dabase
TRANSCRIPT
-
7/26/2019 dabase
1/18
Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasikan,
mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal
berjalan tertib. Dalam perkantoran modern segala kegiatan manajemen perkantoran dikerjakan
dengan menggunakan alat-alat otomasi perkantoran, diantaranya adalah perangkat komputer
dengan berbagai software yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan-kegiatan perkantoran,
perangkat komunikasi yang memadai, kantor virtual, organisasi virtual, dan lain-lain.
Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam
menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan
perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga
menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan. Dari waktu ke waktu informasi
mengalami perkembanagan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi
informasi, dengan berkembangnya teknologi informasi maka para pengguna informasi semakin
mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus
di imbangi dengan perkembangan Sumber daya manusia dan didukung dengan media atau
sarana informasi yang memadai.
Informasi dalam perkantoran merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku atau
personel yang beraktifitas didalam kantor tersebut ataupun berupa informasi yang sifatnya untuk
umum. Dengan bebagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu informasi yang harus
disampaikan antara sumber-sumber informasi dengan penerima informasi, maka perlu adaya
pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi tersebur, yang biasa disebut sebagai Sistem
Informasi Manajemen erkantoran. Sistem tersebut bejalan dan berkembang didalam
perkantoran dan merupakan Sumber daya konseptual sangat penting untuk mendukung
berlangsungnya aktifitas perkantoran. !erdasarkan pemaparan diatas kami tertarik untuk
mengkaji lebih dalam mengenai emanfaatan teknologi informasi pada suatu kantor.
Teknologi Informasi
engertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah" #perolehan, pemorosesan,
penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun
suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan $computing% dan
komunikasi jarak jauh $telecomunications%&.
erlu diketahui apabila pada masa lalu penanganan infoemasi mengandalkan pada kertas,
artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau disimpan, sedangkan
sekarang, hal itu beralih kepada impulseselektrik yang berukuran mini dengan kemampuan
simpan lebih besar dibandingkan kertas' misalnya sekarang atu disket(floppy dapat memuat atau
diisi sejumlah informasi dari satu buku berukuran sedang. )idak dipungkiri bahwa peranan
kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi atau tukar menukar informasi antar
manusia atau oragnisasi $sering diistilahkan sebagai #hardcopy&%.
*antor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian ini dapat dipahami
bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan informasi
yang berkaitan dengan bidang tugas dari kantor(instansi yang bersangkutan. engertian
teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah" #perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan
penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu
alat electrinicsberdasarkan kombinasi antara perhitungan $computing% dan komunikasi jarak
jauh $telecomunications%&.
+da tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan
telekomunikasi.
-
7/26/2019 dabase
2/18
. *omputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan
kapasitas yang besar dan sangat cepat.
. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun $design% penerapan dan produksi dari peralatan
elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit.
. )elekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.
Peranan Teknologi Informasi
+danya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar
terhadap pekerjaan kantor. ekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di
bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat membantu masing-masing
pekerjaan kantor.
. enanganan Surat dan embuatan /aporan
Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word processor,
maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan
sangat dipermudah, cepat, dan cermat.
+da tiga jenis dasarword processor"
Word-processoryang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaanword processor
independen,dan hanya digunakan untuk pengolahan teks, terdiri
ataskeyboard,processor, memory,layar,danprinter.
!eberapaword processordigunakan secara bergabung sebagai suatu sistem, terdiri
atas beberapakeyboarddan layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang
berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.
!eberapamicro computerdengan tujuan umum di mana digunakan program pengolahan
kata(a word-processing program).
)erdapat beberapa keuntungan dari penggunaanword-processor"
Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan
sebagainya.
Menambah kepuasan kerja
Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir(output)
Menghemat tenaga
Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat
Mempermudah memperoleh kembali data yangtersimpan
*emampuan untuk mengintegrasikanwordprocessordengan komputer-komputerlainnya.
!eberapa kerugian juga ada dalam penggunaanword-processor.
Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada
Memerlukan pelatihan yang memadai
Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar
Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.
. *omunikasi erkantoran
*omunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang
lain melalui saluran. *omunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam
organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern, alat-
-
7/26/2019 dabase
3/18
alat komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan
telekomunikasi $telecommunication% berasal dari kata tele artinya pemindahan jarak jauh
dan communicationyang berarti hubungan. Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi
adalah cara penyampaian informasi jarak jauh melalui kabel(kawat listrik atau melalui gelombang
radio. )elepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.
Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat.
Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya
dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka,
maupun gambar. !erkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang
termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya.
. engiriman Surat
Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi, pengiriman
surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu
dikenal nama os 0lektronik $Electronic Mail%. *arakteristik utama dari electronic mailadalah
transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain
dengan menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian
informasi. *arena informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan.
1ang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile, dan komunikasi antar komputer.
2. )ata laksana +rsip(iling
*omputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip(!ilingwarkat-
warkat. +rsip yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang
arsip dapat disimpan di dalam disket-disket, 3D, !lashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip
sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih
sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas.Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran
Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa
perspektif $harapan% yang perlu dipertimbangkan"
. Implikasi umum $aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya%
Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-persoalan seperti
kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan kepuasan
kerja.
ekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.
ekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.
roses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.
ekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.
*eluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi
peralatan yang tersedia.
*omunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.
. Implikasi terhadap karyawan kantor
a. *euntungan"
Mendorong untuk belajar keterampilan baru.
-
7/26/2019 dabase
4/18
ekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin- mesin.
/ebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
/ebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
!ertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan
elektronik,programmerdan rekayasaso!tware.
*esempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
/ebih sedikit pekerjaan
b. *erugian"
3enderung karyawan menjadi #machine-minders&.
Masalahkesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar,printer, dan sebagainya.
*ehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.
Implikasi terhadap pemberi kerja.
Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik. Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan.
)idak seluruhso!twareyang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.
4adi secara keseluruhan keuntungan yang dapat dperoleh perusahaan atau kantor dengan
adanya teknologi perkantoran adalah "
enghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.
5arga teknologi baru ini relatif murah.
enghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disktidak
memerlukan ruang seluas!iling cabinet.
6ntuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari
secara cepat.
roduktivitas meningkat secara cepat.
*eluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai
keperluan.
Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari kantornya.
Otomatisasi Kantor
7tomatisasi *antor $"!!ice #utomation% atau 7+ adalah enggunaan alat elektronik untuk
memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi
dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas .
7tomatisasi *antor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi
melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.
+sal mula otomatisasi kantor di awal 89:-an, ketika I!M menciptakan istilah word
processinguntuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. !ukti nyata, pada tahun 892,
ketika I!M memasarkan mesin yang disebut Magnetic $ape%&electric $ypewriter$M)(S)% yaitu
mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara
otomatis.
ara pengguna 7+ "
Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,
terutama SDM.
-
7/26/2019 dabase
5/18
rofesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan
sekertaris dan pegawai administrasi.
Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti
menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
egawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, sepertimengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.
)ujuan otomatisasi kantor
7tomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan memperpendek jarak dan
waktu. 6ntuk lebih jelasnya, tujuan otomatisasi kantor adalah"
. emanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan
mesin atau alat-alat kerja.
. emeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.
. Meningkatkan produksi.
+plikasi 7tomatisasi *antor
engolahan *ata $word 'rocessing%.
enggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang
diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak.
contoh" Microso!t Word, Word 'er!ect, "pen "!!ice, dll
Surat 0lektronik $electronik mail%.
enggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan
menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
contoh" yahoo mail, google mail , dll.
;oice Mail.
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan
kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
*alender 0lektronik $electronik calendaring%
enggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer.
Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat
perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. *alender
elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuanyang sangat padat.
*onfrensi +udio
enggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-
orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. on!erence callmerupakan
bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan.
*onfrensi ;ideo
enggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar
secara geografis. eralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
*onfrensi *omputer
-
7/26/2019 dabase
6/18
enggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah
bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.
)ransmisi
-
7/26/2019 dabase
7/18
. *epada manajer kantor untuk lebih mengefektifkan penggunaan teknologi informasi yang
lebih efektif, karena penggunaan )I tergantung pada penggunanya sendiri. )I akan sangat
membantu dalam pekerjaan kantor dan mengelola kantor secara lebih efektif dan efisien
. *epada para pengguna )I secara umum, untuk lebih bijak dalam menggunakan )I,
jadikan )I sebagai lahan potensial untuk bisa membangun kapasitas diri yang lebih baik,bahkan untuk dewasa ini tidak ada hal yang tidak mungkin dengan penggunaan )I.
. *epada para mahasiswa khususnya mahasiswa +dministrasi ?endidikan untuk lebih
mengingkatkan lagi penguasaan dalam bidang teknologi informasi, hal ini akan sangat
berguna pada kompetensi diri secara baik sebagai bekal untuk mengahadapi dunia kerja.
nformasi merupakan obyek atau data apapun yng bisa digunakan oleh pengguna informasi untuk
mencapai tujuan tertentu sesuai dengan yang diinginkan.Informasi diperoleh dari sumber-sumber
informasi yang terdapat dimana saja kita jumpai.Dalam segala aspek kehidupan manusia selalu tidak
bisa terpisah dari informasi,baik informasi yang sifatnya individual maupun informasi yang berisifatumum atau general.Dalam kenyataanya manusia selalu membutuhkan informasi untuk melakukan
aktifitas apupun dan dimanapun,informasi yang dibutuhkan bisa berupa lisan maupun tulisan bahkan
;isual dan audio visual.Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkrmbanagan yang sangat cepat
seitring dengan perkembangan ilmut eknologi informasi,dengan berkembangya teknologi informasi
maka para pennguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan
kebutuhan,namun perkembangan terbebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya
manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.
5al ini sangat memdukung segala aktifitas manusia dalam berbagi bidang,satu diantaranya dalam
bidang erkantoran.Suatu erkantoran dimanapun selalu membutukan akan informasi-informasi
penting yang digunakan dalam suatu aktifitas mencapai tujuan.Informasi dalam perkantoran
merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku atau personel yang beraktifitas didalam
kantor tersebut.Dengan bebagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu informasi yang harus
disampaikan antara sumber-sumber informasi dengan penerima informasi,maka perlu adaya
pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi tersebur,yang biasa disebut sebagai Sistem
Informasi Manajemen erkantoran.Sistem tersebut bejalan dan berkembang didalam perkantoran
dan merupakan Sumber daya konseptual sangat penting untuk mendukung berlangsungnya aktifitas
perkantoran.
Tujuan
)ujuan utama adanya Sistem Informasi Manajemen erkantoran adalah untuk membatu
memudahkan pengguna informasi dalam memperoleh informasi yang berguna sebagai acuan atau
sebagai dasar melaukan aktifitas mencapai tujuan organisai atau dalam hal ini adalah organisasi
perkantoran. Selain dari pada itu informasi merupakan nilai wawasan yang tidak terbatas,semakin
luas dan akurat subuah informasi,maka akan mendasari perkembangan sumber daya manusia dalam
meningkatakan nilai-nilai pengelolaan informasi perkantoran.Sistem Informasi Manajemen
erkantoran tidak hanya berfokus pada sistem informasi internal perkantoran itu sendiri,namun bisa
juga berhubungan dengan sistem informasi yang ada diluar $e=ternal% perkantoran dalam mengikuti
perkembangan teknologi informasi.
Pengguna
-
7/26/2019 dabase
8/18
Dalam Sistem informasi manajemen perkantoran,yang menggunakan sistem tersebut bisa kita sebut
sebagai pengguna sistem,diantaranya adalah pengelola Sistem, sumber informasi atau pemberi
informasi dan pemakai atau pemerima informasi.Dalam erkantoran pengelola Sistem biasa di
dilakukan oleh personil )echnology Information $)I%,sedangakan sumber atau pemberi informasi
dilakukan oleh siapa saja yang beraktifitas didalam perkantoran tersebut,begitu juga untuk penerima
informasi.!atasan-batasan atau garis wewenang pengguna Sistem informasi manajemenperkantoran,tidak bisa diuraikan secara mendetil kerena pengaturanya disesuaikan dengan tugas dan
tanggungjawab pengguna sistem tersebut,dalam hal ini ditentukan oleh manajemen dari organisasi
perkantoran tersebut.
Pengembangan
Dalam era saat ini perkembangan teknologi informasi e=ternal $diluar lingkungan perkantoran% harus
selau diikuti oleh perkembangan teknologi yang ada atau yang sedang dikembangkan didalam
internal perkantoran.erkembangan dalam teknologi informasi sangat berperan penting dalam
mendukung pengembangan Sistem informasi manajemen perkantoran,dalam pengembanganya
melibatkan beberapa faktor yaitu,pelaku Sistem dan media ( sarana pendukung yang memadai untuk
mampu memenuhi kebutuhan infrastruktur didalam sistem yang akan dikembangkan.Misalnya
menggunakan 5ardware dan Software yang tepat guna untuk mencapai tujuan dari pada Sistem
tersebut dikembangkan.
Media
Suatu Sistem informasi manajemen perkantoran didalamnya terdapat beberapa elemen diantaranya
adalah obyek informasi,media informasi.Informasi ada bemacam-macam jenisnya,diantaranya adalah
+udio ,;isual,+udio ;isual dan sebagainya.Dari jenis Informasi yang bermacam-macam,maka media
yang digunakan pun juga bermacam-macam sesuai dengan jenisnya.Dalam perkantoran misalnya,3omputer, )elepon ,
-
7/26/2019 dabase
9/18
Informasi merupakan obyek atau data apapun yng bisa digunakan oleh pengguna informasi untuk
mencapai tujuan tertentu sesuai dengan yang diinginkan.Informasi diperoleh dari sumber-sumber
informasi yang terdapat dimana saja kita jumpai.Dalam segala aspek kehidupan manusia selalu tidak
bisa terpisah dari informasi,baik informasi yang sifatnya individual maupun informasi yang berisifat
umum atau general.Dalam kenyataanya manusia selalu membutuhkan informasi untuk melakukan
aktifitas apupun dan dimanapun,informasi yang dibutuhkan bisa berupa lisan maupun tulisan bahkan
;isual dan audio visual. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkrmbanagan yang sangat cepat
seitring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi,dengan berkembangya teknologi informasi
maka para pennguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan
kebutuhan,namun perkembangan terbebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya
manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.
5al ini sangat memdukung segala aktifitas manusia dalam berbagi bidang,satu diantaranya
dalam bidang erkantoran. ekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif.
Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi
pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan
sebagainya. 6ntuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal.
Dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk perkantoran
membuka era otomatisasi perkantoran $"!!ice #utomation ( 7+%.
3
Suatu erkantoran dimanapun selalu membutukan akan informasi-informasi penting yang
digunakan dalam suatu aktifitas mencapai tujuan.Informasi dalam perkantoran merupakan informasi
yang selalu bisa digunakan oleh pelaku atau personel yang beraktifitas didalam kantor
tersebut.Dengan bebagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu informasi yang harus
disampaikan antara sumber-sumber informasi dengan penerima informasi,maka perlu adaya
pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi tersebur,yang biasa disebut sebagai Sistem
Informasi Manajemen erkantoran.Sistem tersebut bejalan dan berkembang didalam perkantoran
dan merupakan Sumber daya konseptual sangat penting untuk mendukung berlangsungnya aktifitas
perkantoran.
2. Rumusan Masalah
a. Apa pengertian dari Sistem Informasi Manajemen Perkantoran?
b. Apa saja karakteristik sstem informasi manajemen?
c. Apa saja kemampuan system informasi manajemen?
d. Apa saja tipe tipe system informasi?
e. Bagaimana perkembangan Sistem Informasi Manajemen saat ini?
f. Apa saja kegiatan dan fungsi system informasi?
g. Apa saja kelebian system informasi manajemen?
. Apa saja kelemaan system informasi manajemen?
3. Tujuan
Adapun tujuan dari makala kami ini adala sebagai berikut !
-
7/26/2019 dabase
10/18
. Agar maasis"a dapat mengetaui apa yang dimaksud dengan pengertian Sistem
Informasi Manajemen
. Agar maasis"a dapat mengetaui karakteristik Sistem Informasi Manajemen
. Agar maasis"a dapat mengetaui apa saja kemampuan Sistem Informasi
Manajemen2. Agar maasis"a dapat mengetaui apa saja tipe#tipe system informasi
A. Agar maasis"a dapat mengetaui bagaimana perkembangan Sistem Informasi
Manajemen saat ini
9. Agar maasis"a dapat mengetaui kegiatan dan fungsi Sistem Informasi Manajemen
B. Agar maasis"a dapat mengetaui kelebian dan kekurangan Sistem Informasi
Manajemen
BAB II
ISI
A. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Perkantoran
Sistem informasi Manajemen adala serangkaian sub sistem informasi yang
menyeluru dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data
seingga menjadi informasi le"at serangkaian cara guna meningkatkan produkti$itas yangsesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang tela ditetapkan.
%engan kata lain SIM adala sebagai suatu sistem berbasis komputer yang
menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuan yang sama. Para pemakai
biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal& perusaaan atau sub unit diba"anya.
Informasi menjelaskan perusaaan atau sala satu sistem utamanya mengenai apa yang
terjadi di masa lalu& apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang
akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik& laporan kusus dan
ouput dari model matematika. 'utput informasi digunakan ole manajer maupun non
manajer dalam perusaaan saat mereka membuat keputusan untuk memecakan masala.
Perancangan& penerapan dan pengoperasian SIM adala maal dan sulit. (paya ini
dan biaya yang diperlukan arus ditimbang#timbang. Ada beberapa faktor yang membuat
SIM menjadi semakin diperlukan& antara lain ba"a manajer arus beradapan dengan
lingkungan bisnis yang semakin rumit. Sala satu alasan dari kerumitan ini adala semakin
meningkatnya dengan munculnya peraturan dari pemerinta.
)ingkungan bisnis bukan anya rumit tetapi juga dinamis. 'le sebab itu manajer
arus membuat keputusan dengan cepat terutama dengan munculnya masala manajemen
dengan munculnya pemecaan yang memadai.SIM yang baik adala SIM yang mampu
menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperole artinya SIM akan mengemat
biaya& meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat
bermanfaat.
*
+
-
7/26/2019 dabase
11/18
'rganisasi arus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka&
cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta "ajar dalam
menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperole& maka SIM yang diasilkan
akan memberikan keuntungan dan uang.Sistem informasi manajemen ,SIM- bukan sistem informasi keseluruan& karena tidak
semua informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebua
sistem yang otomatis. Aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem
komputer.
Pengembangan SIM canggi berbasis komputer memerlukan sejumla orang yang
berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer
organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena !
. urang organisasi yang "ajar
. urangnya perencanaan yang memadai
. urang personil yang andal2. urangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam
merancang sistem& mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memoti$asi seluru
personil yang terlibat.
Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebua SIM& namun dalam
praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer.
Prinsip utama perancangan SIM ! SIM arus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas
utama.
Macam#macam laporan yang di asilkan ole SIM berupa laporan periodis& laporan
iktisar& laporan perkecualian& dan laporan perbandingan )aporan periodis adala laporan yang diasilkan dalam selang "aktu tertentu seperti arian&
mingguan & bulanan& dsb.
)aporan Iktisar adala laporan yang memberikan ringkasan teradap jumla data atau
informasi
)aporan perkecualian adala laporan yang anya muncul jika terjadi keadaan yang tidak
normal.
)aporan perbandingan adala laporan yang menunjukan dua atau lebi impunan informasi
yang serupa dnegan maksud untuk diperbandingkan.
arakteristik sistem informasi manajemen!
Beroprasi pada tugas#tugas yang terstruktur& yakni pada lingkungan yang tela
mendefinisikan al#al berikut secara tegas dan jelas.
Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya.
Menydiakan laporan dan kemudaan akses yang berguna untuk pengambilan keputusan
tetapi tidak secara langsung.
/
-
7/26/2019 dabase
12/18
0ujuan sistem informasi manajemen adala memenui kebutuan informasi umum
semua manajer dalam perusaaan atau dalam subunit organisasional perusaaan. SIM
menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi
model matematika.
B. Pengertian Teknologi Informasi Manajemen Perkantoran
1
Pengertian teknologi Informasi yang muda dipaami adala! 2perolean&
pemorosesan& penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka& uruf&
gambar& maupun suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara
peritungan ,computing- dan komunikasi jarak jau ,telecomunications-.
Perlu diketaui apabila pada masa lalu penanganan informasi mengandalkan pada
kertas& artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutukan atau disimpan&
sedangkan sekarang& al itu berali kepada 2impulses elektrik yang berukuran mini dengan
kemampuan simpan lebi besar dibandingkan kertas4 misalnya sekarang suatu disket5floppydapat memuat atau diisi sejumla informasi dari satu buku berukuran sedang. 0idak
dipungkiri ba"a peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi atau
tukar menukar informasi antar manusia atau organisasi ,sering diistilakan sebagai
2ardcopy-.
antor adala tempat dan proses penanganan informasi. %ari pengertian ini dapat
dipaami ba"a pekerjaan kantor adala semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan
informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari kantor5instansi yang bersangkutan.
Pengertian teknologi Informasi yang muda dipaami adala! 2perolean& pemprosesan&
penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka& uruf& gambar& maupun
suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara peritungan ,computing-dan komunikasi jarak jau ,telecomunications-.
Ada tiga komponen utama teknologi informasi& yaitu komputer& mikro elektronik& dan
telekomunikasi.
6- omputer& yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas
yang besar dan sangat cepat.
7- Mikro elektronik& yaitu rancang bangun ,design- penerapan dan produksi dari peralatan
elektronik yang berukuran sangat kecil& terdiri atas komponen#komponen yang rumit.
3- 0elekomunikasi adala transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.
C. Karakteristik Sistem Informasi Manajemen
SIM mendukung pengambilan keputusan terstruktur dan semi terstruktur pada le$elopersional dan manajemen control. SIM juga selalu digunakan untuk perencanaan ,for
planning purposes of senior manaajemen staff-. Adapun karakteristik SIM yaitu !
6. SIM secara umum dirancangan untuk pelaporan operasional dan untuk menunjang
penga"asan kegiatan operasional.
7. SIM menggambarkan data# data yang mengalir dalam perusaaan
3. SIM anya memiliki sedikit kemampuan analisa
+. menyajikan laporan untuk manajer
*. memanfaatkan rangkisan informasi yang diperole dari 0PS ,0ransaction Processing System-
/. model datanya sederana dan menekankan pada informasi intern
1. SIM membantu dalam membuat keputusan dengan menggunakan data yang lampau dan saatini.
-
7/26/2019 dabase
13/18
8. )aporan disajikan secara periodic& misalnya mingguan& bulanan& dan sebagainya.
9. ebutuan informasi di ketaui dengan tepat dam stabil.
6:. SIM membutukan analisis yang kuat.
D. Kemamuan Sistem Informasi Manajemen
8
Pengetauan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan
memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing#masing tugas
organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.
SIM secara kusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan
baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan ba"a komputer anyala
mesin penjumla atau kalkulator yang berkapasitas tinggi& sebenarnya komputer tidak dapat
mengerjakan sesuatu ia anya mengerjakan lebi cepat. Sistem informasi komputer dapatmemiliki sejumla kemampuan jau diatas sistem non komputer. %an kemampuan ini tela
mere$olusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang diasilkan ole sistem
yang tela ada. Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer !
6. Pemrosesan data batc
7. Pemrosesan data tunggal
3. Pemrosesan on#line& real time
+. omunikasi data dan s"itcing pesan
*. Pemasukan data jarak jau dan up date file
/. Pencarian records dan analisis
1. Pencarian file8. Algoritme dan model keputusan
9. 'tomatisasi kantor.
!. Tie " Tie Sistem Informasi
1. Transaction Processing System (TPS)
Transaction Processing Systemadala aplikasi sistem informasi yang mengambil atau
mengumpulkan dan mengola data tentang transaksi suatu proses bisnis. Sala satu dimensi
0PS adala data maintenanceyang dapat meng#update data yang diperlukan. 0PS dapat terus
berkembang karena perkembangan dunia bisnis akan terus berkembang. Perkembangan bisnis
akan memerlukan sistem yang terus berkembang pula. Perkembangan bisnis ini disebutBisnis process redesignyaitu sebuastudy& analisis& dan redesign proses bisnis yang
mendasar untuk mengurnagi ongkos atau meningkatkan nilai tamba yang diasilkan.
;onto 0PS adala!
. Airline reser$ation
.
9
-
7/26/2019 dabase
14/18
. Bank deposit
2. ;ustomer returns
A. In$entory procurement
9. 'rder processing
B. Payroll
2. Management Information System (MIS)
MIS adala suatu aplikasi Sistem Informasi yang menyediakan laporan informasi terpadu
bagi piak manajemen. MIS diasilkan dari beberapa databaseyang menyimpan data dari
benyak sumber& termasuk didalamanya Transaction Processing System. MIS menyajikan
informasi yang detail& rangkuman informasi dan informasi terpili. MIS merupakan sala
satu elemen manajemen yang dirasa penting ole banyak perusaaan ole karena itu
pengembangan MIS akan terus dapat berlanjut.
;onto Management Information System adala!
. Budget forecasting and analysis
. ika
penggunaDSSadala seorang manajemen& maka program ini disebutEecuti!e Information
System (EIS).DSSfokus pada penyediaan informasi yang berguna untuk mendukung
pengambilan keputusan.DSSmenyediakan alat bagi pengguna untuk meng#akses data danmenganalisisnya untuk pengambilan keputusannya. Beberapa pertimbangan yang diberikan
oleDSSadala sebagai berikut!
. Identifikasi masala
.
6:
. Identifikasi beberapa alternatif solusi
2. Akses informasi yang dibutukan utnuk memecakan masala atau pengambilan
keputusan.
A. Analisis beberapa keputusan atau $ariabel yang akan mempengarui keputusan& yang
biasa disebut "#at if$ana%ysis.
9. Simulasi dari keputusan dan asil yang akan diberikan.
2. Epert Systems
-
7/26/2019 dabase
15/18
Epert systemmerupakan perluasan dari decision support system.Epert systemadala suatu
sistem informasi pengambilan keputusan yang mengambil dan meniru pengetauan serta
kealian dari seorang epert prob%em so%!ingatau decision ma&erdan kemudian berpikir dan
bereaksi sesuai dengan seorang eperttadi.
Epert systemditujukan untuk menduplikasi kealian dari seorangprob%em so%!er& manajer&
profesional dan para teknisi. Para tenaga ali ini sering menguasai pengetauan dan kealian
yang tidak bisa dengan muda diikuti dan digantikan ole sembarang orang dalam sebua
organisasi.Epert systemmeniru logika dan pemikiran dari seorang ali dalam bidang
mereka masing#masing. al itu dibutukan agar orang lain yang bukan seorang ali dapat
mengetaui pengetauan dan kealian yang dimiliki ole seorang ali. Berikut adala conto
dari penggunaan epert system!
Industri makanan menggunakan epert systemuntuk menyimpan kealian dari seorang ali
yang suda mendekati masa pensiun
A. 'ffice utomation and or& *roup System
'ffice utomation (') Systemmendukung pekerjaan pada suatu perusaaan secara luas&
biasanya digunakan untuk meningkatkan aliran pekerjaan dan komunikasi antar sesama
pekerja& tidak peduli apaka pekerja tadi berada di satu lokasi yang sama ataupun tidak.
'ffice automation systemdigunakan untuk mendapatkan semua informasi bagi
yang membutukannya. 'ffice automationberfungsi dalam "ord processing+ e%ctronic
message& "or& group computing & "or& group sc#edu%ing &facsimi%e
processing&imaging and e%ectronic documents& and "or& f%o" management. 'ffice
automation systemdirancang baik untuk indi$idu maupun kelompok.
Persona% information systemdirancang untuk memenui kebutuan darising%e user. Sistem
ini dirancang untuk meningkatkan produkti$itas indi$idu. ;onto daripersona% information
systemadalaMicrosoft,s 'ffice Professiona%&I-M,s otus SmartSuite&/ore%,s Perfect'ffice&
dll.
or& group information systemsdirancang untuk memenui kebutuan dari sebua
kelompok kerja. Sistem ini dirancang untuk meningkatkan produkti$itas dari suatu kelompok
kerja. ;onto dari "or& group informationsystemsadalaMicrosoft,s Ec#ange and
'ut%oo&+ I-M,s otus 0otesDomino& atau0o!e%%,s *roupise.
#. Perkem$angan Sistem Informasi Manajemen
Dalam era saat ini perkembangan teknologi informasi e=ternal $diluar lingkungan perkantoran%
harus selalu diikuti oleh perkembangan teknologi yang ada atau yang sedang dikembangkan didalam
internal perkantoran. erkembangan dalam teknologi informasi sangat berperan penting dalam
mendukung pengembangan Sistem informasi manajemen perkantoran, dalam pengembangannya
melibatkan beberapa faktor yaitu, pelaku Sistem dan media ( sarana pendukung yang memadai untuk
mampu memenuhi kebutuhan infrastruktur didalam sistem yang akan dikembangkan. Misalnya
66
-
7/26/2019 dabase
16/18
menggunakan 5ardware dan Software yang tepat guna untuk mencapai tujuan dari pada Sistem
tersebut dikembangkan.
67
Suatu Sistem informasi manajemen perkantoran didalamnya terdapat beberapa elemen
diantaranya adalah obyek informasi, media informasi. Informasi ada bemacam-macam jenisnya,
diantaranya adalah +udio, ;isual, +udio ;isual dan sebagainya. Dari jenis Informasi yang bermacam-
macam maka media yang digunakan pun juga bermacam-macam sesuai dengan jenisnya. Dalam
perkantoran misalnya, 3omputer, )elepon,
-
7/26/2019 dabase
17/18
66. Sistem Informasi (ntuk Perencanaan Strategis 0ujuan perencanaan strategisadala untuk
mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akanmampu mencapai tujuannya. Aktifitas
perencanaan strategis tidak arusterjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan
pengendalianmanajemen. egiatan ini memang agak tidak teratur& meskipun
beberapaperencanaan strategis bisa dijad"alkan ke dalam perencanaan taunan dansiklus
penganggaran. %ukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap
seperti bagi pengendalian manajemen danpengendalian operasional. @amun demikian sistem
informasi manajemendapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan
strategis&misalnya!
a. $aluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internaly a n g ditimbulkan kebutuan
pengolaan operasional.
b. Pro yeks i kemampuan mend atang dapat dik embangkan ole data masa lampau dan
diproyeksikan ke masa mendatang.
c. %ata pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database komputer.
67. Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan
-
7/26/2019 dabase
18/18
reser$asi terkomputerisasi tersebut&maka mereka akan segan utnuk menggunakan sistem
reser$asi dari penerbangan lain.
3. Membangun sumber#sumber informasi strategis. 0eknologi sistem informasi memampukan
perusaaan untuk membangun sumber informasi strategis seingga mendapat kesempatan
dalam keuntungan strategis. al ini berarti memperole perangkat keras dan perangkat lunak&mengembangkan jaringan telekomunikasi& menye"a spesialis sistem informasi& dan melati
end users.
I. Kelemahan Sistem Informasi Manajemen
%apat memberikan dampak bagi lingkungan sosial seperti pengurangan tenaga kerja&
seingga dapat menamba angka pengangguran.