kemenpan outreach strategi (draft) 2013-2014

DRAFT OUTREACH STRATEGIC 2013-2014 (Maret 2013 - Desember 2014)KEMENPAN - RB

Tujuan Obyektif Strategi Detail Aktifitas Keterangan

(1) Memberikan Informasi Dasar kepada Stakeholder potensial tentang Reformasi Birokrasi

(1) Mengembangkan materi/produk-produk dengan pesan tentang Reformasi Birokrasi yang jelas dan konsisten

1. Menyiapkan satu pesan (tagline) yang konsisten dalam merepresentasikan isu Kampanye Birokrasi.

2. Menyiapkan pesan turunan dari (tagline) secara konsisten agar dapat digunakan di kementerian/institusi regional lain dalam mendukung isu Reformasi Birokrasi;

3. Mengembangkan dan menyiapkan "branding" Kemenpan RB dan Reformasi Birokrasi agar konsisten dan "eye catching".

1. rekruitment konsultan komunikasi yang dibantu oleh ilustrator, specialist logo/desain grafis, dan copywriter untuk melaksanakan strategi (1), (2), dan (3).

2. Kompetisi yang dibuka secara umum dengan hadiah nominal tertentu, atau lainnya (alternatif)

contoh tagline ini sudah dibuat oleh Trish yaitu dengan kalimat "New Indonesia Begin With You".

Tagline ini tepat untuk 2 isu turunan reformasi birokrasi yang sedianya akan dibantu MSI yaitu "Seleksi Terbuka Pejabat" dan "Seleksi CPNS". Perlu dikaji apakah tagline ini bisa digunakan oleh isu lainnya, atau bagaimana

(2) Meningkatkan Pemahaman tentang Prinsip Dasar Reformasi Birokrasi

1. Mengembangkan dan memaintain website agar memuat informasi tentang prinsip dasar reformasi birokrasi;

2. mengembangkan dan mengupdate Fact Sheets dan brosur tentang reformasi birokrasi; mendistribusikan secara tepat sasaran;

1. Penyediaan menu khusus tentang Reformasi Birokrasi yang tampil di bagian atas halaman muka website.

2. Pembuatan Fact Sheets dan Brosur fokus pada reformasi birokrasi dengan segmen umum (publik), ringkas, tidak bertele-tele dan mudah dicerna

1. dapat dilakukan secara internal dan/atau dimasukkan dalam SOW konsultan IT, Web Designer

2. karena dasar, maka audiens yang disasar adalah publik kebanyakan, umum;



(3) Mempublish material Reformasi Birokrasi yang bisa digunakan di semua level pemerintahan dan kementerian

1. Mengembangkan materi Brosur dan Fact Sheet tentang Reformasi Birokrasi secara umum;

2. mengujikan pada sampel; apakah mengerti dengan pesan yang disampaikan sebelum dicetak;

3. menentukan titik distribusi, jenis kertas, dan mengirimkan;

4. Mengembangkan newsletter tentang Reformasi Birokrasi, dan melakukan strategi 2 dan 3 sebelum diproduksi;

5. melakukan assesment kebutuhan dari tiap kementerian/level pemerintahan atas masing-masing institusi dengan menyiapkan dokumen master dan materi yang siap untuk dicetak dan bisa didownload

1. untuk strategi 1 s/d 5 Produksi, Pencetakan dan distribusi materi Brosur dan Fact Sheet,

2. untuk strategi 4; SK tim penyusun, membuat dummy, mentabulasi titik distribusi, melakukan pencetakan, distribusi by mailing list

3. Identifikasi Target grup, menulis bahan dgn gaya bahasa sesuai target grup, disain,

4. Digitalisasi dan Penyediaan ruang tersendiri di website dan/atau mendistribusikannya

1. hal yang sama bisa dilakukan pada penggunaan media komunikasi selain fact sheet dan brosur, semisal poster, pamflet;

2. tim penyusun adalah tim penulis aktif dan lay outer, diharapkan tim penyusun adalah PNS Kemenpan RB, diluar Humas diberi tag kontributor;

3. kegiatan no (3) perlu bimtek dari konsultan komunikasi;



(4) Peningkatan kualitas interaksi antar birokrasi (antar kelembagaan)

1. mengembangkan materi-materi specifics dengan target grup-grup birokrat yang berbeda;

2. mengembangkan dan membina network birokrasi, terutama mereka yang mendukung isu reformasi birokrasi;

3. membuat forum di melalui ICT yang fokus pada topik-topik hangat seputar reformasi birokrasi (rapat informal);

1. sama dengan kegiatan (1.3.3.3);

2. updating informasi melalui newsletter secara email, membuat database grup, melempar isu-isu seputar reformasi birokrasi;

3. Rekruitment Social Media Consultant; Web Consultant, IT Specialist

1. sudah jelas

2. newsletter dapat dibuat dalam bentuk siap cetak, atau per informasi, yang penting adalah database grup dan memaintain anggota;

3. masuk dalam SOW ;



(5) Pengembangan, dan optimalisasi tools komunikasi untuk menyampaikan pesan kepada publik

1. melakukan identifikasi kebutuhan dari publik berdasarkan trend;

2. mengembangkan fact sheets sesuai dengan publik yang dituju;

3. melakukan diseminasi program reformasi birokrasi dengan pelibatan stakeholder group spesific;

1. Studi mengidentifikasi target segmented, melakukan survey media komunikasi yang digemari oleh grup target;

2. updating dari fact sheet dasar secara periodik dengan lebih menspesifikasikan publik;

3. Perjalanan Dinas dengan agenda tambahan melakukan sosialisasi kepada NGO lokal

1. target segmented bisa merujuk pada Permenpan tentang komunikasi tahun 2012; Survey bisa dilakukan dengan melihat hasil penelitian yang ada, atau mengoptimalkan website/sosial media;

2. kegiatan 2 sudah Jelas3. diharapkan informasi NGO

lokal sudah terpetakan sebelum melakukan perjalanan dinas

(2) Meningkatkan upaya-upaya komunikasi dengan membangun dan memelihara kerjasama yang efektif secara internal maupun eksternal

(1) Sustainbility dan Pelembagaan komunikasi dua arah di internal Kemenpan RB

1. mengembangkan SOP komunikasi internal Kemenpan RB berdasarkan Kemenpan no 27-31 tahun 2012;

2. mengembangkan dan memelihara line komunikasi secara langsung dari pimpinan;

3. menyiapkan person in charge di masing-masing kedeputian;

4. pengembangan kapasitas di bidang

1. Pembuatan SOP komunikasi internal Kemenpan RB berdasarkan Kemenpan no 27-31 tahun 2012;

2. Penayangan aktifitas kedeputian di monitor lantai 1 dan mengupdate reguler di papan pengumuman humas;

3. Penerbitan SK working group Outreach;

1. jelas

2. tugas bidang penyajian informasi salah satunya ini;

3. dilakukan sebagai bentuk keseriusan dari Kemenpan RB mengimplementasikan Reformasi Birokrasi;

4. jelas;



komunikasi publik dengan peserta PIC masing2 kedeputian dan biro humas;

5. mengembangkan materi training pelayanan publik yang baik;

6. menyebarluaskan hasil training, SOP ke staff internal Kemenpan RB;

7. melembagakan SOP dengan memperhatikan aturan kelembagaan yang ada di internal Kemenpan RB;

4. Training PR, penulisan berita untuk working group Outreach;

5. modul PR Pelayan Publik;

6. Digitalisasi hasil training, sosialisasi personal ke internal masing2 deputi;

7. Penerbitan Surat Edaran Menteri pemberlakuan SOP sebagai penyerta SK Working Group Outreach

5. jelas;

6. jelas;

7. upaya melembagakan SOP setelah dilakukan evaluasi dan perbaikan atas SOP dari bentuk awal.



(2) Peningkatan kerjasama (kemitraan) dalam rangka menyebarluaskan isu Reformasi Birokrasi

1. menginventarisasi mitra yang ada;

2. mengidentifikasi mitra strategis di tingkat nasional yang mempunyai kesepahaman dan mendukung reformasi birokrasi;

3. mengembangkan kemitraan dengan institusi di level propinsi dan daerah dalam pengayaan materi-materi diseminasi Reformasi Birokrasi;

4. mengembangkan kemitraan program Reformasi Birokrasi di level nasional;

5. mengadakan kemitraan dalam hal training Reformasi Birokrasi;

6. menyebarluaskan bahan-bahan training kemitraan;

1. Studi situs INGO-NGO dan membuat profiling;

2. lanjutan dari kegiatan 1;

3. Perjalanan Dinas dengan agenda tambahan melakukan sosialisasi kepada NGO lokal dan networking dukungan program Reformasi Birokrasi;

4. Diskusi Terbatas dengan lembaga donor/institusi pemerintah untuk penjajagan kerjasama pengembangan program Reformasi Birokrasi;

5. Training seputar Reformasi Birokrasi bekerja sama dengan Mitra;

6. Digitalisasi bahan ke website, presentasi di depan rekan2 satu bagian/biro/deputi;

untuk detail aktifitas 1, 2, 4, 5 sudah cukup jelas;

untuk detail aktifitas 3 (tiga) diharapkan informasi NGO lokal sudah terpetakan sebelum melakukan perjalanan dinas;

MSI akan fokus pada champaign dua isu reformasi birokrasi; Seleksi terbuka dan Seleksi CPNS;

untuk detail aktifitas nomor 6 Yang perlu dibudayakan adalah adanya kewajiban mempresentasikan dan mendiseminasikan bahan-bahan yang diperoleh dalam training oleh PNS yang ditunjuk sebagai peserta/wakil dari Kemenpan RB;



(3) Proaktif Merespon Isu-isu & permasalahan faktual terkait dengan Reformasi Birokrasi

(1) Diseminasi kepada institusi yang secara administratif mempunyai tugas fungsi sama dengan Kemenpan RB (level nasional, propinsi, kab/kota)

1. melakukan analist pemberitaan secara periodik di tingkat nasional/lokal dengan melakukan media watching.

2. membuat summary pemberitaan dan menginformasikan kepada institusi di tingkat nasional/propinsi/lokal secara periodik.

3. mendiseminasikan press release atau hasil kajian ke institusi di tingkat nasional/propinsi/lokal.

1. Media Watching & Content Analysis activities;

2. sda kegiatan 1, masukkan dalam SOW;

3. Alternatif bahan pemberitaan Newsletter

Untuk kegiatan 1 dan 2, Jika kapasitas dari SDM yang ada tidak berpengalaman, perlu dibuat pelatihan untuk media watching dan content analysis;

untuk kegiatan 3 sudah cukup jelas



(2) Diseminasi materi-materi seputar program dan kebijakan Reformasi Birokrasi

1. mengumpulkan berita terkait Reformasi Birokrasi;

2. melakukan analisis pemberitaan berdasarkan pemberitaan secara periodik;

3. membuat resume kebijakan-kebijakan Reformasi Birokrasi;

4. menyebarluaskan hasil (1,2,3) kepada publik dan stakeholder terkait.



3. pengayaan bahan newsletter, jika terbatas, berarti untuk grup internal kemenpan RB

untuk kegiatan 1 dan 2 Jika kapasitas dari SDM yang ada tidak berpengalaman, perlu dibuat pelatihan untuk media watching dan content analysis;

untuk kegiatan 3 sudah cukup jelas

(3) Berkomunikasi secara periodik antara Pimpinan dan Biro Humas

1. memberikan resume atas pemberitaan dan aktifitas pimpinan secara periodik berdasarkan media watching;

2. melakukan rapat evaluasi hasil media watching secara periodik dengan pihak pimpinan;

3. membuat pointer tanggapan terkait berita-berita yang memerlukan respon cepat dan mengkonsultasi-kannya kepada pimpinan;




untuk kegiatan 1,2 dan 3 sudah cukup jelas



(4) mengembangkan isu-isu tertentu kepada publik secara strategis

1. Melakukan evaluasi, pemetaan dan pengembangan program Reformasi Birokrasi secara internal;

2. memberikan rekomendasi untuk melakukan desain manajemen isu seputar Reformasi Birokrasi beserta schema kemungkinan isu lain dan teknis penggunaan tools komunikasi secara efektif;

1. Kegiatan dalam rangka Persiapan dan Pengembangan Program "Zona Integritas";

2. Kampanye dan Dukungan Kegiatan "Rekruitment Terbuka Pejabat" dan Kampanye dan Dukungan "Seleksi CPNS"

3. Sosialisasi Sistem Pengaduan Terpadu Elektronik

1. untuk kegiatan 1, dapat ditawarkan kepada Donor secara utuh/parsial;

2. untuk kegiatan 2 akan didukung oleh MSI;



(4) Mengupayakan infrastruktur secara nasional dan regional untuk mendukung komunikasi dengan publik

(1) menggunakan teknologi terkini untuk men-deliver pesan dan informasi

1. mentabulasi teknologi terkini yang digunakan dalam menyebarkan informasi;

2. mengoptimalkan penggunaan jejaring social yang terintegrasi dengan website Kemenpan RB;

3. membuat grup mailing list sesuai dengan topik/segmented stakeholder;

4. mendistribusikan pesan melalui provider HP dan/atau jaringan sms di area tertentu;

5. mengembangkan sistem informasi pelayanan publik terpadu -dua arah yang mampu diakses oleh publik secara luas;

6. Mengoptimalkan ruang layanan publik dalam rangka mendiseminasi kebijakan/isu dan pelayanan pengaduan publik

1. Rekruitment Social Media Consultant; Web Consultant, IT Specialist; dengan SOW strategi point 1 s/d 5

2. tambahkan dalam SOW kegiatan 1;

3. tambahkan dalam SOW kegiatan 1;

4. Pengadaan Transmisi otomatis internal Kemenpan RB, atau mengoptimalkan screen yang ada di lantai 1 Kemenpan RB;

5. Hotline SMS Pengaduan;

6. Pembangunan Sistem Pengaduan Terpadu;

7. Kotak Pos Pengaduan;

8. Dukungan Sarana dan Prasarana Ruangan Press Conference;

untuk kegiatan 1 sampai dengan 3 sudah cukup jelas;

untuk kegiatan nomor 4, semacam sms auto forward ke pengunjung bandara/mall;

untuk kegiatan nomor 5 sampai dengan 7 merupakan aktifitas pejabaran strategi nomor 5



(2) Optimalisasi dan Re-organize website Kemenpan RB sebagai pintu informasi Reformasi Birokrasi

1. Melakukan assessment tampilan website dan kemungkinan re-organize pada halaman muka (home);

2. melakukan re-organize berita/artikel berdasarkan organisasi/kedeputian/ bidang kerja dan/atau lainnya yang dirasa perlu;

3. membuat newsflash terkait isu reformasi birokrasi;

4. membuat flash macromedia semacam PSA isu reformasi birokrasi;

5. secara periodik menampilkan link berita terkait reformasi birokrasi yang ada di situs berita;

6. secara periodik menambah koleksi file-file pdf isu Reformasi birokrasi;

7. menyebarluaskan ke publik dengan mengoptimalkan Jejaring media social dan website

1. Social Media Consultant; Web designer Specialist, IT Specialist;

2. tambahkan dalam SOW IT Specialist;

3. tambahkan dalam SOW Web Designer Specialist;

4. tambahkan dalam SOW Web Designer Specialist;

5. tambahkan dalam SOW Social Media Consultant dan Web Designer Specialist;

6. Digitalisasi dokumen2 lessons learned program Reformasi Birokrasi, termasuk dokumen2 lama;

7. updating secara cepat kebijakan-kebijakan Reformasi Birokrasi di website Resmi Kemenpan RB;

untuk kegiatan 1 sampai dengan 7 sudah cukup jelas; detail kegiatan akan dijelaskan pada lembar tersendiri



.

(3) Publikasi Informasi perkembangan terkini program reformasi birokrasi dan success stories

1. memvisualisasikan bagaimana reformasi birokrasi dilakukan di sebuah instansi;

2. memvisualisasikan manfaat reformasi birokrasi pada isu-isu tertentu;

3. Menyosialisasikan kebijakan secara ringkas, padat dan sederhana;

4. Menayangkan di media yang tepat sesuai dengan publik yang ingin dituju;

5. mendiseminasikannya melalui website dan jejaring sosial media

1. pembuatan film dokumenter tentang reformasi birokrasi durasi 20-25 menit;

2. penayangan serentak di stasiun televisi berita secara frekuentif;

3. Pembuatan poster dengan fokus pada manfaat reformasi birokrasi dan pendistribusian;

4. Pembuatan teaser (film pendek 3-5 menit) dengan fokus pada pemahaman dasar tentang Reformasi Birokrasi dan manfaatnya bagi publik;

5. Distribusi ke Kementerian/Instansi mitra kerja Kemenpan RB, dan permohonan penayangan;

6. Digitalisasi dan upload pada website Kemenpan RB dan mengoptimalkan jejaring sosial media;

Bisa ditawarkan ke Donor/ didanai oleh APBN;

screening tematik dan pembuatan sinopsis/ide cerita bisa dilakukan konsultan audio visual



(5) Meningkatkan Awareness dan Positioning Kelembagaan Kemenpan RB dengan pelibatan aktif stakeholder

(1) Optimalisasi penggunaan tools outreach terspesific pada stakeholder group dan dengan pelibatan aktif

1. melakukan event-event kompetisi penulisan seputar tematik Reformasi Birokrasi pada stakeholder grup;

2. melakukan kampanye bersama pimpinan dan staff mitra kelembagaan dalam rangka diseminasi program Reformasi Birokrasi

1. Kunjungan Ke Kantor Redaksi Media massa dan diskusi tentang program Reformasi Birokrasi;

2. Kompetisi Blog Reformasi Birokrasi secara periodik;

3. Sayembara Penulisan Essai tentang Reformasi Birokrasi untuk Pers, Umum dan Mahasiswa; dan juga PNS se Indonesia;

4. Diskusi terbuka Lesson learned: Trend Pemimpin Indonesia Mendatang; Pelayan Publik dengan menghadirkan Jokowi, Dahlan Iskan, dan figur pimpinan lain dengan undangan APKASI;

5. pembuatan mural Reformasi Birokrasi di dinding-dinding tembok Jalan Raya, dihadiri oleh Pimpinan Ombudsman, Pimpinan BPK, Pimpinan Kemenpan RB, ETC

Bisa ditawarkan ke Donor/ didanai oleh APBN/menggandeng pihak sponsor untuk hadiah;


Tujuan Obyektif Strategi Detail Aktifitas Keterangan(6) melakukan evaluasi efektifitas kegiatan outreach

(1) Pengembangan metodologi guna mengukur keberhasilan Kemenpan RB dalam melaksanakan strategi Outreach

1. melakukan jajak pendapat dengan mengoptimalkan media komunikasi yang telah ada;

2. melakukan pre test dan post test untuk mengukur efektifitas event-event outreach/kampanye;

3. melakukan tracking hits pada website pada halaman-halaman yang memuat informasi-informasi Reformasi Birokrasi;

4. melakukan tracking aktifitas outreach yang dilaksanakan saat ini;

1. Pembuatan menu survey (Pool) di website Kemenpan;

2. Pembuatan dan pengisian kuisioner pre test dan post test untuk kegiatan diseminasi, seminar, diskusi, etc;

3. otomisasi hits counter pada halaman yang memuat informasi reformasi birokrasi;

4. Pelaporan Harian working group outreach "what we are doing today for outreach" yang memuat aktifitas komunikasi yang dilakukan, baik di internal kantor, ataupun saat melakukan aktifitas diluar;

bisa dilakukan konsultan komunikasi

(2) identifikasi dan Penentuan mekanisme yang digunakan dalam mengukur dampak kegiatan

1. melakukan riset metode penelitian kegiatan komunikasi;

2. mengembangkan pertanyaan dan/melakukan interview pada stakeholder grup yang menjadi target

1. Pembuatan SOP teknik pengukuran dampak kegiatan outreach, dengan menggunakan quantitative/qualitative ataupun gabungan dari keduanya;

SOP dapat mengacu pada Permenpan yang mengatur masalah audit komunikasi;

untuk kegiatan 2, kuisioner akan berfokus pada pesan



outreach2. Distribusi dan pengisian Kuisioner

pertanyaan tertutup dan terbuka pada stakeholder grup;

yang disampaikan, jenis pilihan kegiatan, waktu pelaksanaan kegiatan, dan bagaimana attitude pelaksana dalam melaksanakan kegiatan dari sudut pandang peserta/target grup;

(3) melakukan baseline survey untuk melihat hasil aktivitas outreach

1. mengembangkan outreach tracking methods;

2. melakukan baseline survey atau membuat survey online untuk mengetahui profil pengunjung website

1. Pembuatan SOP pengawasan pelaksanaan kegiatan outreach;

2. Survey online menggunakan database mailing list dan newsletter atau member jejaring media sosial

Untuk kegiatan 1 SOP akan berfokus pada kesiapan pelaksana, kriteria pemilihan media, kriteria pemilihan tempat, desain, pemasangan, perijinan, rundown acara yang harus dilaksanakan pelaksana;

Kegiatan 2, survey online, sudah jelas

kemenpan outreach strategi (draft) 2013-2014

Documents