Download - Kesekretariatan Dan Kersipan Pelatihan
KESEKRETARIATAN DAN
KEARSIPAN
DASAR HUKUM DASAR HUKUM
1.UU No. 7 Thn 1971 2.PP No. 34 Thn 19793.Permen Diknas No. 42 Thn 2006 4.Permen Diknas No. 37 Thn 2006 5.Permen Diknas No. 26 Thn 2006 6.Kepmen Diknas No. 145/U/2004
Fungsi Surat :
1. Wakil dari pengirim/penulis
2. Alat pengingat
3. Pedoman kerja
4. Bukti tertulis hitam di atas putih
Syarat-syarat surat yang baik :
1. Sistematis susunan isi surat
2. Singkat, tidak bertele-tele
3. Jelas
4. Format menarik (wujud fisik yang menarik)
PERSURATANPengertian :
Surat : Alat komunikasi tertulis dari satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.
1. Penerima surat atau pengirim surat, petugas yang menerima surat masuk atau mengirim surat keluar
2. Pencatat surat, petugas yang mencatat keterangan yang terdapat pada surat
3. Pengarah surat, pimpinan atau petugasnya ditunjuk untuk mengalihkan surat sesuai dengan masalahnya
4. Pengolah, petugas yang mengolah atau menyelesaikan isi surat
5. Penata arsip, petugas yang melaksanakan penataan arsip
KOMPONEN PENGELOLAAN SURAT
PENGELOMPOKAN SURAT MASUK :a. Surat biasa
b. Surat penting dan
c. Surat rahasia
Cara penanganan hampir sama hanya untuk surat penting pencatatanya menggunakan kartu kendali dan untuk surat rahasia pencatatannya dalam keadaan tertutup
Suatu surat diidentifikasi sebagai surat penting apabila :
1. Surat yang bersangkutan terlambat pada unit pengolah sehingga dapat berakibat terganggunya kelancaran pekerjaan
2. Surat tersebut memerlukan tindak lanjut
3. Surat itu hilang atau terlambat sampai pada unit pengolah dapat menimbulkan kerugian yang berarti
JENIS SURAT :
1. Surat Dinas;
2. Nota Dinas;
3. Memo;
4. Surat Pengantar;
5. Surat Keputusan;
6. Surat Edaran;
JENIS SURAT :
8. Surat Undangan;
9. Surat Tugas;
10. Surat Kuasa;
11. Surat Pengumuman;
12. Surat Pernyataan;
13. Surat Keterangan;
14. Berita Acara.
1.Surat Dinas merupakan surat yang berisi hal penting
berkenaan dengan administrasi pemerintahan dan
pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan.
2.Bagian-bagian dari surat dinas :
a. kepala surat dinas;
b. pembuka surat dinas;
c. isi surat dinas; dan
d. penutup surat dinas.
Contoh Surat Dinas
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Kampus IPB Darmaga Bogor Telp. (0251) 622642
10 ketukanNomor : tanggal surat………Lampiran : 1 inciHal :
Yth. __________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
nama jabatan
tanda tangan
Tembusan : nama pejabat
NIP
15 ketukan……………1 ½ inci
215 mm
1. Kode jabatan merupakan tanda jabatan dari pejabat
yang menandatangani surat.
2. Kode unit merupakan tanda dari unit kerja yang
membuat/mengeluarkan surat.
3. Kode perihal merupakan tanda dari perihal atau subjek
surat.
KODE JABATAN, KODE UNIT KERJA DAN KODE PERIHAL
KODE SURAT DI LINGKUNGAN IPB
I. KODE INSTITUT PERTANIAN BOGOR……………………………………………………… I3II. KODE UNIT KERJA/KODE JABATAN
1. Rektor, Wakil Rektor I, II, III, IV………………………………………………………………………. I32. Pimpinan Majelis Wali Amanah (Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris) …………………. I3.MWA3. Ketua Senat Akademik………………………………………………………………………………………… I3.SA4. Ketua Dewan Audit…………………………………………………………………………………………… I3.DA5. Ketua Dewan Guru Besar ………………………………………………………………………………….. I3.DGB
6. Dekan, Wakil Dekan Faperta…………………………………………………………………………… I3.17. Dekan, Wakil Dekan FKH……………………………………………………………………………… I3.28. Dekan, Wakil Dekan FPIK……………………………………………………………………………… I3.39. Dekan, Wakil Dekan Fapet……………………………………………………………………………… I3.410.Dekan, Wakil Dekan Fahutan…………………………………………………………………………… I3.511.Dekan, Wakil Dekan Fateta…………………………………………………………………………….. I3.612.Dekan, Wakil Dekan FMIPA…………………………………………………………………………… I3.713.Dekan, Wakil Dekan FEM…………………………………………………………………………….. I3.814.Dekan, Wakil Dekan Fakultas Ekologi Manusia …………………………………………… I3.9 15.Dekan, Wakil Dekan Sekolah Pasca Sarjana…………………………………………………. I3.1016.Kepala Lembaga Penelitian dan Pemberdayaan Masyarakat………………………… I3.1117.Kepala Kantor Persiapan Implementasi Otonomi ……………………………………….. I3.1218.Kepala Kantor Audit …………………………………………………………………………………….. I3.1319. dst…
KODE PERIHAL SURAT
1.Hubungan Masyarakat…… HM2.Kerjasama Luar Negeri…… LN3.Organisasi dan Tata Kerja… OT4.Perlengkapan……………… LK5.Perencanaan…………… …. PR6.Ketatausahaan……………… TU7.Kepegawaian……………… KP8.Keuangan………………… KU9.Hukum…………………… HK10.Pengawasan……………… WS11.dst
Frase pembuka sebuah surat resmi :
Dengan ini kami beritahukan bahwa………….Bersama ini kami kirimkan ……..Dalam rangka………Diberitahukan dengan hormat ………Menyusul surat kami tanggal……..Membahas surat Anda no…….. perihal…..Sehubungan dengan………Sehubungan dengan surat saudara
tanggal……Menunjuk surat pemberitahuan dari……..
bahwa……. maka…..
Dalam kalimat pembuka ada beberapa uangkapan yang dianjurkan untuk dipakai, antara lain :
Sesuai dengan surat perjajian……….Seperti Saudara ketahui………Berikut ini kami sampaikan……..Sehubungan dengan hasil rapat…….
Kami sangat bergembira atas kepercayaan Saudara…..
Kalimat Penutup yang baik :
Atas perhatian dan bantuan Saudara kami sampaikan terima kasih
Kami mengharap bantuan Saudara
Kami menunggu kabar dari Saudara
Besar harapan kami akan
Dalam kalimat penutup dianjurkan menggunakan ungkapan yang baku , antara lain :
Mudah-mudahan pertimbangan yang kami kemukakan bermanfaat bagi Saudara
Kami harapkan agar Saudara meneruskan pengumuman ini kepada staf/pegawai di lingkungan unit kerja Saudara
Kami ucapkan terima kasih atas perhatian dan kerja sama Saudara selama ini
NOTA DINAS
1. Surat yang isinya merupakan catatan singkat tentang
pokok-pokok persoalan
2. Sifatnya minta penjelasan dan keputusan
3. Biasanya digunakan oleh atasan kepada bawahan atau
dari bawahan kepada atasan dalam lingkungan
perguruan tinggi yang bersangkutan.
Nota Dinas
MEMORANDUM (MEMO)
1. Isinya sama dengan nota dinas
2. Digunakan oleh antar pejabat yang setingkat atau oleh atasan
kepada bawahan
3. Sifat penyampaiannya tidak resmi (lugas) dapat ditulis tangan
atau diketik.
Memorandum
SURAT EDARAN
Surat yang digunakan untuk pemberitahuan tertulis
ditujukan kepada pejabat tertentu
Tidak memuat kebijakan pokok
Penjelasan atau petunjuk tentang pelaksanaan peraturan
yang telah ada
Surat Edaran
SURAT TUGAS
1. Surat Tugas adalah surat yang berisi penugasan dari
pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk
melaksanakan suatu kegiatan.
2. Surat Tugas dapat berbentuk narasi dan berbentuk kolom
atau tabel.
3. Surat Tugas terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :
a. kepala surat tugas;
b. pembuka surat tugas;
c. isi surat tugas; dan
d. penutup surat tugas.
Surat Tugas
SURAT UNDANGAN1. Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan kepada
seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan
tempat yang telah ditentukan.
2. Surat undangan dapat berbentuk lembaran (surat) atau
kartu.
Surat Undangan
Surat Undangan
SURAT KETERANGAN
1. Surat Keterangan adalah surat yang berisi keterangan
mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.
2. Surat keterangan terdiri atas bagian-bagian sebagai
berikut :
a. kepala surat keterangan;
b. pembuka surat keterangan;
c. isi surat keterangan; dan
d. penutup surat keterangan.
Surat Keterangan
SURAT PENGANTAR
Surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu
Bentuknya dapat berupa surat dinas biasa atau lembar
formulir
Surat pengantar yang berbentuk surat biasa berlaku
ketentuan-ketentuan seperti yang berlaku untuk surat dinas
Surat Pengantar
WEWENANG PENANDATANGANAN SURAT
1. Penandatanganan surat keluar dari PT yang ditujukan ke instansi di luar Depdiknas
• Ditandatangani sendiri oleh Rektor;
• Dapat ditandatangani oleh pejabat dibawah eselon I atas nama Rektor, kecuali jenis dan sifat surat-surat tertentu menurut kualifikasi pejabat yang bersangkutan, perlu ditandatangani oleh Rektor.
2. Surat keluar yang ditujukan kepada Menteri ditanda tangani oleh Rektor
a. Ditujukan kepada Menteri ditandatangani sendiri olehg Rektor
b. Dapat ditandatangani oleh pejabat dibawah eselon I menurut pembidangan permasalahan dan ruang lingkup tugasnya. Kecuali menurut jenis dan sifatnya surat tertentu menurut kualifikasi pejabat yang bersangkutan perlu ditandatangani oleh Rektor
c. Dapat ditandatangani oleh pejabat eselon II (Wakil Dekan Fakultas, Sekretaris Lembaga) menurut pembidangan permasalahan dengan atas nama Dekan/ketua Lembaga
d. Dapat ditandatangani oleh Pejabat Eselon III di lingkungan PT, apabila Pejabat Eselon II berhalangan dengan sebutan untuk beliau (u.b).
3. Penandatangan surat keluar dari PT kepada Instansi dalam lingkungan Depdiknas.
a. a.n. dipergunakan hanya jika yang berwenang mendantangani surat mendelegasikan penanda-tanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya;
b. u.b. dipergunakan jika pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat dibawahnya;
c. a.p. dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada bawahannya;
Penggunaan Singkatan untuk Pendelegasian Wewenang
d. plh. dipergunakan jika pejabat yang berwenang menadantangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas, menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat;
e. wks. dipergunakan jika seorang pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan karena tugas, untuk sementara penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat dengan eselonnya;
f. u.p. dipergunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.
Penggunaan Singkatan untuk Pendelegasian Wewenang
KEARSIPAN
Bidang Pengelolaan dan Pengembangan
Arsip IPB (Arsip Universitas)
Kepala Perpustakaan
Kepala Bidang
Kepala Seksi Pengelolaan Arsip
Kepala Seksi Pengembangan Arsip
Kelompok Pustakawan dan Arsiparis IPB
STRUKTUR ORGANISASI BPPA IPB
Mengelola dan mengembangkan Arsip IPB yang meliputi pengelolaan
arsip inaktif dan arsip statis, mengembangkan sistem
teknologi informasi kearsipan dan mempersiapkan
terbentuknya kelembagaan Arsip IPB (Arsip Universitas)
TUPOKSI
Asas Pengelolaan Arsip di IPB(Bab I Pasal 2 Tata Kearsipan Depdiknas)
Kombinasi Desentralisasi
dan Sentralisasi
SENTRALISASI
Bidang kebijakan, standar dan pedoman, serta
pengelolaan arsip inaktif yang memiliki jangka
simpan 5 (lima) tahun atau lebih dilaksanakan oleh Arsip Unievrsitas IPB
(Bidang PPA IPB)
DESENTRALISASI
bidang pengurusan naskah dinas, pengelolaan arsip
aktif dan inaktif yang memiliki jangka simpan
kurang dari 5 (lima) tahun dilaksanakan oleh masing-
masing unit kerja di lingkungan IPB
KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN ASAS KOMBINSI
KEUNTUNGAN1. Adanya
keseragaman sistem2. Kesalahan filing dan
arsip yang hilang dapat dikurangi
3. Duplikasi arsip dapat dikurangi
4. Kemudahan dalam pembuatan JRA
KERUGIANKesulitan dalam menggabungkan atau mengumpulkan arsip yang mempunyai keterkaitan
JENIS ARSIP YANG AKAN DIKELOLA ARSIP UNIVERSITAS (BIDANG PPA IPB)
PENGERTIAN ISTILAH
PENGERTIAN ARSIPDalam UU No. 7 Tahun 1971
tentangKetentuan-Ketentuan Pokok
KearsipanPasal 1
Yang dimaksud dalam Undang-undang ini dengan “Arsip” ialah :a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
ARSIP AKTIF PP 34/1979 Pasal 1 (3)]
Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi, digunakan secara langsung di dlm perenc, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan & pemerintah
ARSIP IN-AKTIF, PP 34/1979 Pasal 1 (4)
Arsip dinamis yang frekuensi- penggunaannya untuk- penyelenggaraan administrasi sudah menurun, frekuensinya sdh jauh menurun
SISTEM PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP
1. Sistem Masalah
2. Sistem Abjad/Angka
3. Sistem Tanggal
4. Sistem Wilayah
Penyimpanan berdasarkan masalah, arsip dikelompokan berdasarkan klasifikasi masalah serta harus terus dipertahankan keutuhan kelompoknya.
Penataan/penyimpanan berdasarkan abjad, penyimpanan yang disusun berdasarkan abjad (abjad nama orang, nama badan, nama tempat dan nama organisasi
Penataan/ penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, arsip disimpan/ditata berdasarkan tanggal yang tertera pada setiap arsip
Penataan/penyimpanan arsip berdasarkan nomor, arsip disimpan/ditata berdasarkan nomor urut / angka
Penataan/penyimpanan arsip berdasarkan wilayah, penyimpanan arsip berdasarkan wilayah asal surat yang dapat dilakukan menurut daerah.
POLA KLASIFIKASI
Daftar pengelompokan arsip berdasarkan permasa-lahan / pokok masalah yg disusun secara berjenjang, logis dan sistematis yg didasarkan pada tugas pokok dan fungsi organisasi. Kegunaannya:
1. Pedoman baku untuk penataan arsip yg didasarkan pada sistem pemberkasan subyek.
2. Sarana pengendalian & akan membantu dalam memper- cepat penemuan kembali arsip.
3. Keutuhan informasi, arsip dari kegiatan yg sama akan mengelompok ke dalam satu berkas.
4. Mendukung secara langsung dalam penyusutan arsip.
Contoh Skema Klasifikasi Arsip
Kode Abjad
KP. Kepegawaian KP.a. Pengadaan pegawai KP.b. Pembinaan pegawai KP.c. Administrasi pegawai KP.c.a.Cuti KP.c.b.Identitas Pegawai
Kode Nomor
01. Kepagawaian01.01. Pengadaan pegawai01.02. Pembinaan karir pegawai 01.03. Administrasi pegawai 01.03.01. Cuti 01.03.02. Identitas pegawai
Kode Alpha Numerik
KP. KepagawaianKP.01. Pengadaan pegawaiKP.02. Pembinaan karir pegawaiKP.03. Administrasi pegawai 03.01. a.Cuti 03.01. b. Iden- titas pegawai
INDEKS INDEKS
SUATU TANDA PENGENAL BERKAS/JUDUL BERKAS
FUNGSI :MEMBEDAKAN ANTARA BERKAS YANG SATU DENGAN BERKAS LAINNYA
MEMPERMUDAH DALAM PENEMUAN DAN PENYIMPANAN ARSIP
JENIS INDEKSINDEKS NAMA ORANGINDEKS NAMA BADANINDEKS NAMA TEMPATINDEKS MASALAHINDEKS ANGKA
PENATAAN ARSIP
Penataan Arsip merupakan kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip untuk kepentingan temu balik arsip, dimulai dari kegiatan identifikasi sampai dengan penyusunan Daftar Pertelaan Arsip (Sementara)
Tujuan
1. Menyatukan informasi arsip;
2. Mengamankan informasi dan fisik arsip;
3. Memudahkan pelaksanaan penilaian arsip.
PROSEDUR PENATAAN ARSIP
a. Meneliti arsip yang akan disimpan
b. Mengelompokan arsip surat masuk dan surat keluar
c. Meneliti lampiran
d. Mengidentifikasi dengan cara memberi ciri khas
e. Menyusun arsip
PENYUSUTAN ARSIP
Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip, dengan cara :
a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku
c. Menyerahkan arsip statis ke Diknas (Karena IPB sudah mempunyai Arsip Universitas maka diberi wewenang untuk menyimpan arsip statis)
Penyusutan arsip ini harus berdasarkan JRA - Jadwal Retensi Arsip (berapa lama suatu arsip dapat disimpan dlam file aktif, file in aktif dan kapan bisa dimusnahkan
Menjamin tersedianya informasi (arsip) yg benar2 bernilai guna
Efisiensi & efektifitas pengelolaan arsip
Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban institusi
PEMELIHARAAN ARSIP
1. Tempat penyimpanan memenuhi syarat (standar
kearsipan ANRI)
2. Peralatan
3. Memperbaiki arsip yang rusak
4. Mengatur temperatur
Menggunakan sistem otomasi berbasis komputer untuk mengelola kearsipan agar memudahkan sistem penyimpanan dan temu balik arsip
Contoh Aplikasi Otomasi Kearsipan
Program SIPATI dari ANRIDAS (Dokumentasi Arsip Surat)Modifikasi WinisisModifikasi CMS Joomladll