Badan Koordinasi Pengendalian dan Komunikasi Program

Media Diseminasi Kebijakan dan Prestasi

Edisi 46/November 2014

GALERI ITS

Kelola Arsip ITS dengan SIM Kearsipan

Dukung Reputasi Internasional ITS dengan Indeks URBI

ITS Siapkan Statuta PTN-BH

Dalam mengembangkan pengelolaan kearsipan di lingkungan ITS, Unit Pelaksana Teknis (UPT) K e a r s i p a n m e n g g u n a k a n S i s t e m InformasiManajemen (SIM) Kearsipan. SIM Kearsipan ini telah diperkenalkan dalam rapat koordinasi pengelola arsip di lingkungan ITS untuk meng gant ikan penge lo laan ars ip secara konvensional.

SIM Kearsipan berbasis web ini dibuat dengan dua jalur akses, yakni untuk pengguna umum dan terbatas. Akses penggunaan SIM Kearsipan sudah sesuai UU Keterbukaan Informasi Publik. Arsip statis wajib dipublikasikan. Karena itu, SIM Kearsipan berbasis web tidak hanya bisa diakses oleh semua yang berkepentingan tetapi ada juga yang untuk umum.

Pembahasan mengenai jenis kearsipan terbagi menjadi arsip dinamis yang terdiri dari dinamis aktif untuk keperluan sehari-hari. Sedangkan, dinamis in-aktif memiliki nilai penggunaan kurang dari dinamis aktif atau malah jarang digunakan. Untuk arsip yang tergolong statis akan semakin jarang digunakan, sehingga memiliki nilai sejarah

tersendiri. Seperti informasi tentang pendirian ITS, profil ITS, arsip mengenai Surat Keputusan (SK) pembangunan ITS dan lain sebagainya.

Pedoman pengelolaan arsip itu sendiri memiliki s ik lus, yaitu menciptakan, mengelola, la lu dimusnahkan. Karena setiap arsip punya jadwal retensi, contohnya surat penugasan kerja praktek yang punya usia retensi empat tahun.

Proses pembuatan SIM Kearsipan hingga tahapan penggunaan belum sepenuhnya rampung seratus persen. Pasalnya, sampai saat ini masih 80 persen dan SIM Kearsipan butuh waktu untuk diuji coba. Namun, sekarang sudah bisa langsung diakses di alamat 10.199.13.32/arsipits.

Di masa yang akan datang diharapkan adanya evaluasi penggunaan SIM seiring dengan pengimplementasiannya. Pada tahun 2015 nanti, diharapkan pula SIM Kearsipan sudah dapat dimanfaatkan oleh pengelola arsip di pusat maupun di unit dan akan terus dievaluasi selama perjalanan implementasi untuk memaksimalkan fungsi SIM ini. (*)

Kelola Arsip ITS dengan SIM Kearsipan

Guna mendukung pencapaian visi dan misinya, ITS menetapkan program untuk mempercepat proses ketercapaian menuju Universitas Riset Bereputasi Internasional (U R B I ). Target ketercapaian ini diukur oleh indeks URBI, sebagai self assesment atau tolok ukur diri untuk pencapaian reputasi internasional ITS. Indeks URBI sebagai sistem pendukung dalam pemenuhan penilaian PTN-BH. Aspek-aspek dari indeks URBI itu sendiri terdiri dari sumber daya institusi, sumber daya manusia, sumber daya keuangan, universitas riset dan reputasi internasional. Sehingga Key Performance Indicator (KPI) ditentukan oleh rektorat untuk menyelaraskan program kerja di jurusan dengan apa yang tercantum pada visi dan misi institut.

Pe n g u ku ra n i n d e k s ya n g d i m u l a i d a r i mengumpulkan data dasar ini dikelompokkan menjadi program studi, dosen, mahasiswa, penelitian dan pengabdian masyarakat (PPM). Pengelompokan data tersebut ditargetkan selesai pada tahun 2019. Kemudian, disusun KPI yang dikelompokkan dalam beberapa aspek capaian sumber daya, universitas riset dan kinerja. Aktivitas dalam program kerja masing-masing memiliki KPI untuk mencapai tujuan dari visi misi institut. Hitungan pencapaian kinerja tersebut mengambil data awal tahun 2010 dan dievaluasi

setiap tahunnya.

Tahun 2014 capaian jumlah mahasiswa baru pascasarjana asing dan prestasi mahasiswa serta dosen di ITS pada kompetisi internasional melebihi target, yaitu 227.52 persen dan 360 persen. Dalam publikasi internasional yang dihasilkan oleh dosen ITS hampir semua terindeks scopus dan telah melampaui target. Setiap dosen melakukan penelitian di tingkat nasional dan internasional, mempublikasi di jurnal internasional.

Tak hanya itu, bukti lain juga disebabkan maraknya mahasiswa ITS yang mengikuti program kerjasama ITS dan universitas luar negeri. Program pertukaran dosen atau mahasiswa rutin dilakukan dengan berbagai universitas luar negeri yang telah bekerjasama dengan ITS. Hal ini menunjukkan stakeholder ITS sudah siap untuk menghadapi atmosfer pendidikan bertaraf internasional.

Sehingga dalam membantu pengambilan kebijakan strategis terkait URBI, ITS masih harus melakukan penyempurnaan nantinya. Terdata pada grafik akhir indeks URBI, pencapaian indeks URBI 100 persen pada tahun 2019 membutuhkan laju pertumbuhan sebanyak 4,14 persen. Sedangkan, untuk akselerasi ketercapaian target pada tahun 2018, dibutuhkan pertumbuhan indeks sebanyak 5,20 persen. Begitu pula untuk tahun 2017, dibutuhkan laju sebanyak 6,99 persen. (*)

Dukung Reputasi Internasional ITS dengan Indeks URBI

ilustrasi : google

Setelah resmi mendapatkan status baru sebagai Perguruan Tinggi Negeri Berbadan Hukum (PTN-BH) sesuai Peraturan Pemerintah (PP) No.81 Tahun 2014, kini ITS sedang mempersiapkan statuta yang baru. Wakil Rektor III ITS, Prof Drs Nur Iriawan MSc PhD, pun dalam forum komunikasi belum lama ini menegaskan bahwa statuta ITS yang baru tersebut tidak akan lama lagi selesai. Pembahasan statuta akan dilaksanakan secara bertahap di antara empat PTN yang telah bersamaan menjadi PTN-BH. Yakni berawal dari statuta Universitas Diponegoro (Undip) dan diakhiri oleh Universitas Hasanuddin (Unhas). Hal pun ini dilakukan berdasarkan t ingkat urgens i tasnya . Undip didahulukan karena telah melakukan pemilihan rektor (pilrek) terlebih dahulu. Baru setelah itu ITS atau Universitas Padjajaran (Unpad) yang memiliki timeline pilrek berdekatan.

Dalam forum komunikasi itu, I TS sedikitnya mengundang 16 perwakilan dari tiga PTN-BH baru lainnya guna membahas beberapa permasalahan. Di antaranya adalah indeks Universitas Riset Bertaraf Internasional (URBI) yang telah dikembangkan ITS, usulan Organisasi Tata Kelola (OTK) PTN-BH, dan proses pemisahan aset di PTN-BH.

Forum ini diyakini akan membantu mempercepat proses keempat PTN-BH dalam pemenuhan nilai

ITS Siapkan Statuta PTN-BHhingga pada statuta PTN-BH Unhas keluar. Statuta saat ini sudah diajukan, sambil menunggu hasil kajian dari empat menteri (Menpan RB, Menkumham, Menkeu, dan Mendikbud).

Pembahasan mengenai Majelis Wali Amanat (MWA), Senat Akademik, dan struktur OTK pun telah dibahas dalam forum yang diadakan Undip sebelumnya. Dalam pertemuan ini Sekretaris Negara (Setneg) mengadakan pra-harmonisasi untuk keempat PTN-BH ini. Dari sini mulai menyamakan persepsi untuk tindak lanjut di kemudian hari.

Sedangkan topik mengenai U R B I dan OT K merupakan bahasan yang dilakukan dalam forum helatan ITS. Penggunaan indeks URBI telah dikembangkan di ITS. Sehingga ITS sudah tidak lagi menggunaan Key Performance Indicator (KPI) standar dalam mengukur capaiannya saat ini.

Dalam hal OTK, ITS sendiri berencana akan menambahkan OTK dengan corporate secretary. Dengan adanya jabatan sekretaris rektor saja belum cukup optimal untuk mengoordinasikan berbagai program. Selama ini pekerjaan rektor untuk mengoordinasi program luar dan dalam ITS masih belum ada manajernya dan ini bisa ditangani oleh adanya seorang corporate secretary. (*)

Puskominfo BKPKP ITS, Humas : Indah Tri Sukmawati, HP. 081231157772, PIN. 2A3E4F2COffice : 031-5927012, Email : humas@its.ac.id, itshumas@gmail.com

GALERI ITS

Drs Ec Murtriyono MSi, Kepala UPT Kearsipan ITS menjelaskan proses pembuatan SIM Kearsipan hingga tahapan penggunaan kepada peserta Rapat Koordinasi Pengelolaan Arsip di Lingkunan ITS.

Prof Ir Eko Budi Djatmiko MSc PhD, Dekan Fakultas Teknologi Kelautan (FTK) ITS bersama dengan Chew Hwee Hong, Manager Director Ecospec Global Technology Pte Ltd saat membuka Sembawang Shipyard Workshop dengan tema The New Green Technologies for Marine Transportation and Power Plants Industries di Rektorat ITS.

Para pimpinan unit dan kasubbag di lingkungan ITS y a n g h a d i r d a l a m ke g i a t a n ko o r d i n a s i penandatanganan SPK Tendik Non PNS untuk menandatangani berkas SPK.

Pemateri menjelaskan kepada mahasiswa ITS d a l a m K u l i a h Ta m u p a d a m a t a k u l i a h technopreneurship yang bertema “Manajemen Keuangan dan Legalitas Usaha bagi Pengusaha Pemula.”