INTRODUCTION TO TRANSACTION PROCESSING(PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI)PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSIGAMBARAN UMUM PROSES TRANSAKSI

SIKLUS TRANSAKSI | Terdapat tiga siklus transaksi yang memproses sebagian besar aktivitas ekonomi perusahaan, yaitu pengeluaran, siklus konversi, dan siklus pendapatan.SIKLUS PENGELUARAN | Terdapat subsistem utama dari siklus pengeluaran: [1] Sistem Pembelian/Utang Dagang (membeli bahan mentah, dimana ketika barang diterima akan mempengaruhi dagang). [2] Sistem Pengeluaran Kas (apabila tanggal jatuh tempo pada utang dagang telah ditiba maka akan dilakukan pengeluran kas untuk memenuhi kewajiban). [3] Sistem Gaji (pengumpulan data pemakaian tenaga kerja dari setiap pegawai menghitung gaji mengeluarkan cek pembayaran). [4] Sistem Aktiva Tetap (sistem yang berkaitan dengan transaksi transaksi akuisasi, pemeliharaan dan penghentian aktifa tetap / tanah,gedung dan perabotan) persediaan dan utang.SIKLUS KONVERSI | Menyediakan nilai tambah pada barang atau jasa. Dibentuk oleh 2 subsistem utama: [1] Sistem Produksi, melibatkan perencanaan, penjadwalan dan control (penetapan kebutuhan bahan mentah, otorisasi kerja yang harus dilakukan). [2] Sistem Akuntansi Biaya, memonitor arus informasi biaya yang berkaitan dengan produksi (anggaran, kontrol biaya, pelaporan kinerja).SIKLUS PENDAPATANmelalui siklus ini terlibat pemrosesan penjualan tunai, penjualan kredit, dan penerimaan kas setelah penjualan kredit. Transaksi siklus pendapatan juga memiliki komponen fisik dan keuangan diproses secara terpisah. Subsistem utama: pemrosesan pesanan penjualan dan penerimaan kas.PENCATATAN AKUNTANSI

SISTEM MANUAL | setiap jenis catatan akuntansi punya tujuan dalam siklus akuntansi.Pencatatn tradisional yang digunakan dalam sistem manual(dokumen, jurnal, buku besar) dan mengkaji perangkat magnetisnya dalam sistem berbasis komputer. -Dokumen | hasil pemrosesan transaksi. 3 jenis dokumen: [1] dokumen sumber: dokumen pada awal(sumber) transaksi yang diperlukan untuk menangkap dan memformalisasi data transaksi yang diperlukan untuk memproese siklus transaksi.[2] dokumen produk: hasil dari pemrosesan transaksi bukan dokumen yang memicu mekanisme proses.[3] dokumen perputaran: dokumen produk dari satu sistem yang menjadi sumber dari sistem lainnya. -Jurnal | catatan ayat-ayat secara kronologis. Dokumen menjadi sumber utama data bagi jurnal. Jurnal menyimpan catatan yang lengkap dari transasksi yang diproses: [1] jurnal khusus mencatat kelas transaksi khusus yang muncul dalam volume besar dan terdapat register pada jenis tertentu dari JK [2] jurnal umum mencatat transaksi yang jarang terjadi atau tidak sama. Banyak perusahaan ganti JU ke voucher jurnal. -Buku Besar | mencerminkan pengaruh keuangan dari transaksi setelah dibukukan dari berbagai jurnal dan menunjukkan kenaikan, penurunan, dan saldo lancer dari setiap akun. jenis buku besar: [1] Buku Besar Umum, berisis informasi akun perusahaan dalam bentuk rangkuman dari akun pengendali [2] Buku Besar Pembantu, berisi perincian akun individual yang membentuk akun pengendali tertentu.JEJAK AUDIT | catatan akuntansi meninggalkan jejak audit untuk ditelusuri dari dokumen sumber ke laporan keuangan. SISTEM BERBASIS KOMPUTER -Jenis File | jejak audit tetap ada dalam sistem berbasis komputer. Catatan akuntansi disajikan dalam 4 jenis file magnetis: [1] File Master, umum berisi data akun. Nilai data dalam file master diperbaharui dari transaksi. [2] File Transaksi, file sementara yang menyimpan catatan akuntansi yang akan digunakan untuk mengubah atau memperbarui data dalam file master. [3] File Referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi. [4] File Arsip, berisi catatan transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi di masa depan. Meliputi jurnal, informasi penggajian periode sebelumnya, daftar nama karyawan sebelumnya, catatan tentang akun yang dihapus, dan buku besar periode sebelumnya. -Jejak Audit Digital | akun dicatat secara manual pada dokumen sumber lalu mengonversi dokumen sumber ke bentuk digital. PENYIMPANAN SEKUNDERperalatan yang digunakan untuk menyimpan dan menelusuri peranti lunak sistem, aplikasi peranti lunak, dan data di media magnetis atau optic seperti pita magnetis, hard disk, atau disket floppy, dan CD-ROM. [1] Pita Magnetis : keunggulan dalam jumlah data yang disimpan dan hemat biaya serta kelemahan dalam penelusuran informasi lebih lambat karena mengunakan metode akses berurutan. [2] Cakram Magnetis(hard disk atau disket floppy) : data yang disimpan dianggap tidak rentan. Data akan berada di lokasi tertentu pada permukaan magnetis sampai data tersebut diganti oleh data yang berbeda atau dihapus. Data disimpan menggunakan metode akses.[3] Cakram Optik : keunggulan dalam menyimpan data yang sangat besar seperti CD-ROM, WORM, dan cakram optic. TEKNIK DOKUMENTASIPara akuntan perlu menyuasai dokumentasi sistem dalam bentuk grafik sebab citra visual dalam menyatakan informasi sistem lebih efektif dan efisien.DIAGRAM ARUS DATA DAN DIAGRAM RELASI ENTITAS -Diagram Arus Data | menggunakan simbol untuk sajikan entitas, proses, arus data, dan penyimpanan data yang berkaitan dengan suatu sistem. Entitas dalam DFD adalah objek-objek eksternal dalam sistem yang dimodelkan. Entitas ini mewakili sumber dan tujuan dari data. entitas dapat berupa sistem lain atau fungsi yang saling berinteraksi atau berada di luar perusahaan.DFD menyajikan sistem dalam beberapa tingkat perincian dan digunakan analis sistem untuk mewakili elemen logis dari sistem. DFD menunjukkan tugas logis yang sedang dilakukan namun tidak menunjukkan cara melakukannya atau siapa (atau apa) yang melakukannya. Proses dalam DFD harus dinamai dengan kata kerja yang deskriptif. Objek proses tidak boleh diwakili oleh kata benda. -Diagram Relasi Entitas | menyajikan relasi antara entitas. Entitas adalah sumber daya fisik, kegiatan,pelaku yang akan digunakan oleh organisasi untuk mendapatkan data. Diagram ER digunakan simbol untuk mewakili entitas dalam sistem dan garis penghubung simbol mewakili sifat hubungan antara dua entitas dengan tingkat hubungannya disebut kardinalitas (jumlah maksimum dari record dalam satu file yang berkaitan dengan record tunggal di file lainnya dan sebaliknya) -Hubungan Antara Diagram ER dan DFD | saling berhubungan dan bias direkonsiliasi. DFD adalah model proses sistem dan model diagram ER yang digunakan oleh data di dalam sistem atau dipengaruhi oleh sistem. Kedua diagram ini saling terhubung melalui data; setiap data yang disimpan dalam DFD mewakili entitas data dalam diagram ER. BAGAN ALIR | representasi grafis dari sistem yang mendeskripsikan relasi fisik di antara entitas-entitas intinya. Digunakan menyajikan aktivitas manual, aktivitas pemrosesan komputer, atau keduanya. -Bagan Alir Dokumen | digunakan untuk menggambarkan elemen dari sistem manual, termasuk catatan akuntansi(dokumen,jurnal,buku besar, dan file), departemen organisasional yang terlibat dalam proses, dan aktivitas(administrative maupun fisik) yang dilakukan dalam departemen. Untuk menampilkan sistem manual. Sebab memberikan penjelasan yang ambigu mengenai sistem maka aturan dan konversi tertentu perlu diamati: Bagan alir harus diberi label untuk secara jelas mengindentifikasi sistem yang diwakilinya. simbol simbol yang benar dan harus dilabelkan, garis harus memiliki kepala panah yang menunjukkan arus proses dan kelanjutan peristiwa serta jika memerlukan penjelasan tambahan harus dimasukkan dalam flowchart. [1] Menata Letak Area Fisik dari Aktivitas | bagan alir mencerminkan sistem fisik disajikan sebagai kolom-kolom verrtikal peristiwa dan tindakan yang dipisahkan oleh garis pembatas. Setiap area aktivitas merupakan kolom terpisah dengan satu judul. 4 area aktivitas: [1] departemen penjualan. [2] Departemen kredit. [3] Gudang [4] Departemen Pengiriman. [2] Menyajikan Fakta Tertulis ke dalam Format Visual | menyajikan fakta-fakta sistem dengan menggunakan objek visual yang dipilih dari rangkaian simbol. -Pemrosesan Batch | pemrosesan batch memungkinkan efisiensi manajemen untuk volume transaksi dalam jumlah besar. Batch adalah sekelompok transaksi yang serupa yang diakumulasi sepanjang waktu dan kemudian diproses bersama-sama. Dua keunggulan umum [1] meningkatkan efisiensi dengan mengelompokkan sejumlah besar transaksi ke dalam batch daripada memproses setiap peristiwa secara terpisah. [2] pengendalian atas pemrosesan transaksi. Kedua ini mempengaruhi desain sistem batch. Pertama penghematan didapat dengan membuat batch dalam jumlah sebesar mungkin. Kedua menemukan suatu kesalahan dalam batch yang sangat besar tidaklah mudah. -Bagan Alir Sistem | menggambarkan aspek-aspek computer dalam sebuah sistem. Menggambarkan relasi antara data input, file transaksi, program computer, file utama, dan laporan output yang dihasilkan oleh sistem tersebut. Jenis media yang digunakan oleh sistem seperti pita magnetis, cakram magnetis dan terminal. [1] Menata Letak Area Fisik dari Aktivitas | proses pembuatan bagan alir mulai dengan sebuah pola yang menggambarkan area aktivitas. Sistem ini memiliki departemen operasi computer dan tidak memiliki secara visual. [2] Menyajikan Fakta Tertulis ke dalam Format Visual | menerjemahkan secara sistematis fakta-fakta tertulis ke dalam objek visual. -Bagan Alir Program | sebuah flowchart sistem harus memiliki sebuah flowchart program pendukung yang menjelaskan logikanya karena dengan flowchart program dapat meverifikasi kebenaran dan memberikan rincian yang esensial untuk melakukan audit TI, langkah langkahnya : [1] Mengambil satu catatan dari file transaksi yang tidak diedit dan menyimpannya dalam memory.[2] Memastikan program telah EOF untuk file transaksi, jika tidak maka akan lanjut ke program edit. [3] Melibatkan sejumlah tes (diwakilkan oeh sebuah simbol keputusan) untuk mengidentifikasi kesalahan klerikal dan logical tertentu.-Menandai kesalahan dan dikirimkan ke file transaksi untuk diedit. [4] Catatan catatan yang berisi kesalahan dikirimkan ke file kesalahan. [5] Putaran program kembali ke langkah 1 dan proses diulangi lagi sampai kondisi EOF dicapai.Selain itu diperlukan diagram tata letak dalam flowchart guna untuk mengungkapkan struktur internal record yang membentuk sebuah file atau tabel database. Misalnya untuk analisis laporan kesalahan, identifikasi kegagalan sistem atau untuk mendesain tes logika computer dengan tujuan auditing.-Diagram Tata Letak Record | digunakan untuk mengungkapkan struktur internal record yang membentuk file atau table basis data. biasanya menunjukkan nama, jenis data, dan panjang setiap atribut dalam record.informasi struktur data yang terperinci diperlukan dan untuk tujuan audit dan debugging. Bentuk tata letak record sederhana menunjukkan isi record. Setiap atribut data field utama ditunjukkan dalam bentuk nama dan lokasi relatifnya.SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTERSistem akuntansi berbasis computer dibagi menjadi 2 kelompok besar: sistem batch dan sistem real-time, sejumlah konfigurasi alternative terdapat dalam setiap kelompok.PERBEDAAN ANTARA SISTEM BATCH DAN REAL-TIME -Jeda Waktu | sistem batch terdapat jeda antara waktu terjadinya kegiatan ekonomi dengan waktu pencatatannya. Panjangnya bergantung frekuensi pemrosesan batch. Sistem real-time pemrosesan dilakukan ketika kegiatan ekonomi terjadi. -Sumber Daya | sistem batch umumnya lebih sedikit sumber daya(peranti keras, pemrograman,pelatihan) yang dibutuhkan. Sistem real-time lebih banyak sumber daya yang dibutuhkan daripada pemrosesan batch. -Efisiensi Operasional | sistem batch memiliki record tertentu yang diproses setelah peristiwa terjadi untuk menghindari penundaan operasional. Sistem real-time memiliki semua record yang berkaitan dengan peristiwa diproses segera. -Efisiensi Vs Efektivitas | jika akses segera ke informasi saat ini penting bagi kebutuhan pengguna maka memilih sistem real-time. Ketika jeda waktu dalam informasi tidak memberikan pengaruh yang merugikan terhadap kinerja pengguna dan efisiensi operasional bias dicapai melalui pemrosesan data secara batch maka sistem batch lebih tepat. PENDEKATAN PEMROSESAN DATA ALTERNATIF -Sistem Warisan Vs Sistem Modern | ketika sistem warisan digunakan untuk memproses transaksi yang signifikan secara keuangan, auditor perlu mengetahui cara mengevaluasi dan mengujinya. Sistem warisan umumnya memiliki fitur: aplikasi berbasis mainframe, berorientasi pada batch, sistem warisan yang awal menggunakan file datar sebagai fitur utama untuk penyimpanan data, namun basis data hierarkis dan jaringan sering berkaitan dengan era sistem warisan yang lebih maju. Sistem ini mengutamakan lingkungan pengguna tunggal dan menghalangi penyebaran informasi secara menyeluruh di dalam organisasi. Teknik pemrosesan file datar yang berevolusi dari struktur data. Struktur data membentuk pengaturan fisik dan logika data dalam file dan basis data. memiliki dua komponen dasar: organisasi dan metode akses. [1] Struktur berurutan disebut metode akses berurutan: semua record dalam file terletak dalam ruang penyimpanan secara bersebelahan dalam urutan tertentu yang diatur oleh kunci primer [2] struktur akses langsung: menyimpan data dalam address pada hard-disk dan disket floppy [3] struktur berindeks : selain file data actual terdapat indeks terpisah yang merupakan file record address [4] struktur VSAM :file yang berukuran sangat besar memerlukan pemrosesan batch dan pemrosesan record individual pada tingkat sedang. [5] struktur hashing : menerapkan algoritme yang mengonversi kunci primer dari recor secara langsung ke address penyimpanan. [6] struktur pointer : menciptakan file daftar berkaitan dengan menyimpan address(pointer) dari record terkait dalam field dari suatu record. Sistem modern cenderung berbasis klien-server dan memproses transaksi secara real-time. Meski banyak juga sistem modern yang berbasis mainframe dan pemrosesan batch. Beberapa organisasi menggunakan kombinasi pemrosesan batch dan real-time sedangkan yang lainnya hanya menggunakan sistem real-time -Pembaruan File Master dari Transaksi | pembaruan record file utama mencakup perubahan nilai dari satu atau beberapa field untuk merefleksikan pengaruh dari suatu transaksi. Kunci primer pengidentifikasian unik- untuk file suatu akun dan kunci sekunder untuk menentukan lokasi record yang terkait di dalam file master. -Prosedur Pembuatan Cadangan Basis Data | setiap record dalam file basis data memiliki lokasi disket tertentu atau alamat yang ditentukan oleh nilai kunci primernya karena hanya satu lokasi valid yang ada untuk setiap record, pembaruan record harus terjadi di tempatnya. Pendekatan pembaruan destruktif tidak menyediakan salinan cadangan dari file master yang asli(hanya nilai saja) bagi pengguna. Untuk mempertahankan record akuntansi yang memadai, prosedur pembuatan cadangan harus diimplementasikan. Sebelum pembaruan setiap batch secara berkala, file master yang diperbarui disalin untuk menciptakan versi cadangan dari file aslinya. Bila file master terhapus setelah proses pembaruan maka dilakukan dua langkah:[1] pemulihan khusus menggunakan file cadangan untuk menciptakan versi prapembaruan dari file utama.[2] proses pembaruan file diulang dengan menggunakan batch transaksi sebelumnya untuk memulihkan file master ke kondisinya saat ini. Karena potensi risiko terhadap recor akuntansi, akuntan biasanya memerhatikan kecukupan semua prosedur pembuatan cadangan.PEMROSESAN BATCH DENGAN MENGGUNAKAN PENGUMPULAN DATA SECARA REAL-TIME | bagi perusahaan besar, pendekatan pemrosesan data dalam menangkap secara elektronik data transaksi pada sumbernya ketika terjadi. Untuk mencegah atau mendeteksi dan mengoreksi kesalahan dengan mendistribusikan kemampuan input data ke pengguna sehingga file transaksi bebas kesalahan seperti yang sering terjadi pada sistem warisan lama. File transaksi kemudian diproses dengan cara batch untuk mencapai efisiensi operasional. Untuk mempertahankan integritas data akuntansi setelah record diakses untuk diproses, record tersebut dikunci oleh sistem dan dibuat tidak tersedia ke pengguna lain hingga pemrosesan selesai. -Pemrosesan real-time | sistem real-time memproses seluruh transaksi pada saat terjadi. Misalnya pesanan penjualan yang diproses oleh sistem bias ditangkap, diisi dan dikirim pada hari yang sama. Sistem semacam ini memiliki banyak potensi keuntungan karena informasi transaksi ditransmisikan secara elektronik, dokumen sumber fisik bisa dieliminasi atau dikurangi. Pemrosesan real-time sesuai dengan sistem yang memproses volume transaksi yang rendah dan yang tidak saling berbagi record umum. Sistem ini menggunakan teknologi LAN dan WAN secara luas. Terminal pada situs distribusi di seluruh organisasi digunakan untuk menerima, memproses, dan mengirim informasi mengenai transaksi saat ini.PEMROSESAN BATCH MENGGUNAKAN FILE BERURUTANpemrosesan paling dasar adalah cara batch dengan menggunakan struktur file berurutan. Setiap program dalam sistem batch disebut run. Seluruh file atau batch dari record diproses melalui setiap run sebelum berpindah ke run berikutnya. Ketika run yang terakhir selesai memproses batch, sesi dihentikan. Struktur file ini efektif untuk mengelola file berukuran besar. -Keystroke | merupakan langkah pertama dalam proses ini dengan menerjemahkan dokumen sumber ke pita magnetis untuk diproses nanti. Sebagai ukuran pengendalian internal, staf keystroke menghitung total pengendalian untuk batch tersebut dan setiap run pemrosesan, total pengendalian dihitung kembali dan dibandingkan dengan nilai yang dihitung sebelumnya. -Edit Run | departemen pemrosesan data menjalankan sistem batch ini. Program edit adalah yang pertama dijalankan. Program ini mengidentifikasi kesalahan administrasi dalam batch dan secara otomatis memindahkan record tersebut dari file transaksi dan juga menghitung kembali total batch untuk mencerminkan perubahan karena pemindahan record yang salah. -Sort Run | file transaksi harus diurutkan dan ditempatkan pada urutan yang sama dalam file utama. -Update Run | pembaruan recor file mencakup perubahan satu atau beberapa field yang bervariasi untuk mencerminkan efek dari transaksi.Prosedur Pembuatan Cadangan File Berurutanproses pembaruan file berurutan menghasilkan file master fisik yang baru. File baru ini berisi semua record dari file awalnya termasuk yang diperbarui oleh transaksi dan yang tidak diperbarui. File utama tetap ada. Cirri ini memberikan kemampuan pembuatan cadangan secara otomatis yang disebut pendekatan grandparent-parent-child. Parent adalah file utama awal, child adalah file yang baru diciptakan/diperbarui. Dengan transaksi batch berikutnya. Child menjadi parent, parent awal mwnjadi grandparent, dan child yang baru diciptakan.PEMROSESAN BATCH MENGGUNAKAN FILE AKSES LANGSUNGperubahan struktur file dari berurutan ke akses langsung sangat menyederhanakan sistem. Pergeseran ke file langsung menyebabkan dua perubahan penting terhadap sistem ini [1] penghapusan program pengurutan [2] penghapusan pembuatan cadangan file secara otomatis dalam sistem iniPembaruan File Akses Langsung Dan Prosedur Pembuatan Cadangansetiap record dalam file akses langsung ditempatkan pada lokasi disket yang unik atau address yang ditentukan oleh nilai kuncinya. Hanya satu lokasi yang sah untuk setiap record, pembaruan record harus terjadi di tempatnya dengan menggunakan pendekatan pembaruan destruktif yang mirip dengan pendekatan untuk tabel basis data.LOGIKA AWAL UNTUK PEMBARUAN FILEPembaruan File BerurutanLogika dari prosedur pembaruan file berurutan didasarkan pada asumsi dan kondisi :[1] File transaksi T berisi lebih sedikit record daripada file master M[2] lebih dari satu record transaksi dapat berhubungan dengan record file master yang ada.[3] baik file transaksi maupun file master harus berada pada urutan yang sama.[4] file master diasumsikan benar.Prosedur Awaldimulai dari membaca transaksi pertama (T) dan record pertama dari file master (M) ke dalam memori computer. Record T dan M dalam memori dianggap record saat iniPembaruan Looplangkah awal: membandingkan field kunci dari kedua record. 3 kondisi yang mungkin:T=M record transaksi sama dengan record utama setelah menemukan file master yang benar, program tersebut memperbaharui file master dari transaksi tersebut.T>M perubahan normal dalam relasi nilai kunci karena T dan M diurutkan secara menarik. Relasi ini menunjukkan bahwa pemrosesan record file master sudah selesai.T