KESEKRETARIATAN DAN

KEARSIPAN

Created By : ANDRI

DASAR HUKUM DASAR HUKUM

1.UU No. 7 Thn 1971 2.PP No. 34 Thn 19793.Permen Diknas No. 42 Thn 2006 4.Permen Diknas No. 37 Thn 2006 5.Permen Diknas No. 26 Thn 2006 6.Kepmen Diknas No. 145/U/2004

Fungsi Surat :

1. Wakil dari pengirim/penulis

2. Alat pengingat

3. Pedoman kerja

4. Bukti tertulis hitam di atas putih

Syarat-syarat surat yang baik :

1. Sistematis susunan isi surat

2. Singkat, tidak bertele-tele

3. Jelas

4. Format menarik (wujud fisik yang menarik)

PERSURATANPengertian :

Surat : Alat komunikasi tertulis dari satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.

1. Penerima surat atau pengirim surat, petugas yang menerima surat masuk atau mengirim surat keluar

2. Pencatat surat, petugas yang mencatat keterangan yang terdapat pada surat

3. Pengarah surat, pimpinan atau petugasnya ditunjuk untuk mengalihkan surat sesuai dengan masalahnya

4. Pengolah, petugas yang mengolah atau menyelesaikan isi surat

5. Penata arsip, petugas yang melaksanakan penataan arsip

KOMPONEN PENGELOLAAN SURAT

PENGELOMPOKAN SURAT MASUK :a. Surat biasa

b. Surat penting dan

c. Surat rahasia

Cara penanganan hampir sama hanya untuk surat penting pencatatanya menggunakan kartu kendali dan untuk surat rahasia pencatatannya dalam keadaan tertutup

Suatu surat diidentifikasi sebagai surat penting apabila :

1. Surat yang bersangkutan terlambat pada unit pengolah sehingga dapat berakibat terganggunya kelancaran pekerjaan

2. Surat tersebut memerlukan tindak lanjut

3. Surat itu hilang atau terlambat sampai pada unit pengolah dapat menimbulkan kerugian yang berarti

Pada umumnya setiap surat masuk dan surat keluar dilakukan dengan Sistem Satu Pintu, Mekanisme Pengendalian Surat-surat Masuk dan Keluar untuk setiap jenis surat adalah sebagai berikut :

a. Surat Rahasia

- Setiap Surat Masuk yang digolongkan Rahasia dicatat pada lembar Pengantar Rahasia

- Surat yang digolongkan Rahasia dibuatkan lembar disposisi kemudian Surat yang digolongkan Rahasia biasanya diberikan langsung kepada Pimpinan tanpa membuka amplop terlebih dahulu.

- Jika surat tersebut memerlukan tindak lanjut maka surat tersebut diserahkan kepada pejabat yang bersangkutan lalu dimintakan paraf dan tanggal terima pada lembar pengantar Rahasia tadi.

- Setiap disposisi yang memerlukan tindak lanjut, selalu dicantumkan tanggal penyelesaian oleh pemberi disposisi kemudian setiap copy disposisi disimpan pada penyimpanan disposisi untuk memantau waktu penyeleaian pekerjaan tersebut.

b. Surat biasa /penting yang masuk

- Setiap surat masuk yang digolongkan sebagai surat biasa/penting dibuka dari amplop kemudian distempel tanggal dan jam penerimaan serta diparaf pada bagian belakang surat kemudian diteliti apakah termasuk surat biasa atau penting, pada surat biasa maka pencatatan suratnya dicatat pada lembar pengantar surat biasa sedangkan pada surat yang digolongkan surat penting maka pencatatanya dicatat pada kartu kendali.

- Pengisian kolom isi ringkas pada kartu kendali berdasarkan isi surat (bukan berdasarkan Hal), setiap surat penting / biasa yang harus ditindaklanjuti dibuatkan lembar disposisi.

- Kemudian surat diserahkan kepada petugas kembali untuk dilanjutkan ke Pejabat yangditujuk sesuai dengan disposisi tersebut untuk ditindak lanjuti. Lembar pengantar surat biasa dan lembar kartu kendali kemudian di paraf dan dicantumkan tangga terimanya. Copy pengantar surat biasa atau kartu kendali dan disposisi kemudian diletakkan ketempat penyimpanannya pada unit kearsipan untuk dipantau batas waktu penyelesaiannya sedangkan yang aslinya ditempatkan di unit yang ditunjuk pada disposisi tadi.

c. Surat biasa / Penting yang keluar dari unit pengolah- Setiap surat Keluar yang digolongkan Penting dicatat pada Kartu Kendali.- Setiap surat Keluar yang digolongkan Biasa dicatat pada Lembar Pengantar Surat Biasa.- Setiap pengisian kolom isi ringkas pada Kartu Kendali untuk surat keluar berdasarkan isi surat (bukan berdasarkan hal).

BENTUK BENTUK SURAT

BENTUK BLOK PENUH (FULL BLOCK STYLE)

BENTUK SETENGAH BLOK (SEMI B.S.) BENTUK INDEN/LEKUK (INDENTED

STYLE) BENTUK PARAGRAF GANTUNG

(HANGING PARAGRAF)

Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

Kepala Surat

Pembuka Surat

Isi Surat

Penutup Surat

Salam penutup

Salam pembuka

Alamat dalam

KOP SURAT

Kepala Surat

Pembuka Surat

Isi Surat

Penutup Surat

Salam penutup

Salam pembuka

Alamat dalam

KOP SURAT

Kepala Surat

Pembuka Surat

Isi Surat

Penutup Surat

Salam penutup

Salam pembuka

Alamat dalam

KOP SURAT

BENTUK SURAT RESMI

( KEPMENPAN 71/1993 ) ( KEPMENDIKBUD NO. 091/1993 )

BAGIAN-BAGIAN SURAT

Kepala Surat Tanggal Surat Nomor Surat Lampiran Sifat Hal/ Perihal Alamat Dalam

Salam Pembuka

Isi Surat Salam Penutup Penutup Surat Initial/Tanda

tangan Tembusan

Copyright @ BABANG UTOMO. Allright reserved.

JENIS SURAT :

1. Surat Dinas;

2. Nota Dinas;

3. Memo;

4. Surat Pengantar;

5. Surat Keputusan;

6. Surat Edaran;

JENIS SURAT :

8. Surat Undangan;

9. Surat Tugas;

10. Surat Kuasa;

11. Surat Pengumuman;

12. Surat Pernyataan;

13. Surat Keterangan;

14. Berita Acara.

1. Surat Dinas merupakan surat yang berisi hal penting

berkenaan dengan administrasi pemerintahan dan

pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan.

2. Bagian-bagian dari surat dinas :

a. kepala surat dinas;

b. pembuka surat dinas;

c. isi surat dinas; dan

d. penutup surat dinas.

Frase pembuka sebuah surat resmi : Dengan ini kami beritahukan bahwa…………. Bersama ini kami kirimkan …….. Dalam rangka……… Diberitahukan dengan hormat ……… Menyusul surat kami tanggal…….. Membahas surat Anda no…….. perihal….. Sehubungan dengan……… Sehubungan dengan surat saudara

tanggal…… Menunjuk surat pemberitahuan dari……..

bahwa……. maka…..

Dalam kalimat pembuka ada beberapa uangkapan yang dianjurkan untuk dipakai, antara lain :

Sesuai dengan surat perjajian………. Seperti Saudara ketahui……… Berikut ini kami sampaikan…….. Sehubungan dengan hasil rapat……. Kami sangat bergembira atas

kepercayaan Saudara…..

NOTA DINAS

1. Surat yang isinya merupakan catatan singkat tentang

pokok-pokok persoalan

2. Sifatnya minta penjelasan dan keputusan

3. Biasanya digunakan oleh atasan kepada bawahan atau

dari bawahan kepada atasan dalam lingkungan

perguruan tinggi yang bersangkutan.

Kalimat Penutup yang baik : Atas perhatian dan bantuan

Saudara kami sampaikan terima kasih

Kami mengharap bantuan Saudara Kami menunggu kabar dari

Saudara Besar harapan kami akan

Nota Dinas

MEMORANDUM (MEMO)

1. Isinya sama dengan nota dinas

2. Digunakan oleh antar pejabat yang setingkat atau oleh atasan

kepada bawahan

3. Sifat penyampaiannya tidak resmi (lugas) dapat ditulis tangan

atau diketik.

SURAT EDARAN

Surat yang digunakan untuk pemberitahuan tertulis

ditujukan kepada pejabat tertentu

Tidak memuat kebijakan pokok

Penjelasan atau petunjuk tentang pelaksanaan peraturan

yang telah ada

SURAT TUGAS

1. Surat Tugas adalah surat yang berisi penugasan dari

pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk

melaksanakan suatu kegiatan.

2. Surat Tugas dapat berbentuk narasi dan berbentuk kolom

atau tabel.

3. Surat Tugas terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :

a. kepala surat tugas;

b. pembuka surat tugas;

c. isi surat tugas; dan

d. penutup surat tugas.

SURAT UNDANGAN

1. Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan kepada

seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan

tempat yang telah ditentukan.

2. Surat undangan dapat berbentuk lembaran (surat) atau

kartu.

SURAT KETERANGAN

1. Surat Keterangan adalah surat yang berisi keterangan

mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.

2. Surat keterangan terdiri atas bagian-bagian sebagai

berikut :

a. kepala surat keterangan;

b. pembuka surat keterangan;

c. isi surat keterangan; dan

d. penutup surat keterangan.

SURAT PENGANTAR

Surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu

Bentuknya dapat berupa surat dinas biasa atau lembar

formulir

Surat pengantar yang berbentuk surat biasa berlaku

ketentuan-ketentuan seperti yang berlaku untuk surat

dinas

a. a.n. dipergunakan hanya jika yang berwenang mendantangani surat mendelegasikan penanda-tanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya;

b. u.b. dipergunakan jika pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat dibawahnya;

c. a.p. dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada bawahannya;

Penggunaan Singkatan untuk Pendelegasian Wewenang

d. plh. dipergunakan jika pejabat yang berwenang menadantangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas, menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat;

e. wks. dipergunakan jika seorang pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan karena tugas, untuk sementara penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat dengan eselonnya;

f. u.p. dipergunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.

Penggunaan Singkatan untuk Pendelegasian Wewenang

KEARSIPAN

Asas Pengelolaan Arsip (Bab I Pasal 2 Tata Kearsipan Depdiknas)

Kombinasi Desentralisasi

dan Sentralisasi

SENTRALISASI

Bidang kebijakan, standar dan pedoman, serta pengelolaan

arsip inaktif yang memiliki jangka simpan 5 (lima) tahun atau lebih dilaksanakan oleh

Unit Kearsipan

DESENTRALISASI

bidang pengurusan naskah dinas, pengelolaan arsip aktif

dan inaktif yang memiliki jangka simpan kurang dari 5

(lima) tahun dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja

KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN ASAS KOMBINSI

KEUNTUNGAN1. Adanya

keseragaman sistem2. Kesalahan filing dan

arsip yang hilang dapat dikurangi

3. Duplikasi arsip dapat dikurangi

4. Kemudahan dalam pembuatan JRA

KERUGIANKesulitan dalam menggabungkan atau mengumpulkan arsip yang mempunyai keterkaitan

JENIS ARSIP YANG AKAN DIKELOLA

PENGERTIAN ISTILAH

PENGERTIAN ARSIPDalam UU No. 7 Tahun 1971

tentangKetentuan-Ketentuan Pokok

KearsipanPasal 1

Yang dimaksud dalam Undang-undang ini dengan “Arsip” ialah :a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh

Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

ARSIP AKTIF PP 34/1979 Pasal 1 (3)]

Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi, digunakan secara langsung di dlm perenc, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan & pemerintah

ARSIP IN-AKTIF, PP 34/1979 Pasal 1 (4)

Arsip dinamis yang frekuensi- penggunaannya untuk- penyelenggaraan administrasi sudah menurun, frekuensinya sdh jauh menurun

SISTEM PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP

1. Sistem Masalah

2. Sistem Abjad/Angka

3. Sistem Tanggal

4. Sistem Wilayah

** Penyimpanan berdasarkan masalah, arsip dikelompokan berdasarkan klasifikasi masalah serta harus terus dipertahankan keutuhan kelompoknya.

** Penataan/penyimpanan berdasarkan abjad, penyimpanan yang disusun berdasarkan abjad (abjad nama orang, nama badan, nama tempat dan nama organisasi** Penataan/ penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, arsip disimpan/ditata berdasarkan tanggal yang tertera pada setiap arsip

** Penataan/penyimpanan arsip berdasarkan nomor, arsip disimpan/ditata berdasarkan nomor urut / angka

** Penataan/penyimpanan arsip berdasarkan wilayah, penyimpanan arsip berdasarkan wilayah asal surat yang dapat dilakukan menurut daerah.

POLA KLASIFIKASI

Daftar pengelompokan arsip berdasarkan permasa-lahan / pokok masalah yg disusun secara berjenjang, logis dan sistematis yg didasarkan pada tugas pokok dan fungsi organisasi. Kegunaannya:

1. Pedoman baku untuk penataan arsip yg didasarkan pada sistem pemberkasan subyek.

2. Sarana pengendalian & akan membantu dalam memper- cepat penemuan kembali arsip.

3. Keutuhan informasi, arsip dari kegiatan yg sama akan mengelompok ke dalam satu berkas.

4. Mendukung secara langsung dalam penyusutan arsip.

Contoh Skema Klasifikasi Arsip

Kode Abjad

KP. Kepegawaian KP.a. Pengadaan pegawai KP.b. Pembinaan pegawai KP.c. Administrasi pegawai KP.c.a.Cuti KP.c.b.Identitas Pegawai

Kode Nomor

01. Kepagawaian01.01. Pengadaan pegawai01.02. Pembinaan karir pegawai 01.03. Administrasi pegawai 01.03.01. Cuti 01.03.02. Identitas pegawai

Kode Alpha Numerik

KP. KepagawaianKP.01. Pengadaan pegawaiKP.02. Pembinaan karir pegawaiKP.03. Administrasi pegawai 03.01. a.Cuti 03.01. b. Iden- titas pegawai

INDEKS

INDEKSSUATU TANDA PENGENAL BERKAS/JUDUL BERKAS

FUNGSI :MEMBEDAKAN ANTARA BERKAS YANG SATU DENGAN BERKAS LAINNYA

MEMPERMUDAH DALAM PENEMUAN DAN PENYIMPANAN ARSIP

PENATAAN ARSIP

Penataan Arsip merupakan kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip untuk kepentingan temu balik arsip, dimulai dari kegiatan identifikasi sampai dengan penyusunan Daftar Pertelaan Arsip (Sementara)

Tujuan

1. Menyatukan informasi arsip;

2. Mengamankan informasi dan fisik arsip;

3. Memudahkan pelaksanaan penilaian arsip.

PROSEDUR PENATAAN ARSIP

a. Meneliti arsip yang akan disimpan

b. Mengelompokan arsip surat masuk dan surat keluar

c. Meneliti lampiran

d. Mengidentifikasi dengan cara memberi ciri khas

e. Menyusun arsip

Penataan Arsip Aktif

PENYUSUTAN ARSIP

Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip, dengan cara :

a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan

b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku

c. Menyerahkan arsip statis ke Unit Kearsipan

Penyusutan arsip ini harus berdasarkan JRA - Jadwal Retensi Arsip (berapa lama suatu arsip dapat disimpan dlam file aktif, file in aktif dan kapan bisa dimusnahkan

Menjamin tersedianya informasi (arsip) yg benar2 bernilai guna

Efisiensi & efektifitas pengelolaan arsip Menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban institusi

PEMELIHARAAN ARSIP

1. Tempat penyimpanan memenuhi syarat (standar

kearsipan ANRI)

2. Peralatan

3. Memperbaiki arsip yang rusak

4. Mengatur temperatur

Otomasi Sistem Kearsipan

Menggunakan sistem otomasi berbasis komputer untuk mengelola kearsipan agar memudahkan sistem penyimpanan dan temu balik arsip

Contoh Aplikasi Otomasi Kearsipan

Program SIPATI dari ANRI DAS (Dokumentasi Arsip Surat) Modifikasi Winisis Modifikasi CMS Joomla dll