PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk

Instruksi Kerja PENERIMAAN TAMU DI KANTOR

JAKARTA

Kode Dokumen Revisi ke Tanggal Revisi Halaman

: : : :

IK / 5183 / 001 0 7 Januari 2013 1 dari 3

Catatan dari Prosedur nomor : P/DOK/01

I. TUJUAN

Tamu yang berkunjung di kantor Jakarta terdata / tercatat dengan baik.

II. DEFINISI Data tamu memudahkan penelusuran dan mencegah kehadiran tamu yang tidak dikehendaki.

III. RISIKO DAN PENGENDALIAN a. Risiko:

- Keamanan kurang terjamin. - Tamu datang langsung ke ruang rapat atau ruang lain tanpa ke

resepsionis terlebih dahulu.

b. Pengendalian: - Mewajibkan tamu untuk lapor ke resepsionis. - Pemasangan petunjuk tamu wajib lapor ke resepsionis.

IV. LANGKAH KERJA

1. Setiap tamu yang berkunjung harus mengisi buku tamu yang disediakan di resepsionis.

2. Petugas resepsionis akan memberikan keplek/badge dengan tulisan “Tamu” kepada tamu tersebut untuk di pasang di dada.

3. Petugas resepsionis akan memberikan informasi kepada Komisaris//Direksi/Pejabat/ Staf yang akan ditemui atau pengundang rapat.

4. Selanjutnya apabila tamu akan menghadiri rapat akan diarahkan ke ruang rapat yang dituju.

5. Sedangkan tamu yang berkunjung diterima di ruang tamu di resepsionis (pengecualian; khusus untuk Komisaris/Direksi menghendaki diterima di ruang Komisaris/Direksi yang bersangkutan).

6. Selesai pertemuan atau rapat, tamu diminta mengisi buku tamu sesuai jam kepulangan dan menyerahkan keplek/badge ke petugas resepsionis.

PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk

Instruksi Kerja PENERIMAAN TAMU DI KANTOR

JAKARTA

Kode Dokumen Revisi ke Tanggal Revisi Halaman

: : : :

IK / 5183 / 001 0 7 Januari 2013 2 dari 3

Catatan dari Prosedur nomor : P/DOK/01

V. DIAGRAM ALIR

Resepsionis

Konfirmasi

Lokasi Pertemuan

Diagram Alir Penerimaan Tamu di Kantor Jakarta

Resepsionis Konfirmasi ke

Unit yang Dituju

Diterima di Ruang Tamu Resepsionis

Komisaris/ Direksi/Pejabat/

Staf

Tamu Memakai

Keplek/Badge

Tamu Diarahkan

Ruang Rapat

Isi buku tamu

Mengembalikan keplek/badge, isi

buku tamu

Komisaris/

Direksi

PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk

Instruksi Kerja PENERIMAAN TAMU DI KANTOR

JAKARTA

Kode Dokumen Revisi ke Tanggal Revisi Halaman

: : : :

IK / 5183 / 001 0 7 Januari 2013 3 dari 3

Catatan dari Prosedur nomor : P/DOK/01

VI. ALAT YANG DIGUNAKAN

1. Buku tamu 2. Balpoin 3. Keplek/Badge 4. Telepon/handphone 5. Laptop

VII. FORM/RECORD TERKAIT

1. R/5183/001 : Form Buku Tamu 2. R/5183/001 : Form Data Tamu Bulanan Disiapkan oleh : Disetujui oleh :

Kasi Adm. Kantor & Protokol Jakarta Ka. Biro Adm. dan Sarana Umum Jakarta

HARI : TANGGAL :TANDA

NAMA PERUSAHAAN/INSTANSI NAMA UNIT KERJA TANGAN MASUK KELUAR

Catatan dari Instruksi Kerja : IK/5183/001

R/5183/001-1

BUKU TAMUBULAN : ...............................................

NODATA TAMU TUJUAN

KEPERLUANJAM

R/5183/001-2

NAMA PERUSAHAAN/INSTANSI NAMA UNIT KERJA

Catatan dari Instruksi Kerja : IK/5183/001

HARI / TANGGAL

DATA TAMU BULANANBULAN : ...............................................

NODATA TAMU TUJUAN

KEPERLUAN