21

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Perusahaan adalah suatu organisasi yang didirikan oleh seseorang atau

sekelompok orang atau badan lain yang kegiatannya adalah melakukan produksi dan

distribusi guna memenuhi kebutuhan ekonomis manusia. Didalam perusahaan

melibatkan berbagai kegiatan, salah satunya adalah kegiatan pembelian.

Pembelian adalah suatu usaha yang dilakukan untuk pengadaan barang yang

diperlukan oleh perusahaaan. Peran pembelian dalam upaya menunjang kegiatan

operasional perusahaan yakni menjaga kestabilan pengadaan barang. Perusahaan harus

dapat mengetahui barang apa daja yang dibutuhkan dan harus dibeli sehingga mampu

menjaga kestabilan dan menjaga kegiatan operasional perusahaan dengan baik.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Tinjauan terhadap sistem di perusahaan ini dibagi menjadi sejarah perusahaan,

visi dan misi perusahaan, dan struktur perusahaan serta fungsinya yang berlaku di PT.

Multi IndoMandiri.

3.2.1 Sejarah Perusahaan

PT. Multi IndoMandiri (PT MIM) merupakan salah satu anak perusahaan Wings

Grup yang memproduksi atau membuat berbagai macam produk - produk seperti

21

22

sabun, detergen, dan produk perlengkapan kebersihan rumah tangga lainnya yang

memiliki target market yang besar di Indonesia untuk memenuhi kebutuhan rumah

tangga. PT. Multi IndoMandiri merupakan cabang perusahaan PT. Sayap Mas Utama

yang berlokasi di Cakung, Jakarta Timur. PT. Sayap Mas Utama merupakan

perusahaan ke dua yang berdiri di Jakarta yang terus berkembang hingga sampai saat

ini dan merupakan perusahan multinasional yang besar di Indonesia.

PT. Multi Indomandiri resmi didirkan dan mulai beroperasi secara efektif pada

14 September 2013 berlokasi di Dusun Serang Kp Situwaringin RT 12, RW04 Desa

Sumur Kondang, Kecamatan Klari, Kabupaten Karawang Jawa Barat.

Visi dari PT Multi IndoMandiri adalah menjadi perusahaan fabric care, home

care & personal care nasional terbesar dan terdepan melalui “people & process

exellent” dan selalu menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari seluruh warga

Indonesia.

Sedangkan misi dari PT Multi IndoMandiri adalah memproduksi produk-produk

dibidang fabric care, home care & personal care dengan kualitas prima dan aman

dikonsumsi dalam rangka memuaskan pelanggan, karyawan dan masyarakat pada

umumnya.

23

3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara

posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai

tujuan.

Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, masalah organisasi memegang

peranan yang sangat penting. Setiap perusahaan harus mempunyai organisasi yang baik

agar kordinasi dan tata kerja dapat tergambar dengan jelas, sehingga dapat berfungsi

dengan maksimal. Bentuk organisasi ada berbagai macam dan untuk memilih yang

terbaik sangat tergantung dengan situasi dan kondisi masing-masing perusahaan atau

organisasi serta tujuan yang ingin dicapai.

Struktur organisasi yang baik harus dapat menggambarkan fungsi-fungsi,

pengelompokan kerja masing-masing personil atau bagian. Peranan dari struktur

organisasi menunjukkan tipe atau bentuk organisasi yang dipergunakan, juga

merupakan perwujudan hubungan fungsi-fungsi wewenang dan tanggung jawab

terhadap pelaksanaan tugas masing-masing personil atau bagian.

Sebagaimana penjelasan diatas, PT. Multi IndoMandiri juga berusaha

menggunakan struktur organisasi yang baik. Berikut adalah gambar struktur organisasi

serta fungsi tiap personil atau bagian yang ada :

24

General Manager

Production

Liquid

Production

Plastic

Quality

Control

Logistic

HRD-GA

EHS

Engineering

MULTI INDOMANDIRI PT.ORGANIZATION CHART

Karawang, 1 Januari 2017

Johan Pandawinata

General Manager

General

Support

Kepala Audit Internal

Auditor

Penanggung Jawab

PKRT,CPKB,

Sekretaris P2K3

Sumber : PT Multi IndoMandiri, 2019

Gambar III.1 Struktur Organisasi PT MIM

Setiap organisasi mempunyai tugas dan fungsinya masing-masing. Tugas adalah

keseluruhan dari pekerjaan-pekerjaan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Fungsi

adalah sekelompok aktifitas yang sama jenis berdasarkan sifat atau pelaksanaannya.

Adapun tugas dan fungsi dari tiap bagian yang terdapat pada struktur organisasi

PT. Multi IndoMandiri adalah sebagai berikut :

1. General Manager

Tugasnya adalah memimpin bagian khusus dalam perusahaan serta melakukan

koordinasi antar divisi dan memberikan laporan kepada direksi. Setiap bagian, tidak

memiliki garis komando lintas divisi. Sehingga hanya bisa mengambil kebijakan pada

masing-masing divisi.

25

2. Human Resource Dep. (HRD)

Bertugas dan bertanggung jawab atas penyediaan sumber daya manusia yang handal,

melakukan pengembangan-pengembangan terhadap karyawan dengan cara pemberian

training, mengatasi keluhan karyawan, memberikan gaji setiap bulannya sesuai dengan

ketentuan, menjaga kesehatan dan keselamatan kerja.

3. General Affair (GA)

Merupakan bagian divisi yang bertugas untuk menyediakan segala kebutuhan dan

perlengkapan guna menunjang aktivitas perusahaan. Seperti untuk mengurusi masalah

seragam karyawan, mobil dinas, mess karyawan, pemeliharaan lingkungan kantor atau

juga memilih mitra kesehatan dengan perusahaan.

4. Information Technic (IT)

Bertugas dan bertanggung jawab atas penggunaan hardware dan software komputer,

serta menjaga dan memperbaiki jika ada kerusakan pada komputer baik hardware

maupun software.

5. Finance & Accounting

Bertugas dan bertanggung jawab atas kondisi keuangan perusahaan serta mengontrol

semua pengeluaran setiap bagian dan bertanggung jawab atas Billing Pajak dan

membuat semua laporan keuangan perusahaan.

26

6. Purchasing

Bertugas dan bertanggung jawab untuk mengontrol semua kegiatan pembelian bahan

baku untuk produksi serta menjalin kerjasama dengan pihak supplier guna menjamin

kelangsungan proses produksi perusahaan.

7. PPIC (Productionn Planning Inventory Control)

Bertugas dan bertanggung jawab menentukan waktu penyelesaian sebuah order

secara tepat, membuat schedule produksi agar dapat memenuhi target pengiriman,

mengontrol agar produk yang akan dikirim kepada customer dalam kondisi tepat waktu

dan tepat jumlah, menjamin ketersediaan raw material yang akan diproduksi.

8. Quality Control (QC)

Bertugas dan bertanggung jawab untuk menjaga kualitas produk yang dihasilkan

perusahaan sebelum dipasarkan ke tengah masyarakat. Produk yang tidak sesuai

standar, akan dipisahkan untuk kemudian dikelompokan ke dalam golongan produk

gagal.

9. Operator Produksi

Merupakan orang-orang (karyawan) yang membantu proses produksi untuk

menghasilkan produk sampai dengan proses finishing dan bertanggung jawab

melakukan perintah serta pekerjaan yang telah ditentukan oleh atasannya, yaitu

Koordinator dan Kepala Produksi

27

10. Logistik

Merupakan suatu bagian yang berfokus pada perpindahan barang dari tempat asal ke

tempat tujuan, untuk mencapai kepuasan pelanggan. Di departement logistik ini terdiri

dari gudang, ekspedisi dan timbangan.

11. Engineering

Bagian yang bertugas melaksanakan perencanaan, pemasangan dan pemeliharaan

gedung, serta perlengkapan lainnya.

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

1. Prosedur Pengambilan Barang

Vendor datang dan mendaftar ke security. Lalu mobil di timbang oleh Admin

Timbangan. Setelah mobil ditimbang, vendor datang ke loket Ekspedisi untuk

membuat SPKB (Surat Perintah Keluar Barang). Setelah vendor mendapatkan SPKB,

vendor menuju gudang limbah untuk proses muat barang. Jika proses muat sudah

selesai, mobil kembali ke timbangan untuk melakukan proses timbang muatan limbah.

Hasil timbang isi ini digunakan sebagai acuan Admin Ekspedisi dalam pembuatan

Surat Jalan. Setelah itu, vendor datang ke loket Ekspedisi untuk mengambil surat jalan.

Jika Surat jalan sudah dibuat, proses muat selesai.

28

2. Prosedur Pembuatan SPKB

Admin Ekspedisi membuatkan list order berdasarkan stok barang yang ada. SPKB ini

isinya daftar barang apa saja yang akan dimuat sebagai acuan gudang untuk melakukan

proses muat barang limbah.

3. Prosedur Pembuatan Surat Jalan

Admin Ekspedisi melakukan proses pembuatan surat jalan berdasarkan hasil timbang

isi muatan limbah. Surat Jalan ini dicetak rangkap 3, lembar kedua diberikan kepada

vendor, lembar pertama diberikan ke pihak Accounting sebagai data laporan penjualan

dan lembar ketiga untuk arsip di Ekspedisi.

4. Prosedur Pembuatan Laporan

Admin Ekspedisi membuat rekapan laporan secara manual untuk diberikan ke Pihak

Accounting setiap harinya. Laporan ini digunakan oleh pikah Accounting sebagai acuan

untuk melakukan proses penagihan ke pihak vendor.

3.4 Activity Diagram

1. Activity Diagram Proses Pengambilan Barang

Vendor datang ke PT Multi IndoMandiri dengan membawa mobil truk untuk

muat limbah. Admin timbangan akan menimbang kosong mobil muat dan memberikan

struk timbang. Kemudian vendor menuju ke loket Ekspedisi untuk membuat SPKB

(Surat Perintah Keluar Barang). Admin Ekspedisi akan membuat SPKB secara manual

dan dicetak rangkap kedalam kertas 3 rangkap lalu diberikan ke vendor untuk proses

muat di gudang limbah. Setelah selesai muat, vendor dan mobilnya menuju ke

29

timbangan untuk melakukan proses timbang muatan. Setelah itu vendor kembali ke

loket Ekspedisi untuk pembuatan Surat Jalan. Admin Ekspedisi membuatkan Surat

Jalan berdasarkan SPKB dan hasil timbang isi. Surat jalan dicetak 3 rangkap dan

diberikan ke vendor lembar pertama. Lembar kedua akan diguanakan untuk pembuatan

laporan penjualan yang akan disetorkan ke Accounting setiap harinya. Sedangkan

lembar ketiga untuk arsip di Ekspedisi.

Gambar III.2 Activity Diagram Pengambilan Barang

30

2. Activity Diagram Pembuatan SPKB (Surat Perintah Keluar Barang)

Gambar III.3 Activity Diagram Pembuatan SPKB

Vendor datang ke loket Ekspedisi dan menyerahkan struk timbang dan checklist

kepada admin Ekspedisi. Kemudian admin Ekspedisi melakukan proses pembuatan

SPKB (Surat Perintah Keluar Barang) secara manual dan diberikan ke vendor untuk

melakukan proses muat ke gudang.

31

3. Activity Diagram Pembuatan Surat Jalan

Gambar III.4 Activity Diagram Pembuatan Surat Jalan

Setelah vendor selesai muat, vendor kembali ke loket Ekspedisi dan memberikan

SPKB kepada Admin Ekspedisi. Admin Ekspedisi akan melakukan proses pembuatan

Surat Jalan berdasarkan SPKB barang yang termuat dan kemudian Surat Jalan tersebut

diberikan ke vendor.

32

4. Activity Diagram Pembuatan Laporan

Gambar III.5 Activity Diagram Pembuatan Laporan

Admin Ekspedisi membuat Laporan harian penjualan limbah dan kemuadian

diberikan kepada pihak Accounting untuk diproses selanjutnya.

3.5 Spesifikasi Dokumen Masukan

A. Dokumen Masukan

Nama Dokumen : SPKB (Surat Perintah Keluar Barang)

Fungsi : Untuk mengetahui barang daftar barang yang dimuat

Sumber : Admin Ekspedisi

33

Tujuan : Vendor dan Gudang Limbah

Media : Kertas

Jumlah : 3 lembar

Frekuensi : Setiap akan melakukan proses muat limbah

Bentuk : Lihat Lampiran A.1

3.6 Spesifikasi Dokumen Keluaran

A. Dokumen Keluaran

Nama Dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Untuk bukti penjualan barang

Sumber : Admin Ekspedisi

Tujuan : Vendor dan Accounting

Media : Kertas

Jumlah : 3 lembar

Frekuensi : Setiap terjadi transaksi penjualan

Bentuk : Lihat Lampiran B.2

B. Dokumen Keluaran

Nama Dokumen : Struk timbang isi

Fungsi : Untuk mengetahui berat muatan

Sumber : Admin Timbangan

Tujuan : Vendor dan Admin Ekspedisi

Media : Kertas

34

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap selesai muat

Bentuk : Lihat Lampiran C.1

3.7 Permasalahan Pokok

Permasalahan pokok adalah penyebab utama dari beberapa gejala masalah atau

dengan kata lain pokok masalah adalah penyebab dari serangkaian sebab dan akibat.

Permasalahan pokok merupakan suatu kendala yang dikeluhkan didalam suatu

organisasi pada suatu perusahaan atau badan usaha. Permasalahan bisa berupa

permasalahan pada sistem, data masukan dan keluaran, program dan lain sebagainya.

Setelah penulis menganalisa ada beberapa permasalahan yang terjadi pada PT

Multi IndoMandiri, yaitu:

1. Proses pembuatan SPKB yang masih manual sehingga memungkinkan terjadi

banyak kesalahan dan proses pembuatan memakan waktu yang cukup lama.

2. File SPKB yang jika lupa tidak disimpan harus membuat dari awal

3. Proses pembuatan surat jalan yang masih manual sehingga memungkinkan terjadi

kesalahan dalam penulisan nama barang dan jumlah muatan.

4. Laporan dibuat dalam bentuk tabel di Ms. Word yang memungkinkan terjadi

kesalahan dalam penulisan nama barang dan jumlah muatan, serta terjadi

kemungkinan ada transaksi yang tidak terinput.

35

3.8 Pemecahan Masalah

Berdasarkan permasalahan yang ada diatas, penulis mengemukakan usulan

sebagai berikut:

1. Pembuatan SPKB dilakukan secara terkomputerisasi dapat menghindari terjadinya

kesalahan dan untuk mempercepat proses pembuatan.

2. Pembuatan surat jalan dilakukan secara terkomputerisasi dapat menghindari

terjadinya kesalahan dalam penulisan nama barang dan jumlah muatan, serta

mempermudah dalam pembuatan laporan.

3. Laporan dapat langsung dicetak, karena data transaksi langsung tersimpan ke

dalam database komputer.