BAB II

ISI

Agar dapat memberikan pelayanan kesehatan yang baik dan maksimal

tenaga kesehatan harus memperhatikan sistem pencatatan dan prlaporan, maka

dibutuhkan Data dan Informasi yang Tepat dan Akurat.

Adapun definisi pencatatan dan pelaporan sebagai berikut :

1. Pengertian Pencatatan dan Pelaporan menurut KRON dan GRAY

Pencatatan dan pelaporan adalah Mengkomunikasikan secara tertulis

kepada Tim Kesehatan lain yang memerlukan data kesehatan atau data

Epidemiologi secara teratur.

2. Pengertian Pencatatan dan Pelaporan menurut KOZIER dan ERB

Pencatatan dan pelaporan adalah dokumen formal dan legal yang dibuat

secara tertulis tentang data – data kesehatan. Berdasarkan pengertian-

pengertian tersebut, maka dapat pula disimpulkan bahwa pencatatan dan

pelaporan merupakan suatu kegiatan mencatat dengan berbagai alat/media

tentang data kesehatan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang

bias dibaca dan dapahami isinya.

3. Salah satu kegiatan administrasi kesehatan yang harus dikerjakan dan

dipertanggungjawabkan oleh petugas kesehatan (khususnya Epidemiolog).

4. Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan.

Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang

dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan

pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang berharga dan bernilai

bila menggunakan metode yang tepat dan benar. Jadi, data dan informasi

merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisasi, karena data

dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan

organisasi tersebut (Tiara, 2011).

5. Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktifitas

dalam bentuk tulisan. Pencatatan dilakukan di atas kertas, disket, pita nam,

pita film. Bentuk catatan dapat berupa tulisan, grafik, gambar dan suara.

Selanjutnya untuk melengkapi pencatatan setiap kegiatan yang dilakukan

diakhiri dengan pembuatan laporan.

Sistem Pencatatan dan Pelaporan KIA

A. PUSKESMAS

Definisi

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas adalah

kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya

pelayanan kesehatan di puskesmas yang ditetapkan melalui

SKMENKES/SK/II/1981. Data SP2PT berupa Umum dan demografi,

Ketenagaan, Sarana, Kegiatan pokok Puskesmas. Sistem pelaporan ini

diharapkan mampu memberikan informasi baik bagi puskesmas maupun

untuk jenjang administrasi yang lebih tinggi, guna mendukung manajemen

kesehatan (Tiara, 2011).

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas (SP3) merupakan

instrumen vital dalam sistem kesehatan. Informasi tentang kesakitan,

penggunaan pelayanan kesehatan di puskesmas, kematian, dan berbagai

informasi kesehatan lainnya berguna untuk pengambilan keputusan dan

pembuatan kebijakan di tingkat kabupaten atau kota maupun kecamatan

(Santoso, 2008).

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas mencakup 3 hal:

1. pencatatan, pelaporan, dan pengolahan

2. analisis

3. pemanfaatan

Frekuensi pelaporan SP3 sebagai berikut:

a. Bulanan

Laporan bulanan mencakup data kesakitan, gizi, KIA, imunisasi, KB,

dan penggunaan obat-obat.

b. Tribulan

Laporan tribulanan meliputi kegiatan puskesmas antara lain kunjungan

puskesmas, rawat tinggal, kegiatan rujukan puskesmas pelayanan medik

kesehatan gigi.

c. Tahunan

Laporan tahunan terdiri dari data dasar yang meliputi fasilitas

pendidikan, kesehatan lingkungan, peran serta masyarakat dan

lingkungan kedinasan, data ketenagaan puskesmas dan puskesmas

pembantu.

Pengambilan keputusan di tingkat kabupaten dan kecamatan

memerlukan data yang dilaporkan dalam SP3 yang bernilai, yaitu data atau

informasi harus lengkap dan data tersebut harus diterima tepat waktu oleh

Dinas Kesehatan Kabupaten, sehingga dapat dianalisis dan diinformasikan

(Santoso, 2008).

Pelaksana kegiatan SP2TP bertugas:

a. Setiap kegiatan pada kartu individu dan register yang ada

b. Mengadakan bimbingan terhadap Puskesmas Pembantu dan Bidan di

Desa.

c. Melakukan rekapitulasi data dari hasil pencatatan dan laporan Mencatat

Puskesmas Pembantu serta Bidan di Desa menjadi laporan kegiatan

yang menjadi tanggung jawabnya. Hasil dari rekapitulasi ini merupakan

bahan untuk mengisi/membuat laporan SP2TP.

d. Setiap tanggal 5 mengisi/membuat laporan SP2TP dari hasil kegiatan

masing-masing dalam 2 rangkap dan disampaikan kepada coordinator

SP2TP Puskesmas. Dengan rincian satu rangkap untuk arsip

coordinator SP2TP Puskesmas dan satu rangkap oleh Koordinator

SP2TP Puskesmas disampaikan ke Dinas Kesehatan Dati II.

e. Mengolah dan memanfaatkan data hasil rekapitulasi untuk tindak lanjut

yang diperlukan dalam rangka meningkatkan kinerja kegiatan yang

menjadi tanggung jawabnya

f. Bertanggung jawab atas kebenaran isi laporan kegiatannya

Pelaksanaan

Puskesmas biasanya membuat laporan dan pencatatan bulanan

untuk dikirimkan ke tingkat yang lebih tinggi Dinas Kesehatan

Kabupaten.

Beberapa contoh sistem pencatatan dan pelaporan Puskesmas,

yaitu :

1. F  1, Laporan KIA

2. F  1, Laporan KB

3. KIV, pencatatan akseptor baru

4. Laporan jumlah kunjungan.

5. Laporan jenis penyakit pada bulan laporan berdasarkan jumlah

kunjungan

6. Laporan PWS KIA

7. Laporan pemberian Vit. A

8. Laporan kegiatan posyandu

9. Laporan kelahiran dan kematian

a. Pencatatan dengan menggunakan format

1) Family folder

2) Buku register yang berisi:

a) rawat jalan dan rawat inap

b) penimbangan

c) kohort ibu

d) kohort anak

e) persalinan

f) laboratorium

g) pengamatan penyakit memar

h) Imunisasi

i) PKM

b. Kartu indeks penyakit (kelompok penyakit)

c. Kartu perusahaan

d. Kartu murid

e. Sensus harian (penyakit dan kegiatan puskesmas mempermudah

pembuatan laporan)

Pelaporan

Jenis dan periode laporan

1. Laporan harian

Untuk melakukan kejadian luar biasa penyakit tertentu.

2. Laporan mingguan

Untuk melaporkan kegiatan penyakit yang sedang di tanggulangi.

3. Laporan bulanan yang berisi:

LB1: berisi data kesakitan

LB2: berisi data kematian

LB3: berisi data program gizi, KIA, KB, dll

LB4: berisi data obat-obatan

4. Laporan setiap semester

Data kegiatan puskesmas

a. Laporan tahunan

a) umum dan fasilitas

b) saran

c) tenaga

B. RUMAH SAKIT UMUM

1. Definisi Sistem Pelaporan Rumah Sakit (SPRS)

Sistem informasi manajemen rumah sakit adalah sistem

komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses

bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan

prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara cepat, tepat dan

akurat.

2. Cakupan SPRS

Sistem pelaporan rumah sakit (SPRS) saat ini adalah revisi ke VI

yang disempurnakan melalui keputusan dirjen pelayanan medik

no.HK.00.05.1.4.5482 tanggal 2 januari 1997. SPRS mencakup semua

rumah sakit baik yang dikelola pemerintah (DEPKES,ABRI, BUMN,

Dep.lainnya) maupun yang dikelola swasta.

SPRS berlaku bagi semua jenis atau kategori rumah sakit seperti

rumah sakit umum maupun rumah sakit khusus (jiwa, kanker, jantung,

mata, bedah, anak, bersalin, dll).

Informasi pokok sistem pelaporan rumah sakit:

a) Informasi kegiatan rumah sakit

b) Informasi morbiditas

c) Informasi infentarisasi rumah sakit

d) Informasi ketenangan rumah sakit

e) Informasi kegiatan rumah sakit

f) Informasi ketenangan rumah sakit

g) Informasi peralatana medik

Formulir SPRS

NO FORM ISI FORMULIR

1. RL 1 Data kegiatan rumah sakit

2. RL 2a Data k/a morbiditas pasien R.I

3. RL 2b Data k/a morbiditas pasien R.J

4. RL 2a1 Data k/a penyakit khusus  R.J

5. RL 2b1 Data k/a penyakit khusus  R.J

6. RL 2c Data Status Imunisasi

7. RL 3 Data Intervensi RS

8. RL 4 Data Ketenangan RS

9. RL 5 Data Peralatan Medik RS

Periode laporan

Jenis form Periode Tanggal pendidikan

RL 1 Triwulan Tanggal 1 bulan pertama triwulan

tanggal 30/31 bulan ketiga triwulan.

RL 2a, RL 2b1 Tahunan Tanggal 1 januari – 31 Deseember

RL 2a1,RL

2b1,RL2c

Bulanan Tanggal 1-30/31 setiap bulan

RL 3 Tahunan Keadaan tanggal 31 Desember

RL 4 Semester k/a 30 Juni dan 31 Desember

RL 5 Tahunan Keadaan tanggal 31 Desember

RL 21,RL 22,

RL 23, RL 4a

Triwulan

Tahunan

Tanggal 1-10 Feb,Mei,Agustus dan

November keadaan tanggal 31

Desember

a. Contoh formulir catatan pelaporan RS, yaitu :

1) RM     1 : Ringkasan masuk dan keluar

2) RM     2: Masuk darurat

3) RM     3: Anamnesa

4) RM     4: Grafik

5) RM     5: Perjalanan perkembangan penyakit

6) RM     6: Catatan perawatan / bidan

7) RM     7: Hasil pemeriksaan laboratorium / radiologi

8) RM     8: Ringkasan keluar

9) RM     9: Daftar kontrol istimewa

10) RM   10: Laporan operasi

11) RM   11: Laporan anestesi

12) RM   12: Riwayat kehamilan

13) RM   13: Catatan persalinan

14) RM   14: Laporan persalinan

15) RM   15: Identifikasi bayi

16) RM   15a: Lemar konsultasi

17) RM   16: Inek ringkasan diagnosa

18) RM   17: Catatan poli klinik

19) RM   18: Hasil laboratorium

20) RM   19: Penempelan salinan resep

21) RM   20: Lembaran Obstetri

C. POSYANDU

1. Definisi

Posyandu menjadi sarana penting di dalam masyarakat yang

mendukung upaya pencapaian keluarga sadar gizi (KADARZI),

membantu penurunan angka kematian bayi dan kelahiran, serta

mempercepat penerimaan norma keluarga kecil bahagia dan sejahtera.

Kegiatan didalamnya meliputi kegiatan pemantauan pertumbuhan yang

diintegrasikan dalam pelayanan seperti imunisasi seperti pencegahan

penyakit, penanggulangan diare, pelayanan kesehatan ibu dan anak,

pelayanan kontrasepsi, hingga penyuluhan dan konseling.

Sistem Informasi Posyandu (SIP) adalah tatanan berbagai

komponen kegiatan Posyandu yang menghasilkan data dan informasi

tentang pelayanan terhadap proses tumbuh kembang anak dan

pelayanan kesehatan dasar ibu dan anak yang meliputi cakupan

program, pencapaian program, kontinuitas penimbangan dan

partisipasi masyarakat.

a) Sumber Data

Sumber data Posyandu berasal dari masyarakat yang berkunjung ke

Posyandu. Data di Posyandu dicatat oleh petugas-petugas

kesehatan khususnya bidan desa dibantu oleh para kader.

b) Manajemen Data

Dalam manajemen data terdapat pengumpulan data, untuk

pengumpulan datanya setiap satu bulan sekali. Standar data yang

digunakan yaitu dengan pengisian identitas balita, ibu hamil, dan

WUS PUS. Data dientri setiap bulan dengan digabungkan dengan

laporan bidan desa, setelah itu dilakukan rapat untuk bidan desa.

c) Data dan Informasi

Penyajian Informasi disajikan dalam bentuk kertas, penyampaian

informasi dilakukan setiap bulan sekali setiap tanggal 25, dalam

pengumpulan tersebut mempunyai manfaat tersendiri yaitu untuk

mengetahui tingkat kesehatan ibu, bayi dan balita.

d) Kegiatan posyandu yang perlu dilaporkan adalah kegiatan

pemantauan kesehatan keluarga menguraikan :

1. Penyakit/ masalah apa yang terjadi

2. Siapa yang terkena

3. Dimana kejadian penyakit/masalah tersebut terjadi

4. Waktu kejadian penyakit/masalah tersebut terjadi

5. Bagaimana kejadian penyakit/masalah tersebut terjadi

6. Penyebab kejadian penyakit akut/masalah

7. Rencana tindak lanjut kegiatan yang perlu dilakukan untuk

mengatasi kejadian/masalalah tersebut.

e) Macam-macam format SIP :

1) Catatan ibu hamil, kelahiran, kematian bayi dan kematian ibu

hamil, persalinan, nifas.

2) Registrasi bayi di wilayah kerja posyandu.

3) Registrasi balita di wilayah kerja posyandu.

4) Register WUS dan PUS di wilayah kerja posyandu.

5) Register ibu hamil dan nifas di wilayah kerja posyandu.

6) Data posyandu.

7) Data hasil kegiatan posyandu.

f) Cara mengisi format SIP :

1) Catatan ibu hamil, kelahiran, kematian bayi dan kematian

ibu hamil, melahirkan nifas, dilaksanakan setiap bulan oleh

kader dan disampaikan secara lisan kepada Ketua

Kelompok PKK/RW/Dusun/Lingkungan melalui

Kelompok Rukun Tetangga (RT) dan Kader Posyandu di

wilayah yang bersangkutan.

2) Registrasi bayi di wilayah kerja Posyandu, dilaksanakan

oleh kader Posyandu setiap bulan. Satu lembar format

berlaku untuk 1 tahun.

3) Registrasi balita di wilayah kerja Posyandu, dilaksanakan

oleh kader Posyandu setiap bulan. Satu lembar format

berlaku untuk 1 tahun.

4) Register WUS dan PUS di wilayah kerja Posyandu,

dilaksanakan oleh kader posyandu berlaku selama 1 tahun.

5) Register Ibu Hamil dan Nifas di wilayah kerja Posyandu,

dilaksanakan oleh kader posyandu berlaku selama 1 tahun.

6) Data Posyandu, dilaksanakan oleh kader Posyandu setiap

bulan setelah kegiatan posyandu selesai.

7) Data Hasil Kegiatan Posyandu, dilaksanakan oleh kader

Posyandu setiap bulan setelah kegiatan posyandu selesai.

g) Format pelaporan yang lainnya:

1) Pelaporan rutin misalnya imunisasi KIA

2) Pemantauan kesehatan keluarga ( from DS-1 )

3) Pelacakan kasus ( form DS-2 )

4) Laporan situasi kesehatan desa siaga ( from DS-3)

5) Pedoman penentuan jenis penyakit

6) Form kejadian luar biasa (KLB) atau wabah W1

h) Pengelolaan berkas pelaporan

Semua informasi dari sumber data dapat dikumpulkan

untuk dianalisa sehingga dapat diketahui jumlah, dimana,

kapan, siapa atau kelompok yang berisiko dan program yang

telah dilaksanakan. Minimal harus mengumpulkan mengenai

kelompok resiko tinggi dan tempat-tempat potensial KLB

diwilayah kerja masing-masing.

i) Laporan penyakit

Data yang diperlukan disini adalah nama penderita, nama

oarang tua ( jika penderita masih kanak-kanak), umur,jenis

kelamin, alamat lengkap ( termasuk RT,RW,desa atau

kelurahan dan kecamatan ), diagnosa dan tanggal mulai sakit

perlu diketahui.

j) Laporan wabah

Ada beberapa penyakit menular yang sukar diketahui bila

terjadi secara perorangan tetapi dalam bentuk wabah segera

dapat dikenal, misalnya influenza, dengue haemorrhagic

(DHF), keracunan makanan, dll.

2. BIDAN PRAKTEK MANDIRI (BPM)

Definisi

Biasanya seorang Bidan praktik mandiri akan melapor kegiatan

sehari – harinya secara berkala ( bulanan ). Biasanya seorang bidan praktik

mandiri akan melapor kegiatan sehari–harinya secara berkala (bulanan).

Dengan sistem yang hampir sama seperti RS atau

Puskesmas.  Seperti halnya pencatatan di puskesmas, pencatatan dan

pengumpulan data di Bidan Praktek Mandiri (BPM) tercatat dalam

beberapa formulir dan buku – buku rekam medis. Pada umumnya,

pelayanan kesehatan yang diberikan sebuah BPM adalah; pelayanan KIA

dan pelayanan rawat inap untuk persalinan. Sesuai dengan pelayanan yang

dberikan,

BPM mempunyai kewajiban untuk membuat pencatatan dan pelaporan.

Pencatatan dan pelaporan meliputi semua klien yang dilayani, dimasukan

dalam beberapa formulir, diantaranya; kartu ibu atau status ibu, imformed

concent, buku KIA, lembar observasi, Laporan pemberian imunisasi,

persetujuan tindakan medis, kartu anak atau status anak, kartu status

peserta KB, kartu peserta KB dan persetujuan KB.

Selain beberapa formulir tersebut, ada beberapa blangko yang

harus disiapkan di BPM. Blangko – blangko tersebut, antara lain; surat

keterangan cuti bersalin atau sakit, surat kelahiran, surat kematian dan

surat rujukan. BPM juga harus memiliki beberapa buku – buku untuk

keperluan pencatatan dan pelaporan. Buku – buku tersebut antara lain;

buku ibu asuh, buku iventaris, buku rujukan, buku kas bulanan, buku stok

obat, buku BBLR, buku pelayanan KB, buku catatan kelahiran, buku

catatan kematian dan buku catatan kematian dan buku rencana kerja

tahunan.

Contoh pelaporan :

1. F  1, KIA

2. R  1, laporan KB

3. K  IV, akseptor baru

4. Laporan pemberian imunisasi

5. Laporan jumlah kunjungan

6. Laporan persalinan

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan Kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah

melimpahkan rahmat dan hidayahNya sehingga penulis dapat menyelesaikan

makalah dengan judul “SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN KIA”

untuk memenuhi kelengkapan mata kuliah Epidemiologi.

Penulisan makalah ini tidak terwujud tanpa adanya dorongan dan

bimbingan dari berbagai pihak,oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih

kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini.

Penulis menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini masih terdapat

kekurangan,untuk itu saran dan kritik yang bersifat membangun sangat penulis

harapkan demi kesempurnaan makalah ini.semoga makalah ini dapat berguna dan

bermanfaat bagi semua.Amin.

Purwokerto, Juni 2013

Penulis

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu

kegiatan. Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program

apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya. Output dari

pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang

berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan benar.Jadi,

data dan informasi merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah

organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara tentang

keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut.

Pencatatan dan Pelaporan juga merupakan fondasi dari data

kesehatan. Sehingga diharapakan terciptanya sebuah informasi yang akurat

yang dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan perencanaan kesehatan.

Setiap program akan menghasilkan data. Data yang dihasilkan perlu

dicatat, dianalisis dan dibuat laporan.Data yang disajikan adalah informasi

tentang pelaksanaan progam dan perkembangan masalah kesehatan

masyarakat. Informasi yang ada perlu dibahas, dikoordinasikan,

Pentingnya pencatatan dan pelaporan dalam kesehatan ibu dan

anak adalah sebagai informasi yang akurat, representatif dan reliable yang

dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan perencanaan kesehatan.

Setiap program akan menghasilkan data. Data yang dihasilkan perlu

dicatat, dianalisis dan dibuat laporan.Data yang disajikan adalah informasi

tentang pelaksanaan progam dan perkembangan masalah kesehatan

masyarakat. Informasi yang ada perlu dibahas, dikoordinasikan

B. Tujuan

1. Agar mahasiswa dapat mengetahui definisi pencatatan dan pelaporan

2. Agar mahasiswa dapat mengetahui definisi pencatatan dan pelaporan

program kesehatan ibu dan anak di posyandu, BPM, Rumah Sakit

Umum.

3. Agar mahasiswa dapat mengetahui manfaat dari pencatatan dan

pelaporan program kesehatan ibu dan anak di Posyandu, BPM, Rumah

Sakit Umum

4. Agar mahasiswa dapat mengetahui pentingnya pengisian pencatatan

dan pelaporan program Kesehatan ibu dan anak

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Sistem pencatatan dan pelaporan program kesehatan ibu dan anak pada

setiap tempat pelayanan kesehatan memiliki perbedaan

B. Saran.

Diharapkan semua jenis pelayanan kesehatan sebaiknya lebih

meningkatkan sistem pencatatan dan pelaporan program kesehatan

ibu dan anak di wilayah kerja masing-masing.

DAFTAR PUSTAKA

http://materi-paksyaf.blogspot.com/2012/06/pencatatan-dan-pelaporan-

epidemiologi.html

http://nendy-nugraha.blogspot.com/laporan-individu.html

Dokumen ISO 9001:2008 Bapelkes Batam, Prosedur Pencatatan dan Pelaporan Kegiatan.

Entjang, Indan. 2000. ILMU KESEHATAN MASYARAKAT. Bandung:Citra Aditya Bakti

http://catatanbidanq.blogspot.com/2012/11/pencatatan-dan-pelaporan.html

http://profesihukumkesehatan.blogspot.com/p/pencatatan-dan-pelaporan-kebidanan.html