Roni Januar Saputra

Sekretaris IKADI Kota Pekanbaru Universitas Universitas

Abdurrab_SabtuAbdurrab_Sabtu, , 2121 Dzulhijjah Dzulhijjah 14314344 H H

LANDASAN “SESUNGGUNYA ALLAH MENCINTAI

ORANG-ORANG YANG BERPERANG DI JALAN ALLAH DENGAN BARISAN YANG

RAPI SEOLAH MEREKA SEPETI BANGUNAN

YANG TERSUSUN KOKOH

RASULULLAH BERSABDA : JIKA SESEORANG DIANTARA KAMU

MELAKUKAN PEKERJAAN, SESUNGGUHNYA ALLAH MENYUKAI IA MELAKUKANNNYA DENGAN ITQON

(PROFESIONAL)

KEBENARAN YANG TIDAK TERSUSUN DENGAN RAPI MAKA AKAN

DIKALAHKAN OLEH KEBATHILAN YANG TERSUSUN DENGAN RAPI

DALAM AKTIVITAS ORGANISASI AGAR HASILNYA

MAKSIMAL DAN BERJALAN PROFESIONAL PERLU

DITETAPKAN MEKANISME YANG MENGATUR KERJANYA

PENGERTIAN

KESEKRETARIATAN ADALAH SEGENAP PROSES/SIKLUS

DALAM PENYELENGGARAAN USAHA/KEGIATAN

MENCAPAI SUATU TUJUAN YANG BERMANFAAT UNTUK

LINGKUNGAN SEHINGGA HASINYA LEBIH EFEKTIF,

EFISIEN DAN BERKUALITAS MAKSIMAL

FUNGSI1. PUSAT INFORMASI DAN

KOMUNIKASI2. PUSAT KEGIATAN DAN

ADMINISTRASITEMPAT DOKUMEN

3. TEMPAT RAPAT DAN KOORDINASI PENGURUS

4. MENENTUKAN KEBIJAKAN DAN MARKAS ORGANISASI

TUGAS POKOK KESEKRETARIATAN1. Pengelolaan sistem asministrasi organisasi

seperti, pengelolaan surat masuk dan keluar baik internal maupun eksternal

2. Pengelolaan Sistem pengarsipan data dan informasi (inetrnal dan eksternal)

3. Pengelolaan fisik Sekretariat karena merupakan tempat kerja dan silaturrahim pengurus. Semakin nyaman tempatnya akan semakin betah pula pengurus untuk bekerja dan berkumpul di dalamnya, sehingga soliditas pengurus dan kinerja organisasi bisa lebih meningkat demi kepentingan bersama

SARANA PENDUKUNG 1. Sumberdaya Manusia /Pengurus

Organisasi yang ideal seharusnya memiliki divisi atau biro tersendiri yang SDMnya khusus mengelola sistem kesekretariatan. Biro / divisi ini biasanya bersifat internal karena bertugas mendukung kinerja intern organisasi

2. Peralatan/perengkat Kesekretariatan Lemari, Pernagkat komputer, printer dan internet,Perlatan kantor/alat tulis, papan tulis/papan pengumuman+buku komunikasi antar pengurus, meja, kursi, karpet/tikar, alat kebersihan, sambungan telephon dan fax.

IDENTITAS ORGANISASI ` Sebagai Tanda pengenal dasar atau ciri

khususu dari suatu organisasi yang membedakan dengan organisasi lainnya. Juga berguna mempermudah masyarakat/orang lain untuk mengenal organisasi yang bersangkutan

1. Nama dan Logo 2. Papan Nama 3. Perlengkapan Surat Menyurat (kop surat,

amplop, stempel/cap) 4. Kartu Nama 5. Bendera 6. Pin 7. Plakat dan stiker

PENGELOLAAN SURAT ` Sebagai Tanda pengenal dasar atau ciri

khususu dari suatu organisasi yang membedakan dengan organisasi lainnya. Juga berguna mempermudah masyarakat/orang lain untuk mengenal organisasi yang bersangkutan

1. Nama dan Logo 2. Papan Nama 3. Perlengkapan Surat Menyurat (kop surat,

amplop, stempel/cap) 4. Kartu Nama 5. Bendera 6. Pin 7. Plakat dan stiker

MANAJEMEN ORGANISASI

adalah pengelolaan, pengaturan dan pemeliharaan yang

dilakukan oleh dua orang/lebih yang memiliki

tujuan yang sama dan saling menguntungkan sehingga

berjalan dengan ideal sesuai dengan tujuan yang hendak

dicapai yaitu demi kemaslahatan ummat

PEMBAGIAN SURAT

1. SURAT KEPUTUSAN2. SURAT INTRUKSI3. SURAT TUGAS4. SURAT MANDAT5. SURAT UNDANGAN 6. SURAT PENGANTAR7. SURAT KETERANGAN 8. SURAT EDARAN, dll

MEKANISME SURAT

1. PERENCANAAN2. PEMBUATAN3. PENGAGENDAAN4. PENANDATANGANAN5. PENGSTEMPELAN6. PENGAMPLOPAN7. PENGARSIPAN8. PENYEBARAN

PERENCANAAN 1. INFO KAPAN SURAT ITU

HARUS SELESAI2. DATA SELENGKAPNYA3. PERALATAN YANG

MENDUKUNG4. INDENTIFIKASI SURAT5. BERTANYALAH !!!!

PEMBUATAN 1. DILAKUKAN OLEH

SEKUM/WAKSEKUM OR SEKBID2. PERHATIKAN MEKANISME SURAT3. KONSULTASI DENGAN PIHAK

YANG FAHAM DENGAN SURAT4. HARUS BUAT ULANG JIKA SALAH

PENANDATANGANAN 1. DIAWALI OLEH YANG RENDAH

JABATANNYA2. YANG RENDAH JABATANNYA DI

SEBELAH KIRI SURAT DAN DI ATAS SURAT

3. KETUM DAN SEKUM4. WAKETUM DAN WASEKUM5. KALAKS DAN SEKLAK DIK KETUM

PENGSTEMPELAN

1. LETAKNYA SEBELAH KIRI SEKUM DAN SEKRETARIS PELAKSANA

2. STEMPEL WAJIB ADA3. DIMULAI DARI JABATAN TERENDAH4. TIDAK BOLEH DIFOTOKOPI5. DALAM PANITIA STEMPEL DI SEBELAH KIRI

SEKRETARIS PELAKSANA (JIKA KOP SURAT ADA)

6. JIKA KOP TIDAK ADA, MAKA STEMPEL HANYA PADA KETUM,

PENGAMPLOPAN1. NOMOR SURAT DI TULIS DI SUDUT

KANAN ATAS2. ALAMAT YANG DITUJU DI SUDUT

KIRI BAWAH3. STEMPEL DI BAWAH NOMOR

SURAT, TIDAK DISTEMPEL JIKA AMPLOP DICETAK

4. SEBAIKNYA, JANGAN DI LEM

PENGARSIPAN 1. DISEDIAKAN BUKU PENCATATAN

SURAT2. SIMPAN DALAM MAP KHUSUS DENGAN

KODE KHUSUS SESUAI DGN NOMOR SURAT DAN TGL TERIMA SURAT

3. SEKUM WAJIB HAFAL NOMOR SURAT DAN NOMOR ARSIP SURAT

4. TERDIRI DARI :1. SURAT MASUK DAN KELUAR2. LAMPIRAN3. BLANKO, TABEL, DAFTAR HADIR, DLL4. SURAT PENTING DAN SK5. Daftar hadir pengurus,6. Daftar hadir bidang

PENYEBARAN

1. DILAKUKAN OLEH SEKRETARIS JIKA SEDIKIT DAN DIBANTU OLEH PENGURUS KHUSUS HUMAS

2. HARUS SAMPAI PADA PIHAK YANG DITUJU

3. BOLEH DISAMPAIKAN KEPADA PIHAK YANG KITA YAKINI SURAT ITU SAMPAI

4. 4 HARI SEBELUM ACARA

Hal-hal yang perlu diperhatikanSebaiknya kesekretariatan dalam

menerapkan sistemnya secara konsisten, perlu dilakuakn mekanisme punishment bagi pengurus yang menyalahi aturan kesekretariatan, contoh :

1. Telat LPJ2. Surat tidak dinomori/asal dinomori3. Membawa stempel keluar tanpa izin4. Menghilangkan dokumen5. Tidak menggandakan dokumen

uuntuk arsip

LANGKAH2

1. BUKA KOMPUTER DENGAN BAIK

2. DUDUK DENGAN TENANG DAN TANPA BEBAN (IKHLAS)

3. KLIK EKSPLORE JIKA SUDAH PUNYA FOLDER

4. JIKA BELUM, HARAF BUAT FOLDER KHUSUS

5. BUKA MW

6. ATUR PAGE SET UP

7. ATUR MARGIN

8. ATUR PAPER SIZE

9. TENTUKAN JENIS HURUF

10. MULAI MENGETIK

11. SAVE

WARNING !!!! 1. NO SURAT DIKELUARKAN OLEH SEKUM

2. TO SURAT BIDANG KELUAR SEKUM YANG BERI

3. KODE SURAT JGN DIPASI

4. KODE SURAT HARUS BERURUTAN BERDASRKAN HAL DAN TGL DIKELUARKAN SURAT

5. LAMPIRAN DIISI – (STRIP) JIKA TIDAK ADA, DIISI 1 (SATU) LEMBAR JIKA ADA

6. HAL : SINGKAT SAJA

7. di HURUF KECIL KARENA KATA DEPAN BUKAN AWALAN

8. JANGAN DI TEMPAT TAPI KOTA DOMISILI

9. SALAM PEMBUKA, SETIAP BUKAN BHS INA HARUS BEDA

10. PERHATIKAN “ENTER” TIAP PARAGRAF

11. BAHASA HARUS TEPAT

12. PEMBUKA, ISI, PENUTUP HARUS SAMA (PENYEBUTAN OBJEK)

13. ISI : JELASKAN HAL DI ATAS SIMPEL DAN PADAT DAN SINGKAT DAN TAMPILANNYA HARUS BEDA

WARNING !!!! 15. INTI SURAT : TGL, HARI, TEMPAT >>> HARUS DI TAB

JGN DIBUAT DALAM SATU PARAGRAF/SATU BARIS

16. WAKTU : HARUS JELAS DIMULAI DAN AKHIRNYA

17. TEMPAT HARUS JELAS ALAMATNYA

18. TUTUP DENGAN BAIK SESUAI DENGAN SURAT

19. TUTUP DENGAN SALAM

20. TGL JGN SALAH

21. YANG NANDATANGAN JGN DISINGKAT

WARNING !!!! 1. NO SURAT DIKELUARKAN OLEH SEKUM

2. TO SURAT BIDANG KE LUAR SEKUM YANG BERI

3. KODE SURAT JGN DIPASI

4. KODE SURAT HARUS BERURUTAN BERDASRKAN HAL DAN TGL DIKELUARKAN SURAT

5. LAMPIRAN DIISI – (STRIP) JIKA TIDAK ADA, DIISI 1 (SATU) LEMBAR JIKA ADA

6. HAL : SINGKAT SAJA

7. di HURUF KECIL KARENA KATA DEPAN BUKAN AWALAN

8. JANGAN DI TEMPAT TAPI KOTA DOMISILI

9. SALAM PEMBUKA, SETIAP BUKAN BHS INA HARUS BEDA

10. PERHATIKAN “ENTER” TIAP PARAGRAF

11. BAHASA HARUS TEPAT

12. PEMBUKA, ISI, PENUTUP HARUS SAMA (PENYEBUTAN OBJEK)

13. ISI : JELASKAN HAL DI ATAS SIMPEL DAN PADAT DAN SINGKAT DAN TAMPILANNYA HARUS BEDA

PROPOSAL

1. ADALAH KERANGKA ACUAN KEGIATAN YANG BERISIKAN KEGIATAN (PROYEK) SECARA MENDETAIL

2. PROPOSAL JAGAN HANYA UYNTUK MENCARI DANA

ISI PROPOSAL 1. COVER2. LEMBAR PENGESAHAN3. PEMBUKAAN4. TEMA5. LANDASAN KEGIATAN/DASAR

PEMIKIRAN6. TUJUAN DAN SASRAN7. BENTUK KEGIATAN8. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANA9. PESERTA 10.PENDANAAN/SPONSORSIF11.PENUTUP

SYARAT PROPOSAL

1. LENGKAP2. TIDAK BERTELE-TELE3. JELAS4. TEGAS5. PADAT6. MENARIK7. JUJUR

PROPOSAL EFEKTIF1. BENTUK2. ISI3. JARINGAN4. LOBI/AUDIENSI5. MANAJEMEN6. ISU/TEMA7. PENAMPILAN8. PELAPORAN YANG JELAS

Hima kom, punya kop sendiri : panpel < gimana pandatganannya

Di kota, Kalo internal gmna? Stempel dimana? Asl, ass, aww