alinea 1,5

(satu setengah) dan jarak antara kalimat dalam satu alinea adalah 1 (satu)

spasi.

2. Dalam satu surat sebaiknya/seharusnya hanya untuk satu jenis

permasalahan. Sebab pencampuran soal dalam satu surat akan

menimbulkan kesulitan, baik dalam penyusunannya dan mencari kembali

surat itu bila diperlukan lagi.


3. Dalam penyusunan isi surat, selanjutnya yang harus dijaga, yakni kata-

kata dalam kalimat yang digunakan hendaklah sopan dan wajar, tidak

berlebih-lebihan, kecuali yang sudah lazim digunakan. Pengaruh bahasa

sangat besar sekali, sebab di dalamnya tergambar tentang sikap orang

yang membuat surat itu. Oleh sebab itu, untuk menyusun surat

diserahkan kepada orang yang memiliki keahlian linguistik.

h. 3. Penutup

Kalimat penutup

Untuk kesopanan dalam melaksanakan suatu korespondensi, perlu

adanya kalimat-kalimat penutup seperti :

”Demikianlah surat permohonan ini kami buat, atas perhatian

dan kebijaksanaanya kami mengucapkan banyak terima kasih”.

Fungsi kalimat penutup adalah sebagai pemanis surat yang kita buat.

Karena itu bukanlah suatu keharusan mutlak dalam pembuatan surat-surat

resmi.

Kalau dalam pembuatan surat dimulai dengan ”Assalamu ’Alaikum

Wr. Wb.” maka dalam penutup diakhiri dengan ”Jazzakumullah Khairan

Katsiran, Wassalamu Alaikum Wr. Wb.”

Tanggal

Penulisan tanggal surat : secara berurut dituliskan nama kota,

tanggal bulan dan tahun dikeluarkannya surat. Posisi penulisan tanggal ini,

berada di sudut kanan atas, tepatnya di bawah kop dan sejajar dengan

nomor surat. Nama kota dan bulan dikeluarkannya surat harus ditulis

secara alphabetical dan diawali huruf kapital. Contoh : Makassar, 03

Januari 2009.

Ket. : Terkecuali untuk beberapa jenis surat yang khusus seperti SK

atau SM, maka penulisan tanggalnya adalah 4 spasi di bawah

kalimat terakhir.

Pembubuhan tanda tangan resmi


Resminya suatu surat ditandai dengan adanya tanda tangan dan

pembubuhan stempel. Selanjutnya untuk penetuan pihak-pihak yang

bertanda tangan dalam surat, disesuaikan pada jangkauan dan kebutuhan

resmi surat yang akan dikeluarkan. Pemegang jabatan tertinggi selalu

berada pada posisi kiri. Berikut adalah beberapa pengaturan pembubuhan

tandan tangan dalam surat yang dikeluarkan oleh HIMAHI FISIP

UNHAS :

1. Surat Keputusan pertama atau surat Istimewa ditandatangani oleh Formatur Tunggal,

Steering Committe, Diketahui Oleh Ketua Jurusan dan Disetujui Oleh Pembantu Dekan

bagian Kemahasiswaan (PD III).

2. Surat Keputusan : ditandatangani oleh Ketua Himpunan dan Sekretaris serta diketahui

oleh Ketua Jurusan Ilmu Hubungan Intenasional.

3. Surat Mandat : ditandatangani oleh Ketua Himpunan.

4. Surat Rekomendasi Kegiatan : ditandatangani oleh Ketua Himpunan dan Ketua Panitia

Pelaksana serta diketahui oleh ketua Jurusan.

5. Surat permohonan peminjaman secara umum ditandatangani oleh Ketua Himpunan dan

Sekretaris.

6. Surat permohonan peminjaman peralatan terhadap instansi khusus atau pihak akademik

seperti peminjman LCD atau ruangan ditandatangani oleh Ketua Himpunan, Sekretaris

dan/atau diketahui oleh Pembantu Dekan III FISIP UNHAS.

7. Surat-surat lain seperti surat permohonan bantuan dana, atau permohonan kerjasama

terhadap instansi/organisasi lain pada umumnya ditandangani oleh Ketua Himpunan dan

Sekretaris.

8. Khusus untuk persuratan kegiatan (Departemen dan Panitia Pelaksana), ada penjelasan

lebih lanjut pada halaman selanjutnya.

Posisi pembubuhan tanda tangan berada pada bagian bawah surat,

dimana pembubuhan tanda tangan pengurus oleh ketua Himpunan di

sebelah kanan kertas dan Sekretaris di sebelah kiri kertas. Untuk pihak

yang mengetahui atau menyetujui pembubuhan tanda tangan diposisikan

dibawah pembubuhan tanda tangan pengurus.

Contoh :

Hormat KamiPengurus HIMAHI FISIP UNHAS


Periode 2008-2009

Nama NamaKetua Sekretaris

Mengetahui,Ketua Jurusan Ilmu Hubungan Internasional

Nama NIP.

Ket. : Pembubuhan stempel (pengurus) pada tanda tangan Pengurus,

yakni di sudut kiri sekretaris dangan menyentuh nama serta tanda

tangannya.

i. Tembusan

Tembusan dalam sebuah surat adalah pihak-pihak yang dinilai

berkepentingan untuk turut menerima surat yang dikelurkan oleh sebuah organisasi.

Oleh karena itu, untuk penetapan pihak-pihak yang berkepentingan untuk turut

menerima draft surat yang dikeluarkan adalah berdasarkan kebutuhan dalam

organisasi. Dalam lingkungan HIMAHI FISIP UNHAS, setiap surat keluar internal,

wajib diberikan tembusan kepada DPO HIMAHI FISIP UNHAS. Contoh tertuju

tembusan yang dikeluarkan HIMAHI FISIP UNHAS pada umumnya :

1. Pembantu Dekan III FISIP UNHAS

2. Ketua Jurusan Ilmu Hubungan Internasional FISIP UNHAS

3. Ketua Senat Mahasiswa FISIP UNHAS

4. Ketua HMJ Se-FISIP UNHAS

5. DPO HIMAHI FISIP UNHAS

6. Masing-masing yang bersangkutan

7. Arsip

Dalam menuliskan tembusan surat juga harus disesuaikan dengan tingkatan

jabatan tertuju tembusan, dengan mengurutkan dari atas ke bawah sesuai dengan

jabatan yang tertinggi . Tembusan surat berada pada bagian bawah sebelah kiri surat

diatas footer. Font pada tembusan surat berjenis Times New Roman

berukuran 8.

j. Persuratan Kegiatan

Pada dasarnya kerangka surat yang dikeluarkan untuk suatu kegiatan sama

dengan kerangka surat organisasi (HIMAHI) yang telah dijabarkan sebelumnya.

Perbedaan yang ada dalam surat kegiatan ini, terletak pada pejabat/pihak yang

berwenang untuk menandatangani surat tersebut, yaitu ketua dan sekretaris panitia


pelaksana dan diketahui oleh pengurus himpunan dalam hal ini, ketua himpunan atau

koordinator departemen yang membawahi kegiatan tersebut. Apabila kegiatan

dilaksanakan secara langsung oleh departemen yang bertanggung jawab tanpa

kepanitiaan yang di-SK-kan oleh ketua himpunan, maka yang bertanda tangan

adalah koordinator departemen, dan diketahui oleh ketua himpunan

Contoh 1. Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan yang di-SK-kan oleh Ketua

Himpunan:

Hormat KamiPanitia Pelaksana

Rapat Kerja HIMAHI FISIP UNHASPeriode 200X-200X

NAMA NAMAKetua Sekretaris

Mengetahui,Pengurus HIMAHI FISIP UNHAS

Periode 200X-200X

NAMA Ketua /Koord. Departemen

Contoh 2. Surat kegiatan yang dikeluarkan oleh departemen

Keterangan :

1. Nama ditulis dengan huruf kapital dan tebal, jabatan ditulis dengan huruf kapital pada

awal, tanpa menggunakan huruf tebal.

2. Bentuk penomoran surat sama dengan penomoran surat himpunan, tetapi ditambah

dengan cantuman Panpel kegiatan/Departemen yang bersangkutan.

3. Kode surat kegiatan

A : Internal kepanitiaan dan organisasi

B : Eksternal

4. Pembubuhan stempel (Paniatia Pelaksana) pada tanda tangan Panitia Pelaksana, yakni di

sudut kiri sekretaris dangan menyentuh nama serta tanda tangannya, sedangkan pada

tanda tangan pengurus, stempel (pengurus) terletak pada sudut kiri nama dan tanda

tangan pengurus. (untuk Contoh 1)

5. Untuk Contoh 2, stempel panitia pelaksana dibubuhkan pada sudut kiri penanggung

jawab kegiatan dan stempel pengurus pada susut kiri ketua.


6. Adapun untuk surat tertentu (dalam hal ini berdasarkan tempat/instansi yang akan

disurati) yang membutuhkan persetujuan Ketua Jurusan / PD III, diletakkan di sebelah

kiri atau di bawah pengurus HIMAHI.

Contoh :

Hormat KamiPanitia Pelaksana

Rapat Kerja HIMAHI FISIP UNHASPeriode 200X-200X

NAMA NAMA Ketua Sekretaris

Pengurus HIMAHI FISIP UNHAS

Periode 200X-200X

NAMA Ketua / Koord. Departemen

Menyetujui, Mengetahui, Pembantu Dekan III Fisip Unhas Ketua Jurusan Ilmu Hubungan Internasional

NAMA NAMA NIP. NIP.

IV. SIRKULASI PERSURATAN

Untuk memudahkan sistem administrasi dan kesekretariatan, dalam hal ini

pengelolaan surat menyurat, baik surat masuk maupun surat keluar, pengarsipan dan


dokumentasi agar teratur dan sistematis, maka sistem peng-agendaan surat perlu diatur

tersendiri. Adapun unsur-unsur yang penting untuk dicatat adalah :

Nomor urut surat

Nomor kode arsip

Nomor surat

Tanggal terima dan tanggal keluar

Nomor dan tanggal surat

Isi surat

Asal surat, tertuju surat

Keterangan (tambahan untuk keterangan surat)

1. Surat Keluar

Surat keluar harus melalui sirkulasi sebagai berikut.

a. Konsep surat harus terlebih dahulu mengajukan permohonan persetujuan kepada

pengurus yang berkepentingan (Administrasi Umum) agar tidak terjadi perbedaan-

perbedaan antar muatan isi dan redaksi surat tersebut.

b. Konsep surat yang telah mendapat persetujuan, kemudian diberi nomor

verbal.

c. Penulisan surat keluar dalam agenda buku verbal disesuaikan dengan perihal

pengiriman surat, misalnya undangan disatukan penulisannya dengan undangan,

peminjaman dengan peminjaman, permohonan utusan dengan permohonan

utusan, dll

Buku verbal untuk surat keluar memuat antara lain:

- Nomor unit surat

- Nomor surat

- Kepada siapa surat ditujukan

- Tanggal surat

- Perihal rinci isi surat

Contoh Agenda Buku Verbal

No. Urut No. Surat Kepada Tanggal Perihal Keterangan


1 038/B/HIMAHI

FISIP

UH/IV/2008

Rektor

Unhas

3 Juni 2007 Permohonan

peminjaman

gedung

-

d. Konsep surat yang telah mendapat persetujuan dan nomor surat diketik sesuai

dengan jumlah yang dikehendaki bersangkutan. Legalitas organisasi (tanda tangan

Ketua/Koord. Departemen, Sekertaris dan stempel).

2. Surat Masuk

Sirkulasi surat masuk dalam kerangka organisasional HIMAHI FISIP UNHAS

adalah sebagai berikut :

a. Surat yang masuk dan sampai ke tangan pengurus yang berkepentingan harus

diperlihatkan kepada ketua atau pengambil keputusan tertinggi organisasi/Himpunan

untuk kemudian ditindaklanjuti.

b. Surat yang telah disampaikan kemudian diberi nomor verbal.

c. Penulisan surat masuk dalam agenda buku verbal diklasifikasikan berdasarkan

perihal surat yang masuk, misalnya undangan disatukan penulisannya dengan

undangan, peminjaman dengan peminjaman, permohonan utusan dengan

permohonan utusan, dll

Buku verbal untuk surat masuk memuat

Pencatatan surat dalam agenda/buku haruslah berisi sebagai berikut :

- No urut surat

- No. Surat masuk

- Perihal

- Organisasi/instansi/indvidu pengirim surat

- Tanggal masuk

- Keterangan

Contoh :

No. Urut No. Surat Perihal Pengirim Tanggal

masuk

Keterangan

1 044/B/panpel-

kampung

HUMANIS/Lec.20-

Undangan HUMANIS

FISIP

15 Maret

2009

-


05/III/2009 UNHAS

V. ADMINISTRASI KEARSIPAN

Arsip adalah kumpulan warkat/surat-surat yang disimpan secara otomatis, karena

mempunyai suatu kemanfaatan apabila dibutuhkan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Jadi intinya arsip berarti pengumpulan dan penyimpanan warkat/surat-surat. Tata kearsipan

yang sempurna yakni apabila semua surat dan dokumen-dokumen lainnya tersimpan pada

suatu tempat tertentu dan teratur rapi, dan apabila diperlukan kembali, dapat dengan mudah

ditemukan walaupun surat-surat tersebut telah tersimpan lama.

Pengarsipan yang baik sangat berguna terutama membantu kelancaran dan kerapian

organisasi pada khsusnya, serta membantu perkembangan ilmu pengetahuan pada

umumnya.

Surat-surat organisasi pada prinsipnya harus disimpan di sekretariat/kantor. Sangat

tidak benar dan dilarang apabila penyimpanan surat-surat organisasi di luar arsip organisasi

ataupun oleh person-person pengurus. Untuk lebih memudahkan pengarsipan surat

HIMAHI FISIP UNHAS dibuat dalam dua bentuk, yakni pengarsipan dalam bentuk fisik

dan penyimpanan arsip dalam bentuk soft file.

Pengarsipan fisik

Untuk memperoleh kepraktisan lebih lanjut dari kode-kode dasar surat keluar

dibagi 2 (dua), yakni kode A dan kode B sesuai kebutuhan, yaitu:

1. Surat Keluar Intern Organisasi (A)

Surat keluar intern departemen (A.Kode Departemen)

2. Surat Keluar Ekstern Organisasi (B)

Surat keluar ekstern departemen (B.Kode Departemen)

3. Surat Masuk Organisasi

Setiap bentuk fisik surat yang masuk maupun yang dikeluarkan diarsipkan dalam

map atau filling list tertentu.

1. Pengarsipan Surat dalam Bentuk Soft File

a. Surat Keluar

Pengarsipan surat keluar bentuk soft file di HIMAHI FISIP UNHAS, terbagi

atas dua yakni surat keluar internal dan surat keluar ekternal. Folder-folder yang

berisi konten surat-surat tersebut terintegrasi dalam folder kepengurusan yang

sedang berjalan. Demi memudahkan pencarian arsip dalam komputer, maka surat-

surat keluar diatur dalam beberapa kode indeks.


Surat keluar internal berbentuk folder dengan kode (A). Dalam folder

tersebut kembali dibedakan atas dua yakni :

- Surat Keputusan dengan indeks A(X1)

- Surat Mandat dengan indeks A(X2)

Selanjutnya pengaturan surat keluar eksternal pada dasarnya hampir sama

dengan dengan surat keluar internal. File surat keluar eksternal juga terintegrasi

dalam folder kepengurusan, hanya saja jenis atau pengelompokan surat dalam surat

keluar internal jauh lebih banyak. Hal ini menyangkut perihal kepentingan surat

yang dikeluarkan.

Surat keluar eksternal berbentuk folder dengan kode (B). Dalam folder

tersebut kembali dibedakan atas empat, yakni :

- Surat permohonan rekomendasi kegiatan B(X1)

- Surat permohonan bantuan dana B(X2)

- Surat permohonan peminjaman dan penambahan inventaris B(X3)

- Surat undangan dan kerjasama B(X4)

Contoh :

.

b. Surat Masuk

Pengarsipan surat masuk dalam bentuk soft file tidak dibedakan lagi

berdasarkan perihal pengiriman surat tersebut. Bentuk pengetikan surat masuk

disesuaikan dengan pencatatan surat dalam buku agenda persuratan

VI. FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ)

Laporan Pertanggungjawaban sangat berfungsi vital bagi setiap organisasi. Kedua

hal tersebut berfungsi sebagai bukti administratif dan laporan tertulis dari berjalannya

suatu kegiatan atau suatu kepengurusan, oleh karena itu penulisan LPJ harus betul-betul

berdsarkan kenyataan dan objektif.

Adapun pengelompokan LPJ dalam organisasi HIMAHI FISIP UNHAS adalah

terbagi dua :

1. LPJ Kegiatan


2. LPJ Pengurus

Berikut adalah formatnya :

1. LPJ Kegiatan :

A. Lembar Pengesahan LPJ (setelah sampul)

B. Pendahuluan

C. Kondisi Objektif Kepanitiaan :

- Internal

- Eksternal

D. Gambaran Umum Kegiatan

- Persiapan

- Hari Pelaksanaan Kegiatan

E. Penutup (berisi ucapan terima kasih, kritik dan saran)

F. Lampiran :

- Lampiran SK Kepanitiaan

- Lampiran Administrasi Persuratan

- Laporan Keuangan

- Dokumentasi Kegiatan

- Lampiran lain yang dianggap perlu

Keterangan : Gambaran umum kegiatan harus dipaparkan serinci mungkin dan

memuat hambatan-hambatan dalam pelaksanaan kegiatan, serta target yang ingin dicapai.

Contoh lembar pengesahan LPJ Kegiatan :

Lembar Pengesahan LPJ

Kegiatan Hi-Fest 2008, Sebuah langkah kecil untuk dunia yang lebih baik

Pelataran Baruga Universitas Hasanuddin, 22-24 April 2008

Disahkan di,

Makassar, 09 Mei 2008

Steering Commitee Hi-Fest 2008 Organizing Committee Hi-Fest 2008

CAKRA BASTIAN HASRUL EKA PUTRA Koordinator Ketua


Mengesahkan,Pengurus HIMAHI FISIP UNHAS

Periode 2008-2009

AHMAD ZAKYKetua

2. LPJ Pengurus

A. Lembar Pengesahan LPJ (setelah sampul)

B. Pendahuluan

C. Kondisi Objektif Kepengurusan

- Internal

- Eksternal

D. Laporan evaluasi tiap departemen

E. Penutup (berisi ucapan terima kasih, kritik dan saran)

F. Lampiran :

- Lampiran Administrasi persuratan

- Laporan Keuangan

- Lampiran Keanggotaan HIMAHI FISIP UNHAS

- Lampiran lain yang dianggap perlu (semacam, LPJ kegiatan-kegiatan,

nota pengeluaran, dll)

Contoh lembar pengesahan LPJ Pengurus :

Lembar Pengesahan LPJ

Pengurus HIMAHI FISIP UNHAS

Periode 200X-200X


PengurusHIMAHI FISIP UNHAS


Periode 200X-200X

NAMA NAMA Ketua Sekretaris

Mengesahkan, Presidium Sidang

Musyawarah besar XXIII

Pimpinan Sidang Pimpinan Sidang Pimpinan Sidang

VII. INVENTARISASI DOKUMEN ORGANISASI

1. Inventarisasi Organisasi

Inventarisasi Organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi

dan menjadi kekayaan organisasi. Inventarisasi organisasi pada pokoknya terbagi dua,

yaitu:

- Inventarisasi permanen

- Inventarisasi organisasi yang tidak permanen.

Yang digolongkan inventaris permanen adalah inventaris organisasi yang

dalam jangka relatif lama tidak mengalami perubahan, misalnya:

- Gedung Sekretariat/kantor

- Alat-alat Tulis kantor kecuali barang-barang habis terpakai seperti spidol,

pulpen, dll.

- Dsb

Untuk mengontrol inventaris orsanisasi ini perlu dibuat daftar inventarisasi.

Sesuai dengan penggolongn di atas, maka kita dapat membuat daftar inventarisasi dua

macam, yakni :

1. Daftar inventarisasi organiasi yang permanen.

2. Daftar Inventarisasi organisasi yang tidak permanen (habis terpakai) dalam waktu

relatif pendek yang biasa disebut Buku Stok.

Tujuan dibuat daftar inventarisasi organisasi ialah :

a. Menunjukkan kuantitas fisik inventaris organisasi.

b. Untuk menghindari adanya pemborosan.

c. Sebagai alat kontrol dari inventaris (mengetahui kerusakan, perubahan,

penggantian, serta menambah bila terjadi kekurangan).


Penyimpanan inventaris organisasi harus dilakukan dengan baik oleh orang-

orang yang bertanggung jawab sesuai dengan job description kesekretariatan.

Penyimpanan harus dilaksanakan serta ditempatkan di sekretariat, tidak

diperkenankan dibawa atau disimpan di rumah fungsionaris.

2. Dokumen Organisasi

1. Dokumen organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian,

pengumpulan, penyimpanan serta penjagaan dokumen-dokumen organisasi.

Dokumen adalah suatu tanda bukti yang sah menurut hukum dan juga merupakan

peristiwa-peristiwa atau suatu kejadian dan kemudian disimpan. Pada hakekatnya

semua arsip organisasi adalah Dokumen.

Bentuk-bentuk dokumen :

1. Gambar-gambar dan foto-foto.

2. Tulisan-tulisan dan surat-surat penting.

3. Foto copy atau salinan surat penting.

4. Surat kabar, majalah, dan lain sebagainya.

2. Dokumentasi itu selain digunakan untuk kepentingan tertentu juga dipakai untuk

menyusun laporan tahunan organisasi serta tanda bukti yang sah.

3. Pemeliharaan dan penyimpanan dokumen seperti halnya barang-

barang inventaris dan arsip, hendaknya disusun dengan rapih dan teratur dalam

map-map tertentu dengan pengelompokan menurut kebutuhan.

4. Dokumentasi aktivitas juga sangat penting sebagai bukti historis yang dimiliki

organisasi.

3. Pengaturan Pengarsipan dan Inventarisasi

a. Surat (Hard File)

Pengarsipan surat terdiri atas tiga folder dengan rincian sebagai berikut:

- Surat masuk (1 folder), dalam folder pengarsipan dipilah berdasarkan jenis-jenis

suratnya, yakni :

1. Surat Keputusan

2. Surat Mandat

3. Surat Permohonan

4. Surat Undangan

5. Surat Rekomendasi Kegiatan


- Surat keluar, pada bagian ini terdiri atas 2 folder, yakni surat keluar internal dan surat

keluar eksternal, pemilahannya sama dengan yang dilakukan pada folder surat masuk,

namun pada folder ini tidak terdapat surat rekomendasi.

b. Kode Surat Departemen

Untuk kode departemen disesuaikan berdasarkan departemen-departemen

yang dibentuk sesuai dengan kebutuhan kepengurusan. Contoh pada

kepengurusan HIMAHI periode 2008/2009 terdapat enam departemen, yaitu :

- Dept. Perkaderan dan Keorganisasian (A.1 dan B.1)

- Dept. Kesekretariatan dan Inventaris (A.2 dan B.2)

- Dept. Advokasi dan kajian Strategis (A.3 dan B.3)

- Dept. Dana dan Usaha (A.4 dan B.4)

- Dept. Hubungan masyarakat (A.5 dan B.5)

- Dept. Sosial dan Kemanusiaan (A.6 dan B.6)

c. Penomoran inventaris

- Barang non pustaka

Dalam hal ini, yang diberi penomoran hanya untuk inventaris yang permanen.

Sistem penomoran:

No.X/A/HIMAHI-UH/XX

Ket: X = Nomor barang yang terdiri atas tiga digit

A = Kode untuk barang non pustaka

HIMAHI-UH = Kode organisasi

XX = Tahun masuknya barang

- Perpustakaan, terbagi atas:

1. Buku

Sistem penomoran:

No.X/B.1/HIMAHI-UH/XX

No.X/B.2/HIMAHI-UH/XX

Ket: X = Nomor buku yang terdiri atas

tiga digit

B.1 = Kode buku keilmuan HI

B.2 = Kode buku di luar

keilmuan HI (termasuk majalah maupun novel)


XX = Tahun masuk buku

2. Skripsi


Sistem penomoran:

No.X/C/HIMAHI-UH/XX

Ket: X = Nomor skripsi yang terdiri

atas tiga digit

C = Kode untuk Skripsi


XX = Tahun masuknya skripsi

d. Penomoran Anggota

Penomoran anggota hanya dilakukan bagi anggota HIMAHI FISIP

UNHAS yang telah ditetapkan sebagai anggota penuh. Hal ini untuk menjaga

keefektifan atau menghindari kerancuan/perubahan nomor keanggotaan bagi

anggota muda yang nantinya ditetapkan sebagai anggota penuh di kemudian hari.

Adapun pada proses pemberian nomor kenggotaan, dilakukan dengan bentuk

koordinasi antara Departemen Kesekretariatan dan Inventaris dengan Departemen

Perkaderan dan Keorganisasian.

Sistem penomoran:

HIMAHI-UHXXYYY

Ket: HIMAHI-UH = Kode organisasi

XX = Dua angka terakhir dari tahun ditetapkan

menjadi anggota penuh

YYY = Nomor keanggotaan yang terdiri atas tiga

digit

Ket. : Pemberian nomor keanggotaan diawali dengan 001 pada penetapan

keanggotaan penuh di tiap kepengurusan.

VIII. PENUTUP

1. Pedoman adminitrasi kesekretariatan merupakan hal yang sangat penting

diperlukan guna keseragaman menuju suatu bentuk organisasi yang modern dan

efektif dalam proses kerjanya.

2. Untuk melaksanakan administrasi kesekretariatan yang baik sangat

tergantung pada pelaksana-pelaksananya, yaitu terutama staf sekretariat (dalam hal

ini Dept. Kesekretariatan dan Inventaris) dengan bantuan dan pengertian dari

anggota pengurus lainnya bahkan seluruh anggota.

3. Akhirnya dengan adanya pedoman administrasi kesekretariatan ini.

Mudah-mudahan HIMAHI FISIP UNHAS akan lebih mampu bekerja dengan


efektifitas yang maksimal dan mengeliminasi kekurangan sebelumnya, berkat

adanya administrasi yang teratur dan rapih.

Wassalam,


Tim Penyusun :1. Andi Mallombasang2. Ridwan Mappa3. Nur Amaliah Mardianty Wasahua4. Dept. Kesektariatan dan Inventaris HIMAHI FISIP UNHAS


KATA PENGANTAR

Alamdulillahhi Rabbil ‘Alamiin, akhirnya hanya kalimat inilah yang dapat kami ucapkan

sebagai rasa syukur yang tak terhingga kepada Sang Maha Kuasa dan Sang Pemberi Hidayah,

yang atas petunjuk dan tuntunan-Nya-lah hingga kami dapat menyelesaikan penyusunan

Pedoman Administrasi Kesekretariatan HIMAHI FISIP UNHAS ini. Shalalawat serta Salam

atas Nabi Muhammad SAW, sang pembawa perubahan. Tak lupa pula ucapan terima kasih kami

haturkan kepada segenap pihak yang telah berperan serta member sumbangsih selama proses

penyusunan ini berlangsung.

Pedoman Administrasi Kesekretariatan ini akhirnya rampung setelah melalui proses

penyusunan selama dua periode kepengurusan HIMAHI FISIP UNHAS, yakni periode

2007/2008 dan dilanjutkan pada periode 2008/2009, oleh tim perumus yang dimandat langsung

oleh Ketua HIMAHI pada dua periode kepengurusan tersebut dengan komposisi yang sedikit

mengalami perubahan, kemudian ditetapkan dalam Lokakarya Kamus Kelembagaan dan

Pedoman Kesekretariatan HIMAHI FISIP UNHAS. Adapun pembuatan Pedoman Administrasi

Kesekretariatan ini awalnya atas rekomendasi dari Musyawarah Besar XXII HIMAHI FISIP

UNHAS dan dilanjutkan sebagai rekomendasi Musyawarah Besar XXIII, karena beberapa

kendala yang menghambat proses penyelesaiannya. Alasan pembuatannya adalah atas saran

warga agar proses administrasi dan kesekretariatan dalam HIMAHI FISIP UNHAS dapat

berjalan dengan tertib dan teratur. Untuk itu penyusunan pedoman ini disesuaikan dengan

kebutuhan internal organisasi organisasi HIMAHI sendiri.

Kami menyadari bahwa penyusunan Pedoman Administrasi Kesekretariatan HIMAHI

FISIP UNHAS ini masih jauh dari kata sempurna, namun besar harapan agar Pedoman ini

dapat menjadi panduan bagi pengurus maupun warga dalam menjalankan proses kerja

administrasi kesekretariatan di kemudian hari. Akhir kata, semoga adanya ini dapat memberi

manfaat yang besar serta pembelajaran bagi kita semua. Amin…

Wassalam,


Tim Penyusun


LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN HIMAHI FISIP UNHAS

Ditetapkan di,


Tim Penyusun

Pedoman Administrasi Kesekretariatan

HIMAHI FISIP UNHAS

ANDI MALLOMBASANG RIDWAN MAPPA

NUR AMALIAH MARDIANTY W. DEPT.KESEKRETARIATAN DAN INVENTARIS

Mengesahkan,Pengurus HIMAHI FISIP UNHAS

Periode 2007/2008

AHMAD ZAKY Ketua


pedoman kesekretariatan

Documents