BAB VANALISA PENGENDALIAN MATERIAL

5.1 Latar BelakangPersediaan adalah segala sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan.Persediaan adalah komponen, material atau produk jadi yang tersedia di tangan, menunggu untuk digunakan atau dijual (Groebner, Introduction to Management Science, 1992).PT PJB Unit Pembangkit Gresik merupakan Unit Kerja yang dikelola oleh PT PLN (Persero).Kegiatan inti UP Gresik adalah memproduksi tenaga listrik.Dengan total daya terpasanag 2.255 MW, UP Gresik mampu memproduksi energi listrik rata-rata 10.859 GWh pertahun yang disalurkan melalui Jaringan Transmisi Tegangan Ekstra Tinggi 150 KV dan 500KV.Dalam PT PJB Unit Pembangkit Gresik, Material / Persediaan yang direncanakan dan dikendalikan bukanlah bahan baku atau bahan bakar dalam membuat listrik.Tetapi suku cadang unutk mesin-mesin utama ataupun mesin pembantu dan bahan kimia agar mesin tidak mudah karatan dll. Berdasarkan hasil pengamatan di PT PJB UP Gresik khususnya di bagian Rendal (Perencanaan dan Pengendalian) Inventory. Dimana karyawan bagian Inventory dilema dan menjadi kambing hitam dalam pengambilan keputusan.Apabila persediaan dilebihkan maka karyawan bagian keuangan akan menganggap menimbun uang.Sedangkan apabila persediaan dikurangi atau memesan dengan jalan just in time maka karyawan operasi dan produksi akan lambat bekerja karena suku cadang yang suatu saat dibutuhkan tidak selalu ada dan harus memesan terlebih dahulu dengan jangka waktu pemesanan yang cukup lama.Yang menyebabkan produksi menjadi molor.

5.2 Rumusan MasalahBerdasarkan latar belakang di atas maka perlu dibuat rumusan masalah yang dihadapi PT PJB UP Gresik khususnya bagian inventory yaitu menekan biaya pengendalian persediaan. Karena sekarang di PT PJB UP Gresik terdapat banyak sekali penumpukan dalam gudang, Apabila di rupiahkan maka barang-barang persediaan itu senilai 200 juta.

5.3 Landasan TeoriPersediaan (inventory), dalam konteks produksi, dapat diartikan sebagaisumber daya menganggur (idle resource). Sumber daya menganggur ini belum digunakan karena menunggu proses lebih lanjut. Yang dimaksud dengan proses lebih lanjut disini dapat berupa kegiatan produksi seperti dijumpai pada sistem manufaktur, kegiatan pemasaran seperti dijumpai pada sistem distribusi ataupun kegiatan konsumsi seperti pada sistem rumah tangga.Keberadaan persediaan atau sumber daya menganggur ini dalam suatu sistem mempunyai suatu tujuan tertentu. Alasan utamanya adalah karena sumber daya tertentu tidak bisa didatangkan ketika sumber daya tersebut dibutuhkan. Sehingga, untuk menjamin tersedianya sumber daya tersebut perlu adanya persediaan yang siap digunakan ketika dibutuhkan. Adanya persediaan menimbulkan konsekuensi berupa resiko-resiko tertentu yang harus ditanggung perusahaan akibat adanya persediaan tersebut. Persediaan yang disimpan perusahaan bisa saja rusak sebelum digunakan. Selain itu perusahaan juga harus menanggung biaya-biaya yang timbul akibat adanya persediaan tersebut.

5.3.1 Teori PersediaanPersediaan adalah bahan mentah, barang dalam proses (work in procces), barang jadi, barang pembantu, bahan pelengkap, komponen yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan (Riggs, 1976).Secara luas, tujuan dari sistem persediaan adalah menemukan solusi optimal terhadap seluruh masalah yang terkait dengan persediaan.Karena perusahaan memiliki banyak subsistem selain persediaan, maka mengukur kontribusi pengendalian persediaan dalam mencapai keuntungan tidaklah mudah. Optimalisasi pengendalian persediaan dapat diukur dengan total biaya minimal pada suatu periode tertentu.

5.3.2 Metode dalam Pengendalian Persediaan Teknik pengendalian persediaan merupakan tindakan yang sangat penting dalam menghitung berapa jumlah optimal tingkat persediaan yang diharuskan, serta kapan saatnya mulai mengadakan pemesanan kembali. Secara garis besar metode yang digunakan dalam pengendalian persediaan meliputi :

5.3.2.1 Aggregate Planning Aggergate planning atau yang sering disebut aggregate scheduling merupakan suatu pendekatan untuk menentukan jumlah dan waktu menengah (biasanya antara 3-18 bulan mendatang). Tujuan umum dari aggregate planning adalah untuk meminimalkan biaya melalui perencanaan pada setiap periode nya. 5.3.2.2 Economic Order Quantity Metode ini dikembangkan atas fakta adanya biaya variable dan biaya tetap dari proses produksi atau pemesanan barang.Model ini dapat diterapkan dengan menggunakan asumsi-asumsi sebagai berikut :a. Permintaan diketahui dengan pasti dan konstan selama periode persediaanb. Setiap pesanan diterima dalam sekali pengiriman dan lansung dapat digunakan c. Jarak waktu sejak pesan sampai pesanan dating (led time) pasti.d. Semua biaya diketahui dan bersifat pastie. Kekurangan persediaan (Stock out)tidak diijinkanf. Tidak ada diskon dalam kuantitas pemesananQ =

Rumus Umum EOQ : Dimana : S = Biaya Pemesanan D = Permintaan per-periode H = Holding Cost 5.3.2.3 Production Order Quantity Model ini dapat diterapkan ketika persediaan secara terus menerus mengalir atau terbentuk sepanjang periode waktu setelah pemesanan atau ketika produk dijual sehingga model ini cocok untuk lingkungan produksi.Q*p =

Maka Jumlah produksi optimal adalah sebagai berikut :

Dimana : d = tingkai permintaan harian P = tingkat produksi harian 5.3.2.4 Forecasting Peramalan adalah model yang digunakan untuk mengukur atau menaksir keadaan di masa yang akan datang.Forecasting merupakan tahap awal dalam perencanaan dan pengendalian produksi yang bersifat made stock.Peramalan ini digunakan sebagai bahan dasar untuk menentukan kebijakan pengnedalian dadi sistem persediaan (inventory), membuat perencanaan produksi, pembebanan mesin, menentukan kebijakan mesin, peralatan, bahan serta menentukan tingkat tenaga kerja selama periode produksi. 5.3.2.5 Material Requirement Planning Material Requirement Planning adalah metode dalam perencanaan dan pengendalian material yang sangat ketergantungan (dependent). Perencanaan dan pengendalian material ini merupakan hal yang penting dalam industri manufaktur, karena jika perencanaan dan pengendalian material ini tidak terjadwal dengan baik akan dapat meningkatkan biaya produksi.Ada tiga langkah yang harus dilakukan: Peramalan Permintaan Jadwal Induk Produksi ( Master Production Schedulling) Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku 5.3.2.56 Lot Sizing Sistem MRP (Material Requirement Planning) merupakan cara yang baik untuk menentukan jadwal produksi dan kebutuhan bahan, apabila kita membutuhkan bahan baku, kita harus membuat keputusan akan seberapa besar bahan yang akan dipesan.Keputusan ini dinamakan Lot Sizing Decision.Ada beberapa macam cara untuk menentukan Lot Size dalam sistem MRP diantaranya: Lot For Lot Technique EOQ Technique PPB Technique 5.3.2.7 Analisis ABC Analisis ini sangat berguna terhadap penentuan jenis barang yang paling penting dalam sistem inventori yang bersifat multisistem.Analisis ABC ini dapat mengklasifikasikan seluruh jenis barang berdasarkan tingkat kepentingannya.Adapun prosedur analisis ABC adalah :1. Tentukan Standar atau Kriteria untuk mengukur pengelompokan semua jenis barang2. Urutkan semua jenis barang tersebut dalam persediaan berdasarkan ukuran standar tersebut diatas.5.4 Analisa Study Kasus Dengan Metode ABCLangkah-langkah yang digunakan dalam menyelesaikan persoalan ABC menggunakan POM for Windows :1. Buka Aplikasi POM for Windows dengan mengklik ganda icon tersebut2. Klik modul pilih Inventory3. Klik pada toolbar File kemudian pilih New4. Pilih ABC Analysis5. Ketik judul yang di inginkan, Number of Item isi dengan jumlah barang yang akan dianalisa, klik OK6. Percent of Item That Are A isi 20, percent of Item that are B isi 307. Masukan data nya meliputi demand dan Price kemudian klik Solve

5.4.1 Penyajian Data ABC

Tabel 5.1Data Untuk Study Kasus ABC

No. StockSuku CadangVol Penggunaan / tahun(unit)Biaya / Unit(Rp)

#10287#10266#11254#11765#12512#12908#13467#13890#14145#14556500120036030023685020060025070012.5003.0008.0005.5006.0004.5009.0003.5002.5503.650

Adapun pengolahan data untuk study kasus ABC dan EOQ adalah menggunakan Microsoft Production Operation Management (POM ) .Tabel 5.2Data Untuk Study Kasus ABC dalam POM

5.4.2 Pembahasan Study Kasus ABCTabel 5.3Output Untuk Study Kasus ABC

Persentase Penggunaan Nilai Uang Untuk Setiap Kelas : A = 23,4 +14,32 = 37,72 ~ 38 % B = 13,48 + 10,78 + 9,56 = 33,82 ~ 34% C = 7,86 + 6,74 + 6,18 + 5,3 +2,39 = 28,47 ~ 28 %

Grafik 5.1Gafik Pengelompokan Inventory PT PJB UP Gresik berdasarkan Klasifikasi ABC

Setelah material material inventori dikelompokkan ke dalam kelas A, B, C, selanjutnya pihak manajemen pembelian perlu memfokuskan perhatian pada material material kelas A dengan merumuskan kebijaksanaan JIT dalam pembelian material material kelas A dengan nomor stock 10287 dan 10266 . Pihak manajeman industri juga dapat memanfaatkan klasifikasi ABC ini untuk merumuskan sistem manajemen inventory material.Seperti ditunjukkan pada table di bawah ini :

Tabel 5.4Kebijaksanaan Manajemen Inventory Berdasarkan Klasifikasi ABC

DeskripsiMaterial - material kelas AMaterial-material kelas BMaterial-material kelas C

Fokus Perhatian ManajemenUtamaNormalCukup

Pengambilan (Kontrol)KetatNormalLonggar

Stock PengamananSedikitNormalCukup

Akurasi PeramalanTinggiNormalCukup

5.5 Analisa Study Kasus Dengan Metode EOQ

Adapun Langkah-langkah yang digunakan dalam menyelesaikan persoalan EOQ menggunakan POM for Windows :1. Buka Aplikasi POM for Windows dengan mengklik ganda icon tersebut2. Klik modul pilih Inventory3. Klik pada toolbar File kemudian pilih New4. Pilih Economic Order Quantity (EOQ) Model untuk memulai model baru5. Title yaitu judul tabel6. Pada Tolbar Reorder Point pilih Compute Reorder Point, klik OK7. Masukkan data-data yang diketahui pada table kemudian klik Solve atau F9 untuk melihat hasilnya

5.5.1 Penyajian Data EOQTabel 5.5Data Study kasus EOQ

DeskripsiJumlahSatuan

Permintaan500Unit

Ordering Cost20.000Rupiah

Unit Cost12.500Rupiah

Hari Kerja Efektif / Tahun250Hari

Waktu Tenggang Pemesanan2Hari

Biaya Penyimpanan1000rupiah

Tabel 5.6Data Study kasus EOQ dalam POM

5.5.2 Pembahasan Study Kasus EOQ

Tabel 5.7

Output Study kasus EOQ

Grafik 5.2Cost Curve

Dengan menggunakan EOQ ini diharapkan perusahaan mampu mengendalikan jumlah persediaan untuk suatu produk di gudang.Sehingga jumlah produksi energy listrik sesuai dengan target yang di inginkan dan tidak mengalami overstock yang berlebihan.Jika terlalu banyak yang disimpan di gudang, maka di khawatirkan perusahaan mengalami kerugian yang cukup besar baik dari segi biaya maupun kondisi nya.Maka dari Output diatas dapat dianalisa :

1. Daily Demand Rate = = = 2

2. Lead Time in Days Dengan Lead Time 2 maka diharapkan pemesanan kembali suku cadang dilakukan dengan jangka waktu 2 hari dari pemesanan yang pertama.Permintaan suku cadang tersebut paling lambat juga 2 hari setelah pemesanan.

3. Sefety Stock Stock pengaman yang ada di gudang harus sesuai dengan target yang digunakan jika perusahaan mengalami kekurangan suku cadang di gudang. Biasanya stock pengaman ini diperoleh dari sisa sukun cadang sebelumnya.Tetapi dalam pengolahan data, tidak terdapat Safety Stock.Artinya Perusahaan tidak mempunyai sisa suku cadag dalam gudang.

4. Optimal Order Quantity

Q =

= = 141,42

Dalam setiap perusahaan dalam memenuhi target produksi, suku cadang yang dinginkan oleh operator harus di asumsikan terlebih dahulu dengan nilai asumsi optimum.Hal ini akan dilakukan untuk menghindari jika perusahaan mengalami kekurangan jumlah stock suku cadang. Jika di hitung dengan rumus:

5. Annual Set up Cost Annual Set up Cost merupakan biaya yang dikeluarkan pada saat suku cadang tersebut di gudangDalam hal ini jangka waktu pembayaran dari waktu ke waktu sama. Annual Set up Cost = x SC = x 20.000 = 70.710,686. Annual Holding Cost Merupakan biaya yang dikeluarkan untuk penyimpanan suku cadang di gudang yang sifatnya kontinyu.Annual Holding Cost = Average Inventory x Holding Cost= 70.710,68

= 70.7107 x 1000 7. Total CostTotal Cost = Annual Set up Cost + Annual Holding Cost + Unit Cost = 70.710,68 + 70.710,68 + 6.250.000 = 6.391.442

5.6 Kesimpulan

Dalam penggunaan nya analisa ABC dan EOQ tidaklah berbeda yaitu untuk meminimalisir besarnya penyimpanan inventory gudang. Baik itu cost, labour ataupun time . Analisa ABC digunakan untuk mengklasifikasikan beberapa material dari tingkat kebutuhan dan harga per unit nya.Sedangkan dalam analisa EOQ hanya menganalisa satu bahan material dan membahasnya secara detail.Yang dalam bab ini, material adalah bukan bahan baku atau bahan bakar untuk membuat energy listrik, tapi suku cadang dan bahan kimia yang sering perlukan untuk kebuthan operasi dan produksi. Dalam analisis ABC hasil POM for Windows menunjukkan bahwa yang yang masuk dalam klasifikasi A merupakan suku cadang yang mempunyai angka penyerapan dana (dalam rupiah) paling besar.Maka dari itu pemesanan suku cadang tidak boleh periodik tapi sesuai permintaan dan penggantian posisi persediaan.

Dalam analisa EOQ dapat disimpulkan seperti di bawah ini : Daily Demand Rate = 2 Lead Time in Days = 2 Sefety Stock = 0 Optimal Order Quantity = 141.42 Annual Set up Cost = 70.710,68 Annual Holding Cost = 70.710,68 Total Cost = 6.391.442