inventory control management

INVENTORY CONTROL

MANAGEMENT

(ANALISIS ABC, VEN, EOQ)

(Heru Sasongko, S.Farm., Apt)

Universitas Sebelas Maret

Selection

Procurement

Distribution

Use Management Support

UNSUR PENTING DALAM KOMPONEN MANAJEMEN OBAT

Seleksi

Distribusi

Pengadaan

Dukungan manajemen Organisasi Keuangan Manajemen Informasi SDM

Penggunaan

Inventory Control ?

Pengawasan terhadap persediaan yang dikenal juga sebagai inventory control adalah bagaimana fungsi tersebut dapat dilaksanakan secara efektif.

Mengapa pengendalian persediaan sangat penting ?

* Karena begitu besar jumlah yang diinvestasikan dalam persediaan. Pengendalian persediaan yang tepat memiliki pengaruh yang kuat dan langsung terhadap perolehan kembali atas investasi.

* Pengendalian persediaan juga penting dalam menentukan stok yang benar

Inventory dapat berupa :

* barang mentah (raw material)

* barang setengah jadi (work in process)

* barang jadi (finished goods)

* barang pengemas (packaging materials)

Pengendalian Persediaan yang Efektif ?

Pengendalian persediaan yang efektif adalah

mengoptimalkan dua tujuan :

1. Memperkecil total investasi pada persediaan

2. Menjual/menyediakan berbagai produk yang benar untuk

memenuhi permintaan konsumen.

Hal ini dapat dicapai apabila dapat menentukan :

1. Berapa banyak suatu item barang akan dipesan pada suatu

waktu.

2. Kapan dilakukan pemesanan ulang terhadap item tersebut.

3. Yang mana dari item-item tersebut perlu dilakukan

pengawasan.

Masalah Pengendalian Persediaan

Masalah klasik dari pengendalian persediaan

adalah bagaimana cara menyeimbangkan antara

pengaturan persediaan dengan biaya-biaya yang

ditimbulkannya.

Pertimbangan Biaya variabel :

1. Biaya penyimpanan

Biaya-biaya variabel yang berhubungan langsung dengan jumlah persediaan, seperti: biaya resiko kerusakan, kecurian, penerangan, keusangan, dll.

2. Biaya pemesanan

Biaya yang setiap kali harus ditnggung dalam pemesanan suatu bahan/barang, seperti: biaya telepon, pemrosesan pesanan, pemeriksaan penerimaan, pengiriman ke gudang.

3. Biaya penyiapan

Biaya yang harus ditanggung oleh RS dalam memproduksi suatu komponen apabila bahan-bahan tersebut tidak dibeli tetapi diproduksi sendiri, seperti Biaya mesin-mesin tidak terpakai, persiapan tenaga kerja langsung, penjadwalan, ekspedisi.

4. Biaya kehabisan/kekurangan bahan Biaya ini terjadi apabila persediaan tidak

mencukupi terhadap permintaan atas bahan tersebut,

seperti: adanya biaya karena pemesanan khusus,

biaya kegiatan administrasi, kehilangan pelanggan,

dll.

Dalam hal ini, perlu dilakukan pengendalian jumlah

persediaan untuk memenuhi kebutuhan dengan cara

yang paling ekonomis dan meminimalkan total biaya

persediaan.

Tujuan Inventory Control

Tujuan dari persediaan yang paling penting :

Melindungi dari kerugian.

Persediaan dapat melindungi dari berbagai fluktuasi dari permintaan dan penawaran. Jika distribusi obat dari supplier terlambat atau permintaan tiba-tiba meningkat seperti pada kasus penyakit epidemik tertentu, maka sistem persediaan yang baik dapat melindungi persediaan dari stok kosong.

Membuat sistem pengadaan/ manufaktur.

Harga unit-unit dari obat dengan sistem manufaktur biasanya lebih rendah, dan hal tersebut dihasilkan dari sistem persediaan yang baik.

Tujuan Inventory Control (contn)

Meminimalkan waktu tunggu.

Sistem persediaan dapat meningkatkan ketersediaan obat secara optimal, sehingga pelayanan kesehatan dapat ditingkatkan.

Meningkatkan efisiensi transportasi.

Biaya transportasi akan meningkat jika tidak ada sistem persediaan atau stok.

Mengantisipasi fluktuasi.

Fluktuasi akan permintaan sulit untuk diprediksi. Sistem inventori dapat mengantisipasi kenaikan permintaan yang tidak menentu.

Model-Model Pengendalian

Persediaan

Ada beberapa model sistem pengendalian

persediaan yaitu :

1. Model ABC

2. Model EOQ

3. Model VEN

4. Model JIT

Model ABC (Always Better Control)

Pengendalian perusahaan berhubungan dengan aktivitas pengaturan persediaan bahan-bahan agar dapat menjamin persediaan dan pelayanannya kepada pasien. Salah satu pengendalian persediaan adalah dengan model ABC atau analisis pareto. Analisi ABC ini menekankan kepada persediaan yang mempunyai nilai penggunaan yang relatif tinggi atau mahal, seperti pada bagan berikut ini :

Kel Jumlah item Jumlah nilai

A 20% 75%

B 30% 20%

C 50% 5%

100% 100%

ANALISA ABC

80

75 Klas A

60

50

40

30

Klas B

20

10

Klas C

0

10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

% item persediaan

%

Biaya

Pema

kaian

Sistem analisis ABC ini berguna dalam sistem

pengelolaan obat, yaitu dapat menimbulkan

frekuensi pemesanan dan menentukan prioritas

pemesanan berdasarkan nilai atau harga obat.

ANALISA ABC

Digunakan untuk:

1. Mengurangi persediaan (inventory) dan biaya

dg mengatur pembelian yg lebih sering dan

pengiriman dlm jumlah lebih sedikit untuk

obat kelas A

2. Mencari penurunan harga yg besar untuk obat

klas A dan penyimpanan harus diperhatikan

3. Kontrol yg ketat oleh staf, dan adanya

pengertian bahwa order yg besar untuk klas

A harus dicatat secara ketat

Standar Pemesanan

Dasar pemesanan kembali:

1. Minimum and maximum stock levels

2. Consumption-based reordering formula

Minimum and maximum stock

levels

Dalam inventory control, dasar reorder dengan parameter:

1. Average monthly consumption (CA)

2. Suplier lead time (LT)

3. Procurement period, time until the next order will be place (PP)

4. Stock on hand in inventory (S1)

5. Stock now on order from supplier but not yet received (S0)

6. Quantity of stock back-ordered to lower levels (SB)

Rumus mathemetic Smin

dan Smax

Safety Stock (SS)

SS = (LT x CA)

Smin (Stok minimum)

Smin = (LT x CA) + SS

= 2 SS

Smax (stok maksimum)

Smax = Smin + (PP x CA)

An example of minimum maximum level

calculations is a case in which in the lead

time for tetracyclin capsules is two months,

the average monthly consumption is 1,000

capsules, and additional safety stock

allocated is 2,000 capsules. For a

procurement period of six months, the Smin

& Smax quantity would be set:

Smin = (2 x 1,000) + 2,000 = 4,000 capsules

Smax = 4,000 + (6 x 1,000) = 10,000 capsules

Jika kondisi stok dibawah stok level

minimum, maka perhitungan order quantity

dirumuskan:

Qo = (Smax + SB)-(S1+So)

Sebagai contoh diatas, tetracyclin yang

tersedia di stok 3,000 dan pesanan yg belum

datang 2,000, dan tidak ada permintaan dari

pelayanan, maka

Qo = (10,000 + 0) (3,000 + 2,000)

Qo = 5,000

ECONOMIC ORDER

QUANTITY

(EOQ)

Model EOQ (Economic Order Quantity)

Makin besar persediaan berarti resiko penyimpanan serta besarnya fasilitas yang harus dibangun, sehingga membutuhkan biaya pemeliharaan yang lebih besar, namun dilain pihak biaya pemesanan dan biaya distribusi menjadi lebih kecil. Ini berarti perlu adanya optimalisasi agar tercapai kesetimbangan antara membangun persediaan serta biaya distribusi dan pemesanan.

Secara matematis perhitungan tersebut dirumuskan dalam rumus Jumlah pesanan yang ekonomis (Economic Order Quantity / EOQ)

EOQ = 2 Co S EOI = 2 Co

Cm . U Cm . U S

Dimana Co : Cost per Order (sekali Pesan)

Cm : Cost of maintenance dari persediaan dalam setahun

S : Jumlah permintaan setahun

U : Cost per unit

Gambar. Economic Order Quantity

EOQ

Teknik pengendalian persediaan tertua dan paling terkenal, mudah digunakan

Ada beberapa asumsi:

1. Tingkat permintaan diketahui & bersifat konstan

2. Lead time, waktu antara pemesanan & penerimaan pesanan, diketahui dan bersifat konstan

EOQ

3. Persediaan diterima dengan segera persediaan yg dipesan tiba dalam bentuk kumpulan produk, pada satu waktu

4. Tidak mungkin diberikan diskon

5. Biaya variabel yg muncul hanya biaya pemesanan dan biaya penyimpanan persediaan sepanjang waktu

6. Keadaan kehabisan stok dapat dihindari sama sekali bila pemesanan dilakukan pada waktu yg tepat.

Gambar Penggunaan persediaan sepanjang waktu

Q

0

Jumlah yg

dipesan

(persediaan

maksimal)

Persediaan

minimum

Reorder Point

Saat pemesanan dilakukan, yg di