7/23/2019 Badandiklat Jatengprov Go Id Index Php p Wi m Dt Id 56

http://slidepdf.com/reader/full/badandiklat-jatengprov-go-id-index-php-p-wi-m-dt-id-56 1/9

pdfcrowd comopen in browser PRO version Are you a developer? Try out the HTML to PDF API

Home/News Tentang Kami SDM Download Link Diklat Kab/Kota Statistik Pasca Diklat PPID Buku Tamu

BADAN DIKL

» Tahun 2015

» Tahun 2014

» Tahun 2013

  Diklat Lainnya »

» Peran Pembimbingan Dalam Aktualisasi NilaiDasar Profesi PNS : Agenda Strategis DiklatPrajabatan Pola Baru - Drs. Yusuf Subagyo, M.Si

» Ruang Pelayanan Memberi Kenyamanan

Pelanggan - Ikhbal Khafid, S.IP, M.Si

» Penyelenggaraan Diklat Prajabatan CPNS POla

Baru K1 dan K2 di Provinsi Jawa Tengah - Ir.Yatno Isworo, MP

» Menyiapkan Kompetensi Sumber Daya ManusiaUntuk PATEN - Ikbal Khafid, S.IP, M.Si

» Asuransi Kesehatan Yang Berwawasan

Kebangsaaan - Didik Singgih Has i, SE, M.Si

  Artikel La innya »

Implementasi Standar Operasional Prosedur (SOP) Dalam Organisasi PelayananPublik - Drs. S. Jaka Purnama, Apt, M.Kes

 

Rabu , 19 Desember 2012 02:28:00  

IMPLEMENTASI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

DALAM ORGANISASI PELAYANAN PUBLIK

Drs. S. Jaka Purnama, Apt, MKes

-------------------------------------------------------------------------------------------------

Pengelolaan pelayanan publik yang berkualitas sudah mulai dilakukan diberbagai unit pelayanan pemerintah, bahkan dari waktu ke waktu jumlah unitpelayanan  yang telah mampu  memperbaiki kualitas pelayanannya terus

bertambah. Keberhasilan unit-unit pelayanan dalam mengembangkanpelayanan prima tersebut dilakukan melalui berbagai cara, baik melaluipenerapan berbagai kebijakan pemerintah maupun dengan menerapkanberbagai inovasi dalam pengembangan pelayanan sebagai upaya untukmemuaskan pengguna jasa layanan.

Beberapa faktor yang perlu diperhatikan sebagai penentu keberhasilanpengelolaan pelayanan prima adalah adalah : faktor kelembagaan, SDM,fokus kepada pelanggan, pengelolaan pengaduan, dan yang paling utamaadalah komitmen pimpinan organisasi.

7/23/2019 Badandiklat Jatengprov Go Id Index Php p Wi m Dt Id 56

http://slidepdf.com/reader/full/badandiklat-jatengprov-go-id-index-php-p-wi-m-dt-id-56 2/9

pdfcrowd comopen in browser PRO version Are you a developer? Try out the HTML to PDF API

 

Sedangkan strategi pengembangan pelayanan prima yang paling sederhanayang dapat dipergunakan adalah penerapan standar pelayanan dan SOPserta pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM). Sebagai inovasi lebihlanjut yang dapat dilakukan oleh unit-unit pelayanan dalam pengembanganpelayanan prima dapat dilakukan dengan menerapkan manajemen kualitasataupun pengembangan pelayanan yang berstandar internasional (ISO 9000).

A. PENGERTIAN SOP

SOP adalah instruksi sederhana untuk menyelesaikan tugas rutin dengan carayang paling efektif dalam rangka memenuhi persyaratan operasional (EMSdepartemen; 1998). Selanjutnya dalam buku tersebut, dituliskan pula bahwaSOP dapat pula didefinisikan sebagai serangkaian instruksi tertulis yangdidokumentasikan dari aktivitas rutin dan berulang yang dilakukan oleh suatuorganisasi. Secara singkat pengertian SOP adalah penetapan tertulis

mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa SOPdibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaankegiatan oleh pegawai yang akan mengganggu kinerja organisasi secarakeseluruhan.

SOP biasanya berupa panduan berisi uraian secara jelas tentang apa yangdiharapkan dan dipersyaratkan kepada pegawai selama melakukan tugassehari-hari; serta didalamnya berisi penetapan standard yang akan dicapaioleh suatu unit beserta para pegawainya. SOP dapat dikembangkan dalamsegala situasi termasuk pula prosedur administratif.

Berdasarkan beberapa pengertian SOP tersebut diatas, jelas terlihat bahwatujuan penyusunan SOP adalah untuk merinci proses pekerjaan yangdilakukan dalam suatu organisasi dalam rangka memfasilitasi konsistensikesesuaian terhadap berbagai persyaratan teknis dan sistem kualitas sertauntuk mendukung kuaIitas hasil akhir pekerjaan. Selain itu SOP juga bertujuanuntuk memfasilitasi pendeskripsian pekerjaan tertentu serta membantuorganisasi untuk merjaga pengawasan kualitas dan proses penjaminankualitas serta memastikan penerapan berbagai aturan yang berlaku.

» RUP Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah Tahun

2015

» RUP Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah 2014

» Pengumuman Pemenang Lelang SederhanaPengadaan Konsumsi Bagi Kegiatan DiklatKepemimpinan Tingkat III Angkatan LIV - LVII (4Angkatan) dan Diklat Kepemimpinan Tingkat IVAngkatan LIV - LVII (4 Angkatan)Tahun 2013

» Pengumuman Pelelangan Sederhana Dengan

Pascakualifikasi Pengadaan Konsumsi BagiKegiatan Diklat Kepemim pinan Tingkat IIIAngkatan LIV - LVII (4 Angkatan) dan DiklatKepemimpinan Tingkat IV Angkatan LIV - LVII (4Angkatan) Tahun 2013

» Pengumuman Pemenang Lelang UmumRenovasi Asrama Sumbing I Gedung PendidikanSumbing

  Info Lelang Lainnya »

» Layanan Publik

» Diklat Fungsional

  - Sangat Diberdayakan : 25.33%

  - Diberdayakan : 66.67%

  - Kurang Diberdayakan : 8%

» Diklat Teknis

  - Sangat Diberdayakan : 6.41%

  - Diberdayakan : 71.79%

  - Kurang Diberdayakan : 21.79%

 

Anda Pengunjung ke :

7/23/2019 Badandiklat Jatengprov Go Id Index Php p Wi m Dt Id 56

http://slidepdf.com/reader/full/badandiklat-jatengprov-go-id-index-php-p-wi-m-dt-id-56 3/9

pdfcrowd comopen in browser PRO version Are you a developer? Try out the HTML to PDF API

Dalam lingkup peIayanan, pengembangan dan penggunaan SOP merupakanbagian integral dari sistem pelayanan prima yang dilakukan pegawai dengantepat serta menjamin konsistensi kualitas dan integritas pelayanan yangdihasilkan. SOP merupakan proses standar pengolahan pelayanan yangsecara internal menjadi pedoman/panduan bagi setiap pegawai yang terlibatdalam pelaksanaan proses pelayanan tahap demi tahap.

B. MANFAAT SOP

Berbagai manfaat yang akan diperoleh dari suatu standard operatingprocedures antara lain :

1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam

menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.

2. SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada

intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinandalam pelaksanaan proses sehari-hari.

3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung

 jawab khusus dalam meIaksanakan tugas.

4. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai

cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasiusaha yang telah dilakukan (EMS Departemen: 1998).

Disamping keempat manfaat tersebut, dari sumber yang sama dijelaskan pulabahwa SOP juga memiliki dua manfaat lain yaitu:

a. Bagi individual staf fungsional yang melaksanakan prosedur tertentu,

manfaat yang dapat dirasakan antara lain adalah: memperjelaspersyaratan dan target pekerjaan dalam format yang siap diaplikasikanpada pekerjaan; memberikan informasi dengan detail apa yangdiharapkan oleh organisasi untuk dilakukan oleh para pegawai dalam

1.117.989

7/23/2019 Badandiklat Jatengprov Go Id Index Php p Wi m Dt Id 56

http://slidepdf.com/reader/full/badandiklat-jatengprov-go-id-index-php-p-wi-m-dt-id-56 4/9

pdfcrowd comopen in browser PRO version Are you a developer? Try out the HTML to PDF API

 situasi yang sering pegawai alami/hadapi; serta meningkatkankeselamatan, kinerja dan moral.

b. Bagi para pimpinan/manager organisasi, manfaat yang dapat dirasakan

antara lain: menyediakan mekanisme untuk identifikasi perubahan yangdiperlukan; menyediakan informasi bagi perumusan strategi,menyediakan mekanisme dokumentasi, menyediakan informasiimplemetasi peracuran perundang-undangan, menyesuiakan informasi

bagi pengembangan training serta evaluasi kinerja operasional. Padaakhirnya akan diperoleh peningkatan efisiensi operasional, akuntabilitas,mengurangi berbagai kelemahan.

Dalam pelayanan SOP dirumuskan untuk :

1. Menjamin proses berlangsung sebagaimana telah ditentukan dan

dijadwalkan. Oleh karena itu, waktu yang telah ditetapkan untuk

penyelesaian satu aktivitas dalam rangka proses pelayanan dapatditepati.

2. Memudahkan penelusuran terjadinya penyimpangan dan dapat dengan

cepat dilakukan perbaikan

3. Menjamin tersedianya data untuk penyempurnaan proses

4. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan pelayanan

5. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam

melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.

6. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan

7. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural

dalam memberikan pelayanan menjamin proses pelayanan tetapberjalan dalam berbagai situasi

8. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan

7/23/2019 Badandiklat Jatengprov Go Id Index Php p Wi m Dt Id 56

http://slidepdf.com/reader/full/badandiklat-jatengprov-go-id-index-php-p-wi-m-dt-id-56 5/9

pdfcrowd comopen in browser PRO version Are you a developer? Try out the HTML to PDF API

 

standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasibagi kinerja pelayanan

C. TAHAPAN PENYUSUNAN SOP

Secara garis besar, langkah-langkah yang diperlukan dalam penyusunan SOPdapat di tuliskan seperti berikut ini:

1. Analisis Kebutuhan (Need Assesment)

Dalam langkah awal penyusunan SOP ini akan dijelaskan mengenai analisiskebutuhan akan SOP, identifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi SOP,serta pengembangan rencana aksi/tindak lanjut.

Penilaian kebutuhan SOP bertujuan untuk mengetahui sampai sejauhmanakebutuhan suatu organisasi dalam mengembangkan SOP-nya. Untukorganisasi yang sama sekali belum memiliki SOP, tentunya penilaian

kebutuhan akan sangat bermanfaat dalam menentukan ruang lingkup, jenis,dan jumlah SOP yang dibutuhkan. Ruang lingkup akan berkaitan denganbidang tugas mana yang prosedur-prosedur operasionalnya akan menjaditarget urtuk distandarkan. Jenis akan berkaitan dengan tipe dan format SOPyang sesuai uniuk diterapkan. Sedangkan jumlah akan berkaitan dengar,berapa banyak SOP yang akan dibuat sesuai dengan tingkatan urgensinya.

2. Pengembangan (Developing)

Dalam langkah yang kedua ini akan dibahas mengenai proses

pengembangan SOP, hal-hal yang diperlukan dalam mendukungpengembangan SOP. Pengembangan SOP pada dasarnya meliputi enamtahapan proses kegiatan secara berurutan yang dapat dirinci sebagai berikut:

a. Pembentukan Tim untuk mengembangkan SOP dengan berbagai

kelengkapannya

b. Pengumpulan Informasi dan Indentifikasi Alternatif

 

7/23/2019 Badandiklat Jatengprov Go Id Index Php p Wi m Dt Id 56

http://slidepdf.com/reader/full/badandiklat-jatengprov-go-id-index-php-p-wi-m-dt-id-56 6/9

pdfcrowd comopen in browser PRO version Are you a developer? Try out the HTML to PDF API

c. Analisis dan Pemilihan Alternatif

d. Penulisan SOP

e. Pengujian dan Riviu SOP

f. Pengesahan SOP

Diantara tahapan penulisan, riviu dan pengujian SOP terdapat tahapan yang

bersifat pengulangan untuk memperoleh SOP yang benar-benar sesuaidengan kebutuhan. Namun demikian, urutan proses kegiatan ini dapatbervariasi sesuai dengan metode dan kebutuhan orgarisasi dalampengembangan SOP-nya.

3. Penerapan (Implementing)

Dalam bagian ini akari di jelaskan tentang perencanaan implementasi,langkah-langkah yang diperlukan untuk mensosialisasikan SOP kepada parapsngguna, pendistribusian 50P kepada pengguna, analisis kebutuhan

pelatihan yang diperlukan, serta pengawasan kinerja.

Penerapan SOP meliputi tahapan-tahapan sistematis dimulai dari langkahmemperkenalkan SOP sampai pada pengintegrasiaan SOP dalampelaksanaan prosedur-prosedur keseharian oleh organisasi. Prosespenerapan harus dapat memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dapattercapai:

a. Setiap pelaksana mengetahui SOP yang baru/diubah dan mengetahui

alasan perubahannya.

b. Salinan/Copy SOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses

oleh semua pengguna yang potensial.

c. Setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP dan dapat

menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untukmenerapkan SOP secara aman dan efektif (termasuk pemahaman akanakibat yang akan terjadi bila gagal dalam melaksanakan SOP)

7/23/2019 Badandiklat Jatengprov Go Id Index Php p Wi m Dt Id 56

http://slidepdf.com/reader/full/badandiklat-jatengprov-go-id-index-php-p-wi-m-dt-id-56 7/9

pdfcrowd comopen in browser PRO version Are you a developer? Try out the HTML to PDF API

d. Terdapat sebuah mekanisme untuk memonitor/memantau kinerja,

mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin muncul, danmenyediakan dukungan dalam proses penerapan SOP.

Keberhasilan pelaksanaan penerapan bergantung pada keberhasilan prosessimulasi dan pengujian pada tahapan pengembangan SOP. Namun demikian,keberhasilan pada tahapan tersebut juga akan menjamin keberhasilan padapraktek senyatanya. Dalam praktek senyatanya, pelaksanaan penerapan SOP

sangat tergantung kepada berbagai faktor yang meliputi seberapa jauh bentukpengembangan/perubahan SOP yang terjadi, ukuran dan sumberdayaorganisasi, serta keinginan manajemen/pengelola. Jika ternyata banyakprosedur yang telah dikembangkan, maka proses penerapan akanmemerlukan waktu sampai benar-benar dikuasai sepenuhnya oleh parapelaksana.

4. Monitoring dan Evaluasi (Monitoring and Evaluation)

Pada bagian ini dibahas mengenai monitoring terhadap sejauh mana

perierapan. SOP memberikan kontribusi terhadap peningkatan kineijaorganisasi. Sedangkan evaluasi membahas penilaian sejauh mana perludilakukan perubahan-perubahan dalam SOP yang hasilnya menjadi masukanbagi penilaian kebutuhan SOP.

Pelaksanaan penerapan SOP harus secara tenis menerus dipantau sehinggaproses penerapannya dapat berjalan dengan baik. Masukan-masukan dalamsetiap upaya monitoring akan menjadi bahan yang berharga dalam evaluasisehingga penyempurnaan-penyempurnaan terhadap SOP dapat dilakukansecara cepat sesuai kebutuhan. Agar monitoring dan evaluasi dapat berjalan

dengan baik, maka perlu dibentuk tim monitoring dan evaluasi. Tim yang akandapat bekerja secara efektif bila dipilih dari anggota tim yang sebelumnyaterlibat dalam tim pengembangan SOP. Agar tim monitoring dan evaluasidapat bekerja dengan baik, tim ini perlu pula dibantu oleh tim yang berasaldari masing-masing unit kerja yang secara langsung dapat memantau jalannyapenerapan SOP pada proses penyelenggaraan organisasi khususnya yangberkaitan dengan unit kerjanya sebagai bagian dari proses secarakeseluruhan dari organisasi.

7/23/2019 Badandiklat Jatengprov Go Id Index Php p Wi m Dt Id 56

http://slidepdf.com/reader/full/badandiklat-jatengprov-go-id-index-php-p-wi-m-dt-id-56 8/9

pdfcrowd comopen in browser PRO version Are you a developer? Try out the HTML to PDF API

=========00000========

DAFTAR PUSTAKA

Dwiyanto, Agus, dkk, 2003, Citizen Charter, Pusat Studi Kependudukan danKebi jakan, UGM, Yogyakarta

Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No. 63 tahun 2003

tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik

Lembaga Administrasi Negara, 2003 Buku Standar Pelayanan Publik, Jakarta

Lembaga Adminstrasi Negara, 2005, Desain Pelayanan Publik, Jakarta

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi

Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan

Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

V. Priyo Bintoro, 2009, Pangan Antara Kebutuhan dan Ancaman, Badan

Penerbit Universitas Diponegoro, Semarang

Winarno, 2002, Kimia Pangan dan Gizi, PT Gramedia Pustaka Utama,Jakarta- Set-WI

 

Warta WI Lainnya :  

» Peran Pembimbingan Dalam Aktualisasi Nilai Dasar Profesi PNS : Agenda Strategis DiklatPrajabatan Pola Baru - Drs. Yusuf Subagyo, M.Si

 

» Ruang Pelayanan Memberi Kenyamanan Pelanggan - Ikhbal Khafid, S.IP, M.Si  

7/23/2019 Badandiklat Jatengprov Go Id Index Php p Wi m Dt Id 56

http://slidepdf.com/reader/full/badandiklat-jatengprov-go-id-index-php-p-wi-m-dt-id-56 9/9

df di b PRO i A d l ? T t th HTML t PDF API

 

» Penyelenggaraan Diklat Prajabatan CPNS POla Baru K1 dan K2 di Provinsi Jawa Tengah - Ir.Yatno Isworo, MP

 

» Menyiapkan Kompetensi Sumber Daya Manusia Untuk PATEN - Ikbal Khafid, S.IP, M.Si  

» Asurans i Kesehatan Yang Berwawasan Kebangsaaan - Didik Singgih Has i, SE, M.Si  

» Bagaimana Menciptakan Proses Belajar Mengajar Yang Dinam is - Sutardi, A.Pi  

» Alur Pelayanan Memperjelas Proses Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan (PATEN) -Ikbal Khafid, S.IP, M.Si  

» Kedaulatan dan Ketahanan Pangan Dalam Perspektif Otonomi Daerah - Sudirman Mustafa, SH,M.Hum

 

» LHKPN Merupakan Pelajaran Awal Menangkal Korupsi - Didik Singgih Hadi, SE, M.Si  

» Mengantar Pemim pin Perubahan Berkelas Dunia - Drs. Yusuf Subagyo, M.Si  

Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa TengahJl. Setiabudi 201A, Telp. 024 7473066Fax. 024 7473701 - Semarangemail : diklat@jatengprov.go.id