27

BAB.1 PENDAHULUAN

1.1 Alasan Pemilihan Judul Dalam peningkatan pelayanan masyarakat di bidang keuangan dibutuhkan peningkatan pelayanan masyarakat yang memadai. Contoh fasilitas terbaik untuk pelayanan masyarakat perkotaan maupun pedesaan ialah dengan adanya pelayanan keuangan. Kemakmuran masyarakatlah yang diutamakan, bukan untuk kemakmuran orangseorang, dan badan usaha yang sesuai dengan semua itu adalah Koperasi. Oleh karena itu koperasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang mempunyai tujuan yang sama yaitu untuk menjaga kesejahteraan bersama.Koperasi adalah bidang usaha yang bergerak dalam bidang pelayanan Jasa Keuangan. Koperasi merupakan suatu organisasi ekonomi rakyat yang berwatak sosial dan beranggotakan orangorang atau badanbadan koperasi yang merupakan tata susunan ekonomi yang mana dalam usaha bersamanya berdasarkan atas azas kekeluargaan.Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Karya Husada Dinas Kesehatan Kabupaten Jember merupakan salah satu jenis koperasi primer dan termasuk jenis koperasi yang melakukan berbagai usaha yang kaitannya adalah pemenuhan kepentingan dan kesejahteraan anggota serta masyarakat pada umumnya mulai dari usaha pertokoan, perkreditan sampai usaha simpan pinjam bagi anggotanya oleh karena itu administrasi yang baik sangat diperlukan karena administrasi sendiri adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber dayasumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien ( Silalahi, 1997: 5) sehingga apa yang menjadi tujuan dari KPRI Karya Husada dapat tercapai yaitu pemenuhan kebutuhan bagi anggota dan masyarakat.

Administrasi keuangan sebagai kegiatan bagian dari administrasi mempunyai peranan penting dalam penyusunan laporan keuangan, karena dapat mempermudah dan memperoleh data kegiatan guna menentukan berbagai kebijaksanaan perusaahaan khususnya di bidang administrasi keuangan. Dalam Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Karya Husada Dinas Kesehatan Kabupaten Jember masalah keuangan di tangani oleh beberapa orang kas yaitu kas khusus, kas rutin, kas gaji, kas barang dan kas pengguna.Kas pengguna adalah kas yang menerima uang dari kas khusus kemudian mengelolanya sesuai dengan petunjuk operasional (PO) intern dari Kepala Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Karya Husada Dinas Kesehatan Kabupaten Jember yang bersangkutan. Dari berbagai jenis usaha yang dikelola oleh KPRI Karya Husada unit usaha simpan pinjam dikelola secara administratif untuk menunjang kontinyuitas usaha, sehingga dapat memberikan pelayanan yang baik guna memberikan taraf hidup dan kesejahteraan anggotanya. Bertitik tolak dari uraian diatas maka Laporan Praktek Kerja Nyata ini mengambil judul: Penentuan Kas Bulanan pada KP RI Karya Husada Dinas Kesehatan Kabupaten Jember. 1.2 Tujuan dan Kegunaan Praktek Kerja Nyata1.2.1 Tujuan praktek Kerja Nyataa. Untuk mengetahui dan memahami secara langsung mengenai pelaksanaan administrasi kas pada KPRI Karya Husada Dinas Kesehatan Kabupaten Jember.b. Untuk memperoleh pengalaman praktis tentang pelaksanaan administrasi kas pada pada KP-RI Karya Husada Dinas Kesehatan Kabupaten Jember1.2.2 Kegunaan Praktek Kerja NyataMeningkatkan, memperluas, serta memantapkan keterampilan yang membentuk mahasiswa sebagai bekal untuk memasuki lapangan kerja yang sesuai dengan program studi yang dipilih.

1.3 Objek dan Jangka Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Nyata1.3.1 Objek Pelaksanaan Praktek Kerja NyataPraktek Kerja Nyata ini dilaksanakan pada KPRI Karya Husada Dinas Kesehatan Kabupaten Jember yang berlokasi di Jl. Ciliwung No. 37 Telp (0331) 486004.

1.3.2 Jangka Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja NyataPelaksanaan Praktek Kerja Nyata ini sesuai dengan ketentuan dari Fakultas Ekonomi Universitas Jember minimal 144 jam serta disesuaikan dengan jam kerja yang berlaku pada KPRI Karya Husada Dinas Kesehatan Kabupaten Jember terhitung pada tanggal 1 s/d 30 september sesuai dengan jangka waktu.

Senin Kamis: 08.00 14.00 WIBJumat : 08.00 11.00 WIBSabtu: 08.00 13.00 WIB

1.4 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Praktek Kerja NyataTabel 1.1 Jadwal pelaksanaan kegiatan Praktek Kerja Nyata

NOKEGIATANMINGGU KEJam Efektif

IIIIIIIV

1.Menyerahkan surat ijin Praktek Kraja Nyata (PKN)1 jam

2.Perkenalan dengan pimpinan dan para karyawan26 jam

3.Melakukan kegiatan Praktek Kerja Nyata (PKN) serta penempatan pada bagian-bagian yang sedang efektif31 jam

4.Melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan pembukuan pendapatan 31 jam

5.Penyusunan laporan dan konsultasi secara periodik dengan dosen pembimbing

55 jam

Total jam efektif PKN144 jam

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengetian AdministrasiSecara etimologis istilah administrasi ini dikenal dari bahasa belanda yang telah menjajah Indonesia selama 350 tahun, dimana pada waktu itu proses transformasi tatanan kehidupan. Sebagai akibat dari sejarah masa itu, masyarakat di Indonesia mengenal istilah bahasa Belanda Administratie yang sudah umum diucapkan dan ditulis dalam bahasa Indonesia Administrasi.Administrasi adalah kegiatan yang mencakup ketatausahaan, manajemen, dan organisasi, serta manajemen, dan organisasi, serta manajemen terhadap unsure-unsur organisasi. Di Inggris administrasi terkenal lazim dengan bahasa resmi Inggris administration yang di artikan to manage (mengelola) atau direct (menggerakan). Menurut Poerwanto (2006: 9). Administrasi adalah :a) Pengertian Administrasi dalam arti sempit (Poerwanto, 2006:11)Administrasi adalah tata usaha tata usaha atau pelakasanaan pekerjaan intern yang melibatkan manusia, peralatan dan sistematika kerja untuk mendukung eksitensi orgnisasi.b) Pengertian administrasi dalam arti luas (Poerwanto, 2006:15)Administrasi adalah proses kerjasama secara sistematis dari sekelompok manusia yang berinteraksi dengan lingkungan untuk mencapai suatu tujuan tertentu secara efektif, efesien dan saling menguntungkan serta berkelanjutan.c) Siagian (2005:2)Mengemukakan bahwa administrasi di definisikan sebagai proses keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang di dasarkan atas rasionalitas tertentu dalam rangka pencapaian tujuan dan telah di tentukan sebelumnya dengan manfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya gunad) gie (2006:11 )Mengemukakan bahwa administrasi adalah kegiatan yang meliputi pekerjaan tata usaha yang bersifat mencatat segala sesuatu yang terjadi dalam perkantoran ataupun dalam perusahaan. Misalnya : mencatat surat masuk dan keluar.

2.2 Unsur-unsur AdministrasiAdministrasi terdapat unsur-unsur tata tertib yang merupakan satu kesatuan yang saling berkaitan erat dan saling menunjang dalam memegang seluruh proses pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Poerwanto (2006:7)1. Pengorganisasian yaitu menyusun suatu kerangka yang menjadi wadah setiap kegiatan dari suatu usaha yang bersifat kerja sama yang bersangkutan.2. Manajamen yaitu serangkaian kegiatan yang menggerakan seluruh karyawan dan segenap fasilitas kerja sama itu benar-benar tercapai.3. Tata hubungan yaitu rangkaian kegiatan menyampaikan berita baik dari dalam maupun di luar perusahaan dalam usaha kerja sama itu.4. Kepegawaian, yaitu rangkaian kegiatan yang mengatur dan mengurus tenaga kerja yang di perlakukan untuk menjalankan usaha kerja sama itu.5. Keuangan yaitu rangkaian kegiatan yang megelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama itu.6. Perbedaan yaitu rangkaian kegiatan yang mengadakan pengaturan pemakaian, pendaftaran pemeliharaan, sampai dengan menyingkirkan segenap perlengkapan dalam usaha kerja sama itu.7. Tata usaha yaiu rangkaian pembuatan yang menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang di perlukan kerja sama itu.8. Perwakilan yaitu rangkaian pembuatan yang menciptakan hubungan hubungan dalam kerjasama.

Semua unsur administrasi diatas memiliki hubungan yang sangat erat, sehingga menjadi suatu kesatuan yang tak dapat dipisahkan antara satu dengan yang lain. Unsur-unsur administrasi tersebut memegang keseluruhan proses data pegerjaan yang di lakukan oleh sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu perusahaan guna memenuhi sistem administrasi secara baik dan benar serta sistematis.

2.2.1 Fungsi-fungsi AdministrasiMenurut Baridwan (2006:4) ada 5 jenis office support functions (fungsi administrasi perkantoran) :1. Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal yang mencakup pengarsipan, penggandaan dan lain-lain 2. Fungsi teknis, yaitu fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai, seperti familieritas dan software3. Fungsi Analisis, Merupakan fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif yang disertai kemampuan mengambil keputusan dan menganalisis laporan maupun membuat keputusan pembelian.4. Fungsi interpersonal, Merupakan fungsi membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengembalian keputusan serta keterampilan berhubungan dengan orang lain, seperti mengkoordinasikan tim proyek.5. Fungsi manajerial, Merupakan fungsi yang membutukan perencanan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran, staffing, dan mengefaluasi karyawan.Berdasarkan uraian dan definisi yang dikemukakan, maka secara sederhana ciri pokok untuk disebut sebagai administrasi adalah:a. Kerjasama yang dilakukan oleh sekelompok orang.b. Kerjasama dilakukan berdasarkan pembagian kerjasama secara strukktur.c. Kerjasama dilakukan untuk mencapai tujuan.d. Untuk mencapai tujuan memanfaatkan kerja secara berstruktur.

Dengan demikian dapat dirumuskan suatu batasan tenteng administrasi yaitu kegiatan kerjasama yang di lakukan sekelompok orang berdasarkan pembaagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efesien.

2.2.2 Tujuan AdministrasiMenurut Gie (2007:11) tujuan administrasi di artikan dalam beberapa hal yaitu sebagai berikut :1. Usaha penerbitan alat-alat yang mungkin terjadi.2. Menghimpun suatu ketentuan di dalam melaksanakan suatu kebijaksanan usaha dari segi pengorganisasian perusahaan. 3. Mendayagunakan alat-alat tersebut sehingga dapat berjalan dengan sempurna sehingga mencapai sasaran.Salah satu dasar penting dari kegiatan administrasi adalah tujuan. Menjadi arahan pembuatan kebijakan oprasional dan pelaksana proses kerjasama. Kegiatan administrasi baik pada tingkat kebijakan maupun pelaksanaan dan pengendalian dilakukan dalam sebuah sistematika organisasi. Artinya, bahwa keseluruhan kegiatan merupakan sebuah rangkaian yang di laksanakan secara berurutan berdasarkan nilai-nilai dan aturan yang telah di susun dalam suatu kesatuan fungsi dan tanggung jawab, berkelanjutan, dan terukur hasilnya

2.2.3 Pengertian Administrasi KeuanganAdministrasi keuangan merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan. Sehingga pencatatan terhadap peristiwa-peristiwa financial sangat diperlukan. Hal ini di lakukan untuk mengetahui secara jelas sumber-sumber dan penggunaan data untuk kepentingan perusahaan.Setiap organisasi atau lembaga suatu badan usaha, lembaga pemerintah dan lainnya perlu mengadakan pencatatan terhadap peristiwa-peristiwa financial.Hal ini dikarenakan administrasi keungan merupakan suatu rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembayaran dalam suatu usaha kerjasama (Gie, 2000 : 12).Jadi pengertian dari administrasi keuangan itu sendiri adalah merupakan suatu hasil dan keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan dari pengidentifikasian pengukuran dan pengkomunusian informasi ekonomi dimana dalam hal ini berfungsi sebagai alat komunikasi antar data keuangan atau aktifitas dengan pihak pihak lain (ekstern) yang berkepentingan dengan perusahaan tersebut. Selain itu administrasi keungan juga berperan sebagai alat pembantu untuk permudah proses pelaksanaan keputusan manajemen, terutama dalam proses laporan administrasi keuangan2.2.4 Pelaksanaan AdministrasiDalam upaya mencapai keuntungan yang maksimal dan kelangsungan hidupnya, perusahaan mempunyai rencana yang baik serta komponen-komponen yang mendukung kegiatan administrasi.Adapun komponen administrasi keuangan meliputi kegiatan sebagai berikut Damanhuri (2010:8):a. Kegiatan perencanaanDalam administrasi keuangan, perencaaan sangat dibutuhkan sekali karena dengan adanya perencanaaan kegiatan suatu perusahaan akan berjalan lancer, diantaranya :a) Perencanaan jangka pendekb) Perencanaan jangka menengahc) Perencanaan jangka panjangb. Pengalokasian Alokasi tersebut terdiri atas :a. Alokasi pembangunan, baik pembangunan fisik (penambahan fasilitas) non fisik (pendidikan dan latihan pegawai).b. Alokasi kegiatan rutin, Pemasukan dan pengeluaran keungan tercatat secara tertib, disertai dengan bukti tertulis sesuai dengan aturan yang berlaku

2.3 Pengertian KasKas adalah aktifa yang memiliki dan digunakan pada hamper semua perusahaan. Kas merupakan aktifa yang paling likuid. Kas meliputi uang tunai (uang kertas maupun uang logam), dan kertas-kertas berharga yang dapat digunakan sewaktu-waktu. Tetapi pada kenyataannya sehari-hari kas mempunyai arti yang sangat berkembang.a. Menurut soetedjo (1991:69) kas adalah uang kas dan semua item yang segera bisa digunakan oleh perusahaan sebagai alat pembayaran pada setiap saat sesuai dengan nilai nominalnya.b. Menurut M. Munandar (1992:30) kas merupakan mata uang kertas dan logam baik mata uang dalam negeri ataupun luar negeri (valas) juga semua yang mempunyai sifat seperti mata uang yaitu dapat digunakan untuk melakukan pembayaran pada setiap saat yang di hendaki.c. Menurut soemarno (2002:296) kas merupakan segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia denaagn tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya.d. Menurut baridwan (2004:84) kas adalah petukaranyang dapat diterima untuk pelunasan utang, dan dapat diterima sebagai setoran ke bank denaganjumlah sebesar niminalnya juga simpanan dalam bank atau tempat-tempat lain yang dapat di ambil sewaktu-waktu.e. Menurut AL.Haryono jusup (2005:3) menyatakan kas adalah aktifa yang berupa uang kertas maupun logam dan yang disimpan di bank ataupun yang disimpan sendiri yang dimiliki oleh perusahaan maupun perorangan yang bisa diambil sewaktu-waktu.f. Menurut PSAK No.31 tahun 2004, kas adalah mata uang kertas dan logam, baik rupiah maupun valuta asing yang masih berlaku sebagai alat pembayaran yang sah.

2.3.1 Unsur-Unsur KasMenurut Soetedjo (2005:69) ada beberapa perkiraan yang di anggap setara dengan kas, antara lain :a. Uang kertas dan uang logam Merupakan uang yang di keluarkan oleh bank Indonesia dan mempunyai fungsi sebagai alat tukar yang sah.b. Chek Adalah surat perintah membayar yang di buat oleh suatu pihak yang mempunyai tabungan disuatu bank yang isinya agr yang bersangkutan membayar sejumlah uang kepada pihak yang disebutkan didalamnya.c. Money OrderAdalah surat yang setiap saat dapay diukur dengan uang kepala yang disebutkan dalam surat tersebut dan ada hubungan erat seperti induk perusahaan dengan cabang-cabangnya atu perwakilan.d. Bank draft Merupakan alat pembayaran yang di keluarkan oleh bank tertentu dan dapat di tukar dengan uang uang pada bank yang telah disebutkan didalamnya.

2.3.2 Administrasi Penerimaaan dan Pengeluaran Kas Administrasi penerimaan kas dalam hasil pendapatan dalam perusahan merupakan gambaran keseluruhan yang mencakup jalannya kegiatan perubahan mulai dari penerimaan secra tunai, pencatatan penerimaan kas dan pengeluaran kas sampai penyimpaanan uang ke bank merupakan jalur yang di tempuh untuk mencatat penerimaan kas, sumber penerimaan kas dalam perusahaan dapat berasal dari penjualan tunai, pelunasan piutang, dan pinjaman.Menurut Baridwan (2005:871) prosedur yang perlu diperhatikan dalam melakukan pengawasan terhadap penerimaan kas, yaitu :a. Harus ditunjukan dengan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dan setiap terjadi penerimaan kas harus segera di catat dan disetorkan ke bank.b. Diadakan pemisahan fugsi antara pengelolaan/pengurusan kas dengan fungsi pencatatan kas.c. Setiap hari harus dibuat laporan mengenai penerimaan kas.d. Diadakan pemeriksaan secara independent.Administrasi pengeluaran kas dalam sistem akutansi sama pentingnya dengan administrasi penerimaan kas, bahan baku dan pembayaran upah tenaga kerja. Oleh itu perusahaan melakukan pengeluaran kas untuk keperluan bermacam-macam transaksi, pembelian dan juga mengenai jumlahnya harus sesuai dengan jumlah telah disetujui untuk menjamin keabsahan (validity) pengeluaran kas haruslah terdapat pembuktian yang cukup.Menurut Baridwan (2006:87) prosedur-prosedur yang perlu diperhatikan dalam melakukan pengawasan terhadap pengeluaran kas yaitu :a. Semua pengeluaran kas haeus menggunakan cek yang ditandatangani oleh pihak yang berwenang, kecuali untuk pengeluaran kas kecil yang di bayar dari dana kas kecil.b. Diadakan pemisahan fungsi pengelola kas. Orang yang mengotorisasi pengeluaran kas dan orang yang mencatat pengeluaran kas.c. Setiap hari dibuat laporan mengenai pengeluaran kas.d. Sewaktu-waktu harus diadakan pemeriksaan intern terhadap keadan kas.

Administrasi penerimaan dan pengeluaran kas erat hubungannya dengan manajemen kas yang mengatur penerimaan kas yang dikeluarkan oleh perusahaan maupun instansi dan pengeluaran kas yang dikeluarkan oleh peusahaan maupun instansi. Dan pengeluaran kas adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkooordinasian, dan pengawasan terhadap aliran kas pengendalian internal kas bank minimum yang harus dimiliki perusahaan ataupun instansi untuk menyelenggarakan kegiatan operasional

BAB III. GAMBARAN UMUM OBYEKPRAKTEK KERJA NYATA

3.1 Sejarah Singkat KP-RI Karya Husada Dinas Kesehatan JemberKoperasi Pegawai Republik Indonesia (KP-RI) Karya Husada sebagai organisasi usaha yang bergerak dalam ruang lingkup Dinas Kesehatan Daerah Kabupaten Jember, yang kini bertempat di Jalan Ciliwung No. 37 Telp (0331) 486004 Jember. Koperasi ini dulunya didirikan atas prakarsa Pejabat Kepala Dinas Kesehata saat itu Dr. H. Widiarto, MPH pada tanggal 12 Juli 1979, yang secara hukum telah memenuhi syarat dengan akte pendirian No. 4250/BH/1979.Dulunya gedung koperasi masih bergabung dengan Kantor Dinas Kesehatan di Jl. Dewi Sartika No. 56 Jember yaitu sekitar 700 m dari tempat yang baru sekarang ini. Kemudian dengan adanya kemajuan yang sangat pesat, maka koperasi pada tahun 1982 pindah dan melakukan usahanya dengan sendiri walaupun dengan menyewa di Hotel Jember yang merupakan bangunan peninggalan penjajah Belanda yang masih layak pakai yang terletak di sebelah selatan Masjid Agung Baitul Al Amin dekat alun-alun kota Jember yang sekarang telah dibangun oleh Bank BRI.Di sini koperasi bertahan hingga 9 tahun sampai dengan tahun 1991, dan pada pertengahan tahun 1991 tersebut pindah lagi dan menyewa tempat/gedung yang tidak jauh dari tempat sebelumnya yaitu di jalan Ciliwung No. 1 milik pegawai Dinas Kesehatan juga yaitu Bapak Sutrisman. Saat itu usaha koperasi hanya meliputi usaha pertokoan dan usaha simpan pinjam seperti tahun-tahun sebelumnya. Di tempat yang baru ini koperasi hanya mampu bertahan selama dua tahun sampai dengan tahun 1992.Di tahun 1992 itu juga KP-RI Karya Husada membeli tanah milik warga yang tidak jauh dari tempat usahanya tersebut yaitu tanah milik Ny. Ginem yang terletak sekitar 250 m yang pada akhirnya dibangun gedung koperasi milik Dinas Kesehatan Jember dengan dana dari SHU (Sisa Hasil Usaha). Tanah yang berukuran 10x12 m tersebut kemudian dibangun bertingkat yang penyelesaiannya memakan waktu sekitar satu tahun. Tempat baru tersebut ditempati pada tahun 1993. Gedung koperasi terbagi menjadi dua kegiatan operasional yaitu lantai atas koperasi untuk kegiatan simpan pinjam dan lantai bawah untuk kegiatan jual beli / pertokoan.

Kedudukan KP-RI Karya Husada Dinas Kesehatan Kabupaten Jember yang sekarang beralamatkan di Jalan Ciliwung No. 37 ini secara hukum telah memenuhi persyaratan yang diantaranya adalah :1. Akta pendirian Nomor : 4250/BH/II/1979, tanggal 12 Juli 1979.2. Akta perubahan Nomor : 4250 A/BH/1979, tanggal 9 September 1979.3. Akta perubahan Nomor : 4250 A/BH/II/1979 SK KAKANWIL DEPKOP & PPK Propinsi Jawa Timur Tanggal 13 September 1996 Nomor : 509/PAD/KWK/13/5.1/IX/1996.4. AD/ART KP-RI Karya Husada.5. Akta perjanjian kerjasama, hibah, pelepasan dan kuasa.6. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) keci No : 03-147/13-7/PK/VI/2000 tanggal 3 Agustus 2000.7.Terdaftar sebagai rekanan Golongan Ekonomi Lemah dengan Nomor : 602/107/436.021/2000 tanggal 31 Agustus 2000.8. Anggota dari KP-RI Kabupaten Jember No. 45 Tanggal 15 November 1983.9. Anggota dari Dekopinda Kabupaten Jember No. XIII Tanggal 31 Juli 1990.10. Gedung, kantor dan pertokoan dengan sertifikat hak milik.11. Peraturan-peraturan khusus yang menyangkut masalah yang perlu dilaksanakan berupa surat keputusan.12. Akta pendirian Kerjasama Pedagang Besar Farmasi (PBF) antara KP-RI Karya Husada dengan Koperasi ISFI Jember.3.2 Fungsi dan Peranan Koperasi Karya Husada.Fungsi dan peranan koperasi bagi anggotanya meliputi :1. Sebagai sarana pembinaan insan koperasi di kalangan Pegawai Republik Indonesia.2.Membangun dan mengembangkan koperasi serta kemampuan ekonomi anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya untuk meningkatkan kesejahteraan ekonomi dan sosial.3.Berperan secara aktif dalam upaya mempertinggi kualitas kehidupan anggotanya dan masyarakat.

a. PrinsipPrinsip KoperasiPrinsip-prinsip koperasi yang ditetapkan berdasarkan UU No. 25/92 adalah seperti berikut :1.Keanggotaan bersifat sukarela dan terbukaPada dasarnya tidak boleh ada paksaan untuk masuk dan keluar sebagai anggota koperasi, penerimaan anggota harus didasarkan atas kesadaran, dan sifat terbuka.Koperasi Pegawai Republik Indonesia Dinas Kesehatan ini merupakan koperasi yang dikhususkan untuk pegawai Dinas Kesehatan sehingga ada pembatasan anggota dan perlu aturan dalam anggaran dasar koperasi dengan tujuan untuk menghindari jangan sampai keanggotaan koperasi terdiri dari orang-orang yang kepentingan ekonominya berlainan.2.Pengelolaan dilakukan secara DemokratisPokok-pokok kebijaksanaan dalam koperasi harus diputuskan oleh rapat anggota, dan pelaksanaannya harus dipertanggung jawabkan oleh pengurus kepada rapat anggota pula.3.Pembagian SHU dilakukan secara adil sebanding dengan besarnya jasa usaha masing-masing anggota.4. Pemberian balas jasa yang terbatas terhadap modalPartisipasi anggota dalam kegiatan usaha koperasi harus lebih menonjol dari peranan modal. Dalam pengembalian modal anggota berhak mendapatkan imbalan bunga. Agar tujuan koperasi tidak berkembang untuk mengejar laba yang sebesar-besarnya dan bunga modal tidak menjadi terkendali maka bunga atas modal di batasi. Batas tertinggi ditentukan sama dengan suku bunga pada suku bunga pada pemerintah.5.KemandirianKemandirian mengandung pengertian dapat berdiri sendiri tanpa bergantung pada pihak lain yang dilandasi pada kepercayaan kepada pertimbangan, keputusan, kemampuan dan usaha sendiri. Kemandirian dapat berarti pula kebebasan yang bertanggung jawab, otonomi, swadaya, berani mempertanggung jawabkan perbuatan sendiri dan kehendak untuk mengelola diri sendiri.

6.Pendidikan perkoperasian dan kerja sama antar koperasiPenyelenggaraan pendidikan perkoperasian dan kerjasama antar koperasi merupakan prinsip koperasi yang penting dalam meningkatkan kemampuan, memperluas wawasan anggota, dan memperkuat solidaritas dalam mewujudkan tujuan koperasi. Kerjasama dimaksud dapat dilakukan dikoperasi tingkat lokal, regional, nasional, dan internasional.

b. Struktur OrganisasiDalam pelaksanaan operasional sehari-hari koperasi melakukan berbagai macam aktifitas yang melibatkan banyak orang yang berkepentingan di dalamnya. Oleh karena itu diperlukan perencanaan-perencanaan, perpaduan pengorganisasian aktifitas-aktifitas agar didapatkan kesatuan dalam pencapaian tujuannya. Sedangkan pengertian struktur organisasi adalah sebagai berikut : Suatu kerangka yang mewujudkan pola dan hubungan-hubungan antara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu sistem kerja sama. (The Liang Gie, 1996 : 58).Untuk itu struktur organisasi haruslah tegas dalam menggambarkan tugas, wewenang, dan tanggung jawab setiap bagian dalam organisasi mengingat usaha dan kegiatan koperasi tidak langsung dikendalikan oleh anggota sebagai pemilik koperasi. Susunan struktur organisasi akan memberikan kejelasan hubungan kerjadiantara fungsi-fungsi dan unsur-unsur yang ada. Berikut ini adalah gambar struktur organisasi KP-RI Karya Husada Dinas Kesehatan Kabupaten Jember :

RAPAT ANGGOTADewan Penasehat :Kepala DInkes Kab. Jember

Dewan PembinaKepala Dinas Koperasi dan UMKM Kabupaten JemberPengolah Data USPApotikPramu KantorPengawasKoordinator :Anggota :Anggota :STAFF PEGAWAIPengurus Harian tahun 2010Ketua I :Ketua II :Sekretaris I : Bendahara I :Bendahara II :

Pengolah Data SP/SW/SHUKasirPengolah Data Keuangan

Pengolah Data Potongan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi KP-RI Karya Husada Dinas Kesehatan Kabupaten JemberSumber: KP-RI "Karya Husada" Dinas Kesehatan Kabupaten Jember

c. Rapat Anggota KP-RI Karya Husada Dinas Kesehatan JemberRapat anggota merupakan kekuasaan tertinggi dalam koperasi. Melalui rapat anggota, dapat diambil keputusan dan kebijaksanaan untuk kelancaran jalannya koperasi. Keputusan Rapat Anggota merupakan hal yang harus dilaksanakan oleh seluruh pihak yang terlibat didalam koperasi. Rapat anggota ini menetapkan : 1)Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga 2)Kebijaksanaan umum mengenai organisasi, manajemen, dan usaha koperasi. 3)Rencana kerja, Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Koperasi serta pengesahan laporan keuangan. 4)Mengesahkan pertanggung jawaban pengurus dalam melaksanakan kerja. 5)Pembagian SHU 6)Penggabungan, peleburan, pembagian dan pembubaran koperasi.

d. Petugas KP-RI Karya Husada Dinas Kesehatan Kabupaten JemberPetugas merupakan pihak yang diangkat oleh Rapat Anggota yang menentukan kebijaksanaan yang harus dilaksanakan koperasi untuk kelangsungan semua kegiatan dan usaha koperasi.Petugas ini diangkat untuk masa jabatan 3 (tiga) tahun dan merupakan hasil pemilihan tim penjaringan dari kelompok-kelompok KP-RI Karya Husada sewilayah Kabupaten Jember dan tim Formateur yang disahkan/dilantik pada pelaksanaan RAT tahun buku yang bersangkutan.Tugas petugas KP-RI Karya Husada Dinas Kesehatan Kabupaten Jember secara garis besar menurut AD/ART adalah sebagai berikut : 1) Petugas selaku pemegang kuasa Rapat Anggota berkewajiban untuk :a) Mengelola organisasi dan usaha koperasi.b) Memajukan rancangan Rencana Kerja serta rancangan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Koperasi.c) Menyelenggarakan rapat anggota koperasi.d) Melakukan tindakan dan upaya bagi kepentingan dan kemanfaatan koperasi sesuai dengan tanggung jawabnya serta keputusan rapat anggota.e) Menyelenggarakan inventarisasi secara tertib.f) Memelihara buku daftar anggota pengurus dan buku daftar pengawas.g) Membina dan membimbing anggota. 2) Petugas berwenanga) Mewakili koperasi didalam dan diluar pengadilanb) Memutuskan penerimaan dan penolakan anggota baru serta pemberhentian sementara anggota sesuai dengan ketentuan dalam Anggaran Dasar.c) Melakukan tindakan dan upaya bagi kepentingan dan kemanfaatan koperasi sesuai dengan tanggung jawabnya serta keputusan Rapat Anggotad) Mengangkat dan memberhentikan penasehat dengan persetujuan Rapat Anggota.Dalam pelaksanaannya kewajiban dan wewenangnya pengurus wajib berpedoman pada :1)Ketentuan Undang-Undang dan peraturan pelaksanaannya, serta ketentuan AD dan ART atau peraturan lainnya.2)Rencana Kerja dan Anggaran Pendapatan Belanja Negara yang telah disahkan oleh Rapat Anggota.

Dalam struktur organisasi tercantum pembagian tugas dimana tugas-tugas tersebut telah disusun yang nantinya dapat berguna bagi kemajuan koperasi, antara lain :1)Ketua Ia)Memimpin, mengkoordinasi, mengawasi pelaksanaan tugas anggota pengurus lainnya.b)Memimpin Rapat Anggota atas nama pengurus dan memberikan laporan pertanggung jawaban kepada Rapat Anggota tersebut.c)Memimpin Rapat Pengurus dengan pengawas atau karyawand)Memberikan keputusan terakhir dalam kepengurusan koperasi dengan memperhatikan usul pertimbangan dari pengurus / karyawan dan anggota.e)Bertanggung jawab khusus dibidang USP dan apotik serta usaha lainnya yang belum ditangani.2)Ketua IIa)Mewakili Ketua I manakala berhalangan hadir.b)Sebagai pengurus pleno, mngikuti rapat-rapat pengurus dengan pengawas ataupun karyawan dalam rangka pengambilan keputusan bersifat strategis.

c)Ikut bertanggung jawab dalam pemecahan-pemecahan masalah yang perlu dikoordinasikan melalui Kandikes/Kandepkes Kabupaten Jember.d)Ikut bertanggung jawab khusus dibidang pemikiran, pengembangan usaha.3)Sekretarisa)Penanggung jawab kelancaran dan terselenggarakan tata kerja organisasi dan administrasi b)Menyusun laporan organisasi dan administrasi untuk kepentingan Rapat Anggota atau kepentingan lain.c)Bersama ketua merencanakan kegiatan operasional bidang idiil meliputi program pendidikan/penyuluhan, kegiatan social dan sebagainya.d)Mengadakan koordinasi dengan bendahara dalam hal-hal yang saling berkaitan dengan administrasi keuangan.e)Bertanggung jawab khusus bidang pertokoan dan simpanan berhadiah.4)Bendahara Ia)Merencanakan Anggaran Belanja dan Pendapatan Koperasi serta mengatur pengeluaran uang yang berpedoman pada Anggaran Belanja yang telah ditetapkan.b)Mempersiapkan data dan informasi dalam rangka menyusun laporan keuangan untuk kepentingan Rapat Anggota.c)Bertanggung jawab atas penyelenggaraan keuangan dan administrasi serta semua harta kekayaan koperasi sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang ditetapkan.d)Bertanggung jawab khusus dalam pemeriksaan kas harian dan perpajakan.e)Bertanggung jawab khusus dalam pengambilan usaha hipotik5)Bendahara IIa)Mewakili bendahara I, apabila berhalangan tugas.b)Setiap bulan memeriksa dan mengesahkan daftar potongan cicilan hutang anggota yang telah disediakan oleh karyawan.c)Membuat potongan6)Pengolah Data SP/SH/SHUa)Menghimpun data masuk dan keluar anggota.b)Melakukan pelayanan administrasi simpanan anggota.c)Menghimpun dan melengkapi kartu tanda anggota.d)Melaporkan semua kegiatan dan hambatannya secara periodik kepada pengurus.7)Waserdaa)Mengkoordinasi kegiatan yang berhubungan dengan pertokoan.b)Melaksanakan pelayanan administrasi yang berhubungan dengan pembelian dan penjualan barang.c)Bertangguang jawab atas pelaksanaan tugasnya kepada pengurus.8)Kearsipana)Mencatat keluar / masuk surat-surat dalam buku agenda dan meregister surat tersebut dan penggunaannya.b)Mengetik dan menyimpan / menyusun surat-surat yang masuk ataupun yang keluar.9)Pramukantora)Menjaga kebersihan kantor, pembagian beras PNS, dan mengantarkan surat-surat.b)Membuka dan menutup kantor.

e. Pengurus KP-RI Karya Husada Dinas Kesehatan Kabupaten JemberPengurus merupakan pihak yang dipilih dalam Rapat Anggota tahunan serta mendapat mandat untuk melaksanakan/melakukan pemeriksaan tata kehidupan koperasi meliputi bidang organisasi, usaha, permodalan dan keuangan. 1) Seperti yang tercantum dalam anggaran KP-RI Karya Husada pengurus berkewajiban : a) Melakukan pengawasan dan pemeriksaan sekurang-kurangnya tiga bulan sekali atas tata kehidupan koperasi yang meliputi organisasi, usaha, keuangan, dan pelaksanaan kebijakan pengurus. b) Membuat laporan tertulis yang ditanda tangani oleh semua anggota pengurus tentang hasil pengawasan dan pemeriksaan yang dilakukan dan disampaikan kepada anggota melalui pengurus. c) Merahasiakan hasil-hasil pemeriksaannya terhadap pihak ketiga.2) Pengurus bertugas untuk : a) Meneliti pembukuan serta catatan yang ada pada koperasi. b) Mendapatkan segala keterangan yang diperlukan. 3) Pengurus berhak untuk : a) Menerima uang penghormatan atau penggantian biaya serta jasa tahunan menurut Keputusan Rapat Anggota. b) Menghadiri semua Rapat Anggota c) Menghadiri Rapat Pengurus atau undangan pengurus. d) Menyampaikan saran dan teguran kepada pengurus demi perbaikan organisasi dan kegiatan usaha organisasi. e) Apabila diperlukan dapat memanfaatkan jasa akuntan publik dengan persetujuan Rapat Anggota.4) Adapun syarat-syarat untuk dipilih menjadi pengurus : a) Anggota koperasi. b) Memiliki sifat kejujuran dan ketrampilan kerja c) Tidak pernah melakukan tindak pidana kecuali alpa. d) Memiliki pengatahuan dan pengalaman dalam pemeriksaan koperasi. e) Telah menjadi anggota koperasi kurang-lebih dua tahun.

Anggota pengurus yang ada pada koperasi sekurang-kurangnya terdiri tiga orang dan amggota pengurus tidak boleh merangkap menjadi anggota pengurus lain dan masa jabatan untuk pengurus adalah selama tiga tahun. Dalam melaksanakan tugasnya pengurus harus merahasiakan hasil pengawasannya kepada pihak ketiga dan sebelum melaksanakan tugas kewajibannya terlebih dahulu harus mengucapkan sumpah atau janji sesuai dengan ketetntuan atau keputusan Rapat Anggota. Apabila pengurus mengalami kesulitan dalam melaksanakan tugasnya, maka dengan persetujuan Rapat Anggota dapat meminta jasa audit kepada akuntan public atau koperasi yang bersangkutan.

f. Dewan Pembina dan Penasehat KP-RI Karya Husada Dinas Kesehatan JemberSesuai dengan Anggaran Dasar KP-RI Karya Husada Dinas Kesehatan, maka Rapat Anggota dapat membentuk Dewan Penasehat yang bukan berasal dari anggota yang mempunyai pengetahuan tentang koperasi dan keahlian dalam koperasi untuk menjadi Dewan Penasehat.Pada dasarnya Dewan Pembina dan Dewan Penasehat mempunyai arti dan tugas yang relatif sama yaitu untuk memberikan saran atau anjuran kepada pengurus demi kemajuan koperasi baik diminta maupun tidak. Dewan Pembina dan Dewan Penasehat pada koperasi tidak menerima gaji, akan tetapi dapat diberikan uang jasa yang disetujui oleh Rapat Anggota dan telah diatur dalam peraturan khusus mengenai kedudukan keuangan untuk Dewan Pembina dan Dewan Penasehat. Besarnya disesuaikan dengan kemampuan yang dimiliki oleh koperasi.

3.3Keanggotaan KP-RI "Karya Husada" Dinas Kesehatan JemberKeanggotaan koperasi pada umumnya bersifat sukarela dan terbuka seperti hal nya pada KP-RI "Karya Husada" Dinas Kesehatan ini. Hal ini berarti setiap orang dapat menjadi anggota koperasi asalkan dapat memenuhi syarat-syarat yang ada dan mampu memperoleh manfaat pelayan dari koperasi serta bersedia menerima dan memikul tanggung jawab sebagai anggota.Sesuai dengan anggaran dasar KP-RI "Karya Husada", yang dapat diterima menjadi anggota koperasi adalah Pegawai Negeri RI meliputi :

a. Pegawai Negeri Sipil Dinas Kesehatan Kabupaten Jember dan pensiunannya.b. Pegawai Negeri PT. Asuransi Kesehatan Indonesia Kantor Perwakilan Cabang Jember beserta pensiunannya.

Calon AnggotaPetugasPengurus

Gambar 3.2 Skema Administrasi permohonan menjadi anggota KP-RI Karya Husada Dinas Kesehatan Kabupaten Jember Sumber : Laporan RAT KP-RI "Karya Husada" Dinas Kesehatan Jember Tahun 2012 Penjelasan permohonan menjadi anggota Koperasi Karya Husada Dinas Kesehatan Kabupaten Jember :1. Calon anggota Terlebih dahulu datang kepada petugas untuk mengisi formulir pendaftaran anggota dan melengkapi persaratan yang ditentukan koperasi Karya Husada Dinas Kesehatan Kabupaten Jember.

2. Petugas Petugas terlebih dahulu akan menjelaskan apa saja yang harus dipenuhi oleh calon anggota.Setelah itu memberikan folmulir untuk di isi, setelah persyaratan lengkap maka akan diberikan kepada pengurus.3. Pengurus Setelah persaratan lengkap maka selanjutnya berkas tersebut diserahkan kepada anggota untuk diperiksa kebenarannya,baru di putuskan diterima atau di tolaknya untuk menjadi anggota Koperasi Karya Husada Dinas Kesehatan Kabupaten Jember.

3.4Permodalan KP-RI "Karya Husada" Dinas Kesehatan JemberDalam menjalankan usahanya, koperasi ini sangat bergantung pada keberadaan modal atau dana yang dihimpun. Dana yang telah dihimpun di koperasi tersebut digunakan antara lain untuk usaha pertokoan, juga untuk pemberian kredit kepada anggota. Untuk memperbesar modal usaha koperasi ini mempunyai beberapa cara untuk mendapatkannya anatara lain dengan menghimpun modal intern dan modal ekstern.Untuk mengetahui modal intern dan modal ekstern dapat diterangkan sebagai berikut :1. Modal Interna. Simpanan pokokYaitu simpanan pertama yang harus dibayarkan pada koperasi pada saat masuk menjadi anggota. Besarnya simpanan ini sama untuk setiap anggota dan uang simpanan pokok ini tidak diminta kembali selama anggota belum berhenti menjadi anggota. Simpanan pokok untuk anggota KP-RI "Karya Husada" adalah sebesar Rp 100.000,-b. Simpanan wajibYaitu simpanan yang wajib dibayarkan oleh anggota setiap bulannya. Besarnya simpanan wajib ini telah ditetapkan oleh KP-RI sendiri atas persetujuan Rapat Anggota dan diberlakukan sama pada semua golongan yaitu sebesar Rp. 50.000

c. Simpanan SukarelaYaitu simpanan atas dasar kerelaan anggota, bukan merupakan kewajiban. Keistimewaan simpanan ini tidak melihat untung ruginya dan bias diambil sewaktu-waktu sesuai dengan kebutuhan anggota. Simpanan ini mendapat jasa sebesar 0,80 % setiap bulan.d. Simpanan Khusus AnggotaYaitu simpanan koperasi yang berasal dari anggota dan disalurkan pada usaha apotek sehingga dapat digunakan untuk kelancaran usahanya dan dari hasil keuntungannya dibagi sesuai dengan besarnya simpanan yang diberikan.

2.Modal EksternYaitu modal yang berasal dari pinjaman luar atau pihak ketiga misalnya modal yang berasal dari kerjasama dengan lembaga keuangan dalam bentuk kredit.

3.5Sisa Hasil Usaha (SHU) KP-RI "Karya Husada" Dinas Kesehatan Jember.Sisa hasil usaha atau yang lebih dikenal dengan SHU menurut anggaran dasar KP-RI yaitu pendapatan dari usaha dan pendapatan lainnya yang diperoleh koperasi dalam satu tahun buku dikurangi dengan biaya-biaya dan penyusutan yang dikeluarkan dalam tahun buku yang bersangkutan.

Sesuai dengan anggaran dasar Bab X Pasal 32 menyatakan bahwa SHU koperasi diperuntukan antara lain : a.35,00 % Dana cadangan b. 5,00 % Dana Pendidikan c.42,50 % Anggota sebanding dengan jasa usaha masing-masing d.7,50 % Dana pengurus e.5,00 % Dana kesejahteraan karyawan f.5,00 % Dana social

Untuk jasa usaha anggota didalam Anggaran Rmah Tangga KP-RI "Karya Husada" diterangkan bahwa : a. 15,00 % Untuk anggota menurut perbandingan jasa dalam usaha koperasi untuk memperoleh sisa pendapatan perusahaan. b. 27,50% Untuk anggota menurut perbandingan simpanannya dengan ketetuan tidak melebihi suku bunga yang berlaku pada bank-bank pemerintah.Sebagian dari sisa hasil usaha merupakan hak anggota dan harus dibagikan kepada anggota yang didasarkan atas jasa anggota terhadap koperasi dalam menjalankan usahanya.

3.6 Bidang Usaha KP-RI "Karya Husada" Dinas Kesehatan JemberDalam usahanya mensejahterakan anggotanya, maka dibentuklah beberapa unit usaha dalam koperasi "Karya Husada". Unit usaha tersebut antara lain meliputi :a.Usaha simpan pinjamPada awal berdirinya koperasi ini, unit usaha ini dimaksudkan untuk meningkatkan modal kerja koperasi dengan harapan agar supaya dapat menunjang pelayanan yang lebih baik sekaligus menampilkan kepercayaan terhadap anggota terhadap usaha koperasi yang dimilikinya.Dengan adanya pinjaman uang secara tunai maka diharapkan pengembaliannya dapat dilakukan secara berangsur-angsur selama sepuluh bulan. Atas pinjaman tersebut koperasi memberikan beban biaya jasa (bunga) kepada peminjam sebesar 1,50 % dari pinjaman pokok.b.Usaha pertokoan KP-RI "Karya Husada" Dinas Kesehatan JemberUsaha pertokoan ini tidak hanya melayani kebutuhan anggota, tetapi juga untuk melayani kebutuhan masyarakat umum. Oleh karena itu barang-barang yang disediakan diupayakan dapat menjangkau kebutuhan dan keinginan para pelanggan/konsumen dengan harga yang terjangkau. Usaha ini melayani akan kebutuhan barang-barang pokok, alat-alat kantor, alat-alat tulis, sandang, peralatan elektro dan lain-lain. 1) PenjualanPelayanan penjualan secara langsung ditangani oleh petugas toko dimana pembelinya datang sendiri untuk pemenuhan kebutuhannya. Sifat penjualannya adalah antara lain :a) Penjualan secara tunaiYaitu penjualan barang dengan pembayaran secara tunai di kasir toko. Penjualan tunai ini diberikan kepada anggota ataupun masyarakat umum.b) Penjualan secara kreditYaitu penjualan barang dengan cara pembayaran secara angsuran atau lewat pemotongan gaji tiap akhir bulan dan biasanya berlaku untuk karyawan koperasi. 2) PembelianMaksud dari pembelian ini adalah pembelian barang-barang yang diadakan untuk memenuhi kebutuhan toko, yaitu barang-barang yang direncanakan untuk dijual. 3) Cara-cara pembelian barang dilakukan dengan tiga cara yaitu :a)Pembelian secara tunaiYaitu merupakan proses pengadaan barang melalui pembelian yang dilakukan secara kontan. Dapat diartikan pada saat terjadi transaksi pembelian dan pada saat itu juga dilakukan pembayaran.b)Pembelian secara kreditYaitu merupakan proses pengadaan barang melalui pembelian dengan system pembayaran yang menunggu waktu jatuh tempo.c)Pembelian secara titipanYaitu merupakan proses pengadaan barang melalui pembelian yang terjadi karena barang titipan orang lain.