Kasus 7-4. Aloha Products

1.       evaluasi sistem pengendalian saat ini untuk departemen produksi, pemasaran, dan pembelian Aloha Products !

2.      pertimbangkan strategi kompetisi perusahaan, perubahan apa yang anda sarankan untuk sistem kontrol dari ketiga departemen tersebut ?

jawab

1.    Evaluasi Sistem Pengendalian :

-  Departemen Produksi

   Aloha Products memiliki sistem penetapan pusat tanggungjawab yang tidak tepat pada manajemen perusahaannya. Hal ini dapat dilihat pada ketiga unit pabrik yang ditetapkan sebagai pusat laba namun tidak dapat bekerja selayaknya pusat laba itu sendiri karena terdapat banyak batasan yang diberikan oleh manajemen pusat. Masalah yang terjadi pada sistem pengendalian pabrik adalah :

a)      Manajer pabrik tidak dapat menentukan jumlah input yang digunakan sebagai bahan pokok produksi. Hal ini akan bertentangan dengan tujuan dari pusat laba karena manajer pabrik tak akan mampu memaksimalkan tingkat laba bila tidak dapat menentukan jumlah input produksi.

b)      Jadwal dan tingkat produksi ditentukan oleh pusat. Hal ini juga menjadi batasan bagi pabrik sebagai pusat laba karena tidak memiliki hak untuk menentukan tingkat produksi yang efektif sesuai dengan kapasitas pabrik saat itu.

c)      Manajer pabrik tidak memiliki akses terhadap penjualan produk.

d)     Sebenarnya ide pengukuran kinerja dan pemberian bonus yang didasarkan pada gross margin cukup baik, karena dengan seperti itu setiap kepala pabrik termotivasi untuk lebih mengefisienkan dan mengefektifkan biaya-biaya yang dapat ia kontrol di dalam pabriknya seperti biaya pada proses pemanggangan, penggilingan dan pengemasan. Biaya bahan baku tidak dapat ia kontrol karena itu merupakan biaya yang diberikan oleh departemen pembelian. Akan tetapi, teknik pengukuran kinerja dan perhitungan bonus seperti ini akan efektif bila perusahaan memberikan kebebasan pada pabrik dalam menentukan tingkat input, output, dan penjualan produk.

-  Departemen Pemasaran

a)      Adanya suatu rangkap tanggung jawab/jabatan yang diemban oleh Presiden dan wakil presiden bagian penjualan (Presiden dan wakil presiden bagian penjualan bertanggung jawab juga atas periklanan dan promosi produk) dimana tugas tersebut

seharusnya diamanahi oleh seorang yang bekerja dibidang departemen marketing/pemasaran.

b)      Kebijakan perusahaan dalam melakukan penggabungan pencatatan akun biaya overhead pabrik-pabrik perusahaan kedalam satu akun yang bernama biaya overhead umum korporat akan sangat menyulitkan bagi manajer dalam melakukan analisis manajerialnya. Kebijakan penjualan kembali yang dilakukan unit penjualan perusahaan kami rasa kurang tepat. ketika harga pasar lebih tinggi dari nilai koContoh konkrit ketika perusahaan lebih menetapkan nilai kontrak daripada harga pasar. . dengan evaluasi yang kami berikan. Penjualan dengan harga berdasarkan biaya kontrak akan memicu kerugian yang cukup besar bagi perusahaan ketika harga pasar dari biji kopi hijau mengalami kenaikan/penurunan. Sebaliknya. Fluktuasi harga biji kopi didunia tidak menentu disebabkan oleh banyak faktor (salah satunya faktor cuaca)

c)      Di dalam kasus tidak banyak informasi mengenai sistem pengendalian yang ada pada departemen ini. Akan tetapi, kita dapat melihat bahwa sering ada selisih antara pengiriman bahan baku dengan permintaan aktual. Ini dapat mengindikasikan bahwa penjualan relatif tidak stabil, bahkan seringkali turun. Hal ini menyebabkan perusahaan harus menjual atau membeli bahan baku dari broker atau perusahaan lain dengan menggunaka spot price yang fluktuatif. Sehingga dapat menimbulkan laba atau rugi yang sulit dikontrol.

-  Departemen Pembelian

a)      Perusahaan tidak memiliki unit/departemen pembelian internal sendiri yang secara khusus menangani kontrak pembelian persediaan biji kopi hijau dengan para broker/makelar biji kopi hijau dipasaran. Pembebanan tugas/tanggung jawab tersebut akan menyebabkan tidak terfokusnya bagian penjualan dalam mencapai target penjualan yang telah direncanakan.

b)      Kebijakan kontraktual yang dilakukan secara individual (ditentukan oleh unit pembelian tanpa ada koordinasi dengan pihak perusahaan Aloha Products) berakibat terjadinya kelebihan permintaan yang dilakukan oleh pihak unit pembelian dengan kebutuhan aktual yang dibutuhkan perusahaan. Bagian penjualan bertanggung jawab atas target penjualan yang telah direncanakan dengan total penjualan aktual yang terjadi di perusahaan. kelompok kami melakukan evaluasi secara menyeluruh sistem pengendalian manajemen yang diterapkan dari ketiga departemen tersebut. sistem pengendalian manajemen yang baik diperusahaan adalah adanya kejelasan tanggungjawab (tanpa terjadinya rangkap jabatan/tanggungjawab) yang akan sangat berpengaruh terhadap tingkat keberhasilan suatu perusahaan.

c)      Pada umumnya sistem yang digunakan untuk pembelian bahan baku yang dilakukan oleh departemen ini sudah cukup baik, yaitu menggunakan future contracts yang bertujuan untuk menjaga kestabilan harga ataupun nilai bahan baku. Akan tetapi, perlu diingat bahwa sering terjadi selisih pengiriman aktual dengan permintaan, ini berarti adanya ketidak-sepahaman antara departemen pemasaran dengan departemen pembelian.

2.    Saran yang akan saya berikan:

·         Bila Aloha tetap ingin mempertahankan sistem pengendaliannya seperti sekarang, akan lebih baik bila pusat tanggung jawab pada pabrik diganti sebagai pusat biaya sehingga manajer pabrik tidak perlu lagi memaksimalkan tingkat laba yang sebernarnya tidak dapat dimaksimalkan karena kebijakan pusat yang tidak tepat. Bila pabrik ditetapkan sebagai pusat biaya, maka pengukuran kinerja pabrik seharusnya dilakukan berdasarkan tingkat pengefektifan sumber daya sehingga jumlah output akan lebih maksimal.

·         Kebijakan tentang penjualan dan pemasaran sebaiknya tetap dilakukan oleh kantor pusat. Sumber daya pemasaran akan lebih baik jika dimanfaatkan/digunakan dibawah satu unit, karena ketiga pabrik yang ada memproduksi produk yang sama. Sehingga, apabila kantor pusat yang menangani fungsi pemasaran, maka perusahaan dapat mempromosikan merek dengan cara yang paling efisien dan terintegrasi. Akan tetapi, departemen pemasaran juga harus melakukan tindakan untuk mengatasi masalah tidak stabilnya permintaan.

·         Akan lebih baik jika sebelum melakukan pembelian departemen pembelian meng-komunikasikannya lebih dahulu ke departemen produksi dan pemasaran. Sehingga, pembelian yang dilakukan tepat sasaran, yaitu sesuai dengan kapasitas produksi pabrik dan sesuai dengan permintaan pasar. Hal ini memberikan kesempatan bagi pabrik untuk mengendalikan input mereka sesuai dengan kebutuhan mereka. Selain itu, departemen pembelian sebaiknya membentuk dan mempertahankan relasi baru dengan petani dan pemasok. Sehingga, dapat menjaga kepastian tersedianya bahan baku dan juga dapat mencapai penghematan biaya dari pembelian grosir.

·         Ketika terjadi kelebihan pemesanan yang dilakukan unit pembelian terpisah dengan kebutuhan aktual persediaan biji kopi Aloha Produtcs. Kebijakan alternatif yang diambil oleh unit penjualan perusahaan salah satunya adalah menjual kembali ke pasar bebas (biasanya ke pengusaha kecil) dengan tarif sesuai biaya kontrak yang ditanggung oleh perusahaan. selain itu biaya overhead pabrik idealnya harus dicatat dimasing-masing

pabrik tempat terjadinya kegiatan produksi. Harapannya adalah. akan dapat meingkatkan kinerja perusahaan serta tujuan & harapan perusahaan tercapai.

·         Ketika departemen pembelian didalam perusahaan telah terbentuk. kami sarankan pula kepada perusahaan untuk membentuk bagian/departemen khusus yang menangani pembelian/kontrak biji kopi dengan para broker/makelar biji kopi hijau. sehingga departemen penjualan dapat fokus dalam menjalankan tugasnya sebagaimana mestinya (tidak terjadi rangkap jabatan atau tanggungjawab)

·         Untuk menghindari terjadinya kelebihan stock biji kopi hijau kembali didalam departemen pembelian tersebut harus mampu melakukan analisis pembelian secara komperhenship. maka disarankan perusahaan melakukan investasi lahan dinegara-negara pengekspotir biji kopi (investasi perkebunan kopi hijau). sehingga perusahaan memiliki sitem pengendalian intern penuh terhadap input biji kopi yang masuk kedalam gudang perusahaan.