grand design

GRAND DESIGN

SEKERTARIS WILAYAH

ISMKI WILAYAH 4

PERIODE 2014-2015

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum wr. wb.

Waalaikumsalam wr wb.

GRAND DESAIN SEKRETARIS WILAYAH 4

A. DESKRIPSI SEKRETARIS WILAYAH

Sekretaris Wilayah adalah salah satu bagian dari struktural ISMKI yang

berada di bawah tanggung jawab komando dari seorang Sekretaris Jenderal

ISMKI. Sekretaris Wilayah ISMKI terdiri dari 4 orang yang masing-masing

memiliki wilayah kerja masing-masing yang bertugas untuk meringankan

beban Sekretaris Jenderal dalam melayani Mahasiswa Kedokteran Indonesia

di wilayahnya. Sekretaris Wilayah dipilih melalui Musyawarah Wilayah yang

diikuti oleh Institusi yang berada di wilayah yang bersangkutan.

Sekretaris Wilayah 4 merupakan turunan Struktural yang meringankan

beban Sekretaris Jenderal dalam memberikan pelayanan terhadap

Mahasiswa Kedokteran Indonesia dalam ruang lingkup wilayah kerja Jawa

Timur (Malang,Jember dan Surabaya), Bali, Nusa Tenggara Barat, Nusa

Tenggara Timur, Sulawesi selatan, Sulawesi Tengah, Sulawesi Tenggara,

Sulawesi Utara, Maluku, dan Papua. Yang memiliki tanggung jawab terhadap

22 Institusi Fakultas Kedokteran yang berada di wilayah tersebut.

Sekretaris Wilayah memiliki tanggung jawab untuk memberikan

pelayanan terbaik bagi mahasiswa kedokteran Indonesia dan bertanggung

jawab pada Musyawarah Wilayah dan Sekertaris Jenderal ISMKI.

B. FUNGSI SEKRETARIS WILAYAH 4

1. Sebagai Pemersatu pergerakan Mahasiswa Kedokteran Indonesia di

wilayah 4

2. Sebagai penghubung silaturrahim antar mahasiswa kedokteran

Indonesia di wilayah 4

3. Sebagai wadah konsultasi permasalahan yang bersifat internal

maupun eksternal

4. Sebagai ujung tombak pergerakan dan pemegang keputusan tertinggi

di wilayah

5. Sebagai Pelayan Mahasiswa Kedokteran Indonesia Wilayah 4

C. VISI MISI

1. Visi

2. Misi

D. JOB DESCRIPTION

1. Sekretaris Wilayah (SEKWIL)

a) Membantu Sekretaris Jenderal ISMKI dalam melakukan

perencanaan strategis dan kegiatan operasional di wilayah sesuai

visi dan misi Sekretaris Wilayah 4 dan Visi Misi Sekretaris

Jenderal ISMKI

b) Koordinasi dengan Sekretaris Jenderal ISMKI;Pengurus Harian

Wilayah; Sekretaris Wilayah 1, 2, dan 3; Presiden/Ketua BEM se-

Wilayah 4, dan Mahasiswa Kedokteran institusi wilayah 4 ISMKI

c) Bertanggung jawab kepada Sekretaris Jenderal ISMKI.

d) Bertanggung jawab kepada Institusi Wilayah 4 ISMKI atas

keberlangsungan Wilayah 4.

e) Bertanggung jawab atas proker yang di rencanakan dan di

laksanakan.

f) Berhak mengevaluasi tiap program kerja, mulai dari penanggung

jawab hingga indikator keberhasilan.

2. Staf Pengurus Harian ISMKI Wilayah 4

a) Membantu Sekretaris wilayah 4 ISMKI dalam mewujudkan visi dan

misi Sekretaris Wilayah 4 dan Sekretaris Jenderal ISMKI.

b) Melakukan Pemantauan (Control) program kerja sesuai dengan

bidang/penanggung jawab masing-masing program kerja.

c) Melakukan koordinasi dengan institusi di Wilayah 4 ISMKI baik

dalam penyebarluasan informasi dan menjalin silaturahim serta

secara aktif menyalurkan aspirasi institusi.

d) Berkoordinasi dan bertanggung jawab kepada Sekretaris Bidang

dan Sekretaris Jenderal 4 ISMKI.

e) Melakukan evaluasi laporan terkait proker sesuai dengan masing-

masing bidang penanggug jawab progam kerja.

f) Berhak mengkritisi dan memberi masukan kepada Sekretaris

bidang dalam peningkatan mutu kerja ISMKI Wilayah 4.

E. PEMBAGIAN TUGAS KOORDINASI

1. Penanggung Jawab Institusi/ Regio

a) Tugas Penanggung jawab Regio

Mengetahui kinerja institusi regio yang dibawahi.

Memantau institusi dalam mengerjakan proker-proker turunan

ISMKI.

Melakukan direct dan atau net meeting.

Menjadi penyalur komunikasi lewat jalur apapun. PJ region

memastikan institusi yang dinaunginya menerima segala

informasi dengan baik.

b) Pembagian PJ regio

NO Institusi Penanggung Jawab Regio

1 Universitas Airlangga Safitri Nindya Surabaya

2 Universitas hang Tuah

Surabaya

Safitri Nindya

3 Universitas Wijaya

Kusuma Surabaya

Safitri Nindya

4 Universitas Widya

Mandala Surabaya

Safitri Nindya

5 Universitas Brawijaya Safitri Nindya Malang

6 Universitas

Muhamamadiyah

Malang

Safitri Nindya

7 Universitas Islam

Malang

Safitri Nindya

8 Universitas Jember Safitri Nindya Jember

9 Universitas Udayana Ni Wayan Saras

Sasmita

Denpasar

10 Universitas Warmadewa Ni Wayan Saras

Sasmita

11 Universitas Mataram Ni Wayan Saras

Sasmita

Mataram

12 Universitas Al-Azhar

Mataram

Ni Wayan Saras

Sasmita

13 Universitas Hassanudin

Makasar

Muh.Hardian Nugraha

Syam

Makasar

14 Universias Muslim

Indonesia

Muh.Hardian Nugraha

Syam

15 Universitas

Muhammadiyah

Makasar

Muh.Hardian Nugraha

Syam

16 Universitas Tadulako

Palu

Muh.Hardian Nugraha

Syam

Palu

17 Universitas Al-Khairat

Palu

Muh.Hardian Nugraha

Syam

18 Universitas Sam

Ratulangi

Muh.Hardian Nugraha

Syam

Manado

19 Universitas Nusa

Cendana

Ni Wayan Saras

Sasmita

NTT

20 Universitas Halu Oleo

Kendari

Muh.Hardian Nugraha

Syam

Kendari

21 Universitas Pattimura

Ambon

Muh.Hardian Nugraha

Syam

Ambon

22 Universitas

Cendrawasih

Muh.Hardian Nugraha

Syam

Papua

1. Rekan Kerja/ Soulmate

a) Tugas Soulmate/ rekan kerja

Soulmate bertugas saling mengingatkan tentang agenda

netmeeting yang telah disepakati. Jika ada salah seorang

yang izin, maka sebagai soulmate harus tahu alasan dari

pasangannya yang tidak mengikuti netmeeting saat itu dan

juga bertugas mengizinkan kepada Sekretaris Wilayah.

Soulmate bertugas saling mengingatkan tentang deadline

tugas.

b) Pembagian Soulmate/ Rekan kerja

Muh Hardian – Aryanto

Ni Wayan Saras S – M.Idris Iksan

Safitri Nindya – Astria Novitasari N

Virginia L – Agastya Janardhana

Putri Erlinda – Made Yulia Indrawati

F. TAGLINE ISMKI Wilayah 4

“ T I M U R - B E R A K S I “

Filosofi Tagline : TIMUR BERAKSI

Timur yang merupakan Wilayah Kerja ISMKI Wilayah 4 yaitu Jawa Timur

dan Indonesia Timur dan terdiri dari 5 Huruf yang memiliki penjabaran

sebagai berikut :

T = Tekad

I = ISMKI

M = Mengabdi

U = Untuk

R = Revolusi

Dan “BERAKSI” yang merupakan singkatan dari Hasrat Kerja ISMKI

Wilayah 4 yang memiliki penjabaran sebagai berikut :

Ber = Berprogres

A = Aktif

K = Kreatif

S = Solid

I = Inovatif

Sehingga terciptalah Tagline “#TimurBeraksi” yang merupakan salah satu

Indentitas Pergerakan dari ISMKI Wilayah 4.

G. PROGRAM KERJA SEKRETARIS WILAYAH

1. Sekwil On The Road

a) Latar Belakang

ISMKI Wilayah 4 merupakan wilayah yang memiliki Letak

Geografis yang berada di kawasan timur Indonesia dan memiliki

Institusi terbanyak serta Wilayah yang terluas dari Wilayah

lainnya dalam ISMKI. Terpisahnya jarak dan waktu membuat

Komunikasi menjadi tantangan khusus bagi seorang Sekretaris

Wilayah. Kondisi Institusi menjadi faktor utama dalam kunjungan

Sekretaris Wilayah di Institusi Terkait

b) Deskripsi Kegiatan

Sekwil On The Road di laksanakan dalam satu periode

kepengurusan yang tidak di tetapkan waktu pelaksanaannya dan

disesuaikan agenda Sekretaris Wilayah 4. Kegiatan ini berupa

kunjungan ke Institusi Wilayah 4 dengan melakukan Sharing dan

Diskusi secara langsung dengan pengurus lembaga di Institusi

terkait Masalah dan Solusi dari masalah kemudian di lanjutkan

dengan Follow Up.

c) Tujuan

Meningkatkan Silaturrahim antara ISMKI dan Institusi.

Mempererat hubungan Emosional antara ISMKI dan Institusi

dalam satu ruang lingkup kerja yang sama.

Membatu dalam menyelesaikan masalah Internal institusi

berupa pemberian Masukan dan Pertimbangan serta Follow

Up terhadap masalah.

d) Sasaran

Institusi Wilayah 4

e) Waktu

Dalam jangka waktu 1 Tahun Periode Kepengurusan ISMKI

Wilayah 4.

f) Target

100 % Institusi Telah di kunjungi.

Dilakukan minimal 2 kali kunjungan Institusi dalam satu tahun

kepengurusan.

g) Indikator Keberhasilan

50% Institusi telah di kunjungi.

Dilakukan minimal 1 kali kunjungan Institusi dalam satu

tahun kepengurusan.

h) Penanggung Jawab

Muhammad Hardian Nugraha Syam

2. Halo ISMKI

a) Latar Belakang

Sulitnya geografis ISMKI Wilayah 4 merupakan tantangan

tersendiri bagi Sekretaris Wilayah dalam melakukan komunikasi.

Sulitnya transportasi dan penetuan waktu membuat komunikasi

secara langsung menjadi terhambat. Namun masalah dari Institusi

sering terjadi dan membutuhkan diskusi serta sharing antara

Sekretaris Wilayah 4 ISMKI dengan Institusi dengan tujuan dapat

mengeluarkan solusi. Maka dari itu “Halo ISMKI” merupakan salah

satu solusi dalam mengatasi masalah komunikasi yang terjadi di

wilayah 4.


Halo ISMKI di laksanakan dengan memanfaatkan berbagai media

komunikasi via Suara ataupun teks.

Halo ISMKI merupakan komunikasi 2 arah antara Sekretaris

Wilayah ke Institusi ataupun Institusi ke Sekretaris Wilayah.

Setiap bulannya Sekretaris Wilayah akan menghubungi Institusi

via telepon (Suara).

Setiap hari Institusi dapat menghubungi Sekretaris Wilayah

melalui berbagai media komunikasi.

c) Tujuan

Mengetahui permasalahan apa saja yang ada di intitusi.

Mensosialisakian proker wilayah 4.

Menyebarluaskan informasi terhadap Institusi ISMKI Wilayah

4.

Memberi pertimbangan dan solusi terhadap Masalah Institusi

ISMKI Wilayah 4.

Mempererat Silaturrahim dan Komunikasi ISMKI Wilayah 4.

Sebagai media Follow Up dari program kerja Sekwil On The

Road melalui media komunikasi

d) Sasaran

Seluruh Institusi wilayah 4.

e) Waktu

Februari 2015 – Desember 2015

f) Target

100% Institusi dapat di hubungi setiap bulannya.

100% Institusi menghubungi Sekertaris Wilayah Setiap Bulannya.


70% institusi pernah di hubungi setiap bulannya.

70% institusi menghubungi Sekertaris Wilayah setiap Bulannya

Dilakukan minimal 1 kali Komunikasi dalam sebulan.

h) Penanggung Jawab


3. Net Meeting Akbar

a) Latar Belakang

Silaturrahim merupakan tujuan utama dari ISMKI Wilayah 4, dan

komunikasi merupakan media yang sangat menunjang keutuhan

dari wilayah 4. ISMKI memiliki berbagai program kerja baik

turunan dari Nasional maupun Inisiatif dari Staf Pengurus Harian

Wilayah. Namun kegiatan tersebut perlu di evaluasi dari berbagai

pihak baik sesama pengurus, Majelis Pertimbangan Agung, serta

Institusi yang berada dalam naungan Keluarga Besar ISMKI

Wilayah 4.


Kegiatan Net Meeting Akbar dilakukan dengan menggunakan

media sosial yang memudahkan program ini dapat terlaksana.

Kegiatan ini di ikuti oleh berbagai pihak yang terlibat dalam ISMKI

Wilayah 4 yakni Pengurus Harian Wilayah, Majelis Pertimbangan

Agung, dan Perwakilan Institusi wilayah 4.

Pelaksanaan kegiatan ini dilakukan meeting dalam rangka

membahas kinerja ISMKI wilayah 4 sekaligus melaksanakan

evaluasi dari kegiatan yang telah dan akan di lakukan ISMKI

selanjutnya dengan mekanisme meeting tertentu yang di sepakati

oleh Forum.

c) Tujuan

Menjalin Silaturrahim dari berbagai komponen ISMKI Wilayah 4

Menjadi wadah penyaluran aspirasi Institusi dalam membangun

ISMKI melalui kritik dan saran yang di berikan.

Mengevaluasi kekurangan dari kinerja ISMKI wilayah 4

sebelumnya untuk lebih di tingkatkan kualitasnya.

Memberikan rekomendasi dan saran untuk meningkatkan kinerja

ISMKI selanjutnya.

d) Sasaran

Seluruh Pengurus Harian, Institusi dan MPA di Wilayah 4 ISMKI.

e) Waktu

April

Juli

Oktober.

f) Target

Dilakukan Net Meeting setiap 3 bulan.

Adanya hasil rekomendasi untuk kinerja selanjutnya


Dilakukan Net Meeting minimal setiap 3 bulan.

h) Penanggung Jawab


#SabangMerauke

#TIMURBERAKSI

#NEWHOPE

grand design

Documents