MAKALAHTUGAS, KUALIFIKASI DAN

MASALAH YANG DIHADAPI SEKRETARIS

1

DISUSUN OLEH:1. MAHSA ANYA ANORA2. PUJI CAHYANINGRUM3. PUTRI SANURIA R. L4. VIVI KRISTIYANI

POLITEKNIK NEGERI MALANGJl. Soekarno Hatta No. 9 Malang 65145

Telp : 0341-404424,404425. Fax : 0341-404420

HALAMAN PENGESAHAN

Makalah dengan judul “TUGAS, KUALIFIKASI, DAN MASALAH YANG DIHADAPI SEKRETARIS” yang disusun oleh : Mahsa Anya A, Puji Cahyaningrum, Putri Sanuria R.L, dan Vivi Kristiyani sebagai tugas mata kuliah Kesekretariatan yang dibimbing oleh Ibu Diana Eka P selaku dosen mata kuliah di Politeknik Negeri Malang.

2

Telah disahkan pada tanggal........

Oleh

Diana Eka PDosen Pembimbing

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas

rahmat, taufik dan hidayahNYA, kami dapat menyelesaikan makalah ini

dengan baik dan benar serta selesai tepat pada waktunya. Tidak lupa pula

kami ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Ibu Diana Eka

P selaku dosen pembimbing kesekretariatan yang telah membimbing

kami dalam pengerjaan tugas makalah ini. Kami juga mengucapkan

terima kasih kepada teman-teman kami yang selalu setia membantu kami

dalam hal mengumpulkan data dalam pembuatan makalah ini.

Dalam makalah ini kami menjelaskan tentang tugas dan kualifikasi

seorang sekretaris serta masalah yang dihadapinya. Dan apabila dalam

pembuatan makalah ini terdapat kesalahan yang belum kami ketahui.

3

Maka dari itu kami mohon saran & kritik dari teman-teman maupun

dosen demi tercapainya makalah yang sempurna dan perbaikan di masa

yang akan datang.

Malang, 15 September 2013

Penyusun

DAFTAR ISI

Halaman Judul ……………………………………………………………………….. 1

Halaman Pengesahan ……………………………….................................................. 2

Kata Pengantar ………………………………………………………………………. 3

Daftar Isi ………………………………………………………………...................... 4

Bab I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ………………………………………..…………………. 5

1.2 Rumusan Masalah ……………………………………..………………… 5

1.3 Tujuan Umum …………………………………………..……………….. 5

1.4 Manfaat …………………………………………………..……………… 5

Bab II ISI/PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Sekretaris

2.1.1 Pengertian Sekretaris secara umum ................................................… 6

2.1.2 Pengertian Sekretaris menurut beberapa Tokoh .......………......…… 8

2.2 Tugas Sekretaris ...........................................................................................

4

2.3 Kualifikasi Sekretaris ............................................………………………… 8

2.4 Masalah yang Dihadapi oleh Sekretaris ...............................…………….. 11

Bab III PENUTUPAN ……………..………………………………………………. 15

Daftar Pustaka ……………………………………………………………………… 16

BAB IPENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Memenuhi tugas makalah kesekretariatan yang diberikan oleh Ibu Diana

Eka P.

1.2 RUMUSAN MASALAH

Dalam kehidupan ini kata sekretaris memang sudah tak asing bagi kita.

Namun, masih banyak orang yang tidak mengetahui secara benar akan

pengertian, tugas, klasifikasi dan masalah yang dihadapi oleh sekretaris

1.3 TUJUAN UMUMa. Menjelaskan pengertian sekretaris.

b. Menjelaskan tugas sekretaris.

c. Menjelaskan kualifikasi menjadi sekretaris.

d. Menjelaskan masalah yang dihadapi oleh sekretaris.

1.4 MANFAAT

5

a. Mengetahui dan memahami pengertian sekretaris.

b. Mengetahui dan memahami tugas sekretaris.

c. Mengetahui dan memahami kualifikasi sekretaris.

d. Mengetahui dan memahami masalah yang dihadapi sekretaris.

BAB II

ISI/PEMBAHASAN

2.1 PENGERTIAN

2.1.1 Pengertian Sekretaris secara umum

Kata sekretaris berasal dari kata “secret” yang artinya rahasia. Jadi, tugas-

tugas sekretaris tidak lepas dari kerahasiaan suatu organisasi atau perusahaan.

Ini disebabkan kebijakan awal yang akan dikeluarkan oleh pimpinan atau

perusahaan maupun organisasi sedikit banyak akan diketahui oleh sekretaris.

Karena tugas sekretaris adalah membantu pimpinan dalam meringankan

tugas-tugasnya. Sekretaris memegang peranan penting dalam membantu

pimpinan menjalankan tugasnya dan menyimpan rahasia pimpinan dan

perusahaan maupun organisasi karena sedikitnya banyak rahasia tersebut

diketahui oleh sekretaris untuk bisa selalu menjaga rahasia itu dari siapapun

yang berkepentingan terhadapnya.

2.1.2 Pengertian Sekretaris menurut beberapa Tokoh

6

Dan adapun pengertian sekretaris menurut beberapa tokoh adalah sebagai

berikut :

1. Menurut M. Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu dari

seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan

surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan

pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan

melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna

meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya

yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.

2. Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang

petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat

termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.

3. Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang

pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan

pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.

4. Menurut Hatiti Hendarto dan Tulus Haryono mengatakan bahwa

sekretaris adalah orang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan

dalam melaksanakan tugas perkantoran.

5. Menurut Saiman mengatakan bahwa sekretaris adalah orang yang

mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis,

atau kegiatan catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau

perusahaan.

2.2TUGAS SEKRETARIS

1. Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu:

a. Tugas-tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi:

Membuka surat.

7

Menerima dikte.

Menerima tamu.

Menerima telepon.

Menyimpan arsip/surat.

Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.

b. Tugas-tugas Khusus

Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:

Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.

Menyusun surat rahasia (confidential).

Menyusun acara pertemuan bisnis.

Pembelian kado atau cindera mata.

Dan lain-lain.

c. Tugas-tugas istimewa

Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:

Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.

Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.

Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.

Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.

Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.

8

Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.

Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

d. Tugas Sosial

Tugas sosial, meliputi:

Mengurusi Rumah tangga kantor.

Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.

e. Tugas Keuangan

Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:

Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.

Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.

Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

f. Tugas Resepsionis

Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:

1. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.

2. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

4. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

g. Tugas insidental

Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:

9

Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.

Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.

Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.

Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

h. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)

Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

2.3KUALIFIKASI SEKRETARIS

1. Pengetahuan

a. Mempunyai pengetahuan yang luas.

b. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi, fungsi dan

tugas pokok organisasi.

c. Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang

tugasnya.

d. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan

peralatan perkantoran.

e. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia

dan bahasa asing

2. Keterampilan

a. Mampu menyusun laporan

10

b.    Mampu berkorespondensi

c. Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asing

d. Mampu menggunakan teknologi perkantoran

3. Kepribadian

a. Memiliki kepribadian yang menarik dan baik

b. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi

c. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran,  keterbukaan,

kesabaran, keramahtamahan serta  tanggung jawab

2.4MASALAH YANG DIHADAPI OLEH SEKRETARIS

.      Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif

Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan

berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu

berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa

asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara

baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk

meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi

dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing

lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar

seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi .

Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :

        Penerima mengerti atau memahami isi pesan

        Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan

        Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh

pengirim.

11

2.      Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari,

menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi

Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada

pimpinannya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu

menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk

disajikan kepada pemimpin

3.      Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan

pencarian solusi

Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk

mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari

solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan

membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada

sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara

paripurna.

Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi

delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak

lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan

tugasnya.

4.   Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas

Sekretaris harus mampu menangani tugas yang diberikan oleh pimpinan

dengan baik seperti delapan tugas yang dijelaskan diatas.

5.      Kemampuan mengembangkan skill Human Relations

Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai

berikut :

a.          Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang

sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling

b.         Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi

c.          Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin

fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).

12

Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu

yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda

kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak-

pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human

relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.

Penjabarannya adalah sebagai berikut :

a.  Team Work : mampu bekerja sama dalam team

Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata

pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.

b.  Positif Thinking

Komponen yang positif pada first impression :

           Sebut nama lawan bicara Anda

           Sambut tamu di pintu ruang Anda

           Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu

           Salam dan mengulurkan tangan

           Jangan bicara terlalu pesan / keras

           Tunjukkan keramahan kepada setiap orang

c.   Good reminder :

Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan,

karyawan, dan juga rekan bisnis.

d.   Discrete :

Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang

lain yang tidak berkepentingan

e.   Tactful :

Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan

dengan pimpinan ataupun orang lain.

6.      Tanggung jawab dalam bekerja

Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung

jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena

merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-

13

norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya,

mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.

Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung

jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak

dapat dipegang.

Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung

jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut

untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.

7.      Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris

Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti

perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi.  

Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan

zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal

mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang

semakin maju.

Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris

adalah sebagai berikut :

        Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja

        Pengetahuan akan produk dari perusahaan

        Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan

        Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan

Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan

diantaranya adalah :

        Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan

media elektronik

        Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,

        Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan

Disamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika

dalam emosi kita, diantaranya yaitu :

14

        Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman

        Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian

emosi)

        Memahami emosi orang lain

Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan

memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:

        Pengambilan keputusan

        Kepemimpinan

        Kepuasan pelanggan

        Kerjasama dan saling percaya 

BAB III

PENUTUPAN

Kesimpulan

            Dalam suatu organisasi yang berbentuk perusahaan seorang sekretaris

mempunyai peran yang cukup vital dalam organisasi tersebut. Seorang pemimpin

akan sangat tertolong dengan keberadaan sekretaris dalam tugasnya sebagai pimpinan

perusahaan.

Sekretaris harus mempunyai kepribadian baik serta memiliki wawasan fisik

yang luas. Karena kepribadian lebih dominan dari bidang lainnya serta seorang

sekretaris yang memiliki wawasan fisik perkantoran akan mampu memberikan nuansa

kantor yang mampu memberi pamor kepada para pegawai sehingga semangat kerja

terpelihara dan merasa nyaman di lingkungan kerjanya.

Sukses tidaknya sekretaris tidak saja ditentukan oleh keterampilan melakukan

pekerjaan, tetapi ditentukan pula kerjasama dengan pimpinan. Dalam hubungan

kerjasama peran sekretaris sangat strategis dalam memberikan dukungan semangat

kerja pimpinan. Sebagai sekretaris sering dihadapkan pada suatu kondisi yang kurang

menyenangkan, akan tetapi harus bersikap manis dan kompromis.

15

Saran

            Seorang sekretaris dituntut untuk bekerja secara efektif dan efisien. Sekretaris

diharapkan mampu memiliki keterampilan dan sikap yang simpati dalam menghadapi

masyarakat, selain itu seorang sekretari sebaiknya memiliki sifat psikologis dan fisik

yang baik. Untuk menjalankan kewajibannya, seorang sekretaris dituntut untuk

memiliki keterampilan kesekretariatan, inisiatif dan cara berpikir yang logis,

mengikuti perkembangan masalah, memperluas wawasan, selalu meningkatkan

kemampuan dalam segala hal.

DAFTAR PUSTAKA

1. http://sulyla.blogspot.com/ 2. http://kusumadini.blogspot.com/2011/09/normal-0-false-false-false-en-us-x-

none.html3. http://mengerjakantugas.blogspot.com/2009/03/tugas-dan-tanggung-jawab-

sekretaris.html4. http://kuliahitukeren.blogspot.com/2011/07/permasalahan-yang-dihadapi-

sekretaris.html

16