47
IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Studi Pustaka dan Perumusan Masalah
Pemahaman terhadap suatu konsep dan tahapan pengembangan sistem
informasi merupakan suatu hal yang sangat penting karena tahap ini dilakukan
untuk mempersiapkan kegiatan pembuatan arsitektur dalam rancang bangun
SIMPEG di Badan Litbang Pertanian. Begitu juga dengan kerangka kerja yang
akan digunakan harus dapat memenuhi kebutuhan sistem yang akan
dikembangkan. Untuk mengetahui permasalahan maka perlu dilakukan
pengkajian dan pemahaman terhadap struktur dan profil organisasi serta aturan-
aturan yang menjadi rujukan Badan Litbang Pertanian dalam pengelolaan
kepegawaian.
4.1.1 Profil Organisasi
Keberhasilan dalam penelitian dan pengembangan pertanian merupakan
bagian dari keberhasilan dalam pengembangan dan pemanfaatan sumberdaya
yang ada. Demikian pula organisasi Badan Litbang Pertanian disempurnakan
sesuai dengan perubahan dan tuntutan yang ada.
Fakta memperlihatkan bahwa perubahan organisasi dan kelembagaan
penelitian pertanian secara langsung terkait dengan perubahan susunan kabinet
dan organisasi departemen terkait. Setelah jawatan penyelidikan Departemen
Pertanian dihapus pada tahun 1962, lembaga-lembaga penelitian pertanian
dikoordinasikan oleh masing-masing Direktorat pada setiap Departemen.
Pada tahun 1967 terjadi reorganisasi lembaga-lembaga penelitian
pertanian yang berada di bawah Direktorat Jenderal Pertanian (Tanaman Pangan)
dan Direktorat Jenderal Perkebunan, Departemen Pertanian. Pada kabinet
Ampera semua lembaga penelitian di bawah Direktorat Jenderal Pertanian
difusikan menjadi Lembaga Pusat Penelitian Pertanian (LP3), sedangkan
lembaga-lembaga penelitian di bawah Direktorat Jenderal Perkebunan Rakyat
difusikan menjadi Lembaga Penelitian Tanaman Industri (LPTI). Menyusul
terbentuknya Kabinet Pembangunan I, terjadi reorganisasi lagi pada Departemen
Pertanian, atas dasar Keppres No.15/1969 unit-unit pelaksana penelitian pertanian
berjumlah 19 unit.
48
Berdasarkan Keputusan Presiden (Keppres) No. 44 dan 45 tahun 1974
dibentuk Badan Litbang Pertanian sebagai unit eselon I di Departemen Pertanian.
Seiring dengan waktu, pada tahun 2005 Badan Litbang Pertanian mengalami
evolusi organisasi dan kelembagaan. Berdasarkan Peraturan Presiden RI No. 9
dan 10 Tahun 2005 yang ditindaklanjuti dengan Peraturan Menteri Pertanian No.
299/Kpts/OT.140/7/2005, Badan Litbang Pertanian terdiri dari satu Sekretariat
Badan dan empat pusat penelitian dan pengembangan (Puslitbang). Disamping
itu, melalui Permentan No. 328/Kpts/OT.220/6/2005, Badan Litbang Pertanian
membina Pusat Analisis Sosial Ekonomi dan Kebijakan Pertanian. Kemudian
dengan terbitnya Permentan No. 329/Kpts/OT.220/6/2005, Pusat Perpustakaan
dan Penyebaran Teknologi Pertanian dibina sepenuhnya oleh Badan Litbang
Pertanian.
Selanjutnya berdasarkan Permentan No. 300/Kpts/OT.140/7/2005 telah
dibentuk pula Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Sumberdaya Lahan
Pertanian (BBSDLP) sebagai perubahan dari Puslitbang Tanah dan Agroklimat.
BBSDLP ini mengkoordinasikan kegiatan litbang yang bersifat lintas sumberdaya
di bidang tanah, agroklimat dan hidrologi, lahan rawa, serta pencemaran
lingkungan. Sedangkan Balai Pengkajian dan Pengembangan Teknologi Pertanian
berubah menjadi Balai Besar Pengkajian dan Pengembangan Teknologi Pertanian
(BBP2TP) berdasarkan Permentan No. 301/Kpts/OT.140/7/2005. Tugas dari
BBP2TP adalah mengkoordinasikan kegiatan pengkajian dan pengembangan
teknologi pertanian yang bersifat spesifik lokasi di 28 UPT (BPTP).
Tahun 2006 Badan Litbang Pertanian melakukan penataan organisasi UPT
yang meliputi peningkatan status eselon dari eselon III-a menjadi eselon II-b. UPT
yang mengalami perubahan eselon adalah Balai Besar Penelitian Tanaman Padi
dan Balai Besar Penelitian Veteriner. Sedangkan peningkatan status eselon IV-a
menjadi eselon III-a adalah Balai Penelitian Tanaman Jeruk dan Buah Subtropik,
Balai Penelitian Tanaman Rempah dan Aneka Tanaman Industri, dan Balai
Penelitian Lingkungan Pertanian.
Disamping itu, pada tahun 2006 juga terjadi perubahan nomenklatur pada
beberapa UPT serta pembentukan Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP)
Gorontalo dan Maluku Utara. Selanjutnya pada tahun 2007 terjadi penambahan
49 dua UPT eselon III yaitu Balai Pengelola Alih Teknologi Pertanian (Balai PATP)
dan BPTP Papua Barat.
Hingga tahun 2008, organisasi Badan Litbang Pertanian terdiri dari
Sekretariat Badan, 4 Puslitbang, 7 Balai Besar, 15 Balai Penelitian, 1 Balai PATP,
31 Balai Pengkajian, dan 3 Loka Penelitian. Struktur organisasi Badan Litbang
Pertanian tahun 2008 terlihat pada Gambar 11.
Puslitbangtan
Puslitbanghorti
Puslitbangbun
Puslitbangnak
PSEKP
PUSTAKA
LRPI
Badan Litbang Pertanian
Sekretariat
Badan
BBSDLP
Balai Besar Pengkajian
BBP Mektan
BB Biogen
BB Pascapanen
BB Padi
Balitkabi
Balit Sereal
Lolit Tungro
Balitsa
Balitbu Tropika
Balithi
Balit Jestro
Balittro
Balittas
Balitka
Balittri
BBalitvet
Balitnak
Lolit Sapi
Lolit Kambing
Balittra
Balit Tanah
Balitklimat
Balingtan
31 BPTP
Puslit Karet
Puslit Kopi dan Kakau
Puslit Gula
Puslit Teh dan Kina
Puslit Kelapa Sawit
Balai PATP
Gambar 11 Struktur organisasi Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian 2009).
Keterangan Gambar 11 :
• Garis solid ( ) menunjukkan bahwa pengelolaan institusi yang terkait,
dilakukan secara penuh dan menyeluruh.
• Garis putus-putus (----) merupakan garis koordinasi yang menunjukkan
pengelolaan institusi yang terkait tidak dilakukan secara penuh. Dana yang
50
dianggarkan pada institusi dimaksud bersumber pada anggaran Badan Litbang
Pertanian, namun pengelolaan administrasi dilakukan pada organisasi
induknya yang berada di luar Badan Litbang Pertanian atau eselon I yang lain.
• Kepanjangan nama unit kerja dapat dilihat pada Lampiran 1.
4.1.2 Peraturan Pengelolaan Kepegawaian
Dalam memahami proses bisnis dan permasalahan yang terdapat pada
pengelolaan kepegawaian Badan Litbang Pertanian, maka perlu dilakukan
pembelajaran terhadap literatur dan aturan-aturan yang ada. Peraturan yang
digunakan dalam pengelolaan kepegawaian di Badan Litbang Pertanian mengacu
pada peraturan pemerintah (PP) Republik Indonesia, keputusan presiden (kepres),
instruksi presiden (inpres), peraturan kepala lembaga terkait, peraturan menteri
pertanian, keputusan lembaga terkait, dan keputusan kepala Badan Litbang
Pertanian. Adapun peraturan yang berkaitan dengan penelitian ini adalah :
1. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2002 tentang
Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000 tentang
Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil (PNS).
2. Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2003 tentang
Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government.
3. Peraturan Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) Nomor
06/E/2009 menjelaskan tentang petunjuk teknis jabatan fungsional peneliti
yang termasuk didalamnya membahas pembebasan sementara dari jabatan
fungsional peneliti.
4. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 13 Tahun 2003
tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun
2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian
Pegawai Negeri Sipil.
5. Peraturan bersama Menteri Pertanian Nomor 54/Permentan/OT.210/11/2008
dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 23 A Tahun 2008 mengatur
tentang petunjuk pelaksanaan jabatan fungsional penyuluh pertanian dan
angka kreditnya yang termasuk di dalamnya membahas pembebasan
sementara dari jabatan fungsional penyuluh pertanian.
51 6. Peraturan Menteri Pertanian Nomor 236/Kpts/OT.210/4/2003 tentang Sistem
Informasi Manajemen Kepegawaian di Departemen Pertanian.
7. Pembebasan sementara jabatan fungsional teknisi litkayasa dijelaskan dalam
keputusan kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi Nomor
147/Kp/BPPT/V/2007 tentang petunjuk teknis jabatan fungsional teknisi
penelitian dan perekayasaan (litkayasa) dan angka kreditnya.
8. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor
132/KEP/M.PAN/12/2002 dan keputusan bersama Kepala Perpustakaan
Nasional RI Nomor 23 Tahun 2003 dan Kepala Badan Kepegawaian Negara
Nomor 21 Tahun 2003 membahas tentang jabatan fungsional pustakawan dan
angka kreditnya.
9. Keputusan Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian Nomor
17.1/Kpts/KP.410/J/1/2007 tentang petunjuk pelaksanaan program tugas
belajar jangka panjang Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian.
10. Rencana Strategis Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian Tahun
2009-2014.
11. Pedoman ringkas administrasi jabatan fungsional peneliti Badan Litbang
Pertanian Tahun 2007.
Berdasarkan struktur dan profil Badan Litbang Pertanian serta aturan
kepegawaian, maka saat ini proses administrasi kepegawaian dilakukan secara
manual dan berjenjang. Pengusulan dilakukan mulai dari pegawai yang
bersangkutan ke pengelola kepegawaian di UPT masing-masing. Selanjutnya
usulan dan berkas dikirim secara berjenjang ke unit eselon II, eselon I (Badan
Litbang Pertanian), kementerian pertanian, Badan Kepegawaian Negara (BKN),
dan sampai ke Sekretaris Negara (Setneg). Proses seperti ini dapat memakan
waktu yang cukup lama, oleh sebab itu perlu dilakukan pengembangan sistem
yang mudah, cepat, tepat, dan transparan.
Pengelolaan SDM secara komputerisasi merupakan suatu hal yang mutlak
diperlukan di Badan Litbang Pertanian untuk menjamin terselenggaranya proses
administrasi kepegawaian yang baik. Pengembangan Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) harus dilakukan sesuai dengan kebutuhan
52 pengguna. Untuk menghasilkan sistem komputerisasi yang mudah, cepat, tepat,
dan transparan maka harus dikembangkan SIMPEG online berbasis web.
4.2 Pengumpulan Data
Untuk memperoleh gambaran pengelolaan proses kepegawaian dan
kebijakan teknologi informasi yang digunakan dalam mendukung proses
administrasi kepegawaian maka perlu dilakukan pengumpulan data. Pengumpulan
data dilakukan dengan metode wawancara, observasi, survei, dan kuesioner. Hasil
wawancara dapat dilihat pada Lampiran 2. Observasi dan survei dilakukan untuk
mendapat gambaran tentang bagaimana proses pengelolaan kepegawaian yang
sedang berjalan saat ini dan mengetahui obyek yang diteliti secara umum.
Pendistribusian kuesioner ditujukan untuk pengelola kepegawaian dan
tenaga fungsional peneliti. Pengisian kuesioner dimaksudkan untuk memperoleh
informasi yang berkaitan dengan proses bisnis kenaikan pangkat (KP) pegawai,
pembebasan sementara, aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional, dan usulan
tugas belajar yang ada pada saat ini. Selain itu, kuesioner ini untuk mengetahui
sistem informasi dan teknologi informasi yang tersedia. Pengelola kepegawaian
merupakan salah satu responden yang dapat merepresentasikan sebagai pengguna
sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) yang akan dikembangkan
dan sebagai orang yang mengerjakan proses bisnis tersebut di atas. Tenaga
fungsional peneliti dipilih sebagai responden karena tenaga peneliti merupakan
sebagai unsur utama penggerak kegiatan penelitian di Badan Litbang Pertanian.
Contoh kuesioner untuk masing-masing kelompok responden dapat dilihat pada
Lampiran 3.
Pendistribusian kuesioner dilakukan di beberapa unit pelaksana teknis
(UPT) di beberapa wilayah lingkup Badan Litbang Pertanian, yaitu Balai
Penelitian Tanaman Sayuran (Balitsa) Lembang, Balai Penelitian Tanaman
Tembakau dan Serat (Balittas) Malang, Balai Penelitian Tanaman Kelapa dan
Palma lain (Balitka) Manado, Balai Penelitian Tanaman Serealia (Balit Serealia)
Maros, Balai Penelitian Tanaman Kacang-kacangan dan Umbi-umbian (Balitkabi)
Malang, Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP) Riau, BPTP Jawa Barat,
BPTP Jawa Tengah, BPTP Jawa Timur, BPTP Bali, BPTP Sulawesi Selatan, dan
BPTP Sulawesi Utara. Pemilihan lokasi untuk pendistribusian kuesioner tersebut
53 berdasarkan masing-masing eselon II yang mempunyai UPT dan
merepresentasikan pembagian wilayah barat, jawa, dan timur. Hasil dari kuesioner
ini juga akan dijadikan dasar dalam menganalisis sistem informasi kepegawaian di
Badan Litbang Pertanian.
Pembagian kuesioner ke responden dilakukan sebagai baseline untuk
mendapatkan informasi proses bisnis kegiatan pengelolaan administrasi
kepegawaian, dukungan sistem informasi dan teknologi informasi yang
dibutuhkan oleh pengguna. Kuesioner baseline dibagikan kepada 216 responden
yang terdiri dari 36 responden pengelola kepegawaian dan 180 responden pejabat
fungsional peneliti. Dari 216 kuesioner yang terkumpul hanya 178 kuesioner atau
82,4% yang terdiri dari 30 responden pengelola kepegawaian dan 148 responden
pejabat fungsional peneliti. Rekapitulasi jumlah kuesioner yang terkumpul dari
responden pengelola kepegawaian dan pejabat fungsional peneliti dapat dilihat
pada Tabel 2 dan 3. Contoh kuesioner baseline dapat dilihat pada Lampiran 3 dan
hasil kuesioner secara keseluruhan dapat dilihat pada Lampiran 4.
Tabel 2 Rekapitulasi jumlah responden dari pengelola kepegawaian yang mengumpulkan kuesioner
No. Unit Kerja Jenis kelamin Jumlah L P
1 BPTP Jawa Barat 2 1 3 2 Balitka Manado 2 0 2 3 Balit Serealia 3 0 3 4 BPTP Jawa Timur 2 1 3 5 Balitsa Lembang 1 2 3 6 BPTP Sulut 1 2 3 7 BPTP Bali 2 0 2 8 BPTP Sulsel 2 1 3 9 Balittas 2 1 3 10 BPTP Riau 1 0 1 11 BPTP Jawa Tengah 1 2 3 12 Balitkabi Malang 1 0 1 Jumlah 20 10 30
Berdasarkan Tabel 2 di atas, maka jumlah kuesioner yang terkumpul dari
pengelola kepegawaian sejumlah 30 responden atau sekitar 83,3%. Dari jumlah
tersebut hanya 6 kuesioner yang tidak dikembalikan. Hal ini disebabkan terdapat
pengelola kepegawaian yang sedang sakit, cuti, dan dinas ke luar kota.
54 Perbandingan jenis kelamin responden pengelola kepegawaian adalah 1 banding
2, artinya responden laki-laki lebih banyak 2 kali lipat dibanding responden
perempuan atau sekitar 66,7% laki-laki dan 33,3% perempuan.
Tabel 3 terlihat bahwa terdapat 148 atau 82,2% responden dari pejabat
fungsional peneliti yang mengumpulkan kuesioner. Dari 148 responden terdapat
88 (59,5%) responden berjenis kelamin laki-laki dan 60 (40,5%) responden
berjenis kelamin perempuan. Hal ini menunjukan bahwa tidak ada dominasi
terhadap suatu gender tertentu, karena untuk mengetahui apakah ada pengaruh
kecepatan proses terhadap jenis kelamin tertentu atau tidak .
Tabel 3 Rekapitulasi jumlah responden dari pejabat fungsional peneliti yang mengumpulkan kuesioner
No. Unit Kerja Jenis kelamin Jumlah L P
1 BPTP Jawa Barat 8 7 15
2 Balitka Manado 6 4 10
3 Balit Serealia 9 6 15 4 BPTP Jawa Timur 5 4 9 5 Balitsa Lembang 10 5 15 6 BPTP Sulut 10 5 15 7 BPTP Bali 4 4 8 8 BPTP Sulsel 8 7 15 9 Balittas 9 5 14 10 BPTP Riau 6 4 10 11 BPTP Jawa Tengah 10 5 15 12 Balitkabi Malang 3 4 7 Jumlah 88 60 148
4.2.1 Proses Pengelolaan Kepegawaian
Badan Litbang Pertanian merupakan lembaga pemerintah yang
mempunyai tugas pokok dan fungsi melaksanakan penelitian dan pengembangan
di bidang pertanian. Dalam mengembangkan kapasitas institusi, Badan Litbang
Pertanian sangat menyadari bahwa aspek sumber daya manusia (SDM)
merupakan aset yang paling penting dan sangat menentukan kapabilitas dan
kompetensi suatu lembaga litbang. Oleh karena itu pelayanan administrasi yang
prima sangatlah penting termasuk pengelolaan dan evaluasinya.
55
Salah satu pelayanan administrasi yang dilakukan adalah proses
kepegawaian bagi pejabat fungsional diantaranya adalah proses KP fungsional,
pembebasan sementara, dan aktif bekerja kembali. Selain itu adalah proses usulan
tugas belajar bagi pegawai Badan Litbang Pertanian. Proses tersebut dilakukan
rutin setiap tahun.
Berdasarkan hasil wawancara, observasi, survei, dan kuesioner, maka
diperoleh proses pengelolaan kepegawaian yang dilakukan secara manual dan
berjenjang. Sebelum melakukan proses pengusulan administrasi kepegawaian,
sebagian dari responden (50,6%) menyatakan bahwa untuk proses KP fungsional
dan pembebasan sementara, pengelola kepegawaian di UPT masing-masing
menginformasikan kepada yang bersangkutan bahwa yang bersangkutan sudah
dapat mengusulkan KP fungsional atau pembebasan sementara. Selanjutnya
pejabat fungsional yang bersangkutan mengajukan usulan administrasi
kepegawaian ke pengelola kepegawaian di instansi masing-masing. Kemudian
sekitar 52% responden menyatakan bahwa pengusulan ke unit kerja eselon II
masing-masing dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT masing-masing
setelah mendapat persetujuan dari pimpinan. Berdasarkan hasil kuesioner rata-rata
responden (45%) mengemukakan bahwa yang menyiapkan berkas usulan adalah
pejabat fungsional yang bersangkutan. Hal ini karena sebagian kelengkapan
berkas terdapat pada masing-masing pejabat fungsional. Kemudian dari unit
eselon II mengusulkan dan mengirim kelengkapan berkas usulan ke Badan
Litbang Pertanian yang selanjutnya diteruskan ke kementerian pertanian.
4.2.2 Dukungan Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Secara keseluruhan, Badan Litbang Pertanian memiliki sumberdaya
manusia yang cukup banyak. Pada tahun 2009, jumlah pegawai di seluruh unit
Badan Litbang Pertanian mencapai 8.124 orang (Badan Litbang Pertanian, 2009).
Untuk mengelola pegawai dan mendukung penyajian data serta informasi
di bidang kepegawaian, maka Badan Litbang Pertanian telah mengembangkan
aplikasi pengolahan dan penyajian data kepegawaian yang disebut SIMPEG.
SIMPEG yang dikembangkan Badan Litbang Pertanian dilakukan sejak tahun
1987. Seiring dengan kemajuan teknologi, SIMPEG dikembangkan oleh Pusat
Data dan Informasi Departemen Pertanian (Pusdatin) pada tahun anggaran
56 1994/1995. SIMPEG yang dikembangkan berbasis pada operating sistem DOS
dan telah diterapkan oleh berbagai unit pengelola kepegawaian baik di pusat
maupun wilayah (UPT) termasuk Badan Litbang Pertanian.
Sejalan dengan perkembangannya, SIMPEG mengalami perubahan-perubahan,
dan telah dikembangkan dengan menggunakan operating sistem Windows dengan
menggunakan perangkat lunak Visual Foxpro 7.0. Pengembangan SIMPEG ini dilakukan
pada tahun 2000 sampai sekarang.
Tahun 2003, Menteri Pertanian mengeluarkan peraturan yaitu Peraturan
Menteri Pertanian Nomor 236/Kpts/OT.210/4/2003 tentang Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian di Departemen Pertanian. Dalam peraturan ini
menekankan bahwa seluruh organisasi atau unit di bawah Departemen Pertanian
baik di pusat maupun di UPT harus menerapkan dan menggunakan SIMPEG yang
telah dikembangkan oleh Pusdatin. SIMPEG bertujuan untuk mengolah data
kepegawaian menjadi suatu informasi yang dapat digunakan pimpinan dalam
menentukan kebijakan.
Berdasarkan hasil kuesioner, 75% dari responden menyatakan bahwa rata-
rata UPT di lingkup Badan Litbang Pertanian sudah menerapkan SIMPEG
Departemen Pertanian. Namun sebagian besar responden (52,03%) belum pernah
melihat SIMPEG Departemen Pertanian dan 89,86% dari responden menyatakan
belum pernah mengoperasikannya.
4.3 Investigasi Sistem
Pengambilan data di lapangan, telah dilakukan dengan cara pengamatan
langsung atau observasi dan survei terhadap organisasi terkait. Investigasi sistem
juga dilakukan dengan metode wawancara dan membagikan kuesioner terhadap
beberapa responden. Wawancara dilakukan terhadap pejabat struktural di
lingkungan Badan Litbang Pertanian yang berjumlah 6 orang. Selain terhadap
pejabat struktural, penulis juga mewawancarai pegawai pengelola kepegawaian
yang berjumlah 2 orang.
4.3.1 Aspek Organisasi
Badan Litbang Pertanian saat ini didukung oleh sumber daya manusia
dalam jumlah lebih kurang 8.124 pegawai. Sepertiganya atau sekitar 2.590
pegawai (31,9%) adalah tenaga fungional yang terdiri dari peneliti, pustakawan,
perekayasa, pranata komputer, arsiparis, teknisi litkayasa, statistisi, penyuluh,
57 analis kepegawaian, perencana, dan pranata humas (Badan Litbang Pertanian
2009).
Sebagai organisasi pemerintahan yang mempunyai tenaga relatif besar.
Badan Litbang Pertanian terdiri dari banyak eselon yang secara hierarki
melakukan proses administrasi kepegawaian. Unit kerja eselon II yang dimiliki
Badan Litbang Pertanian sejumlah 14 unit dan jumlah unit kerja eselon III
berjumlah 47 unit yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia.
Dalam mengelola SDM, Badan Litbang Pertanian selalu berhubungan dan
bekerjasama dengan instansi lain baik di dalam maupun luar Badan Litbang
Pertanian. Instansi di dalam Badan Litbang Pertanian terdiri dari unit kerja eselon
II dan UPT lingkup Badan Litbang Pertanian, sedangkan instansi di luar Badan
Litbang adalah Biro Kepegawaian Deptan, BKN, LIPI, dan Setneg.
Berdasarkan jumlah unit kerja yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia
dan banyaknya instansi yang menangani proses administrasi pegawai, maka
semakin panjang rantai birokrasi yang harus dilalui. Oleh karena itu proses
monitoring usulan administrasi pegawai perlu ditingkatkan. Untuk mempermudah
dan mempercepat proses monitoring tersebut, diperlukan pengembangan sistem
informasi pegawai berbasis teknologi yang dapat diakses oleh semua pegawai
Badan Litbang Pertanian yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Hal inilah
yang menjadi suatu alasan mengapa perlu dikembangkan SIMPEG online, yang
dapat menunjang dalam memberikan pelayanan informasi kepada masyarakat di
era globalisasi ini.
Salah satu kegiatan Badan Litbang Pertanian adalah pengembangan
kelembagaan yang mencakup pengembangan budaya kerja inovatif berorientasi
bisnis, pengembangan sumber daya Litbang (SDM, sarana dan prasarana) diikuti
pengembangan standardisasi dan akreditasi lembaga serta pranata Litbang. Guna
memicu tercapainya output yang optimal, maka diperlukan pengembangan
manajemen teknologi informasi dan sistem informasi serta koordinasi jaringan
kerja sama penelitian dan pengkajian, penyempurnaan sistem perencanaan, penda-
naan, monitoring dan evaluasi.
Dari kegiatan tersebut di atas, Badan Litbang Pertanian mempunyai
keseriusan dalam mengembangkan sumber daya manusia. Salah satunya adalah
58 dengan mengembangkan sistem informasi dan teknologi manajemen kepegawaian
agar pelayanan prima terhadap pegawai dapat dilakukan dengan baik. Sehingga
diharapkan para pegawai terutama tenaga fungsional akan fokus dan professional
dalam bidangnya karena tidak lagi disibukkan dengan urusan administrasi
birokrasi.
4.3.2 Aspek Teknis (brainware, dataware, hardware, software, dan netware)
Dari hasil wawancara, obervasi, dan survei di lokasi penelitian, diperoleh
rekap jumlah pegawai di masing-masing UPT lokasi penelitian seperti yang
ditunjukkan pada Tabel 4. Pada Tabel 4 terlihat perbandingan jumlah tenaga
administrasi dan fungsional. Secara keseluruhan perbandingan tenaga administrasi
lebih banyak dari pada tenaga fungsional. Tenaga administrasi berjumlah 1179
orang atau 57,4% dan tenaga fungsional berjumlah 876 atau sekitar 42,6%. Hal ini
menunjukkan bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh tenaga administrasi lebih
banyak dan rumit karena harus melayani banyak pegawai. Oleh sebab itu
diperlukan suatu sistem yang dapat memproses administrasi kepegawaian secara
mudah, cepat, tepat, dan transparan.
Tabel 4 Rekapitulasi jumlah pegawai di UPT lokasi penelitian berdasarkan jabatan
No. Unit Kerja Jabatan Jumlah Administrasi Fungsional
1 Balit Serealia, Maros 162 76 238 2 Balitkabi, Malang 179 70 249 3 Balitsa, Lembang 96 112 208 4 Balittas, Malang 110 86 196 5 Balitka, Manado 74 46 120 6 BPTP Riau 42 40 82 7 BPTP Jawa Barat 83 61 144 8 BPTP Jawa Tengah 108 89 197 9 BPTP Jawa Timur 76 140 216 10 BPTP Bali 33 46 79 11 BPTP Sulawesi Selatan 149 79 228 12 BPTP Sulawesi Utara 67 31 98
Total 1179 876 2055
Jumlah tenaga administrasi yang terlihat pada Tabel 4, tersebar di
beberapa bidang pekerjaan diantaranya adalah bidang sumberdaya manusia atau
59 kepegawaian. Setiap UPT mempunyai sub bagian yang menangani kepegawaian
dan jumlah pegawainya berbeda-beda seperti yang terlihat pada Tabel 5.
Tabel 5 Jumlah pengelola kepegawaian di UPT lokasi penelitian
No. Unit Kerja Pengelola Kepegawaian Jumlah Administrasi Operator SIMPEG
1 Balit Serealia, Maros 3 2 5 2 Balitkabi, Malang 4 1 5 3 Balitsa, Lembang 4 1 5 4 Balittas, Malang 4 1 5 5 Balitka, Manado 1 1 2 6 BPTP Riau 4 1 5 7 BPTP Jawa Barat 4 1 5 8 BPTP Jawa Tengah 3 1 4 9 BPTP Jawa Timur 4 1 5 10 BPTP Bali 2 1 3 11 BPTP Sulawesi Selatan 4 1 5 12 BPTP Sulawesi Utara 4 1 5
Total 41 13 54
Dari Tabel 5 di atas menunjukkan bahwa rata-rata di setiap UPT lokasi
penelitian mempunyai 2 sampai 5 orang yang bertugas melayani pegawai. Dari
kelima pengelola kepegawaian tersebut, rata-rata hanya 1 orang yang bertugas
menangani SIMPEG atau sebagai operator SIMPEG dan selebihnya bertugas
memproses usulan kepegawaian di UPT masing-masing. Namun demikian
operator SIMPEG tersebut terkadang harus membantu pegawai lainnya dalam
memproses usulan kepegawaian.
Jika dibandingkan dengan jumlah pegawai yang terdapat di setiap UPT
lokasi penelitian, maka setiap 1 pegawai pengelola kepegawaian harus melayani
banyak pegawai. Rata-rata setiap 1 pegawai pengelola kepegawaian harus
melayani antara 16 – 60 pegawai yang mencakup semua urusan kepegawaian dan
rumah tangga. Hal ini yang menyebabkan banyaknya pekerjaan yang harus
diselesaikan oleh pengelola kepegawaian sehingga terkadang dapat
memperlambat proses usulan kepegawaian. Oleh sebab itu perlu dilakukan
perancangan sistem yang mudah, cepat, dan transparan dalam memproses usulan
kepegawaian.
60
Dalam proses usulan kepegawaian, data berasal dari setiap UPT lingkup
Badan Litbang Pertanian. Data kepegawaian masih tersebar di setiap simpul,
sehingga pada saat mengusulkan administrasi kepegawaian dilakukan pengiriman
data dengan menggunakan media seperti Compact Disk (CD), dan e-mail. Hal ini
yang menyebabkan kesulitan pada saat menggabungkan data di tingkat eselon II
dan di Badan Litbang Pertanian karena adanya format data yang berbeda seperti
excel dan word office. Oleh sebab itu perlu dibuat suatu database yang terpusat
agar dapat mempermudah dalam penggabungan data dan tidak terjadi redundancy
data.
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara serta kuesioner,
ketersediaan perangkat keras (hardware) di unit kerja dan UPT sudah cukup
memadai. Semua unit kerja dan UPT yang peneliti amati sudah mempunyai
komputer yang memadai tidak terkecuali bagian pengelola kepegawaian. Rata-rata
komputer yang dimiliki oleh unit kerja dan UPT adalah jenis komputer Pentium 4
walaupun masih terdapat beberpa jenis komputer Pentium 3. Hampir di setiap
pengelola kepegawaian unit kerja dan UPT rata-rata memiliki sejumlah perangkat
komputer yang mencukupi. Semua unit kerja dan UPT sudah terhubung dengan
jaringan internet. Internet sangat dibutuhkan bagi semua pegawai di unit kerja dan
UPT khususnya bagi tenaga fungsional untuk mencari informasi, literatur, dan
berkomunikasi dengan pihak lain yang mendukung bidang keahlian pegawai.
Jumlah perangkat keras komputer dan UPT yang sudah terhubung jaringan
internet dapat dilihat pada Tabel 6.
Tabel 6 Jumlah komputer dan UPT yang terhubung dengan jaringan Internet
No. Unit Kerja/UPT Jumlah komputer
Spesifikasi Jaringan Internet
Keterangan
1. Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Litbang
13 Pentium 4 Sudah Ada • Dari 13 komputer, 1 komputer khusus untuk SIMPEG
2. Puslitbang Tanaman Pangan
3 • Semuanya Pentium 4, RAM : 512, HD : 40 GB
Sudah Ada
61 No. Unit Kerja/UPT Jumlah
komputer Spesifikasi Jaringan
Internet Keterangan
3. Balit Serealia 1 • Pentium 4 Sudah Ada
4. Balitkabi, Malang 2 • Pentium 4 Sudah Ada
5. Puslitbang Hortikultura
2 • Pentium 4 Sudah Ada
6. Balitsa, Lembang 2 • Pentium 4 Sudah Ada
7. Puslitbang Perkebunan
4 + 1 laptop
• Semuanya Pentium 4
Sudah Ada • Dari 4 komputer, 1 komputer khusus untuk SIMPEG
8. Balitka, Manado 2 • Pentium 4 Sudah Ada
9. Balittas, Malang 2 • Pentium 4 Sudah Ada
10. Puslitbang Peternakan
4 • 3 Pentium 4 dan 1 pentium 3
Sudah Ada
11. BBP2TP 7 • 6 komputer mempunyai processor Pentium 4, RAM : 512, HD : 40 GB
• 1 komputer Pentium 3
Sudah Ada • Dari 7 komputer, 1 komputer khusus untuk SIMPEG
12. BPTP Riau 1 + 1 laptop
Pentium 4 Sudah Ada
13. BPTP Jabar 2 Pentium 4 Sudah Ada
14. BPTP Jateng 1 Pentium 4 Sudah Ada
15. BPTP Jatim 2 Pentium 4 Sudah Ada
16. BPTP Sulut 2 Pentium 4 Sudah Ada
17. BPTP Sulsel 2 Pentium 4 Sudah Ada
18. BPTP Bali 3 Pentium 4 Sudah Ada
Perangkat lunak yang tersedia sebagian besar hanya untuk kebutuhan
perkantoran saja diantaranya adalah Mincrosoft Excel, Word Office, dan Power
Point. Disamping itu hanya beberapa unit kerja yang menerapkan perangkat lunak
62 bahasa pemprograman untuk mendukung SIMPEG yang ada sekarang. Bahasa
pemrograman yang digunakan oleh sebagian unit kerja dan UPT adalah Visual
FoxPro dan Microsoft Access. Namun sebagian besar semua unit kerja dan UPT
sudah mengenal bahasa pemrograman PHP yaitu suatu bahasa pemrograman yang
digunakan untuk membuat web. Sedangkan di pengelola kepegawaian unit
kerja/UPT belum ada yang menerapkan bahasa pemrograman yang berkaitan
dengan pengembangan SIMPEG online berbasis web seperti PHP, Java, dsb.
4.3.3 Aspek Operasional
Sampai saat ini masih terdapat beberapa kendala utama dalam pengelolaan
dan pengolahan data serta informasi kepegawaian, yaitu kualitas SDM yang
kurang profesional. Operator SIMPEG terkadang tidak segera memutakhirkan
data pegawai jika ada suatu perubahan pada pegawai tertentu. Pemutakhiran data
pegawai yang dilakukan sebagian besar hanya pada saat adanya kenaikan pangkat
saja yaitu pada bulan April dan Oktober. Sedangkan perubahan data pegawai
sangat dinamis, tidak hanya data KP saja tetapi data yang lainpun perlu
dimutakhirkan juga diantaranya yaitu data training jangka pendek dan jangka
panjang, jenjang jabatan fungsional, dan bidang keahlian.
Selain itu SDM yang menangani SIMPEG masih terlalu sedikit. Rata-rata
di setiap unit kerja dan UPT yang menangani SIMPEG hanya 1 (satu) operator
sehingga jika operator tersebut tidak ada maka pegawai lain tidak bisa
mengoperasikan. Sedangkan kebutuhan data pegawai sering dibutuhkan oleh
pimpinan dalam pengambilan kebijakan. Kendala lain adalah jika operator
SIMPEG sudah mulai mahir dalam mengoperasionalkan SIMPEG dan sedikit
demi sedikit sudah mengerti tentang pemrograman, yang terjadi adalah operator
SIMPEG tersebut dipindahkan tugasnya ke bagian lain. Sehingga bagian
kepegawaian harus membina kader baru dari awal lagi.
Dari hasil wawancara, survei, observasi, dan kuesioner sebagian
responden dapat mengoperasikan komputer. Hal ini dikarenakan pekerjaan yang
dilakukan responden dituntut selalu menggunakan komputer seperti surat
menyurat dan pengolahan data kepegawaian. Aplikasi yang sering digunakan oleh
responden terlihat pada Tabel 7.
63 Tabel 7 Penguasaan pengelola kepegawaian terhadap sistem aplikasi yang
digunakan
No. Unit Kerja Jumlah Penguasaan Sistem Aplikasi
Pengelola Kepegawaian Word Excel Power
Point Access
1 Balit Serealia, Maros 5 5 5 2 1 2 Balitkabi, Malang 5 4 3 3 0 3 Balitsa, Lembang 5 5 5 3 1 4 Balittas, Malang 5 5 5 2 1 5 Balitka, Manado 2 2 2 1 0 6 BPTP Riau 5 5 5 4 0 7 BPTP Jawa Barat 5 5 5 2 1 8 BPTP Jawa Tengah 4 4 4 1 1 9 BPTP Jawa Timur 5 5 5 2 0 10 BPTP Bali 3 3 3 2 1 11 BPTP Sulawesi
Selatan 5 5 5 4 0
12 BPTP Sulawesi Utara 5 3 3 2 1 Total 54 51 50 28 7
Dati Tabel 7 di atas, secara umum sebagian besar responden dapat
mengoperasikan sistem aplikasi terutama yang mendukung dalam pekerjaannya.
94,4% dari total jumlah pengelola kepegawaian sudah dapat mengoperasikan
aplikasi Word Office dan 92,6% dapat mengoperasikan Excel. Hal ini disebabkan
dalam bekerja pengelola kepegawaian dituntut harus dapat menggunakan aplikasi
tersebut sehingga file dokumen yang telah dibuat dapat disimpan secara
elektronik. Sedangkan penggunaan sistem aplikasi Power Point dan Microsoft
Access jarang digunakan oleh pengelola kepegawaian. Hanya 51,9% dan 13% dari
jumlah total pengelola kepegawaian yang dapat mengoperasikannya karena sistem
aplikasi ini digunakan sewaktu-waktu jika ada kebutuhan saja. Sistem aplikasi
Power Point digunakan jika ada permintaan presentasi saja dan Microsoft Access
digunakan jika ada permintaan pengolahan data kepegawaian.
4.3.4 Aspek Ekonomi
Dalam pengembangan SIMPEG online, pemilihan teknologi harus
bijaksana, sehingga tidak mengeluarkan banyak biaya. Responden
mengungkapkan sebaiknya sumber daya yang ada sekarang harus dapat
64 dimanfaatkan semaksimal mungkin sehingga tidak perlu mengeluarkan biaya
untuk peralatan yang digunakan dalam pengembangan SIMPEG online kecuali
kalau memang harus dilakukan pengadaan alat yang terkait. Misalkan jika di suatu
unit kerja dan UPT belum terhubung dengan jaringan internet maka harus
dilakukan pengadaan alat yang terkait dengan jaringan internet.
Selain itu, responden mengungkapkan bahwa dengan adanya
pengembangan SIMPEG online, diharapkan dapat mengurangi biaya pengiriman
surat dan berkas usulan. Selama ini surat dan berkas usulan dikirim melalui jasa
pengiriman atau diantar langsung dari UPT daerah ke pusat, sehingga memakan
biaya yang cukup tinggi. Jika SIMPEG online sudah berjalan dan kebijakan
paperless sudah diterapkan, hal ini akan mengurangi biaya pengiriman surat dan
berkas usulan administrasi pegawai.
4.3.5 Aspek Kebutuhan Pengguna
Berdasarkan wawancara dengan responden, responden menilai
pengembangan SIMPEG online merupakan suatu hal yang baik dan langkah
kemajuan teknologi informasi di bidang kepegawaian. Pengembangan SIMPEG
online ini melibatkan pengguna yang berasal dari unit kerja dan UPT lingkup
Badan Litbang Pertanian sehingga diharapkan SIMPEG online nantinya dapat
menghasilkan informasi yang benar dan baik. Hal ini dikarenakan adanya
sinkronisasi data kepegawaian antara unit kerja pusat eselon I yaitu Badan
Litbang Pertanian dengan unit kerja eselon II dan UPT.
Berdasarkan identifikasi kebutuhan pengguna, dihasilkan beberapa hal
yang dibutuhkan oleh pengguna. Menurut responden keluaran informasi yang
dihasilkan SIMPEG saat ini sudah cukup baik. Namun responden menginginkan
informasi yang dihasilkan SIMPEG adalah cash and carry, artinya apabila
pimpinan membutuhkan data pegawai dalam format apapun baik rekap maupun
daftar akan segera terpenuhi melalui SIMPEG. Selama ini masih terdapat
informasi yang dibutuhkan pengguna tetapi tidak tersedia di SIMPEG. Terkait
dengan reformasi birokrasi, percepatan dalam memproses administrasi pegawai
dapat dilakukan semaksimal mungkin dan lebih transparan.
Proses monitoring usulan administrasi pegawai saat ini dilakukan secara
manual. Pejabat fungsional yang bersangkutan atau pengelola kepegawaian
65 melakukan monitoring usulan administrasi pegawai dengan cara menghubungi
dan menanyakan kepada pengelola kepegawaian baik di UPT, unit kerja eselon II,
Badan Litbang Pertanian, dan terus menerus secara berjenjang. Menurut
responden pengembangan SIMPEG online yang termasuk didalamnya terdapat
proses monitoring usulan administrasi pegawai secara elektronik, akan sangat
membantu pengelola kepegawaian dan pegawai lain dalam memonitor berkas
usulan administrasi pegawai. Disamping itu, dengan sistem online ini proses
monitoring dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja.
Hasil kuesioner menunjukkan bahwa sebagian besar responden
menginginkan adanya sistem proses monitoring usulan administrasi kepegawaian.
Seperti yang ditunjukkan pada Tabel 8, bahwa 85,4% atau sekitar 152 responden
menyatakan perlunya adanya sistem informasi monitoring usulan adminsitrasi
kepegawaian. Hal ini disebabkan untuk mempermudah pengelola kepegawaian
dalam menelusuri informasi yang berkaitan dengan proses usulan administrasi
kepegawaian. Selain itu juga untuk mendapatkan informasi proses usulan
kepegawaian secara cepat, tepat, dan transparan. Sedangkan yang menyatakan
tidak perlu dikembangkan sistem monitoring usulan kepegawaian sejumlah 10
responden atau 5,6% dan yang abstain atau tidak menjawab hanya 16 responden
(9%).
Model sistem monitoring yang diinginkan responden adalah secara
elektronik. Dari Tabel 8 terlihat bahwa 86,5% atau 154 responden meyatakan
model aplikasi sistem informasi monitoring dilakukan secara online. Hal ini
dikarenakan responden menginginkan aplikasi yang dapat diakses dimana saja
dan kapan saja sehingga responden dapat memonitor sendiri secara langsung.
Sedangkan 11,2% atau 20 responden menyatakan bahwa pengembangan sistem
informasi monitoring proses usulan kepegawaian tidak perlu secara online namun
cukup dengan menggunakan model stand alone saja. Hal ini disebabkan di
beberapa UPT lokasi penelitian fasilitas yang mendukung untuk sistem online
sering mengalami gangguan dan perlu perbaikan dalam waktu yang cukup lama.
Kemudian dengan menggunakan stand alone proses backup data akan lebih
mudah dilakukan di setiap UPT.
66 Tabel 8 Kebutuhan responden terhadap sistem informasi monitoring proses
usulan administrasi kepegawaian
No. Uraian Jawaban Jumlah Persentase (%) 1 Apakah perlu sistem monitoring Ya : 152 85,4 usulan administrasi kepegawaian Tidak : 10 5,6 Abstain : 16 9,0
2 Model aplikasi administrasi kepegawaian yang diinginkan Online : 154 86,5
respoden Stand alone : 20 11,2
Abstain : 4 2,3
Setelah mengetahui kebutuhan sistem dan model sistem yang akan
dikembangkan, maka perlu mengetahui informasi apa saja yang dibutuhkan oleh
pengguna. Kebutuhan informasi yang diinginkan pengguna dapat dilihat pada
Tabel 9.
Tabel 9 menunjukkan bahwa sebagian besar responden menginginkan
adanya informasi monitoring usulan kepegawaian diantaranya pada proses usulan
kenaikan pangkat pegawai, proses usulan yang terkait dengan jabatan fungsional,
proses usulan pendidikan dan pelatihan, serta proses monitoring administrasi
kepegawaian yang dilakukan secara transparan. Hasil kuesioner menunjukkan
bahwa 157 atau 88,2% responden menyatakan bahwa perlu adanya proses
monitoring usulan kenaikan pangkat pegawai. Kemudian 89,9% atau 160
responden menyatakan perlu adanya informasi yang terkait dengan proses usulan
jabatan fungsional termasuk proses usulan pembebasan sementara dan aktif
bekerja kembali. Selanjutnya pada proses pendidikan dan pelatihan (training)
pegawai, sebagian responden (62,4%) menyatakan perlu informasi yang terkait
dengan proses usulan training tersebut diantaranya adalah usulan tugas belajar dan
training jangka pendek. Semua proses tersebut yang terdapat pada Tabel 9
dibutuhkan oleh responden, hal ini dikarenakan pada saat ini proses usulan
administrasi kepegawaian memakan waktu yang cukup lama sehingga perlu
dilakukan pemantauan atau monitoring usulan dan berkas usulan administrasi
kepegawaian agar dapat diketahui secara transparan oleh pengelola kepegawaian
dan pegawai yang bersangkutan.
67 Tabel 9 Kebutuhan informasi sistem monitoring proses kepegawaian
No. Uraian Jawaban Jumlah Persentase (%) 1 Informasi apa saja
yang dibutuhkan • Kenaikan pangkat
pegawai : 157 88,2
dalam proses usulan administrasi kepegawaian
• Proses yang terkait jabatan fungsional (bebas sementara dan aktif bekerja kembali)
: 160 89,9
• Training (Tugas Belajar) : 111 62,4 • Monitoring usulan : 127 71,4 • Daftar riwayat hidup : 51 28,7 • Tawaran penelitian : 1 0,6 • Kenaikan gaji berkala : 4 2,3 • Pensiun : 1 0,6 • Mutasi : 1 0,6
• Proses penilaian angka
kredit : 1 0,6
• DP3 : 3 1,7
• Aturan Kepegawaian
terbaru : 1 0,6
Pada Tabel 9 di atas, terdapat 4 (empat) kebutuhan informasi terbesar. Hal
ini yang mendasari penulis dalam melakukan penelitian fokus pada 4 hal tersebut
yaitu proses kenaikan pangkat pegawai, pembebasan sementara dan aktif bekerja
kembali dari jabatan fungsional, serta tugas belajar.
4.4 Analisis dan Rancangan Konseptual
4.4.1 Analisis Architecture Vision
Visi dan Misi Organisasi
Sebagai lembaga penelitian, Badan Litbang Pertanian telah menetapkan
visi dan misi dalam jangka waktu 5 tahun ke depan (2010 – 2014). Visi Badan
Litbang Pertanian adalah “Pada tahun 2014 menjadi lembaga penelitian dan
pengembangan pertanian berkelas dunia yang menghasilkan dan mengembangkan
inovasi teknologi pertanian untuk mewujudkan pertanian industrial unggul
berkelanjutan berbasis sumber daya lokal”.
Misi Badan Litbang Pertanian merupakan pernyataan mengenai garis besar
kiprah utama Badan Litbang Pertanian dalam mewujudkan visi tersebut di atas.
Maka Badan Litbang Pertanian menetapkan misi sebagai berikut :
68 a. Menghasilkan, mengembangkan dan mendiseminasikan inovasi teknologi
serta rekomendasi kebijakan di bidang pertanian yang berwawasan
lingkungan dan berbasis sumber daya lokal guna mendukung terwujudnya
pertanian industrial unggul berkelanjutan.
b. Meningkatkan kualitas sumber daya penelitian pertanian serta efisiensi dan
efektivitas pemanfaatannya.
c. Mengembangkan jaringan kerja sama nasional dan internasional dalam
rangka penguasaan Iptek dan peningkatan peran Badan Litbang Pertanian
dalam pembangunan pertanian (Badan Litbang Pertanian 2010).
Tujuan Organisasi
a. Mendukung pemenuhan kebutuhan pengguna input dan permintaan pasar
output (domestik dan internasional) dengan menghasilkan dan
mengembangkan teknologi benih, bibit, pupuk, alat dan mesin pertanian,
pengendalian organisme pengganggu tanaman (OPT) dan ternak, serta
teknologi pascapanen dalam rangka mendukung peningkatan produksi, nilai
tambah, daya saing dan ekspor.
b. Meningkatkan kapasitas dan kompetensi lembaga (capacity building) untuk
menghasilkan, mengembangkan dan mendiseminasikan teknologi berbasis
sumberdaya lokal dalam penyediaan dan perbanyakan benih, bibit, pupuk,
obat-obatan dan alat mesin pertanian, teknologi pascapanen, serta
bioteknologi.
c. Menghasilkan, mengembangkan dan mendiseminasikan teknologi mutakhir
terutama bioteknologi bidang pangan yang mampu mengantisipasi
perubahan iklim global, gangguan OPT, serta preferensi pengguna teknologi
dalam rangka peningkatan produksi, diversifikasi pangan, nilai tambah dan
daya saing.
d. Meningkatkan efektifitas berbagai metode dan media diseminasi inovasi
teknologi pertanian kepada petani dalam rangka mendukung pengembangan
sistem pertanian industrial.
e. Mengkaji dan mengembangkan berbagai model kerja sama kelembagaan
antar pelaku usaha untuk mendiseminasikan hasil inovasi dan kelembagaan
69
kepada petani dan pengguna secara proporsional untuk mendukung
pengembangan sistem pertanian industrial.
f. Menghasilkan rekomendasi kebijakan pembangunan pertanian yang bersifat
antisipatif dan responsif untuk mendukung pengembangan sistem pertanian
industrial.
Sasaran Organisasi
Sasaran Internal
Sebagai lembaga penelitian dan pengembangan yang berkelas dunia,
sasaran internal yang harus dicapai:
a. Meningkatnya inovasi teknologi, metode penelitian/perekayasaan, sistem
diseminasi dan rekomendasi kebijakan yang dihasilkan Badan Litbang
Petanian yang dapat memberikan kontribusi pada peningkatan keilmuan
(science contribution).
b. Meningkatnya tingkat adopsi (>50%) hasil inovasi teknologi dan
rekomendasi kebijakan pertanian yang dihasilkan Badan Litbang Pertanian
pada pembangunan sistem pertanian industrial unggul berkelanjutan.
c. Berkembangnya kompetensi personil dan kelembagaan penelitian serta
sistem koordinasinya baik secara horizontal dan vertikal lingkup Badan
Litbang Pertanian.
d. Meningkatnya jejaring kerjasama nasional dan internasional minimal 50%
dari kondisi 2005-2009.
e. Meningkatnya hasil penelitian yang diterbitkan di jurnal ilmiah internasional
minimal 50% dari kondisi 2005-2009 dan diterbitkannya satu jurnal ilmiah
internasional; dan
f. Meningkatnya inovasi teknologi dengan pengakuan hak kekayaan
intelektual (HAKI) secara internasional minimal 50% dari kondisi 2005-
2009.
Sasaran Eksternal
Sasaran Badan Litbang Pertanian terkait dengan sasaran Kementerian
Pertanian meliputi:
70 a. Tersedianya benih, bibit, pupuk, alat dan mesin (alsin) untuk komoditas
unggulan tanaman dan ternak dalam rangka peningkatan produksi dan
produktivitas
b. Tersedianya teknologi penanganan dan pengolahan hasil pertanian dalam
rangka peningkatan nilai tambah produk, pengembangan industri hilir,
sertifikasi sanitary and phytosanitary (SPS) produk pertanian, pemenuhan
Standar Nasional Indonesia (SNI) dan substitusi impor (khusus tepung dan
susu)
c. Terselenggaranya pendampingan (pengawalan) penerapan teknologi, peta
dan strategi adaptasi perubahan iklim, diversifikasi pangan berbasis
sumberdaya lokal dalam rangka ketahanan pangan
d. Tersedianya teknologi budidaya tanaman termasuk panen dalam rangka
peningkatan Produk Domestik Bruto (PDB)
e. Tersedianya peta produk, daya saing dan akses pasar produk pertanian di
pasar internasional.
f. Tersedianya peta investasi pertanian dan industri pengolahan hasil pertanian
dalam rangka penyerapan tenaga kerja, dan
g. Tersedianya model pengembangan kelembagaan dan kebijakan
tataniaga/pemasaran dalam rangka peningkatan kesejahteraan petani.
Berdasarkan visi dan misi Badan Litbang Pertanian tersebut di atas, maka
untuk menjadi suatu lembaga penelitian yang berkelas dunia perlu adanya
dukungan manajemen Badan Litbang Pertanian yang modern. Salah satu tata
kelola manajemen Badan Litbang Pertanian adalah manajemen sumber daya
manusia (SDM). SDM Badan Litbang Pertanian juga harus dapat bersaing dengan
negara lain.
Strategi untuk mendukung manajemen yang modern adalah dengan
mengikuti perkembangan teknologi informasi. Teknologi Informasi dimanfaatkan
untuk pengembangan SIMPEG secara integrasi dan komprehensif antar UK dan
UPT. Untuk memperlancar akses pengguna kepada sumber informasi SDM Badan
Litbang Pertanian, perlu dilakukan pengembangan informasi kepegawaian secara
online melalui website dan interconnected network (internet) (Badan Litbang
Pertanian 2010).
71
Untuk mengimplementasikan visi dan misi tersebut, pada tahun 2010
Badan Litbang Pertanian akan melakukan kegiatan pengembangan SIMPEG
berbasis web. Selain meningkatkan kualitas data, kegiatan ini bertujuan untuk
membuat manajemen sumber daya manusia di Badan Litbang Pertanian
terintegrasi, terpadu, dan realible. Disamping itu juga untuk pengembangan
webdatabase SIMPEG di Badan Litbang Pertanian (Sekretariat Litbang Pertanian
2010).
Dari hasil wawancara dengan beberapa responden, semua responden
menerima rencana pengembangan SIMPEG online berbasis web. Hal ini
dikarenakan akan mempermudah dan mempercepat proses usulan administrasi
kepegawaian serta akan lebih efektif dan efisien. Efektif berarti waktu yang
diperlukan dalam usulan proses kepegawaian diharapkan akan lebih cepat dari
proses yang ada sekarang. Sedangkan efisien yaitu berkas-berkas yang semula
dikirim melalui jasa pengiriman akan dipermudah dengan menggunakan
elektronik (paperless) sehingga akan mengurangi biaya pengiriman. Dalam
pengembangan SIMPEG berbasis web ini, akan difokuskan dalam hal proses
monitoring berkas usulan administrasi kepegawaian. Proses monitoring tersebut
dibatasi pada proses kenaikan pangkat pilihan (fungsional), pemberhentian
sementara, aktif bekerja kembali dan tugas belajar.
4.4.2 Analisis Business Architecture
Arsitektur proses bisnis merupakan gambaran kegiatan yang dilakukan
setiap hari secara sistematis berdasarkan visi dan misi organisasi. Analisis
arsitektur proses bisnis dilakukan untuk mengetahui proses bisnis di dalam bidang
kepegawaian. Analisis ini dilakukan dengan cara studi literatur dan mempelajari
peraturan perundang-undangan yang ada, wawancara serta diskusi dengan pihak
terkait. Analisis ini dilakukan terhadap proses kenaikan pangkat fungsional,
pembebasan sementara jabatan fungsional, aktif bekerja kembali, dan tugas
belajar.
Disamping melakukan studi literatur dan wawancara, penulis juga
membagikan kuesioner dalam menganalisis dan merancang sistem. Kuesioner ini
ditujukan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Hasil
kuesioner juga digunakan dalam menganalisis proses ini.
72 4.4.2.1 Kondisi saat ini
Pemahaman akan kondisi proses bisnis saat ini dilakukan dengan cara
pengamatan langsung pada enterprise atau unit kerja lingkup Badan Litbang
Pertanian yang berkaitan dengan pelayanan kepegawaian. Pengamatan dilakukan
dengan cara mengidentifikasi alur kerja pengelolaan administrasi kepegawaian di
Badan Litbang Pertanian. Proses bisnis yang diamati sesuai dengan kebutuhan
pengguna yaitu pada proses usulan kenaikan pangkat pilihan atau fungsional,
pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan usulan tugas belajar.
Proses Bisnis Kenaikan Pangkat Pilihan
Dalam PP Nomor 12 Tahun 2002 menyebutkan bahwa yang dimaksud
dengan kenaikan pangkat pilihan adalah kepercayaan dan penghargaan yang
diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil atas prestasi kerjanya yang tinggi.
Sedangkan jabatan fungsional merupakan kedudukan yang menunjukkan tugas,
tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil dalam rangka
menjalankan tugas pokok dan fungsi keahlian dan/atau keterampilan untuk
mencapai tujuan organisasi.
Berdasarkan PP Nomor 12 Tahun 2002, dalam melakukan usul KP
fungsional, terdapat beberapa persyaratan yang harus dipenuhi, diantaranya yaitu :
1. Salinan/fotocopy sah keputusan pengangkatan dalam jabatan terakhir.
2. Salinan/fotocopy sah keputusan dalam pangkat terakhir.
3. Fotocopy daftar penilaian prestasi kerja/DP-3 dalam 2 (dua) tahun terakhir.
4. Asli penetapan angka kredit bagi Pegawai Negeri Sipil yang menduduki
jabatan fungsional tertentu.
Berdasarkan observasi, wawancara, dan kuesioner, prosedur sistem yang
berjalan untuk proses pengusulan KP fungsional, dapat dilihat pada Gambar 12.
Alur birokrasi yang terlihat dalam Gambar 12 terdapat dua bagian. Bagian
pertama adalah internal process yaitu proses-proses yang dilakukan di dalam
instansi lingkup Badan Litbang Pertanian seperti dari UPT ke unit kerja eselon II,
kemudian dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian (Eselon I). Bagian kedua
adalah external process yaitu proses-proses yang dilakukan di luar instansi
lingkup Badan Litbang Pertanian seperti Biro Kepegawaian Kementerian
73 Pertanian (Kementan), Badan Kepegawaian Negara (BKN), dan Sekretariat
Negara (Setneg).
Pada Gambar 12 dapat dilihat urutan pengusulan kenaikan pangkat
fungsional yang dimulai dari BKN sebagai instansi external process. BKN
membuat surat permintaan kepada semua instansi pusat dan daerah yang ditujukan
kepada pejabat pengelola kepegawaian instansi pusat dan daerah termasuk juga
Kementerian Pertanian (Kementan) dalam hal ini adalah Menteri Pertanian
(Mentan). Selanjutnya Mentan mendisposisikan ke Biro OK Kementan melalui
Sekretaris Jenderal (Setjen) Kementan. Selanjutnya Biro OK Kementan
menindaklanjuti surat permintaan dari BKN dengan membuat surat permintaan
usulan KP ke semua instansi eselon I lingkup Kementerian Pertanian diantaranya
adalah Badan Litbang Pertanian. Surat tersebut ditujukannya kepada Kepala
Bagian yang menangani pengelolaan kepegawaian di setiap instansi eselon I.
Kemudian Bagian Kepegawaian di Badan Litbang Pertanian menindaklanjuti
surat dari Biro OK Kementan dengan membuat surat permintaan kepada Kepala
Bagian yang menangani kepegawaian di unit kerja eselon II lingkup Badan
Litbang Pertanian. Unit kerja eselon II kemudian menindaklanjuti dengan
membuat surat permintaan usulan KP dari Badan Litbang Pertanian kepada
Kepala UPT lingkup unit kerja eselon II masing-masing yang selanjutnya
disampaikan kepada pengelola kepegawaian di UPT dan diinformasikan kepada
tenaga fungsional terkait.
Setelah mendapat informasi dari pengelola kepegawaian di UPT masing-
masing, pejabat fungsional yang bersangkutan mengajukan usulan KP ke
pengelola kepegawaian di unit kerja dan UPT masing-masing. Namun ada
beberapa responden yang menyatakan bahwa pengusulan KP fungsional
dilakukan oleh instansi pejabat fungsional di UPT. Hal ini dikarenakan bahwa
pengelola kepegawaian di UPT sudah dapat mengetahui pejabat fungsional yang
akan naik pangkat melalui penilaian angka kredit (PAK) terakhir. Kemudian
pengelola kepegawaian memberikan informasi KP kepada pejabat fungsional di
UPT masing-masing. Keseluruhan proses KP memakan waktu yang cukup lama
yaitu lebih kurang 11 sampai 12 bulan.
74
(5 –14 hari)
(3 hari – 2 minggu)
(3 hari – 1 minggu)
(1)
(2)
(4)
(5) (6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(Menginformasikan ke yang bersangkutan)
(1 –7 hari)
Pengajuan berkas usulan KP dimulai dari pejabat fungsional yang
mengusulkan KP ke pengelola kepegawaian UPT. Kemudian diverifikasi oleh
petugas kepegawian di UPT. Apabila ada kekurangan berkas, petugas
kepegawaian UPT menginformasikan kepada pejabat fungsional terkait untuk
segera melengkapi berkas usulan KP tersebut. Setelah berkas usulan KP sudah
lengkap kemudian berkas dikirimkan ke unit kerja eselon II dengan persetujuan
dari pimpinan UPT. Sebagian besar responden menjawab bahwa proses
penyiapan, verifikasi, pengiriman, dan melengkapi kekurangan berkas di UPT
memakan waktu 20 hari bahkan ada yang sampai 30 hari.
Pengelola kepegawaian unit kerja eselon II selanjutnya menerima berkas
usulan KP dari UPT. Berkas tersebut diverifikasi kelengkapannya. Responden di
unit kerja eselon II menyatakan bahwa proses verifikasi berkas di unit kerja eselon
II memakan waktu 3 hari sampai 1 minggu. Apabila ternyata terdapat kekurangan
berkas, pengelola kepegawaian unit kerja eselon II menginformasikan ke UPT
External process Pengelola
Kepegawaian Pusat (Eselon II)
Pengelola Kepegawaian UPT
Pengelola Kepegawaian Badan Litbang Pertanian (Eselon I)
Pengelola Biro Kepegawaian Kementerian Pertanian
Badan Kepegawaian Negara(BKN)
Pejabat Fungsional
(3)
Sekretariat Negara (Setneg)
Melakukan verifikasi berkas usulan
Melakukan verifikasi berkas usulan
Internal process
Gambar 12 Hasil investigasi prosedur proses pengusulan kenaikan pangkat pejabat fungsional peneliti.
75 yang bersangkutan untuk melengkapi kekurangannya melalui telpon dan surat,
sehingga memakan waktu lagi lebih kurang 1 minggu. Setelah semua berkas
usulan KP dari UPT sudah lengkap, selanjutnya berkas dikirim ke Badan Litbang
Pertanian.
Berkas usulan KP kemudian diterima di Badan Litbang Pertanian. Proses
selanjutnya adalah petugas kepegawaian di Badan Litbang Pertanian
memverifikasi berkas yang diusulkan dari semua unit kerja eselon II lingkup
Badan Litbang Pertanian. Jika terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka
berkas dikembalikan ke unit kerja eselon II masing-masing. Dari unit kerja eselon
II kemudian kekurangan berkas tersebut disampaikan ke UPT dan ke yang
bersangkutan secara berjenjang. Namun apabila berkas sudah lengkap, maka
langkah selanjutnya Badan Litbang Pertanian melakukan pengetikan nota
persetujuan BKN dan membuat surat pengantar pengiriman berkas usulan KP ke
Biro OK Kementan dengan persetujuan dari pimpinan Badan Litbang Pertanian.
Waktu pengiriman berkas usulan dari Badan Litbang Pertanian ke Biro OK
Kementan memakan waktu 3 hari sampai dengan 1 minggu dengan catatan berkas
sudah lengkap semua. Apabila masih terdapat kekurangan kelengkapan berkas,
maka waktu yang dibutuhkan untuk memproses bertambah lagi.
Biro OK Kementan akan meverifikasi berkas dan nota persetujuan BKN
yang dikirim dari Badan Litbang Pertanian. Setelah berkas sudah lengkap
selanjutnya Biro OK Kementan mengirim berkas ke BKN beserta nota
persetujuan dari BKN untuk semua golongan. Setelah nota persetujuan disetujui
oleh BKN, maka nota persetujuan KP sampai golongan III/b dikirim ke Biro OK
Kementan oleh BKN. Biro OK Kementan selanjutnya mengirim nota persetujuan
BKN sampai golongan III/b ke unit kerja eselon I dalam hal ini Badan Litbang
Pertanian untuk dibuatkan SK KP yang ditandatangani oleh Kepala Badan
Litbang Pertanian, sedangkan untuk golongan III/c sampai IV/b langsung
dibuatkan SK KP oleh Biro OK Kementan setelah mendapat persetujuan dari
BKN dan selanjutnya disampaikan ke Badan Litbang Pertanian. Badan Litbang
Pertanian kemudian menyampaikan SK KP yang sudah terbit ke unit kerja eselon
II, UPT dan yang bersangkutan secara berjenjang. Untuk usulan KP golongan
IV/c ke atas, disamping nota persetujuan BKN, BKN juga membuat nota
76 pertimbangan untuk disampaikan ke presiden melalui Setneg. Setelah nota
pertimbangan disetujui oleh Presiden, selanjutnya Setneg membuat SK KP
golongan IV/c ke atas yang ditandatangani oleh Presiden Republik Indonesia (RI).
Dari mekanisme pengusulan kenaikan pangkat fungsional di atas dan hasil
investigasi, maka dapat dibuat suatu work flow diagram yang menggambarkan
kondisi saat ini dalam mengusulkan kenaikan pangkat fungsional. Work flow
diagram tersebut dapat dilihat pada Gambar 13 berikut:
Gambar 13 Work flow diagram proses usulan kenaikan pangkat pejabat
fungsional.
77 Proses Bisnis Pembebasan Sementara Jabatan Fungsional
Pembebasan sementara merupakan pembebasan seorang PNS dari jabatan
fungsional yang diembannya selama jangka waktu tertentu. Dengan adanya
pembebasan sementara berarti yang bersangkutan kehilangan hak atas tunjangan
fungsional, namun angka kredit terakhir yang dimilikinya masih tetap berlaku.
Sedangkan hak atas gaji dan tunjangan yang lainnya selain tunjangan fungsional
tetap dibayarkan sesuai dengan peraturan dan perundangan yang berlaku.
Badan Litbang Pertanian saat ini mempunyai tenaga fungsional sejumlah
2.581 orang sebagai penggerak utama dalam penelitian dan pengembangan
pertanian. Berdasarkan tugas pokok dan fungsi Badan Litbang Pertanian, sampai
saat ini jumlah tenaga fungsional yang terbesar adalah peneliti yaitu sejumlah
1.634 orang. Kemudian diikuti oleh tenaga fungsional teknisi penelitian dan
perekayasaan (litkayasa), penyuluh, pustakawan, perekayasa, arsiparis, pranata
komputer, analis kepegawaian, pranata kehumasan, statistisi, dan perencana. Oleh
sebab itu dalam penelitian ini yang akan diambil sebagai sampel adalah pejabat
fungsional peneliti, karena memiliki jumlah tenaga yang cukup besar dan sebagai
penggerak utama dalam penelitian di bidang pertanian. Komposisi jumlah tenaga
fungsional di Badan Litbang Pertanian dapat dilihat pada Tabel 10.
Tabel 10 Komposisi tenaga fungsional Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian 2009)
No. Nama Jabatan Fungsional Jumlah Persentase (%) 1. Peneliti 1.634 63,31% 2. Teknisi Litkayasa 571 22,12% 3. Penyuluh Pertanian 206 7,98% 4. Pustakawan 86 3,33% 5. Perekayasa 32 1,24% 6. Arsiparis 25 0,97% 7. Pranata Komputer 9 0,35% 8. Analis Kepegawaian 5 0,19% 9. Pranata Kehumasan 9 0,35% 10. Statistisi 3 0,12% 11. Perencana 1 0,04%
Jumlah 2.581 100%
78
Dalam memproses pembebasan sementara dari jabatan fungsional, tidak
terlepas dari aturan-aturan yang terkait. Peraturan Kepala Lembaga Ilmu
Pengetahuan Indonesia (LIPI) Nomor 06/E/2009 menjelaskan tentang petunjuk
teknis jabatan fungsional peneliti yang termasuk didalamnya membahas
pembebasan sementara dari jabatan fungsional peneliti. Pembebasan sementara
jabatan fungsional teknisi litkayasa dijelaskan dalam keputusan kepala Badan
Pengkajian dan Penerapan Teknologi Nomor 147/Kp/BPPT/V/2007 tentang
petunjuk teknis jabatan fungsional teknisi penelitian dan perekayasaan (litkayasa)
dan angka kreditnya. Selain itu peraturan bersama Menteri Pertanian Nomor
54/Permentan/OT.210/11/2008 dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor
23 A Tahun 2008 yang mengatur tentang petunjuk pelaksanaan jabatan fungsional
penyuluh pertanian dan angka kreditnya yang termasuk didalamnya membahas
pembebasan sementara dari jabatan fungsional penyuluh pertanian. Kemudian
keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 132
/KEP/M.PAN/12/2002 dan keputusan bersama Kepala Perpustakaan Nasional RI
Nomor 23 Tahun 2003 dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 21 Tahun
2003 membahas tentang jabatan fungsional pustakawan dan angka kreditnya.
Berdasarkan peraturan-peraturan tersebut di atas, secara umum pejabat
fungsional dapat dibebaskan sementara dari jabatannya apabila tidak memenuhi
ketentuan yang berlaku. Ketentuan tersebut diantaranya adalah :
1. Kurang angka kredit.
2. Dijatuhi hukuman disiplin PNS.
3. Cuti diluar tanggungan negara.
4. Sedang menjalani tugas belajar lebih dari 6 bulan.
5. Ditugaskan diluar jabatan fungsional dan satuan organisasi penelitian dan
pengembangan.
6. Ditugaskan sebagai pejabat struktural.
Di dalam pedoman ringkas administrasi jabatan fungsional peneliti Badan
Litbang Pertanian tahun 2007, untuk mengajukan usulan pembebasan sementara,
diperlukan beberapa persyaratan. Persyaratan-persyaratan tersebut adalah :
1. Surat pengantar dari unit kerja Eselon II.
79
(1) (2) (3) (4)
(5)
2. Foto copy SK jabatan fungsional terakhir yang dilegalisir oleh kepala unit
kerja Eselon II.
3. Foto copy SK pangkat terakhir dan dilegalisir oleh kepala unit kerja Eselon II.
4. Foto copy penetapan angka kredit (PAK) terakhir yang telah dilegalisir oleh
kepala unit kerja Eselon II.
5. Foto copy surat yang menyebabkan diberhentikan sementara, diantaranya
adalah surat teguran kurang angka kredit, surat tugas belajar, surat
pengangkatan dalam jabatan struktural, dan surat cuti diluar tanggungan
negara.
Secara umum manajemen proses pembebasan sementara jabatan
fungsional dapat dilihat seperti Gambar 14.
Keterangan :
(1) Waktu yang diperlukan dalam penyiapan, verifikasi, pengiriman, dan
melengkapi kekurangan berkas adalah 10 hari.
(2) Waktu yang diperlukan dalam verifikasi dan pengiriman berkas usulan dari
unit kerja eselon II ke Badan Litbang Pertanian adalah 1 – 2 minggu.
(3) Usulan disampaikan dari Badan Litbang Pertanian ke Kementerian Pertanian
(Kementan) sekitar 2 minggu.
(4) Usulan dari Kementan ke Badan Kepegawaian Negara (BKN) untuk
mendapat persetujuan sekitar 2 bulan.
(5) Proses usulan dari BKN ke Sekretariat Negara (Setneg) sekitar 2 bulan.
Unit Kerja (UPT)
Unit Kerja (Eselon II)
Badan Litbang Pertanian
Kementan
BKN
Setneg
= Proses pengusulan pembebasan sementara = Proses permintaan kelengkapan berkas dan pengiriman SK pembebasan sementara
Gambar 14 Proses bisnis pembebasan sementara dari jabatan fungsional (Sekretariat Badan Litbang Pertanian, 2007).
80
Berdasarkan keterangan Gambar 14 di atas, maka proses pengusulan
pembebasan sementara dari jabatan fungsional memakan waktu cukup lama yaitu
antara 5 sampai dengan 6 bulan. Waktu tersebut belum termasuk proses
pengiriman kembali SK pembebasan sementara jabatan fungsional yang sudah
terbit sehingga secara keseluruhan dapat mencapai lebih dari 6 bulan.
Dari mekanisme pengusulan pembebasan sementara di atas dan hasil
investigasi, maka dapat dibuat suatu work flow diagram yang menggambarkan
kondisi saat ini dalam mengusulkan pembebasan sementara. Work flow diagram
tersebut dapat dilihat pada Gambar 15 berikut:
Gambar 15 Work flow diagram proses usulan pembebasan sementara jabatan
fungsional peneliti.
81 Proses Bisnis Aktif Bekerja Kembali
Ketentuan tentang keputusan Aktif Bekerja Kembali (ABK) diterbitkan
oleh pejabat eselon I dalam hal ini Menteri Pertanian (Mentan) atau pejabat yang
diberi kewenangan untuk hal tersebut. SK ABK akan diterbitkan apabila pejabat
fungsional tersebut memenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Telah menjalani masa hukuman disiplin PNS.
2. Telah selesai menjalani cuti di luar tanggungan negara.
3. Telah selesai tugas belajar.
4. Telah selesai menjabat struktural baik di dalam maupun di luar satuan
organisasi Badan Litbang Pertanian.
5. Telah kembali tugas dalam satuan organisasi penelitian dan pengembangan.
Dalam pengusulan ABK terdapat beberapa persyaratan. Persyaratan yang
diperlukan antara lain :
1. Surat pengantar dari unit kerja eselon II atau UPT.
2. Foto copy SK pangkat terakhir yang telah dilegalisir.
3. Foto copy SK jabatan fungsional terakhir dilegalisir.
4. Foto copy SK tugas belajar/jabatan struktural/cuti diluar tanggungan negara
dan lain-lain yang menyebabkan dibebaskan sementara (dilegalisir).
5. Foto copy ijazah yang dilegalisir asli/basah, apabila yang bersangkutan tugas
belajar.
6. Penilaian Angka Kredit (PAK) terakhir yang telah dilegalisir (Sekretaiat
Badan Litbang 2007).
SK ABK mempunyai beberapa fungsi diantaranya adalah untuk
mencairkan kembali tunjangan fungsional sesuai jabatan fungsional terakhir.
Selain itu juga digunakan sebagai kelengkapan berkas untuk usulan SK aktif dari
jabatan fungsional.
Dalam mengusulkan ABK harus melalui beberapa prosedur. Prosedur
mekanisme usulan ABK dapat dilihat pada Gambar 16. Berdasarkan alur
pengusulan ABK tersebut, maka SK ABK dapat diterbitkan dalam jangka waktu
sekitar 5 s/d 6 bulan bahkan lebih.
82
Keterangan :
(1) Waktu pengumpulan dan pengiriman berkas dari UPT ke unit kerja eselon II
memakan waktu 10 hari.
(2) Proses dari unit kerja eselon II ke Badan Litbang Pertanian sekitar 1 – 2
minggu.
(3) Dari Badan Litbang Pertanian ke Kementan sekitar 2 minggu.
(4) Dari Kementan kembali ke Badan Litbang Pertanian sekitar 2 – 6 bulan
(Sekretariat Badan Litbang Pertanian 2007).
Dari mekanisme pengusulan aktif bekerja kembali di atas, maka dapat
dibuat suatu work flow diagram yang menggambarkan kondisi saat ini dalam
mengusulkan ABK. Work flow diagram tersebut dapat dilihat pada Gambar 17.
Work flow diagram pada Gambar 16 memperlihatkan bahwa urutan proses
pengusulan ABK dilakukan hanya sampai di Biro OK Kementan. Hal ini
dikarenakan adanya kewenangan Menteri Pertanian (Mentan) dalam
pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang
dituangkan dalam Keputusan Kepala BKN Nomor 13 Tahun 2003. Namun
walaupun Mentan mempunyai kewenangan dalam hal tersebut di atas, pertinggal
(tembusan) SK ABK tetap disampaikan kepada instansi terkait diantaranya adalah
BKN. Pertinggal SK ABK ke BKN dimaksudkan untuk menginformasikan
kepada BKN bahwa yang bersangkutan sudah diaktifkan kembali dalam bekerja,
Unit Kerja (UPT)
Unit Kerja (Eselon II)
Badan Litbang Pertanian
Kementan
(1) (4) (2) (3)
= proses pengusulan ABK pejabat fungsional
= proses pengiriman SK ABK pejabat fungsional yang sudah terbit
Gambar 16 Mekanisme pengusulan ABK (Sekretariat Badan Litbang Pertanian 2007).
83 sehingga apabila yang bersangkutan mengajukan proses administrasi kepegawaian
yang lain BKN tidak akan mempermasalahkannya.
Proses ABK merupakan suatu proses pengaktifan kembali bagi seorang
pegawai dalam bekerja setelah dibebaskan dari jabatannya. Pengaktifan yang
dimaksud adalah aktif dalam bekerja, bukan aktif dalam jabatan fungsionalnya.
Oleh karena itu proses pengaktifan dalam bekerja bagi pegawai dilakukan oleh
pembina kepegawaian pusat di instansi terkait dalam hal ini adalah Menteri
Pertanian.
SK ABK ini digunakan untuk mencairkan atau mengaktifkan kembali
tunjangan fungsional. Setelah yang bersangkutan mendapat SK ABK, maka
tenaga fungsional tersebut mengajukan ke pengelola kepegawaian UPT untuk
mengaktifkan tunjangan fungsionalnya ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan
Negara (KPPN). KPPN kemudian memproses berdasarkan SK ABK dimaksud.
Gambar 17 Work flow diagram proses aktif bekerja kembali pejabat fungsional.
84 Proses Bisnis Pengusulan Tugas Belajar
Untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsinya sebagai penghasil inovasi
pendorong pembangunan pertanian nasional, Badan Litbang Pertanian perlu
didukung oleh sumber daya manusia (SDM) yang bermutu. Peningkatan mutu
SDM tersebut dilakukan melalui pelatihan jangka panjang dan jangka pendek
secara terencana, konsisten, dan terus menerus dengan mempertimbangkan
dinamika perubahan lingkungan strategis pembangunan nasional.
Pengertian tugas belajar di dalam Badan Litbang Pertanian merupakan
suatu tugas yang diberikan oleh Badan Litbang Pertanian kepada PNS di UK dan
UPT lingkup Badan Litbang Pertanian untuk menuntut ilmu, mendapatkan
pendidikan atau keahlian di dalam atau luar negeri yang ditempuh paling sedikit
dalam waktu 1 tahun. Program ini diwujudkan dalam bentuk program Doktor
(S3), Master (S2), Sarjana (S1), Diploma 3 (D3), atau Diploma 2 (D2) (Badan
Litbang Pertanian 2007).
Tujuan dari program ini adalah selain untuk meningkatkan kemampuan
dan keterampilan pegawai, juga untuk meningkatkan dedikasi, motivasi, dan
kreativitas. Selain itu juga untuk meningkatkan kemampuan penalaran ilmu,
teknologi, dan manajemen. Program tugas belajar juga sebagai media pemberian
penghargaan kepada pegawai lingkup Badan Litbang Pertanian yang berprestasi.
Dalam mengusulkan tugas belajar harus sesuai dengan tata cara atau
persyaratan yang berlaku. Namun dalam kondisi khusus, calon yang tidak
memenuhi persyaratan dapat diusulkan dengan justifikasi yang kuat dari kepala
UK/UPT. Persyaratan yang terdapat di Badan Litbang Pertanian terdiri dari 2
(dua) hal yaitu persyaratan umum dan persyaratan khusus. Persyaratan calon
petugas belajar yang bersifat umum adalah :
a. PNS yang mempunyai masa kerja sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun sejak
diangkat sebagai pegawai negeri penuh.
b. Menyerahkan salinan ijazah dan transkrip yang telah disahkan oleh instansi
yang berwenang.
c. Menyerahkan salinan SK pengangkatan sebagai PNS.
d. Menyerahkan daftar riwayat hidup (DRH).
e. Mendapat rekomendasi dari pimpinan UK atau UPT yang bersangkutan.
85 f. Menyerahkan surat perjanjian tugas belajar yang menyebutkan kesediaannya
untuk kembali ke UK semula atau ditempatkan di UK lain lingkup Badan
Litbang Pertanian.
g. Tidak dalam proses pemeriksaan dalam rangka pelaksanaan peraturan disiplin
pegawai.
Selain persyaratan umum, terdapat juga peraturan khusus. Persyaratan
khusus tersebut untuk masing-masing jenjang pendidikan berbeda-beda, yaitu :
a. Untuk program D2 dan D3 :
1) Minimal berijazah SLTA atau yang sederajat,
2) Berumur maksimal 35 tahun pada hari ulang tahun terakhir.
b. Untuk program S1 :
1) Program ini hanya untuk pejabat fungsional terampil dan staf manajemen.
2) Minimal berijazah D2 atau D3 atau sedang mengikuti program S1 di
semester 5.
3) Berumur maksimal 35 tahun pada hari ulang tahun terakhir.
c. Untuk program S2 :
1) Minimal berijazah S1 dari perguruan tinggi yang terakreditasi B.
2) Berumur maksimal 40 tahun pada hari ulang tahun terakhir.
3) Telah memiliki jabatan fungsional peneliti.
4) Khusus untuk calon peneliti harus mempunyai karya ilmiah yang sudah
diterbitkan pada jurnal terakreditasi.
5) Untuk jabatan fungsional lain, persyaratan khusus disesuaikan dengan
bidang tugasnya.
d. Untuk program S3
1) Minimal berijazah S2 dari perguruan tinggi yang terakreditasi B.
2) Berumur maksimal 45 tahun pada hari ulang tahun terakhir.
3) Telah memiliki jabatan fungsional peneliti.
4) Untuk jabatan fungsional lain, persyaratan khusus disesuaikan dengan
bidang tugasnya (Badan Litbang Pertanian 2007).
Dalam mengusulkan calon petugas belajar terdapat mekanisme yang harus
dilalui. Mekanisme tersebut dapat dilihat pada Gambar 18 berikut :
86
Keterangan Gambar 18:
(1) Badan Litbang Pertanian membuat surat pendaftaran calon petugas belajar
kepada unit kerja eselon II.
(2) Unit kerja eselon II menindaklanjuti surat dari Badan Litbang Pertanian ke
UPT.
(3) UPT mengirimkan daftar calon peserta yang telah diseleksi kepada unit
kerja eselon II yang bersangkutan.
(4) Unit kerja eselon II merekap, dan menyeleksi semua usulan dari UPT dan
mengirimkan calon peserta yang telah diseleksi kepada Badan Litbang
Pertanian (Sekretaris Badan/Ketua Komisi Pembinaan Tenaga (KPT)).
(5) Setelah diolah dan diseleksi di Badan Litbang Pertanian oleh tim KPT, hasil
seleksi calon petugas belajar dikirimkan ke unit kerja eselon II.
(6) Unit kerja eselon II menindaklanjuti hasil seleksi calon petugas belajar
kepada UPT.
Dalam menyeleksi calon petugas belajar, tim KPT mempunyai beberapa
kriteria penyeleksian, diantaranya adalah :
1. Kondisi UK, dilihat dari kinerja, program, dan SDM yang tersedia.
2. Prioritas diberikan pada disiplin-disiplin ilmu penting yang diperlukan tetapi
sedikit peminatnya.
3. Nilai Mutu Rata-rata (NMR). Untuk program S2 NMR yang diperlukan paling
sedikit 2,75 (skala 0-4) dan 6,25 (skala 1-10). Sedangkan untuk program S3
Unit Kerja (UPT)
Unit Kerja (Eselon II)
Badan Litbang Pertanian
(1) (2)
(3) (4)
(5) (6)
= Proses pengusulan tugas belajar dari UPT dan unit kerja eselon II
= Proses pengiriman SK tugas belajar yang sudah selesai
= Permintaan surat usulan tugas belajar ke UPT dan Unit Kerja (UK)
Gambar 18 Mekanisme proses usulan calon petugas belajar lingkup Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian, 2007).
87
NMR yang diperlukan adalah 3,25. Besarnya angka NMR ini disesuaikan
dengan persyaratan yang ditentukan oleh perguruan tinggi penyelenggara.
4. Bagi calon peserta program tugas belajar di luar negeri memiliki nilai TOEFL
serendah-rendahnya 500.
Dari alur kerja usulan tugas belajar di atas dan hasil investigasi, maka
dapat dibuat suatu work flow diagram yang menggambarkan kondisi saat ini
dalam mengusulkan calon petugas belajar. Work flow diagram tersebut dapat
dilihat pada Gambar 19 berikut:
Gambar 19 Work flow diagram proses usulan tugas belajar.
88 4.4.2.2 Hasil Analisis Business Architecture
Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Kenaikan Pangkat
Pada proses bisnis yang ada sekarang membutuhkan waktu cukup lama
dari tahap pengumpulan kelengkapan berkas usulan hingga hasil Surat Keputusan
(SK) kenaikan pangkat (KP). Dari hasil kuesioner menyatakan bahwa secara
keseluruhan waktu yang dibutuhkan untuk proses pengusulan KP adalah 11
sampai 12 bulan. Berdasarkan hasil survei dan kuesioner dari responden, proses
bisnis kenaikan pangkat yang diinginkan adalah proses kenaikan pangkat
fungsional yang cepat, efektif dan efisien. Responden menginginkan adanya
sistem dapat memantau secara langsung proses yang sedang berjalan sebagaimana
yang terlihat dalam Tabel 11.
Tabel 11 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis KP
No. Uraian Jawaban Jumlah Persentase (%)
1 Apakah mengikuti proses Ya : 151 84,83 monitoring usulan KP Tidak : 24 13,48 Fungsional Abstain : 3 1,69
2 Jika Ya, bagaimana cara Manual : 109 61,24 memonitornya Datang ke instansi : 24 13,48 Secara elektronik : 39 21,91 Abstain : 6 3,37
3 Jika Tidak, apa yang Menunggu hasil : 25 14,04 dilakukan Membiarkan saja : 6 3,37 Abstain : 147 82,58
4 Apakah perlu sistem Ya : 168 94,38 monitoring usulan KP Tidak : 3 1,69 online Abstain : 7 3,39
5 Jika Ya, apakah fisik Ya : 141 79,21 berkas masih perlu dikirim Tidak : 20 11,24 Abstain : 17 9,55
6 Waktu keseluruhan dalam 1-2 bulan : 4 2,25 proses KP fungsional 3-4 bulan : 17 9,55 5-6 bulan : 31 17,42 7-8 bulan : 15 8,43 9-10 bulan : 10 5,62 11-12 bulan : 59 33,15
12-24 bulan : 3 1,69 > 1 th : 20 11,24 20 bulan : 1 0,56 15 bulan : 1 0,56
89
No. Uraian Jawaban Jumlah Persentase (%)
24 bulan/2 tahun : 7 3,93 6-12 bulan : 1 0,56 12 - 18 bulan : 1 0,56 Tidak tentu : 4 2,25 Tidak tahu : 1 0,56 Abstain : 3 1,69
Dari Tabel 11 di atas, sebagian besar responden yaitu 84,83% mengikuti
proses monitoring proses usulan KP. Namun 61,24% dari responden masih
menggunakan sistem manual dalam memonitor proses usulan KP yaitu dengan
menanyakan ke pengelola kepegawaian secara berjenjang. Salah satu cara untuk
menangani hal tersebut adalah dengan membuat suatu sistem informasi usulan
dan monitoring administrasi kepegawaian secara online yang dapat
mengakomodir kebutuhan responden. Hal ini sesuai dengan keinginan responden
yaitu 94,38% menyatakan bahwa perlu adanya sistem informasi monitoring proses
usulan KP secara online sehingga diharapkan responden dapat mengetahui
langsung dan dapat mempercepat proses usulan KP yang diajukan.
Sebagian besar responden (79,21%) menyatakan bahwa untuk
kelengkapan berkas disamping dapat dikirim secara elektronik, berkas juga tetap
dikirim secara manual. Hal ini dikarenakan kelengkapan berkas yang dikirim
untuk proses administrasi kepegawaian harus dilegalisir dan ditandatangani secara
sah atau asli oleh pejabat yang berwenang. Disamping itu fisik berkas juga
digunakan sebagai bukti keabsahan dokumen yang dikirim.
Berdasarkan keinginan responden tersebut, maka perlu dirancang proses
usulan dan monitoring KP secara online. Adapun alur proses bisnis yang akan
dikembangkan dapat dilihat pada Gambar 20.
Pada Gambar 20, terlihat bahwa proses pengusulan kenaikan pangkat
pejabat fungsional dimulai dari pejabat fungsional yang bersangkutan dengan
mengusulkan ke pengelola kepegawaian di UPT atau unit kerja (UK) eselon II
masing-masing. Kemudian dari pengelola kepegawaian di UPT atau UK eselon II
memasukan data usulan kenaikan pangkat ke sistem SIMPEG online.
90
Bersamaan dengan proses input data usulan KP fungsional, maka
dilakukan proses pengiriman berkas usulan KP fungsional secara elektronik dan
manual. Proses pengiriman secara elektronik yaitu pengiriman berkas usulan KP
fungsional yang dilakukan melalui sistem informasi usulan dan monitoring
administrasi kepegawaian atau SIMPEG online. Pengelola kepegawaian di UPT
dan UK eselon II dapat mengunggah berkas usulan KP fungsional ke dalam
sistem dengan format file pdf atau jpeg. Sistem tersebut akan mengatur
pengiriman berkas secara otomatis. Berkas yang dikirim secara elektronik harus
ke UK eselon II masing-masing, tidak boleh langsung ke Badan Litbang
Pertanian. Hal ini dikarenakan pada UK eselon II akan dilakukan verifikasi berkas
sebelum dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian. Selanjutnya dari UK eselon II
dapat mengunduh file yang telah dikirim.
Gambar 20 Rancangan proses bisnis sistem kenaikan pangkat pejabat fungsional.
91
Proses pengiriman secara manual yaitu pengiriman fisik berkas usulan KP
fungsional yang dilakukan melalui jasa pengiriman atau diantar langsung oleh
petugas kepegawaian ke UK eselon II atau ke Badan Litbang Pertanian.
Pengiriman fisik berkas tetap dilakukan karena sementara ini rantai birokrasi
eksternal Badan Litbang Pertanian masih menggunakan fisik berkas yang sah
(yang telah dilegalisir). Sehingga pada saat ini kegunaan dari sistem elektronik
adalah apabila UK dan Badan Litbang Pertanian membutuhkan kekurangan
kelengkapan berkas usulan, maka tidak perlu meminta lagi ke UPT tetapi
langsung mengakses ke web database untuk mencetak kekurangan kelengkapan
berkas usulan tersebut.
Proses selanjutnya adalah usulan dan berkas usulan KP fungsional
diterima oleh UK eselon II yang kemudian dilakukan varifikasi berkas oleh
pengelola kepegawaian di UK eselon II. Verifikasi berkas dilakukan dengan
mencocokkan berkas yang dikirim secara elektronik dan manual dengan
persyaratan yang berlaku. Apabila berkas yang dikirim tidak lengkap, maka akan
dimintakan kekurangan kelengkapan berkas usulan KP fungsional ke UPT.
Apabila kelengkapan berkas sudah lengkap, maka dapat diusulkan lebih lanjut ke
Badan Litbang Pertanian. Kemudian berkas yang dikirim secara manual di
cocokkan dengan berkas yang dikirim secara elektronik. Jika pada salah satu ada
yang kurang diharapkan dapat saling melengkapi.
Pengumpulan kelengkapan berkas dan pengusulan kenaikan pangkat
pejabat fungsional diharapkan dapat dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT
dan unit kerja eselon II. Sehingga pejabat fungsional yang bersangkutan tidak lagi
dibebankan dengan urusan administrasi kepegawaian. Proses pengusulan
dilakukan menggunakan web database ke masing-masing UK (eselon II).
Selanjutnya masing-masing UK (eselon II) memverifikasi kelengkapan
berkas usulan. Apabila terjadi kekurangan kelengkapan, maka pengelola
kepegawaian eselon II dapat memasukkan kekurangan kelengkapan berkas
tersebut ke web database yang tujuannya agar semua pegawai dan pengelola
kepegawaian di lingkup UK (eselon II) dan UPT masing-masing dapat
mengetahui kekurangan berkas yang harus dilengkapi pada waktu kapan saja dan
dimana saja. Jika kelengkapan berkas sudah lengkap, proses selanjutnya adalah
92 setiap eselon II mengkompilasi usulan dari UPT masing-masing dan mengirimkan
usulan dan berkas usulan tersebut ke Badan Litbang Pertanian baik melalui web
database maupun secara manual.
Begitu juga di Badan Litbang Pertanian (eselon I), setelah menerima
usulan dan kelengkapan berkas, dilakukan verifikasi oleh Badan Litbang
Pertanian. Kemudian setelah lengkap, berkas dikirimkan ke Biro Organisasi dan
Kepegawaian, Kementerian Pertanian (Kementan). Namun apabila terdapat
kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola kepegawaian Badan Litbang
Pertanian mengecek berkas yang dikirim secara elektronik. Apabila tidak ada pada
berkas elektronik maka langsung memberitahukan ke semua instansi baik UK
(eselon II) maupun UPT melalui web database. Hal ini bertujuan agar semua
pengelola kepegawaian dan pegawai yang bersangkutan mengetahui kekurangan
kelengkapan berkas proses usulan administrasi kepegawaian tersebut.
Pada sistem yang baru, proses pengusulan kelengkapan berkas
administrasi kepegawaian dapat dipersingkat. Pengelola kepegawaian di eselon I
dan II apabila pada saat memverifikasi berkas terdapat kekurangan, maka dapat
langsung mengakses dan mencetak kekurangan berkas tersebut melalui web
database dengan menggunakan program yang telah dibuat. Program akan secara
otomatis membuat laporan siapa yang sedang mengusulkan proses administrasi
kepegawaian dan menampilkan status berkas saat ini dari hasil input yang
dilakukan oleh pengelola kepegawaian. Oleh karena itu pimpinan dan semua
pegawai dapat langsung melihat hasil proses usulan administrasi kepegawaian
tanpa waktu yang lama. Setelah alur kerja dapat didefinisikan, selanjutnya adalah
menentukan fungsi apa saja yang terdapat pada program proses usulan
administrasi kepegawaian yang akan dibuat.
Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Pembebasan Sementara
Berdasarkan hasil survei, wawancara, dan kuesioner bahwa pada proses
bisnis usulan pembebasan sementara yang tersedia, memakan waktu cukup lama
yaitu 5 sampai 6 bulan dari tahap penyiapan kelengkapan berkas usulan hingga
hasil Surat Keputusan (SK) pembebasan sementara dari jabatan fungsional, seperti
yang dapat dilihat pada Tabel 12. Sebagian besar responden (32,02%) mengikuti
proses monitoring usulan pembebasan sementara. namun proses monitoring
93 dimaksud dilakukan secara manual oleh sebab itu responden menginginkan
adanya sistem monitoring secara online (52,81%). Responden juga menginginkan
adanya proses pembebasan sementara jabatan fungsional yang cepat, efektif dan
efisien serta dapat memantau secara langsung proses yang sedang berjalan. Salah
satu cara untuk menangani hal tersebut adalah dengan membuat suatu
pengembangan SIMPEG yaitu melalui membuat racangan sistem informasi usulan
dan monitoring administrasi kepegawaian secara online yang dapat
mengakomodir kebutuhan responden.
Tabel 12 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis pembebasan sementara
No. Uraian Jawaban Jml Persentase (%)
1 Apakah mengikuti proses Ya : 57 32,02
monitoring pembebasan Tidak : 45 25,28 Sementara Abstain : 76 42,70
2 Jika Ya, bagaimana cara Manual : 48 26,97 memonitornya Datang ke instansi terkait : 6 3,37 Elektronik : 4 2,25 Abstain : 120 67,42
3 Jika Tidak, apa yg dilakukan Menunggu hasil : 37 20,79 Membiarkan : 12 6,74 Abstain : 129 72,47
4 Apakah perlu ada sistem Ya : 94 52,81 monitoring pembebasan Tidak : 2 1,12 sementara secara online Abstain : 82 46,07
5 Apakah berkas fisik masih Ya : 72 40,45 diperlukan Tidak : 17 9,55 Abstain : 89 50
6 Waktu yang dibutuhkan untuk 1-2 bulan : 10 5,62 keseluruhan proses 3-4 bulan : 21 11,80 Pembebasan Sementara 5-6 bulan : 33 18,54 7-8 bulan : 7 3,93 9-10 bulan : 2 1,12 11-12 bulan : 16 8,99 > 1 tahun : 3 1,69 > 4 tahun : 1 0,56 > 6 bulan : 1 0,56
Tidak ada batas waktu : 2 1,12 Tidak tahu : 3 1,69 Abstain : 79 44,38
94
Berdasarkan kebutuhan responden, maka perlu dirancang sistem
monitoring proses usulan dan pengiriman berkas usulan pembebasan sementara
secara online. Adapun alur proses bisnis yang akan dikembangkan adalah seperti
yang dapat dilihat pada Gambar 21.
Pada Gambar 21, proses pengusulan pembebasan sementara pejabat
fungsional dimulai dari pejabat fungsional yang bersangkutan dengan
mengusulkan ke pengelola kepegawaian di UPT atau unit kerja (UK) eselon II
masing-masing. Kemudian dari pengelola kepegawaian di UPT atau UK eselon II
menginput data usulan kenaikan pangkat ke sistem informasi usulan dan
monitoring administrasi kepegawaian yang berbasis web database.
Bersamaan dengan proses input data usulan pembebasan sementara
fungsional, maka dilakukan proses pengiriman berkas usulan pembebasan
sementara fungsional secara elektronik dan manual. Proses pengiriman secara
elektronik yaitu pengiriman berkas usulan pembebasan sementara fungsional yang
dilakukan secara komputerisasi melalui sistem informasi usulan dan monitoring
administrasi kepegawaian. Pengelola kepegawaian di UPT dan UK eselon II dapat
mengunggah (upload) berkas usulan pembebasan sementara fungsional ke dalam
sistem dalam format file pdf dan jpeg. Sistem tersebut akan mengatur pengiriman
berkas secara otomatis. Berkas yang dikirim secara elektronik harus ke UK eselon
II masing-masing, tidak boleh langsung ke Badan Litbang Pertanian. Hal ini
dikarenakan pada UK eselon II akan dilakukan verifikasi berkas sebelum
dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian. UK eselon II dan Badan Litbang
Pertanian dapat mengunduh (download) file yang telah dikirim dari UPT lingkup
UK eselon II masing-masing. Sedangkan proses pengiriman secara manual yaitu
pengiriman fisik berkas usulan pembebasan sementara fungsional yang dilakukan
melalui jasa pengiriman atau diantar langsung oleh petugas kepegawaian ke UK
eselon II atau ke Badan Litbang Pertanian.
Proses selanjutnya adalah usulan dan berkas usulan pembebasan sementara
fungsional diterima oleh UK eselon II yang kemudian dilakukan varifikasi berkas
oleh pengelola kepegawaian di UK eselon II. Verifikasi berkas dilakukan dengan
mencocokkan berkas yang dikirim secara elektronik dan manual dengan
persyaratan yang berlaku. Apabila secara elektronik dan manual berkas yang
95 dikirim tidak lengkap, maka akan dimintakan kekurangan kelengkapan berkas
usulan pembebasan sementara fungsional ke UPT masing-masing. Apabila
kelengkapan berkas sudah lengkap, maka dapat diusulkan lebih lanjut ke Badan
Litbang Pertanian. Kemudian apabila berkas yang dikirim manual tidak lengkap,
sedangkan yang dikirim secara elektronik sudah lengkap, maka kekurangan
kelengkapan berkas tersebut dapat diambil secara elektronik dengan
menggunakan aplikasi Simpeg online. Kemudian berkas yang dikirim secara
manual di cocokkan dengan berkas yang dikirim secara elektronik. Jika pada salah
satu ada yang kurang diharapkan dapat saling melengkapi.
Gambar 21 Hasil analisis rancangan sistem usulan pembebasan sementara jabatan fungsional.
96
Pengumpulan kelengkapan berkas dan pengusulan pembebasan sementara
pejabat fungsional diharapkan dapat dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT
dan unit kerja eselon II. Sehingga pejabat fungsional yang bersangkutan tidak lagi
dibebankan dengan urusan administrasi kepegawaian.
Di tingkat Badan Litbang Pertanian (eselon I), setelah menerima usulan
dan kelengkapan berkas, dilakukan verifikasi oleh Badan Litbang Pertanian.
Kemudian setelah lengkap, berkas dikirimkan ke Biro Kepegawaian Kementan.
Namun apabila terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola
kepegawaian Badan Litbang Pertanian langsung memberitahukan ke semua
instansi baik UK (eselon II) maupun UPT melalui web database. Hal ini bertujuan
agar semua pengelola kepegawaian dan pegawai yang bersangkutan mengetahui
kekurangan kelengkapan berkas tersebut.
Pada sistem yang baru, proses pengusulan kelengkapan berkas
administrasi kepegawaian dapat dipersingkat. Pengelola kepegawaian di eselon I
dan II apabila pada saat memverifikasi berkas terdapat kekurangan, maka dapat
langsung mengakses dan mencetak kekurangan berkas tersebut melalui web
database dengan menggunakan program yang telah dibuat. Program akan secara
otomatis membuat laporan siapa yang sedang mengusulkan proses administrasi
kepegawaian dan menampilkan status berkas saat ini dari inputan pengelola
kepegawaian. Oleh karena itu pimpinan dan semua pegawai dapat langsung
melihat hasil proses usulan administrasi kepegawaian tanpa waktu yang lama.
Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Aktif Bekerja Kembali (ABK)
Dalam analisis proses bisnis usulan ABK hampir sama dengan proses
bisnis sebelumnya yaitu KP dan pembebasan sementara. Yang membedakan
adalah batasan rantai birokrasi yang mengelola proses tersebut yaitu hanya sampai
di tingkat Kementan.
Berdasarkan hasil survei, wawancara, dan kuesioner 16,85% responden
menyatakan bahwa pada proses bisnis usulan ABK saat ini, memakan waktu
cukup lama yaitu antara 5 sampai dengan 6 bulan dari tahap penyiapan
kelengkapan berkas usulan hingga yang bersangkutan menerima hasil Surat
Keputusan (SK) ABK, seperti yang dapat dilihat pada Tabel 13. Kemudian
responden (57,87%) menginginkan adanya proses ABK yang cepat, efektif dan
97 efisien serta dapat memantau secara langsung proses yang sedang berjalan. Salah
satu cara untuk menangani hal tersebut adalah dengan membuat suatu
pengembangan SIMPEG yaitu melalui membuat racangan sistem informasi usulan
dan monitoring administrasi kepegawaian yang dapat mengakomodir kebutuhan
responden. Adapun alur proses bisnis yang akan dikembangkan adalah seperti
yang disajikan pada Gambar 22.
Tabel 13 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis ABK
No. Uraian Jawaban Jml Persentase (%)
1 Apakah mengikuti proses Ya : 85 47,75 monitoring usulan ABK Tidak : 28 15,73 Abstain : 65 36,52
2 Jika Ya, bagaimana cara Manual : 68 38,20 memonitornya Datang ke instansi
terkait : 10 5,62
Elektronik : 14 7,87 Abstain : 86 48,31
3 Jika Tidak, apa yg dilakukan Menunggu hasil : 24 13,48 Membiarkan saja : 8 4,49 Abstain : 146 82,02
4 Apakah perlu ada sistem Ya : 103 57,87
monitoring berkas usulan ABK Tidak : 4 2,25 secara online Abstain : 71 39,89
5 Apakah fisik berkas perlu dikirim Ya : 85 47,75 Tidak : 15 8,43 Abstain : 78 43,82
6 Waktu yang dibutuhkan untuk 1-2 bulan : 5 2,81 keseluruhan proses ABK 3-4 bulan : 26 14,61 5-6 bulan : 30 16,85 7-8 bual : 7 3,93 9-10 bulan : 3 1,69 11-12 bulan : 28 15,73 24 bulan : 1 0,56 >2 tahun : 1 0,56
> 1 tahun : 5 2,81 Tidak ada batas waktu : 2 1,12 Tidak tahu : 2 1,12 Abstain : 68 38,20
Berdasarkan Gambar 22, dapat dilihat bahwa proses pengusulan ABK
dapat dilakukan dengan sistem online yaitu pengelola kepegawaian dapat
mengusulkan proses ABK dengan menginput usulan ke sistem online tersebut.
98 Namun disamping pengusulan secara online, berdasarkan hasil kuesioner
responden menginginkan berkas fisik usulan juga dapat disampaikan ke unit kerja
eselon II dan seterusnya yang memproses usulan ABK. Hal ini dikarenakan
karena rantai birokrasi di luar Badan Litbang Pertanian masih menggunakan
sistem manual yaitu dengan melihat berkas secara langsung yang sudah dilegalisir
oleh atasan sebagai bukti otentik.
Proses pengusulan ABK dapat dimulai dari pejabat fungsional yang
bersangkutan dengan mengusulkan ke pengelola kepegawaian di UPT atau unit
kerja (UK) eselon II masing-masing. Kemudian dari pengelola kepegawaian di
UPT atau UK eselon II memasukkan data usulan ABK ke sistem yang berbasis
web database.
Gambar 22 Analisis rancangan sistem aktif bekerja kembali.
99
Bersamaan dengan proses pemasukan data usulan ABK, maka dilakukan
proses pengiriman berkas usulan ABK secara elektronik dan manual. Pengelola
kepegawaian di UPT dan UK eselon II dapat mengunggah berkas usulan ABK ke
dalam sistem dalam format file pdf atau jpeg. Sistem tersebut akan mengatur
pengiriman berkas secara otomatis. Berkas yang dikirim secara elektronik harus
ke UK eselon II masing-masing, tidak boleh langsung ke Badan Litbang
Pertanian. Hal ini dikarenakan pada UK eselon II akan dilakukan verifikasi berkas
sebelum dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian. Selanjutnya dari UK eselon II
atau Badan Litbang Pertanian dapat mengunduh file dokumen elektronik yang
telah dikirim dari UPT lingkup UK eselon II masing-masing. Sedangkan proses
pengiriman secara manual dilakukan melalui jasa pengiriman atau diantar
langsung oleh petugas kepegawaian ke instansi yang menaunginya.
Proses selanjutnya adalah usulan dan berkas usulan ABK diterima oleh
UK eselon II yang kemudian dilakukan varifikasi berkas oleh pengelola
kepegawaian di UK eselon II. Verifikasi berkas dilakukan dengan mencocokkan
berkas yang dikirim secara elektronik dan manual dengan persyaratan yang
berlaku. Apabila berkas yang dikirim tidak lengkap, maka akan dimintakan
kekurangan kelengkapan berkas usulan ABK ke UPT. Apabila kelengkapan
berkas sudah lengkap, maka dapat diusulkan lebih lanjut ke Badan Litbang
Pertanian. Kemudian berkas yang dikirim secara manual di cocokkan dengan
berkas yang dikirim secara elektronik. Jika pada salah satu ada yang kurang
diharapkan dapat saling melengkapi.
Pengumpulan kelengkapan berkas dan pengusulan ABK diharapkan dapat
dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT dan unit kerja eselon II. Sehingga
pejabat fungsional yang bersangkutan tidak lagi dibebankan dengan urusan
administrasi kepegawaian. Kemudian proses pengusulan dilakukan menggunakan
web database ke masing-masing UK (eselon II). Namun pada proses pengiriman
berkas dilakukan melalui 2 (dua) jalur yaitu jalur elektronik dan fisik berkas.
Pengiriman melalui elektronik yaitu semua dokumen pejabat fungsional yang
terkait dimasukkan ke dalam web database sehingga akan mempercepat waktu
pengiriman dan lebih ekonomis. Sedangkan pengiriman fisik berkas tetap
dilakukan karena sementara ini rantai birokrasi eksternal Badan Litbang Pertanian
100 masih menggunakan fisik berkas yang sah (yang telah dilegalisir). Sehingga pada
saat ini kegunaan dari sistem elektronik adalah apabila UK eselon II dan Badan
Litbang Pertanian membutuhkan kekurangan kelengkapan berkas usulan, maka
tidak perlu meminta lagi ke UPT tetapi langsung mengakses ke web database
untuk mencetak kekurangan kelengkapan berkas usulan ABK tersebut.
Setelah menerima usulan dan kelengkapan berkas dari UK eselon II,
selanjutnya dilakukan verifikasi oleh Badan Litbang Pertanian. Kemudian setelah
lengkap, berkas dikirimkan ke Biro Organisasi dan Kepegawaian Kementan.
Namun apabila terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola
kepegawaian Badan Litbang Pertanian langsung memberitahukan ke semua
instansi baik UK (eselon II) maupun UPT melalui web database. Hal ini bertujuan
agar semua pengelola kepegawaian dan pegawai yang bersangkutan mengetahui
kekurangan kelengkapan berkas tersebut.
Pada sistem yang baru, proses pengusulan kelengkapan berkas
administrasi kepegawaian dapat dipersingkat. Pengelola kepegawaian di eselon I
dan II apabila pada saat memverifikasi berkas terdapat kekurangan, maka dapat
langsung mengakses dan mencetak kekurangan berkas tersebut melalui web
database dengan menggunakan program yang telah dibuat. Program akan secara
otomatis membuat laporan siapa yang sedang mengusulkan proses administrasi
kepegawaian dan menampilkan status berkas saat ini dari inputan pengelola
kepegawaian. Oleh karena itu pimpinan dan semua pegawai dapat langsung
melihat hasil proses usulan administrasi kepegawaian tanpa waktu yang lama.
Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Tugas Belajar
Dari kuesioner yang disebar, dihasilkan bahwa sebagian besar responden
menjawab bahwa proses usulan tugas belajar harus menunggu surat permintaan
usulan dari Badan Litbang Pertanian. Sedangkan untuk ketiga proses sebelumnya
tidak harus menunggu permintaan usulan dari Badan Litbang Pertanian atau unit
eselon II masing-masing. Artinya usulan KP fungsional, pembebasan sementara,
dan ABK dapat dilakukan setiap saat asal sudah memenuhi syarat yang telah
ditentukan. Namun khusus untuk proses KP fungsional pengusulan dilakukan 2
(dua) periode yaitu April dan Oktober sehingga untuk pejabat fungsional yang
akan naik pangkat dapat mengajukan usulan sebelum April dan Oktober.
101
Berdasarkan hasil survei, wawancara, dan hasil kuesioner seperti yang
dapat dilihat pada Tabel 14 bahwa pada proses bisnis usulan tugas belajar saat ini,
memakan waktu 3 sampai 4 bulan dari tahap penyiapan kelengkapan berkas
usulan hingga pengumuman hasil seleksi petugas belajar Badan Litbang
Pertanian. Selama ini sebagian besar responden (50%) mengikuti proses
monitoring usulan tugas belajar secara manual yaitu dengan menanyakan kepada
pengelola kepegawaian secara berjenjang baik melalui telepon maupun email.
Kemudian 64,04% dari responden menginginkan adanya proses tugas belajar yang
cepat, efektif dan efisien serta dapat memantau secara langsung proses yang
sedang berjalan. Salah satu cara untuk menangani hal tersebut adalah dengan
membuat suatu pengembangan SIMPEG yaitu melalui membuat rancangan sistem
informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian tugas belajar yang
dapat mengakomodir kebutuhan responden.
Tabel 14 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis tugas belajar
No. Uraian Jawaban Jml Persentase (%)
1 Apakah mengikuti proses Ya : 89 50 memonitor berkas Tidak : 35 19,66 Abstain : 54 30,34
2 Jika Ya, bagaimana cara Manual : 73 41,01 Memonitornya Datang ke instansi terkait : 9 5,06 Elektronik : 10 5,62 Abstain : 86 48,31
3 Jika Tidak, apa yang dilakukan Menunggu hasil : 28 15,73 Membiarkan saja : 12 6,74 Abstain : 138 77,53
4 Apakah perlu sistem Ya : 114 64,04 monitoring berkas tugas Tidak : 5 2,81 belajar secara online Abstain : 59 33,15
5 Apakah berkas fisik masih Ya : 99 55,62 perlu dikirim Tidak : 12 6,74 Abstain : 67 37,64
6 Waktu yang dibutuhkan untuk 1-2 bulan : 21 11,80 keseluruhan proses Tugas 3-4 bulan : 31 17,42 Belajar 5-6 bulan : 18 10,11
7-8 bulan : 10 5,62 9-10 bulan : 5 2,81
102
No. Uraian Jawaban Jml Persentase (%)
11-12 bulan : 23 12,92 > 1 tahun : 4 2,25 Tidak tahu : 2 1,12 Tdk ada batas waktu : 2 1,12 > 3 bulan : 1 0,56
> 2 tahun : 1 0,56 1 - 2 tahun : 1 0,56 Tidak ingat : 1 0,56 Abstain : 58 32,58
Berdasarkan hasil kuesioner di atas, perlu dilakukan perancangan sistem
proses usulan tugas belajar secara online. Adapun alur proses bisnis yang akan
dikembangkan dapat dilihat pada Gambar 23 berikut:
Gambar 23 Hasil analisis rancangan sistem usulan tugas belajar.
103
Berdasarkan Gambar 23, proses pengusulan tugas belajar dilakukan oleh
pimpinan atau kepala UPT atau unit eselon II setelah mendapat informasi
permintaan pengusulan tugas belajar dari unit kerja eselon II masing-masing dan
Badan Litbang Pertanian. Proses pengusulan calon petugas belajar diseleksi oleh
pimpinan UPT masing-masing sesuai dengan prosedur dan persyaratan yang
berlaku. Kemudian pimpinan UPT memberikan daftar calon petugas belajar ke
pengelola kepegawaian untuk dilakukan pemasukan data usulan tugas belajar
secara elektronik ke sistem online tersebut. Setelah itu, pengelola kepegawaian
UPT menginformasikan kepada pegawai yang telah diseleksi oleh pimpinan UPT
bahwa yang bersangkutan diusulkan untuk tugas belajar serta memberitahukan
untuk segera melengkapi kelengkapan persyaratan berkas yang telah ditentukan.
Setelah berkas sudah lengkap kemudian pengelola kepegawaian UPT
memverifikasi berkas tersebut dan mengirim berkas tersebut baik secara fisik
maupun elektronik ke unit kerja eselon II masing-masing. Berdasarkan hasil
kuesioner, responden menjawab rata-rata waktu yang butuhkan untuk
menyiapkan, memverifikasi, mengirim, dan melengkapi kekurangan berkas usulan
tugas belajar rata-rata 20 hari.
Setelah dikirim ke unit kerja eselon II, kemudian pengelola kepegawaian
unit kerja eselon II akan menerima pesan di sistem online tersebut bahwa UPT
XYZ telah mengusulkan dan mengirim berkas usulan tugas belajar. Selanjutnya
kemudian memverifikasi berkas usulan tugas belajar yang telah masuk ke unit
eselon II. Jika terjadi kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola
kepegawaian unit eselon II akan memberikan pesan kepada UPT dan pegawai
terkait melalui sistem online sehingga diharapkan pengelola kepegawaian UPT
dan pejabat fungsional terkait dapat mengetahui kekurangan berkas tersebut
secara cepat setiap saat. Setelah berkas lengkap semua langkah selanjutnya adalah
pengelola kepegawaian unit kerja eselon II mengirim berkas usulan tugas belajar
ke tingkat Badan Litbang Pertanian baik secara elektronik maupun secara fisik.
Waktu yang dibutuhkan untuk memverifikasi dan mengirim berkas ke Badan
Litbang Pertanian adalah 7 hari.
Di tingkat Badan Litbang Pertanian proses usulan berkas tugas belajar
hampir sama dengan di unit kerja eselon II. Pengelola kepegawaian tingkat Badan
104 Litbang Pertanian akan menerima pesan melalui sistem online bahwa unit kerja
eselon II XYZ telah mengirimkan usulan dan berkas tugas belajar. Selanjutnya
pengelola kepegawaian Badan Litbang Pertanian mendownload berkas yang telah
dikirim yang kemudian dilakukan juga verifikasi berkas. Jika masih terdapat
kekurangan berkas maka dimintakan kekurangannya tersebut ke unit kerja eselon
II melalui sistem online tersebut.
Apabila sudah lengkap langkah selanjutnya adalah pengelola kepegawaian
Badan Litbang Pertanian mengkompilasi dan membuat daftar serta rekap semua
usulan calon petugas belajar. Daftar dan rekap tersebut kemudian diserahkan
kepada tim komisi pembinaan tenaga (KPT) untuk diseleksi. Hasil seleksi tersebut
kemudian direkomendasikan kepada pimpinan Badan Litbang Pertanian untuk
mendapat persetujuan. Setelah disetujui oleh pimpinan Badan Litbang Pertanian,
pengelola kepegawaian kemudian membuat surat pengantar ke Menteri Pertanian
untuk dapat dibuatkan surat keputusan (SK) tugas belajar dari Badan Litbang
Pertanian oleh Menteri Pertanian.
4.4.3 Information System Architecture Dalam menjalankan proses bisnis yang telah diuraikan di atas, maka
diperlukan adanya sistem informasi. Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai
sistem informasi kepegawaian yang ada di Badan Litbang Pertanian, termasuk
kebutuhan aplikasi ke depan di lingkup Badan Litbang Pertanian. Disamping
sistem informasi kepegawaian juga akan dibahas sistem informasi yang terkait
dengan SIMPEG.
Arsitektur sistem informasi terdiri dari 2 (dua) arsitektur. Pertama adalah
arsitektur aplikasi, dimana arsitektur ini akan membahas tentang aplikasi yang ada
saat ini dan aplikasi yang akan dirancang. Kedua yaitu arsitektur data, dimana
arsitektur ini digunakan untuk merancang database yang akan digunakan dalam
membuat rancangan Simpeg online dimaksud.
4.4.3.1 Kondisi saat ini
Aplikasi SIMPEG
Dalam rangka mendukung penyajian data dan informasi di bidang
kepegawaian, maka dikembangkan aplikasi pengolahan dan penyajian data
kepegawaian yang disebut SIMPEG. SIMPEG sebagai alat bantu dalam penyajian
data dan informasi kepegawaian telah dikembangkan oleh Badan Litbang
105 Pertanian sejak tahun 1986 yang berbasis pada operating sistem DOS. Untuk
keseragaman di seluruh instansi lingkup Deptan, kemudian pada tahun anggaran
1994/1995 pengembangan SIMPEG dilakukan oleh Pusat Data dan Informasi
Deptan (Pusdatin) dan telah diterapkan oleh berbagai unit pengelola kepegawaian
baik di pusat maupun wilayah (UPT). Pengembangan SIMPEG disesuaikan
dengan kemajuan teknologi, kebutuhan akan jenis dan bentuk informasi serta
peraturan yang berlaku di bidang kepegawaian, sehingga SIMPEG telah
mengalami perubahan-perubahan, dan telah dikembangkan dengan menggunakan
operating sistem Windows dan perangkat lunak Visual Foxpro 7.0.
Berdasarkan pengamatan langsung dan wawancara, SIMPEG saat ini
belum memberikan kemudahan bagi pengguna untuk memanfaatkan informasi
yang ada, sehingga perlu dikembangkan suatu sistem yang memberikan
kemudahan bagi pengambil kebijakan sebagai bahan pengambil keputusan. Pada
saat ini SIMPEG yang ada juga belum sepenuhnya user friendly karena hanya
mudah digunakan oleh pengelola SIMPEG saja sedangkan untuk menampilkan
data dan informasi yang diperlukan oleh pengguna lain tidak dengan mudah dapat
dilakukan. Selain itu apabila terdapat permintaan data dan informasi yang tidak
terdapat dalam aplikasi SIMPEG, sebagian besar pengelola SIMPEG mengolah
kembali data tersebut secara manual dengan menggunakan aplikasi pengolah data
yang lain seperti Excel dan Access.
Dalam proses pengurusan administrasi kepegawaian dilakukan sesuai
prosedur birokrasi yang berlaku yang melibatkan banyak instansi sehingga
pengelola kepegawaian merasa kesulitan untuk dapat memantau berkas usulan.
Selama ini proses pemantauan (monitoring) berkas dilakukan secara manual yaitu
dengan menggunakan alat komunikasi dan mendatangi langsung ke instansi yang
terkait secara berjenjang. SIMPEG yang ada saat ini seharusnya dapat
memberikan fasilitas monitoring berkas usulan administrasi, namun sampai
sekarang belum terdapat proses monitoring tersebut. Dengan adanya sistem
monitoring diharapkan dapat mempermudah pengelola kepegawaian dan semua
pegawai di Badan Litbang Pertanian dalam memantau status berkas usulan yang
sedang diproses pada setiap saat dan dimanapun pegawai yang bersangkutan
berada.
106
Disamping itu, karena sifat data kepegawaian sangat dinamis, sehingga
data dapat berubah setiap saat. Untuk itu diperlukan sistem yang memberikan
kemudahan kepada pengelola kepegawaian dan pengguna lain sehingga dapat
langsung melakukan pembaruan data pada setiap saat dan dimanapun berada.
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di lingkungan
Badan Litbang Pertanian dimaksudkan untuk mendukung penerapan manajemen
modern, khususnya dalam penyediaan informasi yang diperlukan dalam
menunjang menajemen penelitian. Selain itu juga untuk membuat manajemen
sumber daya manusia di Badan Litbang Pertanian menjadi terintegrasi, terpadu,
reliable. Selanjutnya pengembangan SIMPEG saat ini dilaksanakan dengan
pemeliharaan database kepegawaian, peningkatan software SIMPEG, serta
evaluasi performansi SIMPEG dan pemanfaatannya dalam menunjang perumusan
kebijaksanaan menajemen di lingkungan Badan Litbang Pertanian.
Database SIMPEG
Dalam aplikasi SIMPEG yang sedang berjalan, terdapat 25 tabel yang
terdiri dari 1 tabel data dasar dan 24 tabel penunjang lainnya. Daftar nama-nama
table dapat dilihat pada Tabel 15.
Tabel 15 Daftar tabel pada aplikasi SIMPEG saat ini
No. Nama Tabel Keterangan
1. DTDASAR.DBF : File data dasar pegawai
2. FORMAL.DBF : File data riwayat pendidikan formal
3. INFORMAL.DBF : File data riwayat pendidikan informal
4. JENJANG.DBF : File data riwayat diklat penjenjangan
5. PANGKAT.DBF : File data riwayat kepangkatan
6. JABAT.DBF : File data riwayat jabatan
7. ISTRI.DBF : File data istri/suami
8. DATANAK.DBF : File data anak
9. JASA.DBF : File data tanda jasa
10. DATADP3.DBF : File data riwayat DP3
11. LKKARYA.DBF : File data seminar, lokakarya, symposium
107
No. Nama Tabel Keterangan
12. HUKUM.DBF : File data riwayat hukuman disiplin
13. ORGANISA.DBF : File data riwayat organisasi
14. KELUARGA.DBF : File data keluarga
15. NILPAK.DBF : File data penilaian angka kredit fungsional
16. BELAJAR.DBF : File data tugas/ijin belajar
17. PENSIUN.DBF : File data pegawai yang telah pensiun
18. TABUNKER.DBF : File tabel rujukan untuk unit kerja
19. TABFUNG.DBF : File tabel rujukan fungsional
20. TABPROP.DBF : File tabel rujukan propinsi
21. TABAHLI.DBF : File tabel rujukan keahlian
22. TABKOM.DBF : File tabel rujukan keahlian
23. TABFAKUL.DBF : File tabel rujukan fakultas/jurusan
24. TABKALA.DBF : File tabel rujukan gaji berkala
25. TABFUNGUMUM.DBF : File table fungsional umum
4.4.3.2 Analisis Sistem Informasi 4.4.3.2.1 Analisis Kebutuhan Sistem
Sebelum menentukan sistem aplikasi yang akan dibuat perlu dilakukan
terlebih dahulu analisis kebutuhan sistem. Analisis ini bertujuan untuk
memperoleh sistem seperti apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh user.
Hasil kuesioner menunjukkan bahwa 87,84 % responden menginginkan
adanya sistem monitoring proses administrasi kepegawaian terutama yang
berkaitan dengan jabatan fungsional. Responden mengungkapkan bahwa sistem
monitoring ini akan bermanfaat dalam menelusuri proses usulan administrasi
kepegawaian yang diajukan. Selain itu juga dapat mempercepat informasi
terhadap status usulan administrasi kepegawaian dan berkas yang diajukan.
Sedangkan untuk model aplikasi yang diinginkan, 87,84% responden
menginginkan sistem aplikasi yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja
yaitu sistem aplikasi yang online. Hal ini disebabkan responden ingin dapat secara
langsung memonitor proses usulan administrasi kepegawaian sehingga dalam
108 memonitor tidak harus menelepon petugas pengelola kepegawaian. Disamping itu
yang terpenting adalah sistem online dapat diakses dimana saja dan kapan saja.
Apabila responden sedang bekerja di lapangan, maka mereka dapat memperoleh
informasi di tempat mereka berada dan pada saat kapan saja.
Namun demikian responden mengungkapkan bahwa selain sistem
monitoring proses administrasi kepegawaian secara online, berkas fisik untuk
kelengkapan usulan harus tetap dikirim secara manual. Hal ini disebabkan selain
untuk backup dokumen dan arsip juga untuk legalitas dari suatu dokumen karena
sampai saat ini proses administrasi kepegawaian di luar rantai birokrasi Badan
Litbang Pertanian masih membutuhkan legalitas dokumen yang harus
ditandatangani atau dilegalisir oleh pejabat yang berwenang.
Berdasarkan investigasi sitsem, maka diperoleh beberapa pengguna sistem
informasi manajemen usulan administrasi kepegawaian diantaranya user dan
administrator. User yang dimaksud adalah pengguna umum yang dapat melihat
informasi pada sistem proses pengusulan administrasi kepegawaian yaitu
pimpinan di lingkup Badan Litbang Pertanian dan pejabat fungsional. Sedangkan
administrator adalah pegawai yang memiliki hak akses dalam mengelola proses
usulan administrasi kepegawaian seperti memasukkan, merubah, menghapus, dan
menambah data usulan administrasi kepegawaian. Administrator dibai menjadi 6
yaitu pertama sysadministrator yang berada di kantor Badan Litbang Pertanian
dan mempunyai hak akses penuh serta bertanggungjawab pada perawatan sistem.
Kedua adalah superadministrator I yang mempunyai hak akses penuh dalam hal
pengelolaan proses kenaikan pengkat pegawai. Ketiga adalah superadministrator
II yang mempunyai hak akses penuh dalam mengelola proses usulan tugas belajar.
Keempat yaitu superadministrator III yang mempunyai hak akses penuh dalam
pengelolaan proses usulan administrasi pembebasan sementara dan aktif bekerja
kembali dari jabatan fungsional. Kelima adalah administrator tingkat unit kerja
eselon II yang mempunyai hak akses pengelolaan administrasi kepegawaian
terhadap unit kerja eselon II maing-masing dan UPT yang dibawahinya. Dan
keenam adalah administrator tingkat UPT yaitu bertanggungjawab dan
mempunyai hak akses terhadap UPT masing-masing dan tidak dapat mengakses
UPT yang lain serta eselon II yang membawahinya.
109
Pengguna sistem yang pertama adalah user sebagai pejabat fungsional.
Analisis kebutuhan untuk pejabat fungsional adalah sebagai berikut:
1. Dapat melihat biodata diri, tetapi tidak dapat merubah data dasar pegawai
sendiri. Apabila ingin merubah biodata harus menginformasikan ke pengelola
kepegawaian dan pengelola kepegawaian yang akan merubahnya,
2. Dapat melihat pengiriman jejak berkas fisik,
3. Dapat melihat hasil verifikasi kelengkapan berkas.
Pengguna sistem yang kedua adalah user sebagai pimpinan di Badan
Litbang Pertanian. Analisis kebutuhan untuk Pemimpin adalah sebagai berikut:
1. Dapat melihat biodata diri, namun tidak dapat merubah biodata dirinya.
Apabila ingin merubah biodata, harus menginformasikan ke pengelola
kepegawaian dan pengelola kepegawaian yang akan merubah biodata yang
bersangkutan,
2. Dapat melihat pengiriman jejak berkas fisik,
3. Dapat melihat hasil verifikasi kelengkapan berkas,
4. Dapat melihat daftar pegawai yang diusulkan dalam usulan kepegawaian.
Pengguna sistem yang ketiga adalah sysadministrator. Analisis kebutuhan
untuk sysadministrator adalah sebagai berikut :
1. Dapat mengelola seluruh data usulan kepegawaian untuk Kenaikan
Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,
2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas
Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,
3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan
Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,
4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan
Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,
5. Dapat mengelola data pegawai khususnya pejabat fungsional Badan Litbang
Pertanian,
6. Dapat menambah pengguna khususnya untuk administrator,
7. Dapat mengusulkan Pejabat Fungsional untuk dibebaskan sementara yang
dilihat dari nilai angka kredit,
8. Dapat mencari data pegawai.
110
Pengguna sistem yang keempat adalah superadministratorI. Analisis
kebutuhan untuk superadministratorI adalah sebagai berikut :
1. Dapat mengelola data usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,
2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,
3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan
Pangkat,
4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan Pangkat,
5. Dapat mencari data pegawai.
Pengguna sistem yang kelima adalah superadministratorII. Analisis
kebutuhan untuk superadministratorII adalah sebagai berikut :
1. Dapat mengelola data usulan kepegawaian untuk Tugas Belajar,
2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Tugas Belajar,
3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Tugas Belajar,
4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Tugas Belajar,
5. Dapat mencari data pegawai.
Pengguna sistem yang keenam adalah superadministratorIII. Analisis
kebutuhan untuk superadministratorIII adalah sebagai berikut :
1. Dapat mengelola data usulan kepegawaian untuk Pembebasan Sementara dan
Aktif Bekerja Kembali,
2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Pembebasan Sementara
dan Aktif Bekerja Kembali,
3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Pembebasan
Sementara dan Aktif Bekerja Kembali,
4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Pembebasan
Sementara dan Aktif Bekerja Kembali,
5. Dapat mengusulkan Pejabat Fungsional untuk dibebaskan sementara yang
dilihat dari nilai angka kredit,
6. Dapat mencari data pegawai.
Pengguna sistem yang ketujuh adalah administrator Unit Kerja. Analisis
kebutuhan untuk administrator Unit Kerja adalah sebagai berikut :
1. Dapat mengelola seluruh data usulan kepegawaian untuk Kenaikan
Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali.
111 2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas
Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali.
3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan
Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali.
4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan
Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali.
5. Dapat mengelola data pegawai khususnya pejabat fungsional di UK.
6. Dapat mencari data pegawai.
Pengguna sistem yang kedelapan adalah administrator Unit Pelaksanaan
Teknis. Analisis kebutuhan untuk administrator Unit Pelaksanaan Teknis adalah
sebagai berikut :
1. Dapat mengelola seluruh data usulan kepegawaian untuk Kenaikan
Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,
2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas
Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,
3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan
Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,
4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan
Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,
5. Dapat mengelola data pegawai khususnya pejabat fungsional di UPT.
6. Dapat mencari data pegawai.
4.4.3.2.2 Analisis Kebutuhan Fungsional Sistem
Tahap analisis kebutuhan fungsional sistem akan membahas mengenai
fungsi-fungsi yang diperlukan dalam pembangunan sistem. Hal ini dilakukan
untuk memenuhi kebutuhan data dan informasi yang diperlukan oleh pengguna
berdasarkan analisis kebutuhan pengguna. Berdasarkan hasil analisis proses
bisnis, identifikasi kebutuhan data dan informasi, maka dianalisis juga beberapa
fungsi yang harus tersedia di dalam sistem. Hal ini dilakukan untuk memenuhi
kebutuhan data dan informasi yang diperlukan oleh pengguna. Setiap fungsi yang
diusulkan diberi kode sehingga dapat mempermudah identifikasi pada saat
implementasi dan penyusunan dokumen. Daftar kebutuhan fungsional sistem yang
diusulkan dapat dilihat pada Tabel 16.
112 Tabel 16 Daftar kebutuhan fungsional sistem
No. Kode Nama Fungsi Deskripsi
1. SIMPEG001 Login Mendapatkan hak akses
2. SIMPEG002 Lihat data pejabat fungsional
Melihat daftar pejabat fungsional yang masuk ke dalam sistem
3. SIMPEG003 Lihat data usulan administrasi kepegawaian
Melihat data pejabat fungsional yang mengusulkan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar
4. SIMPEG004 Lihat status berkas usulan administrasi kepegawaian
Melihat status atau posisi berkas usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar
5. SIMPEG005 Lihat pesan notifikasi Melihat pesan notifikasi yang dikirim oleh operator
6. SIMPEG006 Mengirim pesan notifikasi
Membuat dan mengirim pesan notifikasi bahwa berkas telah dikirim
7. SIMPEG007 Tambah data usulan administrasi kepegawaian
Menambah atau memasukkan data usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional
8. SIMPEG008 Edit data usulan administrasi kepegawaian
Mengubah data usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional
9. SIMPEG009 Simpan data usulan administrasi kepegawaian
Menyimpan data usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional
10. SIMPEG010 Hapus data usulan administrasi kepegawaian
Menghapus data usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional
11. SIMPEG011 Upload berkas Mengunggah dokumen kelengkapan berkas usulan secara elektronik
113
No. Kode Nama Fungsi Deskripsi
12. SIMPEG012 Download berkas Mengunduh dokumen kelengkapan berkas usulan secara elektronik
13. SIMPEG013 Verifikasi berkas Mengecek berkas usulan administrasi kepegawaian yang telah dikirim
14. SIMPEG014 Buat Laporan Membuat laporan usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional
15. SIMPEG015 Logout Keluar dari hak akses sistem
4.4.3.2.3 Identifikasi kebutuhan data dan informasi
Pengembangan SIMPEG online berbasis web dibangun sebagai alat untuk
mempermudah pengelola kepegawaian dan pegawai dalam memantau status
berkas usulan administrasi kepegawaian. Untuk itu diperlukan data dan informasi
yang mendukung dalam pengembangan SIMPEG online. Hasil kuesioner
menunjukkan bahwa responden menginginkan proses administrasi kepegawaian
yang cepat dan transparan terutama yang berkaitan dengan KP, pembebasan
sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar. Oleh sebab itu diperlukan data
terkait diantaranya adalah :
• Biodata pegawai, merupakan data yang berisikan data dasar atau data umum
pegawai baik yang PNS maupun CPNS. Isi dari data ini diantaranya adalah
Nama pegawai, NIP, tanggal lahir, tempat lahir, dan jenis kelamin.
• Data kepangkatan dan golongan, yaitu untuk mencatat seluruh informasi yang
berhubungan dengan pangkat dan golongan yang dicapai oleh pegawai.
• Data jabatan fungsional, yaitu data yang berfungsi untuk merekam semua
informasi yang berkaitan dengan jenjang jabatan fungsional pegawai termasuk
jumlah angka kredit yang dicapai.
• Data pendidikan pegawai, mencatat semua informasi yang berhubungan
dengan pendidikan pegawai dari mulai SD sampai pendidikan terakhir yang
dimiliki. Selain itu juga untuk memproses usulan tugas belajar bagi pegawai
yang berkompeten sesuai dengan aturan yang berlaku.
114
• Data jurusan, merupakan data yang memuat jurusan bagi pegawai dalam
menempuh pendidikan.
• Data unit kerja, yaitu data yang berisikan unit kerja lingkup Badan Litbang
Pertanian.
• Data pembebasan sementara, merupakan data yang berfungsi untuk
menyimpan informasi tentang usulan pembebasan sementara.
• Data aktif bekerja kembali, yaitu data yang digunakan untuk mencatat usulan
aktif bekerja kembali.
• Data tugas belajar, yang berfungsi untuk merekam usulan tugas belajar
pegawai Badan Litbang Pertanian.
Dari hasil observasi, wawancara, studi literatur, dan hasil kuesioner, telah
diidentifikasi beberapa permasalahan yang berkaitan dengan data dan informasi.
Dalam sistem yang berjalan, pengurusan administrasi kenaikan pangkat
fungsional, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar yang
melibatkan rantai birokrasi cukup panjang, dapat menimbulkan berbagai
permasalahan antara lain :
1. Sulitnya menelusuri informasi tentang status berkas admnistrasi kepegawaian
yang telah diajukan.
2. Lamanya proses administrasi kepegawaian sampai terbitnya SK. Dari hasil
kuesioner diperoleh bahwa sebagian besar menjawab lamanya proses kenaikan
pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar
memakan waktu 1 (satu) tahun. Sementara petugas pengelola kepegawaian
dan pejabat fungsional mengalami kesulitan dalam memantau proses tersebut.
3. Lambatnya memperoleh informasi administrasi kepegawaian bagi pejabat
fungsional.
4.4.3.2.4 Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan upaya untuk membentuk model yang
bersifat konsep. Perancangan sistem pada penelitian ini dilakukan dengan
menggunakan pendekatan Unified Modeling Language (UML) yang terdiri dari
perancangan use case, actor, class diagram, dan activity diagram. UML
merupakan suatu kumpulan teknik terbaik yang telah terbukti sukses dalam
memodelkan sistem besar dan kompleks.
115 Use case
Pemodelan fungsional dari sistem dapat dilihat pada usecase diagram
yang merupakan gambaran dari fungsionalitas yang dapat dilakukan oleh user dan
administrator pada sistem. Pada Gambar 24 dapat dilihat gambaran usecase
diagram untuk user umum, dan usecase diagram untuk administrator secara
umum dapat dilihat pada Gambar 25. Fungsionalitas yang digambarkan pada
usesace diagram diasumsikan telah login terlebih dahulu.
Rancangan use case diagram bertujuan untuk mendapatkan kebutuhan
sistem dan untuk memahami bagaimana seharusnya sistem bekerja. Use case
diagram ini menunjukkan fungsionalitas sistem aplikasi yang akan diterapkan.
Pejabat Fungsional
Login
Melihat Beranda
Melihat BiodataPribadi
Melihat Perkembangan Usulan Pribadi
Mengganti Password
Melihat daftarpegawai yang diusulkan
Logout
Pimpinan
Gambar 24 Rancangan use case diagram untuk user umum pada pengembangan
Simpeg online Badan Litbang Pertanian.
116
System Administrator
Login
Mengelola datapegawai
Memproses usulankenaikan pangkat
Memproses usulanpembebasan sementara
Memproses usulanaktif bekerja kembali
Memproses usulantugas belajar
Logout
Administrator unit kerja
Super Administrator II
Super Administrator I
Super Administrator III
Administrator unit pelaksana teknis (UPT)
Menyeleksi pegawaiyang harus dibebaskan
Actor
Actor dapat menggambarkan peran yang dimainkan oleh seseorang atau
sesuatu yang dapat berinteraksi dalam suatu bisnis tertentu. Dalam penelitian ini
actor utama adalah pengusul proses administrasi kepegawaian yaitu pejabat
fungsional, pimpinan lingkup Badan Litbang Pertanian, petugas pengelola
kepegawaian pada tingkat UPT (administrator UPT), petugas pengelola
kepegawaian pada tingkat unit kerja eselon II (administrator UK), petugas
Gambar 25 Rancangan use case diagram untuk Administrator pada pengembangan Simpeg online Badan Litbang Pertanian.
117 pengelola kepegawaian pada tingkat Badan Litbang Pertanian (administrator
Litbang) yang terdiri dari System administrator, superadministrator I,
superadministrator II, dan superadministrator III. Actor yang terlibat dapat dilihat
pada Gambar 26 berikut.
Dari kedelapan actor tersebut dibagi menjadi lima tingkatan pengguna
sistem. Kelima tingkatan tersebut terdiri dari administrator tingkat Badan
Litbang Pertanian (Admin Litbang), administrator tingkat unit kerja eselon II
(Admin UK), administrator tingkat UPT (Admin UPT), dan pengguna biasa atau
umum yang terdiri dari pejabat fungsional serta pimpinan.
Masing-masing tingkatan mempunyai kewenangannya sendiri. Pengguna
biasa hanya dapat membuka sistem dan melihat data serta laporan yang tersedia
dalam sistem. Pengguna biasa dimaksud adalah pejabat fungsional peneliti dan
pimpinan. Pengguna biasa tidak dapat mengedit atau mengubah data pribadi
mereka sendiri, namun hanya dapat melihat data pribadi dan status proses usulan
administrasi kepegawaiannya. Administrator tingkat UPT selain dapat melihat
juga dapat menambah, mengubah, menyimpan, menghapus, dan mencetak serta
bertanggung jawab di lingkup UPT masing-masing. Sedangkan administrator
tingkat unit kerja eselon II mempunyai hak akses melihat, memodifikasi dan
bertanggung jawab pada lingkup unit kerja eselon II dan UPT yang terkait. Selain
itu juga dapat menambah, mengubah, menyimpan, menghapus, dan mencetak data
lingkup unit kerja eselon II termasuk UPT yang dibawahnya. Kemudian
Administrator III
Administrator Unit Kerja (UK)
Administrator Unit Pelaksana Teknis (UPT)
Pejabat Fungsional Pimpinan System Administrator
Administrator I
Administrator II
Gambar 26 Actor yang terlibat dalam sistem.
118 administrator tingkat Badan Litbang Pertanian dibagi menjadi tiga yaitu
administrator yang mengelola proses KP (administrator I), administrator yang
mengelola proses tugas belajar (administrator II), dan administrator yang
mengelola proses pembebasan sementara serta aktif bekerja kembali
(administrator III). Dari ketiga administrator mempunyai hak akses yang sama
yaitu dapat melihat dan memodifikasi seluruh data serta dapat menambah,
mengubah, menyimpan, menghapus, dan mencetak serta bertanggung jawab
terhadap semua data lingkup Badan Litbang Pertanian yaitu dari mulai UPT, unit
kerja eselon II, dan Badan Litbang Pertanian.
Class Diagram
Class diagram dapat mendeskripsikan beberapa jenis obyek dalam suatu
sistem dan menggambarkan berbagai macam hubungan statis yang terjadi. Class
diagram juga dapat menunjukkan properti dan operasi sebuah class dan batasan
yang terdapat dalam hubungan dengan obyek. Class diagram merupakan suatu
alat yang baik dalam mengembangan perancangan perangkat lunak. Class
diagram dapat membantu penulis dalam mendapatkan struktur sistem dan
menghasilkan rancangan sistem.
Rancangan class diagram dalam penelitian ini terdiri dari beberapa class.
Class diagram tersebut yaitu class pegawai, class petugas UPT, class petugas UK
eselon II, dan class petugas Litbang. Disamping itu juga terdapat class usulan
proses administrasi yang terdiri dari proses kenaikan pangkat, pembebasan
sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar.
Pada proses yang berkaitan dengan kelengkapan berkas, dibuat beberapa
class yaitu class berkas, verifikasi berkas, dan monitoring berkas. Class berkas
untuk melakukan proses berkas usulan seperti mengunggah dan mengunduh
kelengkapan berkas. Class verifikasi berkas berfungsi untuk mengetahui apakah
kelengkapan berkas sudah lengkap atau belum. Sedangkan class monitoring
berkas untuk mengetahui posisi berkas yang diusulkan. Hasil perancangan class
diagram yang terdapat pada sistem monitoring proses administrasi kepegawaian
dapat dilihat pada Gambar 27.
119
+Cari()+Lihat()+Edit data pribadi()+Simpan data pribadi()
-nip-nama-tmp_lahir-tgl_lahir-jenis_kel-agama-gol_akhir-tmt_gol_akhir-jabfung-tmt_jabfung-bid_pakar-komoditas-unit kerja-pend_akhir-Jurusan_akhir-Universitas-Kota univ.-IPK
Pegawai
+Tambah()+Edit()+Hapus()+Simpan()+Update()+Check()+Lihat()
-nip-nama-password-unit kerja
Petugas UPT
+Tambah()+Edit()+Hapus()+Simpan()+Update()+Check()+Lihat()
-nip-nama-password-unit kerja
Petugas UK Eselon II
+Tambah()+Edit()+Hapus()+Simpan()+Update()+Check()+Lihat()
-nip-nama-password-unit kerja
Petugas Litbang
-id_usul-jenis_usul
Usul Proses Administrasi
-id_berkas-nip-jabfung-dokumen
Berkas
+Tambah()+Simpan()+Check()
-id_verifikasi-nip-nama-jabfung-unit kerja-tgl_verifikasi-Keterangan
Verifikasi Berkas
+Tambah()+Simpan()+Check()
-id_monitoring-nip-nama-jabfung-unit kerja-tgl_monitoring-status_berkas-keterangan
Monitoring Berkas
+Tambah()+Simpan()+Update()+cetak()
-id_usul_kp-no_agenda-nip-nama-jabfung-unit kerja-tgl_usul-periode_usul-gol_usul
Kenaikan Pangkat
+Tambah()+Edit()+Simpan()+Cetak()
-id_usul_bebas-no_agenda-nip-nama-jabfung-jenis_bebas-unit kerja-tgl_usul
Bebas Sementara
+Tambah()+Edit()+Simpan()+Cetak()
-id_usul_ABK-no_agenda-nip-nama-jabfung-unit kerja-tgl_usul
Aktif Bekerja Kembali
+Tambah()+Edit()+Simpan()+Cetak()
-id_usul_TB-no_agenda-nip-pend_usul-jurusan_usul-univ_usul-kota univ_usul-unit kerja
Tugas Belajar
1
1...*
+login()+logout()+lupapassword()
-nip-nm_petugas-password
Login
1
1..*
1
1..*
1
1..*1
1..*1
1
1
1
-id_jejakverif-nip+tgl_verif+nm_verifikator+stat_berkas
Jejak Verifikasi
-id_history-nip+stat_monitoring+tgl_monitor
history monitoring
1
1
1
1
1
1
1
1
Gambar 27 Rancangan Class diagram.
Activity Diagram
Berdasarkan alur kerja (workflow) di atas, secara keseluruhan proses
usulan administrasi kepegawaian dapat dibuat urutan aktivitas dalam suatu proses.
Urutan aktivitas tersebut disebut activity diagram yang dapat dilihat pada Gambar
28berikut:
120
PimpinanSystem Administrator
Administrator Unit Kerja
Administrator Unit Pelaksana Teknis
Pejabat Fungsional (Peneliti)
Mengajukan usulan administrasi
Menerima usulan
Kirim berkas melalui sistem
Mengajukan usulan
Kirim berkas manual
Menerima usulan & berkas
Memverifikasi berkas
Mengusulkan lingkup UK
Kirim berkas ke sistem
Kirim berkas manual
Menerima usulan & berkas
Memverifikasi berkas
Pengetikan nota BKN
Menandatangani surat pengantar
Membuat surat pengantar ke Deptan
Kirim berkas ke Deptan
Lengkap
Menyiapkan berkas
Entri usulan ke sistem
Tidak Lengkap
Tidak Lengkap
Lengkap
Gambar 28 Activity diagram pada proses usulan administrasi kepegawaian.
4.4.4 Technology Architecture
Arsitektur teknologi adalah definisi yang dibutuhkan untuk perencanaan
agar kebutuhan data dan sistem informasi dapat direalisasikan dan ditingkatkan
infrastrukturnya. Dengan adanya teknologi yang dibutuhkan dapat
menghubungkan satu unit organisasi dengan yang lainnya untuk efektivitas
121 pelaksanaan fungsi bisnis serta mendukung penyediaan dan penyimpanan data.
Arsitektur teknologi dibuat untuk mendefinisikan teknologi yang diperlukan untuk
pengelolaan data.
Pada bagian ini akan dibahas arsitektur teknologi di Badan Litbang
Pertanian. Setelah data dan aplikasi didefinisikan, maka dilakukan untuk
mendefinisikan jenis teknologi utama yang dibutuhkan untuk
mengimplementasikan lingkungan berbagai data dan aplikasi di Badan Litbang
Pertanian.
4.4.4.1 Kondisi saat ini
Pada saat ini teknologi merupakan suatu sarana infrastruktur yang tidak
dapat dipisahkan dalam kegiatan suatu unit organisasi. Suatu organisasi dalam
menjalankan bisnisnya harus didukung dengan teknologi yang ada. Infrastruktur
teknologi tersebut diharapkan dapat mempercepat dan meningkatkan proses bisnis
yang tersedia.
Badan Litbang Pertanian sebagai organisasi pemerintah yang mempunyai
mandat melakukan penelitian dan pengembangan bidang pertanian, perlu
didukung oleh infrastruktur teknologi yang memadai. Dalam pengembangan
sistem informasi perlu adanya infrastruktur teknologi diantaranya adalah
perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), dan sumberdaya jaringan
(netware).
Perangkat lunak (Software)
Untuk menjalankan fungsinya, saat ini Badan Litbang Pertanian sebagian
besar menggunakan sistem operasi Windows dan LINUX. Windows digunakan
untuk mengolah kata dengan word office dan excel. Pengolahan kata yang
dilakukan antara lain dalam hal surat menyurat, pembuatan laporan kegiatan, dan
laporan keuangan. Disamping itu untuk pembuatan database dan pemrograman
dilakukan dengan menggunakan aplikasi visual foxpro, microsoft access, visual
basic, postgres dan PHP.
Sedangkan untuk saat ini Badan Litbang Pertanian telah mempunyai
aplikasi sistem informasi manajemen (SIM) baik yang dikembangkan sendiri
maupun dari luar Badan Litbang Pertanian. Sistem informasi tersebut dapat dilihat
pada Tabel 17.
122 Tabel 17 Jenis sistem informasi yang terdapat di Badan Litbang Pertanian
(Hendriana, 2004)
No. Jenis SIM Kegunaan Pengelola
1. SIM Program Penelitian (SIMPROG)
Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi perencanaan program penelitian
Sekretariat Badan
2. SIM Kepegawaian (SIMPEG)
Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi kepegawaian
Sekretariat Badan
3. SIM Keuangan (SIMKEU)
Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi keuangan kegiatan penelitian
Sekretariat Badan
4. SIM Fasilitas (SIMFAS)
Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi inventarsi barang (fasilitas)
Sekretariat Badan
5. SIM Proyek (SIMPROY)
Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi proyek
Sekretariat Badan
6. SIM Kerjasama (SIJAMA)
Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi dan inventarisasi kerjasama yang sedang dan telah dilakukan
Sekretariat Badan
7. Sistem Informasi Sumber Daya Lahan
Untuk membuat informasi dan data tentang sumber daya lahan di Indonesia
Balai Besar Sumber Daya Lahan Pertanian
8. Sistem Informasi Sains dan Teknologi Pertanian
Untuk menyajikan berbagai informasi teknologi hasil penelitian dan pengembangan bidang pertanian dan menyajikan literatur terkait dengan biologi dan pertanian
Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Informasi Pertanian
Perangkat keras (Hardware)
Perangkat keras merupakan suatu sarana dan prasarana untuk mendukung
kelancaran kegiatan di Badan Litbang Pertanian. Software yang telah ada di
Badan Litbang Pertanian harus didukung dengan menggunakan perangkat keras
123 antara lain komputer dan laptop. Berdasarkan hasil wawancara dan kuesioner,
terdapat jumlah komputer dan jaringan internet yang tersedia pada bagian
kepegawaian di beberapa instansi lingkup Badan Litbang Pertanian. Rata-rata
jumlah komputer di bagian kepegawaian UPT adalah 2 sampai 3 komputer dan
mempunyai prosesor Pentium 4. Sedangkan jumlah komputer dan spesifikasi
perangkat keras dapat dilihat pada Tabel 18.
Tabel 18 Jumlah komputer yang tersedia pada bagian kepegawaian di UPT lokasi penelitian
No. Unit Kerja/UPT Jumlah komputer Spesifikasi
1. Balit Serealia 1 Pentium 4
2. Balitkabi, Malang 2 Pentium 4
3. Balitsa, Lembang 2 Pentium 4
4. Balitka, Manado 2 Pentium 4 dan Pentium 3
5. Balittas, Malang 2 Pentium 4
6. BPTP Riau 1 + 1 laptop Pentium 4
7. BPTP Jabar 2 Pentium 4
8. BPTP Jateng 1 Pentium 4
9. BPTP Jatim 2 Pentium 4
10. BPTP Sulut 2 Pentium 4
11. BPTP Sulsel 2 Pentium 4
12. BPTP Bali 3 Pentium 4 dan 1 Pentium 3
Sumberdaya Jaringan (Netware)
Sejak tahun 1989, Badan Litbang telah membangun suatu infrastruktur
yang disebut jaringan IAARD (IAARDNet). Jaringan tersebut dimaksudkan untuk
“mempersatukan” seluruh unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian yang
tersebar di seluruh wilayah Indonesia.
Untuk mendukung jaringan tersebut, di Sekretariat Badan Litbang
Pertanian telah dikembangkan suatu Local Area Network (LAN) yang dilengkapi
124 dengan tiga buah server yaitu proxy server, web server, dan email server
(Hendriana 2004). Selain Sekretariat Badan Litbang Pertanian, pada umumnya
semua unit kerja dan UPT lingkup Badan Litbang Pertanian telah terhubung
dengan LAN dan jaringan internet. Bahkan berdasarkan hasil kuesioner, 62,07%
instansi di lingkup Badan Litbang Pertanian telah mengelola web server sendiri.
Hal ini menunjukkan bahwa kesiapan di semua instansi lingkup Badan Litbang
Pertanian untuk mengadopsi dan menjalankan sistem informasi monitoring usulan
administrasi kepegawaian yang akan dibuat.
4.4.4.2 Analisis Arsitektur Teknologi
Dalam menganalisis arsitektur teknologi perlu adanya identifikasi prinsip-
prinsip platform teknologi yang mendasari pemilihan suatu platform. Pada
penelitian ini akan dilakukan identifikasi prinsip platform teknologi dengan
menggunakan 7 (tujuh) area agar identifikasi lebih fokus. Ketujuh area tersebut
adalah seperti yang terlihat pada Gambar 29.
Arsitektur Teknologi
Sist
em O
pera
si
Man
ajem
en D
ata
Apl
ikas
i
Pera
ngka
t Ker
as
Kom
unik
asi
Kom
puta
si P
emak
ai
Kea
man
an
Gambar 29 Prinsip dan platform SI/TI (Setiawan, 2009b).
4.4.4.2.1 Sistem operasi
Berdasarkan kebutuhan sistem informasi yang dianalisis, maka diusulkan
dalam pengembangan aplikasi sistem monitoring usulan administrasi
kepegawaian menggunakan sistem operasi open source. Salah satu dari sistem
operasi open source adalah LINUX. Keunggulan dari LINUX adalah software
tersebut dapat diperoleh dengan mudah dan murah dibanding sistem operasi yang
mempunyai lisensi.
125 4.4.4.2.2 Manajemen data
Rancangan manajemen data yang diusulkan mengacu pada sistem
sentralisasi data yaitu semua data pegawai yang terekam dikelola secara terpusat
di Badan Litbang Pertanian. Hal ini untuk menjaga keseragaman data antara di
Badan Litbang Pertanian dengan unit kerja eselon II dan UPT.
4.4.4.2.3 Aplikasi
Kebutuhan aplikasi dalam sistem monitoring usulan administrasi
kepegawaian dibagi menjadi dua bagian. Pertama adalah aplikasi yang dibutuhkan
pada saat proses pembuatan sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian,
dan kedua yaitu aplikasi pada saat menggunakan sistem monitoring usulan
administrasi kepegawaian.
Sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian dibuat dengan
menggunakan perangkat lunak yang bersifat open source. Hal ini dikarenakan
aplikasi open source dapat diperoleh secara gratis sehingga tidak perlu ada biaya
tambahan untuk lisensi.
Sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian dibuat dengan
menggunakan teknologi internet sehingga perlu dibuat dengan basis web. Oleh
sebab itu perlu adanya web server dan database server serta bahasa pemrograman
berbasis web. Aplikasi yang dibutuhkan pada saat pembuatan sistem monitoring
usulan administrasi kepegawaian adalah :
1. Sistem operasi yang bersifat open source.
2. Bahasa pemrograman PHP berbasis framework
3. Sistem manajemen basis data MySQL sebagai database server
4. Web server Apache
5. Web browser yang dapat digunakan oleh sistem operasi LINUX, seperti
Mozilla Firefox.
4.4.4.2.4 Perangkat keras
Dengan adanya rencana pengembangan sistem dibuat berbasis web dan
teknologi internet, maka diperlukan perangkat keras untuk menjalankan sistem
monitoring usulan administrasi kepegawaian tersebut. Perangkat keras yang
diperlukan adalah sebagai berikut:
126 1. Komputer yang digunakan sebagai web server di kantor Badan Litbang
Pertanian
2. Komputer yang digunakan sebagai database server di kantor Badan Litbang
Pertanian
3. Komputer yang digunakan untuk administrator di kantor Badan Litbang
Pertanian
4. Komputer yang digunakan sebagai administrator di setiap unit kerja eselon II
5. Komputer yang digunakan sebagai administrator di setiap UPT
6. Kabel untuk menghubungkan web server dan database server
7. Kabel fiber optic yang membentuk dedicated line antara kantor Badan Litbang
Pertanian dengan ISP penyedia jasa internet.
8. Telepon, saluran telepon, modem, kabel, dan konektor RJ-11 bagi setiap unit
kerja dan UPT yang masih menggunakan dial-up untuk koneksi ke internet.
4.4.4.2.5 Komunikasi
Rancangan komunikasi yang diusulkan adalah dengan menggunakan
internet. Internet merupakan penggunaan infrastruktur jaringan publik. Pemillihan
internet disebabkan pada saat ini penggunaan internet sudah semakin luas dan
merupakan jaringan publik yang dapat diakses dari mana saja dan kapan saja.
Disamping itu berdasarkan hasil kuesioner hampir semua unit kerja dan UPT
sudah terhubung dengan internet sehingga lebih mudah untuk berkomunikasi
melalui internet.
4.4.4.2.6 Komputasi pemakai
Sebagai lembaga pemerintahan yang dituntut untuk menghasilkan kinerja
yang baik, Badan Litbang Pertanian sampai saat ini selalu mengikuti
perkembangan teknologi yang semakin pesat. Ketersediaan komputer yang sudah
terhubung dengan jaringan internet ialah sebanyak 85 unit komputer (Hendriana,
2004). Diantara komputer tersebut rata-rata sudah mempunyai spesifikasi Pentium
4 walaupun masih ada yang menggunakan di bawah Pentium 4. Oleh karena itu
bagi pengguna internet baik di UPT, unit kerja eselon II, maupun di Badan
Litbang Pertanian komputer dan internet merupakan suatu hal yang dianggap
sebagai kebutuhan dalam bekerja. Dalam bekerja sehari-hari pegawai selalu
menggantungkan pada perangkat keras komputer bahkan apabila tidak ada
127 komputer atau adanya gangguan teknis lain, maka pegawai tidak dapat
beraktivitas.
4.4.4.2.7 Keamanan
Penggunaan firewall merupakan suatu keharusan pada pengamanan
jaringan di Badan Litbang Pertanian. Firewall merupakan pengaman yang
memisahkan jaringan internal Badan Litbang Pertanian dengan jaringan di luar
Badan Litbang Pertanian (internet).
Firewall yang diusulkan adalah dengan menggunakan dual firewall
dengan menciptakan suatu wilayah yang disebut demilitarized zone (DMZ). DMZ
atau biasa disebut sebagai perimeter network merupakan wilayah jaringan yang
berada diantara jaringan internal dan jaringan eksternal. Konfigurasi dari firewall
yang pertama dikonfigurasi mengijinkan koneksi atau akses yang berasal dari
jaringan internal dan eksternal. Sedangkan firewall kedua, dikonfigurasi sehingga
hanya koneksi atau akses yang berasal dari DMZ yang menuju ke jaringan
internal diijinkan. Firewall yang pertama harus dapat mengatasi trafik yang lebih
besar dari pada firewall yang kedua.
Disamping itu untuk melindungi pada semua infrastruktur SI/TI dari virus,
spam, dan malware, disarankan untuk menggunakan kombinasi instalasi terhadap
anti-virus, anti-spam, dan anti-malware baik pada server sendiri, maupun pada
setiap client. Disarankan untuk menggunakan anti-virus yang bersifat client/server
atau server manageable, sehingga workstation hanya perlu meperbaharui melalui
server, tidak perlu melalui internet. Selain itu anti-virus client/server lebih
memudahkan administrator jaringan untuk menginstalasi maupun mengelolanya
secara remote.
Dari ketujuh area di atas maka dapat dibuatkan suatu konfigurasi teknologi
konseptual. Konfigurasi teknologi tersebut akan memberikan pedoman bagaimana
konfigurasi teknologi yang diharapkan dalam pemanfaatan teknologi. Konfigurasi
teknologi pada sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian dapat dilihat
pada Gambar 30.
128
Gambar 30 Rancangan aritektur teknologi pada sistem monitoring usulan
administrasi kepegawaian Badan Litbang Pertanian.
4.5 Implementasi Prototipe
Pengertian implementasi dalam penelitian ini adalah implementasi sistem
dengan menggunakan model prototipe. Implementasi dibagi menjadi menjadi 2
(dua) yaitu implementasi database dan implementasi sistem. Implementasi sistem
terdiri dari 4 (empat) yaitu implementasi sistem kenaikan pangkat, implementasi
sistem pembebasan sementara, implementasi sistem aktif bekerja kembali, dan
implementasi sistem tugas belajar. Dari keempat sistem tersebut masing-masing
terdiri dari 4 (empat) proses yaitu usulan pegawai, berkas pegawai, verifikasi
pegawai, dan monitoring berkas pegawai. Tampilan untuk menu tersebut dapat
lihat pada Gambar 31 berikut:
129
Gambar 31 Tampilan halaman menu sistem.
4.5.1 Implementasi database
Pembuatan database diimplementasikan dengan menggunakan perangkat
lunak sistem manajemen database MySQL. Nama setiap tabel database yang
dibuat disesuaikan dengan nama yang telah dirancang sebelumnya. Hasil
implementasi database Simpeg online dapat dilihat pada Lampiran 5.
4.5.2 Implementasi sistem Implementasi sistem di setiap menu terdiri dari 4 (empat) hal yaitu usulan
pegawai, berkas pegawai, verifikasi berkas pegawai, dan monitoring berkas
pegawai. Sebelum melakukan proses, maka pengguna terlebih dahulu harus Login
seperti yang terlihat pada Gambar 32 berikut:
Gambar 32 Contoh implementasi untuk Login.
130 4.5.2.1 Implementasi sistem usulan pegawai
Setelah melakukan Login, kemudian pada setiap menu kenaikan pangkat
terdapat sub menu usulan pegawai. Sub menu ini dibuat untuk mengusulkan
pegawai yang akan naik pangkat. Dalam sub menu ini terdapat proses pencarian
nama pegawai dan daftar pegawai yang diusulkan untuk naik pangkat. Daftar ini
diurutkan berdasarkan tanggal usulan. Adapun contoh dari hasil implementasi sub
menu usulan pegawai dapat dilihat pada Gambar 33.
Pada Gambar 33, terdapat fungsi ubah dan hapus. Fungsi ubah digunakan
untuk mengubah data usulan pegawai jika terjadi suatu kesalahan data. Sedangkan
fungsi hapus digunakan untuk menghapus data usulan pegawai. Pada kedua fungsi
ini yang berhak mengakses adalah admin di UPT, admin di unit kerja, dan admin
di Badan Litbang Pertanian. Sedangkan untuk pengguna umum tidak dapat
mengakses fungsi ini.
Pada halaman sub menu usulan pegawai, terdapat 2 (dua) proses yaitu
tambah data dan unduh data. Tambah data merupakan implementasi sistem untuk
mengusulkan pegawai yang akan diproses. Contoh halaman untuk tambah data
dapat dilihat pada Gambar 34.
Gambar 33 Contoh tampilan daftar pegawai yang diusulkan.
131
Gambar 34 Implementasi masukan tambah data usulan pegawai.
Sedangkan unduh data merupakan implementasi sistem usulan pegawai
untuk mengunduh data usulan yang telah dimasukkan ke dalam bentuk excel.
Adapun contoh hasil dari unduh data dapat dilihat pada Gambar 35 berikut:
Gambar 35 Hasil unduh data usulan pegawai ke dalam bentuk excel.
4.5.2.2 Implementasi sistem berkas pegawai
Implementasi sistem berkas pegawai merupakan suatu sistem yang
digunakan untuk mengirim berkas usulan pegawai secara elektronik. Dalam
132 sistem berkas ini, terdapat daftar nama pegawai yang diusulkan suatu proses baik
KP, pembebasan sementara, ABK, maupun tugas belajar. Selain itu juga terdapat
fasilitas untuk proses pencarian nama pegawai. Berkas kelengkapan usulan
terlebih dahulu dibaca dalam bentuk file pdf atau jpeg. Kemudian file tersebut
diupload atau diunggah oleh admin ke dalam sistem. Admin yang mengupload
adalah admin yang mengusulkan. Selain diunggah file tersebut juga dapat
didownload atau diunduh oleh admin yang membutuhkan seperti pada admin unit
kerja atau Badan Litbang Pertanian. Adapun contoh halaman untuk proses sistem
berkas dapat dilihat pada Gambar 36.
Gambar 36 Tampilan halaman pada sistem berkas pegawai.
Dalam aplikasi ini terdapat fasilitas untuk upload dan download
kelengkapan berkas usulan. Upload merupakan fasilitas untuk mengunggah
kelengkapan berkas usulan dan download digunakan untuk mengunduh
kelengkapan berkas usulan administrasi kepegawaian. Gambar 37 dan 38 berikut
ini adalah tampilan untuk mengunggah (upload) dan mengunduh (download)
berkas usulan pegawai.
133
Gambar 37 Tampilan untuk mengunggah file berkas usulan pegawai.
Gambar 38 Tampilan untuk mengunduh file berkas usulan pegawai.
4.5.2.3 Implementasi sistem verifikasi berkas pegawai
Dalam implementasi sistem verifikasi berkas akan dilakukan pengecekan
berkas yang sudah dikirim. Dalam sistem ini terdapat pencarian berdasarkan nama
pegawai yang diusulkan. Disamping itu, terdapat juga daftar usulan nama pegawai
yang akan diproses dan dengan mengklik “verifikasi” yang terlihat pada
134 Gambar 39 di bawah ini maka akan keluar halaman untuk memverifikasi berkas
usulan yang dapat dilihat pada Gambar 40.
Gambar 39 Tampilan halaman verifikasi berkas untuk pencarian dan daftar nama
pegawai.
Gambar 40 Contoh tampilan halaman untuk verifikasi berkas.
135 4.5.2.4 Implementasi sistem monitoring pegawai
Proses monitoring merupakan proses untuk memonitor atau mengetahui
status berkas yang telah dikirim. Pengguna dapat mengetahui posisi berkas usulan
yang telah dikirim. Dalam sistem ini juga terdapat daftar dan fasilitas untuk
pencarian nama pegawai seperti yang dilihat pada Gambar 41. Kemudian jika
meng-click “monitoring” yang berada dalam daftar nama pegawai, maka akan
muncul halaman untuk mengetahui posisi berkas berada seperti yang dapat dilihat
pada Gambar 42.
Gambar 41 Contoh tampilan daftar pegawai yang akan dimonitor.
Gambar 42 Tampilan proses monitoring berkas usulan.
136 4.6 Pengujian sistem dan evaluasi hasil
Pada bagian ini akan menjelaskan mengenai pengujian terhadap fungsional
sistem pada aplikasi Simpeg online, percepatan layanan informasi, dan rancangan
serta analisis sistem. Pengujian dilakukan dengan membagikan kuesioner kepada
responden dalam hal ini pengelola kepegawaian, tenaga fungsional, dan pimpinan
unit kerja (Lampiran 6). Kuesioner dibagikan kepada 70 responden, namun yang
merespon hanya 41 responden. Lokasi pengujian dilakukan di 6 (enam) lokasi
yaitu Balai Penelitian Tanaman Sayuran (Balitsa) di Lembang, Balai Penelitian
Tanaman Tembakau dan Serat (Balittas) di Malang, Balai Penelitian Tanaman
Kacang-kacangan dan Umbi-umbian (Balitkabi) di Malang, Balai Pengkajian
Teknologi Pertanian (BPTP) Jawa Barat, BPTP Jawa Tengah, dan BPTP Timur.
4.6.1 Pengujian fungsional sistem pada aplikasi Simpeg online
Pengujian fungsional sistem dilakukan dengan cara membagikan
kuesioner kepada responden. Sebelum responden mengisi kuesioner, terlebih
dahulu penulis mempresentasikan cara mengoperasikan Simpeg online dan
membagikan panduan penggunaan Simpeg online kepada responden. Penulis
mengunjungi langsung ke lokasi penelitian yang akan dilakukan pengujian sistem
ini. Setelah memperhatikan dan mengetahui cara mengoperasikan Simpeg online
ini, kemudian responden diberi kesempatan untuk mencoba langsung
menggunakan Simpeg online dimaksud. Pada saat uji coba sebagian besar
responden mencoba dari ruang kerja masing-masing karena di ruangan pada saat
penulis melakukan presentasi Simpeg online ini, sebagian besar fasilitas internet
yang terhubung adalah dengan menggunakan kabel. Sehingga responden tidak
semua dapat menggunakan internet yang terhubung dengan kabel.
Uji coba yang dilakukan oleh responden, diperoleh hasil pengujian
terhadap fungsional sistem. Pengujian ini dilakukan untuk mengetahui apakah
semua fungsi yang terdapat pada Simpeg online ini sudah dapat dioperasikan
dengan baik atau belum. Pengujian fungsional sistem ditujukan kepada pengguna
umum dan administrator. Jumlah kuesioner yang berhasil terkumpul yaitu 41
kuesioner dari 70 kuesioner yang didistribusikan ke responden. Hasil pengujian
fungsional sistem untuk pengguna umum dan administrator dapat dilihat pada
Tabel 19 dan 20.
137 Tabel 19 Hasil kuesioner pengujian fungsional sistem untuk pengguna umum
No Nama Bagian Kelas Uji Butir Uji Hasil (%)
Hasil Akhir
1 Login Login Memasukkan username dan password 95,45 OK
2 Data Pegawai Biodata pegawai Melihat biodata pegawai 90,91 OK Mengubah data tertentu 90,91 OK Menyimpan perubahan 95,45 OK
3 Proses Usulan Pegawai Usulan KP Pegawai Melihat usulan KP
pegawai 95,45 OK
Proses kembali ke beranda 100 OK
Usulan Pembebasan Sementara Pegawai
Melihat usulan pembebasan sementara pegawai
94,45 OK
Proses kembali ke beranda 100 OK
Usulan Aktif Bekerja Kembali Pegawai
Melihat usulan aktif bekerja kembali pegawai 94,45 OK
Proses kembali ke beranda 100 OK
Usulan Tugas Belajar Pegawai
Melihat usulan tugas belajar pegawai 94,45 OK
Proses kembali ke beranda 100 OK
4 Ganti Password Ganti Password Mengganti password
pegawai 100 OK
Simpan password baru 100 OK Proses kembali ke beranda 100 OK 5 Logout Logout Proses keluar sistem 100 OK
Dari hasil kuesioner yang terlihat pada Tabel 19 di atas, sebagian besar
responden menyatakan bahwa fungsi-fungsi yang terdapat pada prototipe Simpeg
online sudah dapat dijalankan dengan baik. Hanya beberapa responden yang
belum berhasil menjalankan fungsi-fungsi yang terdapat pada sistem Simpeg
online dimaksud. Hal ini disebabkan pegawai yang bersangkutan belum
dimasukkan oleh administrator ke dalam data usulan proses administrasi sehingga
tidak dapat melihat proses usulan administrasi kepegawaian yang bersangkutan.
Pada saat melakukan presentasi uji coba prototipe Simpeg online,
responden melakukan diskusi dan memberi masukan kepada penulis, diantaranya
adalah bahwa responden menginginkan biodata masing-masing pegawai tidak
dapat diubah oleh pengguna umum. Hal ini dikarenakan untuk menjaga terjadinya
perubahan data yang dilakukan oleh orang yang tidak bertanggungjawab. Namun
138 jika terdapat kesalahan data pegawai, maka pegawai dapat memberikan pesan
perbaikan data kepada administrator untuk dapat diperbaiki data dimaksud.
Pengujian fungsional sistem yang kedua dilakukan oleh administrator,
dalam hal ini pengelola kepegawaian. Sebelum dilakukan uji coba prototipe
Simpeg online ini, penulis juga mempresentasikan cara mengoperasikan prototipe
Simpeg online tersebut. Selanjutnya dilakukan diskusi dan uji coba prototipe
Simpeg online dimaksud. Hasil uji coba untuk administrator dapat dilihat pada
Tabel 20.
Tabel 20 Hasil kuesioner pengujian fungsional sistem untuk administrator (pengelola kepegawaian)
No Nama Bagian Kelas Uji Butir Uji Hasil (%)
Hasil Akhir
1. Login Login Memasukkan username dan password 100 OK
2. Proses Administrasi Kepegawaian
Usulan Pegawai Input data usulan 94,74 OK
Simpan data usulan 94,74 OK Pencarian data usulan 94,74 OK
Proses kembali ke menu utama 94,74 OK
Unduh data usulan ke dalam excel 89,47 OK
Update data usulan 95 OK Hapus data usulan 95 OK Berkas pegawai Mengunggah berkas 78,95 OK Mengunduh berkas 89,47 OK Verifikasi Berkas Proses pencarian data 95 OK Proses verifikasi berkas 94,74 OK
Proses kembali ke menu utama 95 OK
Monitoring Berkas Proses pencarian data 84,21 OK
Menjalankan fungsi monitoring 100 OK
Menyimpan data monitoring 89,47 OK
Proses kembali ke menu utama 84,21 OK
3. Data Pegawai Data Pegawai Tambah data pegawai 84,21 OK
Menyimpan data pegawai yang telah diinput 84,21 OK
139
No Nama Bagian Kelas Uji Butir Uji Hasil (%)
Hasil Akhir
Proses kembali ke menu utama 94,74 OK
Update data pegawai 84,21 OK Hapus data pegawai 84,21 OK 4. Logout Logout Proses keluar sistem 88,24 OK
Berdasarkan Tabel 20 tersebut di atas, secara keseluruhan responden
menyatakan bahwa aplikasi prototipe Simpeg online ini dapat berjalan dengan
baik. Namun terdapat beberapa responden yang tidak menjawab beberapa
pertanyaan di kuesioner dan belum dapat menjalankan beberapa fungsi sistem.
Hal ini disebabkan pengetahuan dan pengalaman responden terhadap teknologi
informasi beragam sehingga pada saat dilakukan uji coba di ruangan masing-
masing ada yang berhasil dan belum berhasil. Selain itu juga terdapat beberapa
instansi yang mengalami gangguan jaringan internet diantaranya adalah di BPTP
Jawa Tengah dan Balai Penelitian Tanaman Serat di Malang.
4.6.2 Pengujian terhadap percepatan layanan informasi kepegawaian
Pengujian ini dilakukan untuk mendapatkan hasil apakah Simpeg online
ini dapat mempercepat 30% layanan informasi kepegawaian atau tidak.
Berdasarkan kuesioner tersebut diperoleh alur pengusulan (workflow) yang sama
untuk semua proses administrasi kepegawaian yaitu KP, pembebasan sementara,
ABK, dan tugas belajar berikut waktu yang diperlukan untuk kegiatan dimaksud.
Workflow tersebut dapat dilihat pada Gambar 43.
Keterangan Gambar 43 (sesuai nomor urut pada Gambar 43):
1 Menginformasikan kepada pejabat fungsional bahwa yang bersangkutan sudah
dapat naik pangkat dan golongannya.
2 Pejabat fungsional melengkapi berkas usulan administrasi kepegawaian yang
selanjutnya diserahkan kepada pengelola kepegawaian di UPT. Lama waktu
untuk melengkapi berkas usulan adalah 1 – 7 hari.
3 Pengelola kepegawaian di UPT memverifikasi berkas usulan administrasi
kepegawaian dan memakan waktu 1 – 3 hari.
140 4 Pengelola kepegawaian membuat usulan administrasi kepegawaian bagi
pejabat fungsional yang sudah memenuhi syarat melalu Simpeg online. Proses
ini memerlukan waktu 1 hari.
5a. Mengirim kelengkapan berkas usulan administrasi kepegawaian secara
elektronik melalui Simpeg online. Waktu yang dibutuhkan adalah 1 hari.
5b Mengirim fisik berkas usulan administrasi kepegawaian ke unit kerja eselon II
yang menaunginya. Waktu yang diperlukan pada nomor 5a dan 5b adalah 2 –
3 hari.
6 Pengelola kepegawaian unit kerja eselon II melakukan verifikasi berkas
usulan administrasi kepegawaian dari UPT dan membutuhkan waktu 1–3 hari.
7 Pengelola kepegawaian unit kerja eselon II membuat usulan administrasi
kepegawaian untuk semua pegawai yang diusulkan dari UPT lingkup unit
kerja eselon II masing-masing. Waktu yang diperlukan yaitu 1 – 2 hari.
8 Fisik berkas usulan administrasi kepegawaian lingkup unit kerja eselon II
masing-masing dikirim oleh pengelola kepegawaian unit kerja eselon II ke
Badan Litbang Pertanian. Waktu yang diperlukan adalah 1 – 3 hari.
9 Pengelola Kepegawaian di Badan Litbang Pertanian memverifikasi berkas
usulan administrasi kepegawaian yang dikirim dari unit kerja eselon II, dan
membutuhkan waktu 1 – 2 hari.
10 Apabila terdapat kekurangan berkas usulan administrasi kepegawaian,
pengelola kepegawaian di Badan Litbang Pertanian dapat mengunduh berkas
dimaksud pada Simpeg online.
11 Setelah lengkap semua, berkas usulan administrasi kepegawaian dikirim ke
Biro Organisasi dan Kepegawaian (Biro OK) Kementerian Pertanian
(Kementan). Waktu yang dibutuhkan adalah 1 – 2 hari.
12 Dari Biro OK Kementan selanjutnya fisik berkas dikirim ke BKN bersama
nota persetujuan dari BKN.
13 Bagi pejabat fungsional yang akan naik pangkat ke golongan 4C ke atas, fisik
berkas selanjutnya dikirim oleh pengelola di BKN ke Sekretariat Negara
(Setneg) untuk diproses lebih lanjut.
Berdasarkan Gambar 43, maka dapat diketahui perkiraan lamanya proses
usulan administrasi kepegawaian (KP, pembebasan sementara, ABK, dan tugas
141 belajar) yaitu sekitar 27 hari. Sehingga proses usulan administrasi sampai SK
selesai diperkirakan memakan waktu 2 – 3 bulan. Namun berdasarkan dari hasil
kuesioner, responden menyatakan bahwa secara keseluruhan dengan
menggunakan Simpeg online dapat mempercepat layanan informasi kepegawaian
seperti yang terlihat pada Tabel 21. Hal ini berbeda dengan proses usulan
administrasi kepegawaian KP dan aktif bekerja kembali yang saat ini berjalan
yaitu memakan waktu 11 – 12 bulan. Untuk proses pembebasan sementara saat ini
membutuhkan waktu 5 – 6 bulan serta untuk proses tugas belajar membutuhkan
waktu 3 – 4 bulan. Perbandingan waktu proses usulan antara saat ini dan dengan
menggunakan Simpeg online dapat dilihat pada Tabel 22.
Gambar 43 Workflow diagram percepatan proses usulan administrasi kepegawaian.
142 Tabel 21 Perkiraan selesainya proses administrasi kepegawaian dengan
menggunakan Simpeg online di Badan Litbang Pertanian
No. Uraian Jawaban Jumlah Persentase
(%) Responden
1 Perkiraan waktu selesainya proses usulan KP fungsional
1 - 2 bulan : 13 31,71 3 - 4 bulan : 24 58,54 5 - 6 bulan : 3 7,32 7 - 8 bulan : 0 0,00 Abstain : 1 2,44
2 Perkiraan waktu selesainya proses usulan pembebasan sementara
1 bulan : 7 17,07 2 bulan : 19 46,34 3 bulan : 11 26,83 4 bulan : 0 0,00 Abstain : 4 9,76
3 Perkiraan waktu selesainya proses usulan ABK
1 bulan : 8 19,51 2 bulan : 17 41,46 3 bulan : 11 26,83 4 bulan : 2 4,88 Abstain : 3 7,32
4 Perkiraan waktu selesainya proses usulan tugas belajar
1 bulan : 11 26,83 2 bulan : 15 36,59 3 bulan : 12 29,27
4 bulan : 1 2,44 Abstain : 2 4,88
Dari Tabel 21 di atas terlihat bahwa untuk proses usulan kenaikan pangkat
dengan menggunakan Simpeg online sampai diterimanya SK kenaikan pangkat
oleh pejabat fungsional yang bersangkutan memakan waktu 3 – 4 bulan.
Sedangkan untuk proses pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas
belajar rata- rata responden menjawab Simpeg online ini dapat memproses usulan
administrasi kepegawaian tersebut dengan cepat dan membutuhkan waktu 2
bulan. Hal ini dikarenakan sebagian besar responden berpendapat bahwa apabila
suatu sistem dilakukan dengan menggunakan elektronik dan teknologi informasi
maka sudah dipastikan hasilnya harus lebih cepat, tepat, dan akurat dari pada
sistem yang masih menggunakan manual.
143
Tabel 22 memperlihatkan perbandingan waktu yang dibutuhkan dalam
memproses administrasi kepegawaian. Secara umum proses administrasi
kepegawaian dengan menggunakan Simpeg online dapat lebih cepat dari pada
sistem yang lama. Pada proses usulan KP ternyata dengan menggunakan Simpeg
online dapat mempercepat layanan informasi 66,67% yaitu dari 11 – 12 bulan
menjadi 3 – 4 bulan. Sedangkan pada proses usulan pembebasan sementara
dengan menggunakan Simpeg online dapat mempercepat 66,67% layanan
informasi kepegawaian yaitu dari 5 – 6 bulan menjadi 2 bulan. Kemudian pada
proses usulan aktif bekerja kembali ternyata dapat mempercepat 66,67 % layanan
informasi yang sebelumnya proses usulan dimaksud dapat mencapai 11 – 12
bulan, maka dengan adanya Simpeg online perkiraan selesai proses usulan
menjadi 2 bulan. Begitu juga dengan proses usulan tugas belajar yang dapat
mempercepat 50% layanan informasi kepegawaian dari 3 – 4 bulan diperkirakan
dapat selesai menjadi 2 bulan. Hal ini disebabkan adanya pemotongan tahapan
yaitu pada sistem yang lama jika terjadi kekurangan kelengkapan berkas KP
pengelola kepegawaian di Badan Litbang Pertanian harus meminta kembali ke
unit kerja eselon II dan seterusnya secara berjenjang. Kemudian dari UPT
mengirimkan kembali kekurangan kelengkapan berkas tersebut ke unit kerja
eselon II sampai ke tingkat Badan Litbang Pertanian. Namun pada Simpeg online
ini, apabila terjadi kekurangan kelengkapan berkas usulan KP maka pengelola
kepegawaian baik di unit kerja eselon II maupun di Badan Litbang Pertanian
secara langsung dapat mengunduh file kekurangan berkas dimaksud.
Tabel 22 Perbandingan lamanya waktu proses usulan administrasi kepegawaian
No. Uraian Kuesioner I (proses saat ini)
Kuesioner II (Setelah
menggunakan Simpeg onlie)
Percepatan
Waktu %
1 Perkiraan waktu selesainya proses usulan KP fungsional
11 - 12 bulan 3 - 4 bulan 8 bulan 66,67
2 Perkiraan waktu selesainya proses usulan pembebasan sementara
5 - 6 bulan 2 bulan 4 bulan 66,67
144
No. Uraian Kuesioner I (proses saat ini)
Kuesioner II (Setelah
menggunakan Simpeg onlie)
Percepatan
Waktu %
3 Perkiraan waktu selesainya proses usulan ABK
5 - 6 bulan 2 bulan 4 bulan 66,67
4 Perkiraan waktu selesainya proses usulan tugas belajar
3 - 4 bulan 2 bulan 2 bulan 50
4.6.3 Pengujian terhadap analisis dan perancangan sistem
Pada tahapan pengujian dan evaluasi hasil juga dilakukan pengujian
terhadap analisis dan rancangan sistem. Tujuan dari pengujian ini adalah untuk
mendapatkan hasil apakah sistem yang dianalisis dan dirancang dengan metode
TOGAF dapat menjadi suatu sistem yang handal atau tidak. Selain itu juga untuk
memperoleh cetak biru dari suatu sistem yang baik dan dapat diaplikasikan di
tempat yang berbeda.
Pengujian ini dilakukan dengan beberapa kriteria diantaranya adalah
reasoned, cohesive, adaptable, vendor-independent, technology-independent,
domain-neutral, dan scalable. Pengujian dengan kriteria tersebut
diimplementasikan ke dalam bahasa yang dapat dimengerti dan dipahami oleh
pengguna. Hasil pengujian ini adalah seperti yang terlihat pada Tabel 23.
Tabel 23 Hasil pengujian terhadap analisis dan perancangan Simpeg online
No. Uraian Jawaban Jumlah Responden %
1 Prototipe Simpeg online secara umum dapat digunakan oleh pengguna
Ya : 40 97,56 Tidak : 0 0 Abstain : 1 2,44 2 Sarana dan prasarana yang mendukung
tersedia di instansi Ya : 30 73,17
Tidak : 11 26,83
3 Aplikasi Simpeg online ini dibutuhkan oleh user
Ya : 40 97,56 Tidak : 1 2,44
4 Simpeg online ini, sudah memenuhi
kebutuhan user Ya : 39 95,12
Tidak : 2 4,88
145
No. Uraian Jawaban Jumlah Responden %
5 Aplikasi ini dapat digunakan terus menerus walaupun ada perubahan
Ya : 40 97,56 Tidak : 0 0 Abstain : 1 2,44 6 Jika terdapat perubahan persyaratan,
Simpeg online masih dapat digunakan Ya : 38 92,68
Tidak : 2 4,88 Abstain : 1 2,44 7 Proses penyempurnaan aplikasi ini
tergantung pada vendor Ya : 34 82,93
Tidak : 7 17,07 8 Simpeg online ini, dapat diaplikasikan ke
semua jenis komputer Ya : 33 80,49
Tidak : 7 17,07 Abstain : 1 2,44 9 Sistem prototipe ini dapat memberi
gambaran tentang kualitas tenaga fungsional
Ya : 40 97,56 Tidak : 0 0
Abstain : 1 2,44 10 Simpeg online ini dapat diaplikasikan
secara efektif Ya : 40 97,56
Tidak : 1 2,44
Secara umum analisis dan perancangan Simpeg online dengan metode
TOGAF dapat dilakukan dengan baik. Untuk melihat Simpeg online ini sudah
memenuhi kriteria reasoned (sesuai kebutuhan pengguna) atau belum dapat
dilihat pada pernyataan responden dari nomor 1 sampai 4. Sebagian besar
responden (97,56%) menyatakan dapat digunakan oleh pengguna, berarti Simpeg
online ini reasoned yaitu dapat diterima oleh pengguna dengan baik. Pada saat
penulis berdiskusi dengan responden, sebagian besar responden sangat
mendukung sistem ini karena dapat mempermudah dan mempercepat proses
administrasi kepegawaian.
Untuk menjawab Simpeg online ini sudah terpadu (cohesive) atau belum,
dapat dilihat pada pernyataan responden nomor 5. Semua responden (97,56%)
menyatakan bahwa Simpeg online ini dapat digunakan secara terus menerus untuk
proses administrasi kepegawaian walaupun nantinya terdapat perubahan peraturan
dan persyaratan yang berlaku. Hal ini karena dalam menganalisis dan merancang
Simpeg online dilakukan berdasarkan kebutuhan pengguna. Dengan melihat
pernyataan responden tersebut berarti Simpeg online ini dianalisis dan dirancang
secara terpadu (cohesive).
146
Simpeg online ini juga harus mudah beradaptasi dengan pengguna
(adaptable). Untuk mengetahui Simpeg online ini adaptable atau tidak dapat
dilihat pada Tabel 23 nomor 6. Pada Tabel 23 di atas, sebagian besar responden
(92,68%) menyatakan bahwa jika terjadi suatu perubahan persyaratan untuk
proses administrasi kepegawaian maka Simpeg online ini masih dapat digunakan.
Artinya Simpeg online dapat digunakan oleh pengguna dengan mudah walaupun
pada saat yang akan datang terjadi perubahan baik persyaratan administrasi
kepegawaian maupun sistem yang berlaku.
Kriteria yang lain adalah ketergantungan terhadap pengembang sistem
(vendor independent). Suatu rancangan sistem yang baik adalah yang tidak selalu
tergantung pada salah satu pengembang saja namun dapat disempurnakan lagi
oleh pengembang yang lain (Setiawan 2009a). Dalam hal ini pada Tabel 23
pertanyaan nomor 7, sebagian besar responden (82,93%) menyatakan bahwa
ternyata rancangan Simpeg online ini masih tergantung pada pengembang sistem
dimaksud. Hal ini dikarenakan Badan Litbang Pertanian saat ini mempunyai unit
kerja dan UPT sejumlah 63 instansi sehingga perlu dilakukan koordinasi yang
baik termasuk dalam hal pengembangan sistem. Oleh karena itu perlu adanya
keseragaman rancangan sistem dimaksud. Jika rancangan sistem tersebut tidak
seragam maka sistem proses administrasi kepegawaian secara online ini tidak
dapat berjalan dengan baik karena masing-masing unit kerja dan UPT dapat
mengembangkan dan mengubah rancangan Simpeg online dimaksud. Disamping
itu pada saat penulis berdiskusi dengan responden, mereka menginginkan adanya
keseragaman Simpeg online ini untuk diaplikasikan di semua unit kerja dan UPT
lingkup Badan Litbang Pertanian.
Kemudian keberhasilan suatu rancangan sistem dapat diukur dengan
menggunakan kriteria tidak tergantung terhadap salah satu teknologi saja
(technology independent) namun sistem dapat diaplikasikan sesuai dengan
perkembangan teknologi. Hal ini dapat dilihat pada Tabel 23 nomor 8, yaitu
bahwa 80,49% dari responden menyatakan bahwa Simpeg online ini dapat
diaplikasikan di semua jenis komputer. Artinya bahwa Simpeg online ini dapat
diakses oleh pengguna kapan saja, dimana saja, dan dapat diaplikasikan sesuai
dengan perkembangan teknologi yang ada. Simpeg online dapat diakses dengan
147 menggunakan jenis komputer apa saja diantaranya adalah jenis komputer Pentium
2, Pentium 3, Pentium 4, dual core, dan core 2 duo.
Kriteria selanjutnya adalah bahwa suatu rancangan sistem harus domain
neutral, artinya sistem yang dirancang harus mempunyai peranan dalam
memelihara tujuan organisasi. Dalam hal ini pada Tabel 23 pertanyaan nomor 9
dijabarkan dengan menggunakan bahasa yang dapat dimengerti oleh pengguna
yaitu apakah Simpeg online ini dapat menggambarkan kualitas tenaga fungsional
di Badan Litbang Pertanian atau tidak. Dimana salah satu tujuan dari Bagian
Kepegawaian Badan Litbang Pertanian adalah mewujudkan sumberdaya manusia
(SDM) Badan Litbang Pertanian yang professional. Hasil kuesioner
memperlihatkan bahwa 97,56% dari responden menyatakan Simpeg online dapat
memberikan gambaran tentang kualitas tenaga fungsional di Badan Litbang
Pertanian. Artinya sistem ini dapat mengetahui kualitas SDM terutama tenaga
fungsional di Badan Litbang Pertanian. Hal ini disebabkan dengan menggunakan
Simpeg online ini maka dapat diketahui rata-rata jangka waktu kenaikan pangkat
dan golongan tenaga fungsional di Badan Litbang Pertanian. Dengan mengetahui
rata-rata jangka waktu kenaikan pangkat dan golongan maka dapat diketahui juga
tenaga fungsional yang produktif dan tidak produktif.
Pengukuran kehandalan rancangan sistem yang terakhir adalah dengan
menggunakan kriteria scalable. Artinya bahwa suatu rancangan sistem harus
dapat beroperasi secara efektif baik di tingkat Badan Litbang Pertanian, unit kerja,
maupun di tingkat UPT. Dalam Tabel 23 pertanyaan nomor 10, semua responden
(97,56%) menyatakan bahwa Simpeg online ini dapat diaplikasikan di unit kerja
dan UPT lingkup Badan Litbang Pertanian secara efektif. Hal ini dikarenakan
selama ini dalam mengusulkan proses administrasi kepegawaian pengguna tidak
diketahui secara transparan sehingga setelah mengusulkan proses administrasi
kepegawaian, pengguna hanya menunggu proses selesai yang memakan waktu
cukup lama. Namun dengan adanya Simpeg online, semua proses usulan
administrasi kepegawaian dapat diketahui secara transparan oleh pengguna
sehingga pengguna dapat memperkirakan selesainya proses usulan administrasi
kepegawaian dimaksud.