BAB II LANDASAN TEORI

A.

Manajemen Transportasi Udara 1. Pengertian Manajemen Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Dalam hal mengatur, akan timbul masalah, problem, proses dan pertanyaan tentang apa yang diatur, siapa yang mengatur, mengapa harus diatur dan apa tujuan dari pengaturan tersebut. Manajemen juga menganalisa, menetapkan tujuan atau sasaran serta, mendeterminasi tugas-tugas dan kewajiban-kewajiban secara baik efektif dan efisien. Menurut Stoner yang dikutip oleh T. Hani Handoko (1999:8), manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari definisi ini terlihat bahwa Stoner telah menggunakan kata proses bukan seni. Suatu proses adalah cara sistematis untuk melakukan pekerjaan. Manajemen didefinisikan sebagai proses karena semua manajer, tanpa meperdulikan kecakapan dan keterampilan khusus mereka, harus melakukan kegiatan-kegiatan tertentu yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan-tujuan yang mereka inginkan.

13

14

Jadi, dapat disimpulkan bahwa manajemen ialah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan sumber daya untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2. Pengertian Transportasi Menurut Prof. Drs. Rustian Kamaludin (2002:6), kata transportasi berasal dari kata Latin yaitu transportare, dimana trans berarti seberang atau sebelah lain dan portae berarti mengangkut atau membawa, jadi transportasi berarti mengangkut atau membawa (sesuatu) kesebelah lain atau dari suatu tempat ke tempat lainnya. Berdasarkan definisi diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa transportasi adalah suatu kegiatan memindahkan atau mengangkut barang dan manusia dari suatu tempat asal ke tempat tujuan dengan menggunakan salah satu moda transportasi. B. Jasa 1. Pengertian Jasa Definisi jasa menurut Valarie A.Zeitham dan Mary Jo Bitner (2000:3), jasa adalah suatu kegiatan ekonomi yang outputnya bukan produk dikonsumsi bersamaan dengan waktu produksi dan memberikan nilai tambah (seperti kenikmatan, hiburan, santai, sehat) bersifat tidak berwujud. Pengertian jasa menurut Sugiarto (2002:36), jasa merupakan aktivitas, manfaat, atau kepuasan yang ditawarkan.

15

Pada umumnya jasa diproduksi dan dikonsumsi secara bersamaan, dimana interaksi antara pemberi jasa dan penerima jasa mempengaruhi hasil jasa tersebut. Pengertian jasa menurut Kotler (2006:6) mendefinisikan jasa adalah setiap tindakan atau kegiatan yang dapat ditawarkan oleh satu pihak kepada pihak lain, pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun. Produksi jasa bisa berkaitan dengan produk fisik atau sebaliknya.2. Karakteristik Jasa (Berry LL, 1991:24)

a. Intangibility Jasa bersifat intangible, artinya jasa tidak dapat dilihat, dirasa, dicium, didengar, atau diraba sebelum dibeli dan dikonsumsi.

b.

Variability Jasa bersifat sangat variabel karena merupakan non-standardized output, artinya terdapat banyak variasi bentuk, kualitas, dan jenis tergantung pada siapa, kapan, dan di mana jasa tersebut diproduksi.

c.

Inseparability Barang biasanya diproduksi terlebih dahulu, kemudian dijual, baru dikonsumsi. Sedangkan jasa umumnya dijual terlebih dahulu, baru kemudian diproduksi dan dikonsumsi pada waktu dan tempat yang sama.

d.

Perishability Jasa merupakan komoditas yang tidak tahan lama, tidak dapat disimpan untuk pemakaian ulang di waktu datang, dijual kembali, atau dikembalikan.

3.

Industri Jasa Angkutan Udara

16

Dalam transportasi terlihat ada 5 unsur yang penting yaitu : a. Muatan yang diangkut. b. c. d. e. Tersedianya kendaraan sebagai alat angkutnya. Ada jalan yang dapat dilalui Ada terminal asal dan terminal tujuan. Sumber daya manusia dan organisasi atau manajemen yang menggerakan kegiatan transportasi. 4. Fungsi Jasa Angkutan Udara Menurut M. Nur. Nasution (2004:239) ada beberapa fungsi produk jasa angkutan udara yang harus dicapai dalam melaksanakan penerbangan, yaitu :a.

Safety (aman) Perusahaan penerbangan harus mengutamakan faktor keselamatan di atas segala-galanya dalam pengoperasian pesawat dari suatu rute ke rute tertentu. Untuk menunjang keselamatan pesawat yang akan dioperasikan, maka perusahaan mengadakan tindakan-tindakan sebagai berikut :1) Pesawatnya harus memenuhi syarat, seperti laik terbang yang

dibuktikan dengan certificate of airworthiness dari yang berwenang.

17

2) Release sheet oleh dinas teknik perusahaan tersebut (crew

qualified).3) Membuat flight planning yang mencakup arah penerbangan ke

mana, bahan bakar yang dibawa, ketinggian terbang, dan lainlainnya.4) 5)

Air traffic control yang baik pada stasiun bandar udara tertentu. Adanya peta-peta dan navigation bag yang lengkap.

b. Comfortability (nyaman)

Dalam hal ini perusahaan berusaha semaksimal mungkin agar penumpang nyaman selama penerbangan berlangsung. Dengan demikian, penumpang harus mendapat pelayanan yang sebaik mungkin dari petugas perusahaan yang bersangkutan.c.

Regularity (tertib dan teratur) Dalam mengoperasikan pesawat udara harus dilaksanakan sesuai dengan jadwal penerbangan yang telah ditentukan secara tepat dan teratur serta sesuai dengan waktu yang diinginkan oleh penumpang. Hal ini sangat diperlukan untuk menjamin kepuasan penumpang dan citra perusahaan penerbangan, sehingga dapat mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan.

d. Economy for company (ekonomis)

18

Bilamana safety dan passenger comfort telah berjalan dengan baik, maka tiba saatnya bagi perusahaan untuk menikmati hasil dari pengoperasian pesawat terbang. Untuk mencapai fungsi-fungsi tersebut, jasa angkutan yang dihasilkan harus memenuhi kualitas pelayanan, yaitu dalam bentuk a. kecepatan, indikatornya km/jam, b. keselamatan, indikatornya jumlah kecelakaan dibandingkan dengan jumlah penerbangan, c. kenyamanan (comfort), d. kapasitas angkutan, indikatornya seat-km tersedia dan ton-km tersedia, e. frekuensi penerbangan, f. keteraturan penerbangan, g. terjangkau, indikatornya tarif yang relatif rendah atau terjangkau. C. Pengertian Ground Handling Ground handling berasal dari kata ground dan handling. Ground artinya darat atau di darat, yang dalam hal ini berarti di Bandar udara atau biasa disebut airport dan handling berasal dari kata dasar hand atau handle yang artinya tangan atau tangani. Menurut pendapat Suharto Abdul Majid diktat (2006:4) pengertian :

19

ground handling yaitu merujuk kepada suatu aktivitas perusahaan penerbangan yang berkaitan tentang penanganan atau pelayanan terhadap para penumpang berikut bagasinya, kargo, pos, peralatan pembantu pergerakan pesawat di darat dan pesawat terbang itu sendiri selama berada di Bandar udara, baik untuk keberangkatan (departure) maupun kedatangan atau ketibaan (arrival). Secara sederhana definisi ground handling menurut Suharto Abdul Majid diktat (2006:4) adalah pengetahuan dan keterampilan tentang penanganan pesawat (ground handling technical) dan pelayanan penumpang (ground handling passenger) di Bandar udara. Perusahaan Airport Sevice atau biasa disebut dengan ground handling menurut Eko Probo (2003:1) adalah salah satu unit ekstern terkait yang secara langsung berhubungan dengan perusahaan penerbangan maupun konsumen perusahaan penerbangan untuk menunjang kelancaran jasa penerbangan tersebut. Menurut R. Felix Hadi Mulyanto (1999:133) ground handling adalah penanganan pesawat sewaktu berada di darat, baik dengan atau tanpa penumpang, bagasi, kargo. Ground handling merupakan aktifitas di Bandar udara untuk penyelesaian pesawat udara, sejak pesawat itu mendarat sampai lepas landas. D. Pengertian Cargo 1. Pengertian Cargo Menurut Suharto Abdul Majid & Eko Probo D. Warpani ( 2008 : 50 ) kargo adalah semua barang yang dikirim melalui udara ( pesawat terbang ), laut (kapal) atau darat (truk kontainer) yang biasanya untuk diperdagangkan,

20

baik antar wilayah/kota di dalam negeri maupun antar negara (internasional) yang dikenal dengan istilah ekspor-impor. Apapun jenisnya, semua barang kiriman kecuali benda benda pos dan bagasi penumpang baik yang diperdagangkan (ekspor-impor) maupun untuk keperluan lainnya (non komersial) dikategorikan sebagai cargo. 2. Pihak pihak Terkait dalam Pengiriman Cargo Ada tiga pihak utama yang terkait dengan pengiriman cargo, yaitu :a. Pihak pengirim ( shipper )

Shipper bisa berupa perorangan, badan usaha, dilakukan secara langsung tanpa perantara, atau melalui jasa ekspedisi muatan kapal laut atau ekspedisi muatan pesawat udara.b. Pihak pengangkut ( carrier )

Carrier bisa berupa cargo sales airline, cargo sales agent, airline / air charter yang juga berfungsi sebagai pengangkut cargo.c. Pihak penerima ( consignee )

Consignee bisa berupa perorangan, badan usaha maupun dalam bentuk cargo agent.3. Berikut beberapa terminologi cargo menurut IATA Air Cargo Regulation

1.

Air Waybill adalah dokumen yang dibuat atas perjanjian antara shipper atau cargo agent dengan airlines yang merupakan bukti kontrak kerjasama

21

untuk pengangkutan barang melalui udara melalui rute yang dilewati airlines tersebut. 2. Master Air Waybill adalah dokumen yang meng-cover pengiriman individu sebagai consol cargo. 3. Cargo Aircraft adalah setiap pesawat selain pesawat penumpang yang hanya mengangkut cargo dan pos. 4. Cargo Transfer adalah cargo yang datang dari satu penerbangan dan melanjutkan dengan pesawat lain. 5. Cargo Transit adalah cargo yang datang dan singgah sebentar sebelum melanjutkan pengiriman dengan pesawat yang sama. Selanjutnya, tambahan terminologi cargo menurut Standard Operation Procedure Cargo Handling PT.Gapura Angkasa (2004: 27) antara lain : 6. Storage adalah proses penempatan cargo di dalam gudang sesuai dengan sifat dan jenis dan masing-masing barang tersebut menunggu proses build up untuk diberangkatkan. 7. Rebuild Up adalah proses penempatan kargo di dalam ULD (pallet, kontainer) atau gerobak atau cart sesuai dengan SOP masing-masing. 8. ULD (Unit Load Device) adalah semua tipe pallet, kontainer yang digunakan sebagai alat untuk mempermudah pengiriman barang walaupun tidak semua pesawat bisa dimuati oleh kontainer.

22

9. Cargo delivery atau Cargo Movement adalah proses pemindahan cargo dari warehouse atau storage ke area shipside atau antar rampside. 10. Unloading adalah proses menurunkan atau membongkar cargo dari pesawat untuk selanjutnya ditaruh di ramp side atau dibawa ke gudang sebagai transit cargo atau inbound cargo. 11. Cargo Manifest adalah daftar muatan angkutan yang berisi jumlah koli, berat, jenis komoditi dan tujuan sesuai dengan yang tertera di SMU atau AWB. 12. B.C 1.2 adalah dokumen Bea dan Cukai yang digunakan sebagai pelindung barang import atau transit yang diangkut lanjut melalui daerah pabean (domestik). 13. Break Down adalah proses pembongkaran atau penurunan cargo dari ULD atau cart yang disesuaikan dengan manifest atau AWB atau SMU untuk mengecek kesesuaian jumlah koli, berat, jenis isi. 14. PEB ( Pemberitahuan Ekspor Barang) adalah dokumen pabean yang digunakan untuk pemberitahuan pelaksanaan ekspor yang dibuat sesuai BC 3.0 yang dapat berupa tulisan di atas formulir atau pesan elektronik (EDI). 15. Daftar Pemberitahuan Barang Ekspor (DPEB) adalah daftar muatan barang ekspor yang digunakan untuk memberitahukan barang ekspor yang

23

diangkut lanjut atau barang ekspor yang diangkut terus pada saat kedatangan sarana pengangkut. 4. Syarat Penerimaan Cargo Menurut IATA TACT Rules (2.3.2), ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk menerima cargo yakni harus masuk dalam kategori Ready For Carriage dengan syarat : a. Air Waybill Air Waybill harus diisi dengan benar, sesuai dengan aturan TACT Rules 6.2. b. Documentation Semua dokumen diperlukan bagi setiap kiriman harus disertai dengan dokumen-dokumen pelengkap lain yang diperlukan. c. Marking of packages Semua kargo harus ditandai dengan nama consignee, nama jalan dan alamat kota yang sama dengan Master Air Waybill (MAWB). d. Packing Isi dari setiap kiriman harus dikemas secara baik sesuai dengan batas normal daya angkut pesawat. Dangerous goods harus dikemas berdasarkan aturan IATA Dangerous Good Regulations, untuk Live Animal mengacu pada aturan IATA Live Animal Regulations.

24

e.

Labelling of packages Label harus benar-benar terlihat dan semua label atau tanda yang sudah lama harus diganti.

f.

Shippers Declaration For Dangerous Goods Dokumen ini harus ditandatangani dan dilengkapi seperti yang sudah diuraikan pada aturan IATA Dagerous Goods Regulations.

g.

Shippers Certification for Live Animals. Dokumen ini harus ditandatangani dan dilengkapi seperti yang sudah diuraikan pada aturan IATA Live Animals Regulations.

3. IATA Air Cargo Regulation (Ref: IATA AHM dan IATA DGR serta

IATA TACT Rules) mengelompokkan beberapa jenis kargo ke dalam dua golongan besar, yaitu: a. General Cargo adalah barang barang kiriman biasa sehingga tidak memerlukan penanganan secara khusus, namun demikian tetap harus memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam hal pengepakan supaya isinya dapat ditampung dalam cargo space. b. Special Cargo

25

adalah barang barang kiriman yang memerlukan penanganan secara khusus. Barang barang, benda benda atau bahan bahan yang termasuk dalam kategori ini adalah: AVI, DG, HUM, PER, VAL, dll. 1) Explosive Material, dengan kode REC. Barang ini mudah meledak, karena mengandung zat zat kimia yang mudah meledak. Contoh: adalah amunisi, petasan, dll. 2) Flammable goods Barang ini mudah terbakar baik dalam bentuk gas (RFG), padat (RFS) maupun dalam bentuk cair (RFL). Contoh: oxigen. 3) Non Flammable Compressed Gas (RNG), contoh: film. 4) Corrosive Material (RCM) Barang ini dapat menimbulkan karat. Contoh: air raksa dan zat asam. 5) Irritan Material Barang atau bahan yang mengandung zat perangsang atau dapat merangsang benda benda lainnya, seperti alcohol, gas dan spiritus. 6) Magnetized Material (MAG) Barang yang mengandung unsur magnetic. loudspeaker, dll. 7) Oxidizing Material Contoh: kompas,

26

Barang yang mudah terbakar bila bereaksi dengan O2. Contoh: zat pemutih, nitrat, peroksida. 8) Fragile goods (FRG) Barang barang yang mudah pecah-belah. Contoh: barang terbuat dari porselen, kaca gelas, dll. 9) Poisonous Substances (RPS) Barang barang berupa racun, pengangkutannya harus ada izin dari yang berwenang. Contoh: cianida, arsenik, dll. 10) Radio Active Material Bahan bahan yang mengandung radio aktif. 11) Valuable Goods (VAL) Barang barang berharga dan mengandung unsur kimia lainnya di dalamnya. Contoh: logam mulia, perhiasan, kertas / dokumen berharga. 12) Wet Freight Golongan barang barang yang berbentuk cairan atau barang padat yang bercampur dengan cairan sehingga pemuatannya harus dalam kontainer. Contoh: daging segar, udang basah, makanan, telur, dll. 13) Perishable Goods (PER) Barang barang yang diduga akan hancur dan busuk selama perjalanan sehingga dalam pemuatannya harus ada bahan pengawet supaya tahan

27

lama dalam perjalanan / selama pengiriman. Contoh: buah buahan, tumbuh tumbuhan hidup, bunga, dll. 14) Dangerous When Wet Barang barang yang berbahaya dan mudah meledak bila basah atau lembab. Contoh: karbit. 15) Live Animal (AVI) Pengangkutan hewan hidup lewat udara, seperti sapi, kuda, ikan hias, monyet, anjing, kucing, burung, dll. 16) Human Remains (HUM) Pengangkutan jenazah manusia melalui udara baik jenazah utuh (jasad), sudah dikremasi / abu, dibalsem atau tidak dibalsem.E.

Proses Cargo Ekspor Ada beberapa syarat prosedural yang harus dilakukan untuk melakukan ekspor barang. Hal-hal yang harus dilakukan adalah : Bila seseorang ingin melakukan pengiriman barang, maka yang harus dilakukan adalah mendatangi kantor bagian cargo dengan membawa barangnya. Kemudian barang tersebut akan ditimbang dan diperiksa isi serta packingnya. Bila semuanya dinyatakan boleh, maka akan dibuatkan dokumen air waybill (untuk pengiriman dalam negeri digunakan Surat Muatan Udara). Biaya pengiriman juga akan diselesaikan. Air waybill dan barang dibawa ke pabean untuk diperiksa dan disetujui, setelah itu barang siap dikirim. Selanjutnya, barang disimpan dan di

28

build up di gudang sampai tiba waktunya untuk dibawa masuk ke dalam cargo compartment pesawat. Gambar II.1 Proses Cargo Ekspor

KADE

X-RAY

Timbang Barang

BUILD UP

STORAGE

ACCEPTANCE

Timbang setelah Build Up F.

LOADING

TAKE OFF

Pengertian dan Jenis-Jenis Irregularity Cargo (sumber : Materi Training PT.Gapura Angkasa Cab.Pergudangan SoekarnoHatta 2009).

29

Menurut Echols dan Shadly (2000:331) arti kata irregularity adalah ketidakberesan, ketidakteraturan. Jadi, penulis bisa simpulkan, irregularity cargo adalah cargo yang dalam proses penerimaan atau pengiriman mengalami ketidakberesan karena tidak sesuai dengan standard operation procedure yang berlaku. Menurut Standart Operation Procedure PT.Gapura Angkasa (2006:40) secara garis besar irregularities dikelompokan dalam 3 jenis yaitu : 1. Damage Cargo 2. Delay Cargo 3. Missing Cargo 1. Damage Cargo Damage cargo adalah cargo yang ditemukan dalam keadaan rusak baik itu untuk kerusakan packing, isi, mutu dari kargo itu sendiri. Damage cargo terdiri atas beberapa jenis yakni : a. Pilferage b. Torn : : cargo yang isinya rusak atau pun hilang, cargo yang packingnya ditemukan dalam keadaan rusak atau robek tetapi belum bisa dipastikan apakah isi dari cargo tersebut itu hilang atau masih dalam keadaan komplit. c. Breakage : cargo rusak atau pecah biasanya digunakan untuk cargo yang berlabel fragile.

30

d. Wet Damage

: cargo yang ditemukan dalam keadaan basah, dapat disebabkan oleh air hujan ketika unloading hingga storage di gudang atau pun posisi penempatan cargo pada saat build up baik di pallet maupun ULD.

2. Delay Cargo Delay cargo terbagi atas beberapa jenis antar lain : a. Offloaded cargo : cargo tidak diberangkatkan sesuai schedule yang ditetapkan atau tidak sesuai dengan reservation yang telah dibuat. b. Shortslanded : jumlah cargo yang diterima kurang dari apa yang tercantum dalam manifes c. Shortshipped (SSPD) : cargo ditemukan tertinggal lama di stasiun pesawat

pemberangkatan berangkat. d. Leftbehind (LEBEH) : cargo diketahui

setelah

tertinggal

di

stasiun

pemberangkatan. e. Overcarried (OVCD) : cargo terbawa ke stasiun lain atau terbawa oleh airlines lain. f. Found Cargo (FDCA) : cargo ditemukan di stasiun tertentu yang bukan merupakan stasiun tujuannya.

31

g. Misslabeled/Unlabeled : salah penulisan pada label cargo atau bahkan cargo tanpa label. 3. Missing Cargo Missing Cargo adalah cargo yang tidak dapat ditemukan dan berdasarkan sumber pemberitahuan, maka irregularities-nya terbagi atas: a. Totally Missing, yang berarti bahwa terjadinya kehilangan cargo secara keseluruhan atas cargo yang telah dikirim.b. Partial Missing, yang berarti bahwa terjadinya kehilangan sebagian isi

cargo atas cargo yang telah dikirim.G.

Hubungan Irregularity Dengan Analisis Sebab Akibat Dalam hal permasalahan pelayanan cargo, khususnya cargo ekspor itu tidak jarang pula terjadi kesalahan-kesalahan / irregularities dalam

penanganannya seperti damage cargo (kargo rusak), delay cargo (kargo terlambat), missing cargo (kargo hilang) yang pada satu sisi akan mempengaruhi kualitas pelayanan yang diberikan oleh PT.Gapura Angkasa. Pada sisi lain, akan berdampak pada menurunnya tingkat kepercayaan (negative image) dari pelanggan. Apabila pelayanan yang diberikan oleh perusahaan tidak maksimal maka hal ini akan berdampak pada tidak tercapainya tingkat produktivitas yang diharapkan oleh perusahaan. Tidak tercapainya produktivitas maka harus dicari penyebabnya. Menurut Vincent Gasperz dapat dicari dengan menggunakan

32

metode analisis Diagram Sebab Akibat atau biasa disebut dengan Diagram.

Fishbone

H.

Produktivitas Vincent Gasperz (1998:71) menjelaskan bahwa produktivitas tidak sama dengan produksi, tetapi produksi, performansi kualitas, hasil-hasil, merupakan komponen dari usaha produktivitas. Dengan demikian, produktivitas merupakan suatu kombinasi dari efektivitas dan efisiensi. Suatu organisasi perusahaan perlu mengetahui pada tingkat mana produktivitas perusahaan itu beroperasi, agar dapat membandingkannya dengan produktivitas standar yang telah ditetapkan manajemen, mengukur tingkat perbaikan produktivitas dari waktu ke waktu, dan membandingkan dengan produktivitas industri sejenis yang menghasilkan produk serupa. Hal ini menjadi penting agar perusahaan itu dapat meningkatkan daya saing dari produk yang dihasilkannya di pasar global yang amat kompetitif. Rumus-rumus produktivitas : = Output yang dihasilkan Input yang digunakan = Pencapaian Tujuan Penggunaan Sumber-sumber Daya

33

=

Efektivitas Pelaksanaan Tugas Efisiensi Penggunaan Sumber-sumber Daya

Penurunan Produktivitas Dalam melakukan evaluasi terhadap sistem produktivitas, perusahaan harus mampu menjawab apa yang menjadi akar penyebab dari penurunan produktivitas perusahaan. Menurut Vincent Gasperz (1998:67) penurunan produktivitas dapat didefinisikan sebagai Deviasi atau penyimpangan yang terjadi antara produktivitas aktual (hasil aktual) dari sarana produktivitas yang direncanakan atau diharapkan (rencana mencapai sarana produktivitas tertentu). Produktivitas yang berhasil sangat terkait dengan kualitas atau mutu, dimana definisi kualitas itu sendiri masing-masing memberikan definisi yang berbeda. Menurut M. Syamsul Maarif (2003:135), definisi kualitas atau mutu adalah :a. Berdasarkan benda, mutu adalah tingkat atau derajat kehebatan suatu

benda,b. Berdasarkan pengguna, mutu adalah apa yang dikatakan konsumen,

c. Berdasarkan manufaktur, mutu adalah derajat kecocokan produk dengan spesifikasi desain.

34

Sedangkan menurut Heizer dan Render (2005 : 253) mutu adalah keseluruhan fitur dan karakteristik produk atau jasa yang mampu memuaskan kebutuhan yang terlihat atau yang tersamar. Masalah penurunan produktivitas perusahaan dikuatkan dengan

penjelasan Vincent Gasperz (1998:70), bahwa penyebab penurunan produktivitas perusahaan secara umum disebabkan oleh beberapa faktor, antara lain :a.

Tidak ada manajemen dalam mengukur, mengevaluasi dan mengelola produktivitas perusahaan,

b. Motivasi karyawan yang rendah karena sistem pengakuan dan penghargaan

yang diberikan tidak berkaitan dengan produktivitas dan tanggung jawab karyawan,c.

Pengiriman produk yang sering terlambat karena ketidakmampuan memenuhi jadwal yang ditetapkan, sehingga mengecewakan pelanggan,

d. Peningkatan biaya-biaya untuk proses produksi dan pemasaran, e.

Pemborosan penggunaan sumber-sumber daya material, tenaga kerja, energi, modal, waktu, informasi, dan lain-lain.,

f.Terdapat konflik-konflik dan hambatan-hambatan dalam kerja sama tim yang

tidak terpecahkan sehingga menimbulkan ketidakefektifan dalam kerja sama dan partisipasi total dari karyawan,g. Ketiadaan

sistem pendidikan dan pelatihan bagi karyawan untuk

meningkatkan pengetahuan tentang teknik-teknik peningkatan kualitas dan produktivitas perusahaan,

35

h.

Kegagalan perusahaan untuk selalu menyesuaikan diri dengan tingkat peningkatan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam industri, Masalah produktivitas dapat diidentifikasikan penurunan produktivitas

input seperti :1.

Tenaga kerja.

2. Material. 3.

Energi.

4. Modal. 5.

Mesin. Dan lain-lain. Berkaitan hal di atas, penyusun menyimpulkan masalah irregularity

6.

cargo tentunya ada faktor penyebab yang harus dicari akar penyebab masalahnya, mengapa produktivitas menurun, dan apa alat analisis yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah penurunan produktivitas tersebut yang dimulai dari mencari faktor penyebab masalah, akar penyebab masalah serta tindakan efektif atas akar penyebab masalahnya. I. Diagram Sebab Akibat 1. Menurut Vincent Gaspersz Menurut Vincent Gaspersz (1998 : 79), Sebab-Akibat adalah suatu diagram yang menunjukan hubungan antara sebab akibat. Diagram SebabAkibat ini sering juga disebut sebagai diagram Tulang Ikan (Fishbone

36

Diagram) karena bentuknya seperti kerangka ikan, atau Diagram Ishikawa (Ishikawas Diagram) karena pertama kali diperkenalkan oleh prof. Kaoru Ishikawa dari Universitas Tokyo pada tahun 1953. Berkaitan dengan manajemen produktivitas total, diagram sebabakibat dipergunakan untuk menunjukan faktor penyebab (sebab) penurunan produktivitas dan karekteristik produktivitas (akibat) yang disebabkan oleh faktor-faktor penyebab itu. Pada dasarnya diagram sebab-akibat dapat dipergunakan untuk kebutuhan-kebutuhan berikut:a. membantu mengidentifikasikan akar penyebab dari suatu masalah

produktivitas.b. membantu membangkitkan ide-ide untuk solusi suatu masalah

produktivitas.c. membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta lebih lanjut berkaitan

dengan masalah produktivitas ini. Diagram sebab-akibat adalah suatu pendekatan terstruktur yang memungkinkan dilakukan suatu analisis lebih terperinci dalam menemukan penyebab-penyebab suatu masalah, ketidaksesuaian, dan kesenjangan yang ada. Diagram ini dapat digunakan dalam situasi dimana :a.

terdapat pertemuan diskusi menggunakan brainstorming untuk mengidentifikasi mengapa suatu masalah terjadi.

b. c.

diperlukan analisis lebih terperinci terhadap suatu masalah, dan terdapat kesulitan untuk memisahkan penyebab dari akibat.

Pengguna diagram sebab-akibat dapat mengikuti langkah-langkah berikut :

37

a. Dapatkan kesepakatan tentang masalah produktivitas yang terjadi dan

ungkapan masalah produktivitas itu sebagai suatu pertanyaan masalah (problem question).b. Bangkitkan sekumpulan penyebab yang mungkin menggunakan teknik

brainstorming atau membentuk anggota tim kerja sama yang memiliki ideide berkaitan dengan masalah produktivitas yang sedang dihadapi. c. Gambarkan diagram sebab-akibat dengan :1) Karakteristik (akibat) melalui pertanyaan masalah ditempatkan pada sisi

kanan (membentuk kepala ikan). Tipe yang menunjukan karekteristik (akibat) suatu masalah :a)

Kualitas perbaikan),

(keterlambatan

penerbangan,

kesalahan,

keluhan,

b) Biaya (jumlah kerugian, pemborosan biaya), c) penerbangan (keterlambatan),d) metode kerja (jumlah keterlambatn penerbangan, kekeliruan

kerja), e) dan lain-lain.

2) Kategori utama seperti : material, metode, manusia, mesin, pengukuran, lingkungan dan lain-lain, ditempatkan pada cabang utama (membentuk tulang-tulang besar dari ikan). Kategori utama ini dapat diubah sesuai kebutuhan, misalnya dapat diringkas melalui :a)

Metode; Mesin; Material; Manusia

= 4M

38

b) c) d)

Place; Procedure; People; Policy Surrounding; Supplier; System; Skills

= 4P = 4S

Metode; Mesin; Material; Manusia; Lingkungan = 4 M + 1 L

Pada kategori utama ini ditetapkan setiap faktor (penyebab) dengan menempatkannya sesuai pada masing-masing cabang Kategori Utama. Tipe yang menunjukan faktor penyebab suatu masalah membentuk tulang-tulang sedang dari ikan :(1) Operator

(giliran kerja, kelompok kerja, umur karyawan,

pengalaman, keterampilan)

(2) Mesin (perlengkapan, Peralatan, Organisasi, Instrumen, mesinmesin) (3). Metode kerja (kondisi kerja, order kerja) Gambar II.2 Fish bone DiagramFAKTOR (SEBAB) KARAKTERISTIK (AKIBAT)

KATEGORI UTAMA (TULANG BESAR)

KATEGORI UTAMA (TULANG BESAR)

KEPALA IKAN

PERTANYAA N MASALAH?

39

KATEGORI UTAMA (TULANG BESAR)

KATEGORI UTAMA (TULANG BESAR)

Sumber : Vincent Gaspersz, Manajemen Produktivitas Total, 1998.b. Untuk menemukan akar penyebab setiap faktor penyebab (sebab) dapat

digunakan teknik Bertanya Mengapa Beberapa Kali (Five whys keys). Kemudian daftarlah akar-akar penyebab itu pada cabang-cabang yang sesuai dengan kategori utama (membentuk tulang-tulang kecil dari ikan). c. Interpretasikan diagram sebab-akibat itu dengan cara melihat penyebabpenyebab yang muncul secara berulang, kemudian dapatkan kesepakatan melalui konsesus tentang penyebab itu,dan fokuskan perhatian terhadap penyebab yang dipilih melalui konsesus tersebut.d. Terapkan hasil analisis menggunakan diagran sebab-akibat itu dengan cara

mengembangkan dan mengimplementasikan tindakan korektif, serta memonitor hasil-hasil produktivitas untuk menjamin bahwa tindakan korektif yang dilakukan itu efektif karena telah menghilangkan akar penyebab dari masalah produktivitas yang dihadapi.e. Penjelasan Five Whys Keys (Gasperzs, 1998:72)

40

1) Tujuan digunakannya Bertanya Mengapa Beberapa kali (konsep Five

Whys keys), untuk menemukan akar penyebab dari suatu masalah yang berkaitan dengan produktivitas perusahaan.2) Prof.

Kaoru

Ishikawa

pakar

kualitas

berkebangsaan

Jepang,

menyatakan bahwa tanda pertama dari masalah adalah Gejala (symptoms), bukan penyebab (causes). Oleh karena itu perlu dipahami apa yang disebut Gejala, Penyebab, dan Akar Penyebab (Root Causes), lihat tabel 2.1 Tabel II.1 Perbedaan antara Gejala, Penyebab, dan Akar Penyebab Tingkat Gejala Observasi Mobil tidak hidup (mogok) Penyebab Akar Penyebab Aki tidak berfungsi Perawatan preventif tidak dilakukan secara tepat Tindakan Memanggil kendaraan Derek. Mengganti aki mobil Implentasi perawatan mobil sesuai saran pabrik Hasil (Outcome) Mengeluarkan biaya sebesar Rp.200.000 Tiba terlambat di tujuan Mobil tidak pernah mogok (masalah hilang)

Sumber : Vincent Gaspersz, Manajemen Produktivitas Total, 1998.3) Bertanya Mengapa/Why beberapa kali akan mengarahkan kita pada

Akar Penyebab Masalah, sehingga tindakan yang sesuai pada akar penyebab masalah yang ditemukan itu akan menghilangkan masalah. Contoh penggunaan alat Bertanya Beberapa Kali (Five Whys Keys) lihat halaman berikut.

41

Tabel II.2. Bertanya Mengapa Beberapa Kali untuk Menemukan Akar Penyebab Masalah (Observasi : penjualan menurun)

No.

Bertanya Mengapa / Why

Jawaban

1

Mengapa penjualan menurun sebesar 12% dalam kuartal pertama?

Sebab kita menjual lebih sedikit produk, sementara harga tetap.

2

Mengapa kita menjual lebih menjual sedikit produk?

Sebab biaya untuk iklan berkurang sebesar 25%. Sebab proposal anggaran yang diminta tidak diterima tepat waktu. Sebab manajer periklanan tidak ada.

3

Mengapa biaya untuk iklan berkurang sebesar 25%?

4

Mengapa proposal anggaran yang diminta tidak diterima tepat waktu?

5

Mengapa manajer periklanan tidak ada?

Sebab posisi tersebut tidak ditempati sejak departemen periklanan dibuka sejak dua bulan lalu.

Sumber : Vincent Gaspersz, Manajemen Produktivitas Total, 1998.

4) Kesimpulan : Diketahui akar penyebab masalah adalah penurunan penjualan dikaitkan dengan produktivitas pemasaran adalah posisi manajer periklanan belum ditempati.

42

5) Solusi pemecahan : menempatkan atau mengangkat Manajer Periklanan

pada posisi yang tidak terisi tersebut. 2. Menurut M. Syamsul Maarif. Hendri Tanjung (2003 : 145) Diagram ini digunakan untuk menetukan sumber-sumber persoalan dan solusinya, nama lain dari diagram sebab-akibat ini adalah diagram tulang ikan atau Fish Bone Diagram. Orang juga banyak menyebutkannya dengan Ishikawa Diagram untuk mengenang Ishikawa sebagai orang yang mengenalkannya pertama kali. Adapun langkah-langkah yang harus ditempuh adalah : a. mengidentifikasikan masalah yang harus dibetulkan. b. menggambar penyebab utama persoalan sebagai tulang-tulang (bones).c. menanyakan apa kira-kira yang menyebabkan persoalan dalam area

tersebut. Gambar II.3 Diagram Sebab AkibatMETODA TENAGA

TERLALUKAYU MESIN BUBUT

BANYAK

BAJA BAHAN BAKU

MESIN

43

Sumber : Heizer Dan Render, 1999