buku pegangan logistik untuk menunjang program ewars_12 sept 12_rio

7/26/2019 Buku Pegangan LOGISTIK Untuk Menunjang Program EWARS_12 Sept 12_rio

1/41

Versi #1

BUKU PEGANGAN

LOGISTIK

UNTUK

PETUGAS SURVEILANS


2/41

%A&TAR ISI

I'PEN%A(ULUAN'''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''')A. TU*UAN PENGELOLAAN LOGISTIK'''''''''''''''''''''''''')B. SISTE+ IN&OR+ASI +ANA*E+EN LOGISTIK'''''''''')

II' SIKLUSLOGISTIK''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''

III' ALURPEN%ISTRIBUSIAN'''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''-

IV' PAN%UAN PEN.I+PANANBARANG/KO+O%ITAS''''''''''''''''

V' PENATATAN %ANPELAPORAN''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''1


3/41

I' PEN%A(ULUAN

A. Tujuan Sistem Pengelolaan Logistik

Tujuan dijelaskannya sistem pengelolaan logistik dalam buku petunjuk ini adalahuntuk memastikan bahwa barang yang menunjang sistem surveilans , tersediasecara berkesinambungan di setiap Propinsi/Kabupaten. Agar berhasil, sistempengelolaan logistik di surveilans harus mematuhi nam Tepat! dalam bidanglogistik. "istem dan para personel yang bekerja di dalamnya harus dapatmemastikan bahwa#

$arang yang Tepat

Tersedia dalam %umlah yang Tepat

$erada pada Kondisi yang Tepat

&ikirimkan ke Tempat yang Tepat

Pada 'aktu yang Tepat


4/41

akan dianggap digunakan, dan oleh karena itu akan dilaporkan sebagai datakonsumsi. %umlah barang yang digunakan di Propinsi/Kabupaten/Puskesmas

akan dilaporkan sebagai data konsumsi.

0. Kehilangan dan Penyesuaian#Kehilangan adalah jumlah barang yang berpindah dari persediaan karenaalasan selain dikeluarkan ke (asilitas lain, digunakan dalam pengambilanspesimen atau digunakan untuk melaksanakan pemeriksaan laboratorium.Kehilangan dapat mencakup jumlah barang yang berpindah dari persediaan

karena alasan daluarsa, hilang, rusak, atau dicuri.

Kehilangan dicatat sebagai tanda negati( +1.

Penyesuaian adalah jumlah barang yang mungkin diterima dari sumber lainselain melalui sistem distribusi yang biasa atau jumlah barang yang mungkindikirim antar (asilitas +dipinjamkan/dikembalikan. Penyesuaian juga dapatdilakukan untuk mengoreksi kesalahan perhitungan atau merekonsiliasi

perbedaan antara jumlah persediaan yang terlapor dengan hasil penghitungan(isik ketika perbedaan telah diselidiki dan didokumentasikan dengan tepat.

Penyesuaian dapat dicatat sebagai tanda negati( +1 atau positi( +2.

Terdapat tiga kegiatan utama yang terjadi dalam sistem pengelolaan logistik#). $arang disimpan di dalam persediaan,*. $arang dipindahkan antar (asilitas, dan0. $arang digunakan untuk investigasi atau ditrans(er ke tempat yang lain


5/41

II' SIKLUS LOGISTIK

Komponen #

) ayanan Pelanggan


6/41

III' A!ur Pen#istriusian 6 Tempat Pen7impanan

&alam Pendistribusian dan Penerimaan $arang ada 7 hal penting yang harus

diperhatikan #

). Pendistribusian harus terjadwal dengan baik.

*. Petugas atau sarana harus tersedia.

0. &iketahui oleh kedua belah pihak + Pengirim dan Penerima $arang

7. "istem Pelaporan + untuk menentukan berapa jumlah yang harus dikirimkan

Alur Pendistribusian yang baik dapat berdasarkan data dari laporan bulanan yang

masuk berasal dari unit surveilans di propinsi maupun di kabupaten dan Puskesmas.

( Apabila Puskesmas melakukan penyimpanan logistik yang menunjang program

surveilans penanggulangan KLB )

Apabila Pengadaan ogistik untuk program surveilans penanggulangan K$

dari tingkat Pusat maka sistem distribusi dimulai dari tingkat Pusat ke tingkat

propinsi dan kemudian dilanjutkan ke tingkat Kabupaten/Kota dan bisa juga

ketingkat Puskesmas.

Apabila Pengadaan ogistik untuk program surveilans penanggulangan K$

dari tingkat Propinsi maka sistem distribusi dimulai dari tingkat propinsi ke


7/41

A!ur Pen#istriusian #an Pe!ap$ran L$4isti" 7an4 #iia7ai $!eh Pusat untu"

menun8an4 Pr$4ram Sur9ei!ans Penan44u!an4an KLB

A!ur Pen#istriusian #an Pe!ap$ran L$4isti" 7an4 #iia7ai $!eh Pr$pinsi untu"

menun8an4 Pr$4ram Sur9ei!ans Penan44u!an4an KLB


8/41

IV' PAN%UAN PEN.I+PANAN KO+O%ITAS LABORATORIU+

Penyimpanan adalah kegiatan untuk menyimpan komoditas sehingga terhindar darikerusakan, daluarsa, dan pencurian. Prosedur penyimpanan yang tepat akanmembantu menjamin bahwa (asilitas penyimpanan memberikan perlindungan bagiusia simpan rak suatu barang, sehingga hanya barang1barang berkualitas tinggi sajayang digunakan dan hanya sedikit jumlah barang yang dibuang karena kerusakanatau daluarsa. $ila prosedur penyimpanan yang tepat dipatuhi, maka dapat menjagabahwa setiap barang berada dalam kondisi yang baik.

Kondisi ruang penyimpanan akanmempengaruhi barang yang disimpan. 6uanganyang terlalu panas, tumpukan kardus yangterlalu tinggi, atau kondisi buruk lainnya dapatmenimbulkan kerusakan padabarang/komoditas, atau menyebabkanpengurangan usia simpan rak. 6uangan yangtertata dengan baik, termasuk peralatan untuk ruang dingin dan ruang beku,akan memudahkan pekerjaan dalam suatu (asilitas9 tidak akan ada waktuyang terbuang saat mencari bahan yang diperlukan.

"etiap komoditas memiliki usia simpan rak yang telah ditentukan oleh produsennya.$ila suatu barang telah mencapai akhir usia simpan raknyamenurut tanggal daluarsadan dengan mengasumsikan bahwa kondisi ruangan penyimpanan sudah memadai,

maka barang tersebut daluarsadinyatakan tidak boleh digunakan lagi dalampengujian.

Periksa selalu tanggal daluarsa sebelum mengeluarkan atau menggunakan dan

Usia simpan rak adalahrentang umur suatubarang bila disimpan

dalam kondisi yang idealtanpa mempengaruhi


9/41

Pan#uan Pen7impanan K$m$#itas

). akukan pembersihandan desin(eksi ruangansecara teratur. akukantindakan pencegahanuntuk mencegahserangga atau tikusmasuk ke ruang

penyimpanan.

:ewan pengganggu tidak tertarik pada ruanganpenyimpanan yang dibersihkan dan didesin(eksisecara teratur. $ila memungkinkan, lakukaneksterminasi secara berkala untuk mengurangihewan pengganggu.

"etelah hewan pengganggu dibersihkan dari

ruangan, jaga agar ruangan tersebut tetap bersih.6uangan yang bersih mencegah hewan pengganggumasuk. :indarkan makanan dan minuman dari ruangpenyimpanan.

*. "impan komoditasdalam ruangpenyimpanan yangmemiliki kondisi kering,pencahayaan cukup,dan berventilasi ; tidakterkena langsungpaparan sinar matahari.

Panas yang ekstrim dan paparan sinar mataharilangsung dapat menurunkan mutu komoditas

"uhu gudang tidak boleh berada di bawah *


10/41

peralatan pemadam kebakaran.

8. "impan barang1barangberbahan karet darimesin bertenaga listrikdan lampu pijar.

$arang1barang berbahan karet, termasuk sarungtangan, dapat rusak bila terkena paparan langsunglampu pijar atau mesin bertenaga listrik. ampu danmesin bertenaga listrik menimbulkan bahan kimiabernama oon, yang dapat menghancurkan barang1barang berbahan karet. Pindahkan kotak sarungtangan atau barang1barang berbahan karet jauh dari

lampu pijar dan mesin bertenaga listrik. $iarkansarung tangan tetap berada di dalam kotak kertasdan kardusnya.

6. Kelola ruang dingin,termasuk rantai dingin,sesuai ketentuan.

6uang dingin, termasuk pengelolaan rantai dinginpengiriman, merupakan hal yang penting dalampengelolaan usia simpan rak dari beberapa barangtertentu. "etelah barang1barang tersebut dipindahkandari ruang dingin dan tidak digunakan sesegeramungkin, maka akan terjadi kerusakan yang tidakdapat dihindari. $ila listrik tidak dapat diandalkan,mungkin penggunaan lemari pendingin bertenagagas atau minyak tanah dapat dilakukan. Kotakpendingin atau kotak pendingin dengan pelindungmungkin memadai untuk pengiriman yang singkat.Pastikan bahwa seluruh peralatan ruang dingin

memiliki termometer untuk memantau suhu danperalatan pemantau suhu dikalibrasi dengan tepat,serta diagram pemantauan suhu diperbarui secararutin sesuai dengan prosedur laboratorium standar


11/41

B. Tumpuk kardus denganjarak setidaknya )@ cmdi atas lantai, 0@ cmdari dinding dantumpukan lain, sertatinggi tumpukan tidakboleh melebihi *,8meter.

=atatan# :al inimungkin tidak dapatditerapkan di seluruh(asilitas yang ada.

?unakan penampang/pallet untuk menumpukbarang1barang di atas lantai sehingga seluruhpersediaan tidak rentan terhadap bahaya hewanpengganggu, air, dan kotoran. "usun penampangdengan jarak 0@ cm dari dinding dan dengan jarakyang cukup berjauhan satu sama lain untuk menjagasirkulasi udara dan memudahkan perpindahanpersediaan, pembersihan, dan pemeriksaan.

"ebagian besar (asillitas pada umumnya memiliki rak

penyimpanan, dan bukan penampang. %anganmenumpuk kardus lebih dari *,8 meter karena bobotbarang di bagian atas mungkin akan menghancurkankardus di bagian bawah. :al ini juga untukmengurangi potensi kecelakaan terhadap petugasgudang. $ila bobot kardus memang berat, makatumpuk kardus lebih rendah dari *,8 meter.

Pada umumnya, penggunaan penampang lebihe(isien daripada rak, terutama untuk barang1barangdengan bobot yang berat karena penampang/pallet

a' engurangi jumlah pembukaan kemasanuntuk penyimpanan dan pengepakan ulanguntuk pengiriman.

' emudahkan pengiriman dalam ukuran

besar.5' ebih mudah dilakukan.#' enyimpan lebih banyak persediaan

daripada ruangan yang tersita


12/41

10. "impan komoditasuntuk memudahkanpenerapan prosedurdan pengelolaanpersediaan CC3 atauC-C3.

CC3 +First to Expire, First Out ; barang yangdaluarsa lebih dulu, digunakan lebih dulu adalah

metode pengelolaan komoditas di (asilitas.penyimpanan menurut tanggal daluarsa. "etiapkomoditas harus ditata sedemikian rupa di dalamgudang atau ruang penyimpanan sehingga komoditasdengan tanggal daluarsa yang lebih awal dapatdidistribusikan, dikeluarkan, atau digunakan lebihdulu, tanpa memperhatikan kapan komoditas tersebut

diterima di (asilitas.Atau dengan C-C3 ( First n, First Out )

11. "impan komoditasjauh dari insektisida,bahan kimia, arsip1arsiplama, bahan kantor, dan

bahan1bahan lainnya.

Paparan insektisida atau bahan1bahan kimia lainnyadapat mempengaruhi usia simpan rak bahan medis.Arsip1arsip lama dan bahan kantor dapatmenghalangi akses dan mengurangi ruang untuk

menyimpan barang/komoditas, atau membuatruangan sulit diakses. $ersihkanD ruanganpenyimpanan secara berkala untuk memaksimalkanruang yang tersedia untuk penyimpanan barang.

"ebagian prosedur dalam ruang penyimpananmemerlukan penggunaan barang yang mudahterbakar. ?as dalam tabung dan minyak tanah

diperlukan untuk menyalakan lemari pendingin,alkohol digunakan untuk sterilisasi, dan spiritusdigunakan untuk menyalakan pembakar $unsen.$arang barang ini harus disimpan berjauhan dari


13/41

13. Pisahkan komoditasyang rusak dandaluarsa dari komoditasyang masih dapatdigunakan, pisahkansegera dari persediaan,dan buang sesuaiprosedur yang telahditetapkan.

Komoditas yang kadaluarsa atau rusak tidak bolehdikeluarkan atau digunakan. ?unakan bagian ruang

yang terpisah dari gudang untuk barang1barangyang rusak dan kadaluarsa.


14/41

V' Pen5atatan #an Pe!ap$ran L$4isti"

Pencatatan dan pelaporan logistik dapat dilakukan dengan menggunakan sistem

manajemen stok. "istem manajemen stok adalah cara untuk memudahkan para

pengelola logistik dalam hal pencatatan logistik dengan cara manual maupun

komputerisasi.

Pencatatan logistik yang benar sangat menolong pengelola logistik pada

surveilans dalam hal perencanaan pendistribusian untuk kebutuhan daerahnya.

"etiap petugas surveilans diharapkan dapat melakukan manajemen stok dengan

dengan benar sehingga melancarkan penyiapan barang untuk digunakan oleh

program.

1' POKOK BA(ASAN %AN SUB POKOK BA(ASAN

A. Pencatatan dan pelaporan logistik

1 Alur pelaporan logistik

$. Pengertian sistem manajemen stok

=. %enis1jenis pencatatan logistik

=atatan transaksi + asuk atau Keluarnya $arang


15/41

B' Pen4ertian sistem mana8emen st$"

adalah kombinasi antara (ormulir isian dan prosedur yang diperlukan untuk

mengumpulkan dan menangani data logistik. &ata logistik yang paling

penting adalah jumlah dari tiap produk yang dipakai, yang ada dalam

persediaan, dan adanya kehilangan sepanjang rantai distribusi.

&ata1data tersebut dapat dijadikan dasar untuk membuat perkiraan,

menetapkan jumlah yang akan dipesan pada proses pengadaan baik tingkat

Pusat maupun tingkat propinsi , menyesuaikan posisi stok di setiap gudang

atau tempat penyimpanan logistik lainnya. &alam setiap sistem logistik,

sangat penting untuk memperoleh in(ormasi yang diperlukan dalam

manajemen rantai suplai.

' *enis


16/41

' atatan St$"

=atatan stok digunakan untuk mencatat jenis barang yang disimpan.

=atatan ini harus berisi jumlah yang diterima/dikeluarkan, stok yang ada

dalam penyimpanan dan stok yang hilang/harus disesuaikan kembali.

$ila barang diterima atau dikeluarkan atau dipisahkan untuk dibuang,

semuanya harus segera dicatat dalam sistem pencatatan stok.

Pencatatan harus pula dikoreksi saat dilakukan penghitungan (isik .

"angat penting untuk selalu menyimpan catatan stok yang lengkap dan

akurat untuk menjamin mutu barang. Petugas yang bertanggung jawab

harus mengetahui stok yang ada ditempat penyimpanan, tingkat

konsumsi, kehilangan dan penyesuaian. =atatan stok dilakukan dengan

menggunakan (ormulir kartu persediaan atau Kartu "tok.

%' &$rmu!ir


17/41

VI' PAN%UAN KER*A

PAN%UAN KER*A 1; +en4isi Bu"ti Pen4e!uaran #an Penerimaan Saat+en4e!uar"an Baran4 #ari Gu#an4 Pusat/Pr$pinsi/Kaupaten

Tu4as; engeluarkan barang penunjang sistem surveilans&ari Pusat ke Propinsi atau Propinsi ke Kabupaten atau

Kabupaten ke Puskesmas.

%i!a"sana"an $!eh; Petugas ?udang atau "urveilans di TingkatPusat/Propinsi atau Kabupaten.

Tu8uan; elaporkan pendistribusian barang penunjang sistemsurveilans melalui pencatatan transaksi pada $uktiPengeluaran dan Penerimaan dan Kartu Persediaan.

>a"tu pe!a"sanaan;"etiap kali barang dikeluarkan ke Propinsi atau Kabupatenatau Puskesmas.

Bahan


18/41

Lan4"ah

Tin#a"an atatan

>. U"uran Kemasan; Tuliskanukuran kemasan dari setiapjenis barang yang akandikeluarkan.

B. *um!ah 7an4 %i"e!uar"an;Tuliskan jumlah setiap jenispersediaan yang akan

dikeluarkan untuk (asilitaspenerima.

%umlah yang sama harus dituliskandalam kolom %umlah yang&ikeluarkan pada Kartu Persediaan

untuk jenis barang yang dimaksuddi ?udangPusat/Propinsi/Kabupaten, danPersediaan akhir pada KartuPersediaan harus diperbarui.

F. %i"e!uar"an $!eh/ Para=/Tan44a!; Petugas yangmengotorisasi pengeluaran

bahan harus menuliskannamanya, membubuhkanpara(, dan tanggal pengeluarandi tempat yang disediakan.

)@. Kirimkan barang1barang yangdikeluarkan ke (asilitas yangdituju bersama dengan BuktiPengeluaran !an Penerimaan #"atu lembar salinan karbon$ukti Penerimaan danPengeluaran disimpan di

Bukti Pengeluaran !an Penerimaanadalah (ormulir yang harusdilengkapi dalam rangkap empat.?udang Pusat/Propinsi/Kabupatenharus mengambil danmengarsipkan lembaran asli,bagian teratas dari Bukti


19/41

PA4&5A4 K6%A *# engisi $ukti Pengeluaran dan Penerimaan "aat 46-A$arang dari ?udang Pusat / Propinsi / Kabupaten.

PAN%UAN KER*A 2; +en4isi Bu"ti Pen4e!uaran #an Penerimaan Saat+enerima Baran4 #ari Gu#an4 Pusat/Pr$pinsi/Kaupaten

Tu4as; enerima barang di Propinsi atau Kabupaten atauPuskesmas.

%i!a"sana"an $!eh; Petugas surveilans atau sta( lain dipropinsi/kabupaten/puskesmas yang bertanggung jawabuntuk melakukan penerimaan dan penyimpanan barang ;barang penunjang sistem surveilans.

Tu8uan; emeriksa dan menghitung barang yang diterima.elaporkan selisih yang terjadi antara jumlah pengeluaran

yang tercatat dengan jumlah penerimaan barang yangsebenarnya diterima. encatatkan jumlah barang yangditerima ke dalam persediaan.

>a"tu pe!a"sanaan; "etiap kali barang diterima dipropinsi/Kabupaten/Puskesmas

Bahan


20/41

Lan4"ah Tin#a"an atatan

). "iapkan Bukti Pengeluaran !an

Penerimaan

&ua lembar salinan karbon Bukti

Pengeluaran !an Penerimaanjugaharus dikirimkan bersama denganbarang1barang persediaan tersebut.

*. akukan pemeriksaan visualdan penghitungan (isik untukmemastikan bahwa jumlah yangtepat dari produk yang tepat

diterima, dan seluruh kirimanpersediaan tersebut beradadalam kondisi yang baik.$andingkan penghitungan (isikdengan jumlah yang terteradalam kolom %umlah yang&ikeluarkan pada BuktiPengeluaran !an Penerimaan

0. ?*um!ah 7an4 %iterima@;Tuliskan %umlah yang &iterima!dalam kolom %umlah yang&iterima! pada BuktiPengeluaran !an Penerimaan

7. Keteran4an; Tuliskan selisihdari %umlah yang &iterima!, dankomentar mengenai jumlahbarang yang rusak ataukadaluarsa yang diterima dalamkolom Keterangan pada Bukti

Pisahkan jumlah barang yang rusakatau daluarsa dari jumlah barangyang dapat digunakan, dan keluarkandari wilayah ?udang.

%angan masukkan jumlah barang


21/41


8. Tuliskan tanggal daluarsa

( Kalau Ada ) dengan jelas,dengan angka berukuran besaryang dituliskan dengan tintaberwarna gelap, pada setiapkardus persediaan yangditerima. akukan penataanulang dan simpan barang1barang yang diterima pada rakmenurut prinsip CC3/C-C3.

CC3 G First to Expire, First Out

+barang yang daluarsa lebih dulu,digunakan lebih dulu

C-C3 G First n, First Out( Barang yang masuk lebi% !ulu,!igunakan lebi% !ulu )

E. %iterima $!eh/ Para=/ Tan44a!;Petugas yang berwenang untukmenerima persediaan harusmenuliskan namanya,membubuhkan para(, dantanggal penerimaan pada Bukti

Pengeluaran !an Penerimaanpada tempat yang telahdisediakan.

>. Petugas yang menerimapersediaan barang harusmengambil lembar BuktiPengeluaran !an Penerimaanyang telah dibubuhi para( danmengembalikan lembar asli kePusat/Propinsi/Kabupaten.

Casilitas penerima harus mengambilbagian lembar salinan karbon BuktiPengeluaran !an Penerimaan untukdiarsipkan.

B. Perbarui Kartu Perse!iaan untuk $ila barang yang rusak atau daluarsa


22/41

Tu4as ini te!ah se!esai i!a;

Petugas surveilans telah melaksanakan pemeriksaan visual dan

penghitungan (isik terhadap barang yang diterima dari ?udangPusat/Propinsi/Kabupaten.

%umlah setiap jenis barang yang diterima telah dituliskan pada BuktiPengeluaran !an Penerimaan

Bukti Pengeluaran !an Penerimaan telah dibubuhi para( dan tanggal, danlembar asli telah dikirimkan kembali ke Pusat/Propinsi/Kabupaten.

%umlah setiap jenis barang yang diterima telah dicatatkan dalam (ormulir KartuPerse!iaan#


23/41

PAN%UAN KER*A ); +en4isi Kartu Perse#iaan

Tu4as; engisi Kartu Perse!iaan#

%i!a"sana"an $!eh;Petugas ?udang Pusat/Propinsi/Kabupaten, koordinator,petugas surveilan atau sta( yang bertanggung jawab untukmenerima dan menyimpan barang yang menunjang sistemsurveilans.

Tu8uan; elaporkan jumlah barang yang tersedia di gudang atau ruangpenyimpanan

encatat transaksi barang seperti pengeluaran danpenerimaan, kehilangan dan penyesuaian persediaan, danhasil penghitungan (isik.

>a"tu pe!a"sanaan;

"etiap kali barang diterima di Propinsi/Kabupaten/Puskesmas.

"etiap kali barang dikeluarkan ke Propinsi/Kabupaten/Puskesmas .

"etiap kali Persediaan Akhir dari barang diperbarui untuk mencerminkan

kehilangan dan penyesuaian dari persediaan yang tersedia di gudang atautempat penyimpanan.

"etiap kali penghitungan (isik terhadap persediaan yang tersedia dilakukan.

B h h K t P !i k k lk l t d


24/41


1' Pi!ih tin#a"an 7an4 tepat;

BILA +AKA+enerima atau men4e!uar"an8enis aran4 aru 7an4 ti#a"ter#apat #a!am perse#iaan,atau untu" aran4 7an4 ti#a"memi!i"i "artu perse#iaan' ' '

Ke Lan4"ah 2'

Se!uruh aris 7an4

#i4una"an untu" pen5atatanpa#a "artu perse#iaan te!ahterisi untu" suatu 8enisaran4 #an #iper!u"anpen44unaan "artuperse#iaan 7an4 aru' ' ' '

Ke Lan4"ah 2'

+enerima atau men4e!uar"anaran4 7an4 ter#apat #a!am

perse#iaan 7an4 memi!i"i"artu perse#iaan' ' ' '

Ke Lan4"ah )'

2' Len4"api a4ian atas KartuPerse#iaan;Pada bagian atas KartuPerse!iaan yang tersedia,tuliskan#a 4ama $arangb &eskripsi $arangc 4omor Katalogd 5nit

?unakan Kartu Perse!iaan yang baru;

"etiap kali suatu jenis barang

diterima untuk pertama kalinya.

5ntuk setiap ukuran kemasan,bentuk, yang harus memiliki KartuPerse!iaan sendiri.

$ila setiap kolom pada kartu


25/41


'

?*um!ah 7an4 %iterima@;Tuliskan jumlah barang yangditerima pada tanggal tersebut.

%umlah yang &iterima! diambil dari

Bukti Pengeluaran !an Penerimaan

=ATATA4# 5ntuk seluruh barang yangditerima di ?udangPusat/Propinsi/Kabupaten, +darisumber manapun seperti pemasoklokal, donor internasional, petugasgudang harus membubuhkan para(pada bukti pengeluaran danpenerimaan pemasok dan/ ataudokumen transaksi pengiriman lainnyasetelah memeriksa dan menghitungjumlah setiap barang yang diterima.

-'

*um!ah 7an4 %i"e!uar"an;Tuliskan jumlah yang

dikeluarkan dari gudang padatanggal tersebut di kolom%umlah yang &ikeluarkan.

5ntuk ?udangPusat/Propinsi/Kabupaten, jumlah

yang dikeluarkan adalah jumlahbarang yang dikeluarkan untukPropinsi/Kabupaten/Puskesmas

3

Kehi!an4an; Tuliskan jumlahkeseluruhan barang yang

"etiap jumlah barang yang hilang ataurusak karena daluarsa, kondisigudang yang tidak memadai, ataupencurian harus dipindahkan daripersediaan, dicatatkan sebagai jumlahbarang yang hilang pada kolom


26/41


'

Pen7esuaian C/


27/41


'

Perse#iaan A"hir;Tuliskanjumlah barang yang dapatdigunakan dalam persediaan digudang setelah transaksi ataupenyesuaian persediaandilengkapi.Tuliskan jumlah tersebut dalamkolom Persediaan Akhir.

Persediaan Akhir berubah setiap kali

ada pengeluaran, penerimaan,kehilangan, atau pemindahan barangdari persediaan karena alasandaluarsa atau kerusakan.

Persediaan akhir dapat diperolehdengan menjumlahkan ataumengurangi seluruh kolom yangterdapat pada kartu persediaan, ataudengan melakukan penghitungan (isik.%umlah yang diperoleh melaluipenghitungan (isik lebih akurat. Angkapersediaan akhir yang diperolehmelalui penghitungan (isik lebihpenting daripada yang diperoleh

melalui hitungan matematis di ataskertas. "etiap selisih yang terjadiantara persediaan akhir matematisdengan penghitungan (isik harusdiselidiki dan dicatat dalam kolomKeterangan. Penghitungan (isik harusdilakukan pada setiap akhir bulan.

Persediaan Akhir dari suatu jenisbarang dalam persediaan yang dicatatpada lema terakhir di Kartu


28/41


11'

Keteran4an;Tuliskan setiap

alasan terjadinya kehilanganatau penyesuaian persediaanyang tersedia, atau komentarlainnya yang relevan.

Kolom Keterangan digunakan untuk

mencatat# "etiap alasan terjadinya

kehilangan atau kerusakan akibatdaluarsa, kondisi ruangpenyimpanan yang tidak memadai,atau pencurian.

"etiap alasan terjadinya

penyesuaian persediaan yangtersedia +hal ini termasukpenyesuaian positi( atau negati(yang disebabkan oleh pengirimanbarang antar . .

Pada ?udangPusat/Propinsi/Kabupaten, kolom

Keterangan dapat digunakan untukmencatat berbagai sumber yangberbeda dari jumlah setiap barangyang diterima, misalnya pemasoklokal, donor internasional.


-n(ormasi mengenai 4ama $arang9 &eskripsi $arang9 4omor Katalog9 5nit9 dan5kuran Kemasan telah dituliskan pada bagian atas Kartu Perse!iaan Tanggalterjadinya transaksi atau penyesuaian persediaan telah dituliskan pada kolompertama.


29/41

PAN%UAN KER*A ' A; +en5atat Perse#iaan Bahan

Tu4as; encatat konsumsi barang yang dipergunakan olehPropinsi/Kabupaten/Puskesmas

%i!a"sana"an $!eh;Petugas "urveilans yang bertanggung jawab untuk kegiatansurveilans.

Tu8uan; encatat konsumsi barang yang dipergunakan di

Propinsi/Kabupaten/Puskesmas.

>a"tu pe!a"sanaan;"etiap kali barang digunakan

Bahan


30/41

Lan4"ah

Tin#a"an atatan

3' Perse#iaan Aa!; Tuliskanjumlah setiap jenis barang yangdigunakan yang tersedia padaawal bulan di Kolom A.

$ila ini adalah bulan pertama dimanaPropinsi/Kabupaten/Puskesmasmelakukan pengisian$ atatan !anLaporan &ata -+L, lakukanpenghitungan (isik untuk mengetahuijumlah setiap jenis barang persediaandi awal bulan, dan tuliskan hasilpersediaan yang tersedia di Kolom A.Persediaan Awal. Atau, tuliskanPersediaan Akhir di Kolom C. darilaporan bulan sebelumnya sebagaiPersediaan Awal di Kolom A. padalaporan ini.

Persediaan Akhir, yang merupakan

hasil penghitungan (isik dari setiapjenis persediaan yang tersedia padaakhir bulan sebelumnya,mem(asilitasi angka yang samadengan Persediaan Awal di awalbulan berikutnya.

' *um!ah Kese!uruhan 7an4%i4una"an;

ingguan#Tuliskan jumlah setiap jenisbarang yang berasal dari

$ila suatu barang digunakan padaminggu pertama bulan tersebut,

tuliskan jumlahnya di Kolom g), bilasuatu barang digunakan pada minggukedua bulan tersebut, tuliskan


31/41


4ama, Alamat, Kabupaten, dan 'ilayah dimana rumah sakit berada telahdilengkapi.

$ulan dan Tahun Periode Pelaporan telah dilengkapi. Penghitungan (isik telah dilaksanakan pada awal bulan bila dianggap perlu,

dan jumlah persediaan telah dituliskan pada Persediaan Awal di Kolom A. %umlah yang &igunakan +konsumsi setiap minggu telah dituliskan di kolom

mingguan. %umlah Keseluruhan yang &igunakan telah dikalkulasi dan dituliskan dalam

kolom T3TA di akhir bulan. Cormulir laporan telah lengkap terisi hingga %umlah Keseluruhan yang

&igunakan di Kolom =, sehingga siap digunakan untuk menyiapkan $ atatan!an Laporan &ata -+L Bulananuntuk bulan tersebut.


32/41

PAN%UAN KER*A 'B; +e!en4"api atatan #an Lap$ran %ata SI+L Bu!anan

Tu4as; elengkapi atatan !an Laporan &ata -+L Bulanan.

%i!a"sana"an $!eh;Petugas "urveilans yang bertanggung jawab untuk kegiatansurveilans.

Tu8uan; elaporkan jumlah keseluruhan persediaan yang diterima,jumlah keseluruhan persediaan yang digunakan, persediaanyang hilang dan disesuaikan dan persediaan yang ada dirumah sakit pada setiap akhir bulan.

>a"tu pe!a"sanaan;aporan harus dilengkapi dan diserahkan kepadaKoordinator "urveilans di masing ; masing (asilitas+ Propinsi/Kabupaten/Puskesmas pada tanggal 8 setiapbulannya untuk bulan terlapor.

Bahan


33/41


)' ?*um!ah 7an4 %iterima@;

Tuliskan jumlah keseluruhansetiap jenis barang yangditerima selama bulan tersebutdi Kolom $.

ihat salinan Bukti Pengeluaran !an

Penerimaan yang harus diarsipkan diPropinsi/jKabupaten/Puskesmassetiap kali menerima barangpersediaan dari ?udangPusat/Propinsi/Kabupaten.

$ila Propinsi/Kabupaten/Puskesmasmenerima barang lebih dari satu kaliselama bulan tersebut, jumlahkeseluruhan dari setiap jenis barangyang diterima harus ditambahkan darikolom %umlah yang &iterima! diBukti Pengeluaran !an Penerimaan#

' *um!ah Kese!uruhan 7an4%i4una"an; Tuliskan jumlah

keseluruhan setiap jenis barangyang digunakan selama bulantersebut pada kolom T3TA.

Heri(ikasi jumlah setiap jenis barangyang termasuk dalam persediaan

barang telah dituliskan dalam kolomg), g*, g0, g7, dan g8. $ilatidak ada bahan yang digunakandalam minggu tersebut, tulis @! +nol.

%umlahan total setiap jenis barangyang digunakan pada setiap minggudan tuliskan hasilnya di kolom

T3TA.' (i!an4# Tuliskan jumlah

keseluruhan setiap jenis barang:ilang adalah jumlah barang yanghilang karena daluarsa, kondisi ruang


34/41


-' Pen7esuaian C/ vial

%umlah barang dipropinsi/Kabupaten/Puskesmas yangbukan diterima dari ?udangPusat/Propinsi/Kabupaten harusdicatat sebagai penyesuaian positi(.

+misalnya, kiriman barang yangditerima dari tempat lain / &onor


35/41


3' Perse#iaan A"hir; :itung

persediaan akhir denganmenjumlahkan atau mengurangiangka yang terdapat dalamKolom A. hingga ., dan tuliskanhasilnya pada Kolom C. untuksetiap jenis bahan pengambilanspesimen "A6- yang tersedia.

6umus untuk menghitung Persediaan

Akhir di Kolom C. adalah#

+ A 2 $ ; = ; & 2/1 G C

+Persediaan Awal 2 %umlah yang&iterima! ; %umlah Keseluruhan yang&igunakan 1 :ilang 2/1 PenyesuaianG Persediaan Akhir=ontoh#$ila Persediaan Awal asker adalah)@@ , 8@ diterima pada bulantersebut, >@ digunakan selama bulantersebut, 8 rusak, dan *@ dikirimkanke tempat lain, maka kalkulasiPersediaan Akhir adalah#

+)@@ 2 8@ ; >@ ; 8 1 *@ G 88

' akukan penghitungan (isikpersediaan barang yangtersedia pada akhir bulan.

' $andingkan hasil penghitungan(isik dengan hasil Persediaan

Akhir secara matematis untuksetiap jenis barang. $ilajumlahnya sama, tuliskan dalam

Persediaan Akhir adalah jumlahaktual dari persediaan setiap jenis

barang yang tersedia di akhir bulan.


36/41


$ila hasil Penghitungan Cisik dan hasil

Persediaan Akhir secara matematis tidaksama untuk suatu jenis barang +selisihdapat bernilai positi( +2 atau negati( +1.

Periksa data yang dimasukkan ke

dalam setiap kolom dan ulangipenghitungan matematis untukmengetahui apakah ada kesalahandalam penghitungan.

asukkan hasil penghitungan (isik

sebagai persediaan akhir di KolomC. dan tuliskan selisihnya +positi(

atau negati( di kolom Penyesuaiansehingga hasil persediaan akhirsecara matematis sama denganhasil penghitungan (isik.

=ontoh#$ila hasil penghitungan (isik adalah 8*, maka artinya 0 lebih sedikit dari

persediaan akhir yang berjumlah 88."etelah menyelidiki alasan terjadinyaselisih, maka lakukan penyesuaianterhadap persediaan akhir denganmemasukkan 1 0 di kolomPenyesuaian sehingga persediaanakhir sekarang bernilai 8*.

Tuliskan alasan terjadinyapenyesuaian di bagian Keterangan.


37/41


1)' Pen7erahan !ap$ran;

"erahkan laporan yang telahdiotorisasi ke Koordinator padatanggal 8 setiap bulannya untukbulan yang dilaporkan. simpansatu lembar salinannya untukdiarsipkan.

Propinsi/Kabupaten/Puskesmas yang

membuat laporan secara elektronisharus mengirimkan laporannyamelalui email ke Koordinator.

1' Pindahkan Persediaan Akhir diKolom C. ke Persediaan Awal diKolom A. .ormulir atatan !anLaporan &ata -+Luntuk bulanberikutnya.

=ontoh#$ila pada Persediaan Akhir di KolomC. terdapat 8* pada akhir bulan3ktober, maka 8* menjadiPersediaan Awal di Kolom A.$atatan !an Laporan &ata -+Luntuk bulan 4ovember.


4ama, Alamat, Kabupaten, dan 'ilayah telah dilengkapi. $ulan dan Tahun Periode Pelaporan telah dilengkapi. Kolom A. hingga C. telah dilengkapi, termasuk Kehilangan atau Penyesuaian

persediaan yang tersedia. Penghitungan (isik telah dilakukan terhadap barang pada akhir bulan. Alasan terjadinya Kehilangan atau Penyesuaian, selisih antara hasil

penghitungan (isik dan hasil Persediaan Akhir yang diperoleh secaramatematis, dan in(ormasi tambahan atau komentar lainnya telah dituliskan dibagian Keterangan.

aporan telah dibubuhi para( oleh petugas yang mengisi laporan danpetugas yang mengotorisasi laporan.


38/41

LA+PIRAN

a. Cormulir $ukti Pengiriman dan Penerimaanb. Kartu Persediaan/"tokc. aporan $ulanan


39/41

Sistem Sur9ei!ans

BUKTI PENGELUARAN %AN PENERI+AAN

4o. $ukti PengeluaranIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII&ikeluarkan ke#

IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIITanggal Pengeluaran#

IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII

N$m$rKata!$4

Nama Baran4 UnitU"uran

KemasanTan44a!

Ka#a!uarsa

*um!ah7an4

%i"e!uar"an

*um!ah7an4

%iterimaKeteran4an


40/41

Sistem Sur9ei!ans

KARTU PERSE%IAAN

Nama Baran4 #%es"ripsi Baran4 #N$m$r Kata!$4 #Unit #U"uran Kemasan #

Tan44a!Perse#iaan

Aa!

*um!ah7an4

%iterima

*um!ah7an4

%i"e!uar"an(i!an4

Pen7esuaian C / < D

Perse#iaanA"hir

Para= Keteran4an


41/41

41

buku pegangan logistik untuk menunjang program ewars_12 sept 12_rio

Documents