RMK AUDITING IIBAB 14. AUDIT SIKLUS PERSEDIAAN DAN PERGUDANGAN

Oleh:Ristian Pangarso (F1314076)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNISUNIVERSITAS SEBELAS MARETSURAKARTA2015

AUDIT SIKLUS PERSEDIAAN DAN PERGUDANGAN

FUNGSI BISNIS DI DALAM SIKLUS BESERTA DOKUMEN DAN CATATAN TERKAITPersediaan dapat beragam bentuknya, tergantung pada sifat bisnisnya. Untuk bisnis eceran atau grosir, persediaan yang terpenting adalah persediaan barang dagangan. Untuk rumah sakit, makanan dan obat-obatan. Perusahaan manufaktur memiliki persediaan bahan baku, suku cadang dan perlengkapan yang dibeli untuk produksi, barang dalam proses, dan barang jadi yang tersedia untuk dijual.Siklus persediaan dan pergudangan dapat dianggap terdiri dari dua sistem yang terpisah tapi erat terkait, yang satu melibatkan arus pisik barang yang sebenarnya, yang lain biaya terkait. Karena persediaan berpindah melalui perusahaan, harus ada pengendalian yang memadai atas pergerakan pisik maupun biaya yang terkait. Enam fungsi yang membentuk siklus persediaan dan pergudangan adalah sebagai berikut : Proses pembelianSiklus persediaan dan pergudangan bermula dengan permintaan bahan baku untuk produksi. Permintaan pembelian digunakan untuk memesan barang persediaan oleh bagian pembelian. Permintaan diawali oleh pegawai gudang atau komputer jika persediaan mencapai tingkat yang ditentukan sebelumnya, pemesanan harus dilakukan atas bahan baku yang dibutuhkan untukmemproduksi pesanan pelanggan, atau pemesanan diawali atas dasar perhitungan periodik oleh orang yang berwenang. Menerima bahan bakuBahan yang diterima harus diinspeksi kuantitas dan kualitasnya. Bagian penerimaan menghasilkan laporan penerimaan yang menjadi bagian dari dokumentasi penting sebelum pembayaran dilakukan. Setelah inspeksi, bahan baku dikirim ke gudang dan dokumen penerimaan atau notifikasi elektronik tentang penerimaan barang biasanya dikirim ke bagian pembelian, gudang, dan hutang usaha. Menyimpan bahan bakuSewaktu bahan baku diterima, bahan baku tersebut disimpan di gudang sampai diperlukan oleh bagian produksi. Bahan baku dikeluarkan dari persediaan atas penunjukan permintaan bahan baku, pesanan pekerjaan, dokumen yang sama atau pemberitahuan elektronik yang layak disetujui yang menunjukkan jenis dan kuantitas bahan baku yang diperlukan. Dokumen permintaan ini digunakan untuk memperbaharui berkas induk persediaan perpetual dan membukukan pemindahan dari perkiraan bahan baku ke barang dalam proses. Memroses bahan bakuPorsi pemrosesan pada siklus persediaan dan pergudangan sangat bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Penentuan jenis barang dan kuantitas yang diproduksi biasanya berdasarkan pesanan tertentu dari pelanggan, peramalan penjualan, tingkat persediaan barang jadi yang ditentukan lebih dulu, dan volume produksi yang paling hemat. Didalam berbagai bagian produksi, ketentuan harus dibuat guna mengatur kuantitas yang diproduksi, pengendalian barang rusak, pengendalian kualitas, dan perlindungan pisik bahan baku dalam proses. Menyimpan barang jadiSetelah barang jadi selesai dikerjakan bagian produksi, penyimpanan dilakukan digudang sambil menunggu pengiriman. Dalam perusahaan dengan sistem pengendalian intern yang baik, dilakukan pengendalian fisik atas barang jadi dengan memisahkannya ke dalam beberapa bidang terpisah dengan akses terbatas. Mengirim barang jadiPengiriman barang jadi merupakan bagian dari siklus penjualan danpenerimaan kas. Tiap pengiriman atau pengeluaran barang jadi harus didukungdokumen pengiriman atau pengeluaran barang jadi harus didukung dokumenpengiriman yang diotorisasi dengan memadai. File Induk Persediaan PerpetualFile induk persediaan perpetual hanya memasukkan informasi mengenai jumlahunit persediaan yang dibeli, dijual, dan disimpan, atau informasi mengenai biaya perunit. Untuk pembelian bahan baku, berkas induk persediaan perpetual diperbaruisecara otomatis pada saat perolehan persediaan diproses sebagai bagian daripembukuan transaksi perolehan.

BAGAIMANA E-COMMERCE MEMPENGARUHI PENGELOLAAN PERSEDIAANSalah satu keuntungan utama yang diberikan oleh internet ke pengelolaan persediaan adalah memungkinkan klien menyediakan deskripsi yang lebih luas mengenai persediaan produknya secara seketika atau real-time ke sekutu bisnis utama, termasuk pemasok dan pelanggan. Informasi mengenai kuantitas persediaan yang ada, lokasi produk, dan unsur persediaan penting lainnya akan membantu pemasok persediaan bekerja dengan manajemen guna memonitor arus unsur persediaan.

BAGIAN DARI AUDIT PERSEDIAANTujuan menyeluruh audit atas siklus persediaan dan pergudangan adalah menentukan apakah persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi telah disajikan secara wajar dalam laporan keuangan.Audit siklus dasar persediaan dan pergudangan dapat dibagi menjadi lima aktivitas yang berbeda dalam siklus: Mengakuisi dan mencatat bahan baku, tenaga kerja, dan overhead Mentransfer secara internal aktiva dan biaya Persediaan dan pergudangan Mengirimkan barang dan membukukan pendapatan dan biaya Mengamati persediaan fisik Menilai harga dan mengkompilasi

AUDIT AKUNTANSI BIAYAPengendalian akuntansi biaya adalah pengendalian yang berkaitan dengan persediaan fisik dan biaya terkait dari titik dimana bahan baku diminta ke titik dimana barang jadi selesai diproduksi dan ditransfer atau dipindahkan ke gudang. Untuk memudahkannya, pengendalian akuntansi biaya dibagi menjadi dua kategori yang luas : Pengendalian atas persediaan fisik bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi Pengendalian atas biaya terkait

Metedologi Perancangan Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif atas Transaksi Akuntansi BiayaDalam audit atas akuntansi biaya, auditor berkepentingan dengan empat aspek : Pengendalian fisik atas persediaanPengujian auditor atas memadainya pengendalian fisik bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi harus dibatasi pada pengamatan dan tanya jawab. Dokumen dan pencatatan transfer atau pemindahan barangPerhatian utama auditor dalam hal pemindahan atau transfer persediaan dari satu lokasi ke lokasi lain adalah apakah pemindahan atau transfer yang dibukukan benar terjadi, pemindahan atau transfer yang terjadi telah dibukukan, jumlah, deskripsi, dan tanggal transaksi dibukukan dengan tepat. File induk persediaan perpetualFile induk persediaan perpetual yang memadai memiliki efek yang besar pada penetapan waktu pelaksanakan dan luasnya pemeriksaan fisik persediaan oleh auditor.Pengujian atas berkas induk persediaan perpetual untuk mengurangi pengujian fisik persediaan atau mengubah saat pelaksanaan dilakukan dengan menggunakan pemeriksaan dokumen. Catatan Biaya per unitMendapatkan data yang akurat mengenai biaya bahan baku, tenaga kerja langsung, dan overhead pabrik adalah bagian penting dari akuntansi baiya. Pencatatan akuntansi biaya yang memadai harus diintegrasikan dengan catatan produksi dan catatan akuntansi lain untuk mendapatakan biaya yang akurat untuk semua produk.

Prosedur Analitis untuk Siklus Persediaan dan PergudanganProsedur AnalitisKemungkinan Salah Saji

Bandingkan persentase marjin kotor dengan tahun sebelumnyaSalah saji atau kurang saji persediaan dan harga pokok penjualan

Bandingkan perputaran persediaan (harga pokok penjualan dibagi dengan persediaan rata rata) dengan tahun sebelumnyaKeusangan persediaan yang mempengaruhi persediaan dan harga pokok penjualan.Salah saji atau kurang saji persediaan

Bandingkan persediaan biaya per unit dengan tahun sebelumnyaSalah saji atau kurang saji biaya per unit, yang mempengaruhi persediaan dan harga pokok penjualan

Bandingkan nilai persediaan yang diperluas dengan tahun sebelumnyaSalah saji dalam kompilasi, biaya per unit, atau pengalian, yang mempengaruhi persediaan dan harga pokok penjualan

Bandingkan biaya produksi tahun berjalan dengan tahun sebelumnya (biaya variabel harus disesuaikan jika ada perubahan volume)Salah saji biaya per unit persediaan, khususnya biaya tenaga kerja langsung dan overhead pabrik, yang mempengaruhi persediaan dan harga pokok penjualan

Metodologi Perancangan Pengujian Terinci atas Saldo untuk Persediaan

Karena kompleksitas pelaksanaan audit persediaan, dua aspek pengujian terinci atas saldo dibahas terpisah : Pengamatan persediaan fisik Penilaian harga dan kompilasi persediaan

OBSERVASI FISIK PERSEDIAANBiasanya auditor independen perlu hadir pada saat perhitungan fisik persediaan dan, melalui pengamatan, pengujian, dan pengajuan pertanyaan yang memadai, dia harus menyakini efektifitas metode perhitungan persediaan fisik dan ukuran keandalan atas penyajian klien mengenai jumlah dan kondisi fisik persediaan.Pengamatan persediaan fisik terdiri dari : PengendalianAspek penting dari pemahaman auditor mengenai pengendalian fisik persediaan klien adalah pengenalan menyeluruh terhadapnya sejak persediaan itu ada. Hal itu perlu untuk mengevaluasi efektifitas prosedur klien, tetapi itu juga memungkinkan auditor untuk memberikan saran saran yang membangun kepada klien. Jika petunjuk di bidang persediaan tersebut tidak memberikan pengendalian yang memadai, auditor harus mencurahkan waktu lebih banyak guna menyakinkan perhitungan fisiknya akurat. Keputusan AuditKeputusan audit dalam hal pengamatan persediaan secara fisik umumnya sama dengan bidang audit lainnya : Penetapan waktu Ukuran sampel Pemilihan item Pengujian Observasi FisikBagian tepenting dari pengamatan persediaan yaitu menentukan apakah perhitungan persediaan secara fisik yang dilakukan sesuai dengan instruksi klien atau tidak. Untuk melakukan ini secara efektif, sangat penting bagi auditor untuk hadir pada saat perhitungan persediaan secara fisik dilakukan.

Tujuan Audit yang Berkaitan dengan Saldo dan Pengujian Terinci atas Saldo untuk Pengamatan Fisik Persediaan.Tujuan Audit yang Berkaitan dengan Saldo Prosedur Observasi Persediaan yang UmumKomentar

Persediaan yang dicatat pada tag memang ada (eksistensi) Pilih sampel secara acak dari nomor kartu dan bandingkan dengan nomor yang ada pada fisik persediaan. Amati apakah pergerakan persediaan terjadi selama penghitunganTujuannya adalah mengungkapkan pencantuman item yang tidak ada dalam persediaan.

Persediaan yang ada telah dihitung dan diberi tag untuk memastikan tidak ada yang hilang (kelengkapan) Periksa persediaan untuk menyakinkan bahwa telah diberi kartu.Amati apakah pergerakan persediaan terjadi selama perhitungan. Menyelidiki persediaan di lokasi lain. Memperhitungkan semua tag yang dipakai dan tidak dipakai untuk memastikan tidak ada yang hilang atau sengaja dihilangkan. Mencatat nomor tag untuk yang terpakai dan belum terpakai guna tindaklanjut berikutnya.Perhatian khusus harus diarahkan pada penghilangan bagian persediaan dalam jumlah besar.

Pengujian ini harus dilakukan pada penyelesaian perhitungan fisik.

Pengujian ini harus dilakukan pada penyelesaian perhitungan fisik.

Persediaan dihitung akurat (keakuratan) Menghitung ulang perhitungan klien untuk meyakinkan pembukuan yang akurat pada kartu (juga periksa deskripsi dan unit penghitungan seperti lusin atau grosir). Bandingkan penghitungan fisik dengan file induk persediaan perpetual. Catat penghitungan klien untuk pengujian berikutnya.Membukukan penghitungan persediaan yang dilakukan klien dalam kertas kerja pemeriksaan pada lembar penghitungan pada lembar penghitungan persediaan yang dilakukan karena dua alasan: untuk mendokumentasikan bahwa pemeriksaan fisik yang memadai telah dilakukan dan untuk menguji kemungkinan bahwa klien mengubah hasil penghitungan setelah auditor meninggalkan lokasi.

Persediaan diklasifikasikan dengan benar dalam kartu (klasifikasi) Periksa deskripsi pada kartu dan bandingkan dengan persediaan fisiknya untuk bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi. Evaluasi apakah persentase penyelesaian yang tercatat pada kartu untuk barang dalam proses itu memadai.Pengujian tersebut akan dilakukan sebagai bagian dari prosedur pertama dalam tujuan keakuratan.

Informasi diperoleh untuk memastikan penjualan dan pembelian persediaan dibukukan dalam periode yang layak (pisah batas) Catat dalam file audit untuk tindak lanjut berikutnya bagi nomor terakhir dokumen pengiriman yang digunakan pada akhir tahun. Meyakinkan persediaan untuk item-item di atas dikecualikan dari perhitungan fisik. Mereview area pengiriman barang untuk persediaan yang disisihkan untuk dikirim, tapi tidak dihitung. Catat dalam file audit pemeriksaan untuk tindak lanjut berikutnya atas nomor laporan penerimaan barang yang terpakai pada akhir tahun. Yakinkan bahwa persediaan tersebut telah disertakan dalam penghitungan fisik. Mereview area penerimaan barang untuk persediaan yang harus disertakan dalam penghitungan.Mendapatkan informasi pisah batas yang memadai bagi penjualan dan perolehan merupakan bagian yang penting dari pengamatan persediaan.

Unsur persediaan yang usang dan tidak terpakai dikeluarkan atau dicatat (nilai realisasi)Pengujian atas keusangan persediaan dengan menanyai pegawai pabrik dan manajemen, dan waspada terhadap barang rusak, berkarat, atau berdebu, atau terletak di tempat yang tidak sesuai.

Klien berhak membukukan persediaan pada kartu (hak) Tanyakan tentang konsinyasi atau persediaan pelanggan dimasukkan ke perusahaan klien. Mewaspadai persediaan yang dipisahkan atau ditandai khusus sebagai indikasi bukan milik klien.

.AUDIT ATAS PENETAPAN HARGA DAN KOMPILASIPengujian harga persediaan (inventory price test) mencakup semua pengujian ikhtisar kuantitas fisik, perkalian harga dengan kuantitas, penjumlahan ikhtisar persediaan, dan penelusuran total ke buku besar.Audit atas penetapan harga dan kompilasi terdiri dari : Pengendalian Penetapan Harga dan KompilasiKeberadan struktur pengendalian intern yang memadai untuk biaya per unit yang terintegrasi dengan produksi dan catatan akuntansi lain, penting untuk menyakinkan bahwa tingkat biaya yang memadai telah digunakan untuk menilai persediaan akhir.Satu pengendalian intern yang penting adalah penggunaan catatan biaya standar (standard cost record), yang menunjukkan penyimpangan dalam biaya bahan baku, biaya tenaga kerja, dan biaya overhead serta dapat digunakan untuk mengevaluasi produksi. Prosedur penetapan Harga dan KompilasiKerangka acuan untuk menerapkan tujuan audit adalah daftar persediaan yang didapat dari klien yang mencantumkan deskripsi, jumlah, harga per unit, dan nilai perkalian dari tiap jenis persediaan. Daftar persediaan terdiri dari deskripsi jenis persediaan dengan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi disusun terpisah. Jumlahnya sama dengan angka pada buku besar. Penilaian PersediaanDalam melakukan pengujian harga, tiga hal penting mengenai metode penetapan harga klien : Metode tersebut harus sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum Penerapannya konsisten dari tahun ke tahun Harus mempertimbangkan antara nilai pasar dan nilai pengganti (replacement cost).

Tujuan Audit Terkait-Saldo dan Pengujian Terinci atas Saldo untuk Penetapan Harga dan Kompilasi PersediaanTujuan Audit yang Berkaitan dengan SaldoProsedur Penetapan Harga dan Kompilasi Persediaan yang UmumKomentar

Persediaan dalam skedul listing persediaan sesuai dengan perhitungan persediaan fisik, perkaliannya sudah benardan totalnya ditambahkan dengan benar dan sesuai dengan buku besar (detail tie in) Lakukan pengujian kompilasi (lihat tujuan eksistensi, kelengkapan, dan keakuratan). Jumlahkan skedul daftar persediaan untuk bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi. Telusuri total ke buku besar. Perluas kuantitas dengan harga item terpilih.Kecuali jika pengendalian lemah, pengujian footing dan perkalian harus dibatasi.

Persediaan dalam skedul daftar persediaan adalah ada (eksistensi)Telusuri persediaan yang terdaftar dalam skedul ke kartu persediaan dan catatan penghitungan auditor untuk mengetahui eksistensi dan deskripsinya.Enam tujuan berikutnya akan dipengaruhi oleh hasil pengamatan persediaan secara fisik.Nomor kartu dan penghitungan diverifikasi sebagai bagian dari pengamatan persediaan fisik ditelusuri ke skedul daftar persediaan sebagai bagian dari pengujian ini.

Persediaan yang ada termasuk di dalam skedul daftar persediaan (kelengkapan) Catat dan hitung nomor kartu yang tidak terpakai dalam kertas kerja untuk meyakinkan bahwa tidak ada kartu yang ditambahkan. Telusuri data kartu persediaan ke skedul daftar persediaan untuk meyakinkan bahwa kartu tersebut telah masuk. Hitung nomor yang tidak terpakai untuk menyakinkan bahwa tidak ada kartu yang dihilangkan.

Persediaan di dalam skedul daftar persediaan adalah akurat (keakuratan) Telusuri daftar persediaan dalam skedul ke kartu persediaan dan catatan penghitungan jumlah dan deskripsi auditor. Lakukan pengujian penetapan harga persediaan.

Persediaan di dalam skedul daftar persediaan diklasifikasikan dengan layak (klasifikasi)Verifikasi klasifikasi bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi dengan membandingkan deskripsi pada kartu persediaan beserta pengujian pencatatan pengitungan auditor dengan skedul daftar persediaan.

Persediaan di dalam skedul daftar persediaan dinyatakan pada nilai yang dapat direalisir (nilai realisasi)Lakukan pengujian biaya perolehan atau harga pasar manakah yang paling rendah, demikian pula harga jual dan keusangan.

Klien berhak atas persediaan didalam skedul daftar persediaan (hak) Telusuri kartu persediaan yang diidentifikasi sebagai barang yang tidak dimiliki selama pengamatan fisik ke skedul daftar persediaan untuk menyakinkan barang ini tidak dimasukkan. Telaah kontrak dengan pemasok dan pelanggan dan lakukan tanya jawab ke manajemen mengenai kemungkinan masuknya konsinyasi atau persediaan yang bukan dimiliki lainnya atau tidak dimasukkannya barang yang dimiliki.

Persediaan dan akun terkait dalam siklus persediaan dan pergudangan disajikan dan diungkapkan dengan benar (penyajian dan pengungkapan) Periksa penyajian dan pengungkapan laporan keuangan yang mencakup : pemisahan pengungkapan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi. Deskripsi yang memadai atas metode penghitungan harga perolehan persediaan. Deskripsi persediaan yang digadaikan Memasukkan penjualan dan komitmen pembelian yang signifikan. Penggadaian persediaan dan komitmen penjualan biasanya tidak diungkapkan sebagai bagian dari pengujian audit lainnya.

INTEGRASI PENGUJIANBagian tersulit untuk memahami audit atas siklus persediaan dan pergudangan adalah menebak-nebak saling terkaitnya antar berbagai pengujian yang berbeda yang dilakukan auditor untuk menentukan apakah persediaan dan harga pokok penjualan disajikan secara wajar, pengujian-pengujian tersebut terdiri dari : Pengujian Siklus Perolehan dan Pembayaran Pengujian Siklus Penggajian dan Kepegawaian Pengujian Siklus Penjualan dan Penerimaan Kas Pengujian Akuntansi Biaya Persediaan fisik, Penetapan Harga, dan Kompilasi