BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pengendalian persediaan (Inventory Control) salah satu fungsi

manajerial yang sangat penting dalam operasional suatu perusahaan

adalah pengendalian persediaan (Inventory Control), karena kebijakan

persediaan secara fisik akan berkaitan dengan investasi dalam aktiva

lancar di satu sisi dan pelayanan kepada pelanggan di sisi lain. Pengaturan

persediaan ini berpengaruh terhadap semua fungsi bisnis (operation,

marketing, dan finance). Berkaitan dengan persediaan ini terdapat konfilk

kepentingan diantara fungsi bisnis tersebut. Finance menghendaki tingkat

persediaan yang rendah, sedangkan marketing dan operasi menginginkan

tingkat persediaan yang tinggi agar kebutuhan konsumen dan kebutuhan

produksi dapat dipenuhi.

Berkaitan dengan kondisi di atas, maka perlu ada pengaturan

terhadap jumlah persediaan, baik bahan-bahan maupun produk jadi,

sehingga kebutuhan proses produksi maupun kebutuhan pelanggan dapat

dipenuhi. Tujuan utama dari pengendalian persediaan adalah agar

perusahaan selalu mempunyai persediaan dalam jumlah yang tepat, pada

waktu yang tepat, dan dalam spesifikasi atau mutu yang telah di tentukan

sehingga continuitas usaha dapat terjamin. Usaha untuk mencapai tujuan

tersebut tidak terlepas dari prinsip-prinsip ekonomi yaitu jangan sampai

biaya-biaya yang dikeluarkan terlalu tinggi. Baik persediaan yang terlalu

banyak maupun terlalu sedikit akan minimbulkan membengkaknya biaya

persediaan. Jika persediaan terlalu banyak, maka akan timbul biaya-biaya

yang disebut carrying cost, yaitu biaya-biaya yang terjadi karena

perusahaan memiliki persediaan yang banyak, seperti : biaya yang

tertanam dalam persediaan, biaya modal (termasuk biaya kesempatan

pendapatan atas dana yang tertanam dalam persediaan), sewa gudang,

biaya administrasi pergudangan, gaji pegawai pergudangan, biaya

asuransi, biaya pemeliharaan persediaan, biaya kerusakan/kehilangan

.

B. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dalam penelitian ini adalah semakin

banyaknya kompalin dari lapangan mengenai ketersediaan barang

C. Batasan Masalah

Ruang lingkup masalah penelitian sebagai berikut:

1. Menemukan masalah mengapa bisa ada kekurangan stock barang.

2. Mengemukakan teori tentang pengendalian persediaan yang benar

sehingga tidak terjadi stock out.

D. Tujuan

Untuk mengetahui controling inventory yang baik dan benar agar

komplaint dari lapangan tidak terjadi lagi.

2

E. Manfaat

Makalah ini dibuat dengan tujuan menjelaskan secara lebih rinci

dan detail mengenai manajemen persediaan, fungsi, serta model-model di

dalam manajemen persediaan.

3

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Persediaan Barang (stock barang)

Menurut Ristono (2009) persediaan dapat diartikan sebagai

barang-barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau

periode yang akan datang. Persediaan terdiri dari persediaan bahan baku,

persediaan bahan setengah jadi dan persediaan barang jadi. Persediaan bahan

baku dan bahan setengah jadi disimpan sebelum digunakan atau dimasukkan

ke dalam proses produksi, sedangkan persediaan barang jadi atau barang

dagangan disimpan sebelum dijual atau dipasarkan. Dengan demikian setiap

toko yang melakukan kegiatan usaha umumnya memiliki persediaan.

Persediaan merupakan suatu model yang umum digunakan untuk

menyelesaikan masalah yang terkait dengan usaha pengendalian bahan baku

maupun barang jadi dalam suatu aktifitas toko.

Maka dapat diambil kesimpulan bahwa pengertian pengendalian

persediaan merupakan suatu usaha memonitor dan menentukan tingkat

komposisi bahan yang optimal dalam menunjang kelancaran dan efektifitas.

B. Definisi Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan adalah aktivitas mempertahankan jumlah

persediaan pada tingkat yang dikehendaki. Pada produk barang,

4

pengendalian persediaan ditekankan pada pengendalian material. Pada

produk jasa, pengendalian diutamakan sedikit pada material dan banyak pada

jasa pasokan karena konsumsi sering kali bersamaan dengan pengadaan jasa

sehingga tidak memerlukan persediaan.

C. Tujuan Pengelolaan Persediaan

1. Persediaan merupakan investasi yang membutuhkan modal besar.

2. Mempengaruhi pelayanan ke pelanggan.

3. Mempunyai pengaruh pada fungsi operasi, pemasaran, dan fungsi

keuangan.

4. Menghilangkan pengaruh ketidakpastian (mis: safety stock)

5. Memberi waktu luang untuk pengelolaan produksi dan pembelian

6. Untuk mengantisipasi perubahan pada permintaan dan penawaran.

7. Menghilangkan/mengurangi risiko keterlambatan pengiriman bahan

8. Menyesuaikan dengan jadwal produksi

9. Menghilangkan/mengurangi resiko kenaikan harga

10. Menjaga persediaan bahan yang dihasilkan secara musiman

11. Mengantisipasi permintaan yang dapat diramalkan.

12. Mendapatkan keuntungan dari quantity discount

13. Komitmen terhadap pelanggan.

5

D. Jenis Persediaan

1. Persediaan barang jadi biasanya tergantung pada permintaan pasar

(independent demand inventory)

2. Persediaan barang setengah jadi dan bahan mentah ditentukan oleh

tuntutan proses produksi dan bukan pada keinginan pasar (dependent

demand inventory).

E. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan

1. Struktur biaya persediaan.

a. Biaya per unit (item cost)

b. Biaya penyiapan pemesanan (ordering cost)

1) Biaya pembuatan perintah pembelian (purchasing order)

2) Biaya pengiriman pemesanan

3) Biaya transportasi

4) Biaya penerimaan (Receiving cost)

5) Jika diproduksi sendiri maka akan ada biaya penyiapan (set

up cost): surat menyurat dan biaya untuk menyiapkan

perlengkapan dan peralatan.

c. Biaya pengelolaan persediaan (Carrying cost)

1) Biaya yang dinyatakan dan dihitung sebesar peluang yang

hilang apabila nilai persediaan digunakan untuk investasi

(Cost of capital).

6

2) Biaya yang meliputi biaya gudang, asuransi, dan pajak (Cost

of storage). Biaya ini berubah sesuai dengan nilai

persediaan.

d. Biaya resiko kerusakan dan kehilangan (Cost of obsolescence,

deterioration and loss).

e. Biaya akibat kehabisan persediaan (Stockout cost)

F. Metode-metode Pengelolaan Persediaan

1. METODA EOQ (ECONOMIC ORDER QUANTITY)

ASUMSI:

a. Kecepatan permintaan tetap dan terus menerus.

b. Waktu antara pemesanan sampai dengan pesanan datang (lead time)

harus tetap.

c. Tidak pernah ada kejadian persediaan habis atau stock out.

d. Material dipesan dalam paket atau lot dan pesanan datang pada

waktu yang bersamaan dan tetap dalam bentuk paket.

e. Harga per unit tetap dan tidak ada pengurangan harga walaupun

pembelian dalam jumlah volume yang besar.

f. Besar carrying cost tergantung secara garis lurus dengan rata-rata

jumlah persediaan.

g. Besar ordering cost atau set up cost tetap untuk setiap lot yang

dipesan dan tidak tergantung pada jumlah item pada setiap lot.

7

h. Item adalah produk satu macam dan tidak ada hubungan dengan

produk lain.

Ukuran

Lot = Q

Rata-rata

Persedia-

Perse- an =

Q/2

diaan

Waktu

Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum menghitung EOQ:

D: Besar laju permintaan (demand rate) dalam unit per tahun.

S: Biaya setiap kali pemesanan (ordering cost) dalam rupiah per

pesanan

C: Biaya per unit dalam rupiah per unit

i: Biaya pengelolaan (carrying cost) adalah persentase terhadap nilai

persediaan per tahun.

Q: Ukuran paket pesanan (lot size) dalam unit

8

TC: Biaya total persediaan dalam rupiah per tahun.

H: Biaya penyimpanan ( rupiah / unit / tahun )

Biaya pemesanan per tahun (Ordering cost):

OC = S (D/Q)

Biaya pengelolaan persediaan per tahun (Carrying cost)

CC = ic (Q/2)

Maka, total biaya persediaan:

TC = S (D/Q) + ic (Q/2)

Biaya TC=biaya total

Tahunan

Biaya

Pengelolaan

Biaya

iCQ/2

Minimum

Biaya

pemesanan

SxD/Q

EOQ

9

Terjadi keseimbangan antara carrying cost dan ordering cost, maka Q

dihitung dari:

Q = (2SD)/ic

2. METODA POQ (PERIODIC ORDER QUANTITY)

Period Order Quantity (POQ) : Pendekatan menggunakan

konsep jumlah pemesanan ekonomis agar dapat dipakai pada periode

bersifat permintaan diskrit, teknik ini dilandasi oleh metode EOQ.

Dengan mengambil dasar perhitungan pada metode pesanan ekonomis

maka akan diperoleh besarnya jumlah pesanan yang harus dilakukan

dan interval periode pemesanannya adalah setahun.

PenggunaanPOQ:

POQ digunakan sebagai pengganti EOQ, bila permintaan tidak

uniform.

Formula EOQ digunakan untuk menghitung waktu antarpemesanan

(economic time between orders)

10

POQ = EOQ/Rata2 pemakaian per minggu

Dengan POQ ini kuantitas pemesanan ditentukan oleh

permintaan aktual, sehingga akan menurunkan biaya penyimpanan

(carrying cost).

3. QUANTITY DISCOUNT MODEL

Dalam rangka meningkatkan volume penjualan seringkali

perusahaan (supplier) memberikan harga yang lebih rendah kepada

pelanggan yang membeli dalam jumlah yang lebih besar. Jadi harga

per unit ditentukan semakin murah dengan semakin banyaknya jumlah

yang dibeli.

Dalam model potongan harga ini kita harus mempertimbangkan

trade off antara biaya pembelian dengan biaya penyimpanan, dimana

semakin banyak jumlah yang dibeli maka biaya pembelian per unit

akan semakin menurun, tapi di lain pihak biaya penyimpanan akan

semakin meningkat.

Asumsi dalam Quantity Discount Model

a. Permintaan Bebas (Independent Demand)

b. Tingkat permintaan konstan (Demand rate is constant).

c. Lead time tetap dan diketahui (Lead time is constant and know)

11

d. Harga per unit tergantung kepada kuantitas (Unit cost depent on

quantity)

e. Biaya penyimpanan proporgsional dengan rata-rata tingkat

persediaan (Carrying cost depends linearly on the average level of

inventory)

f. Biaya pemesana per pesanan tetap (Ordering/setup cost per order

is fixed)

g. Hanya satu item yang dikendalikan (The item is a single product)

Dalam rangka mencari biaya terendah dengan menggunakan model ini

dimasukan biaya pembelian untuk mencari biaya total, secara

matematis ditulis :

D QH TC = − S + − + PD

Q 2

Kalau terdapat beberapa potongan harga, maka untuk menentukan

jumlah pemesanan yang akan meminimaliasi biaya persediaan total

tahunan, perlu dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Hitung nilai EOQ untuk potongan harga tertinggi (harga terendah).

Apabila jumlah ini fisibel, artinya jumlah yang akan dibeli

mencapau jumlah yang dipersyaratkan dalam potongan harga,

maka jumlah tersebut merupakan jumlah pembelian/pesanan yang

optimal. Jika tidak lanjutkan ke tahap 2.

2. Hitung biaya total untuk kuantitas pada harga terendah tersebut.

12

3. Hitung EOQ pada harga terendah kedua. Jika jumlah ini fisibel

hitung biaya totalnya, dan bandingkan dengan biaya total pada

kuantitas sebelumnya (langkah 2). Kuantitas optimal adalah

kuantitas yang memiliki biaya terendah.

Jika langkah ketiga masih tidak fisibel, ulangi langkah-langkah di atas

sampai diperoleh EOQ fisibel atau perhitungan tidak bisa dilanjutkan.

13

BAB III

PEMBAHASAN

A. Faktor-Faktor yang menyebabkan Stock Out

Menurut Gazali (2002), Stock Out adalah keadaan persediaan barang

kosong yang dibutuhkan. Stock kosong adalah jumlah stock akhir barang

sama dengan nol. Stock barang digudang mengalami kekosongan dalam

persediaannya sehingga bila ada permintaan tidak bisa dipenuhi.

Menurut Rangkuti (2004), apabila jumlah permintaan atau kebutuhan

lebih besar dari pada tingkat persediaan yang ada maka akan terjadi

kekurangan persediaan yang disebut Stock Out.

Faktor-faktor yang menyebabkan Stock Out:

1. Tidak terdeteksinya barang yang hampir habis, hal ini terkait dengan

ketelitian store man dalam mencatat persediaan yang menipis.

2. Hanya ada persediaan dalam jumlah yang kecil untuk barang tertentu

dalam slow moving, maka ketika habis tidak ada persediaan di gudang.

3. Barang yang dipesan belum datang, hal ini terkait dengan waktu tunggu

(lead time) dari supplier yang berbeda-beda.

4. Supplier mengalami kekosongan, kadang-kadang ini terjadi karena

supplier mengalami kekosongan pengiriman dari pabrik yang

mengakibatkan pesanan tida k dapat terpenuhi akibatnya persediaan di

warehouse juga kosong.

14

B. Kerugian Akibat Stock Out

1. Hilang kesempatan mendapatkan laba

2. Konsumen kecewa

3. Kontinuitas terganggu

4. Reputasi jelek

5. Pesaing bisa merebut pelanggan

C. Solusi Agar Tidak Terjadi Stock Out

Persediaan pengaman atau sering pula disebut safety stock adalah

persediaan yang dilakukan untuk mengantisipasi unsur ketidakpastian

permintaan dan penyediaan. Apabila persediaan pengaman tidak mampu

mengantisipasi ketidakpastian tersebut, maka akan terjadi kekurangan

persediaan (stockout).

1. Penggunaan bahan baku rata-rata

Salah satu dasar untuk memperkirakan penggunaan bahan baku selama

periode tertentu, khusunya selama periode pemesanan adalah rata-rata

penggunaan bahan baku pada masa sebelumnya.

2. Faktor waktu

Lead time adalah lamanya waktu antara mulai dilakukannya pemesanan

bahan-bahan sampai dengan kedatangan bahan-bahan yang dipesan

tersebut dan diterima di gudang persediaan.

15

3. Persediaan antisipasi.

Persediaan antisipasi disebut sebagai stabilization stock merupakan

persediaan yang dilakukan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang

sudah dapat diperkirakan sebelumnya.

4. Persediaan dalam pengiriman (transit stock).

Persediaan dalam pengiriman disebut work-in process stock adalah

persediaan yang masih dalam pengiriman, yaitu :

a. External transit stock adalah persediaan yang masih berada dalam

transportasi.

b. Internal transit stock adalah persediaan yang masih menunggu untuk

diproses atau menunggu sebelum dipindahkan.

D. Analogi Tangki Air

Tangki

air seperti

gambar diatas

adalah suatu

analogi yang

baik untuk konsep aliran dan stock ini. Pada gambar, aliran air dalam tangki

16

menunjukkan inventory. Tingkat arus masuk ke dalam tangki adalah analog

dengan kapasitas supply dan ting

kat arus keluar menunjukkan demand. Jadi tinggi air (inventory)

adalah penyangga antara supply dan demand. Kalau demand melebihi

supply, maka tinggi air dalam tangki akan turun sampai tingkat dari supply

dan demand kembali seimbang atau sampai air habis (kosong). Sama halnya

bila supply melebihi demand, tinggi air dalam tangki akan naik.

17

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil pembahasan di atas, maka dapat kita simpulkan

bahwa stock out dapat diminimalisir dengan ketelitian dalam pengecekan

stock, dan perencanaan yang baik dalam suatu pekerjaan.

B. Saran

Berdasarkan pembahasan diatas, maka saran penulis untuk para

pembaca adalah untuk melakukan perncanaan suatu pekerjaan dengan baik sehingga

tidak terjadi stock out.

C. Daftar pustaka

-Thiess.2012.Inventory control.Jakarta:Thiess

- http://kapanpunbisa.blogspot.com/2013/05/pengertian-persediaan-barang.html

18

19