JOB ANALYSIS

(Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Perencanaan Sumber Daya Manusia)

DISUSUN OLEH :

INTAN NASTITI PERMATASARI

105030600111016

PROGRAM STUDI PERENCANAAN PEMBANGUNAN

FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

2013

JOB ANALYSIS

Studi terhadap isi suatu jabatan untuk menentukan kebutuhan karyawan biasa disebut

sebagai “analisis jabatan”. Tugas ini dilakukan oleh departemen sumberdaya manusia, tetapi

mungkin juga terutama di perusahaan-perusahaan kecil, harus dilakukan oleh manajer lini.

Salah satu manfaat pokok dari analisis jabatan adalah evaluasi jabatan. Untuk itu, suatu

analisis jabatan harus menyertakan analisis situasional dan bertindak terhadap evaluasi

jabatan dengan membentuk kriteria terhadap mana individu harus dievaluasi. Evaluasi

jabatan haruslah berhubungan langsung dengan aktivitas-aktivitas yang ada dalam deskripsi

jabatan.

☺ Pengertian Job AnalysisJob analysis atau analisa jabatan sering dianggap sebagai pondasi dasar dari sebuah

sistem sumber daya manusia dalam organisasi. Job analysis merupakan kegiatan untuk

menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan

demikian kagiatan perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis pekerjaan

atau sering disebut analisi jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap

jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang

spesifikasi jabatan tertentu. Jadi, dapat dikatakan bahwa analisis jabatan merupakan suatu

proses untuk memperlajari dan mengumpulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan

berbagai operasi dan kewajiban suatu jabatan. Dengan demikian analisis jabatan akan

mencoba membahas suatu jabatan, dengan memberi jawaban atas pertanyaan tentang apa

yang harus dilakukan, bagaimana menjalankannya, mengapa pekerjaan tersebut harus

dilakukan, hasil dari analisis jabatan ini adalah deskripsi jabatan (job description) dan

spesifikasi jabatan (job specification).

Data yang dikumpulkan secara lebih rinci meliputi tugas-tugas (duties), tanggung

jawab (responsibility), kemampuan manusia (human ability), dan standar untuk kerja

(performance standard). Tugas-tugas mengacu pada berbagai aktivitas atau kegiatan yang

dilakukan seseorang dalam suatu jabatan.

☺ Tujuan dari Kegiatan Analisis Jabatan/Pekerjaan:

Tujuan utama dari analisis jabatan adalah :

1. Guna menentukan derajat pengetahuan, dan kemampuan yang dituntut suatu jabatan

2. Guna menentukan derajat berbagai tugas yang terkandung dalam suatu jabatan dalam

rangka perencanaan jabatan.

Empat aspek tugas suatu jabatan yang dinilai adalah frekuensi tugas dalam kurun

waktu tertentu, jumlah waktu yang dibutuhkan tugas tersebut, tingkat kesulitan tugas,

dan konsekuensi kesalahan. Kajian seperti ini biasanya diadakan secara mendalam

oleh konsultan ketenagakerjaan.

☺ Kegiatan Job Analysis ini mencakup 2 elemen, yaitu :

Job Description (Deskripsi Jabatan)

Deskipsi jabatan merupakan suatu pernyataan yang teratur, dari berbagai tugas dan

kewajiban suatu jabatan tertentu. Dapat dikatakan pula uraian yang menggambarkan

bagaimana suatu jabatan itu dilaksanakan, bagaimana wewenang, tanggung jawab,

hubungannya dengan jabatan lain dan risiko jabatan tersebut. Dalam pembuatan deskripsi

jabatan, bagian terpenting adalah membuat / menuliskan tugas-tugas yang harus dilaksanakan

untuk jabatan tersebut. Untuk itu penyusunannya bisa dimulai dengan mencoba pertanyaan-

pertanyaan “apa” dan “mengapa” kita melakukan pekerjaan tersebut dan “bagaimana” kita

melaksankannya.

Informasi di dalam deskripsi perkerjaan dibagai menjadi :

a. Identifikasi

Nama pekerjaan, nomor pekerjaan, jumlah karyawan yang mengerjakan, tingkat upah,

hubungan pelaporan, dan departemen

b. Ringkasan pekerjaan

Merupakan ringkasan umum tentang tanggungjawab utama dan komponen yang

membedakan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lainnya

c. Kewajiban dan tangggungjawab.

Pernyataan yang jelas dan akurat atas tugas pokok, kewajiban, dan tanggung jawab

yang dilaksanakan. Dapat pula mencakup persentase waktu yang diberikan kepada

setiap tugas, kondisi kerja dan bahaya potensial, tanggungjawab pengawasan dan

mesin serta peralatan yang digunakan.

Job Specification (Spesifikasi/Persyaratan Jabatan)

Spesifikasi jabatan yaitu suatu pernyataan dari kualitas minimum karyawan yang bisa

diterima agar dapat menjalankan suatu jabatan dengan baik. Dapat pula diartikan sebagai

uraian tentang persyaratan yang diperlukan bagi seseorang yang akan memangku atau

melaksanakan sesuatu jabatan. Spesifikasi jabatan mengandung hal-hal sebagai berikut :

a. Identifikasi Jabatan

Nama jabatan, departemen, lokasi, pengawasan, kode jabatan, pusat biaya, dll.

b. Persyaratan Jabatan

Pendidikan, Tingkat kecerdasan minimum yang diperlukan, Pengalaman yang

diperlukan, Pengetahuan dan keterampilan, Peryaratan fisik, Status perkawinan,

Jenis kelamin, Usia, dan Kemampuan-kemampuan khusus lainnya.

c. Faktor-faktor daya

Tuntutan fisik, tuntutan mental

d. Kondisi Kerja

Perbedaan antara deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan terletak pada perspektif.

Deskripsi jabatan menentukan profil pekerjaan. Sedangkan spesifikasi jabatan

menggambarkan apa yang dituntut jabatan dari karyawan yang melakukannya dan faktor-

faktor manusia yang diperlukan.

☺ Manfaat Informasi Analisis Jabatan :

Analisis jabatan disamping menghasilkan deskripsi dan spesifikasi jabatan, juga

mempunyai berbagai manfaat lainnya. Diantara berbagai manfaat tersebut adalah :

1. Pengadaan tenaga kerja. Spesifikasi jabatan merupakan standar personalia yang akan

dipakai sebagai pembanding para pelamar jabatan tersebut. Isinya akan memberikan

dasar pembentukan prosedur seleksi nantinya.

2. Latihan. Uraian tentang tugas-tugas dan perlengkapan yang digunakan akan menjadi

bahan pembantu di dalam pengembangan program-program latihan.

3. Evaluasi jabatan. Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan /

diselesaikan dengan baik, maka deskripsi jabatan akan sangat membantu dalam

penentuan sasaran pekerjaannya.

4. Promosi dan transfer. Informais jabatan akan membantu dalam menentukan salinan

promosi ataupun transfer.

5. Organisasi. Informasi jabatan yang diperoleh dari analisis jabatan seringkali

menghasilkan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki.

6. Induksi. Untuk pegawai baru, deskripsi jabatan akan sangat berguna untuk

maksud/tujuan organisasi. Deskripsi jabatan akan memberikan gambaran tentang

pekerjaan yang harus dilakukan

7. Konsultasi. Informasi jabatan akan sangat berguna dalam pemberian konsultasi, baik

bagi yang belum bekerja maupun yang sudah bekerja tetapi merasa tidak sesuai

dengan jabatannya sekarang ini.

8. Analisis jabatan memberikan keterangan yang akan membantu dalam kemungkinan

perubahan jabatan supaya bisa diisi oleh karyawan-karyawan dengan sifat khusus.

☺ Pelaksanaan Analisis Jabatan Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian,

penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut :

1. Tahap persiapan dan perencanaan. Pada tahap ini beberapa kegiatan yang

dilakukan adalah :

Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi

proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.

lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun

berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi.

Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan

alat dan sama yang diperlukan ( formulir dll. )

Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang

akan digunakan.

Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan

unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan

yang akan dilaksanakan. Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya

salah pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru.

2. Tahap pengumpulan data. Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan

melalui beberapa cara:

Metode Observasi dan Wawancara. Metode observasi berarti pelaksana

analisis jabatan mengamati secara langsung di tempat bagaimana tugas

pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi.

Sedangkan dalam metode wawancara petugas analisis mewawancarai

langsung pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan

lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di

perlukan.

Metode Kuesioner (Daftar Pertanyaan). Pengumpulan data dilakukan melalui

penyebaran daftar pertanyaan kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar

pertanyaan itu bisa bersifat "terbuka" (Open ended) artinya, penjawab harus

memberikan jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri,

tidak dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat "tertutup" (Closed), maka

pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal

menjawab ya/tidak, atau benar/salah.

Metode Studi Referensi. Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan

"ahli", rujukan yang ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini

jarang digunakan.

Metode Kombinasi. Metode ini berarti menggunakan beberapa metode di atas

sekaligus. Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau

posisi yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat

diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan

yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan. Metode wawancara dilakukan

mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti:

jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji

melalui wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan. Metode daftar

pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak semua karyawan

telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan baik. Setiap

kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya bahasa

khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran. Metode studi

referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis buku catatan harian

untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist. Tetapi metode

ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian berguna, karena si

penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Juga masih banyak

pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian seperti

pesuruh atau mekanik.

3. Tahap pengolahan data. Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan

pengolahan data yaitu:

Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan.

Menentukan bobot nilai dari setiap factor.

Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi.

Analisa persyaratan jabatan.

Menyusun uraian jabatan.

Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem

personalia lainnya

Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan,

seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai; sistem pemberian

balas jasa; pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem dan prosedur

administrasi kepegawaian.

☺ Batasan Evaluasi Jabatan

Evaluasi jabatan adalah suatu usaha untuk menentukan dan membandingkan nilai

suatu jabatan tertentu dengan nilai jabatan-jabatan yang lain yang ada dalam suatu organisasi.

Secara umum, evaluasi jabatan dapat dinyatakan sebagai penentuan nilai relatif atau harga

dari suatu jabatan guna menyusun ranking di dalam penentuan upah.

☺ Syarat-syarat untuk dilaksanakannya evaluasi jabatan

Untuk dapat diselenggarakannya suatu Evaluasi jabatan dalam suatu perusahaan atau

organisasi usaha, maka perlu dipenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

1. Perusahaan harus mengadakan suatu analisis jabatan yang baik untuk menentukan

deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatannya. yang dimaksud dengan analisis jabatan

disini adalah suatu proses memperlajari dan mengumpulkan data tentang suatu

operasi dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu.

Dalam analiss jabatan, perlu diketahui tentang berbagai hal, yaitu :

Apa yang dikerjakan karyawan pada jabatan tersebut

Wewenang dan tanggung jawabnya

Alat apa yang dipergunakannya

Kondisi pekerjaan dan bahaya-bahaya yang dihadapi

Latihan dan pendidikan yang dibutuhkan

Besarnya upah, lama jam kerja, kemungkinan promosi, dll.

Cara pengumpulan data untuk analissi jabatan ini dapat dilaksanakan dengan :

Daftar pertanyaan

Catatan harian tentang waktu mulai dan berakhirnya suatu pekerjaan

Pengamatan (observasi)

Wawancara (interview)

Sedangkan informasi yang perlu dikumpulkan, berkisar pada persoalan-persoalan :

Apa yang dikerjakan

Bagaimana ia mengerjakan

Mengapa mengerjakan pekerjaan itu

Keahlian apa yang diperlukan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut.

Hasil dari analisis jabatan ini, biasa disebut deskripsi jabatan yaitu catatan yang

sistematis tentang tugas dan tanggungjwab suatu jabatan tertentu yang didasarkan

pada kenyataan-kenyataannya. Adapun isi pokok suatu deskripsi jabatan sebagai

berikut :

a. Identifikasi jabatan

b. Ringkasan jabatan

c. Tugas-tugas yang harus dikerjakan

d. Pengawasan yang diberikan dan diterima

e. Hubungan dengan jabatan atau jenis pekerjaan lainnya

f. Bahan, alat, dan mesin yang digunakan

g. Kondisi lingkungan kerja

h. Penjelasan untuk istilah-istilah yang kurang biasa dipakai sehari-hari

i. Keterangan-keterangan tambahan yang diperlukan

Dari deskripsi jabatan yang ada, bisa disusun suatu spesifikasi jabatan, yaitu suatu

catatan tentang kualitas yang diperlukan oleh seorang personal untuk memangku suatu

jabatan tertentu. Isi dari spesifikasi jabatan :

a. Identifikasi Jabatan

Nama jabatan, departemen, lokasi, pengawasan, kode jabatan, pusat biaya, dll.

b. Ringkasan Jabatan

c. Syarat-syarat kerja, antara lain berupa :

Pendidikan yang diperlukan untuk memangku jabatan tertentu

Jenis pengalaman yang diperlukan

Tingkat inisiatif yang diperlukan

Usaha fisik yang diperlukan

Usaha mental yang diperlukan

Tanggungjawab terhadap beberapa hal yang berhubungan dengan jabatan

tersebut

Kondisi kerjanya

Resiko kerjanya

Umur yang cocok untuk memangku jabatan tersebut

Jenis kelamin yang cocok

Tinggi dan berat badan yang diperlukan

Lain-lain syarat yang dipandang dan relevan dengan jabatan.

2. Setelah diketahui spesifikasi jabatan ini, maka perlu diadakan penggolongan jabatan,

misalnya jabatan-jabatan yang ada dikantor dan jabatan-jabatan yang ada dipabrik /

lapangan. Kedua jabatan ini perlu dibedakan sebab keduanya memiliki unsur-unsur

dan syarat-syarat jabatan yang berbeda.

3. Sebelum dimulainya suatu penilaian jabatan perlu terlebih dahulu diadakan

penyebaran ide sehingga semua karyawan betul-betul memahami dan memaklumi

akan evaluasi jabatan tersebut. Dengan demikian diharapkan para karyawan dapat

memberikan bantuan dalam pelaksanan penilaian dan mau menerima dan menaati

hasil penilaian tersebut.

☺ Kesimpulan

Perencanaan sumberdaya manusia tidak terlepas dari seluruh aktivitas yang terkait

dengan perencanaan jabatan. Dua hal yang penting dalam perencanaan jabatan adalah analisis

dan evaluasi jabatan. Kedua hal tersebut sangatlah berkaitan dan pokok pembahasan dalam

perencanaan jabatan. Karena hasil utama dari analisis jabatan yaitu deskripsi dan spesifikasi

jabatan yang menjadi acuan penting dalam sistem evaluasi jabatan. Melalui evaluasi jabatan,

satu sistem pengupahan yang adil dan merata dapat disusun dan dipertanggungjawabkan baik

kepada pemegang saham perusahaan maupun karyawan.