bab xviii modul gudang - psobcbatam.netpsobcbatam.net/pdf/gudang.pdf · 1 pangkalan sarana operasi...
TRANSCRIPT
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
1 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
BAB XVIII MODUL GUDANG
Modul gudang berfungsi untuk mengelola data persediaan barang Pangkalan. Data-data
persediaan yang tercatat meliputi semua barang yang dikelola oleh Pangkalan yang terdiri dari
barang keperluan kapal dan non kapal. Modul gudang ini didesain dengan pendekatan
mutasi/pergerakan barang yang terdiri dari 3 (tiga) kegiatan utama, yang meliputi :
a. Pemasukan barang persediaan;
b. Permintaan barang persediaan;
c. Pengeluaran barang persediaan;
Objek dari modul ini adalah barang. Untuk dapat memulai modul ini adalah dengan
membuat data barang persediaan dalam daftar barang yang dijadikan pustaka barang atau referensi
barang persediaan.
Penjelasan dalam modul gudang ini dibagi menjadi 4 (empat) bagian, dimulai dari
penyusunan daftar barang dilanjutkan dengan kegiatan mutasi barang tersebut diatas. Untuk lebih
mudah memahami rangkaian kegiatan mutasi barang, pada halaman belakang buku manual ini
dilekatkan lampiran flowchart gudang.
A. Daftar Barang Persediaan Pangkalan
Daftar barang persediaan disusun untuk memudahkan pengguna SIPPang dalam mengelola
kegiatan mutasi barang. Daftar barang yang disusun terdiri dari atribut-atribut sebagai berikut :
a. Kode barang, terdiri dari 6 (enam) digit karakter tersedia dan dijadikan “key field data”.
b. Nama barang, terdiri dari 50 (lima puluh) digit karakter tersedia.
c. Spesifikasi barang terdiri dari 100 (seratus) digit karakter tersedia.
d. Satuan barang meliputi : botol, box, buah, bungkus, drum, galon, gulung, kaleng, kg, kodi,
lembar, liter, lusin, meter, pasang, rim, roll, set, tabung, unit.
e. Status barang terdiri dari : 1=aktif dan 0=tidak aktif. Status barang ini digunakan untuk
menampilkan barang dalam “list barang” yang disajikan untuk pengguna SIPPang yang
terkait dengan mutasi barang. Hanya data-data barang yang berstatus aktif saja yang
ditampilkan dalam daftar/list barang.
f. Saldo barang terakhir, yang menunjukkan jumlah fisik barang yang ada di gudang, sebagai
panduan pengguna SIPPang untuk mengelola kebutuhan barang dalam mutasi persediaan.
Dalam mengelola daftar barang disarankan untuk kodifikasi barang agar barang dikelompokkan
terlebih dahulu sesuai tujuan pengelolaan persediaan. Diharapkan dengan melihat kode barang,
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
2 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
pengguna SIPPang telah mengetahui kelompok barang. Berikut beberapa sub modu l dalam
menyusun daftar barang, yaitu :
1. Sub Modul Input Data Barang Persediaan
Sub modul ini dikelola oleh petugas pelaksana administrasi gudang pada Sub Bagian Umum
(user buki5) dan berfungsi untuk input data barang persediaan Pangkalan. Untuk dapat
mengelola sub modul ini disediakan form pada jendela utama gudang, yang memuat atribut-
atribut form yang harus diisi, meliputi : kode barang, nama barang, spesifikasi barang dan
pilihan satuan barang. Tidak dibenarkan menggunakan kode barang yang sama untuk barang
yang berbeda, SIPPang akan menolak data barang yang kedua pada saat perekaman input
data, jika sebelumnya telah pernah ada kode barang yang sama terekam dalam SIPPang. Jika
semua atribut dalam form telah diisi sesuai kriteria, pengisian form data barang persediaan
tersebut diakhiri dengan mengklik tombol submit yang berada pada bagian bawah form,
maka isian data barang persediaan tersimpan dalam SIPPang dengan ‘key field’ kode barang.
Gambar 18.1 : Form Input Data Barang Persediaan Pangkalan (Jendela Utama Gudang – Petugas Gudang)
2. Sub Modul Tabel Barang (Petugas Pelaksanan Administrasi Gudang)
Sub modul ini dikelola oleh petugas pelaksana administrasi gudang pada Sub Bagian Umum
(user buki5) dan berfungsi untuk menampilkan daftar barang persediaan yang berhasil
terekam dalam SIPPang. Untuk mengelola sub modul ini dengan mengklik link icon daftar
barang yang terletak pada bagian atas jendela utama gudang. Selanjutnya akan
ditampilkan jendela baru daftar barang gudang – table gudang. Atribut-atribut data yang
ditampilkan dalam jendela tersebut meliputi : kode barang, nama dan spesifikasi barang,
satuan dan jumlah barang (saldo). Pada masing-masing data disediakan link icon sub modul
untuk mengelola daftar barang persediaan oleh petugas pelaksana administrasi gudang
berikut ini :
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
3 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
a. Untuk mengubah status barang menjadi aktif ditandai dengan link icon aktivasi (icon
warna hijau), pengelolaannya dengan cara mengklik icon tersebut pada data barang
persediaan yang akan diaktifkan kembali.
b. Untuk mengubah status barang menjadi non-aktif ditandai dengan link icon deaktivasi
(icon warna abu-abu), pengelolaannya dengan cara mengklik icon tersebut pada data
barang persediaan yang akan dinon-aktifkan.
c. Untuk menghapus (delete) data barang persediaan dari SIPPang ditandai dengan link icon
delete , pengelolaannya dengan cara mengklik icon tersebut pada data barang
persediaan yang akan dihapus dari SIPPang. Link icon tersebut hanya akan muncul pada
saat pertama kali data barang persediaan didaftarkan dalam SIPPang, dan akan hilang
(tidak dapat dihapus datanya) apabila terhadap data barang persediaan tersebut telah
ada transaksi mutasi atau pergerakan barang.
Dalam daftar barang gudang – table gudang tidak ada fasilitas untuk mengupdate barang
persediaan baik untuk data kode barang maupun nama dan spesifikasi barang. Hal ini
dilakukan untuk menjaga penggunaan data barang persediaan yang konsisten. Dengan
dikondisikan demikian, disarankan agar dalam mendaftarkan data barang persediaan untuk
pertama kali harus hati-hati dalam pengkodean barang, nama dan spesifikasi barang, karena
data barang persediaan tersebut akan dipakai dalam jangka panjang dan frekuensi yang
tinggi (sering).
Gambar 18.2 : Daftar Barang Gudang – Table Gudang (Petugas Gudang)
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
4 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
B. Pemasukan Barang Persediaan Pangkalan
Pemasukan barang persediaan dilakukan setelah ada fisik barang yang dibeli. Bukti pembeliaan
ini akan dijadikan referensi untuk merekam barang yang masuk ke gudang persediaan.
Pemasukan barang persediaan ini akan menambah jumlah persediaan dalam gudang. Untuk
merekam jumlah barang yang akan masuk ke gudang persediaan hendaknya memperhatikan
kode barang dengan sungguh-sungguh yang telah ada yang melekat informasi mengenai nama,
spesifikasi dan satuan barang.
1. Sub Modul Input Pemasukan Barang Persediaan
Sub modul ini dikelola oleh petugas pelaksana administrasi gudang pada Sub Bagian Umum
(user buki5) dan berfungsi untuk input data barang persediaan yang dimasukan ke gudang
persediaan Pangkalan. Untuk mengelola sub modul ini dengan mengklik link icon pemasukan
barang yang terletak pada bagian atas jendela jendela utama gudang – petugas
gudang. Kemudian akan ditampilkan jendela baru berupa form input pemasukan barang
gudang. Atribut-atribut data yang ditampilkan dalam jendela ini adalah pada masing-masing
data barang persediaan dilekatkan form pemasukan data yang meliputi : data kode barang,
nama dan spesifikasi barang, satuan dan jumlah saldo barang, isian input data referensi
berupa nomor dan tanggal bukti pembelian atau bukti penyesuaian hasil stock opname
(adjustment barang), dan jumlah pemasukan barang persediaan. Apabila form pemasukan
data satu jenis barang tertentu telah diisi sesuai kriteria kemudian disubmit, maka data
barang persediaan tersebut akan menambah jumlah barang persediaan di gudang Pangkalan.
Data barang persediaan yang telah disubmit tersebut sementara waktu tidak ada dalam
daftar barang persediaan pada jendela form input pemasukan barang gudang. Hal ini
dimaksudkan untuk menghindari duplikasi input data pemasukan barang persediaan dengan
kode barang yang sama. Untuk menampilkan data pemasukan persediaan sementara (belum
validasi) yang berhasil ditambahkan ke SIPPang, dengan mengklik link icon sub modul data
pemasukan barang yang terletak pada bagian atas jendela form input
pemasukan barang gudang. Mengenai sub modul data pemasukan barang gudang akan
dijelaskan pada sub modul berikutnya. Untuk memudahkan mencari nama barang
persediaan yang akan dimasukan ke dalam gudang, disediakan menu pencarian (search) pada
jendela form input pemasukan barang gudang.
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
5 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
Gambar 18.3 : Form Input Pemasukan Barang Gudang (Petugas Gudang)
2. Sub Modul Data Pemasukan Barang Gudang
Sub modul ini dikelola oleh petugas pelaksana administrasi gudang pada Sub Bagian Umum
(user buki5) dan berfungsi untuk menampilkan data pemasukan persediaan sementara
(belum validasi) yang berhasil ditambahkan ke SIPPang. Untuk mengelola sub modul ini
dengan mengklik link icon sub modul data pemasukan barang yang
terletak pada bagian atas jendela form input pemasukan barang gudang. Kemudian akan
ditampilkan jendela baru berupa data pemasukan barang gudang. Atribut-atribut data yang
ditampilkan dalam jendela ini meliputi : nomor dan tanggal referensi pemasukan, kode
barang, nama dan spesifikasi barang, satuan dan jumlah barang yang akan dimasukan, serta
pada masing-masing data dilekatkan link icon sub modul pembatalan pemasukan barang
gudang untuk membatalkan perekaman data pemasukan barang persediaan.
Gambar 18.4 : Data Pemasukan Barang Gudang (Petugas Gudang)
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
6 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
3. Sub Modul Pembatalan Pemasukan Barang Persediaan
Sub modul ini dikelola oleh petugas pelaksana administrasi gudang pada Sub Bagian Umum
(user buki5) dan berfungsi untuk membatalkan perekaman data pemasukan barang
persediaan. Sub modul ini hanya dapat dilakukan sebelum validasi data pemasukan barang
persediaan yang terekam dilakukan oleh Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal atau kasi
lain sebagai plh. Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal. Untuk dapat mengelola sub
modul ini melalui jendela data pemasukan barang gudang yang ditandai dengan link icon
pembatalan yang diikuti dengan atribut-atribut data nomor dan tanggal referensi
pemasukan, kode barang, nama barang dan spesifikasi barang, satuan dan jumlah barang
yang akan dimasukan. Ketika link icon tersebut diklik, maka data pemasukan barang
persediaan telah dibatalkan dalam SIPPang dan otomatis jumlah barang persediaan yang
dibatalkan akan mengurangi jumlah barang persediaan di gudang.
4. Sub Modul Table Barang – Jendela Utama Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian
Sub modul ini dikelola oleh Kepala Seksi atau Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian dan
berfungsi untuk menampilkan daftar barang persediaan yang terekam dalam SIPPang dan
link icon beberapa sub modul yang meliputi :
a. Untuk mengelola sub modul yang berkaitan dengan pemasukan barang persediaan yang
ditandai dengan link icon pemasukan .
b. Untuk mengelola sub modul yang berkaitan dengan permintaan barang persediaan yang
ditandai dengan link icon permintaan .
c. Untuk mengelola sub modul yang berkaitan dengan pengeluaran barang persediaan yang
ditandai dengan link icon pengeluaran .
Gambar 18.5 : Table Barang – Jendela Utama Gudang (Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian)
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
7 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
Untuk memudahkan mencari nama barang persediaan atau informasi lainnya tentang barang
persediaan, disediakan menu pencarian (search) pada Jendela Utama Gudang (Kepala Seksi
atau Kepala Sub Bagian).
5. Sub Modul Validasi Pemasukan Barang Persediaan Pangkalan
Sub modul ini dikelola oleh Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal atau kasi lain sebagai
plh. Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal. Sub modul ini berfungsi untuk menyetujui
(validasi) pemasukan data barang persediaan yang dimasukan ke gudang persediaan
Pangkalan. Untuk mengelola sub modul ini dengan mengklik link icon pemasukan barang
yang terletak pada bagian atas jendela utama gudang (Kepala Seksi atau Kepala
Sub Bagian). Apabila masih ada data pemasukan barang persediaan yang masih harus
divalidasi, maka setelah link icon tersebut diklik akan ditampilkan jendela baru berupa form
validasi pemasukan barang gudang. Atribut-atribut yang ditampilkan dalam form tersebut
meliputi : nomor dan tanggal referensi pemasukan, kode, nama dan spesifikasi barang,
satuan dan jumlah barang yang akan dimasukan, isian tanggal persetujuan (validasi). Untuk
nomor persetujuan (validasi) barang persediaan yang dimasukan ke gudang persediaan
sudah tersedia (pre-numbered). Nomor dan tanggal persetujuan (validasi) ini yang akan
dijadikan data bukti masuk barang (BMB). Setelah isian mengenai tanggal persetujuan
(validasi) dilengkapi dan disubmit, maka pemasukan barang persediaan selesai. Terhadap
barang persediaan yang telah mendapat persetujuan (validasi) pemasukan, tidak dapat
dilakukan pembatalan pemasukan. Jika ingin membatalkan, maka melalui cara adjustment
pengeluaran.
Gambar 18.6 : Form Validasi Pemasukan Barang Gudang
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
8 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
6. Sub Modul Informasi Pemasukan Barang Persediaan Pangkalan
Sub modul ini dikelola oleh Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal atau kasi lain sebagai
plh. Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal. Sub modul ini berfungsi untuk menampilkan
informasi pemasukan barang persediaan ke gudang persediaan Pangkalan. Untuk mengelola
sub modul ini dengan mengklik link icon pemasukan barang yang terletak pada
bagian atas jendela utama gudang (Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian). Apabila sudah
tidak ada lagi data pemasukan barang persediaan yang harus divalidasi, maka setelah link
icon tersebut diklik akan ditampilkan jendela baru berupa tabel informasi pemasukan barang
gudang – Bukti Masuk Barang (BMB). Atribut-atribut yang ditampilkan dalam jendela
tersebut meliputi : nomor dan tanggal bukti masuk barang (BMB), serta pada masing-masing
data tersebut dikaitkan dengan link icon informasi yang apabila dipilih/diklik link icon
tersebut akan ditampilkan pada jendela terpisah mengenai informasi lengkap bukti masuk
barang (BMB) yang dapat dicetak dan disajikan dalam bentuk lembaran tercetak yang
dilekatkan pada halaman belakang buku manual ini.
Gambar 18.7 : Tabel Informasi Pemasukan Barang Gudang – Bukti Masuk Barang (BMB)
7. Sub Modul Cetak Pemasukan Barang Persediaan Pangkalan
Sub modul ini dikelola oleh petugas pelaksana administrasi gudang pada Sub Bagian Umum
(user buki5) dan berfungsi untuk mencetak konsep naskah bukti masuk barang (BMB).
Konsep naskah tersebut hanya dapat dicetak apabila terhadap data-data pemasukan barang
persediaan telah dilakukan validasi (telah mendapat nomor dan tanggal BMB) oleh Kasubbag
Umum dan Kepatuhan Internal atau kasi lain sebagai plh. Kasubbag Umum dan Kepatuhan
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
9 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
Internal. Untuk mengelola sub modul ini dengan mengklik link icon cetak pemasukan barang
yang terletak pada bagian atas pada jendela utama gudang (user buki5).
Selanjutnya akan ditampilkan jendela cetak pemasukan barang gudang. Dalam jendela
tersebut ditampilkan daftar bukti masuk barang (BMB) dengan link icon cetak BMB pada
masing-masing datanya. Ketika link icon tersebut diklik, maka akan ditampilkan pada jendela
yang terpisah konsep naskah bukti masuk barang (BMB) bersangkutan yang siap dicetak.
Contoh lampiran konsep naskah bukti masuk barang (BMB) tersebut dilekatkan pada
halaman belakang buku manual ini.
Gambar 18.8 : Table Cetak Pemasukan Barang Persediaan Pangkalan
C. Permintaan Barang Persediaan Pangkalan
Permintaan barang persediaan dapat dilakukan apabila tersedianya barang persediaan di gudang
Pangkalan. Dengan adanya informasi data barang persediaan yang ‘up to date’ dan ‘real time’
memudahkan pengguna SIPPang untuk menyusun kebutuhan barang persediaan yang diperlukan
untuk kegiatan teknis operasional. Terselenggaranya pengelolaan transaksi kegiatan permintaan
barang persediaan Pangkalan yang baik akan mendukung kualitas informasi barang persediaan
tersebut. Berikut pengelolaan transaksi-transaksi kegiatan permintaan barang persediaan yang
dikelompokan ke dalam beberapa sub modul yang dijelaskan secara berurutan mengikuti proses
yang ada dalam SIPPang :
1. Sub Modul Input Permintaan Persediaan Pangkalan (Pemohon)
Sub modul ini dikelola oleh petugas pelaksana administrasi (umum-nautika-teknik-telka),
kepala kamar mesin, mualim, juru mudi, kelasi, masinis (juru motor) dan juru minyak. Sub
modul ini berfungsi untuk input data barang persediaan yang diminta baik untuk keperluan
kapal atau non-kapal. Pengelola sub modul ini (pemohon) hanya dapat merekam permintaan
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
10 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
barang persediaan untuk sub unit kerja atau kapal pemohon yang bersangkutan. Sebagai
contoh, pegawai A adalah mualim di kapal BC7005, maka pegawai A hanya dapat
mengajukan permintaan untuk kebutuhan Kapal BC7005 bukan kapal lainnya atau bukan sub
unit kerja non-kapal (darat). Untuk mengelola sub modul ini, ketika masuk modul gudang
akan ditampilkan jendela utama gudang – pemohon. Pada jendela tersebut disajikan daftar
barang persediaan yang dapat dimintakan barangnya dengan kriteria bahwa barang-barang
tersebut berstatus aktif dan tidak bersaldo nihil (habis). Atribut-atribut data yang ditampilkan
dalam daftar barang ini adalah pada masing-masing data barang persediaan dilekatkan form
permintaan barang yang meliputi : kode barang, nama dan spesifikasi barang, satuan dan
jumlah saldo barang, serta isian jumlah permintaan barang yang harus dilengkapi. Apabila
form permintaan barang khususnya isian jumlah barang yang diminta telah diisi sesuai
kriteria (tidak lebih banyak dari nilai saldo) kemudian disubmit, maka permintaan barang
persediaan tersebut akan mengurangi jumlah barang persediaan di gudang Pangkalan. Untuk
menampilkan data permintaan persediaan barang sementara (belum validasi) yang berhasil
terekam di SIPPang, dengan mengklik link icon sub modul data permintaan barang
yang terletak pada bagian atas jendela jendela utama gudang –
pemohon. Mengenai sub modul data permintaan barang akan dijelaskan pada sub modul
berikutnya. Untuk memudahkan mencari nama barang persediaan yang akan di mintakan,
disediakan menu pencarian (search) pada jendela jendela utama gudang – pemohon.
Gambar 18.9 : Jendela Utama Gudang – Pemohon (Form Permintaan Barang Persediaan Pangkalan)
2. Sub Modul Data Permintaan Barang Gudang
Sub modul ini dikelola oleh petugas pelaksana administrasi (umum-nautika-teknik-telka),
kepala kamar mesin mualim, juru mudi, kelasi, masinis (juru motor) dan juru minyak. Sub
modul ini berfungsi untuk menampilkan data permintaan persediaan barang sementara
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
11 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
(belum validasi) yang berhasil terekam di SIPPang. Untuk mengelola sub modul ini dengan
mengklik link icon sub modul data permintaan barang yang terletak
pada bagian atas jendela utama gudang – pemohon. Jika ada data permintaan barang yang
bersangkutan dengan pemohon yang belum divalidasi, akan ditampilkan jendela baru berupa
data permintaan barang gudang. Atribut-atribut data yang ditampilkan dalam jendela ini
meliputi : kode barang, nama dan spesifikasi barang, satuan dan jumlah barang yang
dimintakan, serta pada masing-masing data dilekatkan link icon sub modul pembatalan
permintaan barang gudang untuk membatalkan perekaman data permintaan barang
persediaan Pangkalan.
Gambar 18.10 : Data Permintaan Barang Gudang – Pemohon
3. Sub Modul Pembatalan Permintaan Barang Persediaan (Pemohon)
Sub modul ini dikelola oleh petugas pelaksana administrasi (umum-nautika-teknik-telka),
kepala kamar mesin, mualim, juru mudi, kelasi, masinis (juru motor) dan juru minyak. Sub
modul ini berfungsi untuk membatalkan perekaman data permintaan barang persediaan. Sub
modul ini hanya dapat dilakukan sebelum validasi data permintaan barang persediaan yang
terekam dilakukan oleh atasan pemohon yang bersangkutan (nakhoda, kepala kamar mesin
dan tenaga survey sub unit kerja). Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela data
permintaan barang gudang – pemohon, yang ditandai dengan link icon pembatalan yang
diikuti dengan atribut-atribut data kode barang, nama dan spesifikasi barang, satuan dan
jumlah barang yang dimintakan. Ketika link icon tersebut diklik, maka data permintaan
barang persediaan telah dibatalkan dalam SIPPang dan otomatis jumlah barang persediaan
yang dibatalkan permintaannya akan kembali menambah jumlah barang persediaan di
gudang Pangkalan.
4. Sub Modul Validasi Permintaan Barang Persediaan (Atasan Pemohon)
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
12 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
Sub modul ini dikelola oleh atasan pemohon (nakhoda dan tenaga survey sub unit kerja) dan
berfungsi untuk menyetujui atau validasi data permintaan barang persediaan yang diajukan.
Sub modul ini hanya dapat dilakukan oleh atasan langsung yang bersangkutan sebelum
validasi lanjutan terhadap data permintaan barang persediaan dilakukan oleh penilai
permintaan (user buki4). Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela utama
gudang – atasan. Apabila ada data permintaan barang gudang – pemohon yang belum
divalidasi, maka pada jendela tersebut yang ditampilkan adalah berupa form validasi data
permintaan barang persediaan yang belum divalidasi oleh atasan yang bersangkutan. Dimana
pada masing-masing data tersebut dilekatkan juga link icon sub modul pembatalan
permintaan barang gudang untuk membatalkan perekaman data permintaan barang
persediaan. Jika form tersebut disubmit dengan mengklik/memilih icon ,
maka validasi terhadap data-data permintaan barang persediaan yang ditampilkan dalam
form tersebut selesai dilakukan.
Gambar 18.11 : Jendela Utama Gudang – Atasan Pemohon (Form Validasi Permintaan Barang Persediaan Pangkalan)
5. Sub Modul Daftar Permintaan Barang Persediaan (Atasan Pemohon)
Sub modul ini dikelola oleh atasan pemohon (nakhoda dan tenaga survey sub unit kerja) dan
berfungsi untuk menampilkan data permintaan barang persediaan yang pernah diajukan
(SPMB – Surat Perintah Mengeluarkan Barang) . Untuk dapat mengelola sub modul ini
melalui jendela utama gudang – atasan. Apabila sudah tidak ada lagi data permintaan
barang gudang – pemohon yang belum divalidasi, maka pada jendela tersebut yang
ditampilkan adalah berupa data-data permintaan barang persediaan yang bersangkutan
dengan atasan pemohon yang telah SPMB. Untuk memudahkan mencari nama barang
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
13 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
persediaan atau informasi lainnya tentang barang persediaan yang telah dimintakan,
disediakan menu pencarian (search) pada jendela utama gudang – atasan.
Gambar 18.12 : Jendela Utama Gudang – Atasan Pemohon (Daftar Permintaan Barang Persediaan Pangkalan Sudah SPMB)
6. Sub Modul Pembatalan Permintaan Barang Persediaan (Atasan Pemohon)
Sub modul ini dikelola oleh atasan pemohon (nakhoda dan tenaga survey sub unit kerja) dan
berfungsi untuk membatalkan perekaman data permintaan barang persediaan yang diajukan
oleh pemohon yang bersangkutan. Sub modul ini hanya dapat dilakukan oleh atasan
langsung yang bersangkutan sebelum validasi lanjutan terhadap data permintaan barang
persediaan dilakukan oleh penilai permintaan (user buki4). Untuk dapat mengelola sub
modul ini melalui jendela utama gudang – atasan pemohon (form validasi), yang ditandai
dengan link icon pembatalan yang diikuti dengan atribut-atribut data kode barang,
nama dan spesifikasi barang, satuan dan jumlah barang yang dimintakan. Ketika link icon
tersebut diklik, maka data permintaan barang persediaan yang bersangkutan telah
dibatalkan dalam SIPPang dan otomatis jumlah barang persediaan yang dibatalkan
permintaannya akan kembali menambah jumlah barang persediaan di gudang Pangkalan.
7. Sub Modul Table Barang (Atasan Pemohon)
Sub modul ini dikelola oleh atasan pemohon (nakhoda dan tenaga survey sub unit kerja) dan
berfungsi untuk menampilkan daftar barang persediaan yang berhasil terekam dalam
SIPPang. Untuk mengelola sub modul ini dengan mengklik link icon daftar barang
yang terletak pada bagian atas jendela utama gudang – atasan pemohon.
Selanjutnya akan ditampilkan jendela baru daftar barang gudang – table gudang. Atribut-
atribut data yang ditampilkan dalam jendela tersebut meliputi : kode barang, nama dan
spesifikasi barang, satuan dan jumlah barang (saldo). Untuk memudahkan mencari nama
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
14 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
barang persediaan atau informasi lainnya tentang barang persediaan, disediakan menu
pencarian (search) pada jendela daftar barang gudang – table gudang.
Gambar 18.13 : Table Barang – Jendela Utama Gudang (Atasan Pemohon)
8. Sub Modul Daftar Permintaan Barang Persediaan Non Validasi (Penilai Persediaan)
Sub modul ini dikelola oleh pelaksana administrasi penilai persediaan (user buki4) dan
berfungsi untuk menampilkan daftar permintaan barang persediaan yang belum dilakukan
penilaian (validasi). Sub modul ini hanya dapat dilakukan setelah ada permintaan barang
yang telah divalidasi oleh atasan pemohon dan data permintaan tersebut belum dilanjutkan
dengan persetujuan (validasi) oleh Kepala Sub Bagian atau Kepala Seksi masing-masing.
Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela utama gudang – penilai persediaan.
Apabila ada data permintaan barang yang belum dinilai/diteliti, maka pada jendela tersebut
yang ditampilkan adalah berupa daftar permintaan barang persediaan yang belum dinilai.
Daftar permintaan tersebut dikelompokan berdasarkan pemohon permintaan barang
persediaan. Dimana pada masing-masing data tersebut dilekatkan juga link icon sub modul
penelitian permintaan barang persediaan . Daftar permintaan barang persediaan belum
validasi ini tidak ditampilkan lagi ketika sudah tidak ada lagi data permintaan barang
persediaan yang dinilai kewajarannya, dan yang ditampilkan adalah daftar permintaan
barang persediaan sudah penilaian/penelitian.
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
15 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
Gambar 18.14 : Jendela Utama Gudang – Penilai Persediaan (Daftar Permintaan Barang Persediaan Pangkalan Non Validasi)
9. Sub Modul Penelitian Permintaan Barang Persediaan (Penilai Persediaan)
Sub modul ini dikelola oleh pelaksana administrasi penilai persediaan (user buki4) dan
berfungsi untuk melakukan penilaian atas permintaan barang persediaan yang diajukan.
Penilaian permintaan persediaan ini untuk menguji kewajaran jenis dan jumlah barang yang
diminta bedasarkan data-data permintaan barang sebelumnya dan ketersediaan barang
dalam gudang Pangkalan. Berdasarkan penilaian kewajaran tersebut, penilai persediaan
dapat memutuskan untuk memberikan semua barang yang diminta atau hanya sebagian
yang diminta. Sub modul ini hanya dapat dilakukan setelah ada permintaan barang yang
telah divalidasi oleh atasan pemohon dan data permintaan tersebut belum dilanjutkan
dengan persetujuan (validasi) oleh Kepala Sub Bagian atau Kepala Seksi masing-masing.
Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela utama gudang – daftar permintaan
barang persediaan pangkalan non validasi. Ketika akan meneliti salah satu permintaan
persediaan, pada sisi kanan data tersebut disediakan link icon yang apabila diklik/dipilih
akan tampil jendela baru form penelitian permintaan barang persediaan. Atribut-atribut yang
ditampilkan dalam form tersebut meliputi : kode barang, nama dan spesifikasi barang,
satuan dan jumlah barang yang diminta, serta isian jumlah barang yang disetujui untuk
diberikan. Antara jumlah barang yang diminta dan barang yang disetujui untuk diberikan bisa
saja sama atau berbeda. Dalam hal barang yang akan diberikan lebih kecil jumlahnya
daripada yang dimintakan, maka penilai persediaan memutuskan jumlah barang yang akan
diberikan dengan melengkapi isian jumlah yang diminta pada form tersebut, kemudian data
disubmit. Atas selisih jumlah tersebut akan kembali menambah jumlah barang persediaan di
gudang Pangkalan. Perubahan data permintaan barang persediaan dengan hasil penelitian
penilai persediaan hanya dapat dilakukan satu kali dan tidak dimungkinkan jumlah yang akan
diberikan lebih besar dari jumlah yang diminta. Setelah penilai persediaan meneliti satu
persatu barang persediaan yang akan diminta atas permohonan permintaan yang diajukan,
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
16 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
maka untuk mengakhiri kegiatan penelitian ini adalah dengan mensubmit form yang ditandai
dengan tombol selesai penelitian .
Gambar 18.15 : Form Penelitian Permintaan Barang Persediaan Pangkalan – Penilai Persediaan
Gambar 18.16 : Form Penelitian Permintaan Barang Persediaan Pangkalan (Ada Perubahan Antara Barang Yang Diminta Dengan Yang Akan Diberi)
10. Sub Modul Daftar Permintaan Barang Persediaan Sudah Validasi (Penilai Persediaan)
Sub modul ini dikelola oleh pelaksana administrasi penilai persediaan (user buki4) dan
berfungsi untuk menampilkan daftar permintaan barang persediaan yang sudah dilakukan
penilaian (validasi). Sub modul ini hanya dapat dilakukan setelah ada permintaan barang
yang telah divalidasi oleh penilai persediaan yang belum dilanjutkan dengan persetujuan
(validasi) oleh Kepala Sub Bagian atau Kepala Seksi masing-masing. Untuk dapat mengelola
sub modul ini melalui jendela utama gudang – penilai persediaan. Apabila sudah tidak ada
lagi data permintaan barang yang dinilai/diteliti, maka pada jendela tersebut yang
ditampilkan adalah berupa daftar permintaan barang persediaan yang sudah dinilai dan
dikelompokan berdasarkan pemohon permintaan barang persediaan. Dimana pada masing-
masing data tersebut dilekatkan juga link icon sub modul informasi penelitian permintaan
barang persediaan . Daftar permintaan barang persediaan sudah validasi ini tidak
ditampilkan lagi ketika semua data permintaan barang persediaan sudah dilanjutkan dengan
persetujuan (validasi) oleh Kepala Sub Bagian atau Kepala Seksi masing-masing.
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
17 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
Gambar 18.17 : Jendela Utama Gudang – Penilai Persediaan (Daftar Permintaan Barang Persediaan Pangkalan Sudah Validasi)
11. Sub Modul Informasi Penelitian Permintaan Barang Persediaan (Penilai Persediaan)
Sub modul ini dikelola oleh pelaksana administrasi penilai persediaan (user buki4) dan
berfungsi untuk menampilkan informasi hasil penilaian atas permintaan barang persediaan
yang diajukan. Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela utama gudang – penilai
persediaan. Apabila sudah tidak ada lagi data permintaan barang yang dinilai/diteliti, maka
pada jendela tersebut yang ditampilkan adalah berupa daftar permintaan barang persediaan
yang sudah dinilai dan dikelompokan berdasarkan pemohon permintaan barang persediaan.
Dimana pada masing-masing data tersebut dilekatkan juga link icon sub modul informasi
penelitian permintaan barang persediaan yang apabila diklik/dipilih akan tampil jendela
baru informasi penelitian permintaan barang persediaan. Atribut-atribut yang ditampilkan
dalam jendela tersebut meliputi : kode barang, nama dan spesifikasi barang, satuan dan
jumlah barang yang diminta dan jumlah barang yang disetujui untuk diberikan.
Gambar 18.18 : Informasi Permintaan Barang Persediaan Pangkalan Sudah Validasi
12. Sub Modul Daftar Permintaan Barang Persediaan (Penilai Persediaan)
Sub modul ini dikelola oleh pelaksana administrasi penilai persediaan (user buki4) dan
berfungsi untuk menampilkan daftar permintaan barang persediaan yang telah ada bukti
permintaan barangnya (PB – Permintaan Barang) yang disajikan per jenis barang. Daftar ini
digunakan oleh penilai persediaan untuk meneliti dan memonitor permintaan barang
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
18 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
persediaan. Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela utama gudang – penilai
persediaan, yang ditandai dengan link icon daftar permintaan barang .
Ketika link icon tersebut diklik/dipilih akan tampil jendela baru daftar permintaan barang
persediaan. Atribut-atribut yang ditampilkan dalam jendela tersebut meliputi : kode barang,
nama dan spesifikasi barang, satuan dan jumlah barang yang disetujui untuk diberikan,
tanggal permintaan serta peruntukan barang untuk sub unit kerja dan nama kapal. Untuk
memudahkan mencari data sesuai kriteria yang diinginkan, disediakan menu pencarian
(search) pada jendela tersebut.
Gambar 18.19 : Daftar Permintaan Barang Persediaan Pangkalan – Penilai Persediaan
13. Sub Modul Table Barang (Penilai Persediaan)
Sub modul ini dikelola oleh pelaksana administrasi penilai persediaan (user buki4) dan
berfungsi untuk menampilkan daftar barang persediaan yang berhasil terekam dalam
SIPPang. Untuk mengelola sub modul ini dengan mengklik link icon daftar barang
yang terletak pada bagian atas jendela utama gudang. Selanjutnya akan
ditampilkan jendela baru daftar barang gudang – table gudang. Atribut-atribut data yang
ditampilkan dalam jendela tersebut meliputi : kode barang, nama dan spesifikasi barang,
satuan dan jumlah barang (saldo). Untuk memudahkan mencari nama barang persediaan
atau informasi lainnya tentang barang persediaan, disediakan menu pencarian (search) pada
jendela daftar barang gudang – table gudang.
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
19 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
Gambar 18.20 : Table Barang – Jendela Utama Gudang (Penilai Persediaan)
14. Sub Modul Daftar Permintaan Barang Persediaan Non Validasi (Kepala Seksi atau Kepala Sub
Bagian – Sub Unit Kerja Permintaan Barang)
Sub modul ini dikelola oleh Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian – Sub Unit Kerja Permintaan
Barang dan berfungsi untuk menampilkan daftar permintaan barang persediaan yang belum
dilakukan persetujuan (validasi). Sub modul ini hanya dapat dilakukan setelah ada
permintaan barang yang telah divalidasi oleh penilai persediaan. Untuk dapat mengelola sub
modul ini melalui jendela utama gudang – Kasi/Kasubbag, yang ditandai dengan link icon
permintaan barang . Jika masih ada data permintaan barang persediaan yang
belum disetujui, pada saat link icon tersebut diklik/dipilih akan tampil jendela baru daftar
permintaan barang persediaan belum validasi. Dalam daftar tersebut data-data permintaan
dikelompokan berdasarkan pemohon permintaan barang persediaan. Dimana pada masing-
masing data tersebut dilekatkan juga link icon sub modul persetujuan permintaan barang
persediaan . Daftar permintaan barang persediaan belum validasi ini tidak ditampilkan
lagi ketika sudah tidak ada lagi data permintaan barang persediaan yang harus
divalidasi/disetujui, dan yang ditampilkan adalah daftar permintaan barang persediaan sudah
divalidasi/disetujui.
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
20 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
Gambar 18.21 : Daftar Permintaan Barang Persediaan Pangkalan – Belum Validasi (Jendela Kasi/Kasubbag – Sub Unit Kerja Permintaan Barang)
15. Sub Modul Persetujuan Permintaan Barang Persediaan (Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian
– Sub Unit Kerja Permintaan Barang)
Sub modul ini dikelola oleh Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian – Sub Unit Kerja Permintaan
Barang dan berfungsi untuk merekam persetujuan atas permintaan barang persediaan yang
diajukan. Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela daftar permintaan barang
persediaan pangkalan – belum validasi. Ketika akan menyetujui salah satu permintaan
persediaan, pada sisi kanan data tersebut disediakan link icon yang apabila diklik/dipilih
akan tampil jendela baru form persetujuan permintaan barang persediaan. Atribut-atribut
yang ditampilkan dalam form tersebut meliputi : kode, nama dan spesifikasi barang, satuan
barang, jumlah barang yang diminta dan jumlah barang yang diusulkan diberi , sub unit kerja
dan nama kapal. Untuk melengkapi form ini, maka isian yang tersedia harus diisi, meliputi :
pilihan sub unit kerja peruntukan barang, tanggal persetujuan dan pilihan nama kapal atau
non-kapal. Untuk nomor persetujuan (validasi) permintaan barang persediaan sudah tersedia
(pre-numbered). Nomor dan tanggal persetujuan (validasi) ini yang akan dijadikan bukti
permintaan barang (PB). Setelah isian tersebut dilengkapi dan disubmit, maka permohonan
permintaan barang persediaan selesai. Terhadap barang persediaan yang telah mendapat
persetujuan (validasi) permintaan, tidak dapat dilakukan pembatalan permintaan. Jika ingin
membatalkan, maka melalui cara adjustment pemasukan. Pada masing-masing data barang
yang diminta yang disajikan dalam form ini, juga dilekatkan juga link icon sub modul
pembatalan permintaan barang gudang untuk membatalkan permintaan barang
persediaan sebelum persetujuan permintaan disubmit.
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
21 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
Gambar 18.22 : Form Persetujuan Permintaan Barang Persediaan Pangkalan (Jendela Kasi/Kasubbag – Sub Unit Kerja Permintaan Barang)
16. Sub Modul Pembatalan Permintaan Barang Persediaan (Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian
– Sub Unit Kerja Permintaan Barang)
Sub modul ini dikelola oleh Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian – Sub Unit Kerja Permintaan
Barang dan berfungsi untuk membatalkan perekaman data permintaan barang persediaan
yang diajukan. Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela form persetujuan
permintaan barang persediaan (Jendela Kasi/Kasubbag – Sub Unit Kerja Permintaan Barang),
yang ditandai dengan link icon pembatalan yang diikuti dengan atribut-atribut data
kode barang, nama dan spesifikasi barang, satuan dan jumlah barang yang dimintakan dan
diberikan. Ketika link icon tersebut diklik, maka data permintaan barang persediaan yang
bersangkutan telah dibatalkan dalam SIPPang dan otomatis jumlah barang persediaan yang
dibatalkan permintaannya akan kembali menambah jumlah barang persediaan Pangkalan.
17. Sub Modul Daftar Permintaan Barang Persediaan Sudah Validasi (Kepala Seksi atau Kepala
Sub Bagian – Sub Unit Kerja Permintaan Barang)
Sub modul ini dikelola oleh Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian – Sub Unit Kerja Permintaan
Barang dan berfungsi untuk menampilkan daftar permintaan barang persediaan yang sudah
dilakukan persetujuan permintaan barang (PB – Permintaan Barang). Untuk dapat mengelola
sub modul ini melalui jendela utama gudang – Kasi/Kasubbag, yang ditandai dengan link icon
permintaan barang . Jika sudah tidak ada lagi data permintaan barang persediaan
yang harus disetujui, pada saat link icon tersebut diklik/dipilih akan tampil jendela baru
daftar informasi permintaan barang persediaan sudah validasi. Dalam daftar tersebut
atribut-atribut yang ditampilkan adalah nomor dan tanggal permintaan barang (PB) serta sub
unit kerja dan nama kapal atau non-kapal. Dimana pada masing-masing data tersebut
dilekatkan juga link icon informasi persetujuan permintaan barang persediaan . Daftar
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
22 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
permintaan barang persediaan belum validasi ini tidak ditampilkan ketika masih ada data
permintaan barang persediaan yang harus divalidasi/disetujui.
Gambar 18.23 : Daftar Permintaan Barang (PB) (Jendela Kasi/Kasubbag – Sub Unit Kerja Permintaan Barang)
18. Sub Modul Informasi Persetujuan Permintaan Barang – PB (Kepala Seksi atau Kepala Sub
Bagian – Sub Unit Kerja Permintaan Barang)
Sub modul ini dikelola oleh Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian – Sub Unit Kerja Permintaan
Barang dan berfungsi untuk menampilkan informasi permintaan barang persediaan yang
telah selesai proses persetujuannya (sudah ada dokumen PB-nya). Untuk mengelola sub
modul ini dengan mengklik link icon informasi PB - permintaan barang yang terletak di
sisi kiri data pada jendela daftar permintaan barang (PB). Kemudian akan ditampilkan pada
jendela terpisah mengenai informasi lengkap bukti permintaan barang (PB) yang dapat
dicetak dan disajikan dalam bentuk lembaran tercetak yang dilekatkan pada halaman
belakang buku manual ini.
19. Sub Modul Cetak Permintaan Barang Persediaan Pangkalan
Sub modul ini dikelola oleh pelaksana administrasi penilai persediaan (user buki4) dan
berfungsi untuk mencetak konsep naskah bukti permintaan barang (PB). Konsep naskah
tersebut hanya dapat dicetak apabila terhadap data-data permintaan barang persediaan
telah mendapat persetujuan (telah mendapat nomor dan tanggal PB) oleh Kepala Seksi atau
Kepala Sub Bagian – Sub Unit Kerja Permintaan Barang. Untuk mengelola sub modul ini
dengan mengklik link icon cetak permintaan barang yang terletak pada
bagian atas pada jendela utama gudang – penilai persediaan. Selanjutnya akan ditampilkan
jendela cetak permintaan barang (PB). Dalam jendela tersebut ditampilkan daftar bukti
permintaan barang (PB) dengan link icon cetak permintaan barang (PB) pada masing-
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
23 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
masing datanya. Ketika link icon tersebut diklik, maka akan ditampilkan pada jendela yang
terpisah konsep naskah bukti permintaan barang (PB) bersangkutan yang siap cetak. Contoh
lampiran konsep naskah bukti permintaan barang (PB) tersebut dilekatkan pada halaman
belakang buku manual ini.
D. Pengeluaran Barang Persediaan Pangkalan
Pengeluaran barang persediaan adalah tahapan terakhir mutasi barang, sebagai tindak lanjut dari
permintaan barang persediaan. Kegiatan utama dan sangat penting dalam pengeluaran barang
adalah mencocokan antara fisik barang dengan dokumen pengeluaran barang. Apabila
kedapatan selisih lebih atau kurang fisik barang, maka segera lakukan ‘adjustment pemasukan’
ataupun ‘adjustment pengeluaran’. Dalam tahapan ini menghasilkan dokumen pengeluaran
barang berupa surat perintah kepada petugas gudang untuk mengeluarkan sejumlah barang
diserahkan ke penerima barang sebagai pemohon barang yang bersangkutan. Dokumen
pengeluaran ini (SPMB – Surat Perintah Mengeluarkan Barang) adalah sebagai bukti formal
barang sudah diserahterimakan. Berikut pengelolaan kegiatan pengeluaran barang persediaan
Pangkalan yang dikelompokan ke dalam beberapa sub modul yang dijelaskan secara berurutan
mengikuti proses yang ada dalam SIPPang :
1. Sub Modul Daftar Permintaan Barang Belum SPMB (Pengelola Persediaan Pangkalan)
Sub modul ini dikelola oleh pengelola persediaan pangkalan yaitu Kasubbag Umum dan
Kepatuhan Internal atau kasi lain sebagai plh. Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal. Sub
modul ini berfungsi untuk menampilkan daftar permintaan barang persediaan (sudah ada
dokumen PB – Permintaan Barang) yang belum dilakukan persetujuan pengeluarannya
(belum ada dokumen SPMB). Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela utama
gudang – Kasi/Kasubbag, yang ditandai dengan link icon pengeluaran barang .
Jika masih ada permintaan barang persediaan (PB) namun belum ada SPMB-nya, pada saat
link icon tersebut diklik/dipilih akan tampil jendela baru daftar permintaan barang
persediaan belum SPMB. Dalam daftar tersebut ditampilkan data-data permintaan barang
(PB) yang belum SPMB. Dimana pada masing-masing data tersebut dilekatkan juga link icon
sub modul persetujuan pengeluaran barang persediaan. Jendela daftar permintaan
barang persediaan belum SPMB ini tidak ditampilkan lagi ketika sudah tidak ada lagi data
permintaan barang persediaan (PB) yang belum SPMB, dan yang ditampilkan adalah jendela
daftar pengeluaran barang – SPMB.
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
24 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
Gambar 18.24 : Daftar Permintaan Barang belum SPMB
2. Sub Modul Persetujuan Pengeluaran Barang (Pengelola Persediaan Pangkalan)
Sub modul ini dikelola oleh pengelola persediaan pangkalan yaitu Kasubbag Umum dan
Kepatuhan Internal atau kasi lain sebagai plh. Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal. Sub
modul ini berfungsi untuk merekam persetujuan pengeluaran barang persediaan atas
permintaan barang persediaan yang diajukan. Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui
jendela daftar permintaan barang persediaan belum SPMB. Ketika akan menyetujui salah
satu permintaan persediaan, pada sisi kanan data tersebut disediakan link icon yang
apabila diklik/dipilih akan tampil jendela baru form persetujuan pengeluaran barang
persediaan. Atribut-atribut yang ditampilkan dalam form tersebut meliputi : nomor
permintaan barang (PB) yang bersangkutan, kode, nama dan spesifikasi barang, satuan
barang dan jumlah barang yang disetujui untuk diberikan. Untuk melengkapi form ini, maka
isian yang tersedia harus diisi yaitu tanggal persetujuan pengeluaran. Untuk nomor
persetujuan pengeluaran barang persediaan (SPMB) sudah tersedia (pre-numbered). Nomor
dan tanggal persetujuan ini yang akan dijadikan bukti pengeluaran barang (SPMB). Setelah
isian tersebut dilengkapi dan disubmit, maka pengeluaran barang persediaan dapat
dilakukan. Terhadap barang persediaan yang telah mendapat persetujuan pengeluaran, tidak
dapat dilakukan pembatalan pengeluaran. Jika ingin membatalkan, maka melalui cara
‘adjustment pemasukan’.
Gambar 18.25 : Form Persetujuan Pengeluaran Barang Persediaan
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
25 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
3. Sub Modul Daftar Informasi Pengeluaran Barang – SPMB (Pengelola Persediaan Pangkalan)
Sub modul ini dikelola oleh pengelola persediaan pangkalan yaitu Kasubbag Umum dan
Kepatuhan Internal atau kasi lain sebagai plh. Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal. Sub
modul ini berfungsi untuk menampilkan daftar pengeluaran barang persediaan yang sudah
dilakukan persetujuan pengeluaran barang (SPMB – Surat Perintah Mengeluarkan Barang).
Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela utama gudang – Kasi/Kasubbag, yang
ditandai dengan link icon pengeluaran barang . Jika sudah tidak ada lagi data
permintaan barang persediaan (sudah ada dokumen PB) yang harus disetujui
pengeluarannya, pada saat link icon tersebut diklik/dipilih akan tampil jendela baru daftar
SPMB - pengeluaran barang persediaan – pengelola persediaan Pangkalan. Dimana pada
masing-masing data tersebut dilekatkan juga link icon informasi SPMB . Sub modul ini juga
dapat dikelola dengan mengklik link icon data pengeluaran barang pada jendela daftar
permintaan barang belum SPMB – pengelola persediaan Pangkalan.
Gambar 18.26 : Daftar SPMB – Pengeluaran Barang Persediaan (Pengelola Persediaan Pangkalan)
4. Sub Modul Informasi Pengeluaran Barang – SPMB (Pengelola Persediaan Pangkalan)
Sub modul ini dikelola oleh pengelola persediaan pangkalan yaitu Kasubbag Umum dan
Kepatuhan Internal atau kasi lain sebagai plh. Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal. Sub
modul ini berfungsi untuk menampilkan informasi pengeluaran barang persediaan yang telah
selesai proses persetujuannya (sudah ada dokumen SPMB-nya). Untuk mengelola sub modul
ini dengan mengklik link icon informasi SPMB yang terletak di sisi kiri data pada jendela
daftar SPMB – pengeluaran barang persediaan (SPMB). Kemudian akan ditampilkan pada
jendela terpisah mengenai informasi lengkap bukti pengeluaran barang (SPMB) yang dapat
dicetak dan disajikan dalam bentuk lembaran tercetak yang dilekatkan pada halaman
belakang buku manual ini.
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
26 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
5. Sub Modul Daftar SPMB Belum Validasi Pengeluaran (Petugas Gudang)
Sub modul ini dikelola oleh petugas pelaksana administrasi gudang pada Sub Bagian Umum
(user buki5) dan berfungsi untuk menampilkan daftar SPMB yang belum divalidasi
pengeluarannya (belum ada serah terima barang). Untuk dapat mengelola sub modul ini
melalui jendela utama gudang – petugas gudang, yang ditandai dengan link icon
pengeluaran barang . Jika masih ada SPMB namun belum divalidasi pengeluaran
barang persediaannya, pada saat link icon tersebut diklik/dipilih akan tampil jendela baru
daftar SPMB belum validasi pengeluaran – petugas gudang. Dalam daftar tersebut
ditampilkan data-data SPMB yang belum validasi pengeluarannya. Dimana pada masing-
masing data tersebut dilekatkan juga link icon sub modul validasi pengeluaran barang
dalam SPMB (Petugas Gudang). Jendela daftar SPMB belum validasi pengeluaran – petugas
gudang ini tidak ditampilkan lagi ketika sudah tidak ada lagi data SPMB yang perlu divalidasi
pengeluarannya, dan yang ditampilkan adalah jendela daftar pengeluaran barang – SPMB
(siap cetak).
Gambar 18.27 : Daftar SPMB Belum Validasi Pengeluaran (Petugas Gudang)
6. Sub Modul Validasi Pengeluaran Barang Dalam SPMB (Petugas Gudang)
Sub modul ini dikelola oleh petugas pelaksana administrasi gudang pada Sub Bagian Umum
(user buki5) dan berfungsi untuk merekam validasi pengeluaran barang persediaan dalam
SPMB. Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela daftar SPMB belum validasi
pengeluaran – petugas gudang. Ketika akan memvalidasi pengeluaran barang salah satu
SPMB, pada sisi kanan data tersebut disediakan link icon yang apabila diklik/dipilih akan
tampil jendela baru form validasi SPMB – pengeluaran barang persediaan (petugas gudang).
Atribut-atribut yang ditampilkan dalam form tersebut meliputi : nomor SPMB yang
bersangkutan, kode, nama dan spesifikasi barang, satuan barang dan jumlah barang yang
dikeluarkan. Setelah dilakukan penelitian kemudian disubmit dengan mengklik tombol
, maka perekaman validasi pengeluaran barang persediaan (SPMB) oleh
petugas gudang selesai.
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
27 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
Gambar 18.28 : Form Validasi SPMB – Pengeluaran Barang Persediaan (Petugas Gudang)
7. Sub Modul Daftar SPMB Belum Validasi Pengeluaran (Penerima Barang)
Sub modul ini dikelola oleh penerima barang yaitu : petugas pelaksana administrasi (umum-
nautika-teknik-telka), kepala kamar mesin, mualim, juru mudi, kelasi, masinis (juru motor)
dan juru minyak. Sub modul ini berfungsi untuk menampilkan daftar SPMB yang belum
divalidasi pengeluarannya (belum ada serah terima barang) oleh penerima barang yang
bersangkutan. Penerima barang hanya dapat memvalidasi pengeluaran barang yang
bersangkutan dengan sub unit kerjanya atau kapal/non-kapalnya. Untuk dapat mengelola
sub modul ini melalui jendela utama gudang – penerima/pemohon barang persediaan, yang
ditandai dengan link icon check SPMB . Jika masih ada SPMB namun belum
divalidasi pengeluaran barang persediaannya, pada saat link icon tersebut diklik/dipilih akan
tampil jendela baru daftar SPMB belum validasi pengeluaran – penerima/pemohon barang
persediaan. Dalam daftar tersebut ditampilkan data-data SPMB yang belum validasi
pengeluarannya. Dimana pada masing-masing data tersebut dilekatkan juga link icon sub
modul validasi pengeluaran barang dalam SPMB (Penerima/Pemohon Barang).
Gambar 18.29 : Daftar SPMB Belum Validasi Pengeluaran (Penerima/Pemohon Barang)
8. Sub Modul Validasi Pengeluaran Barang Dalam SPMB (Penerima/Pemohon Barang)
Sub modul ini dikelola oleh penerima barang yaitu : petugas pelaksana administrasi (umum-
nautika-teknik-telka), kepala kamar mesin, mualim, juru mudi, kelasi, masinis (juru motor)
Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015
28 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam
dan juru minyak. Sub modul ini berfungsi untuk merekam validasi pengeluaran barang
persediaan dalam SPMB oleh penerima barang yang bersangkutan. Untuk dapat mengelola
sub modul ini melalui jendela daftar SPMB belum validasi pengeluaran – penerima/pemohon
barang. Ketika akan memvalidasi pengeluaran barang salah satu SPMB, pada sisi kanan data
tersebut disediakan link icon yang apabila diklik/dipilih akan tampil jendela baru form
validasi SPMB – pengeluaran barang persediaan (penerima/pemohon barang). Atribut-
atribut yang ditampilkan dalam form tersebut meliputi : nomor SPMB yang bersangkutan,
kode, nama dan spesifikasi barang, satuan barang dan jumlah barang yang dikeluarkan.
Setelah dilakukan penelitian kemudian disubmit dengan mengklik tombol
, maka perekaman validasi pengeluaran barang persediaan (SPMB) oleh
penerima/pemohon barang selesai.
Gambar 18.30 : Form Validasi SPMB – Pengeluaran Barang Persediaan (Penerima/Pemohon Barang)
9. Sub Modul Cetak Pengeluaran Barang – SPMB (Petugas Gudang)
Sub modul ini dikelola oleh petugas pelaksana administrasi gudang pada Sub Bagian Umum
(user buki5) dan berfungsi untuk mencetak konsep naskah bukti pengeluaran barang (SPMB).
Konsep naskah tersebut hanya dapat dicetak apabila terhadap SPMB telah selesai divalidasi
oleh penerima barang yang bersangkutan. Untuk mengelola sub modul ini dengan mengklik
link icon cetak pengeluaran barang yang terletak pada bagian atas pada
jendela utama gudang – penerima/pemohon barang. Selanjutnya akan ditampilkan jendela
cetak pengeluaran barang (SPMB). Dalam jendela tersebut ditampilkan daftar bukti
pengeluaran barang (SPMB) dengan link icon cetak pengeluaran barang (SPMB) pada
masing-masing datanya. Ketika link icon tersebut diklik, maka akan ditampilkan pada jendela
yang terpisah konsep naskah bukti pengeluaran barang (SPMB) bersangkutan yang siap
cetak. Contoh lampiran konsep naskah bukti pengeluaran barang (SPMB) tersebut dilekatkan
pada halaman belakang buku manual ini.