Untuk SMK / MA
Administrasi Perkantoran
Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan
Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan
Penyusun :
Yulia Dian Pertiwi
150412601617
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Kuasa, yang telah memberikan
rahmat-Nya sehingga Modul Kearsipan untuk Siswa/i jurusan Administrasi
Perkantoran ini dapat diselesaikan dengan sebaik-baiknya.
Modul Kearsipan ini dibuat sebagai pedoman dalam melakukan kegiatan
pembelajaran di sekolah yang merupakan sumber bahan ajar untuk guru maupun
siswa . Modul ini diharapkan dapat membantu siswa dalam melaksanakan kegiatan
dalam pengelolaan kearsipan dengan lebih baik, terarah, dan terencana.
Penyusun menyakini bahwa dalam pembuatan Modul Penyelamatan dan
penyusutan arsip ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu penyusun
mengharapkan kritik dan saran yang membangun guna penyempurnaan modul ini
dimasa yang akan datang.
Akhir kata, penyusun mengucapkan banyak terima kasih kepada semua
pihak yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak langsung.
Malang, 12 November 2017
Penyusun
ii
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ...................................................................................................... i
Daftar Isi ............................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN
A. Deskripsi .................................................................................................... 1
B. Prasyarat .................................................................................................... 1
C. Petunjuk Belajar ......................................................................................... 1
D. Tujuan Akhir .............................................................................................. 3
E. KI dan KD.................................................................................................. 3
F. Indikator..................................................................................................... 4
BAB II PEMBELAJARAN
A. Rencana Belajar Peserta Didik ................................................................... 5
B. Materi Pokok ............................................................................................. 5
C. Informasi Pendukung ................................................................................. 6
D. Paparan Materi ........................................................................................... 7
E. Rangkuman ................................................................................................ 25
F. Latihan Soal ............................................................................................... 28
BAB III EVALUASI
A. Ketrampilan Kognitif ................................................................................. 36
B. Ketrampilan Psikomotorik .......................................................................... 44
C. Ketrampilan Afektif ................................................................................... 52
D. Kunci Jawaban ........................................................................................... 61
Daftar Rujukan ...................................................................................................... 63
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 1
Sebagai pendahuluan, modul Penyelamatan arsip dan Penyustan arsip ini berisikan 2
subkompetensi, yaitu :
1. Kegiatan Penyelamatan arsip
Pengamanan
Pemeliharaan
Perawatan
2. Kegiatan Penyusutan arsip
Penilaian arsip
Angka Pemakaian
Angka Kecermatan
Pemusnahan
Penyerahan
Setelah mempelajari modul ini, kompetensi yang diharapkan adalah siswa dapat
menjelaskan penyelamatan arsip dan penyustan arsip serta dapat mempraktikkan cara
penyelamatan arsip dan cara penyustan arsip
Pendekatan yang digunakan dalam menyelesaikan modul ini menggunakan
pendekatan siswa aktif melalui metode pemberian tugas, diskusi pemecahan masalah,
presentasi dan praktek.
Kemampuan awal yang dipersyaratkan untuk mempelajari modul ini adalah siswa
telah menenpuh KD sebelumnya mengenai arsip dan kearsipan, terutama arsip-arsip mana
saja yang perlu disusutkan.
UNTUK PESERTA DIDIK
1. Petunjuk Umum
C. PETUNJUK BELAJAR
B. PRSAYARAT
BAB I
PENDAHULUAN
A. DESKRIPSI
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 2
a) Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.
b) Pahami tujuan mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat penguasaan
yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.
c) Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa melihat
kunci jawaban sebelum mengerjakannya.
d) Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.
e) Laporkan kemajuan kepada pendidik sebelum melanjutkan ke bahan ajar selanjutnya.
2. Peserta didik diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.
3. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang ditetapkan.
4. Jika ada bagian yang belum di pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan dengan
teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum bertanya kepada pendidik.
Dan mencoba berusaha untuk mencari jawaban pada sumber lain
5. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat penguasaan
peserta didik kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari bahan ajar yang belum
di kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam
setiap bahan ajar sebelum melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya.
UNTUK GURU
1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian bahan
ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan / jawaban yang
diperlukan.
2. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan sekaligus
memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta didik.
3. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat terutama bagi
peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah kecil, dll).
4. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus mengevaluasi
keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan, otomatisasi kantor, test dan
sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.
5. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.
6. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada fasilitator dan
diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan sebagainya.
7. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah mereka
pelajari.
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 3
8. Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu, pendidik
diharapkan:
a) Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini;
b) Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai dengan kondisi
setempat.
Tujuan akhir setelah mempelajari modul ini, kompetensi yang diharapkan adalah
siswa dapat menjelaskan penyelamatan arsip dan penyustan arsip serta dapat mempraktikkan
cara penyelamatan arsip dan cara penyustan arsip.
KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2 : Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan
menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa
dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam
menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu
pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan,
kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta
menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan
bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu
menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.
3.19 Mengemukakan penyelamatan arsip dan penyusutan arsip
4.19 Mempraktikkan cara penyelamatan arsip dan cara penyusutan arsip
E. KOMPETENSI INTI (KI)
KOMPETENSI DASAR (KD)
D. TUJUAN AKHIR
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 4
1. Siswa dapat mengetahui kegiatan penyelamatan arsip
2. Siswa dapat mengetahui kegiatan pengamanan arsip
3. Siswa dapat mengetahui kegiatan pemeliharaan arsip
4. Siswa dapat mengetahui kegiatan perawatan arsip
5. Siswa dapat memahami penyusutan arsip
6. Siswa dapat memahami penilaian arsip
7. Siswa dapat memahami angka pemakaian arsip
8. Siswa dapat memahami angka kecermatan arsip
9. Siswa dapat memahami pemunahan arsip
10. Siswa dapat memahami penyerahan arsip
F. INDIKATOR
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 5
Kompetensi Dasar :
3.19 Menjelaskan Penyelamatan arsip dan Penyustan arsip
4.19 Mempraktikkan cara Penyelamatan arsip dan cara Penyustan arsip
1. Kegiatan penyelamatan arsip
a) pengamanan arsip
b) pemeliharaan arsip
c) perawatan arsip
2. Penyusutan arsip
a) penyusutan arsip
b) penilaian arsip
c) angka pemakaian arsip
d) angka kecermatan arsip
e) pemunahan arsip
f) penyerahan arsip
B. MATERI POKOK
BAB II
PEMBELAJARAN
A. RENCANA BELAJAR PESERTA DIDIK
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 6
Pada tahun 2009 terjadi musibah banjir akibat jebolnya tanggul Situ Gintung yang
menimbulkan kerusakan arsip penting milik Universitas Muhammadiyah akibat terendam air
dan lumpur.
Sementara kebakaran baik karena unsur kelalaian ataupun unsur kesengajaan juga
kerap kali terjadi contohnya pada bulan Mei terjadi kebakaran pada kantor Gubernur Papua
yang membakar habis sejumah komputer dan dokumen kuangan, sehingga mengakibatkan
lenyapnya bahan bukti pertanggungjawaban kegiatan.
Dengan melihat beberapa kasus di atas baik karena musibah atau karena unsur
kesengajaan maka perlu dipikirkan usaha pencegahan, karena usaha pencegahan akan lebih
efektif dibandingkan perbaikan yang rusak ada beberapa metode perlindungan terhadap arsip
penting dari kemungkinan musibah bencana alam, tetapi yang nampak umum digunakan
adalah dengan cara menyediakan tempat khusus penyimpanan ( vaufling ) seperti berangkas
yang tahan api dan tahan air, bunkir, lemari besi seperti yang banyak dilakukan pada
perusahaan perbankan. Selain itu metode perlindungan arsip yang juga dilakukan adalah
dengan cara alih media dari bentuk kertas menjadi media lain baik dalam bentuk mikro film
atau PU CD rom.
Sedangakan langkah untuk penyelamatan arsip yang sudah terkena musibah adalah :
a) Mengevaluasi dan menempatkan arsip ke tempat yang aman
b) Mengidentifikasi jenis kerusakan arsip jumlah dan tingkat kerusakan sehingga akan
mudah menggunakan metode perbaikan mana yang cocok
c) Recorvery yaitu memulihkan kondisi baik fisik maupun tempat penyimpanan dengan
cara rehabilitasi dan rekontruksi. Pada tahap ini dilakukan stabiitasi dan perlindungan
arsip yang telah di evaluasi. Pembersihkan arsip yang kotor terkena lumpur atau debu
adalah dengan cairan Thymol atau alkohol, pembekuan arsip dengan peralatan khusus
( vacuum dry chamber ), perbersihan arsip, penempatan dan penyimpanan kembali ke
tempat yang aman.
C. INFORMASI PENDUKUNG
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 7
MENJELASKAN PENYELAMATAN ARSIP DAN
PENYUSUTAN ARSIP
PENYELAMATAN ARSIP
Kegiatan penyelamatan adalah kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketahui oleh
yang tidak berhak, rusak, atau hal-hal lain yang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip.
Kegiatan tersebut terdiri atas berbagai kegiatan berikut ini.
1. Pengamanan Arsip
Pengamanan arsip ialah usaha penjagaan agar benda arsip tidak hilang dan agar isi
atau informasinya tidak sampai diketahui oleh orang yang tidak berhak. Petugas arsip
harus mengetahui persis mana saja arsip yang sangat vital bagi organisasinya, mana
arsip yang tidak terlalu penting, mana arsip yang sangat rahasia, dan sebagainya.
Pengamanan fisik arsip dapat dilakukan dengan cara seperti penggunaan sistem
keamanan ruang penyimpanan, penggunaan sistem alarm yang dapat mengamankan
dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan, dll. Misalnya saja, pada umumnya arsip
dinamis bersifat rahasia. Usaha pengamanannya antara lain dilakukan dengan cara-
cara sebagai berikut :
a. Petugas arsip harus betul-betul orang yang dapat menyimpan rahasia.
b. Harus dilakukan pengendalian dalam penyimpanan arsip. Misalnya, dapat
ditetapkan bahwa peminjaman arsip hanya boleh dilakukan oleh petugas atau unit
kerja yang bersangkutan dengan penyelesaian suurat itu.
c. Diberlakukan larangan bagi semua orang selain petugas arsip untuk mengambil
arsip dari tempatnya.
d. Arsip diletakkan pada tempat yang aman dari pencurian.
2. Pemeliharaan
Pemeliharaan arsip ialah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak
selama masih mempunyai nilai guna. Untuk dapat memelihara arsip dengan baik,
perlu diketahui beberapa faktor penyebab arsip dan cara pencegahannya.
D. PAPARAN ISI MATERI
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 8
a. Penyebab Kerusakan Arsip
Faktor-faktor penyebab kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi 2, yakni
factor intrinsik dan ekstrinsik.
Faktor Intrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu
sendiri, misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat, dll. Kertas
dibuat dari campuran bahan yang mengandung unsur-unsur kimia. Karena proses
kimiawi, kertas akan mengalami perubahan dan rusak. Proses kerusakan ini bisa
terjadi dalam waktu yang singkat, bisa pula memakan waktu bertahun-tahun.
Demikian pula tinta dan bahan perekat dapat menyebabkan proses kimia yang
merusak kertas.
Faktor Ekstrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari luar benda arsip,
yakni lingkungan fisik, organism perusak, dan kelalaian manusia.
1. Lingkungan fisik
Faktor lingkungan fisik berpengaruh besar pada kondisi arsip antara
lain temperatur, kelembapan udara, sinar matahari, polusi udara, dan debu.
Kertas peka terhadap temperatur dan kelembapan udara. Uadra yang terlalu
lembap dapat menyebabkan kertas bergelombang. Selain itu, kelembapan
udara yang tinggi juga memudahkan timbulnya jamur perusak kertas.
Sebaliknya, udara yang terlampau kering pun akan merusakkan asrip kertas
menjadi kering dan getas. Temperatur yang terlalu panas dapat menyebabkan
kertas memuai.
Sinar ultraviolet dari pancaran sinar matahari sangat membahayakan
kertas-kertas arsip. Sinar matahari jatuh secara langsungpada kertas
mengakibatkan kertas berubah menjadi kecoklat-coklatan, mudah rusak, dan
tintanya pun luntur.
Polusi udara yang berbahaya bagi kertas adalah sulfur doksida karena
akan bereaksi dengan zat besi yang terkandung di dalam kertas sehingga
menimbulkan karat. Sulfur dioksida banyak ditimbulkan oleh cerebong asap
pabrik yang mengeluarkan arang.
Debu yang melekat dapat merusakkan kertas karena debu membawa
bakteri-bakteri. Kebanyakan debu dibawa oleh angin atau asap yang masuk
lewat ventilasi, jendela, dan pintu ruangan.
2. Organisme Perusak
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 9
Organisme perusak yang kerap merusak arsip antara lain jamur, kutu buku,
ngengat, rayap, kecoak, dan tikus.
Jamur dpat membusukkan kertas, yang ditandai dengan warna kuning,
coklat, dan bintik-bintik hitam. Jamur juga melengketkan lembaran kertas
sehingga menjadi mudah hancur. Kegiatan jamur cepat sekali dan tidak segera
dapat terlihat oleh mata telanjang sehingga jamur ini meruapakn penghancur
kertas yang sangat berbahaya. Jamur dapat berasal dari zat perekat, dari unsur
bahan pembuat kertas, atau debu, yang perkembangbiakannya bisa dipercepat
oleh pengaturan kelembapan dan temperatur udara yang buruk.
Kutu buku biasanya berkembang biak di sekitar jilidan buku bahkan pada
lembaran-lembaran kertas. Kutu buku memakan kertas di sekeliling tempat ia
mengerami telurnya.
Ngengat memakan kertas. Serangga ini biasanya terdapat pada
dinding-dinding yang basah atau lembap.
Rayap memakan kayu dan kertas. Rayap biasa hidup di dalam tanah
tapi dapat menjangkau rak, perabot, atau tumpukan kertas melalui celah-celah
lantai dan dinding.
Kecoak adalah perusak kertas terutama disekitar tempat bertelur.
Binatang ini suka sekali bertelur diantara tumpukan kertas yang lembap dan
gelap. Tikus sebagai perusak kertas yang cukup kita kenal. Binatang ini suka
tinggal disudut tumpukan kertas yang gelap. Baik keceoak maupun tikus
sebetulnya yang menjadi penyebab pokok adalah sisa makanan.
3. Kelalaian Manusia
Kerusakan arsip dapat pula disebabkan oleh kelalaian manusia sehingga arsip
kotor atau rusak, misalnya percikan bara rokok, cipratan minuman, dan
sebagainya.
b. Usaha Pencegahan Kerusakan
1. Pemeliharaan lingkungan
Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pemeliharaan lingkungan, antara
lain:
1. Petugas arsip harus:
a) Jujur dan dapat menyimpan rahasia
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 10
b) Disiplin
c) Terampil dan cekatan
d) Terdidik dan terlatih
e) Rapi dan bersih.
2. Depo arsip
a) Ruang tempat penyimpanan arsip harus cukup luas, bersih, dan terang.
b) Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak dimakan rayap,
terbakar, dan dinding/lantai tidak lembab.
c) Lokasi bangunan berada di daerah yang aman, jauh dari pengaruh banjir
dan bencana alam lainnya.
d) Temperatur suhu dan kelembaban disesuaikan dengan kebutuhan
penyimpanan.
3. Peralatan
Peralatan kearsipan seperti rak, filing cabinet, roll opack, lemari
gambar yang berkualitas baik dan memenuhi standardisasi yang telah
ditentukan.
2. Pemeliharaan arsip audio visual dan elektronik
1. Pemeliharaan arsip rekaman suara (audio)
a) Menjaga kebersihan lingkungan dan fisik arsip rekaman suara secara
teratur.
b) Master copy dibuatkan duplikasi copynya, sesuai dengan media yang
standar agar master copy tetap terjaga dengan baik.
c) Arsip rekaman suara diperiksa informasi mutu suaranya, setiap enam
bulan sekali diputar dalam kecepatan normal.
d) Piringan/kaset disimpan dalam lemari standar disusun secara vertikal.
e) Kondisi lingkungan harus stabil. Temperatur suhu berkisar antara 4℃-
16℃ dan kelembaban berkisar antara 40%-60% RH.
2. Pemeliharaan arsip rekaman gambar (still visual)
a) Menjaga kebersihan lingkungan dan perawatan fisik arsip secara teratur.
b) Membuat duplikat copy dari jenis arsip yang ada, yaitu apabila yang ada
foto positif, maka dibuatkan foto negatifnya dan apabila yang ada foto
negatifnya dibuatkan foto positifnya.
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 11
c) Arsip foto negatif disimpan dalam sampul (amplop) yang terbuat dari
bahan polyester transparan atau dalam sampul berukuran besar yang
terbuat dari bahan yang kandungan asamnya rendah.
d) Arsip foto positif disimpan dalam amplop kertas yang berukuran besar
yang terbuat dari bahan yang kandungan asamnya rendah, yaitu berkisar
antara pH 7-8. Disimpan terpisah antara foto positif dan negatif dalam
lemari yang berukuran standar serta ditata secara horizontal.
e) Suhu ruangan tempat penyimpanan arsip perlu dijaga kestabilannya.
Tetap berkisar antara 18℃-21℃, dengan kelembaban berkisar 40% RH.
Sedangkan untuk foto berwarna, suhu tempat penyimpanan dijaga agar
tetap stabil di antara 0℃-5℃.
3. Pemeliharaan arsip moving audio visual (film dan video)
Memelihara dan merawat peralatan film dan video.
Memelihara media arsip film dan video, antara lain dengan cara:
a) Membersihkan debu dan jamur yang menempel pada pita film.
b) Menjaga kebersihan lingkungan dan kestabilan suhu tempat
penyimpanan arsip (18℃-22℃ dan kelembaban 55%-65% RH untuk
film hitam putih).
c) Memutar film dan video dalam kecepatan normal sekurang-kurangnya 6
bulan sekali.
d) Membuat duplikat dari master copy untuk keperluan layanan informasi
agar master copy tetap terjaga.
e) Menyambung kembali pita film/video yang putus dengan menggunakan
cellotape.
4. Pemeliharaan arsip elektronik
Pengamanan informasi dilakukan dengan cara:
a) Menciptakan prosedur standar pengoperasian (SOP) yang dapat
menjamin keamanan terhadap kemungkinan penggunaan informasi
secara tidak sah oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
b) Pemeliharaan hardware secara berkala serta melakukan penyesuaian
hardware dengan kemajuan teknologi (updating).
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 12
c) Pemeliharaan software secara berkala serta melakukan penyesuaian
software dengan kemajuan teknologi (updating).
Pemeliharaan fisik arsip elektronik melalui upaya:
a) Penggunaan hardware yang berkualitas baik.
b) Penggunaan software asli (bukan bajakan).
c) Memback-up data/informasi pada arsip elektronik secara berkala.
d) Menyimpan arsip elektronik pada tempat terlindung dari medan magnet,
debu, atau panas yang berlebihan.
e) Menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada. Antara 11℃-
22℃ dan kelembaban antara 45%-65% RH.
3. Fumigasi
Fumigasi adalah suatu upaya untuk mencegah agar kerusakan fisik arsip
secara berkelanjutan dapat dihindari, mengobati atau mematikan faktor-faktor
perusak biologis dan mensterilkan arsip agar tidak berbau yang mengganggu
penciuman serta menyegarkan udara agar tidak menimbulkan penyakit bagi
manusia, terutama petugas kearsipan.
Syarat untuk mendapatkan hasil optimal dari tindakan fumigasi, yaitu:
a) Pelaksana yang profesional.
b) Tepat sasaran, maksudnya bahan kimia yang digunakan memang
diperuntukkan bagi pembasmian hama tertentu yang sedang menyerang fisik
arsip.
c) Metode yang digunakan tepat.
d) Tepat waktu pelaksanaan.
Metode pelaksanaan fumigasi
Pemilihan metode pelaksanaan fumigasi didasarkan atas volume dan
jenis arsip yang akan difumigasi, antara lain:
1. Fumigasi ruangan
Metode fumigasi di dalam ruangan dilaksanakan pada ruangan tempat
arsip tersebut disimpan. Ruangan tersebut harus memenuhi persyaratan untuk
pelaksanaan fumigasi agar tidak membahayakan kesehatan manusia dan
menjamin efektivitas pelaksanaan.
2. Fumigasi di bawah penutup
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 13
Fumigasi di bawah penutup dilakukan di dalam ruangan/gedung yang
besar tetapi volume arsipnya relatif sedikit. Arsip yang akan difumigasi ditutup
dengan plastik polyethilene yang memenuhi syarat untuk keperluan itu.
3. Fumigasi bertahap
Fumigasi dilaksanakan pada ruangan khusus dengan desain tertentu.
Ruangan tersebut dilengkapi dengan pipa sebagai instalasi penyaluran bahan
kimia fumigasi dan dilengkapi pula dengan blower untuk menarik udara sisi
fumigasi keluar dari ruangan. Fumigasi dengan metode ini dapat dilakukan
dengan biaya yang relatif lebih efisien.
Bahan dan sarana fumigasi
1. Fumigant (bahan kimia untuk fumigasi)
a) Carbon disulfida
b) Tymol kristal
c) Methyl bromide
d) Phospine
e) Carbon chlorida
2. Sarana fumigasi
a) Masker gas
b) Mesin detektor
c) Lampu halida
d) Sarung tangan
e) Jas lab
f) Lakban
g) Timbangan
h) Gelas ukur
i) Selang gas
j) Plastik polyethilene
k) Mesin fumigasi/tabung gas
Langkah-langkah fumigasi
1. Persiapan
a) Pembukaan setiap boks, sampul bundel arsip yang akan difumigasi.
b) Pengontrolan terhadap kemungkinan kebocoran gas.
c) Pengontrolan agar area fumigasi tidak dilalui oleh makhluk hidup.
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 14
d) Memasang rambu/tanda di sekitar area fumigasi.
e) Pengontrolan dan pengawasan terhadap area atau bagian-bagian tempat
fumigasi yang secara teknis dianggap rawan terjadinya kesalahan.
f) Pembukaan tabung gas sesuai dengan konsentrasi yang diinginkan.
2. Pelaksanaan fumigasi
a) Pembukaan tabung gas dilakukan secara perlahan sesuai dengan
konsentrasi yang diinginkan.
b) Penutupan tabung gas setelah konsentrasi bahan kimia yang diinginkan
tepat takaran.
c) Pencabutan selang gas dan menutup kembali lubang bekas selang gas.
d) Kontrol kebocoran gas selama proses fumigasi berjalan.
3. Purna fumigasi
a) Pembukaan penutup setelah proses fumigasi selesai.
b) Membuka seluruh ventilasi agar sirkulasi udara dapat berjalan normal
kembali.
c) Pembebasan udara dari pengaruh fumigasi dilakukan selama 6-12 jam.
d) Pengontrolan/pengukuran udara dengan mesin detektor.
Evaluasi hasil fumigasi
Evaluasi hasil fumigasi dapat dilakukan dengan memeriksa setiap bundel
arsip. Apakah faktor biologis penyebab kerusakan arsip tersebut mati atau tidak, atau
membuat percobaan dengan memasukkan binatang serangga ke dalam lokasi
fumigasi. Apabila ternyata binatang tersebut mati maka pelaksanaan fumigasi tersebut
dinyatakan berhasil atau sebaliknya, apabila binatang tersebut tidak mati maka
pelaksanaan fumigasi harus diulangi.
3. Perawatan
Perawatan arsip ialah usaha penjagaan agar benda arsip yang telah mengalami
kerusakan tidak bertambah parah. Pada umumnya, kerusakan yang paling sering
terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air, dan terbakar.
1. Membersihkan arsip
a) Arsip-arsip yang kotor diletakkan di atas meja pada ruangan yang telah
disediakan.
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 15
b) Bersihkan kotoran yang menempel pada tiap lembaran arsip dengan alat
pembersih yang tidak merusak arsip, sesuai dengan jenis kotorannya.
c) Bersihkan kotoran dan debu yang menempel pada lembaran arsip mulai dari
tengah-tengah bidang ke arah pinggir dengan menggunakan spons, kuas/sikat
halus. Untuk kotoran yang disebabkan oleh jamur dapat digunakan penghapus
karet.
d) Untuk arsip-arsip yang dijilid seperti dalam bentuk buku, dapat digunakan mesin
penyedot debu berukuran kecil selama tidak merusak fisik kertas/arsip.
e) Arsip yang telah selesai dibersihkan disimpan pada tempat yang terpidah dari
arsip yang akan datang dan sedang dalam proses pembersihan, untuk selanjutnya
ditata kembali.
2. Menghilangkan noda dan bercak
a) Lem kertas dengan menggunakan air hangat.
b) Lak dengan acceton.
c) Minyak ter dengan gasoline/benzene.
d) Cat dengan alkohol dicampur benzene.
e) Lilin (wax) dengan gasoline, chloroform.
f) Jamur dengan ethylene, alkohol benzene.
g) Lumpur dengan air steril dicampur amonia.
h) Lemak/minyak dengan alkohol dan benzene.
i) Lipstik dengan asam tatrate 5% dicampur air.
j) Pernis dengan alkohol/benzene.
k) Cellotape dengan trichloroethane.
3. Menangani arsip basah
a) Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid arsip
yang dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air dingin dan detergen.
b) Cara membersihkan kotoran tersebut di atas dilakukan dengan menggunakan
kapas atau spons dengan cara diusap (tidak ditekan).
Mengeringkannya dilakukan dengan cara:
a. Menempatkan arsip dalam ruangan yang kering dan dilengkapi dengan
exhaust fan yang dipasang selama 24 jam dengan kelembaban udara
berkisar 35%-50% RH.
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 16
b. Arsip dalam bentuk lembaran diletakkan lembar perlembar di atas kertas
penyerap (blofting). Untuk arsip yang berbentuk buku, pada setiap
lembarannya disisipkan kertas penyerap yang diganti bila basah.
c. Untuk mencegah tumbuhnya jamur, pada setiap 10 lembar arsip disisipkan
kertas thymole.
4. Memutihkan kertas
Memutihkan kembali warna kertas dari arsip yang berubah warna yang
disebabkan oleh faktor usia, kurangnya pemeliharaan dan perawatan, dapat diatasi
dengan menggunakan bahan kimia melalui proses seperti di bawah ini:
1. Persiapan
a) Arsip yang berdasarkan penelitian dinyatakan/dikategorikan sebagai arsip
yang mengalami perubahan warna, dikumpulkan untuk dilakukan proses
pemutihan kembali.
b) Menyiapkan peralatan yang digunakan dalam proses pemutihan.
c) Menyiapkan bahan kimia yang diperlukan, antara lain Kalium Permanganat;
Asam Acetate; Asam Oksalat; Natrium Sulfat; Amonia; Hidrogen Peroxida;
dan Chlorine.
2. Pencucian
Kertas yang telah diproses kemudian dicuci untuk menghilangkan
pengaruh zat kimia yang masih menempel pada saat proses pemutihan yang
dapat merusak serat kertas. Untuk menghindari kerusakan tersebut perlu
dilakukan pencucian secara berulang sehingga bersih dari bahan kimia yang
tertinggal.
3. Perendaman
Bahan kimia yang digunakan dalam proses pemutihan kertas yang
bersifat asam dapat merusak kertas. Oleh karena itu, setelah proses pencucian
segera lakukan perendaman dalam larutan penghilang asam, sehingga
membentuk buffer (zat penahan) pada kertas.
5. Pencucian
Pencucian adalah tindak lanjut dari proses pembersihan dan pemutihan
kertas. Sebelum proses pencucian dilaksanakan, dilakukan pengujian terhadap daya
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 17
larut tinta pada arsip yang akan dicuci. Tahap-tahap proses pencucian adalah sebagai
berikut:
1. Persiapan
a) Pengumpulan arsip-arsip kotor yang noda atau kotorannya tidak bisa
dihilangkan dalam proses pemutihan.
b) Menyiapkan peralatan, antara lain baskom plastik, air steril, detergen,
alkohol, kertas thymol, kertas penyerap, penghapus karet, spons, kuas halus,
lembaran plastik tipis, exhaust fan, dsb.
2. Pelaksanaan proses pencucian
a) Masukkan air ke dalam baskom secukupnya;
b) Larutkan detergen dalam air;
c) Celupkan atau rendam arsip lembar perlembar secara hati-hati ke dalam
baskom;
d) Bersihkan dengan menggunakan spons atau kuas halus dengan hati-hati;
e) Untuk arsip yang terkena jamur, campurkan alkohol ke dalam air agar kertas
menjadi kaku;
f) Untuk memudahkan proses, gunakan lembaran plastik yang telah dipotong
seukuran arsip agar tidak mudah robek saat pencucian;
g) Untuk arsip yang berbentuk buku/berjilid, kotoran lumpur dapat dihilangkan
dengan cara merendam dalam air dingin yang mengalir selama 24 jam,
bersihkan kotoran tersebut dengan spons secara hati-hati. Angkat dari
rendaman dan keluarkan airnya dari dalam buku dengan cara menekannya
secara perlahan;
h) Keringkan arsip yang telah dicuci, dalam ruangan yang dilengkapi dengan
exhaust fan;
i) Lembaran arsip disusun lembar per lembar dengan kertas penyerap. Ganti
kertas penyerap setiap kali menjadi basah. Lakukan berulang-ulang hingga
arsip kering;
j) Arsip yang berbentuk buku/dijilid, pengeringannya dilakukan dengan
meletakkannya dalam posisi tegak lurus dengan bagian tepi buku menghadap
kipas angin. Pada tiap lembaran disisipkan kertas penyerap yang harus
diganti berulang kali hingga arsip/buku tersebut menjadi kering;
k) Dalam proses pengeringan, setiap 10 lembar arsip/lembaran buku diselipkan
kertas thymol untuk mencegah timbulnya jamur.
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 18
6. Menambal dan menyambung
Pekerjaan menambal dan menyambung dilakukan untuk mengisi lubangi-
lubang dan bagian-bagian yang hilang dari suatu arsip dan menyatukan kembali arsip
yang robek. Hal ini berguna untuk memperkuat dan memperpanjang umur arsip. Oleh
karena itu, bahan-bahan yang dipergunakan untuk menyambung dan menambal harus
mempunyai warna dan kualitas yang sama dengan bahan arsip itu sendiri.
7. Enkapsulasi
a) Enkapsulasi adalah suatu cara untuk memelihara arsip dengan cara menggunakan
bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari kerusakan yang bersifat fisik.
b) Bahan garapan dari pelaksanaan enkapsulasi yaitu arsip-arsip yang rusak karena
faktor usia dan pengaruh polusi udara dan zat asam, serta arsip yang berlubang
karena dimakan serangga.
c) Sebelum enkapsulasi dilaksanakan hendaknya arsip yang akan diperbaiki ada
dalam kondisi bersih, kering, dan bebas asam.
8. Laminasi
Laminasi adalah melapis suatu lembar arsip di antara dua lembar bahan
penguat. Metode laminasi terdiri atas laminasi dengan tangan dan laminasi mesin
dingin/panas.
PENYUSUTAN ARSIP
Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip melalui pemindahan arsip
inaktif di unit kerja pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilaiguna
dan atau habis jangka simpannya dan penyerahan arsip statis ke ANRI, Lembaga Kearsipan
Daerah, atau Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.
Tujuan Penyusutan Arsip
Memusnahkan arsip lama tidak berguna
Mempertahankan arsip legal, bisnis dan bernilai historis
Meminimalisasi kebutuhan peralatan dan ruang penyimpanan
Mengamankan disks dan tape magnetic computer untuk penggunaan kembali secepat
mungkin
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 19
Kegiatan arsip
Dibagi menjadi 2 yaitu :
1. Penyusutan arsip yang telah memiliki jadwal retensi arsip
2. Kegiatan ini dilakukan sesuai prosedur dan teknik penyusutan arsip tersendiri dan satu
dengan yang lain secara teknis berbeda.
Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang – kurangnya jenis arsip beserta waktu
penyimpanannya sesuai nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan
arsip.
Prosedur Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip
1. Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif
a. Pemeriksaan arsip
b. Pendaftaran arsip
c. Penataan arsip
d. Pembuatan berita acara pemindahan arsip
e. Pelaksanaan pemusnahan
2. Prosedur Pemusnahan Arsip
a. Pemeriksaan
b. Pendaftaran
c. Pembentukan panitia pemusnahan
d. Penilaian persetujuan dan pengesahan
e. Pembuatan berita acara
f. Pelaksanaan pemusnahan
3. Prosedur Penyerahan Arsip ke Arsip Nasional
a. Pemeriksaan dan penilaian arsip
b. Pendaftaran
c. Pembuatan berita acara
d. Pelaksanaan penyerahan
Prosedur Penyusutan Arsip Yang Belum Memiliki Jadwal Retensi Arsip
Prosedur penyusutan arsip ini dilakukan disamping Instansi penyelenggara arsip tidak
mempunyai penyusutan arsip secara periodik juga karena kondisi arsip di instansi tersebut
tidak teratur (kacau). Untuk itu perlu prosedur dan teknik – teknik penanganan arsip sehingga
kegiatan penyusutan dapat dilakukan seoptimal mungkin. Berikut adalah prosedur dan teknik
nya:
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 20
1. Perencanaan
2. Penataan arsip
a. Identifikasi arsip
b. Pengaturan kembali (reconstruction) arsip dan pemilahan
c. Pendiskripsian arsip
d. Penyusutan daftar pertelaan arsip
Penilaian Arsip
Penilaian arsip penting untuk menentukan dasar kebijaksanaan dalam melaksanakan
penyusutan arsip. Arsip dapat diberi nilaai dari berbagai segi.
a. Dilihat dari segi umum dan kepentingannya bagi organisasi, maka arsip dibagi
menjadi arsip dinamis dan arsip statis
b. Dilhat dari segi kepentingan administrasi perkantoran, ada arsip aktif dan asrip pasif
c. Dilihat dari segi informasi, arsip mempunyai nilai guna hukum, nilai guna
admnistrasi, nilai guna dokumentasi, nilai guna fiskal, nilai guna perorangan, nilai
guna pemeriksaan, nilai guna penunjang, atau nilai guna penelitian/ilmiah
Ukuran bernilai atau tidaknya suatu arsip dapat dinyatakan dengan patokan angka
pemakaian. Angka pemakaian adalah presentase perbandingan jumlah permintaan surat
dengan jumlah surat dalam arsip.
Presentase Angka Pemakaian =Jumlah permintaan surat
Jumlah surat dalam arsip X 100
Arsip dikatakan baik, apabila presentase angka pemakaian arsip tinggi (minimum
15%); masih mempunyai manfaat; masih aktif membantu jalannya organisasi. Bila syarat-
syarat tersebut tidak terpenuhi, berarti harus dilakukan penyusutan arsip.
Segi lain yang turut menentukan bernilai tidaknya suatu arsip ialah lamanya saat yang
diperlukan untuk dapat menemukan kembali suatu surat yang ada dalam arsip. Penilaian
yang dipakai adalah menghitung angka kecermatan.
Angka Kecermatan =Jumlah arsip yang ditemukan
Jumlah asrip yang diminta X 100
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 21
Semakin tinggi angka kecermatan, berarti semakin buruk penyelenggaraan arsipnya.
Angka 3% merupakan patokan umum untuk menentukan baik tidaknya penyelenggaraan
arsip. Apabila angka kecermatan sebesar 3% atau lebih, maka boleh dikatakan bahwa
penyelenggaraan arsip kurang baik, sehingga mungkin perlu dilakukan perbaikan sistem
persiapan, penambahan perlengkapan, pelatihan petugas arsip, atau penyusutan arsip.
Berdasarkan penilaian-penilaian diatas, dapat diketahui apakah sistem pengarsipan
yang diterapak sudah baik atau tidak.
Tahapan Penyusutan Arsip
1. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip (DPA)
Pembuatan daftar pertelaan arsip berdasarkan kartu-kartu deskripsi yang
kemudian dikelompokkan berdasarkan seri arsip di instansi yang bersangkutan. Seri
arsip tersebut disusun dalam sebuah skema dijadikan dasar pengelompokan kartu,
yang kemudian dituangkan ke dalam bentuk daftar.
2. Pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan
Arsip-arsip inaktif dari unit-unit kerja pengolah ( central file) dipindahkan ke
Pusat Arsip atau record center. Di dalam melaksanakan pemindahan arsip, perlu
melakukan hal-hal seperti berikut:
a. Pemeriksaan
Pemeriksaan dilakukan pada Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan
arsipnya untuk mengetahui apakah arsip-arsip yang akan dipindahkan sudah
benar-benar aktif atau belum.
Di dalam kegiatan pemeriksaan ini dilaksanakan juga kegiatan
penyatuan file-file menjadi seri arsip, tanpa merubah penataan semula.
Contohnya berkas tentang Cuti Tahunan, Cuti Bersalin, dan Cuti Besar
dapat digabungkan menjadi satu seri arsip cuti.
b. Pemindahan Arsip
Hasil pemeriksaan dituangkan dalam laporan pemeriksaan yang
kemudian menjadi dasar pembuatan berita acara pemindahan arsip.
Pemindahan arsip harus dilakukan dengan perangkat khusus, yang
menjamin keamanan informasi dan fisik arsip, baik dalam perjalanan maupun
dalam proses penyerahan.
c. Penataan Arsip
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 22
Arsip yang dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan harus
ditata dan dikelola sesuai ketentuan teknis yang berlaku. Arsip harus ditata
sesuai dengan jalan masuk/Daftar Pertelaan Arsip yang terlampir dalam Berita
Acara Pemindahan Arsip sehingga arsip dapat dirujuk baik oleh unit kearsipan
maupun oleh unit pengolah yang bersangkutan.
d. Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip
Mengingat pemindahan arsip ini menyangkut pengalihan wewenang
dan tanggung jawab dari satu unit organisasi yang lain, atau pengalihan
wewenang dan tanggungjawab, maka diperlukan suatu bukti pemindahan
arsip. Bukti ini biasanya diwujudkan dalam bentuk Berita Acara Pemindahan
Arsip.
e. Pelaksanaan Pemindahan
Pemindahan arsip inaktif dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi
organisasi. Bila suatu instansi memiliki unit kerja yang terpisah cukup jauh
atau lokasi kantor berjauhan dengan pusat arsip, misalnya dipinggir kota, maka
diperlukan sarana transportasi yang dipersiapkan dengan baik, sehingga proses
pengangkutan arsip tidak menimbulkan kerusakan arsip baik dari segi fisik
maupun informasinya.unit kerja yang di tunjuk untuk itu.
3. Penyerahan arsip
Arsip yang bernilai guna sekunder atau arsip statis, wajib diserahkan kepada
Arsip Nasional Republik Indonesia.
Pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang disepakati kedua
belah pihak, dan harus memenuhi ketentuan teknis kearsipan.
Arsip yang bernilaiguna sekunder atau arsip statis yang tercipta pada instansi
vertikal di Daerah dan arsip Pemerintah Daerah Otonom diserahkan kepada Badan
Kearsipan Propinsi untuk Dati I yang bersangkutan dan kepada Kantor Kearsipan
Kota/Kabupaten untuk masing-masing Dati II yang bersangkutan.
Pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang dikonsultasika
dengan Badan Kearsipan Propinsi, dan dalam hal belum memungkinkan atau
menyangkut kasus yang penyelesaiannya ditangani oleh Pemerintah Pusat wajib
dikonsultasikan dengan Arsip Nasional Republik Indonesia.
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 23
Arsip statis perguruan tinggi wajib diserahkan ke lembaga kearsipan
perguruan tinggi.
Pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang dikonsultasikan
dengan arsip perguruan tinggi yang bersangkutan.
4. Pemusnahan arsip
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan
informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat
dikenali lagi. Di dalam melakukan pemusnahan arsip terkandung resiko yang
berkaitan dengan unsur hukum. Arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat
diciptakan atau diadakan lagi. Oleh karena itu kegiatan ini menuntut kesungguhan dan
ketelitian, sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil
apapun.
Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang
tidak boleh diabaikan, seperti :
a. Pemeriksaan
Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip
tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya atau habis nilaigunanya.
Pemeriksaan ini berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip (JRA).
b. Pendaftaran
Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah,
harus dibuat daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang
arsip-arsip yang akan dimusnahkan.
c. Pembentukan Panitia Pemusnahan
Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun
atau lebih, maka perlu membentuk panitia pemusnahan. Jika arsip yang akan
dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat
kepanitiaan, tetapi cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional
bertugas mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari
anggota-anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengamanan, unit
hukum dan perundang-undangan, serta unit-unit lain yang terkait.
d. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan
Setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan, perlu melakukan
penilaian arsip.
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 24
Hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan pemusnahan.
Pelaksanaan pemusnahan harus ditetapkan dengan keputusan pimpinan
instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan hokum yang berlaku.
e. Pembuatan Berita Acara
Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen
pemusnahan arsip yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip
harus dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan Berita Acara ( BA),
bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Selain itu, juga
berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 25
PENYELAMATAN ARSIP
1. Pengamanan arsip ialah usaha penjagaan agar benda arsip tidak hilang dan agar isi
atau informasinya tidak sampai diketahui oleh orang yang tidak berhak. Petugas arsip
harus mengetahui persis mana saja arsip yang sangat vital bagi organisasinya, mana
arsip yang tidak terlalu penting, mana arsip yang sangat rahasia, dan sebagainya.
2. Pemeliharaan arsip ialah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak
selama masih mempunyai nilai guna. Untuk dapat memelihara arsip dengan baik,
perlu diketahui beberapa faktor penyebab arsip dan cara pencegahannya.
a. Penyebab Kerusakan Arsip
Faktor-faktor penyebab kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi 2, yakni
factor intrinsik dan ekstrinsik.
b. Usaha Pencegahan Kerusakan
1. Pemeliharaan lingkungan
2. Pemeliharaan arsip audio visual dan elektronik
3. Fumigasi
3. Perawatan arsip ilah usaha penjagaan agar benda arsip yang telah mengalami
kerusakan tidak bertambah parah. Pada umumnya, kerusakan yang paling sering
terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air, dan terbakar.
1. Membersihkan arsip
2. Menghilangkan noda dan bercak
3. Menangani arsip basah
4. Memutihkan kertas
5. Pencucian
6. Menambal dan menyambung
7. Enkapsulasi
8. Laminasi
PENYUSUTAN ARSIP
1. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip melalui pemindahan arsip
inaktif di unit kerja pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak
E. RANGKUMAN
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 26
bernilaiguna dan atau habis jangka simpannya dan penyerahan arsip statis ke ANRI,
Lembaga Kearsipan Daerah, atau Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.
2. Tujuan Penyusutan Arsip
Memusnahkan arsip lama tidak berguna
Mempertahankan arsip legal, bisnis dan bernilai historis
3. Kegiatan arsip
` Dibagi menjadi 2 yaitu :
a. Penyusutan arsip yang telah memiliki jadwal retensi arsip
b. Kegiatan ini dilakukan sesuai prosedur dan teknik penyusutan arsip tersendiri dan
satu dengan yang lain secara teknis berbeda
4. Penilaian arsip penting untuk menentukan dasar kebijaksanaan dalam melaksanakan
penyusutan arsip.
Ukuran bernilai atau tidaknya suatu arsip dapat dinyatakan dengan patokan angka
pemakaian. Angka pemakaian adalah presentase perbandingan jumlah permintaan
surat dengan jumlah surat dalam arsip.
Presentase Angka Pemakaian =Jumlah permintaan surat
Jumlah surat dalam arsip X 100
Segi lain yang turut menentukan bernilai tidaknya suatu arsip ialah lamanya saat yang
diperlukan untuk dapat menemukan kembali suatu surat yang ada dalam arsip.
Penilaian yang dipakai adalah menghitung angka kecermatan.
Angka Kecermatan =Jumlah arsip yang ditemukan
Jumlah asrip yang diminta X 100
5. Tahapan Penyustan Arsip
1. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip (DPA)
2. Pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan
a) Pemeriksaan
b) Pemindahan Arsip
c) Penataan Arsip
d) Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip
e) Pelaksanaan Pemindahan
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 27
3. Penyerahan arsip
4. Pemusnahan arsip
Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang
tidak boleh diabaikan, seperti :
a) Pemeriksaan
b) Pendaftaran
c) Pembentukan Panitia Pemusnahan
d) Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan
e) Pembuatan Berita Acara
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 28
Pilihan Ganda
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan memilih jawaban yang paling tepat dengan
memberikan tanda (x) dan tanda (=) jika ingin mengganti jawaban pada opsi a , b , c , d atau
e !
1. Penyelamatan arsip terdiri dari 3 kegiatan, yaitu ...
a. Pengamanan, pemeliharaan dan perawatan
b. Pemusnahan, pemeliharaan dan perawatan
c. Pengamanan, penyusutan dan perawatan
d. Pengamanan, pencegahan dan perawatan
e. Penilaian , Pengamanan dan Pencegahan
2. Kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketahui oleh orang-orang yang tidak berhak, dan
hal-hal lain yang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip yaitu ... .
a. Pengamanan arsip
b. Pemeliharaan arsip
c. Kegiatan penyelamatan arsip
d. Perawatan arsip
e. Penyusutan arsip
3. Kegiatan menjaga agar arsip tersebut tidak mudah rusak, kegiatan ini merupakan tindakan
mencegah sebelum terjadi kerusakan arsip (preventif) yaitu ... .
a. Pemeliharaan arsip
b. Pemeliharaan lingkungan
c. Pengamanan arsip
d. Perawatan arsip
e. Pemeliharaan arsip elektronik
F. LATIHAN SOAL
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 29
4. Kegiatan kemampuan memperbaiki arsip yang telah rusak agar masih dapat dipergunakan
kembali. Kegiatan ini merupakan tindakan setelah kerusakan terjadi (represif) yaitu ... .
a. Membersihkan arsip
b. Menangani arsip
c. Menghilangkan arsip rusak
d. Pemeliharaan arsip
e. Perawatan arsip
5. Cara pemeliharaan Arsip Audio visual & elektronik salah satunya harus ...
a. Master copy tidak dibuatkan duplikasi copynya, sesuai dengan media yang standar agar
master copy tidak mudah ditemukan
b. Master copy selalu di bersihkan dan dicopy, sesuai dengan media yang standar agar master
copy tetap terjaga dengan baik
c. Master copy dibuatkan duplikasi copynya, sesuai dengan media yang standar agar master
copy tetap terjaga dengan baik
d. Master copy dibuatkan duplikasi copynya lebih dari 3, agar master copy tetap terjaga dengan
baik
e. Membuat duplikat copy dari jenis arsip yang ada, yaitu apabila yang ada foto positif, maka
dibuatkan foto negatifnya dan apabila yang ada foto negatifnya dibuatkan foto positifnya
6. Dibawah ini cara untuk menangani arsip basah karena terkena lumpur yang benar adalah ...
a. Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid arsip yang
dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air panas
b. Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid arsip yang
dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air dingin dan detergen serta diusap
menggunakan kapas atau spons
c. Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid arsip yang
dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air dingin dan detergen serta dibasuh denan
air panas
d. Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid arsip yang
dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air dingin dan Spirtus
e. Untuk arsip-arsip yang dijilid seperti dalam bentuk buku, dapat digunakan mesin penyedot
debu berukuran kecil selama tidak merusak fisik kertas/arsip
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 30
7. Langkah-langkah yang tepat dalam melakukan proses pemutihan kertas yaitu ... .
a. Persiapan, pencuian,perendaman
b. Persiapan, perendaman, pencucian
c. Perendaman, persiapan, pencucian
d. Perendaman,persiapan,pencucian, evaluasi pemutihan
e. Persiapan,perendaman,pencucian, evaluasi pemutihan
8. Berikut ini adalah tujuan dari penilaian arsip, kecuali... .
a. Menentukan jangka waktu arsip
b. Menentukan arsip yang akan dimusnahkan setelah tidak bernilai guna lagi
c. Menentukan perawatan arsip yang baik dan benar
d. Menentukan arsip permanen yang akan ditetapkan bernilai permanen bagi lembaga
penciptanya (arsip vital)
e. Menentukan arsip yang akan diserahkan ke ANRI (arsip statis)
9. Tahapan- tahapan yang tepat yang tidak boleh diabaikan ketika melakukan kegiatan
pemusnahan arsip yaitu... .
a. Pemeriksaan,pendaftaran,pembentukan panitia pemusnahan, penilaian persetujuan dan
pengesahan, pembuatan berita acara.
b. Pembentukan panitia pemusnahan, Pemeriksaan,pendaftaran, penilaian persetujuan dan
pengesahan, pembuatan berita acara.
c. Pendaftaran, pembentukan panitia pemusnahan, Pemeriksaan,pendaftaran, penilaian
persetujuan dan pengesahan, pembuatan berita acara.
d. penilaian persetujuan dan pengesahan pembentukan panitia pemusnahan,
Pemeriksaan,pendaftaran, , pembuatan berita acara.
e. Pembentukan panitia pemusnahan, pendaftaran, penilaian persetujuan dan pengesahan,
pembuatan berita acara Pemeriksaan.
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 31
10. Angka kecermatan adalah angka perbandingan antara jumlah warkat yang tidak ditemukan
(WTK) dengan jumlah warkat yang ditemukan (WK). Dengan persentasi rumus sebagai
berikut :
AK= Jumlah arsip yang tidak ditemukan x 100%
Jumlah arsip yang dicari
Apabila angka kecermatan > 3% diartikan bahwa... .
a. Penyelenggaraan penyimpanan dan penemuan kembali arsip berada pada titik batas
b. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan perlu ditinjau kembali
untuk diadakan penyempurnaan lebih lanjut
c. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan oleh organisasi yang
bersangkutan sudah cukup baik.
d. Sistem penyimpanan dan penemuan arsip sangat baik.
e. Sistem penyimpanan dan penemuan arsip terkendali
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 32
Uraian
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan tepat dan benar !
1. Jelaskan menurut pendapat anda pengertian kegiatan penyelamatan arsip !
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2. Jelaskan bagaimana cara pemeliharaan arsip elektronik!
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3. Langkah terakhir pada kegiatan fumigasi adalah evaluasi hasil fumigasi. Jelaskan bagaimana
cara mengetahui keberhasilan fumigasi dari hasil fumigasi !
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4. Sebutkan dan jelaskan tahapan-tahapan yang tidak boleh diabaikan ketika melakukan
kegiatan pemusnahan arsip !
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
5. Jelaskan menurut pendapat anda pengertian penilaian arsip !
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 33
Tugas Rumah dan Kelompok
1. Bentuk lah kelompok yang terdiri dari 4-5 anak.
2. Lakukan kunjungan ke salah satu perusahaan di sekitar Anda. Perusahaan pemerintah
maupun swasta. Misalnya : Kantor Desa, Kantor Kecamatan maupun Lembaga
Pendidikan.
3. Lakukan observasi dan amati bagaimana arsiparis dalam menangani atau melakukan
penyelematan arsip. (Apabila observasi yang dilakukan kurang memenuhi dan tidak
puas, lakukan wawancara dengan arsiparis yang ada dalam perusahaan tersebut).
4. Apabila penyelamatan yang dilakukan arsiparis salah, identifikasi bagaimana
seharusnya yang benar dilakukan dalam penyelamatan tersebut
5. Laporkan hasil observasi kepada fasilitator, kemudian diskusikanlah dengan teman –
teman Anda untuk bertukar pengalaman yang dipandu oleh fasilitator.
Ganbatte Kudasai~
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 34
Tes Formatif
Berilah tanda silang pada huruf B sika pernyataan dibawah ini benar, dan berilah tanda
S jika pernyataan dibawah ini salah:
No. Pernyataan B S
1. Menjaga kebersihan lingkungan dan kestabilan suhu tempat
penyimpanan arsip (18℃-22℃ dan kelembaban 55%-65% RH
untuk film hitam putih) merupakan salah satu usaha untuk
memelihara media arsip film dan video
2. Untuk mencegah tumbuhnya jamur, pada setiap 10 lembar arsip
disisipkan kertas thymole
3. Langkah-langkah memutihkan kertas yaitu : 1. Persiapan, 2.
Perendaman, dan 3. Pencucian
4. Enkapsulasi adalah suatu cara untuk memelihara arsip dengan cara
menggunakan bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari
kerusakan yang bersifat fisik
5. Dilihat dari segi kepentingan administrasi, arsip mempunyai nilai
guna hukum, nilai guna admnistrasi, nilai guna dokumentasi, nilai
guna fiskal, nilai guna perorangan, nilai guna pemeriksaan, nilai
guna penunjang, atau nilai guna penelitian/ilmiah.
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 35
BAB III
EVALUASI
B. MAKSUD DAN TUJUAN
EVALUASI
1. Mengukur keberhasilan
guru dalam mengajar materi
penyelamatan arsip dan
penyustan arsip
2. Mengukur pemahaman
siswa mengenai materi
penyelamatan arsip dan
penyustan arsip
3. Mengetahui kelebihan dan
kelemahan dalam diri siswa
A. MATERI EVALUASI
1. Kegiatan Penyelamatan arsip
Pengamanan
Pemeliharaan
Perawatan
2. Kegiatan Penyusutan arsip
Penilaian arsip
Angka Pemakaian
Angka Kecermatan
Pemusnahan
Penyerahan
C. SOAL EVALUASI DAN
PENILAIAN
Soal dan penilaian terdiri dari 3
kemampuan, yakni:
1. Kognitif
2. Afektif
3. Psikomotorik
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 36
Pilihan Ganda
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan memilih jawaban yang paling tepat dengan
memberikan tanda (x) dan tanda (=) jika ingin mengganti jawaban pada opsi a , b , c , d atau
e !
1. Penyelamatan arsip terdiri dari 3 kegiatan, yaitu ...
a. Pengamanan, pemeliharaan dan perawatan
b. Pemusnahan, pemeliharaan dan perawatan
c. Pengamanan, penyusutan dan perawatan
d. Pengamanan, pencegahan dan perawatan
e. Penilaian , Pengamanan dan Pencegahan
2. Kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketahui oleh orang-orang yang tidak berhak, dan
hal-hal lain yang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip yaitu ... .
a. Pengamanan arsip
b. Pemeliharaan arsip
c. Kegiatan penyelamatan arsip
d. Perawatan arsip
e. Penyusutan arsip
3. Kegiatan menjaga agar arsip tersebut tidak mudah rusak, kegiatan ini merupakan tindakan
mencegah sebelum terjadi kerusakan arsip (preventif) yaitu ... .
a. Pemeliharaan arsip
b. Pemeliharaan lingkungan
c. Pengamanan arsip
d. Perawatan arsip
e. Pemeliharaan arsip elektronik
A. KEMAMPUAN KOGNITIF
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 37
4. Kegiatan kemampuan memperbaiki arsip yang telah rusak agar masih dapat dipergunakan
kembali. Kegiatan ini merupakan tindakan setelah kerusakan terjadi (represif) yaitu ... .
a. Membersihkan arsip
b. Menangani arsip
c. Menghilangkan arsip rusak
d. Pemeliharaan arsip
e. Perawatan arsip
5. Cara pemeliharaan Arsip Audio visual & elektronik salah satunya harus ...
a. Master copy tidak dibuatkan duplikasi copynya, sesuai dengan media yang standar agar
master copy tidak mudah ditemukan
b. Master copy selalu di bersihkan dan dicopy, sesuai dengan media yang standar agar master
copy tetap terjaga dengan baik
c. Master copy dibuatkan duplikasi copynya, sesuai dengan media yang standar agar master
copy tetap terjaga dengan baik
d. Master copy dibuatkan duplikasi copynya lebih dari 3, agar master copy tetap terjaga dengan
baik
e. Membuat duplikat copy dari jenis arsip yang ada, yaitu apabila yang ada foto positif, maka
dibuatkan foto negatifnya dan apabila yang ada foto negatifnya dibuatkan foto positifnya
6. Dibawah ini cara untuk menangani arsip basah karena terkena lumpur yang benar adalah ...
a. Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid arsip yang
dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air panas
b. Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid arsip yang
dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air dingin dan detergen serta diusap
menggunakan kapas atau spons
c. Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid arsip yang
dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air dingin dan detergen serta dibasuh denan
air panas
d. Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid arsip yang
dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air dingin dan Spirtus
e. Untuk arsip-arsip yang dijilid seperti dalam bentuk buku, dapat digunakan mesin penyedot
debu berukuran kecil selama tidak merusak fisik kertas/arsip
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 38
7. Langkah-langkah yang tepat dalam melakukan proses pemutihan kertas yaitu ... .
a. Persiapan, pencuian,perendaman
b. Persiapan, perendaman, pencucian
c. Perendaman, persiapan, pencucian
d. Perendaman,persiapan,pencucian, evaluasi pemutihan
e. Persiapan,perendaman,pencucian, evaluasi pemutihan
8. Berikut ini adalah tujuan dari penilaian arsip, kecuali... .
a. Menentukan jangka waktu arsip
b. Menentukan arsip yang akan dimusnahkan setelah tidak bernilai guna lagi
c. Menentukan perawatan arsip yang baik dan benar
d. Menentukan arsip permanen yang akan ditetapkan bernilai permanen bagi lembaga
penciptanya (arsip vital)
e. Menentukan arsip yang akan diserahkan ke ANRI (arsip statis)
9. Tahapan- tahapan yang tepat yang tidak boleh diabaikan ketika melakukan kegiatan
pemusnahan arsip yaitu... .
a. Pemeriksaan,pendaftaran,pembentukan panitia pemusnahan, penilaian persetujuan dan
pengesahan, pembuatan berita acara.
b. Pembentukan panitia pemusnahan, Pemeriksaan,pendaftaran, penilaian persetujuan dan
pengesahan, pembuatan berita acara.
c. Pendaftaran, pembentukan panitia pemusnahan, Pemeriksaan,pendaftaran, penilaian
persetujuan dan pengesahan, pembuatan berita acara.
d. penilaian persetujuan dan pengesahan pembentukan panitia pemusnahan,
Pemeriksaan,pendaftaran, , pembuatan berita acara.
e. Pembentukan panitia pemusnahan, pendaftaran, penilaian persetujuan dan pengesahan,
pembuatan berita acara Pemeriksaan.
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 39
10. Angka kecermatan adalah angka perbandingan antara jumlah warkat yang tidak ditemukan
(WTK) dengan jumlah warkat yang ditemukan (WK). Dengan persentasi rumus sebagai
berikut :
AK= Jumlah arsip yang tidak ditemukan x 100%
Jumlah arsip yang dicari
Apabila angka kecermatan > 3% diartikan bahwa... .
a. Penyelenggaraan penyimpanan dan penemuan kembali arsip berada pada titik batas
b. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan perlu ditinjau kembali
untuk diadakan penyempurnaan lebih lanjut
c. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan oleh organisasi yang
bersangkutan sudah cukup baik.
d. Sistem penyimpanan dan penemuan arsip sangat baik.
e. Sistem penyimpanan dan penemuan arsip terkendali
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 40
Uraian
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan tepat dan benar !
1. Jelaskan menurut pendapat anda pengertian kegiatan penyelamatan arsip !
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2. Jelaskan bagaimana cara pemeliharaan arsip elektronik!
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3. Langkah terakhir pada kegiatan fumigasi adalah evaluasi hasil fumigasi. Jelaskan bagaimana
cara mengetahui keberhasilan fumigasi dari hasil fumigasi !
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4. Sebutkan dan jelaskan tahapan-tahapan yang tidak boleh diabaikan ketika melakukan
kegiatan pemusnahan arsip !
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
5. Jelaskan menurut pendapat anda pengertian penilaian arsip !
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 41
Tes Formatif
Berilah tanda silang pada huruf B sika pernyataan dibawah ini benar, dan berilah tanda
S jika pernyataan dibawah ini salah:
No. Pernyataan B S
1. Menjaga kebersihan lingkungan dan kestabilan suhu tempat
penyimpanan arsip (18℃-22℃ dan kelembaban 55%-65% RH
untuk film hitam putih) merupakan salah satu usaha untuk
memelihara media arsip film dan video
2. Untuk mencegah tumbuhnya jamur, pada setiap 10 lembar arsip
disisipkan kertas thymole
3. Langkah-langkah memutihkan kertas yaitu : 1. Persiapan, 2.
Perendaman, dan 3. Pencucian
4. Enkapsulasi adalah suatu cara untuk memelihara arsip dengan cara
menggunakan bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari
kerusakan yang bersifat fisik
5. Dilihat dari segi kepentingan administrasi, arsip mempunyai nilai
guna hukum, nilai guna admnistrasi, nilai guna dokumentasi, nilai
guna fiskal, nilai guna perorangan, nilai guna pemeriksaan, nilai
guna penunjang, atau nilai guna penelitian/ilmiah.
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 42
PETUNJUK PENSKORAN
Pilihan Ganda (1- 10)
Setiap jawban benar = 1
Setiap jawaban salah = 0
Total skor jawaban benar = 10
Uraian
1. Skor maksimal = 5
2. Skor maksimal = 10
3. Skor maksimal = 10
4. Skor maksimal = 10
5. Skor maksimal = 5
Total Skor Maksimal = 40
Tes Formatif
Setiap jawaban benar = 2
Setiap jawaban salah = 0
Total skor jawaban benar = 10
Nilai = 10 + 40 + 10 = 60 / 6
= 10
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 43
KRITERIA SKOR SOAL URAIAN
No. Soal Skoring Indikator Skor
1 5
jika jawaban benar dan lengkap 5
jika jawaban benar tapi tidak lengkap 4
jika jawaban cukup benar 3
jika jawaban kurang atau tidak benar 1
jika tidak di jawab 0
2 10
jika jawaban benar dan lengkap 10
jika jawaban benar tapi tidak lengkap 8
jika jawaban cukup benar 5
jika jawaban kurang atau tidak benar 2
jika tidak di jawab 0
3 10
jika jawaban benar dan lengkap 10
jika jawaban benar tapi tidak lengkap 8
jika jawaban cukup benar 5
jika jawaban kurang atau tidak benar 2
jika tidak di jawab 0
4 10
jika jawaban benar dan lengkap 10
jika jawaban benar tapi tidak lengkap 8
jika jawaban cukup benar 5
jika jawaban kurang atau tidak benar 2
jika tidak di jawab 0
5 5
jika jawaban benar dan lengkap 5
jika jawaban benar tapi tidak lengkap 4
jika jawaban cukup benar 3
jika jawaban kurang atau tidak benar 1
jika tidak di jawab 0
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 44
Tugas Rumah dan Kelompok
1. Bentuk lah kelompok yang terdiri dari 4-5 anak.
2. Lakukan kunjungan ke salah satu perusahaan di sekitar Anda. Perusahaan pemerintah
maupun swasta. Misalnya : Kantor Desa, Kantor Kecamatan maupun Lembaga
Pendidikan.
3. Lakukan observasi dan amati bagaimana arsiparis dalam menangani atau melakukan
penyelematan arsip. (Apabila observasi yang dilakukan kurang memenuhi dan tidak
puas, lakukan wawancara dengan arsiparis yang ada dalam perusahaan tersebut).
4. Apabila penyelamatan yang dilakukan arsiparis salah, identifikasi bagaimana
seharusnya yang benar dilakukan dalam penyelamatan tersebut
5. Laporkan hasil observasi kepada fasilitator, kemudian diskusikanlah dengan teman –
teman Anda untuk bertukar pengalaman yang dipandu oleh fasilitator.
Alat dan Bahan
Laptop / komputer
Printer
Proyektor LCD (Liquid Cristal Display), dan
ATK
Kertas A4
Langkah-langkah Praktik
1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
2. Pergilah (Observasi) ke salah satu tempat mengenai pemeliharaan dan penyusutan arsip,
lihatlah apakah pegawai arsip tersebut menerapkan denga benar, apabila tidak solusi apa
yang kalian berikan , jelaskan secara rinci
3. Ketik hasil observasi dan analisis yang sudah kalian lakukan dengan ketentuan font times
new roman 12 , spasi 1,5 selain itu bebas kreatifitas kalian
4. Kumpulkan kepada guru dan beberapa kelompok melakukan presentasi untuk
menyampaikan hasil kerjanya
Ganbatte Kudasai~
B. KEMAMPUAN PSIKOMOTORIK
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 45
LEMBAR OBSERVASI
TES PRAKTIK MENELUSURI PEMELIHARAAN DAN PENYUSUTAN ARSIP SERTA
PEMBERIAN SOLUSI
No Komponen / Sub Komponen Penilaian
Skor Pencapaian
Kompetesi
5 4 3 2 1
I Persiapan kerja
1.1 Alat dipersiapkan sesuai dengan tugas yang
diberikan
1.2 Bahan dipersiapkan sesuai dengan tugas yang
diberikan
1.3 Hadir tepat waktu
Skor komponen sikap kinerja
II Proses (Sistematika dan Cara Kerja)
2.1 Kelengkapan dalam mencari informasi tentang
pemeliharaan dan penyusutan arsip
2.2 Menelusuri ke salah satu tempat kegiatan
arsiparis yang ada di sekitar
2.2.1 Tempat untuk melakukan observasi jelas
dan sesuai
2.2.2 Melakukan observasi dengan cermat,
mengambil gambar / secuplik video dapat
disertai wawancara dengan arsiparis
2.3 Kritis dalam observasi dan di kaitkan dengan
materi yang sudah diberikan
2.3.1 Analisis sesuai dengan keadaan sebenarnya
2.3.2 Terdapat bukti-buktinya yang menyatakan
penganalisisan tersebut
Skor komponen sikap kinerja
III Hasil Kerja
3.1 Hasil yang sudah di cari dan di telusuri
(merangkum dan menelusuri) di ketik serapi dan
sebagus mungkin
3.2 Mempresentasikan di depan kelas
3.2.1 dilengkapi dengan handout
3.2.2 adanya powerpoint
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 46
Skor komponen sikap kinerja
IV Sikap Kerja
4.1 Memiliki rasa ingin tahu ditunjukkan dengan
observasi yang cermat
4.2 Kerapihan dalam pembuatan analisis dan
powerpint
4.3 Ketelitian dalam melakukan observasi
Skor komponen sikap kinerja
V Waktu
5.1 Persiapan Kerja
5.2 Pelaksanaan Kerja
5.3 Penyelesaian Kerja
Skor komponen sikap kinerja
Keterangan :
1. Skor masing-masing komponen penilaian ditetapkan berdasarkan perolehan SKOR
RATA-RATA dari sub komponen penilaian.
Perhitungan nilai praktik :
Persentase Bobot Komponen Penilaian
Nilai
Praktik
(NP)
Persiapan Proses Hasil
Sikap
Kerja Waktu ∑ 𝑁𝐾
Bobot 10 40 30 10 10
Skor
Komponen
Skor
Maksimum
15 25 15 15 15
NK
NK = SK/SM x Bobot
Keterangan :
Bobot di isi dengan presentase setiap komponen. Besarnya presentase dari setiap
komponen ditetapkan secara proporsional sesuai dengan karakteristik keahlian.
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 47
NK = Nilai Komponen, perkalian dari bobot dengan skor komponen
NP = penjumlahan dari hasil perhitungan nilai komponen
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 48
KRITERIA PENILAIAN
TES PRAKTIK MENELUSURI PEMELIHARAAN DAN PENYUSUTAN ARSIP SERTA
PEMBERIAN SOLUSI
No Komponen/Sub Komponen Penilaian Indikator Skor
I Persiapan Kerja
1.1 Alat dipersiapkan sesuai dengan tugas
yang diberikan
Sangat lengkap 5
Lengkap 4
Kurang lengkap 3
Ada 2
Tidak ada 1
1.2 Bahan dipersiapkan sesuai dengan
tugas yang diberikan
Sangat sesuai 5
Sesuai 4
Cukup sesuai 3
Kurang sesuai 2
Tidak sesuai 1
1.3 Hadir tepat waktu Hadir sebelum jam 5
Tepat waktu 4
Terlambat ≤ 5 menit 3
Terlambat ≤ 10 menit 2
Terlambat > 10 menit 1
II Proses (Sistematika dan Cara Kerja)
2.1 Kelengkapan dalam mencari informasi
tentang pemeliharaan dan penyusutan
arsip
Sangat lengkap dalam
mencari materi 5
Lengkap dalam mencari
materi 4
Cukup lengkap dalam
mencari materi 3
Kurang lengkap dalam
mencari materi 2
Sangat kurang lengkap
dalam mencari materi 1
2.2 Menelusuri ke salah satu tempat
kegiatan arsiparis yang ada di sekitar
2.2.1 Tempat untuk melakukan
observasi jelas dan sesuai
Tempat sesuai 5
Tempat cukup sesuai 4
Tempat kurang sesuai 3
Tempat tidak sesuai 2
Tidak melakukan observasi 1
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 49
2.2.2 Melakukan observasi dengan
cermat, mengambil gambar /
secuplik video dapat disertai
wawancara dengan arsiparis
Lengkap, cermat dan teliti 5
Cukup lengkap, cermat dan
teliti 4
Kurang lengkap, cermat dan
teliti 3
Sangat kurang lengkap,
cermat dan teliti 2
Tidak melakukan observasi 1
2.3 Kritis dalam observasi dan di kaitkan
dengan materi yang sudah diberikan
2.3.1 Analisis sesuai dengan keadaan
sebenarnya
Sangat kritis dalam
menganalisis 5
Kritis dalam menganalisis 4
Cukup kritis dalam
menganalisis 3
Kurang kritis dalam
menganalisis 2
Tidak kritis dalam
menganalisis 1
2.3.2 Terdapat bukti-bukti yang
menyatakan penganalisisan tersebut
Bukti valid dan lengkap 5
Bukti cukup valid 4
Bukti kurang valid 3
Bukti tidak valid 2
Tidak ada bukti 1
III Hasil Kerja
3.1 Hasil yang sudah di cari dan di telusuri
(merangkum dan menelusuri) di ketik
serapi dan sebagus mungkin
Sesuai dengan ketentuan 5
Cukup sesuai dengan
ketentuan 4
Kurang sesuai dengan
ketentuan 3
Tidak sesuai dengan
ketentuan 2
Sangat tidak sesuai dengan
ketentuan 1
3.2 Mempresentasikan di depan kelas
3.2.1 dilengkapi dengan handout Sangat sesuai dengan materi
dan kreatif 5
Sesuai 4
Cukup sesuai 3
Kurang sesuai 2
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 50
Tidak sesuai 1
3.2.2 adanya powerpoint Sangat menarik, kreatif dan
memotivasi 5
menarik, kreatif dan
memotivasi 4
Cukup menarik, cukup
kreatif dan cukup
memotivasi
3
Kurang menarik, kurang
kreatif dan kurang
memotivasi
2
Tidak menarik, tidak kreatif
dan tidak memotivasi 1
IV Sikap Kerja
4.1 Memiliki rasa ingin tahu ditunjukkan
dengan observasi yang cermat
Sangat memiliki rasa ingin
tahu ditunjukkan dengan
observasi yang cermat
5
Cermat 4
Cukup cermat 3
Kurang cermat 2
Tidak cermat 1
4.2 Kerapihan dalam pembuatan paper
analisis dan powerpint
Sangat rapi menunjukkan
kreativitas 5
Sangat rapi 4
Rapi 3
Cukup rapi 2
Kurang rapi 1
4.3 Ketelitian dalam melakukan observasi Sangat lengkap
menunjukkan kreativitas 5
Sangat lengkap 4
Lengkap 3
Cukup lengkap 2
Kurang lengkap 1
V Waktu
5.1 Persiapan Kerja Lebih cepat dari batas waktu 5
Sesuai batas waktu 4
Lebih dari batas waktu
(terlambat) 3
Sangat terlambat 2
Tidak melakukan persiapan 1
Sangat tepat 5
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 51
5.2 Pelaksanaan Kerja Tepat 4
Cukup tepat 3
Kurang tepat 2
Tidak tepat 1
5.3 Penyelesaian Kerja Pengumpulan paper < 1
minggu 5
Tepat 1 minggu 4
Lebih 1-2 hari 3
Lebih 3-4 hari 2
Tidak mengumpulkan paper 1
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 52
LEMBAR PENILAIAN TEMAN SEJAWAT
A. Petunjuk
1. Lembar penilaian sikap sosial diisi oleh siswa lain untuk menilai sikap sosial teman dalam satu kelompok maupun satu bangku.
2. Pastikan Saudara berpasangan minimal dengan satu teman.
3. Bacalah pernyataan yang terdapat dalam kolom dengan teliti.
4. Jawablah dengan jujur sesuai dengan sikap sosial yang teman saudara miliki dengan memberikan tanda (√) pada kolom skor (5/4/3/2/1) dengan
keriteria sebagai berikut :
Setuju : 3
Kurang setuju : 2
Tidak setuju : 1
B. Identitas
Nama Siswa yang Dinilai : ............................... Nama siswa yang Menilai : ................................
Kelas : ............................... Kelas : ................................
No. Absen : ............................... Absen : ................................
Tanggal : ...............................
C. KEMAMPUAN AFEKTIF
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 53
LEMBAR PENILAIAN DIRI (SELF ASSESMENT)
No. Kriteria Sikap
Sosial Pernyataan
Skor
3 2 1
1. Jujur 1. Saya tidak mencontek pada saat mengerjakan tugas
2. Saya tidak menyalin karya orang lain tanpa menyebutkan sumbernya
2. Disiplin 1. Saya taat dalam mengerjakan tugas dan mengumpulkan tugas
2. Saya mentaati peraturan pembelajaran dan peraturan sekolah
3. Saya tepat waktu dalam mengumpulkan tugas
3. Tanggungjawab 1. Saya mengerjakan tugas dengan baik
2. Saya bekerja mandiri dalam mengerjakan tugas
3. Saya dapat menjelaskan apa yang telah dikerjakan
4. Peduli 1. Saya membantu teman yang kebingungan dalam mengerjakan tugas
2. Saya menanyakan hal yang tidak bisa kepada guru
5. Santun 1. Saya menghormati guru
2. Saya tidak menyela pembicaraan orang lain
3. Saya bersikap baik dengan melakukan, salam, sapa, senyum jika bertemu
dengan orang lain maupun guru
4. Saya meminta ijin dan mengucapkan salam jika masuk ke dalam ruangan
dan ketika keluar ruangan
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 54
5. Saya menjaga ucapannya dengan tidak berkata kotor dan kasar
6. Ramah
lingkungan
1. Saya tidak membuang sampah sembarangan
2. Saya selalu menjaga kebersihan lingkungan
7. Gotong-royong 1. Saya terlibat aktif diskusi kelompok
2. Saya melakukan pekerjaan dengan baik dan sesuai kesepakatan
3. Saya aktif dalam kerja kelompok
8. Kerjasama 1. Saya dapat menyatukan pendapat dalam berkelompok
2. Saya dapat menerima masukan teman satu kelompok
3. Saya dapat membagi tugas dan banyak membantu dalam kelompok
9. Cinta damai 1. Saya tidak berdebat yang berlebihan pada saat berdiskusi
2. Saya dapat menerima perbedaan pendapat dari teman atau kelompok lain
10. Responsif 1. Saya selalu tanggap terhadap kerepotan saya dan orang lain
2. Saya memiliki minat yang tinggi pada saat mengikuti pembelajaran
maupun mengerjakan tugas
3. Saya tidak ragu meminta bantuan orang lain agar untuk mengasah
kemampuannya
11. Pro-aktif 1. Saya tidak ragu untuk berpendapat selama pembelajaran
2. Saya tidak ragu mengajukan pertanyaan ketika tidak mengerti selama
mengikuti pembelajaran
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 55
Nilai Akhir = Skor akhir siswa x 100
Skor maksimal
2) Penentuan skor akhir masing-masing siswa berdasarkan angka yang sering muncul (Modus).
Kategori:
Sangat Baik (SB) = 90-100
Baik (B) = 80-90
Cukup (C) = 60-79
Kurang (K) = <60
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 56
LEMBAR OBSERVASI SIKAP
A. Petunjuk
1. Lembar penilaian sikap sosial siswa yang diisi oleh guru.
2. Isilah dengan memberikan tanda ceklis (√) untuk setiap pernyataan indikator sikap yang muncul sesuai dengan kolom pernyataan dengan
kriteria :
Ceklis (√) apabila siswa sangat menunjukkan sikap jujur, displin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong-royong,
kerjasama, cinta damai, responsif, dan pro-aktif.
B. Identitas
Nama Guru : ………………………………..
NIP : ………………………………..
Mata pelajaran : ………………………………..
Tanggal : ………………………………..
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 57
LEMBAR OBSERVASI SIKAP SOSIAL
No. Nama
Siswa
Aspek yang Dinilai
Ju
jur
Dis
ipli
n
Tan
ggu
ngj
aw
ab
Ped
uli
San
tun
Ram
ah
lin
gk
un
gan
Goto
ng
-
royon
g
Ker
jasa
ma
Cin
ta
dam
ai
Res
pon
sif
Pro
-ak
tif
1 2 1 2 3 1 2 3 1 2 1 2 3 4 5 1 2 1 2 3 1 2 3 1 2 1 2 3 1 2
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 58
Nilai Akhir = Skor akhir siswa x 100
Skor maksimal
3) Penentuan skor akhir masing-masing siswa berdasarkan angka yang sering muncul (Modus).
Kategori:
Sangat Baik (SB) = 90-100
Baik (B) = 80-90
Cukup (C) = 60-79
Kurang (K) = <60
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 59
C. Pedoman Pernyataan Indikator Sikap
KRITERIA SIKAP SOSIAL INDIKATOR SIKAP SOSIAL
Jujur 1. Siswa tidak mencontek ketika ada tugas individu dan ulangan-ulangan
2. Siswa tidak plagiat
Disiplin 1. Siswa taat dalam mengerjakan tugas
2. Siswa mentaati aturan yang ada
3. Siswa tepat waktu dalam kehadiran dan mengerjakan tugas
Tanggungjawab 1. Siswa mengerjakan tugas dengan baik
2. Siswa bekerja mandiri dalam mengerjakan tugas
3. Siswa dapat menjelaskan apa yang telah dilakukan
Peduli 1. Siswa berinisiatif membantu teman
2. Siswa berinisiatif menanyakan kesulitan kepada guru
Santun 1. Siswa menghormati yang lebih tua
2. Siswa tidak menyela pembicaraan orang lain
3. Siswa bersikap salam, senyum, sapa kepada siapa saja
4. Siswa meminta ijin masuk dan keluar ruangan dengan sopan
5. Siswa tidak berkata kotor dan kasar
Ramah Lingkungan 1. Siswa tidak membuang sampah sembarangan
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 60
2. Siswa menjaga kebersihan lingkungan
Gotong-royong 1. Siswa terlibat aktif dalam diskusi kelompok
2. Siswa bersedia melakukan tigas sesuai kesepakatan bersama
3. Siswa aktif dalam kerja kelompok
Kerjasama 1. Siswa dapat menyamakan pendapat kelompok yang berbeda
2. Siswa dapat menghargai kontribusi yang diberikan teman atau kelompok lain
3. Siswa dapat berbagi tugas dan saling membantu dalam kelompok
Cinta damai 1. Siswa tidak bertengkar dengan teman
2. Siswa dapat menerima perbedaan pendapat
Responsif 1. Siswa tanggap terhadap kerepotan teman atau kelompok
2. Siswa memiliki minat yang tinggi terhadap materi
3. Siswa mempunyai kedekatan kepada teman maupun guru
Pro-aktif 1. Siswa bersikap aktif dalam berpendapat
2. Siswa bersikap aktif dalam mengajukan pertanyaan
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 61
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 62
Kunci Jawaban
Pilihan Ganda
1. A 6. B
2. A 7. A
3. A 8. C
4. E 9. A
5. C 10. B
Uraian
1. Kegiatan penyelamatan arsip adalah kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketahui oleh
yang tidak berhak, rusak, dan hal-hal yang lain yang menyebabkan hilangnya nilai guna
arsip.
2. Pemeliharaan fisik arsip elektronik melalui upaya:
f) Penggunaan hardware yang berkualitas baik.
g) Penggunaan software asli (bukan bajakan).
h) Memback-up data/informasi pada arsip elektronik secara berkala.
i) Menyimpan arsip elektronik pada tempat terlindung dari medan magnet, debu, atau
panas yang berlebihan.
j) Menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada. Antara 11℃-22℃ dan
kelembaban antara 45%-65% RH.
3. Evaluasi hasil fumigasi dapat dilakukan dengan memeriksa setiap bundel arsip, apakah
faktor biologis penyebab kerusakan arsip tersebut mati atau tidak, atau membuat percobaan
dengan memasukkan binatang serangga ke dalam lokasi fumigasi. Apabila ternyata
binatang tersebut mati maka pelaksanaan fumigasi tersebut dinyatakan berhasil atau
sebaliknya, apabila binatang tersebut tidak mati maka pelaksanaan fumigasi harus diulangi
kembali.
4. Beberapa tahapan yang tidak boleh diabaikan, yaitu :
1) Pemeriksaan, dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar
telah habis jangka simpannya atau habis nilai gunanya. Pemeriksaan ini berpedoman
kepada Jadwal Retensi Arsip (JRA)
D. KUNCI JAWABAN
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 63
2) Pendaftaran, arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus
dibuat daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentan arsip-arsip yang
akan dimusnahkan.
3) Pembentukan panitian pemusnahan, jika arsip yang akan dimusnahkan memilimi retensi
dibawah 10 tahun atau lebih, maka perlu membentuk panitia pemusnahan. Jika arsip yang
akan dimusnahkan memiliki retensi dibawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan,
tetapi cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsionak bertugas mengelola arsip.
Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-anggota yang berasal dari unit
pengelola arsip, unit pengamanan, unit hukum dan perundang-undangan, serta unit-unit lai
yang terkait.
4) Penilaian, persetujuan dan pengesahan. Setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan,
perlu melakukan penilaian arsip. Hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan
pemusnahan. Pelaksanaan pemusnahan harus ditetapkan dengan keputusan pimpinan
instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
5) Pembuatan berita acara. Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen
pemusnahan arsip yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip harus
dilengkapi dengan daftar pertelaan arsip (DPA) dan Berita Acara (BA), bahwa pelaksanaan
pemusnahan dilakukan secara sah. Selain itu, juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang
dimusnahkan.
5. Penilaian arsip merupakan suatu proses untuk menentukan nilai guna dokumen-rekod dan
kemudian mennetukan musnah atau permanen berdasarkan beberapa pertimbangan seperti
berdasarkan nilai guna administrasi, hukum dan kegunaan fiskal; nilai guna informasional
dan hubungannya dengan arsip lainnya.
Tes Formatif
1. B (BENAR)
2. B (BENAR)
3. S (SALAH)
4. B (BENAR)
5. S (SALAH)
Penyelamatan arsip dan Penyusutan arsip | 64
Daftar Rujukan
Dewi, Rahmita.2017.Penyelamatan Arsip Dan Penyusutan Arsip.(Online),
(http://rahmitadewi09.blogspot.co.id/2017/05/a.html), di akses
tanggal 15 November 2017
Edisi Ariparis.2014.Tata Kelola Kearsipan.(online),
(http://arsipparis.blogspot.co.id/2014/09/arsip.html), diakses tgl 15
November 2017
Mustika, Ayuning.2011.Pemeliharaan dan Perawatan Arsip.(Online),
(http://kikaqiqukaku.blogspot.co.id/2011/01/pemeliharaan-dan-
perawatan-arsip.html), diakses tgl 15 November 2017
Fenny.2012. Penyusutan Arsip. (Online),
(https://manajemenperkantoranfenny.wordpress.com/), diakses tgl
15 November 2017
Setyawan, Herman.2012.Penyusutan Arsip. (Online),
(http://hermaniaarsiparis.blogspot.co.id/2012/05/penyusutan-
arsip.html), dikases tgl 15 November 2017