materi 4. inventory control management

23
INVENTORY CONTROL MANAGEMENT (ANALISIS ABC, VEN, EOQ) (Dimas Adhi Pradana., M.Sc., Apt)

Upload: ade-rachmah-fitrianty

Post on 26-Oct-2015

141 views

Category:

Documents


10 download

TRANSCRIPT

INVENTORY CONTROL MANAGEMENT

(ANALISIS ABC, VEN, EOQ)

(Dimas Adhi Pradana., M.Sc., Apt)

Inventory Control ?• Pengawasan terhadap persediaan inventory control adalah

bagaimana fungsi tersebut dapat dilaksanakan secara EFEKTIF dan EFISIEN

• Mengapa pengendalian persediaan sangat penting ?– Karena begitu besar jumlah yang diinvestasikan dalam persediaan.

Pengendalian persediaan yang tepat memiliki pengaruh yang kuat dan langsung terhadap perolehan kembali atas investasi.

– Pengendalian persediaan juga penting dalam menentukan stok yang benar

PENGELOLAAN PERSEDIAAN

PENGELOLAAN PERSEDIAAN sebagai inti dari kegiatan pengadaan untuk MENCAPAI KETERSEDIAAN OBAT di RS, MENGHINDARI STOCK OUT dan mencegah STOCK YANG MENUMPUK

• Inventory dapat berupa :– barang mentah (raw material)– barang setengah jadi (work in process)– barang jadi (finished goods)– barang pengemas (packaging materials)

Pengendalian Persediaan yang Efektif ?

• Pengendalian persediaan yang efektif adalah mengoptimalkan dua tujuan :1. Memperkecil total investasi pada persediaan2. Menjual/menyediakan berbagai produk yang benar untuk

memenuhi permintaan konsumen.

• Hal ini dapat dicapai apabila dapat menentukan :1. Berapa banyak suatu item barang akan dipesan pada suatu

waktu.2. Kapan dilakukan pemesanan ulang terhadap item tersebut.3. Yang mana dari item-item tersebut perlu dilakukan

pengawasan.

Masalah Pengendalian Persediaan

• Masalah klasik dari pengendalian persediaan adalah bagaimana CARA MENYEIMBANGKAN antara keuntungan pelaksanaan inventory dengan biaya-biaya yang ditimbulkannya.

1. Biaya penyimpanan

Biaya-biaya variabel yang berhubungan langsung dengan jumlah persediaan, seperti: biaya resiko kerusakan, kecurian, penerangan, keusangan, dll.

2. Biaya pemesanan

Biaya yang setiap kali harus ditanggung dalam pemesanan suatu bahan/barang, seperti: biaya telepon, pemrosesan pesanan, pemeriksaan penerimaan, pengiriman ke gudang.

3. Biaya penyiapan

Biaya yang harus ditanggung oleh RS dalam memproduksi suatu komponen apabila bahan-bahan tersebut tidak dibeli tetapi diproduksi sendiri, seperti Biaya mesin-mesin tidak terpakai, persiapan tenaga kerja langsung, penjadwalan, ekspedisi.

Pertimbangan Biaya variabel

4. Biaya kehabisan/kekurangan bahanBiaya ini terjadi apabila persediaan tidak mencukupi terhadap permintaan atas bahan tersebut, seperti: adanya biaya karena pemesanan khusus, biaya kegiatan administrasi, kehilangan pelanggan, dll.

Dalam hal ini, perlu dilakukan pengendalian jumlah persediaan untuk memenuhi kebutuhan dengan cara yang paling ekonomis dan meminimalkan total biaya persediaan.

Tujuan Inventory Control• Tujuan dari persediaan yang paling penting : Melindungi dari kerugian.

Persediaan dapat melindungi dari berbagai fluktuasi dari permintaan dan penawaran. Jika distribusi obat dari supplier terlambat atau permintaan tiba-tiba meningkat seperti pada kasus penyakit epidemik tertentu, maka sistem persediaan yang baik dapat melindungi persediaan dari stok kosong.

Membuat sistem pengadaan/ manufaktur. Harga unit-unit dari obat dengan sistem manufaktur biasanya lebih rendah, dan hal tersebut dihasilkan dari sistem persediaan yang baik.

Tujuan Inventory Control (cont’n) Meminimalkan waktu tunggu.

Sistem persediaan dapat meningkatkan ketersediaan obat secara optimal, sehingga pelayanan kesehatan dapat ditingkatkan.

Meningkatkan efisiensi transportasi. Biaya transportasi akan meningkat jika tidak ada sistem persediaan atau stok.

Mengantisipasi fluktuasi. Fluktuasi akan permintaan sulit untuk diprediksi. Sistem inventori dapat mengantisipasi kenaikan permintaan yang tidak menentu.

KERUGIAN INVENTORIPerlu biaya yang besar, mencakup1. Capital cost

Inventori seperti aset perusahaan perlu biaya besar2. Storage cost

Stocking cost : pemeliharaan bangunan, pajak, listrik dan biaya keamanan, sebagai fixed cost, asuransi, cold room operation dan material handling cost. Kerusakan

- Bisa muncul pada penyimpanan yang lama - Semakin besar stock barang -> kerusakan semakin besar

Obsalescence/penuaan - Terutama bila muncul produk baru

- Penulisan resep selalu obat baru - Diperkecil dg kredit penukaran ulang dg penyalur

Expiration date Pencurian

- sangat rawan bila jumlahnya besar

MODEL INVENTORI• Terdiri dari working stock dan safety stock• Working stock jumlah persediaan yang

diperlukan untuk semua permintaan pengguna obat

• Working stock bervariasi dari 0 – Q0 • Safety stock adalah jumlah persediaan yang

diperlukan bila terjadi kelambatan pengiriman atau permintaan yg berlebih.

• Safety stock = reserve stock=buffer stock=fluctuation stock.

• Average working stock = ½ Q0• Average inventori = • Harga I semakin kecil bila : - Working stock kecil - Safety stock kecil -> dapat berakibat stock out• Bila I semakin kecil -> holding cost semakin

rendah

I = ss + ½Q0

SISTEM CONTROL INVENTORIAda 2 macam model inventori :- Sistem periodik (fixed interval system)- Sistem perpetual (fixed quantity system)Sistem Periodik- Posisi inventori DILAKUKAN SETIAP

INTERVAL WAKTU antar pesanan yang lalu dan pesanan yg sedang dikerjakan, sebesar jumlah selisih perbedaan current inventory level dan a predetermined maximum inventory level.

- Maximum inventory level=safety stock + working stock = purata konsumsi antar dua pemesanan.

- Nama lain : * T - system (time) * Economic order interval (EOI) system.

PERPETUAL SYSTEM

• Nama Lain : Q - system (quantity) Economic Order Quantity (EOQ)

• Inventory level dilakukan terus menerus (setiap hari, minggu atau setiap pemesanan)

• Beberapapun besar stock yang ada, order tetap dilakukan dalam jumlah optimal Economic Order Quantity (EOQ)

SERVICE LEVEL

• Adalah persen permintaan yg dpt dipenuhi dari persediaan yg ada.Misal : 95% service level = spesial obat yg 95% selalu ada dlm persediaan.

• Service level = 95% -> stock out frequency = 5%

• Untuk menjaga service level dlm keadaan konstan safety stock naik dg meningkatnya lead time.

Model-Model Pengendalian Persediaan

• Ada beberapa model sistem pengendalian persediaan yaitu :

• 1. Model ABC• 2. Model EOQ• 3. Model VEN• 4. Model JIT

Pengendalian Persediaan

Analisa alur persediaan

• Identifikasi lokasi stok dlm network distribusi

• Menjaga efisiensi stok TOR

TOR : Turn Over Ratio

Cost of goods sold (Harga pokok penjualan)

TOR = Inventory value (Nilai persediaan)

TOR

Indikator:TOR rendah berarti masih banyak stok yang

belum terjualAkan menghambat aliran kasBerpengaruh terhadap keuntungan

TOR semakin tinggi, pengelolaan persediaan barang semakin efisien

KEAMANAN

• Termasuk: Pencurian; Penyogokan; Pemalsuan

• Keamanan mempunyai pengaruh penting dan kadang-kadang sangat besar terhadap kesehatan dan ekonomi

Sistem Pengamanan

• Analisa terhadap sumber yang perlu keamanan

• Mempunyai metode yg kuat untuk memperbaiki keamanan

• Penerapan keamanan setelah memikirkan biaya bagi perdagangan

Keamanan dapat diketahui

• Investigasi secara informal• Penyetokan secara indipenden• Perbandingan pemakaian• Survey terhadap outlet obat

Upaya efisiensi

1. Sistem prioritas, berdasarkan perencanaan dengan metode ABC dan VEN

2. Perlu diperhatikan lead time, karena keadaan stock out merupakan inefisiensi. Perlu dilakukan analisis EOQ = Economic Order Quantity

3. Kadaluwarsa dan rusak4. Memperpendek jarak gudang ke pelayanan