draft penatausahaan_rsud swg 2014
DESCRIPTION
Draft Penatausahaan_RSUD SWG 2014TRANSCRIPT
BAB I
PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG
RSUD Sawerigading Palopo ditetapkan sebagai Badan Layanan Umum
dengan status Penuh, berdasarkan Surat Keputusan Walikota Palopo
397/IV/2012 tentang penetapan status BLUD Penuh pada RSUD
Sawerigading Palopo dan berlaku efektif pada 1 Januari 2013. Sesuai
dengan Permendagri 61 tahun 2007 tentang Pedoman Teknis
Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum Daerah pasal 114 ayat 1
pemimpin BLUD menetapkan kebijakan penatausahaan keuangan
BLUD, agar pengelolaan keuangan Badan Layanan Umum Daerah
dapat dilaksanakan secara tertib, efektif, efisien, transparan, dan
bertanggungjawab dengan memperhatikan asas kepatutan dan
kemanfaatan bagi masyarakat.
Kebijakan/Pedoman Penatausahaan ini berlaku/diterapkan untuk
seluruh penerimaan dan pengeluaran yang sumber dananya berasal
dari jasa layanan, hibah tidak terikat, hasil kerja sama dengan pihak
lain dan lain-lain pendapatan BLUD yang sah.
2. TUJUAN dan SISTEMATIKA PENYUSUNAN
Pedoman penatausahaan ditetapkan dalam rangka mewujudkan tertib
administrasi dan tertib pelaksanaan serta pengendalian intern yang
baik atas transaksi-transaksi keuangan maupun non keuangan rumah
sakit. Penatausahaan ditetapkan untuk memastikan bahwa setiap
langkah-langkah kerja dilaksanakan sesuai dengan peraturan dan
kebijakan yang berlaku dan prinsip-prinsip bisnis yang sehat.
Penatausahaan tersebut meliputi :
1) Prosedur Penerimaan Kas
Prosedur penerimaan adalah serangkaian proses mulai
penerimaan kas di kasir, pencatatan, pengikhtisaran, sampai
dengan pertanggungjawaban penerimaan kas atas pendapatan.
Uraian lebih lanjut disajikan pada Bab II.
2) Prosedur Pengeluaran Kas
Prosedur pengeluaran kas meliputi serangkaian proses mulai
pengajuan surat permintaan pembayaran, pembayaran,
pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan pertanggungjawaban
pengeluaran kas atas belanja.
Uraian lebih lanjut disajikan pada Bab III.
1
3) Prosedur Utang dan Piutang
Prosedur utang merupakan serangkaian proses mulai terjadinya
utang sampai dengan pembayarannya.
Prosedur piutang merupakan serangkaian proses penetapan
piutang sampai dengan penyelesaiannya.
Uraian lebih lanjut disajikan pada Bab IV.
4) Prosedur Pengelolaan Persediaan dan Inventaris
Dalam rangka memenuhi kebutuhan operasional rumah sakit
diperlukan pengadaan barang, baik untuk persediaan maupun
inventaris. Pengadaan barang dilakukan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku. Selanjutnya barang-barang
tersebut perlu dikelola secara tertib dengan tidak mengabaikan
pengendalian intern-nya.
Uraian lebih lanjut disajikan pada Bab V.
3. METODOLOGI PENYUSUNAN
Pedoman penatausahaan BLUD RSUD Sawerigading Palopo ini disusun
dengan metodologi sebagai berikut :
1) Pengumpulan data tentang prosedur yang sudah dilakukan dalam
pelaksanaan kegiatan operasional RSUD, yang meliputi dokumen
Standar Operasional dan Prosedur (SOP), Struktur Organisasi,
Formulir dan Buku Catatan.
2) Observasi atas pelaksanaan prosedur yang sedang berjalan.
3) Wawancara dengan petugas yang terlibat dalam setiap prosedur.
4) Identifikasi kekurangan sehubungan dengan prosedur yang sudah
diaplikasikan dan menetapkan langkah-langkah perbaikannya.
5) Membuat bagan arus berdasarkan dokumen, hasil wawancara dan
prosedur yang telah diperbaiki.
6) Membuat uraian penjelasan dan langkah-langkah yang harus
dilaksanakan sesuai dengan bagan arus di atas.
2
7) Pembahasan hasil penyusunan prosedur dengan manajemen RSUD.
8) Melakukan perbaikan terhadap hal-hal yang masih menjadi
kelemahan.
9) Mempertimbangkan ketersediaan tenaga pelaksana dan fasilitas
pendukung yang tersedia.
3
BAB II
PROSEDUR PENERIMAAN KAS
Merupakan prosedur tetap penerimaan kas pada Bendahara Penerimaan
yang berasal dari pelayanan yang diterima melalui masing-masing kasir
pelayanan. Penerimaan kas diatur dalam rangka
mempertanggungjawabkan penerimaan agar memenuhi sistem
pengendalian intern pemerintah (PP No 60 Th 2008 dan lampiran 6
Permendagri No 61 Th. 2007) pada BLUD RSUD Sawerigading Kota
Palopo.
Prosedur penerimaan kas adalah serangkaian proses mulai penerimaan
kas di kasir, pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan
pertanggungjawaban penerimaan kas atas pendapatan.
Prosedur penerimaan kas ditetapkan dengan tujuan untuk memastikan
bahwa semua penerimaan kas telah dicatat dengan benar dan lengkap
sesuai dengan pelayanan yang telah diberikan dan peraturan/tarif yang
berlaku, diklasifikasikan secara tepat serta untuk memperoleh keyakinan
yang memadai atas keamanan fisik uang kas itu sendiri. Prosedur
penerimaan kas yang baik dapat menghasilkan informasi yang terpercaya
dan cukup memadai untuk melakukan evaluasi guna meningkatkan
pelayanan rumah sakit terhadap masyarakat. Untuk memenuhi tujuan
tersebut, prosedur penerimaan kas dirancang dengan semaksimal
mungkin menerapkan prinsip-prinsip pengendalian intern yang baik dan
handal dengan melibatkan semua fungsi yang terkait dan menggunakan
dokumen/bukti transaksi sebagai berikut:
a) Prinsip-prinsip pengendalian intern
Pengendalian intern pada prosedur penatausahaan penerimaan kas
sekurang-kurangnya memuat unsur-unsur pengendalian sebagai
berikut:
1) Seluruh pegawai yang terlibat dalam prosedur penerimaan kas
harus pegawai yang berintegritas baik dan memiliki kompetensi
yang cukup untuk melaksanakan tugas-tugasnya dan ditetapkan
dengan Keputusan Direktur
2) Dilakukan pemisahan fungsi antara pemegang kas dengan petugas
pencatat penerimaan kas/ PPK/ Akuntansi
3) Seluruh penerimaan kas harus segera disetorkan ke rekening rumah
sakit pada kesempatan pertama
4
4) Seluruh pembayaran/ penerimaan kas hanya boleh dilakukan melalui
loket pembayaran kas rumah sakit/ kasir
5) Terdapat pembatasan akses dan prosedur pengamanan fisik yang
baik terhadap loket pembayaran dan tempat penyimpanan uang kas
b) Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait pada prosedur penatausahaan penerimaan kas
pada RSUD Sawerigading Palopo Kota Palopo, antara lain:
1) Pengguna/Kuasa Pengguna Anggaran
2) Pejabat Keuangan
3) Penanggung jawab kegiatan
4) Kasir
5) Bendahara Penerimaan
6) Petugas Akuntansi
c) Bukti transaksi yang digunakan
Bukti transaksi yang digunakan dalam prosedur penerimaan kas
mencakup:
1) Surat tanda bukti pembayaran
2) STS
3) Bukti transfer
4) Nota kredit bank
d) Form Yang Digunakan
Form yang digunakan dalam prosedur penerimaan kas :
1) Rincian penerimaan Kas Kasir pelayanan
2) Rekapan Penerimaan kas Harian.
3) Bukti/Kwitansi Penerimaan Kas .
4) Buku Penerimaan Kas Bendahara Penerimaan.
Form 3 dan 4 secara otomatis dikerjakan dengan Software SIA
(Komputer)
Prosedur penatausahaan penerimaan kas ini diterapkan pada seluruh
instalasi/unit penghasil RSUD yang mencakup dua prosedur utama
penatausahaan penerimaan kas sebagai berikut:
1. Penerimaan kas dari pendapatan tunai
2. Penerimaan kas dari piutang
Rincian atas prosedur penatausahaan penerimaan kas sebagai berikut:
1. Penerimaan kas dari pendapatan tunai
5
Pendapatan tunai RSUD Sawerigading Palopo berasal dari pendapatan
layanan kesehatan pasien umum, pendapatan layanan instalasi
farmasi/apotik, sewa lahan parkir, sewa bangunan, dan lain-lain.
Secara umum atas seluruh jenis pendapatan tersebut, penatausahaan
penerimaannya sebagai berikut:
1) Pasien/Pihak Ketiga menerima tanda bukti jenis pelayanan (resu)
beserta biaya yang harus dibayar yang meliputi biaya tindakan, atau
biaya jasa lainnya dari unit pelayanan.
2) Pasien/Pihak Ketiga membayar jasa layanan/jasa lainnya di kasir.
3) Kasir menerima uang kas dari pelayanan sesuai dengan jenis
layanan yang diberikan.
4) Penerimaan kas dicatat secara rinci oleh setiap Kasir.
5) Semua Penerimaan kas setiap hari diserahkan ke Bendahara
Penerimaan dan oleh Bendahara penerimaan semua uang yang
diterima dari kasir disetorkan ke Bank.
6) Rekap penerimaan kas dibuat setiap hari dan hasil rekapan harian
setiap hari tersebut digunakan sebagai dasar untuk entry
penerimaan kas.
7) Berdasarkan bukti setor ke Bank Bendahara Penerimaan mengentry
dalam software SIA.
8) Entry dilakukan dengan mengisi kwitansi (tersedia di Software)
setoran bank pada buku bank terkait sebesar jumlah yang disetor
dan rincian penerimaan kas dientry dari rekapan penerimaan kas.
9) Setiap hari Bendahara Penerimaan mencetak laporan penerimaan
kas pada buku kas atau bank terkait rangkap 2 (dua), didistribusikan
1 (satu) lembar untuk petugas akuntansi dan verifikasi, 1 (satu )
lembar untuk arsip Bendahara Penerimaan.
10) Berdasarkan laporan penerimaan kas yang
diterima dari Bendahara Penerimaan, petugas akuntansi mengecek
kesesuaian atau kebenaran yang telah dientry oleh Bendahara
Penerimaan, kemudian memberikan validasi hasil verifikasinya
dengan “klik” di Software SIA.
2. Penerimaan Kas dari Piutang
6
Penerimaan kas dari piutang terdiri atas penerimaan klaim piutang
Jamkesmas, Piutang ASKES, Piutang Jamkesda, Piutang BPJS dan
Piutang Pasien Pihak Ketiga.
2.1. Penerimaan Kas dari Piutang Pihak Ketiga
a. Lembar pertama dokumen persetujuan klaim dicatat oleh
Penanggung Jawab Kegiatan Pelayanan Piutang Pasien Pihak
Ketiga
b. Bendahara Penerimaan, melakukan verifikasi antara jumlah
uang yang diterimanya dari Pihak ketiga dengan Dokumen
Persetujuan Klaim. Dilanjutkan dengan penerbitan Surat
Tanda Setoran (STS) rangkap tiga ke rekening kas BLUD.
c. Lembar pertama STS digunakan oleh bendahara penerimaan
untuk dicatat selanjutnya sesuai mekanisme prosedur
penerimaan kas tunai biasa, lembar kedua didistribusikan ke
bagian akuntansi dan verifikasi, sedang lembar ketiga dikirim
ke Penanggung Jawab Kegiatan Pelayanan sebagai bukti setor
Penanggung Jawab Kegiatan Pelayanan.
2.2. Penerimaan Kas dari Piutang Pasien Umum
a. Pasien melunasi utangnya dengan melakukan pembayaran
melalui kasir.
b. Kasir menerbitkan kuitansi penerimaan uang rangkap tiga.
Lembar pertama untuk pasien, lembar kedua untuk bendahara
penerimaan dan lembar ketiga untuk bagian akuntansi dan
verifikasi dan selanjutnya kasir menyetorkan uangnya ke
bendahara penerimaan.
c. Kuitansi lembar ketiga dicatat oleh bendahara penerimaan
sebagaimana pencatatan pada prosedur penatausahaan
penerimaan kas tunai biasa.
d. Kuitansi lembar ketiga dicatat oleh bagian akuntansi dengan
pencatatan sebagaimana prosedur penerimaan kas tunai biasa.
e. Bendahara penerimaan menyetorkan uang yang diterimanya
dengan prosedur sebagaimana prosedur penatausahaan
penerimaan kas tunai biasa.
7
BAB III
PROSEDUR PENGELUARAN KAS
Merupakan prosedur tetap pengeluaran kas pada Bendahara Pengeluaran
kepada Penanggung Jawab Teknis Kegiatan atau Unit kerja yang
Berwewang membutuhkan uang untuk kegiatan dan pembayaran hutang
kepada pihak luar. Pengeluaran kas diatur dalam rangka
mempertanggungjawabkan pengeluaran agar memenuhi system
pengendalian intern pemerintah (PP No 60 Th 2008 dan lampiran 6
Permendagri No 61 Th. 2007) pada BLUD RSUD Sawerigading Kota
Palopo
Prosedur pengeluaran kas ditetapkan dengan tujuan untuk memastikan
bahwa semua pengeluaran kas telah dicatat dengan benar sesuai dengan
klasifikasi pengeluaran ataupun anggaran yang tersedia serta untuk
memperoleh keyakinan yang memadai atas pengeluaran kas itu sendiri.
Untuk memenuhi tujuan tersebut prosedur pengeluaran kas telah
dirancang dengan semaksimal mungkin menerapkan prinsip-prinsip
pengendalian intern yang baik dan handal dengan tetap memperhatikan
fungsi yang terkait dan dokumen/bukti transaksi yang digunakan, sebagai
berikut:
a) Prinsip-prinsip pengendalian intern
Pengendalian intern pada prosedur penatausahaan pengeluaran kas
sekurang-kurangnya memuat unsur-unsur pengendalian sebagai
berikut:
1) Seluruh pegawai yang terlibat dalam prosedur pengeluaran kas
harus pegawai yang berintegritas baik dan memiliki kompetensi
yang cukup untuk melaksanakan tugas-tugasnya dan ditetapkan
dengan Keputusan Direktur
2) Dilakukan pemisahan fungsi antara bendahara pengeluaran
dengan petugas pencatat pengeluaran kas/ PPTK/ Akuntansi
3) Seluruh pengeluaran kas harus mendapat otorisasi yang cukup
dari pejabat yang berwenang
4) Seluruh pengeluaran kas harus disertai bukti pendukung yang
cukup
5) Terdapat pembatasan akses dan prosedur pengamanan fisik yang
baik terhadap tempat penyimpanan uang kas
b) Fungsi yang terkait
8
Fungsi yang terkait pada sistem dan prosedur pengeluaran kas pada
RSUD Sawerigading Palopo Kota Palopo, antara lain:
1) Pengguna/Kuasa Pengguna Anggaran
2) Subag Keuangan
3) Pejabat Pembuat Komitmen
4) Penanggung jawab kegiatan (PPTK – RS) / unit kerja yang
berwenang
5) Petugas Akuntansi
6) Bendahara Pengeluaran
c) Bukti transaksi yang digunakan
Bukti transaksi yang digunakan dalam prosedur pengeluaran kas
mencakup:
1) Nota Debit Bank
2) Bukti transaksi pengeluaran kas lainnya
d) Buku-Buku Yang Digunakan
Buku yang digunakan dalam prosedur pengeluaran kas :
1) Surat Permintaan pembayaran dana BLUD (SPPB)
2) Dokumen/nota permintaan uang
3) Bukti/Kwitansi Kas Keluar (BKK).
4) Buku Pengeluaran Kas Harian.
5) Ringkasan Penggunaan Kas (RPK).
Form 1, 3, 4, 5 secara otomatis dikerjakan dengan Software SIA
(Komputer)
Adapun prosedur pengeluaran kas yang tercakup dalam pedoman
penatausahaan ini, mencakup dua prosedur pengeluaran kas sebagai
berikut:
1. Prosedur Penyediaan kas kecil di bendahara pengeluaran blud.
2. Prosedur Pengeluaran kas bendahara pengeluaran.
Rincian masing-masing prosedur pengeluaran kas sebagai berikut:
1. Prosedur Penyediaan kas kecil di bendahara pengeluaran.
KEBIJAKAN
9
a. SOP pengeluaran kas di Bendahara pengeluaran dan pengisian
atau penyediaan ka kecil pada Kasir bendahara pengeluaran
RSUD Sawerigading berpedoman pada Peraturan Pemerintah No
23 Tahun 2005 pasal 116, Peraturan Menteri Dalam Negeri
Nomor 61 Tahun 2007 Pasal 83 dan 114, serta lampiran 6.
b. Setiap pengisian kas pada Bendahara Pengeluaran dilakukan
dengan mengajukan pengisian kas kecil kepada direktur RSUD.
c. Pengisian kas kecil didasarkan atas metode impres, yakni jumlah
kas kecil secara total setiap minggu jumlahnya tetap.
d. Jumlah tetap kas kecil di Bendahara Pengeluaran ditetapkan
sebesar Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah).
e. Penggantian kas dilakukan setap akhir minggu atau jika saldo kas
kecil menipis.
f. Jumlah rupiah kas kecil sebagaimana diatur poin 4 dapat
disesuaikan sesuai dengan kebutuhan riil mingguan pada
Bendahara Pengeluaran.
g. Pengisian kas kecil dilakukan berdasarkan penggunaan riil kas
kecil yang telah digunakan.
h. Penyediaan kas kecil digunakan untuk pengeluaran yang belum
dipertanggungjawabkan, antara lain untuk uang muka/panjar,
SPPD, dan lainnya.
PROSEDUR
a. Bendahara Pengeluaran mengajukan Pengisian Kas kepada
Direktur dengan mengisi Surat Permohonan Pengisian Kas (SPIK).
b. Pengisian kas kecil pertama kali dilakukan sebesar Rp.
50.000.000,- (lima puluh juta rupiah).
c. Bendahara Pengeluaran mengentry Bukti Kas Keluar atau kwitansi
pada software SIA dan ditandatangani oleh penerima panjar
sebagai pihak yang menerima uang dan bendahara pengeluaran
sebagai pihak yang menyerahkan Uang Kas Kecil.
d. Kwitansi dicetak rangkap 2 (dua), 1 (satu) lembar untuk
Bendahara Pengeluaran dan 1 (satu) lembar untuk penerima
panjar.
e. PPTK atau unit kerja yang berwenang mengajukan permintaan kas
kecil kepada Bendahara Pengeluaran.
f. Pengajuan kas kecil kepada Bendahara Pengeluaran akan
diberikan dengan syarat telah menyerahkan bukti pengeluaran
10
atau penggunaan kas kecil paling lambat 1 (satu) minggu setelah
realisasi penggunaan kas kecil.
g. Pengajuan kas kecil dibuat dengaan membuat nota permintaan
kas kecil rangkap 2 (dua), satu untuk Bendahara Pengeluaran, dan
satunya untuk PPTK atau pihak yang mengajukan kas kecil.
h. Bukti pengeluaran kas kecil yang disiapkan adalah bukti
pengeluaran yang berasal dari dokumen eksternal ataupun
internal.
i. Bendahara pengeluaran membuat kwitansi pengeluaran kas
untuk pengisian kas kecil dengan aplikasi software.
j. Pertanggungjawaban realisasi penggunaan kas kecil dicatat oleh
bendahara pengeluaraan sebagai biaya (”nama biaya sesuai kode
akun”) di Buku Kas sesuai jenis kas tersebut dikeluarkan sebesar
penggantian kas atas realisasi penggunaan kas yang
dipertanggungjawabkan.
k. Berdasarkan pencatatan sebagaimana diatur poin 6, Bendahara
Pengeluaran mengganti uang kas sebesar realisasi pengeluaran.
FORM YANG DIGUNAKAN
1. Dokumen Rencana Kebutuan Kas Kecil yang akan
dikeluarkan (eksternal atau internal)
2. Permohonan pengisian kas Kecil (PIK)
3. Bukti/Kwitansi Penggantian Kas Kecil.
4. Bukti penggunaan Kas kecil
Form No 2 secara otomatis dikerjakan dengan Software SIA
(Komputer).
2. Prosedur Pengeluaran kas bendahara pengeluaran
a. PPTK/unit kerja yang berwenang mengajukan
permintaan pembayaran kepada Bendahara Pengeluaran dengan
dilampiri dokumen/nota permintaan uang.
b. Permintaan pembayaran dibuatkan dengan membuat
Surat Permintaan Pembayaran dari dana BLUD (SPPB) rangkap 3
(tiga).
c. SPPB diajukan ke subag keuangan untuk dilihat di
sistem apakah jumlah uang yang diminta tersedia, sesuai atau
wajar, kemudian oleh subag keuangan diisi kode SAP.
11
d. SPPB, Dokumen/Nota Permintaan uang, setelah diberi
kode SAP diserahkan ke petugas akuntansi untuk dicek
kelengkapan (verifikasi) data dan oleh petugs akuntansi diisi kode
SAK. Setelah dinyatakan lengkap diserahkan atau dimintakan
persetujuan ke Kasubag Keuangan atau Direktur (sesuai dengan
jenjang nilai pengeluaran) untuk mendapat persetujuan (ACC).
Kemudian diserahkan k Bendahara Pengeluaran untuk pencairan
uang.
e. SPPB setelah verifikasi dibuat rangkap 3, setelah
dibayar didistribusikan (1) untuk bagian verifikasi (petugas
akuntansi), (2) PPTK/unit kerja yang berwenang (3) bendahara
pengeluaran.
f. Berdasarkan SPPB Bendahara Pengeluaran
menyiapkan kwitansi pengeluaran uang sebagai Bukti Kas Keluar
(BKK). BKK harus mendapatkan persetujuan dari Kasubag
Keuangan atau Direktur sesuai dengan jenjang nilai.
g. Pengeluaran sampai dengan Rp. 15.000.000,- (lima
belas juta rupiah) harus memperoleh persetujuan dari kasubag
keuangan, sedangkan pengeluaran di atas Rp. 15.000.000,- (lima
belas juta rupiah) memperoleh persetujuan Direktur.
h. Bendahara Pengeluaran membuat Buku Harian
Pengeluaran Kas dan ringkasan penggunaan kas (RPK) tiap
minggu.
i. Laporan harian kas diserahkan ke petugas akuntansi,
dan oleh petugas akuntansi dilakukan verifikasi apakah
pencatatan pengeluaran kas telah benar.
BAB IV
PROSEDUR UTANG DAN PIUTANG
Prosedur Utang dan Piutang ditetapkan dengan tujuan untuk memastikan
bahwa semua utang dan piutang telah dicatat dengan benar. Untuk
memenuhi tujuan tersebut prosedur utang dan piutang dirancang dengan
semaksimal mungkin menerapkan prinsip-prinsip pengendalian intern
yang memadai.
A. Prosedur Utang
Prosedur Utang merupakan serangkaian proses mulai terjadinya utang
sampai pengakuan utang.
1. Prosedur Pengakuan Utang
12
a. Pada saat barang diterima, PPTK menyerahkan surat
jalan/faktur/nota utang dilampiri dengan bukti penerimaan
barang/ berita acara pemeriksaan dan penerimaan barang dari
penyedia barang ke bagian keuaangan.
b. Bagian Keuangan oleh petugas akuntansi melakukan pencatatan
pada SIA yang tersedia dan melakukan penginputan hutang pada
data suplier.
B. Prosedur Piutang
Prosedur Piutang merupakan serangkaian proses penetapan piutang
sampai dengan penyelesaiannya.
Prosedur Piutang meliputi :
1. Prosedur Pengakuan Piutang
1.1. Prosedur Pengakuan Piutang
a. Penanggung Jawab Kegiatan Pelayanan melakukan
koordinasi dan verifikasi atas seluruh data yang telah
dibuatkan klaim dan dikirimkan kepada pihak yang menjadi
penanggung (BPJS,Jamkesda Kota,Jamkesda Luar Kota dan
pihak ketiga lainnya).
b. Klaim yang telah dikirimkan diserahkan ke bagian keuangan/
Akuntansi rumah sakit untuk dijadikan dasar sebagai
pengakuan piutang.
BAB V
PROSEDUR PENGADAAN, PERMINTAAN PERSEDIAAN DAN
BARANG INVENTARIS
A. Prosedur Pengelolaan Persediaan dan Barang Inventaris
Dalam rangka memenuhi kebutuhan operasional diperlukan pengadaan
barang. Pengadaan barang dilakukan sesuai dengan aturan perundang-
13
undangan yang berlaku. Selanjutnya barang-barang tersebut perlu
dikelola secara tertib administrasi dengan tidak mengabaikan
pengendalian internnya. Untuk itu diperlukan penetapan prosedur
pengadaan barang inventaris, logistik dan farmasi. Barang Inventaris
berupa aset tetap dikelola oleh Subbag Umum dan penyimpan barang
melalui Pengurus barang. Barang logistik berupa bahan obat dan alat
kesehatan (Alkes) habis pakai dikelola oleh Instalasi Farmasi.
Ketersediaan persediaan baik persediaan farmasi maupun keperluan
perkantoran dalam jumlah yang cukup memadai mutlak diperlukan agar
kegiatan operasional RSUD dapat berjalan secara optimal. Tingkat
ketersediaan persediaan dalam jumlah yang cukup dipengaruhi oleh
tingkat pemakaiannya. Tingkat pemakaian obat dan alat kesehatan habis
pakai per tahun dapat diperhitungkan berdasarkan penggunaan tahun-
tahun sebelumnya ditambah 10% s/d 30% untuk persediaan Bouwer
(persediaan tiga bulan yang akan datang) sedangkan harga obat generik
ditetapkan oleh Menteri Kesehatan dan harga obat bukan generik
ditentukan oleh Formularium dari dokter-dokter di instalasi masing-
masing, dengan kesepakatan dokter-dokter tersebut maka disusunlah
daftar obat yang akan diusulkan untuk diadakan dengan
mempertimbangkan tren penggunaannya. Prediksi tingkat penggunaan
obat dan alat kesehatan ini diperlukan untuk menghitung jumlah rata-rata
pengadaan yang harus dilakukan untuk suatu periode tertentu. Pengadaan
obat dan alat kesehatan dilakukan dengan mempertimbangkan kondisi
kesehatan masyarakat setempat misalnya adanya pergantian musim,
bencana alam, wabah penyakit, dll.
Persediaan minimal atau Buffer Stock
Persediaan Besi atau Buffer Stock menunjukkan jumlah persediaan
minimal yang harus selalu tersedia, agar RSUD dapat melaksanakan
kegiatan operasionalnya dengan normal. Jumlah atau besarnya persediaan
minimal untuk masing-masing jenis obat dan alat kesehatan habis pakai
adalah berbeda. Penetapan besarnya persediaan minimal untuk masing-
masing jenis obat dan alat kesehatan perlu dilakukan pada setiap awal
tahun. Persediaan obat di RSUD Sawerigading Palopo (persediaan
minimal) untuk masing-masing jenis obat dilakukan setiap kali pengadaan
obat ditambah 10 % s.d 30 % persediaan untuk tiga bulan berikutnya, jadi
tidak hanya pada awal tahun saja. Hal ini diperlukan sebagai suatu
peringatan bahwa suatu jenis obat dan alat kesehatan habis pakai harus
14
segera diadakan apabila sisa persediaan sudah mendekati atau bahkan
mencapai persediaan minimal atau berdasarkan pertimbangan kondisi dan
situasi pada saat tertentu. Besarnya persediaan minimal harus dapat
mencukupi kebutuhan dalam kurun waktu sejak dilakukan pemesanan
misalnya obat sampai dengan obat diterima dan siap digunakan di gudang.
RSUD Sawerigading Palopo menerapkan prosedur pengelolaan
logistik/farmasi yang terdiri dari prosedur pengadaan, pengelolaan dan
pencatatannya.
A. Prosedur Pengadaan Persediaan Bahan Pakai Habis (ATK, Cetak,
Alat Listrik, Bahan Pembersih, Alat Pembersih), Barang
Inventaris, Bahan Obat-Obatan dan Alkes.
Tujuan Prosedur :
Menciptakan keseragaman dalam penerapan pengadaan Barang
Inventaris dan Persediaan.
Praktek Yang sehat
1. Adanya pemisahan antara petugas pengadaan barang Inventaris
dan Persediaan dengan petugas yang melakukan pemeriksaan
barang.
2. Tidak diperbolehkan dalam seluruh tahapan kegiatan hanya
ditangani oleh satu orang
3. Pencatatan yang mutakhir terhadap barang-barang inventaris dan
persediaan, contohnya : Inventaris Bangunan dan persediaan obat-
obatan kefarmasian.
Pengendalian Intern
1. Seluruh Pengeluaran dalam rangka pengadaan barang jasa (PBJ),
hendaknya diikuti oleh dokumen dan diotorisasi pejabat yang
berwenang, dicatat dan atau di jurnal setiap hari kerja.
2. Terselenggaranya pencatatan terhadap aset yang berasal dari
hibah yang rusak, hilang dan dan dipindah tangankan serta
kapitalisasi aset.
Prosedur yang diterapkan untuk pengadaan bahan pakai habis
dan barang inventaris adalah sebagai berikut:
1. Masing-masing poli/ruangan/bagian yang membutuhkan
persediaan bahan pakai habis dan barang inventaris mengisi
Formulir Permintaan/ Pemeliharaan Barang sebanyak dua lembar,
15
yang ditandatangani oleh masing-masing kepala ruangan/poli/
bagian ditujukan kepada Kepala Sub Bagian Umum
2. Subbag Perlengkapan & Rumah Tangga mengecek stok barang
dalam laporan persediaan, kemudian melakukan analisis
kebutuhan barang. Laporan analisis kebutuhan barang dibuat
sebanyak 2 rangkap. Lembar pertama diteruskan kepada
Penanggung jawab kegiatan/PPTK dan lembar ke dua sebagai arsip
di Sub-bagian Umum
3. Penanggung jawab kegiatan /PPTK melakukan croscek dengan
anggaran yang masih tersedia, jika ternyata anggaran tersedia
maka PPTK membuat daftar kebutuhan barang sebanyak dua
rangkap dan diteruskan kepada bagian pengadaan untuk dilakukan
proses pengadaan.
4. Penyedia barang mengirimkan barang yang diminta beserta
faktur/surat jalan atau dokumen yang dipersamakan ke RSUD
Sawerigading Palopo, kemudian tim pemeriksa dan penerima
barang mengecek barang yang datang dan membandingkan
dengan surat pesanan dengan dokumen pembelian.
5. Tim Pemeriksa dan Penerima Barang memeriksa kebenaran barang
dan membandingkannya dengan spesifikasi barang seperti tertera
pada dokumen pembelian. Pemeriksaan barang umumnya meliputi:
Ketepatan jumlah, volume, kualitas dan spesifikasi barang, serta
ketepatan waktu
6. Apabila barang telah sesuai dengan dokumen pembelian, Tim
Pemeriksa dan Penerima Barang membuat Berita Acara
Pemeriksaan dan Penerimaan Barang serta menyerahkan barang
tersebut kepada petugas pengurus barang (Gudang) beserta
dokumen pembelian. Selanjutnya petugas pengurus barang
mencatat pengadaan barang tersebut pada buku/aplikasi
persediaan pakai habis dan inventaris yang tersedia dan
menyerahkan faktur/surat jalan atau dokumen yang dipersamakan
ke bagian keuangan untuk dilakukan proses pencatatan utang.
7. Namun, jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan spesifikasi
barang pada dokumen pembelian, Tim Pemeriksa dan Penerima
Barang dapat menolak dan mengembalikan barang yang dikirim ke
suplier atau menerima setelah dilakukan perbaikan sebagaimana
mestinya.16
8. Apabila barang langsung didistribusikan, petugas penyimpan
barang mendistribusikan kepada poli/ruangan/bagian. Atas
pendistribusian ini, petugas penyimpan barang membuat Bukti
Pengeluaran Barang. Namun, jika barang perlu disimpan, petugas
penyimpan barang menyimpan di gudang. petugas penyimpan
barang mencatat mutasi barang pada aplikasi barang yang
tersedia atau buku pengeluaran barang.
Prosedur yang diterapkan untuk pengadaan bahan obat-obatan
dan alkes adalah sebagai berikut:
1. Instalasi Farmasi mengisi Formulir Permintaan bahan obat-obatan
dan alkes sebanyak dua lembar, yang ditandatangani oleh
pengurus barang dan kepala instalasi farmasi ditujukan kepada
Kepala Sub Bagian Penunjang Medis.
2. Subbag Penunjang Medis mengecek stok barang dalam laporan
persediaan obat yang dibuat oleh penanggung jawab gudang
farmasi, kemudian melakukan analisis kebutuhan obat. Laporan
analisis kebutuhan obat dibuat sebanyak 2 rangkap. Lembar
pertama diteruskan kepada Penanggung jawab kegiatan/PPTK dan
lembar ke dua sebagai arsip di Sub-bagian Penunjang Medis.
3. Penanggung jawab kegiatan/PPTK melakukan crosscheck dengan
anggaran yang masih tersedia, jika ternyata anggaran tersedia
maka penanggung jawab kegiatan/PPTK membuat daftar
kebutuhan obat sebanyak dua rangkap dan diajukan kepada bagian
pengadaan untuk dilakukan proses pengadaan.
4. Penyedia barang mengirimkan barang yang diminta beserta
faktur/surat jalan atau dokumen yang dipersamakan ke RSUD
Sawerigading Palopo, kemudian tim pemeriksa dan penerima
barang mengecek barang yang datang dan membandingkan
dengan surat pesanan atau dengan dokumen pembelian.
5. Tim Pemeriksa dan Penerima Barang memeriksa kebenaran barang
dan membandingkannya dengan spesifikasi barang seperti tertera
pada dokumen pembelian. Pemeriksaan barang umumnya meliputi:
Ketepatan jumlah, volume, kualitas dan spesifikasi barang, serta
ketepatan waktu
6. Apabila barang telah sesuai dengan dokumen pembelian, Tim
Pemeriksa dan Penerima Barang membuat Berita Acara
17
Pemeriksaan dan Penerimaan Barang serta menyerahkan barang
tersebut kepada petugas penyimpan barang (Gudang) beserta
dokumen pembelian. Selanjutnya petugas penyimpan barang
mencatat pengadaan barang tersebut pada buku persediaan pakai
habis atau aplikasi persediaan yang tersedia dan menyerahkan
faktur/surat jalan atau dokumen yang dipersamakan ke bagian
keuangan untuk dilakukan proses pencatatan utang.
7. Namun, jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan spesifikasi
barang pada dokumen pembelian, Tim Pemeriksa dan Penerima
Barang dapat menolak dan mengembalikan barang yang dikirim ke
suplier atau menerima setelah dilakukan perbaikan sebagaimana
mestinya.
8. Apabila barang langsung didistribusikan, petugas penyimpan
barang mendistribusikan kepada poli/ruangan/bagian. Atas
pendistribusian ini, petugas penyimpan barang membuat Bukti
Pengeluaran Barang. Namun, jika barang perlu disimpan, petugas
penyimpan barang menyimpan di gudang. petugas penyimpan
barang mencatat mutasi barang pada Kartu Barang sesuai jenis
barang.
B. Pengadaan Barang dengan Usulan Cito (Mendesak)
Pengadaan barang dengan usulan Cito diajukan atas permintaan barang,
baik inventaris, alat tulis kantor, obat maupun peralatan medis pakai
habis yang segera harus dipenuhi agar operasional rumah sakit dan
pelayanan rumah sakit kepada masyarakat tidak terganggu. Biasanya,
pengadaan barang dengan usulan cito diajukan atas permintaan barang
berupa obat dan alat medis pakai habis.
Hal tersebut wajar karena pemenuhan dengan segera atas jenis barang
yang diperlukan tersebut berkaitan erat dengan keselamatan jiwa dan
kesehatan pasien. Semakin lama waktu yang diperlukan untuk memenuhi
barang dimaksud, risiko tidak tertolongnya jiwa pasien akan semakin
besar pula. Kalau ini dibiarkan terjadi dapat berujung pada rendahnya
penilaian kinerja rumah sakit dalam memberikan pelayanan kesehatan
kepada masyarakat.
Kebijakan pengadaan barang dengan usulan cito ini sejalan dengan salah
satu harapan Rumah Sakit dalam memberikan pelayanan kesehatan yang
18
cepat, mudah, bermutu, terjangkau, penuh perhatian serta keramahan
kepada masyarakat.
Karena kebutuhan akan barang tersebut bersifat tidak dapat ditunda,
maka pengadaannya harus dilakukan pada kesempatan pertama,
walaupun di luar jam kerja sekalipun. Agar kebutuhan barang dengan
usulan cito ini dapat dipenuhi secepatnya, diperlukan prasyarat yang
mendukung diantaranya:
(1). Adanya pegawai (Sumber Daya Manusia) yang mempunyai ethos
kerja yang tinggi dan komitmen yang tidak diragukan lagi demi
kemandirian dan kemajuan rumah sakit,
(2). Terciptanya lingkungan kerja yang harmonis serta kesejahteraan
karyawan yang cukup memadahi.
Supaya realisasi pengadaan dapat berjalan secara cepat, maka untuk obat
dan alat kesehatan pakai habis, pengadaannya dilakukan oleh Instalasi
Farmasi.
Setelah pengadaan barang dapat direalisasikan, tahap berikutnya yang
juga sangat penting adalah pemenuhan prosedur pengadaan barang.
Dengan kata lain, pemenuhan barang dengan usulan cito dilakukan tanpa
meninggalkan kaidah-kaidah atau prosedur yang telah ditetapkan.
Prosedur pengadaan barang usulan cito tetap dilaksanakan sebagaimana
pengadaan barang dan bahan lainnya. Prosedur pengadaan barang
dengan usulan cito tidak berbeda dengan prosedur barang lainnya yaitu
dimulai dari penyampaian Formulir Permintaan barang dari unit pengguna
yaitu poli, ruangan atau bagian lainnya kepada Subag Kerumahtanggaan
dan Perlengkapan. Formulir Permintaan Barang diberi cap ”Cito” oleh
pihak pengguna untuk memberitahukan kepada bidang-bidang terkait
lainnya bahwa permintaan barang atau obat yang tertera bersifat
mendesak, segera dan sangat urgent. Prosedur rinci selanjutnya sama
dengan Prosedur Pengadaan Logistik dan Farmasi seperti telah diuraikan
pada halaman sebelumnya.
Sebelum Rumah Sakit Daerah ditetapkan statusnya menjadi Badan
layanan Umum Daerah (BLUD) secara penuh, semua proses pengadaan
barang dan jasa tetap berpedoman pada Perpres Nomor 54 Tahun 2010
tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah direvisi
dengan Perpres Nomor 70 tahun 2012 tentang Perubahan Kedua atas
Perpres Nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah. Dalam rangka kelancaran pelaksanaan kegiatan operasional, 19
RSUD Sawerigading Palopo melaksanakan pengadaan barang inventaris
yang berupa Alat Medis dan Non Medis, farmasi berupa obat-obatan dan
peralatan medis pakai habis sesuai kebijakan yang berlaku sesuai prinsip
efisiensi, efekfifitas, ekonomis dan kemanfaatan (outcome) bagi pengguna.
Pengadaan barang juga berpegang pada ”empat tepat” yaitu tepat
sasaran, tepat jumlah, tepat waktu dan tepat mutu.
C. Prosedur Permintaan Barang Farmasi, ATK, dan Barang
Inventaris
Tujuan Prosedur : Menciptakan keseragaman dalam penerapan perlakuan
pengeluaran akomodasi dengan belanja fungsional
Praktek Yang sehat
1. Adanya pemisahan fungsi terhadap pengelola yang
menangani penerimaan barang, pencatatan, penyimpanan dan
pendistribusian, alat tulis kantor dan untuk menu makanan dengan
petugas yang memeriksa kualitas makanan (quality Control)
2. Tidak diperbolehkan dalam satu tahapan kegiatan
hanya ditangani oleh satu orang
3. Akomodasi / gizi yang disiapkan oleh Pihak Ketiga
dan juga oleh pihak rumah sakit sendiri hendaknya dijaga kualitas
menu sajian.
4. Quality kontrol atas pelayanan gizi diperketat
dalam rangka memenuhi kualitas pelayanan terhadap pasien.
Pengendalian Intern
1. Membuat pembukuan untuk ATK dan bahan pakai habis, bahan
makan basah dan kering secara perpetual inventory yang
menggambarkan bahan masuk,keluar dan saldo barang
2. Melakukan inventarisasi fisik secara berkala, dan mencocokan dengan
kartu stock barang dan membuat berita acara stock opname secara
lengkap .
3. Secara rutin ( triwulanan/smesteran /tahunan) harus membuat
laporan dan ditanda tangani oleh atasan langsung
4. Adanya pengawasan melekat dari atasan langsung
1. Prosedur Permintaan Barang Farmasi
20
Prosedur Permintaan Barang Farmasi (Obat-Obatan dan Peralatan
Medis Pakai Habis) kepada Kepala Instalasi Farmasi /Gudang Farmasi
dan Pencatatannya adalah sebagai berikut:
1) Poli/ruang/bagian yang membutuhkan (User) mengisi
Formulir Permintaan Barang (Obat dan Alat Medis Pakai Habis)
yang ditandatangani oleh Kepala Ruangan.
2) Formulir Permintaan Barang dikirimkan ke Pengurus
barang/Instalasi Farmasi Obat & Alat Medis Pakai Habis, apakah
obat yang diminta tersedia di gudang dan di lihat juga pada Kartu
Barang dan Kartu Persediaan
3) Petugas gudang farmasi menulis jumlah barang yang
diberikan di kolom ”disetujui/diberikan” pada Formulir Permintaan
yang telah ditandatangani Kep Ruang dan mengajukannya kepada
Instalasi Farmasi untuk disetujui
4) Berdasarkan Formulir Permintaan Barang yang telah
disetujui oleh Instalasi Farmasi, Petugas Gudang menyerahkan obat
dan alat medis pakai habis yang diminta kepada Pengguna Barang
5) Petugas Barang mengisi formulir Bukti Barang Keluar
yang ditandatangani oleh Pengurus Barang (Penyimpan Barang),
Pengguna Barang
6) Berdasarkan Formulir Permintaan barang dan Bukti
barang keluar dan telah ditandatangani oleh kedua belah pihak,
barang diserahkan kepada ruangan atau bagian yang meminta.
7) Petugas gudang farmasi mencatat barang yang telah
dikeluarkan pada aplikasi persediaan atau buku barang keluar dan
pada kartu stok barang
2. Prosedur Permintaan Barang Alat Tulis Kantor (ATK),
Barang Pakai Habis ke Bendahara Barang Non Medis
1) Poli/ruang/bagian yang membutuhkan (User) mengisi
Formulir Surat Permintaan Barang alat tulis kantor sebanyak dua
lembar. Formulir ditandatangani oleh Kepala Poli/ruang/bagian
yang bersangkutan.
2) Kedua Formulir Surat Permintaan Barang dikirimkan
ke Bendahara Barang Non Medis untuk di-verifikasi dan dilihat
apakah barang yang diminta tersedia di Gudang
21
3) Berdasarkan Formulir Surat Permintaan Barang,
Bendahara Barang Non Medis mengisi Formulir Bukti Pengeluaran
Barang. Formulir Bukti Pengeluaran Barang ditandatangani oleh
Pihak User (Penerima Barang), Bendahara Barang Non Medis.
4) Berdasarkan Formulir Bukti Pengeluaran Barang yang
telah ditandatangani kedua belah pihak, barang diserahkan kepada
Pihak Pengguna (Penerima Barang).
5) Bendahara Barang Non Medis mencatat barang yang
keluar pada aplikasi persediaan yang ada atau pada buku barang
keluar dan kartu stok persediaan.
3. Prosedur Permintaan Barang Inventaris
Barang Inventaris disebut juga dengan Aktiva Tetap (Alat Kesehatan
dan Rumah Tangga Lainnya)
Pengertian
Barang Inventaris/Aktiva Tetap adalah aset berwujud yang pada
umumnya mempunyai masa manfaat lebih dari dua belas bulan
digunakan dalam kegiatan operasional organisasi/ pemerintahan dan
dimanfaatkan untuk kepentingan pelayanan kesehatan kepada
masyarakat.
Pemilikan Aset Tetap pada umumnya diperoleh melalui pembelian dan
pembangunan. Namun aset tetap juga dapat diperoleh karena adanya
dropping dari Pemerintah Pusat maupun Daerah, hibah, tukar menukar
aset dan lain lain. Apabila kepemilikan aset tetap diperoleh melalui
pembelian atau pembangunan yang didanai dari APBN atau APBD,
maka prosedur pengadaannya harus patuh pada peraturan yang
berlaku yaitu Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 tentang
Perubahan Kedua atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010
Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
1) Apabila kepemilikan aset diperoleh melalui
pembangunan, maka pada saat pembangunan aset atau satu tahapan
pembangunan aset selesai dikerjakan, dibuatlah Berita Acara
Penyelesaian Pekerjaan. Berita Acara ini sekurang-kurangnya
ditandatangani oleh Rekanan Pelaksana, Konsultan Pengawas dan
Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) selaku wakil pihak Rumah Sakit
2) Apabila kepemilikan aset diperoleh melalui pembelian,
prosedur permintaan barang inventaris (alat kedokteran/kesehatan
22
dan rumah tangga lainnya) yang dananya bersumber dari BLUD,
sesuai dengan prosedur pengadaan persediaan dan barang
inventaris sebagaimana telah diuraiakan pada halaman sebelumnya
3) Setelah barang diterima oleh tim pemeriksa/penerima
barang, selanjutnya barang diserahterimakan kepada Pengurus
Barang sesuai jenis barangnya
4) Pengurus Barang Inventaris, baik Barang Medis
maupun Non Medis berkoordinasi dengan petugas barang untuk
mendistribusikan barang sesuai permintaan kepada pengguna yaitu
poli/ruangan/bagian yang bersangkutan
5) Pengurus Barang Medis atau Non Medis mengisi
Formulir Bukti Pengeluaran Barang Inventaris. Formulir Bukti
Pengeluaran Barang Inventaris ditandatangani oleh Pengguna,
Pengurus Barang dan Kasubag Umum.
6) Berdasarkan Formulir Bukti Pengeluaran Barang
tersebut, Pengurus Barang Inventaris, baik Barang Medis maupun
Non Medis mencatat pada Buku Barang Inventaris
7) Copy Bukti Berita Acara Penyelesaian Pelaksanaan
Pekerjaan dan Berita Acara Serah Terima Barang (untuk aktiva tetap
yang cara perolehannya melalui pembangunan) diserahkan kepada
bagian keuangan (Akuntansi)
8) Bukti Berita Acara Penyelesaian Pelaksanaan
Pekerjaan dan Berita Acara Serah Terima Barang yang telah lunas
terbayar digunakan Bagian Akuntansi untuk melakukan penjurnalan
dan mencatatnya pada Buku Besar dan Buku Besar Pembantu
5. Prosedur Pembelian Langsung Bahan Mentah dan Kering
untuk Instalasi Gizi
Prosedurnya sebagai berikut:
1. Instalasi gizi mengisi formulir permintaan bahan kering setiap
kebutuhan dan bahan basah untuk keperluan setiap hari, formulir
permintaan untuk bahan basah diajukan setiap hari karena tempat
penyimpanan bahan basah dalam jumlah banyak masih terbatas.
Formulir permintaan bahan dibuat rangkap dua. Asli (lembar 1 )
dikirim kepada Kepala Sub Bidang Penunjang Medis dan lembar
kedua untuk arsip di instalasi gizi.
23
2. Subbid Penunjang Medis mengecek stok barang dalam laporan
persediaan bahan makanan yang dibuat oleh penanggung jawab
gudang gizi, kemudian melakukan analisis kebutuhan bahan.
Laporan analisis kebutuhan bahan makanan basah dan kering dibuat
sebanyak 2 rangkap. Lembar pertama diteruskan kepada
Penanggung jawab kegiatan/PPTK dan lembar ke dua sebagai arsip
di Sub-bagian Penunjang Medis.
3. Penanggung jawab kegiatan/PPTK melakukan croscek dengan
anggaran yang masih tersedia, jika ternyata anggaran tersedia maka
Penanggung jawab kegiatan/PPTK membuat daftar kebutuhan bahan
makanan basah dan kering sebanyak dua rangkap dan diajukan
kepada proses pengadaan.
4. Penanggung jawab kegiatan/PPTK melaksanakan pengadaan bahan
mentah/kering sesuai dengan mekanisme yang berlaku dengan
dilampirkan bukti belanja (Nota/kwitansi), kemudian Tim pemeriksa
dan penerima barang mengecek barang yang datang dan
membandingkan dengan dokumen pembelian.
5. Apabila barang telah sesuai dengan dokumen pembelian, Tim
Pemeriksa dan Penerima Barang membuat Berita Acara
Pemeriksaan dan Penerimaan Barang serta menyerahkan barang
tersebut kepada petugas penyimpan barang (Gudang) Instalasi Gizi
beserta dokumen pembelian. Selanjutnya petugas penyimpan
barang mencatat pengadaan barang tersebut pada buku persediaan
bahan makanan basah dan kering.
6. Namun, jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan spesifikasi
barang pada dokumen pembelian, Tim Pemeriksa dan Penerima
Barang dapat menolak dan mengembalikan barang yang dikirim ke
Penanggung Jawab Kegiatan/PPTK atau menerima setelah
dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
7. Petugas penyimpan barang Instalasi Gizi mendistribusikan kepada
bagian katering. Atas pendistribusian ini, petugas penyimpan barang
membuat Bukti Pengeluaran Barang. Namun, jika barang perlu
disimpan, petugas penyimpan barang menyimpan di gudang.
Petugas penyimpan barang mencatat mutasi barang pada kartu
barang sesuai jenis barang.
24
25