47

IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Studi Pustaka dan Perumusan Masalah

Pemahaman terhadap suatu konsep dan tahapan pengembangan sistem

informasi merupakan suatu hal yang sangat penting karena tahap ini dilakukan

untuk mempersiapkan kegiatan pembuatan arsitektur dalam rancang bangun

SIMPEG di Badan Litbang Pertanian. Begitu juga dengan kerangka kerja yang

akan digunakan harus dapat memenuhi kebutuhan sistem yang akan

dikembangkan. Untuk mengetahui permasalahan maka perlu dilakukan

pengkajian dan pemahaman terhadap struktur dan profil organisasi serta aturan-

aturan yang menjadi rujukan Badan Litbang Pertanian dalam pengelolaan

kepegawaian.

4.1.1 Profil Organisasi

Keberhasilan dalam penelitian dan pengembangan pertanian merupakan

bagian dari keberhasilan dalam pengembangan dan pemanfaatan sumberdaya

yang ada. Demikian pula organisasi Badan Litbang Pertanian disempurnakan

sesuai dengan perubahan dan tuntutan yang ada.

Fakta memperlihatkan bahwa perubahan organisasi dan kelembagaan

penelitian pertanian secara langsung terkait dengan perubahan susunan kabinet

dan organisasi departemen terkait. Setelah jawatan penyelidikan Departemen

Pertanian dihapus pada tahun 1962, lembaga-lembaga penelitian pertanian

dikoordinasikan oleh masing-masing Direktorat pada setiap Departemen.

Pada tahun 1967 terjadi reorganisasi lembaga-lembaga penelitian

pertanian yang berada di bawah Direktorat Jenderal Pertanian (Tanaman Pangan)

dan Direktorat Jenderal Perkebunan, Departemen Pertanian. Pada kabinet

Ampera semua lembaga penelitian di bawah Direktorat Jenderal Pertanian

difusikan menjadi Lembaga Pusat Penelitian Pertanian (LP3), sedangkan

lembaga-lembaga penelitian di bawah Direktorat Jenderal Perkebunan Rakyat

difusikan menjadi Lembaga Penelitian Tanaman Industri (LPTI). Menyusul

terbentuknya Kabinet Pembangunan I, terjadi reorganisasi lagi pada Departemen

Pertanian, atas dasar Keppres No.15/1969 unit-unit pelaksana penelitian pertanian

berjumlah 19 unit.

48

Berdasarkan Keputusan Presiden (Keppres) No. 44 dan 45 tahun 1974

dibentuk Badan Litbang Pertanian sebagai unit eselon I di Departemen Pertanian.

Seiring dengan waktu, pada tahun 2005 Badan Litbang Pertanian mengalami

evolusi organisasi dan kelembagaan. Berdasarkan Peraturan Presiden RI No. 9

dan 10 Tahun 2005 yang ditindaklanjuti dengan Peraturan Menteri Pertanian No.

299/Kpts/OT.140/7/2005, Badan Litbang Pertanian terdiri dari satu Sekretariat

Badan dan empat pusat penelitian dan pengembangan (Puslitbang). Disamping

itu, melalui Permentan No. 328/Kpts/OT.220/6/2005, Badan Litbang Pertanian

membina Pusat Analisis Sosial Ekonomi dan Kebijakan Pertanian. Kemudian

dengan terbitnya Permentan No. 329/Kpts/OT.220/6/2005, Pusat Perpustakaan

dan Penyebaran Teknologi Pertanian dibina sepenuhnya oleh Badan Litbang

Pertanian.

Selanjutnya berdasarkan Permentan No. 300/Kpts/OT.140/7/2005 telah

dibentuk pula Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Sumberdaya Lahan

Pertanian (BBSDLP) sebagai perubahan dari Puslitbang Tanah dan Agroklimat.

BBSDLP ini mengkoordinasikan kegiatan litbang yang bersifat lintas sumberdaya

di bidang tanah, agroklimat dan hidrologi, lahan rawa, serta pencemaran

lingkungan. Sedangkan Balai Pengkajian dan Pengembangan Teknologi Pertanian

berubah menjadi Balai Besar Pengkajian dan Pengembangan Teknologi Pertanian

(BBP2TP) berdasarkan Permentan No. 301/Kpts/OT.140/7/2005. Tugas dari

BBP2TP adalah mengkoordinasikan kegiatan pengkajian dan pengembangan

teknologi pertanian yang bersifat spesifik lokasi di 28 UPT (BPTP).

Tahun 2006 Badan Litbang Pertanian melakukan penataan organisasi UPT

yang meliputi peningkatan status eselon dari eselon III-a menjadi eselon II-b. UPT

yang mengalami perubahan eselon adalah Balai Besar Penelitian Tanaman Padi

dan Balai Besar Penelitian Veteriner. Sedangkan peningkatan status eselon IV-a

menjadi eselon III-a adalah Balai Penelitian Tanaman Jeruk dan Buah Subtropik,

Balai Penelitian Tanaman Rempah dan Aneka Tanaman Industri, dan Balai

Penelitian Lingkungan Pertanian.

Disamping itu, pada tahun 2006 juga terjadi perubahan nomenklatur pada

beberapa UPT serta pembentukan Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP)

Gorontalo dan Maluku Utara. Selanjutnya pada tahun 2007 terjadi penambahan

49 dua UPT eselon III yaitu Balai Pengelola Alih Teknologi Pertanian (Balai PATP)

dan BPTP Papua Barat.

Hingga tahun 2008, organisasi Badan Litbang Pertanian terdiri dari

Sekretariat Badan, 4 Puslitbang, 7 Balai Besar, 15 Balai Penelitian, 1 Balai PATP,

31 Balai Pengkajian, dan 3 Loka Penelitian. Struktur organisasi Badan Litbang

Pertanian tahun 2008 terlihat pada Gambar 11.

Puslitbangtan

Puslitbanghorti

Puslitbangbun

Puslitbangnak

PSEKP

PUSTAKA

LRPI

Badan Litbang Pertanian

Sekretariat

Badan

BBSDLP

Balai Besar Pengkajian

BBP Mektan

BB Biogen

BB Pascapanen

BB Padi

Balitkabi

Balit Sereal

Lolit Tungro

Balitsa

Balitbu Tropika

Balithi

Balit Jestro

Balittro

Balittas

Balitka

Balittri

BBalitvet

Balitnak

Lolit Sapi

Lolit Kambing

Balittra

Balit Tanah

Balitklimat

Balingtan

31 BPTP

Puslit Karet

Puslit Kopi dan Kakau

Puslit Gula

Puslit Teh dan Kina

Puslit Kelapa Sawit

Balai PATP

Gambar 11 Struktur organisasi Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian 2009).

Keterangan Gambar 11 :

• Garis solid ( ) menunjukkan bahwa pengelolaan institusi yang terkait,

dilakukan secara penuh dan menyeluruh.

• Garis putus-putus (----) merupakan garis koordinasi yang menunjukkan

pengelolaan institusi yang terkait tidak dilakukan secara penuh. Dana yang

50

dianggarkan pada institusi dimaksud bersumber pada anggaran Badan Litbang

Pertanian, namun pengelolaan administrasi dilakukan pada organisasi

induknya yang berada di luar Badan Litbang Pertanian atau eselon I yang lain.

• Kepanjangan nama unit kerja dapat dilihat pada Lampiran 1.

4.1.2 Peraturan Pengelolaan Kepegawaian

Dalam memahami proses bisnis dan permasalahan yang terdapat pada

pengelolaan kepegawaian Badan Litbang Pertanian, maka perlu dilakukan

pembelajaran terhadap literatur dan aturan-aturan yang ada. Peraturan yang

digunakan dalam pengelolaan kepegawaian di Badan Litbang Pertanian mengacu

pada peraturan pemerintah (PP) Republik Indonesia, keputusan presiden (kepres),

instruksi presiden (inpres), peraturan kepala lembaga terkait, peraturan menteri

pertanian, keputusan lembaga terkait, dan keputusan kepala Badan Litbang

Pertanian. Adapun peraturan yang berkaitan dengan penelitian ini adalah :

1. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2002 tentang

Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000 tentang

Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil (PNS).

2. Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2003 tentang

Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government.

3. Peraturan Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) Nomor

06/E/2009 menjelaskan tentang petunjuk teknis jabatan fungsional peneliti

yang termasuk didalamnya membahas pembebasan sementara dari jabatan

fungsional peneliti.

4. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 13 Tahun 2003

tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun

2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian

Pegawai Negeri Sipil.

5. Peraturan bersama Menteri Pertanian Nomor 54/Permentan/OT.210/11/2008

dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 23 A Tahun 2008 mengatur

tentang petunjuk pelaksanaan jabatan fungsional penyuluh pertanian dan

angka kreditnya yang termasuk di dalamnya membahas pembebasan

sementara dari jabatan fungsional penyuluh pertanian.

51 6. Peraturan Menteri Pertanian Nomor 236/Kpts/OT.210/4/2003 tentang Sistem

Informasi Manajemen Kepegawaian di Departemen Pertanian.

7. Pembebasan sementara jabatan fungsional teknisi litkayasa dijelaskan dalam

keputusan kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi Nomor

147/Kp/BPPT/V/2007 tentang petunjuk teknis jabatan fungsional teknisi

penelitian dan perekayasaan (litkayasa) dan angka kreditnya.

8. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor

132/KEP/M.PAN/12/2002 dan keputusan bersama Kepala Perpustakaan

Nasional RI Nomor 23 Tahun 2003 dan Kepala Badan Kepegawaian Negara

Nomor 21 Tahun 2003 membahas tentang jabatan fungsional pustakawan dan

angka kreditnya.

9. Keputusan Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian Nomor

17.1/Kpts/KP.410/J/1/2007 tentang petunjuk pelaksanaan program tugas

belajar jangka panjang Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian.

10. Rencana Strategis Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian Tahun

2009-2014.

11. Pedoman ringkas administrasi jabatan fungsional peneliti Badan Litbang

Pertanian Tahun 2007.

Berdasarkan struktur dan profil Badan Litbang Pertanian serta aturan

kepegawaian, maka saat ini proses administrasi kepegawaian dilakukan secara

manual dan berjenjang. Pengusulan dilakukan mulai dari pegawai yang

bersangkutan ke pengelola kepegawaian di UPT masing-masing. Selanjutnya

usulan dan berkas dikirim secara berjenjang ke unit eselon II, eselon I (Badan

Litbang Pertanian), kementerian pertanian, Badan Kepegawaian Negara (BKN),

dan sampai ke Sekretaris Negara (Setneg). Proses seperti ini dapat memakan

waktu yang cukup lama, oleh sebab itu perlu dilakukan pengembangan sistem

yang mudah, cepat, tepat, dan transparan.

Pengelolaan SDM secara komputerisasi merupakan suatu hal yang mutlak

diperlukan di Badan Litbang Pertanian untuk menjamin terselenggaranya proses

administrasi kepegawaian yang baik. Pengembangan Sistem Informasi

Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) harus dilakukan sesuai dengan kebutuhan

52 pengguna. Untuk menghasilkan sistem komputerisasi yang mudah, cepat, tepat,

dan transparan maka harus dikembangkan SIMPEG online berbasis web.

4.2 Pengumpulan Data

Untuk memperoleh gambaran pengelolaan proses kepegawaian dan

kebijakan teknologi informasi yang digunakan dalam mendukung proses

administrasi kepegawaian maka perlu dilakukan pengumpulan data. Pengumpulan

data dilakukan dengan metode wawancara, observasi, survei, dan kuesioner. Hasil

wawancara dapat dilihat pada Lampiran 2. Observasi dan survei dilakukan untuk

mendapat gambaran tentang bagaimana proses pengelolaan kepegawaian yang

sedang berjalan saat ini dan mengetahui obyek yang diteliti secara umum.

Pendistribusian kuesioner ditujukan untuk pengelola kepegawaian dan

tenaga fungsional peneliti. Pengisian kuesioner dimaksudkan untuk memperoleh

informasi yang berkaitan dengan proses bisnis kenaikan pangkat (KP) pegawai,

pembebasan sementara, aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional, dan usulan

tugas belajar yang ada pada saat ini. Selain itu, kuesioner ini untuk mengetahui

sistem informasi dan teknologi informasi yang tersedia. Pengelola kepegawaian

merupakan salah satu responden yang dapat merepresentasikan sebagai pengguna

sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) yang akan dikembangkan

dan sebagai orang yang mengerjakan proses bisnis tersebut di atas. Tenaga

fungsional peneliti dipilih sebagai responden karena tenaga peneliti merupakan

sebagai unsur utama penggerak kegiatan penelitian di Badan Litbang Pertanian.

Contoh kuesioner untuk masing-masing kelompok responden dapat dilihat pada

Lampiran 3.

Pendistribusian kuesioner dilakukan di beberapa unit pelaksana teknis

(UPT) di beberapa wilayah lingkup Badan Litbang Pertanian, yaitu Balai

Penelitian Tanaman Sayuran (Balitsa) Lembang, Balai Penelitian Tanaman

Tembakau dan Serat (Balittas) Malang, Balai Penelitian Tanaman Kelapa dan

Palma lain (Balitka) Manado, Balai Penelitian Tanaman Serealia (Balit Serealia)

Maros, Balai Penelitian Tanaman Kacang-kacangan dan Umbi-umbian (Balitkabi)

Malang, Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP) Riau, BPTP Jawa Barat,

BPTP Jawa Tengah, BPTP Jawa Timur, BPTP Bali, BPTP Sulawesi Selatan, dan

BPTP Sulawesi Utara. Pemilihan lokasi untuk pendistribusian kuesioner tersebut

53 berdasarkan masing-masing eselon II yang mempunyai UPT dan

merepresentasikan pembagian wilayah barat, jawa, dan timur. Hasil dari kuesioner

ini juga akan dijadikan dasar dalam menganalisis sistem informasi kepegawaian di

Badan Litbang Pertanian.

Pembagian kuesioner ke responden dilakukan sebagai baseline untuk

mendapatkan informasi proses bisnis kegiatan pengelolaan administrasi

kepegawaian, dukungan sistem informasi dan teknologi informasi yang

dibutuhkan oleh pengguna. Kuesioner baseline dibagikan kepada 216 responden

yang terdiri dari 36 responden pengelola kepegawaian dan 180 responden pejabat

fungsional peneliti. Dari 216 kuesioner yang terkumpul hanya 178 kuesioner atau

82,4% yang terdiri dari 30 responden pengelola kepegawaian dan 148 responden

pejabat fungsional peneliti. Rekapitulasi jumlah kuesioner yang terkumpul dari

responden pengelola kepegawaian dan pejabat fungsional peneliti dapat dilihat

pada Tabel 2 dan 3. Contoh kuesioner baseline dapat dilihat pada Lampiran 3 dan

hasil kuesioner secara keseluruhan dapat dilihat pada Lampiran 4.

Tabel 2 Rekapitulasi jumlah responden dari pengelola kepegawaian yang mengumpulkan kuesioner

No. Unit Kerja Jenis kelamin Jumlah L P

1 BPTP Jawa Barat 2 1 3 2 Balitka Manado 2 0 2 3 Balit Serealia 3 0 3 4 BPTP Jawa Timur 2 1 3 5 Balitsa Lembang 1 2 3 6 BPTP Sulut 1 2 3 7 BPTP Bali 2 0 2 8 BPTP Sulsel 2 1 3 9 Balittas 2 1 3 10 BPTP Riau 1 0 1 11 BPTP Jawa Tengah 1 2 3 12 Balitkabi Malang 1 0 1 Jumlah 20 10 30

Berdasarkan Tabel 2 di atas, maka jumlah kuesioner yang terkumpul dari

pengelola kepegawaian sejumlah 30 responden atau sekitar 83,3%. Dari jumlah

tersebut hanya 6 kuesioner yang tidak dikembalikan. Hal ini disebabkan terdapat

pengelola kepegawaian yang sedang sakit, cuti, dan dinas ke luar kota.

54 Perbandingan jenis kelamin responden pengelola kepegawaian adalah 1 banding

2, artinya responden laki-laki lebih banyak 2 kali lipat dibanding responden

perempuan atau sekitar 66,7% laki-laki dan 33,3% perempuan.

Tabel 3 terlihat bahwa terdapat 148 atau 82,2% responden dari pejabat

fungsional peneliti yang mengumpulkan kuesioner. Dari 148 responden terdapat

88 (59,5%) responden berjenis kelamin laki-laki dan 60 (40,5%) responden

berjenis kelamin perempuan. Hal ini menunjukan bahwa tidak ada dominasi

terhadap suatu gender tertentu, karena untuk mengetahui apakah ada pengaruh

kecepatan proses terhadap jenis kelamin tertentu atau tidak .

Tabel 3 Rekapitulasi jumlah responden dari pejabat fungsional peneliti yang mengumpulkan kuesioner

No. Unit Kerja Jenis kelamin Jumlah L P

1 BPTP Jawa Barat 8 7 15

2 Balitka Manado 6 4 10

3 Balit Serealia 9 6 15 4 BPTP Jawa Timur 5 4 9 5 Balitsa Lembang 10 5 15 6 BPTP Sulut 10 5 15 7 BPTP Bali 4 4 8 8 BPTP Sulsel 8 7 15 9 Balittas 9 5 14 10 BPTP Riau 6 4 10 11 BPTP Jawa Tengah 10 5 15 12 Balitkabi Malang 3 4 7 Jumlah 88 60 148

4.2.1 Proses Pengelolaan Kepegawaian

Badan Litbang Pertanian merupakan lembaga pemerintah yang

mempunyai tugas pokok dan fungsi melaksanakan penelitian dan pengembangan

di bidang pertanian. Dalam mengembangkan kapasitas institusi, Badan Litbang

Pertanian sangat menyadari bahwa aspek sumber daya manusia (SDM)

merupakan aset yang paling penting dan sangat menentukan kapabilitas dan

kompetensi suatu lembaga litbang. Oleh karena itu pelayanan administrasi yang

prima sangatlah penting termasuk pengelolaan dan evaluasinya.

55

Salah satu pelayanan administrasi yang dilakukan adalah proses

kepegawaian bagi pejabat fungsional diantaranya adalah proses KP fungsional,

pembebasan sementara, dan aktif bekerja kembali. Selain itu adalah proses usulan

tugas belajar bagi pegawai Badan Litbang Pertanian. Proses tersebut dilakukan

rutin setiap tahun.

Berdasarkan hasil wawancara, observasi, survei, dan kuesioner, maka

diperoleh proses pengelolaan kepegawaian yang dilakukan secara manual dan

berjenjang. Sebelum melakukan proses pengusulan administrasi kepegawaian,

sebagian dari responden (50,6%) menyatakan bahwa untuk proses KP fungsional

dan pembebasan sementara, pengelola kepegawaian di UPT masing-masing

menginformasikan kepada yang bersangkutan bahwa yang bersangkutan sudah

dapat mengusulkan KP fungsional atau pembebasan sementara. Selanjutnya

pejabat fungsional yang bersangkutan mengajukan usulan administrasi

kepegawaian ke pengelola kepegawaian di instansi masing-masing. Kemudian

sekitar 52% responden menyatakan bahwa pengusulan ke unit kerja eselon II

masing-masing dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT masing-masing

setelah mendapat persetujuan dari pimpinan. Berdasarkan hasil kuesioner rata-rata

responden (45%) mengemukakan bahwa yang menyiapkan berkas usulan adalah

pejabat fungsional yang bersangkutan. Hal ini karena sebagian kelengkapan

berkas terdapat pada masing-masing pejabat fungsional. Kemudian dari unit

eselon II mengusulkan dan mengirim kelengkapan berkas usulan ke Badan

Litbang Pertanian yang selanjutnya diteruskan ke kementerian pertanian.

4.2.2 Dukungan Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Secara keseluruhan, Badan Litbang Pertanian memiliki sumberdaya

manusia yang cukup banyak. Pada tahun 2009, jumlah pegawai di seluruh unit

Badan Litbang Pertanian mencapai 8.124 orang (Badan Litbang Pertanian, 2009).

Untuk mengelola pegawai dan mendukung penyajian data serta informasi

di bidang kepegawaian, maka Badan Litbang Pertanian telah mengembangkan

aplikasi pengolahan dan penyajian data kepegawaian yang disebut SIMPEG.

SIMPEG yang dikembangkan Badan Litbang Pertanian dilakukan sejak tahun

1987. Seiring dengan kemajuan teknologi, SIMPEG dikembangkan oleh Pusat

Data dan Informasi Departemen Pertanian (Pusdatin) pada tahun anggaran

56 1994/1995. SIMPEG yang dikembangkan berbasis pada operating sistem DOS

dan telah diterapkan oleh berbagai unit pengelola kepegawaian baik di pusat

maupun wilayah (UPT) termasuk Badan Litbang Pertanian.

Sejalan dengan perkembangannya, SIMPEG mengalami perubahan-perubahan,

dan telah dikembangkan dengan menggunakan operating sistem Windows dengan

menggunakan perangkat lunak Visual Foxpro 7.0. Pengembangan SIMPEG ini dilakukan

pada tahun 2000 sampai sekarang.

Tahun 2003, Menteri Pertanian mengeluarkan peraturan yaitu Peraturan

Menteri Pertanian Nomor 236/Kpts/OT.210/4/2003 tentang Sistem Informasi

Manajemen Kepegawaian di Departemen Pertanian. Dalam peraturan ini

menekankan bahwa seluruh organisasi atau unit di bawah Departemen Pertanian

baik di pusat maupun di UPT harus menerapkan dan menggunakan SIMPEG yang

telah dikembangkan oleh Pusdatin. SIMPEG bertujuan untuk mengolah data

kepegawaian menjadi suatu informasi yang dapat digunakan pimpinan dalam

menentukan kebijakan.

Berdasarkan hasil kuesioner, 75% dari responden menyatakan bahwa rata-

rata UPT di lingkup Badan Litbang Pertanian sudah menerapkan SIMPEG

Departemen Pertanian. Namun sebagian besar responden (52,03%) belum pernah

melihat SIMPEG Departemen Pertanian dan 89,86% dari responden menyatakan

belum pernah mengoperasikannya.

4.3 Investigasi Sistem

Pengambilan data di lapangan, telah dilakukan dengan cara pengamatan

langsung atau observasi dan survei terhadap organisasi terkait. Investigasi sistem

juga dilakukan dengan metode wawancara dan membagikan kuesioner terhadap

beberapa responden. Wawancara dilakukan terhadap pejabat struktural di

lingkungan Badan Litbang Pertanian yang berjumlah 6 orang. Selain terhadap

pejabat struktural, penulis juga mewawancarai pegawai pengelola kepegawaian

yang berjumlah 2 orang.

4.3.1 Aspek Organisasi

Badan Litbang Pertanian saat ini didukung oleh sumber daya manusia

dalam jumlah lebih kurang 8.124 pegawai. Sepertiganya atau sekitar 2.590

pegawai (31,9%) adalah tenaga fungional yang terdiri dari peneliti, pustakawan,

perekayasa, pranata komputer, arsiparis, teknisi litkayasa, statistisi, penyuluh,

57 analis kepegawaian, perencana, dan pranata humas (Badan Litbang Pertanian

2009).

Sebagai organisasi pemerintahan yang mempunyai tenaga relatif besar.

Badan Litbang Pertanian terdiri dari banyak eselon yang secara hierarki

melakukan proses administrasi kepegawaian. Unit kerja eselon II yang dimiliki

Badan Litbang Pertanian sejumlah 14 unit dan jumlah unit kerja eselon III

berjumlah 47 unit yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia.

Dalam mengelola SDM, Badan Litbang Pertanian selalu berhubungan dan

bekerjasama dengan instansi lain baik di dalam maupun luar Badan Litbang

Pertanian. Instansi di dalam Badan Litbang Pertanian terdiri dari unit kerja eselon

II dan UPT lingkup Badan Litbang Pertanian, sedangkan instansi di luar Badan

Litbang adalah Biro Kepegawaian Deptan, BKN, LIPI, dan Setneg.

Berdasarkan jumlah unit kerja yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia

dan banyaknya instansi yang menangani proses administrasi pegawai, maka

semakin panjang rantai birokrasi yang harus dilalui. Oleh karena itu proses

monitoring usulan administrasi pegawai perlu ditingkatkan. Untuk mempermudah

dan mempercepat proses monitoring tersebut, diperlukan pengembangan sistem

informasi pegawai berbasis teknologi yang dapat diakses oleh semua pegawai

Badan Litbang Pertanian yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Hal inilah

yang menjadi suatu alasan mengapa perlu dikembangkan SIMPEG online, yang

dapat menunjang dalam memberikan pelayanan informasi kepada masyarakat di

era globalisasi ini.

Salah satu kegiatan Badan Litbang Pertanian adalah pengembangan

kelembagaan yang mencakup pengembangan budaya kerja inovatif berorientasi

bisnis, pengembangan sumber daya Litbang (SDM, sarana dan prasarana) diikuti

pengembangan standardisasi dan akreditasi lembaga serta pranata Litbang. Guna

memicu tercapainya output yang optimal, maka diperlukan pengembangan

manajemen teknologi informasi dan sistem informasi serta koordinasi jaringan

kerja sama penelitian dan pengkajian, penyempurnaan sistem perencanaan, penda-

naan, monitoring dan evaluasi.

Dari kegiatan tersebut di atas, Badan Litbang Pertanian mempunyai

keseriusan dalam mengembangkan sumber daya manusia. Salah satunya adalah

58 dengan mengembangkan sistem informasi dan teknologi manajemen kepegawaian

agar pelayanan prima terhadap pegawai dapat dilakukan dengan baik. Sehingga

diharapkan para pegawai terutama tenaga fungsional akan fokus dan professional

dalam bidangnya karena tidak lagi disibukkan dengan urusan administrasi

birokrasi.

4.3.2 Aspek Teknis (brainware, dataware, hardware, software, dan netware)

Dari hasil wawancara, obervasi, dan survei di lokasi penelitian, diperoleh

rekap jumlah pegawai di masing-masing UPT lokasi penelitian seperti yang

ditunjukkan pada Tabel 4. Pada Tabel 4 terlihat perbandingan jumlah tenaga

administrasi dan fungsional. Secara keseluruhan perbandingan tenaga administrasi

lebih banyak dari pada tenaga fungsional. Tenaga administrasi berjumlah 1179

orang atau 57,4% dan tenaga fungsional berjumlah 876 atau sekitar 42,6%. Hal ini

menunjukkan bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh tenaga administrasi lebih

banyak dan rumit karena harus melayani banyak pegawai. Oleh sebab itu

diperlukan suatu sistem yang dapat memproses administrasi kepegawaian secara

mudah, cepat, tepat, dan transparan.

Tabel 4 Rekapitulasi jumlah pegawai di UPT lokasi penelitian berdasarkan jabatan

No. Unit Kerja Jabatan Jumlah Administrasi Fungsional

1 Balit Serealia, Maros 162 76 238 2 Balitkabi, Malang 179 70 249 3 Balitsa, Lembang 96 112 208 4 Balittas, Malang 110 86 196 5 Balitka, Manado 74 46 120 6 BPTP Riau 42 40 82 7 BPTP Jawa Barat 83 61 144 8 BPTP Jawa Tengah 108 89 197 9 BPTP Jawa Timur 76 140 216 10 BPTP Bali 33 46 79 11 BPTP Sulawesi Selatan 149 79 228 12 BPTP Sulawesi Utara 67 31 98

Total 1179 876 2055

Jumlah tenaga administrasi yang terlihat pada Tabel 4, tersebar di

beberapa bidang pekerjaan diantaranya adalah bidang sumberdaya manusia atau

59 kepegawaian. Setiap UPT mempunyai sub bagian yang menangani kepegawaian

dan jumlah pegawainya berbeda-beda seperti yang terlihat pada Tabel 5.

Tabel 5 Jumlah pengelola kepegawaian di UPT lokasi penelitian

No. Unit Kerja Pengelola Kepegawaian Jumlah Administrasi Operator SIMPEG

1 Balit Serealia, Maros 3 2 5 2 Balitkabi, Malang 4 1 5 3 Balitsa, Lembang 4 1 5 4 Balittas, Malang 4 1 5 5 Balitka, Manado 1 1 2 6 BPTP Riau 4 1 5 7 BPTP Jawa Barat 4 1 5 8 BPTP Jawa Tengah 3 1 4 9 BPTP Jawa Timur 4 1 5 10 BPTP Bali 2 1 3 11 BPTP Sulawesi Selatan 4 1 5 12 BPTP Sulawesi Utara 4 1 5

Total 41 13 54

Dari Tabel 5 di atas menunjukkan bahwa rata-rata di setiap UPT lokasi

penelitian mempunyai 2 sampai 5 orang yang bertugas melayani pegawai. Dari

kelima pengelola kepegawaian tersebut, rata-rata hanya 1 orang yang bertugas

menangani SIMPEG atau sebagai operator SIMPEG dan selebihnya bertugas

memproses usulan kepegawaian di UPT masing-masing. Namun demikian

operator SIMPEG tersebut terkadang harus membantu pegawai lainnya dalam

memproses usulan kepegawaian.

Jika dibandingkan dengan jumlah pegawai yang terdapat di setiap UPT

lokasi penelitian, maka setiap 1 pegawai pengelola kepegawaian harus melayani

banyak pegawai. Rata-rata setiap 1 pegawai pengelola kepegawaian harus

melayani antara 16 – 60 pegawai yang mencakup semua urusan kepegawaian dan

rumah tangga. Hal ini yang menyebabkan banyaknya pekerjaan yang harus

diselesaikan oleh pengelola kepegawaian sehingga terkadang dapat

memperlambat proses usulan kepegawaian. Oleh sebab itu perlu dilakukan

perancangan sistem yang mudah, cepat, dan transparan dalam memproses usulan

kepegawaian.

60

Dalam proses usulan kepegawaian, data berasal dari setiap UPT lingkup

Badan Litbang Pertanian. Data kepegawaian masih tersebar di setiap simpul,

sehingga pada saat mengusulkan administrasi kepegawaian dilakukan pengiriman

data dengan menggunakan media seperti Compact Disk (CD), dan e-mail. Hal ini

yang menyebabkan kesulitan pada saat menggabungkan data di tingkat eselon II

dan di Badan Litbang Pertanian karena adanya format data yang berbeda seperti

excel dan word office. Oleh sebab itu perlu dibuat suatu database yang terpusat

agar dapat mempermudah dalam penggabungan data dan tidak terjadi redundancy

data.

Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara serta kuesioner,

ketersediaan perangkat keras (hardware) di unit kerja dan UPT sudah cukup

memadai. Semua unit kerja dan UPT yang peneliti amati sudah mempunyai

komputer yang memadai tidak terkecuali bagian pengelola kepegawaian. Rata-rata

komputer yang dimiliki oleh unit kerja dan UPT adalah jenis komputer Pentium 4

walaupun masih terdapat beberpa jenis komputer Pentium 3. Hampir di setiap

pengelola kepegawaian unit kerja dan UPT rata-rata memiliki sejumlah perangkat

komputer yang mencukupi. Semua unit kerja dan UPT sudah terhubung dengan

jaringan internet. Internet sangat dibutuhkan bagi semua pegawai di unit kerja dan

UPT khususnya bagi tenaga fungsional untuk mencari informasi, literatur, dan

berkomunikasi dengan pihak lain yang mendukung bidang keahlian pegawai.

Jumlah perangkat keras komputer dan UPT yang sudah terhubung jaringan

internet dapat dilihat pada Tabel 6.

Tabel 6 Jumlah komputer dan UPT yang terhubung dengan jaringan Internet

No. Unit Kerja/UPT Jumlah komputer

Spesifikasi Jaringan Internet

Keterangan

1. Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Litbang

13 Pentium 4 Sudah Ada • Dari 13 komputer, 1 komputer khusus untuk SIMPEG

2. Puslitbang Tanaman Pangan

3 • Semuanya Pentium 4, RAM : 512, HD : 40 GB

Sudah Ada

61 No. Unit Kerja/UPT Jumlah

komputer Spesifikasi Jaringan

Internet Keterangan

3. Balit Serealia 1 • Pentium 4 Sudah Ada

4. Balitkabi, Malang 2 • Pentium 4 Sudah Ada

5. Puslitbang Hortikultura

2 • Pentium 4 Sudah Ada

6. Balitsa, Lembang 2 • Pentium 4 Sudah Ada

7. Puslitbang Perkebunan

4 + 1 laptop

• Semuanya Pentium 4

Sudah Ada • Dari 4 komputer, 1 komputer khusus untuk SIMPEG

8. Balitka, Manado 2 • Pentium 4 Sudah Ada

9. Balittas, Malang 2 • Pentium 4 Sudah Ada

10. Puslitbang Peternakan

4 • 3 Pentium 4 dan 1 pentium 3

Sudah Ada

11. BBP2TP 7 • 6 komputer mempunyai processor Pentium 4, RAM : 512, HD : 40 GB

• 1 komputer Pentium 3

Sudah Ada • Dari 7 komputer, 1 komputer khusus untuk SIMPEG

12. BPTP Riau 1 + 1 laptop

Pentium 4 Sudah Ada

13. BPTP Jabar 2 Pentium 4 Sudah Ada

14. BPTP Jateng 1 Pentium 4 Sudah Ada

15. BPTP Jatim 2 Pentium 4 Sudah Ada

16. BPTP Sulut 2 Pentium 4 Sudah Ada

17. BPTP Sulsel 2 Pentium 4 Sudah Ada

18. BPTP Bali 3 Pentium 4 Sudah Ada

Perangkat lunak yang tersedia sebagian besar hanya untuk kebutuhan

perkantoran saja diantaranya adalah Mincrosoft Excel, Word Office, dan Power

Point. Disamping itu hanya beberapa unit kerja yang menerapkan perangkat lunak

62 bahasa pemprograman untuk mendukung SIMPEG yang ada sekarang. Bahasa

pemrograman yang digunakan oleh sebagian unit kerja dan UPT adalah Visual

FoxPro dan Microsoft Access. Namun sebagian besar semua unit kerja dan UPT

sudah mengenal bahasa pemrograman PHP yaitu suatu bahasa pemrograman yang

digunakan untuk membuat web. Sedangkan di pengelola kepegawaian unit

kerja/UPT belum ada yang menerapkan bahasa pemrograman yang berkaitan

dengan pengembangan SIMPEG online berbasis web seperti PHP, Java, dsb.

4.3.3 Aspek Operasional

Sampai saat ini masih terdapat beberapa kendala utama dalam pengelolaan

dan pengolahan data serta informasi kepegawaian, yaitu kualitas SDM yang

kurang profesional. Operator SIMPEG terkadang tidak segera memutakhirkan

data pegawai jika ada suatu perubahan pada pegawai tertentu. Pemutakhiran data

pegawai yang dilakukan sebagian besar hanya pada saat adanya kenaikan pangkat

saja yaitu pada bulan April dan Oktober. Sedangkan perubahan data pegawai

sangat dinamis, tidak hanya data KP saja tetapi data yang lainpun perlu

dimutakhirkan juga diantaranya yaitu data training jangka pendek dan jangka

panjang, jenjang jabatan fungsional, dan bidang keahlian.

Selain itu SDM yang menangani SIMPEG masih terlalu sedikit. Rata-rata

di setiap unit kerja dan UPT yang menangani SIMPEG hanya 1 (satu) operator

sehingga jika operator tersebut tidak ada maka pegawai lain tidak bisa

mengoperasikan. Sedangkan kebutuhan data pegawai sering dibutuhkan oleh

pimpinan dalam pengambilan kebijakan. Kendala lain adalah jika operator

SIMPEG sudah mulai mahir dalam mengoperasionalkan SIMPEG dan sedikit

demi sedikit sudah mengerti tentang pemrograman, yang terjadi adalah operator

SIMPEG tersebut dipindahkan tugasnya ke bagian lain. Sehingga bagian

kepegawaian harus membina kader baru dari awal lagi.

Dari hasil wawancara, survei, observasi, dan kuesioner sebagian

responden dapat mengoperasikan komputer. Hal ini dikarenakan pekerjaan yang

dilakukan responden dituntut selalu menggunakan komputer seperti surat

menyurat dan pengolahan data kepegawaian. Aplikasi yang sering digunakan oleh

responden terlihat pada Tabel 7.

63 Tabel 7 Penguasaan pengelola kepegawaian terhadap sistem aplikasi yang

digunakan

No. Unit Kerja Jumlah Penguasaan Sistem Aplikasi

Pengelola Kepegawaian Word Excel Power

Point Access

1 Balit Serealia, Maros 5 5 5 2 1 2 Balitkabi, Malang 5 4 3 3 0 3 Balitsa, Lembang 5 5 5 3 1 4 Balittas, Malang 5 5 5 2 1 5 Balitka, Manado 2 2 2 1 0 6 BPTP Riau 5 5 5 4 0 7 BPTP Jawa Barat 5 5 5 2 1 8 BPTP Jawa Tengah 4 4 4 1 1 9 BPTP Jawa Timur 5 5 5 2 0 10 BPTP Bali 3 3 3 2 1 11 BPTP Sulawesi

Selatan 5 5 5 4 0

12 BPTP Sulawesi Utara 5 3 3 2 1 Total 54 51 50 28 7

Dati Tabel 7 di atas, secara umum sebagian besar responden dapat

mengoperasikan sistem aplikasi terutama yang mendukung dalam pekerjaannya.

94,4% dari total jumlah pengelola kepegawaian sudah dapat mengoperasikan

aplikasi Word Office dan 92,6% dapat mengoperasikan Excel. Hal ini disebabkan

dalam bekerja pengelola kepegawaian dituntut harus dapat menggunakan aplikasi

tersebut sehingga file dokumen yang telah dibuat dapat disimpan secara

elektronik. Sedangkan penggunaan sistem aplikasi Power Point dan Microsoft

Access jarang digunakan oleh pengelola kepegawaian. Hanya 51,9% dan 13% dari

jumlah total pengelola kepegawaian yang dapat mengoperasikannya karena sistem

aplikasi ini digunakan sewaktu-waktu jika ada kebutuhan saja. Sistem aplikasi

Power Point digunakan jika ada permintaan presentasi saja dan Microsoft Access

digunakan jika ada permintaan pengolahan data kepegawaian.

4.3.4 Aspek Ekonomi

Dalam pengembangan SIMPEG online, pemilihan teknologi harus

bijaksana, sehingga tidak mengeluarkan banyak biaya. Responden

mengungkapkan sebaiknya sumber daya yang ada sekarang harus dapat

64 dimanfaatkan semaksimal mungkin sehingga tidak perlu mengeluarkan biaya

untuk peralatan yang digunakan dalam pengembangan SIMPEG online kecuali

kalau memang harus dilakukan pengadaan alat yang terkait. Misalkan jika di suatu

unit kerja dan UPT belum terhubung dengan jaringan internet maka harus

dilakukan pengadaan alat yang terkait dengan jaringan internet.

Selain itu, responden mengungkapkan bahwa dengan adanya

pengembangan SIMPEG online, diharapkan dapat mengurangi biaya pengiriman

surat dan berkas usulan. Selama ini surat dan berkas usulan dikirim melalui jasa

pengiriman atau diantar langsung dari UPT daerah ke pusat, sehingga memakan

biaya yang cukup tinggi. Jika SIMPEG online sudah berjalan dan kebijakan

paperless sudah diterapkan, hal ini akan mengurangi biaya pengiriman surat dan

berkas usulan administrasi pegawai.

4.3.5 Aspek Kebutuhan Pengguna

Berdasarkan wawancara dengan responden, responden menilai

pengembangan SIMPEG online merupakan suatu hal yang baik dan langkah

kemajuan teknologi informasi di bidang kepegawaian. Pengembangan SIMPEG

online ini melibatkan pengguna yang berasal dari unit kerja dan UPT lingkup

Badan Litbang Pertanian sehingga diharapkan SIMPEG online nantinya dapat

menghasilkan informasi yang benar dan baik. Hal ini dikarenakan adanya

sinkronisasi data kepegawaian antara unit kerja pusat eselon I yaitu Badan

Litbang Pertanian dengan unit kerja eselon II dan UPT.

Berdasarkan identifikasi kebutuhan pengguna, dihasilkan beberapa hal

yang dibutuhkan oleh pengguna. Menurut responden keluaran informasi yang

dihasilkan SIMPEG saat ini sudah cukup baik. Namun responden menginginkan

informasi yang dihasilkan SIMPEG adalah cash and carry, artinya apabila

pimpinan membutuhkan data pegawai dalam format apapun baik rekap maupun

daftar akan segera terpenuhi melalui SIMPEG. Selama ini masih terdapat

informasi yang dibutuhkan pengguna tetapi tidak tersedia di SIMPEG. Terkait

dengan reformasi birokrasi, percepatan dalam memproses administrasi pegawai

dapat dilakukan semaksimal mungkin dan lebih transparan.

Proses monitoring usulan administrasi pegawai saat ini dilakukan secara

manual. Pejabat fungsional yang bersangkutan atau pengelola kepegawaian

65 melakukan monitoring usulan administrasi pegawai dengan cara menghubungi

dan menanyakan kepada pengelola kepegawaian baik di UPT, unit kerja eselon II,

Badan Litbang Pertanian, dan terus menerus secara berjenjang. Menurut

responden pengembangan SIMPEG online yang termasuk didalamnya terdapat

proses monitoring usulan administrasi pegawai secara elektronik, akan sangat

membantu pengelola kepegawaian dan pegawai lain dalam memonitor berkas

usulan administrasi pegawai. Disamping itu, dengan sistem online ini proses

monitoring dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja.

Hasil kuesioner menunjukkan bahwa sebagian besar responden

menginginkan adanya sistem proses monitoring usulan administrasi kepegawaian.

Seperti yang ditunjukkan pada Tabel 8, bahwa 85,4% atau sekitar 152 responden

menyatakan perlunya adanya sistem informasi monitoring usulan adminsitrasi

kepegawaian. Hal ini disebabkan untuk mempermudah pengelola kepegawaian

dalam menelusuri informasi yang berkaitan dengan proses usulan administrasi

kepegawaian. Selain itu juga untuk mendapatkan informasi proses usulan

kepegawaian secara cepat, tepat, dan transparan. Sedangkan yang menyatakan

tidak perlu dikembangkan sistem monitoring usulan kepegawaian sejumlah 10

responden atau 5,6% dan yang abstain atau tidak menjawab hanya 16 responden

(9%).

Model sistem monitoring yang diinginkan responden adalah secara

elektronik. Dari Tabel 8 terlihat bahwa 86,5% atau 154 responden meyatakan

model aplikasi sistem informasi monitoring dilakukan secara online. Hal ini

dikarenakan responden menginginkan aplikasi yang dapat diakses dimana saja

dan kapan saja sehingga responden dapat memonitor sendiri secara langsung.

Sedangkan 11,2% atau 20 responden menyatakan bahwa pengembangan sistem

informasi monitoring proses usulan kepegawaian tidak perlu secara online namun

cukup dengan menggunakan model stand alone saja. Hal ini disebabkan di

beberapa UPT lokasi penelitian fasilitas yang mendukung untuk sistem online

sering mengalami gangguan dan perlu perbaikan dalam waktu yang cukup lama.

Kemudian dengan menggunakan stand alone proses backup data akan lebih

mudah dilakukan di setiap UPT.

66 Tabel 8 Kebutuhan responden terhadap sistem informasi monitoring proses

usulan administrasi kepegawaian

No. Uraian Jawaban Jumlah Persentase (%) 1 Apakah perlu sistem monitoring Ya : 152 85,4 usulan administrasi kepegawaian Tidak : 10 5,6 Abstain : 16 9,0

2 Model aplikasi administrasi kepegawaian yang diinginkan Online : 154 86,5

respoden Stand alone : 20 11,2

Abstain : 4 2,3

Setelah mengetahui kebutuhan sistem dan model sistem yang akan

dikembangkan, maka perlu mengetahui informasi apa saja yang dibutuhkan oleh

pengguna. Kebutuhan informasi yang diinginkan pengguna dapat dilihat pada

Tabel 9.

Tabel 9 menunjukkan bahwa sebagian besar responden menginginkan

adanya informasi monitoring usulan kepegawaian diantaranya pada proses usulan

kenaikan pangkat pegawai, proses usulan yang terkait dengan jabatan fungsional,

proses usulan pendidikan dan pelatihan, serta proses monitoring administrasi

kepegawaian yang dilakukan secara transparan. Hasil kuesioner menunjukkan

bahwa 157 atau 88,2% responden menyatakan bahwa perlu adanya proses

monitoring usulan kenaikan pangkat pegawai. Kemudian 89,9% atau 160

responden menyatakan perlu adanya informasi yang terkait dengan proses usulan

jabatan fungsional termasuk proses usulan pembebasan sementara dan aktif

bekerja kembali. Selanjutnya pada proses pendidikan dan pelatihan (training)

pegawai, sebagian responden (62,4%) menyatakan perlu informasi yang terkait

dengan proses usulan training tersebut diantaranya adalah usulan tugas belajar dan

training jangka pendek. Semua proses tersebut yang terdapat pada Tabel 9

dibutuhkan oleh responden, hal ini dikarenakan pada saat ini proses usulan

administrasi kepegawaian memakan waktu yang cukup lama sehingga perlu

dilakukan pemantauan atau monitoring usulan dan berkas usulan administrasi

kepegawaian agar dapat diketahui secara transparan oleh pengelola kepegawaian

dan pegawai yang bersangkutan.

67 Tabel 9 Kebutuhan informasi sistem monitoring proses kepegawaian

No. Uraian Jawaban Jumlah Persentase (%) 1 Informasi apa saja

yang dibutuhkan • Kenaikan pangkat

pegawai : 157 88,2

dalam proses usulan administrasi kepegawaian

• Proses yang terkait jabatan fungsional (bebas sementara dan aktif bekerja kembali)

: 160 89,9

• Training (Tugas Belajar) : 111 62,4 • Monitoring usulan : 127 71,4 • Daftar riwayat hidup : 51 28,7 • Tawaran penelitian : 1 0,6 • Kenaikan gaji berkala : 4 2,3 • Pensiun : 1 0,6 • Mutasi : 1 0,6

• Proses penilaian angka

kredit : 1 0,6

• DP3 : 3 1,7

• Aturan Kepegawaian

terbaru : 1 0,6

Pada Tabel 9 di atas, terdapat 4 (empat) kebutuhan informasi terbesar. Hal

ini yang mendasari penulis dalam melakukan penelitian fokus pada 4 hal tersebut

yaitu proses kenaikan pangkat pegawai, pembebasan sementara dan aktif bekerja

kembali dari jabatan fungsional, serta tugas belajar.

4.4 Analisis dan Rancangan Konseptual

4.4.1 Analisis Architecture Vision

Visi dan Misi Organisasi

Sebagai lembaga penelitian, Badan Litbang Pertanian telah menetapkan

visi dan misi dalam jangka waktu 5 tahun ke depan (2010 – 2014). Visi Badan

Litbang Pertanian adalah “Pada tahun 2014 menjadi lembaga penelitian dan

pengembangan pertanian berkelas dunia yang menghasilkan dan mengembangkan

inovasi teknologi pertanian untuk mewujudkan pertanian industrial unggul

berkelanjutan berbasis sumber daya lokal”.

Misi Badan Litbang Pertanian merupakan pernyataan mengenai garis besar

kiprah utama Badan Litbang Pertanian dalam mewujudkan visi tersebut di atas.

Maka Badan Litbang Pertanian menetapkan misi sebagai berikut :

68 a. Menghasilkan, mengembangkan dan mendiseminasikan inovasi teknologi

serta rekomendasi kebijakan di bidang pertanian yang berwawasan

lingkungan dan berbasis sumber daya lokal guna mendukung terwujudnya

pertanian industrial unggul berkelanjutan.

b. Meningkatkan kualitas sumber daya penelitian pertanian serta efisiensi dan

efektivitas pemanfaatannya.

c. Mengembangkan jaringan kerja sama nasional dan internasional dalam

rangka penguasaan Iptek dan peningkatan peran Badan Litbang Pertanian

dalam pembangunan pertanian (Badan Litbang Pertanian 2010).

Tujuan Organisasi

a. Mendukung pemenuhan kebutuhan pengguna input dan permintaan pasar

output (domestik dan internasional) dengan menghasilkan dan

mengembangkan teknologi benih, bibit, pupuk, alat dan mesin pertanian,

pengendalian organisme pengganggu tanaman (OPT) dan ternak, serta

teknologi pascapanen dalam rangka mendukung peningkatan produksi, nilai

tambah, daya saing dan ekspor.

b. Meningkatkan kapasitas dan kompetensi lembaga (capacity building) untuk

menghasilkan, mengembangkan dan mendiseminasikan teknologi berbasis

sumberdaya lokal dalam penyediaan dan perbanyakan benih, bibit, pupuk,

obat-obatan dan alat mesin pertanian, teknologi pascapanen, serta

bioteknologi.

c. Menghasilkan, mengembangkan dan mendiseminasikan teknologi mutakhir

terutama bioteknologi bidang pangan yang mampu mengantisipasi

perubahan iklim global, gangguan OPT, serta preferensi pengguna teknologi

dalam rangka peningkatan produksi, diversifikasi pangan, nilai tambah dan

daya saing.

d. Meningkatkan efektifitas berbagai metode dan media diseminasi inovasi

teknologi pertanian kepada petani dalam rangka mendukung pengembangan

sistem pertanian industrial.

e. Mengkaji dan mengembangkan berbagai model kerja sama kelembagaan

antar pelaku usaha untuk mendiseminasikan hasil inovasi dan kelembagaan

69

kepada petani dan pengguna secara proporsional untuk mendukung

pengembangan sistem pertanian industrial.

f. Menghasilkan rekomendasi kebijakan pembangunan pertanian yang bersifat

antisipatif dan responsif untuk mendukung pengembangan sistem pertanian

industrial.

Sasaran Organisasi

Sasaran Internal

Sebagai lembaga penelitian dan pengembangan yang berkelas dunia,

sasaran internal yang harus dicapai:

a. Meningkatnya inovasi teknologi, metode penelitian/perekayasaan, sistem

diseminasi dan rekomendasi kebijakan yang dihasilkan Badan Litbang

Petanian yang dapat memberikan kontribusi pada peningkatan keilmuan

(science contribution).

b. Meningkatnya tingkat adopsi (>50%) hasil inovasi teknologi dan

rekomendasi kebijakan pertanian yang dihasilkan Badan Litbang Pertanian

pada pembangunan sistem pertanian industrial unggul berkelanjutan.

c. Berkembangnya kompetensi personil dan kelembagaan penelitian serta

sistem koordinasinya baik secara horizontal dan vertikal lingkup Badan

Litbang Pertanian.

d. Meningkatnya jejaring kerjasama nasional dan internasional minimal 50%

dari kondisi 2005-2009.

e. Meningkatnya hasil penelitian yang diterbitkan di jurnal ilmiah internasional

minimal 50% dari kondisi 2005-2009 dan diterbitkannya satu jurnal ilmiah

internasional; dan

f. Meningkatnya inovasi teknologi dengan pengakuan hak kekayaan

intelektual (HAKI) secara internasional minimal 50% dari kondisi 2005-

2009.

Sasaran Eksternal

Sasaran Badan Litbang Pertanian terkait dengan sasaran Kementerian

Pertanian meliputi:

70 a. Tersedianya benih, bibit, pupuk, alat dan mesin (alsin) untuk komoditas

unggulan tanaman dan ternak dalam rangka peningkatan produksi dan

produktivitas

b. Tersedianya teknologi penanganan dan pengolahan hasil pertanian dalam

rangka peningkatan nilai tambah produk, pengembangan industri hilir,

sertifikasi sanitary and phytosanitary (SPS) produk pertanian, pemenuhan

Standar Nasional Indonesia (SNI) dan substitusi impor (khusus tepung dan

susu)

c. Terselenggaranya pendampingan (pengawalan) penerapan teknologi, peta

dan strategi adaptasi perubahan iklim, diversifikasi pangan berbasis

sumberdaya lokal dalam rangka ketahanan pangan

d. Tersedianya teknologi budidaya tanaman termasuk panen dalam rangka

peningkatan Produk Domestik Bruto (PDB)

e. Tersedianya peta produk, daya saing dan akses pasar produk pertanian di

pasar internasional.

f. Tersedianya peta investasi pertanian dan industri pengolahan hasil pertanian

dalam rangka penyerapan tenaga kerja, dan

g. Tersedianya model pengembangan kelembagaan dan kebijakan

tataniaga/pemasaran dalam rangka peningkatan kesejahteraan petani.

Berdasarkan visi dan misi Badan Litbang Pertanian tersebut di atas, maka

untuk menjadi suatu lembaga penelitian yang berkelas dunia perlu adanya

dukungan manajemen Badan Litbang Pertanian yang modern. Salah satu tata

kelola manajemen Badan Litbang Pertanian adalah manajemen sumber daya

manusia (SDM). SDM Badan Litbang Pertanian juga harus dapat bersaing dengan

negara lain.

Strategi untuk mendukung manajemen yang modern adalah dengan

mengikuti perkembangan teknologi informasi. Teknologi Informasi dimanfaatkan

untuk pengembangan SIMPEG secara integrasi dan komprehensif antar UK dan

UPT. Untuk memperlancar akses pengguna kepada sumber informasi SDM Badan

Litbang Pertanian, perlu dilakukan pengembangan informasi kepegawaian secara

online melalui website dan interconnected network (internet) (Badan Litbang

Pertanian 2010).

71

Untuk mengimplementasikan visi dan misi tersebut, pada tahun 2010

Badan Litbang Pertanian akan melakukan kegiatan pengembangan SIMPEG

berbasis web. Selain meningkatkan kualitas data, kegiatan ini bertujuan untuk

membuat manajemen sumber daya manusia di Badan Litbang Pertanian

terintegrasi, terpadu, dan realible. Disamping itu juga untuk pengembangan

webdatabase SIMPEG di Badan Litbang Pertanian (Sekretariat Litbang Pertanian

2010).

Dari hasil wawancara dengan beberapa responden, semua responden

menerima rencana pengembangan SIMPEG online berbasis web. Hal ini

dikarenakan akan mempermudah dan mempercepat proses usulan administrasi

kepegawaian serta akan lebih efektif dan efisien. Efektif berarti waktu yang

diperlukan dalam usulan proses kepegawaian diharapkan akan lebih cepat dari

proses yang ada sekarang. Sedangkan efisien yaitu berkas-berkas yang semula

dikirim melalui jasa pengiriman akan dipermudah dengan menggunakan

elektronik (paperless) sehingga akan mengurangi biaya pengiriman. Dalam

pengembangan SIMPEG berbasis web ini, akan difokuskan dalam hal proses

monitoring berkas usulan administrasi kepegawaian. Proses monitoring tersebut

dibatasi pada proses kenaikan pangkat pilihan (fungsional), pemberhentian

sementara, aktif bekerja kembali dan tugas belajar.

4.4.2 Analisis Business Architecture

Arsitektur proses bisnis merupakan gambaran kegiatan yang dilakukan

setiap hari secara sistematis berdasarkan visi dan misi organisasi. Analisis

arsitektur proses bisnis dilakukan untuk mengetahui proses bisnis di dalam bidang

kepegawaian. Analisis ini dilakukan dengan cara studi literatur dan mempelajari

peraturan perundang-undangan yang ada, wawancara serta diskusi dengan pihak

terkait. Analisis ini dilakukan terhadap proses kenaikan pangkat fungsional,

pembebasan sementara jabatan fungsional, aktif bekerja kembali, dan tugas

belajar.

Disamping melakukan studi literatur dan wawancara, penulis juga

membagikan kuesioner dalam menganalisis dan merancang sistem. Kuesioner ini

ditujukan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Hasil

kuesioner juga digunakan dalam menganalisis proses ini.

72 4.4.2.1 Kondisi saat ini

Pemahaman akan kondisi proses bisnis saat ini dilakukan dengan cara

pengamatan langsung pada enterprise atau unit kerja lingkup Badan Litbang

Pertanian yang berkaitan dengan pelayanan kepegawaian. Pengamatan dilakukan

dengan cara mengidentifikasi alur kerja pengelolaan administrasi kepegawaian di

Badan Litbang Pertanian. Proses bisnis yang diamati sesuai dengan kebutuhan

pengguna yaitu pada proses usulan kenaikan pangkat pilihan atau fungsional,

pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan usulan tugas belajar.

Proses Bisnis Kenaikan Pangkat Pilihan

Dalam PP Nomor 12 Tahun 2002 menyebutkan bahwa yang dimaksud

dengan kenaikan pangkat pilihan adalah kepercayaan dan penghargaan yang

diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil atas prestasi kerjanya yang tinggi.

Sedangkan jabatan fungsional merupakan kedudukan yang menunjukkan tugas,

tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil dalam rangka

menjalankan tugas pokok dan fungsi keahlian dan/atau keterampilan untuk

mencapai tujuan organisasi.

Berdasarkan PP Nomor 12 Tahun 2002, dalam melakukan usul KP

fungsional, terdapat beberapa persyaratan yang harus dipenuhi, diantaranya yaitu :

1. Salinan/fotocopy sah keputusan pengangkatan dalam jabatan terakhir.

2. Salinan/fotocopy sah keputusan dalam pangkat terakhir.

3. Fotocopy daftar penilaian prestasi kerja/DP-3 dalam 2 (dua) tahun terakhir.

4. Asli penetapan angka kredit bagi Pegawai Negeri Sipil yang menduduki

jabatan fungsional tertentu.

Berdasarkan observasi, wawancara, dan kuesioner, prosedur sistem yang

berjalan untuk proses pengusulan KP fungsional, dapat dilihat pada Gambar 12.

Alur birokrasi yang terlihat dalam Gambar 12 terdapat dua bagian. Bagian

pertama adalah internal process yaitu proses-proses yang dilakukan di dalam

instansi lingkup Badan Litbang Pertanian seperti dari UPT ke unit kerja eselon II,

kemudian dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian (Eselon I). Bagian kedua

adalah external process yaitu proses-proses yang dilakukan di luar instansi

lingkup Badan Litbang Pertanian seperti Biro Kepegawaian Kementerian

73 Pertanian (Kementan), Badan Kepegawaian Negara (BKN), dan Sekretariat

Negara (Setneg).

Pada Gambar 12 dapat dilihat urutan pengusulan kenaikan pangkat

fungsional yang dimulai dari BKN sebagai instansi external process. BKN

membuat surat permintaan kepada semua instansi pusat dan daerah yang ditujukan

kepada pejabat pengelola kepegawaian instansi pusat dan daerah termasuk juga

Kementerian Pertanian (Kementan) dalam hal ini adalah Menteri Pertanian

(Mentan). Selanjutnya Mentan mendisposisikan ke Biro OK Kementan melalui

Sekretaris Jenderal (Setjen) Kementan. Selanjutnya Biro OK Kementan

menindaklanjuti surat permintaan dari BKN dengan membuat surat permintaan

usulan KP ke semua instansi eselon I lingkup Kementerian Pertanian diantaranya

adalah Badan Litbang Pertanian. Surat tersebut ditujukannya kepada Kepala

Bagian yang menangani pengelolaan kepegawaian di setiap instansi eselon I.

Kemudian Bagian Kepegawaian di Badan Litbang Pertanian menindaklanjuti

surat dari Biro OK Kementan dengan membuat surat permintaan kepada Kepala

Bagian yang menangani kepegawaian di unit kerja eselon II lingkup Badan

Litbang Pertanian. Unit kerja eselon II kemudian menindaklanjuti dengan

membuat surat permintaan usulan KP dari Badan Litbang Pertanian kepada

Kepala UPT lingkup unit kerja eselon II masing-masing yang selanjutnya

disampaikan kepada pengelola kepegawaian di UPT dan diinformasikan kepada

tenaga fungsional terkait.

Setelah mendapat informasi dari pengelola kepegawaian di UPT masing-

masing, pejabat fungsional yang bersangkutan mengajukan usulan KP ke

pengelola kepegawaian di unit kerja dan UPT masing-masing. Namun ada

beberapa responden yang menyatakan bahwa pengusulan KP fungsional

dilakukan oleh instansi pejabat fungsional di UPT. Hal ini dikarenakan bahwa

pengelola kepegawaian di UPT sudah dapat mengetahui pejabat fungsional yang

akan naik pangkat melalui penilaian angka kredit (PAK) terakhir. Kemudian

pengelola kepegawaian memberikan informasi KP kepada pejabat fungsional di

UPT masing-masing. Keseluruhan proses KP memakan waktu yang cukup lama

yaitu lebih kurang 11 sampai 12 bulan.

74

(5 –14 hari)

(3 hari – 2 minggu)

(3 hari – 1 minggu)

(1)

(2)

(4)

(5) (6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(Menginformasikan ke yang bersangkutan)

(1 –7 hari)

Pengajuan berkas usulan KP dimulai dari pejabat fungsional yang

mengusulkan KP ke pengelola kepegawaian UPT. Kemudian diverifikasi oleh

petugas kepegawian di UPT. Apabila ada kekurangan berkas, petugas

kepegawaian UPT menginformasikan kepada pejabat fungsional terkait untuk

segera melengkapi berkas usulan KP tersebut. Setelah berkas usulan KP sudah

lengkap kemudian berkas dikirimkan ke unit kerja eselon II dengan persetujuan

dari pimpinan UPT. Sebagian besar responden menjawab bahwa proses

penyiapan, verifikasi, pengiriman, dan melengkapi kekurangan berkas di UPT

memakan waktu 20 hari bahkan ada yang sampai 30 hari.

Pengelola kepegawaian unit kerja eselon II selanjutnya menerima berkas

usulan KP dari UPT. Berkas tersebut diverifikasi kelengkapannya. Responden di

unit kerja eselon II menyatakan bahwa proses verifikasi berkas di unit kerja eselon

II memakan waktu 3 hari sampai 1 minggu. Apabila ternyata terdapat kekurangan

berkas, pengelola kepegawaian unit kerja eselon II menginformasikan ke UPT

External process Pengelola

Kepegawaian Pusat (Eselon II)

Pengelola Kepegawaian UPT

Pengelola Kepegawaian Badan Litbang Pertanian (Eselon I)

Pengelola Biro Kepegawaian Kementerian Pertanian

Badan Kepegawaian Negara(BKN)

Pejabat Fungsional

(3)

Sekretariat Negara (Setneg)

Melakukan verifikasi berkas usulan

Melakukan verifikasi berkas usulan

Internal process

Gambar 12 Hasil investigasi prosedur proses pengusulan kenaikan pangkat pejabat fungsional peneliti.

75 yang bersangkutan untuk melengkapi kekurangannya melalui telpon dan surat,

sehingga memakan waktu lagi lebih kurang 1 minggu. Setelah semua berkas

usulan KP dari UPT sudah lengkap, selanjutnya berkas dikirim ke Badan Litbang

Pertanian.

Berkas usulan KP kemudian diterima di Badan Litbang Pertanian. Proses

selanjutnya adalah petugas kepegawaian di Badan Litbang Pertanian

memverifikasi berkas yang diusulkan dari semua unit kerja eselon II lingkup

Badan Litbang Pertanian. Jika terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka

berkas dikembalikan ke unit kerja eselon II masing-masing. Dari unit kerja eselon

II kemudian kekurangan berkas tersebut disampaikan ke UPT dan ke yang

bersangkutan secara berjenjang. Namun apabila berkas sudah lengkap, maka

langkah selanjutnya Badan Litbang Pertanian melakukan pengetikan nota

persetujuan BKN dan membuat surat pengantar pengiriman berkas usulan KP ke

Biro OK Kementan dengan persetujuan dari pimpinan Badan Litbang Pertanian.

Waktu pengiriman berkas usulan dari Badan Litbang Pertanian ke Biro OK

Kementan memakan waktu 3 hari sampai dengan 1 minggu dengan catatan berkas

sudah lengkap semua. Apabila masih terdapat kekurangan kelengkapan berkas,

maka waktu yang dibutuhkan untuk memproses bertambah lagi.

Biro OK Kementan akan meverifikasi berkas dan nota persetujuan BKN

yang dikirim dari Badan Litbang Pertanian. Setelah berkas sudah lengkap

selanjutnya Biro OK Kementan mengirim berkas ke BKN beserta nota

persetujuan dari BKN untuk semua golongan. Setelah nota persetujuan disetujui

oleh BKN, maka nota persetujuan KP sampai golongan III/b dikirim ke Biro OK

Kementan oleh BKN. Biro OK Kementan selanjutnya mengirim nota persetujuan

BKN sampai golongan III/b ke unit kerja eselon I dalam hal ini Badan Litbang

Pertanian untuk dibuatkan SK KP yang ditandatangani oleh Kepala Badan

Litbang Pertanian, sedangkan untuk golongan III/c sampai IV/b langsung

dibuatkan SK KP oleh Biro OK Kementan setelah mendapat persetujuan dari

BKN dan selanjutnya disampaikan ke Badan Litbang Pertanian. Badan Litbang

Pertanian kemudian menyampaikan SK KP yang sudah terbit ke unit kerja eselon

II, UPT dan yang bersangkutan secara berjenjang. Untuk usulan KP golongan

IV/c ke atas, disamping nota persetujuan BKN, BKN juga membuat nota

76 pertimbangan untuk disampaikan ke presiden melalui Setneg. Setelah nota

pertimbangan disetujui oleh Presiden, selanjutnya Setneg membuat SK KP

golongan IV/c ke atas yang ditandatangani oleh Presiden Republik Indonesia (RI).

Dari mekanisme pengusulan kenaikan pangkat fungsional di atas dan hasil

investigasi, maka dapat dibuat suatu work flow diagram yang menggambarkan

kondisi saat ini dalam mengusulkan kenaikan pangkat fungsional. Work flow

diagram tersebut dapat dilihat pada Gambar 13 berikut:

Gambar 13 Work flow diagram proses usulan kenaikan pangkat pejabat

fungsional.

77 Proses Bisnis Pembebasan Sementara Jabatan Fungsional

Pembebasan sementara merupakan pembebasan seorang PNS dari jabatan

fungsional yang diembannya selama jangka waktu tertentu. Dengan adanya

pembebasan sementara berarti yang bersangkutan kehilangan hak atas tunjangan

fungsional, namun angka kredit terakhir yang dimilikinya masih tetap berlaku.

Sedangkan hak atas gaji dan tunjangan yang lainnya selain tunjangan fungsional

tetap dibayarkan sesuai dengan peraturan dan perundangan yang berlaku.

Badan Litbang Pertanian saat ini mempunyai tenaga fungsional sejumlah

2.581 orang sebagai penggerak utama dalam penelitian dan pengembangan

pertanian. Berdasarkan tugas pokok dan fungsi Badan Litbang Pertanian, sampai

saat ini jumlah tenaga fungsional yang terbesar adalah peneliti yaitu sejumlah

1.634 orang. Kemudian diikuti oleh tenaga fungsional teknisi penelitian dan

perekayasaan (litkayasa), penyuluh, pustakawan, perekayasa, arsiparis, pranata

komputer, analis kepegawaian, pranata kehumasan, statistisi, dan perencana. Oleh

sebab itu dalam penelitian ini yang akan diambil sebagai sampel adalah pejabat

fungsional peneliti, karena memiliki jumlah tenaga yang cukup besar dan sebagai

penggerak utama dalam penelitian di bidang pertanian. Komposisi jumlah tenaga

fungsional di Badan Litbang Pertanian dapat dilihat pada Tabel 10.

Tabel 10 Komposisi tenaga fungsional Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian 2009)

No. Nama Jabatan Fungsional Jumlah Persentase (%) 1. Peneliti 1.634 63,31% 2. Teknisi Litkayasa 571 22,12% 3. Penyuluh Pertanian 206 7,98% 4. Pustakawan 86 3,33% 5. Perekayasa 32 1,24% 6. Arsiparis 25 0,97% 7. Pranata Komputer 9 0,35% 8. Analis Kepegawaian 5 0,19% 9. Pranata Kehumasan 9 0,35% 10. Statistisi 3 0,12% 11. Perencana 1 0,04%

Jumlah 2.581 100%

78

Dalam memproses pembebasan sementara dari jabatan fungsional, tidak

terlepas dari aturan-aturan yang terkait. Peraturan Kepala Lembaga Ilmu

Pengetahuan Indonesia (LIPI) Nomor 06/E/2009 menjelaskan tentang petunjuk

teknis jabatan fungsional peneliti yang termasuk didalamnya membahas

pembebasan sementara dari jabatan fungsional peneliti. Pembebasan sementara

jabatan fungsional teknisi litkayasa dijelaskan dalam keputusan kepala Badan

Pengkajian dan Penerapan Teknologi Nomor 147/Kp/BPPT/V/2007 tentang

petunjuk teknis jabatan fungsional teknisi penelitian dan perekayasaan (litkayasa)

dan angka kreditnya. Selain itu peraturan bersama Menteri Pertanian Nomor

54/Permentan/OT.210/11/2008 dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor

23 A Tahun 2008 yang mengatur tentang petunjuk pelaksanaan jabatan fungsional

penyuluh pertanian dan angka kreditnya yang termasuk didalamnya membahas

pembebasan sementara dari jabatan fungsional penyuluh pertanian. Kemudian

keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 132

/KEP/M.PAN/12/2002 dan keputusan bersama Kepala Perpustakaan Nasional RI

Nomor 23 Tahun 2003 dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 21 Tahun

2003 membahas tentang jabatan fungsional pustakawan dan angka kreditnya.

Berdasarkan peraturan-peraturan tersebut di atas, secara umum pejabat

fungsional dapat dibebaskan sementara dari jabatannya apabila tidak memenuhi

ketentuan yang berlaku. Ketentuan tersebut diantaranya adalah :

1. Kurang angka kredit.

2. Dijatuhi hukuman disiplin PNS.

3. Cuti diluar tanggungan negara.

4. Sedang menjalani tugas belajar lebih dari 6 bulan.

5. Ditugaskan diluar jabatan fungsional dan satuan organisasi penelitian dan

pengembangan.

6. Ditugaskan sebagai pejabat struktural.

Di dalam pedoman ringkas administrasi jabatan fungsional peneliti Badan

Litbang Pertanian tahun 2007, untuk mengajukan usulan pembebasan sementara,

diperlukan beberapa persyaratan. Persyaratan-persyaratan tersebut adalah :

1. Surat pengantar dari unit kerja Eselon II.

79

(1) (2) (3) (4)

(5)

2. Foto copy SK jabatan fungsional terakhir yang dilegalisir oleh kepala unit

kerja Eselon II.

3. Foto copy SK pangkat terakhir dan dilegalisir oleh kepala unit kerja Eselon II.

4. Foto copy penetapan angka kredit (PAK) terakhir yang telah dilegalisir oleh

kepala unit kerja Eselon II.

5. Foto copy surat yang menyebabkan diberhentikan sementara, diantaranya

adalah surat teguran kurang angka kredit, surat tugas belajar, surat

pengangkatan dalam jabatan struktural, dan surat cuti diluar tanggungan

negara.

Secara umum manajemen proses pembebasan sementara jabatan

fungsional dapat dilihat seperti Gambar 14.

Keterangan :

(1) Waktu yang diperlukan dalam penyiapan, verifikasi, pengiriman, dan

melengkapi kekurangan berkas adalah 10 hari.

(2) Waktu yang diperlukan dalam verifikasi dan pengiriman berkas usulan dari

unit kerja eselon II ke Badan Litbang Pertanian adalah 1 – 2 minggu.

(3) Usulan disampaikan dari Badan Litbang Pertanian ke Kementerian Pertanian

(Kementan) sekitar 2 minggu.

(4) Usulan dari Kementan ke Badan Kepegawaian Negara (BKN) untuk

mendapat persetujuan sekitar 2 bulan.

(5) Proses usulan dari BKN ke Sekretariat Negara (Setneg) sekitar 2 bulan.

Unit Kerja (UPT)

Unit Kerja (Eselon II)

Badan Litbang Pertanian

Kementan

BKN

Setneg

= Proses pengusulan pembebasan sementara = Proses permintaan kelengkapan berkas dan pengiriman SK pembebasan sementara

Gambar 14 Proses bisnis pembebasan sementara dari jabatan fungsional (Sekretariat Badan Litbang Pertanian, 2007).

80

Berdasarkan keterangan Gambar 14 di atas, maka proses pengusulan

pembebasan sementara dari jabatan fungsional memakan waktu cukup lama yaitu

antara 5 sampai dengan 6 bulan. Waktu tersebut belum termasuk proses

pengiriman kembali SK pembebasan sementara jabatan fungsional yang sudah

terbit sehingga secara keseluruhan dapat mencapai lebih dari 6 bulan.

Dari mekanisme pengusulan pembebasan sementara di atas dan hasil

investigasi, maka dapat dibuat suatu work flow diagram yang menggambarkan

kondisi saat ini dalam mengusulkan pembebasan sementara. Work flow diagram

tersebut dapat dilihat pada Gambar 15 berikut:

Gambar 15 Work flow diagram proses usulan pembebasan sementara jabatan

fungsional peneliti.

81 Proses Bisnis Aktif Bekerja Kembali

Ketentuan tentang keputusan Aktif Bekerja Kembali (ABK) diterbitkan

oleh pejabat eselon I dalam hal ini Menteri Pertanian (Mentan) atau pejabat yang

diberi kewenangan untuk hal tersebut. SK ABK akan diterbitkan apabila pejabat

fungsional tersebut memenuhi kriteria sebagai berikut:

1. Telah menjalani masa hukuman disiplin PNS.

2. Telah selesai menjalani cuti di luar tanggungan negara.

3. Telah selesai tugas belajar.

4. Telah selesai menjabat struktural baik di dalam maupun di luar satuan

organisasi Badan Litbang Pertanian.

5. Telah kembali tugas dalam satuan organisasi penelitian dan pengembangan.

Dalam pengusulan ABK terdapat beberapa persyaratan. Persyaratan yang

diperlukan antara lain :

1. Surat pengantar dari unit kerja eselon II atau UPT.

2. Foto copy SK pangkat terakhir yang telah dilegalisir.

3. Foto copy SK jabatan fungsional terakhir dilegalisir.

4. Foto copy SK tugas belajar/jabatan struktural/cuti diluar tanggungan negara

dan lain-lain yang menyebabkan dibebaskan sementara (dilegalisir).

5. Foto copy ijazah yang dilegalisir asli/basah, apabila yang bersangkutan tugas

belajar.

6. Penilaian Angka Kredit (PAK) terakhir yang telah dilegalisir (Sekretaiat

Badan Litbang 2007).

SK ABK mempunyai beberapa fungsi diantaranya adalah untuk

mencairkan kembali tunjangan fungsional sesuai jabatan fungsional terakhir.

Selain itu juga digunakan sebagai kelengkapan berkas untuk usulan SK aktif dari

jabatan fungsional.

Dalam mengusulkan ABK harus melalui beberapa prosedur. Prosedur

mekanisme usulan ABK dapat dilihat pada Gambar 16. Berdasarkan alur

pengusulan ABK tersebut, maka SK ABK dapat diterbitkan dalam jangka waktu

sekitar 5 s/d 6 bulan bahkan lebih.

82

Keterangan :

(1) Waktu pengumpulan dan pengiriman berkas dari UPT ke unit kerja eselon II

memakan waktu 10 hari.

(2) Proses dari unit kerja eselon II ke Badan Litbang Pertanian sekitar 1 – 2

minggu.

(3) Dari Badan Litbang Pertanian ke Kementan sekitar 2 minggu.

(4) Dari Kementan kembali ke Badan Litbang Pertanian sekitar 2 – 6 bulan

(Sekretariat Badan Litbang Pertanian 2007).

Dari mekanisme pengusulan aktif bekerja kembali di atas, maka dapat

dibuat suatu work flow diagram yang menggambarkan kondisi saat ini dalam

mengusulkan ABK. Work flow diagram tersebut dapat dilihat pada Gambar 17.

Work flow diagram pada Gambar 16 memperlihatkan bahwa urutan proses

pengusulan ABK dilakukan hanya sampai di Biro OK Kementan. Hal ini

dikarenakan adanya kewenangan Menteri Pertanian (Mentan) dalam

pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang

dituangkan dalam Keputusan Kepala BKN Nomor 13 Tahun 2003. Namun

walaupun Mentan mempunyai kewenangan dalam hal tersebut di atas, pertinggal

(tembusan) SK ABK tetap disampaikan kepada instansi terkait diantaranya adalah

BKN. Pertinggal SK ABK ke BKN dimaksudkan untuk menginformasikan

kepada BKN bahwa yang bersangkutan sudah diaktifkan kembali dalam bekerja,

Unit Kerja (UPT)

Unit Kerja (Eselon II)

Badan Litbang Pertanian

Kementan

(1) (4) (2) (3)

= proses pengusulan ABK pejabat fungsional

= proses pengiriman SK ABK pejabat fungsional yang sudah terbit

Gambar 16 Mekanisme pengusulan ABK (Sekretariat Badan Litbang Pertanian 2007).

83 sehingga apabila yang bersangkutan mengajukan proses administrasi kepegawaian

yang lain BKN tidak akan mempermasalahkannya.

Proses ABK merupakan suatu proses pengaktifan kembali bagi seorang

pegawai dalam bekerja setelah dibebaskan dari jabatannya. Pengaktifan yang

dimaksud adalah aktif dalam bekerja, bukan aktif dalam jabatan fungsionalnya.

Oleh karena itu proses pengaktifan dalam bekerja bagi pegawai dilakukan oleh

pembina kepegawaian pusat di instansi terkait dalam hal ini adalah Menteri

Pertanian.

SK ABK ini digunakan untuk mencairkan atau mengaktifkan kembali

tunjangan fungsional. Setelah yang bersangkutan mendapat SK ABK, maka

tenaga fungsional tersebut mengajukan ke pengelola kepegawaian UPT untuk

mengaktifkan tunjangan fungsionalnya ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan

Negara (KPPN). KPPN kemudian memproses berdasarkan SK ABK dimaksud.

Gambar 17 Work flow diagram proses aktif bekerja kembali pejabat fungsional.

84 Proses Bisnis Pengusulan Tugas Belajar

Untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsinya sebagai penghasil inovasi

pendorong pembangunan pertanian nasional, Badan Litbang Pertanian perlu

didukung oleh sumber daya manusia (SDM) yang bermutu. Peningkatan mutu

SDM tersebut dilakukan melalui pelatihan jangka panjang dan jangka pendek

secara terencana, konsisten, dan terus menerus dengan mempertimbangkan

dinamika perubahan lingkungan strategis pembangunan nasional.

Pengertian tugas belajar di dalam Badan Litbang Pertanian merupakan

suatu tugas yang diberikan oleh Badan Litbang Pertanian kepada PNS di UK dan

UPT lingkup Badan Litbang Pertanian untuk menuntut ilmu, mendapatkan

pendidikan atau keahlian di dalam atau luar negeri yang ditempuh paling sedikit

dalam waktu 1 tahun. Program ini diwujudkan dalam bentuk program Doktor

(S3), Master (S2), Sarjana (S1), Diploma 3 (D3), atau Diploma 2 (D2) (Badan

Litbang Pertanian 2007).

Tujuan dari program ini adalah selain untuk meningkatkan kemampuan

dan keterampilan pegawai, juga untuk meningkatkan dedikasi, motivasi, dan

kreativitas. Selain itu juga untuk meningkatkan kemampuan penalaran ilmu,

teknologi, dan manajemen. Program tugas belajar juga sebagai media pemberian

penghargaan kepada pegawai lingkup Badan Litbang Pertanian yang berprestasi.

Dalam mengusulkan tugas belajar harus sesuai dengan tata cara atau

persyaratan yang berlaku. Namun dalam kondisi khusus, calon yang tidak

memenuhi persyaratan dapat diusulkan dengan justifikasi yang kuat dari kepala

UK/UPT. Persyaratan yang terdapat di Badan Litbang Pertanian terdiri dari 2

(dua) hal yaitu persyaratan umum dan persyaratan khusus. Persyaratan calon

petugas belajar yang bersifat umum adalah :

a. PNS yang mempunyai masa kerja sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun sejak

diangkat sebagai pegawai negeri penuh.

b. Menyerahkan salinan ijazah dan transkrip yang telah disahkan oleh instansi

yang berwenang.

c. Menyerahkan salinan SK pengangkatan sebagai PNS.

d. Menyerahkan daftar riwayat hidup (DRH).

e. Mendapat rekomendasi dari pimpinan UK atau UPT yang bersangkutan.

85 f. Menyerahkan surat perjanjian tugas belajar yang menyebutkan kesediaannya

untuk kembali ke UK semula atau ditempatkan di UK lain lingkup Badan

Litbang Pertanian.

g. Tidak dalam proses pemeriksaan dalam rangka pelaksanaan peraturan disiplin

pegawai.

Selain persyaratan umum, terdapat juga peraturan khusus. Persyaratan

khusus tersebut untuk masing-masing jenjang pendidikan berbeda-beda, yaitu :

a. Untuk program D2 dan D3 :

1) Minimal berijazah SLTA atau yang sederajat,

2) Berumur maksimal 35 tahun pada hari ulang tahun terakhir.

b. Untuk program S1 :

1) Program ini hanya untuk pejabat fungsional terampil dan staf manajemen.

2) Minimal berijazah D2 atau D3 atau sedang mengikuti program S1 di

semester 5.

3) Berumur maksimal 35 tahun pada hari ulang tahun terakhir.

c. Untuk program S2 :

1) Minimal berijazah S1 dari perguruan tinggi yang terakreditasi B.

2) Berumur maksimal 40 tahun pada hari ulang tahun terakhir.

3) Telah memiliki jabatan fungsional peneliti.

4) Khusus untuk calon peneliti harus mempunyai karya ilmiah yang sudah

diterbitkan pada jurnal terakreditasi.

5) Untuk jabatan fungsional lain, persyaratan khusus disesuaikan dengan

bidang tugasnya.

d. Untuk program S3

1) Minimal berijazah S2 dari perguruan tinggi yang terakreditasi B.

2) Berumur maksimal 45 tahun pada hari ulang tahun terakhir.

3) Telah memiliki jabatan fungsional peneliti.

4) Untuk jabatan fungsional lain, persyaratan khusus disesuaikan dengan

bidang tugasnya (Badan Litbang Pertanian 2007).

Dalam mengusulkan calon petugas belajar terdapat mekanisme yang harus

dilalui. Mekanisme tersebut dapat dilihat pada Gambar 18 berikut :

86

Keterangan Gambar 18:

(1) Badan Litbang Pertanian membuat surat pendaftaran calon petugas belajar

kepada unit kerja eselon II.

(2) Unit kerja eselon II menindaklanjuti surat dari Badan Litbang Pertanian ke

UPT.

(3) UPT mengirimkan daftar calon peserta yang telah diseleksi kepada unit

kerja eselon II yang bersangkutan.

(4) Unit kerja eselon II merekap, dan menyeleksi semua usulan dari UPT dan

mengirimkan calon peserta yang telah diseleksi kepada Badan Litbang

Pertanian (Sekretaris Badan/Ketua Komisi Pembinaan Tenaga (KPT)).

(5) Setelah diolah dan diseleksi di Badan Litbang Pertanian oleh tim KPT, hasil

seleksi calon petugas belajar dikirimkan ke unit kerja eselon II.

(6) Unit kerja eselon II menindaklanjuti hasil seleksi calon petugas belajar

kepada UPT.

Dalam menyeleksi calon petugas belajar, tim KPT mempunyai beberapa

kriteria penyeleksian, diantaranya adalah :

1. Kondisi UK, dilihat dari kinerja, program, dan SDM yang tersedia.

2. Prioritas diberikan pada disiplin-disiplin ilmu penting yang diperlukan tetapi

sedikit peminatnya.

3. Nilai Mutu Rata-rata (NMR). Untuk program S2 NMR yang diperlukan paling

sedikit 2,75 (skala 0-4) dan 6,25 (skala 1-10). Sedangkan untuk program S3

Unit Kerja (UPT)

Unit Kerja (Eselon II)

Badan Litbang Pertanian

(1) (2)

(3) (4)

(5) (6)

= Proses pengusulan tugas belajar dari UPT dan unit kerja eselon II

= Proses pengiriman SK tugas belajar yang sudah selesai

= Permintaan surat usulan tugas belajar ke UPT dan Unit Kerja (UK)

Gambar 18 Mekanisme proses usulan calon petugas belajar lingkup Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian, 2007).

87

NMR yang diperlukan adalah 3,25. Besarnya angka NMR ini disesuaikan

dengan persyaratan yang ditentukan oleh perguruan tinggi penyelenggara.

4. Bagi calon peserta program tugas belajar di luar negeri memiliki nilai TOEFL

serendah-rendahnya 500.

Dari alur kerja usulan tugas belajar di atas dan hasil investigasi, maka

dapat dibuat suatu work flow diagram yang menggambarkan kondisi saat ini

dalam mengusulkan calon petugas belajar. Work flow diagram tersebut dapat

dilihat pada Gambar 19 berikut:

Gambar 19 Work flow diagram proses usulan tugas belajar.

88 4.4.2.2 Hasil Analisis Business Architecture

Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Kenaikan Pangkat

Pada proses bisnis yang ada sekarang membutuhkan waktu cukup lama

dari tahap pengumpulan kelengkapan berkas usulan hingga hasil Surat Keputusan

(SK) kenaikan pangkat (KP). Dari hasil kuesioner menyatakan bahwa secara

keseluruhan waktu yang dibutuhkan untuk proses pengusulan KP adalah 11

sampai 12 bulan. Berdasarkan hasil survei dan kuesioner dari responden, proses

bisnis kenaikan pangkat yang diinginkan adalah proses kenaikan pangkat

fungsional yang cepat, efektif dan efisien. Responden menginginkan adanya

sistem dapat memantau secara langsung proses yang sedang berjalan sebagaimana

yang terlihat dalam Tabel 11.

Tabel 11 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis KP

No. Uraian Jawaban Jumlah Persentase (%)

1 Apakah mengikuti proses Ya : 151 84,83 monitoring usulan KP Tidak : 24 13,48 Fungsional Abstain : 3 1,69

2 Jika Ya, bagaimana cara Manual : 109 61,24 memonitornya Datang ke instansi : 24 13,48 Secara elektronik : 39 21,91 Abstain : 6 3,37

3 Jika Tidak, apa yang Menunggu hasil : 25 14,04 dilakukan Membiarkan saja : 6 3,37 Abstain : 147 82,58

4 Apakah perlu sistem Ya : 168 94,38 monitoring usulan KP Tidak : 3 1,69 online Abstain : 7 3,39

5 Jika Ya, apakah fisik Ya : 141 79,21 berkas masih perlu dikirim Tidak : 20 11,24 Abstain : 17 9,55

6 Waktu keseluruhan dalam 1-2 bulan : 4 2,25 proses KP fungsional 3-4 bulan : 17 9,55 5-6 bulan : 31 17,42 7-8 bulan : 15 8,43 9-10 bulan : 10 5,62 11-12 bulan : 59 33,15

12-24 bulan : 3 1,69 > 1 th : 20 11,24 20 bulan : 1 0,56 15 bulan : 1 0,56

89

No. Uraian Jawaban Jumlah Persentase (%)

24 bulan/2 tahun : 7 3,93 6-12 bulan : 1 0,56 12 - 18 bulan : 1 0,56 Tidak tentu : 4 2,25 Tidak tahu : 1 0,56 Abstain : 3 1,69

Dari Tabel 11 di atas, sebagian besar responden yaitu 84,83% mengikuti

proses monitoring proses usulan KP. Namun 61,24% dari responden masih

menggunakan sistem manual dalam memonitor proses usulan KP yaitu dengan

menanyakan ke pengelola kepegawaian secara berjenjang. Salah satu cara untuk

menangani hal tersebut adalah dengan membuat suatu sistem informasi usulan

dan monitoring administrasi kepegawaian secara online yang dapat

mengakomodir kebutuhan responden. Hal ini sesuai dengan keinginan responden

yaitu 94,38% menyatakan bahwa perlu adanya sistem informasi monitoring proses

usulan KP secara online sehingga diharapkan responden dapat mengetahui

langsung dan dapat mempercepat proses usulan KP yang diajukan.

Sebagian besar responden (79,21%) menyatakan bahwa untuk

kelengkapan berkas disamping dapat dikirim secara elektronik, berkas juga tetap

dikirim secara manual. Hal ini dikarenakan kelengkapan berkas yang dikirim

untuk proses administrasi kepegawaian harus dilegalisir dan ditandatangani secara

sah atau asli oleh pejabat yang berwenang. Disamping itu fisik berkas juga

digunakan sebagai bukti keabsahan dokumen yang dikirim.

Berdasarkan keinginan responden tersebut, maka perlu dirancang proses

usulan dan monitoring KP secara online. Adapun alur proses bisnis yang akan

dikembangkan dapat dilihat pada Gambar 20.

Pada Gambar 20, terlihat bahwa proses pengusulan kenaikan pangkat

pejabat fungsional dimulai dari pejabat fungsional yang bersangkutan dengan

mengusulkan ke pengelola kepegawaian di UPT atau unit kerja (UK) eselon II

masing-masing. Kemudian dari pengelola kepegawaian di UPT atau UK eselon II

memasukan data usulan kenaikan pangkat ke sistem SIMPEG online.

90

Bersamaan dengan proses input data usulan KP fungsional, maka

dilakukan proses pengiriman berkas usulan KP fungsional secara elektronik dan

manual. Proses pengiriman secara elektronik yaitu pengiriman berkas usulan KP

fungsional yang dilakukan melalui sistem informasi usulan dan monitoring

administrasi kepegawaian atau SIMPEG online. Pengelola kepegawaian di UPT

dan UK eselon II dapat mengunggah berkas usulan KP fungsional ke dalam

sistem dengan format file pdf atau jpeg. Sistem tersebut akan mengatur

pengiriman berkas secara otomatis. Berkas yang dikirim secara elektronik harus

ke UK eselon II masing-masing, tidak boleh langsung ke Badan Litbang

Pertanian. Hal ini dikarenakan pada UK eselon II akan dilakukan verifikasi berkas

sebelum dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian. Selanjutnya dari UK eselon II

dapat mengunduh file yang telah dikirim.

Gambar 20 Rancangan proses bisnis sistem kenaikan pangkat pejabat fungsional.

91

Proses pengiriman secara manual yaitu pengiriman fisik berkas usulan KP

fungsional yang dilakukan melalui jasa pengiriman atau diantar langsung oleh

petugas kepegawaian ke UK eselon II atau ke Badan Litbang Pertanian.

Pengiriman fisik berkas tetap dilakukan karena sementara ini rantai birokrasi

eksternal Badan Litbang Pertanian masih menggunakan fisik berkas yang sah

(yang telah dilegalisir). Sehingga pada saat ini kegunaan dari sistem elektronik

adalah apabila UK dan Badan Litbang Pertanian membutuhkan kekurangan

kelengkapan berkas usulan, maka tidak perlu meminta lagi ke UPT tetapi

langsung mengakses ke web database untuk mencetak kekurangan kelengkapan

berkas usulan tersebut.

Proses selanjutnya adalah usulan dan berkas usulan KP fungsional

diterima oleh UK eselon II yang kemudian dilakukan varifikasi berkas oleh

pengelola kepegawaian di UK eselon II. Verifikasi berkas dilakukan dengan

mencocokkan berkas yang dikirim secara elektronik dan manual dengan

persyaratan yang berlaku. Apabila berkas yang dikirim tidak lengkap, maka akan

dimintakan kekurangan kelengkapan berkas usulan KP fungsional ke UPT.

Apabila kelengkapan berkas sudah lengkap, maka dapat diusulkan lebih lanjut ke

Badan Litbang Pertanian. Kemudian berkas yang dikirim secara manual di

cocokkan dengan berkas yang dikirim secara elektronik. Jika pada salah satu ada

yang kurang diharapkan dapat saling melengkapi.

Pengumpulan kelengkapan berkas dan pengusulan kenaikan pangkat

pejabat fungsional diharapkan dapat dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT

dan unit kerja eselon II. Sehingga pejabat fungsional yang bersangkutan tidak lagi

dibebankan dengan urusan administrasi kepegawaian. Proses pengusulan

dilakukan menggunakan web database ke masing-masing UK (eselon II).

Selanjutnya masing-masing UK (eselon II) memverifikasi kelengkapan

berkas usulan. Apabila terjadi kekurangan kelengkapan, maka pengelola

kepegawaian eselon II dapat memasukkan kekurangan kelengkapan berkas

tersebut ke web database yang tujuannya agar semua pegawai dan pengelola

kepegawaian di lingkup UK (eselon II) dan UPT masing-masing dapat

mengetahui kekurangan berkas yang harus dilengkapi pada waktu kapan saja dan

dimana saja. Jika kelengkapan berkas sudah lengkap, proses selanjutnya adalah

92 setiap eselon II mengkompilasi usulan dari UPT masing-masing dan mengirimkan

usulan dan berkas usulan tersebut ke Badan Litbang Pertanian baik melalui web

database maupun secara manual.

Begitu juga di Badan Litbang Pertanian (eselon I), setelah menerima

usulan dan kelengkapan berkas, dilakukan verifikasi oleh Badan Litbang

Pertanian. Kemudian setelah lengkap, berkas dikirimkan ke Biro Organisasi dan

Kepegawaian, Kementerian Pertanian (Kementan). Namun apabila terdapat

kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola kepegawaian Badan Litbang

Pertanian mengecek berkas yang dikirim secara elektronik. Apabila tidak ada pada

berkas elektronik maka langsung memberitahukan ke semua instansi baik UK

(eselon II) maupun UPT melalui web database. Hal ini bertujuan agar semua

pengelola kepegawaian dan pegawai yang bersangkutan mengetahui kekurangan

kelengkapan berkas proses usulan administrasi kepegawaian tersebut.

Pada sistem yang baru, proses pengusulan kelengkapan berkas

administrasi kepegawaian dapat dipersingkat. Pengelola kepegawaian di eselon I

dan II apabila pada saat memverifikasi berkas terdapat kekurangan, maka dapat

langsung mengakses dan mencetak kekurangan berkas tersebut melalui web

database dengan menggunakan program yang telah dibuat. Program akan secara

otomatis membuat laporan siapa yang sedang mengusulkan proses administrasi

kepegawaian dan menampilkan status berkas saat ini dari hasil input yang

dilakukan oleh pengelola kepegawaian. Oleh karena itu pimpinan dan semua

pegawai dapat langsung melihat hasil proses usulan administrasi kepegawaian

tanpa waktu yang lama. Setelah alur kerja dapat didefinisikan, selanjutnya adalah

menentukan fungsi apa saja yang terdapat pada program proses usulan

administrasi kepegawaian yang akan dibuat.

Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Pembebasan Sementara

Berdasarkan hasil survei, wawancara, dan kuesioner bahwa pada proses

bisnis usulan pembebasan sementara yang tersedia, memakan waktu cukup lama

yaitu 5 sampai 6 bulan dari tahap penyiapan kelengkapan berkas usulan hingga

hasil Surat Keputusan (SK) pembebasan sementara dari jabatan fungsional, seperti

yang dapat dilihat pada Tabel 12. Sebagian besar responden (32,02%) mengikuti

proses monitoring usulan pembebasan sementara. namun proses monitoring

93 dimaksud dilakukan secara manual oleh sebab itu responden menginginkan

adanya sistem monitoring secara online (52,81%). Responden juga menginginkan

adanya proses pembebasan sementara jabatan fungsional yang cepat, efektif dan

efisien serta dapat memantau secara langsung proses yang sedang berjalan. Salah

satu cara untuk menangani hal tersebut adalah dengan membuat suatu

pengembangan SIMPEG yaitu melalui membuat racangan sistem informasi usulan

dan monitoring administrasi kepegawaian secara online yang dapat

mengakomodir kebutuhan responden.

Tabel 12 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis pembebasan sementara

No. Uraian Jawaban Jml Persentase (%)

1 Apakah mengikuti proses Ya : 57 32,02

monitoring pembebasan Tidak : 45 25,28 Sementara Abstain : 76 42,70

2 Jika Ya, bagaimana cara Manual : 48 26,97 memonitornya Datang ke instansi terkait : 6 3,37 Elektronik : 4 2,25 Abstain : 120 67,42

3 Jika Tidak, apa yg dilakukan Menunggu hasil : 37 20,79 Membiarkan : 12 6,74 Abstain : 129 72,47

4 Apakah perlu ada sistem Ya : 94 52,81 monitoring pembebasan Tidak : 2 1,12 sementara secara online Abstain : 82 46,07

5 Apakah berkas fisik masih Ya : 72 40,45 diperlukan Tidak : 17 9,55 Abstain : 89 50

6 Waktu yang dibutuhkan untuk 1-2 bulan : 10 5,62 keseluruhan proses 3-4 bulan : 21 11,80 Pembebasan Sementara 5-6 bulan : 33 18,54 7-8 bulan : 7 3,93 9-10 bulan : 2 1,12 11-12 bulan : 16 8,99 > 1 tahun : 3 1,69 > 4 tahun : 1 0,56 > 6 bulan : 1 0,56

Tidak ada batas waktu : 2 1,12 Tidak tahu : 3 1,69 Abstain : 79 44,38

94

Berdasarkan kebutuhan responden, maka perlu dirancang sistem

monitoring proses usulan dan pengiriman berkas usulan pembebasan sementara

secara online. Adapun alur proses bisnis yang akan dikembangkan adalah seperti

yang dapat dilihat pada Gambar 21.

Pada Gambar 21, proses pengusulan pembebasan sementara pejabat

fungsional dimulai dari pejabat fungsional yang bersangkutan dengan

mengusulkan ke pengelola kepegawaian di UPT atau unit kerja (UK) eselon II

masing-masing. Kemudian dari pengelola kepegawaian di UPT atau UK eselon II

menginput data usulan kenaikan pangkat ke sistem informasi usulan dan

monitoring administrasi kepegawaian yang berbasis web database.

Bersamaan dengan proses input data usulan pembebasan sementara

fungsional, maka dilakukan proses pengiriman berkas usulan pembebasan

sementara fungsional secara elektronik dan manual. Proses pengiriman secara

elektronik yaitu pengiriman berkas usulan pembebasan sementara fungsional yang

dilakukan secara komputerisasi melalui sistem informasi usulan dan monitoring

administrasi kepegawaian. Pengelola kepegawaian di UPT dan UK eselon II dapat

mengunggah (upload) berkas usulan pembebasan sementara fungsional ke dalam

sistem dalam format file pdf dan jpeg. Sistem tersebut akan mengatur pengiriman

berkas secara otomatis. Berkas yang dikirim secara elektronik harus ke UK eselon

II masing-masing, tidak boleh langsung ke Badan Litbang Pertanian. Hal ini

dikarenakan pada UK eselon II akan dilakukan verifikasi berkas sebelum

dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian. UK eselon II dan Badan Litbang

Pertanian dapat mengunduh (download) file yang telah dikirim dari UPT lingkup

UK eselon II masing-masing. Sedangkan proses pengiriman secara manual yaitu

pengiriman fisik berkas usulan pembebasan sementara fungsional yang dilakukan

melalui jasa pengiriman atau diantar langsung oleh petugas kepegawaian ke UK

eselon II atau ke Badan Litbang Pertanian.

Proses selanjutnya adalah usulan dan berkas usulan pembebasan sementara

fungsional diterima oleh UK eselon II yang kemudian dilakukan varifikasi berkas

oleh pengelola kepegawaian di UK eselon II. Verifikasi berkas dilakukan dengan

mencocokkan berkas yang dikirim secara elektronik dan manual dengan

persyaratan yang berlaku. Apabila secara elektronik dan manual berkas yang

95 dikirim tidak lengkap, maka akan dimintakan kekurangan kelengkapan berkas

usulan pembebasan sementara fungsional ke UPT masing-masing. Apabila

kelengkapan berkas sudah lengkap, maka dapat diusulkan lebih lanjut ke Badan

Litbang Pertanian. Kemudian apabila berkas yang dikirim manual tidak lengkap,

sedangkan yang dikirim secara elektronik sudah lengkap, maka kekurangan

kelengkapan berkas tersebut dapat diambil secara elektronik dengan

menggunakan aplikasi Simpeg online. Kemudian berkas yang dikirim secara

manual di cocokkan dengan berkas yang dikirim secara elektronik. Jika pada salah

satu ada yang kurang diharapkan dapat saling melengkapi.

Gambar 21 Hasil analisis rancangan sistem usulan pembebasan sementara jabatan fungsional.

96

Pengumpulan kelengkapan berkas dan pengusulan pembebasan sementara

pejabat fungsional diharapkan dapat dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT

dan unit kerja eselon II. Sehingga pejabat fungsional yang bersangkutan tidak lagi

dibebankan dengan urusan administrasi kepegawaian.

Di tingkat Badan Litbang Pertanian (eselon I), setelah menerima usulan

dan kelengkapan berkas, dilakukan verifikasi oleh Badan Litbang Pertanian.

Kemudian setelah lengkap, berkas dikirimkan ke Biro Kepegawaian Kementan.

Namun apabila terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola

kepegawaian Badan Litbang Pertanian langsung memberitahukan ke semua

instansi baik UK (eselon II) maupun UPT melalui web database. Hal ini bertujuan

agar semua pengelola kepegawaian dan pegawai yang bersangkutan mengetahui

kekurangan kelengkapan berkas tersebut.

Pada sistem yang baru, proses pengusulan kelengkapan berkas

administrasi kepegawaian dapat dipersingkat. Pengelola kepegawaian di eselon I

dan II apabila pada saat memverifikasi berkas terdapat kekurangan, maka dapat

langsung mengakses dan mencetak kekurangan berkas tersebut melalui web

database dengan menggunakan program yang telah dibuat. Program akan secara

otomatis membuat laporan siapa yang sedang mengusulkan proses administrasi

kepegawaian dan menampilkan status berkas saat ini dari inputan pengelola

kepegawaian. Oleh karena itu pimpinan dan semua pegawai dapat langsung

melihat hasil proses usulan administrasi kepegawaian tanpa waktu yang lama.

Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Aktif Bekerja Kembali (ABK)

Dalam analisis proses bisnis usulan ABK hampir sama dengan proses

bisnis sebelumnya yaitu KP dan pembebasan sementara. Yang membedakan

adalah batasan rantai birokrasi yang mengelola proses tersebut yaitu hanya sampai

di tingkat Kementan.

Berdasarkan hasil survei, wawancara, dan kuesioner 16,85% responden

menyatakan bahwa pada proses bisnis usulan ABK saat ini, memakan waktu

cukup lama yaitu antara 5 sampai dengan 6 bulan dari tahap penyiapan

kelengkapan berkas usulan hingga yang bersangkutan menerima hasil Surat

Keputusan (SK) ABK, seperti yang dapat dilihat pada Tabel 13. Kemudian

responden (57,87%) menginginkan adanya proses ABK yang cepat, efektif dan

97 efisien serta dapat memantau secara langsung proses yang sedang berjalan. Salah

satu cara untuk menangani hal tersebut adalah dengan membuat suatu

pengembangan SIMPEG yaitu melalui membuat racangan sistem informasi usulan

dan monitoring administrasi kepegawaian yang dapat mengakomodir kebutuhan

responden. Adapun alur proses bisnis yang akan dikembangkan adalah seperti

yang disajikan pada Gambar 22.

Tabel 13 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis ABK

No. Uraian Jawaban Jml Persentase (%)

1 Apakah mengikuti proses Ya : 85 47,75 monitoring usulan ABK Tidak : 28 15,73 Abstain : 65 36,52

2 Jika Ya, bagaimana cara Manual : 68 38,20 memonitornya Datang ke instansi

terkait : 10 5,62

Elektronik : 14 7,87 Abstain : 86 48,31

3 Jika Tidak, apa yg dilakukan Menunggu hasil : 24 13,48 Membiarkan saja : 8 4,49 Abstain : 146 82,02

4 Apakah perlu ada sistem Ya : 103 57,87

monitoring berkas usulan ABK Tidak : 4 2,25 secara online Abstain : 71 39,89

5 Apakah fisik berkas perlu dikirim Ya : 85 47,75 Tidak : 15 8,43 Abstain : 78 43,82

6 Waktu yang dibutuhkan untuk 1-2 bulan : 5 2,81 keseluruhan proses ABK 3-4 bulan : 26 14,61 5-6 bulan : 30 16,85 7-8 bual : 7 3,93 9-10 bulan : 3 1,69 11-12 bulan : 28 15,73 24 bulan : 1 0,56 >2 tahun : 1 0,56

> 1 tahun : 5 2,81 Tidak ada batas waktu : 2 1,12 Tidak tahu : 2 1,12 Abstain : 68 38,20

Berdasarkan Gambar 22, dapat dilihat bahwa proses pengusulan ABK

dapat dilakukan dengan sistem online yaitu pengelola kepegawaian dapat

mengusulkan proses ABK dengan menginput usulan ke sistem online tersebut.

98 Namun disamping pengusulan secara online, berdasarkan hasil kuesioner

responden menginginkan berkas fisik usulan juga dapat disampaikan ke unit kerja

eselon II dan seterusnya yang memproses usulan ABK. Hal ini dikarenakan

karena rantai birokrasi di luar Badan Litbang Pertanian masih menggunakan

sistem manual yaitu dengan melihat berkas secara langsung yang sudah dilegalisir

oleh atasan sebagai bukti otentik.

Proses pengusulan ABK dapat dimulai dari pejabat fungsional yang

bersangkutan dengan mengusulkan ke pengelola kepegawaian di UPT atau unit

kerja (UK) eselon II masing-masing. Kemudian dari pengelola kepegawaian di

UPT atau UK eselon II memasukkan data usulan ABK ke sistem yang berbasis

web database.

Gambar 22 Analisis rancangan sistem aktif bekerja kembali.

99

Bersamaan dengan proses pemasukan data usulan ABK, maka dilakukan

proses pengiriman berkas usulan ABK secara elektronik dan manual. Pengelola

kepegawaian di UPT dan UK eselon II dapat mengunggah berkas usulan ABK ke

dalam sistem dalam format file pdf atau jpeg. Sistem tersebut akan mengatur

pengiriman berkas secara otomatis. Berkas yang dikirim secara elektronik harus

ke UK eselon II masing-masing, tidak boleh langsung ke Badan Litbang

Pertanian. Hal ini dikarenakan pada UK eselon II akan dilakukan verifikasi berkas

sebelum dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian. Selanjutnya dari UK eselon II

atau Badan Litbang Pertanian dapat mengunduh file dokumen elektronik yang

telah dikirim dari UPT lingkup UK eselon II masing-masing. Sedangkan proses

pengiriman secara manual dilakukan melalui jasa pengiriman atau diantar

langsung oleh petugas kepegawaian ke instansi yang menaunginya.

Proses selanjutnya adalah usulan dan berkas usulan ABK diterima oleh

UK eselon II yang kemudian dilakukan varifikasi berkas oleh pengelola

kepegawaian di UK eselon II. Verifikasi berkas dilakukan dengan mencocokkan

berkas yang dikirim secara elektronik dan manual dengan persyaratan yang

berlaku. Apabila berkas yang dikirim tidak lengkap, maka akan dimintakan

kekurangan kelengkapan berkas usulan ABK ke UPT. Apabila kelengkapan

berkas sudah lengkap, maka dapat diusulkan lebih lanjut ke Badan Litbang

Pertanian. Kemudian berkas yang dikirim secara manual di cocokkan dengan

berkas yang dikirim secara elektronik. Jika pada salah satu ada yang kurang

diharapkan dapat saling melengkapi.

Pengumpulan kelengkapan berkas dan pengusulan ABK diharapkan dapat

dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT dan unit kerja eselon II. Sehingga

pejabat fungsional yang bersangkutan tidak lagi dibebankan dengan urusan

administrasi kepegawaian. Kemudian proses pengusulan dilakukan menggunakan

web database ke masing-masing UK (eselon II). Namun pada proses pengiriman

berkas dilakukan melalui 2 (dua) jalur yaitu jalur elektronik dan fisik berkas.

Pengiriman melalui elektronik yaitu semua dokumen pejabat fungsional yang

terkait dimasukkan ke dalam web database sehingga akan mempercepat waktu

pengiriman dan lebih ekonomis. Sedangkan pengiriman fisik berkas tetap

dilakukan karena sementara ini rantai birokrasi eksternal Badan Litbang Pertanian

100 masih menggunakan fisik berkas yang sah (yang telah dilegalisir). Sehingga pada

saat ini kegunaan dari sistem elektronik adalah apabila UK eselon II dan Badan

Litbang Pertanian membutuhkan kekurangan kelengkapan berkas usulan, maka

tidak perlu meminta lagi ke UPT tetapi langsung mengakses ke web database

untuk mencetak kekurangan kelengkapan berkas usulan ABK tersebut.

Setelah menerima usulan dan kelengkapan berkas dari UK eselon II,

selanjutnya dilakukan verifikasi oleh Badan Litbang Pertanian. Kemudian setelah

lengkap, berkas dikirimkan ke Biro Organisasi dan Kepegawaian Kementan.

Namun apabila terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola

kepegawaian Badan Litbang Pertanian langsung memberitahukan ke semua

instansi baik UK (eselon II) maupun UPT melalui web database. Hal ini bertujuan

agar semua pengelola kepegawaian dan pegawai yang bersangkutan mengetahui

kekurangan kelengkapan berkas tersebut.

Pada sistem yang baru, proses pengusulan kelengkapan berkas

administrasi kepegawaian dapat dipersingkat. Pengelola kepegawaian di eselon I

dan II apabila pada saat memverifikasi berkas terdapat kekurangan, maka dapat

langsung mengakses dan mencetak kekurangan berkas tersebut melalui web

database dengan menggunakan program yang telah dibuat. Program akan secara

otomatis membuat laporan siapa yang sedang mengusulkan proses administrasi

kepegawaian dan menampilkan status berkas saat ini dari inputan pengelola

kepegawaian. Oleh karena itu pimpinan dan semua pegawai dapat langsung

melihat hasil proses usulan administrasi kepegawaian tanpa waktu yang lama.

Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Tugas Belajar

Dari kuesioner yang disebar, dihasilkan bahwa sebagian besar responden

menjawab bahwa proses usulan tugas belajar harus menunggu surat permintaan

usulan dari Badan Litbang Pertanian. Sedangkan untuk ketiga proses sebelumnya

tidak harus menunggu permintaan usulan dari Badan Litbang Pertanian atau unit

eselon II masing-masing. Artinya usulan KP fungsional, pembebasan sementara,

dan ABK dapat dilakukan setiap saat asal sudah memenuhi syarat yang telah

ditentukan. Namun khusus untuk proses KP fungsional pengusulan dilakukan 2

(dua) periode yaitu April dan Oktober sehingga untuk pejabat fungsional yang

akan naik pangkat dapat mengajukan usulan sebelum April dan Oktober.

101

Berdasarkan hasil survei, wawancara, dan hasil kuesioner seperti yang

dapat dilihat pada Tabel 14 bahwa pada proses bisnis usulan tugas belajar saat ini,

memakan waktu 3 sampai 4 bulan dari tahap penyiapan kelengkapan berkas

usulan hingga pengumuman hasil seleksi petugas belajar Badan Litbang

Pertanian. Selama ini sebagian besar responden (50%) mengikuti proses

monitoring usulan tugas belajar secara manual yaitu dengan menanyakan kepada

pengelola kepegawaian secara berjenjang baik melalui telepon maupun email.

Kemudian 64,04% dari responden menginginkan adanya proses tugas belajar yang

cepat, efektif dan efisien serta dapat memantau secara langsung proses yang

sedang berjalan. Salah satu cara untuk menangani hal tersebut adalah dengan

membuat suatu pengembangan SIMPEG yaitu melalui membuat rancangan sistem

informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian tugas belajar yang

dapat mengakomodir kebutuhan responden.

Tabel 14 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis tugas belajar

No. Uraian Jawaban Jml Persentase (%)

1 Apakah mengikuti proses Ya : 89 50 memonitor berkas Tidak : 35 19,66 Abstain : 54 30,34

2 Jika Ya, bagaimana cara Manual : 73 41,01 Memonitornya Datang ke instansi terkait : 9 5,06 Elektronik : 10 5,62 Abstain : 86 48,31

3 Jika Tidak, apa yang dilakukan Menunggu hasil : 28 15,73 Membiarkan saja : 12 6,74 Abstain : 138 77,53

4 Apakah perlu sistem Ya : 114 64,04 monitoring berkas tugas Tidak : 5 2,81 belajar secara online Abstain : 59 33,15

5 Apakah berkas fisik masih Ya : 99 55,62 perlu dikirim Tidak : 12 6,74 Abstain : 67 37,64

6 Waktu yang dibutuhkan untuk 1-2 bulan : 21 11,80 keseluruhan proses Tugas 3-4 bulan : 31 17,42 Belajar 5-6 bulan : 18 10,11

7-8 bulan : 10 5,62 9-10 bulan : 5 2,81

102

No. Uraian Jawaban Jml Persentase (%)

11-12 bulan : 23 12,92 > 1 tahun : 4 2,25 Tidak tahu : 2 1,12 Tdk ada batas waktu : 2 1,12 > 3 bulan : 1 0,56

> 2 tahun : 1 0,56 1 - 2 tahun : 1 0,56 Tidak ingat : 1 0,56 Abstain : 58 32,58

Berdasarkan hasil kuesioner di atas, perlu dilakukan perancangan sistem

proses usulan tugas belajar secara online. Adapun alur proses bisnis yang akan

dikembangkan dapat dilihat pada Gambar 23 berikut:

Gambar 23 Hasil analisis rancangan sistem usulan tugas belajar.

103

Berdasarkan Gambar 23, proses pengusulan tugas belajar dilakukan oleh

pimpinan atau kepala UPT atau unit eselon II setelah mendapat informasi

permintaan pengusulan tugas belajar dari unit kerja eselon II masing-masing dan

Badan Litbang Pertanian. Proses pengusulan calon petugas belajar diseleksi oleh

pimpinan UPT masing-masing sesuai dengan prosedur dan persyaratan yang

berlaku. Kemudian pimpinan UPT memberikan daftar calon petugas belajar ke

pengelola kepegawaian untuk dilakukan pemasukan data usulan tugas belajar

secara elektronik ke sistem online tersebut. Setelah itu, pengelola kepegawaian

UPT menginformasikan kepada pegawai yang telah diseleksi oleh pimpinan UPT

bahwa yang bersangkutan diusulkan untuk tugas belajar serta memberitahukan

untuk segera melengkapi kelengkapan persyaratan berkas yang telah ditentukan.

Setelah berkas sudah lengkap kemudian pengelola kepegawaian UPT

memverifikasi berkas tersebut dan mengirim berkas tersebut baik secara fisik

maupun elektronik ke unit kerja eselon II masing-masing. Berdasarkan hasil

kuesioner, responden menjawab rata-rata waktu yang butuhkan untuk

menyiapkan, memverifikasi, mengirim, dan melengkapi kekurangan berkas usulan

tugas belajar rata-rata 20 hari.

Setelah dikirim ke unit kerja eselon II, kemudian pengelola kepegawaian

unit kerja eselon II akan menerima pesan di sistem online tersebut bahwa UPT

XYZ telah mengusulkan dan mengirim berkas usulan tugas belajar. Selanjutnya

kemudian memverifikasi berkas usulan tugas belajar yang telah masuk ke unit

eselon II. Jika terjadi kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola

kepegawaian unit eselon II akan memberikan pesan kepada UPT dan pegawai

terkait melalui sistem online sehingga diharapkan pengelola kepegawaian UPT

dan pejabat fungsional terkait dapat mengetahui kekurangan berkas tersebut

secara cepat setiap saat. Setelah berkas lengkap semua langkah selanjutnya adalah

pengelola kepegawaian unit kerja eselon II mengirim berkas usulan tugas belajar

ke tingkat Badan Litbang Pertanian baik secara elektronik maupun secara fisik.

Waktu yang dibutuhkan untuk memverifikasi dan mengirim berkas ke Badan

Litbang Pertanian adalah 7 hari.

Di tingkat Badan Litbang Pertanian proses usulan berkas tugas belajar

hampir sama dengan di unit kerja eselon II. Pengelola kepegawaian tingkat Badan

104 Litbang Pertanian akan menerima pesan melalui sistem online bahwa unit kerja

eselon II XYZ telah mengirimkan usulan dan berkas tugas belajar. Selanjutnya

pengelola kepegawaian Badan Litbang Pertanian mendownload berkas yang telah

dikirim yang kemudian dilakukan juga verifikasi berkas. Jika masih terdapat

kekurangan berkas maka dimintakan kekurangannya tersebut ke unit kerja eselon

II melalui sistem online tersebut.

Apabila sudah lengkap langkah selanjutnya adalah pengelola kepegawaian

Badan Litbang Pertanian mengkompilasi dan membuat daftar serta rekap semua

usulan calon petugas belajar. Daftar dan rekap tersebut kemudian diserahkan

kepada tim komisi pembinaan tenaga (KPT) untuk diseleksi. Hasil seleksi tersebut

kemudian direkomendasikan kepada pimpinan Badan Litbang Pertanian untuk

mendapat persetujuan. Setelah disetujui oleh pimpinan Badan Litbang Pertanian,

pengelola kepegawaian kemudian membuat surat pengantar ke Menteri Pertanian

untuk dapat dibuatkan surat keputusan (SK) tugas belajar dari Badan Litbang

Pertanian oleh Menteri Pertanian.

4.4.3 Information System Architecture Dalam menjalankan proses bisnis yang telah diuraikan di atas, maka

diperlukan adanya sistem informasi. Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai

sistem informasi kepegawaian yang ada di Badan Litbang Pertanian, termasuk

kebutuhan aplikasi ke depan di lingkup Badan Litbang Pertanian. Disamping

sistem informasi kepegawaian juga akan dibahas sistem informasi yang terkait

dengan SIMPEG.

Arsitektur sistem informasi terdiri dari 2 (dua) arsitektur. Pertama adalah

arsitektur aplikasi, dimana arsitektur ini akan membahas tentang aplikasi yang ada

saat ini dan aplikasi yang akan dirancang. Kedua yaitu arsitektur data, dimana

arsitektur ini digunakan untuk merancang database yang akan digunakan dalam

membuat rancangan Simpeg online dimaksud.

4.4.3.1 Kondisi saat ini

Aplikasi SIMPEG

Dalam rangka mendukung penyajian data dan informasi di bidang

kepegawaian, maka dikembangkan aplikasi pengolahan dan penyajian data

kepegawaian yang disebut SIMPEG. SIMPEG sebagai alat bantu dalam penyajian

data dan informasi kepegawaian telah dikembangkan oleh Badan Litbang

105 Pertanian sejak tahun 1986 yang berbasis pada operating sistem DOS. Untuk

keseragaman di seluruh instansi lingkup Deptan, kemudian pada tahun anggaran

1994/1995 pengembangan SIMPEG dilakukan oleh Pusat Data dan Informasi

Deptan (Pusdatin) dan telah diterapkan oleh berbagai unit pengelola kepegawaian

baik di pusat maupun wilayah (UPT). Pengembangan SIMPEG disesuaikan

dengan kemajuan teknologi, kebutuhan akan jenis dan bentuk informasi serta

peraturan yang berlaku di bidang kepegawaian, sehingga SIMPEG telah

mengalami perubahan-perubahan, dan telah dikembangkan dengan menggunakan

operating sistem Windows dan perangkat lunak Visual Foxpro 7.0.

Berdasarkan pengamatan langsung dan wawancara, SIMPEG saat ini

belum memberikan kemudahan bagi pengguna untuk memanfaatkan informasi

yang ada, sehingga perlu dikembangkan suatu sistem yang memberikan

kemudahan bagi pengambil kebijakan sebagai bahan pengambil keputusan. Pada

saat ini SIMPEG yang ada juga belum sepenuhnya user friendly karena hanya

mudah digunakan oleh pengelola SIMPEG saja sedangkan untuk menampilkan

data dan informasi yang diperlukan oleh pengguna lain tidak dengan mudah dapat

dilakukan. Selain itu apabila terdapat permintaan data dan informasi yang tidak

terdapat dalam aplikasi SIMPEG, sebagian besar pengelola SIMPEG mengolah

kembali data tersebut secara manual dengan menggunakan aplikasi pengolah data

yang lain seperti Excel dan Access.

Dalam proses pengurusan administrasi kepegawaian dilakukan sesuai

prosedur birokrasi yang berlaku yang melibatkan banyak instansi sehingga

pengelola kepegawaian merasa kesulitan untuk dapat memantau berkas usulan.

Selama ini proses pemantauan (monitoring) berkas dilakukan secara manual yaitu

dengan menggunakan alat komunikasi dan mendatangi langsung ke instansi yang

terkait secara berjenjang. SIMPEG yang ada saat ini seharusnya dapat

memberikan fasilitas monitoring berkas usulan administrasi, namun sampai

sekarang belum terdapat proses monitoring tersebut. Dengan adanya sistem

monitoring diharapkan dapat mempermudah pengelola kepegawaian dan semua

pegawai di Badan Litbang Pertanian dalam memantau status berkas usulan yang

sedang diproses pada setiap saat dan dimanapun pegawai yang bersangkutan

berada.

106

Disamping itu, karena sifat data kepegawaian sangat dinamis, sehingga

data dapat berubah setiap saat. Untuk itu diperlukan sistem yang memberikan

kemudahan kepada pengelola kepegawaian dan pengguna lain sehingga dapat

langsung melakukan pembaruan data pada setiap saat dan dimanapun berada.

Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di lingkungan

Badan Litbang Pertanian dimaksudkan untuk mendukung penerapan manajemen

modern, khususnya dalam penyediaan informasi yang diperlukan dalam

menunjang menajemen penelitian. Selain itu juga untuk membuat manajemen

sumber daya manusia di Badan Litbang Pertanian menjadi terintegrasi, terpadu,

reliable. Selanjutnya pengembangan SIMPEG saat ini dilaksanakan dengan

pemeliharaan database kepegawaian, peningkatan software SIMPEG, serta

evaluasi performansi SIMPEG dan pemanfaatannya dalam menunjang perumusan

kebijaksanaan menajemen di lingkungan Badan Litbang Pertanian.

Database SIMPEG

Dalam aplikasi SIMPEG yang sedang berjalan, terdapat 25 tabel yang

terdiri dari 1 tabel data dasar dan 24 tabel penunjang lainnya. Daftar nama-nama

table dapat dilihat pada Tabel 15.

Tabel 15 Daftar tabel pada aplikasi SIMPEG saat ini

No. Nama Tabel Keterangan

1. DTDASAR.DBF : File data dasar pegawai

2. FORMAL.DBF : File data riwayat pendidikan formal

3. INFORMAL.DBF : File data riwayat pendidikan informal

4. JENJANG.DBF : File data riwayat diklat penjenjangan

5. PANGKAT.DBF : File data riwayat kepangkatan

6. JABAT.DBF : File data riwayat jabatan

7. ISTRI.DBF : File data istri/suami

8. DATANAK.DBF : File data anak

9. JASA.DBF : File data tanda jasa

10. DATADP3.DBF : File data riwayat DP3

11. LKKARYA.DBF : File data seminar, lokakarya, symposium

107

No. Nama Tabel Keterangan

12. HUKUM.DBF : File data riwayat hukuman disiplin

13. ORGANISA.DBF : File data riwayat organisasi

14. KELUARGA.DBF : File data keluarga

15. NILPAK.DBF : File data penilaian angka kredit fungsional

16. BELAJAR.DBF : File data tugas/ijin belajar

17. PENSIUN.DBF : File data pegawai yang telah pensiun

18. TABUNKER.DBF : File tabel rujukan untuk unit kerja

19. TABFUNG.DBF : File tabel rujukan fungsional

20. TABPROP.DBF : File tabel rujukan propinsi

21. TABAHLI.DBF : File tabel rujukan keahlian

22. TABKOM.DBF : File tabel rujukan keahlian

23. TABFAKUL.DBF : File tabel rujukan fakultas/jurusan

24. TABKALA.DBF : File tabel rujukan gaji berkala

25. TABFUNGUMUM.DBF : File table fungsional umum

4.4.3.2 Analisis Sistem Informasi 4.4.3.2.1 Analisis Kebutuhan Sistem

Sebelum menentukan sistem aplikasi yang akan dibuat perlu dilakukan

terlebih dahulu analisis kebutuhan sistem. Analisis ini bertujuan untuk

memperoleh sistem seperti apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh user.

Hasil kuesioner menunjukkan bahwa 87,84 % responden menginginkan

adanya sistem monitoring proses administrasi kepegawaian terutama yang

berkaitan dengan jabatan fungsional. Responden mengungkapkan bahwa sistem

monitoring ini akan bermanfaat dalam menelusuri proses usulan administrasi

kepegawaian yang diajukan. Selain itu juga dapat mempercepat informasi

terhadap status usulan administrasi kepegawaian dan berkas yang diajukan.

Sedangkan untuk model aplikasi yang diinginkan, 87,84% responden

menginginkan sistem aplikasi yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja

yaitu sistem aplikasi yang online. Hal ini disebabkan responden ingin dapat secara

langsung memonitor proses usulan administrasi kepegawaian sehingga dalam

108 memonitor tidak harus menelepon petugas pengelola kepegawaian. Disamping itu

yang terpenting adalah sistem online dapat diakses dimana saja dan kapan saja.

Apabila responden sedang bekerja di lapangan, maka mereka dapat memperoleh

informasi di tempat mereka berada dan pada saat kapan saja.

Namun demikian responden mengungkapkan bahwa selain sistem

monitoring proses administrasi kepegawaian secara online, berkas fisik untuk

kelengkapan usulan harus tetap dikirim secara manual. Hal ini disebabkan selain

untuk backup dokumen dan arsip juga untuk legalitas dari suatu dokumen karena

sampai saat ini proses administrasi kepegawaian di luar rantai birokrasi Badan

Litbang Pertanian masih membutuhkan legalitas dokumen yang harus

ditandatangani atau dilegalisir oleh pejabat yang berwenang.

Berdasarkan investigasi sitsem, maka diperoleh beberapa pengguna sistem

informasi manajemen usulan administrasi kepegawaian diantaranya user dan

administrator. User yang dimaksud adalah pengguna umum yang dapat melihat

informasi pada sistem proses pengusulan administrasi kepegawaian yaitu

pimpinan di lingkup Badan Litbang Pertanian dan pejabat fungsional. Sedangkan

administrator adalah pegawai yang memiliki hak akses dalam mengelola proses

usulan administrasi kepegawaian seperti memasukkan, merubah, menghapus, dan

menambah data usulan administrasi kepegawaian. Administrator dibai menjadi 6

yaitu pertama sysadministrator yang berada di kantor Badan Litbang Pertanian

dan mempunyai hak akses penuh serta bertanggungjawab pada perawatan sistem.

Kedua adalah superadministrator I yang mempunyai hak akses penuh dalam hal

pengelolaan proses kenaikan pengkat pegawai. Ketiga adalah superadministrator

II yang mempunyai hak akses penuh dalam mengelola proses usulan tugas belajar.

Keempat yaitu superadministrator III yang mempunyai hak akses penuh dalam

pengelolaan proses usulan administrasi pembebasan sementara dan aktif bekerja

kembali dari jabatan fungsional. Kelima adalah administrator tingkat unit kerja

eselon II yang mempunyai hak akses pengelolaan administrasi kepegawaian

terhadap unit kerja eselon II maing-masing dan UPT yang dibawahinya. Dan

keenam adalah administrator tingkat UPT yaitu bertanggungjawab dan

mempunyai hak akses terhadap UPT masing-masing dan tidak dapat mengakses

UPT yang lain serta eselon II yang membawahinya.

109

Pengguna sistem yang pertama adalah user sebagai pejabat fungsional.

Analisis kebutuhan untuk pejabat fungsional adalah sebagai berikut:

1. Dapat melihat biodata diri, tetapi tidak dapat merubah data dasar pegawai

sendiri. Apabila ingin merubah biodata harus menginformasikan ke pengelola

kepegawaian dan pengelola kepegawaian yang akan merubahnya,

2. Dapat melihat pengiriman jejak berkas fisik,

3. Dapat melihat hasil verifikasi kelengkapan berkas.

Pengguna sistem yang kedua adalah user sebagai pimpinan di Badan

Litbang Pertanian. Analisis kebutuhan untuk Pemimpin adalah sebagai berikut:

1. Dapat melihat biodata diri, namun tidak dapat merubah biodata dirinya.

Apabila ingin merubah biodata, harus menginformasikan ke pengelola

kepegawaian dan pengelola kepegawaian yang akan merubah biodata yang

bersangkutan,

2. Dapat melihat pengiriman jejak berkas fisik,

3. Dapat melihat hasil verifikasi kelengkapan berkas,

4. Dapat melihat daftar pegawai yang diusulkan dalam usulan kepegawaian.

Pengguna sistem yang ketiga adalah sysadministrator. Analisis kebutuhan

untuk sysadministrator adalah sebagai berikut :

1. Dapat mengelola seluruh data usulan kepegawaian untuk Kenaikan

Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,

2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas

Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,

3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan

Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,

4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan

Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,

5. Dapat mengelola data pegawai khususnya pejabat fungsional Badan Litbang

Pertanian,

6. Dapat menambah pengguna khususnya untuk administrator,

7. Dapat mengusulkan Pejabat Fungsional untuk dibebaskan sementara yang

dilihat dari nilai angka kredit,

8. Dapat mencari data pegawai.

110

Pengguna sistem yang keempat adalah superadministratorI. Analisis

kebutuhan untuk superadministratorI adalah sebagai berikut :

1. Dapat mengelola data usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,

2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,

3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan

Pangkat,

4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan Pangkat,

5. Dapat mencari data pegawai.

Pengguna sistem yang kelima adalah superadministratorII. Analisis

kebutuhan untuk superadministratorII adalah sebagai berikut :

1. Dapat mengelola data usulan kepegawaian untuk Tugas Belajar,

2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Tugas Belajar,

3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Tugas Belajar,

4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Tugas Belajar,

5. Dapat mencari data pegawai.

Pengguna sistem yang keenam adalah superadministratorIII. Analisis

kebutuhan untuk superadministratorIII adalah sebagai berikut :

1. Dapat mengelola data usulan kepegawaian untuk Pembebasan Sementara dan

Aktif Bekerja Kembali,

2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Pembebasan Sementara

dan Aktif Bekerja Kembali,

3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Pembebasan

Sementara dan Aktif Bekerja Kembali,

4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Pembebasan

Sementara dan Aktif Bekerja Kembali,

5. Dapat mengusulkan Pejabat Fungsional untuk dibebaskan sementara yang

dilihat dari nilai angka kredit,

6. Dapat mencari data pegawai.

Pengguna sistem yang ketujuh adalah administrator Unit Kerja. Analisis

kebutuhan untuk administrator Unit Kerja adalah sebagai berikut :

1. Dapat mengelola seluruh data usulan kepegawaian untuk Kenaikan

Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali.

111 2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas

Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali.

3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan

Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali.

4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan

Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali.

5. Dapat mengelola data pegawai khususnya pejabat fungsional di UK.

6. Dapat mencari data pegawai.

Pengguna sistem yang kedelapan adalah administrator Unit Pelaksanaan

Teknis. Analisis kebutuhan untuk administrator Unit Pelaksanaan Teknis adalah

sebagai berikut :

1. Dapat mengelola seluruh data usulan kepegawaian untuk Kenaikan

Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,

2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas

Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,

3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan

Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,

4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan

Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,

5. Dapat mengelola data pegawai khususnya pejabat fungsional di UPT.

6. Dapat mencari data pegawai.

4.4.3.2.2 Analisis Kebutuhan Fungsional Sistem

Tahap analisis kebutuhan fungsional sistem akan membahas mengenai

fungsi-fungsi yang diperlukan dalam pembangunan sistem. Hal ini dilakukan

untuk memenuhi kebutuhan data dan informasi yang diperlukan oleh pengguna

berdasarkan analisis kebutuhan pengguna. Berdasarkan hasil analisis proses

bisnis, identifikasi kebutuhan data dan informasi, maka dianalisis juga beberapa

fungsi yang harus tersedia di dalam sistem. Hal ini dilakukan untuk memenuhi

kebutuhan data dan informasi yang diperlukan oleh pengguna. Setiap fungsi yang

diusulkan diberi kode sehingga dapat mempermudah identifikasi pada saat

implementasi dan penyusunan dokumen. Daftar kebutuhan fungsional sistem yang

diusulkan dapat dilihat pada Tabel 16.

112 Tabel 16 Daftar kebutuhan fungsional sistem

No. Kode Nama Fungsi Deskripsi

1. SIMPEG001 Login Mendapatkan hak akses

2. SIMPEG002 Lihat data pejabat fungsional

Melihat daftar pejabat fungsional yang masuk ke dalam sistem

3. SIMPEG003 Lihat data usulan administrasi kepegawaian

Melihat data pejabat fungsional yang mengusulkan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar

4. SIMPEG004 Lihat status berkas usulan administrasi kepegawaian

Melihat status atau posisi berkas usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar

5. SIMPEG005 Lihat pesan notifikasi Melihat pesan notifikasi yang dikirim oleh operator

6. SIMPEG006 Mengirim pesan notifikasi

Membuat dan mengirim pesan notifikasi bahwa berkas telah dikirim

7. SIMPEG007 Tambah data usulan administrasi kepegawaian

Menambah atau memasukkan data usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional

8. SIMPEG008 Edit data usulan administrasi kepegawaian

Mengubah data usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional

9. SIMPEG009 Simpan data usulan administrasi kepegawaian

Menyimpan data usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional

10. SIMPEG010 Hapus data usulan administrasi kepegawaian

Menghapus data usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional

11. SIMPEG011 Upload berkas Mengunggah dokumen kelengkapan berkas usulan secara elektronik

113

No. Kode Nama Fungsi Deskripsi

12. SIMPEG012 Download berkas Mengunduh dokumen kelengkapan berkas usulan secara elektronik

13. SIMPEG013 Verifikasi berkas Mengecek berkas usulan administrasi kepegawaian yang telah dikirim

14. SIMPEG014 Buat Laporan Membuat laporan usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional

15. SIMPEG015 Logout Keluar dari hak akses sistem

4.4.3.2.3 Identifikasi kebutuhan data dan informasi

Pengembangan SIMPEG online berbasis web dibangun sebagai alat untuk

mempermudah pengelola kepegawaian dan pegawai dalam memantau status

berkas usulan administrasi kepegawaian. Untuk itu diperlukan data dan informasi

yang mendukung dalam pengembangan SIMPEG online. Hasil kuesioner

menunjukkan bahwa responden menginginkan proses administrasi kepegawaian

yang cepat dan transparan terutama yang berkaitan dengan KP, pembebasan

sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar. Oleh sebab itu diperlukan data

terkait diantaranya adalah :

• Biodata pegawai, merupakan data yang berisikan data dasar atau data umum

pegawai baik yang PNS maupun CPNS. Isi dari data ini diantaranya adalah

Nama pegawai, NIP, tanggal lahir, tempat lahir, dan jenis kelamin.

• Data kepangkatan dan golongan, yaitu untuk mencatat seluruh informasi yang

berhubungan dengan pangkat dan golongan yang dicapai oleh pegawai.

• Data jabatan fungsional, yaitu data yang berfungsi untuk merekam semua

informasi yang berkaitan dengan jenjang jabatan fungsional pegawai termasuk

jumlah angka kredit yang dicapai.

• Data pendidikan pegawai, mencatat semua informasi yang berhubungan

dengan pendidikan pegawai dari mulai SD sampai pendidikan terakhir yang

dimiliki. Selain itu juga untuk memproses usulan tugas belajar bagi pegawai

yang berkompeten sesuai dengan aturan yang berlaku.

114

• Data jurusan, merupakan data yang memuat jurusan bagi pegawai dalam

menempuh pendidikan.

• Data unit kerja, yaitu data yang berisikan unit kerja lingkup Badan Litbang

Pertanian.

• Data pembebasan sementara, merupakan data yang berfungsi untuk

menyimpan informasi tentang usulan pembebasan sementara.

• Data aktif bekerja kembali, yaitu data yang digunakan untuk mencatat usulan

aktif bekerja kembali.

• Data tugas belajar, yang berfungsi untuk merekam usulan tugas belajar

pegawai Badan Litbang Pertanian.

Dari hasil observasi, wawancara, studi literatur, dan hasil kuesioner, telah

diidentifikasi beberapa permasalahan yang berkaitan dengan data dan informasi.

Dalam sistem yang berjalan, pengurusan administrasi kenaikan pangkat

fungsional, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar yang

melibatkan rantai birokrasi cukup panjang, dapat menimbulkan berbagai

permasalahan antara lain :

1. Sulitnya menelusuri informasi tentang status berkas admnistrasi kepegawaian

yang telah diajukan.

2. Lamanya proses administrasi kepegawaian sampai terbitnya SK. Dari hasil

kuesioner diperoleh bahwa sebagian besar menjawab lamanya proses kenaikan

pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar

memakan waktu 1 (satu) tahun. Sementara petugas pengelola kepegawaian

dan pejabat fungsional mengalami kesulitan dalam memantau proses tersebut.

3. Lambatnya memperoleh informasi administrasi kepegawaian bagi pejabat

fungsional.

4.4.3.2.4 Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan upaya untuk membentuk model yang

bersifat konsep. Perancangan sistem pada penelitian ini dilakukan dengan

menggunakan pendekatan Unified Modeling Language (UML) yang terdiri dari

perancangan use case, actor, class diagram, dan activity diagram. UML

merupakan suatu kumpulan teknik terbaik yang telah terbukti sukses dalam

memodelkan sistem besar dan kompleks.

115 Use case

Pemodelan fungsional dari sistem dapat dilihat pada usecase diagram

yang merupakan gambaran dari fungsionalitas yang dapat dilakukan oleh user dan

administrator pada sistem. Pada Gambar 24 dapat dilihat gambaran usecase

diagram untuk user umum, dan usecase diagram untuk administrator secara

umum dapat dilihat pada Gambar 25. Fungsionalitas yang digambarkan pada

usesace diagram diasumsikan telah login terlebih dahulu.

Rancangan use case diagram bertujuan untuk mendapatkan kebutuhan

sistem dan untuk memahami bagaimana seharusnya sistem bekerja. Use case

diagram ini menunjukkan fungsionalitas sistem aplikasi yang akan diterapkan.

Pejabat Fungsional

Login

Melihat Beranda

Melihat BiodataPribadi

Melihat Perkembangan Usulan Pribadi

Mengganti Password

Melihat daftarpegawai yang diusulkan

Logout

Pimpinan

Gambar 24 Rancangan use case diagram untuk user umum pada pengembangan

Simpeg online Badan Litbang Pertanian.

116

System Administrator

Login

Mengelola datapegawai

Memproses usulankenaikan pangkat

Memproses usulanpembebasan sementara

Memproses usulanaktif bekerja kembali

Memproses usulantugas belajar

Logout

Administrator unit kerja

Super Administrator II

Super Administrator I

Super Administrator III

Administrator unit pelaksana teknis (UPT)

Menyeleksi pegawaiyang harus dibebaskan

Actor

Actor dapat menggambarkan peran yang dimainkan oleh seseorang atau

sesuatu yang dapat berinteraksi dalam suatu bisnis tertentu. Dalam penelitian ini

actor utama adalah pengusul proses administrasi kepegawaian yaitu pejabat

fungsional, pimpinan lingkup Badan Litbang Pertanian, petugas pengelola

kepegawaian pada tingkat UPT (administrator UPT), petugas pengelola

kepegawaian pada tingkat unit kerja eselon II (administrator UK), petugas

Gambar 25 Rancangan use case diagram untuk Administrator pada pengembangan Simpeg online Badan Litbang Pertanian.

117 pengelola kepegawaian pada tingkat Badan Litbang Pertanian (administrator

Litbang) yang terdiri dari System administrator, superadministrator I,

superadministrator II, dan superadministrator III. Actor yang terlibat dapat dilihat

pada Gambar 26 berikut.

Dari kedelapan actor tersebut dibagi menjadi lima tingkatan pengguna

sistem. Kelima tingkatan tersebut terdiri dari administrator tingkat Badan

Litbang Pertanian (Admin Litbang), administrator tingkat unit kerja eselon II

(Admin UK), administrator tingkat UPT (Admin UPT), dan pengguna biasa atau

umum yang terdiri dari pejabat fungsional serta pimpinan.

Masing-masing tingkatan mempunyai kewenangannya sendiri. Pengguna

biasa hanya dapat membuka sistem dan melihat data serta laporan yang tersedia

dalam sistem. Pengguna biasa dimaksud adalah pejabat fungsional peneliti dan

pimpinan. Pengguna biasa tidak dapat mengedit atau mengubah data pribadi

mereka sendiri, namun hanya dapat melihat data pribadi dan status proses usulan

administrasi kepegawaiannya. Administrator tingkat UPT selain dapat melihat

juga dapat menambah, mengubah, menyimpan, menghapus, dan mencetak serta

bertanggung jawab di lingkup UPT masing-masing. Sedangkan administrator

tingkat unit kerja eselon II mempunyai hak akses melihat, memodifikasi dan

bertanggung jawab pada lingkup unit kerja eselon II dan UPT yang terkait. Selain

itu juga dapat menambah, mengubah, menyimpan, menghapus, dan mencetak data

lingkup unit kerja eselon II termasuk UPT yang dibawahnya. Kemudian

Administrator III

Administrator Unit Kerja (UK)

Administrator Unit Pelaksana Teknis (UPT)

Pejabat Fungsional Pimpinan System Administrator

Administrator I

Administrator II

Gambar 26 Actor yang terlibat dalam sistem.

118 administrator tingkat Badan Litbang Pertanian dibagi menjadi tiga yaitu

administrator yang mengelola proses KP (administrator I), administrator yang

mengelola proses tugas belajar (administrator II), dan administrator yang

mengelola proses pembebasan sementara serta aktif bekerja kembali

(administrator III). Dari ketiga administrator mempunyai hak akses yang sama

yaitu dapat melihat dan memodifikasi seluruh data serta dapat menambah,

mengubah, menyimpan, menghapus, dan mencetak serta bertanggung jawab

terhadap semua data lingkup Badan Litbang Pertanian yaitu dari mulai UPT, unit

kerja eselon II, dan Badan Litbang Pertanian.

Class Diagram

Class diagram dapat mendeskripsikan beberapa jenis obyek dalam suatu

sistem dan menggambarkan berbagai macam hubungan statis yang terjadi. Class

diagram juga dapat menunjukkan properti dan operasi sebuah class dan batasan

yang terdapat dalam hubungan dengan obyek. Class diagram merupakan suatu

alat yang baik dalam mengembangan perancangan perangkat lunak. Class

diagram dapat membantu penulis dalam mendapatkan struktur sistem dan

menghasilkan rancangan sistem.

Rancangan class diagram dalam penelitian ini terdiri dari beberapa class.

Class diagram tersebut yaitu class pegawai, class petugas UPT, class petugas UK

eselon II, dan class petugas Litbang. Disamping itu juga terdapat class usulan

proses administrasi yang terdiri dari proses kenaikan pangkat, pembebasan

sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar.

Pada proses yang berkaitan dengan kelengkapan berkas, dibuat beberapa

class yaitu class berkas, verifikasi berkas, dan monitoring berkas. Class berkas

untuk melakukan proses berkas usulan seperti mengunggah dan mengunduh

kelengkapan berkas. Class verifikasi berkas berfungsi untuk mengetahui apakah

kelengkapan berkas sudah lengkap atau belum. Sedangkan class monitoring

berkas untuk mengetahui posisi berkas yang diusulkan. Hasil perancangan class

diagram yang terdapat pada sistem monitoring proses administrasi kepegawaian

dapat dilihat pada Gambar 27.

119

+Cari()+Lihat()+Edit data pribadi()+Simpan data pribadi()

-nip-nama-tmp_lahir-tgl_lahir-jenis_kel-agama-gol_akhir-tmt_gol_akhir-jabfung-tmt_jabfung-bid_pakar-komoditas-unit kerja-pend_akhir-Jurusan_akhir-Universitas-Kota univ.-IPK

Pegawai

+Tambah()+Edit()+Hapus()+Simpan()+Update()+Check()+Lihat()

-nip-nama-password-unit kerja

Petugas UPT

+Tambah()+Edit()+Hapus()+Simpan()+Update()+Check()+Lihat()

-nip-nama-password-unit kerja

Petugas UK Eselon II

+Tambah()+Edit()+Hapus()+Simpan()+Update()+Check()+Lihat()

-nip-nama-password-unit kerja

Petugas Litbang

-id_usul-jenis_usul

Usul Proses Administrasi

-id_berkas-nip-jabfung-dokumen

Berkas

+Tambah()+Simpan()+Check()

-id_verifikasi-nip-nama-jabfung-unit kerja-tgl_verifikasi-Keterangan

Verifikasi Berkas

+Tambah()+Simpan()+Check()

-id_monitoring-nip-nama-jabfung-unit kerja-tgl_monitoring-status_berkas-keterangan

Monitoring Berkas

+Tambah()+Simpan()+Update()+cetak()

-id_usul_kp-no_agenda-nip-nama-jabfung-unit kerja-tgl_usul-periode_usul-gol_usul

Kenaikan Pangkat

+Tambah()+Edit()+Simpan()+Cetak()

-id_usul_bebas-no_agenda-nip-nama-jabfung-jenis_bebas-unit kerja-tgl_usul

Bebas Sementara

+Tambah()+Edit()+Simpan()+Cetak()

-id_usul_ABK-no_agenda-nip-nama-jabfung-unit kerja-tgl_usul

Aktif Bekerja Kembali

+Tambah()+Edit()+Simpan()+Cetak()

-id_usul_TB-no_agenda-nip-pend_usul-jurusan_usul-univ_usul-kota univ_usul-unit kerja

Tugas Belajar

1

1...*

+login()+logout()+lupapassword()

-nip-nm_petugas-password

Login

1

1..*

1

1..*

1

1..*1

1..*1

1

1

1

-id_jejakverif-nip+tgl_verif+nm_verifikator+stat_berkas

Jejak Verifikasi

-id_history-nip+stat_monitoring+tgl_monitor

history monitoring

1

1

1

1

1

1

1

1

Gambar 27 Rancangan Class diagram.

Activity Diagram

Berdasarkan alur kerja (workflow) di atas, secara keseluruhan proses

usulan administrasi kepegawaian dapat dibuat urutan aktivitas dalam suatu proses.

Urutan aktivitas tersebut disebut activity diagram yang dapat dilihat pada Gambar

28berikut:

120

PimpinanSystem Administrator

Administrator Unit Kerja

Administrator Unit Pelaksana Teknis

Pejabat Fungsional (Peneliti)

Mengajukan usulan administrasi

Menerima usulan

Kirim berkas melalui sistem

Mengajukan usulan

Kirim berkas manual

Menerima usulan & berkas

Memverifikasi berkas

Mengusulkan lingkup UK

Kirim berkas ke sistem

Kirim berkas manual

Menerima usulan & berkas

Memverifikasi berkas

Pengetikan nota BKN

Menandatangani surat pengantar

Membuat surat pengantar ke Deptan

Kirim berkas ke Deptan

Lengkap

Menyiapkan berkas

Entri usulan ke sistem

Tidak Lengkap

Tidak Lengkap

Lengkap

Gambar 28 Activity diagram pada proses usulan administrasi kepegawaian.

4.4.4 Technology Architecture

Arsitektur teknologi adalah definisi yang dibutuhkan untuk perencanaan

agar kebutuhan data dan sistem informasi dapat direalisasikan dan ditingkatkan

infrastrukturnya. Dengan adanya teknologi yang dibutuhkan dapat

menghubungkan satu unit organisasi dengan yang lainnya untuk efektivitas

121 pelaksanaan fungsi bisnis serta mendukung penyediaan dan penyimpanan data.

Arsitektur teknologi dibuat untuk mendefinisikan teknologi yang diperlukan untuk

pengelolaan data.

Pada bagian ini akan dibahas arsitektur teknologi di Badan Litbang

Pertanian. Setelah data dan aplikasi didefinisikan, maka dilakukan untuk

mendefinisikan jenis teknologi utama yang dibutuhkan untuk

mengimplementasikan lingkungan berbagai data dan aplikasi di Badan Litbang

Pertanian.

4.4.4.1 Kondisi saat ini

Pada saat ini teknologi merupakan suatu sarana infrastruktur yang tidak

dapat dipisahkan dalam kegiatan suatu unit organisasi. Suatu organisasi dalam

menjalankan bisnisnya harus didukung dengan teknologi yang ada. Infrastruktur

teknologi tersebut diharapkan dapat mempercepat dan meningkatkan proses bisnis

yang tersedia.

Badan Litbang Pertanian sebagai organisasi pemerintah yang mempunyai

mandat melakukan penelitian dan pengembangan bidang pertanian, perlu

didukung oleh infrastruktur teknologi yang memadai. Dalam pengembangan

sistem informasi perlu adanya infrastruktur teknologi diantaranya adalah

perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), dan sumberdaya jaringan

(netware).

Perangkat lunak (Software)

Untuk menjalankan fungsinya, saat ini Badan Litbang Pertanian sebagian

besar menggunakan sistem operasi Windows dan LINUX. Windows digunakan

untuk mengolah kata dengan word office dan excel. Pengolahan kata yang

dilakukan antara lain dalam hal surat menyurat, pembuatan laporan kegiatan, dan

laporan keuangan. Disamping itu untuk pembuatan database dan pemrograman

dilakukan dengan menggunakan aplikasi visual foxpro, microsoft access, visual

basic, postgres dan PHP.

Sedangkan untuk saat ini Badan Litbang Pertanian telah mempunyai

aplikasi sistem informasi manajemen (SIM) baik yang dikembangkan sendiri

maupun dari luar Badan Litbang Pertanian. Sistem informasi tersebut dapat dilihat

pada Tabel 17.

122 Tabel 17 Jenis sistem informasi yang terdapat di Badan Litbang Pertanian

(Hendriana, 2004)

No. Jenis SIM Kegunaan Pengelola

1. SIM Program Penelitian (SIMPROG)

Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi perencanaan program penelitian

Sekretariat Badan

2. SIM Kepegawaian (SIMPEG)

Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi kepegawaian

Sekretariat Badan

3. SIM Keuangan (SIMKEU)

Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi keuangan kegiatan penelitian

Sekretariat Badan

4. SIM Fasilitas (SIMFAS)

Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi inventarsi barang (fasilitas)

Sekretariat Badan

5. SIM Proyek (SIMPROY)

Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi proyek

Sekretariat Badan

6. SIM Kerjasama (SIJAMA)

Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi dan inventarisasi kerjasama yang sedang dan telah dilakukan

Sekretariat Badan

7. Sistem Informasi Sumber Daya Lahan

Untuk membuat informasi dan data tentang sumber daya lahan di Indonesia

Balai Besar Sumber Daya Lahan Pertanian

8. Sistem Informasi Sains dan Teknologi Pertanian

Untuk menyajikan berbagai informasi teknologi hasil penelitian dan pengembangan bidang pertanian dan menyajikan literatur terkait dengan biologi dan pertanian

Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Informasi Pertanian

Perangkat keras (Hardware)

Perangkat keras merupakan suatu sarana dan prasarana untuk mendukung

kelancaran kegiatan di Badan Litbang Pertanian. Software yang telah ada di

Badan Litbang Pertanian harus didukung dengan menggunakan perangkat keras

123 antara lain komputer dan laptop. Berdasarkan hasil wawancara dan kuesioner,

terdapat jumlah komputer dan jaringan internet yang tersedia pada bagian

kepegawaian di beberapa instansi lingkup Badan Litbang Pertanian. Rata-rata

jumlah komputer di bagian kepegawaian UPT adalah 2 sampai 3 komputer dan

mempunyai prosesor Pentium 4. Sedangkan jumlah komputer dan spesifikasi

perangkat keras dapat dilihat pada Tabel 18.

Tabel 18 Jumlah komputer yang tersedia pada bagian kepegawaian di UPT lokasi penelitian

No. Unit Kerja/UPT Jumlah komputer Spesifikasi

1. Balit Serealia 1 Pentium 4

2. Balitkabi, Malang 2 Pentium 4

3. Balitsa, Lembang 2 Pentium 4

4. Balitka, Manado 2 Pentium 4 dan Pentium 3

5. Balittas, Malang 2 Pentium 4

6. BPTP Riau 1 + 1 laptop Pentium 4

7. BPTP Jabar 2 Pentium 4

8. BPTP Jateng 1 Pentium 4

9. BPTP Jatim 2 Pentium 4

10. BPTP Sulut 2 Pentium 4

11. BPTP Sulsel 2 Pentium 4

12. BPTP Bali 3 Pentium 4 dan 1 Pentium 3

Sumberdaya Jaringan (Netware)

Sejak tahun 1989, Badan Litbang telah membangun suatu infrastruktur

yang disebut jaringan IAARD (IAARDNet). Jaringan tersebut dimaksudkan untuk

“mempersatukan” seluruh unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian yang

tersebar di seluruh wilayah Indonesia.

Untuk mendukung jaringan tersebut, di Sekretariat Badan Litbang

Pertanian telah dikembangkan suatu Local Area Network (LAN) yang dilengkapi

124 dengan tiga buah server yaitu proxy server, web server, dan email server

(Hendriana 2004). Selain Sekretariat Badan Litbang Pertanian, pada umumnya

semua unit kerja dan UPT lingkup Badan Litbang Pertanian telah terhubung

dengan LAN dan jaringan internet. Bahkan berdasarkan hasil kuesioner, 62,07%

instansi di lingkup Badan Litbang Pertanian telah mengelola web server sendiri.

Hal ini menunjukkan bahwa kesiapan di semua instansi lingkup Badan Litbang

Pertanian untuk mengadopsi dan menjalankan sistem informasi monitoring usulan

administrasi kepegawaian yang akan dibuat.

4.4.4.2 Analisis Arsitektur Teknologi

Dalam menganalisis arsitektur teknologi perlu adanya identifikasi prinsip-

prinsip platform teknologi yang mendasari pemilihan suatu platform. Pada

penelitian ini akan dilakukan identifikasi prinsip platform teknologi dengan

menggunakan 7 (tujuh) area agar identifikasi lebih fokus. Ketujuh area tersebut

adalah seperti yang terlihat pada Gambar 29.

Arsitektur Teknologi

Sist

em O

pera

si

Man

ajem

en D

ata

Apl

ikas

i

Pera

ngka

t Ker

as

Kom

unik

asi

Kom

puta

si P

emak

ai

Kea

man

an

Gambar 29 Prinsip dan platform SI/TI (Setiawan, 2009b).

4.4.4.2.1 Sistem operasi

Berdasarkan kebutuhan sistem informasi yang dianalisis, maka diusulkan

dalam pengembangan aplikasi sistem monitoring usulan administrasi

kepegawaian menggunakan sistem operasi open source. Salah satu dari sistem

operasi open source adalah LINUX. Keunggulan dari LINUX adalah software

tersebut dapat diperoleh dengan mudah dan murah dibanding sistem operasi yang

mempunyai lisensi.

125 4.4.4.2.2 Manajemen data

Rancangan manajemen data yang diusulkan mengacu pada sistem

sentralisasi data yaitu semua data pegawai yang terekam dikelola secara terpusat

di Badan Litbang Pertanian. Hal ini untuk menjaga keseragaman data antara di

Badan Litbang Pertanian dengan unit kerja eselon II dan UPT.

4.4.4.2.3 Aplikasi

Kebutuhan aplikasi dalam sistem monitoring usulan administrasi

kepegawaian dibagi menjadi dua bagian. Pertama adalah aplikasi yang dibutuhkan

pada saat proses pembuatan sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian,

dan kedua yaitu aplikasi pada saat menggunakan sistem monitoring usulan

administrasi kepegawaian.

Sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian dibuat dengan

menggunakan perangkat lunak yang bersifat open source. Hal ini dikarenakan

aplikasi open source dapat diperoleh secara gratis sehingga tidak perlu ada biaya

tambahan untuk lisensi.

Sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian dibuat dengan

menggunakan teknologi internet sehingga perlu dibuat dengan basis web. Oleh

sebab itu perlu adanya web server dan database server serta bahasa pemrograman

berbasis web. Aplikasi yang dibutuhkan pada saat pembuatan sistem monitoring

usulan administrasi kepegawaian adalah :

1. Sistem operasi yang bersifat open source.

2. Bahasa pemrograman PHP berbasis framework

3. Sistem manajemen basis data MySQL sebagai database server

4. Web server Apache

5. Web browser yang dapat digunakan oleh sistem operasi LINUX, seperti

Mozilla Firefox.

4.4.4.2.4 Perangkat keras

Dengan adanya rencana pengembangan sistem dibuat berbasis web dan

teknologi internet, maka diperlukan perangkat keras untuk menjalankan sistem

monitoring usulan administrasi kepegawaian tersebut. Perangkat keras yang

diperlukan adalah sebagai berikut:

126 1. Komputer yang digunakan sebagai web server di kantor Badan Litbang

Pertanian

2. Komputer yang digunakan sebagai database server di kantor Badan Litbang

Pertanian

3. Komputer yang digunakan untuk administrator di kantor Badan Litbang

Pertanian

4. Komputer yang digunakan sebagai administrator di setiap unit kerja eselon II

5. Komputer yang digunakan sebagai administrator di setiap UPT

6. Kabel untuk menghubungkan web server dan database server

7. Kabel fiber optic yang membentuk dedicated line antara kantor Badan Litbang

Pertanian dengan ISP penyedia jasa internet.

8. Telepon, saluran telepon, modem, kabel, dan konektor RJ-11 bagi setiap unit

kerja dan UPT yang masih menggunakan dial-up untuk koneksi ke internet.

4.4.4.2.5 Komunikasi

Rancangan komunikasi yang diusulkan adalah dengan menggunakan

internet. Internet merupakan penggunaan infrastruktur jaringan publik. Pemillihan

internet disebabkan pada saat ini penggunaan internet sudah semakin luas dan

merupakan jaringan publik yang dapat diakses dari mana saja dan kapan saja.

Disamping itu berdasarkan hasil kuesioner hampir semua unit kerja dan UPT

sudah terhubung dengan internet sehingga lebih mudah untuk berkomunikasi

melalui internet.

4.4.4.2.6 Komputasi pemakai

Sebagai lembaga pemerintahan yang dituntut untuk menghasilkan kinerja

yang baik, Badan Litbang Pertanian sampai saat ini selalu mengikuti

perkembangan teknologi yang semakin pesat. Ketersediaan komputer yang sudah

terhubung dengan jaringan internet ialah sebanyak 85 unit komputer (Hendriana,

2004). Diantara komputer tersebut rata-rata sudah mempunyai spesifikasi Pentium

4 walaupun masih ada yang menggunakan di bawah Pentium 4. Oleh karena itu

bagi pengguna internet baik di UPT, unit kerja eselon II, maupun di Badan

Litbang Pertanian komputer dan internet merupakan suatu hal yang dianggap

sebagai kebutuhan dalam bekerja. Dalam bekerja sehari-hari pegawai selalu

menggantungkan pada perangkat keras komputer bahkan apabila tidak ada

127 komputer atau adanya gangguan teknis lain, maka pegawai tidak dapat

beraktivitas.

4.4.4.2.7 Keamanan

Penggunaan firewall merupakan suatu keharusan pada pengamanan

jaringan di Badan Litbang Pertanian. Firewall merupakan pengaman yang

memisahkan jaringan internal Badan Litbang Pertanian dengan jaringan di luar

Badan Litbang Pertanian (internet).

Firewall yang diusulkan adalah dengan menggunakan dual firewall

dengan menciptakan suatu wilayah yang disebut demilitarized zone (DMZ). DMZ

atau biasa disebut sebagai perimeter network merupakan wilayah jaringan yang

berada diantara jaringan internal dan jaringan eksternal. Konfigurasi dari firewall

yang pertama dikonfigurasi mengijinkan koneksi atau akses yang berasal dari

jaringan internal dan eksternal. Sedangkan firewall kedua, dikonfigurasi sehingga

hanya koneksi atau akses yang berasal dari DMZ yang menuju ke jaringan

internal diijinkan. Firewall yang pertama harus dapat mengatasi trafik yang lebih

besar dari pada firewall yang kedua.

Disamping itu untuk melindungi pada semua infrastruktur SI/TI dari virus,

spam, dan malware, disarankan untuk menggunakan kombinasi instalasi terhadap

anti-virus, anti-spam, dan anti-malware baik pada server sendiri, maupun pada

setiap client. Disarankan untuk menggunakan anti-virus yang bersifat client/server

atau server manageable, sehingga workstation hanya perlu meperbaharui melalui

server, tidak perlu melalui internet. Selain itu anti-virus client/server lebih

memudahkan administrator jaringan untuk menginstalasi maupun mengelolanya

secara remote.

Dari ketujuh area di atas maka dapat dibuatkan suatu konfigurasi teknologi

konseptual. Konfigurasi teknologi tersebut akan memberikan pedoman bagaimana

konfigurasi teknologi yang diharapkan dalam pemanfaatan teknologi. Konfigurasi

teknologi pada sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian dapat dilihat

pada Gambar 30.

128

Gambar 30 Rancangan aritektur teknologi pada sistem monitoring usulan

administrasi kepegawaian Badan Litbang Pertanian.

4.5 Implementasi Prototipe

Pengertian implementasi dalam penelitian ini adalah implementasi sistem

dengan menggunakan model prototipe. Implementasi dibagi menjadi menjadi 2

(dua) yaitu implementasi database dan implementasi sistem. Implementasi sistem

terdiri dari 4 (empat) yaitu implementasi sistem kenaikan pangkat, implementasi

sistem pembebasan sementara, implementasi sistem aktif bekerja kembali, dan

implementasi sistem tugas belajar. Dari keempat sistem tersebut masing-masing

terdiri dari 4 (empat) proses yaitu usulan pegawai, berkas pegawai, verifikasi

pegawai, dan monitoring berkas pegawai. Tampilan untuk menu tersebut dapat

lihat pada Gambar 31 berikut:

129

Gambar 31 Tampilan halaman menu sistem.

4.5.1 Implementasi database

Pembuatan database diimplementasikan dengan menggunakan perangkat

lunak sistem manajemen database MySQL. Nama setiap tabel database yang

dibuat disesuaikan dengan nama yang telah dirancang sebelumnya. Hasil

implementasi database Simpeg online dapat dilihat pada Lampiran 5.

4.5.2 Implementasi sistem Implementasi sistem di setiap menu terdiri dari 4 (empat) hal yaitu usulan

pegawai, berkas pegawai, verifikasi berkas pegawai, dan monitoring berkas

pegawai. Sebelum melakukan proses, maka pengguna terlebih dahulu harus Login

seperti yang terlihat pada Gambar 32 berikut:

Gambar 32 Contoh implementasi untuk Login.

130 4.5.2.1 Implementasi sistem usulan pegawai

Setelah melakukan Login, kemudian pada setiap menu kenaikan pangkat

terdapat sub menu usulan pegawai. Sub menu ini dibuat untuk mengusulkan

pegawai yang akan naik pangkat. Dalam sub menu ini terdapat proses pencarian

nama pegawai dan daftar pegawai yang diusulkan untuk naik pangkat. Daftar ini

diurutkan berdasarkan tanggal usulan. Adapun contoh dari hasil implementasi sub

menu usulan pegawai dapat dilihat pada Gambar 33.

Pada Gambar 33, terdapat fungsi ubah dan hapus. Fungsi ubah digunakan

untuk mengubah data usulan pegawai jika terjadi suatu kesalahan data. Sedangkan

fungsi hapus digunakan untuk menghapus data usulan pegawai. Pada kedua fungsi

ini yang berhak mengakses adalah admin di UPT, admin di unit kerja, dan admin

di Badan Litbang Pertanian. Sedangkan untuk pengguna umum tidak dapat

mengakses fungsi ini.

Pada halaman sub menu usulan pegawai, terdapat 2 (dua) proses yaitu

tambah data dan unduh data. Tambah data merupakan implementasi sistem untuk

mengusulkan pegawai yang akan diproses. Contoh halaman untuk tambah data

dapat dilihat pada Gambar 34.

Gambar 33 Contoh tampilan daftar pegawai yang diusulkan.

131

Gambar 34 Implementasi masukan tambah data usulan pegawai.

Sedangkan unduh data merupakan implementasi sistem usulan pegawai

untuk mengunduh data usulan yang telah dimasukkan ke dalam bentuk excel.

Adapun contoh hasil dari unduh data dapat dilihat pada Gambar 35 berikut:

Gambar 35 Hasil unduh data usulan pegawai ke dalam bentuk excel.

4.5.2.2 Implementasi sistem berkas pegawai

Implementasi sistem berkas pegawai merupakan suatu sistem yang

digunakan untuk mengirim berkas usulan pegawai secara elektronik. Dalam

132 sistem berkas ini, terdapat daftar nama pegawai yang diusulkan suatu proses baik

KP, pembebasan sementara, ABK, maupun tugas belajar. Selain itu juga terdapat

fasilitas untuk proses pencarian nama pegawai. Berkas kelengkapan usulan

terlebih dahulu dibaca dalam bentuk file pdf atau jpeg. Kemudian file tersebut

diupload atau diunggah oleh admin ke dalam sistem. Admin yang mengupload

adalah admin yang mengusulkan. Selain diunggah file tersebut juga dapat

didownload atau diunduh oleh admin yang membutuhkan seperti pada admin unit

kerja atau Badan Litbang Pertanian. Adapun contoh halaman untuk proses sistem

berkas dapat dilihat pada Gambar 36.

Gambar 36 Tampilan halaman pada sistem berkas pegawai.

Dalam aplikasi ini terdapat fasilitas untuk upload dan download

kelengkapan berkas usulan. Upload merupakan fasilitas untuk mengunggah

kelengkapan berkas usulan dan download digunakan untuk mengunduh

kelengkapan berkas usulan administrasi kepegawaian. Gambar 37 dan 38 berikut

ini adalah tampilan untuk mengunggah (upload) dan mengunduh (download)

berkas usulan pegawai.

133

Gambar 37 Tampilan untuk mengunggah file berkas usulan pegawai.

Gambar 38 Tampilan untuk mengunduh file berkas usulan pegawai.

4.5.2.3 Implementasi sistem verifikasi berkas pegawai

Dalam implementasi sistem verifikasi berkas akan dilakukan pengecekan

berkas yang sudah dikirim. Dalam sistem ini terdapat pencarian berdasarkan nama

pegawai yang diusulkan. Disamping itu, terdapat juga daftar usulan nama pegawai

yang akan diproses dan dengan mengklik “verifikasi” yang terlihat pada

134 Gambar 39 di bawah ini maka akan keluar halaman untuk memverifikasi berkas

usulan yang dapat dilihat pada Gambar 40.

Gambar 39 Tampilan halaman verifikasi berkas untuk pencarian dan daftar nama

pegawai.

Gambar 40 Contoh tampilan halaman untuk verifikasi berkas.

135 4.5.2.4 Implementasi sistem monitoring pegawai

Proses monitoring merupakan proses untuk memonitor atau mengetahui

status berkas yang telah dikirim. Pengguna dapat mengetahui posisi berkas usulan

yang telah dikirim. Dalam sistem ini juga terdapat daftar dan fasilitas untuk

pencarian nama pegawai seperti yang dilihat pada Gambar 41. Kemudian jika

meng-click “monitoring” yang berada dalam daftar nama pegawai, maka akan

muncul halaman untuk mengetahui posisi berkas berada seperti yang dapat dilihat

pada Gambar 42.

Gambar 41 Contoh tampilan daftar pegawai yang akan dimonitor.

Gambar 42 Tampilan proses monitoring berkas usulan.

136 4.6 Pengujian sistem dan evaluasi hasil

Pada bagian ini akan menjelaskan mengenai pengujian terhadap fungsional

sistem pada aplikasi Simpeg online, percepatan layanan informasi, dan rancangan

serta analisis sistem. Pengujian dilakukan dengan membagikan kuesioner kepada

responden dalam hal ini pengelola kepegawaian, tenaga fungsional, dan pimpinan

unit kerja (Lampiran 6). Kuesioner dibagikan kepada 70 responden, namun yang

merespon hanya 41 responden. Lokasi pengujian dilakukan di 6 (enam) lokasi

yaitu Balai Penelitian Tanaman Sayuran (Balitsa) di Lembang, Balai Penelitian

Tanaman Tembakau dan Serat (Balittas) di Malang, Balai Penelitian Tanaman

Kacang-kacangan dan Umbi-umbian (Balitkabi) di Malang, Balai Pengkajian

Teknologi Pertanian (BPTP) Jawa Barat, BPTP Jawa Tengah, dan BPTP Timur.

4.6.1 Pengujian fungsional sistem pada aplikasi Simpeg online

Pengujian fungsional sistem dilakukan dengan cara membagikan

kuesioner kepada responden. Sebelum responden mengisi kuesioner, terlebih

dahulu penulis mempresentasikan cara mengoperasikan Simpeg online dan

membagikan panduan penggunaan Simpeg online kepada responden. Penulis

mengunjungi langsung ke lokasi penelitian yang akan dilakukan pengujian sistem

ini. Setelah memperhatikan dan mengetahui cara mengoperasikan Simpeg online

ini, kemudian responden diberi kesempatan untuk mencoba langsung

menggunakan Simpeg online dimaksud. Pada saat uji coba sebagian besar

responden mencoba dari ruang kerja masing-masing karena di ruangan pada saat

penulis melakukan presentasi Simpeg online ini, sebagian besar fasilitas internet

yang terhubung adalah dengan menggunakan kabel. Sehingga responden tidak

semua dapat menggunakan internet yang terhubung dengan kabel.

Uji coba yang dilakukan oleh responden, diperoleh hasil pengujian

terhadap fungsional sistem. Pengujian ini dilakukan untuk mengetahui apakah

semua fungsi yang terdapat pada Simpeg online ini sudah dapat dioperasikan

dengan baik atau belum. Pengujian fungsional sistem ditujukan kepada pengguna

umum dan administrator. Jumlah kuesioner yang berhasil terkumpul yaitu 41

kuesioner dari 70 kuesioner yang didistribusikan ke responden. Hasil pengujian

fungsional sistem untuk pengguna umum dan administrator dapat dilihat pada

Tabel 19 dan 20.

137 Tabel 19 Hasil kuesioner pengujian fungsional sistem untuk pengguna umum

No Nama Bagian Kelas Uji Butir Uji Hasil (%)

Hasil Akhir

1 Login Login Memasukkan username dan password 95,45 OK

2 Data Pegawai Biodata pegawai Melihat biodata pegawai 90,91 OK Mengubah data tertentu 90,91 OK Menyimpan perubahan 95,45 OK

3 Proses Usulan Pegawai Usulan KP Pegawai Melihat usulan KP

pegawai 95,45 OK

Proses kembali ke beranda 100 OK

Usulan Pembebasan Sementara Pegawai

Melihat usulan pembebasan sementara pegawai

94,45 OK

Proses kembali ke beranda 100 OK

Usulan Aktif Bekerja Kembali Pegawai

Melihat usulan aktif bekerja kembali pegawai 94,45 OK

Proses kembali ke beranda 100 OK

Usulan Tugas Belajar Pegawai

Melihat usulan tugas belajar pegawai 94,45 OK

Proses kembali ke beranda 100 OK

4 Ganti Password Ganti Password Mengganti password

pegawai 100 OK

Simpan password baru 100 OK Proses kembali ke beranda 100 OK 5 Logout Logout Proses keluar sistem 100 OK

Dari hasil kuesioner yang terlihat pada Tabel 19 di atas, sebagian besar

responden menyatakan bahwa fungsi-fungsi yang terdapat pada prototipe Simpeg

online sudah dapat dijalankan dengan baik. Hanya beberapa responden yang

belum berhasil menjalankan fungsi-fungsi yang terdapat pada sistem Simpeg

online dimaksud. Hal ini disebabkan pegawai yang bersangkutan belum

dimasukkan oleh administrator ke dalam data usulan proses administrasi sehingga

tidak dapat melihat proses usulan administrasi kepegawaian yang bersangkutan.

Pada saat melakukan presentasi uji coba prototipe Simpeg online,

responden melakukan diskusi dan memberi masukan kepada penulis, diantaranya

adalah bahwa responden menginginkan biodata masing-masing pegawai tidak

dapat diubah oleh pengguna umum. Hal ini dikarenakan untuk menjaga terjadinya

perubahan data yang dilakukan oleh orang yang tidak bertanggungjawab. Namun

138 jika terdapat kesalahan data pegawai, maka pegawai dapat memberikan pesan

perbaikan data kepada administrator untuk dapat diperbaiki data dimaksud.

Pengujian fungsional sistem yang kedua dilakukan oleh administrator,

dalam hal ini pengelola kepegawaian. Sebelum dilakukan uji coba prototipe

Simpeg online ini, penulis juga mempresentasikan cara mengoperasikan prototipe

Simpeg online tersebut. Selanjutnya dilakukan diskusi dan uji coba prototipe

Simpeg online dimaksud. Hasil uji coba untuk administrator dapat dilihat pada

Tabel 20.

Tabel 20 Hasil kuesioner pengujian fungsional sistem untuk administrator (pengelola kepegawaian)

No Nama Bagian Kelas Uji Butir Uji Hasil (%)

Hasil Akhir

1. Login Login Memasukkan username dan password 100 OK

2. Proses Administrasi Kepegawaian

Usulan Pegawai Input data usulan 94,74 OK

Simpan data usulan 94,74 OK Pencarian data usulan 94,74 OK

Proses kembali ke menu utama 94,74 OK

Unduh data usulan ke dalam excel 89,47 OK

Update data usulan 95 OK Hapus data usulan 95 OK Berkas pegawai Mengunggah berkas 78,95 OK Mengunduh berkas 89,47 OK Verifikasi Berkas Proses pencarian data 95 OK Proses verifikasi berkas 94,74 OK

Proses kembali ke menu utama 95 OK

Monitoring Berkas Proses pencarian data 84,21 OK

Menjalankan fungsi monitoring 100 OK

Menyimpan data monitoring 89,47 OK

Proses kembali ke menu utama 84,21 OK

3. Data Pegawai Data Pegawai Tambah data pegawai 84,21 OK

Menyimpan data pegawai yang telah diinput 84,21 OK

139

No Nama Bagian Kelas Uji Butir Uji Hasil (%)

Hasil Akhir

Proses kembali ke menu utama 94,74 OK

Update data pegawai 84,21 OK Hapus data pegawai 84,21 OK 4. Logout Logout Proses keluar sistem 88,24 OK

Berdasarkan Tabel 20 tersebut di atas, secara keseluruhan responden

menyatakan bahwa aplikasi prototipe Simpeg online ini dapat berjalan dengan

baik. Namun terdapat beberapa responden yang tidak menjawab beberapa

pertanyaan di kuesioner dan belum dapat menjalankan beberapa fungsi sistem.

Hal ini disebabkan pengetahuan dan pengalaman responden terhadap teknologi

informasi beragam sehingga pada saat dilakukan uji coba di ruangan masing-

masing ada yang berhasil dan belum berhasil. Selain itu juga terdapat beberapa

instansi yang mengalami gangguan jaringan internet diantaranya adalah di BPTP

Jawa Tengah dan Balai Penelitian Tanaman Serat di Malang.

4.6.2 Pengujian terhadap percepatan layanan informasi kepegawaian

Pengujian ini dilakukan untuk mendapatkan hasil apakah Simpeg online

ini dapat mempercepat 30% layanan informasi kepegawaian atau tidak.

Berdasarkan kuesioner tersebut diperoleh alur pengusulan (workflow) yang sama

untuk semua proses administrasi kepegawaian yaitu KP, pembebasan sementara,

ABK, dan tugas belajar berikut waktu yang diperlukan untuk kegiatan dimaksud.

Workflow tersebut dapat dilihat pada Gambar 43.

Keterangan Gambar 43 (sesuai nomor urut pada Gambar 43):

1 Menginformasikan kepada pejabat fungsional bahwa yang bersangkutan sudah

dapat naik pangkat dan golongannya.

2 Pejabat fungsional melengkapi berkas usulan administrasi kepegawaian yang

selanjutnya diserahkan kepada pengelola kepegawaian di UPT. Lama waktu

untuk melengkapi berkas usulan adalah 1 – 7 hari.

3 Pengelola kepegawaian di UPT memverifikasi berkas usulan administrasi

kepegawaian dan memakan waktu 1 – 3 hari.

140 4 Pengelola kepegawaian membuat usulan administrasi kepegawaian bagi

pejabat fungsional yang sudah memenuhi syarat melalu Simpeg online. Proses

ini memerlukan waktu 1 hari.

5a. Mengirim kelengkapan berkas usulan administrasi kepegawaian secara

elektronik melalui Simpeg online. Waktu yang dibutuhkan adalah 1 hari.

5b Mengirim fisik berkas usulan administrasi kepegawaian ke unit kerja eselon II

yang menaunginya. Waktu yang diperlukan pada nomor 5a dan 5b adalah 2 –

3 hari.

6 Pengelola kepegawaian unit kerja eselon II melakukan verifikasi berkas

usulan administrasi kepegawaian dari UPT dan membutuhkan waktu 1–3 hari.

7 Pengelola kepegawaian unit kerja eselon II membuat usulan administrasi

kepegawaian untuk semua pegawai yang diusulkan dari UPT lingkup unit

kerja eselon II masing-masing. Waktu yang diperlukan yaitu 1 – 2 hari.

8 Fisik berkas usulan administrasi kepegawaian lingkup unit kerja eselon II

masing-masing dikirim oleh pengelola kepegawaian unit kerja eselon II ke

Badan Litbang Pertanian. Waktu yang diperlukan adalah 1 – 3 hari.

9 Pengelola Kepegawaian di Badan Litbang Pertanian memverifikasi berkas

usulan administrasi kepegawaian yang dikirim dari unit kerja eselon II, dan

membutuhkan waktu 1 – 2 hari.

10 Apabila terdapat kekurangan berkas usulan administrasi kepegawaian,

pengelola kepegawaian di Badan Litbang Pertanian dapat mengunduh berkas

dimaksud pada Simpeg online.

11 Setelah lengkap semua, berkas usulan administrasi kepegawaian dikirim ke

Biro Organisasi dan Kepegawaian (Biro OK) Kementerian Pertanian

(Kementan). Waktu yang dibutuhkan adalah 1 – 2 hari.

12 Dari Biro OK Kementan selanjutnya fisik berkas dikirim ke BKN bersama

nota persetujuan dari BKN.

13 Bagi pejabat fungsional yang akan naik pangkat ke golongan 4C ke atas, fisik

berkas selanjutnya dikirim oleh pengelola di BKN ke Sekretariat Negara

(Setneg) untuk diproses lebih lanjut.

Berdasarkan Gambar 43, maka dapat diketahui perkiraan lamanya proses

usulan administrasi kepegawaian (KP, pembebasan sementara, ABK, dan tugas

141 belajar) yaitu sekitar 27 hari. Sehingga proses usulan administrasi sampai SK

selesai diperkirakan memakan waktu 2 – 3 bulan. Namun berdasarkan dari hasil

kuesioner, responden menyatakan bahwa secara keseluruhan dengan

menggunakan Simpeg online dapat mempercepat layanan informasi kepegawaian

seperti yang terlihat pada Tabel 21. Hal ini berbeda dengan proses usulan

administrasi kepegawaian KP dan aktif bekerja kembali yang saat ini berjalan

yaitu memakan waktu 11 – 12 bulan. Untuk proses pembebasan sementara saat ini

membutuhkan waktu 5 – 6 bulan serta untuk proses tugas belajar membutuhkan

waktu 3 – 4 bulan. Perbandingan waktu proses usulan antara saat ini dan dengan

menggunakan Simpeg online dapat dilihat pada Tabel 22.

Gambar 43 Workflow diagram percepatan proses usulan administrasi kepegawaian.

142 Tabel 21 Perkiraan selesainya proses administrasi kepegawaian dengan

menggunakan Simpeg online di Badan Litbang Pertanian

No. Uraian Jawaban Jumlah Persentase

(%) Responden

1 Perkiraan waktu selesainya proses usulan KP fungsional

1 - 2 bulan : 13 31,71 3 - 4 bulan : 24 58,54 5 - 6 bulan : 3 7,32 7 - 8 bulan : 0 0,00 Abstain : 1 2,44

2 Perkiraan waktu selesainya proses usulan pembebasan sementara

1 bulan : 7 17,07 2 bulan : 19 46,34 3 bulan : 11 26,83 4 bulan : 0 0,00 Abstain : 4 9,76

3 Perkiraan waktu selesainya proses usulan ABK

1 bulan : 8 19,51 2 bulan : 17 41,46 3 bulan : 11 26,83 4 bulan : 2 4,88 Abstain : 3 7,32

4 Perkiraan waktu selesainya proses usulan tugas belajar

1 bulan : 11 26,83 2 bulan : 15 36,59 3 bulan : 12 29,27

4 bulan : 1 2,44 Abstain : 2 4,88

Dari Tabel 21 di atas terlihat bahwa untuk proses usulan kenaikan pangkat

dengan menggunakan Simpeg online sampai diterimanya SK kenaikan pangkat

oleh pejabat fungsional yang bersangkutan memakan waktu 3 – 4 bulan.

Sedangkan untuk proses pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas

belajar rata- rata responden menjawab Simpeg online ini dapat memproses usulan

administrasi kepegawaian tersebut dengan cepat dan membutuhkan waktu 2

bulan. Hal ini dikarenakan sebagian besar responden berpendapat bahwa apabila

suatu sistem dilakukan dengan menggunakan elektronik dan teknologi informasi

maka sudah dipastikan hasilnya harus lebih cepat, tepat, dan akurat dari pada

sistem yang masih menggunakan manual.

143

Tabel 22 memperlihatkan perbandingan waktu yang dibutuhkan dalam

memproses administrasi kepegawaian. Secara umum proses administrasi

kepegawaian dengan menggunakan Simpeg online dapat lebih cepat dari pada

sistem yang lama. Pada proses usulan KP ternyata dengan menggunakan Simpeg

online dapat mempercepat layanan informasi 66,67% yaitu dari 11 – 12 bulan

menjadi 3 – 4 bulan. Sedangkan pada proses usulan pembebasan sementara

dengan menggunakan Simpeg online dapat mempercepat 66,67% layanan

informasi kepegawaian yaitu dari 5 – 6 bulan menjadi 2 bulan. Kemudian pada

proses usulan aktif bekerja kembali ternyata dapat mempercepat 66,67 % layanan

informasi yang sebelumnya proses usulan dimaksud dapat mencapai 11 – 12

bulan, maka dengan adanya Simpeg online perkiraan selesai proses usulan

menjadi 2 bulan. Begitu juga dengan proses usulan tugas belajar yang dapat

mempercepat 50% layanan informasi kepegawaian dari 3 – 4 bulan diperkirakan

dapat selesai menjadi 2 bulan. Hal ini disebabkan adanya pemotongan tahapan

yaitu pada sistem yang lama jika terjadi kekurangan kelengkapan berkas KP

pengelola kepegawaian di Badan Litbang Pertanian harus meminta kembali ke

unit kerja eselon II dan seterusnya secara berjenjang. Kemudian dari UPT

mengirimkan kembali kekurangan kelengkapan berkas tersebut ke unit kerja

eselon II sampai ke tingkat Badan Litbang Pertanian. Namun pada Simpeg online

ini, apabila terjadi kekurangan kelengkapan berkas usulan KP maka pengelola

kepegawaian baik di unit kerja eselon II maupun di Badan Litbang Pertanian

secara langsung dapat mengunduh file kekurangan berkas dimaksud.

Tabel 22 Perbandingan lamanya waktu proses usulan administrasi kepegawaian

No. Uraian Kuesioner I (proses saat ini)

Kuesioner II (Setelah

menggunakan Simpeg onlie)

Percepatan

Waktu %

1 Perkiraan waktu selesainya proses usulan KP fungsional

11 - 12 bulan 3 - 4 bulan 8 bulan 66,67

2 Perkiraan waktu selesainya proses usulan pembebasan sementara

5 - 6 bulan 2 bulan 4 bulan 66,67

144

No. Uraian Kuesioner I (proses saat ini)

Kuesioner II (Setelah

menggunakan Simpeg onlie)

Percepatan

Waktu %

3 Perkiraan waktu selesainya proses usulan ABK

5 - 6 bulan 2 bulan 4 bulan 66,67

4 Perkiraan waktu selesainya proses usulan tugas belajar

3 - 4 bulan 2 bulan 2 bulan 50

4.6.3 Pengujian terhadap analisis dan perancangan sistem

Pada tahapan pengujian dan evaluasi hasil juga dilakukan pengujian

terhadap analisis dan rancangan sistem. Tujuan dari pengujian ini adalah untuk

mendapatkan hasil apakah sistem yang dianalisis dan dirancang dengan metode

TOGAF dapat menjadi suatu sistem yang handal atau tidak. Selain itu juga untuk

memperoleh cetak biru dari suatu sistem yang baik dan dapat diaplikasikan di

tempat yang berbeda.

Pengujian ini dilakukan dengan beberapa kriteria diantaranya adalah

reasoned, cohesive, adaptable, vendor-independent, technology-independent,

domain-neutral, dan scalable. Pengujian dengan kriteria tersebut

diimplementasikan ke dalam bahasa yang dapat dimengerti dan dipahami oleh

pengguna. Hasil pengujian ini adalah seperti yang terlihat pada Tabel 23.

Tabel 23 Hasil pengujian terhadap analisis dan perancangan Simpeg online

No. Uraian Jawaban Jumlah Responden %

1 Prototipe Simpeg online secara umum dapat digunakan oleh pengguna

Ya : 40 97,56 Tidak : 0 0 Abstain : 1 2,44 2 Sarana dan prasarana yang mendukung

tersedia di instansi Ya : 30 73,17

Tidak : 11 26,83

3 Aplikasi Simpeg online ini dibutuhkan oleh user

Ya : 40 97,56 Tidak : 1 2,44

4 Simpeg online ini, sudah memenuhi

kebutuhan user Ya : 39 95,12

Tidak : 2 4,88

145

No. Uraian Jawaban Jumlah Responden %

5 Aplikasi ini dapat digunakan terus menerus walaupun ada perubahan

Ya : 40 97,56 Tidak : 0 0 Abstain : 1 2,44 6 Jika terdapat perubahan persyaratan,

Simpeg online masih dapat digunakan Ya : 38 92,68

Tidak : 2 4,88 Abstain : 1 2,44 7 Proses penyempurnaan aplikasi ini

tergantung pada vendor Ya : 34 82,93

Tidak : 7 17,07 8 Simpeg online ini, dapat diaplikasikan ke

semua jenis komputer Ya : 33 80,49

Tidak : 7 17,07 Abstain : 1 2,44 9 Sistem prototipe ini dapat memberi

gambaran tentang kualitas tenaga fungsional

Ya : 40 97,56 Tidak : 0 0

Abstain : 1 2,44 10 Simpeg online ini dapat diaplikasikan

secara efektif Ya : 40 97,56

Tidak : 1 2,44

Secara umum analisis dan perancangan Simpeg online dengan metode

TOGAF dapat dilakukan dengan baik. Untuk melihat Simpeg online ini sudah

memenuhi kriteria reasoned (sesuai kebutuhan pengguna) atau belum dapat

dilihat pada pernyataan responden dari nomor 1 sampai 4. Sebagian besar

responden (97,56%) menyatakan dapat digunakan oleh pengguna, berarti Simpeg

online ini reasoned yaitu dapat diterima oleh pengguna dengan baik. Pada saat

penulis berdiskusi dengan responden, sebagian besar responden sangat

mendukung sistem ini karena dapat mempermudah dan mempercepat proses

administrasi kepegawaian.

Untuk menjawab Simpeg online ini sudah terpadu (cohesive) atau belum,

dapat dilihat pada pernyataan responden nomor 5. Semua responden (97,56%)

menyatakan bahwa Simpeg online ini dapat digunakan secara terus menerus untuk

proses administrasi kepegawaian walaupun nantinya terdapat perubahan peraturan

dan persyaratan yang berlaku. Hal ini karena dalam menganalisis dan merancang

Simpeg online dilakukan berdasarkan kebutuhan pengguna. Dengan melihat

pernyataan responden tersebut berarti Simpeg online ini dianalisis dan dirancang

secara terpadu (cohesive).

146

Simpeg online ini juga harus mudah beradaptasi dengan pengguna

(adaptable). Untuk mengetahui Simpeg online ini adaptable atau tidak dapat

dilihat pada Tabel 23 nomor 6. Pada Tabel 23 di atas, sebagian besar responden

(92,68%) menyatakan bahwa jika terjadi suatu perubahan persyaratan untuk

proses administrasi kepegawaian maka Simpeg online ini masih dapat digunakan.

Artinya Simpeg online dapat digunakan oleh pengguna dengan mudah walaupun

pada saat yang akan datang terjadi perubahan baik persyaratan administrasi

kepegawaian maupun sistem yang berlaku.

Kriteria yang lain adalah ketergantungan terhadap pengembang sistem

(vendor independent). Suatu rancangan sistem yang baik adalah yang tidak selalu

tergantung pada salah satu pengembang saja namun dapat disempurnakan lagi

oleh pengembang yang lain (Setiawan 2009a). Dalam hal ini pada Tabel 23

pertanyaan nomor 7, sebagian besar responden (82,93%) menyatakan bahwa

ternyata rancangan Simpeg online ini masih tergantung pada pengembang sistem

dimaksud. Hal ini dikarenakan Badan Litbang Pertanian saat ini mempunyai unit

kerja dan UPT sejumlah 63 instansi sehingga perlu dilakukan koordinasi yang

baik termasuk dalam hal pengembangan sistem. Oleh karena itu perlu adanya

keseragaman rancangan sistem dimaksud. Jika rancangan sistem tersebut tidak

seragam maka sistem proses administrasi kepegawaian secara online ini tidak

dapat berjalan dengan baik karena masing-masing unit kerja dan UPT dapat

mengembangkan dan mengubah rancangan Simpeg online dimaksud. Disamping

itu pada saat penulis berdiskusi dengan responden, mereka menginginkan adanya

keseragaman Simpeg online ini untuk diaplikasikan di semua unit kerja dan UPT

lingkup Badan Litbang Pertanian.

Kemudian keberhasilan suatu rancangan sistem dapat diukur dengan

menggunakan kriteria tidak tergantung terhadap salah satu teknologi saja

(technology independent) namun sistem dapat diaplikasikan sesuai dengan

perkembangan teknologi. Hal ini dapat dilihat pada Tabel 23 nomor 8, yaitu

bahwa 80,49% dari responden menyatakan bahwa Simpeg online ini dapat

diaplikasikan di semua jenis komputer. Artinya bahwa Simpeg online ini dapat

diakses oleh pengguna kapan saja, dimana saja, dan dapat diaplikasikan sesuai

dengan perkembangan teknologi yang ada. Simpeg online dapat diakses dengan

147 menggunakan jenis komputer apa saja diantaranya adalah jenis komputer Pentium

2, Pentium 3, Pentium 4, dual core, dan core 2 duo.

Kriteria selanjutnya adalah bahwa suatu rancangan sistem harus domain

neutral, artinya sistem yang dirancang harus mempunyai peranan dalam

memelihara tujuan organisasi. Dalam hal ini pada Tabel 23 pertanyaan nomor 9

dijabarkan dengan menggunakan bahasa yang dapat dimengerti oleh pengguna

yaitu apakah Simpeg online ini dapat menggambarkan kualitas tenaga fungsional

di Badan Litbang Pertanian atau tidak. Dimana salah satu tujuan dari Bagian

Kepegawaian Badan Litbang Pertanian adalah mewujudkan sumberdaya manusia

(SDM) Badan Litbang Pertanian yang professional. Hasil kuesioner

memperlihatkan bahwa 97,56% dari responden menyatakan Simpeg online dapat

memberikan gambaran tentang kualitas tenaga fungsional di Badan Litbang

Pertanian. Artinya sistem ini dapat mengetahui kualitas SDM terutama tenaga

fungsional di Badan Litbang Pertanian. Hal ini disebabkan dengan menggunakan

Simpeg online ini maka dapat diketahui rata-rata jangka waktu kenaikan pangkat

dan golongan tenaga fungsional di Badan Litbang Pertanian. Dengan mengetahui

rata-rata jangka waktu kenaikan pangkat dan golongan maka dapat diketahui juga

tenaga fungsional yang produktif dan tidak produktif.

Pengukuran kehandalan rancangan sistem yang terakhir adalah dengan

menggunakan kriteria scalable. Artinya bahwa suatu rancangan sistem harus

dapat beroperasi secara efektif baik di tingkat Badan Litbang Pertanian, unit kerja,

maupun di tingkat UPT. Dalam Tabel 23 pertanyaan nomor 10, semua responden

(97,56%) menyatakan bahwa Simpeg online ini dapat diaplikasikan di unit kerja

dan UPT lingkup Badan Litbang Pertanian secara efektif. Hal ini dikarenakan

selama ini dalam mengusulkan proses administrasi kepegawaian pengguna tidak

diketahui secara transparan sehingga setelah mengusulkan proses administrasi

kepegawaian, pengguna hanya menunggu proses selesai yang memakan waktu

cukup lama. Namun dengan adanya Simpeg online, semua proses usulan

administrasi kepegawaian dapat diketahui secara transparan oleh pengguna

sehingga pengguna dapat memperkirakan selesainya proses usulan administrasi

kepegawaian dimaksud.