7/25/2019 ISO 8 Tahap

1/1

a) Persiapan Penyelidikan/Pemeriksaan. Mengumpulkan informasi dari sumber

documenter dan melalui wawancara, lalu menyelidiki dan mendokumentasikanperan

dan tujuan dari organisasi, struktur organisasi, berkenaan dengan hukum, peraturan,

lingkungan bisnis dan politik, faktor penting dan kelemahan penting yang

berhubungan dengan manajemen rekod.b) Menganalisis kegiatan bisnis.Mengumpulkan informasi dari sumber documenter dan

melalui wawancara, menyelidiki dan mendokumentasikan setiap fungsi bisnis,

aktifitas dan transaksi dan membuat sebuah sistem dari fungsi tersebut yang berupa

sistem bisnis klasifikasi, dan menyelidiki dan mendokumentasikan arus proses bisnis

dan transaksi.

c) Menyelidiki kebutuhan-kebutuhan untuk rekod. Mengumpulkan informasi dari

sumber documenter dan melalui wawancara; menyelidiki kebutuhan-kebutuhan untuk

pembuktian dan informasi mengenai setiap fungsi bisnis, aktifitas, dan transaksi yang

seharusnya dipenuhi melalui rekod-rekod. Kebutuhan-kebutuhan tersebut dapat

berkembang melalui sebuah analisis dari peraturan lingkungan organisasi dan resikodari tidak membuat dan memelihara rekod.

d) Penilaian terhadap sistem yang ada.Menyelidiki dan menganalisis sistem rekod

yang ada dan informasi-informasi lainnya tentang sistem yang telah ada tersebut

untuk mengukur kemampuan organisasi tersebut terhadap kebutuhan-kebutuhan untuk

rekod.

e) Menyelidiki strategi untuk memenuhi kebutuhan rekod. Menyelidiki strategi-

strategi untuk memenuhi kebutuhan rekod, dapat termasuk mengadopsi kebijakan,

standar, prosedur, dan tindakan-tindakan, merancang sistem baru dan menerapkan

sistem dalam sebuah cara yang dapat memenuhi kebutuhan rekod. Strategi dapat

diaplikasikan ke setiap kebutuhan rekod secara terpisah maupun tergabung. Strategi

terseut dipilih pada dasar tingkat resiko kegagalan dalam memenuhi kebutuhan rekod,

baik dalam fungsi bisnis dimana sistem rekod dimaksudkan untuk membantu,

keberadaan lingkungan sistem maupun berhubungan dengan budaya organisasi

tersebutt dimana strategi dapat berhasilsukses.

f) Merancang sistem yang ingin kita buat. Merancang sebuah sistem rekod yang

berhubungan dengan strategi , proses, dan tindakan yang dijelaskan dalam bagian !S"

#$%&'; meyakinkan bahwa sistem rekod membantu bukannya menghalangi proses

bisnis, akses dan jika perlu merancang ulang proses bisnis dan operasional bisnis dan

mengkomunikasikan sistem ke yang berhubungan dengan manajemen rekod.g) Penerapan sistem yang telah dibuat. (enerapan sebuah sistem rekod harus

dilakukan secara sistematis terstruktur) menggunakan perencanaan proyek dan

metodologi yang sesuai dengan situasi dan dengan pandangan untuk menyatukan

operasi sistem rekod dengan proses bisnis dan sistem yang bersangkutan.

h) Evaluasi. Mengumpulkan informasi tentang kemampuan dari sistem rekod sebagai

inti dan kontinuitas proses. *al ini dapat dilakukan dengan mewawancara anggota

manajemen dan kunci kepegawaian, menggunakan kuisioner, mengobser+asi sistem

yang dalam operasi, memeriksa prosedur manual, pelatihan materi dan dokumentasi

lainnya, mengecek kualitas rekod dan ukuran kendali. injauan dan penilaian

kemampuan dari sistem, memulai dan mengawasi tindakan pengkoreksian dan

menciptakan sebuah sistem berkelanjutan pengawasan dan e+aluasi umum.