sop kesekretariatan bem ft 2013 fix_3.pdf

Halaman i

Halaman ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah

melimpahkan rahmat, taufik, hidayah, serta inayah-Nya sehingga penulisan Standard

Operational Prosedure (SOP) Kesekretariatan Lembaga Mahasiswa Fakultas Teknik

Universitas Diponegoro ini dapat terselesaikan dengan baik.

SOP Kesekretariatan disusun sebagai standar untuk penulisan dan penomoran

surat, penomoran proposal dan laporan pertanggungjawaban, format KOP yang harus

digunakan, pembuatan proposal dan laporan pertanggungjawaban (LPJ), serta

pembuatan sertifikat dan lain-lain.

SOP Kesekretariatan ini merupakan penyempurnaan dari edisi tahun-tahun

sebelumnya dengan revisi dan tambahan. Penulis menyadari bahwa SOP

Kesekretariatan ini masih terdapat kekurangan dalam penyajiannya. Untuk itu kritik dan

saran yang membangun sangat penulis harapkan guna penyempurnaan SOP

Kesekretariatan berikutnya.

SOP Kesekretariatan ini mulai berlaku setelah disetujui Pembantu Dekan III

Fakultas Teknik Universitas Diponegoro hingga akhir kepengurusan BEM FT KM

UNDIP 2013. Adapun SOP Kesekretariatan ini dapat mengalami perubahan sesuai

dengan berubahnya sistem dari pihak fakultas. Perubahan tersebut akan disampaikan

pada pertemuan Rumpi Sekretaris BEM FT KM UNDIP 2013.

Akhir kata penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah

membantu dalam kelancaran penulisan SOP Kesekretariatan ini. Penulis juga meminta

maaf apabila terdapat banyak kesalahan serta berharap semoga SOP Kesekretariatan ini

dapat digunakan sebagai pedoman yang bermanfaat bagi semua pihak.

Semarang, 7 Maret 2013

Sekretaris

BEM FT KM UNDIP 2013

Halaman iii

LEMBAR PENGESAHAN


STANDAR OPERATIONAL PROSEDURE

LEMBAGA MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO

2013

Sekretaris I

BEM FT KM UNDIP

Adenira Hargianintya

NIM 21080110141011

Sekretaris II

BEM FT KM UNDIP

Riang Anggraini Rahmanisa

NIM 21030111130056

Menyetujui,

Pembantu Dekan III

Fakultas Teknik Universitas Diponegoro

Prof. Ir. Abdullah, MS, PhD

NIP 195511231983031014

Ketua

BEM FT KM UNDIP

Taufik Aulia Rahmat

NIM 21120110110017

Halaman iv

DAFTAR ISI

COVER ..................................................................................................................... i

KATA PENGANTAR ............................................................................................... ii

LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................................ iii

DAFTAR ISI ............................................................................................................. iv

BAB I STANDARISASI FORMAT .......................................................................... 1

1.1 Format Header & Footer Lembaga ........................................................ 1

1.2 Format KOP Surat ................................................................................. 2

1.3 Format KOP Proposal ............................................................................ 3

1.4 Format KOP Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) .................................. 4

1.5 Format KOP Amplop............................................................................. 5

1.6 Format Cover Proposal .......................................................................... 6

1.7 Format Cover Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) ................................ 8

BAB II SOP PEMBUATAN SURAT ........................................................................10

2.1 Format Penomoran Surat .......................................................................10

2.2 Surat yang Dikeluarkan Oleh BEM (Sekretaris BEM) ...........................10

2.3 Surat yang Dikeluarkan Oleh Departemen BEM ....................................11

2.4 Mekanisme Surat Menyurat ...................................................................13

2.5 Urutan Fakultas Universitas Diponegoro ...............................................14

2.6 Urutan Jurusan/ Program Studi Fakultas Teknik ....................................14

2.7 Lembaga Mahasiswa Fakultas Teknik ...................................................15

BAB III SOP PEMBUATAN PROPOSAL KEGIATAN ...........................................16

3.1 Lembar 1 (Cover Proposal) ....................................................................16

3.2 Lembar 2 (Lembar Pengesahan) ............................................................16

3.3 Format Tanda Tangan ............................................................................17

3.4 Lembar 3 (Isi) ........................................................................................20

BAB IV SOP PEMBUATAN LPJ KEGIATAN .........................................................25

4.1 Lembar 1 (Cover LPJ) ...........................................................................25

4.2 Lembar 2 (Lembar Pengesahan) ............................................................25

4.3 Lembar 3 (Isi) ........................................................................................26

Halaman v

BAB V SOP PEMBUATAN PROPOSAL SPONSORSHIP.......................................29

BAB VI SOP PEMBUATAN LPJ PERIODIK ...........................................................31

BAB VII SOP PEMBUATAN SERTIFIKAT ............................................................34

7.1 Sertifikat Kepengurusan ........................................................................34

7.2 Sertifikat Acara/ Kepanitiaan .................................................................35

BAB VIII ALUR PENGAJUAN PROPOSAL DAN LPJ KEGIATAN ......................36

8.1 Alur Pengajuan Proposal Kegiatan.........................................................36

8.2 Alur Pengajuan LPJ Kegiatan ................................................................37

BAB IX DATA PENGURUS ....................................................................................38

9.1 Data Fungsionaris BEM FT KM UNDIP 2013 ......................................39

9.2 Data Ketua Lembaga Mahasiswa Fakultas Teknik 2013 ........................40

9.3 Data Jajaran Tinggi Universitas Diponegoro 2013 .................................41

BAB X CONTOH-CONTOH SURAT .......................................................................43

10.1 Surat Keputusan ....................................................................................43

10.2 Surat Undangan .....................................................................................45

10.3 Surat Permohonan .................................................................................46

10.4 Surat Pemberitahuan ..............................................................................50

10.5 Surat Peminjaman..................................................................................51

10.6 Surat Pernyataan ....................................................................................52

10.7 Surat Mandat .........................................................................................53

10.8 Surat Tugas ...........................................................................................54

10.9 Surat Keterangan ...................................................................................55

10.10 Surat Rekomendasi ................................................................................56

10.11 Surat Balasan .........................................................................................57

Halaman 1

BAB I

STANDARISASI FORMAT

1.1 Format Header & Footer Lembaga

a. Format Header

Keterangan Gambar:

1. Nama lembaga yang bersangkutan, jika HM atau Biro dapat diganti dengan

nama HM atau Biro masing-masing

2. Alamat kesekretariatan lembaga yang bersangkutan

3. Jika memiliki website dan e-mail dari lembaga tersebut, maka dapat

dicantumkan

4. Logo Universitas Diponegoro

5. Logo dari lembaga yang bersangkutan

b. Format Footer

Keterangan Gambar:

1. Jargon atau slogan dari lembaga yang bersangkutan

2. Tahun kepengurusan lembaga yang bersangkutan

4 2 3 1 5

Halaman 2

1.2 Format KOP Surat

Keterangan:

1. Kop surat menggunakan header footer masing-masing lembaga

2. Margin surat adalah 4-3-3-3 (top-left-bottom-right) dengan jenis kertas A4

3. Semua huruf dalam surat ditulis Times New Rowman dengan ukuran 12

4. Surat ditulis dengan menggunakan spasi 1,5 (tanpa spasi before/after paragraph)

Halaman 3

1.3 Format KOP Proposal

Keterangan:

1. Kop proposal menggunakan header footer masing-masing lembaga

2. Margin proposal adalah 4-4-3-3 (top-left-bottom-right) dengan jenis kertas A4

3. Semua huruf dalam proposal ditulis Times New Rowman dengan ukuran 12

4. Proposal ditulis dengan menggunakan spasi 1,5 (tanpa spasi before/after

paragraph)

Halaman 4

1.4 Format KOP Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)

Keterangan:

1. Kop LPJ menggunakan header footer masing-masing lembaga

2. Margin LPJ adalah 4-4-3-3 (top-left-bottom-right) dengan jenis kertas A4

3. Semua huruf dalam LPJ ditulis Times New Rowman dengan ukuran 12

4. LPJ ditulis dengan menggunakan spasi 1,5 (tanpa spasi before/after paragraph)

Halaman 5

1.5 Format KOP Amplop

1. Kop Amplop hanya menggunakan header dari masing-masing lembaga

2. Margin Amplop adalah 4-1-1-1 (top-left-bottom-right) dengan jenis kertas

Amplop

3. Dalam penulisan alamat tujuan ditulis dengan huruf Times New Rowman

dengan ukuran 12

4. Pada alamat tujuan surat, tidak perlu menuliskan kepada yth, tetapi cukup

salah satu saja

5. Untuk nama orang diawali dengan sapaan (seperti Bapak, Ibu, Saudara, atau

Saudari) berlaku untuk jabatan. Penulisan alamat yang benar adalah sebagai

berikut:

Yth. Dekan Fakultas Teknik

Universitas Diponegoro

di Semarang

Kepada

Bapak Ir. Bambang Pudjianto, MT.

di Semarang

Halaman 6

1.6 Format Cover Proposal

Format cover proposal kegiatan harus sesuai dengan format cover yang telah

distandarkan seperti gambar dibawah ini. Namun untuk proposal sponsorsip

desainnya bebas, asal sopan, menarik dan tetap mengacu pada format cover proposal

kegiatan (mengandung logo UNDIP serta logo lembaga penyelenggara kegiatan)

Halaman 7

Keterangan:


2. Nama kegiatan diganti dengan nama kegiatan yang diselenggarakan sedangkan

departemen bersangkutan diganti dengan nama departemen penyelenggara

kegiatan

3. Nomor proposal (No/Kode/Departemen/BEM-FT/Bulan/Tahun)

Keterangan:

No : Terdiri dari tiga digit, diminta di Sekretaris I (Eksternal) BEM

Kode : Kode proposal (sesuai jenis kegiatan)

A = untuk kegiatan non kepanitiaan

B = untuk kegiatan kepanitiaan

Departemen : Sesuai dengan Kementerian/ Penanggung Jawab

PH : Pengurus Harian/ pimpinan

(Ketua & Wakil, Sekretaris, Bendahara)

LITBANG : Tim Penelitian dan Pengembangan

NIC : Departemen Networking, Information, and

Communication

RISTEK : Departemen Riset dan Teknologi

PSDM : Departemen Pengembangan Sumber Daya

Manusia

KP : Departemen Kebijakan Publik

SOSIAL : Departemen Sosial

EKOBIS : Departemen Ekonomi dan Bisnis

PORA : Departemen Pemuda dan Olahraga

BEM-FT : Nama lembaga yang menaungi

Bulan : Bulan dikeluarkan proposal dalam angka romawi

Tahun : Tahun dikeluarkan proposal dalam angka latin

4. Merupakan nama dari lembaga yang bersangkutan serta tahun berjalan dari

lembaga tersebut


Halaman 8

1.7 Format Cover Laporan Pertaggungjawaban (LPJ)

Format cover LPJ kegiatan harus sesuai dengan format cover yang telah

distandarkan seperti gambar dibawah ini. Namun untuk LPJ periodik desainnya

bebas, asal sopan, menarik dan tetap mengacu pada format cover LPJ kegiatan

(mengandung logo UNDIP serta logo lembaga penyelenggara kegiatan)

Halaman 9

Keterangan:


2. Nama kegiatan diganti dengan nama kegiatan yang diselenggarakan sedangkan

departemen bersangkutan diganti dengan nama departemen penyelenggara

kegiatan

3. Nomor LPJ (No/Kode/Departemen/BEM-FT/Bulan/Tahun)

Keterangan:

No : Terdiri dari tiga digit, diminta di Sekretaris I (Eksternal) BEM

Kode : Kode proposal (sesuai jenis kegiatan)

A = untuk kegiatan non kepanitiaan

B = untuk kegiatan kepanitiaan

Departemen : Sesuai dengan Kementerian/ Penanggung Jawab

PH : Pengurus Harian/ pimpinan

(Ketua & Wakil, Sekretaris, Bendahara)


NIC : Departemen Networking, Information, and

Communication


PSDM : Departemen Pengembangan Sumber Daya

Manusia





BEM-FT : Nama lembaga yang menaungi

Bulan : Bulan dikeluarkan proposal dalam angka romawi

Tahun : Tahun dikeluarkan proposal dalam angka latin

4. Merupakan nama dari lembaga yang bersangkutan serta tahun berjalan dari

lembaga tersebut


Halaman 10

BAB II

SOP PEMBUATAN SURAT

2.1 Format Penomoran Surat

Berikut merupakan kode penomoran surat:

a. Surat Keputusan (SK) : 01

b. Surat Undangan (SU) : 02

c. Surat Permohonan (SPm) : 03

d. Surat Pemberitahuan (SPb) : 04

e. Surat Peminjaman (SPp) : 05

f. Surat Pernyataan (SPn) : 06

g. Surat Mandat (SM) : 07

h. Surat Tugas (ST) : 08

i. Surat Keterangan (SKet) : 09

j. Surat Rekomendasi (SR) : 10

k. Surat Balasan (SB) : 11

2.2 Surat yang Dikeluarkan Oleh BEM (Sekretaris BEM)

Contoh Nomor: 02.1/SU/BEM-FT/I/2013

Keterangan:

02 : Kode nomor surat (lihat format penomoran surat pada subbab 2.1)

1 : Nomor urut surat yang dikeluarkan. Selalu bertambah hingga akhir

kepengurusan kecuali kode dan jenis suratnya berubah. Apabila kode

dan jenis suratnya berubah, maka nomor urut surat dimulai dari nomer 1

(tujuan: untuk mengetahui jumlah masing-masing jenis surat yang

dikeluarkan BEM dalam satu tahun kepengurusan)

SU : Surat Undangan (disesuaikan dengan jenis surat yang dikeluarkan)

BEM-FT : Nama lembaga yang mengeluarkan surat

I : Bulan berjalan (dalam angka Romawi)

2013 : Tahun berjalan

Halaman 11

Nb. Untuk kegiatan penomoran surat di HM dan Biro, nama lembaga dapat

menyesuaikan dengan nama masing-masing HM dan Biro

2.3 Surat yang Dikeluarkan Oleh Departemen BEM

a. Surat non-Kepanitiaan (Dibuat Sekretaris Departemen)

Contoh Nomor: 03.5/SPm/PORA/BEM-FT/III/2013

Keterangan:

03 : Kode nomor surat

5 : Nomor urutan surat yang dikeluarkan. Selalu bertambah hingga

akhir kepengurusan kecuali kode dan jenis suratnya berubah.

Apabila kode dan jenis suratnya berubah, maka nomor urut

surat dimulai dari nomer 1 (tujuan: untuk mengetahui jumlah

masing-masing jenis surat yang dikeluarkan departemen dalam

satu tahun kepengurusan)

SPm : Surat Permohonan (disesuaikan dengan jenis surat yang

dikeluarkan)

PORA : Nama badan/ departemen yang mengeluarkan surat

BEM-FT : Nama lembaga yang menaungi badan/ Departemen

III : Bulan berjalan (dalam angka Romawi)


Kode untuk nama badan/ Departemen yang mengeluarkan surat:


NIC : Departemen Networking, Information, and Communication


PSDM : Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia





Halaman 12

Nb.

1. Semua file surat keluar yang dibuat oleh departemen diarsipkan oleh masing-

masing sekretaris departemen dalam bentuk soft file, kemudian untuk 1 bulan

sekali dilaporkan kepada sekretaris I (Eksternal) BEM

2. Untuk kegiatan penomoran surat di HM dan Biro, nama badan/ departemen

dapat menyesuaikan dengan badan/ departemen masing-masing HM dan

Biro

b. Surat Kepanitiaan (Dibuat Sekretaris Panitia Pelaksana Kegiatan)

Contoh Nomor: 05.2/S.Pp/RAKER-MUSKER/LITBANG/BEM-FT/I/2013

Keterangan:

05 : Kode nomor surat

2 : Nomor urutan surat yang dikeluarkan. Selalu bertambah hingga

akhir kepanitiaan meskipun kode dan jenis suratnya berubah.

(tujuan: untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam

suatu acara/ kepanitiaan)

SPp : Surat Peminjaman (disesuaikan dengan jenis surat yang

dikeluarkan)

LITBANG : Nama badan/ departemen yang mengeluarkan surat

BEM-FT : Nama lembaga yang menaungi badan/ Departemen

I : Bulan berjalan (dalam angka Romawi)


Nb.

1. Semua file surat keluar diarsipkan oleh masing-masing sekretaris acara

dalam bentuk hard file, kemudian setelah selesai acara wajib dilaporkan

kepada sekretaris I (Eksternal) BEM

2. Semua surat keluar dari suatu kegiatan, setelah ditandatangani, harus

difotokopi untuk dilampirkan di LPJ kegiatan

Halaman 13

3. Untuk kegiatan penomoran surat di HM dan Biro, nama badan/ departemen

dapat menyesuaikan dengan badan/ departemen masing-masing HM dan

Biro

2.4 Mekanisme Surat Menyurat

1. Aturan untuk surat peminjaman tempat:

a. Dekanat Lt. 3

Ditujukan kepada Dekan Fakultas Teknik Universitas Diponegoro

Diketahui oleh Ketua Jurusan atau Ketua Program Studi

Kabag Tata Usaha, Fakultas Teknik

Tembusan: Kasubbag Umum dan Pengelolaan Aset

b. Gedung Prof. Soedarto, SH

Ditujukan kepada Pembantu Rektor II, Universitas Diponegoro


Tembusan: 1. Kabag Tarkum

2. Kasubbag Rumah Tangga

3. Aturan untuk surat perizinan

Pemasangan spanduk, permohonan keringanan biaya,sewa Rusunawa, sewa bus

UNDIP

Ditujukan kepada Pembantu Rektor II, Universitas Diponegoro


Tembusan: 1. Kabag Tarkum


4. Untuk surat-surat yang menggunakan tembusan, dicopy sesuai dengan

banyaknya jumlah tembusan

5. Semua acara yang merupakan program kerja Departemen BEM FT KM UNDIP,

wajib memberikan undangan kepada Senat Mahasiswa Fakultas Teknik

6. Setiap pengajuan dan penerbitan surat, wajib menggunakan amplop dengan KOP

BEM FT KM UNDIP

7. Semua surat yang di terbitkan harus dicopy sebagai arsip untuk pembuatan LPJ

atau kesektretariatan

Halaman 14

2.5 Urutan Fakultas di Lingkungan Ekonomika Universitas Diponegoro

1. Fakultas Hukum

2. Fakultas Ekonomi dan Bisnis

3. Fakultas Teknik

4. Fakultas Kedokteran

5. Fakultas Peternakan dan Pertanian

6. Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik

7. Fakultas Ilmu Budaya

8. Fakultas Kesehatan Masyarakat

9. Fakultas Sains dan Matematika

10. Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan

11. Fakultas Psikologi

2.6 Urutan Jurusan/ Program Studi di Lingkungan Fakultas Teknik

1. S1 Teknik Sipil

2. S1 Teknik Arsitektur

3. S1 Teknik Kimia

4. S1 Teknik Pwrwncanaan Wilayah dan Kota

5. S1 Teknik Mesin

6. S1 Teknik Elektro

7. S1 Teknik Industri

8. S1 Teknik Lingkungan

9. SI Teknik Perkapalan

10. S1 Teknik Geologi

11. S1 Teknik Geodesi

12. S1 Teknik Siskom

13. D3 Teknik Sipil

14. D3 Teknik Desain Arsitektur

15. D3 Teknik Kimia

16. D3 Teknik Perencanaan Wilayah dan Kota

17. D3 Teknik Mesin

Halaman 15

18. D3 Teknik Elektro

19. D3 Teknik Perkapalan

2.7 Lembaga Mahasiswa Fakultas Teknik

1. SMFT (Senat Mahasiswa Fakultas Teknik)

2. BEM FT (Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik)

3. FST (Forum Studi Teknik)

4. PSMT (Paduan Suara Mahasiswa Teknik)

5. Biro Kerohanian Islam Izzati

6. PMK (Persekutuan Mahasiswa Kristen)

7. PRMK (Pelayanan Rohani Mahasiswa Katolik)

8. FKMI (Forum Komunikasi Mahasiswa Islam DIII Fakultas Teknik)

9. HMS (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Sipil)

10. HM Amoghasida (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Arsitektur)

11. HMTK (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Kimia)

12. HMTP (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Planologi)

13. HMM (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Mesin)

14. HME (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Elektro)

15. HMTI (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Industri)

16. HMTL (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Lingkungan)

17. HIMASPAL (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Perkapalan)

18. HMTG Magmadipa (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Geologi)

19. HM Teknik Geodesi (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Geodesi)

20. HIMASKOM (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Sistem Komputer)

21. HMDS (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Sipil)

22. HM Sadhata (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Arsitektur)

23. Himatemia (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Kimia)

24. HMM (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Mesin)

25. HME (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Elektro)

26. HM D3 Teknik Perkapalan (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Perkapalan)

Halaman 16

BAB III

SOP PEMBUATAN PROPOSAL KEGIATAN

3.1 Lembar 1 (Cover Proposal)

Cover proposal kegiatan disesuaikan dengan format cover proposal pada subbab 1.6

3.2 Lembar 2 (Lembar Pengesahan)

LEMBAR PENGESAHAN

Nama Kegiatan

Berisi nama kegiatan yang akan dilaksanakan

Bentuk Kegiatan

Berisi bentuk kegiatan yang akan dilaksanakan

Sasaran Kegiatan

Berisi pihak-pihak yang akan menjadi sasaran dalam kegiatan

Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Berisi waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan

Dana Total Kegiatan

Berisi dana total yang digunakan dalam kegiatan

Sumber Dana

Berisi sumber darimana dana diperoleh. Diurutkan berdasarkan tingkatan instansi/

lembaga yang paling tinggi menuju ke tingkatan yang lebih rendah

Persetujuan

Berisi tanda tangan persetujuan ACC dana dengan pihak terkait penyelenggara

kegiatan

Nb:

Tanda tangan persetujuan ACC dana HARUS dalam halaman yang sama dengan

rincian dana yang diajukan

Dana Total kegiatan jumlahnya HARUS SAMA dengan jumlah sumber dana

Halaman 17

3.3 Format Tanda Tangan

Kota pembuatan proposal, Tanggal Bulan Tahun

Ketua

BEM FT KM UNDIP

Taufik Aulia Rahmat

NIM 21120110110017

Ketua Panitia

..............................

NIM ....................

Nb:

1. Tanda tangan harus dijadikan satu dengan lembar kedua (lembar pengesahan)

2. Pada penempatan tanda tangan, jabatan yang lebih tinggi berada paling kiri

3. Apabila meminta dana dari Universitas, maka di beri tambahan menyetujui

tanda tangan pihak Universitas oleh Pembantu Rektor III. Namun jika tidak

meinta dana Universitas, aka Pembantu rektor III tidak perlu dicantumkan

4. Penulisan NIP dan NIM tanpa spasi dan tidak diakhiri dengan tanda titik

5. Penempatan Cap Lembaga berada di sebelah kiri tanda tangan

Mengetahui,

Pembantu Dekan III


Prof.Ir.Abdullah,MS

NIP 195511231983031014

Menyetujui,

Pembantu Rektor III


Drs. Warsito, SU

NIP 195402021981031014

Cap

BEM FT Cap

Kegiatan

Cap

Fakultas

Cap

Universitas

Halaman 18

6. Apabila Ketua BEM FT KM UNDIP mempunyai kepentingan lain dalam jangka

waktu lama (lebih dari 1 minggu), maka tanda tangan untuk posisi Ketua BEM

dapat diatasnamakan oleh Wakil Ketua BEM sesuai surat mandat (kuasa) dari

ketua.

Aturan ini berlaku pula untuk pengatasnamaan:

Kepala Departemen kepada Sekretaris Departemen

Ketua Panitia kepada Wakil Ketua Panitia

Dan lain-lain sesuai kondisi

Contoh:

Mengetahui,

a.n. Ketua BEM FT KM UNDIP

Wakil Ketua

Heri Gusfarienza

NIM 21110110120031

Cap

BEM FT

Halaman 19

3.4 Format Tanda Tangan untuk Jurusan

Kota pembuatan proposal, Tanggal Bulan Tahun

Ketua

Himpunan Mahasiswa

.........................................

NIM ........................

Ketua Panitia

..............................

NIM ....................

Mengetahui,

Pembantu Dekan III Ketua Jurusan Teknik

Fakultas Teknik Universitas Diponegoro Fakultas Teknik Universitas Diponegoro

Prof.Ir.Abdullah,MS .........................................

NIP 195511231983031014 NIP ........................

Menyetujui,

Pembantu Rektor III


Drs. Warsito, SU

NIP 195402021981031014

Cap

Himpunan

Cap

Kegiatan

Cap

Universitas

Cap

Fakultas

Cap

Jurusan

Halaman 20

3.5 Lembar 3 (Isi)

1. Nama Kegiatan

Berisi nama kegiatan yang akan dilaksanakan

2. Tema Kegiatan

Berisi tema kegiatan yang akan dilaksanakan

3. Landasan Kegiatan

Berisi landasan kegiatan yang akan dilaksanakan

4. Latar Belakang Kegiatan

Berisi latar belakang kegiatan yang akan dilaksanakan

5. Tujuan Kegiatan

Berisi tujuan kegiatan yang akan dilaksanakan

6. Sasaran Kegiatan

Berisi sasaran kegiatan yang akan dilaksanakan

7. Bentuk Kegiatan

Berisi deskripsi kegiatan yang akan dilaksanakan

8. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Hari, Tanggal : Hari, Tanggal Bulan Tahun

Waktu : --:-- s.d. --:--

Tempat : Berisi tempat yang akan digunakan untuk kegiatan

9. Susunan Panitia

Pelindung : Dekan Fakultas Teknik UNDIP

Ir. Bambang Pudjianto, M.T.

Halaman 21

Penasihat : Pembantu Dekan III Fakultas Teknik UNDIP

Prof. Ir. Abdullah, M.S., Ph.D.

Penanggung jawab : Ketua BEM Fakultas Teknik UNDIP

Taufik Aulia Rahmat

Steering Commite : Nama Lengkap NIM

Organizing Commite :

Ketua Panitia : Nama Lengkap NIM

Wakil Ketua : Nama Lengkap NIM

Sekretaris : Nama Lengkap NIM

Bendahara : Nama Lengkap NIM

Korlap : Nama Lengkap NIM

Sie Acara : Nama Lengkap NIM

Sie Perizinan : Nama Lengkap NIM

Sie Transportasi : Nama Lengkap NIM

Sie Konsumsi : Nama Lengkap NIM

Sie Pubdekdok : Nama Lengkap NIM

Sie Keamanan : Nama Lengkap NIM

Sie Sponsorship : Nama Lengkap NIM

Sie Perkap : Nama Lengkap NIM

Sie P3K : Nama Lengkap NIM

9.1 Susunan Panitia Untuk Jurusan

Pelindung : Pembantu Dekan III Fakultas Teknik UNDIP


Penasihat : Ketua Jurusan Fakultas Teknik

Berisi Nama Ketua Jurusan Fakultas Teknik

Penanggung jawab : Ketua Himpunan Mahasiswa Fakultas Teknik

Berisi Nama Himpunan Mahasiswa Fakultas

Teknik

Halaman 22

















10. Susunan Acara

Berisi rundown acara

11. Rencana Anggaran Dana

a. Pengeluaran

Kesekretariatan

(Rincian) Rp ,00

Sub Jumlah Rp ,00

Sie Acara

(Rincian) Rp ,00

Sub Jumlah Rp ,00

*jumlah dipindahkan ke halaman 23 Rp ,00

Halaman 23

*jumlah pindahan dari halaman 22 Rp ,00

Sie Perizinan

(Rincian) Rp ,00

Sub Jumlah Rp ,00

Sie Transportasi

(Rincian) Rp ,00

Sub Jumlah Rp ,00

Sie Konsumsi

(Rincian) Rp ,00

Sub Jumlah Rp ,00

Sie Pubdekdok

(Rincian) Rp ,00

Sub Jumlah Rp ,00

Sie Keamanan

(Rincian) Rp ,00

Sub Jumlah Rp ,00

Sie Sponsorship

(Rincian) Rp ,00

Sub Jumlah Rp ,00

Sie Perkap

(Rincian) Rp ,00

Sub Jumlah Rp ,00

*jumlah dipindahkan ke halaman 24 Rp ,00

Halaman 24

*jumlah pindahan dari halaman 23 Rp ,00

Sie P3K

(Rincian) Rp ,00

Sub Jumlah Rp ,00

Jumlah Rp ,00

b. Pemasukan

Dana Universitas Rp ,00

Dana Fakultas Rp ,00

Kas BEM Rp ,00

Kas Departemen Rp ,00

Dana Jurusan Rp ,00

Sponsorship Rp ,00

Donatur Rp, 00

Iuran Peserta Rp, 00

Jumlah Rp ,00

Catatan : Jumlah pengeluaran harus sama dengan jumlah pemasukan

12. Layanan Informasi

Berisi nama lengkap dan nomor telepon panitia yang dapat dihubungi untuk

segala informasi kegiatan tersebut (cukup 2 s.d. 3 orang saja, biasanya ketua

panitia, koordinator sie acara dan koordinator sie humas)

13. Penutup

Berisi kata penutup dan harapan jalannya kegiatan

Halaman 25

BAB IV

SOP PEMBUATAN LPJ KEGIATAN

4.1 Lembar 1 (Cover LPJ)

Cover LPJ kegiatan disesuaikan dengan format cover LPJ pada subbab 1.7

4.2 Lembar 2 (Lembar Pengesahan)

LEMBAR PENGESAHAN

Nama Kegiatan

Berisi nama kegiatan yang telah dilaksanakan

Bentuk Kegiatan

Berisi bentuk kegiatan yang telah dilaksanakan

Sasaran Kegiatan

Berisi pihak-pihak yang menjadi sasaran dalam kegiatan

Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Berisi waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan

Dana Total Kegiatan

Berisi dana total yang digunakan dalam kegiatan

Sumber Dana

Berisi sumber-sumber dana yang didapatkan dalam kegiatan. Format penulisannya

sama seperti pada proposal kegiatan

Persetujuan

Berisi tanda tangan persetujuan ACC dana dengan pihak terkait penyelenggara

kegiatan. Format penulisannya sama seperti pada proposal kegiatan

Nb:

Tanda tangan persetujuan ACC dana HARUS dalam halaman yang sama dengan

rincian dana yang diajukan

Dana Total kegiatan jumlahnya HARUS SAMA dengan jumlah sumber dana

Halaman 26

4.3 Lembar 3 (Isi)

1. Nama Kegiatan

Berisi nama kegiatan yang telah dilaksanakan

2. Tema Kegiatan

Berisi tema kegiatan yang telah dilaksanakan

3. Landasan Kegiatan

Berisi landasan kegiatan yang telah dilaksanakan

4. Latar Belakang Kegiatan

Berisi latar belakang kegiatan yang telah dilaksanakan

5. Tujuan Kegiatan

Berisi tujuan kegiatan yang telah dilaksanakan

6. Sasaran Kegiatan

Berisi sasaran kegiatan yang telah dilaksanakan

7. Bentuk Kegiatan

Berisi deskripsi kegiatan yang telah dilaksanakan

8. Waktu dan Tempat Pelaksanaan


Waktu : --:-- s.d. --:--

Tempat : Berisi tempat yang digunakan dalam kegiatan

9. Susunan Panitia

Pelindung : Dekan Fakultas Teknik UNDIP

Ir. Bambang Pudjianto, M.T.

Penasihat : Pembantu Dekan III Fakultas Teknik UNDIP

Halaman 27


Penanggung jawab : Ketua BEM Fakultas Teknik UNDIP

Taufik Aulia Rahmat

















9.1 Susunan Panitia Untuk Jurusan

Pelindung : Pembantu Dekan III Fakultas Teknik UNDIP


Penasihat : Ketua Jurusan Fakultas Teknik

Berisi Nama Ketua Jurusan Fakultas Teknik

Penanggung jawab : Ketua Himpunan Mahasiswa Fakultas Teknik

Berisi Nama Himpunan Mahasiswa Fakultas

Teknik




Halaman 28














10. Susunan Acara

Berisi rundown acara yang telah berlangsung di kegiatan

11. Anggaran Dana Terealisasi

Berisi Pengeluaran dan pemasukan real tentang dana yang dikeluarkan dan

didapatkan pada saat kegiatan. Format penulisannya sama seperti pada proposal

kegiatan

12. Layanan Informasi

Formatnya sama seperti layanan informasi pada proposal kegiatan

13. Laporan Kegiatan

Berisi tentang tolak ukur keberhasilan kegiatan tersebut. Mulai dari hambatan-

hambatan kegiatan, laporan masing-masing seksi, foto-foto kegiatan, lapran

keuangan berupa kuitansi maupun strukm pembayaran, serta saran untuk

kegiatan selanjutnya

Halaman 29

14. Daftar Surat Keluar

Tanggal Nomor Surat Keterangan

Nb: didalam pembuatan LPJ kegiatan, semua surat yang dikeluarkan di copy

kemudian dilampirkan setelah daftar surat keluar

15. Penutup

Berisi kata penutup dan ucapan terima kasih

Halaman 30

BAB V

SOP PEMBUATAN PROPOSAL SPONSORSHIP

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan proposal sponsorship:

1. Dalam pengajuan proposal sponsorship harus menggunakan surat pengantar berupa

permohonan kerjasama sponsorship yang formatnya sama seperti format surat pada

bab II

2. Desain dan bentuk proposal dikreasi semenarik mungkin agar pihak sponsor tertarik

dengan pengajuan kerjasama yang kita tawarkan

3. Proposal sponsor wajib memuat hal-hal berikut:

Logo lembaga yang bersangkutan dan logo UNDIP

Gambaran umum kegiatan yang akan dilaksanakan

Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan

Bentuk kerjasama yang ditawarkan

Rencana anggaran dana

Contact person penyelenggara kegiatan

Halaman 31

Berikut ini merupakan contoh proposal sponsorship One Day with English 2013:

Halaman 4 Halaman 1

Halaman 2 Halaman 3

Halaman 32

BAB VI

SOP PEMBUATAN LPJ PERIODIK

Format pembuatan LPJ Periodik adalah seperti dibawah ini:

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

DEPARTEMEN XXX

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK


2013

I. VISI & MISI

1.1 Visi

Berisi Visi departemen masing-masing

1.2 Misi

Berisi Misi departemen masing-masing

II. ANALISA SWOT

2.1 Strenght

Berisi kekuatan-kekuatan departemen (faktor internal departemen)

2.2 Weakness

Berisi kelemahan-kelemahan departemen (faktor internal departemen)

2.3 Opportunity

Berisi kesempatan-kesempatan yang dimiliki departemen untuk

mengembangkan dirinya (faktor eksternal departemen)

2.4 Threath

Berisi ancaman-ancaman yang menghambat perkembangan departemen (faktor

eksternal departemen)

Halaman 33

III. KONDISI PERSONIL

3.1 Nama Lengkap : ....................................................

Kondisi Personil : ....................................................

3.2 Dst...

IV. EVALUASI PROGRAM KERJA

4.1 NAMA PROKER

1. Deskripsi Kegiatan

Berisi gambaran umum kegiatan

2. Tujuan Kegiatan

Berisi tujuan diadakannya kegiatan

3. Sasaran Kegiatan

Berisi hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan

4. Parameter Keberhasilan

Berisi tolak ukur kegiatan yang dibagi menjadi kualitatif dan kuantitatif

a. Kuantitatif

b. Kualitatif

5. Waktu dan Tempat pelaksanaan


Waktu : --:-- s.d. --:--

Tempat : Berisi tempat yang telah digunakan dalam kegiatan

6. Pendanaan

Berisi pemasukan dan pengeluaran secara rinci.

Jika surplus tuliskan berapa jumlah surplusnya. Dan jika defisit tuliskan

berapa jumlah defisitnya

7. Penanggung Jawab

Berisi nama penanggungjawab

8. Hasil Kegiatan

Berisi laporan kegiatan. Apakah sesuai dengan parameter dan tujuan yang

ditargetkan atau tidak

Halaman 34

9. Kendala dan Rekomendasi

Berisi kendala yang dihadapi selama kegiatan serta rekomendasi untuk

kegiatan selanjutnya

4.2 NAMA PROKER

Dst...

V. PENUTUP

Berisi rangkaian kata-kata penutupan serta ucapan terima kasih

Nb:

1. Untuk point I, II, III, dan V diisi langsung oleh Kepala Departemen dan Litbang

Departemen yang dibantu oleh Sekretaris masing-masing Departemen

2. Untuk Point IV diisi masing-masing penanggungjawab tiap proker yang sudah

berjalan

3. Dalam hal ini Sekretaris Departemen bertugas menyamakan format sesuai dengan

standarisasi format yang telah ditentukan serta mengumpulkan LPJ Periodik

masing-masing Departemen untuk kemudian diserahkan kepada Sekretaris II

(Internal) BEM

Halaman 35

BAB VII

SOP PEMBUATAN SERTIFIKAT

7.1 Sertifikat Kepengurusan

Nb:

1. Pengajuan SK sertifikat kepengurusan dilakukan oleh Senat. Setiap lembaga

menyerahkan daftar nama dan jabatan seluruh pengurus masing-masing pada

Senat untuk kemudia diajukan Sknya

2. Format penulisan dan kalimat pengantar yang digunakan pada pembuatan

sertifikat adalah seperti di atas. Untuk jenis font maupun background sertifikat

dapat dikreasi sendiri

3. Yang bertandatangan dalam pengesahan sertifikat kepengurusan adalah

Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Universitas Diponegoro

Halaman 36

7.2 Sertifikat Acara/ Kepanitiaan

Nb:

1. Pengajuan SK sertifikat acara/ kepanitiaan dilakukan oleh masing-masing

penyelenggara kegiatan dengan cara membuat surat permohonan SK serta

melampirkan nama, NIM, serta jabatan dalam acara/ kepanitiaan

2. Format penulisan dan kalimat pengantar yang digunakan pada pembuatan

sertifikat adalah seperti di atas. Untuk jenis font maupun background sertifikat

dapat dikreasi sendiri

3. Yang bertandatangan dalam pengesahan sertifikat acara/ kepanitiaan adalah

Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Universitas Diponegoro

Halaman 37

BAB VIII

ALUR PENGAJUAN PROPOSAL DAN LPJ KEGIATAN

8.1 Alur Pengajuan Proposal Kegiatan

Nb:

1. Untuk proposal pendelegasian, acc dana dengan proposal melalui Bendahara

Senat Fakultas Teknik, Alur pencairan dana sama dengan proposal kegiatan

2. Untuk Biro dan HMJ proposal dibuat rangkap 6 (sesuai kebutuhan)

3. Apabila meminta pendanaan sampai Universitas, maka untuk proposal ASLI

(tidak fotokopian) ditambah 1 rangkap.

Halaman 38

8.2 Alur Pengajuan LPJ Kegiatan

NB :

1. LPJ diajukan maksimal 7 hari setelah kegiatan terlaksana

2. Pada Pengajuan LPJ, disertai dengan SPJ yang diserahkan kepada Bendahara

Senat Fakultas Teknik untuk pencairan dana. Penyerahan LPJ maksimal 1 minggu

(7 hari) setelah tanggal kegiatan yang dicantumkan di Proposal.

3. Khusus untuk kegiatan delegasi , LPJ ditambah dengan CD/DVD kegiatan yang

berisi dokumentasi selama kegiatan dan lampiran berupa paper jika ada.

4. Untuk jurusan LPJ dibuat rangkap 6 (sesuai kebutuhan)

5. Apabila meminta pendanaan sampai Universitas, maka untuk LPJ ASLI (tidak

fotokopian) ditambah 1 rangkap

Halaman 39

BAB IX

DATA PENGURUS

9.1 Data Fungsionaris BEM FT KM UNDIP 2013

No NAMA JURUSAN NIM JABATAN CP

1 Taufik Aulia Rahmat Teknik Sistem Komputer 21120110110017 Ketua BEM-FT 085788885739

2 Heri Gusfarienza Teknik Geodesi 21110110120031 Wakil Ketua BEM-FT 085265802619

3 Adenira Hargianintya Teknik Lingkungan 21080110141011 Sekretaris Eksternal 085694520258

4 Riang Anggraini Teknik Kimia 21030111130056 Sekretaris Internal 085641624999

5 Isti Q.K. Dewi Teknik Sistem Komputer 21120110120048 Bendahara Eksternal 085726162789

6 Risty Khoirunisa Teknik Geodesi 21110111190088 Bendahara Internal 087731471294

7 Eka Adhitya HP Teknik Planologi 21040110130065 Litbang NIC 08786055893

8 Indra Laksana Teknik Geodesi 21110110141009 Ketua Departemen NIC 087853546801

9 Ahmad Tamlikha Teknik Lingkungan 21080110141019 Litbang Ristek 085710767018

10 Akbar Satio Putra Teknik Planologi 21040110110037 Ketua Departemen Ristek 085226279299

11 Ebtian Apriantoro Teknik Elektro 21060110130069 Litbang PSDM 085640706915

12 Wijaya Wahyudi A. Teknik Sistem Komputer 21120110110059 Ketua Departemen PSDM 081918020207

13 M. Dwi Khoirun A. D3-Teknik Kimia 21030110060007 Litbang KP 085640263786

14 M. Anshori Teknik Industri 21070110130079 Ketua Departemen KP 085640321351

15 Ismail Aulia Rahman Teknik Lingkungan 21080110141005 Litbang Sosial 08995783861

16 Daniel Sahala PP. Teknik Perkapalan 21090110120022 Ketua Departemen Sosial 085366053633

17 Widyastuti Kusuma Teknik Lingkungan 21080110130067 Litbang Ekobis 085740749723

18 Dwiky Puji Widitomo Teknik Industri 21070110130034 Ketua Departemen Ekobis 085641009151

19 Zulfikar Teknik Lingkungan 21080110141009 Litbang PORA 08157966591

20 M. Salahuddin Teknik Geodesi 21110110141039 Ketua Departemen PORA 085751046019

Halaman 40

9.2 Data Ketua Lembaga Mahasiswa Fakultas Teknik 2013

No Lembaga Nama Jurusan NIM CP

1 SMFT Nur Novilina A. T. Lingkungan10 21080110130047 085718533188

2 BEM FT Taufik Aulia Rahmat T. Siskom 10 21120110110017 085788885739

3 Biro FST Arliandy P.Arbad T. Geodesi 11 21110110120058 081977251879

4 Biro PSMT Ahmad Fauzi S. T. Elektro10 21060110141032 085656229022

5 Biro FSMM Wahid Hasyim T.Kimia10 21030110141135 085786973169

6 Biro PMK Dedas Agusta T.Mesin10 21050110141008 08568176003

7 Biro PRMK Christopher Khrisna K. T.Sipil11 21010111130187 085643556061

8 Biro FKMI Dinario Reza P. D3 T.Sipil11 21010111060053 08563500930

9 HM T. Sipil Moh. Nur Soleh T. Sipil 10 21010110160047 085640248-60

10 HM T. Arsitektur Fary Nur Faizal T. Arsitektur 10 21020110120060 08979094347

11 HM T. Kimia Gita Permana Putra T. Kimia 10 21030110130094 085652112260

12 HM T. PWK Isnu Putra Pratama T. PWK 11 21040111130062 085727752143

13 HM T. Mesin Ryan Fitriawan T. Mesin 10 21050110141052 085647713244

14 HM T. Elektro Oding T. Elektro 11 21060111120002 085719884627

15 HM T. Perkapalan Zaenal Abidini T. Perkapalan 11 21090111130019 085659707377

16 HM T. Industri Rifki Muhammad T. Industri 10 21070110120019 085641005346

17 HM T. Lingkungan Mahfud Afandi T. Lingkungan 11 21080111130062 08567559782

18 HM T. Geologi M.Arman Fadillah T. Geologi 10 21100110120005 08988314877

19 HM T. Geodesi Haryo Daruwedho T. Geodesi 11 21110111140072 085227864757

20 HM T. Siskom Panji Prasetya T. Siskom 10 21120110110035 085726830201

21 HM D3 T. Sipil Achmad Danang Setiadi D3 T. Sipil 11 21010111060001 085799946238

22 HM D3 T. Arsitektur Sandy Marufinanto D3 T. Arsitektur 11 21020111060047 085642221182

23 HM D3 T. Kimia Irfan Zamzami D3 T. Kimia 11 21030111060116 08568138474

24 HM D3 T. Mesin Gaza Dayant Pratama D3 T. Mesin 11 21050111060071 085740277227

25 HM D3 T. Elektro Muhammad Fahdillah F. D3 T. Elektro 11 21060111083008 085712401985

26 HM D3 T. Perkapalan Yahya Al Abror D3 T. Perkapalan 11 21090111060003 085747121998

Halaman 41

9.3 Data Pimpinan Universitas Diponegoro 2013

No Jabatan Nama NIP

1 Rektor Undip Prof. Sudharto Prawoto Hadi , MES, PhD 195403091980031003

2 Pembantu Rektor I Prof. Dr. dr. Hertanto Wahyu Subagio, MS. SpGK 194022011980011001

3 Pembantu Rektor II Dr. Mochamad Chabachib, M.Si, Akt 195411201980031002

4 Pembantu Rektor III Drs. Warsito, SU 195402021981031014

5 Pembantu Rektor IV Prof. Dr. Sultana MH Faradz,PhD 195202021979012001

6 Dekan FT Ir. Bambang Pudjianto, MT 195212051985031001

7 Pembantu Dekan I Dr. rer. nat. Imam Buchori, ST 197011231995121001

8 Pembantu Dekan II Ir. Mochamad Agung Wibowo, MM, M.Sc, PhD 196702081994031005

9 Pembantu Dekan III Prof. Ir. Abdullah, MS, PhD 19551231983031014

10 Pembantu Dekan IV Dr. Dipl. Ing Ir. Berkah Fajar TK 195907221987031003

11 Ketua S1 T. Sipil Ir. Sumbogo Pranoto, MT 195806041986021001

12 Ketua S1 T. Arsitektur Edward Endrianto Pandelaki,ST,MT,PhD 197402231997021001

13 Ketua S1 T. Kimia Dr. Ir Budiyono, M.Si 199602201991021001

14 Ketua S1 T. PWK Dr. Ing Asnawi, ST 197107241997021001

15 Ketua S1 T. Mesin Dr. Sulardjaka, ST, MT 197104201998021001

16 Ketua S1 T. Elektro Ir. Agung Warsito, DHET 195806171987031002

17 Ketua S1 T. Industri Ir. Bambang Purwanggono S, M.Eng 195704221986031001

18 Ketua S1 T. Lingkungan Ir. Syafrudin, CES, MT 195811071988031001

19 Ketua S1 T. Perkapalan Eko Sasmito Hadi, ST, MT 197310172000121001

20 Ketua S1 T. Geologi Ir. Hadi Nugroho Dipl, Egs, MT 196310281993031002

21 Ketua S1 T. Geodesi Ir. Bambang Sudarsono, MS 195709131986031001

22 Ketua S1 T. Siskom Dr. Ir. Hermawan, DEA 196002231986021001

23 Ketua Program D3 Ir. Zainal Abidin, MS 195209161982031004

24 Ketua D3 T. Sipil Budi Dharmo, ST 195612091986031002

25 Ketua D3 T. Desain

Arsitektur Ir. Budi Sudarwanto, M.Si 196408041991021002

26 Ketua D3 T. Kimia Ir. Edy Supriyo, MT 195904281987031003

27 Ketua D3 T. PWK Samsul Maarif, SP, MT 196002171987032001

28 Ketua D3 T. Mesin Ir. Sutomo, M.Si 195203211987031001

29 Ketua D3 T. Elektro Yuniarto, ST, MT 197106151998021001

Halaman 42

30 Ketua D3 T. Perkapalan Solichin Djazuli Said, AT, MSi 195609121983031002

31 Kabag Tata Usaha Dra. Sukasmi 196411301986032005

32 Kasubbag Pendidikan Heppy Haryanto, ST 197601022000031001

33 Kasubbag Kepegawaian &

Keuangan Widiani Rahajeng, S.H. 195804221981032001

34 Kasubbag Umum &

Pengelolaan Aset Fajar Purwantoto, SAP 197301211995121001

35 Kasubbag Kemahasiswaan Sudjiati, S.H 195908021985032001

Halaman 43

BAB X

CONTOH-CONTOH SURAT

10.1 Surat Keputusan

LEMBAR KETETAPAN SIDANG

RAPAT KERJA DAN MUSYAWARAH KERJA



2013

Nomor: 01.1/SK/RAKER-MUSKER/LITBANG/BEM-FT/I/2013

Tentang :

Pedoman Pelaksanaan Kerja

Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik

Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro

2013

Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa

Rapat Kerja dan Musyawarah Kerja

Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik

Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro

2013

Menimbang : Demi cita-cita luhur mahasiswa dan demi tercapainya keselarasan

dalam kelembagaan Mahasiswa Teknik Fakultas Teknik UNDIP

maka perlu dibuat aturan-aturan yang mengatur dan mengikat

semua lembaga mahasiswa Fakultas Teknik UNDIP.

Halaman 44

Mengingat : 1. Keputusan Mendikbud No.155/U/1998 tentang Pedoman

Umum Organisasi Kemahasiswaan.

2. Keputusan Rektor UNDIP No. 280/SK/1998 tentang

Pengelolaan Lembaga Kemahasiswaan.

Memperhatikan : Pedoman Pelaksanaan Kerja Rapat Kerja dan Musyawarah Kerja

Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa

Universitas Diponegoro Semarang.

MEMUTUSKAN

Menetapkan : Pedoman Pelaksanaan Kerja Badan Eksekutif Mahasiswa

Fakultas Teknik Keluarga MahasiswaUniversitas Diponegoro

2013

Ditetapkan di : Semarang

Tanggal : 26 Januari 2013

Waktu : 11.05 WIB

Presidium Sidang I

Arifin Budiman

NIM 21050111130053

Presidium Sidang II

Fahmi Akmal Hasani

NIM 21010111130116

Presidium Sidang III

Rr. Kartika Kusuma W

NIM 21060111130081

Halaman 45

10.2 Surat Undangan

10 Januari 2013

Nomor : 02.16/SU/BEM-FT/I/2013

Lampiran : -

Hal : Undangan

Yth. Ketua Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Mesin

di tempat

Bersama surat ini kami bermaksud mengundang Saudara/i untuk dapat hadir

dalam acara Rapat Pimpinan Fakultas Teknik yang akan diselenggarakan pada:

Hari / Tanggal : Kamis, 12 Januari 2013

Waktu : 15.30 WIB s.d. Selesai

Tempat : PKM FT

Agenda : 1. Mekanisme Open Recruitment BEM FT KM UNDIP 2013

2. Sharing antar lembaga

3. Silaturrahmi awal kepengurusan

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kesediaan

Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.



2013

Ketua

BEM FT KM UNDIP

Taufik Aulia Rahmat

NIM 21120110110017

Sekretaris

BEM FT KM UNDIP

Adenira H.

NIM 21080110141011

Halaman 46

10.3 Surat Permohonan

20 Januari 2013

Nomor : 03.2/SPm/RAKER-MUSKER/LITBANG/BEM-FT/I/2013

Lampiran : 1 lembar

Hal : Permohonan Delegasi

Yth. Kepala Departemen NIC BEM FT KM UNDIP 2013

di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan diselenggarakannya Acara Rapat Kerja dan Musyawarah

Kerja Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas

Diponegoro 2013 pada:

Hari, Tanggal : Rabu s.d. Kamis, 25 s.d. 26 Januari 2013

Waktu : 08.00 s.d. selesai

Tempat : Ruang B201 Teknik Arsitektur

dengan ini kami bermaksud mengajukan permohonan pendelegasian sebanyak 2 orang

dari Departemen NIC sebagai panitia.

Demikian surat permohonan ini kami buat. Atas perhatian dan kesediaan

Saudara, kami ucapkan terima kasih.

PANITIA PELAKSANA RAPAT KERJA DAN MUSYAWARAH KERJA



2013

Ketua Panitia

Eka Adhitya HP

NIM 21040110130065

Sekretaris

Riang Anggraini

NIM 21030111130056

Mengetahui,

Ketua

BEM FT KM UNDIP

Taufik Aulia Rahmat

NIM 21120110110017

Halaman 47

DELEGASI KEPANITIAAN RAKER-MUSKER



2013

Sehubungan dengan diadakannya Rapat Kerja dan Musyawarah Kerja Badan

Eksekutif Mahasiswa Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas

Diponegoro 2013, maka Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik UNDIP

menugaskan nama yang tersebut dibawah ini :

NO NAMA NIM

1.

2.

Untuk menjadi panitia Rapat Kerja dan Musyawarah Kerja Badan Eksekutif

Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro 2013.

Semarang, Januari 2013

Ketua

BEM FT KM UNDIP

Taufik Aulia Rahmat

NIM 21120110110017

Halaman 48

2 Februari 2013

No : 03.02/SPm/BEM-FT/II/2011

Lampiran : 1 Bendel Proposal

Hal : Permohonan Dana

Yth. Dekan Fakultas Teknik Universitas Diponegoro

di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan dilaksanakannya Forum Eksekutif Mahasiswa Teknik Jawa

Tengah pada:

Hari, tanggal : Jumat s.d. Sabtu, 10 s.d. 12 Februari

Tempat : Universitas Negeri Solo

maka dengan ini kami mengajukan permohonan dana delegasi sebesar Rp 1.000.000,00

untuk pembiayaan pendelegasian pada kegiatan tersebut.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan bantuan

dari Bapak, kami sampaikan terima kasih.



2013

Ketua

BEM FT KM UNDIP

Taufik Aulia Rahmat

NIM 21120110110017

Sekretaris

BEM FT KM UNDIP

Adenira H.

NIM 21080110141011

Menyetujui,

Pembantu Dekan III



NIP 19551123 198303 1 014

Halaman 49

22 September 2011

No : 03.04/SPm/BBM/EKOBIS/BEM-FT/XI/2011

Lampiran : 1 Bendel Proposal

Hal : Permohonan SK Rektor

Yth. Rektor Universitas Diponegoro

di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan diselenggarakannya kegiatan Seminar Nasional

Enterpreneurship Bersejarah Sepanjang Masa Brilliant Business and Motivation pada:

Hari, Tanggal : Minggu, 20 November 2011


Tempat : Gedung Prof. Soedarto Universitas Diponegoro

maka kami selaku panitia dengan ini mengajukan permohonan SK Rektor untuk dapat

terlaksananya Kegiatan Seminar Nasional Enterpreneurship Bersejarah Sepanjang Masa

Brilliant Business and Motivation.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan bantuan

Bapak, kami sampaikan terima kasih.

PANITIA SEMINAR NASIONAL ENTERPRENEURSHIP BERSEJARAH

SEPANJANG MASA BRILLIANT BUSINESS AND MOTIVATION



2011

Ketua Panitia

Dennisya Agung Prambudi

NIM 21030110141017

Sekretaris

Rahmahani Setiawati

NIM 21060110083012

Mengetahui,

Ketua

BEM FT KM UNDIP

Luckman Ismail

NIM L2A008083

Kepala Departemen EKOBIS

BEM FT KM UNDIP

Muhammad Sigit Samseno

NIM L2C008072

Menyetujui,

Pembantu Rektor III

UniversitasDiponegoro

Drs. Warsito, SU

NIP 19540202 198103 1 014

Pembantu Dekan III



NIP 19551123 198303 1 014

Halaman 50

10.4 Surat Pemberitahuan

21 Januari 2013

No. : 04.5/SPb/BEM-FT/I/2013

Lampiran : 3 Lembar

Hal : Pemberitahuan

Yth. Ketua Himpunan Mahasiswa Teknik Mesin

di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan diselenggarakannya Open Recruitment BEM FT KM

UNDIP 2013 yang dilaksanakan pada tanggal 14 s.d. 15 Januari 2013 dan 18 s.d. 20

Januari 2013 maka dengan ini kami bermaksud memberitahukan bahwa mahasiswa

berikut ini (terlampir) dinyatakan diterima sebagai anggota baru BEM FT KM UNDIP

2013.

Demikian pemberituhuan ini kami sampaikan. Atas perhatian Saudara, kami

ucapkan terima kasih.



2013

Ketua

BEM FT KM UNDIP

Taufik Aulia Rahmat

NIM 21120110110017

Sekretaris

BEM FT KM UNDIP

Adenira H.

NIM L2H 009 004

Halaman 51

10.5 Surat Peminjaman

3 Agustus 2011

No : 05.01/SPp/BBM/EKOBIS/BEM-FT/VII/2011

Lampiran :

Hal : Peminjaman Tempat

Yth. Pembantu Rektor II Universitas Diponegoro

di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan diselenggarakannya kegiatan Seminar Nasional

Enterpreneurship Bersejarah Sepanjang Masa Brilliant Business and Motivation pada:

Hari, Tanggal : Minggu, 20 November 2011


Tempat : Gedung Prof. Soedarto Universitas Diponegoro

maka dengan ini kami mengajukan permohonan peminjaman Gedung Prof. Soedarto,

SH untuk pelaksaan kegiatan tersebut.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kesediaan

Bapak, kami sampaikan terima kasih.

PANITIA SEMINAR NASIONAL ENTERPRENEURSHIP BERSEJARAH

SEPANJANG MASA BRILLIANT BUSINESS AND MOTIVATION



2011

Ketua

BEM FT KM UNDIP

Luckman Ismail

NIM L2A008083

Ketua Panitia

Dennisya Agung Prambudi

NIM 21030110141017

Menyetujui,

Pembantu Rektor III

UniversitasDiponegoro

Drs. Warsito, SU

NIP 19540202 198103 1 014

Pembantu Dekan III



NIP 19551123 198303 1 014

Tembusan:

1. Kabag Tarkum


Halaman 52

10.6 Surat Pernyataan

SURAT PERNYATAAN

No. 06.1/SPn/BEM-FT/III/2013

Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa

Universitas Diponegoro dengan ini menyatakan bahwa:

Nama : Rezki Ahmaliansyah

NIM : L2F009004

Jurusan : Teknik Elektro

merupakan mahasiswa yang aktif organisasi dalam kepengurusan Badan Eksekutif

Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro periode 2013

sebagai Tim Penelitian dan Pengembangan Departemen Ekonomi dan Bisnis.

Demikian surat pernyataan ini dibuat agar digunakan sebagaimana mestinya.


Ketua

BEM FT KM UNDIP

Taufik Aulia Rahmat

NIM 21120110110017

Halaman 53

10.7 Surat Mandat

SURAT MANDAT

No. 07.1/SM/BEM-FT/II/2013

Sehubungan dengan adanya Kuliah Kerja Lapangan pada tanggal 5 s.d. 10 Maret

2013 yang akan dilaksanakan oleh:

Nama : Taufik Aulia Rahmat

NIM : 21120110110017

Jabatan : Ketua BEM FT KM UNDIP

maka dengan ini memberikan mandat kepada:

Nama : Heri Gusfarienza

NIM : 21110110120031

Jabatan : Wakil Ketua BEM FT KM UNDIP

untuk menggantikan dan melaksanakan tugas ketua selama waktu tersebut di atas.

Demikian mandat ini dibuat agar digunakan sebagaimana mestinya.

Semarang, 3 Februari 2013

Pemberi Mandat

Taufik Aulia Rahmat

NIM 21120110110017

Penerima Mandat

Heri Gusfarienza

NIM 21110110120031

Halaman 54

10.8 Surat Tugas

2 Februari 2013

Nomor : 08.1/ST/BEM-FT/II/2013

Lampiran : -

Hal : Surat Tugas

Yth. Kepala Departemen PSDM BEM FT KM UNDIP

di tempat

Dengan hormat

Sehubungan dengan dilaksanakannya Forum Eksekutif Mahasiswa Teknik Jawa

Tengah pada:

Hari, tanggal : Jumat s.d. Sabtu, 10 s.d. 12 Februari

Tempat : Universitas Negeri Solo

maka kami mengharapkan nama-nama tersebut di bawah ini:

1. Ismail Aulia Rahma

2. Daniel Sahala

sebagai delegasi dari Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa

Universitas Diponegoro dan diharapkan dapat mengikuti acara dengan sebaik-baiknya.

Demikian surat tugas ini kami buat. Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami

ucapkan terima kasih.



2013

Ketua

BEM FT KM UNDIP

Taufik Aulia Rahmat

NIM 21120110110017

Sekretaris

BEM FT KM UNDIP

Adenira H.

NIM 21080110141011

Halaman 55

10.9 Surat Keterangam

SURAT KETERANGAN

No. 09.8/SKet/BEM-FT/I/2013

Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa

Universitas Diponegoro 2013 menerangkan bahwa:

Nama : Welly Riza Fauzi

NIM : 21100110141040

Jurusan : Teknik Geologi

merupakan mahasiswa yang telah mengikuti kegiatan Latihan Ketrampilan Manajemen

Mahasiswa (LKMM) Dasar Fakultas Teknik Universitas Diponegoro Periode 2012

Demikian surat keterangan ini kami buat agar digunakan sebagaimana mestinya.

Semarang, 17 Januari 2013

Ketua

BEM FT KM UNDIP

Taufik Aulia Rahmat

NIM 21120110110017

Halaman 56

10.10 Surat Rekomendasi

10 Januari 2013

Nomor : 10.1/SR/BEM-FT /I/2013

Lampiran : -

Hal : Rekomendasi

Yth. Panitia Indonesian Young Changemaker Summit

di tempat

Dengan ini menyatakan bahwa nama yang tercantum dibawah ini:

Nama : Mohamat Ansori

NIM : 21070110130079

Jurusan : Teknik Industri

merupakan Kepala Departemen Kebijakan Publik Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas

Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro periode 2013 yang mempunyai

prestasi cukup baik. Untuk itu kami merekomendasikan nama tersebut di atas sebagai

peserta Indonesian Young Changemaker Summit.

Demikian surat rekomendasi ini kami buat agar digunakan sebagaimana

mestinya.



2013

Ketua

BEM FT KM UNDIP

Taufik Aulia Rahmat

NIM 21120110110017

Sekretaris

BEM FT KM UNDIP

Adenira H.

NIM 21080110141011

Halaman 57

10.11 Surat Balasan

6 Maret 2013

No : 11.01/SB/BEM-FT/I/2013

Lampiran :

Hal : Balasan

Yth. Ketua Himpunan Mahasiswa Teknik Geologi

di tempat

Menanggapi surat Saudara dengan nomer 06.1/SPn/HMTG/I/2013 tentang

penangguhan keanggotaan bagi mahasiswa angkatan 2013 yang terdaftar sebagai

anggota BEM FT KM UNDIP 2013 dengan nama Zulfikar maka dengan ini dinyatakan

ditangguhkan.

Demikian pernyataan ini kami sampaikan. Atas perhatian Saudara kami ucapkan

terima kasih.



2013

a.n. Ketua BEM FT KM UNDIP

Wakil Ketua

Heri Gusfarienza

NIM 21110110120031

Sekretaris

BEM FT KM UNDIP

Adenira H.

NIM 21080110141011

Halaman 58

sop kesekretariatan bem ft 2013 fix_3.pdf

Documents