chapter ii usu (drug management cycle)

7/26/2019 Chapter II USU (drug management cycle)

1/25

BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Manajemen Pengelolaan Obat

Menurut Aditama (2006), bahwa fungsi manajemen pengelolaan obat

membentuk sebuah siklus pengelolaan (1) fungsi perencanaan dan proses penentuan

kebutuhan, mencakup aktifitas menetapkan sasaran, pedoman dan pengukuran

penyelenggaraan bidang logistik, (2) fungsi penganggaran, merupakan usaha untuk

merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar, (3) fungsi

pengadaan, merupakan kegiatan memenuhi kebutuhan operasional sesuai fungsi

perencanaan dan penentuan kepada instansi pelaksana, (4) fungsi penyimpanan dan

penyaluran, diadakan melalui fungsi terdahulu untuk disalurkan kepada instansi

pelaksana, (5) fungsi pemeliharaan, merupakan proses kegiatan untuk

mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil barang inventaris, dan (6)

fungsi penghapusan, berupa kegiatan dan usaha pembebasan barang dari

pertanggungjawaban yang berlaku, serta (7) fungsi pengendalian, merupakan usaha

untuk memonitor dan mengamankan keseluruhan pengelolaan logistik.

2.1.1. Persediaan

Persediaan menurut Quick (1997) dalam Maimun (2008) adalah stok barang

untuk keperluan produksi, pelayanan, atau memenuhi permintaan pasien/masyarakat.

Untuk menjaga ketersediaan obat kebutuhan pasien perlu dilakkan manajemen

persediaan obat secara cermat dan penuh tanggung jawab. Selain itu persediaan obat

menjadi sangat penting karena begitu besar jumlah yang diinvestasikan dalam

Universitas Sumatera Utara


2/25

persediaan. Pengendalian persediaan yang tepat memiliki pengaruh yang kuat dan

langsung terhadap perolehan kembali investasi.

Kekurangan persediaan obat akan mengakibatkan terlambatnya pelayanan

pasien. Ketersediaan item yang tepat pada waktu yang tepat dan tempat yang tepat

akan membantu tujuan organisasi dalam melayani pasien, produktivitas, keuntungan

dan kembali modal. Ini bisa berlaku kepada pabrik, pedagang grosir, eceran,

pelayanan kesehatan, dan organisasi pendidikan. Dengan kata lain persediaan

merupakan aset perusahaan. Mengukur kinerja dan produktivitas berbeda untuk setiap

perusahaan, tetapi semuanya membutuhkan manajemen persediaan yang adekuat.

Pada dasarnya persediaan akan mempermudah atau memperlancar jalannya

operasi perusahaan atau rumah sakit. Mengingat besarnya investasi yang disediakan

diperlukan kebijakan yang bervariasi dan cepat tanggap terhadap perencanaan dan

gaya kepemimpinan dari top manajemen. Pengendalian manajemen persediaan

dilakukan dengan cara mengelola proses rutin pengadaan perbekalan farmasi,

termasuk di dalamnya adalah mengatur pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan

pengeluaran barang sampai pada pemesanan kembali. Maka diperlukan inventory

system, yaitu suatu cara untuk menentukan bagaimana dan kapan suatu pembelian

dilakukan untuk mengisi persediaan, sehingga diperlukan pencatatan stok yang benar

dan akurat, sebagai sumber informasi, sehingga dapat digunakan untuk menghitung

kebutuhan akan barang tersebut dan untuk memperkirakan pengadaan barang

berikutnya.



3/25

Menurut Sabarguna (200), persediaan dapat dibedakan atas:

1.

Batch stock atau lot size inventory ytaitu persediaan yang diadakan karena kita

membeli atau membuat bahan-bahan/barang-barang dalam jumlah yang lebih

besar daripada jumlah yang dibutuhkan pada saat itu. Terjadinya persediaan

karena pengadaan bahan/barang yang dilakukan lebih banyak dari yang

dibutuhkan.

2. Fluctuation stock adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi

fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan. Jadi apabila

terdapat fluktuasi permintaan yang sangat besar, maka persediaan ini

dibutuhkan sangat besar pula untuk menjaga kemungkinan naik turunnya

permintaan tersebut.

3. Anticipation stock yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi

fluktuasi permintaan yang diramalkan, berdasarkan pola musiman yang

terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan

permintaan yang meningkat.

4. Raw materials stock (Persediaan Bahan Baku) yaitu persediaan dari barang-

barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi, barang mana dapat

diperoleh dari sumber alam ataupun dibeli dari pemasokatau perusahaan yang

menghasilkan bahan baku bagi perusahaan yang menggunakannya.

5. Purchased parts/components stock (persediaan bagian produk) yaitu

persediaan barang-barang yang terdiri dari bagian-bagian yang diterima dari



4/25

perusahaan lain, yang dapat secara langsung di assembling dengan bagian-

bagian lain tanpa melalui proses produksi sebelumnya.

6. Supplies stock (persediaan bahan-bahan pembantu) yaitu persediaan barang-

barang atau bahan-bahan yang diperlukan dalam proses produksi untuk

membantu berhasilnya produksi.

7. Work in process/progress stock (persediaan barang setengah jadi/barang

dalam proses) yaitu persediaan barang-barang yang keluar dari tiap-tiap

bagian dalam satu pabrik atau bahan-bahan yang telah diolah menjadi suatu

bentuk, tetapi lebih perlu diproses kembali untuk kemudian menjadi barang

jadi.

Manajemen persediaan merupakan suatu cara mengendalikan persediaan agar

dapat melakukan pemesanan yang tepat dengan biaya yang optimal. Oleh karena itu

konsep mengelola sangat penting diterapkan oleh perusahaan agar tujuan efektifitas

maupun efisiensi tercapai. Persediaan mempunyai beberapa fungsi penting yang

menambah fleksibilitas dari operasi suatu perusahaan, antara lain:

a. memberikan stock agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan

terjadi.

b. menyeimbangkan produksi dengan distribusi.

c.

memperoleh keuntungan dari potongankuantitas, karena membeli dalam

jumlah banyak biasanya ada diskon.

d. menghindari kekurangan stok yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan

pasokan, mutu, ketidaktepatan pengiriman.



5/25

e. menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan dalam proses.

Pudjaningsih (1996) seperti yang dikutip oleh Patria Jati (2009) menyatakan

bahwa manajemen persediaan merupakan serangkaian kegiatan kompleks dan

merupakan suatu siklus yang saling terkait yang pada dasarnya terdiri atas 4 fungsi

dasar yaitu seleksi dan perencanaan, pengadaan, distribusi serta penggunaan.

Quick (1997) dalam Patria Jati (2009) menyatakan dalam sistim manajemen

obat, masing-masing fungsi utama terbangun berdasarkan fungsi sebelumnya dan

menentukan fungsi selanjutnya. Seleksi seharusnya didasarkan pada pengalaman

aktual terhadap kebutuhan untuk melakukan pelayanan kesehatan dan obat yang

digunakan, perencanaan dan pengadaan memerlukan keputusan seleksi dan

seterusnya. Siklus manajemen obat didukung oleh faktor-faktor pendukung

manajemen (management support) yang meliputi organisasi, keuangan, atau finansial,

sumber daya manusia (SDM), dan sistim informasi manajemen (SIM). Setiap tahap

siklus manajemen obat yang baik harus didukung oleh keempat faktor tersebut

sehingga pengelolaan dapat berlangsung secara efektif dan efisien.

Pada dasarnya manajemen obat di rumah sakit adalah bagaimana cara

mengelola tahap-tahap dan kegiatan-kegiatan tersebut agar dapat berjalan dengan

baik dan saling mengisi sehingga dapat dicapai tujuan pengelolaan obat yang efektif

dan efisien agar obat yang diperlukan oleh dokter selalu tersedia setiap saat

dibutuhkan, dalam jumlah yang cukup dan mutu terjamin untuk mendukung

pelayanan yang bermutu.



6/25

Menurut Subagya (1994), dalam Maimun (2009) manajemen obat sebagai

bagian dari manajemen Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan dan atau seni

serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan,

penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material atau alat-alat.

Bowersox (1995) dalam Zuliani (2009), manajemen logistik dapat didefinisikan

sebagai suatu proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan

penyimpanan barang, suku cadang dan barang jadi dari para pemasok, diantara

fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para pelanggan.

Menurut Silalahi (1989) dalam Mulyardewi (2010), bahwa prinsip dasar

manajemen obat adalah optimalisasi dana dalam rangka pengadaan obat keperluan

lain rumah sakit. Setiap rumah sakit harus mempunyai stok obat dan bahan peninjang

lainnya. Stok obat tidak bisa sampai di bawah titik aman (safety level).

2.1.2. Tujuan Manajemen Persediaan

Kementerian Kesehatan RI melalui Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor

1197/MENKES/SK/X/2004 tentangstandar pelayanan farmasi, menjelaskan bahwa

manajemen persediaan farmasi bertujuan untuk : (a) mengelola perbekalan farmasi

yang efektif dan efisien, (b) menerapkan farmako ekonomi dalam pelayanan, (c)

meningkatkan kompetensi/kemampuan tenaga farmasi, (d) mewujudkan sistim

informasi manajemen berdaya guna dan tepat guna, dan (e) melaksanakan

pengendalian mutu pelayanan.



7/25

2.1.3. Pengendalian Persediaan

Menurut Aditama (2006) pengendalian persediaan bertujuan untuk

menciptakan keseimbangan antara persediaan dan permintaan. Oleh karena itu hasil

stock opname harus seimbang dengan permintaan yang didasarkan atas satu kesatuan

waktu tertentu, misalnya satu bulan atau dua bulan, atau kurang dari satu tahun.

Pengadaan barang yang dalam sehari-hari disebut juga pembelian, merupakan titik

awal dari pengendalian persediaan. Jika titik awal ini sudah tidak tepat, maka

pengendalian akan sulit dikontrol.

Dalam pengendalian persediaan terdapat dua jenis keseimbangan, yaitu

keseimbangan total dan keseimbangan komposisi. Keseimbangan total adalah

keseimbangan antara seluruh persediaan dan permintaan, dengan kata lain antara

seluruh pembelian dengan seluruh penjualan dilakukan secara professional. Wentz

(1994) dalam buku The AUPHA Manual of Health Service Managementmenyatakan

bahwa pengendalian dilakukan pada setiap tahapan proses manajemen persediaan

untuk memastikan persediaan (a) didapat dengan harga yang disetujui, (b) sesuai

dengan standar kualitas dan performa, (c) diterima dalam jumlah yang ditentukan dan

dalam kondisi yang baik, (d) ridak rusak, atau mengalami proses perusakan selama

penyimpanan, (e) aman dari pencurian, dan (f) siap untuk digunakan.



8/25

2.2. Perencanaan Kebutuhan Obat

2.2.1. Perencanaan

Perencanaan adalah suatu proses untuk merumuskan masalah-masalah

kesehatan yang berkembang di masyarakat, menentukan kebutuhan dan sumber daya

yang tersedia, menetapkan tujuan program yang paling pokok, dan menyusun

langkah-langkah praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut.

(Muninjaya, 2004)

Malayu (2006), perencanaan adalah pekerjaan mental untuk memilih sasaran,

kebijakan, prosedur dan program yang diperlukan untuk mencapai apa yang

diinginkan pada masa yang akan datang. Sedangkan rencana adalah sejumlah

keputusan mengenai keinginan dan berisi pedoman pelaksanaan untuk mencapai

tujuan yang diinginkan itu.

Perencanaan merupakan salah satu fungsi yang sangat penting dalam

manajemen, karena dengan adanya perencanaan akan menentukan fungsi manajemen

lainnya terutama pengambilan keputusan. Fungsi perencanaan merupakan landasan

dasar dari fungsi menajemen secara keseluruhan. Tanpa adanya perencanaan,

pelaksanaan kegiatan tidak akan berjalan dengan baik. Dengan demikian perencanaan

merupakan suatu pedoman atau tuntunan terhadap proses kegiatan untuk mencapai

tujuan secara efektif dan efisien (Muninjaya, 2004). Ada beberapa prinsip dalam

suatu perencanaan antara lain:

a) Setiap perencanaan dan segala perubahannya harus ditujukan kepada

pencapaian tujuan (principle of contribution to objective).



9/25

b) Suatu perencanaan efisien, jika perencanaan itu dalam pelaksanaannya dapat

mencapai tujuan dengan biaya uang sekecil-kecilnya (principle of efficiency of

planning)

c) Asas mengutamakan perencanaan (principle of primary of planning)

Perencanaan merupakan keperluan utama para pemimpin dan fungsi

manajemen lainya (organizing, staffing, directing dan controlling). Seorang

tidak akan dapat melaksanakan fungsi manajemen lainnya tanpa mengetahui

tujuan dan pedoman dalam menjalankan kebijaksanaan.

d) Asas kebijaksanaan pola kerja (principle of policy frame work).

Kebijaksanaan dapat mewujudkan pola kerja, prosedur-prosedur kerja dan

program kerja tersusun.

e) Asas waktu (principle of timing). Waktu perencanaan relatif singkat dan tepat.

f) Asas keterikatan (the commitment principle). Perencanaan harus

memperhitungkan jangka waktu keterkaitan yang diperlukan untuk

pelaksanaan pekerjaan.

g) Asas fleksibilitas (the principle of flexibilility). Perencanaan yang efektif

memerlukan fleksibilitas, tetapi bukan berarti mengubah tujuan.

h) Asas alternatif (principle of alternative). Alternatif pada setiap rangkaian

kerja dan perencanaan meliputi pemilihan rangkaian alternatif dalam

pelaksanaan pekerjaan, sehingga tercapai tujuan yang telah ditetapkan.



10/25

2.2.2. Kebutuhan Obat

Obat adalah bahan atau paduan bahan, termasuk produk biologi yang

digunakan untuk mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan

patologi dalam rangka penetapan diagnosis, pencegahan, penyembuhan, pemulihan,

peningkatan kesehatan dan kontrasepsi untuk manusia (Kementerian Kesehatan RI,

2009b).

Perencanaan kebutuhan obat merupakan proses kegiatan dalam pemilihan

jenis, jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan

anggaran, untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang

dapat dipertanggungjawabkan. Dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara

lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi

disesuaikan dengan anggaran persediaan. Pedoman Perencanaan antara lain (a)

DOEN, formularium rumah sakit, standar terapi rumah sakit, (b) ketentuan setempat

yang berlaku, (c) data catatan medik, (d) anggaran yang tersedia, (e) penetapan

proritas, (f) siklus penyakit, (g) sisa persediaan, (h) data pemakaian periode lalu, dan

(i) rencana pengembangan.

Sistem Kesehatan Nasional (SKN) tahun 2012 bahwa tujuan subsistem obat

dan perbekalan kesehatan adalah tersedianya obat dan perbekalan kesehatan yang

mencukupi, terdistribusi secara adil dan merata serta termanfaatkan secara berdaya

guna dan berhasil guna, untuk menjamin terselenggaranya pembangunan kesehatan

guna meningkatkan derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya. Unsur



11/25

utama subsistem obat dan perbekalan kesehatan terdiri dari perencanaan, pengadaan,

pemanfaatan dan pengawasan, yakni :

1. Perencanaan obat dan perbekalan kesehatan adalah upaya penetapan jenis,

jumlah dan mutu obat dan perbekalan kesehatan sesuai dengan kebutuhan

pembangunan kesehatan

2. Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan adalah upaya pemenuhan

kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan sesuai dengan jenis, jumlah dan

mutu yang telah direncanakan sesuai kebutuhan pembangunan kesehatan

3. Pemanfaatan obat dan perbekalan kesehatan adalah upaya pemerataan dan

peningkatan keterjangkauan obat dan perbekalan kesehatan.

4. Pengawasan obat dan perbekalan kesehatan adalah upaya menjamin

ketersediaan, keterjangkauan, keamanan serta kemanfaatan obat dan

perbekalan kesehatan

2.3. Langkah Langkah Perencanaan Kebutuhan Obat

Perencanaan kebutuhan obat merupakan kegiatan utama sebelum melakukan

proses pengadaan obat. Langkah-langkah yang diperlukan dalam kegiatan

perencanaan kebutuhan obat antara lain :

2.3.1.Tahap Pemilihan Obat

Fungsi pemilihan/seleksi obat adalah untuk menentukan jenis obat yang

benar-benar diperlukan sesuai dengan pola penyakit. Dasar-dasar seleksi kebutuhan

obat meliputi :



12/25

a) Obat dipilih berdasarkan seleksi ilmiah, medis dan statistik yang memberikan

efek terapi jauh lebih baik dibandingkan dengan risiko efek samping yang

ditimbulkan

b) Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin untuk menghindari duplikasi dan

kesamaan jenis. Apabila jenis obat dengan indikasi sama dalam jumlah

banyak, maka kita memilih berdasarkan drug of choice dari penyakit yang

prevalensinya tinggi

c)

Jika ada obat baru, harus ada bukti yang spesifik untuk terapi yang lebih baik.

d) Menghindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat kombinasi

tersebut mempunyai efek yang lebih baik dibanding obat tunggal

Hal yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan obat adalah: (a) obat yang

dipilih sesuai dengan standar mutu yang terjamin, (b) dosis obat sesuai dengan

kebutuhan terapi, (c) obat mudah disimpan, (d) obat mudah didisitribusikan, (e) obat

mudah didapatkan/diperoleh, (f) biaya pengadaan dapat terjangkau, (g) dampak

administrasi mudah diatasi. Beberapa kriteria yang dipergunakan sebagai dasar acuan

dalam pemilihan obat yakni :

a) obat merupakan kebutuhan untuk sebagian besar populasi penyakit;

b) obat memiliki keamanan dan khasiat yang didukung dengan bukti ilmiah;

c)

obat mempunyai mutu yang terjamin baik ditinjau dari segi stabilitas maupun

bioavaibilitasnya (ketersediaan hayati);

d) biaya pengobatan mempunyai rasio antar manfaat dan biaya yang baik;



13/25

e) bila pilihan lebih dari satu, dipilih yang paling baik, paling lengkap data

ilmiahnya dan farmakokinetiknya paling menguntungkan;

f) mudah diperoleh dan harga terjangkau;

g) obat sedapat mungkin sediaan tunggal.

2.3.2. Tahap Kompilasi Pemakaian Obat

Beberapa Informasi yang diperoleh dari kompilasi pemakaian obat adalah : a).

jumlah pemakaian tiap jenis obat pada masing-masing unit pelayanan kesehatan, b)

persentase (%) pemakaian tiap jenis obat terhadap total pemakaian setahun seluruh

unit pelayanan kesehatan, c) pemakaian rata-rata untuk setiap jenis obat pada tingkat

kabupaten/kota.

Manfaat informasi yang diperoleh dari kompilasi pemakaian obat diantaranya

adalah sebagai sumber data dalam menghitung kebutuhan obat untuk pemakaian

tahun mendatang dan menghitung stok/persediaan pengaman dalam rangka

mendukung penyusunan rencana distribusi.

2.3.3. Tahap Perhitungan Kebutuhan Obat

Menentukan kebutuhan obat merupakan tantangan berat yang senantiasa

dihadapi oleh apoteker dan tenaga farmasi yang bekerja di sarana pelayanan

kesehatan. Baik kekosongan maupun kelebihan jenis obat tertentu dapat terjadi

apabila perhitungan hanya berdasarkan teoritis. Dengan koordinasi dan proses

perencanaan untuk pengadaan obat secara terpadu serta melalui beberapa tahapan

seperti di atas, maka diharapkan obat yang direncanakan dapat tepat baik ditinjau dari



14/25

jenis, jumlah maupun waktu. Untuk menentukan kebutuhan obat dilakukan

pendekatan perhitungan melalui metode konsumsi dan atau morbiditas.

1. Metode Konsumsi

Perhitungan dengan metode konsumsi adalah perhitungan berdasarkan atas

analisa konsumsi obat pada tahun sebelumnya. Untuk menghitung jumlah obat yang

dibutuhkan dengan metode konsumsi perlu diperhatikan beberapa faktor antara lain:

(a) pengumpulan dan pengolahan data, (b) analisa data untuk informasi dan evaluasi,

(c) perhitungan perkiraan kebutuhan obat, (d) penyesuaian jumlah kebutuhan obat

dengan alokasi dana yang tersedia.

Analisa trend pemakaian obat 3 (tiga) tahun atau lebih sebelumnya perlu

dilakukan guna memperoleh kebutuhan obat yang mendekati tepat. Untuk itu data

yang perlu dipersiapkan untuk perhitungan metode konsumsi antara lain (a) daftar

obat, (b) stok awal, (c) penerimaan obat, (d) pengeluaran obat,(e) sisa stok, (f) obat

hilang/rusak, kedaluwarsa, (g) kekosongan obat, dan (h) pemaikaian rata-

rata/pergerakan obat per tahun, (i) lead time (waktu tunggu), (j) stok pengaman, dan

(k) perkembangan pola kunjungan

2. Metode Morbiditas atau Epidemiologi

Perhitungan kebutuhan obat dengan metode morbiditas adalah kebutuhan obat

berdasarkan pola penyakit. Faktor yang perlu diperhatikan adalah perkembangan pola

penyakit dan lead time. Langkah-langkah yang perlu ditempuh dalam metode ini

antara lain :

a. Menyediakan pedoman pengobatan yang digunakan.



15/25

b. Menentukan jumlah penduduk yang akan dilayani.

c.

Menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan frekuensi penyakit.

d. Menghitung perkiraan kebutuhan obat.

Adapun data yang perlu dipersiapkan dalam perhitungan metode morbiditas adalah :

a. Perkiraan jumlah populasi penduduk yang diklasifikasikan berdasarkan

jenis kelamin dan umur antara 0-4 tahun, 5-14 tahun, 15-44 tahun dan > 45

tahun

b.

Menetapkan pola morbiditas penyakit berdasarkan kelompok umur.

c. Kejadian masing-masing penyakit per tahun untuk seluruh populasi pada

kelompok umur yang ada

d. Menghitung perkiraan jenis dan jumlah obat untuk setiap diagnosa yang

sesuai dengan pedoman pengobatan

e. Frekuensi kejadian masing-masing penyakit per tahun untuk seluruh

populasi pada kelompok umur yang ada

f. Menghitung perkiraan jumlah obat tertentu dan jenis obat tertentu untuk

setiap diagnosa yang dibandingkan dengan standar pengobatan

g. Untuk menghitung jenis, jumlah, dosis, frekuensi dan lama pemberian obat

dapat dipergunakan pedoman pengobatan yang ada

h.

Menghitung jumlah kebutuhan obat yang akan datang dengan

memperhitungkan faktor perkembangan pola kunjungan, lead timedan stok

pengaman

i. Menghitung jumlah yang harus diadakan tahun anggaran yang akan datang



16/25

Instalasi Farmasi RS perlu mendata sepuluh besar penyakit dari unit terkait.

Data ini bermanfaat untuk menentukan skala prioritas dalam menyesuaikan rencana

pengadaan obat dengan dana yang tersedia.

2.3.4. Tahap Proyeksi Kebutuhan Obat

Beberapa kegiatan yang perlu dilakukan pada tahap ini antara lain :

a) Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan datang. Rancangan stok

akhir diperkirakan sama dengan hasil perkalian antara waktu tunggu dengan

estimasi pemakaian rata-rata per bulan ditambah stok penyangga.

b) Menghitung rancangan pengadaan obat periode tahun yang akan datang.

Perencanaan pengadaan obat tahun yang akan datang dapat dirumuskan:

= + +

Keterangan :

a.

Rancangan pengadaan obat tahun yang akan datang

b. Kebutuhan obat untuk sisa periode berjalan (sesuai dengan tahun anggaran

yang bersangkutan)

c. Kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang

d. Rancangan stok akhir tahun (lead time dan buffer stock)

e. Stok awal periode berjalan / stok per 31 Desember di Gudang Farmasi

f.

Rencana penerimaan obat pada periode berjalan (Januari - Desember)

c) Menghitung rancangan anggaran untuk total kebutuhan obat dengan cara

sebagai berikut :



17/25

1)Melakukan analisis ABC VEN (vital, esensial, non esensial)

2)

Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian kebutuhan dengan

anggaran yang tersedia

3)Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian kebutuhan berdasarkan

10 besar penyakit.

d) Pengalokasian kebutuhan obat per sumber anggaran dengan melakukan

kegiatan (1) menetapkan kebutuhan anggaran untuk masing-masing obat per

sumber anggaran, (2) menghitung persentase (%) belanja untuk masing-

masing obat terhadap masing-masing sumber anggaran, (3) menghitung

persentase (%) anggaran masing-masing obat terhadap total anggaran dari

semua sumber.

Pada tahap proyeksi kebutuhan obat, jenis data yang diperlukan adalah lembar

kerja perhitungan perencanaan pengadaan obat pada tahun anggaran yang akan

datang untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan :

a. Jumlah kebutuhan pengadaan obat tahun yang akan datang

b. Jumlah persediaan obat di Gudang Farmasi Kabapaten / Kota

c. Jumlah obat yang akan diterima pada tahun anggaran berjalan

d. Rencana pengadan obat untuk tahun anggaran berikutnya berdasarkan sumber

anggaran

e. Tingkat kecukupan setiap jenis obat.

Suciati dan Adisasmito (2006) dalam penelitiannya mengenai analisis

Perencanaan Obat Berdasarkan ABC indeks kritis di Instalasi Farmasi, menyatakan



18/25

analisis data dalamanalisis ABC dan indeks kritis ABC dilakukan melalui langkah-

langkah berikut ini ;

1) Menghitung nilai pakai

a) Menghitung total pemakaian obat

b) Data pemakaian obat dikelompokkan berdasarkan jumlah pemakaian.

c) Diurutkan pemakaian terbesar sampai terkecil

d) Kelompok A dengan pemakaian 70% dari keseluruhan pemakaian obat.

e)

Kelompok B dengan pemakaian 20% dari seluruh pemakaian obat.

f) Kelompok C dengan pemakaian 10% dari seluruh pemakaian obat.

2) Menghitung nilai investasi

Dikelompokkan berdasarkan nilai investasi obat. Diurutkan dari nilai investasi

terbesar sampai terkecil, yaitu

1. Kelompok A adalah inventory dengan jumlah sekitar 20% dari item tapi

mempunyai nilai investasi sekitar 80% dari total nilai inventory.

2. Kelompok B adalah inventory dengan jumlah sekitar 30% dari item

tapimempunyai nilai investasi sekitar 15% dari total nilai inventory.

3. Kelompok C adalah inventory dengan jumlah sekitar 50% dari item tapi

mempunyai nilai investasi sekitar 5% dari total nilai inventory (Suciati,

2006).

Menurut Heizer and Reinder (1991) seperti yang dikutip oleh Zuliani (2009)

hasil analisis ABC harus diikuti kebijaksanaan dalam manajemen persediaan antara

lain :



19/25

a) Perencanaan kelompok A harus mendapat perhatian lebih besar dari pada item

lain.

b) Kelompok A harus dilakukan kontrol fisik yang lebih ketat dibandingkan

kelompok B dan C, pencatatan harus lebih akurat serta frekuensi pemeriksaan

lebih sering.

c) Pemasok juga harus lebih memperhatikan kelompok A agar jangan terjadi

keterlambatan pengiriman.

d)

Cycle countingmerupakan verifikasi melalui internal audit terhadap pencatatan

yang ada, dilaksanakan lebih sering untuk kelompok A yaitu 1 bulan 1 kali untuk

kelompok B tiap 4 bulan sedangkan kelompok C tiap 6 bulan.

3) Menentukan nilai kritis obat melalui upaya penyusunan kriteria nilai kritis obat,

dan membagikan kusioner berupa daftar obat kepada dokter untuk mendapatkan nilai

kritis obat dengan kriteria yang telah ditentukan. Dokter yang mengisi kuesioner

tersebut adalah dokter yang berpengaruh terhadap peresepan obat.

Kriteria nilai kritis obat adalah :

a) Kelompok X atau kelompok obat vital adalah kelompok obat yang essensial

atau vital untuk memperpanjang hidup, untuk mengatasi penyakit penyebab

kematian ataupun untuk pelayanan pokok kesehatan. Kelompok ini tidak

boleh terjadi kekosongan.

b) Kelompok Y atau kelompok obat essensial adalah obat yang bekerja kausal

yaitu obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit, logistik farmasi yang



20/25

banyak digunakan dalam pengobatan penyakit terbanyak. Kekosongan obat

kelompok ini dapat ditolerir kurang dari 48 jam.

c) Kelompok Z atau kelompok obat non essensial adalah obat penunjang agar

tindakan atau pengobatan menjadi lebih baik, untuk kenyamanan atau

mengatasi keluhan. Kekosongan obat kelompok ini data ditolerir lebih dari 48

jam.

4) Untuk menentukan nilai indeks kritis obat dapat digunakan rumus :

NIK=Nilai Pakai+Nilai Investasi+(2x Nilai Kritis)

5) Obat kemudian akan dikelompokkan dalam kelompok ABC dengan kriteria :

a) Kelompok A dengan NIK : 9,5 12;

b) Kelompok B dengan NIK : 6,5 9,4, dan

c) Kelompok C dengan NIK : 4 6,4

Menurut Calhoun dan Campbell (1985) seperti yang dikutip oleh Zuliani

(2009), dalam mengontrol persediaan diperlukan manajemen dan teknik kontrol yang

berbeda untuk setiap kelompok. Biasanya kelompok A dikendalikan dengan model

manajemen kontrol yang berbeda untuk setiap kelompok. Biasanya kelompok A

dikendalikan dengan model manajemen kontrol seperti Economic Order Quantity

(EOQ) danReorder Point(ROP) dengan menentukan kemungkinan dari perhitungan

permintaan persediaan. Untuk kelompok B dapat digunakan model EOQ, tapi untuk

ROP biasanya sudah diperkirakan. Sedangkan kelompok C dikendalikan dengan

standarisasi persediaan dan mengacu pada EOQ dan ROP yang telah direncanakan

pihak manajemen rumah sakit.



21/25

Perkiraan kebutuhan obat dalam suatu populasi harus ditetapkan dan ditelaah

secara rutin agar penyediaan obat sesuai dengan kebutuhan. Ada tiga metode untuk

memperkirakan kebutuhan obat dalam populasi : (Kristin, 2002)

1. Berdasarkan prevalensi penyakit dalam populasi (population based).

Population based merupakan metode penghitungan kebutuhan obat

berdasarkan prevalensi penyakit dalam masyarakat dan menggunakan

pedoman pengobatan yang baku untuk memperkirakan jumlah obat yang

diperlukan. Penghitungan dengan metode ini diperlukan data akurat mengenai

data prevalensi penyakit yang sering diderita oleh masyarakat termasuk

kelompok umur yang rentan terhadap masing-masing penyakit. Hal ini tentu

diperlukan survai atau pengumpulan data rutin mengenai pola epidemiologi

penyakit (morbiditas dan mortalitas) di daerah setempat. Population based

merupakan metode ideal untuk menghitung kebutuhan obat secara riil. Untuk

dapat menggunakan metode ini diperlukan ketersediaan dana yang cukup

untuk mengatasi setiap morbiditas penyakit secara adekuat.

2. Berdasarkan jenis pelayanan kesehatan (service based). Service based

merupakan metode penghitungan kebutuhan obat berdasarkan jenis pelayanan

kesehatan yang tersedia serta jenis penyakit yang pada umumnya ditangani

oleh masing-masing sarana pelayanan kesehatan. Berbeda dengan metode

population based yang berdasarkan pola epidemiologi penyakit, service based

lebih mendasarkan pada jumlah dan jenis pelayanan kesehatan yang ada.

Secara teknis metode ini lebih tertuju pada kondisi penyakit tertentu yang



22/25

ditangani oleh unit pelayanan kesehatan yang ada, yang biasanya hanya

menyediakan jenis pelayanan kesehatan tertentu saja. Metode ini kurang

menggambarkan kebutuhan obat dalam populasi yang sebenarnya, karena pola

penyakit masyarakat yang tidak berkunjung ke pusat pelayanan kesehatan

tidak tergambarkan dengan baik.

3. Berdasarkan pemakaian obat tahun sebelumnya (consumption based)

Consumption based merupakan penghitungan kebutuhan obat berdasarkan

pada data pemakaian obat tahun sebelumnya. Perkiraan kebutuhan obat

dengan metode ini pada umumnya bermanfaat bila data penggunaan obat dari

tahun ke tahun tersedia secara lengkap dan konsumsi di unit pelayanan

kesehatan bersifat konstan atau tidak fluktuatif.

2.4. Landasan Teori

Berdasarkan tujuan penelitian dan tinjauan pustaka, maka dapat dirumuskan

beberapa landasan teori untuk penelitian perencanaan kebutuhan obat. Berdasarkan

Pedoman Pengelolaan Farmasi dan Perbekalan Kesehatan Kementerian Kesehatan RI

(2008), serta Standar Pelayanan Farmasi (2004), menjelaskan bahwa Perencanaan

kebutuhan obat merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga

perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari

kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung jawabkan

dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan.



23/25

Metode perencanaan kebutuhan obat dapat dilakukan dengan metode

konsumsi, dan metode morbiditas atau epidemiologi. Metode konsumsi dilakukan

dengan mengevaluasi penggunaan obat masa lalu sebagai dasar penentuan perkiraan

kebutuhan, kemudian disesuaikan dengan rencana strategis dari rumah sakit maupun

farmasi rumah sakit, sehingga hasil akhir adalah daftar kebutuhan obat. Metode

morbiditas atau epidemiologi dilakukan dengan melihat berapa episode masalah

kesehatan yang ada, standar terapi, tingkat kepatuhan terhadap standar terapi,

sehingga diperoleh jumlah obat yang dibutuhkan. Metode ini cukup sulit dipakai

sebagai pilihan karena faktor sistem informasi yang belum tertata dengan baik

demikian juga karena adanya ketidakpatuhan terhadap standar terapi dan penentuan

masalah kesehatan yang ada beserta penentuan jumlah episode. Sebenarnya metode

lebih menjanjikan ketepatannya tetapi karena sulit dilaksanakan maka dipilih metode

konsumsi dengan kombinasi metode ABC-VEN (Vital Esensial dan Non Esensial),

karena dapat disesuaikan dengan anggaran yang ada.

Adapun siklus manajemen obat adalah terdiri perencanaan, pengadaan,

penyimpanan dan distribusi, seperti pada gambar siklus berikut ini:

Gambar 2.1. Siklus Manajemen Obat

Perencanaan

Pengadaan

Penyimpanan

Distribusi



24/25

Pedoman Perencanaan antara lain (a) DOEN, formularium rumah sakit,

standar terapi rumah sakit, (b) ketentuan setempat yang berlaku, (c) data catatan

medik, (d) anggaran yang tersedia, (e) penetapan proritas, (f) siklus penyakit, (g) sisa

persediaan, (h) data pemakaian periode lalu, dan (i) rencana pengembangan.

2.5. Kerangka Teori

berdasarkan latar belakang, dan tujuan penelitian, maka kerangka teori dalam

penelitian ini adalah seperti pada Gambar 2.2.

Gambar 2.2. Kerangka Teori

Gambar 2.2. di atas menunjukkan bahwa perencanaan kebutuhan obat di UPT

Propinsi Sumatera Utara didasarkan pada konsep sistem yang terdiri dari masukan,

proses dan keluara, artinya perencanaan kebutuhan obat yang dilakukan didasarkan

pada keadaan jenis dan kuantitas obat yang digunakan tahun sebelumnya, pemakaian

obat pada tahun sebelumnya di setiap UPT, ketersediaan sumber daya manusia,

anggaran dan fasilitas penyimpanan obat. Pada proses, adanya dapat diketahui proses

Masukan

(1)Jenis&Kuantitas Obat

(2)Pemakaian Obat

(3)Sumber Daya Manusia

a. Kuantitas SDM

b. Kualitas SDM

(4)Anggaran

a.

Sumber Danab. Jumlah Dana

(5)Fasilitas Penyimpanan

Obat

Proses

(1) Pemilihan/Seleksi Obat(2) Kompilasi Pemakaian Obat

(3) Perhitungan Kebutuhan Obat

Metode ABC-VEN

Keluaran

DokumenPerencanaan

Kebutuhan

ObatObat



25/25

pemilihan obat, kompilasi pemakaian obat dan perhitungan kebutuhan obat. Hal ini

merupakan kegiatan inti dari perencanaan kebutuhan obat yang menghasilann

dokumen rencana kebutuhan obat setiap UPT.

2.6. Kerangka Konsep Penelitian

Berdasarkan kerangka teori tersebut, maka kerangka konsep dalam penelitan seperti

pada Gambar 2.3 berikut:

Gambar 2.3. Kerangka Konsep Penelitian

Perencanaan Kebutuhan Obat1. Identifikasi permasalahan

a. Seleksi Obat

b. Kompilasi Pemakaian Obat

2. Penyusunan Kebutuhan Obat

a. Metode ABC-VEN

Dokumen Perencanaan

Kebutuhan Obat UPT

chapter ii usu (drug management cycle)

Documents