7

BAB II

LANDASAN TEORI

II.1. Sistem Informasi Akuntansi

Informasi akuntansi merupakan hal yang sangat penting dalam sebuah

perusahaan. Informasi ini bermanfaat bagi pihak internal maupun eksternal

perusahaan. Pihak internal perusahaan yaitu manajemen perusahaan yang

menggunakan informasi tersebut untuk mendukung proses pengambilan

keputusan, mendukung kelancaran kerja internal perusahaan, dan lain – lain.

Pihak eksternal perusahaan yang terdiri dari stakeholders ( pihak-pihak di

luar atau di dalam organisasi yang memiliki kepentingan langsung maupun

tidak langsung atas organisasi seperti pemegang saham, pemerintah,

masyarakat, internal auditor, dan lain- lain ), pemasok, dan konsumen.

Informasi akuntansi ini dapat dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi.

Pemahaman atas sistem informasi akuntansi diawali dengan mengetahui

pengertian dari sistem, informasi, sistem informasi akuntansi, tujuan sistem

informasi akuntansi, dan komponen – komponen sistem informasi akuntansi.

II.1.1. Pengertian Sistem

Menurut James A. Hall (2006), pengertian sistem adalah “sekelompok

dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau

subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose)”

(h.5).

8

Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A dan Tambunan,

R.M. (2004) mendefinisikan, “sistem adalah kumpulan sumber daya yang

berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu” (h.1).

Romney dan Steinbart (2006) mendefinisikan, “Sistem adalah rangkaian

dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang

berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan” (h.2).

Berdasarkan definisi – definisi tersebut maka dapat dirinci mengenai

unsur – unsur yang terdapat dalam sebuah sistem yaitu sebagai berikut: (1)

Setiap sistem terdiri dari unsur–unsur; (2) Unsur-unsur tersebut merupakan

bagian terpadu sistem yang bersangkutan; (3) Unsur – unsur sistem tersebut

bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem; (4) Suatu sistem merupakan

bagian dari sistem lain yang lebih besar.

II.1.2. Pengertian Informasi

Pengertian informasi menurut Gordon B. Pavis, sebagaimana telah

dikutip oleh Jogiyanto (2000) adalah :

“Hasil dari pengolahan data yang diorganisasikan dan berguna

kepada orang yang menerimanya. Informasi adalah data yang telah

diletakkan dalam konteks yang lebih berarti dan berguna yang

dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan dalam

pengambilan keputusan.”

9

Sedangkan menurut Turban (2003), pengertian informasi adalah

“Information is a collection of facts (data) organized in some manner so

that they are meaningful to a recipient” (h.15).

Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. dan Tambunan,

R.M. (2004) mendefinisikan, “informasi adalah data yang digunakan dan

diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat”

(h.1)

Informasi yang digunakan adalah informasi yang berkualitas. Menurut

Jogiyanto (2000), “Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal,

yaitu informasi harus akurat, tepat waktu, dan relevan” (h.30).

Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan yang material,

tidak bias atau menyesatkan. Kesalahan yang material terjadi ketika

jumlah ketidakakuratan informasi menyebabkan keputusan yang kurang

tepat, atau bahkan tidak dapat mengambil sebuah keputusan.

Tepat waktu ( timeliness ) berarti informasi yang datang pada

penerima tidak boleh terlambat atau dengan kata lain informasi tersebut

harus ada saat dibutuhkan untuk dapat menyokong pengambilan

keputusan yang tepat. informasi yang terlambat dapat menyebabkan

kerugian yang fatal bagi perusahaan karena berhubungan langsung dengan

pengambilan keputusan. Oleh sebab itu, dewasa ini banyak perusahaan

mulai menggunakan teknologi yang mempercepat pengiriman, pengelolaan,

maupun pendapatan informasi.

10

Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk

pemakainya. Ini akan sangat mendukung baik keputusan manajeman

maupun tugas karyawan. Ketidakrelevanan informasi dalam suatu laporan

akan menyebabkan gangguan terhadap maksud sebenarnya dari laporan

tersebut dan akhirnya dapat menyebabkan pengambilan keputusan dan

tindakan yang salah atau kurang tepat.

II.1.3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Untuk mengetahui gambaran yang jelas mengenai sistem informasi

akuntansi, maka perlu diketahui beberapa definisinya.

Menurut Horngren, Harison, Robinson dan Secokusomo (2007)

mendefinisikan, “sistem informasi akuntansi merupakan suatu kombinasi dari

orang, catatan-catatan, dan prosedur yang dipergunakan oleh perusahaan untuk

memenuhi kebutuhan data keuangan mereka” (h.293).

Menurut Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. dan

Tambunan, R.M. (2004) mendefinisikan, “sistem informasi akuntansi adalah

sistem yang berbasis komputer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi

menjadi informasi” (h.6).

Sistem informasi akuntansi didefinisikan oleh Krismiaji (2002) sebagai

“sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan

informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan

mengoperasikan bisnis” (h.4).

11

Dari definisi – definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi

akuntansi adalah sebuah sistem yang didesain untuk merubah atau

mengelola data keuangan menjadi informasi keuangan yang dapat

berguna bagi pembuat keputusan dalam suatu entitas atau perusahaan,

dan kemudian menjaga informasi keuangan tersebut, baik menggunakan

sistem manual maupun yang sudah terkomputerisasi.

II.1.4. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Jogiyanto (2000:7) tujuan dari sistem informasi akuntansi

adalah untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang

didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal yaitu untuk

menjaga kekayaan ( persediaan ) dan kewajiban perusahaan ( utang dagang

atau bukti kas keluar yang akan dibayar ), menjamin ketelitian dan

keandalan data akuntansi ( utang dan persediaan ) kepada manajer untuk

digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa

depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah, dan

pihak – pihak luar lainnya.

II.1.5. Komponen – Komponen Sistem Informasi akuntansi

Menurut Romney dan Steinbart (2006) sistem informasi akuntansi terdiri

dari empat komponen:

1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan

berbagai fungsi.

12

2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang

dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang

aktivitas-aktivitas organisasi.

3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi.

4. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung

(peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan.

Keempat komponen ini secara bersama-sama memungkinkan suatu

sistem informasi akuntansi memenuhi tiga fungsi penting dalam organisasi,

yaitu:

1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang

dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh

aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai

aktivitas tersebut agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak

luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang hal-hal yang telah terjadi.

2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen

untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan

pengawasan.

3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asset-aset

organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat

dibutuhkan, akurat, dan andal (h.3).

13

a. Pihak Pemakai Sistem Informasi Akuntansi

Menurut James Hall (2006) pemakai sistem informasi akuntansi dapat

dibagi dalam dua kelompok besar, yaitu:

1. Pihak Ekstern

Pihak pemakai ekstern mencakup pemegang saham, investor, kreditor,

pemerintah, pelanggan dan pemasok, pesaing, dan masyarakat secara

keseluruhan. Pemakai ekstern menerima dan tergantung pada beragam

keluaran sistem informasi akuntansi suatu organisasi.

2. Pihak Intern

Pihak pemakai intern terutama pada manager dan karyawan, kebutuhan

bervariasi tergantung pada tingkatannya dalam organisasi atau terhadap

fungsi yang mereka jalankan.

II.2. Sistem Pengendalian Internal

II.2.1. Pengertian Pengendalian Internal

Definisi pengendalian intern menurut Ikatan Akuntan Indonesia yang

termuat dalam Standar Profesional Akuntan Publik yaitu:

“Pengendalian internal merupakan suatu proses yang dijalankan oleh suatu

dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas, yang didesain

untuk memberikan suatu keyakinan tentang pencapaian tiga golongan yaitu

(a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektifitas dan efisiensi operasi, dan

(c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.” ( IAI, SPAP,

2001:319)

14

Menurut Hall (2001), “pengendalian internal merangkum pada

kebijakan, praktek, prosedur yang digunakan untuk mencapai 4 tujuan

utama, yaitu:

1. Untuk menjaga aktiva perusahaan.

2. Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkannya catatan dan

informasi akuntansi.

3. Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan.

4. Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang telah

ditetapkan oleh manajemen” (p.150).

Menurut Agoes S dalam bukunya yang berjudul Auditing (1999)

mengungkapkan bahwa:

“Sistem Pengendalian Internal adalah kebijakan dan prosedur yang ditetapkan

untuk memperolah keyakinan yang memadai bahwa satuan usaha yang spesifik

dapat dicapai.” (h.57)

Berdasarkan beberapa pengertian yang tercantum di atas, dapat dibuat

kesimpulan yaitu:

a. Pengendalian intern terdiri dari sekumpulan proses, prosedur, kebijakan,

dan metode yang dipakai untuk mencapai tujuan.

b. Pengendalian intern dipengaruhi oleh manusia dan dijalankan oleh

manajemen.

c. Pengendalian intern hanya dapat memberikan tingkat keyakinan memadai

tetapi tidak memberikan keyakinan absolut.

15

d. Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan,

yaitu pelaporan, keuangan, kepatuhan, dan operasi.

II.2.2. Tujuan Sistem Pengendalian Internal

Pengendalian intern memiliki beberapa tujuan, Mulyadi (2001:163)

menjabarkannya sebagai berikut: (1) Menjaga kekayaan organisasi; (2)

Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, (3) Mendorong efisiensi,

dan (4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Keempat tujuan

tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Menjaga catatan dan kekayaan organisasi

Kekayaan fisik suatu perusahaan dapat dicuri, disalahkan atau hancur

karena kecelakaan kecuali jika kekayaan tersebut dilindungi dengan

pengendalian yang memadai.

2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

Manajemen memerlukan informasi keuangan yang teliti dan andal untuk

menjalankan kegiatan usahanya. Banyak informasi yang digunakan oleh

manajemen untuk dasar pengambilan keputusan penting. Pengendalian

intern dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data

akuntansi akan menghasilkan informasi keuangan yang teliti dan andal.

3. Mendorong efisiensi.

Pengendalian intern ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak

perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan dan untuk

mencegah penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien.

16

4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijakan dan

prosedur. Struktur pengendalian intern ditujukan untuk memberikan

jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan

perusahaan.

II.2.3. Unsur-unsur Pengendalian Intern

Menurut John dan Rama (2006), komponen-komponen yang berhubungan

dengan pengendalian internal terdiri dari lima komponen, yaitu:

1. Control environment

Berhubungan dengan beberapa faktor yang disusun organisasi untuk

mengontrol kesadaran para karyawannya. Faktor tersebut berhubungan

dengan integritas, nilai etika, filosofi manajemen, dan operating style. Hal

ini juga termasuk cara manajemen menetapkan otoritas dan tanggung

jawab, mengatur, dan mengembangkan sumber daya manusia serta

perhatian dan petunjuk dari board of directors.

2. Risk Assessment

Merupakan proses identifikasi dan analisis terhadap resiko yang dapat

menghambat pencapaian tujuan pengendalian internal.

3. Control activities

Merupakan kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi

untuk menangani resiko-resiko yang mungkin dan telah ada. Control

activities mencakup:

17

a. Performance reviews, kegiatan yang berhubungan dengan analisis

terhadap kinerja, misalnya dengan membandingkan hasil yang didapat

dengan anggaran, standar perhitungan, dan data pada periode

sebelumnya.

b. Segregation duties, terdiri dari penetapan tanggung jawab untuk

mengotorisasi transaksi, melakukan transaksi, mencatat transaksi, dan

menjaga asset yang dilakukan oleh karyawan yang berbeda.

c. Application control, berhubungan dengan aplikasi SIA.

d. General control, berhubungan dengan pengawasan yang lebih luas

yang berhubungan dengan berbagai aplikasi.

4. Information and Communication

Sistem informasi akuntansi perusahaan adalah kumpulan dari prosedur

(baik otomatis maupun manual) dan pencatatan dalam memulai, mencatat,

memproses, dan melaporkan kejadian atas proses-proses yang terjadi dalam

organisasi. Dan komunikasi berhubungan dengan menyediakan

pemahaman atas peraturan dan tanggung jawab individu.

5. Monitoring

Menajemen harus mengawasi pengendalian internal untuk memastikan

bahwa pengendalian internal organisasi berjalan sesuai dengan tujuan yang

ditetapkan.

Menurut Wilkinso (2000, p269-289), aktivitas pengendalian internal

meliputi :

18

1. General Control

• Organizational Controls

Harus dilakukan pemisahan fungsi antara yang melakukan operasional

dengan bagian yang melakukan pencatatan.

• Documentational Controls

Dokumentasi yang ada harus lengkap dan up-to-date

• Asset Accountability Controls

Buku besar pembantu harus diperiksa dan direkonsiliasi secara berkala

dengan rekening kontrol yang ada di buku besar. Demikian halnya

dengan pencatatan persediaan.

• Management practices controls

Adanya pelatihan terhadap kebijakan yang berjalan di dalam

perusahaan. Manager harus melakukan review terhadap analisis

periodik dan laporan-laporan dan transaksi yang disahkan melalui

computer.

• Data center Operation Controls

Staf IT dan akuntansi harus diawasi, dan kinerja mereka direview

dengan bantuan laporan control proses computer dan pencatatan

akses.

• Authorization Controls

Setiap transaksi harus diotorisasi oleh pihak yang berwenang atau

bersangkutan.

19

• Access Controls

Menggunakan password, gudang dan kas yang terlindungi secara fisik,

melakukan back-up, terhadap file transaksi dan persediaan ke dalam

media penyimpanan lain.

2. Applications Controls, menurut Jogiyanto (2000) adalah:

• Input Controls

o Mengecek kebenaran data, baik yang dilakukan secara manual

maupun yang dilakukan oleh program computer melalui echo check

(membandingkan dengan data aslinya)

o Mengecek hubungan antara item-item data input yang dimasukkan

ke computer melalui logical check.

o Memeriksa urutan dari record-record data yang dimasukkan ke

computer dengan menggunakan sequence check (memeriksa urutan

data yang direcord)

• Processing Controls

o Penggunaan control total check untuk mendeteksi apakah semua

data yang diolah telah lengkap dan benar.

o Matching check sebagai alat control kesalahan pemasukkan data,

yang akan menghasilkan laporan penyimpangan apabila data

masukkan tidak sesuai program yang dijalankan oleh computer.

o Limit and reasonable check untuk mendeteksi nilai kewajaran dari

hasil pengolahan.

20

• Output Controls

o Laporan harus tepat waktu, dimana laporan diberi tanggal kapan

dibuat, sehingga distribusi laporan yang terlambat dapat diketahui

oleh pemakainya.

o Sebelum laporan dicetak dan diserahkan kepada pihak yang

berkepentingan, maka laporan harus diperiksa kembali.

o Laporan yang dihasilkan perlu diawasi distribusinya agar yang

menerima laporan hanya pihak yang berhak saja.

II.3. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

II.3.1. Aktivitas Bisnis dan Prosedur-prosedur

Menurut Hall (2001, p240), prosedur dalam sistem pemrosesan pembelian

adalah sebagai berikut:

1. Fungsi pembelian dimulai dengan timbulnya kebutuhan untuk menambah

kembali persediaan melalui observasi dari catatan persediaan. Tingkat

persediaan menurun baik melalui penjualan langsung ke pelanggan

(aktivitas siklus pendapatan), maupun transfer ke dalam proses manufaktur

(aktivitas siklus konversi). Informasi kebutuhan persediaan dikirimkan

pada proses pembelian dan account payable.

2. Proses pembelian menentukan jumlah untuk dipesan, memilih pemasok,

dan mempersiapkan purchase order. Informasi dikirimkan pada supplier

dan proses PO.

21

3. Setelah beberapa waktu, perusahaan menerima item persediaan pemasok.

Barang yang diterima diperiksa kualitas dan kuantitasnya dan dikirimkan

ke tempat penyimpanan gudang.

4. Informasi mengenai persediaan yang diterima digunakan untuk

mengupdate catatan persediaan.

5. Proses AP menerima faktur dari pemasok. AP merekonsialisasinya dengan

informasi lain yang telah dikumpulkannya atau transaksi dan mencatat

kewajiban untuk membayar di masa yang akan datang, tergantung syarat

perdagangan dengan pemasok. Biasanya, pembayaran akan dilakukan pada

hari terakhir yang mungkin mengambil keuntungan penuh dari bunga dan

diskon yang ditawarkan.

6. General Ledger menerima informasi yang telah dirangkum dari account

payable (jumlah peningkatan dalam kewajiban) dan inventory control

(Jumlah peningkatan dalam persediaan). Informasi ini akan direkonsiliasi

untuk keakuratannya dan diposting ke akun utang dan persediaan.

II.3.2. Fungsi yang Terkait dengan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Ada beberapa fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian ini

yaitu sebagai berikut:

• Fungsi gudang

Fungsi Gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan

pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk

menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

22

• Fungsi Pembelian

Fungsi Pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi

mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam

pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok

yang dipilih.

• Fungsi Penerimaan

Fungsi Penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan

terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok

guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh

perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang

dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.

• Fungsi Akuntansi.

Fungsi Akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi

pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan

utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam

register buku kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen

sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau

menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Fungsi

pencatatan persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok

persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

23

II.3.3. Jaringan Prosedur dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Secara garis besar suatu sistem informasi akuntansi pembelian terdiri dari

beberapa jaringan prosedur, seperti yang disajikan dalam Gambar 2 Menurut

Mulyadi (2001:301) jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi

akuntansi pembelian adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Permintaan barang

Dalam prosedur permintaan barang, fungsi gudang mengajukan permintaan

pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi

pembelian.

2. Prosedur Permintaan Penawaran harga dan pemilihan pemasok

Dalam prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok,

fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada

para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan

berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan

pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh

perusahaan. Untuk dapat membuat proses pembelian menjadi lebih efisien,

perlu dibuat file pemasok yang valid. Informasi ini berisi nama dan alamat

pemasok utama, Economic Order Quantity dari barang, dan standar atau

perkiraan harga perolehan barang.

3. Prosedur order pembelian

Dalam prosedur order pembelian, fungsi pembelian mengirim surat order

pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-

24

unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang

sudah dikeluarkan.

4. Prosedur Penerimaan Barang

Dalam prosedur penerimaan barang, fungsi penerimaan melakukan

pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari

pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk

menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

5. Prosedur Pencatatan utang

Dalam prosedur pencatatan utang, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-

dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian,

laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan

menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsip dokumen sumber

sebagai catatan utang

6. Prosedur distribusi pembelian.

Prosedur distribusi pembelian ini meliputi distribusi rekening yang didebit

dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan

manajemen.

25

Fungsi Pembelian

Pemasok

Permintaan pembelian Permintaan Penawaran Harga

Penawaran Harga

Penyimpanan Barang Order Pembelian

Penerimaan Barang dari pemasok

Penerimaan Laporan faktur dari pemasok

penerimaan barang

(Sumber: Mulyadi, 2001:301) Gambar 1 Jaringan Prosedur dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

II.3.4. Pengendalian dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem informasi akuntansi

pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern

akuntansi yaitu menjaga kekayaan dan kewajiban perusahaan, menjamin

ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian ini dilakukan dengan

melakukan kontrol terhadap:

• Otorisasi transaksi

Otorisasi transaksi terjadi dengan pembubuhan tandatangan oleh manajer

yang memiliki wewenang untuk itu pada dokumen sumber atau dokumen

pendukung. Otorisasi transaksi ini juga berkaitan dengan pengawasan

terhadap tingkat ketersediaan barang. Order atas pembelian persediaan baru

Fungsi Gudang

Fungsi Penerimaan

Fungsi Akuntansi

26

dapat dilakukan ketika barang telah mencapai titik re-order point, hal ini

akan mencegah pembelian yang tidak tepat waktu maupun jumlah.

• Pemisahan fungsi dan wewenang

Pemisahan fungsi dan wewenang dapat dilaksanakan dengan cara fungsi

pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan sehingga dapat dilakukan

pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian. Fungsi

pembelian juga harus terpisah dari fungsi akuntansi karena dalam

pengendalian intern yang baik fungsi pencatatan (fungsi akuntansi) harus

dipisahkan dari fungsi operasi dan penyimpanan (fungsi pembelian). Fungsi

penerimaan juga harus dipisahkan dari fungsi penyimpanan barang karena

akan mengakibatkan penyerahan masing-masing kegiatan ke tangan fungsi

yang ahli dalam bidangnya, sehingga informasi penerimaan barang dan

persediaan barang yang disimpan di gudang dijamin ketelitian dan

keandalannya. Dan juga perlu adanya pemisahan antaran fungsi akuntansi

buku besar pembantu utang dengan fungsi akuntansi buku besar umum

• Pengawasan atau supervisi

Pengawasan atau Supervisi Pengawasan terhadap barang yang diterima dan

dikirim ke gudang akan membantu mengurangi kegagalan dalam

mengawasi aset dan pencurian aset

• Kontrol pencatatan akuntansi

Kontrol pencatatan akuntansi dilakukan dengan cara dalam memasukkan

catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri

27

dengan dokumen pendukung yang lengkap, pencatatan ke dalam catatan

akuntansi harus dilakukan oleh orang yang berwenang

• Kontrol akses

Kontrol akses dapat dibagi menjadi dua yaitu kontrol akses langsung dan

kontrol akses tidak langsung. Kontrol akses langsung dapat dilakukan

dengan memasang kunci, alaram, dan area yang terlarang untuk diakses.

Kontrol tidak langsung dapat dilakukan dengan membatasi akses terhadap

dokumen yang megontrol persediaan

• Independent verification.

Independent verification bisa dilakukan dengan cara meng- crosscek

kebenaran besarnya utang dengan dokumen-dokumen sumbernya sebelum

itu dicatat. Selain itu, buku besar juga membantu dalam verifikasi terhadap

kebenaran saldo dalam pencatatan.

Sistem informasi akuntansi pembelian bisa menggunakan sistem yang manual

maupun sistem yang sudah terkomputerisasi. Prosedur-prosedur sistem informasi

akuntansi pembelian antara keduanya tidaklah jauh berbeda.

II.4. Sistem Pelaporan

Menurut Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. dan

Tambunan, R.M. (2004) menguraikan tentang sistem pelaporan yang dapat

dijabarkan sebagai berikut:

“Laporan merupakan sarana interaksi yang paling penting antara suatu sistem

informasi dengan pemakai dari informasi tersebut.”

28

Pelaporan merupakan distribusi formal dari informasi ke berbagai pemakai

dalam suatu organisasi.

1. Laporan Pengendalian

Laporan ini membantu manager meyakinkan dirinya bahwa operasi berjalan

sesuai dengan rencana. Seluruh laporan pengendalian memiliki elemen

tertentu yang umum, standar dan hasil pelaksanaan sesugguhnya.

2. Laporan Operasional

Laporan ini berfokus kepada keadaan operasi sekarang dalam perusahaan.

Tujuannya adalah membantu individu dalam melakukan aktivitas operasional

sehari-hari.

II.5. Titik Pemesanan Kembali (Re-Order Point)

Menurut McLeod (2001, p475) Re-Order Point adalah sebuah pendekatan

reaktif yang menunggu hingga saldo suatu jenis barang mencapai tingkat tertentu

dan kemudian memicu pesanan pembelian atau atas suatu proses produksi.

Kesimpulan yang dapat ditarik dari pengertian Re-Order Point di atas adalah

pemesanan kembali barang bila saldo barang sudah mencapai tingkat tertentu.

Apabila jangka waktu antara pemesanan barang dengan datangnya barang

tersebut ke gudang berubah-ubah (tenggang waktunya tidak pasti) maka perlu

ditentukan waktu pesanan sampai barang tiba (lead time) yang paling optimal

dipergunakan untuk menentukan titik pemesanan kembali. Karena jika ada

kesalahan dalam melakukan pemesanan barang maka akan menimbulkan akibat

sebagai berikut :

29

a. Jika barang tersebut sampai lebih cepat dari yang diperkirakan maka akan

mengakibatkan penimbunan persediaan.

b. Jika barang tersebut sampai lebih lambat dari yang diperkirakan maka akan

mengakibatkan habisnya persediaan.

II.6. Jumlah Pembelian Ekonomis (Economic Order Quantity – EOQ)

Economic Order Quantity merupakan sebuah pendekatan yang berfungsi

untuk meminimalis biaya pemesanan variabel dan biaya penyimpanan variabel.

EOQ merupakan model persediaan yang akan membantu perusahaan agar

investasi yang ditanamkan dalam persediaan tidak berlebihan tetapi perusahaan

juga tidak mengalami kekurangan persediaan. Yang dimaksud dengan EOQ

adalah jumlah kuantitas barang yang diperoleh dengan biaya minimal atau sering

dikatakan sebagai jumlah pembelian yang optimal.

II.7. Flowchart

Flowchart dipergunakan untuk menggambarkan proses kegiatan dalam suatu

organisasi. Flowchart berupa bagan untuk keseluruhan sistem termasuk kegiatan-

kegiatan manual dan aliran atau arus dokumen yang dipergunakan dalam sistem.

Penggambaran flowchart harus menggunakan cara-cara dan ketentuan-

ketentuan yang berlaku secara lazim dalam sistem informasi akuntansi,

sehingga tidak menimbulkan kebebasan yang tidak mempunyai standar dalam

menggambarkan sistem. Untuk menggambarkan aliran dokumen dalam sistem

tersebut, arus dokumen digambarkan berjalan dari kiri ke kanan dan dari atas ke

30

bawah. Dalam sistem informasi akuntansi diperoleh kesepakatan dari pihak-

pihak yang berkompeten untuk digunakannya standar simbol yang dipakai

untuk menggambarkan bagan atau flowchart.

Berikut ini akan disajikan simbol standar yang digunakan oleh analis sistem

untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu.

Simbol Bagan Alir Dokumen

Simbol Nama Keterangan

Dokumen Digunakan untuk semua jenis dokumen. yang merupakan formulir untuk merekam transaksi

Dokumen rangkap Menggambarkan dokumen asli dan tembusannya

Berbagai dokumen Menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bcrsama dalam satu paket

Catatan Menggambarkan caiatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data vang direkam sebelumnya di dalam dokumen

Penghubung pada halaman yang sama

Menggambarkan alir dokumen dibuat mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri kekanan. Simbol penghubung yang memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan pada halaman yang sama.

Penghubung pada halaman yang berbeda

Untuk menggambarkan bagan alir dokumen suatu sistem diperlukan lebih dari satu halaman.

Kegiatan manual Untuk menggambarkan kegiatan manual seperti : menerima order, mengisi formulir,membandingkan dll

Keterangan/komentar Untuk menambahkan komentar agar pesan yang disampaikan lebih jelas

Arsip sementara Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut.

13 A

31

Arsip permanen Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen secara permanen yang tidak akan diproses lagi

On-line computer process

Menggambarkan pengolahan komputer secara on-line

Keying, Typing Menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal

Pita magnetik Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita magnetik

On-line storage Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on-line (di dalam memori komputer)

Keputusan Menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis dalam simbol |

Garis alir Menggambarkan arah proses pengolahan data

Persimpangan garis alir

Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat melengkung

Pertemuan garis alir Digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti garis lainnya

Mulai/berakhir Menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi

Masuk ke sistem Menggambarkan kegiatan diluar sistem masuk ke dalam alir sistem

Keluar ke sistem lain Menggambarkan kegiatan (di luar sistem) keluar dari sistem

Sumber : Mulyadi. 2001 Sistem Akuntansi. Edisi 3. h. 60-63

Ya

Dari pemasok

Ke sistem

penjualan