KONFERENSI

KONFERENSI

2.1 Pengertian KonferensiKonferensi adalah rapat atau pertemuan untuk berunding atau bertukar pendapat mengenai suatu masalah yang dihadapi bersama,permusyawaratan. Konferensi juga merupakan media komunikasi tatap muka yang memberikan suatu kemungkinan bahwa dengan konferensi dapat dicapai suatu pemahaman bersama yang tidak mungkin dicapai melalui komunikasi secara tertulis.

2.2 Jenis- Jenis Konferensi

2.2.1 Konferensi Pers

Konferensi pers adalah suatu kegiatan mengundang wartawan untuk berdialog, dengan materi yang telah disiapkan secara matang oleh pemimpin rapat, sedangkan sasaran pertemuan itu diharapkan dapat dimuat media massa dari wartawan yang diundang (Soemirat & Ardianto, 2002:135).

Menurut Jefkins (2002:136), konferensi pers adalah sebuah pertemuan para jurnalis yang sengaja berkumpul untuk mendapatkan informasi perihal topik yang tengah hangat dibicarakan. Biasanya acara ini diselenggarakan secara mendadak, dan tempatnaya pun seadanya. Jangan berharap akan memperoleh aneka fasilitas kenyamanan dalam acara pers seperti ini. Segala akomodasi atau jamuan boleh dikatakan minim. Konferensi pers bahkan seringkali berlangsung di ruangan tunggu bandar udara, segera setelah tokoh yang ditunggu-tunggu baru saja turun dari pesawatnya.

2.2.1.1 Tujuan Konferensi Pers 1. menyebarkan informasi positif kepada publik (masyarakat luas) tentang perusahaan, seperti publik ekspose;

2. menetralisir atau menambah berita yang tidak benar atau negatif tentang perusahaan, manajemen, karyawan, produk atau jasa lainnya;

3. meningkatkan image yang dapat menunjang pemasaran dan penjualan suatu produk/jasa seperti perkenalan produk baru, ekspansi ekspor, produksi, prestasi perusahaan dan lainnya; dan

4. membina hubungan secara langsung dengan pers (Iriantara, 2003:135).

Press conference ini biasanya dilakukan menjelang, menghadapi ataupun setelah terjadi peristiwa atau kegiatan penting dan besar. Karena biasanya materi yang dibahas adalah sebuah peristiwa penting dan besar, maka konferensi pers ini dalam penyelenggaraannya bisa berasal dari inisiatif pemimpin rapat perusahaan tersebut, bisa juga atas permintaan wartawan yang menginginkan informasi lebih lengkap tentang suatu peristiwa yang terjadi di masyarakat. Press conference tidak dianjurkan bagi kegiatan atau peristiwa yang terlampau sederhana. Tetapi, konferensi pers sebaiknya dilakukan pada peristiwa besar dan penting saja. Seperti halnya penyebaran siaran pers, jumpa pers ini pun bisa dilakukan menjelang maupun setelah kegiatan berlangsung (Abdullah, 2000: 86).

a. Pra Kegiatan

Press conference sebelum kegiatan berfungsi sebagai wahana publikasi kegiatan yang akan berlangsung. Misalnya rencana peluncuran suatu mobil baru, dalam acara ini pihak penyelenggara akan menyediakan bahan tertulis sehingga kalangan pers memiliki data yang akurat dari materi yang ada pada jumpa pers ini.

Kelebihan acara ini dibandingkan penyebaran press release terletak pada aspek diskusi atau tanya jawab. Dengan adanya forum diskusi antara wartawan dan penyelenggara press conference, memungkinkan wartawan lebih kaya lagi dengan informasi yang didapat. Dengan demikian tidak akan terjadi cerita wartawan menulis berita hanya bersumber press release dan hanya mampu menulis satu kolom. Bahkan tidak menutup kemungkinan karena lebih menarik, berita tersebut dimuat pada halaman utama, atau justru menjadi berita utama dalam rubriknya.

b. Pasca Kegiatan

Press conference pun bisa dilakukan pada saat kegiatan atau peristiwa yang dianggap penting atau besar itu selesai dilakukan.

2.2.1.2 Persiapan Konferensi Pers

Menurut Soemirat dan Ardianto (2002:135) persiapan konferensi pers, yaitu:

1. Kirimkan undangan kepada redaksi minimal tiga hari sebelum konferensi pers dilangsungkan.

2. Cek kembali undangan yang sudah dikirimkan itu, apakah sudah diterima atau belum oleh pihak redaksi. Apakah ada wartawan yang bisa hadir dalam penyelenggaraan konferensi pers tersebut.

3. Membuat press release tentang topik yang ingin disampaikan kepada pers dalam konferensi pers. Biasanya dimasukkan dalam press kit/seminar kit yang berisikan berbagai informasi perusahaan seperti brosur, profil perusahaan, dan laporan tahunan.

4. Menunjuk juru bicara dalam konferensi pers yang mengetahui betul permasalahan yang akan dibahas dalam pertemuan dengan pers itu. Biasanya terdiri dari beberapa orang yang sesuai dengan bidangnya masing-masing dan satu sama lain saling menunjang.

5. Menyiapkan tempat pertemuan sesuai dengan jumlah wartawan yang diundang, termasuk tuan rumah.

6. Dalam persentasi konferensi pers sebaiknya dilengkapi dengan alat bantu media seperti slide dan video.

7. Bilamana konferensi dilakukan sebelum dan sesudah makan siang, siapkan makanan kecil dan minuman.

8. Sediakan souvenir (kalau ada) untuk kalangan pers seperti almanak/kalender, agenda, gantungan kunci, dan gimick.

9. Membuat daftar hadir/buku tamu khusus bagi wartawan yang diisi wartawan ketika baru datang ke konferensi pers seperti nama media massa yang diwakilinya, alamat dan paraf atau tanda tangan.

10. Lama dan jalannya konferensi pers diatur secara ringkas, padat, jelas dan terarah, agar waktu tidak terbuang bagi kalangan pers, karena masih ada tugas wartawan lainnya yang menunggu selain pertemuan pers ini.

2.2.2 Konferensi Kasus

Konferensi kasus merupakan kegiatan pendukung atau pelengkap dalam Bimbingan dan Konseling untuk membahas permasalahan siswa (konseli) dalam suatu pertemuan, yang dihadiri oleh pihak-pihak yang dapat memberikan keterangan, kemudahan dan komitmen bagi terentaskannya permasalahan siswa (konseli).

Memang, tidak semua masalah yang dihadapi siswa (konseli) harus dilakukan konferensi kasus. Tetapi untuk masalah-masalah yang tergolong pelik dan perlu keterlibatan pihak lain tampaknya konferensi kasus sangat penting untuk dilaksanakan. Melalui konferensi kasus, proses penyelesaian masalah siswa (konseli) dilakukan tidak hanya mengandalkan pada konselor di sekolah semata, tetapi bisa dilakukan secara kolaboratif, dengan melibatkan berbagai pihak yang dianggap kompeten dan memiliki kepentingan dengan permasalahan yang dihadapi siswa (konseli).

Kendati demikian, pertemuan konferensi kasus bersifat terbatas dan tertutup. Artinya, tidak semua pihak bisa disertakan dalam konferensi kasus, hanya mereka yang dianggap memiliki pengaruh dan kepentingan langsung dengan permasalahan siswa (konseli) yang boleh dilibatkan dalam konferensi kasus. Begitu juga, setiap pembicaraan yang muncul dalam konferensi kasus bersifat rahasia dan hanya untuk diketahui oleh para peserta konferensi.

Konferensi kasus bukanlah sejenis sidang pengadilan yang akan menentukan hukuman bagi siswa. Misalkan, konferensi kasus untuk membahas kasus narkoba yang dialami siswa X. Keputusan yang diambil dalam konferensi bukan bersifat mengadili siswa yang bersangkutan, yang ujung-ujungnya siswa dipaksa harus dikeluarkan dari sekolah, akan tetapi konferensi kasus harus bisa menghasilkan keputusan bagaimana cara terbaik agar siswa tersebut bisa sembuh dari ketergantungan narkoba.2.2.2.1 Tujuan Konferensi KasusSecara umum, tujuan diadakan konferensi kasus yaitu untuk mengusahakan cara yang terbaik bagi pemecahan masalah yang dialami siswa (konseli) dan secara khusus konferensi kasus bertujuan untuk:

1. Mendapatkan konsistensi, jika guru atau konselor ternyata menemukan berbagai data/informasi yang dipandang saling bertentangan atau kurang serasi satu sama lain (cross check data)

2. Mendapatkan konsensus dari para peserta konferensi dalam menafsirkan data yang cukup komprehensif dan pelik yang menyangkut diri siswa (konseli) guna memudahkan pengambilan keputusan

3. Mendapatkan pengertian, penerimaan, persetujuan dari komitmen peran dari para peserta konferensi tentang permasalahan yang dihadapi siswa (konseli) beserta upaya pengentasannya.

2.2.2.2 Prosedur dalam Konferensi KasusKonferensi kasus dapat ditempuh melalui langkah-langkah sebagai berikut:

PAGE 7