kementrian pendidikan dan kebudayaan direktorat pembinaan … · modul kearsipan ini dibuat sebagai...

Untuk SMK / MA

Administrasi Perkantoran

Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan

Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan

Penyusun :

Yulia Dian Pertiwi

150412601617

i

KATA PENGANTAR

Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Kuasa, yang telah memberikan

rahmat-Nya sehingga Modul Kearsipan untuk Siswa/i jurusan Administrasi

Perkantoran ini dapat diselesaikan dengan sebaik-baiknya.

Modul Kearsipan ini dibuat sebagai pedoman dalam melakukan kegiatan

pembelajaran di sekolah yang merupakan sumber bahan ajar untuk guru maupun

siswa . Modul ini diharapkan dapat membantu siswa dalam melaksanakan kegiatan

dalam pengelolaan kearsipan dengan lebih baik, terarah, dan terencana.

Penyusun menyakini bahwa dalam pembuatan Modul Penyelamatan dan

penyusutan arsip ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu penyusun

mengharapkan kritik dan saran yang membangun guna penyempurnaan modul ini

dimasa yang akan datang.

Akhir kata, penyusun mengucapkan banyak terima kasih kepada semua

pihak yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak langsung.

Malang, 12 November 2017

Penyusun

ii

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ...................................................................................................... i

Daftar Isi ............................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN

A. Deskripsi .................................................................................................... 1

B. Prasyarat .................................................................................................... 1

C. Petunjuk Belajar ......................................................................................... 1

D. Tujuan Akhir .............................................................................................. 3

E. KI dan KD.................................................................................................. 3

F. Indikator..................................................................................................... 4

BAB II PEMBELAJARAN

A. Rencana Belajar Peserta Didik ................................................................... 5

B. Materi Pokok ............................................................................................. 5

C. Informasi Pendukung ................................................................................. 6

D. Paparan Materi ........................................................................................... 7

E. Rangkuman ................................................................................................ 25

F. Latihan Soal ............................................................................................... 28

BAB III EVALUASI

A. Ketrampilan Kognitif ................................................................................. 36

B. Ketrampilan Psikomotorik .......................................................................... 44

C. Ketrampilan Afektif ................................................................................... 52

D. Kunci Jawaban ........................................................................................... 61

Daftar Rujukan ...................................................................................................... 63

Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 1

Sebagai pendahuluan, modul Penyelamatan arsip dan Penyustan arsip ini berisikan 2

subkompetensi, yaitu :

1. Kegiatan Penyelamatan arsip

Pengamanan

Pemeliharaan

Perawatan

2. Kegiatan Penyusutan arsip

Penilaian arsip

Angka Pemakaian

Angka Kecermatan

Pemusnahan

Penyerahan

Setelah mempelajari modul ini, kompetensi yang diharapkan adalah siswa dapat

menjelaskan penyelamatan arsip dan penyustan arsip serta dapat mempraktikkan cara

penyelamatan arsip dan cara penyustan arsip

Pendekatan yang digunakan dalam menyelesaikan modul ini menggunakan

pendekatan siswa aktif melalui metode pemberian tugas, diskusi pemecahan masalah,

presentasi dan praktek.

Kemampuan awal yang dipersyaratkan untuk mempelajari modul ini adalah siswa

telah menenpuh KD sebelumnya mengenai arsip dan kearsipan, terutama arsip-arsip mana

saja yang perlu disusutkan.

UNTUK PESERTA DIDIK

1. Petunjuk Umum

C. PETUNJUK BELAJAR

B. PRSAYARAT

BAB I

PENDAHULUAN

A. DESKRIPSI


a) Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.

b) Pahami tujuan mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat penguasaan

yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.

c) Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa melihat

kunci jawaban sebelum mengerjakannya.

d) Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.

e) Laporkan kemajuan kepada pendidik sebelum melanjutkan ke bahan ajar selanjutnya.

2. Peserta didik diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.

3. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang ditetapkan.

4. Jika ada bagian yang belum di pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan dengan

teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum bertanya kepada pendidik.

Dan mencoba berusaha untuk mencari jawaban pada sumber lain

5. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat penguasaan

peserta didik kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari bahan ajar yang belum

di kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam

setiap bahan ajar sebelum melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya.

UNTUK GURU

1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian bahan

ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan / jawaban yang

diperlukan.

2. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan sekaligus

memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta didik.

3. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat terutama bagi

peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah kecil, dll).

4. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus mengevaluasi

keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan, otomatisasi kantor, test dan

sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.

5. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.

6. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada fasilitator dan

diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan sebagainya.

7. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah mereka

pelajari.


8. Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu, pendidik

diharapkan:

a) Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini;

b) Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai dengan kondisi

setempat.

Tujuan akhir setelah mempelajari modul ini, kompetensi yang diharapkan adalah

siswa dapat menjelaskan penyelamatan arsip dan penyustan arsip serta dapat mempraktikkan

cara penyelamatan arsip dan cara penyustan arsip.

KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2 : Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah

lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan

menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa

dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam

menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu

pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan,

kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta

menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan

bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.

KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait

dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu

menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

3.19 Mengemukakan penyelamatan arsip dan penyusutan arsip

4.19 Mempraktikkan cara penyelamatan arsip dan cara penyusutan arsip

E. KOMPETENSI INTI (KI)

KOMPETENSI DASAR (KD)

D. TUJUAN AKHIR


1. Siswa dapat mengetahui kegiatan penyelamatan arsip

2. Siswa dapat mengetahui kegiatan pengamanan arsip

3. Siswa dapat mengetahui kegiatan pemeliharaan arsip

4. Siswa dapat mengetahui kegiatan perawatan arsip

5. Siswa dapat memahami penyusutan arsip

6. Siswa dapat memahami penilaian arsip

7. Siswa dapat memahami angka pemakaian arsip

8. Siswa dapat memahami angka kecermatan arsip

9. Siswa dapat memahami pemunahan arsip

10. Siswa dapat memahami penyerahan arsip

F. INDIKATOR


Kompetensi Dasar :

3.19 Menjelaskan Penyelamatan arsip dan Penyustan arsip

4.19 Mempraktikkan cara Penyelamatan arsip dan cara Penyustan arsip

1. Kegiatan penyelamatan arsip

a) pengamanan arsip

b) pemeliharaan arsip

c) perawatan arsip

2. Penyusutan arsip

a) penyusutan arsip

b) penilaian arsip

c) angka pemakaian arsip

d) angka kecermatan arsip

e) pemunahan arsip

f) penyerahan arsip

B. MATERI POKOK

BAB II

PEMBELAJARAN

A. RENCANA BELAJAR PESERTA DIDIK


Pada tahun 2009 terjadi musibah banjir akibat jebolnya tanggul Situ Gintung yang

menimbulkan kerusakan arsip penting milik Universitas Muhammadiyah akibat terendam air

dan lumpur.

Sementara kebakaran baik karena unsur kelalaian ataupun unsur kesengajaan juga

kerap kali terjadi contohnya pada bulan Mei terjadi kebakaran pada kantor Gubernur Papua

yang membakar habis sejumah komputer dan dokumen kuangan, sehingga mengakibatkan

lenyapnya bahan bukti pertanggungjawaban kegiatan.

Dengan melihat beberapa kasus di atas baik karena musibah atau karena unsur

kesengajaan maka perlu dipikirkan usaha pencegahan, karena usaha pencegahan akan lebih

efektif dibandingkan perbaikan yang rusak ada beberapa metode perlindungan terhadap arsip

penting dari kemungkinan musibah bencana alam, tetapi yang nampak umum digunakan

adalah dengan cara menyediakan tempat khusus penyimpanan ( vaufling ) seperti berangkas

yang tahan api dan tahan air, bunkir, lemari besi seperti yang banyak dilakukan pada

perusahaan perbankan. Selain itu metode perlindungan arsip yang juga dilakukan adalah

dengan cara alih media dari bentuk kertas menjadi media lain baik dalam bentuk mikro film

atau PU CD rom.

Sedangakan langkah untuk penyelamatan arsip yang sudah terkena musibah adalah :

a) Mengevaluasi dan menempatkan arsip ke tempat yang aman

b) Mengidentifikasi jenis kerusakan arsip jumlah dan tingkat kerusakan sehingga akan

mudah menggunakan metode perbaikan mana yang cocok

c) Recorvery yaitu memulihkan kondisi baik fisik maupun tempat penyimpanan dengan

cara rehabilitasi dan rekontruksi. Pada tahap ini dilakukan stabiitasi dan perlindungan

arsip yang telah di evaluasi. Pembersihkan arsip yang kotor terkena lumpur atau debu

adalah dengan cairan Thymol atau alkohol, pembekuan arsip dengan peralatan khusus

( vacuum dry chamber ), perbersihan arsip, penempatan dan penyimpanan kembali ke

tempat yang aman.

C. INFORMASI PENDUKUNG


MENJELASKAN PENYELAMATAN ARSIP DAN

PENYUSUTAN ARSIP

PENYELAMATAN ARSIP

Kegiatan penyelamatan adalah kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketahui oleh

yang tidak berhak, rusak, atau hal-hal lain yang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip.

Kegiatan tersebut terdiri atas berbagai kegiatan berikut ini.

1. Pengamanan Arsip

Pengamanan arsip ialah usaha penjagaan agar benda arsip tidak hilang dan agar isi

atau informasinya tidak sampai diketahui oleh orang yang tidak berhak. Petugas arsip

harus mengetahui persis mana saja arsip yang sangat vital bagi organisasinya, mana

arsip yang tidak terlalu penting, mana arsip yang sangat rahasia, dan sebagainya.

Pengamanan fisik arsip dapat dilakukan dengan cara seperti penggunaan sistem

keamanan ruang penyimpanan, penggunaan sistem alarm yang dapat mengamankan

dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan, dll. Misalnya saja, pada umumnya arsip

dinamis bersifat rahasia. Usaha pengamanannya antara lain dilakukan dengan cara-

cara sebagai berikut :

a. Petugas arsip harus betul-betul orang yang dapat menyimpan rahasia.

b. Harus dilakukan pengendalian dalam penyimpanan arsip. Misalnya, dapat

ditetapkan bahwa peminjaman arsip hanya boleh dilakukan oleh petugas atau unit

kerja yang bersangkutan dengan penyelesaian suurat itu.

c. Diberlakukan larangan bagi semua orang selain petugas arsip untuk mengambil

arsip dari tempatnya.

d. Arsip diletakkan pada tempat yang aman dari pencurian.

2. Pemeliharaan

Pemeliharaan arsip ialah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak

selama masih mempunyai nilai guna. Untuk dapat memelihara arsip dengan baik,

perlu diketahui beberapa faktor penyebab arsip dan cara pencegahannya.

D. PAPARAN ISI MATERI


a. Penyebab Kerusakan Arsip

Faktor-faktor penyebab kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi 2, yakni

factor intrinsik dan ekstrinsik.

Faktor Intrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu

sendiri, misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat, dll. Kertas

dibuat dari campuran bahan yang mengandung unsur-unsur kimia. Karena proses

kimiawi, kertas akan mengalami perubahan dan rusak. Proses kerusakan ini bisa

terjadi dalam waktu yang singkat, bisa pula memakan waktu bertahun-tahun.

Demikian pula tinta dan bahan perekat dapat menyebabkan proses kimia yang

merusak kertas.

Faktor Ekstrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari luar benda arsip,

yakni lingkungan fisik, organism perusak, dan kelalaian manusia.

1. Lingkungan fisik

Faktor lingkungan fisik berpengaruh besar pada kondisi arsip antara

lain temperatur, kelembapan udara, sinar matahari, polusi udara, dan debu.

Kertas peka terhadap temperatur dan kelembapan udara. Uadra yang terlalu

lembap dapat menyebabkan kertas bergelombang. Selain itu, kelembapan

udara yang tinggi juga memudahkan timbulnya jamur perusak kertas.

Sebaliknya, udara yang terlampau kering pun akan merusakkan asrip kertas

menjadi kering dan getas. Temperatur yang terlalu panas dapat menyebabkan

kertas memuai.

Sinar ultraviolet dari pancaran sinar matahari sangat membahayakan

kertas-kertas arsip. Sinar matahari jatuh secara langsungpada kertas

mengakibatkan kertas berubah menjadi kecoklat-coklatan, mudah rusak, dan

tintanya pun luntur.

Polusi udara yang berbahaya bagi kertas adalah sulfur doksida karena

akan bereaksi dengan zat besi yang terkandung di dalam kertas sehingga

menimbulkan karat. Sulfur dioksida banyak ditimbulkan oleh cerebong asap

pabrik yang mengeluarkan arang.

Debu yang melekat dapat merusakkan kertas karena debu membawa

bakteri-bakteri. Kebanyakan debu dibawa oleh angin atau asap yang masuk

lewat ventilasi, jendela, dan pintu ruangan.

2. Organisme Perusak


Organisme perusak yang kerap merusak arsip antara lain jamur, kutu buku,

ngengat, rayap, kecoak, dan tikus.

Jamur dpat membusukkan kertas, yang ditandai dengan warna kuning,

coklat, dan bintik-bintik hitam. Jamur juga melengketkan lembaran kertas

sehingga menjadi mudah hancur. Kegiatan jamur cepat sekali dan tidak segera

dapat terlihat oleh mata telanjang sehingga jamur ini meruapakn penghancur

kertas yang sangat berbahaya. Jamur dapat berasal dari zat perekat, dari unsur

bahan pembuat kertas, atau debu, yang perkembangbiakannya bisa dipercepat

oleh pengaturan kelembapan dan temperatur udara yang buruk.

Kutu buku biasanya berkembang biak di sekitar jilidan buku bahkan pada

lembaran-lembaran kertas. Kutu buku memakan kertas di sekeliling tempat ia

mengerami telurnya.

Ngengat memakan kertas. Serangga ini biasanya terdapat pada

dinding-dinding yang basah atau lembap.

Rayap memakan kayu dan kertas. Rayap biasa hidup di dalam tanah

tapi dapat menjangkau rak, perabot, atau tumpukan kertas melalui celah-celah

lantai dan dinding.

Kecoak adalah perusak kertas terutama disekitar tempat bertelur.

Binatang ini suka sekali bertelur diantara tumpukan kertas yang lembap dan

gelap. Tikus sebagai perusak kertas yang cukup kita kenal. Binatang ini suka

tinggal disudut tumpukan kertas yang gelap. Baik keceoak maupun tikus

sebetulnya yang menjadi penyebab pokok adalah sisa makanan.

3. Kelalaian Manusia

Kerusakan arsip dapat pula disebabkan oleh kelalaian manusia sehingga arsip

kotor atau rusak, misalnya percikan bara rokok, cipratan minuman, dan

sebagainya.

b. Usaha Pencegahan Kerusakan

1. Pemeliharaan lingkungan

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pemeliharaan lingkungan, antara

lain:

1. Petugas arsip harus:

a) Jujur dan dapat menyimpan rahasia


b) Disiplin

c) Terampil dan cekatan

d) Terdidik dan terlatih

e) Rapi dan bersih.

2. Depo arsip

a) Ruang tempat penyimpanan arsip harus cukup luas, bersih, dan terang.

b) Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak dimakan rayap,

terbakar, dan dinding/lantai tidak lembab.

c) Lokasi bangunan berada di daerah yang aman, jauh dari pengaruh banjir

dan bencana alam lainnya.

d) Temperatur suhu dan kelembaban disesuaikan dengan kebutuhan

penyimpanan.

3. Peralatan

Peralatan kearsipan seperti rak, filing cabinet, roll opack, lemari

gambar yang berkualitas baik dan memenuhi standardisasi yang telah

ditentukan.

2. Pemeliharaan arsip audio visual dan elektronik

1. Pemeliharaan arsip rekaman suara (audio)

a) Menjaga kebersihan lingkungan dan fisik arsip rekaman suara secara

teratur.

b) Master copy dibuatkan duplikasi copynya, sesuai dengan media yang

standar agar master copy tetap terjaga dengan baik.

c) Arsip rekaman suara diperiksa informasi mutu suaranya, setiap enam

bulan sekali diputar dalam kecepatan normal.

d) Piringan/kaset disimpan dalam lemari standar disusun secara vertikal.

e) Kondisi lingkungan harus stabil. Temperatur suhu berkisar antara 4℃-

16℃ dan kelembaban berkisar antara 40%-60% RH.

2. Pemeliharaan arsip rekaman gambar (still visual)

a) Menjaga kebersihan lingkungan dan perawatan fisik arsip secara teratur.

b) Membuat duplikat copy dari jenis arsip yang ada, yaitu apabila yang ada

foto positif, maka dibuatkan foto negatifnya dan apabila yang ada foto

negatifnya dibuatkan foto positifnya.


c) Arsip foto negatif disimpan dalam sampul (amplop) yang terbuat dari

bahan polyester transparan atau dalam sampul berukuran besar yang

terbuat dari bahan yang kandungan asamnya rendah.

d) Arsip foto positif disimpan dalam amplop kertas yang berukuran besar

yang terbuat dari bahan yang kandungan asamnya rendah, yaitu berkisar

antara pH 7-8. Disimpan terpisah antara foto positif dan negatif dalam

lemari yang berukuran standar serta ditata secara horizontal.

e) Suhu ruangan tempat penyimpanan arsip perlu dijaga kestabilannya.

Tetap berkisar antara 18℃-21℃, dengan kelembaban berkisar 40% RH.

Sedangkan untuk foto berwarna, suhu tempat penyimpanan dijaga agar

tetap stabil di antara 0℃-5℃.

3. Pemeliharaan arsip moving audio visual (film dan video)

Memelihara dan merawat peralatan film dan video.

Memelihara media arsip film dan video, antara lain dengan cara:

a) Membersihkan debu dan jamur yang menempel pada pita film.

b) Menjaga kebersihan lingkungan dan kestabilan suhu tempat

penyimpanan arsip (18℃-22℃ dan kelembaban 55%-65% RH untuk

film hitam putih).

c) Memutar film dan video dalam kecepatan normal sekurang-kurangnya 6

bulan sekali.

d) Membuat duplikat dari master copy untuk keperluan layanan informasi

agar master copy tetap terjaga.

e) Menyambung kembali pita film/video yang putus dengan menggunakan

cellotape.

4. Pemeliharaan arsip elektronik

Pengamanan informasi dilakukan dengan cara:

a) Menciptakan prosedur standar pengoperasian (SOP) yang dapat

menjamin keamanan terhadap kemungkinan penggunaan informasi

secara tidak sah oleh pihak-pihak yang tidak berhak.

b) Pemeliharaan hardware secara berkala serta melakukan penyesuaian

hardware dengan kemajuan teknologi (updating).


c) Pemeliharaan software secara berkala serta melakukan penyesuaian

software dengan kemajuan teknologi (updating).

Pemeliharaan fisik arsip elektronik melalui upaya:

a) Penggunaan hardware yang berkualitas baik.

b) Penggunaan software asli (bukan bajakan).

c) Memback-up data/informasi pada arsip elektronik secara berkala.

d) Menyimpan arsip elektronik pada tempat terlindung dari medan magnet,

debu, atau panas yang berlebihan.

e) Menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada. Antara 11℃-

22℃ dan kelembaban antara 45%-65% RH.

3. Fumigasi

Fumigasi adalah suatu upaya untuk mencegah agar kerusakan fisik arsip

secara berkelanjutan dapat dihindari, mengobati atau mematikan faktor-faktor

perusak biologis dan mensterilkan arsip agar tidak berbau yang mengganggu

penciuman serta menyegarkan udara agar tidak menimbulkan penyakit bagi

manusia, terutama petugas kearsipan.

Syarat untuk mendapatkan hasil optimal dari tindakan fumigasi, yaitu:

a) Pelaksana yang profesional.

b) Tepat sasaran, maksudnya bahan kimia yang digunakan memang

diperuntukkan bagi pembasmian hama tertentu yang sedang menyerang fisik

arsip.

c) Metode yang digunakan tepat.

d) Tepat waktu pelaksanaan.

Metode pelaksanaan fumigasi

Pemilihan metode pelaksanaan fumigasi didasarkan atas volume dan

jenis arsip yang akan difumigasi, antara lain:

1. Fumigasi ruangan

Metode fumigasi di dalam ruangan dilaksanakan pada ruangan tempat

arsip tersebut disimpan. Ruangan tersebut harus memenuhi persyaratan untuk

pelaksanaan fumigasi agar tidak membahayakan kesehatan manusia dan

menjamin efektivitas pelaksanaan.

2. Fumigasi di bawah penutup


Fumigasi di bawah penutup dilakukan di dalam ruangan/gedung yang

besar tetapi volume arsipnya relatif sedikit. Arsip yang akan difumigasi ditutup

dengan plastik polyethilene yang memenuhi syarat untuk keperluan itu.

3. Fumigasi bertahap

Fumigasi dilaksanakan pada ruangan khusus dengan desain tertentu.

Ruangan tersebut dilengkapi dengan pipa sebagai instalasi penyaluran bahan

kimia fumigasi dan dilengkapi pula dengan blower untuk menarik udara sisi

fumigasi keluar dari ruangan. Fumigasi dengan metode ini dapat dilakukan

dengan biaya yang relatif lebih efisien.

Bahan dan sarana fumigasi

1. Fumigant (bahan kimia untuk fumigasi)

a) Carbon disulfida

b) Tymol kristal

c) Methyl bromide

d) Phospine

e) Carbon chlorida

2. Sarana fumigasi

a) Masker gas

b) Mesin detektor

c) Lampu halida

d) Sarung tangan

e) Jas lab

f) Lakban

g) Timbangan

h) Gelas ukur

i) Selang gas

j) Plastik polyethilene

k) Mesin fumigasi/tabung gas

Langkah-langkah fumigasi

1. Persiapan

a) Pembukaan setiap boks, sampul bundel arsip yang akan difumigasi.

b) Pengontrolan terhadap kemungkinan kebocoran gas.

c) Pengontrolan agar area fumigasi tidak dilalui oleh makhluk hidup.


d) Memasang rambu/tanda di sekitar area fumigasi.

e) Pengontrolan dan pengawasan terhadap area atau bagian-bagian tempat

fumigasi yang secara teknis dianggap rawan terjadinya kesalahan.

f) Pembukaan tabung gas sesuai dengan konsentrasi yang diinginkan.

2. Pelaksanaan fumigasi

a) Pembukaan tabung gas dilakukan secara perlahan sesuai dengan

konsentrasi yang diinginkan.

b) Penutupan tabung gas setelah konsentrasi bahan kimia yang diinginkan

tepat takaran.

c) Pencabutan selang gas dan menutup kembali lubang bekas selang gas.

d) Kontrol kebocoran gas selama proses fumigasi berjalan.

3. Purna fumigasi

a) Pembukaan penutup setelah proses fumigasi selesai.

b) Membuka seluruh ventilasi agar sirkulasi udara dapat berjalan normal

kembali.

c) Pembebasan udara dari pengaruh fumigasi dilakukan selama 6-12 jam.

d) Pengontrolan/pengukuran udara dengan mesin detektor.

Evaluasi hasil fumigasi

Evaluasi hasil fumigasi dapat dilakukan dengan memeriksa setiap bundel

arsip. Apakah faktor biologis penyebab kerusakan arsip tersebut mati atau tidak, atau

membuat percobaan dengan memasukkan binatang serangga ke dalam lokasi

fumigasi. Apabila ternyata binatang tersebut mati maka pelaksanaan fumigasi tersebut

dinyatakan berhasil atau sebaliknya, apabila binatang tersebut tidak mati maka

pelaksanaan fumigasi harus diulangi.

3. Perawatan

Perawatan arsip ialah usaha penjagaan agar benda arsip yang telah mengalami

kerusakan tidak bertambah parah. Pada umumnya, kerusakan yang paling sering

terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air, dan terbakar.

1. Membersihkan arsip

a) Arsip-arsip yang kotor diletakkan di atas meja pada ruangan yang telah

disediakan.


b) Bersihkan kotoran yang menempel pada tiap lembaran arsip dengan alat

pembersih yang tidak merusak arsip, sesuai dengan jenis kotorannya.

c) Bersihkan kotoran dan debu yang menempel pada lembaran arsip mulai dari

tengah-tengah bidang ke arah pinggir dengan menggunakan spons, kuas/sikat

halus. Untuk kotoran yang disebabkan oleh jamur dapat digunakan penghapus

karet.

d) Untuk arsip-arsip yang dijilid seperti dalam bentuk buku, dapat digunakan mesin

penyedot debu berukuran kecil selama tidak merusak fisik kertas/arsip.

e) Arsip yang telah selesai dibersihkan disimpan pada tempat yang terpidah dari

arsip yang akan datang dan sedang dalam proses pembersihan, untuk selanjutnya

ditata kembali.

2. Menghilangkan noda dan bercak

a) Lem kertas dengan menggunakan air hangat.

b) Lak dengan acceton.

c) Minyak ter dengan gasoline/benzene.

d) Cat dengan alkohol dicampur benzene.

e) Lilin (wax) dengan gasoline, chloroform.

f) Jamur dengan ethylene, alkohol benzene.

g) Lumpur dengan air steril dicampur amonia.

h) Lemak/minyak dengan alkohol dan benzene.

i) Lipstik dengan asam tatrate 5% dicampur air.

j) Pernis dengan alkohol/benzene.

k) Cellotape dengan trichloroethane.

3. Menangani arsip basah

a) Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid arsip

yang dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air dingin dan detergen.

b) Cara membersihkan kotoran tersebut di atas dilakukan dengan menggunakan

kapas atau spons dengan cara diusap (tidak ditekan).

Mengeringkannya dilakukan dengan cara:

a. Menempatkan arsip dalam ruangan yang kering dan dilengkapi dengan

exhaust fan yang dipasang selama 24 jam dengan kelembaban udara

berkisar 35%-50% RH.


b. Arsip dalam bentuk lembaran diletakkan lembar perlembar di atas kertas

penyerap (blofting). Untuk arsip yang berbentuk buku, pada setiap

lembarannya disisipkan kertas penyerap yang diganti bila basah.

c. Untuk mencegah tumbuhnya jamur, pada setiap 10 lembar arsip disisipkan

kertas thymole.

4. Memutihkan kertas

Memutihkan kembali warna kertas dari arsip yang berubah warna yang

disebabkan oleh faktor usia, kurangnya pemeliharaan dan perawatan, dapat diatasi

dengan menggunakan bahan kimia melalui proses seperti di bawah ini:

1. Persiapan

a) Arsip yang berdasarkan penelitian dinyatakan/dikategorikan sebagai arsip

yang mengalami perubahan warna, dikumpulkan untuk dilakukan proses

pemutihan kembali.

b) Menyiapkan peralatan yang digunakan dalam proses pemutihan.

c) Menyiapkan bahan kimia yang diperlukan, antara lain Kalium Permanganat;

Asam Acetate; Asam Oksalat; Natrium Sulfat; Amonia; Hidrogen Peroxida;

dan Chlorine.

2. Pencucian

Kertas yang telah diproses kemudian dicuci untuk menghilangkan

pengaruh zat kimia yang masih menempel pada saat proses pemutihan yang

dapat merusak serat kertas. Untuk menghindari kerusakan tersebut perlu

dilakukan pencucian secara berulang sehingga bersih dari bahan kimia yang

tertinggal.

3. Perendaman

Bahan kimia yang digunakan dalam proses pemutihan kertas yang

bersifat asam dapat merusak kertas. Oleh karena itu, setelah proses pencucian

segera lakukan perendaman dalam larutan penghilang asam, sehingga

membentuk buffer (zat penahan) pada kertas.

5. Pencucian

Pencucian adalah tindak lanjut dari proses pembersihan dan pemutihan

kertas. Sebelum proses pencucian dilaksanakan, dilakukan pengujian terhadap daya


larut tinta pada arsip yang akan dicuci. Tahap-tahap proses pencucian adalah sebagai

berikut:

1. Persiapan

a) Pengumpulan arsip-arsip kotor yang noda atau kotorannya tidak bisa

dihilangkan dalam proses pemutihan.

b) Menyiapkan peralatan, antara lain baskom plastik, air steril, detergen,

alkohol, kertas thymol, kertas penyerap, penghapus karet, spons, kuas halus,

lembaran plastik tipis, exhaust fan, dsb.

2. Pelaksanaan proses pencucian

a) Masukkan air ke dalam baskom secukupnya;

b) Larutkan detergen dalam air;

c) Celupkan atau rendam arsip lembar perlembar secara hati-hati ke dalam

baskom;

d) Bersihkan dengan menggunakan spons atau kuas halus dengan hati-hati;

e) Untuk arsip yang terkena jamur, campurkan alkohol ke dalam air agar kertas

menjadi kaku;

f) Untuk memudahkan proses, gunakan lembaran plastik yang telah dipotong

seukuran arsip agar tidak mudah robek saat pencucian;

g) Untuk arsip yang berbentuk buku/berjilid, kotoran lumpur dapat dihilangkan

dengan cara merendam dalam air dingin yang mengalir selama 24 jam,

bersihkan kotoran tersebut dengan spons secara hati-hati. Angkat dari

rendaman dan keluarkan airnya dari dalam buku dengan cara menekannya

secara perlahan;

h) Keringkan arsip yang telah dicuci, dalam ruangan yang dilengkapi dengan

exhaust fan;

i) Lembaran arsip disusun lembar per lembar dengan kertas penyerap. Ganti

kertas penyerap setiap kali menjadi basah. Lakukan berulang-ulang hingga

arsip kering;

j) Arsip yang berbentuk buku/dijilid, pengeringannya dilakukan dengan

meletakkannya dalam posisi tegak lurus dengan bagian tepi buku menghadap

kipas angin. Pada tiap lembaran disisipkan kertas penyerap yang harus

diganti berulang kali hingga arsip/buku tersebut menjadi kering;

k) Dalam proses pengeringan, setiap 10 lembar arsip/lembaran buku diselipkan

kertas thymol untuk mencegah timbulnya jamur.


6. Menambal dan menyambung

Pekerjaan menambal dan menyambung dilakukan untuk mengisi lubangi-

lubang dan bagian-bagian yang hilang dari suatu arsip dan menyatukan kembali arsip

yang robek. Hal ini berguna untuk memperkuat dan memperpanjang umur arsip. Oleh

karena itu, bahan-bahan yang dipergunakan untuk menyambung dan menambal harus

mempunyai warna dan kualitas yang sama dengan bahan arsip itu sendiri.

7. Enkapsulasi

a) Enkapsulasi adalah suatu cara untuk memelihara arsip dengan cara menggunakan

bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari kerusakan yang bersifat fisik.

b) Bahan garapan dari pelaksanaan enkapsulasi yaitu arsip-arsip yang rusak karena

faktor usia dan pengaruh polusi udara dan zat asam, serta arsip yang berlubang

karena dimakan serangga.

c) Sebelum enkapsulasi dilaksanakan hendaknya arsip yang akan diperbaiki ada

dalam kondisi bersih, kering, dan bebas asam.

8. Laminasi

Laminasi adalah melapis suatu lembar arsip di antara dua lembar bahan

penguat. Metode laminasi terdiri atas laminasi dengan tangan dan laminasi mesin

dingin/panas.

PENYUSUTAN ARSIP

Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip melalui pemindahan arsip

inaktif di unit kerja pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilaiguna

dan atau habis jangka simpannya dan penyerahan arsip statis ke ANRI, Lembaga Kearsipan

Daerah, atau Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.

Tujuan Penyusutan Arsip

Memusnahkan arsip lama tidak berguna

Mempertahankan arsip legal, bisnis dan bernilai historis

Meminimalisasi kebutuhan peralatan dan ruang penyimpanan

Mengamankan disks dan tape magnetic computer untuk penggunaan kembali secepat

mungkin


Kegiatan arsip

Dibagi menjadi 2 yaitu :

1. Penyusutan arsip yang telah memiliki jadwal retensi arsip

2. Kegiatan ini dilakukan sesuai prosedur dan teknik penyusutan arsip tersendiri dan satu

dengan yang lain secara teknis berbeda.

Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang – kurangnya jenis arsip beserta waktu

penyimpanannya sesuai nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan

arsip.

Prosedur Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip

1. Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif

a. Pemeriksaan arsip

b. Pendaftaran arsip

c. Penataan arsip

d. Pembuatan berita acara pemindahan arsip

e. Pelaksanaan pemusnahan

2. Prosedur Pemusnahan Arsip

a. Pemeriksaan

b. Pendaftaran

c. Pembentukan panitia pemusnahan

d. Penilaian persetujuan dan pengesahan

e. Pembuatan berita acara

f. Pelaksanaan pemusnahan

3. Prosedur Penyerahan Arsip ke Arsip Nasional

a. Pemeriksaan dan penilaian arsip

b. Pendaftaran

c. Pembuatan berita acara

d. Pelaksanaan penyerahan

Prosedur Penyusutan Arsip Yang Belum Memiliki Jadwal Retensi Arsip

Prosedur penyusutan arsip ini dilakukan disamping Instansi penyelenggara arsip tidak

mempunyai penyusutan arsip secara periodik juga karena kondisi arsip di instansi tersebut

tidak teratur (kacau). Untuk itu perlu prosedur dan teknik – teknik penanganan arsip sehingga

kegiatan penyusutan dapat dilakukan seoptimal mungkin. Berikut adalah prosedur dan teknik

nya:


1. Perencanaan

2. Penataan arsip

a. Identifikasi arsip

b. Pengaturan kembali (reconstruction) arsip dan pemilahan

c. Pendiskripsian arsip

d. Penyusutan daftar pertelaan arsip

Penilaian Arsip

Penilaian arsip penting untuk menentukan dasar kebijaksanaan dalam melaksanakan

penyusutan arsip. Arsip dapat diberi nilaai dari berbagai segi.

a. Dilihat dari segi umum dan kepentingannya bagi organisasi, maka arsip dibagi

menjadi arsip dinamis dan arsip statis

b. Dilhat dari segi kepentingan administrasi perkantoran, ada arsip aktif dan asrip pasif

c. Dilihat dari segi informasi, arsip mempunyai nilai guna hukum, nilai guna

admnistrasi, nilai guna dokumentasi, nilai guna fiskal, nilai guna perorangan, nilai

guna pemeriksaan, nilai guna penunjang, atau nilai guna penelitian/ilmiah

Ukuran bernilai atau tidaknya suatu arsip dapat dinyatakan dengan patokan angka

pemakaian. Angka pemakaian adalah presentase perbandingan jumlah permintaan surat

dengan jumlah surat dalam arsip.

Presentase Angka Pemakaian =Jumlah permintaan surat

Jumlah surat dalam arsip X 100

Arsip dikatakan baik, apabila presentase angka pemakaian arsip tinggi (minimum

15%); masih mempunyai manfaat; masih aktif membantu jalannya organisasi. Bila syarat-

syarat tersebut tidak terpenuhi, berarti harus dilakukan penyusutan arsip.

Segi lain yang turut menentukan bernilai tidaknya suatu arsip ialah lamanya saat yang

diperlukan untuk dapat menemukan kembali suatu surat yang ada dalam arsip. Penilaian

yang dipakai adalah menghitung angka kecermatan.

Angka Kecermatan =Jumlah arsip yang ditemukan

Jumlah asrip yang diminta X 100


Semakin tinggi angka kecermatan, berarti semakin buruk penyelenggaraan arsipnya.

Angka 3% merupakan patokan umum untuk menentukan baik tidaknya penyelenggaraan

arsip. Apabila angka kecermatan sebesar 3% atau lebih, maka boleh dikatakan bahwa

penyelenggaraan arsip kurang baik, sehingga mungkin perlu dilakukan perbaikan sistem

persiapan, penambahan perlengkapan, pelatihan petugas arsip, atau penyusutan arsip.

Berdasarkan penilaian-penilaian diatas, dapat diketahui apakah sistem pengarsipan

yang diterapak sudah baik atau tidak.

Tahapan Penyusutan Arsip

1. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip (DPA)

Pembuatan daftar pertelaan arsip berdasarkan kartu-kartu deskripsi yang

kemudian dikelompokkan berdasarkan seri arsip di instansi yang bersangkutan. Seri

arsip tersebut disusun dalam sebuah skema dijadikan dasar pengelompokan kartu,

yang kemudian dituangkan ke dalam bentuk daftar.

2. Pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan

Arsip-arsip inaktif dari unit-unit kerja pengolah ( central file) dipindahkan ke

Pusat Arsip atau record center. Di dalam melaksanakan pemindahan arsip, perlu

melakukan hal-hal seperti berikut:

a. Pemeriksaan

Pemeriksaan dilakukan pada Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan

arsipnya untuk mengetahui apakah arsip-arsip yang akan dipindahkan sudah

benar-benar aktif atau belum.

Di dalam kegiatan pemeriksaan ini dilaksanakan juga kegiatan

penyatuan file-file menjadi seri arsip, tanpa merubah penataan semula.

Contohnya berkas tentang Cuti Tahunan, Cuti Bersalin, dan Cuti Besar

dapat digabungkan menjadi satu seri arsip cuti.

b. Pemindahan Arsip

Hasil pemeriksaan dituangkan dalam laporan pemeriksaan yang

kemudian menjadi dasar pembuatan berita acara pemindahan arsip.

Pemindahan arsip harus dilakukan dengan perangkat khusus, yang

menjamin keamanan informasi dan fisik arsip, baik dalam perjalanan maupun

dalam proses penyerahan.

c. Penataan Arsip


Arsip yang dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan harus

ditata dan dikelola sesuai ketentuan teknis yang berlaku. Arsip harus ditata

sesuai dengan jalan masuk/Daftar Pertelaan Arsip yang terlampir dalam Berita

Acara Pemindahan Arsip sehingga arsip dapat dirujuk baik oleh unit kearsipan

maupun oleh unit pengolah yang bersangkutan.

d. Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip

Mengingat pemindahan arsip ini menyangkut pengalihan wewenang

dan tanggung jawab dari satu unit organisasi yang lain, atau pengalihan

wewenang dan tanggungjawab, maka diperlukan suatu bukti pemindahan

arsip. Bukti ini biasanya diwujudkan dalam bentuk Berita Acara Pemindahan

Arsip.

e. Pelaksanaan Pemindahan

Pemindahan arsip inaktif dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi

organisasi. Bila suatu instansi memiliki unit kerja yang terpisah cukup jauh

atau lokasi kantor berjauhan dengan pusat arsip, misalnya dipinggir kota, maka

diperlukan sarana transportasi yang dipersiapkan dengan baik, sehingga proses

pengangkutan arsip tidak menimbulkan kerusakan arsip baik dari segi fisik

maupun informasinya.unit kerja yang di tunjuk untuk itu.

3. Penyerahan arsip

Arsip yang bernilai guna sekunder atau arsip statis, wajib diserahkan kepada

Arsip Nasional Republik Indonesia.

Pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang disepakati kedua

belah pihak, dan harus memenuhi ketentuan teknis kearsipan.

Arsip yang bernilaiguna sekunder atau arsip statis yang tercipta pada instansi

vertikal di Daerah dan arsip Pemerintah Daerah Otonom diserahkan kepada Badan

Kearsipan Propinsi untuk Dati I yang bersangkutan dan kepada Kantor Kearsipan

Kota/Kabupaten untuk masing-masing Dati II yang bersangkutan.

Pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang dikonsultasika

dengan Badan Kearsipan Propinsi, dan dalam hal belum memungkinkan atau

menyangkut kasus yang penyelesaiannya ditangani oleh Pemerintah Pusat wajib

dikonsultasikan dengan Arsip Nasional Republik Indonesia.


Arsip statis perguruan tinggi wajib diserahkan ke lembaga kearsipan

perguruan tinggi.

Pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang dikonsultasikan

dengan arsip perguruan tinggi yang bersangkutan.

4. Pemusnahan arsip

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan

informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat

dikenali lagi. Di dalam melakukan pemusnahan arsip terkandung resiko yang

berkaitan dengan unsur hukum. Arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat

diciptakan atau diadakan lagi. Oleh karena itu kegiatan ini menuntut kesungguhan dan

ketelitian, sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil

apapun.

Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang

tidak boleh diabaikan, seperti :

a. Pemeriksaan

Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip

tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya atau habis nilaigunanya.

Pemeriksaan ini berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip (JRA).

b. Pendaftaran

Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah,

harus dibuat daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang

arsip-arsip yang akan dimusnahkan.

c. Pembentukan Panitia Pemusnahan

Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun

atau lebih, maka perlu membentuk panitia pemusnahan. Jika arsip yang akan

dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat

kepanitiaan, tetapi cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional

bertugas mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari

anggota-anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengamanan, unit

hukum dan perundang-undangan, serta unit-unit lain yang terkait.

d. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan

Setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan, perlu melakukan

penilaian arsip.


Hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan pemusnahan.

Pelaksanaan pemusnahan harus ditetapkan dengan keputusan pimpinan

instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan hokum yang berlaku.

e. Pembuatan Berita Acara

Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen

pemusnahan arsip yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip

harus dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan Berita Acara ( BA),

bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Selain itu, juga

berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.


PENYELAMATAN ARSIP

1. Pengamanan arsip ialah usaha penjagaan agar benda arsip tidak hilang dan agar isi

atau informasinya tidak sampai diketahui oleh orang yang tidak berhak. Petugas arsip

harus mengetahui persis mana saja arsip yang sangat vital bagi organisasinya, mana

arsip yang tidak terlalu penting, mana arsip yang sangat rahasia, dan sebagainya.

2. Pemeliharaan arsip ialah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak

selama masih mempunyai nilai guna. Untuk dapat memelihara arsip dengan baik,

perlu diketahui beberapa faktor penyebab arsip dan cara pencegahannya.

a. Penyebab Kerusakan Arsip

Faktor-faktor penyebab kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi 2, yakni

factor intrinsik dan ekstrinsik.

b. Usaha Pencegahan Kerusakan

1. Pemeliharaan lingkungan

2. Pemeliharaan arsip audio visual dan elektronik

3. Fumigasi

3. Perawatan arsip ilah usaha penjagaan agar benda arsip yang telah mengalami

kerusakan tidak bertambah parah. Pada umumnya, kerusakan yang paling sering

terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air, dan terbakar.

1. Membersihkan arsip

2. Menghilangkan noda dan bercak

3. Menangani arsip basah

4. Memutihkan kertas

5. Pencucian

6. Menambal dan menyambung

7. Enkapsulasi

8. Laminasi

PENYUSUTAN ARSIP

1. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip melalui pemindahan arsip

inaktif di unit kerja pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak

E. RANGKUMAN


bernilaiguna dan atau habis jangka simpannya dan penyerahan arsip statis ke ANRI,

Lembaga Kearsipan Daerah, atau Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.

2. Tujuan Penyusutan Arsip

Memusnahkan arsip lama tidak berguna

Mempertahankan arsip legal, bisnis dan bernilai historis

3. Kegiatan arsip

` Dibagi menjadi 2 yaitu :

a. Penyusutan arsip yang telah memiliki jadwal retensi arsip

b. Kegiatan ini dilakukan sesuai prosedur dan teknik penyusutan arsip tersendiri dan

satu dengan yang lain secara teknis berbeda

4. Penilaian arsip penting untuk menentukan dasar kebijaksanaan dalam melaksanakan

penyusutan arsip.

Ukuran bernilai atau tidaknya suatu arsip dapat dinyatakan dengan patokan angka

pemakaian. Angka pemakaian adalah presentase perbandingan jumlah permintaan

surat dengan jumlah surat dalam arsip.

Presentase Angka Pemakaian =Jumlah permintaan surat

Jumlah surat dalam arsip X 100

Segi lain yang turut menentukan bernilai tidaknya suatu arsip ialah lamanya saat yang

diperlukan untuk dapat menemukan kembali suatu surat yang ada dalam arsip.

Penilaian yang dipakai adalah menghitung angka kecermatan.

Angka Kecermatan =Jumlah arsip yang ditemukan

Jumlah asrip yang diminta X 100

5. Tahapan Penyustan Arsip

1. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip (DPA)

2. Pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan

a) Pemeriksaan

b) Pemindahan Arsip

c) Penataan Arsip

d) Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip

e) Pelaksanaan Pemindahan


3. Penyerahan arsip

4. Pemusnahan arsip

Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang

tidak boleh diabaikan, seperti :

a) Pemeriksaan

b) Pendaftaran

c) Pembentukan Panitia Pemusnahan

d) Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan

e) Pembuatan Berita Acara


Pilihan Ganda

Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan memilih jawaban yang paling tepat dengan

memberikan tanda (x) dan tanda (=) jika ingin mengganti jawaban pada opsi a , b , c , d atau

e !

1. Penyelamatan arsip terdiri dari 3 kegiatan, yaitu ...

a. Pengamanan, pemeliharaan dan perawatan

b. Pemusnahan, pemeliharaan dan perawatan

c. Pengamanan, penyusutan dan perawatan

d. Pengamanan, pencegahan dan perawatan

e. Penilaian , Pengamanan dan Pencegahan

2. Kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketahui oleh orang-orang yang tidak berhak, dan

hal-hal lain yang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip yaitu ... .

a. Pengamanan arsip

b. Pemeliharaan arsip

c. Kegiatan penyelamatan arsip

d. Perawatan arsip

e. Penyusutan arsip

3. Kegiatan menjaga agar arsip tersebut tidak mudah rusak, kegiatan ini merupakan tindakan

mencegah sebelum terjadi kerusakan arsip (preventif) yaitu ... .

a. Pemeliharaan arsip

b. Pemeliharaan lingkungan

c. Pengamanan arsip

d. Perawatan arsip

e. Pemeliharaan arsip elektronik

F. LATIHAN SOAL


4. Kegiatan kemampuan memperbaiki arsip yang telah rusak agar masih dapat dipergunakan

kembali. Kegiatan ini merupakan tindakan setelah kerusakan terjadi (represif) yaitu ... .

a. Membersihkan arsip

b. Menangani arsip

c. Menghilangkan arsip rusak

d. Pemeliharaan arsip

e. Perawatan arsip

5. Cara pemeliharaan Arsip Audio visual & elektronik salah satunya harus ...

a. Master copy tidak dibuatkan duplikasi copynya, sesuai dengan media yang standar agar

master copy tidak mudah ditemukan

b. Master copy selalu di bersihkan dan dicopy, sesuai dengan media yang standar agar master

copy tetap terjaga dengan baik

c. Master copy dibuatkan duplikasi copynya, sesuai dengan media yang standar agar master


d. Master copy dibuatkan duplikasi copynya lebih dari 3, agar master copy tetap terjaga dengan

baik

e. Membuat duplikat copy dari jenis arsip yang ada, yaitu apabila yang ada foto positif, maka

dibuatkan foto negatifnya dan apabila yang ada foto negatifnya dibuatkan foto positifnya

6. Dibawah ini cara untuk menangani arsip basah karena terkena lumpur yang benar adalah ...

a. Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid arsip yang

dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air panas

b. Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid arsip yang

dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air dingin dan detergen serta diusap

menggunakan kapas atau spons

c. Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid arsip yang

dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air dingin dan detergen serta dibasuh denan

air panas

d. Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid arsip yang

dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air dingin dan Spirtus

e. Untuk arsip-arsip yang dijilid seperti dalam bentuk buku, dapat digunakan mesin penyedot

debu berukuran kecil selama tidak merusak fisik kertas/arsip


7. Langkah-langkah yang tepat dalam melakukan proses pemutihan kertas yaitu ... .

a. Persiapan, pencuian,perendaman

b. Persiapan, perendaman, pencucian

c. Perendaman, persiapan, pencucian

d. Perendaman,persiapan,pencucian, evaluasi pemutihan

e. Persiapan,perendaman,pencucian, evaluasi pemutihan

8. Berikut ini adalah tujuan dari penilaian arsip, kecuali... .

a. Menentukan jangka waktu arsip

b. Menentukan arsip yang akan dimusnahkan setelah tidak bernilai guna lagi

c. Menentukan perawatan arsip yang baik dan benar

d. Menentukan arsip permanen yang akan ditetapkan bernilai permanen bagi lembaga

penciptanya (arsip vital)

e. Menentukan arsip yang akan diserahkan ke ANRI (arsip statis)

9. Tahapan- tahapan yang tepat yang tidak boleh diabaikan ketika melakukan kegiatan

pemusnahan arsip yaitu... .

a. Pemeriksaan,pendaftaran,pembentukan panitia pemusnahan, penilaian persetujuan dan

pengesahan, pembuatan berita acara.

b. Pembentukan panitia pemusnahan, Pemeriksaan,pendaftaran, penilaian persetujuan dan


c. Pendaftaran, pembentukan panitia pemusnahan, Pemeriksaan,pendaftaran, penilaian

persetujuan dan pengesahan, pembuatan berita acara.

d. penilaian persetujuan dan pengesahan pembentukan panitia pemusnahan,

Pemeriksaan,pendaftaran, , pembuatan berita acara.

e. Pembentukan panitia pemusnahan, pendaftaran, penilaian persetujuan dan pengesahan,

pembuatan berita acara Pemeriksaan.


10. Angka kecermatan adalah angka perbandingan antara jumlah warkat yang tidak ditemukan

(WTK) dengan jumlah warkat yang ditemukan (WK). Dengan persentasi rumus sebagai

berikut :

AK= Jumlah arsip yang tidak ditemukan x 100%

Jumlah arsip yang dicari

Apabila angka kecermatan > 3% diartikan bahwa... .

a. Penyelenggaraan penyimpanan dan penemuan kembali arsip berada pada titik batas

b. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan perlu ditinjau kembali

untuk diadakan penyempurnaan lebih lanjut

c. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan oleh organisasi yang

bersangkutan sudah cukup baik.

d. Sistem penyimpanan dan penemuan arsip sangat baik.

e. Sistem penyimpanan dan penemuan arsip terkendali


Uraian

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan tepat dan benar !

1. Jelaskan menurut pendapat anda pengertian kegiatan penyelamatan arsip !

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

2. Jelaskan bagaimana cara pemeliharaan arsip elektronik!

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

3. Langkah terakhir pada kegiatan fumigasi adalah evaluasi hasil fumigasi. Jelaskan bagaimana

cara mengetahui keberhasilan fumigasi dari hasil fumigasi !

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

4. Sebutkan dan jelaskan tahapan-tahapan yang tidak boleh diabaikan ketika melakukan

kegiatan pemusnahan arsip !

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

5. Jelaskan menurut pendapat anda pengertian penilaian arsip !

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________


Tugas Rumah dan Kelompok

1. Bentuk lah kelompok yang terdiri dari 4-5 anak.

2. Lakukan kunjungan ke salah satu perusahaan di sekitar Anda. Perusahaan pemerintah

maupun swasta. Misalnya : Kantor Desa, Kantor Kecamatan maupun Lembaga

Pendidikan.

3. Lakukan observasi dan amati bagaimana arsiparis dalam menangani atau melakukan

penyelematan arsip. (Apabila observasi yang dilakukan kurang memenuhi dan tidak

puas, lakukan wawancara dengan arsiparis yang ada dalam perusahaan tersebut).

4. Apabila penyelamatan yang dilakukan arsiparis salah, identifikasi bagaimana

seharusnya yang benar dilakukan dalam penyelamatan tersebut

5. Laporkan hasil observasi kepada fasilitator, kemudian diskusikanlah dengan teman –

teman Anda untuk bertukar pengalaman yang dipandu oleh fasilitator.

Ganbatte Kudasai~


Tes Formatif

Berilah tanda silang pada huruf B sika pernyataan dibawah ini benar, dan berilah tanda

S jika pernyataan dibawah ini salah:

No. Pernyataan B S

1. Menjaga kebersihan lingkungan dan kestabilan suhu tempat

penyimpanan arsip (18℃-22℃ dan kelembaban 55%-65% RH

untuk film hitam putih) merupakan salah satu usaha untuk

memelihara media arsip film dan video

2. Untuk mencegah tumbuhnya jamur, pada setiap 10 lembar arsip

disisipkan kertas thymole

3. Langkah-langkah memutihkan kertas yaitu : 1. Persiapan, 2.

Perendaman, dan 3. Pencucian

4. Enkapsulasi adalah suatu cara untuk memelihara arsip dengan cara

menggunakan bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari

kerusakan yang bersifat fisik

5. Dilihat dari segi kepentingan administrasi, arsip mempunyai nilai

guna hukum, nilai guna admnistrasi, nilai guna dokumentasi, nilai

guna fiskal, nilai guna perorangan, nilai guna pemeriksaan, nilai

guna penunjang, atau nilai guna penelitian/ilmiah.


BAB III

EVALUASI

B. MAKSUD DAN TUJUAN

EVALUASI

1. Mengukur keberhasilan

guru dalam mengajar materi

penyelamatan arsip dan

penyustan arsip

2. Mengukur pemahaman

siswa mengenai materi

penyelamatan arsip dan

penyustan arsip

3. Mengetahui kelebihan dan

kelemahan dalam diri siswa

A. MATERI EVALUASI

1. Kegiatan Penyelamatan arsip

Pengamanan

Pemeliharaan

Perawatan

2. Kegiatan Penyusutan arsip

Penilaian arsip

Angka Pemakaian

Angka Kecermatan

Pemusnahan

Penyerahan

C. SOAL EVALUASI DAN

PENILAIAN

Soal dan penilaian terdiri dari 3

kemampuan, yakni:

1. Kognitif

2. Afektif

3. Psikomotorik


Pilihan Ganda

Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan memilih jawaban yang paling tepat dengan

memberikan tanda (x) dan tanda (=) jika ingin mengganti jawaban pada opsi a , b , c , d atau

e !

1. Penyelamatan arsip terdiri dari 3 kegiatan, yaitu ...

a. Pengamanan, pemeliharaan dan perawatan

b. Pemusnahan, pemeliharaan dan perawatan

c. Pengamanan, penyusutan dan perawatan

d. Pengamanan, pencegahan dan perawatan

e. Penilaian , Pengamanan dan Pencegahan

2. Kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketahui oleh orang-orang yang tidak berhak, dan

hal-hal lain yang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip yaitu ... .

a. Pengamanan arsip

b. Pemeliharaan arsip

c. Kegiatan penyelamatan arsip

d. Perawatan arsip

e. Penyusutan arsip

3. Kegiatan menjaga agar arsip tersebut tidak mudah rusak, kegiatan ini merupakan tindakan

mencegah sebelum terjadi kerusakan arsip (preventif) yaitu ... .

a. Pemeliharaan arsip

b. Pemeliharaan lingkungan

c. Pengamanan arsip

d. Perawatan arsip

e. Pemeliharaan arsip elektronik

A. KEMAMPUAN KOGNITIF


4. Kegiatan kemampuan memperbaiki arsip yang telah rusak agar masih dapat dipergunakan

kembali. Kegiatan ini merupakan tindakan setelah kerusakan terjadi (represif) yaitu ... .

a. Membersihkan arsip

b. Menangani arsip

c. Menghilangkan arsip rusak

d. Pemeliharaan arsip

e. Perawatan arsip

5. Cara pemeliharaan Arsip Audio visual & elektronik salah satunya harus ...

a. Master copy tidak dibuatkan duplikasi copynya, sesuai dengan media yang standar agar

master copy tidak mudah ditemukan

b. Master copy selalu di bersihkan dan dicopy, sesuai dengan media yang standar agar master


c. Master copy dibuatkan duplikasi copynya, sesuai dengan media yang standar agar master


d. Master copy dibuatkan duplikasi copynya lebih dari 3, agar master copy tetap terjaga dengan

baik

e. Membuat duplikat copy dari jenis arsip yang ada, yaitu apabila yang ada foto positif, maka

dibuatkan foto negatifnya dan apabila yang ada foto negatifnya dibuatkan foto positifnya

6. Dibawah ini cara untuk menangani arsip basah karena terkena lumpur yang benar adalah ...

a. Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid arsip yang

dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air panas

b. Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid arsip yang

dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air dingin dan detergen serta diusap

menggunakan kapas atau spons

c. Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid arsip yang

dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air dingin dan detergen serta dibasuh denan

air panas

d. Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid arsip yang

dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air dingin dan Spirtus

e. Untuk arsip-arsip yang dijilid seperti dalam bentuk buku, dapat digunakan mesin penyedot

debu berukuran kecil selama tidak merusak fisik kertas/arsip


7. Langkah-langkah yang tepat dalam melakukan proses pemutihan kertas yaitu ... .

a. Persiapan, pencuian,perendaman

b. Persiapan, perendaman, pencucian

c. Perendaman, persiapan, pencucian

d. Perendaman,persiapan,pencucian, evaluasi pemutihan

e. Persiapan,perendaman,pencucian, evaluasi pemutihan

8. Berikut ini adalah tujuan dari penilaian arsip, kecuali... .

a. Menentukan jangka waktu arsip

b. Menentukan arsip yang akan dimusnahkan setelah tidak bernilai guna lagi

c. Menentukan perawatan arsip yang baik dan benar

d. Menentukan arsip permanen yang akan ditetapkan bernilai permanen bagi lembaga

penciptanya (arsip vital)

e. Menentukan arsip yang akan diserahkan ke ANRI (arsip statis)

9. Tahapan- tahapan yang tepat yang tidak boleh diabaikan ketika melakukan kegiatan

pemusnahan arsip yaitu... .

a. Pemeriksaan,pendaftaran,pembentukan panitia pemusnahan, penilaian persetujuan dan


b. Pembentukan panitia pemusnahan, Pemeriksaan,pendaftaran, penilaian persetujuan dan


c. Pendaftaran, pembentukan panitia pemusnahan, Pemeriksaan,pendaftaran, penilaian

persetujuan dan pengesahan, pembuatan berita acara.

d. penilaian persetujuan dan pengesahan pembentukan panitia pemusnahan,

Pemeriksaan,pendaftaran, , pembuatan berita acara.

e. Pembentukan panitia pemusnahan, pendaftaran, penilaian persetujuan dan pengesahan,

pembuatan berita acara Pemeriksaan.


10. Angka kecermatan adalah angka perbandingan antara jumlah warkat yang tidak ditemukan

(WTK) dengan jumlah warkat yang ditemukan (WK). Dengan persentasi rumus sebagai

berikut :

AK= Jumlah arsip yang tidak ditemukan x 100%

Jumlah arsip yang dicari

Apabila angka kecermatan > 3% diartikan bahwa... .

a. Penyelenggaraan penyimpanan dan penemuan kembali arsip berada pada titik batas

b. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan perlu ditinjau kembali

untuk diadakan penyempurnaan lebih lanjut

c. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan oleh organisasi yang

bersangkutan sudah cukup baik.

d. Sistem penyimpanan dan penemuan arsip sangat baik.

e. Sistem penyimpanan dan penemuan arsip terkendali


Uraian

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan tepat dan benar !

1. Jelaskan menurut pendapat anda pengertian kegiatan penyelamatan arsip !

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

2. Jelaskan bagaimana cara pemeliharaan arsip elektronik!

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

3. Langkah terakhir pada kegiatan fumigasi adalah evaluasi hasil fumigasi. Jelaskan bagaimana

cara mengetahui keberhasilan fumigasi dari hasil fumigasi !

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

4. Sebutkan dan jelaskan tahapan-tahapan yang tidak boleh diabaikan ketika melakukan

kegiatan pemusnahan arsip !

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

5. Jelaskan menurut pendapat anda pengertian penilaian arsip !

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________


Tes Formatif

Berilah tanda silang pada huruf B sika pernyataan dibawah ini benar, dan berilah tanda

S jika pernyataan dibawah ini salah:

No. Pernyataan B S

1. Menjaga kebersihan lingkungan dan kestabilan suhu tempat

penyimpanan arsip (18℃-22℃ dan kelembaban 55%-65% RH

untuk film hitam putih) merupakan salah satu usaha untuk

memelihara media arsip film dan video

2. Untuk mencegah tumbuhnya jamur, pada setiap 10 lembar arsip

disisipkan kertas thymole

3. Langkah-langkah memutihkan kertas yaitu : 1. Persiapan, 2.

Perendaman, dan 3. Pencucian

4. Enkapsulasi adalah suatu cara untuk memelihara arsip dengan cara

menggunakan bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari

kerusakan yang bersifat fisik

5. Dilihat dari segi kepentingan administrasi, arsip mempunyai nilai

guna hukum, nilai guna admnistrasi, nilai guna dokumentasi, nilai

guna fiskal, nilai guna perorangan, nilai guna pemeriksaan, nilai

guna penunjang, atau nilai guna penelitian/ilmiah.


PETUNJUK PENSKORAN

Pilihan Ganda (1- 10)

Setiap jawban benar = 1

Setiap jawaban salah = 0

Total skor jawaban benar = 10

Uraian

1. Skor maksimal = 5





Total Skor Maksimal = 40

Tes Formatif

Setiap jawaban benar = 2

Setiap jawaban salah = 0

Total skor jawaban benar = 10

Nilai = 10 + 40 + 10 = 60 / 6

= 10


KRITERIA SKOR SOAL URAIAN

No. Soal Skoring Indikator Skor

1 5

jika jawaban benar dan lengkap 5

jika jawaban benar tapi tidak lengkap 4

jika jawaban cukup benar 3

jika jawaban kurang atau tidak benar 1

jika tidak di jawab 0

2 10






3 10






4 10






5 5







Tugas Rumah dan Kelompok

1. Bentuk lah kelompok yang terdiri dari 4-5 anak.

2. Lakukan kunjungan ke salah satu perusahaan di sekitar Anda. Perusahaan pemerintah

maupun swasta. Misalnya : Kantor Desa, Kantor Kecamatan maupun Lembaga

Pendidikan.

3. Lakukan observasi dan amati bagaimana arsiparis dalam menangani atau melakukan

penyelematan arsip. (Apabila observasi yang dilakukan kurang memenuhi dan tidak

puas, lakukan wawancara dengan arsiparis yang ada dalam perusahaan tersebut).

4. Apabila penyelamatan yang dilakukan arsiparis salah, identifikasi bagaimana

seharusnya yang benar dilakukan dalam penyelamatan tersebut

5. Laporkan hasil observasi kepada fasilitator, kemudian diskusikanlah dengan teman –

teman Anda untuk bertukar pengalaman yang dipandu oleh fasilitator.

Alat dan Bahan

Laptop / komputer

Printer

Proyektor LCD (Liquid Cristal Display), dan

ATK

Kertas A4

Langkah-langkah Praktik

1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan

2. Pergilah (Observasi) ke salah satu tempat mengenai pemeliharaan dan penyusutan arsip,

lihatlah apakah pegawai arsip tersebut menerapkan denga benar, apabila tidak solusi apa

yang kalian berikan , jelaskan secara rinci

3. Ketik hasil observasi dan analisis yang sudah kalian lakukan dengan ketentuan font times

new roman 12 , spasi 1,5 selain itu bebas kreatifitas kalian

4. Kumpulkan kepada guru dan beberapa kelompok melakukan presentasi untuk

menyampaikan hasil kerjanya

Ganbatte Kudasai~

B. KEMAMPUAN PSIKOMOTORIK


LEMBAR OBSERVASI

TES PRAKTIK MENELUSURI PEMELIHARAAN DAN PENYUSUTAN ARSIP SERTA

PEMBERIAN SOLUSI

No Komponen / Sub Komponen Penilaian

Skor Pencapaian

Kompetesi

5 4 3 2 1

I Persiapan kerja

1.1 Alat dipersiapkan sesuai dengan tugas yang

diberikan

1.2 Bahan dipersiapkan sesuai dengan tugas yang

diberikan

1.3 Hadir tepat waktu

Skor komponen sikap kinerja

II Proses (Sistematika dan Cara Kerja)

2.1 Kelengkapan dalam mencari informasi tentang

pemeliharaan dan penyusutan arsip

2.2 Menelusuri ke salah satu tempat kegiatan

arsiparis yang ada di sekitar

2.2.1 Tempat untuk melakukan observasi jelas

dan sesuai

2.2.2 Melakukan observasi dengan cermat,

mengambil gambar / secuplik video dapat

disertai wawancara dengan arsiparis

2.3 Kritis dalam observasi dan di kaitkan dengan

materi yang sudah diberikan

2.3.1 Analisis sesuai dengan keadaan sebenarnya

2.3.2 Terdapat bukti-buktinya yang menyatakan

penganalisisan tersebut


III Hasil Kerja

3.1 Hasil yang sudah di cari dan di telusuri

(merangkum dan menelusuri) di ketik serapi dan

sebagus mungkin

3.2 Mempresentasikan di depan kelas

3.2.1 dilengkapi dengan handout

3.2.2 adanya powerpoint



IV Sikap Kerja

4.1 Memiliki rasa ingin tahu ditunjukkan dengan

observasi yang cermat

4.2 Kerapihan dalam pembuatan analisis dan

powerpint

4.3 Ketelitian dalam melakukan observasi


V Waktu

5.1 Persiapan Kerja

5.2 Pelaksanaan Kerja

5.3 Penyelesaian Kerja


Keterangan :

1. Skor masing-masing komponen penilaian ditetapkan berdasarkan perolehan SKOR

RATA-RATA dari sub komponen penilaian.

Perhitungan nilai praktik :

Persentase Bobot Komponen Penilaian

Nilai

Praktik

(NP)

Persiapan Proses Hasil

Sikap

Kerja Waktu ∑ 𝑁𝐾

Bobot 10 40 30 10 10

Skor

Komponen

Skor

Maksimum

15 25 15 15 15

NK

NK = SK/SM x Bobot

Keterangan :

Bobot di isi dengan presentase setiap komponen. Besarnya presentase dari setiap

komponen ditetapkan secara proporsional sesuai dengan karakteristik keahlian.


NK = Nilai Komponen, perkalian dari bobot dengan skor komponen

NP = penjumlahan dari hasil perhitungan nilai komponen


KRITERIA PENILAIAN

TES PRAKTIK MENELUSURI PEMELIHARAAN DAN PENYUSUTAN ARSIP SERTA

PEMBERIAN SOLUSI

No Komponen/Sub Komponen Penilaian Indikator Skor

I Persiapan Kerja

1.1 Alat dipersiapkan sesuai dengan tugas

yang diberikan

Sangat lengkap 5

Lengkap 4

Kurang lengkap 3

Ada 2

Tidak ada 1

1.2 Bahan dipersiapkan sesuai dengan

tugas yang diberikan

Sangat sesuai 5

Sesuai 4

Cukup sesuai 3

Kurang sesuai 2

Tidak sesuai 1

1.3 Hadir tepat waktu Hadir sebelum jam 5

Tepat waktu 4

Terlambat ≤ 5 menit 3

Terlambat ≤ 10 menit 2

Terlambat > 10 menit 1

II Proses (Sistematika dan Cara Kerja)

2.1 Kelengkapan dalam mencari informasi

tentang pemeliharaan dan penyusutan

arsip

Sangat lengkap dalam

mencari materi 5

Lengkap dalam mencari

materi 4

Cukup lengkap dalam

mencari materi 3

Kurang lengkap dalam

mencari materi 2

Sangat kurang lengkap

dalam mencari materi 1

2.2 Menelusuri ke salah satu tempat

kegiatan arsiparis yang ada di sekitar

2.2.1 Tempat untuk melakukan

observasi jelas dan sesuai

Tempat sesuai 5

Tempat cukup sesuai 4

Tempat kurang sesuai 3

Tempat tidak sesuai 2

Tidak melakukan observasi 1


2.2.2 Melakukan observasi dengan

cermat, mengambil gambar /

secuplik video dapat disertai

wawancara dengan arsiparis

Lengkap, cermat dan teliti 5

Cukup lengkap, cermat dan

teliti 4

Kurang lengkap, cermat dan

teliti 3

Sangat kurang lengkap,

cermat dan teliti 2

Tidak melakukan observasi 1

2.3 Kritis dalam observasi dan di kaitkan

dengan materi yang sudah diberikan

2.3.1 Analisis sesuai dengan keadaan

sebenarnya

Sangat kritis dalam

menganalisis 5

Kritis dalam menganalisis 4

Cukup kritis dalam

menganalisis 3

Kurang kritis dalam

menganalisis 2

Tidak kritis dalam

menganalisis 1

2.3.2 Terdapat bukti-bukti yang

menyatakan penganalisisan tersebut

Bukti valid dan lengkap 5

Bukti cukup valid 4

Bukti kurang valid 3

Bukti tidak valid 2

Tidak ada bukti 1

III Hasil Kerja

3.1 Hasil yang sudah di cari dan di telusuri

(merangkum dan menelusuri) di ketik

serapi dan sebagus mungkin

Sesuai dengan ketentuan 5

Cukup sesuai dengan

ketentuan 4

Kurang sesuai dengan

ketentuan 3

Tidak sesuai dengan

ketentuan 2

Sangat tidak sesuai dengan

ketentuan 1

3.2 Mempresentasikan di depan kelas

3.2.1 dilengkapi dengan handout Sangat sesuai dengan materi

dan kreatif 5

Sesuai 4

Cukup sesuai 3

Kurang sesuai 2


Tidak sesuai 1

3.2.2 adanya powerpoint Sangat menarik, kreatif dan

memotivasi 5

menarik, kreatif dan

memotivasi 4

Cukup menarik, cukup

kreatif dan cukup

memotivasi

3

Kurang menarik, kurang

kreatif dan kurang

memotivasi

2

Tidak menarik, tidak kreatif

dan tidak memotivasi 1

IV Sikap Kerja

4.1 Memiliki rasa ingin tahu ditunjukkan

dengan observasi yang cermat

Sangat memiliki rasa ingin

tahu ditunjukkan dengan

observasi yang cermat

5

Cermat 4

Cukup cermat 3

Kurang cermat 2

Tidak cermat 1

4.2 Kerapihan dalam pembuatan paper

analisis dan powerpint

Sangat rapi menunjukkan

kreativitas 5

Sangat rapi 4

Rapi 3

Cukup rapi 2

Kurang rapi 1

4.3 Ketelitian dalam melakukan observasi Sangat lengkap

menunjukkan kreativitas 5

Sangat lengkap 4

Lengkap 3

Cukup lengkap 2

Kurang lengkap 1

V Waktu

5.1 Persiapan Kerja Lebih cepat dari batas waktu 5

Sesuai batas waktu 4

Lebih dari batas waktu

(terlambat) 3

Sangat terlambat 2

Tidak melakukan persiapan 1

Sangat tepat 5


5.2 Pelaksanaan Kerja Tepat 4

Cukup tepat 3

Kurang tepat 2

Tidak tepat 1

5.3 Penyelesaian Kerja Pengumpulan paper < 1

minggu 5

Tepat 1 minggu 4

Lebih 1-2 hari 3

Lebih 3-4 hari 2

Tidak mengumpulkan paper 1


LEMBAR PENILAIAN TEMAN SEJAWAT

A. Petunjuk

1. Lembar penilaian sikap sosial diisi oleh siswa lain untuk menilai sikap sosial teman dalam satu kelompok maupun satu bangku.

2. Pastikan Saudara berpasangan minimal dengan satu teman.

3. Bacalah pernyataan yang terdapat dalam kolom dengan teliti.

4. Jawablah dengan jujur sesuai dengan sikap sosial yang teman saudara miliki dengan memberikan tanda (√) pada kolom skor (5/4/3/2/1) dengan

keriteria sebagai berikut :

Setuju : 3

Kurang setuju : 2

Tidak setuju : 1

B. Identitas

Nama Siswa yang Dinilai : ............................... Nama siswa yang Menilai : ................................

Kelas : ............................... Kelas : ................................

No. Absen : ............................... Absen : ................................

Tanggal : ...............................

C. KEMAMPUAN AFEKTIF


LEMBAR PENILAIAN DIRI (SELF ASSESMENT)

No. Kriteria Sikap

Sosial Pernyataan

Skor

3 2 1

1. Jujur 1. Saya tidak mencontek pada saat mengerjakan tugas

2. Saya tidak menyalin karya orang lain tanpa menyebutkan sumbernya

2. Disiplin 1. Saya taat dalam mengerjakan tugas dan mengumpulkan tugas

2. Saya mentaati peraturan pembelajaran dan peraturan sekolah

3. Saya tepat waktu dalam mengumpulkan tugas

3. Tanggungjawab 1. Saya mengerjakan tugas dengan baik

2. Saya bekerja mandiri dalam mengerjakan tugas

3. Saya dapat menjelaskan apa yang telah dikerjakan

4. Peduli 1. Saya membantu teman yang kebingungan dalam mengerjakan tugas

2. Saya menanyakan hal yang tidak bisa kepada guru

5. Santun 1. Saya menghormati guru

2. Saya tidak menyela pembicaraan orang lain

3. Saya bersikap baik dengan melakukan, salam, sapa, senyum jika bertemu

dengan orang lain maupun guru

4. Saya meminta ijin dan mengucapkan salam jika masuk ke dalam ruangan

dan ketika keluar ruangan


5. Saya menjaga ucapannya dengan tidak berkata kotor dan kasar

6. Ramah

lingkungan

1. Saya tidak membuang sampah sembarangan

2. Saya selalu menjaga kebersihan lingkungan

7. Gotong-royong 1. Saya terlibat aktif diskusi kelompok

2. Saya melakukan pekerjaan dengan baik dan sesuai kesepakatan

3. Saya aktif dalam kerja kelompok

8. Kerjasama 1. Saya dapat menyatukan pendapat dalam berkelompok

2. Saya dapat menerima masukan teman satu kelompok

3. Saya dapat membagi tugas dan banyak membantu dalam kelompok

9. Cinta damai 1. Saya tidak berdebat yang berlebihan pada saat berdiskusi

2. Saya dapat menerima perbedaan pendapat dari teman atau kelompok lain

10. Responsif 1. Saya selalu tanggap terhadap kerepotan saya dan orang lain

2. Saya memiliki minat yang tinggi pada saat mengikuti pembelajaran

maupun mengerjakan tugas

3. Saya tidak ragu meminta bantuan orang lain agar untuk mengasah

kemampuannya

11. Pro-aktif 1. Saya tidak ragu untuk berpendapat selama pembelajaran

2. Saya tidak ragu mengajukan pertanyaan ketika tidak mengerti selama

mengikuti pembelajaran


Nilai Akhir = Skor akhir siswa x 100

Skor maksimal

2) Penentuan skor akhir masing-masing siswa berdasarkan angka yang sering muncul (Modus).

Kategori:

Sangat Baik (SB) = 90-100

Baik (B) = 80-90

Cukup (C) = 60-79

Kurang (K) = <60


LEMBAR OBSERVASI SIKAP

A. Petunjuk

1. Lembar penilaian sikap sosial siswa yang diisi oleh guru.

2. Isilah dengan memberikan tanda ceklis (√) untuk setiap pernyataan indikator sikap yang muncul sesuai dengan kolom pernyataan dengan

kriteria :

Ceklis (√) apabila siswa sangat menunjukkan sikap jujur, displin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong-royong,

kerjasama, cinta damai, responsif, dan pro-aktif.

B. Identitas

Nama Guru : ………………………………..

NIP : ………………………………..

Mata pelajaran : ………………………………..

Tanggal : ………………………………..


LEMBAR OBSERVASI SIKAP SOSIAL

No. Nama

Siswa

Aspek yang Dinilai

Ju

jur

Dis

ipli

n

Tan

ggu

ngj

aw

ab

Ped

uli

San

tun

Ram

ah

lin

gk

un

gan

Goto

ng

-

royon

g

Ker

jasa

ma

Cin

ta

dam

ai

Res

pon

sif

Pro

-ak

tif

1 2 1 2 3 1 2 3 1 2 1 2 3 4 5 1 2 1 2 3 1 2 3 1 2 1 2 3 1 2

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.


Nilai Akhir = Skor akhir siswa x 100

Skor maksimal

3) Penentuan skor akhir masing-masing siswa berdasarkan angka yang sering muncul (Modus).

Kategori:

Sangat Baik (SB) = 90-100

Baik (B) = 80-90

Cukup (C) = 60-79

Kurang (K) = <60

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.


C. Pedoman Pernyataan Indikator Sikap

KRITERIA SIKAP SOSIAL INDIKATOR SIKAP SOSIAL

Jujur 1. Siswa tidak mencontek ketika ada tugas individu dan ulangan-ulangan

2. Siswa tidak plagiat

Disiplin 1. Siswa taat dalam mengerjakan tugas

2. Siswa mentaati aturan yang ada

3. Siswa tepat waktu dalam kehadiran dan mengerjakan tugas

Tanggungjawab 1. Siswa mengerjakan tugas dengan baik

2. Siswa bekerja mandiri dalam mengerjakan tugas

3. Siswa dapat menjelaskan apa yang telah dilakukan

Peduli 1. Siswa berinisiatif membantu teman

2. Siswa berinisiatif menanyakan kesulitan kepada guru

Santun 1. Siswa menghormati yang lebih tua

2. Siswa tidak menyela pembicaraan orang lain

3. Siswa bersikap salam, senyum, sapa kepada siapa saja

4. Siswa meminta ijin masuk dan keluar ruangan dengan sopan

5. Siswa tidak berkata kotor dan kasar

Ramah Lingkungan 1. Siswa tidak membuang sampah sembarangan


2. Siswa menjaga kebersihan lingkungan

Gotong-royong 1. Siswa terlibat aktif dalam diskusi kelompok

2. Siswa bersedia melakukan tigas sesuai kesepakatan bersama

3. Siswa aktif dalam kerja kelompok

Kerjasama 1. Siswa dapat menyamakan pendapat kelompok yang berbeda

2. Siswa dapat menghargai kontribusi yang diberikan teman atau kelompok lain

3. Siswa dapat berbagi tugas dan saling membantu dalam kelompok

Cinta damai 1. Siswa tidak bertengkar dengan teman

2. Siswa dapat menerima perbedaan pendapat

Responsif 1. Siswa tanggap terhadap kerepotan teman atau kelompok

2. Siswa memiliki minat yang tinggi terhadap materi

3. Siswa mempunyai kedekatan kepada teman maupun guru

Pro-aktif 1. Siswa bersikap aktif dalam berpendapat

2. Siswa bersikap aktif dalam mengajukan pertanyaan


Kunci Jawaban

Pilihan Ganda

1. A 6. B

2. A 7. A

3. A 8. C

4. E 9. A

5. C 10. B

Uraian

1. Kegiatan penyelamatan arsip adalah kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketahui oleh

yang tidak berhak, rusak, dan hal-hal yang lain yang menyebabkan hilangnya nilai guna

arsip.

2. Pemeliharaan fisik arsip elektronik melalui upaya:

f) Penggunaan hardware yang berkualitas baik.

g) Penggunaan software asli (bukan bajakan).

h) Memback-up data/informasi pada arsip elektronik secara berkala.

i) Menyimpan arsip elektronik pada tempat terlindung dari medan magnet, debu, atau

panas yang berlebihan.

j) Menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada. Antara 11℃-22℃ dan

kelembaban antara 45%-65% RH.

3. Evaluasi hasil fumigasi dapat dilakukan dengan memeriksa setiap bundel arsip, apakah

faktor biologis penyebab kerusakan arsip tersebut mati atau tidak, atau membuat percobaan

dengan memasukkan binatang serangga ke dalam lokasi fumigasi. Apabila ternyata

binatang tersebut mati maka pelaksanaan fumigasi tersebut dinyatakan berhasil atau

sebaliknya, apabila binatang tersebut tidak mati maka pelaksanaan fumigasi harus diulangi

kembali.

4. Beberapa tahapan yang tidak boleh diabaikan, yaitu :

1) Pemeriksaan, dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar

telah habis jangka simpannya atau habis nilai gunanya. Pemeriksaan ini berpedoman

kepada Jadwal Retensi Arsip (JRA)

D. KUNCI JAWABAN


2) Pendaftaran, arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus

dibuat daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentan arsip-arsip yang

akan dimusnahkan.

3) Pembentukan panitian pemusnahan, jika arsip yang akan dimusnahkan memilimi retensi

dibawah 10 tahun atau lebih, maka perlu membentuk panitia pemusnahan. Jika arsip yang

akan dimusnahkan memiliki retensi dibawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan,

tetapi cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsionak bertugas mengelola arsip.

Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-anggota yang berasal dari unit

pengelola arsip, unit pengamanan, unit hukum dan perundang-undangan, serta unit-unit lai

yang terkait.

4) Penilaian, persetujuan dan pengesahan. Setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan,

perlu melakukan penilaian arsip. Hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan

pemusnahan. Pelaksanaan pemusnahan harus ditetapkan dengan keputusan pimpinan

instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.

5) Pembuatan berita acara. Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen

pemusnahan arsip yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip harus

dilengkapi dengan daftar pertelaan arsip (DPA) dan Berita Acara (BA), bahwa pelaksanaan

pemusnahan dilakukan secara sah. Selain itu, juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang

dimusnahkan.

5. Penilaian arsip merupakan suatu proses untuk menentukan nilai guna dokumen-rekod dan

kemudian mennetukan musnah atau permanen berdasarkan beberapa pertimbangan seperti

berdasarkan nilai guna administrasi, hukum dan kegunaan fiskal; nilai guna informasional

dan hubungannya dengan arsip lainnya.

Tes Formatif

1. B (BENAR)

2. B (BENAR)

3. S (SALAH)

4. B (BENAR)

5. S (SALAH)


Daftar Rujukan

Dewi, Rahmita.2017.Penyelamatan Arsip Dan Penyusutan Arsip.(Online),

(http://rahmitadewi09.blogspot.co.id/2017/05/a.html), di akses

tanggal 15 November 2017

Edisi Ariparis.2014.Tata Kelola Kearsipan.(online),

(http://arsipparis.blogspot.co.id/2014/09/arsip.html), diakses tgl 15

November 2017

Mustika, Ayuning.2011.Pemeliharaan dan Perawatan Arsip.(Online),

(http://kikaqiqukaku.blogspot.co.id/2011/01/pemeliharaan-dan-

perawatan-arsip.html), diakses tgl 15 November 2017

Fenny.2012. Penyusutan Arsip. (Online),

(https://manajemenperkantoranfenny.wordpress.com/), diakses tgl

15 November 2017

Setyawan, Herman.2012.Penyusutan Arsip. (Online),

(http://hermaniaarsiparis.blogspot.co.id/2012/05/penyusutan-

arsip.html), dikases tgl 15 November 2017

http://rahmitadewi09.blogspot.co.id/2017/05/a.html

http://arsipparis.blogspot.co.id/2014/09/arsip.html

http://kikaqiqukaku.blogspot.co.id/2011/01/pemeliharaan-dan-perawatan-arsip.html

http://kikaqiqukaku.blogspot.co.id/2011/01/pemeliharaan-dan-perawatan-arsip.html

https://manajemenperkantoranfenny.wordpress.com/

http://hermaniaarsiparis.blogspot.co.id/2012/05/penyusutan-arsip.html

http://hermaniaarsiparis.blogspot.co.id/2012/05/penyusutan-arsip.html

kementrian pendidikan dan kebudayaan direktorat pembinaan … · modul kearsipan ini dibuat sebagai...

Documents