gambar 4.1 activity diagram absensi -...

58

BAB 4

PERANCANGAN SISTEM ABSENSI DAN PENGGAJIAN YANG DIUSULKAN

Berdasarkan proses bisnis yang telah dianalisis pada bab sebelumnya dan hasil observasi serta

wawancara yang telah dilakukan ke perusahaan, maka perancangan sistem informasi human

resources management terkait dengan proses absensi dan penggajian terdiri dari:

4.1 Perancangan Sistem Informasi dengan Object Oriented Analysis and Design

4.1.1 Activity Diagram

4.1.1.1 Absensi

Proses absensi dimulai dari sistem yang telah dipersiapkan oleh HRD

sebelumnya, yakni HRD akan mengatur hari kerja dan hari libur pada sistem

sehingga sistem akan secara otomatis merekam karyawan yang melakukan

absensi fingerprint pada hari kerja dan apabila karyawan melakukan absensi

pada hari libur maka karyawan tersebut dianggap melakukan lembur baik

lembur hari kerja (normal) maupun lembur hari libur yang tentunya akan

didukung oleh approval dari manajer perusahaan. Selain itu karyawan yang

tidak hadir dikarenakan cuti, ijin maupun dinas luar tidak akan melakukan

proses absensi, namun akan tetap tercatat hadir dengan keterangan berupa Cuti

(C) atau Dinas Luar (DL). Sistem akan memberikan notifikasi atau pengingat

kepada HRD yang akan diteruskan ke Manajer bahwa terdapat karyawan yang

sedang ditugaskan ke luar kantor dan pada notifikasi tersebut Manajer dapat

memberikan tambahan penugasan kepada karyawan apabila dibutuhkan.Pada

akhir periode/Bulan HRD dapat membuat laporan absensi dari data yang telah

disimpan oleh sistem.

59

Gambar 4.1 Activity Diagram Absensi

60 4.1.1.2 Lembur

Proses lembur sebenarnya termasuk ke dalam proses absensi. Namun

disini akan lebih terperinci mengenai sistematis perijinan terhadap lembur

karyawan oleh manajer, sehingga karyawan tidak dapat melakukan lembur

tanpa persetujuan manajer. Jika tanpa adanya persetujuan dari manajer maka

lembur karyawan tidak dapat dibayarkan oleh perusahaan. Sehingga proses

lembur ini harus dapat fleksibel namun tetap teratur, dimana pada akhirnya

lembur karyawan harus diapproval oleh manajer. Terkadang awal dari proses

lembur itu sendiri adalah karyawan menerima tugas lembur dari atasan secara

langsung atau tiba-tiba sehingga mereka melakukan lembur terlebih dahulu

barulah setelah itu meminta persetujuan manajer atas lembur yang telah

dilakukan. Dari kejadian ini dapat dikatakan bahwa permohonan lembur yang

diajukan karyawan tersebut dapat berlaku surut dengan batas waktu

permohonan ke Manajer maksimal 2 hari setelah mereka lembur, sehingga

dengan approval manajer tersebut dapat dijadikan acuan sebagai bukti bahwa

lembur mereka memang layak dan dapat dibayarkan oleh perusahaan.

61

Gambar 4.2 Acitivity Diagram Lembur

4.1.1.3 Cuti dan Perijinan

Pada proses cuti dan perijinan, karyawan akan melakukan permintaan

atas cuti atau ijin kerja di sistem, yang akan diteruskan ke manajer. Namun

sebelum itu sistem akan mengecek jatah/hak cuti karyawan jika memang masih

tersedia untuk melakukan cuti maka permintaan cuti dan ijin tersebut dapat

dikirim ke manajer, dan manajer akan melakukan approval terhadap

permintaan karyawan tersebut. Jika cuti atau ijin diperbolehkan oleh manajer,

maka sistem secara otomatis menyimpan tanggal cuti dan perijinan tersebut

serta mengurangi sisa cuti karyawan.

62

Gambar 4.3 Activity Diagram Cuti dan Perijinan

63

4.1.1.4 Dinas Luar Kantor

Penugasan dinas luar karyawan berawal dari manajer yang akan

memberitahukan HRD untuk dibuatkan surat penugasannya dan sistem akan

mencatat penugasan tersebut ke dalam absensi. Sebagai back-up sistem, HRD

juga dapat mengatur sistem agar karyawan tidak dianggap absen/alpa pada

tanggal penugasan dinas luar tersebut. Dan jika penugasan dinas luar ini terjadi

secara tiba-tiba, maka HRD akan tetap membuat surat penugasan dinas luar

dan dicatatkan ke sistem untuk absensi karyawan tersebut.

Gambar 4.4 Activity Diagram Dinas Luar Kantor

64 4.1.1.5 Penggajian

Proses penggajian berawal dari data absensi dan data tiap karyawan

yang memberikan informasi gaji pokok dan bentuk tunjangan serta potongan.

Pada data absensi tersebut juga telah mencatat lembur yang telah dilakukan

oleh karyawan dan pemotongan akibat keterlambatan atau ketidakhadiran yang

seluruhnya telah tercatat secara terintegrasi pada sistem. Lalu informasi

tersebut akan dikirimkan ke Bagian Keuangan untuk diperhitungkan mengenai

pemotongan akan tunjangan, jamsostek, dan pajak penghasilan karyawan.

Setelah proses perhitungan telah selesai Bagian Keuangan akan

meminta persetujuan Manajer Keuangan untuk menandatangani daftar gaji

bersih dan setelah ditandatangani oleh Manajer Keuangan maka gaji siap untuk

ditransfer oleh Bagian Keuangan ke rekening karyawan. Lalu Bagian

Keuangan akan membuatkan slip gaji untuk karyawan sebagai bukti bahwa

gaji telah ditransfer. Setelah itu Bagian Keuangan akan membukukan jurnal

akuntansi pengeluaran akibat dari pembayaran gaji karyawan dan dibuatkan

laporan gaji untuk tiap bulannya.

65

Gambar 4.5 Activity Diagram Penggajian

66

4.1.2 Use Case Diagram

Di bawah ini adalah use case diagram yang menggambarkan interaksi antara

aktor terhadap sistem. Pada perusahaan ini digambarkan interaksi antara karyawan,

bagian HRD, Manajer dan bagian Keuangan terhadap sistem.

Gambar 4.6 Use Case Diagram

67

Pada tiap use case diagram di atas akan lebih dijelaskan secara spesifik pada

use case description di bawah ini dalam tabel-tabel berikut :

Tabel 4.1 Use Case Description Absensi

Usecase Name: Melakukan Absensi

Scenario: Menempelkan jari pada absensi fingerprint

Triggering

Event:

Karyawan ingin absen pada jam kerja (jam masuk dan jam pulang

kerja)

Brief

Description:

Karyawan yang ingin melakukan absensi, menempelkan jarinya pada

mesin fingerprint. Setelah melakukan absensi tersebut maka sistem

akan mencatat kehadirannya.

Actors: Karyawan

Related Use

Case:

Stakeholders: Karyawan : Untuk diberikan informasi waktu kehadirannya

Preconditions: Karyawan harus benar-benar sudah tercatat di database perusahaan

dan ingin melakukan absensi pada jam kerja

Postconditions: Sistem harus memberikan informasi pada halaman web karyawan

mengenai waktu kehadirannya.

Flow of Events: Actor System

1. Ada karyawan absen

pada mesin fingerprint.

1.1 Create Absent

1.2 Memberikan informasi

waktu kehadiran karyawan.

Exception

Conditions:

-

68 Tabel 4.2 Use Case Description Permohonan Lembur

Usecase Name: Melakukan Permohonan Lembur

Scenario: Melakukan Permohonan lembur pada web karyawan

Triggering Event: Karyawan akan melakukan lembur kerja dimana tanggal dan waktu

lembur harus diminta persetujuannya dan tercatat.

Brief Description: Karyawan yang harus melakukan lembur harus melakukan

permohonan lembur untuk persetujuan dari atasan sehinga waktu

lembur tercatat dan dapat dipertanggungjawabkan. Permohonan

lembur dilakukan dengan membuka web karyawan dengan mencatat

tanggal dan waktu lembur lalu deskripsi dari pekerjaan yang

dilemburkan.

Actors: Karyawan

Related Use Case:

Stakeholders: Manajer : untuk diberikan notifikasi adanya permohonan lembur

Sistem : Untuk memberikan notifikasi permohonan lembur pada

Manajer/Atasan.

Preconditions: Harus ada karyawan yang ingin lembur dan rencana pekerjaan yang

akan diselesaikan.

Postconditions: Apabila permohonan lembur telah berhasil masuk ke dalam sistem

maka sistem akan meneruskan permohonan tersebut kepada atasan

dan selanjutnya memproses approval atasan terhadap lembur tersebut.


1. Karyawan melakukan

permohonan lembur

1.1 Create Lembur

2. Karyawan meng-input

tanggal, waktu dan

rincian pekerjaan lembur.

2.1 Add Tanggal, Keterangan

3. Karyawan akan

menunggu persetujuan

dari atasan

3.1 Sistem akan memproses

serta menampilkannya kepada

atasan berupa notifikasi untuk

69

kemudian disetujui.

4. Karyawan akan

menerima notifikasi

permohonan lembur yang

telah dilakukan

4.1 System End.

Exception

Conditions:

Tabel 4.3 Use Case Description Permohonan Cuti

Use Case Name: Melakukan permohonan cuti

Scenario: Melakukan permohonan cuti pada web karyawan.

Triggering Event: Ada karyawan yang ingin melakukan cuti dan masih memiliki jatah

cutinya.

Brief Description: Karyawan melakukan permohonan cuti pada halaman web karyawan

pada menu permohonan cuti. Halaman web akan langsung

menampilkan form yang akan diisi oleh karyawan.

Actors: Karyawan

Related Use Case:

Stakeholders: Manajer :Untuk diberikan notifikasi adanya permohonan cuti.

Sistem : Untuk memberikan notifikasi permohonan lembur pada

atasan.

Preconditions: Harus ada karyawan yang ingin melakukan pengambilan cuti dan

jatah cuti masih tersedia.

Postconditions: Permohonan cuti akan diteruskan kepada manajer atasan karyawan

untuk diminta persetujuan permohonan tersebut.


1. Karyawan melakukan

permohonan cuti

2. Karyawan meng-input

lamanya cuti, jenis cuti

dan keterangan cuti

yang diambilnya

1.1 Create Cuti

1.2 Menampilkan jatah cuti

yang masih tersedia.

2.1 Add tanggal, jenis cuti,

keterangan.

70

3. Karyawan akan

menunggu persetujuan

dari atasan

4. Karyawan akan

menerima notifikasi

permohonan cuti yang

telah dilakukan

3.1 Sistem akan memproses

serta menampilkannya

kepada atasan berupa

notifikasi untuk kemudian

disetujui.

4.1 System end

Exception

Conditions:

71

Tabel 4.4 Use Case Description Surat Dinas Luar

Usecase Name: Membuat Surat Dinas Luar

Scenario: Masuk ke halaman web HRD untuk membuat surat dinas luar

karyawan

Triggering Event: Manajer akan menugaskan karyawan untuk dinas luar

Brief Description: Manajer yang akan menugaskan dinas luar untuk karyawan

mengirimkan permintaan kepada HRD agar dibuatkan surat

penugasan.

Actors: HRD

Related Use Case:

Stakeholders: Karyawan : Untuk diberikan surat dinas luar sebagai bukti untuk

tempat penugasan bahwa mereka secara resmi dikirimkan

sebagaimana perintah dari atasan.

Preconditions: Harus ada instruksi dari Manajer yang akan memberikan

penugasan kepada Karyawan.

Postconditions: Sistem memberikan notifikasi pada halaman web karyawan bahwa

terdapat penugasan dinas luar sesuai dengan perintah manajer


1. Ada Manajer yang memberikan penugasan dinas luar untuk karyawan

2. HRD menginput nama karyawan dan tanggal penugasan

3. Karyawan akan menerima notifikasi penugasan dinas luar

1.1 Create Surat Dinas Luar

2.2 Add nama karyawan dan tanggal

3.1 System End

Exception

Conditions:

-

72 Tabel 4.5 Use Case Description Laporan Absensi

Usecase Name: Membuat laporan absensi.

Scenario: Masuk ke halaman web laporan absensi.

Triggering

Event:

Karyawan telah melakukan absensi pada jam kerjanya dan dibutuhkan

laporan absensi untuk manajer perusahaan.

Brief

Description:

Karyawan yang telah melakukan absensi akan tercatat pada sistem dan

di akhir periode akan dibuatkan laporan absensi oleh HRD.

Actors: HRD

Related Use

Case:

Stakeholders: Manajer : Untuk mengetahui absensi karyawan pada akhir periode.

Preconditions: Harus sudah ada absensi karyawan yang tercatat di sistem selama

periode yang dibutuhkan.

Postconditions: Format informasi absensi dibentuk dalam laporan yang berisi seluruh

kehadiran karyawan pada tiap periode sesuai dengan kebutuhan.


1. Membuat laporan absensi

untuk periode tertentu

1.1 Create Laporan Absensi

1.2 Add Bulan

Exception

Conditions :

-

73 Tabel 4.6 Use Case Description Laporan Lembur

Usecase Name: Membuat laporan lembur

Scenario: Masuk ke halaman web laporan

Triggering

Event:

Karyawan telah melakukan absensi pada jam kerjanya dan memiliki jam

lembur yang telah di approval oleh atasan dan dibutuhkan laporan

lembur untuk manajer perusahaan.

Brief

Description:

Karyawan yang telah melakukan absensi dan bekerja diluar jam kerja

akan tercatat pada sistem sebagai lembur dan di akhir periode akan

dibuatkan laporan absensi oleh HRD.

Actors: HRD

Related Use

Case:

Stakeholders: Manajer : Untuk mengetahui absensi karyawan pada akhir periode.

Preconditions: Harus sudah ada absensi karyawan yang tercatat di sistem selama

periode yang dibutuhkan.

Postconditions: Format informasi absensi dibentuk dalam laporan yang berisi seluruh

kehadiran karyawan pada tiap periode sesuai dengan kebutuhan.


1. Membuat laporan absensi

untuk periode tertentu

1.1 Create Laporan Absensi

1.2 Add Bulan

Exception

Conditions :

74 Tabel 4.7 Use Case Description Approval Cuti

Usecase Name: Melakukan approval cuti karyawan

Scenario: Masuk ke halaman approval

Triggering

Event:

Terdapat karyawan yang melakukan permohonan cuti

Brief

Description:

Karyawan yang melakukan permohonan cuti akan dikirim oleh sistem

kepada atasan yang terkait lalu manajer/atasan melakukan persetujuan

cuti tersebut

Actors: Manajer

Related Use

Case:

Stakeholders: Karyawan : Untuk mendapatkan informasi persetujuan permohonan cuti

yang telah dilakukan.

Preconditions: Ada karyawan yang melakukan permohonan cuti

Postconditions: Sistem akan memberikan hasil persetujuan manajer kepada karyawan

dan merekam ke absensi untuk permohonan cuti tersebut.


1. Menerima notifikasi

permohonan cuti karyawan

2. Melakukan persetujuan

permohonan cuti

1.1 Receive Notification

2.1 Accepted – Rejected Cuti

Exception

Conditions :

75 Tabel 4.8 Use Case Description Approval Lembur

Usecase Name: Melakukan approval lembur karyawan

Scenario: Masuk ke halaman approval

Triggering

Event:

Terdapat karyawan yang melakukan permohonan lembur.

Brief

Description:

Karyawan yang melakukan permohonan lembur akan dikirim oleh

sistem kepada atasan yang terkait lalu manajer/atasan melakukan

persetujuan lembur tersebut.

Actors: Manajer

Related Use

Case:

Stakeholders: Karyawan : Untuk mendapatkan informasi persetujuan permohonan

lembur yang telah dilakukan.

Preconditions: Ada karyawan yang melakukan permohonan lembur

Postconditions: Sistem akan memberikan hasil persetujuan manajer kepada karyawan

dan merekam ke absensi untuk permohonan lembur tersebut.


1. Menerima notifikasi

permohonan lembur

karyawan

2. Melakukan persetujuan

permohonan lembur

1.1 Received Notification

2.1 Accepted – Rejected lembur

Exception

Conditions :

76 Tabel 4.9 Use Case Description Slip Gaji

Usecase Name: Mencetak Slip Gaji

Scenario: Masuk ke halaman penggajian karyawan

Triggering

Event:

Gaji Karyawan telah ditransfer ke rekeningnya atau telah dibayarkan

Brief

Description:

Saat periode akhir bulan adalah jadwal penggajian karyawan, setelah

dibayarkan oleh bagianKeuangan maka bagian Keuangan akan mencetak

slip gaji sebagai tanda pembayaran gaji telah dilakukan.

Actors: Keuangan

Related Use

Case:

Stakeholders: Karyawan : Untuk mendapatkan bukti dan rincian gaji yang telah

diterima

Preconditions: Gaji bersih yang telah disetujui oleh Manajer Keuangan telah dibayarkan

oleh bagian Keuangan ke rekening karyawan

Postconditions: Sistem akan mencetak dalam bentuk hardcopy berisi rincian penghasilan

yang diterima karyawan. Dengan karyawan akan menerima slip tersebut

sebagai bukti gaji yang telah dibayarkan


1. Membuka halaman gaji

karyawan yang telah

disetujui Manajer

Keuangan

2. Mencetak slip gaji

karyawan

1.1 Show salary employee

1.2 Generate Gaji (bulan)

2.1 Printed form salary

Exception

Conditions :

77 Tabel 4.10 Use Case Description Jurnal Gaji Karyawan

Usecase Name: Menjurnal Pembayaran Gaji Karyawan

Scenario: Membuka halaman jurnal

Triggering

Event:

Harus ada transaksi pembayaran gaji karyawan.

Brief

Description:

Saat periode akhir bulan, gaji yang telah dibayarkan ke karyawan atau

transaksi penggajian yang telah dilakukan akan dijurnal untuk mengakui

adanya pengeluaran perusahaan. BagianKeuangan membuka halaman

jurnal untuk memvalidasikan jurnal pembayaran gaji.

Actors: Bagian Keuangan

Related Use

Case:

Stakeholders: Bagian Keuangan : Untuk mengetahui keterjadian transaksi pembayaran

gaji karyawan

Preconditions: Terdapat transaksi pembayaran gaji yang mengakibatkan pengeluaran

untuk perusahaan.

Postconditions: Sistem akan menampilkan dan mengumpulkan seluruh jurnal

pengeluaran perusahaan termasuk dengan terkaitnya pembayaran gaji

yang telah terjadi.


1. Mengedit/menambah jurnal

pembayaran gaji yang telah

dilakukan

1.1Add Jurnal

1.2 Mengakumulasi jumlah

transaksi menjadikan satu akun

menjadi jurnal pembayaran gaji

Exception

Conditions :

78 Tabel 4.11 Use Case Description Laporan Gaji

Usecase Name: Membuat laporan gaji

Scenario: Masuk ke halaman web laporan

Triggering

Event:

Transaksi gaji telah selesai di jurnal pada akhir periode

Brief

Description:

Transaksi gaji yang telah dijurnal tiap periodenya akan dibuatkan ke

dalam format laporan yang berisi seluruh pengeluaran perusahaan terkait

dengan pembayaran gaji karyawan

Actors: Keuangan

Related Use

Case:

Stakeholders: Manajer : Untuk mengetahui hasil pembayaran gaji karyawan dalam tiap

periodenya.

Preconditions: Harus sudah menyimpan transaksi pembayaran gaji yang telah dijurnal.

Postconditions: Informasi seluruh pengeluaran perusahaan terkait dengan pembayaran

gaji dikemas dalam bentuk laporan gaji.


1. Membuat laporan gaji 1.1 Create Laporan Gaji

1.2 Add Bulan

Exception

Conditions :

79

4.1.3 Class Diagram

Data Karyawan akan disimpan pada sistem di database yang dapat

digambarkan pada class diagram di bawah ini.

Saat karyawan baru masuk pada perusahaan, maka karyawan akan didata

mengenai data pribadi dan juga sekaligus pada tingkatan posisi, unit kerja, dan status

karyawan tersebut. Saat karyawan melakukan absensi maka akan tersimpan ke dalam

database kelas Absent dan akan terlihat kehadiran karyawan baik keterlambatan,

lamanya bekerja dan lamanya karyawan melakukan lembur. Begitu pula pada proses

penggajian dimana database yang menjadi transaksi penggajian akan termasuk dalam

perhitungan pemotongan-pemotongan serta tunjangan yang dimiliki karyawan.

Dimana pemotongan untuk perhitungan pajak penghasilan 21 akan juga disimpan di

kelas Salary sesuai dengan besarnya PTKP karyawan berdasarkan status dan jumlah

tanggungan karyawan. Besarnya PTKP akan dapat diakses dari jenis Penghasilan

Tidak Kena Pajak (PTKP) pada kelas PTKP.

80

Gambar 4.7 Class Diagram

4.1.4 Three Layer Sequence Diagram

1. Input Karyawan Baru ke dalam Aplikasi

Pada gambar di bawah ini menjelaskan ketika bagian HRD baru saja

menerima calon karyawan yang telah lolos seleksi dan harus di input datanya

ke dalam sistem. Di mana karyawan tersebut telah ditetapkan posisinya beserta

besar kompensasi yang didapatkan sesuai dengan posisinya. Bagian HRD akan

membuka window karyawan, lalu sistem akan otomatisasi menambah id

karyawan dan HRD akan menginput data-data karyawan beserta unit kerja dan

posisi karyawan. Saat HRD mengisi posisi karyawan, sistem akan langsung

81

memanggil ke database posisi yang tersedia di perusahaan beserta nilai gaji

pokok dan tunjangannya.Setelah itu HRD akan menyimpan dan sistem akan

menanmbah dan menyimpan data karyawan ke dalam database Master

Karyawan.

Gambar 4.8 Three Layer Sequence Diagram Input Karyawan Baru

2. Absensi Karyawan

Karyawan akan melakukan absensi dengan menggunakan fingerprint

dimana fingerprint tersebut akan mengekspor absensi ke data absensi pada

aplikasi kepegawaian sehingga kehadiran karyawan akan tersimpan pula pada

aplikasi.

82

Gambar 4.9 Three Layer Sequence Diagram Absensi Karyawan

3. Permohonan Cuti Karyawan

Karyawan yang akan melakukan cuti akan melakukan permohonan

pada sistem dengan membuka window Absensi lalu ke bagian Request Cuti,

lalu sistem akan otomatisasi memeriksa ke database karyawan untuk

memeriksa jatah cuti karyawan. Jika masih tersedia maka karyawan dapat

menambah cuti yang akan diambil dengan mengisi tanggal dan jenis cutinya.

Setelah disimpan maka sistem akan otomatisasi mengurangi jatah cuti

karyawan dan permohonan cuti akan tersimpan di dalam database lalu

ditembuskan ke manajer atau atasan karyawan untuk di lakukan persetujuan

permohonan cuti tersebut.

83

Gambar 4.10 Three Layer Sequence Diagram Permohonan Cuti Karyawan

4. Permohonan Lembur Karyawan

Sama hal nya dengan permohonann cuti, jika karyawan ingin

melakukan permohonan lembur maka karyawan akan ke bagian window

absensi, lalu akan menginput tanggal, jam lembur dan keterangan mengenai

deskripsi dari pekerjaan saat lembur tersebut. Permohonan tersebut akan

dikirim langsung ke manajer atau atasan karyawan untuk dilakukan

persetujuan lembur karyawan.

84

Gambar 4.11 Three Layer Sequence Diagram Permohonan Lembur Karyawan

5.Approval Manajer

Manajer akan melakukan approval pada permintaan cuti karyawan

dengan membuka konfirmasi window, setelah melakukan approval maka cuti

tersebut akan ditembuskan ke karyawan dan ke bagian HRD. Namun jika

manajer menolak pernohonan cuti karyawan tersebut, maka di konfirmasi

handler permohonan cuti akan hilang dan hasil penolakan akan tetap

ditembuskan ke karyawan namun tidak ditembuskan ke bagian HRD.

85

Gambar 4.12 Three Layer Sequence Diagram Approval Manajer

6.Membuat Surat Dinas Luar Karyawan

Ketika bagian HRD menerima permintaan dinas luar karyawan dari

Manajer, bagian HRD akan membuatkan surat dinas luar pada Penjadwalan

Window dengan menginput nama-nama karyawan yang akan ditugaskan ke

luar kantor. Setelah penginputan nama-nama karyawan, HRD dapat langsung

membuat surat dinas luar di window tersebut. Penugasan ini juga akan

ditembuskan ke karyawan dimana, pada Absensi window milik karyawan,

akan terdapat penugasan baru sesuai dengan permintaan manajer yang telah

dibuat oleh bagian HRD.

86

Gambar 4.13 Three Layer Sequence Diagram Membuat Surat Dinas Luar Karyawan

7. Laporan Absensi

Bagian HRD akan membuat laporan absensi dengan membuka Laporan

Window dan memilih bulan absensi yang diinginkan. Sistem akan mengambil

data dari kelas absensi, lalu mengumpulkan informasi absensi secara

keseluruhan pada bulan yang telah dipilih oleh user. Laporan absensi dapat

dicetak ke dalam bentuk format Microsoft Excel sesuai dengan kebutuhan.

87

Gambar 4.14 Three Layer Sequence Diagram Laporan Absensi

8. Laporan Lembur

Sama hal nya dengan membuat laporan absensi, pada pembuatan

laporan lembur, HRD akan membuka Laporan window dan memilih menu

laporan lembur serta bulan laporan yang diinginkan. Jika HRD ingin mencetak

laporan tersebut, maka sistem akan mencetak ke format Microsoft Excel sesuai

dengan kebutuhan.

88

Gambar 4.15 Three Layer Sequence Diagram Laporan Lembur

9. Mencetak Slip Gaji Karyawan

Penggajian karyawan diawali dari bagianbKeuangan dengan membuka

tampilan pada gaji karyawan window dengan memilih bulan atau periode gaji

yang akan diproses pembayarannya dan pencetakan slip gaji karyawan. Sistem

akan terotomatisasi mengambil data terkait dengan proses penggajian tersebut.

Sistem akan mengambil data posisi, di mana gaji karyawan serta tunjangan dan

89

pemotongan didapat berdasarkan posisi yang dimiliki karyawan. Untuk

tunjangan maupun deduksi selain yang ada di posisi yang nilainya bersifat

tetap atau variabel akan mempengaruhi penghasilan karyawan, sehingga sistem

akan mengambil data tunjangan karyawan dan deduksi. Lalu untuk tambahan

atas upah lembur dan pemotongan keterlambatan ataupun pulang sebelum

waktunya akan disesuaikan dengan data absensi untuk itu sistem akan

mengambil data absensi yang mencatat kehadiran karyawan. Sistem akan

mengkalkulasi secara keseluruhan, dan HRD dapat mencetak slip gaji dengan

memilih karyawan mana yang akan dicetak slip gaji nya, lalu sistem akan

mencetak slip gaji karyawan tersebut.

Gambar 4.16 Three Layer Sequence Diagram Mencetak Slip Gaji Karyawan

10. Laporan Gaji

Bagian keuangan membuat laporan gaji dengan membuka Laporan

Window dan memilih Bulan laporan yang diinginkan. Laporan tersebut dapat

dicetak dengan format Microsoft Excel sesuai dengan kebutuhan.

90

Gambar 4.17 Three Layer Sequence DiagramLaporan Gaji

11. Menjurnal Pembayaran Gaji

Ketika transaksi pembayaran gaji telah selesai, maka bagian Keuangan

akan menjurnal pembayaran tersebut ke dalam sistem, dimana tiap transaksi

menghasilkan suatu akun jurnal yang memiliki nomor junal pada tiap akun

nya. Bagian Keuangan hanya tinggal menginput tanggal berapa transaksi itu

dilakukan dan memilih nomor akun yang telah disediakan di sistem. Lalu

jurnal tersebut akan secara otomatis mengambil nilai grand total dari gaji

karyawan pada bulan yang dimaksud. Dan jurnal tersebut dapat disimpan

apabila telah selesai diinput sesuai dengan kebutuhan.

91

Gambar 4.18 Three Layer Sequence Diagram Menjurnal Pembayaran Gaji

12. Approval Lembur

Manajer akan melakukan approval pada permohonan lembur karyawan

dengan membuka konfirmasi window, setelah melakukan approval maka

permohonan lembur tersebut akan ditembuskan ke karyawan dan ke bagian

HRD. Namun jika manajer menolak permohonan lembur karyawan tersebut,

maka pada Konfirmasi Handler permohonan lembur akan hilang dan hasil

penolakan akan tetap ditembuskan ke karyawan namun tidak ditembuskan ke

bagian HRD.

92

Gambar 4.19 Three Layer Sequence Diagram Approval Lembur

4.1.5 Updated Class Diagram

Kelanjutan dari class diagram diatas pada sub-bab 4.1.3 adalah Updated Class

Diagram. Dimana alur antara independent class ke dependent classakan sangat jelas

dengan gambar di bawah ini.

Saat karyawan baru masuk pada perusahaan, maka karyawan akan didata

mengenai data pribadi dan juga sekaligus pada tingkatan posisi, divisi, dan status

karyawan tersebut. Kelas karyawan membutuhkan data dari kelas posisi dan kelas

divisi, maka alur panah mengarah dari kelas posisi ke kelas karyawan, begitu juga

dengan kelas divisi mengarah ke kelas karyawan.Sama hal nya dengan kelas

karyawan, kelas-kelas lain yang membutuhkan informasi dari kelas lainnya, maka alur

panah mengarah dari kelas yang general (sumber informasi) ke kelas khusus

(membutuhkan informasi).

93

Gambar 4.20 Updated Class Diagram

4.1.6 Package Diagram

Package Diagram menggambarkan kumpulan dari tiga layer yang terdapat

pada three layer sequence diagram, dimana layer tersebut dapat dijadikan sebagai

hubungan actor dengan tampilan-tampilan pada program. Terdapat tiga layer yakni

diantaranya View layer, Domain Layer, dan Data Access Layer.

94

Gambar 4.21 Package Diagram

4.1.7 User Interface

4.1.7.1 Menu Layar HRD

1. Menu Login

User Interface tampilan menu login akan muncul saat masuk ke

halaman aplikasi, dimana form tersebut mengharuskan user mengisikan

Username sesuai dengan Nomor Induk Pegawai (NIP) dan Password.

Setelah itu klik pada tombol Sign In.

Gambar 4.22 Tampilan Menu Login

95

2. Menu HRD

Menu HRD ada 5 (lima) bagian yaitu Organisasi, Karyawan,

Penjadwalan, dan Laporan. Pada sisi atas akan terdapat logo

Perusahaan, sisi tengah akan terdapat grafik kehadiran untuk bulan

yang bersangkutan untuk menjadi suatu hal yang mendorong HRD

dalam menganalisa pekerjaan nya. selain itu akan terdapat pesan

notifikasi pekerjaan yang belum diselesaikan atau pekerjaan yang harus

didahulukan saat itu.

Gambar 4.23 Menu HRD

3. Menu Organisasi– Unit Kerja

Menu organisasi digunakan untuk pengaturan unit kerja atau

bagian-bagian departemen serta posisi karyawan yang ada di

perusahaan. Berikut ini tampilan untuk master Unit Kerja, digunakan

untuk membedakan divisi perusahaan yang ada di daerah Jakarta

maupun Batam. Apabila Perusahaan akan melakukan ekspansi di

daerah lain selain Jakarta dan Batam, maka bagian HRD dapat

menambah unit kerja tersebut pada menu ini.

96

Gambar 4.24 Tampilan Unit Kerja

� Fungsi Tombol Tambah

Ketika bagian HRD akan melakukan penambahan Unit Kerja maka

user dapat memilih tombol ‘Tambah’ dan akan muncul Form Master Unit

Kerja.

Gambar 4.25 Tampilan Form Kosong Master Unit Kerja

97

User menginput Unit Kerja dan keterangan jika diperlukan lalu

memilih tombol save untuk disimpan ke dalam database aplikasi.

Gambar 4.26 Tampilan Form yang Telah diisi User

Gambar 4.27 Tampilan Setelah User Berhasil Menginput Data

98

� Fungsi Tombol Edit

Jika Perusahaan ingin mengganti atau edit dari data unit kerja yang telah di

simpan, maka user terlebih dahulu memilih field pada tabel unit kerja lalu memilih

tombol edit, maka form unit kerja akan muncul dan siap untuk di update dengan

memilih tombol save untuk memperbarui data.

Gambar 4.28 Tampilan Pesan apabila tidak ada Field yang dipilih ketika menekan tombol

Edit

Gambar 4.29 Tampilan Unit Kerja yang Akan di Edit

99

Gambar 4.30 Tampilan Unit Kerja yang Telah di Update

� Fungsi Tombol Hapus

Jika perusahaan ingin meniadakan unit kerja yang telah ada sebelumnya,

maka fungsi hapus dapat dilakukan dengan terlebih dahulu memilih field pada

tabel unit kerja, lalu memilih tombol ‘Hapus’ seperti di bawah ini.

Gambar 4.31 Tampilan Pengingat Sebelum Menghapus Field pada Tabel

100

Gambar 4.32 Tampilan Pesan apabila Tidak ada Field yang dipilih ketika memilih tombol

Hapus

Lalu User memilih tombol ‘OK’ dan field yang dipilih pada tabel Unit

Kerja akan hilang dan otomatis pada database aplikasi data tersebut telah

dihapus. Dan akan muncul tampilan bahwah data berhasil dihapus.

Gambar 4.33 Tampilan Data Unit Kerja yang Telah Berhasil Dihapus

4. Menu Organisasi – Divisi

Menu divisi digunakan untuk menyimpan berbagai departemen

yang ada di perusahaan. Dimana tiap divisi melekat pada unit kerja,

sehingga tiap mengisi divisi harus terlebih dahulu mengisi unit kerja.

101

Gambar 4.34 Tampilan Menu Divisi dan Tabel pada Master Divisi

� Fungsi Tombol ‘Tambah’

Sama seperti fungsi tambah pada menu lainnya, ketika user memilih

tombol ‘Tambah’ maka akan muncul Form Divisi seperti di bawah ini.

Gambar 4.35 Tampilan Form Divisi

102

User memilih Unit Kerja yang telah tersimpan di dalam databases Unit

kerja lalu menginput nama divisi baru. Lalu menyimpan dengan memilih

tombol ‘Save’.

Gambar 4.36 Tampilan Form Divisi yang telah diinput User

Gambar 4.37 Tampilan Divisi Setelah Data Berhasil diinput

103

5. Menu Organisasi– Posisi

Menu Posisi digunakan untuk mengatur posisi yang tersedia di

Perusahaan, di mana tiap posisi terdapat Induk atau Parent sebagai

atasan dari suatu posisi.Tiap posisi memiliki tingkatan dan jumlah gaji

pokok beserta tunjangan dan juga pemotongan.Berikut ini tampilan

untuk Menu Posisi.

Gambar 4.38 Tampilan Tabel pada Menu Posisi

� Form Posisi

Sama hal nya dengan menu lain, tombol ‘Tambah’ berfungsi untuk

menambah data dimana akan tampil Form untuk menginput data. Dimana user

memilih Parent Position untuk tiap Posisi baru, level posisi dan nilai dari Gaji

Pokok sampai dengan pemotongan penghasilan tiap posisi.Lalu memilih tombol

‘Save’ untuk menyimpan data tersebut.

104

Gambar 4.39 Tampilan Form Divisi

Gambar 4.40 Tampilan Form Divisi yang Diinput Datanya

105

Gambar 4.41 Tampilan Data Divisi yang Telah Berhasil Diinput User

6. Menu Karyawan – Karyawan

Menu Karyawan berisikan Master Karyawan yang akan

menampung data-data seluruh karyawan, menu ini dapat digunakan

ketika Perusahaan mendapatkan karyawan baru yang telah lolos seleksi

penerimaan karyawan. Namun tampilan tabel pada Menu Karyawan

tidak menyajikan seluruh data karyawan karena banyaknya field yang

dibutuhkan pada data karyawan tersebut. Sehingga ada tambahan

fungsi tombol ‘View’ untuk melihat keseluruhan data karyawan sesuai

dengan Form Karyawan.

106

Gambar 4.42 Tampilan Tabel Karyawan Pada Menu Karyawan

� Form Karyawan

Form Karyawan akan muncul ketika User memilih tombol ‘Tambah’ dan

‘View’. User memilih Unit Kerja yang telah ada di Master Unit Kerja, Divisi, dan

Posisi yang telah berada di Tabel Master masing-masing, lalu menginput Nomor

Induk Pegawai dan seluruh field yang tersedia.

107

Gambar 4.43 Tampilan Form Karyawan

Pada Form Karyawan terdapat field ‘Jarak’ yang berisikan

kisaran jarak dari alamat tempat tinggal karyawan ke kantor untuk

menentukan jumlah tunjangan transport yang akan diterima oleh

karyawan sesuai dengan jarak dan jumlah kehadiran karyawan.

108

Gambar 4.44 Tampilan Form Karyawan Field Jarak

Form Karyawan juga menyajikan field jatah cuti yang melekat pada

tiap karyawan dan akan ter-update tiap tahun nya dan apabila karyawan

mengambil cuti nya.

Gambar 4.45 Tampilan Form Karyawan Jatah Cuti

109

Gambar 4.46 Tampilan Menu Karyawan yang Telah berhasi Diinput Data nya

7. Menu Karyawan – Absensi

Menu Absensi ini adalah hasil konversi data kehadiran

pada aplikasi Fingerprint, di mana dari aplikasi fingerprint data

absensi tersimpan langsung pada database Absensi HRD.

Gambar 4.47 Tampilan Absensi Kehadiran Karyawan

110

� Fungsi Tombol ‘Cari’

Pada aplikasi ini terdapat fungsi cari nama karyawan, sehingga ketika user

mengisi nama karyawan pada field tersebut, akan muncul absensi sesuai dengan

nama karyawan tersebut.

Gambar 4.48 Tampilan Menu Absensi

8. Menu Penjadwalan – Jadwal Kerja

Menu Penjadwalan digunakan untuk Jadwal karyawan, baik

jadwal kerja maupun jadwal khusus seperti karyawan yang tidak masuk

karena cuti, ijin, dinas luar dan sebagainya. Menu Jadwal Kerja

digunakan untuk set up hari kerja karyawan dan juga jam kerja serta

jam istirahat karyawan.

111

Gambar 4.49 Tampilan Tabel pada Menu Jadwal Kerja

� Form Hari Kerja

Sama dengan menu lainnya, ketika memilih tombol ‘Tambah’ maka akan

tampil Form Hari Kerja. User akan menginput jam masuk kerja, jam keluar, jam

istirahat dan tanggal. Penginputan hari kerja ini dapat dilakukan dari 1 tahun

sampai beberapa tahun ke depan sesuai dengan keinginan user. Sehingga user

menginput hari kerja cukup sekali saja tanpa berkali-kali melakukan penginputan.

Gambar 4.50 Tampilan Form Hari Kerja Memilih Jam Masuk Kerja

112

Gambar 4.51 Tampilan Form Hari Kerja Set Up Masa Berlaku Hari Kerja

Gambar 4.52 Tampilan Menu Jadwal Kerja yang Telah Diinput Data nya

113

� Fungsi Tombol ‘Cari’

Sama hal nya dengan fungsi tombol ‘cari’ pada menu lain, pada menu

jadwal kerja user dapat mencari tanggal untuk melihat status hari pada tanggal

tersebut.

Gambar 4.53 Tampilan Fungsi Tombol ‘Cari’ Pada Menu Jadwal Kerja

9. Menu Penjadwalan – Jadwal Khusus

Menu ini digunakan HRD untuk Set Up hari libur nasional yang

biasa dianggap cuti bersama, hari libur khusus karyawan, dan jadwal

khusus karyawan yang sedang cuti, ijin, dinas luar dan sebagainya

dimana karyawan memiliki kondisi tertentu sehingga ia tidak dapat

hadir di kantor pada hari kerja. Namun ketidakhadirannya tersebut

tidak dianggap sebagai bolos atau tanpa keterangan. Sama hal nya

dengan jadwal kerja, jadwal khusus memiliki fungsi tambah, edit dan

hapus.

114

Gambar 4.54 Tampilan Tabel pada Menu Jadwal Khusus

� Form Jadwal Khusus untuk Unit Kerja

Form Jadwal Khusus pada intinya adalah sama yakni untuk set up waktu

libur tertentu dan jadwal karyawan pada situasi tertentu. Namun untuk

memudahkan penggunaan, pada aplikasi ini penginputan jadwal khusus dapat

dipilih untuk bagian per-unit Kerja, per-divisi, atau per-individu karyawan.Jika

pilihan tertuju untuk khusus Unit Kerja, maka user memilih Unit Kerja pada

bagian awal penginputan.

Gambar 4.55 Tampilan Form Jadwal Khusus

115

Gambar 4.56 Tampilan Form Jadwal Khusus untuk Seluruh Bagian pada Perusahaan

Gambar 4.57 Tampilan Form Jadwal Khusus untuk Unit Kerja Saja

� Form Jadwal Khusus untuk Divisi Tertentu

Terkadang untuk divisi tertentu akan mengikuti jadwal khusus yang

mengharuskan seluruh karyawan pada divisi tidak hadir di kantor. Sehingga

aplikasi ini menyediakan jadwal khusus untuk divisi tertentu dengan form seperti

di bawah ini.

116

Gambar 4.58 Tampilan Form Jadwal Khusus untuk Divisi Tertentu

� Form Jadwal Khusus Individu

Form Jadwal Khusus untuk Individu digunakan untuk karyawan yang

sedang menjalani cuti, ijin, dinas luar, dan kondisi tertentu lainnya yang telah

disetujui oleh Perusahaan yakni Manajer. seperti yang telah dijelaskan diatas,

bahwa permohonan cuti karyawan yang telah disetujui oleh Manajer akan di set up

pada menu ini oleh HRD.

Gambar 4.59 Tampilan Form Jadwal Khusus untuk Individu

117

10. Menu Laporan – Laporan Absensi

Bagian HRD akan membuat laporan absensi pada tiap akhir

periode sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dimana laporan ini akan

menyajikan seluruh informasi kehadiran karyawan. Aplikasi ini

terdapat fungsi saring dimana user dapat membuat laporan untuk

bagian unit kerja tertentu ataupun divisi tertentu.

Laporan Absensi dapat dicetak ke dalam bentuk hardcopy. Pada

aplikasi ini terdapat tombol untuk konversi laporan ke dalam format

Microsoft Excel sesuai dengan laporan absensi yang dibutuhkan.

Gambar 4.60 Tampilan Desain Layar Laporan Absensi

11. Menu Laporan – Laporan Lembur

Sama hal nya dengan laporan absensi, pada periode tertentu

HRD dapat membuat laporan lembur yang menyajikan kehadiran

lembur karyawan baik lembur normal maupun lembur libur. Dan kana

terdapat format excel untuk pencetakan hardcopy nya.

118

Gambar 4.61 Tampilan Desain Laporan Lembur

4.1.5.2 Menu Layar Bagian Keuangan

1. Menu Login

Sama hal nya dengan bagian HRD, ketika user pada bagian

Keuangan akan memasuki aplikasi, maka akan muncul form login

Gambar 4.62 Tampilan Desain Menu Form Login

119

Gambar 4.63 Tampilan Menu-menu pada Bagian Keuangan terkait Penggajian

2. Menu Keuangan – PTKP

Menu Pendapatan Tidak Kena Pajak ini adalah sebagai Master

yang digunakan untuk mendaftarkan besarnya nilai pendapatan yang

tidak dikenakan pajak sesuai dengan status dan tanggungan karyawan

berdasarkan dengan peraturan perundang-undangan perpajakan.

Gambar 4.64 Tampilan Tabel PTKP Pada Menu Keuangan

120

3. Menu Keuangan – Tunjangan Dinas Luar

Tunjangan dinas luar diberikan kepada karyawan sesuai dengan

tarif Out of Pocket Expense (OPE) pada kebijakan perusahaan. Dimana

tunjangan ini diberikan berdasarkan dinas luar yang karyawan lakukan

sesuai dengan permintaan manajer. Lalu diakumulasikan sesuai dengan

berapa lamanya karyawan melakukan dinas luar pada bulan yang

bersangkutan untuk ditransfer ke dalam penggajian karyawan.

Gambar 4.65 Tampilan Tabel Dinas Luar

� Form Tunjangan Dinas Luar

Form ini akan muncul ketika User memilih tombol ‘Tambah’ untuk

menambah data lalu memilih id dinas luar yang telah tersimpan sesuai dengan

permintaan yang dilakukan oleh manajer pada sebelumnya rentang kategori, nilai

tunjangan berdasarkan rentang nya, dan keterangan apabila diperlukan.

121

Gambar 4.66 Tampilan Form Tunjangan Dinas Luar

Gambar 4.67 Tampilan Tunjangan Dinas Luar

4. Menu Keuangan – Gaji Karyawan

Menu Gaji Karyawan digunakan untuk pencetakan slip gaji

ketika gaji karyawan telah dibayarkan oleh perusahaan. Perhitungan

gaji itu akan terotomatisasi menghitung seluruh pendapatan karyawan,

122

dari akumulasi gaji pokok, tunjangan-tunjangan, pemotongan dan

pemotongan pajak PPh 21. Ketika memilih tombol generate maka akan

muncul pilihan bulan yang ingin di generate lalu sistem akan

memproses gaji karyawan sesuai dengan bulan yang dipilih. Berikut

ini tampilan desain menu Gaji Karyawan.

Gambar 4.68 Tampilan Menu Tabel Gaji Karyawan

Gambar 4.69 Tampilan Generate Bulan Penggajian

5. Menu Keuangan – SPT

Gaji yang dibayarkan kepada karyawan telah dihitung beserta

dengan pemotongan PPh 21 yaitu Pajak Penghasilan atas Pendapatan

Karyawan. Dimana jumlah dari PPh 21 tersebut akan dikonversikan ke

SPT Pajak yaitu Formuli SPT 1721-A1. Menu SPT ini akan

menyajikan formulirnya dengan terlebih dahulu user memilih field

karyawan pada tabel di aplikasi lalu memilih tombol ‘Generate SPT’.

123

Gambar 4.70 Tampilan Menu SPT

Setelah memilih tombol ‘Generate SPT’ maka akan muncul

formulir SPT 1721-A1 seperti di bawah ini. Dimana nama karyawan

dan besarnya PPh 21 sudah terisi secara otomatis ke dalam format

Microsoft Excel.

Gambar 4.71 Formulir SPT 1721-A1 pada format Microsoft Excel

124

6. Menu Akuntansi – Jurnal

Pembayaran gaji karyawan serta pemotongan pajak penghasilan

21 akan menghasilkan jurnal akuntansi. Akun jurnal yang terkait

dengan transaksi penggajian akan masuk ke dalam aplikasi ini,

terutama nomor akun jurnal yang dihasilkan yang dapat mendukung

jurnal transaksi lain di luar lingkup dari transaksi penggajian. Besarnya

nominal akun jurnal akan diakumulasikan sesuai dengan perhitungan

pembayaran gaji yang telah dilakukan oleh bagian Keuangan.

Gambar 4.72 Tampilan Menu Jurnal

Gambar 4.73 Tampilan Menu Jurnal yang sudah diinput Datanya

125

7. Menu Laporan – Laporan Gaji

Bagian Keuangan akan membuat laporan gaji seluruh karyawan

pada Menu Laporan, lalu bagian keuangan dapat mencetak laporan

sesuai dengan kebutuhan dimana terdapat fungsi saring atau filter untuk

Unit Kerja, Divisi, Bulan dan Tahun laporan. Pencetakan laporan gaji

tersebut dapat dikonversikan ke dalam format Microsoft Excel.

Gambar 4.74 Tampilan Desain Laporan Gaji

4.1.5.3 Menu Layar Karyawan


126

1. Menu Absensi – Request Cuti

Karyawan yang akan melakukan permohonan cuti harus

membuka tampilan ini dengan memilih menu request cuti. Permohonan

ini akan ditembukan ke Manajer untuk diberikan persetujuannya.

Gambar 4.76 Tampilan Tabel pada Menu Request Cuti

Gambar 4.77 Tampilan Form Request Cuti

127

Gambar 4.78 Tampilan Penginputan Form Request Cuti

Gambar 4.79 Tampilan Data Request yang Berhasil Diinput

2. Menu Absensi - Request Lembur

Karyawan yang ingin melakukan permohonan lembur akan

menggunakan Menu Request lembur dengan mengisikan jam mulai dan

jam akhir lembur.

128

Gambar 4.80 Tampilan Menu Request Lembur

3. Menu Absensi – Penugasan Dinas Luar

Menu ini untuk memberikan informasi ke karyawan bahwa

terdapat penugasan dinas luar yang ditujukan untuk karyawan tersebut.

Penugasan ini akan menjabarkan informasi mengenai tempat, lama

waktu penugasan dan keterangan apabila diperlukan.

Gambar 4.81 Tampilan Menu Penugasan Dinas Luar

129

4.1.5.4 Menu Layar Manajer

1. Menu Login

Sama hal nya dengan bagian HRD, ketika user yaitu manajer pada

akan memasuki aplikasi, maka akan muncul form login dengan

menginput username dan password


2. Menu Konfirmasi – Konfirmasi Cuti

Ketika karyawan melakukan permohonan cuti, secara otomatis

akan masuk ke tampilan Menu Konfirmasi pada halaman Manajer.

Manajer akan melakukan persetujuan dengan memilih field yang ada

dan memilih tombol ‘Approve’. Namun jika Manajer menolak

permohonan tersebut maka Manajer memilih tombol ‘Reject’ dan

permohonan cuti yang ditolak tersebut akan hilang dari tampilan.

Konfirmasi persetujuan akan masuk ke dalam tampilan karyawan

dengan ada nya perubahan status Request Cuti dari ‘Pending’ menjadi

‘Approve’ atau ‘Reject’.

130

Gambar 4.83 Tampilan Menu Konfirmasi Cuti

2. Menu Konfirmasi – Konfirmasi Lembur

Sama hal nya dengan Menu Konfirmasi Cuti, Manajer akan

mendapatkan field baru pada menu Konfirmasi Lembur apabila

terdapat karyawan yang melakukan permohonan lembur. Lalu Manajer

akan memilih tombol sesuai dengan persetujuannya, apabila menerima

permohonan lembur tersebut maka Manajer memilih tombol ‘Approve’

apabila menolak permohonannya maka Manajer memilih tombol

‘Reject’.

Gambar 4.84 Tampilan Menu Konfirmasi Lembur

131

4.2 Rencana Jadwal Implementasi

Metode yang digunakan untuk implementasi sistem informasi manajemen sumber

daya manusia pada Kantor Akuntan Publik Jamaludin, Ardi, Sukimto dan Rekan adalah

metode langsung namun bertahap pada unit kerja, dimana sistem ini akan diaplikasi pada Unit

kerja Jakarta terlebih dahulu. Hal ini bertujuan agar proses penerapan sistem yang baru dapat

diperkenalkan kepada user secara langsung dan proses kepegawaian tidak berjalan secara

manual lagi. Apabila user pada satu unit kerja sudah mulai berhasil dalam satu tahapan

program, maka tahap berikutnya adalah penerapan pada unit kerja lain.

Tabel 4.12 Gantt Chart Rencana Implementasi Sistem Absensi dan Penggajian pada Kantor

Akuntan Publik Jamaludin, Ardi, Sukimto dan Rekan (Jakarta)

Task Periode Pertama Periode Kedua Periode Ketiga

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1. Perencanaan Implementasi

2. Mempersiapkan Database

3. Instalasi

4. Testing

5. Training

6. Masuk ke Sistem yang baru

7. Evaluasi

Pendistribusian laporan seperti laporan absensi dan laporan lembur akan ditujukan

kepada Manajer HRD dan di distribusikan secara bulanan. Sedangkan laporan gaji ditujukan

kepada Manajer Keuangan dan Partner sebagai bagian dari pemimpin Kantor Akuntan Publik

dan dapat didistribusikan secara bulanan maupun tahunan.

Tabel 4.13 Distribusi Pelaporan pada Kantor Akuntan Publik Jamaludin, Ardi, Sukimto dan

Rekan (Jakarta)

No Nama Laporan Ditujukan Waktu

Manajer Partner Bulanan Tahunan

1. Laporan Absensi √ √

2. Laporan Lembur √ √

3. Laporan Gaji √ √ √ √

132

4.3 Kebutuhan Software dan Hardware

Sistem informasi human resources management pada Kantor Akuntan Publik

Jamaludin, Ardi, Sukimto dan Rekan akan dikembangkan dengan menggunakan platform PC

(Personal Computer) sebagai penarikan data fingerprint. Untuk perangkat keras yang

dibutuhkan paling utama adalah Mesin Absensi Fingerprint. Berikut ini adalah perincian

spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak, diantaranya :

a. Mesin Fingerprint Absensi yang sifatnya berdiri sendiri.

b. Microsoft Windows XP Professional, Mac, Windows 7 sebagai sistem operasi

c. Dreamweaver sebagai aplikasi pembangunan software

d. PHP sebagai bahasa pemrograman

e. Xampp sebagai web server apache dan mysql sebagai database.

gambar 4.1 activity diagram absensi -...

Documents